Правильное ведение протокола. Порядок проведения совещания. О каком протоколе пойдет речь

На собраниях, совещаниях, заседаниях, конференциях.

Протоколы документируют деятельность постоянно действующих коллегиальных органов, таких как коллегии комитетов и министерств, муниципальных органов управления, а также ученых, технических, методических советов. Кроме того, совещания, проводимые руководителями структурных подразделений, заместителями генерального директора, директора, также могут протоколироваться.

Распространено составление протоколов для документирования деятельности временных коллегиальных органов (конференций» собраний, семинаров и т. д.).

Протокол оформляется секретарем на основе записей, которые он вел на заседании. Это могут быть краткие записи, стенограмма или диктофонные записи. Для подготовки протокола секретарь собирает до заседания тезисы докладов и выступлений, проекты решений.

Протокол оформляется на общем бланке .

Заголовок, дата и номер протокола

Заголовком протокола будет название коллегиального органа или вида заседания . Например, Протокол (чего?) заседания педагогического совета; совещания начальников структурных подразделений и т.д.

Датой протокола является дата заседания (протоколы, как правило, оформляются после заседания). Если совещание продолжалось несколько дней, то дата протокола включает даты начала и окончания.

Например: 21 — 24.07.2009 .

Номером (индексом) протокола является порядковый номер заседания в пределах календарного года или срока полномочий коллегиального органа.

Текст протокола включает следующие части:

• вводную;
• основную.

Вводная часть

Во вводной части протокола после заголовка приводятся фамилии и инициалы председателя и секретаря заседания. С новой строки после слова «Присутствовали » в алфавитном порядке перечисляют фамилии, инициалы должностных лиц, присутствовавших на заседании.

Если на заседании были лица из других , то после слова «Присутствовали» с новой строки печатают слово «Приглашенные » и указывается список приглашенных лиц, в этом случае перед каждой фамилией указывается должность и название организации.

Во вводной части протокола указывается повестка дня .

Она состоит из перечисления вопросов, которые обсуждаются на заседании, и закрепляет последовательность их обсуждения и фамилии выступающих (докладчиков). Каждый вопрос повестки дня нумеруется арабской цифрой, его формулируют с использованием предлогов «О» или «Об». Например: «Об утверждении учебных программ»; «О подведении итогов учебного года».

По каждому пункту указывается докладчик (должностное лицо, готовившее данный вопрос).

Основная часть

В соответствии с последовательностью вопросов в повестке дня оформляется текст основной части протокола — он должен содержать столько разделов, сколько пунктов включено в повестку дня.

Таким образом, заголовочная часть протокола оформляется всегда одинаково. Но текст протокола может быть изложен в разных формах: краткой или полной.

Краткий протокол — фиксирует обсуждавшиеся на заседании вопросы, фамилии докладчиков и принятые решения. Такой протокол ведут чаше всего в тех случаях, когда заседание носит оперативный характер (см. рис. 3.3.).

Полный протокол — содержит сведения не только об обсуждавшихся вопросах, принятых решениях и фамилиях выступавших, но и достаточно подробные записи, передающие содержание докладов и выступлений участников заседания, все высказанные мнения, прозвучавшие вопросы и реплики, замечания, позиции. Полный протокол позволяет документировать подробную картину заседания (см. рис. 3.4).

Рис. 3.3. Пример оформления краткого протокола

Рис. 3.4. Пример оформления полного протокола

При использовании любой формы протокола его текст будет делиться на столько разделов, сколько пунктов содержит повестка дня.

Каждый раздел состоит из трех частей : «СЛУШАЛИ», «ВЫСТУПИЛИ», «ПОСТАНОВИЛИ» («РЕШИЛИ»), которые печатаются от левого поля прописными буквами. Такое оформление позволяет выделить в тексте речь основного докладчика, участников обсуждения вопроса и постановляющую часть, в которой сформулировано решение.

В части «СЛУШАЛИ » излагается текст выступления. В начале текста с новой строки в именительном падеже указывают фамилию выступающего. Запись выступления отделяют от фамилии тире. Выступление излагается от третьего лица единственного числа. Допускается вместо записи выступления после фамилии указать («Запись выступления прилагается», «Текст доклада прилагается»).

В последнем случае доклады становятся приложением к протоколу.

В части «ВЫСТУПИЛИ » с новой строки в именительном падеже указывают фамилию выступающего и после тире, текст выступления или вопрос (если в ходе выступления он был задан докладчику).

В части «ПОСТАНОВИЛИ » («РЕШИЛИ») отражают принятое решение по обсуждаемому вопросу. Текст постановляющей части печатается полностью в любой форме протокола.

Текст всего протокола печатают через 1,5 межстрочных интервала.

Протокол оформляет секретарь заседания. Протокол подписывает секретарь и представляет на подпись председателю в течение 3 (трех) рабочих дней после заседания.

Подписи отделяют от текста 3 межстрочными интервалами. Наименование должности печатается от границы левого поля, последняя буква в фамилии ограничивается правым полем.

В день подписания протокола председателем он должен быть зарегистрирован.

Выписка из протокола

Выписка из протокола представляет собой точную копию части текста подлинного протокола, относящегося к тому вопросу повестки дня, по которому готовят выписку. Выписка воспроизводит все реквизиты бланка, вводную часть текста, вопрос повестки дня, по которому готовится выписка, и текст, отражавший обсуждение вопроса и принятое решение. Выписку из протокола подписывает только секретарь, он же ее заверяет. Заверительная надпись пишется от руки, состоит из слова «Верно», указания должности лица, заверяющего копию (выписку), личной подписи, фамилии, инициалов и даты (см. рис. 3.5).

Рис. 3.5. Пример оформления выписки из протокола

Выписки из протоколов иногда заменяют собой такой распорядительный , как решение. В этом случае выписка служит инструментом доведения до исполнителей принятых решений. В таком случае секретарь, например, Правления , не позднее 2 (двух) дней после подписания протокола заседания производит рассылку выписок из протокола по отдельным вопросам ответственным исполнителям. Выписки подписывает секретарь.

Обязательному заверению печатью подлежат выписки из протоколов, направляемые в другую организацию.

Подлинные экземпляры протоколов формируются секретарем в дела по виду заседаний. Например, «Протоколы общих собраний», «Протоколы заседаний Совета директоров», «Протоколы совещаний у директора» и т.д. Внутри дела протоколы систематизируют по номерам и хронологии. Дела формируются в течение календарного года.

П р а к т и ч е с к о е з а н я т и е 8

ИНФОРМАЦИОННО-СПРАВОЧНЫЕ ДОКУМЕНТЫ

ПРОТОКОЛ, АКТ

Большинство документов, создаваемых учреждениями, являются информационно-справочными. Эти документы содержат информацию о фактическом положении дел. К информационно-справочным документам относятся: справки, докладные записки, акты, письма и др. Они носят вспомогательный характер и не являются обязательными для исполнения. Информация, содержащаяся в них может быть принята к сведению.

Протокол

Протокол занимает особое место в системе организационно-распорядительной документации. Его можно отнести к информационным документам (так как он содержит информацию он содержит информацию о ходе обсуждения каких-то управленческих вопросов), а так как он содержит постановляющую часть. может рассматриваться как распорядительный документ.

Протокол - , документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятие решений на собраниях, совещаниях, заседаниях, конференциях, других формах работы коллегиальных органов (коллегии комитетов и министерств, муниципальных органов управления, а также ученых, технических и методических советов).

Обязательному протоколированию подлежат собрания акционеров, заседания советов директоров.

Протоколы представляются в органы государственной власти для регистрации (например, при регистрации коммерческих банков, торгово-промышленных палат и др.). Протоколы составляют и для документирования деятельности временных коллегиальных органов (конференций, собраний, совещаний, семинаров и т.д.).

Протокол оформляется на основе записей, которые велись на заседании секретарем вручную или с использованием диктофона.

В зависимости от вида заседания и статуса коллегиального органа выбирается форма протокола: краткая, полная или стенографическая.

Краткий протокол – фиксирует обсуждавшиеся на заседании вопросы, фамилии докладчиков и принятые решения. Такой протокол рекомендуется вести только в тех случаях, когда заседание стенографируется, доклады и тексты выступлений будут представлены секретарю или когда заседание носит оперативный характер.

Полный протокол – фиксирует не только обсуждавшиеся вопросы, принятые решения и фамилии выступавших, но и достаточно подробные записи, передающие содержание докладов и выступления участников заседания, все высказанные мнения, прозвучавшие вопросы и реплики, замечания, позиции. Полный протокол позволяет документировать подробную картину заседания.

Стенографический протокол – составляется на основе стенографического отчета о заседании (стенограммы) и дословно передает процесс обсуждения каждого вопроса и выработку решения по нему.

Полный и стенографический протоколы составляют на основе рукописных стенографических или магнитофонных записей.

Все виды протоколов оформляются на общем бланке, который включает следующие реквизиты: наименование учреждения, вид документа, место для проставления даты, индекса документа, место составления протокола, место для заголовка к тексту. Датой протокола является дата заседания. Если оно продолжалось несколько дней, то дата протокола включает даты начала и окончания. Номером (индексом) протокола является порядковый номер заседания. Заголовок к тексту отражает вид заседания или коллегиальной деятельности (Протокол - заседания коллегии) .

Текст протокола включает вводную и основную части.

В водной части протокола после заголовка приводятся фамилии и инициалы председателя и секретаря заседания. С новой строки после слова присутствовали перечисляют фамилии, инициалы постоянных членов коллегиального органа в алфавитном порядке (в краткой форме протокола эти данные опускают), а также фамилии, инициалы и должности приглашенных. Слова «Председатель», «Секретарь», «Присутствовали» пишут с большой буквы от начала левого края. При оформлении протокола расширенного заседания фамилии участников не перечисляются, а указывается их общее количество. Подсчет участников проводится по спискам регистрации, которые передаются секретарю собрания и становятся одним из приложений к протоколу.

В водную часть протокола включается повестка дня., В ней перечислены обсуждаемые на заседании вопросы с фамилиями выступающих (докладчиков) и закреплена последовательность их обсуждения. В ней перечислены обсуждаемые на заседании вопросы с фамилиями выступающих и закреплена последовательность их обсуждения. Повестка дня заседания составляется заранее и должна включать оптимальное количество вопросов.

Основная часть текста протокола содержит столько разделов, сколько пунктов включено в повестку дня. В соответствии с ней разделы нумеруются.

Каждый раздел состоит из трех частей: «СЛУШАЛИ», «ВЫСТУПИЛИ», «ПОСТАНОВИЛИ», которые печатаются прописными буквами для того, чтобы выделить в тексте протокола записи речи основного докладчика, участников обсуждения вопроса и постановляющей части, формулирующей решение вопроса. С этой же целью в тексте протокола каждую фамилию и инициалы выступающего печатают с новой строки в именительном падеже. Изложение записи выступления отделяют от фамилии дефисом, оно излагается от третьего лица единственного числа, пишут содержание доклада в форме прямой речи. Если текст доклада застенографирован или представлен докладчиком в письменной форме, то после тире также с прописной буквы пишут –« Доклад прилагается».

Перед словом «СЛУШАЛИ» ставят номер вопроса повестки дня, после – двоеточие.

Ход обсуждения доклада отражается в разделе «ВЫСТУПИЛИ» Вопросы и ответы фиксируются в разделе «ВЫСТУПИЛИ». Слова – вопрос и ответ не пишутся.

Например:

А.В.Смирнов – Были ли приняты меры для ликвидации…?

Принятые решения содержатся в разделе «ПОСТАНОВИЛИ». Если решений несколько, они нумеруются арабскими цифрами с точкой. Каждое решение сопровождается указанием должности, фамилии и инициалов ответственного за его выполнение и содержит срок исполнения, например:

ПОСТАНОВИЛИ:

1. Подготовить проект нового Положения о персонале. Ответственный – менеджер по персоналу Родионова Н.П. Срок – 18.11.2001 .

Постановляющую часть строят по схеме: действие – исполнитель – срок. Исполнителем может быть организация, структурное подразделение или конкретное должностное лицо.

Протокол может фиксировать решение об утверждении какого-либо документа. В этом случае протокол должен иметь ссылку на дату и номер документа, а сам документ следует приложить к протоколу.

При выборах в протоколе указывают результаты голосования по каждой кандидатуре.

Протокол подписывает председатель и секретарь. Секретарь редактирует текст, знакомит каждого выступающего с записью его выступления и получает подпись выступающего, согласного с записью своего выступления. Протокол собрания для ведения, которого выбирают президиум, подписывают председатель, секретарь и все члены президиума.

Выписка из протокола представляет собой точную копию части текста подлинного протокола. При этом воспроизводят все реквизиты бланка, вводную часть текста, вопрос повестки дня, по которому готовится выписка. Выписку из протокола подписывает только секретарь, он же составляет заверительную надпись. Она состоит из слова «Верно», указания должности лица, заверяющего выписку, личной подписи, фамилии, инициалов и даты. Если выписка дается для представления в другую организацию, то она заверяется печатью.

Образец оформления протокола

(с продольным расположением реквизитов)

Герб РФ

Наименование организации

ПРОТОКОЛ

____________________ № _________________

Дата

_______________________________

Место издания

Заголовок:

Заседания комиссии по...

Председатель - Смирнов С.С.

Секретарь - Антонова М.И.

Присутствовали: 30 человек (список прилагается)

(если до 15 человек, то в протоколе

указываются фамилии с инициалами

в алфавитном порядке через запятую)

ПОВЕСТКА ДНЯ:

1. О порядке подготовки к конференции.

Доклад заведующего...

1. СЛУШАЛИ:

Соколову А.И. - текст доклада прилагается.

ВЫСТУПИЛИ:

Иванов М.И. - краткая запись выступления (от третьего лица).

ПОСТАНОВИЛИ:

1.1. Одобрить...

2. СЛУШАЛИ:

ВЫСТУПИЛИ:

ПОСТАНОВИЛИ:

Председатель Подпись С.С. Смирнов

Акт – документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий конкретные факты или действия.

Акты составляться в различных ситуациях и поэтому имеют много разновидностей:

· акт приема работ по договору;

· акт приема-передачи документов;

· акт списания материалов;

· коммерческий акт;

· акт проверки и т.д.

Акты составляются комиссией, постоянно действующей или назначенной по указанию руководителей.

Особую группу образуют коммерческие акты, устанавливающие факты повреждения, порчи или недостачи груза, иных нарушений правил транспортировки. Такой акт составляется на типографском бланке установленного образца, заполняется без помарок, подчисток или зачеркиваний. Все дополнения и исправления в акте должны быть оговорены и заверены подписями двух сторон.

Если акт является внутренним документом предприятия, он оформляется на общем бланке. Если акт является внешним документов, то он должен содержать справочные данные об организации.

Акт должен иметь:

· наименование организации (структурного подразделения);

· наименование вида документа;

· заголовок к тексту;

· подписи;

· печать;

· приложения; (при наличии копий подтверждающих документов).

Текс акта состоит из вводной и констатирующей частей.

В водной части акта указывается основание его составления. Это может быть ссылка на документ, на устное распоряжение руководства, на какие-либо факты, события, действия.

Акт может иметь заголовок, например: «Акт о недостаче ТНП» или «Акт приема-передачи документов с грифом «Конфиденциально».

В основной части акта излагаются:

· цели и задачи;

· сроки проведенной комиссией работы;

· результаты (выводы, заключения, предложения).

После текста и отметки о приложении при необходимости указываются сведения о количестве экземпляров акта, о месте их нахождения или адресатах, которым они отправлены.

Акт подписывается всеми лицами, принимавшими участие в его составлении.

Для ряда актов (по материальным, финансовым и другим важным вопросам) необходимо утверждение руководителем и заверение печатью предприятия.

С актами ревизий, проверок знакомят всех лиц, деятельность которых они затрагивают. При этом в акте после подписей составителей отметка «С актом ознакомлены: должности, подписи, расшифровки подписей и даты».

Например:

Составлен:

Председатель_____________________________________________

Члены комиссии:

Члены комиссии: 1. _____________________________________

Должность, фамилия, инициалы

Присутствовали: 1. _____________________________________

Должность, фамилия, инициалы

Фамилии членов комиссии и присутствующих располагаются по алфавиту. В название должности входит и название учрежде­ния.

Констатирующая часть начинается с абзаца. В ней излагаются цели, задачи и существо работы, проделанной составителями акта, ее результаты. Результаты работы могут быть представлены в виде таблицы.

В заключительной части акта делаются выводы или даются ре­комендации. Эта часть текста не обязательна - акт может закан­чиваться и констатацией фактов.

После текста перед подписями при необходимости указывают количество составленных экземпляров акта и их местонахождение (эта часть акта также не обязательна). Например:

Составлен в 3-х экземплярах:

1-й экз. направлен в Минэкономики России

2-й экз. направлен в МПС России

3-й экз. - в дело 05-24.

Завершают текст акта подписи. Акт подписывают председатель комиссии и все составители. При подписании должности перед фа­милиями не указываются. Например:

Председатель комиссии Подпись К.Я. Лакин

Члены комиссии: ______________ В.Н. Кириллов

Подпись

______________ И.Н. Потапов

Подпись

Н.Н. Ламшйна

Подпись

Как и во всяком документе, в акте перед текстом имеется заго­ловок, начинающийся с предлога «О» («Об») и формулируемый с помощью отглагольного существительного «О проверке», «О приеме-передаче», «О списании», «Об уничтожении» и т.п.

Некоторые виды актов требуют утверждения. Например, акт о ликвидации учреждения утверждается руководителем вышестоя­щего ведомства (министром), акт о выделении к уничтожению до­кументов и дел - руководителем учреждения. Утверждение офор­мляется грифом в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-97.

Приведем пример оформления акта:

Министерство культуры России УТВЕРЖДАЮ

Комитет по культуре председатель комитета

Администрации Подпись Н.И. Петров

___________________________ ___________________

Наименование области Дата

18.05.2000 № 12

г. Новосибирск

О проверке сохранности документов в комитете

Основание: приказ председателя комитета от 20.04.2000 № 102 «О проверке сохранности управленческих документов».

Составлен комиссией в составе:

Председатель: зам. председателя комитета Сидоров Г.В.

Члены комиссии: 1. Зав. общим отделом Григорьева Н.И.

2. Инспектор отдела кадров Михайлова Г.Г.

3. Зам. главного бухгалтера Мышкина С.И.

4. Референт Прокудина М.В.

В период с 16 по 18 мая 2000 года комиссия проверила органи­зацию и условия хранения управленческих документов в комитете культуры. Документы хранятся в структурных подразделениях и в общем отделе.

Номенклатура дел ежегодно согласовывается с Новосибирским областным архивом. Фактов гибели, утраты, порчи или незаконно­го уничтожения документов не установлено.

Составлен в 2-х экземплярах:

1-й - в дело № 1-23

2-й - в областной архив.

Председатель комиссии Подпись Г.В. Сидоров

Члены комиссии: Подпись Н.И. Григорьева

Подпись ГГ. Михайлова

Подпись С.И. Мышкина

Подпись М.В. Прокудина

Вариант 2

Оформите актом результат ревизии, работы предприятия ОАО «Сибтехмаш», которая проводилась с 01.02.2000 по 01.03.2000 г. В итоге ревизии были выявлены следующие недостат­ки: не упорядочен учет личного состава, некоторые личные дела ИТР находятся в запущенном состоянии; допускается необоснованное списание упаковочной бумаги, гвоздей и запасных частей для ре­монта оборудования; в механическом цехе допущен перерасход припоя в количестве 60 кг; заведующим складским хозяйством П.И. Яковлевым несвоевременно отгружена поставщикам возврат­ная тара, за что заводом уплачен штраф в сумме 1,5 тыс. руб. Остальные данные определите по своему усмотрению.

Секретарь Подпись М.А. Антонова

16. Составьте протокол заседания инвентаризационной комис­сии завода газовой аппаратуры, на котором рассматривался вопрос о результатах инвентаризации по складу № 2 вспомогательных ма­териалов. На заседании было принято постановление об утверж­дении результатов инвентаризации и отнесения за счет заведую­щего складом недостачи вспомогательных материалов в сумме 365 млн руб., а также зачитаны сличительная ведомость по складу № 2 и объяснительная записка заведующего складом. Остальные дан­ные определите по своему усмотрению.

17. Составьте полный протокол общего собрания рабочих про­изводственного кооператива «Запуск», на котором обсуждался воп­рос о создании производства строительных материалов для строи­тельства жилых домов. На собрании была заслушана информация председателя о возможности создания такого цеха и перспективах его работы. После обсуждения было принято решение поручить председателю и его заместителю по строительству в течение,6 ме­сяцев развернуть работу и выделить для этих целей 315 млн руб.

18. Составьте краткий протокол производственного совещания работников планово-экономического отдела завода медпрепаратов, на котором был рассмотрен вопрос о досрочной разработке техпромфинплана на 1998 г. После обсуждения производственное со­вещание приняло решение разработать техпромфинплан на три дня раньше установленного срока. Остальные данные укажите само­стоятельно.

Похожая информация.

Протокол совещания – документ, который фиксирует все происходящие события на собрании работников коллектива предприятия. Он не относится к строго обязательным документам, но в некоторых случаях бывает действительно необходим.

ФАЙЛЫ Открыть эти файлы онлайн 2 файла

Роль протокола

Совещания в организациях, независимо от их статуса, направления бизнеса и величины проводятся с определенной частотой. Они позволяют решить множество текущих проблем, своевременно принять необходимые меры для урегулирования сложных вопросов, определить стратегию развития компании и пр.

Тем не менее, далеко не все совещания фиксируются с помощью протокола и это не является нарушением закона. В принципе руководство компании вправе определять, какие именно совещания нужно протоколировать, а какие можно проводить и без оформления данного документа.

Основная функция протокола — письменно зарегистрировать все задачи, вопросы, мнения, озвученные на совещании и, что самое важное — коллегиально принятые решения.

Чем тщательнее и детальнее будет вестись протокол, тем лучше.

Обычно протоколы необходимы на тех совещаниях, которые оказывают прямое воздействие на будущее фирмы. Также рекомендуется протоколировать встречи с участием представителей других предприятий и работников государственных учреждений.

Порядок проведения совещания

Совещание – это не то мероприятие, которое проводится, что называется, с бухты-барахты. Оно требует тщательной предварительной подготовки, которой занимается обычно ответственный сотрудник, назначенный на это специальным распоряжением директора. Он собирает необходимые документы, пишет список актуальных вопросов и насущных проблем, которые нужно решить, уведомляет о намечающемся совещании всех потенциальных участников и проводит прочие подготовительные мероприятия.

Следует отметить, что работники предприятия, получившие информацию о готовящемся совещании и приглашение к участию в нем, могут и отказаться, но только при наличии уважительных и достаточно веских причин, поскольку совещание является частью их должностных обязанностей.

Совещание обычно имеет своего председателя, который следит за его ходом, оглашает повестку дня, проводит голосование. Чаще всего это руководитель компании, но может быть и другой сотрудник. При этом сведения о председателе нужно обязательно вносить в протокол.

С самого начала заседания все события, происходящие на нем, тщательно фиксируются. Причем делается это разными способами: ведение протокола не исключает использования средств фото и видео фиксации.

Протокол после окончания совещания обязательно подписывается секретарем и председателем собрания, а также при необходимости его участниками, которые таким образом подтверждают то, что все внесенные в него сведения верны.

Кто должен оформлять протокол

Функция по оформлению протокола обычно входит в компетенцию секретаря предприятия или иного работника, назначенного для выполнения этой миссии прямо на совещании. При этом человек, выбранный для ведения протокола, должен иметь четкое понимание того, как и для чего это делается и обладать хотя бы минимальными навыками по написанию протоколирующих документов.

Составление протокола

На сегодня закон не предусматривает строгой унифицированной формы протокола совещания, так что организации могут составлять его в произвольном виде или по образцу, утвержденному в учетной политике фирмы. Однако определенную информацию указывать в нем обязательно:

• номер документа;
• дата создания;
• наименование организации;
• населенный пункт, в котором зарегистрировано предприятие;
• список лиц, присутствующих на совещании (с внесением их должностей, ФИО);
• данные по председателю совещания и секретаря;
• повестка дня (т.е. те вопросы, которые необходимо решить);
• факт проведения голосования (если оно проводилось) и его итоги;
• результат совещания.

Иногда в протокол вносят точное время (вплоть до минут) начала и окончания совещания – это позволяет дисциплинировать сотрудников и оптимизировать в будущем время, которое тратится на подобного рода собрания.

При необходимости к протоколу совещания могут быть прикреплены какие-то дополнительные документы, фото и видео свидетельства. Если таковые имеются, их наличие нужно отразить в протоколе совещания отдельным пунктом.

Следует отметить, что протокол должен вестись крайне внимательно, нужно избегать ошибок и исправлений, и совершенно недопустимо вносить в него недостоверные или заведомо ложные сведения. При выявлении таких моментов в случае проверки внутренней документации фирмы контролирующими органами, компания может понести серьезное наказание.

Основные правила оформления протокола

Протокол, как правило, составляется в единственном экземпляре, но при необходимости могут быть сделаны его копии, количество которых не ограничено.

Документ должен быть обязательно подписан непосредственным составителем, секретарем, а также всеми членами собрания.

Оформлять протокол можно на простом листе А4 формата или на фирменном бланке организации – это роли не играет, как и то, ведется он в рукописном виде или заполняется на компьютере. Удостоверять его печатью предприятия не обязательно, так как с 2016 года юридические лица по закону имеют полное право не использовать для заверения своей документации печати и штампы.

После оформления и надлежащего визирования протокол должен содержаться вместе с другими документами фирмы, фиксирующими внутренние совещания, переговоры и заседания. После утраты актуальности его следует отправить на хранение в архив предприятия, где он должен находиться установленный законом или внутренними локальными актами компании срок (не меньше 3 лет), после чего он может быть подвергнут утилизации (эта процедура также должна проводиться строго в определенном законом порядке).

• Зачем нужен протокол совещания.
• К какому типу протоколов относится протокол совещания.
• Как вести протокол совещания.
• Из каких разделов состоит протокол совещания.

Протокол совещания является разновидностью деловых бумаг, отражающей весь спектр событий, произошедших в рамках собрания персонала компании. Данный вид документа не входит в перечень обязательных для ведения на предприятии, но зачастую он может оказаться довольно полезным.

Зачем нужен протокол совещания

В любой компании регулярно происходят различные совещания. Данный вид встреч дает возможность разрешить большое число острых проблем, вовремя среагировать на сложные вопросы, сформулировать стратегию развития предприятия и т. д.

В то же время часть совещаний не подлежит фиксации посредством протокола, что также является нормой. Руководящий состав организации может самостоятельно установить перечень общих мероприятий, в ходе которых официально ведется запись, а также обозначить такие, на которых это делать необязательно.

Главным предназначением протокола выступает фиксация в письменном виде всего спектра вопросов, задач и мнений, которые прозвучали в рамках заседания, а также совместно принятых решений.

Наилучшим вариантом является наиболее детализированный протокол.

Чаще всего подобное документирование применяется в рамках совещаний, оказывающих непосредственное влияние на будущее организации. Помимо этого, желательно фиксировать содержание всех встреч со сторонними предприятиями и сотрудниками госучреждений.

3 раздаточных материала для совещания

Увеличьте результативность совещаний с помощью трех раздаточных материалов , которые приготовила редакция журнала «Генеральный Директор».

К какому типу протоколов относится протокол совещания

В управленческой деятельности получили распространение несколько видов протокола: протокол согласования, протокол о намерениях и протокол изъятия вещественных доказательств (документов). К главным документам общего собрания акционеров, согласно действующему законодательству, относятся протокол счетной комиссии и протокол собрания.

Помимо этого, допускается составление протокола одним должностным лицом, если он осуществляет административные функции (в случае задержания, ДТП и пр.). Для всех видов данных документов разработаны определенные типовые шаблоны.

Мы рассмотрим такую форму протокола совещания, которая применяется для общего управленческого мероприятия. Указанный документ составляется в организации по итогам коллегиального обсуждения вопросов и принятия решений.

Зарождение протокола в области делопроизводства в нашей стране связывают с началом восемнадцатого века, когда в управленческой деятельности появилась практика проведения дебатов до выработки и закрепления мнения большинства. Традиционно протокол выступает:

• информационным документом (фиксирует процесс обмена мнениями),
• распорядительным документом (регистрирует выработанное в ходе встречи решение).

В настоящее время принято составлять протокол проведения совещания с целью фиксации протекания коллегиальных мероприятий, проводимых руководителями разного уровня. Помимо этого, указанный документ применяют для регистрации событий в ходе различных семинаров, заседаний, конференций и пр.

Решение о потребности оформления протокола совещания при оперативной деятельности возлагается на руководителя, назначающего и проводящего данные мероприятия. Если же надо просто передать сотрудникам информацию по определенной проблеме, разъяснить вынесенные до этого решения и прочее, то можно не пользоваться протоколом. Если потребность в данном документе имеется, то в нем отражается состав участников, выдвинутые идеи либо предложения.

Как вести протокол совещания

Протоколирование хода совещания входит в обязанности секретаря руководителя организации. Данная функция может исполняться и другим сотрудником.

До начала совещания секретарю передают список приглашенных и примерный перечень вопросов. Участники представляют тезисы докладов. Это помогает готовить шаблон документа, чтобы ускорить работу по составлению итоговой версии протокола. Если участников много, то желательно завести регистрационный лист, где будут указаны Ф. И. О. явившихся лиц. После начала совещания секретарь оформит окончательный список присутствующих.

Фиксация информации ведется секретарем совещания по ходу мероприятия. Для того чтобы повысить точность протоколирования, используются диктофонные записи. Все слова фиксируются на цифровом носителе, а после воспроизводятся при окончательном оформлении документа.

Если проводится массовое собрание с большим количеством участников, то прокол ведут два секретаря. Работа сразу двух специалистов над одним документом поможет ускорить процесс, если совещание затянется.

Отдельные реплики, замечания, комментарии, обсуждения предметов, не относящихся к тематике заседаний, не отражаются в документе. В нем фиксируется общий смысл докладов, вопросов и предложений. Точно записываются решения и поручения, которые дает руководитель отдельным исполнителям.

При этом нужно обратить внимание, что доклады и вопросы не нужно приводить слово в слово.

Если руководителю понадобится точная информация, то он потребует представить отчет за подписью ответственного сотрудника. На совещаниях оговаривается положение вещей в целом, поэтому нет нужды в детальной записи. В итоге в документе тезисно отражается ход заседания: обсужденные темы, поднятые вопросы и принятые решения.

В некоторых случаях руководители организации требуют именно дословной фиксации каждой фразы. Это характерно для совещаний в современных компаниях, где на подобных мероприятиях решается большое количество оперативных вопросов.

Из каких разделов состоит протокол совещания

Документируя процесс встречи, необходимо обеспечить соответствие протокола совещания ГОСТу Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Это означает, что при записи информации надо соблюсти правила оформления протокола совещания, касающиеся заголовка, заключительной части документа и его содержания.

Заголовочная часть протокола.

Шапка должна содержать ряд реквизитов:

• полное наименование организации;
• вид документа (ПРОТОКОЛ);
• номер и дату;
• место оформления;
• заголовок к тексту.

Обязательным является указание организационно-правовой формы в названии предприятия. Полное наименование должно совпадать с официально установленным, приведенным в уставе либо положении об организации, и все слова требуется прописать полностью, без сокращений.

При наличии у предприятия официально зарегистрированного краткого названия допускается указание его в скобках после полного.

Если у организации имеется вышестоящая структура, ее название располагают выше наименования фирмы, создавшей документ. При этом обычно ее указывают в сокращенном виде.

Например:

• Открытое акционерное общество;
• Агентство «Распространение, обработка, сбор печати»;
• (ОАО Агентство «Роспечать»);
• Закрытое акционерное общество «Новые технологии».

Дата протокола соответствует дате проведения совещания. Для многодневных заседаний проставляют числа его начала и окончания. Ни в коем случае нельзя указывать дату подписания протокола, так как иногда он оформляется через несколько дней после завершения мероприятия.

К примеру: заседание совета директоров акционерного общества осуществлялось на протяжении двух дней (13.01.09 и 14.01.09). Протокол оформили на следующий день и завизировали через сутки после завершения мероприятия, то есть 16.01.09. В таком случае указывают числа «13 – 14.01.2009». При этом допустимо еще два варианта написания даты: «13.01.2009 – 14.01.2009» или «13 – 14 января 2009 г.».

Номер (индекс) протокола – это порядковый номер заседания. Нумерация устанавливается на календарный год, при этом существуют несколько групп протоколов, и по каждой из них идет отдельная порядковая нумерация. Таким образом, проставлять свои номера надо на протоколах: заседаний дирекции, общих собраний акционеров, собраний трудового коллектива, заседаний технического совета и пр.

Традиционно принято писать двузначным числом номера документа и даты, имеющие одну цифру. Это осуществляется с помощью добавления нуля перед одиночной цифрой. Обычно это объясняют следующим образом: нуль («№ 01» либо «01 января 2008 г.») не даст указать в данном месте другой знак, трансформировав в результате 1 в 11, 21 либо 31. Еще раз напомним, что в нормативных документах не установлено точных правил на написание подобных чисел. Это лишь общепринятая практика.

Место оформления документа следует обозначить, если его сложно установить по наименованию организации. Также его указывают, если заседание проходит в отличном от расположения предприятия (автора документа) населенном пункте. Согласно ГОСТу Р 6.30-2003 (пункт 3.12) место оформления протокола пишется в соответствии с имеющимся административно-территориальным делением с применением общепринятых сокращений.

Заголовок к тексту протокола содержит указание на вид совместной деятельности (совещание, собрание, заседание и др.) и название коллегиального органа в родительном падеже.

Например, «заседания методического совета» или «собрания трудового коллектива» или «совещания начальников структурных подразделений».

Реквизиты заголовочной части можно расположить продольным или угловым методом. Данный выбор зависит от организации.

Вводная часть текста

Текст протокола состоит из вводной и основной частей.

Во вводной части документа за заголовком следуют инициалы и фамилии председателя и секретаря заседания. Председатель, который проводит совещание, является должностным лицом, но его пост в документе указывать не следует.

Организацией и документированием деятельности совещания занимается секретарь. Таким образом, он несет ответственность за всю процедуру протоколирования. При этом секретарь совещания (заседания) в действительности может не быть секретарем по занимаемой должности. Возможно наделение дополнительной обязанностью по протоколированию подходящего сотрудника. В случае регулярного ведения такой документации определенным работником данную функцию необходимо указать в его должностной инструкции. Но в этом нет необходимости при разовой потребности оформить протокол, просто руководитель выдает поручение сотруднику.

К примеру, на заместителя директора Панкова возлагаются обязанности председателя заседания начальников отделов, а его личного помощника Егорову назначают секретарем собрания. В такой ситуации их должности по штатному расписанию не указывают в протоколе. В составляемом документе они будут выступать лишь как председатель и секретарь заседания.

Образец составления вводной части протокола совещания:

• Председатель – Панков Ю. П.
• Секретарь – Егорова Д. Л.
• Присутствовали: Бессонов А. Д., Коренев Н. Р., Лужин Е. Н., Малинина Е. М., Устюгов А. К.
• Приглашенные: генеральный директор ОАО «Опал» Шумилов А. Б., технический директор ОАО «Лазурит» Остер М. А.

На следующей строке после слова «Присутствовали» по алфавиту указывают инициалы и фамилии сотрудников предприятия, принявших участие в рассмотрении и выработке решений в рамках заседания.

В ситуации присутствия на собрании иных приглашенных должностных лиц этого предприятия их перечисляют в разделе «Приглашенные». При этом занимаемые ими посты не указываются, фамилии и инициалы располагаются по алфавиту. И лишь в случае участия работников сторонних компаний приводятся их должности и наименование фирмы.

Для составления списка присутствующих сотрудников и приглашенных лиц используется один межстрочный интервал. После этого пропускается одна пустая строка и с таким же интервалом оформляется повестка дня. Основная часть текста набирается с помощью полуторного межстрочного интервала.

Секретарь заблаговременно формирует список участников совещания, опираясь на указание руководителя. Такой перечень необходим для информирования заинтересованных лиц о дате мероприятия и повестке дня. Не лишним будет заранее раздать справочные материалы для ознакомления с вопросами и подготовки к заседанию. Список участников совещания корректируется в день проведения по факту присутствия должностных лиц.

В случае проведения расширенной встречи (свыше 15 человек) либо совещания постоянно действующего коллегиального органа при оформлении протокола не проставляют фамилии присутствующих, а приводят лишь общее число участников, которое фиксируется при регистрации. Затем перечень регистрации прикладывается к протоколу в виде приложения. В самом документе должно значиться: «Присутствовали: 19 человек (список прилагается)».

Повестка дня является неизменным атрибутом вводной части. Менеджер, назначивший совещание, устанавливает ее содержание. В случае предварительной рассылки повестки участникам для ознакомления изложенную в ней информацию следует занести в составляемый документ.

Номер присваивается вопросам повестки дня посредством арабских цифр. Формулировку тем надо начинать с предлога «О» либо «Об», отвечая на вопрос «о чем?». Любой пункт должен содержать инициалы и фамилию докладчика, то есть должностного лица, подготовившего указанное сообщение.

Пример оформления протокола совещания в части повестки.

Повестка дня:

1. Об утверждении правил информационной безопасности.

Доклад начальника информационного отдела Дороховой Ю. Р.

1. О внесении изменений в штатное расписание.

Выступление заместителя генерального директора Сергеева И. Н.

Основная часть текста

Оформляющая часть протокола

Созданные вручную стенографические либо аудиозаписи, сделанные секретарем в ходе заседания, становятся основой содержания протокола. По окончании совещания секретарь оформляет документ в соответствии с существующими требованиями. Далее проект поступает председателю заседания для редактирования. После внесения всех правок протокол закрепляется подписями и переходит в ранг официальных документов.

Юридическая сила протокола, то есть официальность, достоверность, бесспорность, обуславливается не только правилами его заполнения. Согласно традиционному толкованию «юридическая сила – это свойство официального документа, сообщаемого ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления». Если обязательные правила оформления соблюдены, то документ наделяется юридической силой после подписания двумя лицами: председателем и секретарем.

Внесение этого реквизита не вызывает затруднений, так как оно одинаково для всех рассмотренных нами видов протокола. Подписи следует отделять от текста 2 либо 3 межстрочными интервалами. Слова «Председатель» и «Секретарь» располагают от границы левого поля, с правым полем граничит последняя буква в фамилии.

Протокол представляет собой внутренний документ, соответственно печать на нем обычно не ставится.

При его объеме свыше одной страницы вторую и последующие необходимо пронумеровать. В оформлении номеров страниц используют арабские цифры без слова «страница» (стр.), без применения дефисов, кавычек и иных знаков.

Согласно общему правилу на оформление протокола отводится не более пяти дней. Дату готовности указанного документа обычно определяет менеджер, проводивший заседание, либо председатель постоянно действующей структуры. Помимо этого, срок подготовки может быть установлен регламентом работы коллегиального органа.

Существует ряд документов, ограничивающих период оформления для конкретных разновидностей протоколов. В частности, закон «Об акционерных обществах» предписывает данным предприятиям составить протокол заседания совета директоров за 3 дня, а на подготовку столь трудоемкого документа, как протокол общего собрания акционеров, дается даже 15 дней.

О решениях из протокола совещания персонал информируется посредством рассылки полных копий либо выписок постановляющей части. В маленьких организациях ознакомление сотрудников с принятыми резолюциями зачастую происходит под роспись. С этой целью к протоколу прикладывают лист ознакомления.

Также часто, опираясь на постановления собраний, разрабатываются распорядительные документы, к примеру, решения коллегиального органа либо приказ директора предприятия.

• Как генеральному директору найти идеального личного помощника

Протокол совещания в краткой и полной форме

Существуют краткая и полная формы изложения текста в протоколе.

По сути, между собой они отличаются лишь объемом детализации освещения процесса заседания, а оформление у них тождественно. Такое положение сложилось в результате практики, и данная информация транслируется при любом обучении в области делопроизводства.

Краткий протокол является документом, фиксирующим поднятые в процессе заседания вопросы, фамилии докладчиков и вынесенные решения.

Указанную форму традиционно применяют:

• если на заседании ведется стенографическая запись (стенограмма выступлений составит приложение) либо фиксирование происходящего с помощью специальных технических средств;
• если заседание оперативного характера и нужно задокументировать принятое решение, не уточняя ход обсуждения.

В случае применения краткого протокола рабочего совещания утрачивается возможность восстановления хода обсуждения вопроса, высказанных мнений и замечаний, протекания процесса выработки управленческого решения.

В полном виде сохраняется подробное описание того, что происходило на совещании. Эта форма включает в себя текст докладов и выступлений участников заседания, все мнения, вопросы и реплики, прозвучавшие в процессе, и другие детали мероприятия.

Соответственно, полный протокол содержит 3 части: «СЛУШАЛИ», «ВЫСТУПИЛИ», «ПОСТАНОВИЛИ» («РЕШИЛИ»), в отличие от краткого, имеющего лишь две: «СЛУШАЛИ» и «ПОСТАНОВИЛИ» («РЕШИЛИ»).

Количество разделов в основной части текста протокола и их нумерация соответствует числу пунктов, входящих в повестку дня. Любой раздел представлен в 3 частях в полной форме – «СЛУШАЛИ», «ВЫСТУПИЛИ», «ПОСТАНОВИЛИ» («РЕШИЛИ») – и в 2 частях в краткой. Указанные слова оформляются прописными буквами от левого поля.

Сразу за подзаголовком «СЛУШАЛИ» необходимо указать в родительном падеже фамилию и инициалы главного докладчика (слушали кого?). Далее следует изложение его речи через тире. Запись выступления традиционно оформляют в прошедшем времени от третьего лица единственного числа. В случае предварительной подготовки текста сообщения в письменном виде и передачи его секретарю в составляемом документе достаточно привести его тему. Далее следует: «текст доклада прилагается».

Для полной формы характерно указание после слова «ВЫСТУПИЛИ» фамилий и инициалов участников обсуждения вопроса. При этом каждую фамилию и инициалы выступающего пишут с новой строки в именительном падеже (выступил кто?). Сама запись доклада идет через тире после фамилии и оформляется от третьего лица единственного числа. Здесь же по тексту приводят вопросы, озвученные в процессе доклада либо по его завершении, и ответы на них.

Если в ходе заседания обсуждение не проводилось либо вопросы не задавались, то часть «ВЫСТУПИЛИ» в протоколе не указывают. Таким образом, данный фрагмент текста будет включать в себя 2 части: «СЛУШАЛИ» и «ПОСТАНОВИЛИ» («РЕШИЛИ»). Это допускается и в полной форме протокола по отдельным вопросам повестки дня.

За словом «ПОСТАНОВИЛИ» (либо «РЕШИЛИ») следует текст постановляющей части определенного пункта повестки дня. В случае принятия по какому-либо вопросу одновременно нескольких решений их номера проставляют арабскими числами. При этом первой цифрой обозначают номер пункта повестки дня, а второй – номер принятого решения.

В случае выработки по первому пункту повестки дня трех решений их нумерация будет следующей: 1.1, 1.2 и 1.3.

Если же по второму пункту повестки дня принято лишь одно решение, его номер пишется 2.1 (ошибкой будет указать номер просто цифрой 2).

Текст постановляющей части принято формулировать, используя стандартную модель, установленную для распорядительных документов. Соответственно, предложения будут отвечать на вопросы: кому сделать и что именно и к какому сроку. В данном случае допускается указывать ответственного исполнителя как в начале текста, так и в конце.

Обычная практика оформления протокола не предусматривает фиксацию результатов голосования. Но если оно имело место, то в пункте постановляющей части это должно найти отражение. В протоколах общих собраний акционеров много специфики, в том числе она есть и в порядке отражения результатов голосования по принятым решениям, которые фиксируются также и по итогам заседания счетной комиссии.

Протокол оперативного совещания: особенности составления и возможные проблемы

Оперативное совещание имеет несколько особенностей:

• регулярность (к примеру, 1 раз в месяц в установленное время);
• постоянный состав участников;
• практически неизменные темы и вопросы;
• малая длительность.

Указанные особенности вносят свои нюансы в составление протокола оперативного совещания. Предварительно владея алгоритмом деятельности и вопросами, секретарь способен в короткие сроки составить итоговый документ.

Скорость оформления протокола заседания позволяет очень быстро завизировать его у руководителя.

Ведение протоколов совещаний, проходящих в оперативном режиме, может представлять некоторую сложность. Приведем самые распространенные проблемы.

Проблема 1. Секретарь либо работник, на которого возложили обязанности ведения протокола, не владеет сутью рассматриваемого вопроса, потому у него возникают сложности с фиксированием хода обсуждения.

Возможное решение: секретарь может обратиться к сотруднику, делавшему доклад на совещании, либо к иному специалисту, способному прояснить данную тему.

Проблема 2. В связи с отсутствием строго закрепленного регламента оперативного совещания по ходу него секретарь не всегда способен успеть зафиксировать всё происходящее.

Возможное решение: секретарь может организовать звукозапись процесса заседания, и составление протокола совещания будет выполняться с опорой на нее.

Проблема 3. Секретарь не всегда может вычленить наиболее важную, существенную часть среди всего многообразия информации, поступающей в ходе рассмотрения вопроса. Иногда бывает трудно понять, что именно фиксировать в протоколе.

Возможное решение: в подобной ситуации для подготовки протокола совещания секретарю следует предварительно проанализировать имеющиеся сведения и выделить наиболее важные аспекты. Затем уже можно составлять документ, внося в него лишь главную информацию.

• Телефонный этикет секретаря: 5 правил общения с клиентами

Как составить идеальный протокол совещания

Обычное протоколирование	Идеальное протоколирование
Все энергично пишут разные заметки в своих блокнотах в ходе заседания.	Внимание всех обращено на экран либо доску, на которой ведется онлайн-протоколирование.
У каждого свое понимание итогов встречи.	Достигнуто единое понимание итогов встречи, определены ответственные и сроки мероприятий, необходимых для достижения конкретного результата.
Участники утрачивают часть энергии в процессе совещания.	Участники покидают заседание, зарядившись энергией, нацелившись на определенные задачи.
Отсутствие обязательств по выполнению принятых на встрече решений.	Обязательность выполнения принятых решений и распределенных задач – ведь все присутствующие запомнили твое обещание сделать всё вовремя.
Несоблюдение или отсутствие повестки совещания.	Следование визуальной повестке совещания.
Согласованный и подписанный протокол совещания появляется лишь на следующий день, а иногда и позже.	Согласование и подписание протокола происходит непосредственно в конце совещания.
Контроль исполнения решений требует больших временных затрат.	Контроль исполнения решений осуществлять легко, так как они отслеживаются в корпоративной системе контроля задач.

Для организации идеального протоколирования можно взять как простые листы флипчарта и маркеры, так и более сложные и современные технологии. Прежде всего необходимо следовать определенной методологии и не отступать от установленных правил.

Хорошо налаженное идеальное протоколирование выглядит следующим образом: согласование протокола, его распечатка и подписание происходит сразу по окончании совещания. Затем, пока участники добираются из конференц-зала на свое рабочее место, происходит распределение ответственности. Вернувшись в свои офисы, сотрудники получают по электронной почте последний вариант протокола и закрепленные за ними обязанности в корпоративной системе управления задачами. Сделать это реально, достаточно следовать нашей инструкции.

Для того чтобы получить согласованный протокол и назначенные решения, можно использовать специальный шаблон . Пример шаблона протокола совещания:

1. Организационные детали.
2. Список участников.
3. Повестка.
4. Принятые решения.
5. Задачи.
6. Вопросы для обсуждения позже.
7. Подписи участников.
8. Протокол составил.

Внимательнее ознакомимся с правилами заполнения указанного шаблона.

1. Контролируйте время начала и окончания заседания. Совещания имеют тенденцию проходить с нарушением сроков начала и конца. Для борьбы с этим явлением необходимо четко контролировать и фиксировать временные рамки заседания.

Помимо этого, эффективным шагом будет регистрация опоздавших на совещание в отдельной ветке. Мало кто пожелает, чтобы его отмечали как недисциплинированного. Также можно вести статистику и установить рейтинг лиц, склонных к опозданиям.

2. Назначьте роль для каждого участника совещания. Это очень простой и работающий метод достижения успеха. Установлено, что участники многих заседаний не всегда осознают, что и кто из них должен выполнять с целью повышения эффективности совещания и достижения результата.

Следует в обязательном порядке установить соответствующую роль для каждого.

1. Председатель совещания – является ответственным за соблюдение определенных правил подготовки и ведения мероприятия. Эффективность и энергичность встречи зависит от него.
2. Докладчик совещания – является ответственным за качественную и своевременную подготовку и доведение информации, необходимой участникам собрания.
3. Участник совещания – принимает на себя функцию самостоятельной подготовки и активности в ходе мероприятия.
4. Секретарь совещания – обеспечивает составление протокола.
5. Хранитель энергии – является ответственным за энергию совещания. Он может назначить перерыв в заседании, если снизилась его динамичность, в зале душно и т. п. Он останавливает процесс и проводит заряжающее энергией мероприятие.
6. Хранитель знаний – обеспечивает фиксирование информации для предотвращения потери какой-либо ценной мысли. Обычно данное лицо указывает секретарю на важность записи определенного высказывания.
7. Хранитель контекста – следит за соблюдением повестки заседания. При нарушении повестки указанный человек сигнализирует всем участникам.
8. Хранитель времени – является ответственным за соблюдение временных рамок совещания. Указывает на необходимость принятия решения и фиксации результата за две минуты до завершения обсуждения вопроса.

3. Определите цели, составьте повестку совещания. Многие заседания проводятся при отсутствии письменной повестки. В итоге большая часть участников полностью не осознает целей их приглашения на мероприятие. В результате тратится много времени в начале совещания на повышение эффективности всех присутствующих.

Используя специально предназначенное место в протоколе, укажите повестку совещания. Помимо этого, желательно, согласно принципу, приведенному в п. 1, осуществлять контроль длительности мероприятия, сопоставляя количество времени, запланированного и реально потраченного на каждый вопрос повестки. Таким образом, через несколько недель упорного измерения возрастет число завершенных по графику встреч.

4. Зафиксируйте решения. Следующие 3 пункта тесно переплетаются между собой. Это касается итогов совещания. Какую цель преследуют все заседания? Предназначением любого из них является достижение соглашения о последующих действиях. Существует 3 вида договоренностей:

• решения, касающиеся всех;
• задачи, закрепленные за определенными исполнителями;
• вопросы, прозвучавшие в рамках совещания, но не приведшие к выработке определенной резолюции либо конкретной задачи. Так бывает при затрагивании темы, не включенной в повестку совещания, либо при ее слабой подготовке, что не позволяет принять однозначное решение.

Любые обсуждения смены регламента, бизнес-процессов, поощрений и наказаний, информации и прочего следует оформлять в виде постановлений, распространяющихся на всех участников совещания. Эти данные должны попадать в блок «Принятые решения».

5. Закрепите задачи. Следует помнить, что для эффективного выполнения поручения его необходимо закрепить только за одним ответственным.

С этой целью можно применять раздел для фиксирования задач.

Любое поручение в обязательном порядке должно иметь текст, срок и ответственного исполнителя. В ходе заполнения указанных полей информация видна на экране, и каждый участник заседания может ознакомиться с назначенными задачами и теми сотрудниками, кто их реализует.

6. Зафиксируйте вопросы для обсуждения позже. В связи со склонностью людей к ассоциативному мышлению в ходе любого совещания всегда появляются проблемы, не запланированные к обсуждению. При отсутствии быстрого их решения (к примеру, посредством правила «трех реплик») следует зафиксировать тему в разделе «Вопросы для обсуждения позже».

Большое значение имеет запись данных моментов. Благодаря этому присутствующие поймут, что тема не затеряется и будет обсуждена позже. В итоге они могут спокойно вернуться к вопросам из повестки. И даже ритуал фиксирования незапланированной реплики дает возможность переключиться с рассматриваемой темы на другую. Если этого не сделать, участники в мыслях постоянно возвращаются к нерешенному вопросу.

7. Выполните согласование решений и подписание протокола. Распределите поручения в системе контроля задач. Важным моментом является подведение итогов по окончании совещания после обсуждения повестки, принятия решений, назначения задач и фиксирования вопросов. Следует повторно озвучить выработанную и записанную резолюцию.

В результате готов протокол совещания, доступный к распечатке и визированию всеми участниками.

Как только завершены согласования и подписания и участники разошлись по своим местам, можно назначать ответственных посредством корпоративной системы контроля задач. В итоге по окончании совещания у каждого есть согласованный документ и выданные поручения.

Как хранится протокол совещания

Согласно пункту 1 ст. 89 ФЗ от 26.12.1995 № 208-ФЗ «Об акционерных обществах» каждое предприятие должно организовать хранение протоколов совещаний совета директоров (наблюдательного совета) общества и бюллетеней для голосования. Согласно пункту 2 указанной статьи перечисленные документы следует сберегать по местонахождению исполнительного органа. Сроки и порядок хранения определяются в соответствии с положениями, утвержденным постановлением Федеральной комиссии по рынку ценных бумаг от 16.07.2003 № 03-33/пс.

Пункты 2.1.12 и 2.1.14 указанного нормативного документа обязывают постоянно сберегать «…протоколы совещаний совета директоров (наблюдательного совета) общества и бюллетени для голосования».

Помимо этого, важно следить за подлинниками документов организации. В ситуации их повреждения или потери следует в определенном порядке заверить копию отсутствующих бумаг. При этом обязательно составление соответствующего акта, в котором указываются причины повреждения или утраты. Такой акт сопровождает копию документа общества, поступающую на хранение, и их необходимо держать неразлучно.

Акт следует завизировать у руководителя структурного подразделения и утвердить в единоличном исполнительном органе общества. В случае повреждения либо утраты документов, относящихся к или бухгалтерскому учету, акт также подписывается главным бухгалтером.

Бюллетени подлежат особому порядку хранения. Бюллетени для голосования, включая признанные недействительными, должны опечатываться счетной комиссией и сдаваться в архив АО с целью последующего сбережения. Это организуется после оформления счетной комиссией протокола об итогах голосования на общем собрании.

Частью 1 статьи 13.25 КоАП РФ установлена ответственность за неисполнение акционерным обществом обязанностей по хранению документов. Определен размер штрафа: для должностных лиц – 2,5–5 тыс. рублей, для организаций – 200–300 тыс. рублей.

Новый курс в «Школе Генерального Директора»

Выписка из протокола совещания

Выписка из протокола заседания представляет собой полную копию части содержания настоящего документа, касающейся вопроса повестки.

В выписке копированию подлежат все реквизиты бланка протокола совещания, вводная часть, интересующий вопрос повестки, ради которого делается извлечение, и текст, содержащий обсуждение и решение указанного вопроса. Секретарь оформляет и удостоверяет документ. С этой целью вручную проставляется слово «Верно» и указывается должность лица, подтвердившего подлинность выписки, его фамилия, инициалы, дата и подпись.

В некотором роде выписка может заменять решение (распорядительный документ). В этой ситуации она является способом донесения согласованных постановлений собрания напрямую исполнителям. В 2‑дневный срок после подписания протокола секретарь передает собственноручно завизированные выписки по конкретным вопросам непосредственно ответственным за них.

В случае направления данных документов в стороннюю организацию следует заверить их печатью.

Секретарь осуществляет формирование дел, распределяя подлинные экземпляры протоколов по виду коллегиальных мероприятий. К примеру, «Протоколы заседаний совета директоров», «Протоколы производственных совещаний» и прочие. В дело документы подшиваются согласно номеру и дате проведения собраний. Формирование дел осуществляется на протяжении календарного года.