الوثائق المحاسبية. وثائق المحاسبة

المستندات الأولية مطلوبة لتأكيد تنفيذ المعاملات التجارية. في الواقع، هذا مصدر بيانات للمحاسبة في الشركة. يعد وجود المنظمة الأساسية وتنفيذها الصحيح هو المفتاح لنجاح عمليات التدقيق الضريبي والتدقيق والانعكاس الصحيح لدوران الحسابات المحاسبية، وبالتالي الدقة.

المتطلبات التي يجب أن تمتثل لها المستندات الأولية منصوص عليها في المادة 9 من القانون الاتحادي رقم 402 "بشأن المحاسبة". ويتطلب التفاصيل التالية:

• اسم الوثيقة
• تاريخ إعداد
• اسم الشركة أو الملكية الفردية
• وصف يعكس جوهر المعاملة التجارية
• القيمة النقدية و/أو الطبيعية للمعاملة التجارية
• وحدات
• مع فك التشفير وبيان المواقف

في أغلب الأحيان، يتم تعيين رقم للمستند، وفي العديد من الأشكال يكون من الضروري وضعه. يتم الترقيم، كقاعدة عامة، من بداية العام.

لاحظ أن الحاجة إلى إعداد نماذج معينة تعتمد على تفاصيل النشاط وشكل الضرائب وخصائص السياسة المحاسبية لمنظمة معينة.

تسجيل الابتدائي

يتم توثيق وقائع النشاط الاقتصادي في وقت ارتكابها أو مباشرة بعد الانتهاء منها على الورق و/أو الوسائط الإلكترونية. يمكن للشركة تطوير نماذج المستندات بنفسها، باستثناء المنظمات الحكومية التي يُطلب منها استخدام النماذج المعتمدة قانونًا. من المهم أن تتذكر أنه يجب ملء المستندات الموحدة التي ينص القانون على استخدامها.

إذا كان من الضروري إجراء تغييرات، فيجب التصديق عليها بتوقيع الشخص المسؤول، كما يجب الإشارة إلى التاريخ. هناك وثائق يحظر القانون تعديلها.

تختلف الأغراض المختلفة، في معظم الأحيان لا تقل عن خمس سنوات. معظم الوثائق المتعلقة أجورمخزنة تصل إلى 75 سنة.

حسب مكان تكوينها، تنقسم الوثائق الأولية إلى خارجية وداخلية، ووفقا للغرض منها - إلى إدارية ومبررة. مثال على الوثيقة الإدارية هو. تؤكد الوثيقة الداعمة عملية محددة، على سبيل المثال، فعل قبول العمل المنجز. هناك وثائق تجمع بين الخصائص الإدارية وخصائص البراءة، أي. مجتمعة، مثال على ذلك هو شهادة حساب أجر الإجازة.

وثائق لمحاسبة الأصول الثابتة والسلع والمواد

بوليصة الشحن (TN) - مستند يثبت البيع أو الإصدار. يقوم البائع بإعداد نموذجين من TN، أحدهما يحتفظ به لنفسه كأساس للشطب، ويتم نقل الآخر إلى المشتري، الذي يمنحه هذا النموذج الحق في قبول البضائع والمواد للمحاسبة.

النموذج الموحد TN - TORG-12. تحتوي الزاوية اليمنى العليا على رموز الإحصائيات. إذا كانت الشحنة قادمة من أحد الفروع فيجب الإشارة إلى عنوانها في عمود "العنوان الفعلي". كما يتم كتابة جميع المعلومات الخاصة بالمنتج في TN - الاسم وأرقام المنتجات ورمز المنتج وشكل التغليف وعدد الأماكن في الدفعة ووحدة القياس ورمزها والوزن في مكان واحد والوزن الإجمالي والصافي والإجمالي والسعر و التكلفة الإجمالية. إذا كانت السلع والمواد، ينبغي أيضا أن تنعكس في TN. توجد في TN أعمدة تحتوي على إجماليات الأعمدة عند الضرورة. عدد أوراق TN ثابت، إذا كان هناك عدة. في الأسفل يجب عليك إدخال بيانات الأشخاص المسؤولين.

تسجيل العمليات في محاسبة نظام التشغيل

تسجيل العمليات في محاسبة المواد

وثائق محاسبة الخدمات

يتم صياغته بفعل يمكن تسميته بشكل مختلف - الخدمات المقدمة، والعمل المنجز، وقبول العمل وتسليمه؛ ومن المهم أن يتم توضيح الصياغة المناسبة في العقد الخاص بهذه الخدمات. يتم استلام نسخة من النموذج من قبل العميل، وتبقى الأخرى لدى المقاول. لا يوجد شكل موحد للعمل.

وفي القانون، بالإضافة إلى التفاصيل الإلزامية الأخرى، يجب تحديد الفترة التي قدمت فيها الخدمات إذا تم تقديمها بتكرار معين. مثال سجل: "تقديم خدمات التنظيف لشهر يناير 2018."

المستندات النقدية

وثائق عن محاسبة العمليات المصرفية

وثائق الرواتب

الوثائق الرئيسية التي تستخدم كأساس لحساب الأجور مذكورة أدناه:

وثائق بشأن المحاسبة عن الضرائب والرسوم

معظم المستندات الموضحة أعلاه أساسية لـ المحاسبة الضريبية. على سبيل المثال، يتم تضمين مبالغ أعمال الخدمات المقدمة ومذكرات الشحن في حساب ضريبة الدخل، ويتم حساب المساهمات في الأموال أيضًا على أساس مستندات الرواتب.

بشكل منفصل، أود أن أقول عن الفاتورة. هذا هو النموذج الذي يستخدم لحساب ضريبة القيمة المضافة. تعد صحة واكتمال ملء جميع تفاصيل هذا المستند أمرًا بالغ الأهمية، وإلا فقد ترفض السلطات الضريبية قبول المبلغ للخصم. تفاصيل مهمة- إذا كانت الشحنة تتم عن طريق أحد الفروع، فمن الضروري الإشارة إلى نقطة التفتيش الخاصة به، وليس المنظمة الأم. تبقى نسخة واحدة من الوثيقة لدى المقاول (البائع)، والثانية يحتفظ بها المشتري.

الاهتمام بتصميم المستندات المحاسبية الأولية هو مفتاح التكوين الصحيح للسجلات المحاسبية.

سجلات المحاسبة

السجلات المحاسبية هي وسيلة لتنظيم وتنظيم البيانات المتعلقة بأنشطة أعمال الشركة التي يتم الحصول عليها من المستندات الأولية. يتم تنظيم متطلبات السجلات بموجب المادة 10 من القانون الاتحادي رقم 402. يمكن للمؤسسة الموافقة بشكل مستقل على أنواع السجلات التي سيتم تطبيقها. يمكن إجراء الصيانة ورقيًا أو إلكترونيًا باستخدام التوقيع الإلكتروني. يتم تسجيل هذه المعلومات في السياسة المحاسبية.

ومن أمثلة السجلات المحاسبية دفتر الأستاذ العام وسجل الفواتير الصادرة وما إلى ذلك.

تحتوي السجلات على التفاصيل التالية:

• اسم التسجيل
• فترة
• اسم الشركة
• التجميع الزمني و/أو المنهجي للكائنات المحاسبية (التواريخ، وأسماء عناصر التكلفة، والأقسام، وما إلى ذلك)
• وحدات
• توقيع الشخص/الأشخاص المسؤولين ومناصبهم

هناك عدة تصنيفات للسجلات المحاسبية:

• حسب طبيعة السجلات:

1. ترتيب زمني - تنعكس البيانات عند تنفيذ المعاملات التجارية (على سبيل المثال، السجلات).
2. منهجي - يتم تجميع المعلومات على أساس إسنادها إلى حسابات محاسبية محددة (تحليل فرعي).
3. مشترك - يتم التسجيل على أساس مبدأ منهجي في الترتيب الزمني، والجمع بين العنصرين الأولين (مثال على ذلك دفتر الأستاذ العام).

• في المظهر:

1. كتب.
2. أوراق مجانية.
3. بطاقات.

ترتبط مشكلة الحساب الأساسي الآن في المقام الأول بحقيقة أن المعاملات تشغل مكانًا مهمًا في حجم التداول فرادىوأصحاب المشاريع الفردية، الذين غالبا ما تكون شهاداتهم الوثائقية غير موحدة، فإن برامج المحاسبة الخاصة تساعد كثيرا هنا، ولكن ليس كل رجل أعمال يستطيع تحمل تكاليفها.

إجابة

تعتمد صحة المحاسبة والاستنتاجات الإضافية منها على جودة تصميم المستند الأساسي والمعلومات الواردة فيه.

يتم تجميع المعلومات الواردة في المستندات الأولية المقبولة للمحاسبة وتنظيمها في سجلات المحاسبة، والتي تتم الموافقة على نماذجها أو متطلباتها من قبل الهيئة المعتمدة. يتم نقل بيانات السجلات المحاسبية في شكل مجمع إلى البيانات المالية.

تحدد الإدارة الأشخاص الذين لهم الحق في التوقيع على المستندات المحاسبية. في هذه الحالة، يمكن إنشاء تسلسل هرمي للتوقيع اعتمادًا على المنصب الذي يشغله، ومبلغ المال، ونطاق العملية وطبيعتها.

رجال الأعمال أو المنظمات التي تستخدم التوقيعات الإلكترونيةينبغي وضع ضمانات وضوابط مناسبة فيما يتعلق بالحق في استخدام التوقيعات الإلكترونية والوصول إليها.(17)

متطلبات إعداد الوثائق الأولية

1. يجب أن يتم القيد في المستندات الأولية بالحبر والقلم الكيميائي ومعجون قلم الحبر الجاف، وذلك بالاستعانة بالآلات الكاتبة والميكنة وغيرها من الوسائل التي تضمن سلامة هذه السجلات خلال المدة المحددة لحفظها في الأرشيف.

يحظر استخدام قلم رصاص بسيط للكتابة.

• 2. يجب أن تكون المستندات مرتبة بدقة، وأن تكون النصوص والأرقام مكتوبة بشكل واضح ومقروء.
• 3. يجب أن تكون الوثيقة مليئة بجميع التفاصيل. إذا لم يتم استيفاء أي طلب، يتم وضع شرطة في مكانه. يجب ملء التفاصيل الإلزامية دون فشل.
• 4. في المستندات النقدية يشار إلى المبلغ بالأرقام والكلمات.
• 5. يجب أن تكون المستندات الأولية مصدقة بالتوقيعات الشخصية لرئيس المنظمة أو كبير المحاسبين أو الأشخاص المعتمدين.
• 6. يجب أن تحتوي المستندات الأولية على نسخ من توقيعات الأشخاص المخولين.
• 7. يجب أن تكون المستندات الأولية مختومة بختم المنظمة، إذا كان ذلك منصوصًا عليه في النموذج والتشريعات الحالية. (18)

يجب على رئيس المنظمة، بالاتفاق مع كبير المحاسبين، الموافقة في شكل أمر على قائمة الأشخاص الذين يحق لهم التوقيع على المستندات المحاسبية الأولية.

في الوقت المناسب و تصميم الجودةالمستندات المحاسبية الأولية ونقلها إلى المواعيد النهائيةللتفكير في المحاسبة، فضلا عن موثوقية البيانات الواردة فيها، يتم ضمانها من قبل الأشخاص الذين قاموا بتجميع هذه الوثائق وتوقيعها.

يجب أيضًا تنظيم حركة المستندات الأولية في المحاسبة (التجميع أو الاستلام من كيانات الأعمال الأخرى، وقبول المحاسبة، والمعالجة، والنقل إلى الأرشيف) من خلال جدول زمني معتمد بأمر من الرئيس.

لتحذير كل من المديرين وفناني الأداء من ما هو غير متوقع عواقب سلبيةومن أجل توفير الوقت عند البحث عن المعلومات، فمن الضروري بعد تلقيها الوثائق المعياريةلإنشاء قاعدة لتسجيل الوثائق الأولية.

وهذا يعني أن جميع المستندات الأولية الصادرة والمملوءة بالمحاسبة يجب أن يكون لها معرف خاص بها - رمز (رقم فريد لمرة واحدة) يتم تعيينه لها عند التسجيل الإلزامي في إحدى مجلات التسجيل التي يجب فتحها في كل مؤسسة.

الإجراء لتجميع الوثائق:

• - الامتثال لجميع التفاصيل وأشكال الوثائق المحددة؛
• - الدقة والوضوح في عرض محتوى المعاملات التجارية في المستندات؛
• - توقيت تسجيل المعاملات التجارية، وكتابة النص بشكل واضح ودقيق ومقروء؛
• - شطب الأماكن الحرة في حالة عدم وجود الدعائم؛
• - بيان المبالغ بالأرقام والكلمات في جميع الوثائق القيمة؛ شطب الأخطاء حتى يمكن رؤية ما تم شطبه، والتصديق على النص الصحيح بتوقيع الشخص الذي أصدر الوثيقة؛
• -التصحيحات غير مسموح بها.(27)

تتطلب المستندات الأولية التي يتم إنشاؤها بطريقة آلية تأكيدًا خاصًا لموثوقية البيانات المستلمة، أي. ترخيص وحماية البيانات المسجلة من الاستلام غير المصرح به للمعلومات المتعلقة بها. يمكن إرسال أي نوع من المستندات عبر الفاكس، ولكن ليس مستند المحاسبة الأساسي، لأنه لا يحتوي على تأكيد بصحته. تقع مسؤولية إنشاء المستندات في الوقت المناسب وبجودة عالية ونقلها خلال الحدود الزمنية المحددة للتفكير اللاحق في المحاسبة على عاتق الأشخاص الذين قاموا بإعداد هذه المستندات وتوقيعها.

الحساب الأساسي ل مصنع التصنيع- هذا هو أساس المعلومات للإدارة، والذي تعتمد جودته بشكل مباشر على جودة المحاسبة. المحاسبة الأولية عبارة عن مجموعة من المعلومات والعمليات المنطقية مع المستندات المصاحبة لأي تدفقات مادية ومالية وعناصرها من مدخل إلى خروج المنشآت الإنتاجية والاقتصادية للمؤسسة والشركة ككل.

وبالتالي، فإن الوثائق الأولية تحمل معلومات حول جميع الأشياء والموضوعات الإنتاجية والاقتصادية وتفاعلاتها وتسمح بإجراء تقييم شامل لجميع عوامل الرقابة: الكمية والنوعية والمالية.(12)

كل يوم تقوم الشركة بالعديد من العمليات. يقوم المحاسبون بإصدار الفواتير للأطراف المقابلة وإرسال الأموال لهم، وحساب الرواتب والغرامات، وحساب الاستهلاك، وإعداد التقارير، وما إلى ذلك. ويتم إصدار العشرات من المستندات بمختلف أنواعها يوميًا: إدارية وتنفيذية وابتدائية. المجموعة الأخيرةله أهمية كبيرة لتشغيل المؤسسة.

ما هي "الوثائق الأولية"؟

يجب تأكيد كل حدث من أحداث الحياة الاقتصادية للمنظمة بالورق. يتم تشكيلها في وقت العملية أو مباشرة بعد الانتهاء منها. يتم إعداد الترحيلات وإعداد التقارير على أساس المعلومات المحددة في المستندات المحاسبية الأولية. قائمتهم كبيرة. في هذه المقالة سننظر في الوثائق الرئيسية والأكثر استخدامًا.

لماذا هناك حاجة إلى الابتدائي؟

الوثائق الأولية- عنصر لا يتجزأ من المحاسبة. كما ذكر أعلاه، يتم تشكيله في وقت المعاملة أو مباشرة بعد انتهاء العملية وهو دليل على حقيقة واحدة أو أخرى من الحياة الاقتصادية للمؤسسة.

قد تتضمن قائمة المستندات المحاسبية الأساسية لمعاملة واحدة ما يلي:

1. عقد.
2. يفحص.
3. شيك أمين الصندوق أو مستند دفع آخر.
4. بوليصة الشحن.
5. شهادة إتمام.

التفاصيل المطلوبة

يوجد حاليًا نماذج موحدة لمستندات المحاسبة الأولية. يتم استخدامها لتعكس معلومات حول عمليات مختلفة، على التوالي، قائمة الأعمدة فيها مختلفة. وفي الوقت نفسه، تحتوي جميع المستندات الأولية على تفاصيل إلزامية موحدة. فيما بينها:

1. الاسم التجاري.
2. عنوان الوثيقة (ل
3. تاريخ التكوين.
4. محتوى العملية التي تم إعداد الوثيقة من أجلها. على سبيل المثال، عند ملء الفاتورة، قد يشير العمود المقابل إلى "نقل المواد للمعالجة".
5. المؤشرات النقدية والطبيعية. يتم استخدام الأول لتعكس التكلفة، والأخير - الكميات والأوزان وما إلى ذلك.
6. مناصب الموظفين المسؤولين ("كبير المحاسبين"، "أمين مخزن"، إلخ).
7. توقيعات الأشخاص المشاركين في العملية.

نقطة مهمة

الوثيقة الأساسية التي تحتوي على جميع التفاصيل المطلوبة لها القوة القانونية.

يرجى ملاحظة أنه يمكن استخدام الأوراق المنفذة بشكل صحيح في الإجراءات القانونية كدليل على صحة (أو بطلان) المطالبات. يتم إعداد العديد من المستندات من قبل المقاولين. من الضروري التحقق بعناية من صحة التنفيذ وعدم وضع توقيعات للموردين (المقاولين، وما إلى ذلك) بأي حال من الأحوال، إذا لم يفعلوا ذلك.

من الضروري تخزين الوثائق الأصلية بعناية.

هل تحتاج إلى الطباعة الأولية؟

من الناحية العملية، يقدم العديد من الأطراف المقابلة ادعاءات بشأن غيابها في نموذج TTN وبعض المستندات الأخرى. تذكر أنه منذ عام 2015، تم إعفاء معظم المنظمات من التزام الحصول على الختم. يمكن لهذه الشركات استخدامه وفقًا لتقديرها الخاص. إذا كان الأمر كذلك، فيجب تسجيل المعلومات المتعلقة بوجوده في السياسة المحاسبية.

وفي حال أصر الطرف المقابل على استخدام الختم عند التسجيل الأساسي، ويحق للشركة عدم وضعه لأسباب قانونية، فيجب إرسال إشعار كتابي مناسب إلى الطرف المقابل مع الإشارة إلى اللوائح المنظمة لهذا الموضوع.

معاهدة

إذا كان الطرف المقابل شريكا طويل الأجل، فمن الممكن تماما إبرام اتفاقية لعدة معاملات. في هذه الحالة، من المهم أن تحدد بوضوح المواعيد النهائية للوفاء بالالتزامات، وتسلسل وإجراءات الحساب، والفروق الدقيقة الأخرى. يجوز إبرام العقد لبيع البضائع أو تقديم الخدمات أو أداء العمل. تجدر الإشارة إلى أن القانون المدني يسمح أيضًا بإبرام الاتفاق شفهيًا. ومع ذلك، في النشاط الرياديوكقاعدة عامة، يتم استخدام أشكال العقود المكتوبة.

يفحص

في هذه الوثيقة، يشير المورد إلى المبلغ الذي سيتم تحويله إلى الطرف المقابل مقابل المنتج أو الخدمة أو العمل. عند إجراء الدفع، يُفترض بشكل افتراضي أن الشخص المعني يوافق على المعاملة.

يجب أن تتضمن الفاتورة ما يلي:

1. عنوان الوثيقة.
2. اسم الخدمات (السلع، الأعمال) التي يتم الدفع مقابلها.
3. سعر.
4. المبلغ الإجمالي.
5. بيانات الدفع.

حاليا، يتم تضمين القائمة الكاملة للمستندات المحاسبية في برنامج 1C، لذلك تتم معالجتها تلقائيا.

يرجى ملاحظة أن الفاتورة ليس لها قيمة خاصة بالنسبة للسلطات التنظيمية. وفيه يحدد البائع السعر المحدد. من وجهة نظر المحاسب، الفاتورة هي الوثيقة الأساسية الأكثر أهمية، والتي على أساسها مداخيل حسابية.

نوع الفاتورة هو فاتورة. تحتوي هذه الورقة على سطر خاص لتحديد مبالغ ضريبة القيمة المضافة.

وثائق الدفع

يمكنك تأكيد حقيقة الدفع عن طريق شيك مصرفي أو مستند آخر مماثل. يؤكد الدفع حقيقة الدفع مقابل توريد المنتجات والخدمات والعمل. يتم تحديد نوع المستند المحدد اعتمادًا على طريقة الدفع: نقدًا أو عن طريق التحويل المصرفي.

أحد وثائق التسوية الأكثر شيوعًا هو أمر الدفع. هو أمر من صاحب الحساب للبنك بتحويل الأموال إلى الحساب المحدد. يمكن استخدام المستند عند الدفع مقابل الخدمات والسلع ودفع السلفة وسداد القرض وما إلى ذلك.

في حالة الاستقطاعات من الميزانية يتم تعبئة الحقل 22 "الكود". في أمر دفعيشير هذا العمود إلى UIN (المعرف الفريد). وبفضله تتعرف السلطة المالية على الدافع.

يمكن ملء حقل "الرمز" في أمر الدفع بطرق مختلفة. يعتمد ذلك على مدى وفاء الموضوع بالالتزام بالميزانية: طوعًا أو بناءً على طلب الهيئة التنظيمية.

بوليصة الشحن

يتم إعداد نموذج TTN من قبل المرسل. هو الأساس لنقل البضائع إلى المستلم. تم إعداد الوثيقة في 4 نسخ. وفقًا لـ TTN، يأخذ البائع في الاعتبار البيع، والمشتري - يصل تسليم البضائع.

يرجى ملاحظة أنه يتم إعداد TTN أثناء نقل البضائع لوحدكالشركات. إذا تم النقل من قبل شركة خارجية، فسيتم إصدار نموذج 1-T.

آخر نقطة مهمة: يجب أن تتطابق المعلومات الموجودة في TTN مع المعلومات الموجودة في الفاتورة.

شهادة إتمام

يتم إعداد هذه الوثيقة بين العميل والمورد. الفعل هو تأكيد لأداء العمل، وتقديم الخدمات بتكلفة متفق عليها ضمن الشروط التي تحددها الاتفاقية. ببساطة، هذا هو تقرير المقاول للعميل.

في الوقت الحالي، لم تتم الموافقة على الشكل الموحد للقانون. يحق للمؤسسة تطوير نموذج من تلقاء نفسها وإصلاحه في السياسة المحاسبية.

التفاصيل الرئيسية لهذا الفعل هي:

1. رقم وتاريخ التسجيل في الوثائق المحاسبية.
2. تاريخ إعداد.
3. تفاصيل العقد الذي تم بموجبه تشكيل الفعل.
4. الوقت والحجم وتكلفة العمل.
5. تفاصيل الحساب الذي سيتم الدفع إليه.
6. اسم العميل والمقاول.
7. توقيعات أطراف الصفقة.

يتم وضع الفعل دائمًا في نسختين.

نموذج م-15

يستخدم هذا الاختصار للإشارة إلى فاتورة إصدار البضائع لطرف ما. تجدر الإشارة إلى أن هذه الوثيقة ليست إلزامية، ولكنها غالبا ما تستخدم من قبل الشركات.

يتم إصدار فاتورة للإفراج عن المواد إلى الجانب إذا كان من الضروري نقل الأشياء الثمينة من المكتب الرئيسي (الرئيسي) إلى الأقسام البعيدة أو الشركات الأخرى (إذا كانت هناك اتفاقية خاصة).

قواعد التسجيل ف. م-15

في الجزء الأول من الورقة، يتم لصق رقم، وفقًا لتدفق المستندات الخاص بالمؤسسة. هنا يجب عليك أيضًا الإشارة إلى الاسم الكامل للشركة وOKPO.

يعكس الجدول الأول تاريخ إعداد المستند، ورمز المعاملة (إذا تم استخدام النظام المناسب)، واسم الوحدة الهيكلية، ونطاق المؤسسة التي تصدر الفاتورة.

وبالمثل، يتم الإشارة إلى معلومات حول المستلم والشخص المسؤول عن التسليم. فيما يلي رابط للمستند الذي تم بموجبه إصدار الفاتورة. يمكن أن يكون عقدًا أو أمرًا أو ما إلى ذلك.

في الجدول الرئيسي، يشير العمودان 1 و2 إلى الحساب الفرعي للمحاسبة والرمز المحاسبة التحليليةجميع المواد المراد شطبها.

• اسم المواد التي تشير إلى الخصائص الفردية والعلامة التجارية والحجم والدرجة؛
• رقم العنصر (إذا لم يكن هناك، فلن يتم ملء الخلية)؛
• رمز الوحدة؛
• اسم وحدة القياس
• كمية البضائع المنقولة؛
• معلومات حول العناصر الفعلية التي تم إصدارها من المستودع (يملأها صاحب المتجر)؛
• التكلفة الإجمالية للمواد.
• السعر بدون ضريبة القيمة المضافة؛
• مبلغ ضريبة القيمة المضافة المخصصة؛
• التكلفة الإجمالية مع ضريبة القيمة المضافة؛
• عدد المخزون من المواد؛
• رقم جواز السفر (إن وجد)؛
• رقم السجل وفقا لبطاقة الحساب.

يتم توقيع الفاتورة من قبل المحاسب والموظف المسؤول عن إخراج الأشياء الثمينة من المستودع والمستلم.

التقارير المسبقة في "1C"

يعد تكوين وثائق التقارير أحد الإجراءات الأكثر شيوعًا للمحاسب. تتم معالجة العديد من المدفوعات النقدية وثائق مسبقة. وتشمل هذه نفقات السفر والمشتريات التجارية وما إلى ذلك.

غالبًا ما يتلقى موظفو المؤسسة أموالاً من مكتب النقد لتغطية نفقات الأسرة. بعد الحصول على الأشياء الثمينة اللازمة (على سبيل المثال، القرطاسية)، يقوم الموظفون بتقديم التقارير وتقديم المستندات الداعمة إلى قسم المحاسبة.

ويجب على المحاسب بدوره تسجيل جميع النفقات في النظام المحاسبي. يفتح" تقارير النفقات"في" 1C "يمكنك ذلك في قسم" البنك ومكتب النقد "، القسم الفرعي" مكتب النقد ". يتم إدخال مستند جديد عن طريق زر" إنشاء ".

في الجزء العلوي من النموذج هي:

1. الاسم التجاري.
2. المستودع الذي سيتم فيه إضافة الأشياء الثمينة المستلمة حديثًا.
3. الموظف المسؤول عن الأموال المستلمة مقابل التقرير.

يحتوي المستند على 5 إشارات مرجعية. في قسم "الدفعات المقدمة"، حدد المستند الذي تم إصدار الأموال من أجله:

1. وثيقة المال.
2. أمر نقدي للحساب.
3. السحب من الحساب.

إذا تم شراء البضائع بالأموال الصادرة، فإنها تنعكس في علامة التبويب التي تحمل نفس الاسم. في قسم "الحاوية"، قم بالإشارة إلى معلومات حول الحاوية القابلة للإرجاع (على سبيل المثال، زجاجات المياه). تعكس علامة التبويب "الدفع" معلومات حول المبالغ النقدية المدفوعة للموردين لشراء شيء ما أو الصادرة مقابل تسليم قادم.

في قسم "أخرى"، تتم الإشارة إلى بيانات نفقات السفر: البدل اليومي، وتكاليف الوقود، والتذاكر، وما إلى ذلك.

شكل "عالمي".

في قائمة المستندات المحاسبية الأولية، هناك ورقة واحدة يمكن استخدامها في مجموعة متنوعة من المواقف. يتم استخدامه في تشكيل كل من المحاسبة و إقرار ضريبي. يتعلق الأمر بالمحاسبة. النموذج مطلوب، إذا لزم الأمر، لتصحيح الخطأ الذي حدث. بالإضافة إلى ذلك، تعد الوثيقة ضرورية عند إجراء العمليات التي تتطلب شرحًا وانعكاسًا للحساب وتأكيد المعاملات في حالة عدم وجود أوراق أخرى.

فارق بسيط

تجدر الإشارة إلى أن المؤسسة لها الحق في تأكيد أداء المعاملات التي لا تتطلب تنفيذ النماذج القياسية (القياسية والموحدة) ليس بمساعدة شهادة، ولكن من خلال وثائق محاسبية أولية تم تطويرها بشكل مستقل. ومع ذلك، يجب أن تكون قائمتهم ثابتة في السياسة المالية للشركة.

قواعد تجميع الشهادة

لم تتم الموافقة على نموذج موحد واحد لهذه الوثيقة. وبناء على ذلك، يمكن للمتخصصين تجميعها في شكل مجاني أو استخدام القوالب التي تم تطويرها في المؤسسة. المعلومات الإلزامية التي يجب تضمينها في الشهادة تشمل:

1. معلومات عن المؤسسة.
2. تاريخ وأسباب التجميع.
3. أساسي المستندات المحاسبيةوالسجلات المحاسبية التي ترفق بها الشهادة.
4. توقيع الموظف المسؤول.

يمكنك الكتابة على ورقة بيضاء عادية بحجم A4 أو على ورق رسمي للشركة.

عند التجميع، يجب أن تكون حريصًا جدًا على عدم ارتكاب الأخطاء. وكلما كان المرجع أكثر تفصيلا، قل عدد الأسئلة الإضافية التي يطرحها المفتشون.

يجب أن تحتوي الوثيقة، بالطبع، على معلومات موثوقة فقط. إذا تم العثور على أخطاء أثناء الكتابة، فمن الأفضل تقديم شهادة مرة أخرى.

ميزات التخزين

يجب الاحتفاظ بكل ما يتعلق بالمستندات المحاسبية الأولية في المؤسسة لمدة 5 سنوات على الأقل. يبدأ حساب هذه الفترة من تاريخ نهاية فترة التقرير التي صدرت فيها الأوراق.

بالإضافة إلى ذلك

يمكن إصدار الابتدائي في الورق أو في شكل إلكتروني. في مؤخراعلى نحو متزايد، الشركات تختار إدارة الوثائق الإلكترونية. وهذا أمر مفهوم: تستغرق معالجة الأوراق وإرسالها وقتًا أقل بكثير.

يجب أن تكون المستندات الإلكترونية مصدقة من خلال التوقيع الرقمي (المعزز أو التقليدي - بالاتفاق بين الأطراف المقابلة).

مسؤولية

المستندات الأولية - عنصر رئيسي مهمالحياة الاقتصادية للمؤسسة. وفي غيابها، ستواجه الشركة عقوبات خطيرة من السلطات التنظيمية. سيتم أيضًا فرض عقوبات في حالة اكتشاف أخطاء في الوثائق الأولية والمعلومات غير الدقيقة.

يستلزم انتهاك اللوائح عقوبة ليس فقط وفقًا لقانون الضرائب، ولكن أيضًا وفقًا لقانون الجرائم الإدارية. وإذا كانت هناك أسباب، يجوز أيضًا محاكمة الجناة.

خاتمة

يمكن استخدام مجموعة متنوعة من المستندات في عمل المؤسسة. وفي الوقت نفسه، قد يكون لبعضها شكل موحد، وقد يتم تطوير بعضها بشكل مستقل من قبل الشركة. وبغض النظر عن ذلك، يجب أن تكون جميع التفاصيل المطلوبة موجودة في المستندات.

تمارس بعض الشركات استخدام المستندات المجمعة. نحن نتحدث عن نماذج موحدة، تستكمل وفقا لخصائص المنظمة.

من المهم أن تعكس الأنواع المختارة من الوثائق الأساسية في السياسة المحاسبية للمؤسسة. في سياق أنشطة الشركة، قد تنشأ الحاجة إلى وثائق جديدة. إذا تم تطويرها من قبل المؤسسة، فيجب ذكرها في السياسة المحاسبية.

يرجى ملاحظة أنه يمكن للطرف المقابل أيضًا تطوير أشكال معينة من الأوراق المالية بشكل مستقل. من الضروري الإشارة في السياسة المالية إلى أن المؤسسة تقبل مثل هذه المستندات من الأطراف المقابلة.

لإصلاح العديد من المعاملات، لا يجوز للمؤسسات استخدام نماذج موحدة من الوثائق الأساسية. ومع ذلك، إذا كان الأمر يتعلق المعاملات النقديةثم يتم إصدارها حصريًا بموجب أوامر معتمدة ومستندات دفع أخرى.

تعمل الوثائق الأولية كأساس لإجراء الإدخالات المحاسبية في السجلات المحاسبية. تم تصميم هذه النماذج لتسجل على الورق موثوقية حقيقة المعاملة التجارية التي أدت إلى تغيير في الوضع الاقتصادي للمؤسسة. وينظم القانون تسجيل المنظمة الأساسية. يجب أن يتوافق كل قالب مع متطلبات القانون الصادر في 6 ديسمبر 2011 رقم 402-FZ.

نماذج وأنواع الوثائق الأولية

يمكن توحيد نماذج المستندات الأولية التي تستخدمها كيانات الأعمال وتطويرها من قبل أطراف المعاملة بشكل مستقل. تمت الموافقة على قائمة النماذج القياسية الإلزامية للاستخدام في مواقف محددة بموجب القانون. في مثل هذه العينات، لا يحق للمنظمات تغيير الهيكل أو المحتوى بشكل مستقل. يمكن للشركة إنشاء مستندات غير موحدة، مع مراعاة تفاصيل أنشطتها. وهي تخضع لموافقة القوانين المحلية للشركة.

يتضمن تصنيف الوثائق الأولية التقسيم إلى أشكال الاستخدام الداخلي والخارجي. تصف المستندات الداخلية المعاملات التي تؤثر على أنشطة مؤسسة واحدة - الشركة التي قامت بتجميع هذه الشهادة. تم تصميم تلك الخارجية لإصلاح المعاملات ونتائجها بين اثنين أو أكثر من المشاركين.

بالنسبة للنماذج الداخلية، يكون التقسيم نموذجيًا إلى المجموعات التالية:

1. النوع الإداري – يستخدم لإصدار التعليمات والتعليمات الوحدات الهيكليةوالموظفين.
2. يتم استخدام النسخة التنفيذية من القوالب لعرض المعاملات التي تمت في الفترة الحالية.
3. وثائق المحاسبة - الغرض منها هو تنظيم مجموعة الأحداث بأكملها وتلخيص المعلومات الوثائقية المستلمة ( مثال رئيسي- السجلات).

تشمل السجلات المحاسبية الكتب والمجلات والبطاقات المحاسبية. يمكن تقسيم هذا النوع من الوثائق إلى أنواع فرعية تختلف في طريقة تعبئتها وصيانتها:

• التسلسل الزمني - يتم عرض جميع العمليات فيها بما يتفق بدقة مع التسلسل الزمني الفعلي للأحداث؛
• منهجي (مثال - دفتر النقدية)؛
• مجموع؛
• تحليلي.
• اصطناعية، تنطوي على توزيع المبالغ حسب الحسابات المحاسبية المعممة.

قد تأخذ الوثائق الأولية شكل اتفاق بين الأطراف المقابلة، وفاتورة الدفع، ومذكرة الشحن، وأعمال القبول وتسليم المهام المكتملة. تتضمن المستندات الأولية مجموعة من نماذج التسويات مع الموظفين. تتضمن هذه الفئة الجداول الزمنية وكشوف المرتبات.

ملحوظة!يتم إضفاء الطابع الرسمي على ترحيل أصول المؤسسة والتخلص منها باستخدام الأساسي. تتميز هذه الفئة من المستندات بوجود نماذج قياسية. في السابق، كانت إلزامية لجميع الكيانات التجارية. والآن تقرر كل منظمة بنفسها ما إذا كانت ستستخدم النماذج الموصى بها أو تطور قوالبها الخاصة.

يتم إيلاء اهتمام خاص في الممارسة المحاسبية لسجل النقد الأساسي. إنه موحد. يمكن أن يؤدي تغيير مجموعة التفاصيل أو بنية القالب إلى الحرمان حتى من شكل موقع من القوة القانونية. تتضمن هذه المجموعة جميع أنواع المستندات التي توضح استلام الأموال في مكتب النقد والتصرف فيها. وهي تشمل دفتر النقدية، الذي يلخص مجموعة كاملة من الإجراءات النقدية.

تصنيف المؤسسات الأولية حسب مراحل ريادة الأعمال

اعتمادا على المرحلة التي يقع فيها العمل حاليا، يتم استخدام شكل أو آخر من أشكال الوثائق المحاسبية الأولية. عادة يمكن تقسيم المعاملات، من حيث تقديم المستندات، إلى ثلاث مراحل.

1. تحديد شروط الصفقة.يتفاوض الشركاء ويتوصلون إلى إجماع يناسب كلا الطرفين. لم يتم تداول الأموال والسلع بعد، ولم يتم تقديم الخدمات بعد، ولم يتم إنجاز العمل، ولكن كل شيء جاهز لبدء التفاعل. الأنواع التالية من المرحلة الابتدائية ستكون نتيجة هذه المرحلة:
   • العقد (أشكال مختلفة ممكنة)؛
   • فاتورة للدفع.
2. مكافأة الصفقة.يمكن أن يتم الدفع في شكل مختلف. هذه النقطة المهمة تم إصلاحها من خلال المصدر الأساسي الذي يؤكد تحويل الأموال:
   • إذا لم يتم الدفع نقدًا، فسيتم تأكيده من خلال مستخرج من الحساب الجاري، أو شيك من محطة الدفع، وما إلى ذلك؛
   • إذا تم تحويل الأموال "نقداً"، فسيتم التأكيد إيصال الدفع، نموذج إبلاغ صارم أو إيصال لأمر استلام نقدي.
3. نقل البضائع، تقديم الخدمات، أداء العمل. لقد قام الجانب بالدفع، والآن حان الوقت للجانب الآخر للوفاء بالتزاماته. وحقيقة أنها فعلت ذلك بحسن نية، وليس للطرف الأول أي مطالبات، ستدل على ذلك المستندات الأولية التالية:
   • بوليصة الشحن (إذا تم نقل البضائع)؛
   • إيصال المبيعات (يمكن إصداره مع إيصال نقدي أو إصداره كمستند واحد)؛
   • فعل الخدمات المقدمة (أو العمل المنجز).

وهذه المستندات مطلوبة لتقديم الضريبة، لأنها تؤكد النفقات التي تحملها الطرف الأول، مما يؤثر بشكل مباشر على الوعاء الضريبي.

مراقبة وتخزين وتنظيم محاسبة الوثائق الأولية

يجب تنظيم المحاسبة الخاصة بالوثائق الأولية بحيث يمر كل نموذج عبر نظام التسجيل داخل المؤسسة. يعد ذلك ضروريًا لتقليل مخاطر فقدان الشهادات والنماذج الأخرى. يبدأ الكاتب أو أي شخص مسؤول آخر بسجلات تسجيل الوثائق. تتم معالجة جميع النماذج الواردة على أنها واردة. الصادرة هي النماذج التي يتم إنشاؤها داخليًا بواسطة المؤسسة (بغض النظر عما إذا تم إصدارها إلى أطراف ثالثة أو بقائها في المؤسسة).

يجب أن تمر الوثائق الواردة بعدة مراحل من المحاسبة والتسجيل:

1. قبول.
2. المعالجة الأولية.
3. التوزيع حسب أنواع النماذج والغرض منها.
4. التسجيل في دفاتر المحاسبة مع وضع الختم على المستند وتخصيص رقم وارد مع تاريخ القبول.
5. الاطلاع من قبل إدارة الشركة (عندما يطلع المدير على المكاتبات الواردة يضع القرارات عليها).
6. تنفيذ الوثيقة.

للتنظيم نظام فعالسير العمل والتأكد من سلامة النماذج، من الضروري تطوير واعتماد جدول سير العمل مع تسمية الحالات. من الضروري في الجدول الكشف عن مراحل التسجيل، وتسجيل المستندات، وإجراءات نقلها إلى التخزين، مع الإشارة إلى الإطار الزمني، وقائمة الموظفين المسؤولين عن كل خطوة.

من الضروري الاحتفاظ بالوثائق الأولية المنفذة والمنعكسة في المحاسبة لمدة 5 سنوات على الأقل. ينص قرار وزارة الثقافة المؤرخ في 25 أغسطس 2010 رقم 558 على تصنيف النماذج مع الإشارة إلى توقيت تقديمها إلى الأرشيف:

• يجب أن تظل الوثائق الإدارية متاحة لمدة 75 عامًا (إذا كانت الأوامر والتعليمات تؤثر على سير الأعمال الأساسية للشركة) أو 5 سنوات، بشرط أن يعكس النموذج حل المشكلات الإدارية؛
• تخضع النماذج المصاحبة لتنفيذ المعاملات التجارية للتخزين لمدة 3-5 سنوات.

مرجع! القانون رقم 402-FZ في الفن. 29 فترة التخزين تقتصر على 5 سنوات. قانون الضرائبينص على ضمان سلامة وتوافر الوثائق المحاسبية لمدة 4 سنوات على الأقل.

يتم توفير شروط وفترات تخزين خاصة لمثل هذه النماذج:

1. لا يمكن أرشفة المستندات التي تعكس رسملة الأصول الخاضعة للاستهلاك لمدة 4 سنوات من تاريخ شطب هذه الخاصية.
2. إذا تم إعداد الوثائق الأولية في فترة حدوث الخسارة، والتي يتم استخدامها لتقليل مبلغ ضريبة الدخل، فيجب تخزينها حتى يتوقف التأثير على القاعدة الخاضعة للضريبة لنتائج عدم الربحية.
3. يجب الاحتفاظ بعمليات التوصيف الأولية لنشوء المستحقات لمدة 4 سنوات من تاريخ الاعتراف بالديون المستحقة على أنها غير قابلة للتحصيل (في حالة حدوث مثل هذه الحقيقة).

بالنسبة للنماذج الإلكترونية، تكون فترات الاحتفاظ مماثلة للمستندات الورقية. يجب أن يتم تنفيذ إجراء شطب الانتخابات التمهيدية بمشاركة لجنة تم إنشاؤها خصيصًا.

الموافقة على نماذج الوثائق الأولية

يمكن لكيانات الأعمال تطوير الوثائق الأولية غير الموحدة بشكل مستقل. بالنسبة لمثل هذه النماذج، فإن المعيار الرئيسي للامتثال لقواعد القانون هو الامتثال لمعايير القانون رقم 402-FZ من حيث التفاصيل الإلزامية:

• عنوان الوثيقة؛
• تاريخ التسجيل؛
• معلومات عن الشركة التي تشكل النموذج الذي يمكن من خلاله تحديد المؤسسة؛
• محتوى المعاملة التجارية المعروضة التي تشير إلى تقييم موضوع المعاملة؛
• تخفيض العدادات الطبيعية والقيم الكمية؛
• وجود توقيعات المسؤولين المسؤولين (مع الإشارة الإلزامية إلى مناصبهم وأسمائهم الكاملة).

يتذكر!لاستخدام القوالب المطورة ذاتيًا كوثائق أساسية، من الضروري الموافقة عليها بموجب قانون محلي للمؤسسة.

تنتمي مستندات النقد والدفع إلى مجموعة من النماذج المنظمة بشكل صارم. لا يجوز للمؤسسات، بموجب أمرها أو أي أمر آخر، إزالة الخطوط أو الخلايا منها أو تغيير هيكلها. يمكن للمؤسسات إجراء تعديلاتها الخاصة على القوالب غير الموحدة وإضافة كتل المعلومات وإزالتها. عند تطوير نماذج جديدة بشكل مستقل، يمكنك أخذ عينات قياسية كأساس.

للموافقة على الابتدائي يمكنك إخراج الأمثلة الخاصة به في تطبيق منفصل للسياسة المحاسبية. الخيار الثاني - لكل نموذج، يصدر الرأس أمرا للمؤسسة. يشير نص الأمر إلى معلومات حول إدخال أشكال جديدة من الوثائق في المحاسبة، والتي يجب إعدادها وفقًا لنموذج واحد. يتم تضمين النماذج نفسها في الطلب في شكل طلبات مستقلة.

إذا كانت المنظمة ستستخدم النماذج القياسية الموصى بها من قبل الإدارات ذات الصلة لتعكس المعاملات الفردية، فلن تحتاج هذه النماذج إلى الموافقة عليها من خلال القوانين الداخلية. لإصلاح مثل هذا القرار، يكفي إجراء إدخال في السياسة المحاسبية بشأن استخدام القوالب الموحدة.

عند إدخال أشكال جديدة من المستندات في نظام إدارة المستندات، فمن المستحسن الموافقة عليها بأمر.

ما الذي يجب أن يتذكره المحاسب دائمًا؟

الحالة المثالية للوثائق الأولية - شرط ضروريلا توجد مشاكل مع عمليات التدقيق الضريبيوالمراجعات، وإثبات البراءة في نزاع مع الطرف المقابل، وما إلى ذلك. نقدم عددًا من الفروق الدقيقة الهامة، والتي يجب أن يتذكرها المحاسب دائمًا عند العمل مع المستندات الأساسية.

1. الابتدائي هو الدليل الوحيد.بدون الوثائق الأولية، من المستحيل إثبات حقائق التسليم أو التكاليف أو الوفاء أو عدم استيفاء شروط المعاملة. لن تصبح المحكمة أيضًا مساعدًا - فهناك سوابق عندما تم رفض المدعين أو ترك المدعى عليهم مطالباتهم بسبب عدم وجود أدلة على مراحل معينة من المعاملة بسبب عدم وجود عدد من الوثائق الأولية.

   مهم!بدون "الابتدائي" في حالات نادرة، من الممكن إثبات حقيقة تقديم الخدمات: قد تأخذ المحكمة في الاعتبار آراء الخبراء الإضافية والوثائق الداعمة. إذا تم إثبات حقيقة أداء العمل، فإن عدم وجود سند موقع من العميل لا يعفيه من الدفع.

2. أفضل بدون أخطاء، ولكن العيوب البسيطة ليست محفوفة بالمخاطر. حلم فظيعأي محاسب - رفض استرداد ضريبة القيمة المضافة بسبب البيانات غير الصحيحة في المستندات الأولية. أما إذا كانت الأخطاء بسيطة فلا يجوز إنكار الخصم. يتم تنظيم أهمية الأخطاء بموجب الجزء 2 من الفن. 9 القانون الاتحاديبتاريخ 06 ديسمبر 2011 رقم 402-FZ "في المحاسبة". وقد أكدت السلطات الضريبية ذلك في خطاب رقم GD-4-3/2104@ بتاريخ 12 فبراير 2015). الشيء الرئيسي هو أن البيانات المقدمة تشهد بدقة على حقيقة الدفع وتسليم البضائع (تقديم الخدمات). لذلك، على سبيل المثال، إذا لم يتضمن بوليصة الشحن إشارة إلى العقد أو لم يتم الإشارة إلى وزن البضائع، فهذا عيب، ولكنه ليس سببًا لرفض ضريبة القيمة المضافة. ولكن إذا كان اسم وتاريخ المستند، والتكلفة الإجمالية للبضائع وعدد من التفاصيل الإلزامية الأخرى مفقودة، فقد تعتبر المحكمة مثل هذه المعاملة غير واقعية.
3. احذروا التوقيع المزيف!إذا تم تزوير توقيعات الأشخاص المسؤولين على المستندات، أو تم توقيع الوثيقة من قبل شخص ليس لديه صلاحية القيام بذلك، فلن يتم الاعتراف بمثل هذا الابتدائي من قبل السلطات. بالإضافة إلى ذلك، من المهم جدًا أن يكون التوقيع مكتوبًا بخط اليد - وستكون رسائل الفاكس غير صالحة.
4. لا يتم استبدال الأساسي مع خطأ.على سبيل المثال، إذا كان من الممكن إعادة كتابة الفواتير التي تم العثور على خطأ فيها عن طريق إصدار مستند جديد مصحح بنفس التفاصيل، فلن يعمل هذا الرقم مع الوثائق الأساسية. على الرغم من حقيقة أن المحاكم تعترف في بعض الأحيان بالمستندات التصحيحية، فمن الأفضل تصحيح الخطأ وفقًا لقواعد الفن. 7 من "قانون المحاسبة" - أدخل تاريخ التصحيح في الوثيقة وصادق عليه بتوقيعات الأشخاص المخولين.
5. ليست هناك حاجة للترجمة دائما.وبطبيعة الحال، يتم تجميع الابتدائي على لغة الدولة. ولكن في بعض الأحيان ترجمة الكلمات الفردية من لغة اجنبيةتبين أنه غير مناسب، على سبيل المثال، إذا كان اسم علامة تجارية أو منتج.
6. الابتدائية الإلكترونية - فقط مع EDS. اليوم ليس من الضروري أن يقتصر الأمر على الشكل الورقي للوثائق الأولية، فالقانون يسمح أيضًا بالوسائط الإلكترونية. ولكن لن يتم معادلته بالورق إلا إذا تم اعتماده بتوقيع رقمي مؤهل. يُسمح بـ EDS غير المؤهل فقط في بعض الحالات المنصوص عليها خصيصًا حالات خاصة، والابتدائية غير متضمنة فيها.

يعد نشاط قسم المحاسبة جزءًا لا يتجزأ من عمل المؤسسة. أنها تنطوي على تنفيذ أكثر من غيرها إجراءات مختلفة- من الحساب إلى التسجيل وصيانة الوثائق الأولية. كما تختلف درجة مسؤولية الشركة أو المشرف المباشر عليها عن الأخطاء التي ارتكبت بشكل كبير: إذا كانت تتعلق بمشاكل داخلية بحتة، فلا داعي للحديث حتى عن الغرامة؛ إذا كنا نتحدث عن مستندات الدفع، والتي يتم على أساسها دفع الضرائب لاحقًا، فقد لا يواجه الجاني عقوبة مالية فحسب، بل قد يواجه أيضًا السجن. ولهذا السبب فهو جيد العمل المنظممع الإشارة الأولية إلى مجالات العمل ذات الأولوية للكيان القانوني.

يتم استخدام مصطلح "الوثائق الأولية"، على عكس أو ما شابه ذلك، حصريًا في المحاسبة، والتي يتم اتخاذ قرار مشترك إذا لزم الأمر القضايا التنظيميةيسبب صعوبات لممثلي الإدارات الأخرى للمؤسسة. أدناه سيتم وصف ما هي المنظمة الأساسية ككل، بالإضافة إلى قائمة إرشادية بالوثائق المدرجة فيها.

ما هي الوثائق المحاسبية الأولية؟

ومن الغريب أن القانون المعياري الرئيسي المستخدم في تنظيم عمل قسم المحاسبة هو القانون الاتحادي "بشأن محاسبة» رقم 402-FZ، المعتمد في 6 ديسمبر 2011 والذي يتضمن تعديلات بتاريخ 29 يوليو 2018، لا يعطي تعريفًا لا لبس فيه لهذه العبارة. وفقًا للفقرة 1 من المادة 9 من القانون المذكور، يمكن تصنيف أي أوراق منفذة بشكل صحيح ومصدقة رسميًا، والتي تعكس حلقة أو أخرى من الحياة الاقتصادية للمؤسسة، على أنها وثائق أولية.

وتشمل هذه الأحداث استلام الأموال مقابل المنتجات التي توفرها الشركة، أو الخدمات المقدمة أو العمل المنجز، أو على العكس من ذلك، تحويل الأموال على حساب الاستحواذ على عناصر المخزون. بناءً على طلب رئيس المؤسسة (الفقرة 4 من نفس المادة)، قد تتضمن قائمة المستندات المحاسبية الأولية أيضًا معلومات عن التسويات المتبادلة التي لا تتعلق بالمعاملات المالية.

مهم:المعيار الرئيسي للتوثيق الأولي في المحاسبة هو وجود حقيقة تحويل الأموال من شخص واحد (موظف، رجل أعمال فردي، شركة) إلى آخر. وبالتالي، لن يتم إدراجه في قائمة المنظمات الأساسية تحت أي ظرف من الظروف، ولكن أمر نقدي وارد أو صادر بالكامل.

معمدة تخزين المستندات الأولية في قسم المحاسبة لا تقل عن خمس سنواتمن سنة التسجيل. كما تظهر الممارسة، غالبا ما يطلب ممثلو دائرة الضرائب الفيدرالية منظمة أولية في السنة الأولى أو الثلاثة؛ في المستقبل، يمكن نقل الأوراق للتخزين إلى الأرشيف، وبعد ذلك فترة محددة- التدمير وفقًا للوائح الداخلية للمؤسسة ومتطلبات التشريعات المحلية.

ومع ذلك، نظرًا لأنه في الممارسة البيروقراطية الروسية، عادة ما يكون التخلص من المستندات أكثر صعوبة من الاستمرار في تخزينها، ويمكن ترك الوثيقة الأساسية التي أصبحت غير ضرورية في الأرشيف طالما كانت هناك مساحة كافية؛ لا توجد عقوبات على ذلك سواء بموجب القانون الاتحادي المحدد رقم 402-ФЗ أو القوانين التنظيمية الأخرى.

بالإضافة إلى ذلك، يمكن إسناد صيانة الوثائق الأولية إلى واحد أو أكثر من موظفي المؤسسة، اعتمادًا على مؤهلاتهم وعدد الموظفين. إذا كانت الحالة تتعلق برجل أعمال فردي ليس لديه المتخصصين المناسبين تحت قيادته، فيحق له ذلك اختيار الخاصةأو إعداد المستندات بأنفسهم، أو إشراك شركات خارجية تقدم مثل هذه الخدمات.

قائمة الوثائق المحاسبية الأولية

في الطبعة الأخيرةالقانون الاتحادي رقم 402-FZ (أو بالأحرى، في الفقرة 4 من المادة 9 من الوثيقة)، يتم نقل الحق في تحديد الوثائق التي تنتمي إلى الأساسي إلى الرأس ( إلى الرئيس التنفيذي، مدير) المؤسسة. وفقا للممارسة المعمول بها، فإنه يوقع القائمة التي أعدها كبير المحاسبين بالفعل، على الرغم من أنه يمكنه تولي المهمة (من تحليل الأنشطة إلى تلخيصها) بالكامل على عاتقه.

لذلك، ليست هناك حاجة للحديث عن قائمة واحدة من الوثائق الأولية؛ يمكننا فقط تسمية الأوراق الأكثر شيوعًا في قائمة الأوراق هذه:

1. معاهدة. النقطة الأكثر إثارة للجدل فيما يتعلق بملكية المستندات: في كثير من الأحيان، لا يتم تخزين العقود في قسم المحاسبة، ولكن في الإدارة القانونية أو حتى في قسم شؤون الموظفين. من ناحية أخرى، فإن توقيع العقد هو الخطوة الأولى نحو حقيقة جديدة للحياة الاقتصادية للمؤسسة، وبالتالي فإن العديد من المديرين بأوامرهم تشمل عقود البيع، وتقديم الخدمات، وأداء العمل والإيجار وغيرها التي لها علاقة مباشرة بحركة التدفقات النقدية الأولية. في الواقع، يحتوي العقد المصاغ بشكل مناسب على جميع علامات الوثيقة الأساسية المذكورة في الفقرة 2 من المادة 9 من القانون الاتحادي رقم 402-FZ، مما يعني أنه لا يوجد انتهاك واضح في هذه الحالة.
2. يفحص. على أساس الفاتورة المقترحة، يقوم المشتري (المستهلك)، قبل أو بعد استلام البضائع أو الخدمات، بتحويل الأموال إلى البائع (المورد). يمكن اعتبار قبول الفاتورة موافقة فعلية على دفعها. بالإضافة إلى ذلك، قد تحتوي هذه الوثيقة الأولية (أو يتم نسخها وفقًا للعقد) على شروط توفير عناصر المخزون أو العمل، بالإضافة إلى طرق التسوية مع البائع وحتى إجراءات إعادة الأموال في حالة فشل أحد طرفي المعاملة أو كليهما في الوفاء بالتزاماته.
3. قائمة التعبئة. تحتوي هذه الوثيقة، التي يتم تضمينها دائمًا في الملف الأساسي، على القائمة الكاملةعناصر المخزون الصادرة أو المنقولة: كيف المنتجات النهائيةوالعناصر الفردية أو المواد الخام. لا يتم تنظيم عدد نسخ مذكرة الشحن: يجب أن يتوافق مع عدد أطراف المعاملة. وبطبيعة الحال، يجب أن تكون كل نسخة مصدقة من توقيعات جميع الأطراف المقابلة؛ تعتبر بصمات الأختام أو الطوابع في هذه الحالة اختيارية.
4. قانون قبول النقل. الوثيقة الأساسية التي يتم تجميعها على أساس نتائج تقديم الخدمات أو أداء العمل أو توريد عناصر المخزون. تم التوقيع عليه من قبل ممثلي كلا الطرفين المقابلين؛ إذا رفض أحدهم (عادة الطرف المتلقي) التوقيع، فيمكن التصديق على الورقة من جانب واحد (بالتأكيد بحضور مراقبين). قد يحتوي قانون قبول النقل أيضًا على تعليقات أو توضيحات أو توضيحات إضافية يتم إدخالها من قبل الأطراف في الجدول ذي الصلة. يعد استخدام أختام أو طوابع المنظمات لإصدار الشهادات أمرًا اختياريًا. هناك اختلاف في هذه الوثيقة، والذي تم تضمينه أيضًا في الوثيقة الأساسية، وهو فعل قبول ونقل الأصول الثابتة (OS-1)، مما يعكس حركة الأصول الثابتة للشركة.
5. قسيمة الدفع. ويوفر بيانات عن أجور جميع موظفي الشركة، بما في ذلك الحوافز والحوافز مدفوعات التعويض: المكافآت والرسوم الإضافية وما إلى ذلك. هذه الوثيقة الأولية مصدقة بتوقيعات كبير المحاسبين ورئيس المؤسسة؛ أيضًا، على عكس البندين المذكورين أعلاه، لتأكيد القوة القانونية للبيان، يتم لصق بصمة "حية" لختم أو ختم المنظمة.
6. المستندات النقدية. وتشمل هذه الطلبات الواردة والصادرة ودفتر النقدية. من محتواها يمكنك الحصول على الصورة الأكثر اكتمالا للحركة. التدفقات المالية. تحتوي KO-1 وKO-2 وKO-4 على معلومات تتعلق بكل حقيقة من حقائق الحياة الاقتصادية - لذلك، سيتم إرشاد الأشخاص المعتمدين بها أولاً عند التحقق. تنتمي أيضًا المستندات النقدية الإضافية المستخدمة بكثافة أقل قليلاً (سجل الأوامر النقدية KO-3 ودفتر أستاذ التدفق النقدي KO-5) إلى الوثائق الأساسية، ويتم إعدادها وتخزينها وفقًا للقواعد العامة.

في أغلب الأحيان، يتم تنظيم التنظيم الأساسي بتسلسل زمني - من أول مستند للمعاملة إلى الأخير؛ هناك خيارات أخرى ممكنة - عن طريق الملحقات، مجتمعة، وما إلى ذلك.

كيف يتم التوثيق الأساسي في المحاسبة؟

المكونات الضرورية لأي مستند أساسي هي:

• العنوان وفقًا للنموذج الموحد المعمول به ؛
• تاريخ التوقيع (يمكن إعداد الورقة وطباعتها في أي وقت مناسب)؛
• الاسم الرسمي الكامل للمنظمة أو المؤسسة (يمكنك إضافة اسم مختصر)؛
• وصف وشرح حلقة حركة الأموال، أو حقيقة النشاط الاقتصادي؛
• قيمة المعاملة من الناحية المادية (من ناحية) والنقدية (من ناحية أخرى)، مع إشارة لا غنى عنها لوحدات القياس؛
• الأسماء وفقًا للوائح الداخلية للمؤسسة أو معايير الدولة لمناصب الأشخاص المسؤولين عن إبرام اتفاقية وإجراء معاملة ؛
• التوقيعات مع نصوص ممثلي أطراف المعاملة الذين شاركوا في إبرام العقد.

على النحو التالي من الفقرة 5 من نفس المادة، يمكن حاليا إعداد الوثائق الأولية في قسم المحاسبة ورقيا وفي شكل إلكتروني؛ وفي الحالة الأخيرة، يتم اعتمادها باستخدام التوقيعات الرقمية الإلكترونية المؤهلة للأطراف وإرسالها إلى الأطراف المقابلة على أي وسيلة مناسبة أو إرسالها عبر البريد الإلكتروني.

يتم إصدار معظم المستندات الأولية على أساس نماذج موحدة غير قابلة للتعديل؛ تشمل الاستثناءات العقود وأعمال القبول والتحويل وعدد من الأوراق الأخرى التي يتم تطوير شكلها وهيكلها مباشرة من قبل الكيان التجاري.

بعض النصائح لإعداد الوثائق الأولية:

1. يُسمح بإجراء إدخالات في النموذج يدويًا باستخدام أقلام حبر جاف وأقلام هلامية بالحبر الأزرق أو الأسود؛ يتم استخدام الحبر الأحمر لإجراء التصحيحات. لملء الوثائق الأولية بشكل إلكتروني، يجوز استخدام أي أجهزة كمبيوتر إلكترونية مناسبة من الناحية التكنولوجية.
2. يجب تنفيذ كل مستند من المستندات المدرجة في قائمة المستندات الأساسية في الوقت المناسب. تعبئة وتوقيع الأوراق تأريخ خلفيمن الممكن تمامًا الحصول على موافقة متبادلة من الأطراف، ولكن لا ينصح بشدة بإبلاغ السلطات التنظيمية بهذا الأمر.
3. إذا كان إجراء إدخال البيانات في النموذج يعني تكرار المعلومات الرقمية المكتوبة (على سبيل المثال، مبلغ الدفع)، فلا يمكن إهمال أي منهما أو المكون الآخر، وإلا فقد يتم إبطال المستند.
4. عند إصدار وثيقة التقارير الأوليةلا تترك الحقول الفارغة. إذا لم يكن هناك ما يمكن إدخاله فيها، فيجب استخدام شرطة، أو الأفضل، علامة عالمية، وهي علامة متقاطعة حرف لاتينيز.

مهم:لا يجوز استخدام الشرائط التصحيحية أو السوائل أو شفرات الحلاقة لتصحيح الأخطاء أو ببساطة شطب البيانات المدخلة بشكل غير صحيح حتى يتعذر قراءتها في الوثائق الأولية في قسم المحاسبة. اعتمادًا على الموقف، يمكنك استخدام إصلاحات المخطط التفصيلي لتكملة النص الأساسي للإدخال والانعكاس. في الحالة الأولى، يتم شطب المعلومات الخاطئة بخط رفيع، ويتم عمل سجل فوقها يعكس الوضع الحقيقي، وعلى جانب الصفحة يوجد نقش "تم التصحيح (يمكن الوثوق به)،" مصحوبًا بما يلي: توقيع الشخص المسؤول وبصمة ختم أو ختم المنظمة. وفي الحالة الثانية، يتم استكمال المعلومات المتوفرة بالفعل بمعلومات جديدة ضرورية للحصول على فهم شامل للمعاملة. في الثالث، والذي يستخدم بشكل خاص في كثير من الأحيان عندما يتم العثور على معلومات مبالغ فيها في المصدر الأساسي، يتم تكرار البيانات التي لا تتوافق مع الواقع مع عجينة حمراء، وبجانبها، عادية بالفعل، يتم تقديم البيانات الصحيحة. التوقيع المعتمد مطلوب أيضًا في هذه الحالة.

الوثيقة الأولية، مثل غيرها من الوثائق، يجب أن تكون مكتوبة بشكل واضح ومقروء وجميل. سيساعد ذلك في المستقبل، في حالة وجود نزاعات، على إثبات الحقيقة بسرعة، أو إثبات قضيتك في دعوى قضائية أو التحكم في عمل الأشخاص المعتمدين. وسيكون الحافز الإضافي للإفراج عن الوثائق بضمير حي وفي الوقت المناسب هو الفقرة 3 من المادة 327 من القانون الجنائي لروسيا، والتي بموجبها يعاقب على استخدام الأوراق المزورة بغرامة تصل إلى 80 ألف روبل أو ما يصل إلى ستة أشهر من أرباح مرتكب الجريمة، والاعتقال لمدة تصل إلى ستة أشهر، والعمل الإجباري أو الإصلاحي لمدة تصل إلى 480 ساعة و24 شهرًا على التوالي.

إن إثبات البراءة أو عدم وجود جسم الجريمة أمر صعب ويستغرق وقتًا وأعصابًا أطول بكثير من التنفيذ عالي الجودة للوثائق الأولية.

تلخيص لما سبق

تتضمن المستندات الأساسية المستندات التي تعكس حلقات النشاط الاقتصادي لمؤسسة أو مؤسسة. يتم تسجيلهم من قبل موظفي قسم المحاسبة، وإذا لم يكن هناك رجل الأعمال نفسه أو الشركات التي تقدم خدمات مماثلة. تتم الموافقة على القائمة الكاملة للوثائق الأولية المستخدمة في أنشطة الشركة من قبل رئيسها، وعادة ما يتم تجميعها من قبل كبير المحاسبين.

عادة، تشمل المستندات الأولية العقود والفواتير وأعمال القبول والتحويل، بما في ذلك الأصول الثابتة والمستندات النقدية والأوراق الأخرى. يجب أن تتضمن الكتل المذكورة في الفقرة 2 من المادة 9 من القانون الاتحادي رقم 402-FZ. يُسمح بإجراء تصحيحات في المستندات بطرق محددة بدقة: النقوش العكسية أو الكنتورية أو التكميلية.