كيفية ملء تقرير مسبق لشخص مسؤول. تقرير مسبق

التقرير المسبق - نموذج AO-1 - الوثيقة الأولية لتأكيد الأموال التي تم إنفاقها ، والمدفوعة مسبقًا ، من قبل الأشخاص المسؤولين. يتم إصدار المبلغ بموجب التقرير للأغراض التالية:

• مصاريف السفر؛
• نفقات الاحتياجات الاقتصادية والتشغيلية ؛
• سداد مصاريف السفر التي تكبدها الموظف.

اصدار سلفة

يتم إصدار سلفة بناءً على أمر من مدير المنظمة ، يشير إلى قائمة الموظفين الذين تم تخصيص الأموال لهم ، والشروط والأهداف ومبلغ المبلغ. يتم إصدار الأموال للعمال المعارين بناءً على أمر بإرسالهم في رحلة.

إذا لم يقم الموظف بإعادة رصيد المبلغ بموجب المستند السابق ، فلا يمكن إصدار دفعة مقدمة جديدة له.

الموعد النهائي لتقديم التقرير

عند العودة من رحلة عمل ، يقدم الموظف تقريرًا مسبقًا. الموعد النهائي لتقديم الوثيقة في غضون ثلاثة أيام. 10 أيام - إذا كانت هناك رحلة خارجية. في حالة عدم تقديم النموذج ، يتم تسجيل انتهاك للانضباط النقدي.

إذا وجدت مصلحة الضرائب أن الإجراء لم يتم اتباعه ، فقد يحاول المفتشون فرض غرامة على المنظمة بموجب المادة 15.1 من قانون المخالفات الإدارية للاتحاد الروسي بشأن الانتهاكات الإدارية. على الرغم من أن القانون لا ينص على المسؤولية.

السيطرة على الأموال المخصصة هي مهمة المؤسسة.

مستندات بلغة أجنبية

إذا قدم الموظف ، عند وصوله من رحلة عمل إلى الخارج ، مستندات تثبت إنفاق الأموال ، من أجل لغة اجنبية، فأنت بحاجة إلى إجراء ترجمة بينية.

البند 9 أحكام الامتثال محاسبةينظم وجوب ترجمة الأوراق المكتوبة بلغة أجنبية. يمكن ترجمة المستندات الأساسية من قبل أي موظف يعرف لغة أجنبية. فقط الأرقام دقيقة. يمكن ترك باقي المعلومات حرفيا.

يتم اعتماد التقرير المسبق مع الترجمة من قبل كبير المحاسبين في المنظمة أو شخص مخول آخر.

يتم تعبئة نموذج التقرير في نسخة واحدة. يشارك ما لا يقل عن ثلاثة أشخاص في تجميع النموذج: شخص مسؤول، محاسب ، مدير.

وثيقة محاسبية تؤكد الإنفاق مالتم إصداره إلى الموظف مسبقًا ، يتم سرده كتقرير مسبق - نموذج يتكون من وجهين: الأمامي والخلفي.

يتم تعبئة نموذج الاستمارة من قبل الشخص المسؤول مع إرفاق المستندات التي تؤكد النفقات بالتقرير.

بعد استلام المحاسب لمجموعة من المستندات ، يتحقق منها ويصلحها في نموذج التقرير المسبق في الأماكن المخصصة لملئها من قبل المحاسبين.

يجب توقيع التقرير من قبل الرئيس ، شطب المبالغ الخاضعة للمساءلة

بعد ذلك ، يتم وضع التقرير في ألبوم من النماذج الموحدة ، مع مراعاة الجودة المعاملات النقدية، تم تقليصه إلى نموذج واحد رقم AO-1.

يتم إصدار الأموال المقدمة للموظفين في المؤسسة إذا تم التخطيط لمصاريف الضيافة أو الأعمال.

لإصدار مبلغ معين من المال ، يلزم إصدار أمر من الرئيس بشأن الأشخاص المسؤولين ، والذي يشير إلى قائمة الأشخاص وأسباب الإصدار.

الشخص المسؤول هو الموظفون الذين يحق لهم الحصول على مبلغ النفقات المستقبلية بموجب التقرير.

هناك شروط معينة يكون فيها الشخص ملزمًا بإعداد تقرير مسبق عن الأموال التي يتم إنفاقها.

تجميع تقرير مسبق ، أمثلة

نكتب تقريرًا مسبقًا باستخدام مثال إرسال موظف في رحلة عمل.

جمع ومعالجة المحاسبة والموارد البشرية المستندات المطلوبةفي رحلة عمل:

1. تأكيد إرسال موظف في رحلة عمل ،
2. مهمة الخدمة.
3. يوصى بصياغة اتفاق بشأن المسؤولية مع شخص مسؤول ، إذا تمت الموافقة عليه في السياسة المحاسبية للمنظمة.

عند تقديم الطلب وفي وجود أمر نقدي للحساب ، يحصل الشخص الخاضع للمساءلة على أموال من مكتب النقد. بالنسبة لبعض النفقات ، يجب على الموظف الاحتفاظ بالمستندات الداعمة.

بعد عودة الموظف من رحلة عمل ، يحتاج إلى إعداد تقرير مسبق في نفس اليوم وتقديمه إلى قسم المحاسبة.

المحاسب ، بعد تدقيق التقرير ، يقوم بترجمته إلى برنامج خاص وكتابته وتأكيد صحة الهدر.

إذا كان هناك مبلغ غير منفق ، يدفع الموظف الرصيد إلى أمين الصندوق ، أو ، بخلاف ذلك ، قد يتم تجاوز الأموال ، ثم يتم رد الأموال إلى الشخص المسؤول.

إذا كان هناك نقص في آخر تقرير مسبق للموظف ، يُحظر إصدار الدفعة المقدمة التالية.

لا يحق للموظف تحويل السلفة إلى شخص آخر

يجب تنفيذ جميع المستندات وفقًا للمتطلبات التي يحددها القانون ( القانون الاتحادي"حول المحاسبة") ، من أجل تجنب المطالبات من السلطات الضريبية ، والغرامات اللاحقة.

يتم ملء نماذج التقارير المسبقة فقط وفقًا للنموذج الموحد رقم AO-1 ، ويمكن تنزيلها من مصادر رسمية على الإنترنت.

تعليمات لاستكمال التقرير المسبق ، أمثلة

هناك عدة طرق للتعبئة: استخدام برامج محاسبة خاصة أو ملف إلكتروني بتنسيق (Excel) يمكن تنزيله من الإنترنت. يتم وضع جزء واحد من قبل شخص مسؤول ، والآخر من قبل محاسب.

في الصفحة الأولى من نموذج التقرير ، يجب على الموظف الإشارة إلى التفاصيل المطلوبة:

• اسم الشركة،
• تاريخ التقرير
• الموقف والأحرف الأولى.

والأغراض التي من أجلها صدرت الأموال مبينة في العمود لغرض الدفعة المقدمة.

يشير الجانب العكسي إلى القائمة الكاملة للوثائق الداعمة. الأعمدة المطلوبة لملئها هي من 1 إلى 6.

يتم تنفيذ تسلسل تحديد القائمة بالترتيب ، بما في ذلك التقرير نفسه ، مع الإشارة إلى المستندات.

الترحيلات في التقرير المسبق: يتم تحديد مبلغ المصاريف لكل عملية ، والخصم من الحساب ، والحسابات الفرعية بالتسلسل.

بعد تحديد جميع المبالغ الإجمالية ، يتم توقيع النموذج وفك تشفيره. على الجانب الأمامي ، يتم إدخال المبالغ في عمود "المصروفات" ، تلك المشار إليها في الجانب السابق في عمود "الإجمالي".

بعد استلام المستند للتحقق من التقرير المسبق ، يجب على المحاسب أن يحرر إيصالًا ويعطيه للشخص المسؤول.

يتحقق المحاسب من الترحيلات والمبالغ المقبولة ، وأرقام الحسابات التي يتم الاحتفاظ بخصم المصروفات الخاصة بها ، ويشير إليها في الجزء الخلفي من النموذج.

إذا تم تحديد التجاوزات أو الأرصدة ، من دفعة مسبقة تم استلامها مسبقًا أو حالية ولعمليات المحاسبة الخاصة بهم ، فإن المحاسب يضع علامات على الصفحة الأولى من نموذج التقرير.

في حالة إنفاق الأموال على احتياجات الأسرة ، يوصى بملء تقرير مسبق منفصل

يجب ترجمة المستندات بلغة أجنبية إلى اللغة الروسية ، وفقًا للائحة المحاسبة و القوائم الماليةفي الترددات اللاسلكية.

بعد كل الإجراءات والشيكات اللازمة للمحاسب ، يتم تقديم التقرير المسبق للموافقة عليه إلى رئيس المنظمة.

يصف الرئيس الموضع في مقدمة النموذج ، ويضع توقيعًا مع نسخة وتاريخ الموافقة. فقط بعد ذلك سيتم قبول التقرير للمحاسبة.

عدم التقيد بالمواعيد النهائية لتقديم التقرير المسبق

إذا لم يتم تقديم التقرير المسبق في الوقت المحدد ، يتم إثبات انتهاك النظام النقدي.

للنظر في الحالات المحتملة لعدم الامتثال للمواعيد النهائية لتقديم تقرير مسبق ، يمكنك طلب المساعدة من المادة 15.1 من قانون الجرائم الإدارية للاتحاد الروسي.

وتجدر الإشارة إلى أنه لم يتم إثبات المسؤولية عن التقرير المسبق ، ولكن يتم تسجيل الانتهاك. لذلك ، قد لا تتوقع المنظمة عقوبات من السلطات الضريبية.

إن التحكم في الأموال المخصصة للنفقات هو مهمة محددة للمنظمة ، لأن هذا هو مجرد رقابة داخلية للإدارة.

في حالة عدم قيام الشخص المسؤول بسداد المبلغ ، يحق للمنظمة شطبها منه أجورموظف ، فقط هناك قيود على مبلغ الخصم (المادة 137 من قانون العمل في الاتحاد الروسي). إذا كان الموظف لا يوافق على تدابير صاحب العمل ، يتم حل الوضع من خلال المحكمة.

نظرًا لأن المدير هو الشخص المسؤول عن جميع أموال مكتب النقد ، فقد لا يُنسب الدين لعدم إرجاع الأموال الخاضعة للمساءلة إلى الموظف ، ولكن إلى المدير. ثم المحاسب في حيرة: ما العمل بالدفعة المقدمة التي لم يقدم المدير تقريراً عنها؟

مطلوب معرفة مكان تضمين مبلغ السلفة التي لا يوجد تقرير مسبق عنها (من موظف أو مدير).

كيف تتعامل مع حقيقة أن الموظف لا يقدم التقرير المسبق في الوقت المحدد؟

في وقت سابق ، قالت مصلحة الضرائب إنه يتم خصم ضريبة الدخل من هذه المبالغ الخاضعة للمساءلة. ولكن ، كما اتضح فيما بعد ، هذا البيان ليس قاعدة من قواعد القانون.

حيث أن الأموال مسجلة لدى الموظف كدين للمنظمة ولكنها ليست دخله.

الموظف الذي قدم التقرير المسبق فيما بعد يسدد الدين. وفقًا لذلك ، لا يتم خصم ضريبة الدخل الشخصي من هذا الدخل.

من الخطأ القول إنه في اللحظة التي لا يقدم فيها الموظف بلاغًا ، يحصل تلقائيًا على دخل. بعد هذه القياسات ، احسب أقساط التأمينغير مطلوب.

لأنه لا يمكن استحقاقها إلا على المدفوعات لصالح فرادىوجوائزهم. وبالتالي ، سيكون على الموظف دين ، ولن تحدث مستحقات.

نموذج تقرير مسبق ، تنزيل

بمساعدة تقرير مسبق ، يقوم الأشخاص المسؤولون بتأكيد المبالغ التي تم إنفاقها مسبقًا لهم.

لا يمكن إصدار المبالغ المدفوعة مقدمًا إلا على أساس أمر الرئيس ، مع الإشارة إلى قائمة الأشخاص الخاضعين للمساءلة ، وشروط وأغراض إصدار الأموال ، فضلاً عن حجمها. بالنسبة للعمال المعارين ، يمكن إصدار الأموال بموجب التقرير على أساس أو اعتماد الرئيس.

نموذج التقرير المسبق هو نموذج موحد من الوجهين رقم AO-1 ويجب إكماله في نسخة واحدة من قبل كل من الشخص المسؤول وموظف المحاسبة.

استكمال التقرير المسبق

1) الشخص المسؤول.
يبدأ الشخص المسؤول في ملء التقرير المسبق من خلال الإشارة على الجانب الأمامي من النموذج رقم AO-1: اسم المنظمة ، وتاريخ إعداد المستند ، واسمه الأخير والأحرف الأولى من اسمه ، والمهنة (المنصب) ، ورقم موظفيه ، وكذلك الغرض من السلفة (النفقات الاقتصادية أو التمثيلية).

يجب إدراج المستندات التي تؤكد النفقات التي تكبدها الموظف في الجزء الخلفي من النموذج في الأعمدة 1-6 ، مع الإشارة إلى مقدار النفقات الخاصة بها. يجب ترقيم هذه المستندات وفقًا للترتيب الذي تم سردها به في التقرير.

في العمود 1 ، يشير الشخص المسؤول إلى الرقم التسلسلي المخصص للمستند المصدر.

يشير العمودان 2 و 3 ، على التوالي ، إلى تاريخ إعداد المستند المستلم ورقمه.

يشير العمود 4 إلى نوع المصاريف المتكبدة (على سبيل المثال ، مصاريف المكتب).

يُشار إلى مبلغ المصاريف المتكبدة في العمود 5 إذا كانت المصاريف قد تمت بالروبل ، أو في العمود 6 إذا كانت المصاريف قد تمت بعملة أجنبية.

يشار إلى المبلغ الإجمالي لنفقات الشخص المسؤول في سطر "الإجمالي" في العمود 5 أو 6.

2) محاسب.

يتم تقديم التقرير المسبق الذي يملأه الموظف مع المستندات الداعمة إلى قسم المحاسبة. عند قبول النموذج رقم AO-1 من شخص مسؤول ، يقوم المحاسب بالتوقيع على قبول المستند للتحقق منه ، موضحًا رقمه وتاريخه ، والمبلغ الإجمالي للمصروفات ، وعدد المستندات المرفقة التي تؤكد النفقات المتكبدة. في نهاية الإيصال ، يشار إلى تاريخ تقديم التقرير ، وبعد ذلك يتم تحويل إيصال المحاسب إلى الشخص المسؤول.

المحاسب ، بعد التحقق من صحة الأوراق وإنفاق الأموال ، يملأ الأعمدة 7-8 في الجزء الخلفي من النموذج ، مع الإشارة إلى مبلغ المصروفات المقبولة للمحاسبة ، والعمود 9 ، مشيرًا إلى عدد الحسابات المحاسبية المخصومة لمبلغ المصروفات.

بعد ذلك ، يملأ المحاسب في الجانب الأمامي من نموذج AO-1 ، مشيرًا إلى: الرصيد (تجاوز الإنفاق) للسلفة السابقة ، ومبلغ السلفة المستلمة من مكتب النقدية للمنظمة ، ومقدار الأموال التي تم إنفاقها ، والرصيد أو الإنفاق الزائد للمبالغ المقدمة ، والسجلات المحاسبية للعمليات المحاسبية للمصروفات المتكبدة.

تتكون المعلومات الخاصة بملء جدول إدخالات المحاسبة من البيانات الموجودة في العمود 9 من الجانب العكسي للتقرير المسبق.

بعد التحقق من صحة الحسابات الحسابية والأوراق وإنفاق الأموال للغرض المقصود منها ، يتم إرسال المستند للموافقة عليه إلى رئيس المنظمة.

بعد الموافقة على المستند ، يقوم قسم المحاسبة بشطب الأموال الخاضعة للمساءلة وإجراء التسوية النهائية مع الشخص المسؤول.

إذا لم يتم استخدام السلفة بالكامل ، فسيتم تسليم الرصيد من قبل الشخص الخاضع للمساءلة إلى مكتب النقدية التابع للمنظمة مقابل

تعتبر رحلة العمل للموظف إجراءً ضروريًا ومفيدًا جدًا في بعض الأحيان للشركة. لكن أي رحلة عمل تنطوي على تكاليف. بناءً على نتائج رحلة العمل ، يجب على الموظف إصدار تقرير مسبق عن رحلة العمل ، ومرفق عينة من عام 2017.

رحلة عمل

تعتبر رحلة العمل بمثابة إرسال موظف لفترة قصيرة من الوقت لإجراء مفاوضات إلى منظمة أخرى ، وفرع مع التحقق وأحداث أخرى خارج موقع مكان العمل ، بالاتفاق مع الرئيس لأداء عمل معين وفقًا للفن. 166 من قانون العمل في الاتحاد الروسي. عند إرساله في رحلة عمل ، يقدم المدير للموظف الضمانات التالية:

• طوال مدة رحلة العمل ، يحتفظ الموظف به مكان العمل;
• يتم الحفاظ على متوسط ​​الراتب ، والذي يتم احتسابه وفقًا لمرسوم حكومة الاتحاد الروسي رقم 922 المؤرخ 24 ديسمبر 2007 "بشأن خصوصيات إجراء حساب متوسط ​​الأجور" ؛
• يتم تعويض الموظف عن المصاريف المتكبدة فيما يتعلق برحلة العمل ، مثل إيجار المسكن ودفع تكاليف السفر وغير ذلك ، وفقًا للمادة. 168 من قانون العمل في الاتحاد الروسي.

تقرير مسبق عن رحلة عمل في عام 2017

عند إرسال موظف في رحلة عمل ، يجب على صاحب العمل إصدار المستندات التالية:

• مذكرةموظف في رحلة عمل ، يشير إلى الوجهة ، وأسباب الحاجة إلى رحلة عمل ، والتوقيت والعمل المنجز في رحلة العمل ؛
• أمر بإرسال موظف في رحلة عمل ، صدر بعد موافقة رئيس رحلة العمل في النموذج T-9 ، الذي تمت الموافقة عليه بموجب مرسوم لجنة الإحصاء الحكومية للاتحاد الروسي رقم 1 بتاريخ 01/05/2004 ؛
• تم إصدارها للموظف مع الطلب وشهادة سفر على شكل T-10 وتعيين وظيفة على شكل T-10 (a).

عند العودة من رحلة عمل ، يجب على الموظف ، وفقًا للبند 26 من اللوائح المتعلقة بتفاصيل إرسال موظف في رحلة عمل ، التي تمت الموافقة عليها بموجب مرسوم حكومة الاتحاد الروسي رقم 749 الصادر في 10/13/2008 ، أن يقدم إلى قسم المحاسبة تقريرًا مسبقًا عن رحلة عمل ، والتي تمت الموافقة على شكلها بموجب مرسوم لجنة الإحصاء الحكومية رقم 55 الصادر في 08/01/2001 "على النموذج الأولي للموافقة. توثيق المحاسبةرقم AO-1 "تقرير مسبق".

تنص سياسة السفر على ما يلي:

• كيف يتم حساب وقت السفر؟
• كيف يتم تأكيد المدة الفعلية للرحلة ؛
• الحفاظ على الأجور لفترة رحلة العمل والدفع مقابل العمل في عطلات نهاية الأسبوع التي يقضيها الموظف في رحلة عمل ؛
• إصدار دفعة مقدمة لرحلات العمل ؛
• قائمة بالمصروفات التي يتم تعويضها للعامل المعار ، مثل مدفوعات السكن ، وتكاليف النقل ، والبدل اليومي ، والنفقات الأخرى التي يتكبدها العامل.

إعداد تقرير مسبق

قد يكون لدى الموظف الذي كان في رحلة عمل لأول مرة سؤال منطقي حول كيفية إصدار تقرير مسبق عن رحلة عمل. الأمر بسيط للغاية ، إذا اكتشفت ذلك ، إلى جانب ذلك ، يوجد الآن عدد من الأنظمة التي تساعد الموظفين على إعداد المستندات ، وتقوم أقسام المحاسبة بفحصها.

الآن ، دعنا نلقي نظرة على شكل التقرير:

• كما هو الحال في أي مكان آخر ، يتم كتابة اسم المنظمة أولاً ؛
• غالبًا ما يتم لصق رقم المستند وتاريخه بعد ملء الموظف المعتمد ؛
• يشار إلى الوحدة الهيكلية وموضع الشخص المعار ؛
• يشار إلى سبب تجميع التقرير - "رحلة عمل" ؛
• يقوم الموظف بإدخال مؤشرات التكاليف المسبقة والفعلية ؛
• في وقت لاحق ، في قسم المحاسبة ، سيتم بالفعل تسجيل أرقام ومبالغ الخصم والائتمان وفقًا لقواعد الصيانة ورقة التوازن;
• علاوة على ذلك ، يحتاج الموظف إلى أن يصف في الورقة الثانية المستندات المرفقة بالتقرير المسبق عن رحلة العمل ؛
• بعد ملء التقرير ، يرسله الموظف إلى قسم المحاسبة ، حيث يتم فحص التقرير واعتماده ؛
• ثم يتم تقديم التقرير إلى المدير للموافقة عليه.

وبالتالي ، لا يوجد شيء معقد في ملء تقرير مسبق. الشيء الرئيسي هو أن المستندات التي تؤكد النفقات لا تضيع أو تتلف.

يحدث ملء التقرير المسبق في الحالات التي يتلقى فيها موظفو المؤسسات والمنظمات من قسم المحاسبة مبلغًا معينًا من المال مقابل النفقات المرتبطة بأنشطتهم المهنية.

ملفات افتح هذه الملفات على الإنترنت 2 ملف

في أغلب الأحيان ، يتم إصدار الأموال لتغطية نفقات السفر أو المصاريف المتعلقة بالأنشطة المنزلية للشركة (شراء القرطاسية ، والأوراق المكتبية ، والأثاث ، وما إلى ذلك). ولكن قبل إصدار الأموال ، يجب أن يتلقى المحاسب أمرًا أو أمرًا مناسبًا من مدير المؤسسة ، والذي سيشير إلى المبلغ الدقيق والغرض من الدفعة المقدمة.

بعد إجراء النفقات ، يلتزم الموظف الذي تلقى الأموال بإعادة الرصيد إلى مكتب النقد الخاص بالمؤسسة أو ، في حالة حدوث تجاوز ، لتلقي الأموال الزائدة من مكتب النقد. في هذه المرحلة تم استدعاء وثيقة "تقرير مسبق".

كيفية التحقق من النفقات

من المستحيل إعادة الأموال المتبقية إلى مكتب النقدية الخاص بالمؤسسة تمامًا مثل هذا. ضرورة إحالة الأوراق إلى المختصين بقسم المحاسبة تؤكد أن الأموال الخاضعة للمساءلة قد أنفقت بالضبط للأغراض التي قدمت من أجلها. على هذا النحو ، يتم استخدام النقد والإيصالات وتذاكر القطار ونماذج الإبلاغ الصارمة وما إلى ذلك في المقام الأول. يجب أن تحتوي جميع المستندات المذكورة أعلاه على تفاصيل وتواريخ ومبالغ مقروءة بوضوح.

قواعد لتجميع التقرير

حتى الآن ، لا توجد عينة تقرير موحدة إلزامية تمامًا ، ومع ذلك ، يفضل معظم المحاسبين بالطريقة القديمة استخدام النموذج السابق القابل للتطبيق عمومًا. هذا أمر مفهوم: فهو يشمل الجميع معلومات ضرورية، مشتمل -

• معلومات عن المنظمة التي أصدرت الأموال ،
• الموظف الذي استقبلهم
• المبلغ المحدد من المال
• الأغراض التي قصدت من أجلها.
• تنعكس المصاريف المتكبدة هنا أيضًا مع إرفاق جميع المستندات الداعمة. بالإضافة إلى ذلك ، يحتوي التقرير على توقيعات موظفي المحاسبة الذين أصدروا الأموال وقبلوا الرصيد ، وكذلك الموظف الذي صدرت له الأموال الخاضعة للمساءلة.

ليس من الضروري وضع ختم على المستند ، لأنه جزء من تدفق المستندات الداخلي للشركة ، علاوة على ذلك ، منذ عام 2016 الكيانات القانونية، كما كان من قبل ، يتمتع رواد الأعمال الأفراد بالحق القانوني الكامل في عدم استخدام مطبوعات الأختام والطوابع لمشاهدة الأوراق.

يتم إنشاء المستند في نسخة أصلية واحدة ، ولا يستحق التأخير في ملئه - وفقًا للقانون ، يجب أن يتم إصداره في غضون ثلاثة أيام كحد أقصىبعد إنفاق المال.

منذ التقرير المسبق يشير إلى الابتدائية توثيق المحاسبةيجب التعامل مع حشوها بحذر شديد ومحاولة عدم ارتكاب الأخطاء. في الحالات التي لا يمكن فيها تجنب ذلك ، من الأفضل ملء نموذج جديد.

مثال على إعداد تقرير مسبق

على الرغم من جدية الاسم و أهميةوثيقة ، ملؤها ليس مشكلة كبيرة.

يتم ملء الجزء الأول من المستند من قبل الموظف الذي تلقى المال للتقرير.

1. في البداية ، يتم كتابة اسم الشركة والإشارة إلى رمز OKPO الخاص بها () - يجب أن تتوافق هذه البيانات مع أوراق تسجيل الشركة. بعد ذلك ، أدخل رقم التقرير المحاسبي وتاريخ إعداده.
2. على اليسار ، يتم ترك بضعة أسطر للموافقة عليها من قبل مدير المؤسسة: هنا ، بعد ملء التقرير بالكامل ، سيحتاج المدير إلى دفع المبلغ بالكلمات والتوقيع وتاريخ الموافقة على المستند.
3. ثم تأتي معلومات عن الموظف: الوحدة الهيكلية التي ينتمي إليها ، ورقم أفراده ، واسم العائلة ، والاسم الأول ، والعائلة ، والوظيفة والغرض من الدفعة المقدمة.

إلى الطاولة اليسرىيقوم الموظف المسؤول بإدخال معلومات حول الأموال الصادرة ، على وجه الخصوص ، يشير إلى المبلغ الإجمالي ، بالإضافة إلى معلومات حول العملة التي تم إصدارها بها (إذا تم استخدام عملات دول أخرى). يتم إدخال مبلغ الرصيد أو الإنفاق الزائد أدناه.

إلى الجدول الصحيحيتم إدخال البيانات من قبل أخصائي محاسبة. يتم إدخال معلومات حول الحسابات والمعاملات المحاسبية هنا ، ولا سيما الحسابات الفرعية التي يتم من خلالها تمرير الأموال والمبالغ المحددة.

تحت الجدول حدد عدد المرفقات بتقرير المصاريف (أي المستندات التي تؤكد النفقات).

بعد تعبئة جميع المعلومات اللازمة يجب التحقق من التقرير والأوراق المرفقة به رئيس الحساباتوفي السطر المناسب (بالكلمات والأرقام) حدد المبلغ المعتمد للتقرير.

ثم يتم إدخال توقيعات المحاسب وكبير المحاسبين في التقرير ، بالإضافة إلى معلومات حول الأموال المتبقية أو المبالغ التي تم إنفاقها - تشير الخلايا المطلوبة إلى المبلغ المحدد والأمر النقدي الذي يمر من خلاله. يقوم أمين الصندوق الذي قبل الرصيد أو أصدر التجاوز بتوقيعه أيضًا على المستند.

خلف تقرير مسبقتحتوي على معلومات حول جميع المستندات المرفقة بها: تناسبها هنا

• قائمتهم الكاملة مع التفاصيل وتواريخ الإصدار والأسماء ، المبلغ المحددكل حساب (صادر ومقبول للمحاسبة) ،
• وكذلك رقم الحساب الفرعي المحاسبي الذي يذهبون إليه.

تحت الجدول ، يجب على الشخص المسؤول أن يضع توقيعه الذي سيشهد على دقة البيانات المدخلة.

يتضمن القسم الأخير (الجزء المقطوع) إيصالًا من المحاسب الذي قام الموظف المسؤول بتسليمه مستندات تثبت التكاليف. يشار هنا

• اسم العائلة ، الاسم ، اسم العائلة للموظف ،
• رقم وتاريخ التقرير ،
• مقدار الأموال الصادرة للإنفاق (بالكلمات) ،
• وكذلك عدد المستندات التي تؤكد التكاليف.

بعد ذلك يجب على المحاسب وضع توقيعه وتاريخ تعبئة المستند تحت المستند وتحويل هذا الجزء إلى الموظف الذي قدم التقرير.