Бланки первичных учетных документов. Что такое первичные документы бухгалтерского учета: виды

Деятельность бухгалтерского отдела - неотъемлемая составляющая функционирования предприятия; она предполагает выполнение сотрудниками самых разных действий - от расчёта до оформления и ведения первичной документации. Сильно различается и степень ответственности компании или её непосредственного руководителя за допущенные ошибки: если они касаются сугубо внутренних проблем, не приходится говорить даже о штрафе; если же речь идёт о платёжных документах, на основании которых в дальнейшем выплачиваются налоги, нарушителю может грозить не только денежное взыскание, но и тюремное заключение. Именно поэтому хорошо организованная работа с первичкой относится к приоритетным направлениям работы юридического лица.

Термин «первичная документация», в отличие от или аналогичных, используется исключительно в бухгалтерии, что при необходимости совместного решения организационных вопросов вызывает сложности у представителей других отделов предприятия. Ниже будет рассказано, что из себя представляет первичка в целом, а также приведён ориентировочный перечень входящих в неё документов.

Что такое первичная документация в бухгалтерии?

Как ни странно, основной используемый в организации работы бухгалтерского отдела нормативный акт, Федеральный закон «О бухгалтерском учёте» №402-ФЗ, принятый 6 декабря 2011 года и содержащий правки от 29 июля 2018 года, не даёт однозначного определения этого словосочетания. Согласно пункту 1 статьи 9 указанного закона, к первичной документации могут быть отнесены любые правильно оформленные и официального заверенные бумаги, в которых отражается тот или иной эпизод хозяйственной жизни предприятия.

К таким эпизодам относятся получение денежных средств в обмен на поставляемую компанией продукцию, предлагаемые услуги или выполняемые работы или, напротив, перечисление денег в счёт приобретения товарно-материальных ценностей. По желанию руководителя предприятия (пункт 4 той же статьи) в список первичных бухгалтерских документов могут быть включены и содержащие сведения о взаиморасчётах, не связанных с финансовыми транзакциями.

Важно: главный критерий первичной документации в бухгалтерии - наличие факта перехода денежных средств от одного лица (работника, индивидуального предпринимателя, фирмы) к другому. Таким образом, в список первички входить не будет при любых условиях, а вот приходный или расходный кассовый ордер - вполне.

С рок хранения первичных документов в бухгалтерии - не менее пяти лет от года оформления. Как показывает практика, чаще всего представители Федеральной налоговой службы запрашивают первичку в первые год-три; в дальнейшем бумаги можно передать на хранение в архив, а по истечении указанного срока - уничтожить в соответствии с внутренним регламентом предприятия и предписаниями отечественного законодательства.

Впрочем, поскольку в российской бюрократической практике утилизировать документы обычно сложнее, чем продолжать их хранить, ставшую ненужной первичку можно оставлять в архиве до тех пор, пока будет хватать места; никаких наказаний за это ни указанным Федеральным законом №402-ФЗ, ни другими нормативными актами не предусмотрено.

Как и , ведение первичной документации может возлагаться как на одного, так и на нескольких сотрудников предприятия, в зависимости от их квалификации и численности штата. Если же дело касается индивидуального предпринимателя, не имеющего в подчинении соответствующих специалистов, он имеет право по собственному выбору или оформлять документы самостоятельно, или привлекать к делу сторонние компании, оказывающие такие услуги.

Перечень первичных документов бухгалтерского учета

В последней редакции Федерального закона №402-ФЗ (а точнее - в пункте 4 статьи 9 документа) право определять, какая документация относится к первичной, передаётся руководителю (генеральному директору, директору) предприятия. В соответствии со сложившейся практикой он подписывает уже подготовленный главным бухгалтером перечень, хотя может взять работу (от анализа деятельности до подведения итогов) целиком на себя.

Следовательно, говорить о едином списке первичных документов не приходится; можно лишь назвать наиболее часто включаемые в этот перечень бумаги:

1. Договор . Наиболее спорный пункт с точки зрения принадлежности документа: довольно часто договоры хранятся не в бухгалтерии, а в юридическом отделе или даже в отделе кадров. С другой стороны, именно подписание контракта становится первым шагом к новому факту хозяйственной жизни предприятия, поэтому многие руководители своими приказами относят договоры купли-продажи, оказания услуг, выполнения работ, аренды и другие, непосредственно связанные с движением денежных потоков, к первичке. По сути адекватно составленный контракт содержит все перечисленные в пункте 2 статьи 9 Федерального закона №402-ФЗ признаки первичного документа - значит, явного нарушения в этом случае нет.
2. Счёт . На основании предложенного счёта покупатель (потребитель) до или после получения товара или услуги перечисляет продавцу (поставщику) денежные средства. Принятие счёта может расцениваться как фактическое согласие на его оплату. Помимо всего, в этом первичном документе могут приводиться (или дублироваться в соответствии с договором) условия предоставления товарно-материальных ценностей или проведения работ, а также способы расчёта с продавцом и даже порядок возврата средств в случае неисполнения одной или обеими сторонами сделки взятых на себя обязательств.
3. Товарная накладная . Этот документ, неизменно включаемый в первичку, содержит полный список отпускаемых или передаваемых товарно-материальных ценностей: как готовой продукции, так и отдельных элементов или сырья. Количество экземпляров товарной накладной не регламентировано: оно должно соответствовать числу сторон сделки. И, разумеется, каждый экземпляр должен быть заверен подписями всех контрагентов; оттиски печатей или штампов в данном случае необязательны.
4. Акт приёма-передачи . Первичный документ, составляемый по результатам оказания услуг, проведения работ или поставки товарно-материальных ценностей. Подписывается представителями обоих контрагентов; при отказе одного из них (обычно принимающей стороны) ставить подпись бумага может быть заверена в одностороннем порядке (непременно в присутствии наблюдателей). Акт приёма-передачи может содержать также дополнительные замечания, уточнения или разъяснения, вносимые сторонами в соответствующую таблицу. Использование для заверения печатей или штампов организаций необязательно. Разновидность этого документа, также включаемая в первичку, - акт приёма-передачи основных средств (ОС-1), отражающий движение основных активов предприятия.
5. Расчётная ведомость . В ней приводятся данные об оплате труда всех наёмных рабочих компании, включая стимулирующие и компенсационные выплаты: премии, доплаты и так далее. Заверяется это первичный документ подписями главного бухгалтера и руководителя предприятия; также, в отличие от двух перечисленных выше пунктов, для подтверждения юридической силы ведомости на ней проставляется «живой» оттиск печати или штампа организации.
6. Кассовые документы . К ним относятся приходные и расходные ордера и кассовая книга. Именно из их содержания можно получить наиболее полное представление о движении финансовых потоков. КО-1, КО-2 и КО-4 содержат сведения относительно каждого факта хозяйственной жизни - следовательно, на них в первую очередь будут ориентироваться уполномоченные лица при проверке. Дополнительные кассовые документы, используемые с чуть меньшей интенсивностью (журнал регистрации кассовых ордеров КО-3 и книга учёта движения наличных средств КО-5), также относятся к первичной документации, оформляются и хранятся в соответствии с общими правилами.

Чаще всего первичка организуется по хронологическому принципу - от первого документа по сделке до последнего; возможны и другие варианты - по принадлежности, комбинированный и т.д.

Как оформляется первичная документация в бухгалтерии?

Необходимыми составляющими любого первичного документа являются:

• заголовок в соответствии с установленной унифицированной формой;
• дата подписания (составлена и распечатана бумага может быть в любое удобное время);
• полное официальное наименование организации или предприятия (можно добавить и сокращённое);
• описание и разъяснение эпизода движения средств, или факта хозяйственной деятельности;
• стоимость сделки в натуральном (с одной стороны) и денежном (с другой) выражении с непременным указанием единиц измерения;
• наименования в соответствии со внутренним распорядком предприятия или государственными стандартами должностей лиц, ответственных за заключение договора и совершение сделки;
• подписи с расшифровками представителей сторон сделки, участвовавших в заключении договора.

Как следует из пункта 5 всё той же статьи, первичная документация в бухгалтерии может в настоящее время оформляться как в бумажном, так и в электронном виде; в последнем случае она заверяется с помощью квалифицированных электронно-цифровых подписей сторон и передаётся контрагентам на любом подходящем для этого носителе или отправляется по электронной почте.

Большинство первичных документов выпускается на основе унифицированных бланков, не подлежащих модификации; к исключениям относятся договоры, акты приёма-передачи и ряд других бумаг, разработкой формы и структуры которых занимается непосредственно субъект хозяйственной деятельности.

Несколько советов по оформлению первичной документации:

1. Вносить записи в бланк от руки разрешается шариковыми и гелевыми ручками с пастой синего или чёрного цвета; для внесения же исправлений используются красные чернила. Для заполнения первичной документации в электронном виде допустимо применять любые электронно-вычислительные машины, подходящие с технологической точки зрения.
2. Каждый из входящих в перечень первички документов должен быть оформлен в свой срок. Заполнение и подписание бумаг задним числом при обоюдном согласии сторон вполне возможно, но ставить в известность об этом контролирующие органы крайне не рекомендуется.
3. Если процедура внесения данных в бланк подразумевает дублирование числовой информации (например, суммы платежа) письменной, ни той, ни другой составляющей пренебрегать нельзя, иначе документ может быть признан недействительным.
4. При оформлении документа первичной отчётности нельзя оставлять пустых полей. Если в них нечего вписать, следует применить прочерк, а лучше - универсальный знак, представляющий собой дважды перечёркнутую латинскую букву Z.

Важно: использовать для исправления ошибок корректирующие полоски, жидкость, бритвы или просто зачёркивать неверно внесённые данные до невозможности их прочитать в первичной документации в бухгалтерии не допускается. В зависимости от ситуации можно использовать контурное исправление, дополняющие основной текст записи и сторнировку. В первом случае ошибочная информация перечёркивается тонкой линией, поверх неё делается запись, отражающая реальное положение дел, а сбоку на странице - надпись «Исправленному (можно) верить», сопровождаемая подписью ответственного лица и оттиском печати или штампа организации. Во втором - уже имеющиеся сведения дополняются новыми, необходимыми для получения исчерпывающего представления о сделке. В третьем, особенно часто применяемом при нахождении в первичке преувеличенных сведений, - не соответствующие действительности данные дублируются красной пастой, а рядом с ними, уже обычной, приводятся верные. Заверяющая подпись в этом случае также необходима.

Первичка, как и другие документы, должна быть оформлена чётко, разборчиво и красиво. Это поможет в будущем при возникновении спорных ситуаций быстрее установить истину, доказать свою правоту в судебном процессе или проконтролировать работу уполномоченных лиц. А дополнительным стимулом к добросовестному и своевременному выпуску документации послужит пункт 3 статьи 327 Уголовного кодекса России, согласно которому использование подложных бумаг наказывается штрафом до 80 тысяч рублей или вплоть до полугодового заработка виновного, арестом на срок до полугода, обязательными или исправительными работами на срок до 480 часов и 24 месяцев соответственно.

Доказать свою невиновность или отсутствие состава преступления сложно и отнимает значительно больше времени и нервов, чем качественное оформление первичной документации.

Подводим итоги

К первичке относятся документы, отражающие эпизоды хозяйственной деятельности предприятия или организации. Их оформлением занимаются сотрудники бухгалтерского отдела, а если такового нет - сам предприниматель или оказывающие подобные услуги компании. Полный перечень используемой в деятельности компании первичной документации утверждает её руководитель, а составляет обычно главный бухгалтер.

Обычно к первичке относятся договоры, счета, акты приёма-передачи, в том числе и основных средств, кассовые документы и иные бумаги. Они должны включать в себя блоки, перечисленные в пункте 2 статьи 9 Федерального закона №402-ФЗ. Делать исправления в документах допускается строго определёнными способами: сторнировкой, контурными или дополняющими надписями.

Достаточно важное место среди всей документации, которую ведет бухгалтерия занимает первичная документация. Она постоянно проверяется налоговой службой, и должна быть составлена в соответствии с необходимыми нормами и законами, действующими в РФ. Что относится к первичной документации, как правильно ее оформлять и составлять, чтоб потом не иметь проблем с налоговой инспекцией разберем в нашей статье.

Первичная документация в бухгалтерии что это такое?

Первичные документы – это основания, при наличии которых в бухгалтерском учете могут составляются записи, он может быть внесен в общий регистр. Это важная часть управленческой документации предприятия или организации.

Во всех предприятиях, которые государство заставило вести бух учет, хозяйственные операции должны быть оформлены в соответствии с первичной документацией. Под хозяйственной операцией понимается любая активность предприятия, которая влечет за собой передвижение денежных средств или на структуру его активов.

Согласно закону о бухгалтерском учете оформление первичной документации должно происходить одновременно с хозяйственными действиями, то есть сразу же документироваться. Но если это не представляется возможным можно сделать документацию сразу же по окончанию действия.

Первичная документация может быть оформлена как на бумаге, так и в электронном виде. Но во втором варианте все бумаги должны обязательно быть заверены электронной подписью, иначе они просто не будут иметь юридической силы. Но, если в договоре четко прописано наличие бумажного варианта документа, то он обязательно должен быть в наличии.

Сохранятся первичные документы должны 4 года. В этот период налоговая имеет право в любой момент запросить их для проверки вас и вашего контрагента. Особенно внимательно следует относится к документам, в которых вы что либо покупаете. Помните, именно благодаря ним вы сможете обратится в суд, если возникнет такая потребность.

Разделение документов по стадиям бизнеса

Все сделки, которые проводятся предприятием или организацией условно можно разделить на 3 этапа:

1. Обсуждение условий сделки. В это время вы должны оговорит все нюансы, и прийти к единому мнению. Результатом этого этапа будет подписание договора и выставление счета на оплату.
2. Оплата согласно сделки. Она обязательно должна быть подтверждена выпиской с вашего расчетного счета, если оплата прошла с помощью безналичного расчета, либо с помощью чеков и бланков строгой отчетности если оплата была с помощью наличных денег.
   Вторым вариантом достаточно часто пользуются сотрудники организации, когда берут денежные средства под отчет.
3. Получение оплаченного товара или услуги. Обязательно должно быть доказательство, которое подтверждает, что товар был получен или услуга оказана, иначе налоговая служба просто не позволит уменьшить сумму налогового сбора.

В качестве подтверждения может выступать товарная накладная или чек, в случае получения товара, или акт выполненных работ в случае оказания услуги.

Какие документы являются обязательными?

В зависимости от операции, которая будет проводится список необходимых документов может различаться. Давайте рассмотрим самый распространенный список необходимых бумаг. Обычно все документы готовит либо исполнитель либо поставщик товаров.

Список документов имеет такой вид:

Особенности учетного регистра

После того, как первичные документы были оформлены, их проверяют по форме и содержанию. После этого, если все сделано верно, их оформляют, и проходит экономическая группировка данных, которые в ней содержатся в общей системе бухгалтерского учета. Для этого все сведения об остатке имущества компании, денежных средств, о хозяйственных операциях из первичных (свободных) документов переносятся в учетные регистры.

Сами учетные регистры – это специализированные таблицы, которые выполнены в строго указанной форме, в полном соответствии с экономической группировкой сведений о имуществе компании и источниках его появления.

Все существующие регистры делятся на 3 группы:

• По назначению. В зависимости от этого критерия регистры разделяются на хронологические, систематические, и комбинированные. Каждый отдельный вид имеет свой порядок сохранения данных.
• По обобщению данных регистры разделяются на интегрированные и дифференцированные. Каждый может быть рассмотрен от частного к общему либо наоборот, от отчетности к первичным документам.
• По внешнему виду. Они могут иметь практически произвольную форму: книга, журнал, карточка, печатные листы.

Учетные регистры обязательно должны иметь:

• Полное название.
• Указанный период времени для регистрации хозяйственных операций, к какому расчетному периоду он относится.
• Подписи и инициалы ответственных особ. Это дает возможность в случае возникновения спорных вопросов найти и указать на лица, которые принимали в участие в сделке.

Проведенные хозяйственные операции обязательно должны быть отражены именно в том периоде, в котором они проводились. Если документальное отражение невозможно сделать непосредственно во время проведения хозяйственной операции, то сделать оформление нужно сразу же по его окончания.

В целом учетные регистры созданы для того, чтоб накапливать и систематизировать информацию о принятых на учет первичных документах, для отображения бухгалтерской отчетности. Если финансовая и первичная документация предприятия хранится в печатном виде, то по требованию иных участников хоз операций или правоохранительных органов (если это в их компетенции) копии должны быть предоставлены именно тем лицом, которое их составило и предъявило к подписи.

1с бухгалтерия первичная документация

Во время ведения финансово – хозяйственной деятельности бухгалтеру придется работать с огромным количеством документации. Это разного рода бланки, договора, отчетная документация, сметы и калькуляции. Некоторые из них не имеют большой значимости и являются второстепенными, но есть и очень важные документы, в которых даже незначительная ошибка может привести к плачевным последствиям и для целого предприятия, и для отдельных должностных особ. Именно такими являются первичные документы организации.

С помощью программы 1С вы сможете управляться и орудовать ними значительно проще. В ее функциях есть управление с товарно-сопроводительными и денежными документами, со складскими документами и теми, которые касаются розничной торговли.

На сегодняшний день программное обеспечение компании 1С занимает лидирующие позиции среди программ по бухгалтерскому учету, которые постоянно используются в нашей стране.

Среди самых востребованных функций 1С можно выделить такие:

• Полная автоматизация всех видов бухгалтерского учета.
• Расчет заработной платы сотрудникам.
• Управление кадровым и производственным учетом.

Программа имеет большое количество режимов и настроек, с помощью которых вы сможете полностью подстроить ее под себя, отрегулировать так, как удобно именно вам.

Оформление первичной документации – дело сложное и кропотливое, но просто необходимое. В помощь вам современные компьютерные технологии и высокая квалификация сотрудников. Если подходить к нему со всей ответственностью и знанием дела, то проблем не возникнет.

Вконтакте

Первичные учетные документы или первичка, как их называют бухгалтера, это - основа основ ведения учета, как бухгалтерского, так и налогового. Без правильного оформления, ведения и первичных документов вести легальную предпринимательскую деятельность невозможно.

Закон "О бухгалтерском учете" от 06.12.2011 № 402-ФЗ указывает, что «каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом».

Чтобы удостовериться в наличии всех необходимых документов, стоит регулярно проверять свою бухгалтерию, а для тех, у кого нет на это времени, рекомендуем услугу бесплатного бухгалтерского аудита.

Первичка письменно доказывает факт совершения хозяйственной операции, подтверждает совершение предпринимательских расходов при расчете налоговой базы, устанавливает ответственность исполнителей за выполнение ими хозяйственных операций. Первичные документы запрашивают налоговые инспекторы при проверке деклараций и отчетов, и они необходимы при прохождении проверок.

Учитывая, что заполняют и оформляют первичные документы не только бухгалтеры, но и руководители, ИП, менеджеры по продажам и другие работники, предлагаем вам ознакомиться с требованиями к этим документам.

Кто разрабатывает формы первичных документов?

Первичные учетные документы бывают унифицированные (форма которых разработана Росстатом (бывший Госкомстат РФ) или Центробанком) и самостоятельно разработанные налогоплательщиками.

Статья 9 закона № 402-ФЗ содержит следующий перечень обязательных реквизитов первичных документов (унифицированных или самостоятельно разработанных):

• наименование документа;
• дата составления документа;
• наименование экономического субъекта, составившего документ;
• содержание факта хозяйственной жизни;
• величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;
• наименование должности лица совершившего сделку, операцию и ответственного за ее оформление;
• подписи этих лиц.

Что касается печати, то хотя она не указана в числе обязательных реквизитов, но при наличии поля «М.П.» (место для печати) ее оттиск обязателен.

Если налогоплательщика устраивают унифицированные формы от Госкомстата (благо, перечень их огромен), то разрабатывать свои формы необязательно. Есть также понятие «модернизированной первички», т.е. унифицированных первичных документов, в которые налогоплательщиком внесены свои дополнения.

Обратите внимание, нельзя самостоятельно разрабатывать и утверждать формы следующих первичных документов:

• кассовые документы;
• платежное поручение и другие расчетные банковские документы;
• унифицированные формы по расчетам с применением кассового аппарата;
• транспортная накладная;
• расчетно-платежная ведомость и платежная ведомости.

Такие первичные документы могут быть только унифицированными.

Где найти образцы унифицированных первичных документов?

Разработка и утверждение форм первичных документов находится в ведении Госкомстата (теперь Росстат). На сегодняшний день продолжают применяться унифицированные формы, разработанные в 90-х годах прошлого века. Только расчетные (платежные) документы, разработанные Банком России, имеют сравнительно новую редакцию - от 2012 года.

Называются такие документы по-разному: акты, журналы, накладные, ведомости, ордера, книги, поручения, расчеты, доверенности, приказы и др. С помощью этой таблицы вы найдете, в каком именно Постановлении Госкомстата опубликованы нужные вам унифицированные формы первичных документов.

На нашем сайте вы можете скачать бланки унифицированных первичных документов и по .

Бланк строгой отчетности (БСО) — это тоже первичный документ, но требования к нему особые. Перечень обязательных реквизитов БСО шире, чем перечень обычных первичных документов, в частности, обязательно указание ИНН и наличие оттиска печати.

В статье « » вы можете узнать, в каких случаях надо применять унифицированную форму этого документа, а когда его можно разработать самостоятельно.

Ошибки в первичных документах

В первую очередь, первичные документы должны содержать правильно указанные обязательные реквизиты. По мнению Минфина, налогоплательщик может учесть расходы по первичке, если она содержит только несущественные ошибки.

Такие ошибки не должны препятствовать точному установлению продавца и покупателя, наименованию товаров и их стоимости, других обстоятельств документируемого факта хозяйственной жизни (из письма Минфина от 4 февраля 2015 года № 03-03-10/4547).

К сожалению, типичная обтекаемая формулировка объяснения чиновников часто не дает возможности четко понять, какие именно неточности или ошибки в первичных документах будут признаны несущественными.

Например, является ли несущественной ошибкой, если в наименовании налогоплательщика указаны строчные буквы вместо заглавных? В другом своем письме - от 02.05.2012 № 03-07-11/130 Минфин указал, что такие ошибки, как замена заглавных букв строчными и наоборот; перемена букв местами; неверное указание организационно-правовой формы не являются препятствием для идентификации налогоплательщика (при верно указанном ИНН и других реквизитах).

А вот существенными для первичных документов могут быть признаны следующие ошибки:

• арифметические ошибки (неправильно указана стоимость/ количество товара или сумма налога);
• разные наименования одного и того же товара (например, в спецификации к договору поставки конфеты названы «Конфеты вафельные в шоколаде», а в накладной - «Мишка на севере»);
• неточные названия должностей тех, кто подписывает первичные документы (к примеру, в доверенности указано «Заместитель генерального директора», а в акте приемки - «Заместитель директора»);
• суммы в цифрах не совпадают с теми же, но указанными прописью (вместо 155 000 руб. (сто пятьдесят пять тысяч рублей) написано 155 000 руб. (пятьдесят пять тысяч рублей).

Налоговая инспекция может не принять расходы по таким первичным документам, проблемы возможны и у контрагента при вычете НДС.

Исправлять первичные документы можно только корректурным способом (неправильный текст зачеркивается одной тонкой чертой, а сверху надписывается правильный текст). Исправления сопровождаются надписью «Исправлено», датой и подписями ответственных лиц. Недопустимы исправления приходных и расходных ордеров, банковских документов и БСО. Их надо составлять заново.

Обращайте внимание на то, чтобы первичные документы подписывались в период действия выданной на их подписание доверенности, иначе проверяющие посчитают, что документы подписал неуполномоченный на то сотрудник. То же самое надо отслеживать и относительно подписей на вашей первичке представителей контрагентов: выданные им доверенности должны быть актуальными.

При оформлении первичных документов надо быть внимательным не только к их заполнению, но и к соответствию их дат и других реквизитов другим документам, например, договорам и счет-фактурам. Так, спорным будет вычет НДС по счет-фактуре, составленной раньше товарной накладной.

Вопросы у налоговых органов вызовут накладные или акты, подписанные раньше договора, исполнение которого подтверждают первичные документы. Из этой ситуации есть выход, предусмотренный пунктом 2 ст. 425 ГК РФ: указать в тексте договора такую оговорку «Условия настоящего договора применяются также к отношениям сторон, возникшим до его заключения».

Или, например, в акте указано, что работы выполнены в период с 10 по 30 марта, в то время как в договоре срок работ установлен как с 10 по 30 апреля. В этом случае можно составить дополнительное соглашение к договору, где указать фактический срок выполнения работ или в самом акте указать, что работы были выполнены досрочно.

Подрядчикам надо быть внимательным при подписании заказчиком актов о выполнении работ. Если по договору подряда привлекались субподрядчики, то акты с ними подрядчик должен подписать до того, как работы будут сданы заказчику. При несоответствии этих дат налоговики могут посчитать расходы на субподрядчика необоснованными и не признать их при расчете налоговой базы.

Документооборот первичных документов

Документооборот первичных документов включает в себя следующие этапы:

• оформление первичного документа;
• передача документа в бухгалтерию, где он проверяется и вносится в регистры;
• текущее хранение и последующая передача документа в архив.

Далеко не праздный вопрос - когда должны оформляться первичные документы? Ответ на это есть в статье 9 закона № 402-ФЗ «Первичный учетный документ должен быть составлен при совершении факта хозяйственной жизни , а если это не представляется возможным - непосредственно после его окончания».

Недопустимо оформлять первичные документы через несколько дней после проведения хозяйственной операции. Все работники, имеющие право оформлять первичку, должны соблюдать график документооборота, в котором можно установить, например, такие сроки сдачи документов в бухгалтерию:

• приходные и расходные кассовые ордера - в день составления;
• документы, связанные с оформлением продаж - не позднее следующего рабочего дня;
• авансовые отчеты - не позднее трех рабочих дней после расходования средств;
• листки нетрудоспособности - не позднее следующего рабочего дня после выхода на работу и т.д.

Что касается документов, подписанных контрагентами, то обязанность передавать их своевременно можно предусмотреть в тексте договора, например, так: «Покупатель обязуется передавать Поставщику оригиналы подписанных товарных накладных, актов и счетов-фактур не позднее двух рабочих дней со дня их подписания».

При передаче подписанной первички в бухгалтерии проверяют форму документа; наличие обязательных реквизитов; законность проведенной хозяйственной операции; арифметические расчеты. Данные проверенных первичных документов вносятся в бухгалтерские регистры.

Текущее хранение первички осуществляется обычно в бухгалтерии, а по окончании года документы группируются по датам, комплектуются в пачки и передаются в архив. Хранить первичные документы надо не менее пяти лет.

Вся первичная документация является подтверждением финансовой деятельности компании. Эти документы бухгалтерии в первую очередь потребуют при проверке контролирующие органы. Поэтому к ведению и хранению таких бумаг предъявляются повышенные требования.

Первичная документация, или как её называют бухгалтера-виртуозы, первичка, является доказательством денежных дел компании. Более того, обладая юридической силой, эти бумаги способны либо помочь компании в спорных вопросах, либо подставить ей подножку. Вот эти документы: договор, счёт, платёжные документы, товарная накладная, счёт-фактура, товарный чек и другие.

Формы первичных документов унифицированы. При необходимости в форму вносят дополнительные строки, но при этом сохраняя основные. Это указывается в Положении по ведению бухучёта и бухотчётности в РФ (Приказ Минфина России от 29.07.1998 № 34 н (в ред. от 26.03.2007 № 26н). Исключение составляют бланки по ведению кассовых операций (Постановлением Госкомстата России от 24.03.1999 № 20).

Все изменения и дополнения, которые вносятся в типовой бланк, утверждаются приказом руководителя компании.

Организация самостоятельно разрабатывает формы первичных документов, если в каталоге унифицированных форм отсутствует необходимый бланк. Обязательное условие: такие формы обязаны содержать необходимые реквизиты.

1. Как называется документ.
2. Когда составлен.
3. Данные об организации, составляющей документ.
4. Указать, что включает в себя конкретная хозяйственная операция для этого документа, стоимость операции (денежное либо натуральное выражение).
5. Перечисление ответственных за составление документа лиц под обязательную подпись.

Вышеперечисленные реквизиты упоминаются в ФЗ «О бухгалтерском учёте».

Все первичные документы должны своевременно передаваться в бухгалтерию. Соблюдение хронологии внесения сведений - это одно из основных условий грамотного учёта.

Для удобного ведения учёта вся первичка классифицируется на группы - таблица:

И ещё одно удачное изобретение бухгалтерской службы - график документооборота. Обратите внимание: форма графика должна быть отражена в учётной политике организации.

График документооборота

В соответствующих строках и столбцах отражаются данные перемещениях отчётных документов. Огромный плюс этого графика - все выданные документы находятся под контролем. Главное, не забывать вносить соответствующие записи.

Заполняем по правилам

Начнём с того, что первичка, сдаваемая в бухгалтерию, обязательно должна быть проверена. Что проверять:

1. Объём заполнения (все необходимые строки и разделы заполняются).
2. Правильность заполнения (внесённые данные должны соответствовать месту внесения, противоречия в данных недопустимы).
3. Достоверность сведений (проверка математических действий, сверка с сопроводительными документами).

Проверенный документ подлежит внесению в реестры бухучёта.

Совет: для избежания ошибки повторного отражения документа в бухучёте стоит сделать следующее. На оборотной стороне бланка указывается дата и регистрационный номер в реестре.

Как надо заполнять первичные документы бухгалтерского учёта в 2017 году

• Все записи, которые делаются в первичных учётных документах, должны иметь длительный срок сохранности.
• Допускается использование бумажных документов наряду с электронными, обязательно подписанных цифровой подписью (Федеральный закон 402-ФЗ от 06.12.2011).
• Использование печати обязательно на тех документах, где для этого отведено место.

С 07.04.2015 право работать без круглой печати получили акционерные общества и общества с ограниченной ответственностью (Федеральный закон 82-ФЗ от 06.04.2015). Проверяйте, что написано в Уставе по поводу использования печати. Если компания продолжит использовать печать, то вносить изменения в Устав не требуется. Срок внесения таких изменений в Устав компании не оговорён законом. Но затягивать с изменениями не стоит, чтобы не внести массу противоречий в финансовые документы.

• Сопоставление денежных и натуральных показателей. Необязательно указывать оба сразу, достаточно одного (Федеральный закон 402-ФЗ). Бывает, что удобнее указывать какой-либо один показатель (например, при перемещении материалов внутри компании используется натуральный показатель). В акте приёма-сдачи услуг удобнее указать только стоимостные сведения, но для избежания недоразумений дополнительно перечисляют виды услуг.
• Наличие подписи ответственного лица. В законе РФ ничего не сказано о факсимильной подписи на первичных документах. В письме ФНС РФ №3–1.11.469 от 23.09.2008 рассмотрена позиция налоговой службы относительно факсимиле на документах.
• Валюта, в которой составлен документ. Основная денежная единица - рубль. Даже когда условия договора говорят об условных единицах. Потому что все операции в бухучёте оцениваются в рублях (ФЗ 402-ФЗ от 06.12.2011). Никто не запрещает вносить дополнительные графы с указанием сумм в валюте, но графа с указанием суммы в рублях должна быть обязательно. В противном случае есть риск снятия расходов и вычетов НДС.

Перечень первичных документов

Договор

Понятие «договор» регулируется ст. 420 ГК РФ. Договор представляет собой соглашение о возникновении (изменении) или прекращении прав и обязанностей между сторонами. Каждая из сторон обязана внимательно ознакомиться с условиями договора. При согласии ставится подпись и печать каждой из сторон. Договор как первичный документ имеет полноценную юридическую силу, у каждой из сторон должен быть один подписанный экземпляр. Все моменты, предусмотренные содержанием, должны исполняться участниками договора в соответствии со взятыми обязательствами. Спорные ситуации решаются либо мирным путём, либо с помощью судебного разбирательства.

И ещё один момент. Не для всех ситуаций заключение договора - это признание взаимных прав и обязанностей. Полученный при покупке товара или услуги чек признаётся тем же самым договором.

Счёт

Полученный от продавца товара или услуги счёт на оплату относится к первичным бухгалтерским документам. На основании суммы, указанной в счёте, покупатель производит оплату. В платёжных документах желательная ссылка на этот документ (например, в платёжке присутствует фраза «оплата по счёту №35/7 от 31 января 2017 года»). Не исключены ситуации, когда доказать, что оплата производилась именно по конкретному счёту, будет сложно.

Для покупателя товара (услуги) представленный счёт является своеобразным гарантом, что продавец в течение обусловленного срока (1–5 дней) не изменит фиксированную цену. Срок действия счёта на оплату прописывается продавцом. В течение установленного срока покупатель производит оплату.

Счёт на оплату

Если оплата по ряду причин не представляется возможной (например, неполадки с компьютерной сетью бухгалтерии, финансовые накладки), то целесообразно оповестить продавца о сложившейся ситуации, желательно заранее. Возможно, что дату счёта изменят, а условия покупки останутся прежними.

Платёжные документы

Этот вид бухгалтерских документов включает в себя: чеки на оплату (товарные, кассовые), платёжные поручения, платёжные требования.

При покупке товара (услуг) за наличные из кассы организации обязательно стоит сохранить кассовый чек и передать в бухгалтерию.

Кассовый чек

Если в чеке не указано, за что производится оплата наличными, то в обязательном порядке к кассовому чеку прикладывается товарный чек. В нём производится опись приобретённого товара (услуг), указывается в каком количестве и за какую цену произведена оплата. На товарном чеке ставится печать продавца, подпись ответственного за реализацию товаров (услуг) лица.

Товарный чек без кассового чека признаётся первичным документом, так как ИП вправе работать без ККТ (с обязательным условием выдачи товарного чека).

Товарный чек, выданный ИП без применения ККТ

Это указано в законе РФ 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчётов и расчётов с использованием платёжных карт» (актуально в 2017 году).

При расчёте за товар (услугу) между юридическими лицами через расчётный счёт оформляется товарная накладная.

Товарная накладная

Каждой из сторон оформляется по образцу (обязательно наличие подписи ответственных лиц и печати). Денежные суммы, указанные в товарной накладной и в счёт-фактуре, должны совпадать. В отдельных случаях удобно использовать факсимильную подпись, этот факт обязательно стоит прописать в договоре на поставку товара (услуг).

При оплате по выставленному счёту за товар (услугу) через расчётный счёт оформляется платёжное поручение.

Платёжное поручение

Это унифицированная форма документа, заполняется чаще всего на компьютерной технике. Подготовленную к оплате платёжку можно передать в банк на бумажном носителе, или с помощью специальной банковской программы «Клинт-Банк» (что гораздо быстрее). Перед отправкой необходимо проверить все реквизиты получателя платежа, чтобы избежать недоразумений, особенно если с контрагентом работаете впервые. Внимательно заполняйте сведения о том, за что платите. Нелишним будет подробное описание, с обязательным указанием реквизитов счёта (дата, номер).

Платёжное требование - это первичный документ, в котором кредитор требует от должника вернуть долг через банк.

Платёжное требование

Есть требование безакцептное: в этом случае деньги списываются со счёта должника автоматически. Акцептное требование подразумевает наличие акцепта должника. Однако, в договоре могут быть прописаны условия возврата образовавшегося долга, в этом случае возврат долга через банк осуществляется без акцепта.

Бланк счёт-фактуры применяется в случаях, когда ведётся учёт НДС.

Счёт-фактура

Оформляют их к товарным накладным, актам. Выплата аванса по договору - также повод для оформления счёт-фактуры. Вычет НДС производится по прилагаемым к накладным и счёт-фактурам. Нелишним будет упомянуть, что все плательщики НДС обязаны выписывать счёт-фактуры. Заполнять бланки гораздо удобнее с помощью автоматизированных программ.

Вносим изменения

В кассовые и банковские документы вносить изменения строго запрещено (ст.9 ФЗ РФ «О бухучёте»).

В остальные первичные документы внесение изменений допустимо, но при условии, что все участники хозяйственной операции в курсе вносимых поправок. Осведомлённость о поправках среди участников подтверждается их подписями с указанием даты внесения изменений.

Исправление вносится так: аккуратно тонкой чертой зачёркивается неверная запись в документе. При этом зачёркнутое чётко читается. Сверху над исправлением или рядом вносится правильный вариант записи. Рядом с зачёркнутым, или там, где есть достаточно свободного места, делается надпись «Исправленному верить». Указывается Ф.И.О. лица, внёсшего изменения, дата и подпись.

Сколько лет хранить документацию бухгалтерии

Место хранения

Оптимальное место для хранения первички - архив. Важно правильно подготовить документы для сдачи в архив:

• Сортировка в хронологическом порядке.
• Комплектация по видам.
• Переплетение и подшивка документов в папки.
• Оформление сопроводительной справки.

Важно обеспечить сохранность бухгалтерских регистров от самовольных исправлений. Исправление ошибок позволено вносить только официальным путём, с подписью лица, внёсшего поправку. К сведению, именно в регистрах накапливаются сведения о принятых к бухучёту первичных документах.

Не обошлось тут и без коммерческой тайны: содержимое регистров ей и является. Разглашение сведений о содержимом преследуется законом РФ.

Длительность хранения

Федеральным законом РФ «О бухучёте» (ст. 17), а также архивным законодательством (приказом Минкультуры РФ от 25 августа 2010 г. № 558) предусмотрен срок хранения документов компании. Для первичных учётных документов этот срок - не менее 5 лет.

Срок хранения начинают отсчитывать с 1 января года, следующего за годом помещения документа в архив.

Если организацией нарушены сроки хранения первички, то проверяющие органы вправе наложить штрафные санкции (статья 120 НК РФ). Размер штрафа от 10 тыс. до 40 тыс. рублей, в зависимости от степени нарушения.

Кстати, актуальными для проверки налоговыми органами будут документы только трёхгодичной давности. За отсутствие первички более старшего периода оштрафовать по статье 120 НК РФ проверяющие не вправе.

Бухгалтерская служба компании обязана не только вести грамотный учёт первичных документов, но и обеспечить их сохранность. Только в таком случае претензии налоговых служб окажутся необоснованными.

От качества оформления первичного документа и содержащейся в нем информации зависит правильность бухгалтерского учета и дальнейших выводов из нее.

Информация, содержащаяся в принятых к учету первичных документах, накапливается и систематизируется в регистрах бухгалтерского учета, формы которых или требования к которым утверждаются уполномоченным органом. Данные регистров бухгалтерского учета в сгруппированном виде переносятся в финансовую отчетность.

Руководство определяет лиц, имеющих право подписи бухгалтерских документов. При этом может быть установлена иерархия подписи в зависимости от занимаемой должности, размеров денежных сумм, сферы действия и сущности операции.

Предприниматели или организации, использующие электронные подписи, должны установить надлежащие меры предосторожности и контроля, касающиеся права использования и доступа к электронным подписям.(17)

Требования по оформлению первичных документов

1. Записи в первичных документах должны производиться чернилами, химическим карандашом, пастой шариковых ручек, при помощи пишущих машин, средств механизации и другими средствами, обеспечивающими сохранность этих записей в течение времени, установленного для их хранения в архиве.

Запрещается использовать для записи простой карандаш.

• 2. Документы должны быть оформлены аккуратно, текст и цифры написаны четко и разборчиво.
• 3. В документе необходимо заполнять все реквизиты. Если какой-либо реквизит не заполняется, то на его месте ставится прочерк. Обязательные реквизиты заполняются в обязательном порядке.
• 4. В денежных документах сумму указывают цифрами и прописью.
• 5. Первичные документы должны быть заверены личными подписями руководителя организации, главного бухгалтера или уполномоченными лицами.
• 6. Первичные документы должны содержать расшифровки подписей уполномоченных лиц.
• 7. Первичные документы должны быть скреплены печатью организации, если это предусмотрено бланком формы и действующим законодательством. (18)

Руководитель организации должен по согласованию с главным бухгалтером утвердить в форме приказа перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов.

Своевременное и качественное оформление первичных учетных документов, передачу их в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете, а также достоверность содержащихся в них данных обеспечивают лица, составившие и подписавшие эти документы.

Движение первичных документов в бухгалтерском учете (составление или получение от других субъектов хозяйствования, принятие к учету, обработка, передача в архив) также должно регламентироваться графиком, который утверждается приказом руководителя.

Для предостережения, как руководителей, так и исполнителей от непредвиденных негативных последствий и в целях экономии времени при поиске информации необходимо после получения нормативных документов создать базу регистрации первичных документов.

Это значит, что все выписываемые и заполняемые в бухгалтерии первичные документы должны иметь свой идентификатор - код (разовый, неповторимый номер), который присваивается им при обязательной регистрации в одном из регистрационных журналов, обязательно открываемых на каждом предприятии.

Порядок составления документов:

• -соблюдение всех установленных реквизитов и форм документов;
• -точность, ясность изложения содержания совершенных хозяйственных операций в документах;
• -своевременность оформления хозяйственных операций, четкое, аккуратное и разборчивое написание текста;
• -зачеркивание свободных мест при отсутствии реквизита;
• -указание сумм цифрами и прописью во всех ценных документах; зачеркивание ошибок так, чтобы было видно зачеркнутое, и заверение правильного текста подписью лица, оформившего документ;
• -исправления не допускаются.(27)

Первичные документы, созданные механизированным способом, требуют специального подтверждения достоверности полученных данных, т.е. авторизации и защиты зарегистрированных данных от несанкционированного получения сведений о них. По факсу может быть передан любой вид документа, но не первичный бухгалтерский документ, ибо он не имеет подтверждения своей подлинности. Ответственность за своевременное и доброкачественное создание документов и их передачу в установленные сроки для последующего отражения в бухгалтерском учете несут лица, оформившие и подписавшие эти документы.

Первичный учет на производственном предприятии - это информационная основа управления, качество которого напрямую зависит от качества учета. Первичный учет представляет собой комплекс информационно-логических операций с документами, сопровождающими любые материальные и финансовые потоки и их элементы от входа до выхода производственно-хозяйственных объектов предприятия и компании в целом.

Таким образом, первичные документы являются носителями информации обо всех производственно-хозяйственных объектах и субъектах и их взаимодействиях и позволяют комплексно оценивать все управляющие факторы: количественные, качественные, финансовые.(12)