(مراسلات إلكترونية)

خطاب عرض التعاون

الموضوع: اقتراح للتعاون.
البيانات: 20.05.0216
من: [البريد الإلكتروني محمي]
إلى: [البريد الإلكتروني محمي]

رئيس مجلس الإدارة
اتحاد منتجي المنتجات الكحولية
دوبروف دي.

عزيزي ديمتري يفجينيفيتش!

اتحاد منتجي المنتجات الكحولية (SPAP) هو الاتحاد الرائد للقادة في صناعة الكحول المحلية. إن العمل النشط الذي تقوم به منظمتك فيما يتعلق بإنشاء سوق متحضر في الاتحاد الروسي للمشروبات الكحولية والكحولية هو مسألة احترام.

مما لا شك فيه أن الاهتمام بجودة وسلامة المنتجات هو أحد المهام ذات الأولوية لـ SPAP ، والمشاركين فيها هم مصنعون يتسمون بالضمير ويوليون اهتمامًا كبيرًا لهذه الجوانب.

AIG هي واحدة من أكبر مؤسسات التأمين في العالم. تعمل الشركة الدولية في سوق التأمين منذ 90 عامًا ولديها مكاتب في 160 دولة. يعمل القسم الروسي للشركة منذ أكثر من 15 عامًا.

يمثل التعاون مع مصنعي الأغذية والمشروبات أولوية بالنسبة لشركتنا. استرشادًا بسنوات عديدة من الخبرة الدولية لشركة AIG في روسيا ، تم تطوير برنامج فريد للتأمين للشركات العاملة في صناعة الكحول (التأمين على مسؤولية المنتج وسحب المنتجات من السوق).

نعتقد أن هذا البرنامج يحظى باهتمام محتمل للمشاركين في SPAP ، منذ ذلك الحين يتطلب منتج مثل الكحول نهجًا خاصًا لجودة المواد الخام والتعبئة والسلامة للمستهلك.

بناءً على ما سبق ، نناشدكم باقتراح لمناقشة إمكانية التعاون في هذا المجال.

سنكون ممتنين لتقييمك المهني لهذا التعاون ونطلب منك تحديد الإجراء لمزيد من التفاعل بين شركاتنا. نحن على استعداد للنظر في أي من اقتراحاتكم بشأن شكل العمل المشترك.

بإخلاص،

أندريف بافيل

نائب رئيس AIG
هاتف: 8-495-ххх-хх-хх
8-915-xxx-xxx-xx
[البريد الإلكتروني محمي]

خطاب دعوة

الموضوع: دعوة لحضور ندوة
البيانات: 06/25/2016
من: آنا سيمونوفا
إلى: xxx-xxx-xxx

شركاء محترمون ،

17 من آذار 2016ندعوكم للانضمام إلى الندوة الخاصة ببناء برامج التأمين الدولية ، والتي ستعقد خصيصًا للشركاء من قبل AIG مارك غولدنبرغ- المستشار الإقليمي لبرامج التأمين الدولية AIG.

يأتي مارك إلى روسيا خصيصًا من أجل سلسلة من الأحداث التدريبية ، حيث يتمتع بخبرة واسعة في تأمين الشركات متعددة الجنسيات.

نظرًا للتجربة الحالية في تقديم برامج دولية للعملاء الروس ذوي الوجود الدولي ، أنا متأكد من أن هذه الندوة ستكون ممتعة للغاية وستجيب على العديد من الأسئلة في هذا المجال.

مرفق برنامج الدعوة والندوة.

أطلب منك إعادة توجيه هذه الدعوة إلى الزملاء المهتمين بهذا الموضوع.

يتم التسجيل عن طريق الرد على هذا الخطاب. المشاركة مجانية ، الأماكن محدودة.

عنوان الندوة: روسيا ، 125315 ، موسكو ، احتمال لينينغرادسكي ، 72 ، المبنى 2 ، الطابق 3

سنكون سعداء لرؤيتك!

بإخلاص،

آنا سيمونوفا

رئيس البرامج التدريبية
AIG
هاتف: 495-777-11-11
8-916-777-45-56
[البريد الإلكتروني محمي]

خطاب طلب لترتيب لقاء

الموضوع: تنظيم لقاء مع إيلينا فيرسوفا
البيانات: 06/25/2016
من: ايليا تشيركيسوف
إلى: إيفانوفا غالينا

عزيزي غالينا نيكولاييفنا!

إذا كان عرضك ساريًا ، في الأسبوع المقبل (من 6 يونيو إلى 10 يونيو) يمكنني القيادة في أي وقت مناسب لإيلينا بتروفنا.

سأكون ممتنًا جدًا لك إذا أبلغتني بقرار السيدة فيرسوفا.

بإخلاص،

فاديم تاتارينكو

مدير شركة AIG

[البريد الإلكتروني محمي]

خطاب طلب الاتصال

الموضوع: رقم هاتف إيلينا فيرسوفا
البيانات: 06/25/2016
من: ايليا تشيركيسوف
إلى: إيفانوفا غالينا

عزيزي غالينا نيكولاييفنا!

شكرا لك مرة أخرى على الاجتماع والمناقشة البناءة.

سأكون ممتنًا جدًا إذا أرسلته إلى العنوان المحدد أو أبلغت به عبر الهاتف.

شكرا مقدما!

بإخلاص،

فاديم تاتارينكو

مدير شركة AIG
Tel .: 495-777-11-11؛ 8-916-777-45-56
[البريد الإلكتروني محمي]

خطاب الرد على خطاب عميل عدواني

خطاب العميل العدواني:

الموضوع: أنت مجنون تمامًا!
البيانات: 20.02.2016
من: بيتروف أندري
إلى: [البريد الإلكتروني محمي]

كيف أستعيد الأموال التي دفعتها مقابل خدمتك اللعينة. أفضل إنفاقه على شيء آخر غير نظامك الإباحي. استخدم servis.tutu.net الداعر الخاص بك.

أندري بيتروف

الرد على بريد إلكتروني عدواني للعميل

الموضوع: حول عودة الأموال وحل المشكلة! البيانات: 20.02.2016 من: [البريد الإلكتروني محمي] إلى: بتروف أندري	عمل الخوارزمية مع خطاب الرفض
مرحبا اندريه!
إذا كنت أفهمك بشكل صحيح ، فأنت غير راضٍ عن عمل خدمتنا وترغب في إعادة الأموال.	2. توضيح مع المرسل إليه فهمنا للطلب / المطالبة / السؤال. هذا ضروري بشكل خاص إذا كانت رسالة المرسل إليه فوضوية ، فمن الصعب فهم جوهر المشكلة منه.
سأخبرك كيف يمكن القيام بذلك. وفقًا للفقرة 2.4. من الاتفاقية ، إذا كنت لا تخطط لاستخدام خدمتنا في المستقبل ، فيمكننا إعادة الأموال إليك. للقيام بذلك ، يرجى إرسال طلب رسمي إليّ (النموذج مرفق). بمجرد استلامنا ، سنبدأ عملية الإرجاع. بشكل عام ، لن يستمر أكثر من ثلاثة أيام. إذا كان هناك شيء من إجابتي يتطلب شرحًا إضافيًا ، فيرجى الكتابة أو الاتصال - سأجيب عليك بالتأكيد.	3. إبلاغ المرسل إليه بشكل واضح وكامل بالمعلومات المتعلقة بالمسألة التي تهمه.
أندري ، مثلك ، لست مرتاحًا للموقف ، ونتيجة لذلك فأنت على استعداد للتوقف عن التفاعل معنا. أعتقد أن كلاً مننا وأنت في هذه الحالة هم الخاسرون: نفقد العميل ، وستتاح لك الفرصة لاستخدام خدمتنا (أؤكد لك أن الخدمة مريحة وفعالة تمامًا!). إذا كنت مستعدًا لأخذ الوقت الكافي للتعامل مع الموقف ، فاكتب لي ما حدث حتى تطالب باسترداد الأموال. سوف نفهم الأسباب ونساعدك على جعل استخدام خدماتنا مريحًا وفعالًا قدر الإمكان بالنسبة لك.	4. التعليقات والجانب العاطفي.
ملاحظة. الطلب الوحيد: لنتواصل في إطار المفردات المعيارية.	5. باستخدام التذييل ، عبر عن موقفك تجاه استخدام المرسل إليه لأسلوب كتابة غير صحيح.
بإخلاص، ايلينا ايفاشينكو مدير خدمة الزبائن CJSC "معيار الخدمة" هاتف: 8-999-111-22-33

مبتذلة للتعبير عن طلب عدم استخدام ألفاظ نابية في المراسلات:
يرجى محاولة عدم استخدام لغة غير لائقة. لا يساهم في إيجاد حل بناء للقضية.
نعلمك أننا نحتفظ بالحق في عدم الرد على الرسائل التي تحتوي على لغة بذيئة أو فظة موجهة إلى الشركة أو موظفيها.

خطاب الرفض

خطاب العميل

يوم سعيد ، أندري!

أنا أتقدم بطلب رسمي لك.

تعمل شركتنا في مجال توريد المعدات الصناعية ، وكذلك قطع الغيار لمؤسسات الصناعات الغذائية. منذ عام 2010 ونحن من عملائك الدائمين.

نشكرك مقدمًا على تفهمك ودعمك!

بإخلاص،

مدير تسويق

CJSC "Pishcheprom"

رومان بيترينكو

هاتف: 495-777-77-77
8-905- 777-89-45
[البريد الإلكتروني محمي]

نموذج 1.خطاب رفض لطلب العميل

	عمل الخوارزمية مع خطاب الرفض
عزيزي رومان بتروفيتش!	1. النداء بالاسم هو علامة على الانتباه إلى المحاور. يساعد على تجنب عدم وجود وجه.
نود أن نعرب عن خالص امتناننا للتعاون الطويل مع شركتنا.	2. شكرًا لك على تعاونك مع الشركة (أو على الخطاب فقط).
في الوقت الحالي ، خصم شركتك هو 10٪. على مدار الاثني عشر شهرًا الماضية ، طلبت شركتك خدمات لـ…. روبل. عتبة الخصم التالية هي…. روبل. سيبدأ بخصم 15٪. عند الوصول إلى هذا الحد ، سيزداد الخصم تلقائيًا.	3. اذكر الأسباب المحددة التي لا تسمح لك بتلبية الطلب (استخدم تاريخ المشكلة ، والأرقام ، والمواعيد النهائية ، والإجراءات).
إذا قررت استخدام خدمة الدفع المؤجل ، فيرجى الاتصال بـ إيرينا ميخائيلوفا (هاتف: 495-777-89-21 ؛ [البريد الإلكتروني محمي] ).	4. التعبير عن فهم أن موضوع الطلب مهم حقًا. 5. اقترح حلاً بديلاً إن أمكن.
	6. عبر عن أملك في استمرار الشراكات.
بإخلاص، أندري إيفانوف

⁠ ⁠ ⁠ _____________________________________________________________________________________________

نموذج 2

الموضوع: فسخ التعاون
البيانات: 20.03.2016
من: [البريد الإلكتروني محمي]
إلى: بيترينكو إيفان

عزيزي إيفان نيكولايفيتش!

يسعدنا التعاون مع شركتك لمدة 7 سنوات. لطالما رضينا عن المستوى الجيد للخدمة وجودة المنتج. ومع ذلك ، كان هناك عدد من الحوادث خلال العام الماضي ، مثل: الانتهاك المنتظم لتواريخ التسليم ، والجودة غير المرضية للبضائع ، والموقف غير الصحيح لموظفي شركتك تجاه هذه المواقف. ونتيجة لهذا كله ، وصل تفاعلنا إلى طريق مسدود.

في هذا الصدد ، للأسف ، نضطر إلى إنهاء التعاون معك بعد انتهاء مدة العقد. شكرا على سنوات الخدمة.

بإخلاص،

مخرج
نفايات الورق ذ

ملاخوف جينادي فيكتوروفيتش
هاتف: 8-945-ххх-хх-хх
[البريد الإلكتروني محمي]

⁠ ⁠ ⁠ _____________________________________________________________________________________________

نموذج 3

الموضوع: رفض دفع التعويض
البيانات: 20.06.2015
من: aig.ru
إلى: يوجين كنيش

عزيزي يوجين!

شكرا لك على التعاون الطويل مع شركتنا!

للأسف ، نحن مجبرون على رفض دفع التعويض المطلوب بمبلغ ... روبل.

في الوقت الحالي ، لدى الشركة إجراء مختلف لاتخاذ قرارات بشأن تعويض التأمين ، والذي تم إبلاغك به مرارًا وتكرارًا.
(انظر المرفق للحصول على نسخة من هذا الإشعار.)

بالإضافة إلى ذلك ، فإن المطالبات رقم 4-6 التي أشرت إليها في بيان المطالبة ليست مطالبات تأمين ، حيث تم انتهاك البنود 12.1-12.2 من الاتفاقية.

نحن نتفهم موقفك جيدًا ، وفي حالة رغبتك في تجنب مثل هذه السوابق في المستقبل ، فإننا نعرض إبرام اتفاقية إضافية مع شركتنا تسمح لك بتعويض الخسائر المرتبطة بمخاطر العمل ، مثل تلك الخاصة بك. (انظر الاتفاقية الإضافية في الملحق)

نأمل في تفهمك وتعاونك المستمر!

بإخلاص،

مدير AIG

توتشكوف فلاديمير
هاتف: 8-495-ххх-хх-хх
8-903-xxx-xxx-xx
[البريد الإلكتروني محمي]

خطاب رد على شكوى صحيحة

الموضوع: الرد على مطالبة.
البيانات: 05/12/2016
من: [البريد الإلكتروني محمي]
إلى: آنا كولسنيكوفا

عزيزتي آنا!

بالنيابة عن فريق المصنع بأكمله ، أود أن أعبر عن خالص أسفي وأعتذر عن الوضع الحالي.

يعمل مصنعنا بثبات وبجودة عالية في سوق خياطة وإصلاح الملابس لسنوات عديدة.

يشير حالتك إلى حالات نادرة ، والخطأ فيها هو ما يسمى بالعامل البشري.

أجرينا تحقيقا وعوقب المسؤولون عن انتهاك المواعيد والفظاظة. وفقًا لأمر المصنع المؤرخ 13 أبريل 2016 رقم 78/2 ، تم تأنيب رئيس العمال Volkova V.V. ، وتم نقل القاطع A.P. Gusev كخياط للفريق لخياطة الملابس الخارجية للرجال.

اتخذت الإدارة إجراءات عاجلة لتنفيذ طلبك. سيكون جاهزًا 15.05.2016. في أي وقت يناسبك ، سوف يقوم شركة الشحن بتسليمها إلى العنوان الذي حددته.

صدقني ، نحن غير مرتاحين للوضع الحالي كما أنت!

تعد المراسلات التجارية جزءًا لا يتجزأ من حياة كل شخص تقريبًا. في هذا الشكل يكون من الأنسب الاتصال بالسلطات والزملاء والمنظمات المختلفة. يعد خطاب الطلب أحد أكثر أنواع هذا النوع من الاتصالات شيوعًا ، لأن كل شركة قد تحتاج إلى رأي خبير في أي مجال ، أو مساعدة من مختلف الهياكل المالية أو الإدارية. ستناقش هذه المقالة كيف تحتاج بالضبط إلى كتابة خطاب طلب ، بالإضافة إلى مثال على هذا النوع من الاستئناف.

هيكل الرسالة

بالطبع ، يعتمد محتوى وهيكل خطاب العمل على من يكتبه وإلى من يتم توجيهه. لذلك ، على سبيل المثال ، يمكن لرئيس منظمة ، في إشارة إلى مرؤوسيه أو شركائه على المدى الطويل ، كتابة خطاب أقصر ، ولكن من أجل الحصول على دعم المنظمات العليا أو طلب المساعدة من مختلف المتخصصين ، غالبًا ما تحتاج إلى الكتابة طلب أطول. من الضروري إثارة اهتمام المرسل إليه وإقناعه بدعمك. لنبدأ بالإصدار الأطول.

مقدمة

بادئ ذي بدء ، تحتاج إلى إنشاء "رأس" للرسالة ، تشير فيه إلى اسم مؤسستك وتفاصيلها ، بالإضافة إلى معلومات حول من ترسل الرسالة إليه. يمكن أن يكون شخصًا محددًا (على سبيل المثال ، رئيس شركة) أو مجموعة (موظفو قسم في شركتك أو شركائك). ويتبع ذلك تحية: إذا كنت تخاطب شخصًا معينًا ، فيجب أن تخاطب بالاسم: "عزيزي إيفان بتروفيتش!". إذا كتبت إلى الفريق ، فإن النداء "الزملاء الأعزاء!" ، "أعزائي موظفي القسم!" ممكن.

سبب الطلب والغرض منه

تحتاج أولاً إلى تبرير سبب اتصالك بهذا الشخص بعينه. وفقًا لذلك ، يمكنك أن تبدأ الحرف بالعبارات التالية:

• أنت خبير بارز في ...
• لقد كنت دائمًا منخرطًا في شؤون منظمتنا ...
• قسمك يقود ...
• يمكنك حل أكثر القضايا تعقيدًا في مجال ...
• على مر السنين ، تراكمت الخبرة الإيجابية بين ...

• يرجع ذلك إلى حقيقة أن…
• من أجل حل الموقف ...
• لتطوير الأعمال ...
• للحصول على أفضل النتائج في ...
• لحل النزاعات ...

بيان الطلب

أخيرًا ، يجب أن تذكر طلبك بالفعل. يجب أن يكون النص نفسه موجزًا ​​، لكن يحتوي على وصف كامل لما تحتاجه بالضبط حتى لا يكون لدى المرسل إليه أي أسئلة. أيضًا ، يجب أن يكون الطلب محددًا ، أي إذا كنت تطلب خدمة ، فأنت بحاجة إلى الإشارة إلى التكلفة أو الكمية الدقيقة ، والتواريخ المطلوبة ، وما إلى ذلك.

يُنصح ببدء الطلب بالكلمات التالية:

• الرجاء مساعدتنا في حل هذه المشكلة ...
• أطلب منك ...
• الرجاء إبلاغ / إرسال / إبلاغ لي ...
• أطلب موافقتك على ...

ثم يمكنك كتابة الفائدة التي سيحصل عليها المرسل إليه إذا تمت الإجابة على طلبك بشكل إيجابي أو شرح أهمية وضرورة حل مشكلتك.

مثال على الرسالة:

Dari Dobro LLC مركز مساعدة العائلات الكبيرة وذات الدخل المنخفض

إلى الرئيس التنفيذي

JSC "Chitaina" Ivanov A. G.

عزيزي الكسندر جيناديفيتش ،

تشارك شركتك دائمًا في شؤون مؤسستنا ، وتساعد في العديد من العروض الترويجية لعدة سنوات. نظرًا لحقيقة أننا في 20 أغسطس 2016 ننظم حدثًا يهدف إلى مساعدة العائلات على إعداد أطفالهم للمدرسة ، نأمل مساعدتكم. لجميع الأطفال الحق في طفولة سعيدة ، والأسر الفقيرة ، مثلها مثل أي شخص آخر ، تحتاج إلى المشاركة والدعم.

نطلب منك المشاركة في حملة "أوصل طفلك إلى المدرسة" والتفكير في تخصيص اللوازم المدرسية لها. نحن بحاجة إلى قرطاسية لـ 50 طفلاً من عائلات منخفضة الدخل.

بالطبع ، إذا وافقت على مساعدتنا ، فإننا نعدك بدورنا بالإعلان عن منتجات شركتك في إطار عملنا. دعونا نجلب الفرح للأطفال معا!

بإخلاص،

مدير المنظمة Vasilyeva N.I.

تنتمي خطابات العمل إلى مجموعة المعلومات والوثائق المرجعية وتشكل الجزء الأكبر من الوثائق الرسمية المستخدمة في توثيق أنشطة المنظمة.

خطاب عمل- هذا اسم معمم لوثائق ذات محتوى مختلف تعمل على توصيل ونقل المعلومات بين المرسل إليهم في ممارسة الأعمال للمؤسسات.

لم يتم تمييز "LETTER" كنوع من المستندات ، وبالتالي لم يتم الإشارة إليها في عنوان المستند. تؤدي الحروف الوظائف التالية:

• - هي وسيلة اتصال ؛
• - هي وسيلة لنقل المعلومات ؛
• - هي إخطار بأي حقيقة.

استطراد تاريخي

الحروف الأولى في روسيا - كانت حروف لحاء البتولا ، كقاعدة عامة ، قصيرة جدًا. أطول الحروف تتكون من 166 و 176 كلمة. ولكن غالبًا ما تكون الأحرف أقصر بكثير: معظم الحروف المحفوظة بالكامل لا تزيد عن 20 كلمة ، فقط عدد قليل منها أطول من 50 كلمة.

معظم رسائل لحاء البتولا هي أحرف خاصة. إنهم مكرسون لأكثر الأمور تنوعًا في الحياة الحالية - الاقتصادية ، والأسرية ، والمال ، والتجارة ، إلخ. الالتماسات (القرنين الرابع عشر والخامس عشر) إلى السيد الإقطاعي من الفلاحين قريبة من فئة الرسائل الخاصة.

خطاب العمل هو نوع من بطاقات العمل الخاصة بالمؤسسة. وفقًا لكيفية وضعها وتصميمها بشكل صحيح وجمالي ، فإنهم يحكمون على الصفات المهنية للموظفين العاملين فيها والمؤسسة ككل.

يمكن تصنيف خطابات العمل وفقًا للمعايير التالية:

حسب النوع: ضمان ، تعليمي ، مرافقة ، تهنئة ، رسائل شكر ، إلخ. تقسيم خطابات الأعمال حسب النوع هو مفتاح تصنيفها ؛

• - حسب التصنيف: قياسي ، شاشة ، فردي ؛
• - حسب مجال التطبيق: تجاري ، إداري ، قضائي ، إلخ ؛
• - حسب الهيكل: يمكن أن يكون للخطابات التجارية بنية بسيطة ومعقدة ؛
• - حسب المكان في سير العمل: الرسائل المتعلقة بالمنظمة واردة أو صادرة ؛
• - في المكان في عملية المراسلات: المبادرة ، الاستجابة ؛
• - إذا لزم الأمر ، لمواصلة المراسلات: قد تتطلب خطابات العمل خطاب استجابة (خطابات استفسار ، خطابات طلب) ولا تتطلب خطاب رد (خطاب تعليمات) ؛
• - وفقًا للوضع القانوني للمرسل إليهم: يمكن أن تكون الرسائل التجارية من هيئات حكومية أو منظمات أو مواطنين ، إلخ ؛
• - في اتجاه المنظمة ؛ يمكن أن تغطي الرسائل أنشطة الإنتاج ، والمالية ، والاستشارات ، وأنشطة المشروع ، وما إلى ذلك ؛
• - حسب طريقة الإرسال: يمكن إرسال الرسائل بالبريد ، والإلكتروني (رسالة إلكترونية) ، والبرق (البرقي) ، والفاكس (رسالة الفاكس) ، والهاتف (رسالة هاتفية) ، والتلكس (التلكس). بغض النظر عن طريقة الإرسال ، يتم وضع خطابات العمل على نماذج خاصة للرسائل. يتم وضع الصفحة الأولى من النص على النموذج ، والصفحات المتبقية على أوراق عادية.

حجم الورق الرئيسي المستخدم للورق ذي الرأسية هو A4. تصنع النماذج بطريقة مطبعية ، بمساعدة الطباعة التشغيلية أو بمساعدة تكنولوجيا الكمبيوتر مباشرة أثناء إعداد المستند. تعتمد طريقة تصنيع النماذج على تفضيلات المنظمة ، مع مراعاة متطلبات تصنيع النماذج باستخدام شعار النبالة الخاص بالاتحاد الروسي أو شعارات النبالة الخاصة برعايا الاتحاد الروسي.

عند إعداد خطاب وتنفيذه ، يتم استخدام التفاصيل التالية:

• - شعار دولة الاتحاد الروسي ؛
• - شعار النبالة لموضوع الاتحاد الروسي ؛
• - شعار المنظمة أو العلامة التجارية (علامة الخدمة) ؛
• - كود المنظمة.
• - رقم تسجيل الولاية الرئيسي (OGRN) لكيان قانوني ؛
• - TIN / KPP ؛
• - رمز نموذج الوثيقة ؛
• - اسم الشركة؛
• - بيانات مرجعية عن المنظمة.
• - اسم نوع الوثيقة ؛
• - تاريخ الوثيقة ؛
• - رقم تسجيل الوثيقة ؛
• - الإشارة إلى رقم التسجيل وتاريخ الوثيقة ؛
• - المرسل إليه ؛
• - التوجه إلى النص ؛
• - نص الوثيقة.
• - علامة على حضور الطلب ؛
• - التوقيع؛
• - بصمة الطباعة ؛
• - ملاحظة عن المؤدي.

يتضمن هيكل نص الرسالة ما يلي:

• - مناشدة؛
• - جزء المعلومات.
• - الصيغة النهائية لآداب الأدب.

يجب أن تبدأ خطابات العمل باستئناف شخصي لمتلقي الرسالة. تتمثل مهمة الاستئناف في إقامة اتصال مع المرسل إليه ، والتعبير عن الاحترام ، ولفت انتباهه إلى الرسالة. الأكثر رسمية هي الصيغة الخاصة بالمخاطبة حسب المنصب ، ويتم استخدامها عند مخاطبة القادة في منصب رسمي رفيع (رئيس ، رئيس ، وما إلى ذلك):

"عزيزي حضره الرئيس!"؛

"عزيزي السيد الرئيس!"

العنوان باللقب رسمي أيضًا. يتم استخدام العنوان باللقب (بدون الاسم الأول أو اسم العائلة أو الأحرف الأولى) على نطاق واسع في المراسلات الرسمية ، وهو رسمي تمامًا ويشير إلى وجود مسافة بين المرسل إليه والمرسل إليه من الرسالة:

"عزيزي السيد أنتونوف!" ؛

"عزيزتي السيدة بيلوفا!"

الخيار الأكثر شيوعًا ، الذي يشير إلى جهات الاتصال التجارية ، هو العنوان بالاسم والعائلة:

"عزيزي سيرجي إيفانوفيتش!" ؛

"عزيزي إيرينا نيكولاييفنا!"

عند مخاطبة مجموعة من الموظفين أو في حالة وجود صعوبة في الحصول على معلومات حول إدارة المنظمة ، يتم استخدام الاستئناف:

"السادة الأعزاء!"

عند مخاطبة أشخاص من نفس الدائرة المهنية ، يتم استخدام الاستئناف:

"أعزائي رؤساء الفروع!" ؛

"زملائي الاعزاء!"

في الجزء الإعلامي للرسالة ، يتم استخدام أسلوب العمل الرسمي - نوع خاص من اللغة الأدبية الروسية المخصصة للتواصل في مجال الإدارة الإدارية.

بشكل عام ، يتكون نص الرسالة من جمل مجمعة في فقرات. يجب أن تكون هناك علاقة دلالية وأسلوبية واضحة بين الفقرات.

للحصول على أفضل تصور للرسالة ، فهي مكرسة بشكل أساسي لقضية واحدة. ومع ذلك ، لتغطية جوانبها المختلفة ، كقاعدة عامة ، هناك حاجة إلى هيكلة إضافية للنص. غالبًا ما تتضمن هذه الهيكلة تقسيم النص إلى ثلاثة أجزاء: تمهيدي وأساسي ونهائي.

يهدف الجزء التمهيدي من النص إلى تحديد جوهر المشكلة التي كانت بمثابة سبب الرسالة. قد تكون فقرة واحدة.

يستخدم نص النص لوصف الجوانب المختلفة للقضية بطريقة متسقة ومفصلة. اعتمادًا على مدى تعقيده وحداثته ، قد يتضمن الجزء الرئيسي من فقرة إلى ثلاث فقرات أو أكثر.

يتكون الجزء الأخير من النص عادةً من فقرة واحدة تحتوي على استنتاجات ، بالإضافة إلى طلب (طلب ، إشارة) إلى المرسل إليه وطبيعة توقعات المؤلف.

عند تجميع نصوص الحروف ، يكون اختيار وسيلة لغة معينة ذا أهمية كبيرة. الشكل الأكثر شيوعًا للعرض في الرسالة هو استخدام صيغة المتكلم الجمع في الأفعال للإشارة إلى الإجراء الأساسي للنص: "نحن نضمن الدفع" ، "نعلمك أن ..." ، "من فضلك أرسل ..." ، "نقترح النظر في ..." ، "نوجه إلى الاستنتاج ..." ، "نذكرك بأن ..." ، إلخ. عند كتابة خطاب على ورق رسمي ، يتم استخدام شكل تقديم نص الرسالة من الشخص الأول المفرد "يرجى مراعاة ..." ، "أعتبر ذلك ضروريًا ..." ، وما إلى ذلك.

في ممارسة هيئات الدولة ، تبدأ الرسائل باسم المنظمة "تقدم وزارة الزراعة في الاتحاد الروسي ..." ، "تطلب وزارة الثقافة في الاتحاد الروسي ...".

صيغ آداب السلوك النهائية عبارة عن عبارات مستقرة لغويًا تعبر عن الأمل في مزيد من التعاون ، والندم على القدرات المحدودة للمرسل إليه ، وما إلى ذلك:

"نأسف لعدم تمكننا من الاستفادة من عرضك" ؛

ونتطلع الى مزيد من التعاون ".

قد تكون صيغة المجاملة النهائية غائبة في الرسائل الرسمية ، ولكنها تلخص دائمًا الرسائل ذات الطبيعة الشخصية إلى حد ما (على سبيل المثال ، خطابات الشكر). يؤدي استخدام صيغة مهذبة أخيرة إلى كتم النغمة الرسمية في نهاية الرسالة.

الصيغة النهائية للمجاملة تسبق التوقيع ومباعدة أسفل السطر الأخير من نص الرسالة.

إذا بدأ خطاب الخدمة بالنداء "عزيزي ..!" ، فينبغي أن ينتهي بصيغة آداب السلوك النهائية "الاحترام" ، والتي تتم طباعتها 2-3 فترات أسفل النص ، من الفقرة:

يشكل الجاذبية والصيغ النهائية للأدب ما يسمى بإطار الإتيكيت. إذا لم يكن هناك استئناف في الرسالة ، فسيتم حذف الصيغة النهائية "مع الاحترام" أيضًا.

يمكن أيضًا استخدام الصيغ القياسية التالية كصيغة مجانية نهائية:

"بنفس الاحترام ..." ؛

"مع الاحترام العميق ..." ؛

"مع الاحترام العميق ..." ؛

"مع الامتنان والاحترام ..." ؛

"مع الامتنان والاحترام ..." ؛

"مع تحياتي وأطيب التمنيات ..."

ضع في اعتبارك الأنواع الرئيسية للرسائل ، وهي الأكثر شيوعًا في ممارسة الأعمال.

رسالة رسالة – خطاب عمل يُعلم أو يُخطِر بأي أحداث وحقائق ذات اهتمام مشترك. يمكن أن تكون رسالة الرسالة مبادرة أو أن تكون ردًا على خطاب طلب. بناءً على التفاصيل ، تكون رسائل الرسائل عادةً صغيرة الحجم وتتكون من جملة أو جملتين. قد يبدأ خطاب الاتصال بتبرير أو مباشرة ببيان بالمعلومات التي يتم الإبلاغ عنها. يجوز أن تبدأ رسالة الخطاب مباشرة بكلمة "أبلغ" أو أحد مرادفاتها ("أرسل" ، "أنا أرسل" ، "أنا أمثل") ، وكذلك:

"نعلمكم أن ..." ؛

"نلفت انتباهكم إلى أن ..." ؛

"نعتبر أنه من الضروري إبلاغك بـ ..." ؛

"نعلمكم أن ..." ؛

"التنبيه إلى أن ..." ؛

"نعلمكم أن ..." ؛

"نعلمكم أن ..." ؛

"نعتبر أنه من الضروري إبلاغكم بأن ..." ؛

"نحن سعداء أن أحيطكم علما بأن..."

"نود أن نعلمك أن..."؛

"نحن سعداء أن أحيطكم علما بأن..."؛

"في استمرار ... نحن نقدم تقريرنا ..." ؛

"للاستئناف ... إبلاغ ..." ؛

"أعتبر أن من واجبي أن أبلغكم أن ..." ؛

"أنا مخول لإبلاغكم أن ..." ؛

"إعلام ..." ؛

"بناء على ما تقدم ، نرى أنه من الضروري ..." ؛

"ثبت أنه في الفترة من ... إلى ..." ؛

"نعلمك أنه اعتبارًا من ..." ، إلخ.

يتم تقديم عينة من الرسالة في الملحق 12.

خطاب الإحالة - خطاب عمل يخبر المرسل إليه عن اتجاه المستندات المرفقة بالرسالة (العقود والكتالوجات والسجلات وما إلى ذلك) أو الأصول المادية. يعد إرسال خطاب تغطية ممارسة جيدة في ممارسة الأعمال للمؤسسات ويساهم في المحاسبة والمزيد من المعلومات الفعالة والعمل المرجعي مع المستندات المرسلة.

يبدأ خطاب الغلاف بالعبارات القياسية:

"نحن نوجه ..." ؛

"نقدم لكم ..." ؛

"نعود إليك ..." ؛

"نحن نرسل لك ...".

قد تكون هذه العبارات مسبوقة بمعلومات تمهيدية مصاحبة لهذا الموقف الإداري:

"وفقًا للاتفاقية ، نرسل لك ..." ؛

"وفقًا للجدول ، نقدم ..." ؛

"تأكيدًا لاتفاقنا ، نرسل ..." ، إلخ.

السمة المميزة لخطاب الغلاف هي وضع علامة على وجود التطبيق أسفل النص.

يتم توفير نموذج خطاب تغطية في الملحق 13.

خطاب تعليمي (توجيهي ، دائري) – خطاب عمل يحتوي على تعليمات (توضيح) للمنظمات التابعة حول المستوطنات ، والإبلاغ ، وما إلى ذلك. يتم إرسال هذا النوع من الخطابات من قبل الدولة والهيئات البلدية ، وكذلك المنظمات التي لديها منظمات تابعة.

في الممارسة العملية ، في وثائق من هذا النوع ، يغطي رؤساء المنظمات تعليمات متساهلة فيما يتعلق بأي قضية محددة للمنظمة. يخضع جميع موظفي المنظمة الذين تتعلق أنشطتهم بهذه المشكلة للتعرف على خطابات التعليمات. جميع التعليمات المسجلة في خطاب التعليمات إلزامية للتنفيذ من قبل المرؤوسين.

يتم توقيع خطابات التعليمات من قبل رئيس الهيئة أو المنظمة الحكومية (البلدية).

قد تبدأ خطابات التعليمات بتبرير الغرض من الخطاب أو الإشارة إلى مستند تنظيمي - "من أجل ..." ، "وفقًا للقرار ... رقم ... مؤرخ ..." ، وتنتهي بالعبارة - "عند تنفيذ هذا التقرير بالرسالة المعممة ... لاحقًا ...".

يتم تقديم نموذج لخطاب التعليمات في الملحق 14.

خطاب طلب – خطاب عمل ، والغرض منه هو الحصول على معلومات أو معلومات أو مستندات رسمية أو الشروع في إجراءات معينة ضرورية للمنظمة المؤلف. يؤدي عدد كبير من المواقف الإدارية إلى ظهور خطابات طلب.

يحتوي خطاب الطلب على الأساس المنطقي للطلب وبيان الطلب نفسه. قد يحتوي التبرير على إشارات إلى القوانين التشريعية وغيرها من الإجراءات المعيارية والوثائق التنظيمية والقانونية. يجب أن يسبق الأساس المنطقي بيان الطلب. قد يكون التبرير غائبًا في الحالات التي يكون فيها الطلب واضحًا وطبيعته النموذجية وأيضًا إذا كان تنفيذ الإجراءات التي يتكون منها الطلب من مسؤولية المنظمة أو الوحدة أو المسؤول. غالبًا ما يتم ذكر طلب باستخدام فعل "يسأل":

"يرجى إعلام..."؛

"الرجاء دفع ..." ؛

"نطلب منك تقديم ..." ؛

"الرجاء تقديم معلومات حول ..." ؛

"نطلب منك تأكيد ..." ؛

"نطلب منك قبول ..." ؛

"للمرة الثانية نطلب منك السداد بدون تأخير ..." ؛

"أطلب منك أن ترسل إلى عنواني ..."

"أطلب منك ..." ؛

"الرجاء دفع ..." ؛

"أطلب منك إعطاء التعليمات ..." ؛

"نطلب منك النظر ..." ؛

"أبلغكم وأطلب ..." ؛

"أخبرونى من فضلكم..."؛

"حسب الاتفاق المبدئي ، أطلب منكم ..." ؛

"نطلب المساعدة في ..." ؛

"ألفت انتباهكم واسأل ..." ؛

"يرجى اتخاذ إجراء بشأن ..." ؛

"بالإضافة إلى ... يرجى النظر ..." ؛

"النظر ؛ ذلك ... ؛ نسأل ..." ؛

"نطلب منك أن تجد فرصة ..." ؛

"نطلب منك النظر في مسألة ..." ؛

"نرجو منك تأكيد ..." ؛

"وفقًا لاتفاقنا ، نسأل ..." ، إلخ.

يمكن أيضًا صياغة الطلب بدون فعل "اسأل" ، على سبيل المثال: "نأمل في حل إيجابي للمسألة ..." ؛

"سنكون ممتنين للغاية ؛ إذا أرسلت ..." ؛

"سنكون ممتنين ؛ إذا كنت ..." ؛

"يرجى إعلام..."؛

"سيكون من المرغوب فيه ..." ؛

"نود أن..."؛

"نحن نريد أو نحب..."؛

"نأمل أن تنظر في إمكانية النظر في استئنافنا" ؛ "نناشدكم بطلب ..." ؛

"دعني أنتقل إليك بطلب ..." ؛

"نبلغك ونطلب منك تقديم ..." على الفور ؛ "سنكون ممتنين لك إذا ..." ؛

"سنكون ممتنين ..." ؛

"سنكون ممتنين ل ..." ؛

"سنكون جدا ..." ؛

"نأمل أن تجد ذلك ممكنًا ..." ؛

"سنكون سعداء ، إذا كنت ..." ؛

"نناشدكم بطلب ..." ؛

"من المستحسن التعرف على ..." ؛

"نود ..." إلخ.

قد يحتوي خطاب واحد على عدة طلبات. في هذه الحالة ، يتم استخدام تعبيرات اللغة التالية:

"نطلب منك أيضًا مراعاة (تقديم ، إجراء ...)" ؛ "في نفس الوقت نطلب منك ...".

يتم توقيع خطابات الطلب من قبل رئيس المنظمة أو مسؤول رسمي مفوض. يتطلب خطاب الطلب خطاب استجابة.

وتجدر الإشارة إلى أنه قد يتم تضمين الطلب أيضًا في خطابات أخرى ، على سبيل المثال ، في خطاب تغطية ، أو ضمان ، وما إلى ذلك.

يتم توفير نموذج لخطاب الطلب في الملحق 15. خطاب الرد- خطاب عمل مكتوب كاستجابة لخطاب طلب. يمكن أن تكون الإجابة إيجابية أو سلبية (خطاب الرفض).

عند تجميع رسائل الرد ، يجب مراعاة مبدأ التوازي اللغوي: في نص خطاب الرد ، يجب استخدام نفس عبارات اللغة والمفردات التي استخدمها المؤلف في خطاب المبادرة.

من المهم أن تتذكر!

يجب عدم تضمين رابط للرسالة المستلمة في نص خطاب الرد ("إلى رسالتك من ... رقم ..."). للربط بالخطاب المستلم ، تحتوي تفاصيل النموذج على السمة "رابط إلى تاريخ ورقم المستند المستلم" ، حيث يتم إدخال معلومات حول خطاب المبادرة. يمكن أن تبدأ رسالة الرد بالكلمات: "ردًا على رسالتك ، نبلغ ..." ، "ردًا على رسالتك ، نبلغ ...".

العبارات القياسية المستخدمة في رسائل الرد:

"نبلغكم ..." ؛

"نعلمكم..."؛

"بناء على طلبك ، نبلغ ..." ؛

"للأسف ، لا يمكننا ..." ؛

"للأسف الشديد ..." ؛

"لرضانا المتبادل ..." ؛

"بناء على طلبكم نرسل ...".

قد يبدو النص القياسي لخطاب الرد الإيجابي كما يلي:

يجب تبرير الإجابة السلبية ، ولا ينبغي رفض الطلب دون تفسير. إذا كانت المنظمة - مؤلف الرسالة لديها معلومات حول من ، وتحت أي ظروف ، ومتى يمكنه تقديم إجابة إيجابية على هذا الطلب ، يوصى بإبلاغ المرسل إليه بهذه المعلومات.

العبارات القياسية المستخدمة في رسائل الرفض:

"نأسف لإبلاغك أننا لن نتمكن من تلبية طلبك للأسباب التالية ..." ؛

"بسبب ... منظمتنا لا يمكن ...".

يتم توفير نموذج لخطاب الرد في الملحق 16.

ملحوظة!

لا تسمح الاتصالات التجارية بالوقاحة واللامبالاة وتفترض نبرة محايدة للتواصل بين الشركاء. في هذا الصدد ، يوصى بتجنب الرفض المباشر في خطابات العمل.

رسالة تذكير- خطاب يعيد الإبلاغ عن حقيقة ما ، وكذلك يستخدم في الحالات التي لا تتخذ فيها المنظمة المقابلة إجراءات ناشئة عن واجباتها الوظيفية أو الاتفاقات المقبولة.

يتكون نص خطاب التذكير ، كقاعدة عامة ، من جزأين: إشارة إلى مستند يحدد التزامات الأطراف أو الظروف المتعلقة بالمنظمة ملزمة باتخاذ إجراءات معينة ، وطلبات أداء TC أو افعال اخرى.

العبارة الرئيسية في رسالة التذكير هي فعل "أذكر (أذكر)".

النماذج والتصاميم الأساسية لخطاب التذكير:

"في رسالة من ... أبلغناك أن ..." ؛

"ومع ذلك ، لم نتلق ردًا منك حتى الآن" ؛

"بالتذكير بهذا ، نسأل ..." ؛

"في حالة عدم تلقي الرد خلال ... الموعد النهائي ..." ؛

"نذكركم أنه وفق خطة العمل المشترك ..." ؛

"نقدم لكم وفقا لشروط العقد ..." ؛

"حسب العقد رقم .. نذكرك بالالتزامات ..." ؛

"على الرغم من التذكيرات المتكررة ..." ؛

"دعنا نعرف الوضع على وجه السرعة" ؛

"للمرة الثانية نرسل لك ..." ؛

"للمرة الثانية نبلغكم ..." ؛

"للمرة الثانية نذكرك ..." ؛

"نحن نسألك بلطف..."؛

"مرة أخرى ... نذكرك ..." ؛

"وإلا فإننا سنضطر ..." ؛

"نلفت انتباهكم إلى حقيقة أن ..." ؛

"نود أن نعلمك أن..."

قد تحتوي رسالة التذكير على جزء إضافي آخر ، والذي يذكر العقوبات التي سيتم تطبيقها في حالة عدم اتخاذ الإجراءات اللازمة:

"إذا فشلت في الوفاء بالتزاماتك ، فستتعرض لعقوبات" ، إلخ.

يتوفر نموذج لخطاب التذكير في الملحق 17.

شكرا لك الرسالة (خطاب شكر) - خطاب عمل يعرب عن الامتنان للإجراءات المتخذة (للرسالة المستلمة ، لتقديم المعلومات ، للدعوة). رسائل الشكر أقل رسمية من الأنواع الأخرى من الرسائل وتتم كتابتها في شكل أكثر حرية.

يمكن أن تكون العبارات الرئيسية للرسالة هي العبارات التالية: "شكرًا لك على ..." ؛

"نشكرك على ..." ؛

"نحن ممتنون لكم أن ..." ؛

"نحن ممتنون لـ ..." ؛

"للتعبير عن امتناننا لرسالتك ، نعلمك أن ..." ؛

"لقد تلقينا دعوة ونحن ممتنون للغاية لها" ؛ "شكرا لكم مقدما على ..." ؛

"نعترف بامتنان ..." ؛

"نعرب عن امتناننا لكم على ..." ؛

"اسمحوا لي أن أشكركم على ..." ؛

"اسمحوا لي أن أعرب لكم عن خالص امتناني ..." ؛

"شكرا لك على مساعدتك في ..." ؛

"نحن ممتنون لك على ..." ؛

"لقد تلقينا دعوتكم ... ونحن ممتنون لها ..." ؛ "بالانتقال إلى رسالتك ، نشكرك على تقديم ..." ، "نعرب عن امتناننا العميق لك على ..." ؛

"في هذا الصدد ، أود أن أشكركم ..." ؛

"من أعماق قلبي أعبر لكم عن امتناني ..." ؛

"للإعراب عن الامتنان لـ ... ، نعلمكم أن ..." ؛

"خالص امتناننا لـ ..." ؛

"بشعور من الامتنان العميق ..." إلخ.

ويرد نموذج لخطاب الشكر في الملحق 18.

رسالة تأكيد - خطاب عمل يؤكد فيه المرسل إليه استلام المعلومات أو المستندات أو المواد الأخرى ، والاتفاقيات التي تم التوصل إليها مسبقًا ، والنوايا ، وما إلى ذلك. عند تأكيد اتفاق مبدئي ، يجب أن يوضح نص الرسالة جوهرها بإيجاز ؛ عند تأكيد استلام المستندات ، من الضروري تسميتها. في بعض الحالات ، يلخص خطاب التأكيد جوهر المستندات المستلمة.

الصيغة اللغوية الأساسية لهذا النوع من الحروف هي الفعل "أنا أؤكد".

النماذج والتصاميم الأساسية لخطاب التأكيد:

"نؤكد استلام المستندات (اتفاق مبدئي ، موافقة ، إلخ)" ؛

"نعيد التأكيد على الاتفاقات التي تم التوصل إليها في المحادثات ..." ؛

"تأكيد النية ..." ؛

"نعترف بامتنان باستلام المواد ..." ، إلخ.

قد ينتهي خطاب التأكيد بطلب أو رغبة أو عرض.

يتم توفير نموذج خطاب التأكيد في الملحق 19.

خطاب الإخطار- خطاب عمل للإبلاغ عن الأحداث العامة (اجتماعات ، ندوات ، معارض ، مؤتمرات ، إلخ).

يتم إرسال رسائل الإخطار ، كقاعدة عامة ، إلى مجموعة واسعة من المنظمات والمؤسسات والشركات لجذبهم أو دعوتهم للمشاركة في الأحداث الجارية. يمكن لخطابات الإخطار الإبلاغ عن الحدث ووقته ومكانه ، وفي نفس الوقت دعوة للمشاركة ، والإبلاغ عن شروط المشاركة في الحدث وتحتوي على معلومات داعمة أخرى. وبالتالي ، يمكن أن يكون خطاب الإشعار في نفس الوقت خطاب دعوة أو يسبق خطاب الدعوة.

قد يحتوي خطاب الإخطار على مرفقات قد تحتوي على برنامج الحدث ، وطلب للمشاركة ومواد إعلامية أخرى. يتم إرسال هذه الرسائل ، كقاعدة عامة ، إلى القائمة ، لذلك يتم وضع "العنوان" المطلوب بطريقة عامة أو لا يتم على الإطلاق.

يتم توقيع خطابات الإخطار من قبل رئيس المنظمة أو نائب الرئيس المسؤول عن تنظيم وعقد الحدث ، وكذلك من قبل العديد من الرؤساء إذا تم عقد الحدث بشكل مشترك من قبل العديد من المنظمات.

يتم تقديم نموذج لخطاب الإخطار في الملحق 20.

خطاب دعوة – خطاب العمل ، وهو نوع من خطاب الإخطار. يتمثل الاختلاف عن خطاب الإشعار في أنه قد لا يتم إصداره على ورق ذي رأسية ، وقد يكون له تنسيق ولون مختلف وعناصر تصميم إضافية في شكل زخارف ورسومات وما إلى ذلك.

عند دعوة عدد كبير من الأشخاص ، يتم استخدام نماذج ونصوص دعوة مسبقة الصنع. كقاعدة عامة ، يتم توجيه رسائل الدعوة إلى شخص أو أشخاص معينين ، لذلك يستخدمون الصيغ لمخاطبة المرسل إليه "عزيزي ..!" ، "عزيزي ..!" ، على سبيل المثال:

"عزيزي السيد ستيبانوف!" ؛

"عزيزي الكسندر نيكولايفيتش!" ؛

"السادة الأعزاء!"؛

"أعزائي رؤساء الفروع!" إلخ.

يمكن إرسال خطابات الدعوة عن طريق البريد الإلكتروني ، ولكن في المناسبات الرسمية بشكل خاص ، يجب إرسال الدعوات بالبريد أو بالبريد السريع. تستخدم التعبيرات التالية في رسائل الدعوة:

"ندعوكم للمشاركة في ..." ؛

"نطلب منك المشاركة في ..." ؛

"نتشرف بدعوتكم ..." ؛

"اقبل دعوتنا ..." ؛

"دعني أدعو (ندعو) ..." ؛

"سنكون سعداء لرؤيتك على ..." ؛

"سنكون ممتنين لك جدا لمشاركتك في ..." ؛

"سنكون ممتنين لك إذا قبلت دعوتنا إلى ..." ؛

"ندعوكم إلى ... الذي سيحدث ..." ، إلخ.

يبدو النص القياسي لخطاب الدعوة كما يلي:

"في 23-25 ​​مارس 2014 ، سيعقد المؤتمر العلمي والعملي" التعليم - وقت جديد ، مناهج جديدة ". يرجى تأكيد مشاركتك في المؤتمر وإرسال ملخصات من 3-5 أوراق. سيتم إرسال معلومات إضافية إليك بعد تأكيد مشاركتك ".

ويرد نموذج لخطاب الدعوة في الملحق 21.

الرد على خطاب الدعوة – خطاب عمل يعبر عن ردود فعل إيجابية أو سلبية. في حالة اتخاذ قرار إيجابي ، يمكن للمنظمة على الفور إرسال طلب للمشاركة في الحدث. في حالة وجود قرار سلبي ، من الضروري توضيح سبب الرفض ، وبدء الرد على خطاب الدعوة مع سبب الرفض: "فيما يتعلق بـ ...".

يتم تقديم نموذج استجابة لخطاب دعوة في الملحق 22.

كتاب تهنئة (خطاب تهنئة) – خطاب عمل يتم وضعه في مناسبات رسمية مرتبطة بأحداث مهمة في منصب مسؤول أو منظمة.

يتم كتابة خطابات التهنئة في شكل حر ، ويمكن أن تكون إما صغيرة الحجم وتتضمن جملة أو جملتين ، أو يمكن أن تكون مفصلة تمامًا. في الحالة الأخيرة ، تحدد رسالة التهنئة المراحل الرئيسية للحياة ، وأنشطة الشخص الموجه إليه التهنئة ، وأهم إنجازاته. إذا كان الخطاب موجهًا إلى منظمة أو تقسيمها الهيكلي ، فإنه يحدد أهم وأهم إنجازات المنظمة أو التقسيم الفرعي.

في ممارسة الأعمال التجارية ، يمكن تمييز الأسباب التالية للتهنئة:

• - الذكرى السنوية ، أعياد ميلاد المنظمة المستفيدة ورئيس المنظمة ؛
• - الترسية والفوز بالمسابقات والفوز بالعطاءات ؛
• - النجاح في الأعمال والأنشطة المهنية (التعيين في منصب رفيع ، ومنح لقب فخري أو خاص ، وفتح فرع جديد ، وما إلى ذلك) ؛
• - العطل الرسمية (رأس السنة ، عيد الميلاد ، يوم المدافع عن الوطن ، إلخ) ؛
• - الأعياد الدينية (عيد الميلاد) ؛
• - أحداث ممتعة في الحياة الشخصية (عيد ميلاد ، زواج ، ولادة طفل) ؛
• - إبرام اتفاقيات شراكة متبادلة المنفعة ؛
• - ذكرى التعاون (كقاعدة ، الأولى أو الجولة الأولى).

يمارس

يمكن كتابة خطابات التهنئة ليس فقط على ترويسة المنظمة ، ولكن أيضًا على ورق خاص بألوان مختلفة ، مزين بزخارف ، ذات كثافة عالية ، إلخ.

تستخدم العبارات الرئيسية التالية في رسائل التهنئة:

"مبروك على..."؛

"نهنئكم بصدق على ..." ؛

"أرجو أن تتقبلوا تهانينا الخالصة على ..." ؛

"نهنئكم بحرارة على ..." ؛

"تهانينا على..."؛

"أرجو أن تتقبلوا خالص تهانينا ..." ؛

"مبروك على منصبك الجديد" ؛

"مبروك افتتاح فرع جديد".

"سعدنا بمعرفة نجاحك في الانتخابات. مبروك فوزك!" إلخ.

قد يبدو النص القياسي لخطاب التهنئة كما يلي:

"تفضلوا بقبول خالص تهانينا بمناسبة انتخابكم رئيساً لمجلس الإدارة. نتمنى لكم الصحة والعافية والنجاح في عملكم. نحن على ثقة من أن خبرتك ومهنيتك العالية ستعملان على تطوير الشركة وتعزيز مكانتها في مجال التقنيات العالية ".

يتم تقديم نموذج خطاب التهنئة في الملحق 23.

الرد على خطاب التهنئة – رسالة تم تجميعها كرد على التهنئة في المناسبات الرسمية المتعلقة بأحداث مهمة في منصب مسؤول أو منظمة.

النص القياسي للرد على خطاب التهنئة:

"أشكركم على الاهتمام الذي أظهرتموه لي في عيد ميلادي. أشكركم على كلماتكم اللطيفة والصادقة. من جهتي ، أتمنى لكم السعادة والصحة والازدهار والازدهار".

ويرد نموذج للرد على خطاب التهنئة في الملحق 24.

خطاب الضمان - خطاب عمل يضمن الدفع مقابل العمل المنجز أو توفير شيء ما (خدمات ، منتجات ، مباني ، إلخ).

في خطاب الضمان ، تتحمل المنظمة المُؤلِّفة بعض الالتزامات ، وبالتالي فإن مثل هذه الرسالة لها معنى قانوني. يحتوي نص خطاب الضمان على طلب لأداء العمل ، وتقديم الخدمات ، وما إلى ذلك ، ويحتوي على عبارة ذات دلالة قانونية: "نحن نضمن الدفع ،" إلخ. علاوة على ذلك ، يتم تقديم التفاصيل المصرفية للمنظمة - مؤلف خطاب الضمان في نص الرسالة.

يتم توقيع خطابات الضمان من قبل المدير وكبير المحاسبين في المنظمة ، ويتم التصديق على التوقيعات بواسطة الختم الرئيسي للمنظمة.

من المهم أن تعرف!

من السمات المميزة لخطاب الضمان وجود "اسم نوع المستند" المطلوب ، والذي لا يتم إلصاقه بأنواع أخرى من الخطابات. ستبدو هذه الدعامة على هذا النحو - خطاب الضمان.

النماذج والتصاميم الأساسية لخطاب الضمان:

"نضمن عودة القرض ..." ؛

"نحن نضمن سداد القرض بمبلغ ... حتى ..." ؛

"نحن نضمن الدفع. حسابنا الجاري ..." ؛

"توفير مكان للمعيشة مضمون ..." ؛

"المؤسسة تضمن ..." ؛

"بهذه الرسالة نضمن ..." ؛

"(اسم المنظمة) يطلب (منك) المساعدة ... (اسم المنظمة) يضمن ..." ؛

"نطلب ، من أجل تقديم المساعدة ، تقديم ... (اسم المنظمة) ضمانات ..." ؛

"نحن نضمن أن المعدات الموردة بموجب الطلب أعلاه تتوافق من جميع النواحي مع الوصف والمواصفات والمواصفات الواردة في الطلب" ؛

"إذا تبين في غضون ... من تاريخ بدء تشغيل الجهاز أنه معيب ، فإننا نتعهد بإزالة العيب على نفقتنا الخاصة" ؛

"إذا ... تعهدنا باستبدال المعدات المعيبة دون مقابل" ؛

"نتعهد بتوريد معدات جديدة دون تأخير" ؛

"نتعهد بدفع تكاليف النقل والتأمين ،" إلخ.

يتم تقديم نموذج لخطاب الضمان في الملحق 25.

بريد المعلومات – خطاب عمل ، يتم فيه إبلاغ المرسل إليه بمعلومات ذات طبيعة رسمية.

الخطاب الإعلامي قريب من معنى خطاب الرسالة أو خطاب المبيعات ، ولكنه أوسع وأكثر إفادة. مثل هذه الرسالة هي نتيجة التطور المنطقي للمراسلات. يتم إرسالها إلى المرسل إليه إذا تم الاتصال به ، ولا يعترض على التطور اللاحق لعلاقات العمل. يهدف خطاب المعلومات إلى إبلاغ المرسل إليه برغبة المؤلف في تطوير جهات اتصال تجارية وبشأن جوانب معينة من تنفيذها بحجم أكبر قليلاً مقارنة بالرسالة.

رسائل المعلومات مفيدة في إنشاء اتصال أولي مع المرسل إليه ، الذي يتم تزويده بقدر معين من المعلومات الإضافية ذات الطبيعة العامة. قد تحتوي رسالة المعلومات على دعوة إلى المرسل إليه للحصول على معلومات إضافية باستخدام الصياغة الواردة في الرسالة: "سنكون سعداء للإجابة على أسئلتك".

يتم تقديم نموذج لخطاب المعلومات في الملحق 26.

تطبيق إلكتروني - خطاب عمل ، يتم وضعه في الحالات التي ترغب فيها المنظمة في المشاركة في الأحداث أو تلقي الخدمات التي تقدمها منظمة أخرى. في الأنشطة التجارية المتعلقة بتوفير السلع والخدمات ، يمكن استخدام التطبيق كمستند أساسي ، على أساسه يتم تقديم الطلب وصياغة الاتفاقية. نوع خاص من الطلبات هو المستندات المقدمة إلى السلطات التنفيذية ومؤسسات الدولة من أجل تسجيل أي حقوق ، والحصول على تصاريح ، وما إلى ذلك.

يمكن إعداد الطلب في شكل موحد أو يخضع للمتطلبات التي تصوغها المنظمة التي تقدم السلع أو الخدمات. في الحالة الأولى ، يتمثل إعداد مثل هذا الطلب في ملء نموذج نموذج تقترحه المنظمة المباعة. إذا تم تقديم الطلب في شكل حر ، فإنه يتضمن معلومات ضرورية لمؤلف الرسالة.

نظرًا لأن خطاب التقديم هو في الواقع طلب لأداء بعض الأعمال ، وتقديم الخدمات ، وإدراجها في قائمة المشاركين في حدث ما ، فإن نص التطبيق ، كقاعدة عامة ، يستخدم نفس اللغة المتغيرة كما في خطابات الطلب:

"الرجاء تضمينك في المجموعة للمشاركة في ..." ؛

"نطلب منك توفير مشاركة ممثلين لشركتنا في ..." ؛

"الرجاء التسجيل كمشاركين ..." إلخ.

اعتمادًا على الموقف ، يتضمن نص خطاب الطلب معلومات إضافية بشأن المشاركين في الحدث ، وموضوع الطلب ، وشروط أداء العمل أو المشاركة في الأحداث الجارية ، وما إلى ذلك. على سبيل المثال ، إذا تم تقديم طلب للمشاركة في حدث (ندوة ، مؤتمر ، مهرجان ، معرض ، إلخ) ، يتم الإشارة إلى المعلومات التالية:

• - عنوان الحدث؛
• - تاريخ الحدث؛
• - شكل المشاركة (المتحدث ، المستمع ، المشارك ، إلخ) ؛
• - لقب واسم وأسم عائلي المشارك (المشاركون) ؛
• - مكان العمل والمنصب.
• - العنوان البريدي مع الرمز البريدي ورقم الهاتف وعنوان البريد الإلكتروني ؛
• - الحاجة إلى فندق طوال مدة الفعالية.

في حالة تقديم طلب لتقديم أي نوع من الخدمات ، فإن جميع الجوانب الأساسية لموضوع الطلب وجميع البيانات اللازمة حول مؤلف التطبيق ، بالإضافة إلى تلك الواردة في نموذج الخطاب ، هي مبين.

قد يحتوي التطبيق أيضًا على ضمان بالدفع مقابل الخدمات أو المشاركة في الحدث المعني.

يتم تقديم نموذج لخطاب الطلب في الملحق 27.

خطاب ملحق - خطاب عمل يتم إرساله بعد الرسالة الرئيسية ويحتوي على معلومات إضافية. السمة المميزة لمثل هذا الخطاب هي إشارة مباشرة إلى أنه بمثابة استمرار للحرف السابق. هذا هو المكان الذي يجب أن يبدأ فيه الخطاب التكميلي ، على سبيل المثال:

"بالإضافة إلى الحرف ..." ؛

"هذه الرسالة بالإضافة إلى ...".

في نص الخطاب التكميلي يجب توضيح سبب الحاجة لإرساله ، على سبيل المثال:

"فيما يتعلق بتغيير كبير في تكلفة مكونات المنتج ... يمثل فائدة مباشرة لشركتك ...".

يتم تقديم نموذج خطاب ملحق في الملحق 28.

رسالة اعتذار - كتاب بمناسبة اعتذار المرسل إليه عن الانتهاكات في العلاقات التجارية. رسائل الاعتذار نادرة نسبيًا في المراسلات التجارية الرسمية. ومع ذلك ، في كثير من الحالات لا غنى عنها لتقديم اعتذار رسمي إلى المرسل إليه وتطبيع العلاقة ، خاصة إذا لم يكن من الممكن الاعتذار بطريقة أخرى.

الصياغة القياسية لبداية رسائل الاعتذار هي: "أطلب منك قبول اعتذار بخصوص (ل) ...". يجب تقديم الاعتذار في بداية الخطاب وعندها فقط تشرح دوافع الاستئناف. في الوقت نفسه ، ليس من المعتاد الاعتذار مرتين في سياق الخطاب. من الأفضل التعبير عن أسفك فيما يتعلق بالانتهاك المؤقت للعلاقة مع المرسل إليه بأكبر قدر ممكن من الصدق والإقناع. يجب أن تكون النغمة العامة لخطاب الاعتذار تصالحية بشكل قاطع ، لكن ليست ترضية.

ويرد نموذج لخطاب الاعتذار في الملحق 29.

خطاب تعزية - خطاب عمل مكتوب للتعبير عن الأسف والتعاطف والتعازي. يستخدم هذا النوع من الرسائل في المراسلات التجارية اليومية فيما يتعلق بوفاة الأشخاص المقربين من المرسل إليه (الأقارب والزملاء).

في حالة الأحداث الأقل مأساوية (كارثة طبيعية ، مشاكل كبيرة في أنشطة المنظمة) ، يتم استخدام تعبير مكتوب عن التعاطف والندم. تهدف هذه الرسائل إلى إظهار الدعم الودي في بيئة الأعمال. يجوز اللجوء إلى هذا النوع من الاستئناف الكتابي في حالة وجود سوء تفاهم في العلاقة بين المؤلف والمرسل إليه في حالة الخلافات التي تنتهك الترتيب المعتاد لجهات الاتصال التجارية. يجب أن تبدأ هذه الرسائل بكلمات تعزية (تعاطف ، أسف) ، على سبيل المثال: "أطلب منك قبول تعازي ..." أو "أعبر عن تعاطفي الصادق معك ...". من المرغوب فيه للغاية أن تكون النبرة العامة لمثل هذه الرسالة دافئة بشكل مؤكد وتترك مجالًا للشعور بالأمل والتفاؤل.

ويرد نموذج لخطاب التعزية في الملحق 30.

خطاب توصية - نموذج من عريضة المؤلف إلى المرسل إليه لصالح طرف ثالث غير مشارك في المراسلات. في أغلب الأحيان ، هناك خطابات توصية صادرة عن المنظمة للموظف لتأكيد الخبرة في هذه المنظمة ، والمزايا والصفات الشخصية للموظف.

الصياغة النموذجية لبداية خطاب التوصية هي كما يلي: "يشرفني أن أوصيك يا سيد (سيدتي) ..." في هذه الرسالة. بعد ذلك ، يلفت المؤلف انتباه المرسل إليه إلى دوافع استئنافه ويعرض فكرته الخاصة عن الشخص الموصى به. لا يمكن أن تكون التوصية التفصيلية عامة ؛ يجب أن تحتوي على وصف للمزايا (أو العيوب) المحددة للتوصية الموصى بها من أجل خلق انطباع موضوعي عن هذا الشخص للمرسل إليه.

إنه ممتع!

وصل الشاعر سيرجي يسينين إلى سان بطرسبرج في 9 مارس 1915. وكان أول شخص يزوره في المدينة هو إل إل بلوك. أعطاه خطابات توصية ، وكان طريق يسينين إلى الأوساط الأدبية مفتوحًا.

في ممارسة الأعمال التجارية ، يمكن للمرء أن يفرز مجموعة من الرسائل المستخدمة في إدارة الأنشطة التجارية للمنظمات ، ما يسمى ب خطابات تجارية. تتضمن هذه المجموعة الأنواع التالية من الحروف.

استفسار - خطاب عمل يتم إرساله في مرحلة ما قبل العقد من قبل مشترٍ محتمل إلى بائع محتمل من أجل الحصول على معلومات حول إمكانية توريد شحنة من البضائع بشروط معينة أو مع طلب إرسال عرض لتوريد سلعة معينة شحنة من البضائع (لتوفير نوع معين من الخدمة). يجب تمييز الطلب التجاري عن خطاب المعلومات وخطاب الطلب للإبلاغ عن شروط التسليم وسعر البضاعة. لا يعتبر خطاب الاستفسار أيضًا طلبًا أو طلبًا ، وهي أنواع أخرى من الرسائل تحتوي على عناصر وتفاصيل أخرى.

في الطلب التجاري ، يهتم المشتري بإمكانية توريد شحنة من البضائع في غضون فترة زمنية معينة ، في ظل ظروف معينة ، يمكن إثارة مسألة سعر التسليم. في الطلب ، كقاعدة عامة ، أشر إلى: اسم البضاعة (الخدمات) والظروف التي يُستحسن بموجبها استلام البضائع (الكمية ، جودة البضائع ، الطراز ، العلامة التجارية ، السعر ، وقت التسليم ، شروط التسليم ، إلخ. .).

تحدد شروط الدفع متى وكيف يستقر المشتري مع البائع. تحدد شروط التسليم أين ومتى تنتقل المسؤولية عن سلامة البضائع والمخاطر من البائع إلى المشتري.

عند تحديد شروط التسليم في التجارة الدولية ، يتم استخدام المصطلحات الواردة في قاموس المصطلحات التجارية (INCOTERMS) دوليالشروط التجارية ، INCOTERMS) التي وضعتها غرفة التجارة الدولية. يحتوي القاموس على مصطلحات حول شروط التوريد الأساسية ، والمتعلقة بعملية النقل ، وتسجيل عمليات التسليم ، وما إلى ذلك ، الواردة في عقود البيع الدولية. تعتبر الاختصارات المكونة من ثلاثة أحرف لكل مصطلح قياسية ومتفق عليها من قبل هيئات منظمة التحرير الفلسطينية ذات الصلة. نظرًا لأن INCOMERMS عبارة عن مجموعة من المصطلحات يتم تحسينها باستمرار ، عند استخدامها في العقود ، من الضروري الإشارة إلى إصدار القاموس.

بعض المصطلحات من القاموس مذكورة أدناه:

• - فاس ( حربجانب السفينة) - بحرية على طول جانب السفينة عند ... (ميناء الشحن). يعتبر البائع أن التزاماته قد تم الوفاء بها عندما يتم وضع البضائع على طول جانب السفينة على الرصيف. من تلك اللحظة فصاعدًا ، يجب على المشتري تحمل جميع التكاليف والمخاطر المتعلقة بفقدان البضائع أو تلفها. يستخدم المصطلح فقط للنقل عن طريق البحر أو النقل المائي النهري ؛
• - فوب ( حرصعد على متنها) – مجاني على متن السفينة في ... (ميناء الشحن). تنتقل المسؤولية والمخاطر إلى المشتري من لحظة مرور البضائع على حاجز السفينة في ميناء الشحن المتفق عليه. يستخدم المصطلح فقط للنقل عن طريق البحر أو النقل المائي النهري ؛
• - سيف ( كلفةتأمين الشحن - التكلفة والتأمين والشحن المدفوعة إلى ميناء الوصول. يستخدم المصطلح فقط للنقل عن طريق البحر أو النقل المائي النهري ؛
• - CIFC ( تكلفة الشحن والتأمين) – CIF والعمولة الوسيطة ؛
• - داف ( ألقيت في الحدود) - التسليم عند الحدود. يُعتبر البائع قد أوفى بالتزاماته بتسليم البضائع التي اجتازت التخليص الجمركي للتصدير من لحظة تسليمها إلى المشتري عند النقطة المتفق عليها على الحدود. يمكن استخدام المصطلح لأي وسيلة نقل ، ولكنه يستخدم بشكل أساسي في النقل بالسكك الحديدية والطرق.

يستخدم الطلب التجاري العبارات التالية:

"الرجاء تقديم معلومات مفصلة حول ..." ؛

"نطلب منك إبلاغنا بإمكانية التسليم ..." ؛

"الرجاء تقديم عرض للتوريد ..." ، إلخ.

النص القياسي لخطاب الطلب:

"تتخصص VAMIT Concern في البحث عن تقنيات تجفيف الأخشاب. وفي هذا الصدد ، نحن مهتمون جدًا بشراء وتركيب غرف التجفيف المصنعة من قبل الشركات الروسية. يرجى إرسال الكتيبات والمعلومات حول أسعار مجموعات المشاريع القياسية للوثائق العلمية والتقنية للخشب معدات التجفيف ".

يتم توفير نموذج لرسالة الطلب في الملحق 32.

الرد على خطاب الاستفسار - رسالة رد من بائع محتمل للسلع (خدمات) على طلب من مشتر محتمل للسلع (خدمات).

في حالة استعداد البائع للوفاء بجميع شروط الطلب ، يمكنه على الفور إرسال عرض للتسليم. ومع ذلك ، يستغرق الأمر وقتًا لإعداد اقتراح الجودة ، لذلك يوصى أولاً بالموافقة من حيث المبدأ وإرسال الاقتراح في الرسالة التالية.

قد يكون الرد على طلب تجاري:

• - خطاب عرض (عرض) ، إذا كان بإمكان البائع تلبية طلب المشتري على الفور ؛
• - خطاب يبلغ عن المنتج (الخدمات) ، إذا طلب المشتري معلومات عن المنتج ؛
• - رفض النظر في الطلب.

في الحالة الأخيرة ، تتطلب أخلاقيات علاقات العمل ، أولاً وقبل كل شيء ، التعبير عن الامتنان للأمر ، ثم شرح أسباب عدم قبول الأمر وتنفيذه ، على سبيل المثال:

"شكرًا لك على طلبك للتسليم ... للأسف ، بسبب ... لا يمكن قبول طلبك للنظر فيه (تم تنفيذه)" ؛

"شكرًا لك على طلبك للتسليم ... للأسف ، لا يمكن توصيل العنصر الذي تهتم به إلا بشروط ..." ؛

"شكرًا لك على طلبك للتسليم ... لسوء الحظ ، لا يمكن تسليم العنصر الذي تهتم به في وقت سابق ... يرجى إبلاغنا بموافقتك على تغيير وقت التسليم."

نص استجابة قياسي لطلب:

"بعد النظر في طلبك بشأن إمكانية توفير 2000 شاشة ASUS VX239H إلى يكاترينبرج في أبريل 2014 ، نؤكد استعدادنا لتزويد هذه المنتجات في الوقت المحدد."

ويرد نموذج للرد على خطاب الاستفسار في الملحق 33.

خطاب العرض (خطاب العرض) - خطاب عمل يتم إرساله إلى شريك محتمل مع عرض للسلع والخدمات والتعاون وما إلى ذلك. في الأنشطة التجارية ، يُطلق على خطاب العرض هذا اسم عرض أو عرض تجاري.

قد يكون العرض:

• - تأكيد خطي لاتفاق شفوي تم التوصل إليه سابقًا ؛
• - الرد على خطاب استفسار تم إرساله مسبقًا ؛
• - مقترح مستقل ، وهو وثيقة مبادرة. في هذه الحالة ، يعمل كخطاب إعلاني.

في الحالتين الأوليين ، يتم إرسال الاقتراح استجابة لخطاب استفسار أو نتيجة لاتفاقات أولية ، لذلك فهو ليس استباقيًا. وفقًا لذلك ، يُشار إلى الدافع لإرسال الاقتراح في السطر الأول من الرسالة.

هناك العديد من العناصر الإلزامية في العرض التجاري أكثر من الطلب. يتضمن ذلك بيانات عن التغليف ووضع الملصقات والجودة وسعر البضائع وسعر التسليم وتكلفة الدُفعة بأكملها وشروط الدفع. من الممكن تقديم معلومات عن تعويض المخاطر في ظروف القوة القاهرة وشروط التحكيم.

في الأنشطة التجارية ، تكون العروض (العروض) مجانية وثابتة. العرض المجاني هو عرض يمكن للبائع رفض الوفاء به قبل إبرام العقد ؛ لا يلزم البائع بالالتزام ببيع البضائع. يتم تقديم معلومات حول العرض المجاني في السطر الأول من النص (... نقدم لك عرضًا بدون التزام من جانبنا). العرض المؤكد هو العرض الذي لا يحق للبائع رفضه قبل فترة زمنية معينة.

يتم إرسال عرض مؤكد إلى مشتر محدد يوضح شروط التسليم الأساسية (كمية البضائع ، الجودة ، سعر البضائع ، إلخ). يُلزم عرض الشركة البائع بالتزام ببيع المنتج المعروض إلى الشخص الذي يعرضه عليه ، وبالتالي ، فإن العنصر الإلزامي في عرض الشركة هو الإشارة إلى فترة صلاحية العرض في السطر الأخير ، على سبيل المثال: " العرض ساري حتى ... ". إن عدم تلقي رد خلال المهلة الزمنية يعد بمثابة رفض قبول العرض.

لإنشاء خطاب اقتراح جودة ، تحتاج إلى التنقل في المفاهيم التالية:

• - القبول - قبول العرض وفقًا لشروط البائع ؛
• - السائبة - نقل البضائع كبيرة الحجم بدون تغليف ؛
• - سائب - نقل السوائل في صهاريج أو صهاريج بدون تغليف ؛
• - نقل البضائع السائبة بدون تغليف.

تعريف المصطلحات الدولية الأكثر شيوعًا

شروط الدفع:

• - ACC / ACC (ACCOUNT / ACCOUNT) - من حساب إلى حساب ؛
• - ضد ( مشروع قانونللتحصيل) - فاتورة تحصيل ؛
• - اتفاقية التنوع البيولوجي (نقدًا قبل التسليم) - الدفع النقدي قبل تسليم البضائع ؛
• - قرص مضغوط (نقدًا مقابل المستندات) - الدفع النقدي مقابل المستندات ؛
• - CIA (نقدًا مقدمًا) - دفعة مقدمة نقدًا.

يحتوي العرض المقدم للشريك على معلومات مفصلة محددة ،

لأن الخطوة التالية قد تكون إبرام اتفاقية ، أو معلومات عامة ، وهي في الواقع عرض لبدء المفاوضات.

قد يبدو هيكل العرض كما يلي:

الجزء 1. مقدمة:

• - تحية طيبة؛
• - تحديد سبب الخطاب.

العبارات التالية مستخدمة في هذا الجزء من الرسالة:

"بناء على طلبك ، نعلمك أن ..." ؛

"يسعدنا أنك تريد إقامة اتصالات تجارية معنا" ؛

"يسعدنا أن نرسل لك العينات المطلوبة والعرض ..." ؛

"سيبلغنا ممثلنا ، السيد N ، أنك مهتم ببضائعنا ..." ؛

"وفقا لطلبك..."؛

"نؤكد موافقتنا ونعلن أنه يمكننا توريد ..." ؛

"أبلغنا شركاؤنا في العمل (N) أنك مهتم بإدراج منتجاتنا في النطاق الخاص بك ..." ؛

"نحن على استعداد لتزويدك بمنتجاتنا ، وبالتالي نرسل لك أحدث كتالوج للمراجعة."

الجزء 2. الجزء الرئيسي:

• - الإجابة على الأسئلة المطروحة.
• - نقل معنى العرض التجاري (التركيز على حصرية المنتج ، إذا كان هناك عدد قليل من الشركات المصنعة لهذا المنتج ؛ التركيز على المعلمات ، الاختلافات في المنتج ، إذا كان هناك العديد من الشركات المصنعة لهذا المنتج ؛ التركيز على ميزات عمل الشركة وتقديم الخدمات إذا كان هناك الكثير من الشركات المصنعة لهذا المنتج).

العبارات المستخدمة:

"نحن على استعداد لتقديم عرض خاص لك" ؛

"نحن نقدم لك ..." ؛

"نقدم لكم بقوة ..." ؛

"تأكيدًا لاتفاقنا ، نقدم لك ..." ؛

"في المرفق نرسل لك الكتالوج الخاص بنا بأحدث قائمة الأسعار" ؛

"قائمة الأسعار التفصيلية لدينا ستقنعك بثراء تشكيلتنا" ؛

"عرضنا ساري حتى ..." ؛

"الأسعار تشمل تكاليف التعبئة والتغليف والشحن" ؛

"نحن نقدم الشروط ..." ؛

"نحن على استعداد لمنحك خصمًا ..." ؛

"الرجاء إخبارنا إذا كنت توافق على شراء تجريبي للاختبار" ؛

"شريطة أن تظل أسعار المواد الخام دون تغيير .." ؛

"منتجاتنا ذات قيمة عالية ل ...".

- عروض إضافية (التأكيد على علاقة خاصة مع العميل).

العبارات المستخدمة:

"لتسهيل بدء هذه الصفقة الجديدة ، سنمنحك خصمًا ...٪ على أسعارنا في الكتالوج" ؛

"حازت الجودة الممتازة لمنتجاتنا على الكثير من الاهتمام في جميع أنحاء العالم" ؛

"ألفت انتباهكم بشكل خاص إلى المواقف ..." ؛

"لأغراضك ، النموذج هو الأنسب ..." ؛

"المواقف (البضائع) المحددة في قائمة الأسعار ، يمكنني أن أوصيك بشكل خاص ، لأنها مصنوعة ..." ؛

"يمكنك شراء دفعة كبيرة بشكل مربح ..." ؛

"كما ترى ، أسعارنا تنافسية" ؛

"نحن على ثقة من أن جودة منتجاتنا ستلبي جميع توقعاتك" ؛

"نمنح جميع منتجاتنا ... ضمان لمدة عام" ؛

"يتم فحص منتجاتنا بعناية لضمان الجودة" ؛

"يسعدنا الدخول في علاقات تجارية معك ، ونحن مقتنعون بأنك ستتمكن من بيع منتجاتنا بنجاح في متجرك" ؛

"سيقنعك طلبك الأول بأننا نسعى جاهدين لتلبية جميع رغبات العميل بأقصى قدر من العناية."

الجزء 3. النهائي:

- الإعراب عن الامتنان للاهتمام والتعبير عن الأمل في التعاون.

العبارات المستخدمة:

"يسعدنا تلقي طلب منك قريبًا" ؛

"إذا كان لديك أي أسئلة حول هذا الموضوع ، يمكنك أن تجدنا على أرقام الهواتف التالية" ؛

"إذا كان اقتراحنا لا يناسبك ، فسنكون ممتنين لك لإعلامنا بالأسباب" ؛

"بناءً على طلبك ، سنزودك بكل سرور بمعلومات حول شروط التسليم والدفع" ؛

"نتطلع إلى تلقي طلبك ونعد بالتنفيذ السريع والدقيق."

النص القياسي لخطاب العرض:

"نلفت انتباهك إلى كتالوج جديد يتضمن مجموعة كاملة من الأثاث الذي تصنعه شركتنا. ونرسل أيضًا قائمة أسعار توفر خصومات كبيرة لعملائنا المنتظمين. ومع ذلك ، لا يمكننا الاحتفاظ بهذه الخصومات لفترة طويلة ، لذلك نحن أوصيك بتقديم طلبك خلال الشهر الحالي ".

يتم توفير نموذج لخطاب العرض في الملحق 34.

الرد على خطاب العرض - رسالة رد من مشتر محتمل للسلع (خدمات) على اقتراح بائع محتمل للسلع (خدمات).

يجب أن تستجيب لعرض ما حتى لو لم تتمكن من قبوله من آداب العمل.

قد يكون الرد على خطاب العرض خطابًا يؤكد قبول العرض أو الرفض. لا يجوز للمشتري الموافقة على بعض شروط العرض فقط ، ثم يمكنه إرسال عرض مقابل للبائع ، مما يؤدي إلى مراسلات تجارية ، يتوصل خلالها الأطراف إما إلى اتفاق بشأن جميع شروط التسليم الأساسية ، أو يرفضون إبرامها. عملية تحويل. اعتمادًا على الموقف ، يمكن استخدام التعبيرات الثابتة التالية للرد على خطاب العرض:

"شكرًا لك على العرض المقدم ونعلمك أننا مستعدون لإبرام صفقة بشأن ..." ؛

"نحن نقبل عرضك لـ ..." ؛

"نؤكد استعدادنا لعقد صفقة على ..." ؛

"شكرًا لك على عرضك ، لكننا لسنا مهتمين حاليًا بشراء هذا العنصر."

النص القياسي للرد على خطاب العرض:

"شكرًا لك على عرضك لتزويد محولات تيار إضافية لاستكمال لوحات التحكم الكهربائية. ومع ذلك ، فإننا نعتبر السعر الذي حددته مرتفعًا للغاية. بالإضافة إلى ذلك ، فإن شروط الدفع للأسف غير مقبولة بالنسبة لنا. نحن مستعدون لذلك العودة إلى مقترحاتك إذا كنت ترى أنه من الممكن إجراء التغييرات المقابلة لها.

يتم تقديم نموذج للرد على خطاب العرض في الملحق 35.

خطاب الطلب - خطاب عمل ، والغرض منه هو تشجيع الطرف المقابل على الوفاء بالتزاماته في الظروف التي توجد فيها انتهاكات للاتفاقيات التي تم قبولها مسبقًا.

خطابات الطلب ، كقاعدة عامة ، لها هيكل معقد. وهي تحتوي على شروط الاتفاقات فيما يتعلق بوثائق محددة ، وتحدد جوهر الوضع الحالي ، وتضع متطلبات الوفاء بالالتزامات ، وتشير إلى العقوبات المحتملة في حالة عدم الوفاء بهذه الالتزامات.

يمكن أن تكون العبارات الرئيسية في خطابات الطلب:

"نطالب على وجه السرعة بالوفاء (إرسال ، توفير ، تحويل) ..." ؛

"نطالب بالوفاء بالتزاماتنا ..." ؛

"نطالب بالإعدام الفوري ..." ، إلخ.

يمكن صياغة العقوبات المحتملة على النحو التالي:

"وإلا ستخضع لعقوبات ..." ؛

"وإلا ستحال القضية إلى محكمة التحكيم".

"وإلا فإننا لسنا مسؤولين عن العواقب ..." إلخ.

يتم تقديم نموذج استجابة لخطاب طلب في الملحق 36.

يتم وضع خطاب المطالبة على ترويسة. لا توجد حاليًا متطلبات تنظيمية لتقديم المطالبات على المستوى التشريعي. لكن الممارسة وضعت التوصيات التالية لتجميعها وتصميمها.

• - أسباب رفع دعوى (رابط لاتفاق مبرم بين الطرفين ، خطاب ضمان) ؛
• - الجوهر ، موضوع الادعاء. يجب الإشارة إلى الالتزام الذي تم انتهاكه وإلى أي مدى (تأخير ، جودة غير مناسبة ، إلخ) ؛
• - صحة المطالبة (روابط للعقود ، والأفعال ، وما إلى ذلك) ، والأدلة التي تشير إلى الإشارات إلى المستندات التنظيمية التي تعمل كأساس للوفاء بالمطالبة ؛
• - الأضرار المادية والأضرار الأخرى التي لحقت بك ؛
• - إجراءات الشريك على المطالبة ؛ المتطلبات المحددة لمنشئ المطالبة (إنهاء العقد ، إعادة الأموال ، متطلبات استبدال السلع منخفضة الجودة ، إلخ) مع الإشارة إلى توقيت تلبية هذه المتطلبات ؛
• - ماذا تفعل إذا لم يتم استيفاء المطالبة. يجب أن يحتوي الخطاب على تحذير بشأن الاستئناف اللاحق للسلطات القضائية إذا لم يتم استيفاء الدعوى.

لتعريف هذا النوع من الخطابات بشكل لا لبس فيه ، يُسمح بتعيين نوع الحرف في المستند - CLAIM.

يجب أن يحتوي خطاب المطالبة (الاسترداد) على عنوان للنص يعكس متطلباته الرئيسية ، على سبيل المثال ، "عند سداد الديون والعقوبات" أو يحتوي على رابط للعقد ، تم انتهاك شروطه ، على سبيل المثال ، "في مطالبة بموجب عقد إيجار بتاريخ __________ رقم ________ ".

يجب أن يحتوي خطاب المطالبة (الاسترداد) على ملاحظة حول وجود الطلب ، مع الإشارة إلى جميع المستندات المرفقة التي تؤكد صحة المطالبة. تحدد الرسالة الموعد النهائي للنظر في هذا الادعاء ، والذي ، مع ذلك ، لم يحدده القانون وعمليًا هو شهر واحد. يجب أن يكون شكل عرض النص صحيحًا قدر الإمكان من أجل الحفاظ على العلاقات التجارية وسمعة الشركاء.

يتم إرسال خطابات المطالبة ، كقاعدة عامة ، إلى المرسل إليه بالبريد المسجل مع إيصال منفصل وإشعار بالاستلام. يتم تخزين هذه المستندات من قبل صاحب الدعوى لإمكانية عرضها على السلطات القضائية.

عند تجميع نص المطالبة ، يتم استخدام العبارات التالية كأساس لتقديم مطالبة:

"نرسل إليك مطالبة مقابل ..." ؛

"نرسل لك شهادة امتحان مؤرخة ... رقم ... ، يتبعها ..." ؛

"يقدم لك عميلنا شكوى (شكوى) بخصوص الجودة ..." ؛

"نحن نقدم مطالبة بشأن جودة البضائع ..." ؛

"بناء على عمل تجاري ، نقدم مطالبة ضد ..." ؛

"وفقًا للعقد ... انتهكت الفقرة رقم ...." ؛

"في دفعة البضائع المشحونة ... تم العثور على نقص ..." ؛

"عند قبول البضاعة المستلمة (التاريخ) حسب الفاتورة رقم ... نشأ نقص ..." ؛

"للأسف الشديد ، نعلمكم أن ..." ؛

"للأسف ، علينا إبلاغكم ..." ؛

"وفقًا للفقرة 4 من العقد ، يجب أن تزودنا ...".

تستخدم العبارات التالية لتوضيح المتطلبات:

"نعتزم أن نطلب من جانبك ..." ؛

"نعتزم أن نطلب منك ..." ؛

"وفقًا لما سبق ، نطلب منك ..." ؛

"فيما يتعلق بما تقدم ، فقد تم تحصيل غرامة منك على ...".

للتعبير عن محتوى العقوبات ، يتم استخدام التعبيرات التالية:

"في حالة التهرب من اتخاذ إجراءات لحل القضايا الواردة في الشكوى ، تحال القضية إلى محكمة التحكيم ..." ؛

"... وإلا ستخضع لعقوبات" ؛

"رفض الوفاء بالالتزامات بموجب العقد فيما يتعلق بالشكوى المعلنة ...".

الرد على خطاب مطالبة (شكوى) يجب أن تقدم المنظمة في غضون الوقت المحدد. خلال هذا الوقت ، يجب عليك إبلاغ الطرف المقابل كتابيًا برفض المطالبة أو قبولها للنظر فيها. إذا تم قبول المطالبة للنظر فيها ، يتم الإبلاغ عن الموعد النهائي لاتخاذ قرار بشأن المطالبة أو اتخاذ تدابير محددة للوفاء بها. في حالة رفض الدعوى تذكر أسباب الرفض بالرجوع إلى المستندات التي تثبت ذلك.

• - خطابات تقدم سلع أو خدمات ؛
• - خطابات تقديم تحتوي على معلومات عن المنظمة.

بالإضافة إلى هذه الأصناف ، يستخدم الإعلان على نطاق واسع رسائل المعلومات والنشرات والنشرات ، وتتمثل مهمتها في تقديم معلومات مفصلة ، وأحيانًا مفصلة ، حول السلع والخدمات. هذه المواد ليست خطابات ترويجية ، ولكنها تؤدي معها وظيفة إعلانية. يتم توفير المواد الإعلانية ، كقاعدة عامة ، بناءً على طلب الطرف المعني ، الذي تلقى معلومات أولية عن المنظمة أو المنتج من الخطاب الإعلاني أو بطريقة أخرى.

• - يجب ألا يكون الخطاب الإعلاني طويلاً ولا يزيد عن صفحة واحدة ؛
• - يجب أن تكون الرسالة الإعلانية موجزة وواضحة وغنية بالمعلومات ؛ يجب ألا تصف بالتفصيل المنظمة والسلع أو الخدمات المعروضة ، ولكن من الضروري التأكيد فقط على الفرق بين مؤسستك والآخرين ، البضائع الخاصة بك من سلع الموردين الآخرين ؛
• - ليس من المناسب المبالغة في مزايا مؤسستك ، حيث يمكن دائمًا التحقق من أي معلومات ؛
• - لا يجوز فرض السلع أو الخدمات المعروضة ؛ التكرار المتكرر للجملة ، وإن كان في صيغ مختلفة ، يمكن أن ينفر المراسل ؛
• - يمثل الخطاب الإعلاني شركتك أو مؤسستك ، لذا يجب إصداره على ورق ذي رأسية مع جميع التفاصيل اللازمة للرسالة.

• 3. التعريف بالمنتج (البضاعة) وتعداد مميزاته الرئيسية.
• 4. سرد المصطلحات الإضافية أو ذات الصلة.
• 5. اقتراح محدد للتعاون (تجارة الجملة أو التجزئة ، عرض الخدمات ، إلخ).
• 6. إبداء الاستعداد لتقديم عينات من المنتجات ومعلومات مفصلة عن المنتج أو الخدمات والإجابة على جميع الأسئلة التي قد تكون لدى المستهلك المحتمل.
• 7. عبارة معيارية مع تعبير عن الأمل في التعاون.
• 8. التوقيع (المنصب ، اللقب ، الأحرف الأولى).

في الحالة التي يمثل فيها الحرف منظمة ، قد يبدو هيكلها كما يلي:

• 1. مناشدة المرسل إليه ("أيها السادة!" أو "الزملاء الأعزاء!").
• 2. مقدمة موجزة عن المنظمة وطبيعة أنشطتها.
• 3. وصف الأنشطة الرئيسية للمنظمة ، ومزاياها بالمقارنة مع المنظمات الأخرى التي تقدم سلع أو خدمات مماثلة.
• 4. اقتراح محدد للتعاون.
• 5. إبداء الاستعداد لتقديم أي معلومات تهم المنظمة والإجابة على جميع الأسئلة.
• 6. عبارة معيارية مع تعبير عن الأمل في التعاون.

للحصول على تأثير أقوى على شريك محتمل ، من الضروري أن يتم توقيع خطاب إعلان عن السلع والخدمات على الأقل من قبل رئيس القسم ، والرسائل التي تمثل المنظمة ، من قبل رئيس المنظمة أو نائبه.

عند تصميم الرسائل الترويجية ، يجب على المرء اتباع القواعد العامة لتصميم خطابات الأعمال ، ولكن للفت الانتباه إلى الرسالة ، من المقبول استخدام نطاق أوسع من تصميم النص ، مثل إبراز أهم أجزاء النص.

لذلك ، تتطلب الإدارة الحديثة أن يكون كل مدير وقائد قادرًا على كتابة نصوص أعمال من أنواع مختلفة. يمكن أن يكون هذا إعدادًا للخطابات التجارية ومقترحات الأعمال ، فضلاً عن تصميم رسائل التهنئة والشكر. يعتمد نجاح جميع الأنشطة الإدارية والتجارية بشكل مباشر على كتابة بعض هذه الوثائق. في هذا الصدد ، فإن المهارات الكتابية العملية في تطوير خطابات الأعمال ، بغض النظر عن التركيز الموضوعي للنص ، مطلوبة في العمل اليومي من قبل أي متخصص تقريبًا ، بما في ذلك المديرين على جميع المستويات ، ورؤساء أقسام الشركة ، والمتخصصين في الإعلانات ، والمساعدين الشخصيين للمديرين ، وكذلك جميع العاملين في المكاتب.

لقد طلبنا جميعًا شيئًا ما في وقت أو آخر. لا أتساءل. لقد سألوا حتى أولئك الذين ينكرون الآن بعناد حقيقة أي التماس.

تذكر كيف طلبنا في طفولتنا من والدينا نقودًا لشراء الآيس كريم ، ثم توسلنا للحصول على درجة جيدة من المعلمين عندما قصّرنا قليلاً ، ثم توسلنا لاحقًا ليوم إضافي في العمل ...

ومع ذلك ، فإن القضايا المحلية واليومية ليست فقط "رفقاء" الطلبات.

ترتبط الحياة التجارية للشخص الحديث ارتباطًا وثيقًا بالالتماسات. لطالما اعتبر خطاب الطلب أداة قوية للمرسل لتحقيق هدف معين.

إنه جزء لا يتجزأ ومهم للغاية من المراسلات التجارية. وفقًا لذلك ، تعتمد النتيجة النهائية على كيفية كتابة الرسالة - ما إذا كان سيتم منح الطلب أم أنك ستتلقى رفضًا مهذبًا:

عزيزي مدير الشركة ____!

نحن بحاجة ماسة إلى الأموال لتحقيق ____. هل ترغب في المشاركة؟

بإخلاص، ____.

هل تعتقد أن مثل هذه الرسالة يمكن أن يكون لها رد إيجابي؟ يمكن الافتراض أنه حتى الرفض هنا لن يكون مهذبًا تمامًا.

من المهم أن تكون قادرًا على كتابة خطاب طلب بشكل صحيح من أجل الاقتراب قدر الإمكان من هدف معين. خلاف ذلك ، سيتم تجاهلك وسوف تضيع وقتك.

رقم 1. نداء شخصي

لا يوجد شيء غير عادي هنا. الجميع يعرف هذه الحيلة جيدا. لكن الكثير من الناس ينسون ذلك. إنه لعار! لأن النداء الشخصي "يعمل" بشكل أفضل بكثير من النداء المجهول.

من يحب أن يطلق عليه "المعمم" ؟! إنه مثل شارع "يا ...". موافق ، من المرجح أن تستجيب لاسمك أكثر من الرد على مكالمة بأسلوب "Hey، dear!".

نفس الشيء مع خطاب الطلب. أنت تتقدم بطلب إلى شخص معين ، لذا حاول معرفة اسم مستلم الرسالة.

بالطبع ، هناك حالات يكون فيها مثل هذا النهج غير ممكن. في أي حال ، حاول تخصيص الرسالة قدر الإمكان.

يستطيع:« سيداتي وسادتي!". ولكن أفضل: " زملائي المعلمين والمعلمين الأعزاء!».

يستطيع: « أيها الأطفال!". ولكن أفضل: " أولادنا وبناتنا الأعزاء!».

نعتقد أنك حصلت على الفكرة الرئيسية.

رقم 2. لماذا هو بالضبط؟

اشرح لمتلقي خطاب الطلب سبب إرسالك لطلبك إليه. يجب أن يفهم الشخص أنه فريد بالنسبة لك وأن نجاح هذا الحدث أو ذاك يعتمد عليه.

• أنت خبير في ____.
• تحتل شركتك مكانة رائدة في قطاع ____.
• قسمك فقط يعمل بدون ____.

حاول كسب المرسل إليه - أضف المجاملات بعناية (في حدود المعقول):

• لقد أكملت ____ ببراعة في وقتك.
• أنت سيد ____ منقطع النظير في مدينتنا.
• قدمت مشاريعك خدمة لا تقدر بثمن ____.

تذكر! يجب أن تكون المجاملات مستحقة (صفات حقيقية ، أفعال ، شعارات) وليست "بعيدة المنال".

رقم 3. ومرة أخرى الفوائد

فوائد. نعم ، لن تذهب إلى أي مكان. يبحث الجميع عن مصلحتهم الخاصة ، وليس دائمًا "من الناحية النقدية".

قدم الحجج والحجج الرئيسية التي من خلالها يكون من المفيد لمتلقي خطاب الطلب تلبية طلبك. "اللعب" على نقاط الضعف البشرية.

ماذا سيكون؟ كل هذا يتوقف على الوضع المحدد.

اعتراف. أنت ، بصفتك ____ مستحقًا ، ستسعد بمشاهدة الملاعب المجهزة والمسيجة بشكل خاص في بلدتك ...

طموح. يجب تشكيل المتخصصين الذين ستعمل معهم غدًا اليوم. لذلك ، يمكنك الاستثمار في جيل الشباب ____ معرفتك وخبرتك و ...

تعاطف. لسوء الحظ ، فإن مشكلة الأطفال المشردين ذات صلة خاصة اليوم. عدد الأطفال الذين يعيشون في شوارع مدينتنا يقترب بالفعل من ____. يحتاج الطفل إلى المشاركة والمساعدة والتعاطف. لا يمكنهم فعل ذلك بدوننا ...

رقم 4. التقدم المحرز الخاص بك

يجب أن يفهم المرسل إليه بوضوح أنه يتعامل مع شخص جاد ليس في اليوم الأول "في عمله" (لن يوافق الكثير على التعاون مع الوافدين الجدد "الذين لم يتم التحقق منهم").

لذلك ، إذا كان هناك أي نجاحات وإنجازات في "سجل الإنجاز" الخاص بك ، فمن الأفضل الإشارة إليها في خطاب الطلب. بهذه الطريقة ، ستتغلب بأمان على حاجز الريبة والشك.

لا تنسى "الإنجازات" في المشروع ، حول موضوع تتصل بالمرسل إليه. إن الطبيعة البشرية تجعل من الصعب جدًا علينا أن نبدأ من الصفر. لكن الاستمرار (أو إنهاء) ما تم البدء به هو أمر آخر.

• اكتمل بناء ____ بنسبة 87٪. ولكن بدون مساعدتك ، لن تتمكن من إكمالها في الوقت المناسب. نقدم لكم…
• لدينا بالفعل ____ تحت تصرفنا. لتحقيق الهدف المحدد ، نفتقر فقط إلى ____.

رقم 5. طلب محدد

لا تتجول. لا تحجب طلبك بكومة من الكلمات الزائدة والغامضة. اذكر المشكلة بوضوح.

كيف يجب أن يعبر عن هذا؟

أولاً ، يجب على المرسل إليه ، بعد فتح الرسالة ، فهم ما يريده منه ، وعدم حل الألغاز حول موضوع "يسألونني أو يعطوني". ثانيًا ، يجب التعبير عن طلبك بالأرقام والإجراءات الدقيقة.

هل تريد مساعدة محددة؟ ثم اطلب إجراءات محددة ليتم اتخاذها من قبل مستلم الخطاب.

• نحن بحاجة إلى 3250 دولارًا لـ ____ قبل اكتمال المشروع.
• نحن في انتظارك في ____. سيعقد حدث جمع ____ في 17 نوفمبر الساعة 14.30 في ____.
• نطلب منك تقليل إيجار السيارة إلى 10 دولارات في اليوم.

رقم 6. أسماء كبيرة

تقنية أخرى مثيرة للاهتمام تزيد من فعالية خطاب الطلب. يتمثل في تسليط الضوء على الأفراد (الشركات) الذين سبق لهم الموافقة على المشاركة في المشروع.

من خلال القيام بذلك ، فإنك تحفز المرسل إليه على قبول نتيجة إيجابية (" نعم ، إذا وافق ____ ، فلماذا أنا أسوأ ؟!»).

• ____ يشاركون بالفعل بنشاط في ____.
• في "الماراثون" الاحترافي الذي أعلناه عن الموضوع ____ مسجل بالفعل ____.

رقم 7. نتائج مهمة

كل شيء بسيط هنا. تأكد من التلخيص في نهاية الرسالة (النقاط المهمة واللهجات الرئيسية).

• يعتمد الإكمال الناجح والمزيد من الرفاهية لـ ____ الآن على قرارك.
• ____ المهنيون الشباب يضعون آمالهم عليك.
• تتطلع الأمهات الشابات وأطفالهن إلى الظهور في مدينتنا ____.

رقم 8. جهات الاتصال

« ومفهومة جدا!"، قول انت. يمكن فهمه ، ولكن ليس للجميع. يجب تقديم تفاصيل الاتصال بالكامل.

ومع ذلك ، ليست هناك حاجة إلى "المبالغة" والإشارة إلى جميع أشكال التعليقات الممكنة ، أو العكس - عند إرسال بريد إلكتروني ، من السذاجة الاعتقاد بأن عنوان المرسل كافٍ.

قدم لمتلقي خطاب الطلب 2-3 خيارات لمعلومات الاتصال. هذا يكفي تماما.

ملاحظة

لهذا…

كن صريحًا وصادقًا قدر الإمكان عند كتابة خطاب الطلب الخاص بك.

هذه هي قاعدة النتيجة الأولى.

أتمنى لك يومًا سعيدًا ومزاج جيد دائمًا!

يعد تجميع خطاب تغطية لعينة معينة في حالة إرسال المستندات إلى الشركات أو الدوائر الحكومية خطوة اختيارية ولكنها مرغوبة. حول كيفية تطوير الشكل الصحيح لمثل هذا المستند بشكل صحيح وبعض الفروق الدقيقة للعمل معه - في الوقت الحالي.

يتم تحرير الوثيقة بأي شكل من الأشكال ، حيث لا توجد عينة موحدة. الغرض الرئيسي هو إعطاء المرسل إليه فكرة صحيحة عن نوع المستندات التي تم إرسالها ، والأهم من ذلك ، ما هو الغرض الذي يسعى إليه المرسل.

على الرغم من أن الشركة غير مطالبة رسميًا بكتابة خطابات تغطية ، إلا أنه في تدفق مستندات العمل ، يعد هذا معيارًا راسخًا إلى حد ما يجب اتباعه. يسمح لك بحل عدة مشاكل في وقت واحد:

1. بادئ ذي بدء ، إنه يحتوي على التفسيرات الرئيسية للمرسل ، والتي يريد أن ينقلها إلى المرسل إليه. في هذه الحالة ، هذا مهم ، لأن المراسلات التجارية هي اتصالات غير مباشرة ، والتي يجب أن تكون واضحة للغاية لكلا الطرفين.
2. يحتوي خطاب الغلاف أيضًا على قائمة بالوثائق - في الواقع ، يتم تكرار قائمة الاسم الكامل وعدد المستندات التي تم إرسالها. هذا يزيل أخطاء التصميم المحتملة.
3. من خلال تحديد قائمة الوثائق ، من الممكن تجنب بعض الصعوبات في استعادتها في حالة فقدانها. بالإضافة إلى ذلك ، فإنه يشير إلى أرقام المستندات الصادرة والواردة ، وبفضل ذلك يمكن العثور عليها بسهولة والتحكم في اتجاه الحركة.
4. أخيرًا ، سيتمكن المرسل إليه ، الذي لم يقبل المستندات فحسب ، بل وأيضًا خطاب الغلاف الخاص به ، من فهم جوهر رغبات المرسل بسرعة والاستجابة لها بسرعة وفقًا للموقف.

لذلك ، يمكننا القول أن التصميم المختص لرسالة الغلاف إلى المستندات ، وإنشاء عينات موحدة خاصة بهم لجعل العملية موحدة في مصلحة المرسل نفسه.

نموذج رسالة الغلاف 2019

على الرغم من عدم وجود نموذج معتمد لمثل هذه الوثيقة ، ولكل منظمة الحق في تحديد كيفية وضعها ، هناك قواعد مقبولة بشكل عام يجب اتباعها.

1. في العنوان ، كالعادة ، يشار إلى الأسماء الرسمية الكاملة للمرسل إليه ("إلى ...") والمرسل ("من ...").
2. بعد ذلك تأتي ملاحظة حول الرقم الذي تم تسجيل الخطاب من أجله في شركة المرسل.
3. ثم يأتي النص الفعلي للوثيقة. من المهم جدًا أن تبدأ العبارة بشكل صحيح. هناك 3 خيارات لهذه الحالة:

• "إرسال لك"- في الحالات التي يتم فيها إرسال الوثائق إلى نفس الشركات (على سبيل المثال ، الأطراف المقابلة) ؛
• "نقدم لكم"- يتم إرسال الرسالة إلى مكتب الضرائب ، والمحاكم ، والمكتب الرئيسي - أي جميع المؤسسات ذات المنصب الأعلى ؛
• "نحن نرسل لك"- إذا كنا نتحدث عن المستندات التي يتم إرسالها ، على العكس من ذلك ، إلى الإدارات التابعة (على سبيل المثال ، الإدارات وفروع نفس الشركة).

1. بعد وصف الغرض من الإرسال ، تحتاج إلى تقديم قائمة كاملة بالوثائق (المخزون) ، والتي يتم تقديمها بشكل ملائم في شكل جدول. يجب أن يحتوي على الأعمدة التالية:

• الاسم الكامل للوثيقة ؛
• عدد النسخ؛
• إذا لزم الأمر ، يشار إليه أيضًا بالشكل الذي تم إرسال المستند فيه - الأصل أو نسخة (مصدقة أو غير معتمدة).

1. في نهاية الجدول ، يُشار إلى العدد الإجمالي للمستندات المرسلة مع خطاب الغلاف.
2. أخيرًا ، يشار إلى مرفق ، والذي يسرد المستندات الإضافية ، إن وجدت ، والتي يتم إرسالها أيضًا إلى المرسل إليه. من المهم أن نفهم أن كلمة "Application" مكتوبة بصيغة المفرد فقط عندما يكون هناك مستند واحد فقط. إذا كانت المستندات بصيغة الجمع ، تتم كتابة "الملاحق". إلى جانب عنوان المستند:

• تاريخ قبول الوثيقة ؛
• العدد الإجمالي للنسخ المرسلة ؛
• عدد الصفحات في كل مستند (يتم كتابة العدد الإجمالي للأوراق لجميع النسخ) ؛
• إذا لزم الأمر ، حدد الحاجة إلى البرامج الثابتة.

ليس فقط المدير العام ، ولكن أيضًا الشخص المخول المقابل يوقع خطاب الغلاف على المستندات ، بغض النظر عن عينته. يتم وضع التوقيع بشكل تقليدي من قبل الموظف الذي ترتبط أنشطته مباشرة بالوثائق المرسلة:

1. يقوم المدير العام أو رئيس الفرع بالتوقيع على مستندات التدفق العام المتعلقة مباشرة بالشركة بأكملها ، وكذلك المستندات ذات الأهمية الخاصة (على سبيل المثال ، التقارير السنوية التي يتم إرسالها إلى المكتب الرئيسي).
2. يوقع كبير المحاسبين الخطابات المصاحبة للمستندات المالية - وعادة ما يتم إرسالها إلى مكتب الضرائب.
3. يرسل المحامي الداخلي للشركة خطابات تغطية في حالة المستندات المتعلقة ، على سبيل المثال ، بالتقاضي ، وإبرام العقود مع الأطراف المقابلة المحتملة ، وما إلى ذلك.

ملاحظة. في الحالات التي نتحدث فيها عن إرسال جماعي لمستندات من نفس النوع (على سبيل المثال ، العديد من الفواتير أو العقود من نفس النوع مع الأطراف المقابلة) ، يمكنك دمجها في مجموعة واحدة وكتابة العدد الإجمالي للأوراق في جميع النسخ في وقت واحد .

كيفية تسجيل خطاب تغطية

من المهم ملاحظة خصوصيات آداب العمل من حيث تصميم خطابات الغلاف - أولاً وقبل كل شيء ، من الأفضل استخدام نفس العينة ، ونموذج المستند ، ويجب أن يوقع نفس الشخص الذي يحمل توقيعه على الرسالة نفسها. المرسل.

يتم إرسالها باستخدام البريد الروسي أو البريد الخاص - كقاعدة عامة ، من الأفضل القيام بذلك عن طريق البريد المسجل. يجب تدوين رقم الشحنة ، والذي يتم تسجيله في دفتر يومية تدفق المستندات للشركة المرسلة. تحت رقم العنوان هذا ، يضع بالفعل رقمه - وبالتالي تقل مخاطر الارتباك بشكل كبير.

كقاعدة عامة ، يتم إصدار خطاب تغطية في نسختين على الأقل - واحدة للمرسل إليه ، ونسخة واحدة للمرسل. يتم تخزين هذا المستند لفترة ، يتم تحديد مدى ملاءمتها ومدتها من قبل الشركة نفسها. عادة ، في سير العمل الحديث للشركات ، يتم نسخ جميع المستندات احتياطيًا في شكل إلكتروني - وهذا يسمح لك بالعثور عليها بسرعة وتخزينها بأمان إلى حين الحاجة.

وقت الاستجابة

أما بالنسبة لتوقيت الإجابة ، فهذا سؤال أقل وضوحًا. من ناحية أخرى ، توجد قاعدة عامة تنص على ألا يتجاوز وقت معالجة أي استئناف إلى هيئات الدولة ، وكذلك إلى الشركات والشركات والجمعيات العامة شهر واحد ، أي 30 يومًا تقويميًا. يبدأ العد التنازلي من يوم العمل الذي يلي يوم وصول البريد إلى المرسل إليه.

من ناحية أخرى ، في كثير من الأحيان في الممارسة العملية هناك حالات يتوقع فيها المرسل أن يستجيب المرسل إليه لطلبه في أسرع وقت ممكن. ثم تحتاج إلى كتابة هذه الرغبة بشكل منفصل ، على سبيل المثال: "نطلب منك التفضل بالتوقيع على المستندات اللازمة والإجابة على مزاياها في غضون 7 أيام عمل". إذا كنا نتحدث عن فرع ، وحدة هيكلية تابعة مباشرة للمرسل ، فإن الصياغة تكون أكثر صرامة: "الموعد النهائي للرد هو 3 أيام عمل من تاريخ الإخطار الرسمي باستلام خطاب التغطية هذا."

ملاحظة. إذا كان العقد المبرم بين الشركات ينص في البداية على إجراء معين للتعامل مع المطالبات ، والتسوية السابقة للمحاكمة للخلافات المحتملة ، فمن الضروري الانطلاق من نص هذه العقود. يتم عرض مثال على النص أدناه.

إجراء التخزين

خطابات الغلاف هي مستندات خاصة للمنظمة ، يمكن الكشف عن محتوياتها أو تصنيفها وفقًا لتقديرها (وهذا ينطبق على كل من المستندات الواردة والصادرة). لذلك ، يعتمد اختيار طريقة تخزين معينة على قرار الإدارة.

بشكل عام ، يتم اتباع القواعد التالية:

1. نظرًا لأن الأهمية القانونية الرئيسية ليست خطاب الغلاف نفسه وعينته ، ولكن المستندات التي تسبقه ، يتم إيلاء الاهتمام الرئيسي لسلامتهم.
2. بعد سحب جميع المرفقات (أي المستندات نفسها) ، يتم تحديد فترة الاحتفاظ بشكل فردي.
3. في بعض الحالات ، تنشئ الشركات مجلدًا خاصًا باسم "Cover Letters" تضع فيه الوثائق ذات الصلة. هذا الخيار مناسب للشركات الصغيرة ذات تدفقات العمل الصغيرة.
4. إذا كان تدفق المستندات كبيرًا جدًا ، وكان لدى الشركة عدة فروع ، فسيتم وضع تسميات خاصة للحالات - أي قوائم بالوثائق المجمعة حسب الغرض العام ، على سبيل المثال ، "اتفاقيات التوريد" ، "اتفاقيات الإيجار" ، "القضائية" ، إلخ.

وبالتالي ، فإن أفضل خيار هو إنشاء عينة واحدة خاصة بك من خطابات الغلاف للوثائق وتنظيم نظام تخزين مناسب لحجم تدفق مستندات الشركة.