قائمة وثائق المحاسبة الأولية. إرشادات لتصميم وصيانة الوثائق الأولية في المحاسبة

يجب توثيق جميع المعاملات التجارية التي يتم إجراؤها في المؤسسة دون فشل. لكل معاملة ، يجب إعداد المستندات المحاسبية الأولية الداعمة المناسبة.

وثائق المحاسبة الأساسية - ما الذي ينطبق عليها؟

تنقسم المستندات المحاسبية الأولية إلى إداري ونفي.

يتضمن الأول ، أولاً وقبل كل شيء ، أنواعًا مختلفة من الأوامر ، أوامر لأداء عمليات مختلفة. كقاعدة عامة ، تمت الموافقة على هذه النماذج من قبل إدارة المؤسسة.

تشمل الإقرارات على المستندات التي تؤكد حقيقة المعاملة.

أيضًا ، يمكن دمج النماذج الإدارية ونماذج التبرئة في مستند محاسبة واحد ، والذي سيحتوي على أمر لتنفيذ إجراء وتأكيد على إكمال هذا الإجراء.

يمكن أن تسمى مستندات المحاسبة الإجبارية المحاسبة الأساسية. نماذج المحاسبة الأساسية هي أول دليل على المعاملة ، وهي إلزامية لتعكس المعاملة في المحاسبة. يجب أن تنعكس جميع الإدخالات في قسم المحاسبة فقط بعد استلام مستند داعم تم تنفيذه بشكل صحيح. من القواعد المهمة التي يجب تذكرها: "لا توجد مستند - لا توجد أسلاك!"

من المهم ليس فقط أن يكون لديك نموذج نفي ، ولكن أيضًا تصميمه الصحيح. قد يؤدي وجود أخطاء إلى جعلها غير صالحة ، لذلك عند استلام أي نموذج ، من الضروري التحقق من جميع الأسطر من أجل الملء الصحيح. تأكد من التحقق من وجود توقيعات الأشخاص المسؤولين ، ووجود ختم ، ويجب أن يكون واضحًا ومقروءًا. فقط مع التصميم الصحيح ، يمكنك التأكد من أنك لن تواجه مشاكل في المستقبل مع سلطات التفتيش. يجب أن تحتوي المستندات الأولية المنفذة بشكل صحيح في قسم المحاسبة على مجموعة معينة من التفاصيل.

التفاصيل الإلزامية للمستندات الأساسية:

• اسم ورمز النموذج ؛
• تاريخ إعداد؛
• اسم الشركة؛
• نوع المعاملة التجارية ومحتواها ؛
• العدادات الطبيعية والنقدية للعملية ؛
• توقيعات الأشخاص المسؤولين.

أنشأت لجنة الإحصاء الحكومية في روسيا أشكالًا موحدة للوثائق الأولية التي يجب استخدامها عند معالجة المعاملات التجارية.

تُستخدم النماذج القياسية لوثائق المحاسبة الأولية لحساب المعاملات النقدية ، والأصول الثابتة ، والأصول غير الملموسة ، وبنود المخزون ، والعمليات التجارية ، وكذلك المعاملات المتعلقة بها.

إذا كان من الضروري إجراء أي تغييرات على النماذج الموحدة الحالية ، واستكملها بالتفاصيل والخطوط الضرورية ، فعندئذ تحتاج المؤسسة إلى إصدار أمر أو أمر لإدخال تفاصيل إضافية. عند تغيير النموذج القياسي لمستند المحاسبة الأساسي ، يجدر بنا أن نتذكر أنه من المستحيل حذف التفاصيل الموجودة بالفعل ، يمكنك فقط استكمالها.

إذا لم تتم الموافقة على نموذج موحد لأي مستند محاسبة أساسي ، فإن المنظمة تقوم بشكل مستقل بتطوير نموذج مناسب لها ، وفي هذه الحالة ، فإن المتطلبات الرئيسية للنماذج المعدلة هي وجود جميع التفاصيل الإلزامية الموضحة أعلاه.

لا يمكن تخصيص الحق في توقيع المستندات الأولية إلا لدائرة معينة من الأشخاص ، يجب أن تنعكس قائمة الأسماء والمواقف في المستند المقابل للحق في توقيع مستند معين (على سبيل المثال ، يمكنك تنزيل عينة من الطاقة من المحامي من الرابط).

إذا حدث خطأ في مستند محاسبة أساسي تم تنفيذه بالفعل ، فيُسمح بتحريره إذا لم يكن نموذجًا نقديًا أو بنكيًا. بالنسبة لهذا الأخير ، لا يسمح بأي تصحيحات. إذا تم ارتكاب أخطاء في النماذج النقدية ، فسيتم شطب هذا النموذج وإلقائه بعيدًا ، وبعد ذلك يتم ملء نموذج جديد. تتضمن أمثلة النماذج التي لا تسمح بالتصحيحات إيصالًا نقديًا وأمر مصروفات وشيكًا نقديًا وإعلانًا عن مساهمة نقدية.

يتم إجراء التصحيحات في مستندات المحاسبة الأولية على النحو التالي: من الضروري شطب البيانات المشار إليها بشكل غير صحيح وكتابة المعلومات الصحيحة في الأعلى ، بجانب ذلك من الضروري الإشارة إلى تاريخ التغيير ، التوقيع. يجب الاتفاق على تصحيحات النموذج مع الأشخاص الذين جمعوا هذا النموذج ووقعوا عليه. عند الاتفاق ، بجانب التصحيح ، من الضروري الإشارة إلى العبارة: "مصحح ومتفق عليه".

وثائق المحاسبة الأولية. علاج او معاملة

عند دخول المؤسسة ، يتم فحص مستندات المحاسبة الأولية للتأكد من صحة الملء: هل تم ملء جميع الأسطر ، هل تم حساب المبالغ بشكل صحيح ، هل هناك توقيعات وأختام ، هل تم إدخال جميع التفاصيل بشكل صحيح. بعد ذلك ، يجب تسجيل النموذج في مجلات خاصة. على سبيل المثال ، يتم تسجيل نموذج كشوف المرتبات T-53 في دفتر يومية تسجيل كشوف المرتبات من نموذج T-53a ، ويتم تسجيل الطلبات النقدية الواردة والصادرة في سجل المستندات النقدية الواردة والصادرة من نموذج KO-3. بعد التسجيل ، يتم نقل المستندات للتخزين إلى قسم المحاسبة ، حيث يتم حفظها في المجلدات المناسبة وتخزينها هناك لفترة زمنية معينة. بعد فترة زمنية معينة ، يتم نقل المستند إلى الأرشيف. يتم تحديد وتنظيم فترة تخزين الوثائق الأولية من خلال تشريعات الأرشفة. يُطلق على تخزين وتنظيم مستندات المحاسبة في المؤسسة إدارة المستندات. اقرأ المزيد حول تخزين المستندات وإتلافها بتنسيق.

القانون الذي يحدد شروط تخزين وثائق المحاسبة الأولية يسمى القانون الاتحادي الصادر في 22 أكتوبر 2004 رقم 125-ФЗ "بشأن الأرشفة في الاتحاد الروسي".

رئيس المنظمة هو المسؤول عن التنظيم السليم للتخزين والتدمير. كبير المحاسبين هو المسؤول عن سلامة وتنفيذ الوثائق بشكل صحيح.

على موقعنا يمكنك تنزيل العديد من النماذج والنماذج لوثائق المحاسبة الأولية في قسم "" ، وستجد هناك نماذج فارغة ونماذج لملئها مع توصيات موجزة للتسجيل. لتسهيل العثور على النموذج الصحيح ، تم تقسيمها إلى أقسام يمكنك من خلالها فهم النموذج الصحيح والعثور عليه بسهولة.

درس فيديو. حذف المستندات في 1C Accounting: إرشادات خطوة بخطوة

فيديو تعليمي عملي حول حذف المستندات في 1C Accounting 8.3. أجرى من قبل Likina Olga: خبير في موقع "محاسبة الدمى" ، محاسب كشوف المرتبات لشركة ذات مسؤولية محدودة "إدارة الفيديو M. يوفر الدرس إرشادات خطوة بخطوة لحذف المستندات.

درس فيديو "كيفية إعداد الوثائق الأساسية لمؤسسة"

شاهد الفيديو التعليمي لمدرس موقع "محاسبة الدمى" Gandeva N.V.

ما هي المستندات التي تخص الابتدائي ، يجب أن يعرفها كل محاسب. هذا يرجع إلى حقيقة أن هذه الوثائق هي أساس المحاسبة. أنها تثبت حقيقة تنفيذ عمليات ذات طبيعة اقتصادية. يحتاج المتخصص المبتدئ في مجال المحاسبة إلى معرفة ما هو عليه ، ولماذا هناك حاجة إلى المستندات الأولية ، وكيفية تجميعها وتخزينها. خلاف ذلك ، لن يتم تجنب المشاكل مع السلطات التنظيمية.

يمكن للكيانات القانونية وأصحاب المشاريع الخاصة تحويل الأموال لبعضهم البعض فقط على أساس وثائق أولية معينة. من المفترض أن يتم إعداد الأساسي حتى قبل إجراء المعاملة التجارية ، ومع ذلك ، لا يستبعد التشريع إمكانية إعداد إتمام الصفقة ، ومع ذلك ، يجب أن تكون هناك أسباب وجيهة لذلك.

يجب أن تتضمن كل من مستندات المحاسبة الأولية والموحدة التفاصيل: اسم النموذج ؛ التاريخ والمكان حيث تم وضعها ؛ الاسم الكامل للشركة التي أعدتها ؛ ما هي الحسابات المستخدمة لتحويل الأموال ؛ الاسم الكامل للمسؤول المسؤول ، إلخ.

ما الذي يحتاجون إليه

المستندات الأساسية (PD) هي عنصر إلزامي للمحاسبة. يتم تجميعها في سياق المعاملات التجارية وتكون بمثابة دليل على اكتمال هذه المعاملات. عند إجراء معاملة ، قد يتم تضمين عدد مختلف من المستندات الأولية: يعتمد ذلك على تفاصيل سلوكها.

قائمة العمليات التي يجب إجراؤها أثناء المعاملة:

1. توقيع عقد مع المستلم. إذا كان دائمًا ، يمكنك توقيع عقد واحد لعدة معاملات ، ومع ذلك ، في هذه الحالة ، يجب عليك مناقشة شروط العمل وتسلسل عمليات التسوية والفروق الدقيقة الأخرى على الفور.
2. إصدار فواتير الدفع.
3. الدفع المباشر ، ويكون تأكيده إيصالًا نقديًا (أو إيصال مبيعات) ، إذا كان دفعًا نقديًا ، أو مدفوعات ، إذا تم تحويل الأموال عن طريق التحويل المصرفي.
4. عندما يتم شحن البضائع ، يقوم المقاول بتسليم الفاتورة إلى العميل.
5. بعد تقديم الخدمات بالكامل ، يجب على المقاول استلام شهادة الإنجاز من العميل

الأنواع الموجودة

هناك 6 أنواع رئيسية من محاسبة PD ، والتي تُستخدم غالبًا في معاملات مختلفة:

عقد	يحدد العقد حقوق والتزامات أطراف الصفقة. يجوز تحرير العقد لتقديم الخدمات أو بيع البضائع. لا يستبعد القانون المدني إمكانية إبرام عقد شفوي ، ولكن يجب أن نتذكر أن الوثيقة الموقعة من قبل طرفين فقط هي التي يمكن أن تحمي حقوق ومصالح الطرف المتضرر في السلطة القضائية في حالة حدوث أي مشاكل ، بما في ذلك عدم- وفاء الطرف الآخر بالتزاماته.
عرض الفاتورة	يشير هذا المستند إلى المبلغ الذي يجب على العميل دفعه من أجل تلقي الخدمات أو العمل. عند السداد ، هذا يعني أن العميل يوافق على الشروط التي وضعها المقاول. لا يوجد تنسيق محدد لهذا المستند ، لذلك قد يختلف تصميمه من بائع لآخر. ومع ذلك ، يجب أن نتذكر أن المستند يجب أن يحتوي بالضرورة على اسم المستند نفسه ؛ بيانات الدفع؛ اسم السلع والخدمات وتكلفتها. يمكنك تحضيره في برنامج 1C. الفاتورة ليس لها قيمة من حيث المحاسبة وتقديم التقارير إلى السلطات التنظيمية ، فهي تحدد السعر الذي حدده البائع فقط. ليس من الضروري ختمها وتوقيعها ، ولكن إذا أرادت الشركة تشغيلها بأمان وحماية نفسها ، فمن الأفضل القيام بذلك. في حالة انتهاك أي مصالح أو حقوق للمشتري ، يحق له مطالبة البائع بإعادة الأموال المحولة.
وثائق الدفع	هذا تأكيد على حقيقة أن العميل قد دفع الفاتورة الصادرة عن الشركة المصنعة. هناك أنواع مختلفة من هذه المستندات: طلبات الدفع ، والأوامر والشيكات ، ونماذج الإبلاغ الصارمة.
قائمة التعبئة	يتم تطبيقه في الحالات التي يكون فيها من الضروري تنفيذ معاملة لبيع الأصول المادية. يجب أن تصدر هذه الورقة من نسختين. يحتاج البائع إليها لعرض عملية البيع ، ويحتاجها المشتري لإرسال البضائع المستلمة. يجب أن تتطابق المعلومات الموجودة في بوليصة الشحن والفاتورة تمامًا. في هذا المستند ، يجب أن يكون ختم البائع والمشتري إلزاميًا.
التصرف في أداء العمل أو تقديم الخدمات	مستند ذو وجهين. لا يؤكد فقط حقيقة العمل المنجز ، ولكن أيضًا السعر الذي تم دفعه مقابل المنتج أو الخدمة. تعمل هذه الورقة أيضًا كدليل على أن الأطراف قد وفوا بالكامل بالتزاماتهم تجاه بعضهم البعض وليس لديهم مطالبات متبادلة.
فاتورة	وثيقة مهمة هي ، بمساعدة وضع الأساس لقبول مبالغ ضريبة القيمة المضافة المقدمة للخصم. من الواضح أن هذا المستند مهم جدًا لتلك الهياكل التي تدفع ضريبة القيمة المضافة.

قائمة وثائق المحاسبة الأولية

لذلك ، تبدو قائمة وثائق المحاسبة الأساسية كما يلي:

معاهدة	يختتم مع العميل كتابة. من المهم أن نقول إن القانون لا يحظر الشكل الشفهي لمثل هذا العقد ، ومع ذلك ، يفضل الأطراف في كثير من الأحيان إصلاح الحقوق والالتزامات المنصوص عليها في الاتفاق على الورق.
يفحص	يحتوي على تفاصيل الدفع واسم البضائع التي تم شراؤها.
شيك (سلعة أو نقدا) أو نموذج إبلاغ صارم	تصدر في حالة الدفع النقدي. في حالة الدفع غير النقدي ، يكون لدى مشتري المنتج أو الخدمة مستند دفع كدليل على الدفع ، وهو معتمد من قبل الهيكل المصرفي.
فاتورة	صدر وقت شحن البضاعة.
فعل تقديم الخدمات أو أداء العمل	يتم تقديمه بعد تقديم الخدمات بالكامل.

يتم تقديم تعريف مفهوم "مستند المحاسبة الأساسي" في المادة 60-1 من قانون الضرائب الروسي: المستندات الأولية هي دليل موثق على أن المعاملة قد اكتملت أو أن هناك حدثًا يعطي الحق في تنفيذها. قد تكون هذه المستندات في شكل ورقي أو إلكترونيًا. تتم المحاسبة على أساس هذه الوثائق.

تنص المادة 60-2 على أشكال هذه المستندات والمتطلبات التي يتم طرحها لتنفيذها.

قانون معياري آخر ، والذي يحدد الوثائق الأولية ، وكذلك يحدد أشكالها ، هو قانون المحاسبة وإعداد التقارير المالية.

روسيا بلد تتغير فيه تشريعات المحاسبة والضرائب بشكل دوري. بالنظر إلى حقيقة أنه يمكن تغيير النماذج أو استكمالها ، فمن الضروري تتبع التغييرات التي تمت الموافقة عليها من قبل مختلف الوكالات الحكومية ، بما في ذلك وزارة المالية. لذلك ، على سبيل المثال ، في بداية عام 2019 ، تمت الموافقة على شكل البيان المحاسبي ، والذي كان له سابقًا نموذج تعسفي.

ينص قانون المخالفات الإدارية على عدد من العقوبات لعدم وجود وثائق أولية في المنظمة ، وهي محددة في المادة 276 من القانون.

تعليمات عامة للاستخدام

PD هي الأساس لبدء المحاسبة عن معاملات معينة وإجراء إدخالات في سجل المحاسبة. يعمل هذا المستند كدليل مكتوب على حقيقة أن معاملة تجارية قد اكتملت.

هذه المستندات المحاسبية الأولية ، التي لم يتم اعتماد نماذجها رسميًا ، يتم اعتمادها من قبل رئيس المنظمة ، وإصدار أمر مناسب. يجب أن تحتوي على جميع التفاصيل الإلزامية التي ينص عليها القانون.

يجب إعداد هذه الوثائق على الورق ودعمها بتوقيع الشخص الذي قام بإعداد المستند. في حالة استخدام مستند إلكتروني ، يجب توقيعه بتوقيع إلكتروني.

الأشكال الموحدة من PD ليست صارمة للاستخدام. الاستثناء هو المستندات النقدية المعتمدة من قبل الهياكل المعتمدة.

يجب أن يحتوي نموذج PD على البيانات الإلزامية التالية:

• عنوان الوثيقة ؛
• التاريخ الدقيق للعملية ؛
• ما هي العملية الاقتصادية من الناحية المادية والقيمة ؛
• اسم الهيكل الذي يتألف منه المستند ؛
• معلومات حول الأشخاص المسؤولين عن ضمان تنفيذ المستند بشكل صحيح.

تنقسم هذه الوثائق إلى المجموعات التالية:

• محاسبة الرواتب
• محاسبة المعاملات النقدية ؛
• محاسبة الأصول الثابتة؛
• المحاسبة لأعمال البناء والإصلاح.

قواعد التعبئة

يجب إعداد وثائق الإبلاغ بدقة ووضوح.

القواعد الاساسية:

• يُسمح باستخدام أقلام الحبر والحبر ، ويمكنك استخدام أجهزة الكمبيوتر والآلة الكاتبة ؛
• من الضروري إعداد مثل هذه الوثائق في الوقت الذي يتم فيه التخطيط للمعاملة فقط ؛
• يُسمح بإعداد المستندات بعد العملية ، إذا كانت هناك أسباب موضوعية لذلك ؛
• يعكس المستند جميع التفاصيل الممكنة ؛
• في حالة عدم وجود أي معلومات ، يمكنك وضع شرطات.

في عام 2019 ، تُستخدم النماذج القياسية لإعداد PD. تنقسم الوثائق إلى خارجية وداخلية.

تتلقى المنظمة الأولى من الخارج: من مؤسسات الدولة ، والمنظمات العليا ، والهياكل المصرفية ، والسلطات الضريبية ، إلخ. أمثلة على المستندات الخارجية: الفواتير أو أوامر الدفع أو المطالبات. أما بالنسبة للوثائق الداخلية ، فيتم وضعها مباشرة في المنظمة.

إذا تم ملء المستند بشكل غير صحيح ، فستواجه المنظمة صعوبات في تحديد القاعدة الضريبية ، وقد يؤدي ذلك إلى خلافات مع خدمة الضرائب.

تصحيح المحتوى

يحدث أنه حتى المحاسب المتمرس الذي قام بإعداد مستند أكثر من مرة يرتكب خطأ. لا يمكن تصحيحه إلا عندما لا ينعكس المستند في المحاسبة ، أي أنه لم يتم تنفيذه. يجب أن نتذكر أن إجراء التصحيحات بضربة واحدة أمر غير مقبول.

يمكن استخدام الطرق الثلاث التالية فقط:

• دخول إضافي
• طريقة الانعكاس
• طريقة تصحيحية.

يتم تطبيق الأخير في حالة حدوث خطأ في سجل المحاسبة ، بينما لا ينطبق على مراسلات الحسابات. هذه الطريقة مناسبة للاستخدام قبل إعداد الميزانية العمومية. في هذه الحالة ، يجب شطب الرقم الخطأ أو أي علامة أخرى بخط رفيع ، ويجب الإشارة إلى القيمة الصحيحة بجانبه. على الجانب ، أشر إلى - "تم التصحيح إلى الاعتقاد" ، ثم ضع التاريخ والتوقيع.

سيكون إدخال إضافي مناسبًا إذا تم التقليل من حجم العملية التي يتم تنفيذها.

تتضمن طريقة الانعكاس تصحيح إدخال غير صحيح باستخدام رقم سالب. الرقم الخطأ مُشار إليه بالحبر الأحمر ، ويتم الإدخال الصحيح على الفور ، ويتم ذلك باللون المعتاد.

إيضاحات حول فعل المصالحة

لا ترتبط إجراءات التوفيق قانونًا بالوثائق الأولية ، وبالتالي لا يتم تنظيمها من خلال الوثائق التنظيمية. يعرضون التسويات التي تم إجراؤها لفترة معينة بين الشركات التي تتمتع بوضع كيان قانوني أو رواد الأعمال الفرديين.

يتم استخدام هذا النوع من المستندات بمبادرة من المحاسبين ، حيث يمكن بمساعدتها حل عدد من القضايا المثيرة للجدل ، والتي تحمي مصالح المنظمة.

في أي الحالات يكون من المهم إجراء عملية مصالحة:

• عندما يكون لدى البائع مجموعة واسعة من البضائع ؛
• في حالة منح مدفوعات مؤجلة ؛
• إذا كان سعر المنتج مرتفعًا ؛
• إذا كانت هناك علاقة ذات طبيعة منتظمة بين الطرفين.

يمكن استخدام هذا المستند في المحكمة في حالة وجود نزاع بين الطرفين.

مدة الصلاحية

الحكم المتعلق بتخزين الوثائق الأولية مكرس على المستوى التشريعي.

أنواع المستندات المختلفة لها شروط تخزين مختلفة:

على مدار عام واحد	من الضروري الاحتفاظ بالمراسلات مع السلطات التنظيمية حول شروط تقديم وثائق الإبلاغ.
5 سنوات على الأقل	يتم تخزين الوثائق والأوراق النقدية مثل الميزانية العمومية للربع ، وتقرير المنظمة مع ملاحظة توضيحية عن ربع السنة ؛ محضر الاجتماع بشأن اعتماد الميزانية العمومية ربع السنوية ؛ الوثائق الأساسية ودفتر النقدية ؛ المستندات الخاصة بالمحاسبة النظامية وغير النظامية وغيرها.
10 سنوات على الأقل	يجب الاحتفاظ بالميزانية العمومية السنوية وقائمة الجرد ورصيد التحويل والفصل والتصفية والمستندات الأخرى.
75 سنة على الأقل	يتم حفظ الحساب الشخصي لكل موظف وكشوف المرتبات.

في الممارسة الحالية ، تُفهم مستندات المحاسبة الأولية على أنها أوراق تعكس حقائق الحياة الاقتصادية (المعاملات ، حركة البضائع والمواد ، إلخ). يتم إصدارها في وقت إجراء المعاملات أو بعد إتمامها لتأكيد الوقائع التي حدثت. على أساسها ، يقوم المحاسب بإدخال إدخالات في البرنامج المحاسبي للمؤسسة ، ويقبل المبالغ للمحاسبة الضريبية.

في أي شكل هو "الأساسي"

وفقًا لتوضيحات وزارة المالية ، يحق للشركة أن تحدد بشكل مستقل أشكال "الأولية" التي يجب استخدامها. القرار المتخذ ثابت في السياسة المحاسبية للمنظمة. تبين الممارسة أن كيانات الأعمال تستخدم أحد الخيارات الثلاثة:

• النماذج الموحدة التي تقدمها لجنة الدولة للإحصاء.
• العينات التي طورتها الشركة بشكل مستقل وثابتة بأفعال داخلية.
• خيارات مجمعة: مستندات أولية بتنسيق موحد ، تكملها حقول معينة.

لا ينطبق حق كيانات الأعمال في تطوير النماذج الأولية بشكل مستقل على الأنواع التالية من المستندات:

• المستندات النقدية (على وجه الخصوص ، المواد الاستهلاكية والإيصالات) ؛
• نماذج إبلاغ صارمة ؛
• فواتير الشحن.

بالنسبة لهم ، تقدم وزارة المالية نماذج موحدة إلى رتبة إلزامية.

إذا لم تحدد الشركة التي أبرمت المعاملة شكل "الأساسي" في العقد ، يحق للطرف المقابل إصدار مستندات بناءً على عيناته الخاصة. لتجنب مشاكل الهياكل التنظيمية ، يجب على الشركة أن تذكر في سياستها المحاسبية أنها تقبل الأوراق على النماذج التي طورها الموردون والمشترين.

مهم! إن وجود وسيط "أساسي" في عملية معينة هو مطلب إلزامي لانعكاسها في المحاسبة والمحاسبة الضريبية.

التفاصيل الإلزامية لـ "الأساسي"

حسب الفن. 9402-FZ ، يجب أن تحتوي مستندات المحاسبة الأولية على التفاصيل الإلزامية التالية:

• اسم ورقة العمل ، على سبيل المثال ، "فعل الأعمال المقبولة" ؛
• الرقم وفقًا لقواعد الترقيم الداخلية للشركة المترجمة ؛
• تاريخ إعداد الوثيقة ؛
• الاسم الكامل للشركة التي أصدرت "الأساسي" ؛
• طبيعة المعاملة التجارية التي تمت (على سبيل المثال ، شحن البضائع إلى المشتري ، والإيداع النقدي في مكتب النقد ، وقبول العمل المنجز ، وما إلى ذلك) ؛
• قياس الحقيقة الاقتصادية التي حدثت في شكل نقدي أو طبيعي ؛
• المنصب والاسم الكامل للموظف المسؤول عن تنفيذ أو تسجيل المعاملة ؛
• توقيع بخط اليد للشخص المخول.

يتم تحديد قائمة الأشخاص الذين يحق لهم التوقيع على المستندات المحاسبية الأولية من قبل رئيس المنظمة. تم إصلاحه بأمره.

تحتوي بعض النماذج على تفاصيل إضافية فيما يتعلق بالقائمة القياسية. على سبيل المثال ، يجب أن تحتوي بوليصة الشحن على معلومات حول السيارة ومالكها وسائقها.

هل من الضروري وضع بصمة ختم المنظمة على "الابتدائي"؟ هذا ليس شرطًا إلزاميًا ، لا يمكنك الاستغناء عنه فقط إذا تم توفير وجوده من خلال العينة المنصوص عليها في السياسة المحاسبية للشركة.

مجموعة متنوعة من المستندات الأولية

لا ينشئ التشريع الحالي قائمة مغلقة لوثائق المحاسبة الأولية لعام 2018. يتم تحديد تنوعها من خلال مجال نشاط الكيان الاقتصادي. بالنسبة لإحدى الشركات ، يلزم تقديم مذكرة شحنة ، وبالنسبة إلى شركة أخرى ، يلزم القيام بشطب الأدب من المكتبة.

تشمل أكثر أنواع التوثيق شيوعًا ما يلي:

• مذكرة شحنة - يتوسط المعاملات لقبول وتحويل البضائع والمواد ؛
• شهادة القبول - تصدر في الحالات التي يقبل فيها أحد الطرفين نتائج العمل الذي قام به الطرف الثاني ؛
• كشوف المرتبات - يتم تجميعها عند دفع رواتب الموظفين ؛
• OS-1 - يعكس استلام أو خسارة كائن من الأصول الثابتة (باستثناء العقارات) ؛
• INV-1 - يدمج نتائج المخزون ؛
• تقرير مسبق - يؤكد نفقات الموظف الذي وصل من رحلة عمل ؛
• المستندات النقدية (الشيكات ، PKO ، RKO ، إلخ) ؛
• أمر دفع؛
• بيان المحاسبة ، إلخ.

هذه القائمة من وثائق المحاسبة الأولية ليست كاملة. تستخدم الشركات من مختلف خطوط النشاط النماذج اللازمة لتعكس المعاملات الجارية.

اعتمادًا على طريقة التنفيذ ، فإن "الأساسي" هو الورق والإلكتروني. يتم استخدام الخيار الثاني في الشركات حيث يتم تكوين إدارة المستندات الإلكترونية. يساعد على تبسيط وتسريع معالجة أوراق العمل ، لتصحيح التفاعل بين الأطراف المقابلة.

وفقًا لقواعد التشريع الحالي ، يتم تخزين جميع أنواع "الأولية" في الشركة لمدة خمس سنوات. يبدأ العد التنازلي من نهاية السنة المشمولة بالتقرير. على سبيل المثال ، يجب الاحتفاظ بالأوراق الصادرة في 2018 حتى عام 2023 ضمناً. سيؤدي انتهاك هذه القاعدة إلى إجراءات مع مصلحة الضرائب ، وفرض عقوبات على المنظمة.

المحاسبة عبارة عن نظام منظم علميًا مصممًا لجمع ومعالجة وتسجيل وتحليل المعلومات المستخدمة في الأنشطة المالية والاقتصادية. تعكس المحاسبة المعاملات التجارية المعبر عنها من الناحية النقدية.

باختصار عن المحاسبة ، يمكنك أن تقول: "كل شيء له ثمنه!". أي معاملات شراء وبيع السلع والخدمات ، والعلاقات التعاقدية بين الشركاء والموردين والمشترين ، وعلاقات العمل المتعلقة بحساب ساعات العمل والأجور - يمكن اختزال كل شيء إلى "قاسم" نقدي.

بمساعدة المحاسبة ، ينعكس أداء المعاملات التجارية المختلفة ، والتي يعكس أنشطة أي مؤسسة ، بغض النظر عن شكل الملكية ونوع النشاط.

يسمح لك إجمالي البيانات المحاسبية بتحديد النتيجة المالية النهائية للعمل ، وتحليل وتحديد آفاق المزيد من العمل لتحسين مؤشرات الأداء.

التوثيق الأساسي في المحاسبة: ما هو؟

التوثيق الأساسي في المحاسبة هو أساس المحاسبة. إذا كنت تتخيل بصريًا نظام المحاسبة كشجرة مترامية الأطراف ذات أوراق نباتية كثيفة ، فإن الأوراق هي مستندات المحاسبة الأساسية.

يتم جمع الأوراق في "الفروع" - السجلات ، والتي يتم من خلالها إنشاء "تاج" قوي من الشجرة - المحاسبة التركيبية لحسابات المحاسبة ، والتاج الأخضر القوي هو تعهد شجرة مزهرة ، أولئك. محاسبة صحيحة وكاملة في المؤسسة.

في أي ترتيب يتم تنفيذه ، يمكنك معرفة ذلك في منشورنا الجديد على الرابط.

عينة من وثيقة المحاسبة الأساسية - صحيفة زمنية.

ما هو المستند الأساسي في المحاسبة؟

المستند الأصلينموذج معياري لعينة معينة ، يتم ملؤه وفقًا لمتطلبات المحاسبة ، والتوصيات المنهجية للإحصاء ، والضرائب ، والتأمين ، والمصارف ، وغيرها من الجهات.

تمت الموافقة على النماذج القياسية للوثائق الأولية من قبل الهيئات الإحصائية الحكومية. تتم الموافقة على وثائق مختلفة ذات تركيز ضيق من قبل الوزارات والإدارات حسب نوع النشاط.

المستندات الأساسية ضرورية لتسجيل المعاملات التجارية ، فهي تؤكد تنفيذ صفقة بيع وشراء ، وتأجير ، واستلام وإنفاق الأموال ، والدفع للموردين. الوثائق الأساسية هي أساس المحاسبة في المنظمة.

تصحيحات في المستندات الأصلية

1. إذا لم يكن هذا نموذجًا صارمًا للمساءلة ، فيجب إعادة كتابة المستند بشكل صحيح ، ويجب إتلاف المستند التالف.

2. اشطب شكل المساءلة الصارمة بخط أحمر مائل من أحد الفحم في الصفيحة إلى أخرى واجعل الإدخال "ملغى". لا تدمر النموذج التالف.

المحاسبة الأوليةيمثل المرحلة الأولية من الإدراك النظامي لتسجيل العمليات الفردية التي تميز العمليات الاقتصادية والظواهر التي تحدث في المنظمة. أهدافها هي: شراء وحيازة وإنفاق الموارد المادية ، وتكاليف الإنتاج ، وحركة المنتجات شبه المصنعة وبقايا العمل الجاري ، وحجم الإنتاج ، والشحن والبيع ، والتسويات مع الموردين والمشترين والعملاء ، البنوك والسلطات المالية والمؤسسون وما إلى ذلك.

تنعكس المعلومات الأولية حول العمليات والظواهر الاقتصادية في الوثائق الأولية.

وثيقة المحاسبة الأساسية- هذه شهادة مكتوبة لصفقة تجارية لها قوة قانونية ولا تتطلب مزيدًا من التوضيح والتفاصيل.

يجب أن يحتوي مستند المحاسبة الأساسي على:

• name - المحتوى المالي والاقتصادي للصفقة التجارية. لن يكون للوثيقة التي ليس لها عنوان ، وكذلك الوثيقة ذات العنوان غير الواضح وغير المقروء ، قوة قانونية ؛
• الاسم ، وفي بعض الحالات العناوين والحسابات المصرفية للأطراف (الكيانات الاعتبارية والأفراد) المشاركين في هذه المعاملة التجارية. المستند الأساسي ، الذي لا يحتوي على الاسم والسمات المقابلة لواحد على الأقل من أطراف المعاملة التجارية ، يفقد استهدافه ولا يمكن تنفيذه ؛
• تاريخ التجميع. في حالة عدم وضوح كتابة التاريخ ، تفقد الوثيقة هدفها في الوقت المناسب. في الواقع ، ليس لمثل هذه الوثيقة قوة قانونية ؛
• محتوى الصفقة التجارية (كائن التوثيق) الناشئ عن اسم المستند الذي يتوفر فيه بشكل عام ؛
• مؤشرات المعاملات التجارية الجارية. عدم وجود عدادات في المستند يحرمها من أساس المحاسبة والحساب ؛
• توقيعات الأشخاص المسؤولين - مدير المنظمة وكبير المحاسبين.

يتم ملء المستندات من قبل موظفي المحاسبة بشكل واضح ومقروء عن طريق الكتابة اليدوية بالحبر أو معجون قلم حبر جاف أو على آلة كاتبة أو باستخدام تكنولوجيا الكمبيوتر.

كقاعدة عامة ، تُستخدم النماذج القياسية في شكل نماذج ذات طبيعة مشتركة بين الأقسام للوثائق. يتضمن ذلك نماذج الطلبات والفواتير والفواتير والقسائم والبيانات وما إلى ذلك. يجب إعداد المستندات الأساسية في وقت المعاملة ، وإذا لم يكن ذلك ممكنًا لأسباب موضوعية ، فحينئذٍ فور اكتمالها.

إذا حدث خطأ في حسابات المزرعة ، فيمكنك تطبيق طريقة الإدخال السلبي أو العكسي. في هذه الحالة ، يتم تكرار الإدخال الخاطئ بالحبر الأحمر أو الألوان القياسية (الأزرق ، الأسود) مع نهايته في إطار مستطيل.

سيؤدي اللون الأحمر أو الإطار المستطيل إلى إبطال الإدخال الخاطئ ، وبعد ذلك يتم إجراء الإدخال الصحيح. من الممكن تصحيح الأخطاء في الحسابات عن طريق الشطب وإجراء مزيد من التصحيح (يتم شطب الإدخال الخاطئ بسطر واحد ويتم إدخال إدخال صحيح تحته مع تاريخ التصحيح وتوقيع المحاسب ، إذا لزم الأمر ، شهادة وقد تم وضع ما يوضح الحاجة إلى التصحيح وسبب الخطأ).

يجب ألا يكون هناك تصحيحات أو محو أو بقع نقدية أو مستندات بنكية.

في العمل مع أي وثيقة ، يعتمد المحاسب على بعض المبادئ والأسس المنهجية المنصوص عليها في الوثائق الرسمية.

استنادًا إلى المستندات الأساسية ، يتم إجراء الإدخالات في سجلات المحاسبة والبطاقات والبيانات والمجلات وكذلك على الأقراص والأقراص المرنة والوسائط الأخرى.

مستندات المحاسبة خارجية وداخلية

المستندات الخارجيةيدخلون المنظمة من الخارج - من هيئات الدولة ، والمنظمات العليا ، والبنوك ، ومديريات الضرائب ، من المؤسسين والموردين والمشترين ، وما إلى ذلك ، ويتم تجميعهم وفقًا للنماذج القياسية. أمثلة على هذه المستندات هي ، طلب الدفع ، طلب الدفع ، فاتورة المورد ، إلخ.

المستندات الداخليةتم تجميعها مباشرة في المنظمة.

هناك الأنواع التالية من المستندات الداخلية:

• إداري؛
• تبرئة (تنفيذي) ؛
• مجموع؛
• الترتيب المحاسبي.

إداري- هذه هي المستندات التي تحتوي على أوامر وتعليمات حول إنتاج وأداء عمليات تجارية معينة. وتشمل هذه الأوامر الصادرة عن رئيس المنظمة والأشخاص المخولين من قبله لتنفيذ العمليات التجارية.

تبرئةتصدق المستندات (التنفيذية) على حقيقة المعاملات التجارية. وتشمل هذه أوامر الاستلام ، وأعمال قبول المواد ؛ أفعال قبول الأصول الثابتة والتخلص منها ؛ وثائق قبول العمال للمنتجات النهائية ، إلخ.

مجموعالوثائق الإدارية والتنفيذية. يتضمن ذلك أوامر الاستلام والنفقات النقدية ، وبيانات كشوف المرتبات لإصدار الأجور لموظفي المنظمة ، والتقارير المسبقة للأشخاص المسؤولين ، وما إلى ذلك.

مستندات المحاسبةيتم تجميعها في حالة عدم وجود مستندات قياسية لسجلات المعاملات التجارية ، وكذلك عند تلخيص ومعالجة المستندات الداعمة والإدارية. هذه شهادات ، أوراق توزيع ، إلخ.

تنقسم المستندات المحاسبية أيضًا إلى لمرة واحدة وتراكمية. تُستخدم المستندات الأساسية لمرة واحدة في تنفيذ كل معاملة تجارية. يتم إعداد المستندات التراكمية خلال فترة معينة من التراكم التدريجي للمعاملات التجارية المتجانسة. في نهاية الفترة ، تحسب هذه الوثائق مجاميع المؤشرات ذات الصلة. من الأمثلة على المستندات التراكمية أوامر العمل الشهرية ، وأوامر العمل الشهرية ، والبطاقات المحددة لإصدار المواد من مستودعات المنظمة ، وما إلى ذلك.

تنقسم المستندات المحاسبية إلى أولية وملخص

وثائق المصدرتم إنشاؤه وقت إجراء المعاملة التجارية. ومن الأمثلة على هذه المستندات مستندات الشحن الخاصة بالإفراج عن المواد من مستودعات المنظمة إلى ورش العمل.

مستندات موجزةتم تجميعها على أساس المستندات الأولية ، على سبيل المثال ، كشوف المرتبات.

في وقت تحديد البيانات في المستندات الأولية ، تظهر المعلومات المحاسبية التي لا يتم تسجيلها تلقائيًا. تخضع جميع خصائصها الكمية والنوعية للرقابة المنطقية والحسابية والقانونية قبل إعداد الوثائق الأولية. يتم تنفيذ هذه الرقابة من قبل كل من الموظفين المشاركين في الحفاظ على المحاسبة الأولية وموظفي خدمات الإدارة.

من خلال التوقيع على الإيصالات والأوامر النقدية ، وكشوف المرتبات ، وأوامر الدفع والمطالبات ، والمستندات المصرفية الأخرى ، يقوم رئيس المنظمة بتحليل شامل لكل معاملة تجارية.

في عملية الحصول على المعلومات المحاسبية ، يتم تمييز المراحل التالية:

• العمل التمهيدي قبل إعداد المستندات الأولية ؛
• إعداد الوثائق الأولية.
• الموافقة على الوثائق الأولية ؛
• عمل قسم المحاسبة في إعداد وتجهيز الوثائق الأولية.

يتضمن جمع المعلومات المحاسبية العمل المناسب لمختلف خدمات المنظمة. تتميز هذه المرحلة بأعلى مستوى من التحليل والكفاءة المحاسبية.

المرحلة الثانية من عملية المحاسبة هي معالجة المعلومات المحاسبية. أنها تنطوي على المشاركة المباشرة في تلقي المعلومات المحاسبية من قبل موظفي خدمات الإدارة الوظيفية. لذلك ، عند حساب عناصر المخزون على أساس المستندات الأولية ، يتم توفير تجميع البيانات وتعميمها في بطاقات جرد المواد. على أساس شهري ، يتم نقل البيانات من البطاقات والكتب إلى تقارير عن حركة الأصول المادية. يقوم مديرو المستودعات ورؤساء الأقسام بتقديم هذه التقارير إلى قسم المحاسبة في المنظمة في الوقت المحدد.

يشارك المديرون أيضًا في معالجة البيانات. لذلك ، بمساعدة موظفي الخدمات الإدارية المختلفة ، يتم تحديد الجناة من النقص والخسائر.

بعد التحقق من الحسابات الحسابية وشرعية وملاءمة المعاملات التجارية المنفذة ، يتم تسجيل المستندات المحاسبية ، ومن ثم يتم التجميع الاقتصادي لبياناتها في نظام الحسابات المحاسبية التركيبية والتحليلية عن طريق التسجيل في السجلات المحاسبية.

السجلات المحاسبية هي جداول عد ذات شكل معين ، تم إنشاؤها وفقًا للتجميع الاقتصادي للبيانات المتعلقة بالممتلكات ومصادر تكوينها. أنها تعمل على عكس المعاملات التجارية على.

تنقسم السجلات المحاسبية ، حسب الهيكل ، إلى ترتيب زمني ومنهجي. في السجلات الزمنية ، تنعكس المعاملات التجارية في التسلسل الذي تم إجراؤها فيه. تعمل سجلات المحاسبة المنهجية على تجميع المعاملات التجارية وفقًا لمعايير محددة.

يتم الاحتفاظ بسجلات المحاسبة في شكل دفاتر محاسبة ، وبطاقات ، وكشوف ، ومجلات ، بالإضافة إلى وسائط الآلة.

تتم المحاسبة التركيبية في سجلات منهجية ومحاسبة تحليلية - في سجلات تحليلية. يتم الإدخال في السجلات يدويًا وباستخدام تكنولوجيا الكمبيوتر.

يحدد إجمالي وموقع التفاصيل في السجل شكله ، والذي يعتمد على خصائص العناصر التي يتم أخذها في الاعتبار ، والغرض من السجلات ، وطرق التسجيل المحاسبي. يشير التسجيل المحاسبي إلى تسجيل المعاملات التجارية في سجلات المحاسبة.

في كتب الحساب ، يتم ترقيم جميع الصفحات وملزمة. في الصفحة الأخيرة ، حدد الرقم وقم بالتصديق عليه بتوقيعات الأشخاص المخولين. في بعض الكتب ، على سبيل المثال ، دفتر النقدية ، لا يتم ترقيم الصفحات فحسب ، بل يتم أيضًا ترقيمها بخيوط ، ومختومة بختم شمعي. اعتمادًا على حجم الحسابات في الكتاب ، يتم تخصيص صفحة واحدة أو أكثر لحساب واحد أو آخر. تستخدم دفاتر المحاسبة في المحاسبة التركيبية والتحليلية.

البطاقات مصنوعة من ورق سميك أو كرتون فضفاض ، غير مثبتة معًا. يتم تخزينها في صناديق خاصة - خزائن الملفات. يتم فتح البطاقات لمدة عام وتسجل في سجل خاص لضمان السيطرة على سلامتها.

تختلف العبارات عن البطاقات من حيث أنها مصنوعة من ورق أقل كثافة ولها تنسيق أكبر. يتم تخزينها في مجلدات خاصة تسمى المسجلين. يتم فتح الأوراق ، كقاعدة عامة ، لمدة شهر أو ربع.

يجب أن تكون المداخل في سجلات المحاسبة واضحة وموجزة وواضحة ومقروءة. بعد تسجيل معاملة تجارية في سجل المحاسبة ، يتم وضع علامة مناسبة على المستند الأساسي لتسهيل التحقق اللاحق من الترحيل الصحيح. في نهاية الشهر ، يتم تلخيص النتائج لكل صفحة من سجلات المحاسبة. يجب التحقق من السجلات النهائية للسجلات المنهجية والتحليلية عن طريق تجميع أوراق الدوران.

بعد الموافقة على التقرير السنوي ، يتم تجميع سجلات المحاسبة وربطها وإيداعها في الأرشيف الحالي للمنظمة.

طرق تصحيح القيود الخاطئة في سجلات المحاسبة

يوجد ثلاث طرق لتصحيح القيود الخاطئة في سجلات المحاسبة: تصحيحي ، دخول إضافي ، انعكاس.

الطريقة التصحيحيةلا يمكن تطبيقه إلا إذا تم اكتشاف أخطاء قبل إعداد الميزانية العمومية ، أو إذا حدثت في سجلات المحاسبة ، دون التأثير على مراسلات الحسابات. تتمثل هذه الطريقة في شطب النص غير الصحيح والعدد والمبلغ والنقش الموجود بجانب أو أعلى النص أو المبلغ الصحيح بخط رفيع مع الحجز المناسب.

على سبيل المثال ، إذا بدلا من 100 روبل. تنعكس 200 روبل ، ثم يجب شطب 200 روبل. واكتب "100 روبل" في الأعلى ، ووضح على الجانب: "200 روبل مشطوب و 100 روبل مكتوب في الأعلى ، مصحح للتصديق (التاريخ ، التوقيع)".

في المستندات النقدية ، لا يُسمح بأي تصحيحات أو بقع ، حتى تلك المحددة ، خاصة في الأرقام.

إدخالات إضافيةتتم في الحالات التي يتم فيها التقليل بشكل خاطئ من قيمة الصفقة التجارية. على سبيل المثال ، قام المورد بتحويل 150 روبل من الحساب الجاري. تنعكس هذه المعاملة التجارية في المراسلات الصحيحة للحسابات ، ولكن تم التقليل من قيمتها إلى 100 روبل. تم إجراء الإدخال المحاسبي التالي: الخصم من حساب "التسويات مع الموردين" ، ائتمان حساب "حساب التسوية" - 100 روبل.

ولكن بما أن الموردين يجب أن ينقلوا 150 روبل ، فإن المبلغ المفقود هو 50 روبل. من الضروري إجراء ترحيل إضافي: الخصم من حساب "التسويات مع الموردين" ، ائتمان حساب "حساب التسوية" - 50 روبل.

يتم إجراء منشورات إضافية في الشهر الحالي أو الشهر المقبل. يتم تطبيق قاعدة تصحيح الخطأ هذه في حالتين: إذا لم يتم تسجيل بيانات المستند الأساسي في سطر منفصل في سجل المحاسبة وعندما ينعكس مبلغ تم تقديره بشكل خاطئ لمعاملة تجارية في سجل المحاسبة.

طريقة الانعكاسيتكون من حقيقة أن الإدخال غير الصحيح ، ومعظمه رقمي ، يتم إزالته برقم سالب ، أي المراسلات غير الصحيحة والمبلغ مكرر بالحبر الأحمر. في نفس الوقت ، يتم الإدخال الصحيح بالحبر العادي. تحدث عمليات الإلغاء عندما تتم مطابقة الفواتير بشكل غير صحيح أو عند تسجيل مبلغ مبالغ فيه.

عند جمع نتائج العمليات ، يتم طرح الإدخالات التي تم إجراؤها بالحبر الأحمر.