مسك السجلات المحاسبية. وثائق المحاسبة الأولية

تعتمد صحة المحاسبة والاستنتاجات الإضافية منها على جودة تصميم المستند الأساسي والمعلومات الواردة فيه.

المعلومات الواردة في المستندات الأولية المقبولة للمحاسبة يتم تجميعها وتنظيمها في سجلات المحاسبة ، والتي يتم اعتماد أشكالها أو المتطلبات الخاصة بها من قبل الهيئة المعتمدة. يتم تحويل بيانات سجلات المحاسبة في شكل مجمع إلى البيانات المالية.

تحدد الإدارة الأشخاص الذين يحق لهم التوقيع على المستندات المحاسبية. في هذه الحالة ، يمكن إنشاء تسلسل هرمي للتوقيع اعتمادًا على المنصب الذي تم الاحتفاظ به ، ومقدار المال ، ونطاق وطبيعة العملية.

يجب على الشركات أو المنظمات التي تستخدم التوقيعات الإلكترونية وضع الضمانات والضوابط المناسبة فيما يتعلق بالحق في استخدام التوقيعات الإلكترونية والوصول إليها. (17)

متطلبات إعداد الوثائق الأولية

1. يجب أن تتم الإدخالات في المستندات الأولية باستخدام الحبر والقلم الرصاص الكيميائي ومعجون قلم الحبر الجاف بمساعدة الآلات الكاتبة والميكنة والوسائل الأخرى التي تضمن سلامة هذه السجلات خلال الوقت المحدد لتخزينها في الأرشيف.

يحظر استخدام قلم رصاص بسيط في الكتابة.

• 2. يجب إعداد المستندات بدقة ، وكتابة النصوص والأرقام بشكل واضح ومقروء.
• 3. يجب أن تملأ الوثيقة كافة التفاصيل. إذا لم يتم ملء أي شرط ، فسيتم وضع شرطة في مكانه. يجب ملء التفاصيل الإلزامية دون فشل.
• 4. في المستندات النقدية ، يشار إلى المبلغ بالأرقام والكلمات.
• 5. يجب أن تكون المستندات الأساسية مصدقة من التوقيعات الشخصية لرئيس المنظمة أو كبير المحاسبين أو الأشخاص المفوضين.
• 6. يجب أن تحتوي المستندات الأساسية على نسخ من تواقيع الأشخاص المخولين.
• 7. يجب أن تكون المستندات الأساسية مختومة بختم المنظمة ، إذا تم النص عليها في النموذج والتشريع الحالي. (الثامنة عشر)

يجب أن يوافق رئيس المنظمة ، بالاتفاق مع كبير المحاسبين ، في شكل أمر على قائمة بالأشخاص الذين يحق لهم التوقيع على المستندات المحاسبية الأولية.

يتم ضمان تنفيذ مستندات المحاسبة الأولية في الوقت المناسب وبجودة عالية ، ونقلها ضمن الحدود الزمنية المحددة للتفكير في المحاسبة ، فضلاً عن موثوقية البيانات الواردة فيها ، من قبل الأشخاص الذين قاموا بتجميع هذه المستندات وتوقيعها.

يجب أيضًا تنظيم حركة المستندات الأولية في المحاسبة (التجميع أو الاستلام من كيانات الأعمال الأخرى ، وقبول المحاسبة ، والمعالجة ، والنقل إلى الأرشيف) من خلال جدول معتمد بأمر من الرئيس.

من أجل تحذير كل من المديرين وفناني الأداء من العواقب السلبية غير المتوقعة ومن أجل توفير الوقت عند البحث عن المعلومات ، من الضروري إنشاء قاعدة لتسجيل المستندات الأولية بعد تلقي المستندات التنظيمية.

هذا يعني أن جميع المستندات الأولية الصادرة والمعبأة في المحاسبة يجب أن يكون لها معرف خاص بها - رمز (لمرة واحدة ، رقم فريد) ، يتم تعيينه لهم عند التسجيل الإلزامي في إحدى دفاتر يومية التسجيل التي يجب فتحها في كل مؤسسة.

إجراءات تجميع المستندات:

• - الامتثال لجميع التفاصيل المحددة وأشكال الوثائق ؛
• - الدقة والوضوح في عرض محتوى المعاملات التجارية في المستندات ؛
• - دقة توقيت تسجيل المعاملات التجارية ، وكتابة النص بشكل واضح ودقيق ومقروء ؛
• - عبور الأماكن الحرة في غياب الدعائم ؛
• - بيان المبالغ بالأرقام والكلمات في جميع الوثائق القيمة ؛ شطب الأخطاء بحيث يمكن رؤية الرمز المشطوب ، والتصديق على النص الصحيح بتوقيع الشخص الذي أصدر المستند ؛
• - التصحيحات غير مسموح بها. (27)

تتطلب المستندات الأساسية التي تم إنشاؤها بطريقة آلية تأكيدًا خاصًا لموثوقية البيانات المستلمة ، أي ترخيص وحماية البيانات المسجلة من الاستلام غير المصرح به للمعلومات المتعلقة بها. يمكن إرسال أي نوع من المستندات عن طريق الفاكس ، ولكن ليس مستند المحاسبة الأساسي ، لأنه لا يحتوي على تأكيد على صحتها. يتحمل الأشخاص الذين قاموا بإعداد هذه المستندات والتوقيع عليها مسؤولية إنشاء المستندات عالية الجودة في الوقت المناسب ونقلها ضمن الحدود الزمنية المحددة للتفكير اللاحق في المحاسبة.

المحاسبة الأساسية في مؤسسة التصنيع هي أساس المعلومات للإدارة ، والتي تعتمد جودتها بشكل مباشر على جودة المحاسبة. المحاسبة الأولية هي عبارة عن مجموعة معقدة من المعلومات والعمليات المنطقية مع المستندات المصاحبة لأي تدفقات مادية ومالية وعناصرها من مدخل الإنتاج والمرافق الاقتصادية للمؤسسة والشركة ككل.

وبالتالي ، فإن الوثائق الأولية هي ناقلات للمعلومات حول جميع الأشياء والأشياء الاقتصادية والإنتاجية وتفاعلاتها وتسمح بإجراء تقييم شامل لجميع عوامل التحكم: الكمية والنوعية والمالية.

التوثيق ، قيمة المستندات الأولية

متطلبات الوثائق الأولية وتوحيد وتوحيد الوثائق

أنواع المستندات المحاسبية

إجراءات تسجيل المستندات وقبولها والتحقق منها ومعالجتها وتخزينها

تنظيم تدفق المستندات

1. التوثيق ، قيمة المستندات الأولية

من أجل الانعكاس المستمر والمستمر للكائنات المحاسبية ، من الضروري أولاً وقبل كل شيء تسجيل كل معاملة تجارية. لهذا ، يتم تطبيق العنصر الأول من وثائق طريقة المحاسبة. توثيق- طريقة الانعكاس الأولي لأشياء المحاسبة ، مما يسمح لها بإجراء مراقبة مستمرة ومستمرة.

وفقًا للائحة المحاسبية والتقارير المالية في الاتحاد الروسي (تمت الموافقة عليها بأمر من وزارة المالية في الاتحاد الروسي رقم 34-n بتاريخ 29 يوليو 1998) ، "يجب توثيق جميع المعاملات التجارية بالوثائق الداعمة. تعمل هذه المستندات كوثائق محاسبية أولية ، على أساسها تتم المحاسبة.

المستند المترجم من المستند اللاتيني يعني الأدلة والأدلة.

وثيقة المحاسبة الأساسيةشهادة مكتوبة تؤكد حقيقة صفقة تجارية أو الحق في القيام بذلك.

المحاسبة الأساسية -إنها عملية مفردة ، متكررة في الوقت المناسب ، لجمع وقياس وتسجيل وتجميع وتخزين المعلومات حول النشاط الاقتصادي.

قيمة المستندات المحاسبية الأولية في الأنشطة المالية والاقتصادية للمنشأة:

تعمل المستندات كأساس وتأكيد لصحة أوراق الاعتماد.

يتم استخدامها للتوجيه والتحكم التشغيلي.

على أساس الوثائق ، تتم مراقبة كائنات المحاسبة.

الوثائق لها أهمية قانونية. يتم استخدامها كدليل في النزاعات في المحكمة.

الوثائق لها قيمة تحكم.

1. متطلبات الوثائق الأولية وتوحيد وتوحيد الوثائق

الدعائم في الترجمة من المتطلبات اللاتينية تعني ضرورية ، ضرورية.

المتطلبات- المؤشرات التي تميز المعاملات التجارية الواردة في الوثيقة.

التفاصيل مطلوبة واختيارية.

وفقًا للفقرة 2 من المادة 9 من القانون الاتحادي "بشأن المحاسبة" رقم 402-FZ بتاريخ 06.12.2011. التفاصيل الإلزامية لمستند المحاسبة الأساسي هي:

1) اسم الوثيقة ؛

2) تاريخ تحرير الوثيقة ؛

3) اسم المنظمة ؛

5) قيمة القياس الطبيعي و (أو) النقدي لواقع الحياة الاقتصادية ، مع الإشارة إلى وحدات القياس ؛

6) أسماء مناصب المسؤولين عن ارتكاب حقيقة الحياة الاقتصادية ؛

7) التوقيعات الشخصية للأشخاص المذكورين مع ذكر ألقابهم وأحرفهم الأولى.

لم تتم الموافقة على التفاصيل الإضافية قانونًا. يتم تقديمها من قبل المؤسسة نفسها كما تشاء في جميع المستندات ، باستثناء المستندات المتعلقة بالمحاسبة الأولية للأموال. قد تشمل التفاصيل الإضافية: عنوان ورقم هاتف المنظمة ، وأسماء الأطراف المشاركة في المعاملة ، وما إلى ذلك.

قبل بدء نفاذ القانون الاتحادي الجديد "بشأن المحاسبة" رقم 402-FZ بتاريخ 06.12.2011. (بداية هذا القانون في 01.01.2013) تم إيلاء اهتمام كبير لتوحيد وتوحيد وثائق المحاسبة الأولية. تم أخذ المستندات في الاعتبار إذا تم إعدادها وفقًا للنموذج الموجود في ألبومات النماذج الموحدة لوثائق المحاسبة الأولية. تم تطوير هذه الألبومات من قبل لجنة الإحصاء الحكومية في روسيا (الآن Rosstat) بالاتفاق مع وزارة المالية الروسية. تمت الموافقة على حوالي 250 نموذجًا موحدًا من المستندات.

المستندات الموحدة هي مستندات قياسية مخصصة لتسجيل المعاملات المتجانسة في المؤسسات ذات الأشكال المختلفة للملكية والانتماء الصناعي.

بالإضافة إلى ذلك ، قامت الوزارات القطاعية أيضًا بتطوير وثائق موحدة للشركات في صناعتها. على سبيل المثال ، طورت وزارة الزراعة الروسية وثائق موحدة لحساب المنتجات الزراعية والحيوانات والأراضي وما إلى ذلك.

توحيد المستندات هو إنشاء نفس الأحجام القياسية للوثائق القياسية. تم ذلك لتقليل استهلاك الورق وتبسيط معالجة المستندات وتخزينها.

مع بدء نفاذ القانون الاتحادي "بشأن المحاسبة" رقم 402-FZ بتاريخ 06.12.2011. إزالة الالتزام باستخدام الوثائق الموحدة التي وضعتها لجنة الإحصاء الحكومية والوزارات القطاعية من الشركات. وفقًا للفقرة 4 من المادة 9 من هذا القانون ، تتم الموافقة على نماذج المستندات الأولية من قبل رئيس المؤسسة بناءً على اقتراح كبير المحاسبين (أو الشخص المكلف بالمحاسبة). يجب على المحاسب ، عند تطوير نماذج المستندات ، تضمين جميع التفاصيل المطلوبة فيها وجعلها مضغوطة. يقدم كبار المحاسبين ، كقاعدة عامة ، نماذج موحدة من المستندات للموافقة عليها.

ستمنحك هذه المادة فكرة عن:
مستخدمو المعلومات المحاسبية ؛
وظائف المؤسسة لتنظيم المحاسبة ؛
مستندات المحاسبة الأولية وأنواعها وتفاصيلها الإلزامية ؛
تدفق ثيقة؛
سجلات المحاسبة وأنواعها.
الحسابات المحاسبية وهيكلها ؛
مخطط عمل مبسط لحسابات الأعمال التجارية الصغيرة ؛
أشكال مختلفة من تنظيم المحاسبة.

1. المستندات في المحاسبة

وفقًا للمادة 9 من قانون "المحاسبة" ، يجب توثيق جميع المعاملات التجارية التي تقوم بها المنظمة بمستندات داعمة. تعمل هذه المستندات كوثائق محاسبية أولية على أساسها يتم الاحتفاظ بالمحاسبة.

وثائق المحاسبة الأوليةيتم قبولها للمحاسبة إذا تم وضعها في النموذج الوارد في ألبومات النماذج الموحدة لوثائق المحاسبة الأولية ، ويجب أن تحتوي المستندات التي لم يتم توفير شكلها في هذه الألبومات على التفاصيل الإلزامية التالية:

• عنوان الوثيقة ؛
• تاريخ إعداد الوثيقة ؛
• اسم المنظمة التي يتم إعداد الوثيقة نيابة عنها ؛
• محتوى الصفقة التجارية ؛
• عدادات المعاملات التجارية من الناحية المادية والنقدية ؛
• أسماء مناصب الأشخاص المسؤولين عن أداء المعاملات التجارية وصحة تسجيلها ؛
• التوقيعات الشخصية للأشخاص المذكورين.

المستند الأساسي هو دليل مكتوب على معاملة تجارية (الدفع مقابل البضائع ، وإصدار النقد مقابل تقرير ، وما إلى ذلك).

يمكن للمؤسسة في عملية النشاط استخدام نماذج مطورة بشكل مستقل من المستندات الأولية ، مع مراعاة المتطلبات المحددة للمستندات الأولية. تمت الموافقة على نماذج هذه المستندات بموجب الأمر المتعلق بالسياسة المحاسبية للمؤسسة.

يمكن تقسيم جميع المستندات الأولية إلى المجموعات التالية:

1. التنظيمي والإداري.
2. تبرئة
3. مستندات المحاسبة.

الوثائق التنظيمية والإدارية- هذه أوامر وتعليمات وتعليمات وتوكيلات وما إلى ذلك. تسمح هذه المستندات بإجراء عمليات تجارية معينة.

الوثائق الداعمة- يشمل ذلك الفواتير والمتطلبات وأوامر الاستلام وشهادات القبول وما إلى ذلك. تعكس هذه المستندات حقيقة إجراء معاملة تجارية ويتم إدخال المعلومات الواردة فيها في سجلات المحاسبة.

بعض الوثائق متساهلة ومبررة. وتشمل هذه ، على سبيل المثال ، أمر النفقة النقدية ، وكشوف المرتبات ، وما إلى ذلك.

مستندات المحاسبةأكمله محاسب. من بينها تقارير وشهادات مختلفة. يتم أيضًا إدخال المعلومات الواردة فيها في سجلات المحاسبة.

سجلات المحاسبةهي أوراق مهيأة خصيصًا لتسجيل بيانات الاعتماد وتجميعها. في المظهر ، سجلات المحاسبة هي:

• الكتب (النقدية ، الرئيسية) ؛
• البطاقات (محاسبة الأصول الثابتة ، محاسبة المواد) ؛
• المجلات (صحائف مجانية أو رسومية).

وفقًا لأنواع السجلات المنتجة ، يتم تقسيم السجلات إلى:

• التسلسل الزمني (سجل) ؛
• منهجي (دفتر الأستاذ العام للحسابات) ؛
• مجتمعة (طلبات المجلات).

حسب درجة تفصيل المعلومات الواردة في سجلات المحاسبة فهي:

• اصطناعي (دفتر الأستاذ العام للحسابات) ؛
• تحليلي (بطاقات) ؛
• مجتمعة (أوامر المجلات).

يجب التحقق من المستندات الأساسية التي يتلقاها قسم المحاسبة (المحاسب):

• في الشكل (اكتمال الوثيقة وصحتها ، ملء التفاصيل) ؛
• حسابيًا (حساب المبالغ) ؛
• حسب المحتوى (اتصال المؤشرات الفردية ، عدم وجود تناقضات داخلية).

من أجل السلوك الصحيح للمحاسبة الأولية ، تم تطويره واعتماده جدول سير العمل، الذي يحدد الإجراء والشروط الخاصة بنقل المستندات الأولية داخل المؤسسة ، واستلامها من قبل قسم المحاسبة. قد يأخذ الجدول الزمني لحركة مستندات المحاسبة الأولية الشكل التالي:

يجب أن تتم الإدخالات في المستندات الأولية بوسائل تضمن سلامة هذه السجلات للوقت المحدد لتخزينها في الأرشيف.

بعد القبول ، يتم نقل المعلومات من المستند الأساسي إلى سجلات المحاسبة ، ويتم وضع علامة على المستند نفسه لاستبعاد إمكانية استخدامه المزدوج (على سبيل المثال ، يتم وضع تاريخ القيد في السجل المحاسبي).

يمكن إعداد مستندات المحاسبة الأولية والموجزة على الورق ووسائط الكمبيوتر. في الحالة الأخيرة ، تكون المنظمة ملزمة بإنتاج نسخ على نفقتها الخاصة من هذه المستندات على الورق للمشاركين الآخرين في المعاملات التجارية ، وكذلك بناءً على طلب الهيئات التي تمارس الرقابة وفقًا لتشريعات الاتحاد الروسي ، المحكمة ومكتب المدعي العام.

تلتزم المنظمات بتخزين المستندات المحاسبية الأولية وسجلات المحاسبة والبيانات المالية للفترات المحددة وفقًا لقواعد تنظيم أرشيفات الدولة ، ولكن ليس أقل من خمس سنوات.

للأرشفة ، يتم تحديد المستندات بترتيب زمني ، وإكمالها ، وربطها ، وحفظها في مجلدات. تقديم الوثائق إلى الأرشيف مصحوب بشهادة.

الحساب هو طريقة لتجميع وعكس التغييرات في الأموال (الممتلكات) ومصادرها والتزامات المؤسسة.

تنعكس العمليات على الحسابات في العداد النقدي ، أي يتم تقييم جميع الممتلكات ومصادرها والتزاماتها (ديون) المؤسسة ، ويتم تسجيل قيمتها في الحسابات.

يمكن أن تزيد أموال المؤسسة أو تنقص. لحساب منفصل للزيادة والنقص في الأموال ، ينقسم الحساب إلى قسمين. يسمى الجانب الأيسر من الحساب مدين، والجانب الأيمن من العد يسمى الإئتمان.

بيانيا ، عادة ما يتم تقديم الحساب في شكل جدول يتكون من عمودين:

اعتمادًا على ما ينعكس في الحسابات ، يمكن أن تكون:

1. نشيط؛
2. سلبي؛
3. المبني للمجهول.

على ال حسابات نشطةتنعكس محاسبة أموال المؤسسة وحركتها (على سبيل المثال ، الأصول الثابتة ، والمخزونات ، والمنتجات النهائية ، والنقد ، والتسويات ، وما إلى ذلك).

يزيد الحساب النشط في الخصم ، أي المعاملات التي تزيده تنعكس على الجانب الأيسر (الخصم) من الحساب.

يتم أيضًا كتابة رصيد الحساب النشط - الرصيد في نهاية الفترة وبدايتها - في الخصم.

بنية الحساب النشطة:

على ال الحسابات السلبيةتنعكس مصادر أموال المؤسسة (على سبيل المثال ، رأس المال المصرح به أو رأس المال المصرح به ، والأرباح) والتزامات المؤسسة (على سبيل المثال ، قرض مصرفي ، والأجور غير المدفوعة ، وما إلى ذلك).

يزداد الحساب السلبي مع الائتمان ، أي أن العمليات التي تزيده تنعكس في الجانب الأيمن (الائتمان) من الحساب.

يتم أيضًا تسجيل رصيد الحساب الخامل - الرصيد في نهاية الفترة وبدايتها - على الائتمان.

هيكل الحساب السلبي:

على ال حسابات نشطة سلبيةيمكن أن يكون الرصيد إما دائنًا أو مدينًا.

اعتماد مخطط الحسابات من قبل وزارة المالية.

3. أشكال المحاسبة

تختلف النماذج المحاسبية في عدد السجلات المستخدمة والغرض منها والمظهر والمحتوى.

هناك ثلاثة أشكال رئيسية للمحاسبة:

• أمر تذكاري
• ترتيب مجلة.

أبسط شكل هو "" ، حيث يتم تسجيل أي عملية على المستند الأساسي (أو مجموعة من العمليات المتجانسة) في كتاب "الجريدة الرئيسية" ، الذي يجمع بين دفتر اليومية لتسجيل المعاملات التجارية (الإدخال الزمني) والحسابات التركيبية (الإدخال المنتظم) . كتاب "Magazine-main" يبدو كالتالي:

أولاً ، يتم تسجيل أرصدة الحسابات في بداية فترة التقرير في هذا الكتاب ، ثم يتم تسجيل جميع المعاملات على المستندات ، وبعد ذلك يتم تحديد معدل دوران فترة التقرير (في هذه الحالة ، يتم التحقق من صحة الإدخال: مبلغ يجب أن يكون معدل دوران الفترة المشمولة بالتقرير مساويًا لمجموع عمليات التداول المدين لجميع الحسابات ومجموع التحولات على ائتمان جميع الحسابات) ويتم الكشف عن أرصدة الحسابات في نهاية فترة التقرير. وفقًا للأرصدة الموجودة في الحسابات ، يتم إعداد الميزانية العمومية النهائية.

يستخدم هذا النموذج في المؤسسات التي لديها عدد قليل من الموظفين وعدد صغير من العمليات. يمكن أن يحتفظ بالكتاب محاسب واحد.

يبدو مخطط المحاسبة "المجلة الرئيسية" على النحو التالي:

شكل أمر تذكاري من المحاسبةعلى أساس الصيانة المنفصلة للسجلات كرونولوجية ومنهجية. يتم تسجيل القيود المحاسبية من خلال وثائق خاصة - مذكرات تذكارية ، يتم تجميعها على أساس المستندات الأولية. يتم تسجيل أوامر الذكرى في مجلة خاصة (سجل زمني) وبناءً عليها يتم وضعها إدخالات حساب دفتر الأستاذ(سجل منهجي).

تم إنشاء نموذج حساب دفتر الأستاذ العام مع تفصيل للخصم والائتمان لكل حساب مقاصة ويبدو كما يلي:

يُطلق أيضًا على دفتر الأستاذ العام في هذا النموذج قائمة المراجعة.

يتم أخذ معدل الدوران الحالي فقط لفترة إعداد التقارير في الاعتبار في حسابات دفتر الأستاذ. لذلك ، وفقًا لحسابات دفتر الأستاذ ، يتم تجميع ورقة دوران لحسابات المحاسبة الاصطناعية (في نفس الوقت ، يتم التحقق من اكتمال وصحة تسجيل المعاملات التجارية ؛ يتم التحقق من إجمالي معدل دوران حسابات الخصم والائتمان مقابل إجمالي مجلة التسجيل). كما تحدد أرصدة الحسابات في نهاية فترة التقرير ، والتي يتم إعداد ميزانية عمومية جديدة لها.

بالمقارنة مع المجلة الرئيسية ، لا يحد نموذج الأمر التذكاري من عدد المعاملات المسجلة ، ويحدد التغييرات في الأموال في الحسابات ، ويوسع إمكانيات تقسيم العمل بين عمال المحاسبة وأتمتة المحاسبة.

مخطط هذا النموذج المحاسبي هو كما يلي:

ومع ذلك ، في هذا الشكل من المحاسبة ، يتم تكرار نفس الإدخالات عدة مرات في سجلات محاسبية مختلفة ، مما يزيد من حجم العمل. هناك نسخة مبسطة من هذا النموذج للشركات الصغيرة - باستخدام سجلات محاسبية: الأصول الثابتة ، والاستهلاك المتراكم (البلى والتلف) ؛ قوائم الجرد والمنتجات النهائية. تكاليف الإنتاج؛ النقد والأموال المستوطنات والعمليات الأخرى ؛ التسويات مع الموردين ؛ أجور.

البيان عبارة عن حساب محاسبي يعكس الرصيد المبدئي والخصم والائتمان للفترة المشمولة بالتقرير على أساس المستندات المقسمة حسب حسابات المقاصة ، الرصيد في نهاية فترة التقرير. على سبيل المثال ، يبدو نموذج السجل النقدي كما يلي:

يتم تلخيص بيانات البيانات في ورقة الشطرنج ، والتي على أساسها يتم تجميع ورقة الدوران. وفقًا للميزانية العمومية ، يتم إعداد الميزانية العمومية.

مخطط النموذج المبسط للمحاسبة هو كما يلي:

في شكل طلب دفتر اليومية للمحاسبةعلى أساس الوثائق الأولية ، يتم تجميع البيانات التراكمية وجداول التطوير. في الوقت نفسه ، يتم تسجيل المعاملات المتجانسة المتعلقة بحساب معين في المجلات بترتيب زمني وفقًا للحسابات المقابلة. في نهاية الشهر ، تحسب كل مجلة إجمالي حجم التداول على الحسابات المقابلة. هذه المجاميع هي إدخالات محاسبية (أوامر تذكارية) للإدخال في حسابات دفتر الأستاذ العام.

تسمى المجلات التراكمية بدفاتر يومية. يتم إنشاء دفاتر الطلبات على أساس ائتماني ، أي يتم تسجيل المعاملات على ائتمان حساب معين بالتوافق مع الخصم من حسابات مختلفة.

تبدو مجلة الطلب كما يلي:

يتم تحويل إجمالي معدل الدوران الشهري من دفاتر يومية الطلبات إلى حسابات دفتر الأستاذ ، والتي لها النموذج التالي:

يتم تحويل معدل دوران الائتمان إلى حساب دفتر الأستاذ العام بمبلغ إجمالي واحد شهريًا ، حيث يتم تضمينه في نموذج موسع في دفتر الأستاذ العام. يتم ترحيل معدل دوران المدين في حساب دفتر الأستاذ العام بالمراسلات مع الحسابات الأخرى. في حساب دفتر الأستاذ العام ، يتم جمع معدل دوران المدين أثناء ترحيل البيانات من دفاتر يومية مختلفة. عند الانتهاء من ترحيل المبيعات من دفاتر يومية الأوامر إلى حسابات دفتر الأستاذ ، يتم حساب إجماليات الخصم لكل حساب ، ويتم تحديد الرصيد في نهاية الشهر وإعداد الميزانية العمومية.

يمكن تقديم نموذج طلب دفتر اليومية للمحاسبة بالشكل التالي:

توثيق في المحاسبة

المستند (من المستند اللاتيني مثال مفيد ، دليل ، دليل) هو دليل مكتوب يؤكد حقيقة الصفقة التجارية ، والحق في تنفيذها.

التوثيق هو تدفق للمعلومات حول الأنشطة المالية والاقتصادية للمنظمة ويتم استخدامه في إدارة المنظمة للرقابة الأولية والحالية واللاحقة.

يعمل التوثيق كأساس لإدخالات محاسبية لاحقة ويضمن دقة وموثوقية وعدم قابلية الجدل في مؤشرات المحاسبة ، فضلاً عن إمكانية مراقبتها.

وفقًا للائحة المحاسبية والتقارير المالية في الاتحاد الروسي ، يتم إضفاء الطابع الرسمي على جميع المعاملات التجارية من خلال المستندات الداعمة. تعمل هذه المستندات كوثائق محاسبية أولية على أساسها يتم الاحتفاظ بالمحاسبة.

لا يتم تحديد قيمة المستندات المحاسبية في الأنشطة المالية والاقتصادية فقط من خلال حقيقة أنها تعمل كأساس وتأكيد لصحة البيانات المحاسبية. الوثائق هي الوسيلة التي يتم من خلالها تنفيذ النشاط المالي والاقتصادي نفسه. يتم استخدامها للتوجيه التشغيلي وإدارة المنظمة. على أساس الوثائق ، يتم إجراء المراقبة اليومية لحركة عناصر المخزون ، وأموال المنظمة ، ويتم تحديد شرعية وملاءمة بعض العمليات. تساعد المستندات التي تؤكد دقة البيانات المحاسبية على تحديد الأخطاء في المحاسبة.

الوثائق لها أهمية قانونية ، يتم استخدامها كدليل في النزاعات بين المنظمات والأفراد. فقط الوثائق المنفذة بشكل صحيح وفي الوقت المناسب لها قيمة إثباتية في التحكيم والمحاكم القضائية. تُستخدم المستندات كأساس لخبرة المحاسبة الجنائية ، التي يتم تنفيذها بقرار من مكتب المدعي العام ، والمحكمة ، والتحكيم ، بقرار من سلطات التحقيق.

الوثائق ذات قيمة رقابية ، لأنها تجعل من الممكن التحكم في سلامة الأشياء الثمينة ، لمنع حالات السرقة. للوثائق أهمية كبيرة عند إجراء عمليات التدقيق المستندي ومراجعة الأنشطة الاقتصادية والمالية للمنظمة. يتم استخدام المستندات عند تحليل نتائج العمل

المنظمات. إنها الوثيقة التي هي أساس نظام المعلومات الخاص بالمنظمة ، والتي يتم استخدامها في المنظمة. ينص قانون الاتحاد الروسي بشأن المعلومات والإعلام وحماية المعلومات على ما يلي: يعد توثيق المعلومات شرطًا أساسيًا لتضمين المعلومات في مصادر المعلومات. يتم توثيق المعلومات بالطريقة التي تحددها سلطات الدولة المسؤولة عن تنظيم العمل المكتبي ، وتوحيد المستندات ، وصفائفها ، وأمن الاتحاد الروسي.

وثيقة المحاسبة هي شهادة مكتوبة تشهد على حقيقة معاملة تجارية.

الغرض الرئيسي من المستندات المحاسبية: تبرير مكتوب وانعكاس للمعاملات التجارية (الأصول) ، وأساس ومصدر السجلات المحاسبية ، وتنفيذ وظائف الرقابة ، وجدوى المعاملات التجارية. يتم تنفيذ هذه الرقابة من قبل الأشخاص المسؤولين عند إجراء العمليات (الرقابة الأولية) ، من قبل موظفي قسم المحاسبة عند معالجة المستندات ، وكذلك من قبل المدققين أثناء عمليات التدقيق والمسوحات المستندية.

يجب إعداد مستند المحاسبة الأساسي في وقت وقوع حقيقة الحياة الاقتصادية ، وإذا لم يكن ذلك ممكنًا ، فور الانتهاء منه. يتم تجميع مستند المحاسبة الأساسي على الورق و (أو) في شكل وثيقة إلكترونية موقعة بتوقيع إلكتروني.

مستند إلكتروني - معلومات موثقة مقدمة في شكل إلكتروني ، أي في شكل مناسب للإدراك البشري باستخدام أجهزة الكمبيوتر الإلكترونية ، وكذلك للنقل عبر شبكات المعلومات والاتصالات أو المعالجة في أنظمة المعلومات.

يعرّف القانون الاتحادي "بشأن التوقيع الإلكتروني" رقم 63-FZ بتاريخ 06.04.2011 التوقيع الإلكتروني على أنه معلومات في شكل إلكتروني مرفقة بمعلومات أخرى في شكل إلكتروني (معلومات موقعة) ويتم استخدامها لشخص معين يوقع المعلومات.

إذا تم ، وفقًا لتشريعات الاتحاد الروسي ، سحب مستندات المحاسبة الأولية ، بما في ذلك في شكل مستند إلكتروني ، يتم تضمين نسخ من المستندات المسحوبة وفقًا للإجراء المنصوص عليه في تشريعات الاتحاد الروسي في مستندات المحاسبة.

إذا كان تشريع الاتحاد الروسي أو العقد ينص على تقديم مستند محاسبة أساسي إلى شخص آخر أو إلى هيئة حكومية على الورق ، فإن الكيان الاقتصادي (المنظمة) ملزم ، بناءً على طلب شخص آخر أو هيئة حكومية ، على نفقتها الخاصة ، لعمل نسخ ورقية من مستند المحاسبة الأساسي الذي يتم إعداده في شكل مستند إلكتروني.

مستند المحاسبة في شكله الخارجي هو شكل يتم فيه تسجيل محتوى المعاملة التجارية ، ووقت ومكان الانتهاء منها ، والمؤشرات الطبيعية ، ومقدار المعاملة ، وما إلى ذلك. هذه والعديد من المعلومات الأخرى المسجلة في المستند هي العناصر المكونة لها ، ويشار إليها في الممارسة العملية بالتفاصيل.

يجب أن تفي كل وثيقة بالغرض منها بالكامل ، ويجب أن تحتوي على مؤشرات معينة. تسمى المؤشرات التي تميز المعاملات التجارية المنعكسة في المستند بالتفاصيل.

يتم اعتماد نماذج المستندات المحاسبية الأولية من قبل رئيس الكيان الاقتصادي بناءً على اقتراح المسؤول المكلف بالمحاسبة. ألغى القانون الجديد "حول المحاسبة" مفهوم "الأشكال الموحدة" ، والآن يمكن للمنظمات تطوير جميع أشكال الوثائق الأولية بمفردها. من أجل أن تصبح أشكال المستندات الأولية ، التي على أساسها يتم تسجيل حقيقة المعاملة التجارية ، شرعية ، يجب الموافقة عليها بأمر من الرئيس (ربما كجزء من السياسة المحاسبية) ولديها تفاصيل إلزامية

تفاصيل المستند

يجب أن تفي كل وثيقة بالغرض منها بالكامل ، ويجب أن تحتوي على مؤشرات معينة. تسمى المؤشرات التي تميز المعاملات التجارية المنعكسة في المستند بالتفاصيل. الدعائم - من اللات. الشرط - مطلوب ، ضروري.

المتطلبات مطلوبة ، إضافية وخاصة. يجب أن تحتوي مستندات المحاسبة الأساسية على التفاصيل الإلزامية التالية.

التفاصيل الإلزامية لمستند المحاسبة الأساسي هي:

عنوان الوثيقة ؛

تاريخ إعداد الوثيقة ؛

اسم الكيان الاقتصادي الذي أعد المستند ؛

قيمة القياس الطبيعي و (أو) النقدي لحقيقة الحياة الاقتصادية ، مع الإشارة إلى وحدات القياس ؛

اسم منصب الشخص (الأشخاص) الذي أجرى (أجرى) المعاملة والتشغيل والمسؤول (المسؤول) عن صحة تنفيذها ؛

توقيعات الأشخاص المنصوص عليهم في الفقرة 6 ، مع الإشارة إلى ألقابهم وأحرفهم الأولى.

للحصول على تفاصيل إضافيةقد يشمل: عنوان ورقم هاتف المنظمة ، والأطراف المشاركة في المعاملة ، وما إلى ذلك.

التفاصيل خاصةالمقابلة لمجال معين من المحاسبة.

متطلبات تعبئة المستندات

يجب إعداد المستندات في الوقت المناسب ، كقاعدة عامة ، في وقت المعاملة ، أو إذا لم يكن ذلك ممكنًا لسبب ما ، فور إتمام المعاملة.

عند بيع السلع والمنتجات والأعمال والخدمات باستخدام سجلات النقد ، يُسمح بإعداد مستند محاسبة أولي مرة واحدة على الأقل يوميًا بعد اكتماله على أساس الإيصالات النقدية.

يجب أن تحتوي المستندات على جميع التفاصيل التي تعكس بيانات موثوقة. يمكن ملء المستندات بأقلام حبر جاف أو قلم رصاص لا يمحى أو آلة كاتبة أو مؤتمتة بالكامل. يجب أن تُحرر الوثيقة بوضوح ، وبوضوح ، وبدون بقع ؛ ولا يُسمح بتدوين الملاحظات في المستندات بقلم رصاص بسيط. يجب كتابة الإدخالات النهائية المتعلقة بتحويل القيمة بخط متصل. يجب شطب الخطوط المجانية.

يتم اعتماد قائمة الأشخاص الذين يحق لهم التوقيع على المستندات المحاسبية الأولية من قبل رئيس المنظمة بالاتفاق مع كبير المحاسبين. يتم التوقيع على المستندات التي ترسم حقائق الحياة الاقتصادية المتعلقة بالنقد من قبل رئيس المنظمة وكبير المحاسبين أو الأشخاص المفوضين من قبلهم.

تصحيح الإدخالات الخاطئة في المستندات

يُسمح بالتصحيحات في مستند المحاسبة الأساسي ، ما لم تنص القوانين الفيدرالية أو الإجراءات القانونية التنظيمية للهيئات التنظيمية للمحاسبة الحكومية على خلاف ذلك. يجب أن يحتوي التصحيح على تاريخ التصحيح ، بالإضافة إلى توقيعات الأشخاص الذين قاموا بتجميع المستند ، مع الإشارة إلى ألقابهم وأحرفهم الأولى أو أي تفاصيل أخرى ضرورية لتحديد هوية هؤلاء الأشخاص.

يمكن إجراء تصحيحات على مستندات المحاسبة الأساسية (باستثناء المستندات المصرفية والنقدية). في النصوص والبيانات الرقمية للمستندات الأولية ، لا يُسمح بالمسح والتصحيحات غير المحددة. يتم تصحيح الأخطاء في المستندات الأولية التي تم إنشاؤها يدويًا على النحو التالي: يتم شطب النص أو المبلغ الخطأ ، والنص المصحح و (أو) يتم كتابة المبلغ. يتم شطبها بسطر واحد حتى يمكن قراءة السطر المصحح. يجب الإشارة إلى تصحيح الخطأ في المستند الأساسي من خلال النقش "مصحح" ، يتم تحديد تاريخ التصحيح ، مؤكداً بتوقيع الأشخاص الذين يوقعون المستند. (على سبيل المثال ، إذا كان الرقم 429 مكتوبًا بالخطأ في المستند بدلاً من 439 ، فلا يمكنك فقط شطب الرقم 2 وكتابة الرقم 3 فوقه. الرقم 429 مشطب تمامًا ، 439 مكتوب ، "تصحيح" هو مكتوب ، التاريخ 29 مايو 20_ والتوقيعات: سفيريدوف ، زايتسيف.)

ينص قانون الاتحاد الروسي "بشأن المحاسبة" ، واللائحة الخاصة بإدخال البيانات المحاسبية والمالية في الاتحاد الروسي ، على أنه لا يُسمح بإجراء تعديلات على المستندات النقدية والمصرفية. في هذه الحالة ، يجب إعداد وثيقة جديدة.

تصنيف الوثيقة

لعكس المعاملات التجارية ، يتم استخدام عدد كبير من المستندات المختلفة. من أجل التطبيق الصحيح للوثائق ، من المعتاد تجميعها ، أي إعداد مستندات محاسبية موحدة مصنفة وفقًا لخصائص متجانسة: حسب الغرض ، وأمر التجميع ، وطريقة تسجيل المعاملات ، ومكان التجميع ، وأمر الملء.

عن طريق التعيين ، تنقسم الوثائق إلى إداري ، تنفيذي (تبرئة) ، محاسبة ، مجتمعة.

تحتوي المستندات الإدارية على أمر (تعليمات) لأداء معاملة تجارية. ومع ذلك ، فهي لا تؤكد حقيقة تنفيذها ، وبالتالي فهي ليست أساس الحسابات. على سبيل المثال ، الطلبات وأوامر الدفع للبنك لتحويل الضرائب وما إلى ذلك.

تؤكد المستندات الداعمة حقيقة الصفقة التجارية وتعمل كأساس في المحاسبة لانعكاس المعاملات التجارية. على سبيل المثال ، الفواتير التي تؤكد النفقات المتكبدة ، وأعمال قبول الأصول الثابتة وتحويلها ، وما إلى ذلك.

يتم تجميع المستندات المحاسبية من قبل موظفي المحاسبة في الحالات التي لا توجد فيها مستندات أخرى لتسجيل المعاملات التجارية ، أو من أجل إعداد المستندات الإدارية والداعمة للتفكير في المحاسبة. على سبيل المثال ، البيانات التراكمية وحسابات التكلفة الفعلية للإنتاج وأنواع مختلفة من الشهادات والحسابات التي تم تجميعها بواسطة قسم المحاسبة ، إلخ.

تؤدي المستندات المجمعة في وقت واحد وظائف الإدارة والبراءة والتبرئة والمحاسبة. على سبيل المثال ، تحتوي فاتورة تحرير أصول المواد على أمر لتحرير المواد من مستودع إلى ورشة عمل ، بالإضافة إلى تسجيل الإصدار الفعلي.

وفقًا لترتيب التجميع ، تعتبر المستندات أولية وموحدة.

يتم تجميع المستندات الأساسية لكل معاملة فردية في وقت إتمامها. على سبيل المثال ، أمر نقدي وارد ، أمر نقدي صادر ، طلبات دفع ، إجراءات لشطب الأصول الثابتة ، إلخ.

يتم إعداد المستندات الموحدة على أساس المستندات الأولية المجمعة مسبقًا. استخدامها يسهل التحكم في العمليات المتجانسة. يمكن أن تكون تنفيذية ومحاسبية ومجتمعة. على سبيل المثال ، التقارير المسبقة والنقدية ، والتجميع والبيانات التراكمية. على وجه الخصوص ، يؤدي التقرير المسبق ، الذي يتم دمجه ، وظائف مستند التبرير والمحاسبة. يعطي وصفًا كاملاً للتسويات مع الأشخاص المسؤولين: رصيد أو تجاوز السلفة السابقة ، ومبلغ هذه السلفة ، والمبلغ المنفق ، والرصيد وتاريخ دفعها إلى أمين الصندوق أو التجاوز وتاريخ السداد من قبل مشروع - مغامرة. بالإضافة إلى ذلك ، يقدم التقرير المسبق وصفًا لتكاليف إنتاج الحسابات بعد التحقق من التقرير والموافقة عليه. على الجانب الخلفي من التقرير ، يتم تقديم قائمة بالنفقات الفردية ووثائقها الداعمة.

وفقًا لطريقة تسجيل المعاملات ، يتم تقسيم المستندات إلى مرة واحدة وتراكمية.

تُستخدم المستندات لمرة واحدة فقط مرة واحدة لتعكس معاملة واحدة أو عدة معاملات يتم إجراؤها في وقت واحد. بعد التسجيل ، يدخل مستند لمرة واحدة إلى قسم المحاسبة ويعمل كأساس للتفكير في المحاسبة. على سبيل المثال ، الطلبات النقدية الواردة والصادرة ، كشوف المرتبات ، إلخ.

يتم تجميع المستندات التراكمية خلال فترة معينة (أسبوع ، عقد ، شهر) لتعكس المعاملات المتكررة المتجانسة التي يتم تسجيلها فيها عند اكتمالها. في نهاية الفترة ، يتم حساب إجماليات المؤشرات المستخدمة للحسابات. وتجدر الإشارة إلى أن المستندات التراكمية تختلف عن المستندات المجمعة في أن المستند الموحد يتم تجميعه على أساس المستندات الأولية ، وملخصها ، والوثيقة التراكمية هي مستند أساسي يتم تجميعه تدريجيًا ، من خلال تراكم العمليات. تتضمن المستندات التراكمية بطاقات السياج الحد أو الطلبات لمدة أسبوعين أو الطلبات الشهرية وما إلى ذلك.

وفقًا لمكان التجميع ، تكون المستندات داخلية وخارجية.

يتم تجميع المستندات الداخلية في المؤسسة لتعكس العمليات الداخلية. على سبيل المثال ، الأوامر النقدية الواردة والصادرة والفواتير والأفعال وكشوف المرتبات وما إلى ذلك.

يتم تعبئة المستندات الخارجية خارج المؤسسة المحددة ويتم استلامها في شكل رسمي. على سبيل المثال ، الفواتير وكشوف الحسابات المصرفية وسندات الشحن وما إلى ذلك.

وفقًا لترتيب الإكمال ، يمكن تصنيف المستندات إلى المستندات التي يتم إنشاؤها يدويًا والكمبيوتر. يتم ملء بعض المستندات يدويًا فقط ، على سبيل المثال ، الشيكات المالية

المستندات التي تم تجميعها بمساعدة تكنولوجيا الكمبيوتر تسجل تلقائيًا معلومات حول المعاملات التي تم إجراؤها في وقت تنفيذها.

قبول الوثائق والتحقق منها ومعالجتها المحاسبية

تتم معالجة المستندات التي يتلقاها قسم المحاسبة لإعدادها للإدخالات في سجلات المحاسبة. المرحلة الرئيسية من المعالجة المحاسبية للوثائق في المنظمة هي التحقق من المستندات المستلمة في جوهرها ، في شكلها ، حسابيًا.

عند التحقق من المستندات بشأن الأسس الموضوعية ، من الضروري إثبات شرعية وصحة وملاءمة المعاملات التجارية. وفقًا للإجراءات المحاسبية الحالية ، لا ينبغي قبول المستندات الأولية المتعلقة بالمعاملات التجارية المخالفة للقانون والإجراءات المعمول بها لاستلام وتخزين وإنفاق الأموال والمخزون والأشياء الثمينة الأخرى للتنفيذ. في حالة استلام قسم المحاسبة مثل هذه المستندات الأولية ، يجب على كبير المحاسبين إخطار رئيس المنظمة بعدم شرعية معاملة تجارية معينة. في حالة وجود خلاف بين رئيس المنظمة وكبير المحاسبين في سياق معاملات تجارية معينة ، يمكن قبول مستندات المحاسبة الأولية المتعلقة بهم للتنفيذ بأمر كتابي من رئيس المنظمة ، الذي ، في هذا الصدد ، المنوط به المسؤولية الكاملة عن نتائج هذه العمليات وإدراج البيانات عنها في المحاسبة والتقارير المالية. المستندات المستلمة كأساس لحساب الأجور أو المرفقة بأوامر الائتمان والخصم النقدي تخضع للإلغاء الإلزامي بختم أو توقيع مكتوب بخط اليد "مستلم" أو "مدفوع" يشير إلى التاريخ (اليوم ، الشهر ، السنة). التحقق من المستندات على أساس الجدارة هو استمرار للرقابة الأولية التي تسبق المعاملة. يتم تنفيذ الرقابة الأولية من قبل قسم المحاسبة في إعداد الوثائق. كما أنه مهم لأن معظم الوثائق هم أشخاص مسؤولون ماليًا وليسوا موظفين محاسبة.

يتيح لك التحقق من النموذج التأكد من استخدام نموذج من النموذج المناسب لمعالجة معاملة تجارية معينة ، والإشارة إلى جميع الأرقام بوضوح ، وانعكاس محتوى المعاملة وجميع التفاصيل.

بعد ذلك ، يقوم المحاسب بإجراء فحص حسابي ، والذي يتلخص في التحقق من صحة الحسابات والحسابات الحسابية ، وفرض الضرائب على المستندات. يتم فرض الضرائب بضرب الكمية بالسعر. يسمح لك التحقق الحسابي بالتحكم في الحسابات الحسابية للنتائج ، وصحة انعكاس المؤشرات الكمية والتكلفة.

بعد التحقق ، يقوم المحاسب بمعالجة المستندات. يتكون تخصيص المستندات من الحساب في تحديد الحسابات التي يجب تسجيل المعاملات التجارية المسجلة في المستندات عليها في المدين والائتمان.

تنظيم تدفق المستندات

تدفق المستند هو طريقة نقل المستند من لحظة السجلات الأولى إلى تاريخ التسليم إلى الأرشيف.

يتضمن مفهوم سير العمل جدولة مرور المستندات ، ومراقبة صحة الأعمال الورقية وانعكاس المعاملات في الحسابات المحاسبية. يسمح لك تحسين سير العمل بتعيين عدد المستندات المطلوبة وعدد الأشخاص الذين يعملون مع هذه المستندات.

عند وضع جدول ، يجب استيفاء المتطلبات التالية:

يجب أن تحتوي مستندات المحاسبة الأولية التي يقبلها قسم المحاسبة على جميع التفاصيل المطلوبة ؛

عند استلام المستندات ، يجب التحقق من صحة الحسابات الحسابية ؛

يجب إعداد المستندات وفقًا لمتطلبات القوانين التشريعية والتنظيمية (على سبيل المثال ، يجب أن تشير فواتير استلام البضائع إلى مبلغ ضريبة القيمة المضافة حتى تتمكن من قبول ضريبة القيمة المضافة لاستردادها) ؛

يجب أن يتم التصديق على جميع التصحيحات في المستندات بتوقيعات الأشخاص المسؤولين عن إعدادها ، مع الإشارة إلى تاريخ التصحيح ؛

بالنسبة لأي معاملة ، يجب تقديم جميع المستندات اللازمة (اتفاقية وإضافات إليها ، فاتورة أو إجراء تنفيذي ، فاتورة ، أمر دفع).

في المرحلة الأولى من إعداد جدول سير العمل ، ينشئ كبير المحاسبين دائرة من الأشخاص الذين يعملون مع المستندات الأولية (موظفو قسم التوريد ، والأشخاص المسؤولون عن التنفيذ - المسوقون). رسميًا ، يتم إبلاغهم بقواعد معالجة المستندات الأولية والمواعيد النهائية لتقديم هذه المستندات إلى قسم المحاسبة. يجب أن يحدد الترتيب المقابل لرئيس المنظمة أيضًا المسؤولية عن التأخير في تقديم المستندات إلى قسم المحاسبة.

بأمره للمحاسبة ، يلتزم كبير المحاسبين بقبول المستندات التي تم إعدادها بالطريقة المحددة فقط. المحاسب الذي يقبل المستندات المعدة بالمخالفة للقواعد يتحمل المسؤولية الشخصية.

تخضع الرقابة أيضًا لصحة تسجيل المعاملات في الحسابات المحاسبية ، والتي يكون كل مستند محاسبة أساسي لها مصحوبًا بقائمة من السجلات المحاسبية تشير إلى تاريخ واسم المحاسب المسؤول. في هذه المرحلة ، يتم إنشاء السيطرة على صحة تنفيذ مستندات المحاسبة الأولية وانعكاس المعاملات التجارية في حسابات المحاسبة على أساسها.

يحتاج كبير المحاسبين إلى تحسين سير العمل. هذه المجموعات:

قائمة الوثائق الأولية المستخدمة في المؤسسة ؛

أي من موظفي المؤسسة له الحق في التوقيع على هذه المستندات ويكون مسؤولاً عن صحة تنفيذها وتوقيت تقديمها إلى قسم المحاسبة ؛

مخطط عمل الإدارات الحالية للمنظمة ؛

ترتيب حركة كل وثيقة بين إدارات المنظمة والموعد النهائي لتقديم المستندات إلى المستخدم النهائي للمعلومات (على سبيل المثال ، المحاسبة) ؛

الجدول الزمني لحركة المستندات داخل قسم المحاسبة مما يسمح لك بتنظيم احتساب الضرائب وإعداد البيانات المالية في الوقت المناسب.

بعد وضع الجدول الزمني ، يتم إعطاء كل شخص مشارك في سير العمل مقتطفًا مطابقًا ويتم تحديد المسؤولية عن عدم الامتثال لمتطلبات سير العمل.

يسمح لك جدول سير العمل بتحسين سيطرة قسم المحاسبة على كامل عمل المنظمة ، أي يحسن كفاءة العمل المحاسبي بأكمله للمؤسسة.

عند إعداد جدول سير العمل ، يتم أخذ متطلبات التنظيم العقلاني لسير العمل في الاعتبار: أقصر مسار لحركة المستندات ، والإشارة إلى فناني الأداء المحددين ، والحد الأدنى من الوقت للمرور عبر السلطات.

يعزز التنظيم العقلاني لسير العمل وظائف التحكم في المحاسبة ، ويسرع وقت تجميع البيانات المالية ، ويزيد من كفاءة المحاسبة اللازمة لإدارة المؤسسة.

إجراءات وشروط تخزين المستندات المحاسبية

يتم حفظ جميع المستندات بعد المعالجة المحاسبية النهائية في مجلدات ونقلها للتخزين في الأرشيف الحالي ، حيث يتم ضمان سلامتها وراحة التخزين. للعثور بسرعة على المستند الضروري ، يتم تشكيل تسمية الحالات. كل وثيقة مستلمة ، بعد معالجتها ، يتم حفظها في مجلد ملف. جميع المجلدات في قسم المحاسبة تشكل تسميات القضايا المحاسبية. تم تنسيق قائمة المهام على النحو التالي:

فهرس الحالة (أرقام المجلدات) اسم الحالة (العنوان) عدد الحالات في المجلد فترة التخزين ورقم المجلد وفقًا لقائمة الملاحظات

يتكون رقم الحالة من جزأين - الرقم المخصص للوحدة والرقم بالترتيب في قسم المحاسبة. يتم ملء العمود "عدد الحالات في المجلد" في نهاية العام.

تشير الملاحظات على أساس أي من القوائم يتم تحديد فترة تخزين الوثيقة: قائمة بالوثائق القياسية التي تم إنشاؤها في أنشطة لجان الدولة والوزارات والإدارات والمؤسسات الأخرى والمنظمات والمؤسسات (تشير إلى فترات التخزين) أو قائمة بوثائق إدارة فترة التخزين الدائم الناتجة عن أنشطة المنظمات التجارية غير الحكومية.

يتم إصدار القضايا من الأرشيف بأمر كتابي من كبير المحاسبين. لا يمكن مصادرة الوثائق إلا من قبل هيئات التحقيق والتحقيق الأولي ومكتب المدعي العام والمحاكم ومفتشي الضرائب وشرطة الضرائب على أساس قراراتهم وفقًا لتشريعات الاتحاد الروسي.

يتم توثيق الانسحاب في بروتوكول ، ويتم تسليم نسخة منه مقابل إيصال للمسؤول المعني في المؤسسة أو المؤسسة. بإذن وحضور ممثلي الهيئات التي قامت بالحجز ، يحق لرئيس المحاسبين أو أي مسؤول آخر في المنظمة عمل نسخ من المستندات المضبوطة ، مع توضيح سبب وتاريخ الاستيلاء عليها. إذا تم الاستيلاء على كميات غير كاملة من الوثائق (غير مسجلة ، غير مرقمة ، إلخ) ، فبإذن وبحضور ممثلي الهيئات التي قامت بالحجز ، يمكن للمسؤولين المعنيين في المؤسسة والمؤسسات إنهاء هذه المجلدات (إجراء جرد ، ترقيم الأوراق ، الختم ، التصديق بالتوقيع ، الطباعة).

تخضع المستندات المحاسبية الأساسية ، وسجلات المحاسبة ، والبيانات المحاسبية (المالية) للتخزين من قبل كيان اقتصادي للفترات المحددة وفقًا لقواعد تنظيم أرشفة الدولة ، ولكن ليس أقل من خمس سنوات بعد السنة المشمولة بالتقرير.

وثائق السياسة المحاسبية ، ومعايير الكيان الاقتصادي ، والمستندات الأخرى المتعلقة بتنظيم وصيانة المحاسبة ، بما في ذلك الأدوات التي تضمن استنساخ المستندات الإلكترونية ، وكذلك التحقق من صحة التوقيع الإلكتروني ، تخضع للتخزين من قبل جهة اقتصادية. المنشأة لمدة خمس سنوات على الأقل بعد السنة التي استخدمت فيها لإعداد البيانات المحاسبية (المالية) للمرة الأخيرة.

يجب على الكيان الاقتصادي ضمان ظروف التخزين الآمنة للوثائق المحاسبية وحمايتها من التغييرات.

في حالة إنهاء أنشطة المنظمة ، تخضع الوثائق المتعلقة باستحقاق ودفع الأجور للموظفين إلى أرشيف الدولة.

تُستخدم المستندات المحاسبية الأساسية في عام 2019 لإضفاء الطابع الرسمي على حقائق الحياة الاقتصادية. يمكن للشركات استخدام النماذج الأولية الموحدة أو تطوير نماذجها الخاصة ، مع مراعاة التفاصيل المطلوبة. ما هي المستندات الأساسية ، وما أنواعها وما يتم استخدامها ، اقرأ في المقالة.

ما هو التوثيق الأساسي في المحاسبة

ينص قانون المحاسبة على أن كل حقيقة من حقائق الحياة الاقتصادية يتم وضعها بواسطة وثيقة محاسبية أولية. يشير المسؤولون إلى الحقائق على أنها معاملة أو حدث أو عملية تؤثر على المركز المالي للشركة وحركة الأموال والنتيجة المالية للمنظمة.

اتضح أن التوثيق الأساسي هو الوثائق المستخدمة في المحاسبة لتسجيل حقائق الحياة الاقتصادية. علاوة على ذلك ، فإن مستندات المحاسبة الأساسية هي أوراق إلزامية ليس فقط للمحاسبة ، ولكن أيضًا للأغراض الضريبية (المادة 252 من قانون الضرائب للاتحاد الروسي).

قائمة نماذج وثائق المحاسبة الأولية لعام 2019

يمكن تقسيم أشكال مستندات المحاسبة الأولية إلى مجالات عمل يتم فيها استخدام الورق. يمكن أن تكون قائمة الوثائق الأساسية في المحاسبة واسعة النطاق.

على سبيل المثال ، تُستخدم المستندات الأساسية التالية لحساب الأصول الثابتة:

• أفعال القبول والتحويل ؛
• فاتورة؛
• شهادة قبول؛
• قانون الشطب
• بطاقة الجرد
• كتاب الجرد
• أعمال المعدات.

راجع الجدول للحصول على تفاصيل حول الأنواع والنماذج.

أجاب سيرجي رازغولين ،

مستشار الدولة بالإنابة في الاتحاد الروسي ، الدرجة الثالثة

« لا يحتوي قانون 6 ديسمبر 2011 رقم 402-FZ على متطلبات محددة لشكل ونوع المستندات الأساسية. لذلك ، يتم اعتمادها من قبل رئيس المنظمة بناءً على اقتراح الشخص المكلّف بالمحاسبة. في الوقت نفسه ، يحتوي قانون المحاسبة على متطلبات واضحة لـ ...»

ما هو مدرج في النماذج القياسية لوثائق المحاسبة الأولية لمحاسبة الأصول الثابتة

النموذج رقم	اسم النموذج	قرار لجنة الدولة للإحصاء ، التي وافقت على النموذج	غاية
	فعل قبول ونقل الأصول الثابتة (باستثناء المباني والمنشآت)		يتم استخدامه لإضفاء الطابع الرسمي على قبول ونقل الأصول الثابتة الفردية (باستثناء المباني والهياكل) ، وإدراجها في الأصول الثابتة والتكليف ، وكذلك لاستبعاد العناصر من الأصول الثابتة أثناء نقلها (البيع ، التبادل ، إلخ) أخرى منظمة.
	فعل القبول ونقل المبنى (الهيكل)		يتم استخدامه لنفس أغراض قانون OS-1 ، ولكنه مخصص حصريًا لقبول ونقل المباني والهياكل.
	قانون قبول ونقل مجموعات الأصول الثابتة (باستثناء المباني والهياكل)		يتم استخدامه لنفس أغراض قانون OS-1 ، ولكنه مخصص لنقل مجموعات الأصول الثابتة ، باستثناء المباني والهياكل
	فاتورة للحركة الداخلية للأصول الثابتة		يتم استخدامه لتسجيل وتسجيل حركة الأصول الثابتة داخل المنظمة من وحدة هيكلية واحدة (قسم ، متجر ، إلخ) إلى وحدة أخرى.
	قبول وتسليم الأصول الثابتة التي تم إصلاحها وإعادة بنائها وتحديثها		يتم استخدامه لتسجيل ومحاسبة قبول وتسليم الأصول الثابتة من الإصلاح وإعادة الإعمار والتحديث.
	قانون شطب شيء من الأصول الثابتة (باستثناء المركبات ذات المحركات)		يتم استخدامه لشطب بنود فردية من الأصول الثابتة التي أصبحت غير صالحة للاستعمال.
	قانون شطب السيارات		يتم استخدامه لشطب السيارات التي أصبحت غير صالحة للاستعمال.
	قانون شطب مجموعات الأصول الثابتة (باستثناء المركبات ذات المحركات)		يتم استخدامه لشطب مجموعات الأصول الثابتة (باستثناء السيارات) التي أصبحت غير صالحة للاستعمال.
	بطاقة الجرد للمحاسبة عن الأصول الثابتة		يتم استخدامه لحساب وجود الأصول الثابتة الفردية وحركتها داخل المنظمة.
	بطاقة الجرد للمحاسبة الجماعية للأصول الثابتة		يتم استخدامه لحساب وجود مجموعات من نفس النوع من الأصول الثابتة وحركتها داخل المنظمة.
	دفتر جرد الأصول الثابتة		يتم استخدامه للأغراض نفسها مثل النموذجين رقم OS-6 و OS-6a ، ولكنه مخصص للاستخدام من قبل الشركات الصغيرة.
	فعل قبول (استلام) المعدات		يتم استخدامه لحساب المعدات المستلمة في المستودع لغرض استخدامها اللاحق كبند من الأصول الثابتة.
	فعل قبول ونقل المعدات للتركيب		يتم استخدامه لنقل المعدات للتثبيت.
	التعامل مع عيوب المعدات المكتشفة		يتم تجميعها عند اكتشاف عيوب المعدات التي تم تحديدها أثناء التثبيت أو التشغيل أو الاختبار ، وكذلك بناءً على نتائج التحكم.

يمكن للشركة تطوير مستندات المحاسبة الأولية من تلقاء نفسها (معلومات وزارة المالية الروسية رقم PZ-10/2012). مطلوب فقط نماذج من وثائق المحاسبة الأولية للمعاملات النقدية. لا يمكنك إجراء تصحيحات لهم أيضًا.

في نفس الوقت ، يمكنك استخدام النماذج القياسية المعتادة. علاوة على ذلك ، كلهم ​​في برامج المحاسبة. في هذه الحالة ، من الضروري أن تحدد في السياسة المحاسبية أن المنظمة تستخدم نماذج موحدة كأساس للمستندات الأولية ، وإدراجها.

وافق المسؤولون على العديد من النماذج الموحدة للوثائق الأولية ، بما في ذلك المحاسبة.

يمكنك معرفة مكان الحصول على النماذج المعتمدة للمؤسسة من القائمة الموجودة في الجدول أدناه.

قائمة النماذج الموحدة للوثائق المحاسبية الأولية لعام 2019 والمستندات التي تعتمدها

نطاق الوثائق	كيف تمت الموافقة على النموذج
محاسبة الموظفين
محاسبة ساعات العمل والتسويات مع الموظفين للأجور
محاسبة التسويات مع الأشخاص المسؤولين
المحاسبة للعمل في البناء الرأسمالي وأعمال الإصلاح والبناء
محاسبة الخدمة
محاسبة الأصول الثابتة
محاسبة الأصول غير الملموسة
محاسبة المواد
يمثل العناصر ذات القيمة المنخفضة والمتآكلة
المحاسبة للمنتجات ، عناصر المخزون في مناطق التخزين
محاسبة التسويات النقدية مع السكان في تنفيذ العمليات التجارية باستخدام سجلات النقد
محاسبة العمليات التجارية (عام)
محاسبة العمليات التجارية عند بيع البضائع بالائتمان
محاسبة عمليات التداول في تداول العمولة
محاسبة عمليات المطاعم العامة
محاسبة المعاملات النقدية
المحاسبة عن نتائج المخزون
المحاسبة عن تشغيل آلات وآليات البناء
المحاسبة عن العمل في النقل البري
وثائق التسوية
أشكال التقارير الصارمة
محاسبة أشكال دفاتر العمل وإدراجها عليها (محاسبة لحركة دفاتر العمل وإدراجها)
محاسبة المنتجات الزراعية والمواد الخام (المحاسبة عن حركة وبيع المنتجات الزراعية)

تسجيل المستندات الأولية في المحاسبة

العمل مع الوثائق الأساسية هو أحد المهام الرئيسية للمحاسبة. بعد كل شيء ، تعتمد محاسبة النفقات والخصومات على صحة الأعمال الورقية.

إذا قمت بتعديل النماذج القديمة أو قمت بتطوير نماذج جديدة من البداية ، فقم بتقديم عيناتها في ملحق السياسة المحاسبية. الشيء الرئيسي هو التأكد من أن الأساسي يحتوي على جميع التفاصيل المطلوبة. تحقق من الأساسي بحثًا عن أخطاء خطيرة وآمنة وفقًا لدليل الضرائب. يجدر إجراء تدقيق قبل بدء حملة إعداد التقارير من أجل توفير الوقت في تصحيح الأعمال الورقية وتجنب الرسوم الإضافية.

وضع المسؤولون القواعد الأساسية لإجراء المحاسبة الأولية في المادة 9 من قانون المحاسبة. هناك أيضًا تفاصيل إلزامية ، والتي تشمل:

• اسم وتاريخ إعداد الوثيقة ؛
• اسم الشركة؛
• محتوى حقيقة النشاط الاقتصادي ؛
• القياس الطبيعي أو النقدي (روبل ، قطع ، عبوات ، إلخ) ؛
• مواقف الموظفين الذين أجروا العملية والمسئولين عنها (المسئولين عن تسجيل الحدث) وتوقيعاتهم واسمهم الكامل. (بيانات أخرى تسمح بتحديد هوية الموظفين).

المواعيد النهائية لتقديم المستندات الأولية للمحاسبة في عام 2019

يقوم المحاسب بإجراء عملية وفقا للوثائق المحاسبية. سيكون من الممكن أيضًا مراعاة النفقات أو قبول خصم ضريبة القيمة المضافة فقط في حالة توفر جميع المستندات الداعمة. لذلك ، يجب على الموظفين المسؤولين عن العملية نفسها تقديم الأوراق إلى قسم المحاسبة في الوقت المناسب. وجد المحررون

لتسريع سير العمل في الشركة ، يمكنك تطوير المذكرات. في نفوسهم ، اكتب ما يجب على الموظفين التحقق منه قبل تقديم الأساسي إلى المحاسب. هناك يمكنك أيضًا تقديم قائمة بمستندات المحاسبة والمحاسبة الضريبية الأساسية التي يجب وضعها مع الطرف المقابل وتقديمها إلى المحاسب.

أنواع المستندات الأساسية في المحاسبة

تتضمن الوثائق المحاسبية الأساسية كل ما يتم وضعه لكل حقيقة من حقائق الحياة الاقتصادية للشركة. يمكننا التمييز بين الأنواع التالية من المستندات الأساسية:

• عن طريق التعيين (إداري ، تنفيذي ، إبلاغ صارم ، مشترك ، محاسبة) ؛
• حسب حجم محتوى المعلومات (الأساسي ، الملخص) ؛
• بطريقة تعكس معاملة تجارية (لمرة واحدة ، تراكمية) ؛
• في مكان التجميع (داخلي ، خارجي) ؛
• حسب طريقة التجميع (على الورق ، في شكل إلكتروني).

يرجى ملاحظة أن نماذج مستندات المحاسبة الأولية يمكن توحيدها وتطويرها بشكل مستقل.

تعتبر مستندات المحاسبة الأساسية المستخدمة في المحاسبة جزءًا من نظام توثيق الإدارة. يصنفهم المسؤولون وفقًا للتصنيف العام لوثائق الإدارة الروسية أو OKUD (تمت الموافقة عليه بموجب قرار معيار الدولة للاتحاد الروسي المؤرخ 30 ديسمبر 1993 رقم 299).

يتكون الرمز من سبعة أرقام. على سبيل المثال ، بالنسبة للمستندات الأولية للمحاسبة عن المعاملات النقدية ، سيكون أول اثنان "04". يقصدون فئة من الأشكال. ثم هناك رقمان آخران يشيران إلى الفئة الفرعية. الثلاثة التالية هي رقم التسجيل ، وآخر حرف هو رقم التحقق. على سبيل المثال ، رمز المستلم هو 0402007 ، وبالنسبة للمستهلك - 0402008. يمكن رؤية OKUD في النماذج الموحدة لوثائق المحاسبة الأولية في عام 2019.

عقوبات عدم وجود مستندات محاسبية أولية

لحقيقة أن الشركة ليس لديها منظمة أساسية ، وفواتير ، وسجلات محاسبة ومحاسبة ضريبية ، سيتم تغريم السلطات الضريبية 10000 روبل. إذا تم ارتكاب المخالفة خلال أكثر من فترة ضريبية ، فستكون الغرامة 30000 روبل. (المادة 120 من قانون الضرائب للاتحاد الروسي). بالنسبة للانتهاك الذي أدى إلى التقليل من القاعدة الضريبية ، تواجه المنظمة غرامة قدرها 20 في المائة من مبلغ الضريبة غير المسددة ، ولكن ليس أقل من 40 ألف روبل.

في أغلب الأحيان ، يعمل المحاسب مع:

1. الفواتير (تمت الموافقة على النموذج بموجب مرسوم حكومة الاتحاد الروسي بتاريخ 26 ديسمبر 2011 رقم 1137) ؛
2. فواتير الدفع (لا يوجد نموذج معتمد في التشريع ، لذا يمكنك تطويره بنفسك) ؛
3. عقود مع المقاولين.
4. بوليصة شحن السلع ونقل السلع أو TTN (تأخذ الأشكال من المراسيم الصادرة عن حكومة الاتحاد الروسي بتاريخ 15 أبريل 2011 رقم 272 ولجنة الإحصاءات الحكومية في الاتحاد الروسي بتاريخ 28 نوفمبر 1997 رقم 78) ؛
5. أعمال العمل المنجزة والخدمات المقدمة (هذا نوع من المستندات الأولية ذات الوجهين ، والتي يتم وضع علامة عليها من قبل المقاول والعميل. بالنسبة لأعمال البناء ، يمكنك أخذ نماذج من مرسوم لجنة الإحصاء الحكومية في الاتحاد الروسي 11 نوفمبر 1999 رقم 100 أو قم بتطوير النموذج الخاص بك ، لكن لا توجد نماذج موحدة للخدمات).