Как да работите с програмата xel. Кратки инструкции как да работите ефективно в Excel

Които ви позволяват да оптимизирате работата в MS Excel. И днес искаме да представим на вашето внимание нова порция съвети за ускоряване на действията в тази програма. Николай Павлов, авторът на проекта „Планета Ексел“, ще говори за тях, променяйки разбирането на хората за това какво всъщност може да се направи с тази прекрасна програма и целия пакет Office. Николай е ИТ обучител, разработчик и експерт по Microsoft Office, Microsoft Office Master, Microsoft Most Valuable Professional продукти. Ето техниките, които той лично тества за ускоряване на работата в Excel. ↓

Бързо добавяне на нови данни към диаграма

Ако за вашата вече изградена диаграма има нови данни на листа, които трябва да бъдат добавени, тогава можете просто да изберете диапазона с новата информация, да го копирате (Ctrl + C) и след това да го поставите директно в диаграмата (Ctrl + V ).

Тази функция се появи само в най-новата версия Excel 2013, но си струва надстройката нова версияпредсрочно. Да приемем, че имате списък с пълни имена (Иванов Иван Иванович), които трябва да превърнете в съкратени имена (Иванов I.I.). За да извършите такова преобразуване, просто трябва да започнете ръчно да пишете желания текст в съседната колона. На втория или третия ред Excel ще се опита да предвиди нашите действия и автоматично ще извърши допълнителна обработка. Всичко, което трябва да направите, е да натиснете клавиша Enter, за да потвърдите, и всички имена ще бъдат преобразувани незабавно.

По подобен начин можете да извличате имена от имейли, да обединявате пълни имена от фрагменти и т.н.

Копиране без разбиване на формати

Най-вероятно знаете за „магическия“ маркер за автоматично попълване - тънък черен кръст в долния десен ъгъл на клетка, като издърпате, можете да копирате съдържанието на клетката или формула в няколко клетки наведнъж. Има обаче един неприятен нюанс: такова копиране често нарушава дизайна на таблицата, тъй като се копира не само формулата, но и форматът на клетката. Това може да се избегне, ако веднага след плъзгане на черния кръст щракнете върху интелигентния етикет - специална икона, която се появява в долния десен ъгъл на копираната област.

Ако изберете опцията „Копиране само на стойности“ (Попълване без форматиране), тогава Microsoft Excelще копира вашата формула без формат и няма да развали дизайна.

В най-новата версия на Excel 2013 стана възможно бързо да показвате вашите геоданни на интерактивна карта, например продажби по град и т.н. За да направите това, отидете в „App Store“ (Office Store) на „Insert“ и инсталирайте приставката Bing оттам Карти. Това може да стане и чрез директен линк от сайта, като щракнете върху бутона Добавяне. След като добавите модул, можете да го изберете от падащия списък Моите приложения в раздела Вмъкване и да го поставите в работния си лист. Всичко, което трябва да направите, е да изберете вашите клетки с данни и да щракнете върху бутона Показване на местоположения в модула на картата, за да видите нашите данни върху тях.

Ако желаете, в настройките на плъгина можете да изберете вида на диаграмата и цветовете, които да се показват.

Ако броят на работните листове във вашата книга надвишава 10, тогава става трудно да се ориентирате в тях. Щракнете с десния бутон върху някой от бутоните за превъртане на раздела на листа в долния ляв ъгъл на екрана.

Случвало ли ви се е да съпоставяте входните стойности във вашия Ексел изчислениеза да получите желания резултат? В такива моменти се чувстваш опитен артилерист, нали? Само няколко дузини итерации на „недостатъчно превишаване“ и ето го, дългоочакваният „хит“!

Microsoft Excel може да направи тази корекция вместо вас, по-бързо и по-точно. За да направите това, щракнете върху бутона „Анализ какво ще стане, ако“ в раздела „Вмъкване“ и изберете командата „Избор на параметър“ (Вмъкване - Анализ какво ще стане, ако - Търсене на цел). В прозореца, който се показва, посочете клетката, в която искате да изберете желаната стойност, желания резултат и клетката за въвеждане, която трябва да се промени. След като щракнете върху „OK“, Excel ще направи до 100 „изстрела“, за да намери общата сума, от която се нуждаете, с точност до 0,001.

Ако това подробен прегледНе разгледах всички полезни функции на MS Excel, за които знаете, споделете ги в коментарите!

За да разберете как да работите в Excel, трябва ясно да разберете, че Excel е един от компютърна програма, който е включен в пакета Microsoft Office. Обикновено се инсталира в папка, разположена на диска и имаща следния път: C:\Program Files\Microsoft Office\Office12\. След това, за да стартирате Excel, намерете файл с име EXCEL.EXE в тази папка и щракнете двукратно върху него с левия бутон на мишката. В резултат на това Excel трябва да се стартира.

Друг начин, по-бързо: отворете START -> All Programs -> Microsoft Office -> Microsoft Office Excel. По един или друг начин трябва да видим:

По същество открихме шаблон, с който можете да работите. За да го превърнем в пълноценен файл, нашият шаблон трябва да бъде запазен. Това може да стане по няколко начина:

1. Щракнете върху падащото меню, маркирано с червен кръг

2. Задръжте натиснат клавиша “Ctrl” на клавиатурата и, без да го пускате, натиснете клавиша “S”, след което изберете папката “Folder:”, например “D:\”, посочете “Име на файл:”, щракнете върху „Запазване“.

Бързо запазване може да се направи с помощта на иконата, маркирана с жълт кръг.

За да създадете друг шаблон, щракнете върху падащото меню с червен кръг и изберете „Създаване“, след което потвърдете създаването, като щракнете върху бутона „Създаване“ долу вдясно.

В този урок обсъдихме само някои от основите на работата в Excel, но първоначално представянеза това как да работите в Excel, надявам се, че вече сте получили и можете да продължите към следващия урок от курса за обучение на Excel

Вижте също в този раздел.

Как да намерите своята сродна душа: съвети за жени и мъже

Как да се държите, ако сте заобиколени от грубияни

10 знака, че сте били посетени от ангел

Microsoft Office Excel е програма за обработка на таблици в електронен формуляр. Незаменим помощник за всеки секретар и счетоводител, защото значително улеснява работата с формули, таблици и диаграми. Потенциалът на такъв инструмент е толкова огромен, че отнема много време, за да го овладеете.

1. Запознаването винаги започва с интерфейса на програмата. След стартиране ще се появи празна книга. Сега можете да се упражнявате да използвате функциите от раздела Начало и тези команди, които могат да бъдат извикани с бутона Офлайн. Намира се вляво, в горната част на екрана. Функциите на другите ленти на задачите се използват на ad hoc основа, докато функциите на раздела Начало се използват постоянно.
2. Научете се да се движите по листа с помощта на клавишите. За да практикувате, въведете данни в няколко клетки. Научете начини, по които можете да редактирате данни както в самата клетка, така и в лентата с формули. След като изберете една клетка, ред или колона, ще се появят всякакви команди за манипулиране на числата в тях. Научете тези команди. Научете се да извиквате контекстното меню. Вижте разнообразието готови формулии диаграми. Също така се запознайте с параметрите на клетката, които могат да бъдат форматирани.
3. След Microsoft Office Excel вече не ви е полезен тъмна гораопитайте се да разрешите някакъв конкретен проблем с него. Не трябва веднага да поемате трудни задачи; по-лесните ще ви позволят по-лесно да свикнете с процеса.
4. Постепенно усложнявайте вашите практики на Microsoft Office Excel. Оставете редактирането на данни и се научете да работите с таблици и формули. За да ги използвате удобно, трябва да овладеете настройките, които се отварят с помощта на контроли и макроси. Не забравяйте да приложите придобитите знания на практика.
5. Не избягвайте уроци. Не само всяка функция е описана подробно, но има и много задачи, които могат да бъдат изпълнени веднага след всеки урок, за да се консолидират получените знания.

Видео уроци

Microsoft Excel е много мощен инструмент, който ви позволява да създавате големи таблици с красив дизайни изобилие от различни формули. Работата с информация е улеснена именно заради динамиката, която липсва в Word приложението.

Тази статия ще ви покаже как да създадете таблица в Excel. Благодарение на инструкции стъпка по стъпкаДори „чайник“ може да разбере това. В началото това може да изглежда обезсърчително за начинаещите потребители. Но всъщност с постоянна работа в Excel вие ще станете професионалист и ще можете да помагате на другите.

Планът за обучение ще бъде прост:

• първо разглеждаме различни методисъздаване на таблици;
• след това работим върху дизайна, така че информацията да е възможно най-ясна и разбираема.

Този метод е най-простият. Това става по следния начин.

1. Отваряйки празен лист, ще видите голям бройидентични клетки.

1. Изберете произволен брой редове и колони.

1. След това отидете в раздела „Начало“. Кликнете върху иконата Граници. След това изберете „Всички“.

1. Веднага след това ще имате редовен елементарен знак.

Сега можете да започнете да попълвате данните.

Има и друг начин ръчно да начертаете таблица.

1. Кликнете върху иконата Borders отново. Но този път изберете "Draw Mesh".

1. Веднага след това външният вид на вашия курсор ще се промени.

1. Щракнете с левия бутон на мишката и плъзнете показалеца до друга позиция. В резултат на това ще бъде начертана нова мрежа. Горният ляв ъгъл е първоначалната позиция на курсора. Долният десен ъгъл е последният.

Размерите могат да бъдат всякакви. Таблицата ще бъде създадена, докато не пуснете пръста си от бутона на мишката.

Автоматичен режим

Ако не искате да „работите с ръцете си“, винаги можете да използвате готови функции. За да направите това, трябва да направите следното.

1. Отидете в раздела Вмъкване. Кликнете върху бутона "Таблици" и изберете последния елемент.

Обърнете внимание на това, което ни казват за клавишните комбинации. В бъдеще, за автоматично създаване, можете да използвате комбинацията от бутони Ctrl + T.

1. Веднага след това ще видите прозорец, в който трябва да посочите диапазона на бъдещата таблица.

1. За да направите това, просто изберете произволна област - координатите ще бъдат заменени автоматично.

1. Веднага след като пуснете курсора, прозорецът ще се върне в първоначалния си вид. Кликнете върху бутона "OK".

1. Това ще създаде красива маса с редуващи се линии.

1. За да промените името на колона, просто щракнете върху нея. След това можете да започнете да редактирате директно в тази клетка или в лентата с формули.

Пивотна таблица

Този тип представяне на информация служи за нейното обобщаване и последващ анализ. За да създадете такъв елемент, трябва да предприемете следните стъпки.

1. Първо правим таблица и я попълваме с малко данни. Как да направите това е описано по-горе.

1. Сега отидете в главното меню „Вмъкване“. След това изберете опцията, от която се нуждаем.

1. Веднага след това ще видите нов прозорец.

1. Кликнете върху първия ред (полето за въвеждане трябва да е активно). Едва след това избираме всички клетки.

1. След това кликнете върху бутона "OK".

1. В резултат на това ще имате нова странична лента, където трябва да конфигурирате бъдещата таблица.

1. На този етап трябва да прехвърлите полетата в необходимите категории. Колоните ще бъдат месеци, редовете ще бъдат целта на разходите, а стойностите ще бъдат сумата пари.

За да прехвърлите, трябва да щракнете с левия бутон върху произволно поле и, без да пускате пръста си, плъзнете курсора до желаното място.

Само след това (иконата на курсора ще промени вида си) пръстът може да бъде освободен.

1. В резултат на тези действия ще имате нова красива таблица, в която всичко ще се изчислява автоматично. Най-важното е, че ще се появят нови клетки - „Общо“.

Можете сами да посочите полетата, които са интересни за анализ на данни.

Понякога не можете да изберете правилните полета за колони и редове. И в крайна сметка нищо добро не излиза. За такива случаи разработчиците на Microsoft са подготвили свои собствени опции за анализ на данни.

Работи много просто.

1. На първо място, подчертаваме информацията, от която се нуждаем.

1. След това изберете съответния елемент от менюто.

1. В резултат на това самата програма ще анализира съдържанието на клетките и ще предложи няколко опции.

1. Като щракнете върху някоя от предложените опции и щракнете върху бутона „OK“, всичко ще бъде създадено автоматично.

1. В случая с примера получихме сумата на общите разходи, без месеците.

Готови шаблони в Excel 2016

За особено мързеливите, тази програма ви позволява да създавате наистина „готини“ маси само с едно щракване.

Когато стартирате Excel, имате следните опции за избор:

• отворете най-новите файлове, с които сте работили преди това;
• създайте нова празна работна книга;
• преглед на учебник с подробна информация за възможностите на този софтуер;
• изберете един готов шаблонпо подразбиране;
• продължете да търсите в интернет, ако не харесвате някой от предложените дизайни;
• влезте под вашето име сметка Microsoft.

Интересуваме се от готови варианти. Ако превъртите малко надолу, ще видите, че има много от тях. Но това са шаблоните по подразбиране. Представете си колко от тях можете да изтеглите в интернет.

Кликнете върху всяка опция, която харесвате.

Кликнете върху бутона „Създаване“.

В резултат на това получавате готов вариантмного голяма и сложна маса.

Регистрация

Външният вид е един от най-важните параметри. Много е важно да се съсредоточите върху някои елементи. Например заглавие, заглавие и т.н. Всичко зависи от конкретния случай.

Нека да разгледаме накратко основните манипулации с клетките.

Създаване на заглавие

Ще използваме проста таблица като пример.

1. Първо отидете в раздела „Начало“ и щракнете върху елемента от менюто „Вмъкване на редове в лист“.

1. Изберете реда, който се появява, и щракнете върху елемента от менюто „Обединяване на клетки“.

1. След това пишем произволно заглавие.

Промяна на височината на елементите

Нашата заглавка е със същия размер като заглавката. И това не е много красиво. Освен това изглежда невзрачно. За да коригирате това, трябва да преместите курсора до границата на редове 1 и 2. След като видът му се промени, щракнете с левия бутон и плъзнете надолу.

Това ще доведе до по-голяма височина на линията.

Подравняване на текст

Нашето заглавие се намира в долната част на клетката и е залепено за заглавката. За да коригирате това, трябва да използвате бутоните за подравняване. Можете да промените позицията на текста както вертикално, така и хоризонтално.

Кликнете върху бутона „По средата“ и получете желания резултат.

Сега заглавието изглежда много по-добре.

Смяна на стила

Или използвайте готови стилове. За да направите това, първо изберете линията. След това чрез менюто изберете някоя от предложените опции за дизайн.

Ефектът ще бъде много красив.

Как да вмъкнете нов ред или колона

За да промените броя на елементите в таблицата, можете да използвате бутона „Вмъкване“.

Можете да добавите:

• клетки;
• струни;
• колони;
• цял лист.

Премахване на елементи

Можете да унищожите клетка или нещо друго по същия начин. Има бутон за това.

Пълнещи клетки

Ако искате да изберете колона или ред, трябва да използвате инструмента за запълване.

Благодарение на него можете да промените цвета на всички клетки, които са били избрани преди това.

Формат на елемент

Ако желаете, можете да правите каквото искате с масата. За да направите това, просто кликнете върху бутона "Форматиране".

В резултат на това ще можете да:

• ръчно или автоматично промяна на височината на реда;
• ръчно или автоматично променяйте ширината на колоните;
• скриване или показване на клетки;
• преименуване на лист;
• промяна на цвета на етикета;
• защита на листа;
• блоков елемент;
• задайте формата на клетката.

Формат на съдържанието

Ако щракнете върху последния от горните елементи, ще се появи следното:

С този инструмент можете:

• промяна на формата на показаните данни;
• посочете подравняване;

• изберете произволен шрифт;

• промяна на границите на таблицата;

• „играйте“ с пълнежа;

• инсталирайте защита.

Използване на формули в таблици

Благодарение на възможността за използване на функции за автоматично изчисление (умножение, събиране и т.н.), Microsoft Excel се превърна в мощен инструмент.

Освен това се препоръчва да прочетете описанието на всички функции.

Нека разгледаме най-простата операция - умножаване на клетки.

1. Първо, нека подготвим полето за експерименти.

1. Направете активна първата клетка, в която искате да покажете резултата.

1. Въведете следната команда там.

1. Сега натиснете клавиша Enter. След това преместете курсора над долния десен ъгъл на тази клетка, докато видът й се промени. След това задръжте левия бутон на мишката с пръст и плъзнете надолу до последния ред.

1. В резултат на автозаместването формулата ще попадне във всички клетки.

Стойности в колона " Обща цена" ще зависи от полетата "Количество" и "Стойност 1 кг". Това е красотата на динамиката.

Освен това можете да използвате готови функции за изчисления. Нека се опитаме да изчислим сумата от последната колона.

1. Първо изберете стойностите. След това щракнете върху бутона „Автосумиране“, който се намира в раздела „Начало“.

1. В резултат на това общата сума на всички числа ще се появи по-долу.

Използване на графики

Понякога снимките се използват в клетки вместо текст. Това се прави много лесно.

Изберете празен елемент. Отидете в раздела „Вмъкване“. Изберете секцията „Илюстрации“. Кликнете върху елемента „Чертежи“.

1. Посочете файла и щракнете върху бутона „Вмъкване“.

1. Резултатът няма да ви разочарова. Изглежда много красиво (в зависимост от избрания десен).

Експортиране в Word

За да копирате данни в документ на Word, трябва само да направите няколко прости стъпки.

1. Изберете областта за данни.

1. Натиснете бързите клавиши Ctrl + C.
2. Отворете документ
3. Сега използваме бутоните Ctrl + V.
4. Резултатът ще бъде следният.

Онлайн услуги

За тези, които искат да работят в „реален режим“ и да споделят информация с приятели или колеги от работата, има страхотен инструмент.

Използвайки тази услуга, можете да получите достъп до вашите документи от всяко устройство: компютър, лаптоп, телефон или таблет.

Методи за печат

Разпечатка Word документи, като правило, задачата не е трудна. Но с таблиците в Excel всичко е различно. Най-много голям проблемПроблемът е, че е трудно да се определят границите на отпечатъка на око. И много често почти празни листове, които съдържат само 1-2 реда от таблицата.

Такива разпечатки са трудни за четене. Много по-добре е, когато цялата информация е на един лист хартия и не излиза извън границите. В тази връзка разработчиците на Microsoft добавиха функция за преглед на документи. Нека да разгледаме как да използваме това.

1. Отворете документа. Изглежда съвсем нормално.

1. След това натиснете горещите клавиши Ctrl + P. В прозореца, който се показва, виждаме, че информацията не се побира на един лист. Колоната „Общи разходи“ изчезна. Освен това по-долу ни се казва, че при печат ще бъдат използвани 2 страници.

Във версията от 2007 г., за да направите това, трябваше да кликнете върху бутона „Преглед“.

1. За да отмените натиснете клавишна комбинация Esc. В резултат на това ще се появи вертикална пунктирана линия, която показва границите на отпечатъка.

Можете да увеличите пространството за печат, както следва.

1. На първо място, намаляваме маржовете. За да направите това, отидете в раздела „Оформление на страницата“. Кликнете върху бутона „Полета“ и изберете опцията „Най-тясно“.

1. След това намалете ширината на колоните, докато пунктираната линия излезе извън последната колона. Как да направите това беше описано по-горе.

Трябва да се намали в в разумни границиза да не страда четивността на текста.

1. Натиснете отново Ctrl + P. Сега виждаме, че информацията се побира на един лист.

Разлики между версиите на продуктите на Microsoft

Струва си да се разбере, че Excel 2003 отдавна е остарял. Липсва огромна сума модерни функциии възможности. Освен това външният вид на различни обекти (графики, диаграми и др.) е много по-нисък от съвременните изисквания.

Примерно работно пространство на Excel 2003.

В модерните версии 2007, 2010, 2013 и още повече 2016 всичко е много по-готино.

Много елементи от менюто са разположени в различни секции. Някои от тях напълно смениха името си. Например „Формулите“, с които сме запознати през 2003 г., се наричаха „Функции“. И не заемаха много място.

Сега има цял раздел, посветен на тях.

Ограничения и възможности на различните версии

На официалния уебсайт на Microsoft можете да намерите онлайн помощ, която предоставя всичко технически спецификациисъздадени книги.

Пример за най-основните параметри.

Този списък е доста дълъг. Затова си струва да следвате връзката и да се запознаете с останалите.

Моля, обърнете внимание, че версията от 2003 г. дори не се разглежда, тъй като вече не се поддържа.

Но в някои бюджетни организациитози офис пакет все още се използва днес.

Заключение

Тази статия обсъжда различни начинисъздаване и представяне на таблици. Особено внимание беше отделено на даването на красива външен вид. Не бива да прекалявате в това отношение, т.к ярки цветовеи разнообразието от шрифтове ще обезсърчи потребителя, който се опитва да се запознае със съдържанието на таблицата.

Видео инструкции

За тези, които имат някакви въпроси, има видео по-долу, което предоставя допълнителни коментари относно инструкциите по-горе.

Как да работите в Програма на Microsoft Excel - гледайте видео курса на Андрей Сухов.

Този видео курс обхваща основите на работата в Microsoft Excel. С помощта на Excel можете да създавате различни каталозии картотеки, правят изчисления с почти всякаква сложност, анализират данни, изграждат графики и диаграми. Възможностите на Excel са почти неограничени и програмата може да се адаптира, за да отговаря на решението огромен бройразлични задачи. © Андрей Сухов.

Съдържание на видео курса „Excel за начинаещи“

• Урок №1. Програмен интерфейс— преглед на програмата.
• Урок №2. Въвеждане на данни— Във втория видео урок ще научите как да въвеждате данни в електронна таблица и ще се запознаете с операцията за автоматично попълване.
• Урок #3. Работа с клетки— В третия видео урок ще научите как да подравнявате съдържанието на клетките на вашата електронна таблица, както и да променяте ширината на колоните и височината на редовете на таблицата.
• Урок #4. Форматирайте текста— В четвъртия видео урок ще се запознаете с операциите за форматиране на текст.
• Урок №5. Граници на клетките на таблицата— В петия видео урок най-накрая ще форматираме формата семеен бюджет, по които започнахме да работим в предишни уроци.
• Урок №6. Попълване на таблицата— В шестия видео урок ще попълним формуляра за семеен бюджет с данни.
• Урок №7. Изчисления в Excel— В седмия видео урок ще говоримза най-интересните неща - за формулите и изчисленията.
• Урок №8. Да свършим работата— В осмия видео урок ще завършим напълно работата по формуляра за семеен бюджет. Ще измислим всичко необходимите формулии извършете окончателно форматиране на редове и колони.
• Урок №9. Диаграми и графики— В последния девети урок ще научим как да създаваме диаграми и графики.

Изтеглете урока за работа в Excel и научете програмата в практически примери!

Видео информация