نماذج مستندات المحاسبة الأولية. ما هي مستندات المحاسبة الأساسية: الأنواع

يعد نشاط قسم المحاسبة جزءًا لا يتجزأ من عمل المؤسسة ؛ يتضمن أداء الموظفين لمجموعة متنوعة من الإجراءات - من الحساب إلى التسجيل وصيانة الوثائق الأولية. كما تختلف درجة مسؤولية الشركة أو مشرفها المباشر عن الأخطاء المرتكبة بشكل كبير: إذا كانت تتعلق بمشاكل داخلية بحتة ، فلا داعي حتى للحديث عن غرامة ؛ إذا كنا نتحدث عن مستندات الدفع ، والتي يتم على أساسها دفع الضرائب لاحقًا ، فقد يواجه الجاني ليس فقط عقوبة مالية ، ولكن أيضًا السجن. هذا هو السبب في أن العمل المنظم جيدًا مع المنظمة الأساسية هو أحد المجالات ذات الأولوية لعمل الكيان القانوني.

يستخدم مصطلح "الوثائق الأولية" ، على عكس أو ما شابه ، حصريًا في المحاسبة ، والتي ، إذا كان من الضروري حل المشكلات التنظيمية بشكل مشترك ، تسبب صعوبات لممثلي الإدارات الأخرى في المؤسسة. أدناه سيتم وصف ماهية المنظمة الأساسية ككل ، بالإضافة إلى قائمة إرشادية بالوثائق المدرجة فيها.

ما هو التوثيق المحاسبي الأساسي؟

الغريب أن القانون التنظيمي الرئيسي المستخدم في تنظيم عمل قسم المحاسبة ، القانون الاتحادي "بشأن المحاسبة" رقم 402-FZ ، المعتمد في 6 ديسمبر 2011 والذي يحتوي على تعديلات بتاريخ 29 يوليو 2018 ، لا يعطي أي غموض تعريف هذه العبارة. وفقًا للفقرة 1 من المادة 9 من القانون المذكور ، يمكن تصنيف أي أوراق مصدق عليها رسميًا ومنفذة بشكل صحيح ، والتي تعكس واحدة أو أخرى من الحياة الاقتصادية للمشروع ، على أنها وثائق أولية.

تشمل هذه الحلقات استلام الأموال مقابل المنتجات التي توفرها الشركة أو الخدمات المقدمة أو العمل المنجز ، أو ، على العكس من ذلك ، تحويل الأموال على حساب الحصول على عناصر المخزون. بناءً على طلب رئيس المؤسسة (الفقرة 4 من نفس المادة) ، قد تتضمن قائمة مستندات المحاسبة الأولية معلومات عن التسويات المتبادلة التي لا تتعلق بالمعاملات المالية.

مهم:المعيار الرئيسي للتوثيق الأساسي في المحاسبة هو وجود حقيقة تحويل الأموال من شخص (موظف ، رجل أعمال فردي ، شركة) إلى شخص آخر. وبالتالي ، لن يتم تضمينه في قائمة المنظمات الأساسية تحت أي ظروف ، ولكن الأمر النقدي الوارد أو الصادر يكون بالكامل.

منمدة تخزين المستندات الأولية في قسم المحاسبة لا تقل عن خمس سنواتمن سنة التسجيل. كما تبين الممارسة ، يطلب ممثلو دائرة الضرائب الفيدرالية في أغلب الأحيان مؤسسة أولية في السنة الأولى أو الثالثة ؛ في المستقبل ، يمكن نقل الأوراق للتخزين في الأرشيف ، وبعد الفترة المحددة - يتم إتلافها وفقًا للوائح الداخلية للمؤسسة ومتطلبات التشريع المحلي.

ومع ذلك ، نظرًا لأنه في الممارسة البيروقراطية الروسية يكون عادةً التخلص من المستندات أكثر صعوبة من الاستمرار في تخزينها ، يمكن ترك المستند الأساسي الذي أصبح غير ضروري في الأرشيف طالما كان هناك مساحة كافية ؛ لا توجد عقوبات على ذلك سواء بموجب القانون الاتحادي المحدد رقم 402-أو أي قوانين تنظيمية أخرى.

بالإضافة إلى ذلك ، يمكن تعيين صيانة الوثائق الأولية لموظف واحد أو عدة موظفين في المؤسسة ، اعتمادًا على مؤهلاتهم وعدد الموظفين. إذا كانت القضية تتعلق برائد أعمال فردي ليس لديه المتخصصون ذوو الصلة تحت إمرته ، فيحق له ، حسب اختياره ، إما إعداد المستندات بنفسه ، أو إشراك شركات الطرف الثالث التي تقدم مثل هذه الخدمات في القضية.

قائمة وثائق المحاسبة الأولية

في الإصدار الأخير من القانون الاتحادي رقم 402-FZ (أو بالأحرى ، في الفقرة 4 من المادة 9 من المستند) ، يتم نقل الحق في تحديد الوثائق التي تنتمي إلى الأساسي إلى رئيس (المدير العام ، المدير) مشروع - مغامرة. وفقًا للممارسة المتبعة ، يوقع على القائمة التي أعدها بالفعل كبير المحاسبين ، على الرغم من أنه يمكن أن يأخذ الوظيفة (من تحليل الأنشطة إلى التلخيص) على نفسه بالكامل.

لذلك ، ليست هناك حاجة للحديث عن قائمة واحدة من الوثائق الأولية ؛ يمكننا فقط تسمية أكثر المقالات التي يتم تضمينها بشكل متكرر في قائمة الأوراق هذه:

1. معاهدة. النقطة الأكثر إثارة للجدل فيما يتعلق بملكية المستندات: في كثير من الأحيان ، لا يتم تخزين العقود في قسم المحاسبة ، ولكن في القسم القانوني أو حتى في قسم شؤون الموظفين. من ناحية أخرى ، فإن توقيع العقد هو الخطوة الأولى نحو حقيقة جديدة للحياة الاقتصادية للمؤسسة ، وبالتالي ، فإن العديد من المديرين ، بأوامرهم ، يشملون عقود البيع ، وتقديم الخدمات ، وأداء العمل ، والإيجار ، وغيرها من الأعمال المرتبطة مباشرة بحركة التدفقات النقدية ، إلى الأساسي. في الواقع ، يحتوي العقد الذي تمت صياغته بشكل مناسب على جميع علامات المستند الأساسي المدرجة في الفقرة 2 من المادة 9 من القانون الاتحادي رقم 402-FZ ، مما يعني أنه لا يوجد انتهاك واضح في هذه الحالة.
2. يفحص. على أساس الفاتورة المقترحة ، يقوم المشتري (المستهلك) ، قبل أو بعد استلام البضائع أو الخدمات ، بتحويل الأموال إلى البائع (المورد). يمكن اعتبار قبول الفاتورة بمثابة الموافقة الفعلية على دفعها. بالإضافة إلى ذلك ، قد يحتوي هذا المستند الأساسي (أو يتكرر وفقًا للعقد) على شروط توفير عناصر المخزون أو العمل ، وكذلك طرق التسوية مع البائع وحتى إجراءات إعادة الأموال في حالة أن أحد طرفي الصفقة أو كليهما يفشلان في الوفاء بالتزاماتهما.
3. قائمة التعبئة. يحتوي هذا المستند ، الذي يتم تضمينه دائمًا في الأساسي ، على قائمة كاملة بأصناف المخزون المحررة أو المنقولة: كل من المنتجات النهائية والعناصر الفردية أو المواد الخام. لا يتم تنظيم عدد نسخ سند الشحن: يجب أن يتوافق مع عدد الأطراف في المعاملة. وبالطبع ، يجب أن تكون كل نسخة مصدقة بتوقيعات جميع الأطراف المقابلة ؛ بصمات الأختام أو الطوابع في هذه الحالة اختيارية.
4. قانون قبول التحويل. الوثيقة الأولية التي تم تجميعها على أساس نتائج تقديم الخدمات أو أداء العمل أو توريد أصناف المخزون. موقعة من قبل ممثلي كلا الطرفين ؛ إذا رفض أحدهم (الطرف المتلقي عادة) التوقيع ، فيمكن التصديق على الورقة من جانب واحد (بالتأكيد في وجود مراقبين). قد يحتوي قانون قبول النقل أيضًا على تعليقات أو توضيحات أو توضيحات إضافية أدخلتها الأطراف في الجدول ذي الصلة. يعد استخدام أختام أو طوابع المنظمات للحصول على الشهادات أمرًا اختياريًا. هناك اختلاف في هذا المستند ، مدرج أيضًا في المستند الأساسي ، وهو إجراء قبول ونقل الأصول الثابتة (OS-1) ، مما يعكس حركة الأصول الثابتة للشركة.
5. قسيمة الراتب. يوفر بيانات حول مكافآت جميع موظفي الشركة ، بما في ذلك مدفوعات الحوافز والتعويضات: المكافآت والمدفوعات الإضافية وما إلى ذلك. هذه الوثيقة الأساسية مصدق عليها بتوقيع كبير المحاسبين ورئيس الشركة ؛ أيضًا ، على عكس البندين المذكورين أعلاه ، لتأكيد القوة القانونية للبيان ، يتم لصق بصمة "حية" لختم أو ختم المنظمة.
6. المستندات النقدية. وتشمل هذه الطلبات الواردة والصادرة ودفتر النقد. من محتواها يمكن للمرء الحصول على الصورة الأكثر اكتمالا لحركة التدفقات المالية. تحتوي KO-1 و KO-2 و KO-4 على معلومات تتعلق بكل حقيقة من حقائق الحياة الاقتصادية - لذلك ، سيتم توجيه الأشخاص المصرح لهم أولاً قبل كل شيء عند التحقق. المستندات النقدية الإضافية المستخدمة بكثافة أقل قليلاً (سجل الطلبات النقدية KO-3 ودفتر الأستاذ للتدفق النقدي KO-5) تنتمي أيضًا إلى الوثائق الأولية ، ويتم وضعها وتخزينها وفقًا للقواعد العامة.

في أغلب الأحيان ، يتم تنظيم المنظمة الأساسية ترتيبًا زمنيًا - من المستند الأول في المعاملة إلى المستند الأخير ؛ خيارات أخرى ممكنة - عن طريق الملحقات ، مجتمعة ، إلخ.

كيف هي التوثيق الأساسي في المحاسبة؟

المكونات الضرورية لأي مستند أساسي هي:

• العنوان وفقًا للشكل الموحد المعمول به ؛
• تاريخ التوقيع (يمكن تحرير الورقة وطباعتها في أي وقت مناسب) ؛
• الاسم الرسمي الكامل للمؤسسة أو المؤسسة (يمكنك إضافة اسم مختصر) ؛
• وصف وشرح حلقة حركة الأموال ، أو حقيقة النشاط الاقتصادي ؛
• قيمة المعاملة من الناحية المادية (من ناحية) والنقدية (من ناحية أخرى) ، مع الإشارة التي لا غنى عنها لوحدات القياس ؛
• الأسماء وفقًا للوائح الداخلية للمؤسسة أو معايير الدولة لمناصب الأشخاص المسؤولين عن إبرام اتفاق وإجراء معاملة ؛
• التوقيعات مع نسخ من ممثلي أطراف الصفقة الذين شاركوا في إبرام العقد.

على النحو التالي من الفقرة 5 من نفس المادة ، يمكن حاليًا إعداد الوثائق الأولية في قسم المحاسبة في شكل ورقي وإلكتروني ؛ في الحالة الأخيرة ، يتم اعتمادها باستخدام التوقيعات الرقمية المؤهلة للأطراف وإرسالها إلى الأطراف المقابلة على أي وسيط مناسب أو إرسالها عبر البريد الإلكتروني.

يتم إصدار معظم المستندات الأولية على أساس نماذج موحدة لا تخضع للتعديل ؛ تشمل الاستثناءات العقود وأعمال القبول والتحويل وعدد من الأوراق الأخرى ، والتي يتم تطوير شكل وهيكلها مباشرة من قبل الكيان التجاري.

بعض النصائح لإعداد الوثائق الأولية:

1. يُسمح بإجراء إدخالات في النموذج يدويًا باستخدام أقلام حبر جاف وأقلام هلامية بالحبر الأزرق أو الأسود ؛ يستخدم الحبر الأحمر لإجراء تصحيحات. لملء الوثائق الأولية في شكل إلكتروني ، يجوز استخدام أي أجهزة كمبيوتر إلكترونية مناسبة من الناحية التكنولوجية.
2. يجب تنفيذ كل من المستندات المدرجة في قائمة المستندات الأولية في الوقت المناسب. من الممكن تمامًا ملء الأوراق والتوقيع عليها بأثر رجعي بالاتفاق المتبادل بين الأطراف ، ولكن لا يُنصح بشدة بإبلاغ السلطات التنظيمية بهذا الأمر.
3. إذا كان الإجراء الخاص بإدخال البيانات في النموذج يتضمن تكرار المعلومات الرقمية (على سبيل المثال ، مبلغ الدفع) المكتوب ، فلا يمكن إهمال أحد المكونات أو المكون الآخر ، وإلا فقد يتم إبطال المستند.
4. عند إعداد مستند تقرير أساسي ، لا يمكنك ترك حقول فارغة. إذا لم يكن هناك شيء يمكن إدخاله فيها ، فيجب استخدام شرطة ، أو أفضل من ذلك ، علامة عالمية ، وهي حرف لاتيني متقطع مزدوج Z.

مهم:لا يجوز استخدام الشرائط التصحيحية أو السوائل أو شفرات الحلاقة لتصحيح الأخطاء أو ببساطة شطب البيانات المدخلة بشكل غير صحيح حتى يستحيل قراءتها في الوثائق الأولية في قسم المحاسبة. اعتمادًا على الموقف ، يمكنك استخدام إصلاحات المخطط التفصيلي لتكملة النص الأساسي للدخول والانعكاس. في الحالة الأولى ، يتم شطب المعلومات الخاطئة بخط رفيع ، ويتم عمل سجل عليها يعكس الحالة الحقيقية للأمور ، وعلى جانب الصفحة يوجد نقش "تصحيح (يمكن) الوثوق به" ، مصحوبًا بعلامة توقيع الشخص المسؤول وبصمة ختم أو ختم المنظمة. في الحالة الثانية ، يتم استكمال المعلومات الموجودة بالفعل بمعلومات جديدة ضرورية للحصول على فهم شامل للمعاملة. في الثالث ، والذي يستخدم غالبًا بشكل خاص عند العثور على معلومات مبالغ فيها في المصدر الأساسي ، يتم تكرار البيانات التي لا تتوافق مع الواقع مع لصق أحمر ، وبجانبها ، يتم تقديم البيانات الصحيحة ، وهي عادية بالفعل. مطلوب أيضًا توقيع مصدق في هذه الحالة.

يجب أن تكون الوثيقة الأولية ، مثل الوثائق الأخرى ، واضحة ومقروءة ورائعة. سيساعد هذا في المستقبل ، في حالة وجود نزاعات ، على إثبات الحقيقة بسرعة ، وإثبات حالة الفرد في دعوى قضائية أو التحكم في عمل الأشخاص المصرح لهم. وسيكون الحافز الإضافي للإفراج الضميري وفي الوقت المناسب عن الوثائق هو الفقرة 3 من المادة 327 من القانون الجنائي لروسيا ، والتي بموجبها يُعاقب على استخدام الأوراق المزورة بغرامة تصل إلى 80 ألف روبل أو ما يصل إلى ستة أشهر من دخل الجاني ، الاعتقال لمدة تصل إلى ستة أشهر ، العمل الإجباري أو التصحيحي لمدة تصل إلى 480 ساعة و 24 شهرًا على التوالي.

إن إثبات براءة الفرد أو عدم وجود جثة جرمية أمر صعب ويستغرق وقتًا وأعصابًا أكثر بكثير من التنفيذ عالي الجودة للوثائق الأولية.

تلخيص لما سبق

تشمل الوثائق الأساسية الوثائق التي تعكس حلقات النشاط الاقتصادي لمؤسسة أو منظمة. يتم تسجيلهم من قبل موظفي قسم المحاسبة ، وإذا لم يكن هناك أي تسجيل ، فإن صاحب المشروع نفسه أو الشركات التي تقدم خدمات مماثلة. يتم اعتماد قائمة كاملة من الوثائق الأساسية المستخدمة في أنشطة الشركة من قبل رئيسها ، وعادة ما يتم تجميعها من قبل كبير المحاسبين.

عادةً ما تتضمن المستندات الأساسية العقود والفواتير وأعمال القبول والتحويل ، بما في ذلك الأصول الثابتة والمستندات النقدية والأوراق الأخرى. يجب أن تتضمن المربعات المدرجة في الفقرة 2 من المادة 9 من القانون الاتحادي رقم 402-FZ. يُسمح بإجراء تصحيحات في المستندات بطرق محددة بدقة: نقوش عكسية أو كفافية أو تكميلية.

تحتل الوثائق الأولية مكانًا مهمًا إلى حد ما بين جميع الوثائق التي يحتفظ بها قسم المحاسبة. يتم فحصه باستمرار من قبل مصلحة الضرائب ، ويجب إعداده وفقًا للقواعد والقوانين اللازمة المعمول بها في الاتحاد الروسي. ما يتعلق بالوثائق الأولية ، وكيفية إعدادها وتجميعها بشكل صحيح ، بحيث لا تواجهك مشاكل مع مكتب الضرائب لاحقًا ، سنقوم بتحليلها في مقالتنا.

التوثيق الأساسي في المحاسبة ما هو؟

المستندات الأساسية هي الأسس في وجود السجلات التي يمكن إجراؤها في المحاسبة ، ويمكن إدخالها في السجل العام. هذا جزء مهم من وثائق الإدارة لمؤسسة أو مؤسسة.

في جميع المؤسسات التي أجبرت الدولة على الاحتفاظ بسجلات محاسبية ، يجب تنفيذ المعاملات التجارية وفقًا للوثائق الأولية. المعاملة التجارية هي أي نشاط للمؤسسة يستلزم حركة الأموال أو هيكل أصولها.

وفقًا لقانون المحاسبة ، يجب أن يتم تنفيذ الوثائق الأولية بالتزامن مع الأنشطة الاقتصادية ، أي يجب توثيقها على الفور. ولكن إذا لم يكن ذلك ممكنًا ، فيمكنك عمل التوثيق فور انتهاء الإجراء.

يمكن إصدار الوثائق الأساسية على الورق وفي شكل إلكتروني. ولكن في الخيار الثاني ، يجب أن تكون جميع الأوراق مصدق عليها بتوقيع إلكتروني ، وإلا فلن يكون لها قوة قانونية. ولكن إذا نصت الاتفاقية بوضوح على وجود نسخة ورقية من المستند ، فيجب أن تكون متاحة.

يجب الاحتفاظ بالوثائق الأساسية لمدة 4 سنوات. خلال هذه الفترة ، يحق لمكتب الضرائب أن يطلبها في أي وقت للتحقق منك أنت والطرف المقابل. يجب أن تكون حريصًا بشكل خاص بشأن المستندات التي تشتري فيها شيئًا ما. تذكر أنه بفضلهم ستتمكن من الذهاب إلى المحكمة إذا دعت الحاجة إلى ذلك.

فصل المستندات حسب مراحل العمل

يمكن تقسيم جميع المعاملات التي تنفذها مؤسسة أو مؤسسة بشكل مشروط إلى 3 مراحل:

1. التفاوض على شروط الصفقة. في هذا الوقت ، يجب مناقشة جميع الفروق الدقيقة والتوصل إلى توافق في الآراء. ستكون نتيجة هذه المرحلة توقيع العقد وإصدار فاتورة للدفع.
2. الدفع حسب المعاملة. يجب تأكيده من خلال مستخرج من حسابك الجاري ، إذا تم السداد باستخدام تحويل مصرفي ، أو باستخدام الشيكات وأشكال المساءلة الصارمة إذا تم الدفع نقدًا.
   غالبًا ما يستخدم العاملون في المؤسسة الخيار الثاني عندما يأخذون أموالًا بموجب التقرير.
3. استلام منتج أو خدمة مدفوعة. يجب أن يكون هناك دليل يؤكد استلام البضائع أو تقديم الخدمة ، وإلا فإن مكتب الضرائب لن يسمح لك ببساطة بتخفيض مبلغ الرسوم الضريبية.

كتأكيد ، يمكن لمذكرة الشحن أو الإيصال ، في حالة استلام البضائع ، أو فعل العمل المنجز ، في حالة تقديم الخدمة ، التصرف.

ما هي المستندات المطلوبة؟

اعتمادًا على العملية التي سيتم تنفيذها ، قد تختلف قائمة المستندات المطلوبة. لنلقِ نظرة على القائمة الأكثر شيوعًا للأوراق المطلوبة. عادة ، يتم إعداد جميع الوثائق إما من قبل المقاول أو مورد البضائع.

تبدو قائمة المستندات كما يلي:

مميزات السجل المحاسبي

بعد إعداد المستندات الأولية ، يتم فحصها من حيث الشكل والمحتوى. بعد ذلك ، إذا تم كل شيء بشكل صحيح ، يتم وضعها ، ويتم التجميع الاقتصادي للبيانات التي تحتوي عليها في نظام المحاسبة العام. للقيام بذلك ، يتم نقل جميع المعلومات حول رصيد ممتلكات الشركة والنقد والمعاملات التجارية من المستندات الأساسية (المجانية) إلى سجلات المحاسبة.

سجلات المحاسبة نفسها هي جداول متخصصة يتم إجراؤها في شكل محدد بدقة ، بما يتوافق تمامًا مع التجميع الاقتصادي للمعلومات حول ممتلكات الشركة ومصادر حدوثها.

جميع السجلات الموجودة مقسمة إلى 3 مجموعات:

• بالميعاد. بناءً على هذا المعيار ، يتم تقسيم السجلات إلى ترتيب زمني ومنهجية ومجتمعة. كل عرض فردي له طريقته الخاصة في تخزين البيانات.
• وفقًا لتعميم البيانات ، يتم تقسيم السجلات إلى متكاملة ومتباينة. يمكن اعتبار كل منها من خاص إلى عام ، أو العكس ، من إعداد التقارير إلى المستندات الأولية.
• حسب المظهر. يمكن أن يكون لها أي شكل تقريبًا: كتاب ، مجلة ، بطاقة ، أوراق مطبوعة.

يجب أن تحتوي سجلات المحاسبة على:

• العنوان الكامل.
• الفترة الزمنية المحددة لتسجيل المعاملات التجارية ، والتي تنتمي إليها فترة الفوترة.
• التوقيعات والأحرف الأولى من الأشخاص المسؤولين. وهذا يجعل من الممكن ، في حالة وجود نزاعات ، العثور على الأشخاص الذين شاركوا في المعاملة والإشارة إليهم.

يجب بالضرورة أن تنعكس المعاملات التجارية التي تم إجراؤها في الفترة التي تم تنفيذها فيها. إذا لم يكن بالإمكان إجراء الانعكاس الوثائقي مباشرة أثناء المعاملة التجارية ، فيجب أن يتم التسجيل فور الانتهاء منه.

بشكل عام ، يتم إنشاء سجلات المحاسبة من أجل تجميع وتنظيم المعلومات حول المستندات الأولية المقبولة للمحاسبة ، لعرض البيانات المالية. إذا تم تخزين الوثائق المالية والأولية للمؤسسة في نسخة ورقية ، فبناءً على طلب المشاركين الآخرين في العمليات الاقتصادية أو وكالات إنفاذ القانون (إذا كان ذلك ضمن اختصاصهم) ، يجب تقديم نسخ من قبل الشخص الذي جمعها وقدمها لهم للتوقيع.

1 ج الوثائق المحاسبية الأساسية

أثناء إجراء الأنشطة المالية والاقتصادية ، سيتعين على المحاسب العمل بكمية هائلة من الوثائق. هذه هي جميع أنواع النماذج والعقود والوثائق المحاسبية والتقديرات والحسابات. بعضها ليس له أهمية كبيرة وهو ثانوي ، ولكن هناك أيضًا وثائق مهمة جدًا يمكن أن يؤدي فيها حتى خطأ بسيط إلى عواقب وخيمة على المؤسسة بأكملها وعلى المسؤولين الأفراد. هذه هي الوثائق الأساسية للمنظمة.

بمساعدة برنامج 1C ، يمكنك إدارتها وتشغيلها بسهولة أكبر. في وظائفها هناك إدارة مع مستندات الشحن والنقد ، مع مستندات المستودعات وتلك المتعلقة بتجارة التجزئة.

اليوم ، يحتل برنامج شركة 1C مكانة رائدة بين برامج المحاسبة التي يتم استخدامها باستمرار في بلدنا.

من بين الوظائف الأكثر شيوعًا في 1C ما يلي:

• أتمتة كاملة لجميع أنواع المحاسبة.
• حساب الرواتب للموظفين.
• إدارة محاسبة الموظفين والإنتاج.

يحتوي البرنامج على عدد كبير من الأوضاع والإعدادات التي يمكنك من خلالها تخصيصه بالكامل لنفسك ، وضبطه كما يناسبك.

يعد تسجيل الوثائق الأولية عملاً صعبًا ومضنيًا ، ولكنه ضروري ببساطة. سوف تساعدك تقنيات الكمبيوتر الحديثة والموظفين المؤهلين تأهيلا عاليا. إذا تعاملت مع الأمر بكل مسؤولية ومعرفة بالموضوع ، فلن تكون هناك مشاكل.

في تواصل مع

وثائق المحاسبة الأساسية أو المحاسبين الأساسيين ، كما يطلق عليهم ، هي أساس أساسيات المحاسبة ، سواء المحاسبة والضرائب. بدون التسجيل السليم والصيانة والمستندات الأولية ، من المستحيل القيام بأنشطة تجارية قانونية.

يشير قانون "المحاسبة" المؤرخ 06.12.2011 رقم 402-FZ إلى أن "كل حقيقة من حقائق الحياة الاقتصادية تخضع للتسجيل بموجب مستند محاسبة أولي".

للتأكد من أن لديك جميع المستندات اللازمة ، يجب عليك التحقق بانتظام من المحاسبة الخاصة بك ، وبالنسبة لأولئك الذين ليس لديهم الوقت لذلك ، نوصي بخدمة تدقيق محاسبية مجانية.

تثبت المنظمة الأساسية كتابةً حقيقة الصفقة التجارية ، وتؤكد نفقات الأعمال عند حساب القاعدة الضريبية ، وتحدد مسؤولية المنفذين عن أداء العمليات التجارية من قبلهم. يطلب مفتشو الضرائب المستندات الأساسية عند التحقق من الإقرارات والتقارير ، وهي ضرورية عند اجتياز عمليات التفتيش.

بالنظر إلى أنه ليس فقط المحاسبين ، ولكن أيضًا المديرين ورجال الأعمال الفرديين ومديري المبيعات والموظفين الآخرين يقومون بملء وإعداد المستندات الأولية ، نقترح أن تتعرف على متطلبات هذه المستندات.

من يطور أشكال الوثائق الأساسية؟

وثائق المحاسبة الأساسية هي موحد(الشكل الذي تم تطويره بواسطة Rosstat (Goskomstat السابق للاتحاد الروسي) أو البنك المركزي) و وضعت بشكل مستقل من قبل دافعي الضرائب.

تحتوي المادة 9 من القانون رقم 402-FZ على القائمة التالية من التفاصيل الإلزامية للوثائق الأولية (الموحدة أو المطورة بشكل مستقل):

• عنوان الوثيقة ؛
• تاريخ إعداد الوثيقة ؛
• اسم الكيان الاقتصادي الذي أعد المستند ؛
• محتوى حقيقة الحياة الاقتصادية ؛
• قيمة القياس الطبيعي و (أو) النقدي لحقيقة الحياة الاقتصادية ، مع الإشارة إلى وحدات القياس ؛
• اسم منصب الشخص الذي أجرى المعاملة والعملية والمسؤول عن تنفيذها ؛
• تواقيع هؤلاء الأشخاص.

أما الختم بالرغم من عدم إدراجه ضمن التفاصيل المطلوبة ولكن إذا كان هناك حقل "M.P." (مكان الطباعة) بصمته واجبة.

إذا كان دافع الضرائب راضيًا عن النماذج الموحدة من لجنة الإحصاء الحكومية (لحسن الحظ ، فإن القائمة ضخمة) ، فليس من الضروري تطوير النماذج الخاصة بك. هناك أيضًا مفهوم "الابتدائية المحدثة" ، أي مستندات أولية موحدة ، قام فيها دافع الضرائب بإضافاته.

ملحوظة، لا يمكن تطويرها والموافقة عليها بشكل مستقلنماذج من الوثائق الأولية التالية:

• مستندات نقدية
• أمر الدفع ومستندات التسوية المصرفية الأخرى ؛
• نماذج موحدة للمستوطنات باستخدام ماكينة تسجيل المدفوعات النقدية ؛
• بيان الشحنة؛
• كشوف المرتبات والرواتب.

يمكن فقط توحيد هذه المستندات الأولية.

أين يمكنني العثور على نماذج من المستندات الأولية الموحدة؟

يخضع تطوير واعتماد نماذج الوثائق الأولية لاختصاص لجنة الإحصاء الحكومية (الآن Rosstat). حتى الآن ، يستمر استخدام الأشكال الموحدة التي تم تطويرها في التسعينيات من القرن الماضي. فقط مستندات التسوية (الدفع) التي طورها بنك روسيا لديها إصدار جديد نسبيًا - بتاريخ 2012.

تسمى هذه المستندات بشكل مختلف: الأفعال ، والمجلات ، والفواتير ، والبيانات ، والمذكرات ، والكتب ، والتعليمات ، والحسابات ، والتوكيلات الرسمية ، والأوامر ، وما إلى ذلك. وباستخدام هذا الجدول ، ستجد في أي قرار من لجنة الإحصاء الحكومية الأشكال الموحدة للأساسيات تم نشر المستندات التي تحتاجها.

على موقعنا يمكنك تنزيل نماذج من المستندات الأولية الموحدةوبواسطة .

نموذج الإبلاغ الصارم (BSO) هو أيضًا مستند أساسي ، لكن متطلباته خاصة. قائمة التفاصيل الإلزامية لـ BSO أوسع من قائمة المستندات الأولية العادية ، على وجه الخصوص ، من الضروري الإشارة إلى TIN ووجود بصمة الختم.

في المقال "" يمكنك معرفة الحالات التي يكون من الضروري فيها تطبيق النموذج الموحد لهذا المستند ، ومتى يمكن تطويره بشكل مستقل.

أخطاء في المستندات الأصلية

بادئ ذي بدء ، يجب أن تحتوي المستندات الأولية على تفاصيل إلزامية محددة بشكل صحيح. وفقًا لوزارة المالية ، يمكن للمكلف أن يأخذ في الاعتبار تكاليف المصدر الأساسي ، إذا كان يحتوي على أخطاء بسيطة فقط.

يجب ألا تمنع مثل هذه الأخطاء التحديد الدقيق للبائع والمشتري ، واسم البضاعة وقيمتها ، والظروف الأخرى للحقيقة الموثقة للحياة الاقتصادية (من كتاب وزارة المالية بتاريخ 4 فبراير 2015 رقم 03 -03-10 / 4547).

لسوء الحظ ، فإن الصياغة المبسطة النموذجية لتفسيرات المسؤولين لا تتيح في كثير من الأحيان فهمًا واضحًا لماهية عدم الدقة أو الأخطاء في الوثائق الأولية التي سيتم التعرف عليها على أنها غير ذات أهمية.

على سبيل المثال ، هل هو خطأ بسيط إذا كان اسم دافع الضرائب يحتوي على أحرف صغيرة بدلاً من الأحرف الكبيرة؟ في خطاب آخر بتاريخ 2012/05/02 رقم 03-07-11 / 130 ، أشارت وزارة المالية إلى وجود أخطاء مثل استبدال الأحرف الكبيرة بأحرف صغيرة والعكس صحيح ؛ تغيير الحروف في الأماكن ؛ إن الإشارة غير الصحيحة للشكل القانوني لا تشكل عقبة أمام تحديد هوية دافع الضرائب (إذا تمت الإشارة إلى رقم التعريف الضريبي والتفاصيل الأخرى بشكل صحيح).

ولكن يمكن التعرف على الأخطاء التالية باعتبارها مهمة بالنسبة للمستندات الأساسية:

• أخطاء حسابية (تشير بشكل غير صحيح إلى قيمة / كمية البضائع أو مقدار الضريبة) ؛
• أسماء مختلفة لنفس المنتج (على سبيل المثال ، في مواصفات عقد توريد الحلوى ، يطلق عليهم اسم "حلويات الوافل بالشوكولاتة" ، وفي الفاتورة - "ميشكا في الشمال") ؛
• ألقاب وظيفية غير دقيقة لمن يوقعون على الوثائق الأساسية (على سبيل المثال ، يشير التوكيل إلى "نائب المدير العام" ، وفي وثيقة القبول - "نائب المدير") ؛
• لا تتطابق المبالغ بالأرقام مع نفس الشيء ، ولكنها مبينة بالكلمات (بدلاً من 155000 روبل (مائة وخمسة وخمسون ألف روبل) ، 155000 روبل (خمسة وخمسون ألف روبل) مكتوبة).

قد لا تقبل مفتشية الضرائب نفقات على هذه المستندات الأساسية ، وقد يواجه الطرف المقابل أيضًا مشاكل عند خصم ضريبة القيمة المضافة.

تصحيح المستندات الأصلية فقط بطريقة تصحيحية(يتم شطب النص غير الصحيح بخط رفيع ، والنص الصحيح مكتوب في الأعلى). التصحيحات مصحوبة بالنقش "المصحح" وتاريخ وتوقيعات الأشخاص المسؤولين. لا يُسمح بتصحيح الطلبات الواردة والصادرة والمستندات المصرفية و BSO. هم بحاجة إلى إعادة خلق.

انتبه إلى حقيقة أن المستندات الأولية يتم توقيعها خلال فترة سريان التوكيل الصادر لتوقيعها ، وإلا فإن المفتشين سيعتبرون أن المستندات قد تم توقيعها من قبل موظف غير مصرح له. يجب مراقبة الأمر نفسه فيما يتعلق بالتوقيعات على مكتبك الأساسي لممثلي الأطراف المقابلة: يجب أن تكون التوكيلات الصادرة لهم محدثة.

عند إعداد المستندات الأولية ، يجب على المرء أن ينتبه ليس فقط لإكمالها ، ولكن أيضًا لمراسلات التواريخ والتفاصيل الأخرى للوثائق الأخرى ، على سبيل المثال ، العقود والفواتير. لذلك ، فإن خصم ضريبة القيمة المضافة على فاتورة تم إعدادها قبل إشعار الشحن سيكون مثيرًا للجدل.

ستكون الأسئلة من السلطات الضريبية بسبب الفواتير أو الإجراءات الموقعة قبل العقد ، والتي يتم تأكيد تنفيذها من خلال المستندات الأولية. هناك طريقة للخروج من هذا الوضع ، المنصوص عليها في الفقرة 2 من الفن. 425 من القانون المدني للاتحاد الروسي: أشر في نص الاتفاقية إلى مثل هذا البند "تنطبق شروط هذه الاتفاقية أيضًا على العلاقات بين الأطراف التي نشأت قبل إبرامها".

أو ، على سبيل المثال ، ينص القانون على أن العمل قد اكتمل من 10 مارس إلى 30 مارس ، بينما يحدد العقد فترة العمل من 10 أبريل إلى 30 أبريل. في هذه الحالة ، يمكنك صياغة اتفاقية إضافية للعقد ، حيث تشير إلى الموعد النهائي الفعلي لإكمال العمل أو تشير في القانون نفسه إلى أن العمل قد اكتمل قبل الموعد المحدد.

يحتاج المقاولون إلى توخي الحذر عند توقيع الأفعال على أداء العمل من قبل العميل. إذا كان المتعاقدون من الباطن متورطين بموجب العقد ، فيجب على المقاول التوقيع معهم قبل تسليم العمل إلى العميل. إذا لم تتطابق هذه التواريخ ، فقد تعتبر السلطات الضريبية تكاليف المقاول من الباطن غير معقولة ولا تعترف بها عند حساب الوعاء الضريبي.

تدفق المستندات الأولية

يتضمن تدفق المستندات للمستندات الأولية الخطوات التالية:

• تسجيل المستند الأساسي ؛
• نقل المستند إلى قسم المحاسبة ، حيث يتم تدقيقه وإدخاله في السجلات ؛
• التخزين الحالي ونقل المستند لاحقًا إلى الأرشيف.

بعيدًا عن كونه سؤالًا خاملًا - متى يجب إعداد المستندات الأولية؟ الإجابة على ذلك في المادة 9 من القانون رقم 402-FZ "يجب إعداد مستند المحاسبة الأساسي عند ارتكاب حقيقة من حقائق الحياة الاقتصادية، وإذا لم يكن ذلك ممكنًا - فور اكتماله.

من غير المقبول إعداد المستندات الأولية بعد أيام قليلة من المعاملة التجارية. يجب على جميع الموظفين الذين لديهم الحق في إعداد المستندات الأولية الامتثال لجدول سير العمل ، حيث يمكنك تعيين ، على سبيل المثال ، المواعيد النهائية التالية لإرسال المستندات إلى قسم المحاسبة:

• الطلبات النقدية الواردة والصادرة - في يوم التجميع ؛
• المستندات المتعلقة بتسجيل المبيعات - في موعد لا يتجاوز يوم العمل التالي ؛
• التقارير المسبقة - في موعد لا يتجاوز ثلاثة أيام عمل بعد إنفاق الأموال ؛
• شهادات الإجازة المرضية - في موعد لا يتجاوز يوم العمل التالي بعد الذهاب إلى العمل ، إلخ.

بالنسبة للمستندات الموقعة من قبل الأطراف المقابلة ، يمكن النص على الالتزام بنقلها في الوقت المناسب في نص العقد ، على سبيل المثال ، على النحو التالي: "يتعهد المشتري بنقل أصول إشعارات الشحن الموقعة إلى المورد ، والتصرفات والفواتير في موعد لا يتجاوز يومي عمل من تاريخ توقيعها ".

عند نقل أساسي موقع في قسم المحاسبة ، يقومون بفحص شكل المستند ؛ توافر التفاصيل الإلزامية ؛ شرعية الصفقة التجارية ؛ الحسابات الحسابية. يتم إدخال البيانات من المستندات الأولية التي تم التحقق منها في سجلات المحاسبة.

عادةً ما يتم التخزين الحالي للمستندات الأولية في قسم المحاسبة ، وفي نهاية العام ، يتم تجميع المستندات حسب التاريخ ، وتجميعها ونقلها إلى الأرشيف. احتفظ بالوثائق الأصلية لمدة خمس سنوات على الأقل.

جميع الوثائق الأساسية هي تأكيد للأنشطة المالية للشركة. سوف تطلب السلطات التنظيمية هذه المستندات المحاسبية أولاً وقبل كل شيء أثناء التحقق. لذلك ، يتم فرض متطلبات متزايدة على صيانة وتخزين هذه الأوراق.

الوثائق الأولية ، أو كما يسميها المحاسبون الموهوبون ، أساسية ، هي دليل على الشؤون المالية للشركة. علاوة على ذلك ، وبوجود قوة قانونية ، يمكن لهذه الأوراق إما أن تساعد الشركة في القضايا المثيرة للجدل ، أو تعثرها. هذه المستندات هي: العقد ، الفاتورة ، مستندات الدفع ، إشعار الشحن ، الفاتورة ، إيصال البيع وغيرها.

نماذج الوثائق الأولية موحدة. إذا لزم الأمر ، تتم إضافة سطور إضافية إلى النموذج ، ولكن في نفس الوقت يتم الاحتفاظ بالخطوط الرئيسية.يشار إلى هذا في اللائحة الخاصة بالمحاسبة ومسك الدفاتر في الاتحاد الروسي (أمر وزارة المالية الروسية بتاريخ 29 يوليو 1998 رقم 34 ن (بصيغته المعدلة في 26 مارس 2007 رقم 26 ن). الاستثناء هو نماذج إجراء المعاملات النقدية (مرسوم اللجنة الحكومية للإحصاء في روسيا بتاريخ 24 مارس 1999 رقم عشرين).

تتم الموافقة على جميع التغييرات والإضافات التي يتم إجراؤها على النموذج القياسي بأمر من رئيس الشركة.

تطور المنظمة بشكل مستقل أشكال المستندات الأولية إذا لم يكن النموذج المطلوب في كتالوج النماذج الموحدة. شرط إلزامي: يجب أن تحتوي هذه النماذج على التفاصيل اللازمة.

1. ما هو اسم الوثيقة.
2. عند تجميعها.
3. معلومات عن المنظمة التي جمعت الوثيقة.
4. حدد ما تتضمنه معاملة تجارية معينة لهذا المستند ، تكلفة المعاملة (نقدًا أو عينيًا).
5. حصر المسئولين عن تحرير الوثيقة بالتوقيع الإجباري.

التفاصيل المذكورة أعلاه مذكورة في القانون الاتحادي "بشأن المحاسبة".

يجب تقديم جميع المستندات الأولية إلى قسم المحاسبة في الوقت المناسب. يعد الالتزام بالتسلسل الزمني لإدخال المعلومات أحد الشروط الرئيسية للمحاسبة المختصة.

للمحاسبة المريحة ، يتم تصنيف الأساسي بأكمله إلى مجموعات - جدول:

وهناك اختراع آخر ناجح لخدمة المحاسبة هو جدول سير العمل. يرجى ملاحظة: يجب أن ينعكس شكل الجدول في السياسة المحاسبية للمنظمة.

جدول سير العمل

تعكس الصفوف والأعمدة المقابلة البيانات المتعلقة بحركات مستندات التقارير. إضافة ضخمة لهذا الجدول هو أن جميع الوثائق الصادرة تحت السيطرة. الشيء الرئيسي هو عدم نسيان عمل الإدخالات المناسبة.

نملأ القواعد

لنبدأ بحقيقة أنه يجب التحقق من الأساسي ، الذي تم تسليمه إلى قسم المحاسبة. ما يجب التحقق منه:

1. حجم التعبئة (يتم ملء جميع الخطوط والأقسام اللازمة).
2. صحة الملء (يجب أن تتوافق البيانات المدخلة مع مكان الإدخال ، التناقضات في البيانات غير مقبولة).
3. موثوقية المعلومات (فحص العمليات الحسابية ، التسوية مع المستندات المصاحبة).

المستند الذي تم التحقق منه يخضع للدخول في سجلات المحاسبة.

نصيحة: لتجنب الخطأ في إعادة عكس مستند في المحاسبة ، يجب عليك القيام بما يلي. على الجانب الخلفي من النموذج ، يشار إلى التاريخ ورقم التسجيل في السجل.

كيفية ملء مستندات المحاسبة الأولية في عام 2017

• يجب أن يكون لجميع الإدخالات التي يتم إجراؤها في مستندات المحاسبة الأساسية مدة صلاحية طويلة.
• يُسمح باستخدام المستندات الورقية جنبًا إلى جنب مع المستندات الإلكترونية ، والتي يجب توقيعها بالتوقيع الرقمي (القانون الاتحادي 402-FZ بتاريخ 06.12.2011).
• استخدام الطباعة إلزامي على تلك المستندات حيث يتم تخصيص مساحة لذلك.

منذ 04/07/2015 ، حصلت الشركات المساهمة والشركات ذات المسؤولية المحدودة على حق العمل بدون ختم دائري (القانون الاتحادي 82-FZ بتاريخ 04/06/2015). تحقق مما هو مكتوب في الميثاق فيما يتعلق باستخدام الختم. إذا استمرت الشركة في استخدام الختم ، فلن تكون هناك حاجة لإجراء تغييرات على النظام الأساسي. لم يتم تحديد مصطلح إجراء مثل هذه التغييرات على النظام الأساسي للشركة بموجب القانون. لكن لا يستحق تأخير التغييرات ، حتى لا تحدث الكثير من التناقضات في المستندات المالية.

• مقارنة المؤشرات النقدية والطبيعية. ليس من الضروري الإشارة إلى كليهما في وقت واحد ، يكفي أحدهما (القانون الاتحادي 402-FZ). يحدث أنه من الأنسب الإشارة إلى أي مؤشر واحد (على سبيل المثال ، عند نقل المواد داخل شركة ، يتم استخدام مؤشر طبيعي). في عملية قبول الخدمات وتقديمها ، يكون من الأنسب الإشارة إلى معلومات التكلفة فقط ، ولكن لتجنب سوء الفهم ، يتم سرد أنواع الخدمات بشكل إضافي.
• حضور توقيع الشخص المسؤول. لا يذكر قانون الاتحاد الروسي أي شيء عن توقيع الفاكس على المستندات الأولية. في خطاب دائرة الضرائب الفيدرالية للاتحاد الروسي رقم 3-1.11.469 بتاريخ 23 سبتمبر 2008 ، يتم النظر في موقف مصلحة الضرائب فيما يتعلق بالفاكس على المستندات.
• العملة التي تم تحرير الوثيقة بها. الوحدة النقدية الرئيسية هي الروبل. حتى عندما تتحدث شروط العقد عن الوحدات التقليدية. لأن جميع العمليات في المحاسبة يتم تقييمها بالروبل (FZ 402-FZ بتاريخ 12/06/2011). لا أحد يحظر عمل أعمدة إضافية تشير إلى المبالغ بالعملة الأجنبية ، لكن العمود الذي يشير إلى المبلغ بالروبل يجب أن يكون إلزاميًا. خلاف ذلك ، هناك خطر خصم التكاليف وخصم ضريبة القيمة المضافة.

قائمة الوثائق الأساسية

معاهدة

يتم تنظيم مفهوم "العقد" من قبل الفن. 420 من القانون المدني للاتحاد الروسي. العقد هو اتفاق على ظهور (تغيير) أو إنهاء الحقوق والالتزامات بين الطرفين. يجب على كل طرف قراءة شروط الاتفاقية بعناية. عند الاتفاق ، يتم وضع توقيع وختم كل طرف. العقد كوثيقة أساسية له قوة قانونية كاملة ، يجب أن يكون لدى كل طرف نسخة واحدة موقعة. يجب الوفاء بجميع النقاط المنصوص عليها في المحتوى من قبل أطراف العقد وفقًا لالتزاماتهم. يتم حل النزاعات إما وديًا أو من خلال التقاضي.

ولحظة واحدة. ليس لجميع الحالات ، إبرام العقد هو اعتراف بالحقوق والالتزامات المتبادلة. يتم التعرف على الشيك المستلم عند شراء منتج أو خدمة من خلال نفس العقد.

يفحص

تشير الفاتورة المستلمة من بائع السلع أو الخدمات إلى مستندات المحاسبة الأولية. بناءً على المبلغ الموضح في الفاتورة ، يقوم المشتري بالدفع. في مستندات الدفع ، مرجع مرغوب فيه إلى هذا المستند (على سبيل المثال ، في الدفع ، توجد عبارة "الدفع وفقًا للفاتورة رقم 35/7 بتاريخ 31 يناير 2017"). لا يتم استبعاد المواقف عندما يكون من الصعب إثبات أن الدفع قد تم تحديده لحساب معين.

بالنسبة لمشتري البضاعة (الخدمات) ، تعد الفاتورة المقدمة نوعًا من الضمان بأن البائع لن يغير السعر الثابت خلال الفترة المحددة (1-5 أيام). يتم تحديد فترة صلاحية فاتورة الدفع من قبل البائع. في غضون الفترة المحددة ، يقوم المشتري بالدفع.

فاتورة للدفع

إذا كان الدفع لعدد من الأسباب غير ممكن (على سبيل المثال ، مشاكل مع شبكة الكمبيوتر المحاسبية ، النفقات المالية العامة) ، فمن المستحسن إخطار البائع بالموقف ، ويفضل أن يكون ذلك مقدمًا. من الممكن أن يتغير تاريخ الفاتورة ، لكن شروط الشراء ستبقى كما هي.

مستندات الدفع

يتضمن هذا النوع من المستندات المحاسبية: شيكات للدفع (سلعة ، نقدًا) ، أوامر الدفع ، طلبات الدفع.

عند شراء سلع (خدمات) نقدًا من مكتب النقد بالمنظمة ، يجب عليك بالتأكيد الاحتفاظ بالإيصال النقدي وتحويله إلى قسم المحاسبة.

فاتورة نقدية

إذا لم يشر الشيك إلى الغرض الذي يتم الدفع مقابله نقدًا ، فيجب إرفاق إيصال المبيعات بشيك الصراف. يحتوي على جرد للسلع (الخدمات) المشتراة ، ويشير إلى الكمية والسعر الذي تم السداد فيه. يتم ختم إيصال البيع من قبل البائع ، وتوقيع الشخص المسؤول عن بيع البضائع (الخدمات).

يتم الاعتراف بإيصال المبيعات بدون إيصال نقدي كمستند أساسي ، حيث يحق لرجل الأعمال الفردي العمل بدون سجل نقدي (بشرط إلزامي لإصدار إيصال مبيعات).

إيصال مبيعات صادر عن رائد أعمال فردي دون استخدام أجهزة تسجيل النقد

يشار إلى ذلك في قانون الاتحاد الروسي 54-FZ "بشأن استخدام سجلات النقد في تنفيذ التسويات النقدية والمدفوعات باستخدام بطاقات الدفع" (ذات الصلة في عام 2017).

عند الدفع مقابل البضائع (الخدمات) بين الكيانات القانونية ، يتم وضع إشعار الشحن من خلال الحساب الجاري.

قائمة التعبئة

يتم وضع كل طرف وفقًا للنموذج (مطلوب حضور توقيع الأشخاص المسؤولين والختم). يجب أن تتطابق المبالغ المالية المشار إليها في إشعار الشحن والفاتورة. في بعض الحالات ، من الملائم استخدام توقيع الفاكس ، يجب بالتأكيد كتابة هذه الحقيقة في عقد توريد السلع (الخدمات).

عند الدفع وفقًا للفاتورة الصادرة للسلع (الخدمات) ، يتم إصدار أمر دفع من خلال الحساب الجاري.

أمر دفع

هذا نموذج موحد للمستند ، وغالبًا ما يتم تعبئته باستخدام تقنية الكمبيوتر. يمكن تحويل الدفعة المعدة للدفع إلى البنك على الورق ، أو باستخدام البرنامج المصرفي الخاص "Clint-Bank" (وهو أسرع بكثير). قبل الإرسال ، من الضروري التحقق من جميع التفاصيل الخاصة بالمستفيد لتجنب سوء الفهم ، خاصة إذا كنت تعمل مع طرف مقابل لأول مرة. تأكد من ملء تفاصيل ما تدفع مقابله. قد يكون الوصف التفصيلي مفيدًا ، مع الإشارة الإلزامية إلى تفاصيل الحساب (التاريخ ، الرقم).

طلب السداد هو مستند أساسي يطلب فيه الدائن من المدين سداد الدين من خلال البنك.

طلب الدفع

يوجد طلب بدون قبول: في هذه الحالة ، يتم خصم الأموال من حساب المدين تلقائيًا. شرط القبول يعني وجود قبول المدين. ومع ذلك ، يجوز أن تنص الاتفاقية على شروط إعادة الدين الناتج ، وفي هذه الحالة يتم إرجاع الدين عن طريق البنك دون قبول.

يتم استخدام نموذج الفاتورة في الحالات التي يتم فيها تسجيل ضريبة القيمة المضافة.

فاتورة

ارسمهم إلى سندات الشحن ، والأفعال. الدفعة المقدمة بموجب العقد هي أيضًا سبب لإصدار الفاتورة. يتم خصم ضريبة القيمة المضافة حسب الفواتير والفواتير المرفقة بالفواتير. قد يكون من المفيد الإشارة إلى أن جميع دافعي ضريبة القيمة المضافة مطالبون بإصدار الفواتير. يعد ملء النماذج أكثر ملاءمة بمساعدة البرامج الآلية.

إجراء التغييرات

يُمنع منعًا باتًا إجراء تغييرات على المستندات النقدية والمصرفية (المادة 9 من القانون الفيدرالي للاتحاد الروسي "بشأن المحاسبة").

يجوز إجراء تغييرات على المستندات الأساسية الأخرى ، ولكن بشرط أن يكون جميع المشاركين في المعاملة التجارية على علم بالتعديلات التي يتم إجراؤها. يتم تأكيد الوعي بالتعديلات بين المشاركين من خلال توقيعاتهم التي تشير إلى تاريخ التعديلات.

يتم التصحيح على النحو التالي: يتم شطب الإدخال غير الصحيح في المستند بخط رفيع. في الوقت نفسه ، يكون الخط الذي يتوسطه خطًا واضحًا للقراءة. فوق التصحيح أو بجانبه ، يتم إدخال الإصدار الصحيح من الإدخال. بجانب العلامة المشطوب عليها ، أو حيث توجد مساحة خالية كافية ، يتم كتابة النقش "صدق مصححًا". يشار إلى الاسم الكامل. الشخص الذي أجرى التغيير والتاريخ والتوقيع.

كم سنة للاحتفاظ بالسجلات المحاسبية

تخزين

أفضل مكان لتخزين الأساسي هو الأرشيف. من المهم إعداد المستندات بشكل صحيح للأرشفة:

• قم بالفرز بترتيب زمني.
• مجموعة كاملة حسب النوع.
• ربط المستندات وحفظها في مجلدات.
• استكمال الملاحظة المصاحبة.

من المهم ضمان سلامة سجلات المحاسبة من التصحيحات غير المصرح بها. لا يجوز تصحيح الأخطاء إلا بطريقة رسمية ، بتوقيع الشخص الذي أجرى التعديل. لمعلوماتك ، يتم تجميع المعلومات حول المستندات الأساسية المقبولة للمحاسبة في السجلات.

كان هناك أيضًا سر تجاري هنا: محتويات السجلات هي كذلك. يعاقب قانون الاتحاد الروسي على الكشف عن المعلومات المتعلقة بالمحتوى.

مدة التخزين

ينص القانون الاتحادي للاتحاد الروسي "بشأن المحاسبة" (المادة 17) ، وكذلك تشريعات الأرشفة (الأمر الصادر عن وزارة الثقافة في الاتحاد الروسي بتاريخ 25 أغسطس 2010 ، رقم 558) على فترة تخزين مستندات الشركة . بالنسبة لوثائق المحاسبة الأولية ، هذه الفترة لا تقل عن 5 سنوات.

تبدأ فترة التخزين في العد اعتبارًا من 1 يناير من العام التالي للسنة التي تم فيها وضع المستند في الأرشيف.

إذا انتهكت المنظمة شروط التخزين الأولية ، يحق لهيئات التفتيش فرض عقوبات (المادة 120 من قانون الضرائب للاتحاد الروسي). مبلغ الغرامة من 10 آلاف إلى 40 ألف روبل ، حسب درجة الانتهاك.

بالمناسبة ، ستكون المستندات التي يبلغ عمرها ثلاث سنوات فقط هي ذات الصلة للتفتيش من قبل السلطات الضريبية. في حالة عدم وجود منظمة أولية لفترة أقدم ، لا يحق للمفتشين دفع غرامة بموجب المادة 120 من قانون الضرائب للاتحاد الروسي.

تلتزم دائرة المحاسبة في الشركة ليس فقط بالحفاظ على سجل مختص بالوثائق الأولية ، ولكن أيضًا لضمان سلامتها. فقط في هذه الحالة ، ستكون مطالبات السلطات الضريبية لا أساس لها من الصحة.

تعتمد صحة المحاسبة والاستنتاجات الإضافية منها على جودة تصميم المستند الأساسي والمعلومات الواردة فيه.

المعلومات الواردة في المستندات الأولية المقبولة للمحاسبة يتم تجميعها وتنظيمها في سجلات المحاسبة ، والتي يتم اعتماد أشكالها أو المتطلبات الخاصة بها من قبل الهيئة المعتمدة. يتم تحويل بيانات سجلات المحاسبة في شكل مجمع إلى البيانات المالية.

تحدد الإدارة الأشخاص الذين يحق لهم التوقيع على المستندات المحاسبية. في هذه الحالة ، يمكن إنشاء تسلسل هرمي للتوقيع اعتمادًا على المنصب الذي تم الاحتفاظ به ، ومقدار المال ، ونطاق وطبيعة العملية.

يجب على الشركات أو المنظمات التي تستخدم التوقيعات الإلكترونية وضع الضمانات والضوابط المناسبة فيما يتعلق بالحق في استخدام التوقيعات الإلكترونية والوصول إليها. (17)

متطلبات إعداد الوثائق الأولية

1. يجب أن تتم الإدخالات في المستندات الأولية باستخدام الحبر والقلم الرصاص الكيميائي ومعجون قلم الحبر الجاف بمساعدة الآلات الكاتبة والميكنة والوسائل الأخرى التي تضمن سلامة هذه السجلات خلال الوقت المحدد لتخزينها في الأرشيف.

يحظر استخدام قلم رصاص بسيط في الكتابة.

• 2. يجب إعداد المستندات بدقة ، وكتابة النصوص والأرقام بشكل واضح ومقروء.
• 3. يجب أن تملأ الوثيقة كافة التفاصيل. إذا لم يتم ملء أي شرط ، فسيتم وضع شرطة في مكانه. يجب ملء التفاصيل الإلزامية دون فشل.
• 4. في المستندات النقدية ، يشار إلى المبلغ بالأرقام والكلمات.
• 5. يجب أن تكون المستندات الأساسية مصدقة من التوقيعات الشخصية لرئيس المنظمة أو كبير المحاسبين أو الأشخاص المفوضين.
• 6. يجب أن تحتوي المستندات الأساسية على نسخ من تواقيع الأشخاص المخولين.
• 7. يجب أن تكون المستندات الأساسية مختومة بختم المنظمة ، إذا تم النص عليها في النموذج والتشريع الحالي. (الثامنة عشر)

يجب أن يوافق رئيس المنظمة ، بالاتفاق مع كبير المحاسبين ، في شكل أمر على قائمة بالأشخاص الذين يحق لهم التوقيع على المستندات المحاسبية الأولية.

يتم ضمان تنفيذ مستندات المحاسبة الأولية في الوقت المناسب وبجودة عالية ، ونقلها ضمن الحدود الزمنية المحددة للتفكير في المحاسبة ، فضلاً عن موثوقية البيانات الواردة فيها ، من قبل الأشخاص الذين قاموا بتجميع هذه المستندات وتوقيعها.

يجب أيضًا تنظيم حركة المستندات الأولية في المحاسبة (التجميع أو الاستلام من كيانات الأعمال الأخرى ، وقبول المحاسبة ، والمعالجة ، والنقل إلى الأرشيف) من خلال جدول معتمد بأمر من الرئيس.

من أجل تحذير كل من المديرين وفناني الأداء من العواقب السلبية غير المتوقعة ومن أجل توفير الوقت عند البحث عن المعلومات ، من الضروري إنشاء قاعدة لتسجيل المستندات الأولية بعد تلقي المستندات التنظيمية.

هذا يعني أن جميع المستندات الأولية الصادرة والمعبأة في المحاسبة يجب أن يكون لها معرف خاص بها - رمز (لمرة واحدة ، رقم فريد) ، يتم تعيينه لهم عند التسجيل الإلزامي في إحدى دفاتر يومية التسجيل التي يجب فتحها في كل مؤسسة.

إجراءات تجميع المستندات:

• - الامتثال لجميع التفاصيل المحددة وأشكال الوثائق ؛
• - الدقة والوضوح في عرض محتوى المعاملات التجارية في المستندات ؛
• - دقة توقيت تسجيل المعاملات التجارية ، وكتابة النص بشكل واضح ودقيق ومقروء ؛
• - عبور الأماكن الحرة في غياب الدعائم ؛
• - بيان المبالغ بالأرقام والكلمات في جميع الوثائق القيمة ؛ شطب الأخطاء بحيث يمكن رؤية الرمز المشطوب ، والتصديق على النص الصحيح بتوقيع الشخص الذي أصدر المستند ؛
• - التصحيحات غير مسموح بها. (27)

تتطلب المستندات الأساسية التي تم إنشاؤها بطريقة آلية تأكيدًا خاصًا لموثوقية البيانات المستلمة ، أي ترخيص وحماية البيانات المسجلة من الاستلام غير المصرح به للمعلومات المتعلقة بها. يمكن إرسال أي نوع من المستندات عن طريق الفاكس ، ولكن ليس مستند المحاسبة الأساسي ، لأنه لا يحتوي على تأكيد على صحتها. يتحمل الأشخاص الذين قاموا بإعداد هذه المستندات والتوقيع عليها مسؤولية إنشاء المستندات عالية الجودة في الوقت المناسب ونقلها ضمن الحدود الزمنية المحددة للتفكير اللاحق في المحاسبة.

المحاسبة الأساسية في مؤسسة التصنيع هي أساس المعلومات للإدارة ، والتي تعتمد جودتها بشكل مباشر على جودة المحاسبة. المحاسبة الأولية هي عبارة عن مجموعة معقدة من المعلومات والعمليات المنطقية مع المستندات المصاحبة لأي تدفقات مادية ومالية وعناصرها من مدخل الإنتاج والمرافق الاقتصادية للمؤسسة والشركة ككل.

وبالتالي ، فإن الوثائق الأولية هي ناقلات للمعلومات حول جميع الأشياء والأشياء الاقتصادية والإنتاجية وتفاعلاتها وتسمح بإجراء تقييم شامل لجميع عوامل التحكم: الكمية والنوعية والمالية.