Известие за доставка на писмо. Настройване на четене на съобщения и известия в Microsoft Outlook

Много корпоративни услуги имейлви позволяват да включите искания за получателя да прочете писмото и да върне съответното известие на подателя.

Ако искате да получите отчет за доставката на писмо, преди да изпратите, щракнете върху бутона за известие за получаване (под формата за въвеждане на писмо, вдясно).

Но след превключване към услугата google/gmail, потвърждението за доставка изчезна напълно, а потвърждението за четене изглежда не винаги се доставя. Но наистина искам автоматично известяване.

Така че получаването на разписка за прочитане не означава непременно, че писмото е прочетено. С други думи, прочетените разписки не ви казват почти нищо.

Във втория случай няма да получите известие. Когато получателят щракне върху „Изпращане на потвърждение“, ще получите имейл с тема „Потвърждение за четене“, посочващ точно кога имейлът е бил прочетен.

В допълнение към факта, че MailTrack е прочетен, той определя типа на устройството, от което писмото е отворено за първи път. Услугата за определяне на действителното четене на писма може да се използва както от регистрирани, така и от нерегистрирани потребители. Така лесно получихме разписка за четене в Gmail без допълнителни програми; същото може да се направи в Mail.ru, Yandex, Ukr.net и други пощенски програми.

Това беше много удобна функция. Освен това обикновено използвах и двете точки, когато изпращах писма чрез MS Outlook.

Някои имейл клиенти ви позволяват да зададете специална заглавка, която изисква автоматично известие за получаване от разписката на имейл клиента. Какъв е проблемът с четенето? Не ми пука за това. Все още мисля, че Gmail трябва да се чете.

Моля, имайте предвид, че получателят на писмото може да не кликне върху „Изпращане на потвърждение за четене“, тогава писмото ще бъде прочетено, но вие няма да получите известие за това. Методът, който MailTrack използва за получаване на потвърждение за четене, е напълно стандартен.

Известие за доставка на писмо

• Изисквания на Yandex за честни изпращания
• Ограничения за сигурност при изпращане на имейли

Недостатъкът на този метод е, че не работи в случаите, когато мейлърът на получателя блокира показването на изображения в тялото на писмото.

Настройване на известия за четене на имейл в Outlook 2003

След като инсталира разширението, внимателен потребител ще забележи, че в изпратените писма започва да се появява малък подпис, който ненатрапчиво рекламира MailTrack. Можете да го премахнете ръчно, преди да изпратите всяко писмо, но е много по-удобно да деактивирате напълно тази опция. За да направите това, отидете тук и премахнете отметката от елемента Подпис.

Получавам имейли всеки ден с връзка към файла вътре. Streak Addon има тази възможност да проследява показанията в реално време.

Понякога е много важно да знаете кога вашето писмо е било прочетено и дали изобщо е било прочетено. Вместо прасе може да използвате бял правоъгълник - не се вижда в тялото на буквата!

Преди да изпратите писмото, уверете се, че броячът вече е настроен на нула - това означава, че проследяването е активирано. Получавам съобщение, когато изпращам писмото си и съответно с моя IP адрес. Проверих в Yandex - вмъкнах снимката и получих известие и дори го препратих в пощенската кутия.

В Microsoft Outlook можете да наблюдавате напредъка на съобщенията, които изпращате, и как се четат от получателите, като получавате известие за доставка или четене за всяко съобщение. След това съдържанието на известието автоматично се записва в раздела Проследете оригиналното съобщениев папката Изпратени. Може да се настрои автоматично да премахва известията от Списък със съобщения. Списъкът със съобщения е дясната странаглавния прозорец на Microsoft Outlook, който показва съдържанието на избраната папка.

Промяна на правилата за маркиране на съобщения като прочетени

1. В менюто Файлизберете отбор Опции, а след това раздела Допълнително;

Зони за четенедо списъка със съобщения.

Скриване на заглавката на съобщението

1. В менюто Прегледмаркирайте елемента Сортирай пои след това изберете командата Възможност за персонализиране.
2. Скриване на горните и долните колонтитули.

Скриване на горните и долните колонтитули.

Прегледекип Зона за четенеи след това щракнете върху опцията отдясно или отдолу.

Зона за четенев менюто Прегледи щракнете Изкл.

Зони за четене

Промяна на външния вид и функционалността на зоната за четене

За да промените правилата за маркиране на съобщения като прочетени:

1. В менюто Файлизберете отбор Опции, а след това раздела Допълнително.
2. Щракнете върху бутона Панел за четене.
3. Изберете необходимите опции.

За да изведете бързо контекстното меню за прозореца за четене, щракнете с десния бутон върху границата Зони за четенедо списъка със съобщения.

За да скриете заглавката на съобщението:

1. В менюто Прегледмаркирайте елемента Сортирай пои след това изберете командата Възможност за персонализиране.
2. Щракнете върху бутона „Други настройки“.
3. В полето Зона за четене поставете отметка в квадратчето Скриване на горните и долните колонтитули.

За да покажете заглавките на съобщенията, премахнете отметката Скриване на горните и долните колонтитули.

За да промените позицията на областта за четене, изберете от менюто Прегледекип Зона за четенеи след това щракнете върху опцията вярноили Отдолу.

За да изключите прозореца за четене и да видите по-голямата част от списъка със съобщения, изберете командата Зона за четенев менюто Прегледи щракнете Изкл.

За да промените размера на областта за четене, поставете показалеца върху лявата граница Зони за четене, а след това, когато курсорът се промени на двустранна стрелка, плъзнете границата надясно или наляво.

По подразбиране Outlook блокира външно съдържание, като връзки към картини или звуци, във входящите HTML съобщения. Тези връзки в изходния HTML код са свързани към външен интернет адрес. Когато отворите или видите съобщение, вашият компютър изтегля външно съдържание, така че да можете да покажете картина или да възпроизведете звук. Понякога подателите на нежелана поща използват външно изтегляне на съдържание, за да проверят активността на имейл адрес и да добавят този адрес към пощенски списък. С изключение на опциите, зададени в диалоговия прозорец Зона за четене(в менюто Файлизберете отбор Опции, отидете на раздела Допълнителнои щракнете върху бутона „Зона за четене“), промените в зоната за четене не могат да се правят за всички папки едновременно, но трябва да се правят за всяка папка поотделно.

Преглед на съобщенията

Както се казва, добре, къде щяхме да бъдем без него? Всъщност, за да видите първите три реда съобщения в главния прозорец на Microsoft Outlook, просто изберете от менюто Прегледекип Автоматичен изглед. За да видите първите три реда само на непрочетени съобщения, в менюто Прегледмаркирайте елементите Сортирай поИ Текущ изгледи след това изберете командата Промяна на текущия изглед. Щракнете върху бутона „Други настройки“ и изберете бутона за избор Непрочетеноелементи.

Също така в Outlook можете да видите съдържанието на всеки елемент в прозореца за четене. По-специално, възможно е да се чете съдържанието на елементите, да се отварят прикачени файлове, да се следват хипервръзки, да се използват бутони за гласуване и да се преглежда информация за изпълнение в информационния панел Панел с подробности. Панелът с подробности е областта в горната част на прозореца на съобщение, среща, контакт или задача. Съдържа информация за това дали на дадено съобщение е отговорено, дали е изпратено, информация за състоянието на връзката на контакта с помощта на незабавни съобщения и т.н.) и отговаря на покани за срещи.

В менюто Прегледизберете отбор Зона за четене, а след това опцията Отдясно или Отдолу. За да скриете областта за четене в менюто Прегледизберете отбор Зона за четенеи след това щракнете върху бутона Деактивирано. Докато четете съобщение в панела за четене, за да получите имейл информация за име, щракнете двукратно върху това име в полето From, To или Cc.

Четене на обикновени текстови съобщения

Ако подозирате, че HTML съобщенията може да съдържат вируси, можете да настроите Microsoft Outlook автоматично да показва съобщенията, които отваряте, в обикновен текстов формат. Това обаче не гарантира пълна защита срещу вируси или скриптове. Скриптовете се изпълняват без предварителна компилация в имейл съобщения.

1. В менюто Файлизберете отбор Опции, а след това раздела Настройки.
2. Щракнете върху бутона „Опции за имейл“ и поставете отметка в квадратчето до Четете обикновените имейли като обикновен текст. За да вземете под внимание цифрово подписаните съобщения, поставете отметка в квадратчето до Четете цифрово подписаните имейли като обикновен текст.

Когато четете цифрово подписани съобщения в нормален формат, цифровият подпис няма да работи. Съобщението може да бъде прочетено, но подписът не може да бъде проверен, за да се определи подателят и автентичността на съобщението. Ако искате да видите текстовото съобщение в оригиналния му формат, отидете на таблото за управление и изберете „Показване като HTML“ или „Показване като форматиран текст (RTF)“.

Маркирайте съобщенията като прочетени или непрочетени

Заглавията на непрочетените съобщения се показват с удебелен шрифт във входящата ви кутия. Броят на непрочетените съобщения се показва до името на папката в навигационния панел.

За да маркирате ръчно съобщения:

1. Изберете съобщенията, които искате да промените:
   • за да изберете съседни елементи, щракнете върху първия елемент, натиснете клавиша Shift и докато го държите, щракнете върху последния елемент;
   • за да изберете произволно подредени елементи, натиснете клавиша Ctrl и докато го държите, щракнете върху желаните елементи;
   • За да изберете всички елементи, в менюто Редактиране изберете Избор на всички.

Можете да улесните избирането на конкретни елементи, като промените текущия изглед (Изгледите ви позволяват да преглеждате едни и същи данни в папка в различен ред и в различни формати. Има стандартни изгледи за всяка папка. Можете също да създавате свои собствени изгледи. ) Например, ако искате да намерите всички съобщения с една и съща тема, отворете папката, съдържаща тези съобщения, изберете от менюто Прегледекип Сортирай по, а след това командата Артикул. Изберете съобщенията, които искате от изгледа.

2. От менюто Редактиране направете едно от следните неща:
   • За да маркирате съобщение като прочетено, изберете командата Маркирайте като прочетено;
   • За да маркирате съобщение като непрочетено, изберете командата Маркирайте като непрочетени;
   • за да маркирате всички съобщения в папка, изберете командата Маркирайте всички като прочетени.

Ако съобщение, на което е отговорено или препратено, е маркирано като непрочетено, иконата на съобщението все още се показва като отворен плик. При сортиране, групиране и филтриране обаче се счита за непрочетено.

За автоматично маркиране на съобщения в панела за четене:

1. В менюто Файлизберете отбор Опции, а след това раздела Допълнително.
2. Щракнете върху бутона Панел за четене.
3. Поставете отметка в квадратчето отсреща Маркирайте като прочетено, когато преглеждате в панела за четенеи след това въведете число в полето Маркирай като прочетено след n секунди.

Променете как се обработват заявките за получаване на четене

1. В менюто Файлизберете отбор Опции.
2. Щракнете върху бутона Опции за проследяване.
3. Направете едно от следните неща:
   • изпращане на разписки за четене при поискване - изберете превключвателя Винаги изпращайте отговор;
   • отказ за изпращане на известия при поискване - изберете превключвателя Никога не изпращайте отговор;
   • активиране на известието за искане за получаване на четене - изберете превключвателя Попитайте, преди да изпратите отговор.

Изберете какво да направите, след като преместите или изтриете съобщение

1. В менюто Файлизберете отбор Опции.
2. Щракнете върху бутона Опции за поща.
3. В списъка След преместване или изтриване на отворен елемент изберете действието, което искате да предприемете.
4. Поставете или премахнете отметката от квадратчето до Затворете оригиналното съобщение, когато отговаряте или препращате.

Получаване на известия за доставка или четене на съобщения

За да настроите известия за всички съобщения:

1. В менюто Файлизберете отбор Опции.
2. Щракнете върху бутона Опции за поща.
3. Щракнете върху бутона Опции за проследяване.
4. Поставете отметка в квадратчето отсреща Разписка за четене или разписка за доставка.

За да настроите известия за едно съобщение:

1. В прозореца на съобщението щракнете върху бутона Опции.
2. В групата Опции за гласуване и проследяване поставете отметка в квадратчето до Уведоми, когато това съобщение е доставено или Уведоми, когато това съобщение е прочетено.

Бърз отговор

Етикетът за имейл изисква отговор на бизнес кореспонденция в рамките на 24 часа. Но понякога се случва наистина да очаквате важно писмо. За да разберете за това незабавно, можете да конфигурирате съобщенията да се проверяват всяка минута (фиг. 5.6):

ориз. 5.6.Настройване на съобщения, които да се проверяват в Windows Mail всяка минута.

Но това работи, ако програмата за електронна поща е конфигурирана да чете кореспонденция на локален компютър. Ако използвате уеб интерфейс, тогава процедурата за проверка на нови писма се свежда до посещение на сайта, преминаване на разрешение и т.н.

Интернет пейджърът Mail.Ru Agent (http://agent.mail.ru/), освен че е удобен инструмент за обмен на съобщения, също така предоставя възможност незабавно да разберете за получаването на кореспонденция в пощенска кутия на Mail.Ru. Веднага след получаване на писмо в системната област се показва съобщение с темата и името на получателя (фиг. 5.7):

ориз. 5.7.Известие за получаване на писмо.

След това трябва да отидете във вашата програма за електронна поща или да посетите уебсайт, за да прочетете съобщението. Други имейл услуги, например Yandex.Mail (http://mail.yandex.ru/), също предоставят подобна услуга. Програмата Ya.Online (http://online.yandex.ru/) ще докладва за получаването на писма до сметкаЯндекс поща.

Изпращате имейл на ваш колега. Минават ден-два, но отговор няма. Едва след обаждането е възможно да се разбере, че той изобщо не е получил писмото поради повреда на корпоративния сървър. Два загубени дни.

Как можете да сте сигурни, че винаги знаете дали вашият получател е получил съобщението? За да направите това, когато съставяте писмо, е достатъчно да поискате разписка за прочитане (фиг. 5.8):

ориз. 5.8.

Сега, когато получателят получи вашето писмо, ще се отвори диалогов прозорец с молба да изпратите разписка за прочитане (фиг. 5.9):

ориз. 5.9.Поискайте разписка за прочитане.

Ако щракне върху бутона „Да“, автоматично ще се генерира писмо, което го информира, че писмото е доставено (фиг. 5.10):

ориз. 5.10.Автоматично генерирано уведомително писмо за четене.

Моля, обърнете внимание, че цялата тази процедура се нарича разписка за четене, а не разписка за доставка. Ако например сте изпратили писмо до адресата, то е пристигнало успешно в неговата пощенска кутия, но адресатът все още не го е влязъл и не е отворил същото писмо, известието няма да бъде изпратено. Няма да бъде изпратен и ако изберете бутона „Не“ в диалоговия прозорец. Известие за доставка - така наречената функция "автоматичен отговор", е налична в много имейл услуги. Но няма много смисъл, тъй като доставеното съобщение може да не бъде прочетено поради, например, блокиране на антиспам филтъра.

Ако трябва да работите с многобройна кореспонденция и всички писма са доста важни, тогава е по-добре да активирате заявка за известяване за всички изпратени съобщения в настройките на пощата (фиг. 5.11):

ориз. 5.11.Общи настройки за уведомяване в Windows Mail.

Тук също се задава обработка на известия. По подразбиране ще се появи същият диалогов прозорец. Избирането на опцията „Винаги изпращане на разписки за четене“ автоматично ще изпрати отговор за всички имейли с известия. Това е нежелателно, тъй като в този случай спам роботите ще се радват да знаят, че вашата електронна поща работи.

Ако можете да отговорите на писмото своевременно - буквално в рамките на няколко минути, тогава няма нужда да изпращате разписка за прочитане. По-добре е да напишете отговор веднага.