خطاب لإرسال المستندات. نموذج خطاب تغطية لوظيفة مساعد مبيعات. خطاب تغطية لوظيفة سائق

هل أنت متعب من إدارة الأعمال ، لا أيام عطلة ، ومنخفضة أجور؟ ثم قم بتحديث سيرتك الذاتية على وجه السرعة وابدأ في البحث عن وظيفة. لكي يُظهر صاحب العمل الانتباه لترشيحك ، يجب عليك كتابة خطاب تغطية لسيرتك الذاتية. يقع أولاً في أيدي صاحب العمل المحتمل ، لذلك سيلعب دورًا حاسمًا في مراجعة السيرة الذاتية.

تغطية الحرفأو خطاب تغطية هو جزء إلزامي من السيرة الذاتية في الخارج ، في البلدان التي لديها سوق عمل متطور. لا يفسد أرباب العمل لدينا حجج المتقدمين ، لذلك سيتم قبول خطاب التغطية الخاص بك لوظيفة ما بامتنان واهتمام.

يعتمد شكل خطاب الغلاف على كيفية بحثك عن وظيفة. على سبيل المثال ، تعرض عليك مواقع البحث عن الوظائف أولاً ملء نموذج سيرة ذاتية. بعد ذلك ، يتم كتابة خطاب تغطية للوظيفة. إذا كنت تبحث عن وظيفة بطرق أخرى ، فسيتم إنشاء الاتصال بصاحب العمل من خلال بريدك الإلكتروني الشخصي. في هذه الحالة ، تكون السيرة الذاتية في الملف المرفق ، ويكون خطاب الغلاف في نص البريد الإلكتروني. يتضمن خطاب التغطية الجيد إلى صاحب العمل: سطر الموضوع ، وتحية من صاحب العمل ، ومجموعة من المحتوى مع مقدمة ، وطلب ، ومبررات ، وجزء ختامي. دعنا نلقي نظرة على العناصر المدرجة.

موضوع الرسالة

لمنع وصول رسالتك إلى البريد العشوائي ، وتجاهل المستلم وإتاحة الفرصة لعرضها ، انتبه بشكل خاص لموضوع الرسالة. يجب أن تشير إلى:

• اسم البريد الإلكتروني المرسل
• المسمى الوظيفي أو المهنة
• اسم الشركة

على سبيل المثال ، "استئناف لمنصب رئيس التخطيط الاستراتيجي لشركة Stroy-Com LLC" أو "استئناف لوظيفة شاغرة لمشغل خدمة الاتصال من City Class". هذه هي الطريقة التي يُشار بها إلى موضوع الرسالة إذا لم يكن هناك شواغر فيها أو إذا كنت لا تعرف شيئًا عنها.

إذا تقدمت بطلب للحصول على وظيفة شاغرة من خلال النموذج الموجود على الموقع حيث يتم نشر سيرتك الذاتية ، فعندئذٍ ، كقاعدة عامة ، يتم إنشاء الموضوع تلقائيًا بواسطة النظام وسيكتشف صاحب العمل المحتمل منه الوظيفة التي تتقدم لها. إذا كنت ترسل خطابًا إلى صاحب عمل محتمل من بريد إلكتروني شخصي ، فسيكون سطر الموضوع مطلوبًا.

تحيات

معظم الرسائل غير شخصية ، لذا فهي تحتوي على تحية غير شخصية. على سبيل المثال ، "عزيزي صاحب العمل!" ، "الزملاء الأعزاء!". إذا قمت بإرسال خطاب إلى شخص معين مسؤول عن التوظيف ، فيمكنك استخدام الصيغ التالية: "Mr. Surname!" ، "عزيزي الاسم الكامل!".

مقدمة

في الجزء الأول من خطاب الغلاف ، يجب أن تشير إلى المصدر الذي علمت منه. للقيام بذلك ، يمكنك استخدام الصيغة التالية: "On the site" اسم"، تقع في http: // ...، تم نشر الوظيفة مسمى وظيفيالخامس " اسم الموظف"من تاريخ. يجب استبدال النص المكتوب بخط مائل ببيانات محددة ؛ عند الكتابة ، استخدم خطًا عاديًا بدون تنسيق. يشار إلى اسم الموقع وصاحب العمل بين علامتي اقتباس.

طلب

إذا استخدمت الصيغة السابقة ، فسيكون الطلب قصيرًا: "أطلب منك النظر في سيرتي الذاتية للوظيفة الشاغرة المشار إليها أعلاه حتى أفي بالمتطلبات المحددة".

في الحالات التي: أ) لم يتم نشر الوظيفة الشاغرة رسميًا ، ب) لا تعلم بوجود وظيفة شاغرة في شركة معينة ، ولكنك تريد العمل بها ، ثم تخطي المقدمة ، وعند كتابة طلب ، استخدم إحدى الصيغ التالية: "أطلب منك التفكير في سيرتي الذاتية للمسابقة مسمى وظيفيالخامس " اسم الموظف"أو "أطلب منك التفكير في سيرتي الذاتية للمنافسة مسمى وظيفيمن حيث المهنة اسم مهنتكالخامس " اسم الموظف".

المنطق

أكثر جزء مهمخطاب الغلاف هو الأساس المنطقي. في ذلك ، يجب أن تقنع صاحب العمل أنك الشخص المناسب لملء الوظيفة الشاغرة. يرجى الإشارة إلى أنك مؤهل لهذا المنصب. للقيام بذلك ، خذ البيانات من الوظيفة نفسها وقم بإدراجها.

على سبيل المثال ، تحتوي الوظيفة الشاغرة على المتطلبات التالية: "خبرة في التخصص من 6 سنوات. التعليم العالي ، ويفضل أن يكون في الاقتصاد. في هذه الحالة ، يجب أن تكتب: "لأداء الواجبات الرسميةلقد استوفيت المتطلبات المحددة في الوظيفة الشاغرة: لدي خبرة ناجحة في اسم التخصص أو مجالات النشاط، في عام 1998 تخرج من كلية الإقتصاد اسم الجامعة».

يمكن للمتخصصين الشباب الذين يتقدمون لوظيفة تتطلب خبرة عملية تقديم عرض لصاحب العمل بالشكل التالي: "نظرًا لقلة الخبرة في العمل ، سأكون سعيدًا لأنني سأتمكن من العثور على وظيفة كمتدرب."

في التبرير ، يجب عليك أيضًا "منحني" لصاحب العمل وإثبات أنك أ) تعرف أنشطته ؛ ب) مشاركة مهمة الشركة وقيمها. قد يبدو مثل هذا: "أنا أعرف المكانة الرائدة اسم الشركةالخامس اسم الصناعة. هذا المجال من النشاط يتوافق مع اهتماماتي المهنية. أنا أيضًا أشارك قيمًا مثل: قائمة بالقيم المشتركة للشركة. أنا متأكد من أنني مستعد للمساهمة معكم في تحقيق المهمة اسم الشركة».

خاتمة

إذا كنت ترسل سيرة ذاتية إلى شركة لا تعرف عن وظائفها الشاغرة ، فاطلب من صاحب العمل إدراجك في احتياطي الموظفين. للقيام بذلك ، استخدم الصيغة التالية: "إذا لم يكن هناك مكان شاغر اسم المهنةأطلب منكم تضمين ترشيحي في احتياطي الموظفين اسم الشركة».

يتضمن خطاب الغلاف أيضًا عبارة أخيرة مهذبة ، ومعلومات حول المرسل: الاسم الكامل بدون اختصارات ، ورقم هاتف جهة الاتصال ، وتاريخ إرسال السيرة الذاتية. أمثلة على العبارات النهائية: "على أمل التعاون" ، "أتمنى الحصول على اعتبار إيجابي لسيرتي الذاتية" ، "أتمنى أن تكون مهتمًا بترشيحي" ، "احترامًا" - تتم كتابتها فقط إذا لم تستخدم تحية "عزيزي (ق)".

يمكن دمج عناصر المحتوى الرئيسي لرسالة الغلاف أو ترتيبها في تسلسل مختلف ، الشيء الرئيسي هو أنها يجب أن تكون منطقية. بالإضافة إلى ذلك ، السيرة الذاتية ضرورية - تعلم 10 قواعد على طريق النجاح.

إذا كنت تواجه مسألة تغيير الوظائف ، فقم بموازنة جميع إيجابيات وسلبيات العمالة المأجورة. في مؤخراأصبح أكثر انتشارًا ، والذي له خصائصه الخاصة التي لا يمكن إنكارها.

مهما كان نوع العمل الذي تختاره ، نأمل أن تكون توصياتنا مفيدة لك وستتلقى دعوة لإجراء مقابلة.

سنساعدك في كتابة خطاب تغطية لسيرتك الذاتية

خطاب الغلاف هو شكل من أشكال آداب العمل. بالإضافة إلى سجل بسيط للوثائق المنقولة ، فإنه يحتوي على توصيات للتعامل معها. بالإضافة إلى ذلك ، وفقًا لبيانات التسجيل ، يمكنك تحديد توقيت التنفيذ وحقيقة الإرسال. عينة من كيفية كتابة خطاب تغطية للمستندات - راجع المقالة.

كيفية كتابة خطاب تغطية للمستندات

لا يوجد شكل موحد للكتابة. تم وصف متطلبات تصميم الوثائق التنظيمية والإدارية في GOST R 6.30-2003. يوصى بمتطلبات هذا المعيار.

كيف تكتب خطاب تغطية للمستندات؟ لنبدأ بالقواعد الأساسية:

• على ورق الشركة ؛
• مع التاريخ ورقم التسجيل.

دعونا نفكر بمزيد من التفصيل في نموذج خطاب تقديمي حول إرسال المستندات ، وفي أي الأقسام الرئيسية يمكن تقسيم النص وما هي المعلومات التي يجب أن تنعكس فيها.

قسم الكتابة	وصف قصير
مقدمة		حول إرسال رد على المطالبة
رأس	موضوع يحدد الغرض منه	خطاب تغطية للمستندات المحولة
جاذبية	نداء محدد إلى الرأس ، ويفضل معالجته ، مع الإشارة إلى الاسم والعائلة	عزيزي إيفان إيفانوفيتش!
الغرض من الرسالة	صياغة موجزة	ردًا على مطالبتك ، أرفق تأكيدًا على استيفاء المتطلبات المذكورة في غضون الوقت المحدد في اتفاقية التوريد.
الجزء الرئيسي	بيان الجوهر مع التلخيص والتعبير عن الأمل والامتنان ، إلخ.	وفقًا للمعلومات الواردة منك ، كانت هناك انتهاكات للبندين 2.3 و 3.6 من الاتفاقية. وبدوري أبلغكم أنه تم نقل المكونات في الوقت المحدد ، وهو ما تؤكده مذكرة الشحنة ، وتم الانتهاء من العمل في الوقت المناسب ، وهو ما يؤكده تاريخ قبول العمل بموجب أمر العمل. أنا أعتبر أن المتطلبات الواردة في المطالبة رقم 2 ، المرسلة إلينا في 14 يوليو 2017 ، مستوفاة بالكامل. أطلب منك النظر وإرسال معلومات إلينا حول قرارك خلال الفترة الزمنية التي يحددها القانون. أعرب عن امتناني لكم لاستخدام خدمات شركتنا ، وأتطلع إلى مزيد من التعاون.
خاتمة	قائمة التطبيقات. توقيع مهذب	التطبيقات: عقد التسليم ، عدد الأوراق. بوليصة الشحن ، عدد الأوراق. أمر العمل ، عدد الأوراق. صورة لافتة مثبتة ، عدد الأوراق. رئيس سيدوروفا ماريا إيفانوفنا. اسم الممثل وجهات الاتصال به.

نموذج خطاب تغطية للمستندات

لا يتعين على موظفي المؤسسة إرسال مثل هذه الطلبات إلى الأطراف المقابلة فحسب ، بل يتعين عليهم أيضًا استلامها منهم. من المنطقي لموظفي المؤسسات تطوير نموذج لخطاب تغطية وارد للمستندات. سيكون مطلوبًا إذا قدم الطرف المقابل الحزمة دون تفسير. يحدث هذا غالبًا بالتعاون مع الأفراد ، ولكن أيضًا من أجل الكيانات القانونيةهذه الحالة ليست استثناء. لتحسين سير العمل ، سيتمكن الطرف المقابل من ملء النموذج المقترح ، والذي سيشير فيه إلى جميع المعلومات الضرورية.

نموذج خطاب تغطية لنقل المستندات. النموذج المصمم ليملأ من قبل الطرف المقابل:

ما لا يجب قوله

يتم الاحتفاظ بنص الاستئناف في أسلوب العمل. على الرغم من حقيقة أن الرسالة ليست شكلاً مستقلاً ، إلا أنه لا يستحق السماح بالتعرف عليها عند التجميع. يجب ألا يقيِّم خطاب الغلاف إلى المستندات ما يحدث ، وأن يكون عاطفيًا ويحتوي على عبارات قد تسيء إلى المتلقي بطريقة أو بأخرى. مثال على العبارات التي لا يمكن استخدامها وخيارات لاستبدالها:

من يوقع الخطاب

يمكن توقيع الاستئناف من قبل رئيس القسم أو المدير أو رئيس الحساباترئيس المنظمة. في هذه الحالة ، يجب مراعاة أخلاقيات الاتصال. إذا كان النص يحتوي على استئناف إلى رئيس الشركة ، فيجب أن يكون موقعًا من قبل رئيس متساوٍ. يجب أن نتذكر أيضًا أن المدير يفوض تنفيذ التعليمات لفناني الأداء. لذلك ، عند التوقيع من قبل المدير ، يجب الإشارة إلى جهات اتصال المقاول حتى لا يضطر المستلم إلى إضاعة الوقت في البحث عن الشخص المسؤول. الطباعة في هذه الحالة اختيارية.

عند الاستلام ، سيقوم المرسل إليه بتعيين رقم وارد وتاريخ للمستند ، والذي سيدخله الموظف يدويًا أو بختم. باستخدام هذا الشرط ، سيكون من السهل تتبع مراحل المرور وتوضيح مرحلة النظر في الاستئناف في وقت أو آخر.

تسمح بوابات التوظيف للباحثين عن عمل بكتابة بضع كلمات فوق سيرتهم الذاتية. من خلال إرسالها مباشرة إلى بريد قسم الموارد البشرية ، يواجه المرشح أيضًا الحاجة إلى كتابة شيء ما إلى صاحب العمل المحتمل. ليس من الواضح دائمًا ما يجب أن تكون عليه هذه الرسالة: إعادة سرد موجز للسيرة الذاتية ، أو إعلان حب للشركة ، أو قصة غير رسمية عن نفسك. طلبت القرية من مستشار الموارد البشرية بعض النصائح حول كيفية كتابة مثل هذه الرسائل وبعض الأمثلة الجيدة والسيئة.

فيرونيكا نيكيتينا

مستشار رئيس شركة البحث عن الكفاءات
"وكالة الاتصال"

لماذا تكتب رسالة إلى صاحب العمل

من الجدير بالتأكيد كتابة خطاب تغطية لطلب وظيفة. يتلقى المسؤولون عن التوظيف المئات من السير الذاتية المتشابهة ، حيث يختلف التعليم والوظائف اختلافًا طفيفًا ، ولكن في المتوسط ​​، يتم تطبيق المرشحين ذوي الخبرة والمهارات المماثلة. إن الحصول على خطاب تغطية وجودته يصبح ميزة أخرى لصالحك - ولماذا لا تزيد عددهم؟

معلومات إضافية ، إذا نجحت في كتابة خطاب تغطية ، فيمكنك توفيرها عن نفسك:

القدرة على التعبير عن نفسك بشكل جميل وبناء الجمل (السيرة الذاتية بفقراتها ورموزها النقطية لا تسمح لك بتقييم هذه المهارة).

دافعك - سبب اهتمامك بهذا المنصب المعين في هذه الشركة (هذا مهم بشكل خاص إذا كنت ، بعد أن عملت في التسويق طوال حياتك ، تتقدم للمبيعات).

ما هي خبرتك التي يمكن أن تكون مفيدة للغاية للشركة (يمكن أن يكون هناك الكثير من المشاريع في السيرة الذاتية - قد لا يكون من السهل تحديد تلك التي تميزك بشكل خاص كمحلل قوي أو مدير تطوير أو مفاوض أو متخصص في التجارة الخارجية ).

ما تعرفه عن الشركة: خطاب الغلاف هو الطريقة الوحيدة لإظهار لأصحاب العمل المحتملين أنك لا ترسل سيرتك الذاتية إلى الجميع ، ولكنك مهتم بشكل خاص بهذا المنصب.

بالإضافة إلى ذلك ، في خطاب التقديم الخاص بك ، يمكنك الإشارة إلى موظفين محددين في الشركة ، وبفضل ذلك تعلمت عنها - سيساعد ذلك في خلق انطباع بأنك لست مجرد "رجل من الشارع".

لكن السؤال قد يطرأ عليك: لماذا تحتاج أيضًا إلى كتابة خطاب إذا كان لديك بالفعل سيرة ذاتية ممتازة؟ لأن كل شركة تبحث عن موظفين مخلصين ومتحمسين لا يقضون وقتًا في المكتب من التاسعة إلى السادسة فحسب ، بل يهتمون بتطوير الأعمال التجارية ، ويريدون العمل هنا.

ماذا أكتب في الرسالة

يجب أن يكون حجم هذه الرسالة حوالي نصف ورقة A4. القدرة على البقاء ضمن هذا الإطار ، من بين أمور أخرى ، تسمح لصاحب العمل بتقييم قدرتك على التعبير بوضوح ودقة عن أفكارك دون ماء لا لزوم له.

لنلقِ نظرة على أمثلة لرسائل البريد الإلكتروني الناجحة وغير الناجحة والتي ستساعدك على فهم ما يستحق الكتابة.

مثال 1

مساء الخير.

أود الانضمام إلى شركتك كمحلل أعمال.

في رأيي ، الاستشارات هي أفضل مكان لبدء مسيرتي المهنية لأنها تقدم تجربة مهنية فريدة لعدة أسباب. تتناسب فرصة العمل في مشاريع في مختلف الصناعات والبلدان مع اهتماماتي المهنية وستسمح لي أيضًا بتطوير مهاراتي. بالطبع ، سيتطلب هذا مني أن أكون على استعداد للعمل الإضافي ، لكن هذا مقبول ومثير للاهتمام بالنسبة لي ، لأنني أرغب في الحصول على وظيفة مكتبية غير قياسية.

لقد اخترت شركتك نظرًا لنموها الديناميكي وفريق من الموظفين الشباب والطموحين. تقوم شركتك بتوظيف خريجين موهوبين بخلفيات متنوعة ، لذلك ستتاح لي الفرصة للتعلم من الأفضل.

أعتقد أن مهاراتي وخبرتي ستكون مفيدة أيضًا لشركتك. محاولة فهم كيفية عملهم عمليات مختلفةوفقًا للمنطق والحقائق ، كان دائمًا حافزًا لي. لقد علمتني تجربتي في الشركة ... منهجًا منظمًا يعتمد على تقييم الحقائق والفرضيات والتفكير المبتكر للعثور على حل مثالي. لقد طورت مهاراتي القيادية من خلال تنظيم خمس فعاليات دولية في إطار ... الشركة. تمكنت من تطوير مهاراتي في العرض التقديمي من خلال المشاركة في ...

أشكرك على النظر في سيرتي الذاتية وأتطلع إلى التحدث معك خلال المقابلة.

تفضلوا بقبول فائق الاحترام،….

مع خطاب تغطية - إنه لطيف خطاب عمل، وهو أمر ضروري لوصف حزمة المستندات المرسلة إلى المرسل إليه إذا كانت هذه المستندات لا تحتوي على جزء العنوان.

هكذا، لا تحمل رسالة الغلاف أي عبء معلومات ، ولكنها تؤدي ثلاث وظائف مهمة:

• يؤكد حقيقة الإرسال ؛
• يقدم قائمة بالوثائق المرسلة والتعليمات للتعامل معها ؛
• بفضل بيانات التسجيل ، يسمح لك بتحديد تاريخ الاستحقاق.

مثل معظم خطابات الأعمال ، يتم إصدار خطاب تغطية على ورق الشركة واستلام رقم التسجيل الصادر الخاص بالمرسل. لقد قمنا بتحليل قواعد تنسيق الخطابات الرسمية بالتفصيل أكثر من مرة في المجلة ، لذلك سنركز الآن على ميزات خطاب الغلاف.

يوجد تحليل مفصل لرسالة عمل مع العديد من عينات تكوينها في مقالة "نضع خطاب عمل"

أنماط الخطاب

أساس خطاب الغلاف هو قائمة المرفقات. نص المستند قصير ومقسّم بشروط إلى جزأين:

• إخطار إرسال المستندات ،
• طلب الرد في الوقت المناسب (التعارف ، الموافقة ، إعادة نسخة موقعة ، إلخ).

يبدأ الجزء الأول عادةً على النحو التالي:

• "وفاء ... نرسل لك ..." ،
• "نحن نرسل لك ..."
• "نقدم لكم ..."

بعد ذلك ، يمكنك تحديد الغرض من إرسال المستندات: "كى يوافق", "للتعريف", "للتوقيع", "لملء"(إذا كنا نتحدث عن نموذج استبيان أو استبيان). نوصي باستخدام الكليشيهات "الإرسال إليك" أو "الإرسال إليك" ، لأن يمكنك تقديم شيء ما للمراجعة فقط ، ولكن ليس للتوقيع أو الموافقة.

يمكن أن يحتوي الجزء الثاني على الكلمات التالية:

• "الرجاء التوقيع والختم وإرسال نسخة واحدة إلى عنواننا ..." ،
• "نطلب منك التفكير والإرسال إلى عنواننا في غضون الفترة الزمنية التي يحددها القانون ..." ،
• "أطلب منكم إرسال نسخة واحدة من المحضر حسب الأصول ..." إلى عنواننا.

الدعائم "علامة حضور التطبيقات"

كما حددنا بالفعل ، فإن الشيء الرئيسي في خطاب الغلاف للمستندات هو المرفقات. لذلك ، سوف نولي اهتمامًا خاصًا لمسألة تصميم هذه الدعامة الخاصة. بغض النظر عن كيفية إعداد الطلب ، تتطلب ممارسة الاستئناف التجاري قائمة كاملة بالوثائق المرفقة بالرسالة ، مع الإشارة إلى عدد النسخ وعدد الأوراق في كل منها. بدون هذه المعلومات ، ستفقد رسالة الغلاف كل معانيها.

لذا، عندما يتم الإبلاغ بالفعل عن المستندات المطلوب إرسالها في نص الرسالة، لا يستحق إدراج أسمائهم مرة أخرى. يكفي تحديد عدد الأوراق والنسخ. انظر المثال 1.

مثال 1

جزء من النص وملاحظة حول وجود تطبيق (يشار إلى اسم التطبيق في نص الحرف)

إذا لم يتم الإشارة إلى التطبيق في نص الرسالة ، بالإضافة إلى البيانات الكمية ، يجب تحديد اسمه. إذا تضمنت الحزمة عدة مستندات ، يتم ترقيم المرفقات. انظر المثال 2.

تصغير العرض

مثال 2

جزء من النص وعلامة حول وجود التطبيق (يشار إلى اسم التطبيق في العلامة حول وجوده)

تصغير العرض

على الرغم من أن GOST R 6.30-2003 يقول ذلك عند إدراج عدة تطبيقات في العلامة حول توفرهاكلمة التعميم قبل القولون في صيغة المفرد"الملحق" ، في مثل هذه الحالات ، ما زلنا نوصي بكتابته جمع"التطبيقات:" ، كما أوضحنا في المثال 2.

أولاً ، إنه صحيح من وجهة نظر قواعد اللغة الروسية. وثانيًا ، قام مطورو GOST أنفسهم لاحقًا بـ "تصحيح" عندما بدأوا في تقديم تفسيرات بشأن تطبيقه في توصياتهم المنهجية. انظر الاقتباسات من هاتين الوثيقتين أدناه. لكن الكثيرين يواصلون بعناد كتابة كلمة "ملحق:" بصيغة المفرد ، حتى لو تبعتها قائمة من عدة وثائق. لا تفعل ذلك ، وقد أوضحنا السبب.

جزء من المستند

تصغير العرض

GOST R 6.30-2003 "أنظمة التوثيق الموحدة. نظام موحد للتوثيق التنظيمي والإداري. متطلبات التوثيق "

3.21. ... إذا كان الحرف يحتوي على مرفق غير مذكور في النص ، فاذكر اسمه وعدد الأوراق وعدد النسخ ؛ في حالة وجود عدة تطبيقات ، يتم ترقيمها:

جزء من المستند

تصغير العرض

الوثائق التنظيمية والإدارية. متطلبات التوثيق. القواعد الارشاديةلتنفيذ GOST R 6.30-2003

3.16. ... إذا كان للحرف تطبيق غير مذكور في النص ، فاذكر اسمه وعدد الأوراق وعدد النسخ ، إذا كان هناك عدة تطبيقات ، فسيتم ترقيمها:

تم العثور على تناقضات أيضًا فيما يتعلق بكيفية كتابة كلمة "تطبيق" في نص الرسالة:بحرف صغير أو كبير ، بعلامة "لا" أو بدونها. الحقيقة هي أنه يمكنك الإشارة إلى اسم المستند المرفق في نص خطاب الغلاف بطرق مختلفة ؛ قارن نفسك ، بالنظر إلى المثال 3: في الحالة الثانية ، من المناسب الإشارة بين قوسين إلى أن المستند عبارة عن تطبيق ، وفي الحالات اللاحقة نوضح كيف يمكن القيام بذلك بطرق مختلفة. جميع الخيارات صحيحة ، من المهم فقط الالتزام بالتوحيد في الحرف. ومن الأفضل تحديد خيار واحد وإصلاحه في التعليمات الخاصة بالعمل المكتبي لمؤسستك (أو أي قانون تنظيمي محلي آخر بشأن قضايا مماثلة) ، ثم سيكون هناك توحيد في جميع المستندات وسيكون هناك ارتباك أقل بين المؤدين.

مثال 3

طرق مختلفةتحديد اسم التطبيق في نص الرسالة

تصغير العرض

بالنسبة للتطبيق المرتبط ، يمكن حذف عدد الأوراق (مثال 4).

مثال 4

وصف التطبيق المرتبط

تصغير العرض

عندما يكون هناك العديد من التطبيقات التي يكون من الأنسب إدراجها في ورقة منفصلة (ستسمى "جرد المرفقات بالرسالة من ... لا ...") ، فسيكون من الكافي الإشارة إلى هذا جرد في الرسالة (مثال 5).

مثال 5

إذا كان هناك العديد من التطبيقات ، فمن الملائم إدراجها في قائمة جرد منفصلة

تصغير العرض

إذا أرفقت بخطابك خطابًا آخر يحتوي على مرفق خاص به ، فأنت بحاجة إلى إبلاغ المرسل إليه بهذا (مثال 6).

مثال 6

مرفق الرسالة له مرفقه الخاص

تصغير العرض

أخيرًا ، إذا كانت رسالتك موجهة إلى عدة مؤسسات في وقت واحد ، وكان المرفق موجهًا إلى واحدة فقط منها (يتلقى الآخرون خطابًا للعلم فقط) ، فيجب ذكر ذلك أيضًا (مثال 7).

مثال 7

يتم إرسال المرفق إلى مستلم بريد إلكتروني واحد فقط من بين عدة مستلمين

تصغير العرض

يتم وضع علامة على وجود المرفقات أسفل نص الرسالة وفوق التوقيع. عادةً ما تكون هذه المسافات (المسافات البادئة) متساوية وتساوي تقريبًا 2-3 أسطر (يظهر هذا جيدًا في تصميم العينة للحرف بأكمله في المثال 9).

بواسطة قاعدة عامة، إذا كان المستند يحتوي على مرفقات ، فسيتم وضع علامة عليه حول وجودهم أسفل النص وفوق التوقيع ، وعلى المستندات المرفقة (لكل منها في الجزء العلوي الأيمن من الورقة الأولى) يتم كتابة أي مرفق به وثيقة هم (مع تعيين رقم الطلب ، إذا كانوا عدة) ، كما في المثال 8.

المثال 8

رقم الطلب وبيانات المستند الرئيسي في ورقة واحدة من التطبيق

تصغير العرض

لكن خطاب الغلاف له وظيفة محاسبية للمستندات المرسلة ، ويعمل كنوع من جرد المرفقات بالمغلف ، ولكن يتم إرسال المستندات المسماة في مثل هذه الرسالة مثل المرفقات بالفعل. إذا كان للرسالة وظيفة مختلفة (على سبيل المثال ، كان عرضًا ، وتقديم عرض لتوقيع اتفاقية وإدراج شروط التعاون المقترح) ، فسيكون الخطاب هو المستند "الرئيسي" في المعنى ، والمستندات المرفقة سيساعدها فقط على أداء وظيفتها. لكننا نتحدث عن خطاب تغطية ، وفي هذه الحالة يجب ألا "تفسد" المستندات المُعاد توجيهها بمعلومات حول "جرد الظرف" - أي لا تحتاج إلى تمييزها بهذا الشكل!

التوقيع والتسجيل مع المرسل

الموقع على خطاب العمل هو المسؤول نفسه كما هو الحال في العادي المراسلات التجارية(كقاعدة عامة ، إما رئيس المنظمة أو مدير أعلى مفوض). إذا كنا نتحدث عن إرسال مستندات المحاسبة الأولية ، فيمكن لكبير المحاسبين أيضًا توقيع الخطاب.

حتى لا يلجأ مستلم الخطاب لاحقًا إلى موقعه مع جميع الأسئلة التوضيحية (المشار إليها بالرقم 1 في المثال 9) ، يجب أيضًا الإشارة إلى المؤدي في هذه الوثيقة (المرجع نفسه ، انظر الرقم 2).

قبل إرسال خطاب الغلاف ، تحتاج إلى تعيين رقم صادر (يشار إليه بالرقم 3).

وسيقوم المرسل إليه بتخصيص رقمه الوارد له عند تسجيل حقيقة استلام المستند ، بينما يمكن الإشارة إلى تاريخ الاستلام والرقم الوارد عليه (بخط اليد أو بختم كما في المثال 9 - انظر الرقم 4) .

المثال 9

تغطية الحرف

تصغير العرض

المثال 11

نموذج خطاب التقديم للمتقدمين الأفراد

تصغير العرض

مفاجأة للمتقدمين - الأفراد

تنطبق الحاجة إلى كتابة خطاب تغطية للمستندات على الجميع ، بغض النظر عما إذا كانت منظمة أم فردي. في هذه الأثناء ، عندما يأتي شخص عادي إلى المنظمة ، كقاعدة عامة ، لا تتم كتابة أي خطاب لمرافقة مستنداته. إنه لأمر مؤسف ، لأنه سيكون من الأنسب لك عدم حفظها وإصلاحها بنفسك بطريقة ما ، ولكن الحصول على المعلومات التي يكتبها الزائر: من ، وما هي المستندات ، وإلى أي من موظفيك ، ولماذا تنتقل. إذا كنت تتعامل بشكل منهجي مع الأفراد ، لا سيما في عدد من القضايا النموذجية ، وفي نفس الوقت تتلقى مستندات منهم يجب على مؤسستك أن تفعل شيئًا معهم ، فإننا نوصيك بتطوير نموذج خطاب تغطية لمثل هذه الحالات واطلب منه ذلك املأ كل زائر. انظر إلى نموذج النموذج في المثال 11.

ستقوم بتسجيل النموذج المكتمل وإعطاء نسخة من الخطاب مع الرقم الوارد لمقدم الطلب ، وإرسال حزمة المستندات المستلمة منه على طول الطريق المناسب. بعد ذلك ، بعد الاتصال للاستفسار عن مستنداته ، لن يسأل الشخص بعد ذلك عن "الكوخ في Malinovka" ، ولكن عن حرف معين به فهرس فريد.

الرجاء الرد خلال وقت محدد

ترغب العديد من المنظمات في تحديد الموعد النهائي للمرسل إليه فورًا في خطابات الغلاف الخاصة بهم ، ويمكن أن تختلف الأساليب من الأدب "الرجاء التوقيع على المستندات وإعادتها في غضون عشرة أيام"إلى حتمية "مدة الرد على الرسالة 5 أيام عمل".. هل يستحق الأمر أن تكتب هكذا؟ وكيف نتفاعل مع مثل هذه الظروف؟

أذكر ذلك وفقًا لقواعد تداول الأعمال. يجب تذكر هذا المعلم إذا لم يكن هناك موعد نهائي آخر في خطاب الغلاف.

لا يمكن إلا لمنظمة أعلى ، أو هيئة تحكم ، أو أي هيئة حكومية ، أو وثيقة تنظيمية ملزمة للتنفيذ الخاص بك ، أن تحدد موعدًا نهائيًا إلزاميًا للتنفيذ. يمكن للأطراف أنفسهم أيضًا الاتفاق وتوثيق الالتزامات التي تم التعهد بها طواعية:

المثال 10

يمكن تحديد الموعد النهائي للرد على خطاب في العقد.

تصغير العرض

وينص الاتفاق على إجراء إلزامي قبل المحاكمة لحل النزاعات والخلافات. يلتزم الطرف ، الذي يعتبر أن حقوقه بموجب هذه الاتفاقية قد انتهكت ، بإرسال مطالبة مكتوبة ومعللة إلى الطرف الآخر. الطرف الذي تلقى ادعاءً مكتوبًا ومسببًا ملزمًا بالنظر فيه وتقديم رد مكتوب مسبب في غضون 10 (عشرة) أيام التقويممن لحظة استلامها ...

عندما تتواصل الشركات ذات المكانة المتساوية (إذا لم يكن أحد فوقها قد سبق له فعل ذلك أو لم يضع هو نفسه قواعد التفاعل) ، يمكنك أن تطلب تسريع الإجابة ، لكن هذا يتطلب سببًا وجيهًا. على سبيل المثال: "يرجى إرسال الاستبيان المكتمل في غضون أربعة عشر يومًا ، حيث يتعين علينا تقديم رد إلى وزارة الصحة في الاتحاد الروسي بحلول 01.10.2013". الأوامر في مثل هذه الحالات غير صحيحة ، بما في ذلك من وجهة نظر آداب العمل.

تخزين خطابات الغلاف

يصبح خطاب التغطية غير ضروري بمجرد أن يلتقط المقاول طلباته ويتأكد من اكتمالها. من الآن فصاعدًا ، سيستمر العمل عليها ، ويجب وضع علامة على الحرف كمكتمل ووضعه في الملف.

غالبًا ما يطرح السؤال حول كيفية تخزين خطابات الغلاف والمرفقات بها: بشكل منفصل أو معًا؟ عادةً ما يتم وضع مرفق برسالة في حالة خاصة محجوزة خصيصًا لهذا النوع من المستندات. لا يوجد مكان لخطابات الغلاف: يتم تخزين أعمال العمل المنجزة والفواتير والعقود والعديد من المستندات الأخرى بشكل منفصل وغالبًا لفترات زمنية مختلفة.

يجب أن تؤخذ هذه النقطة في الاعتبار عند تجميع تسمية القضايا. تقوم بعض الشركات (بكمية صغيرة من تدفق المستندات) بإنشاء ملف "Cover Letters" واحد ووضع جميع الأحرف من هذا النوع فيه ، بغض النظر عما تم إرفاقه بها. يتعين على الآخرين إنشاء عدة ملفات من خطابات الغلاف ووضعها في مصطلحات حالات التقسيمات الهيكلية. بعد ذلك ، على سبيل المثال ، ستنتقل الاتفاقية المرسلة إلى ملف "اتفاقيات الخدمة" ، ورسالة الغلاف الخاصة بها - إلى ملف "رسائل الغلاف الخاصة بالعقود الخاصة بالأنشطة الأساسية".

يحدث أيضًا أن تظل الرسالة مخزنة في الشركة ، لكن المرفق لا يزال كذلك. ينطبق هذا ، على سبيل المثال ، على مسودات المستندات (كما في المثال 9). مشروع اللائحة ليس وثيقة حتى الآن ومن المرجح أن يتم تصحيحه أكثر من مرة ، وليس من الضروري الاحتفاظ به.

كما ترى ، لا يوجد شيء معقد في كتابة خطاب التقديم ، ولكن يمكن أن يوفر ليس فقط المستندات الخاصة بك ، ولكن أيضًا الوقت.

قد تحدث صعوبة طفيفة ، كالعادة ، عندما تقوم الشركة بتنفيذ القاعدة لإعداد وتقديم للشحن مع حزمة من المستندات خطاب تغطية تم تنفيذه بشكل صحيح. ولكن تم حل هذه المشكلة بكل بساطة من خلال وضع هذه القاعدة في قانون تنظيمي محلي. ومن الصعب المبالغة في فوائده.

الحواشي

تصغير العرض