مجلة إصدار بوليصة الشحن في شكل إلكتروني. نموذج مجلة تسجيل بوليصة الشحن

رواد الأعمال الأفراد و الكيانات القانونية، الذي يرتبط نشاطه بطريقة أو بأخرى بالحاجة إلى استخدام المركبات، كقاعدة عامة، لتسجيل بوليصة الشحن الصادرة للسائقين في مجلة خاصة.

على أساس هذه المجلة، يتم إصلاح النفقات المتكبدة للوقود، مما يسمح بتخفيض المؤشرات الخاضعة للضريبة للمؤسسة. وبالإضافة إلى ذلك، سجل بوليصة الشحنالمستخدمة في الحساب أجورالسائقون المشاركون في عمل المنظمة.

أي منظمة و أصحاب المشاريع الفردية، الذي يرتبط مجال نشاطه بتوفير خدمات النقل والنقل، من الضروري الاحتفاظ بسجل لبيانات الشحن دون فشل. التعليمات على أساس المعايير القانون الاتحاديرقم 259-FZ بتاريخ 18 نوفمبر 2007 وأمر وزارة النقل بتاريخ 18 سبتمبر 2008 رقم 152.

أما بالنسبة للمؤسسات التي لا تتعلق بشكل مباشر بتوفير خدمات النقل والمواصلات، ولكنها تستخدم المركبات في سياق أنشطتها، فإن وجود سجل بوليصة الشحن ليس إلزاميًا بالنسبة لها، ولكن يمكن استخدامه لتنظيم وتبسيط محاسبة البيانات المستخدمة في العمل.

تمت الموافقة على سجل بوليصة الشحن، النموذج 8، بموجب مرسوم لجنة الإحصاء الحكومية رقم 78 في عام 1997، لكن القانون الاتحادي رقم 402-FZ دخل حيز التنفيذ في 1 يناير 2013، وألغى النموذج الموحد الحالي 8. الأوراق في النموذج 8، حصلوا على الفرصة لتطوير أنفسهم، أكثر الخيار الأفضلالميزانية المحاسبية، على أن تكون الأقسام الرئيسية للنموذج الموحد 8 مكررة.

هل يمكن أن يتم ذلك إلكترونيا

لا توجد قيود على الاحتفاظ بسجل بوليصة الشحن في شكل إلكتروني في أي إجراء قانوني للتشريع الحالي، لذلك يُسمح بإنشاء ورقة محاسبة في شكل إلكتروني.

ملحوظة! يمكنك استخدام أي من خيارات الإدارة الأكثر ملاءمة، سواء كان ذلك Excel العادي أو 1C.

بالنسبة للمؤسسات التي لديها أسطول كبير من المركبات وعدد كبير من السائقين، فإن الصيانة النسخة الإلكترونيةأكثر تفضيلاً من التصميم اليدوي، وذلك بسبب صعوبة العملية الكبيرة. وفي الوقت نفسه، من المرغوب فيه أن يكون من الممكن طباعة المجلة على الورق، إذا لزم الأمر.

كيفية مجلة

يتم إعداد سجل بوليصة الشحن، النموذج 8، في شكل جدول، يمثل بيانًا مقسمًا إلى أعمدة. هناك تسعة أعمدة من هذا القبيل. وهي تشمل البيانات التالية:

• الأرقام التسلسلية للأوراق الصادرة؛
• مواعيد الإصدار؛
• الاسم الكامل للسائقين؛
• أعداد الموظفين الموظفين؛
• أرقام المرآب للمركبات.
• توقيعات السائق والمرسل والمحاسب؛
• ملاحظات إذا لزم الأمر.

ملحوظة! إذا كانت إحدى المؤسسات تحتفظ بسجلات باستخدام النموذج المطور الخاص بها من البيانات، فقد تحتوي مجلة المحاسبة على أعمدة إضافية تستخدمها مؤسسة معينة.

في حالة إدخال بيانات خاطئة في دفتر المحاسبة، يُسمح بالتصحيحات وفقًا لأحكام 9 من القانون الاتحادي رقم 402-FZ. في حالة حدوث خطأ، يتم تصحيح الإدخال على النحو التالي:

1. يتم شطب الإدخال الخاطئ بسطر واحد؛
2. ويتم وضع بجانبها علامة "تم التصحيح"، ويتم إدخال المعلومات الصحيحة؛
3. تم تسجيل تاريخ التصحيحات.
4. يجب أن يتم اعتماد التصحيحات التي يتم إجراؤها من قبل الشخص المسؤول عن الحفاظ على الميزانية المحاسبية؛

مهم! عند شطب إدخال خاطئ، من الضروري رسم خط بحيث يظل الإدخال غير الصحيح نفسه قابلاً للقراءة بعد شطبه.

مدة الصلاحية

يتم إصدار بوليصة الشحن للموظفين الذين يعملون على المركبات مرة واحدة في كل يوم عمل أو وردية عمل. يبدأ سجل التسجيل نفسه مع توقع فترة سنوية، ولكن إذا لزم الأمر، يمكن تقليل فترة الصيانة إلى شهر واحد، على سبيل المثال، إذا كنا نتحدث عن رحلات طويلة فردية مثل رحلات العمل.

نظرًا لأن ورقة المحاسبة هي الوثيقة الأساسية، فإن فترة تخزينها اللاحقة هي 5 سنوات، وبعد ذلك يمكن التخلص من المجلة. وتجدر الإشارة إلى أن فترة التخزين البالغة خمس سنوات لا تنطبق على الورق فحسب، بل تنطبق أيضًا على الوسائط الإلكترونية.

هل أحتاج إلى فلاش

يحتوي نموذج تسجيل بوليصة الشحن 8 على ترقيم صفحات تسلسلي. ويجب إدخالها بالترتيب الزمني. يجب أن تكون صفحة العنوان موقعة بشكل صحيح، مع الإشارة إلى تاريخ بدء الصيانة. في نفس المكان، على صفحة العنوان، تتم كتابة التفاصيل الرئيسية للمنظمة نفسها، اسمها الكامل.

بعد الانتهاء من حفظ السجلات، تومض المجلة. يتم اعتماد الكتاب المخيط بتوقيعات رئيس المؤسسة وكبير المحاسبين للشركة وختم المنظمة، وبعد ذلك يتم نقله إلى أرشيف المؤسسة للتخزين.

الذي يملأ والعينة

يجوز إسناد واجب الاحتفاظ بسجلات بوليصة الشحن في مجلة متخصصة إلى موظف تم تعيينه بأمر من الإدارة، أو إلى موظف يعمل فيه الواجبات الرسمية، المشار إليها في عقد التوظيفيتضمن وظائف للحفاظ على السجلات المحاسبية في المنظمة.

في أغلب الأحيان، يتم تنفيذ هذا العمل من قبل محاسب أو ضابط شؤون الموظفين أو كاتب سكرتير.في حالة عدم وجود شخص يحتفظ بمثل هذا البيان داخل المؤسسة، يمكن إبرام اتفاقية مع منظمات خارجية تخدم السيارات. مركبات، بشرط أن تنص هذه الاتفاقية على بند بشأن الحاجة إلى الاحتفاظ بالسجلات.

مجلة بوليصة الشحن هي الوثيقة الأوليةومدة صلاحيتها لا تقل عن 5 سنوات. مثال السجل دعنا ننتقل إلى المستندات والأمثلة. للبدء، يمكنك تنزيل نموذج مجلة حركة بوليصة الشحن رقم 8. خوارزمية ملء المجلة بسيطة وتتلخص في ما يلي: يتم إدخال المعلومات حول جميع بوليصات الشحن الصادرة عن المنظمة في السجل لإصدار بوليصة الشحن. لا توجد استثناءات في هذه الحالة. تحتوي المجلة على ترقيم مستمر ويتم الاحتفاظ بها في الترتيب الزمني. بعد ملء المجلة بالكامل، يتم خياطتها وختمها وتوقيعها من الرأس. حفظ في في شكل إلكترونيلا يوجد أي حظر في التشريع بشأن الاحتفاظ بسجل لحركة بوليصة الشحن في شكل إلكتروني. يمكنك الاحتفاظ بمجلة إلكترونيًا بأي شكل مناسب: في Excel، أو 1C، أو برنامج سحابي، وما إلى ذلك.

مجلة على الانترنت للمحاسب

قانون 06.12.2011 رقم 402-FZ في الفن. 9. خوارزمية الإجراءات:

• شطب المعلومات غير الصحيحة بسطر واحد؛
• بجانب التصحيح، يتم إدخال "تم التصحيح"؛
• تتم الإشارة إلى نقش بالبيانات الصحيحة؛
• يجب تحديد تاريخ الإجراءات التصحيحية؛
• ويجب تأكيد كل حالة تصحيح بالتوقيع المكتوب بخط اليد للمسؤول المسؤول.

نموذج تم تطويره ذاتيًا إذا كانت المؤسسة تستخدم قوالب مستندات تم تطويرها ذاتيًا للمحاسبة عن الوقود ومواد التشحيم، فيجب أن تنعكس هذه النماذج في عملين محليين للمنظمة:

• السياسة المحاسبية؛
• أمر بالموافقة على النموذج الابتدائي

يجب إدخال معلومات حول المنظمة ورقم المستند وتاريخ تجميعه في أمر الموافقة على عينة بوليصة الشحن أو سجل القسائم.

كيف يتم تسجيل بوليصة الشحن؟

دفتر سجل السفر، نموذج ملء تمت الموافقة على نموذج السجل بموجب مرسوم لجنة الدولة للإحصاء في روسيا بتاريخ 28 نوفمبر 1997 رقم 78، لكنه لا يزال صالحًا ويحتوي على التفاصيل الإلزامية اللازمة للمحاسبة والرقابة الضريبية، وكذلك لمزيد من حساب أجور السائقين. المعلومات الإلزامية تشمل:

• معلومات حول رقم وتاريخ إصدار بوليصة الشحن؛
• بيانات عن السائق، رقم موظفيه؛
• رقم المرآب الخاص بالمركبة (عادةً ما يتم تخصيصه في المؤسسات العامة، والشركات الخاصة لا تفعل ذلك، لذا فمن المقبول ترك العمود المقابل فارغًا).

يتم تأكيد الإدخالات في النموذج من قبل ثلاثة موظفين في وقت واحد:

• السائق نفسه
• الشخص الذي أدخل المعلومات (على سبيل المثال، المرسل)؛
• وكذلك المحاسب الذي استلم الوثيقة.

تحديد الموعد وتعبئة سجل بوليصة الشحن في النموذج رقم 8

انتباه

للقيام بذلك، يتم تدوين ملاحظة في بوليصة الشحن حول ملكية سيارة معينة لموظف. نموذج المجلة رقم 8 موحد ولا يمكن حذف أسطر أو كتل منه. يُسمح للشركات بتوسيع قائمة المؤشرات المشار إليها في الوثيقة.

مهم

من الممكن تحسين نظام التحكم في حركة بوليصة الشحن عن طريق إدخال التسجيل الإلكتروني للنماذج. تعمل أتمتة الإجراء على تقليل الوقت الذي يقضيه الموظفون في العمل مع المستندات وتقليل مخاطر تسرب المعلومات. ضمان قابلية التشغيل إدارة الوثائق الإلكترونيةفي قطاع محاسبة النقل، من الممكن بمساعدة البرامج المتخصصة أو خدمات الاستعانة بمصادر خارجية.

راجع للشغل، قد تكون السلطات مهتمة بصحة واكتمال ملء بيانات الشحن وتنظيم الرقابة على حركتها. مكتب الضرائب، مندوب مفتشية العملوضباط شرطة المرور.

ملء سجل السفر

معلومات

الاسم الكامل للسائق الذي تم إصدار القسيمة باسمه؛

• لوحات ترخيص المركبات؛
• توقيع السائق الذي تلقى النموذج المكتمل لبوليصة الشحن.

إذا كان هناك إرجاع للقسيمة، فسيتم إجراء الإدخال المقابل في السجل. يجب تحديد تاريخ العودة وتأكيده بتوقيع المرسل المسؤول. يجب أن يحتوي النموذج 8 على توقيعات المسؤولين التاليين:

• السائق الذي يؤكد استلام بوليصة الشحن؛
• المرسل أو الموظف المعتمد الآخر الذي يتلقى قسائم من السائقين في نهاية نوبة العمل؛
• المحاسب الذي يجب أن يشهد بتوقيعه صحة ملء المستند وحقيقة قبوله للمحاسبة.

يمكن طباعة النموذج 8 أو قالب المجلة الخاصة بك وخياطته بواسطة موظفي المؤسسة أو طلبه من إحدى المطبعة.

سجل بوليصة الشحن: النموذج 8

بالنسبة لحالات المسافرين بغرض الأعمال، فإن الشرط الرئيسي للسلطات التنظيمية لإصدار بوليصة الشحن هو القدرة على أخذها في الاعتبار وقت العملوتعكس بشكل موضوعي تكاليف الوقود. يتذكر! يجب إدخال قراءات عداد السرعة في فواتير الشحن قبل المغادرة في بداية الوردية وبعد انتهاء العمل. يجب أن تتطابق القيم الخاصة بنهاية اليوم وصباح اليوم التالي.


اعتمادا على نموذج الوثيقة المستخدمة، يمكن للمحاسب شطب الوقود ومواد التشحيم وفقا لاستهلاك الوقود الفعلي أو وفقا للمعايير المعمول بها. تسمح سندات الشحن للسائقين بتشغيل مركبة معينة خلال ساعات العمل. يشير النموذج إلى مسار الحركة المقصود والوقود المتبقي وبيانات عداد السرعة.
معلومات إضافية حول التفاصيل أنشطة العملووقت بداية يوم العمل ونهايته. ملحوظة! لا يتم ملء بوليصة الشحن عند استخدام الوقود ومواد التشحيم في الأجهزة.

قواعد ملء سجل بوليصة الشحن


يتم إدخال المعلومات مع الحفاظ على التسلسل الزمني للأعمال الورقية. يتميز دفتر السجل بالترقيم المستمر. يجب أن يكون الكتاب مخيطاً ومصدقاً بتوقيع مدير المؤسسة. التوقيع مدعوم بختم المنظمة. يعد ذلك ضروريًا لضمان سلامة المستند ومنع محاولات إتلاف الأوراق الفردية للكتاب.
يعين رئيس المؤسسة بأمر شخص يكون مسؤولاً عن حفظ المجلة.

ما هي إجراءات تعبئة سجل بوليصة الشحن؟

الحظر المفروض على الاحتفاظ بسجلات القسائم في شكل إلكتروني في الإطار التشريعيغير مزود. يحق للمؤسسات أن تقرر بشكل مستقل كيفية تنظيم المحاسبة:

• ملء النسخة الورقية للمجلة؛
• الحفاظ على الجداول في Excel.
• يقتصر على ملء النموذج في برنامج 1C.

الشرط الرئيسي هو الامتثال لشكل الوثيقة، ووجود التفاصيل الإلزامية والقدرة على طباعة الصفحات المكتملة من النموذج بسرعة. يتم تنفيذ إجراءات التوثيق الأساسية لمراقبة معدلات استهلاك الوقود وصحة عمليات شطب الوقود من خلال التنفيذ الإلزامي لبيانات الشحن ونموذج سجل التسجيل رقم 8.

تمت الموافقة على النماذج من قبل لجنة الإحصاء الحكومية في المرسوم الصادر في 28 نوفمبر 1997 رقم 78. ترد قواعد ملء المستندات في أمر وزارة النقل المؤرخ 18 سبتمبر 2008 رقم 152.

مجلة بوليصة الشحن في شكل إلكتروني

ترتيب ملء سجل المرور والتسجيل وإصدار بوليصة المرور يتكون سجل الحركة وتسجيل وإصدار بوليصة المرور من جزأين:

1. صفحة العنوان التي يُكتب عليها اسم المنظمة أو رجل الأعمال الفردي، ورمز OKPO، بالإضافة إلى الفترة التي يتم فيها ملء المجلة.
2. الجزء الجدولي الذي يشير إلى:

• رقم بوليصة الشحن وتاريخ إصدارها؛
• بيانات السائق ورقم الموظف؛
• رقم مرآب السيارة
• توقيعات الأشخاص المسؤولين عن حفظ المجلة:
• • السائق - عند استلام بوليصة الشحن؛
  • المرسل (الموظف الذي يؤدي وظائفه) - عند استلام المستندات من السائق؛
  • محاسب - عند فحص وقبول بوليصة الشحن للمحاسبة.

أيضا، إذا لزم الأمر، يتم تقديم ملاحظة.

قم بتنزيل سجل بوليصة الشحن بشكل إلكتروني

على الرغم من الشكل القياسي للمجلة، إلا أن التشريع يسمح بتطوير وصيانة مجلتها الخاصة وإضافة بنود جديدة إليها تراها المنظمة ضرورية، ولكن بشرط أن تكون البنود المبينة في النموذج المعتمد مقدمة دون فشل . ويجب أخذ ذلك في الاعتبار من أجل الالتزام بقواعد إجراء التسويات بين الشركة والعميل، وكذلك للتحكم في العمل الذي يقوم به السائق وكشوف المرتبات. يعد الاحتفاظ بمجلة مفيدًا جدًا للمؤسسات الكبيرة، لأنه بعد تقديم تقرير إلى السلطات الضريبية، يمكن لهذه المعلومات أن تقلل بشكل كبير من مدفوعات الضرائب للمنظمة.
إذا تم ملء المجلة بشكل غير صحيح مع عدد من الأخطاء المحددة، فسيتم إبطال جميع تكاليف الوقود ومواد التشحيم أثناء التدقيق من قبل خدمة الضرائب.

هل من الممكن الاحتفاظ بسجل لسندات الشحن في شكل إلكتروني؟

وعلى الجانب الخلفي يجب أن تكون مختومة وموقعة من قبل رئيس وكبير المحاسبين. تشير الأعمدة المقابلة إلى أسماء ومناصب الأشخاص المسؤولين عن صيانة وتصميم المجلة وتوقيعاتهم. يتكون الجزء الجدولي من 9 أعمدة:

1. الرقم الترتيبي لبوليصة الشحن.
2. تاريخ المسألة.
3. المعلومات الشخصية للسائق.
4. عدد الموظفين.
5. رقم مرآب السائق وطراز السيارة.
6. التوقيع على استلام الورقة من قبل السائق.
7. توقيع المرسل وتاريخ استلام بوليصة الشحن والمستندات الأخرى للسائق.
8. توقيع المحاسب وتاريخ استلام الورقة.
9. ملحوظة.

يجب أن تحتوي المجلة على معلومات حول جميع سندات الشحن الصادرة، بغض النظر عن شكلها.

يجب أن تكون الأرقام التسلسلية للنماذج متواصلة.

يتم تنفيذ المحاسبة عن الوقود ومواد التشحيم (POL) من قبل كيانات الأعمال باستخدام سندات الشحن. شكل النموذج موحد، فهو يوفر مجالات تعكس استهلاك الوقود، مع الإشارة إلى مسار الحركة والمسافة الفعلية المقطوعة. يمكن استخدام بوليصة الشحن للتحكم في استهلاك البنزين ووقود الديزل ومواد التشحيم. ينشأ الالتزام بإصدار وثائق خاصة من المنظمات التي لديها مركبة واحدة على الأقل.

كيف تتم حركة بوليصة الشحن في المؤسسة

يجب تنظيم نظام إدارة المستندات في المؤسسة مع مراعاة تفاصيل ملء وتخزين المستندات المتعلقة باستخدام الوقود ومواد التشحيم. يجب إصدار بوليصة شحن لكل حالة تشغيل للمركبات. يتم إدخال المعلومات الخاصة بالنماذج التي يتم إعدادها في المجلة بالنموذج رقم 8.

يجب على إدارة المؤسسات ضمان سلامة بوليصة الشحن لمدة 5 سنوات. لشطب الوقود ومواد التشحيم، من الضروري تقديم إيصالات دفع الوقود إلى قسم المحاسبة. إذا تم العثور على معلومات غير دقيقة أو أخطاء في الحقول المكتملة في بوليصة الشحن، فيمكن إجراء تغييرات عليها. ويتم ذلك بشرط موافقة التصحيح من قبل اثنين من المتخصصين المسؤولين.

مهم!إذا استخدم الموظفون وسائل النقل الشخصية لأغراض العمل، فيحق لهم الحصول على تعويض عن ذلك. للقيام بذلك، يتم تدوين ملاحظة في بوليصة الشحن حول ملكية سيارة معينة لموظف.

نموذج المجلة رقم 8 موحد ولا يمكن حذف أسطر أو كتل منه. يُسمح للشركات بتوسيع قائمة المؤشرات المشار إليها في الوثيقة. من الممكن تحسين نظام التحكم في حركة بوليصة الشحن عن طريق إدخال التسجيل الإلكتروني للنماذج. تعمل أتمتة الإجراء على تقليل الوقت الذي يقضيه الموظفون في العمل مع المستندات وتقليل مخاطر تسرب المعلومات. من الممكن ضمان تشغيل إدارة المستندات الإلكترونية في قطاع محاسبة النقل بمساعدة البرامج المتخصصة أو خدمات الاستعانة بمصادر خارجية.

راجع للشغل، قد تكون السلطات الضريبية وممثلي مفتشية العمل وضباط شرطة المرور مهتمين بصحة واكتمال ملء بيانات الشحن وتنظيم الرقابة على حركتهم.

لا ينص الإطار التشريعي على حظر الاحتفاظ بسجلات تسجيل القسائم في شكل إلكتروني. يحق للمؤسسات أن تقرر بشكل مستقل كيفية تنظيم المحاسبة:

• ملء النسخة الورقية للمجلة؛
• الحفاظ على الجداول في Excel.
• يقتصر على ملء النموذج في برنامج 1C.

الشرط الرئيسي هو الامتثال لشكل الوثيقة، ووجود التفاصيل الإلزامية والقدرة على طباعة الصفحات المكتملة من النموذج بسرعة.

التوثيق الأساسي

يتم تنفيذ تدابير مراقبة معدلات استهلاك الوقود وصحة عمليات شطب الوقود من خلال التنفيذ الإلزامي لبيانات الشحن ودفتر السجل الخاص بها النموذج رقم 8. تمت الموافقة على النماذج من قبل لجنة الإحصاء الحكومية في المرسوم الصادر في 28 نوفمبر 1997 رقم 78. ترد قواعد ملء المستندات في أمر وزارة النقل المؤرخ 18 سبتمبر 2008 رقم 152. يُسمح بتطوير نموذج بوليصة الشحن الخاص بك، والذي يجب أن يحتوي على التفاصيل المطلوبة للوثائق الأساسية. توجد قائمة كاملة بالمعلومات التي يعد التفكير فيها ضروريًا في القانون الصادر في 6 ديسمبر 2011 رقم 402-FZ.

يتم إصدار بوليصة الشحن وفقًا لنماذج مختلفة اعتمادًا على نوع وسيلة النقل التي يتم تشغيلها. يمكن استخدامها لحساب موارد الوقود من خلال:

• المركبات الخفيفة؛
• نقل خاص
• سيارة أجرة الركاب
• الشاحنات؛
• الباصات.

يتم إصدار نموذج بوليصة الشحن مع جميع البيانات اللازمة للسائق قبل المغادرة للعمل. تقتصر مدة صلاحية الوثيقة على يوم واحد. يتم الاستثناء في حالات إرسال الموظفين في رحلات عمل تدوم أكثر من يوم. بالنسبة لمواقف المسافرين بغرض الأعمال، فإن المطلب الرئيسي للسلطات التنظيمية لإصدار بوليصة الشحن هو القدرة على مراعاة وقت العمل وتعكس تكاليف الوقود بشكل موضوعي.

يتذكر!يجب إدخال قراءات عداد السرعة في فواتير الشحن قبل المغادرة في بداية الوردية وبعد انتهاء العمل. يجب أن تتطابق القيم الخاصة بنهاية اليوم وصباح اليوم التالي.

اعتمادا على نموذج الوثيقة المستخدمة، يمكن للمحاسب شطب الوقود ومواد التشحيم وفقا لاستهلاك الوقود الفعلي أو وفقا للمعايير المعمول بها. تسمح سندات الشحن للسائقين بتشغيل مركبة معينة خلال ساعات العمل. يشير النموذج إلى مسار الحركة المقصود والوقود المتبقي وبيانات عداد السرعة. بالإضافة إلى ذلك، يقومون بإدخال معلومات حول تفاصيل أنشطة العمل ووقت بداية يوم العمل ونهايته.

ملحوظة! لا يتم ملء بوليصة الشحن عند استخدام الوقود ومواد التشحيم في الأجهزة. يتم تصنيعها للجرارات والمناشير وغيرها من المعدات الخاصة.

من الممكن عدم ختم بوليصة الشحن، يكفي تحديد مالك المركبة واسم المؤسسة (المؤجر) وعنوانها ورقم هاتفها. يتم دعم القاعدة بنص أمر وزارة النقل بتاريخ 18 يناير 2017 رقم 17. ولا يعتبر الختم الموجود على النموذج خطأ. عند تشغيل سيارة واحدة من قبل عدة سائقين في وضع التحول، يتم إصدار قسائم لكل سائق بشكل منفصل. تنتمي المجلة إلى فئة الوثائق الأولية، لذا لا يمكن أن تقل فترة التخزين في المؤسسة عن 5 سنوات.

يجب تسجيل كل قسيمة صادرة للموظف في المجلة. الوثيقة مكتوبة على الصفحة الأولى صفحة عنوان الكتاب. يشير إلى اسم المنظمة وحالتها والفاصل الزمني الذي تم إنشاء السجلات له. يتم عرض محتوى المجلة في جدول يتم ملؤه عند إصدار القسائم.

إذا تم ملء بوليصة الشحن بشكل غير صحيح، فقد تم إفساد النموذج، ويجب أن تنعكس البيانات المتعلقة بهذا في نموذج السجل رقم 8. يتم إرفاق هذه القسائم بالمجلة، ويتم ملاحظة أن الأوراق تالفة. يتم إدخال المعلومات مع الحفاظ على التسلسل الزمني للأعمال الورقية.

يتميز دفتر السجل بالترقيم المستمر. يجب أن يكون الكتاب مخيطاً ومصدقاً بتوقيع مدير المؤسسة. التوقيع مدعوم بختم المنظمة. يعد ذلك ضروريًا لضمان سلامة المستند ومنع محاولات إتلاف الأوراق الفردية للكتاب. يعين رئيس المؤسسة بأمر شخص يكون مسؤولاً عن حفظ المجلة.

وتعكس الوثيقة في النموذج رقم 8 المعلومات التالية:

• الرقم التسلسلي لبوليصة الشحن الصادرة؛
• تاريخ إصدار الوثيقة بالتسلسل الزمني؛
• الاسم الكامل للسائق الذي تم إصدار القسيمة باسمه؛
• لوحات ترخيص المركبات؛
• توقيع السائق الذي تلقى النموذج المكتمل لبوليصة الشحن.

إذا كان هناك إرجاع للقسيمة، فسيتم إجراء الإدخال المقابل في السجل. يجب تحديد تاريخ العودة وتأكيده بتوقيع المرسل المسؤول. يجب أن يحتوي النموذج 8 على توقيعات المسؤولين التاليين:

• السائق الذي يؤكد استلام بوليصة الشحن؛
• المرسل أو الموظف المعتمد الآخر الذي يتلقى قسائم من السائقين في نهاية نوبة العمل؛
• المحاسب الذي يجب أن يشهد بتوقيعه صحة ملء المستند وحقيقة قبوله للمحاسبة.

يمكن طباعة النموذج 8 أو قالب المجلة الخاصة بك وخياطته بواسطة موظفي المؤسسة أو طلبه من إحدى المطبعة. يتم تحديد المصطلح الذي يبدأ من أجله دفتر المحاسبة من خلال السياسة المحاسبية للمؤسسة. الفاصل الزمني الموصى به هو من شهر إلى سنة.

إذا تم العثور على خطأ

إذا تم العثور على أخطاء في السجل، يُسمح بتصحيحها. يتم تنظيم إجراءات إجراء تغييرات على الأعمدة المكتملة بموجب قانون 6 ديسمبر 2011 رقم 402-FZ في الفن. 9. خوارزمية الإجراءات:

• شطب المعلومات غير الصحيحة بسطر واحد؛
• بجانب التصحيح، يتم إدخال "تم التصحيح"؛
• تتم الإشارة إلى نقش بالبيانات الصحيحة؛
• يجب تحديد تاريخ الإجراءات التصحيحية؛
• ويجب تأكيد كل حالة تصحيح بالتوقيع المكتوب بخط اليد للمسؤول المسؤول.

شكل مصمم ذاتيًا

إذا كانت المؤسسة تستخدم قوالب مستندات تم تطويرها ذاتيًا لحساب الوقود ومواد التشحيم، فيجب أن تنعكس هذه النماذج في عملين محليين للمنظمة:

• السياسة المحاسبية؛
• أمر بالموافقة على النموذج الابتدائي

يجب إدخال معلومات حول المنظمة ورقم المستند وتاريخ تجميعه في أمر الموافقة على عينة بوليصة الشحن أو سجل القسائم. في كتلة نص الطلب، تتم الإشارة إلى موضوع النظر - الموافقة على قالب مستند جديد. تأكد من تحديد التاريخ الذي سيتم من خلاله إدخال النموذج في نظام إدارة المستندات. يسرد القسم الأخير من الأمر الموظفين الذين يجب أن يسترشدوا بهذا القانون المحلي وتوقيعاتهم.

نعم يمكنك ذلك. النماذج الموحدة إلزامية فقط لمنظمات النقل بالسيارات. يحق للشركات الأخرى تطوير أشكال بوليصة الشحن بشكل مستقل. تسجيل بوليصة الشحن غير القياسية في المحاسبة

يجب أن تستوفي الوثيقة التي طورتها الشركة متطلبات المستندات الأولية. بالإضافة إلى ذلك، يجب أن يتضمن نموذج بوليصة الشحن "الخاص" جميع التفاصيل الإلزامية المنصوص عليها في أمر وزارة النقل الروسية بتاريخ 18 سبتمبر 2008 رقم 152. على وجه الخصوص، هذه معلومات حول السائق وبيانات عنه السيارة.

نضيف أنه من أجل تجنب النزاعات مع السلطات الضريبية، من الآمن كتابة المسار - حدد وجهة محددة ومكان المغادرة.

ما هي المستندات المتعلقة بالوقود ومواد التشحيم (باستثناء بوليصة الشحن) التي ستطلبها دائرة الضرائب الفيدرالية؟

قد يطلب المفتشون أوراقًا تفيد بأن الشركة تقوم بتقنين التكاليف. ويجب أن يوافق رئيس الشركة بأمر منه على معدلات استهلاك الوقود في الصيف والشتاء بشكل منفصل. للقيام بذلك، يتم إجراء سباقات التحكم في السيارات (في ظل ظروف معينة). يتم وضع نتائجهم من خلال إجراء مراقبة الوصول بأي شكل من الأشكال.

أيضًا بأمر منفصلتعيين لجنة تقوم باستمرار بإجراء قياسات التحكم في استهلاك الوقود في وسائل النقل.

هل سجل السفر مطلوب؟

لا، ليس مطلوبا. ولكن إذا كانت شركتك لديها الكثير النقل الرسمي، من الأفضل الحفاظ على مثل هذه الوثيقة. سيسمح لك ذلك بالتحكم في حركة بوليصة الشحن وتسليمها إلى قسم المحاسبة. تمت الموافقة على النموذج القياسي لمجلة المحاسبة (النموذج رقم 8) بموجب مرسوم لجنة الدولة للإحصاء في روسيا بتاريخ 28 نوفمبر 1997 رقم 78. لكن يمكن للشركة تطوير نموذجها الخاص.

هل هناك وثائق يمكن أن تحل محل بوليصة الشحن؟

يمكن تأكيد تكلفة الوقود ومواد التشحيم ليس فقط عن طريق بوليصة الشحن، ولكن أيضًا عن طريق أي مستندات أخرى تسمح لك بتحديد المسار الذي تقطعه وسائل النقل بشكل موثوق. على سبيل المثال، يتم ملء الأوراق على أساس البيانات من أجهزة القياس والتحكم لحركة السيارات. قد يكون مثل هذا الجهاز مزودًا بنظام ملاحة مدمج عبر الأقمار الصناعية (خطاب بتاريخ 16 يونيو 2011 رقم 03-03-06/1/354).

ما الذي أحتاجه لحساب ضريبة القيمة المضافة عند شراء البنزين نقدًا؟

لخصم ضريبة القيمة المضافة، ستحتاج إلى إيصال نقدي وفاتورة. وفي الوقت نفسه، لن تقوم محطة الوقود بإصدار فاتورة إلا إذا كان المحاسب (الموظف الذي يشتري الوقود) لديه توكيل رسمي لاستلام البضائع والمواد. في حالة عدم وجود توكيل، لن يتم إصدار الفاتورة. في هذه الحالة، تحقق مما إذا كانت ضريبة القيمة المضافة مذكورة في الإيصال. إذا لم يكن الأمر كذلك، يمكن احتساب الوقود بسعر الشراء. أي شطب كامل المبلغ المنعكس في الشيك كمصروفات. إذا تمت الإشارة إلى ضريبة القيمة المضافة فالأفضل عدم خصم هذه الضريبة وعدم نسبتها إلى النفقات. هذا هو الخيار الأكثر أمانا.

"مجلة تسجيل حركة بوليصة الشحن" هي نموذج متخصص لملء الأعمال الورقية من قبل الشركات، تمت الموافقة عليها في إطار معايير التشريع بقرار من لجنة الدولة للإحصاء في الاتحاد الروسي لعام 1997. هذا النموذج مناسب وينطبق ذلك إذا كانت هناك مركبات في الميزانية العمومية للمنظمة، ويتم إصدار تذاكر السفر في الميزانية. من خلال هذا النموذج يمكنك الاحتفاظ بسجل تحليلي مفصل للمستندات التي يتم إصدارها للسائق. كما يتضمن سجل بوليصة الشحن حقلاً يُسجل فيه تاريخ قبول الورقة من قبل المحاسب. يعد هذا مناسبًا جدًا لإعداد سير العمل، ويمكنك على الفور معرفة أي من الموظفين ينتهك القواعد المتفق عليها لتقديم المستندات.

يمكن حفظ المستند وتسجيله بتنسيقات متعددة، خاصة في شكل مطبوع وإلكتروني، وهو مناسب لتخزين المعلومات وحسابها وتنظيمها. تحتوي هذه الوثيقة على بيانات عن جميع الأوراق التي تم إصدارها، وهذا لا يعتمد على نوع النموذج الخاص بها. تخضع المستندات لنوع مستمر من الترقيم. اتضح أنك بحاجة إلى الاحتفاظ بمجلة موحدة بانتظام، لأنه من الضروري تشكيلها تأريخ خلفيخطأ.

تكوين الوثيقة

في الواقع، تتضمن الورقة العديد من التفاصيل والميزات، فهي فعليًا هي الغلاف وجزء من قيمة الجدول. ويذكر على الغلاف اسم الشركة والفترة الزمنية التي تم فيها إنتاج هذه المجلة. هناك عدة قيم مهمة داخل عنصر الجدول.

• قيمة مرقمة (فردية لكل مستند)؛
• يتم تدوين التاريخ عند التعبئة والإصدار؛
• معلومات حول رقم السائق والموظفين؛
• رقم السيارة (قيمة المرآب)؛
• توقيع الموظف لاستلام الوثيقة ؛
• توقيع الموظف المرسل على قبول الورقة من الموظف المختص بقيادة السيارة؛
• توقيع المحاسب وإشارة إلى الفترة (التاريخ) التي تم فيها قبول بوليصة الشحن والمستندات من السائق؛
• مذكرة محدثة من قبل الشخص الذي يحتفظ بهذا النموذج.

تهدف الملاحظة إلى فك تشفير المعلومات المتوفرة في أعمدة أخرى حتى يتمكن أي مستخدم مهتم بالتقارير من فهم المعلومات الواردة في الجدول.

يجب تعبئة نموذج تسجيل بوليصة الشحن رقم 8، والذي يمكن تنزيله على الموقع الإلكتروني، مباشرةً من قبل أحد موظفي الشركة الذي يتمتع بسلطة خاصة للقيام بذلك. إذا تم إصدار المستند من قبل شركة خارجية على أساس علاقة تعاقدية، فإن متخصصًا من منظمة خارجية تم إبرام عقد معها، وموضوعها خدمات من هذا النوع، يمكن ملؤها. يتم توضيح جميع الفروق الدقيقة في العلاقة التعاقدية مع هذه الشركة، بحيث لا توجد فيما بعد أسئلة غير ضرورية حول من ومتى يملأ هذا النموذج أو ذاك وكيف يتم الدفع مقابل الخدمات. يحتوي سجل محاسبة بوليصة الشحن على نموذج لملء موظف عادي خاص لم يواجه مثل هذا النموذج من قبل، وقد يملأه بشكل غير صحيح، الأمر الذي سيؤدي حتماً إلى فرض غرامات من السلطات التنظيمية.