Правилно водене на документация. Ред за провеждане на събранието. За какъв протокол говорим?

На срещи, съвещания, сесии, конференции.

В протоколите се документира дейността на постоянните колегиални органи, като съвети на комисии и министерства, общински управи, както и научни, технически и методически съвети. Освен това могат да се записват срещи, проведени от ръководители на структурни подразделения, заместник генерални директори и директори.

Обичайно е да се съставят протоколи за документиране на дейността на временните колегиални органи (конференции, срещи, семинари и др.).

Протоколът се съставя от секретаря въз основа на записките, които е водил на заседанието. Това може да са кратки бележки, преписи или гласови записи. За да подготви протокола, секретарят събира резюмета на доклади и изказвания, както и проекти на решения преди заседанието.

протокол съставен по общ формуляр.

Заглавие, дата и номер на протокола

Заглавката на протокола ще бъде Име колегиален органили тип среща. Например Протокол от (какво?) заседание на педагогическия съвет; срещи на ръководители на структурни звена и др.

Датата на протокола е датата на срещата (протоколът по правило се съставя след срещата). Ако срещата е продължила няколко дни, датата на протокола включва началната и крайната дата.

Например: 21 — 24.07.2009 .

Номерът (индексът) на протокола е поредният номер на заседанието в рамките на календарната година или мандата на колегиалния орган.

Текст на протоколавключва следните части:

• уводна;
• основен

Уводна част

В уводната част на протокола след заглавието се посочват фамилните имена и инициалите на председателя и секретаря на събранието. От нов ред след думата " Настояще" В азбучен редизброява имената и инициалите на длъжностните лица, присъстващи на срещата.

Ако на срещата е имало лица от други държави, тогава след думата „Представени“ думата „“ се отпечатва на нов ред. Поканен"и се посочва списък на поканените лица; в този случай длъжността и името на организацията се посочват преди всяко име.

В уводната част на протокола е посочен дневният ред.

Състои се от списък на въпросите, които се обсъждат на заседанието, и установява последователността на тяхното обсъждане и имената на ораторите (докладчиците). Всяка точка от дневния ред се номерира с арабска цифра и се формулира с предлозите „О” или „За”. Например: „За одобряване на образователни програми“; „За обобщаване на резултатите от учебната година.

За всяка точка е посочен докладчикът (длъжностното лице, подготвило броя).

Главна част

В съответствие с последователността на въпросите от дневния ред се съставя текстът на основната част на протокола - той трябва да съдържа толкова раздели, колкото точки са включени в дневния ред.

По този начин заглавната част на протокола винаги е форматирана по един и същи начин. Но текстът на протокола може да се посочи в различни форми: кратко или пълно.

Кратък протокол— записва обсъжданите на срещата въпроси, имената на ораторите и взетите решения. Такива протоколи се водят най-често в случаите, когато срещата е с оперативен характер (виж фиг. 3.3.).

Пълен протокол- съдържа информация не само за обсъжданите въпроси, взетите решения и имената на ораторите, но и доста подробни записи, предаващи съдържанието на докладите и изказванията на участниците в срещата, всички изразени мнения, изказани въпроси и забележки, коментари, позиции. Пълните протоколи ви позволяват да документирате подробна картина на срещата (вижте Фигура 3.4).

Ориз. 3.3. Пример за кратък протокол

Ориз. 3.4. Пример за пълен протокол

При използване на която и да е форма на протокол, текстът му ще бъде разделен на толкова части, колкото точки има в дневния ред.

Всеки раздел се състои от три части: „ИЗСЛУШАХ”, „ИЗКАЗАХА”, „РЕШИХ” („РЕШИХ”), които се отпечатват от лявото поле. с главни букви. Този дизайн позволява да се подчертае в текста речта на основния оратор, участниците в обсъждането на въпроса и диспозитива, в който се формулира решението.

В частта " СЛУШАХ„Текстът на речта е посочен. В началото на текста от нов ред в именителен падеж посочете фамилията на говорещия. Записът на речта се отделя от фамилното име с тире. Речта се представя в трето лице единствено число. Вместо запис на изказване е позволено да се посочи след фамилията („Записът на изказването е приложен“, „Текстът на доклада е приложен“).

В последния случай отчетите стават приложение към протокола.

В частта " ИЗВЪРШЕНА» от нов ред в именителен падеж посочете фамилията на оратора и след тире текста на речта или въпроса (ако е зададен на оратора по време на речта).

В частта " РЕШЕН” („РЕШЕНО”) отразява взетото решение по обсъждания въпрос. Текстът на диспозитива се отпечатва изцяло в произволна форма на протокола.

Текстът на целия протокол се отпечатва през 1,5 реда.

Протоколът се съставя от секретаря на събранието. Протоколът се подписва от секретаря и се предава на председателя за подпис в срок до 3 (три) работни дни след заседанието.

Подписите се отделят от текста с 3 интервала между редовете. Заглавието на длъжността се отпечатва от границата на лявото поле, последната буква от фамилията е ограничена до дясното поле.

В деня на подписване на протокола от председателя той трябва да бъде регистриран.

Извлечение от протокола

Извлечение от протокола е точно копие на част от текста на оригиналния протокол, свързан с точката от дневния ред, за която се изготвя извлечението. Извлечението възпроизвежда всички подробности на формуляра, уводната част на текста, точката от дневния ред, по която се изготвя извлечението, и текста, отразяващ обсъждането на въпроса и взетото решение. Извлечението от протокола се подписва само от секретаря, който го и заверява. Заверителният надпис е написан на ръка и се състои от думата „Вярно“, обозначение на длъжността на лицето, което заверява копието (извлечение), личен подпис, фамилия, инициали и дата (виж фиг. 3.5).

Ориз. 3.5. Пример за извлечение от протокола

Извлечения от протоколи понякога заместват такова административно решение като решение. В този случай извлечението служи като инструмент за предаване на изпълнителите взети решения. В този случай секретарят, например на Управителния съвет, не по-късно от 2 (два) дни след подписване на протокола от заседанието, раздава извлечения от протокола по отделните въпроси на отговорните ръководители. Справките се подписват от секретаря.

Извлечения от протоколи, изпратени до друга организация, трябва да бъдат заверени с печат.

Оригиналните екземпляри от протокола се събират от секретаря в папки според вида на заседанието. Например „Протоколи общи събрания“, „Протоколи от заседания на Съвета на директорите“, „Протоколи от заседания с директора“ и др. В рамките на едно дело протоколите се систематизират по номера и хронология. Делата се образуват през календарната година.

ПРАКТИЧЕСКА РАБОТА 8

ИНФОРМАЦИЯ И СПРАВОЧНИ ДОКУМЕНТИ

ПРОТОКОЛ, АКТ

Повечето документи, създадени от институциите, са информационни и справочни. Тези документи съдържат информация за действителното състояние на нещата. Информационно-справочните документи включват: удостоверения, служебни бележки, актове, писма и др. Те имат спомагателен характер и нямат обвързващ характер. Съдържащата се в него информация може да бъде взета предвид.

протокол

Протоколът заема специално място в системата на организационната и разпоредителна документация. Той може да бъде класифициран като информационни документи (тъй като съдържа информация, съдържа информация за хода на обсъждането на някои управленски въпроси), и тъй като съдържа разпоредителна част. може да се разглежда като административен документ.

протокол -, документ, отразяващ хода на обсъждането на въпроси и вземането на решения на срещи, конференции, съвещания, конференции и други форми на работа на колегиални органи (комисии и министерства, общински управи, както и научни, технически и методически съвети). ).

Събранията на акционерите и заседанията на съветите на директорите се протоколират задължително.

Протоколите са предадени на властите държавна властза регистрация (например при регистрация на търговски банки, търговско-промишлени камари и др.). Съставят се и протоколи за документиране на дейността на временните колегиални органи (конференции, съвещания, заседания, семинари и др.).

Протоколът се съставя въз основа на записи, водени на заседанието от секретаря ръчно или с помощта на диктофон.

В зависимост от вида на заседанието и статута на колегиалния орган се избира формата на протокола: кратък, пълен или стенографски.

Кратък протокол– записва обсъжданите на заседанието въпроси, имената на ораторите и взетите решения. Препоръчително е да се води такъв протокол само в случаите, когато заседанието се води стенографирано, доклади и текстове на изказвания се представят на секретаря или когато заседанието е от оперативен характер.

Пълен протокол -записва не само обсъжданите въпроси, взетите решения и имената на ораторите, но и доста подробни записи, предаващи съдържанието на докладите и изказванията на участниците в срещата, всички изразени мнения, изказани въпроси и забележки, коментари, позиции. Пълните протоколи ви позволяват да документирате подробна картина на срещата.

Стенографски протокол –се съставя въз основа на стенографски протокол от заседанието (стенограма) и предава дословно процеса на обсъждане на всеки въпрос и разработване на решение по него.

На базата на ръкописни стенографски или магнетофонни записи се съставят пълни и стенографски протоколи.

Всички видове протоколи се съставят на общ формуляр, който включва следните данни: наименование на институцията, вид на документа, място за поставяне на датата, индекс на документа, място, където е съставен протоколът, място за заглавие към текста. Датата на протокола е датата на заседанието. Ако е продължило няколко дни, тогава датата на протокола включва началната и крайната дата. Номерът (индексът) на протокола е поредният номер на заседанието. Заглавието на текста отразява вида на заседанието или колегиалната дейност (Протокол – заседания на колегиума).

Текстът на протокола включва уводна и основна част.

Във водната част на протокола след заглавието се посочват фамилиите и инициалите на председателя и секретаря на събранието. Започвайки на нов ред след думата на присъстващите, по азбучен ред се изброяват фамилните имена и инициалите на постоянните членове на колегиалния орган (в кратката форма на протокола тези данни се пропускат), както и фамилните имена, инициалите и длъжностите на поканените. Думите "Председател", "Секретар", "Присъстващи" се изписват с главна буква от началото на левия ръб. При съставянето на протокола от разширено заседание не се изброяват имената на участниците, но се посочва общият им брой. Преброяването на участниците се извършва съгласно регистрационни списъци, които се предават на секретаря на събранието и стават едно от приложенията към протокола.

Водната част на протокола включва дневния ред, в който се изброяват обсъжданите на заседанието въпроси с имената на ораторите (ораторите) и се определя последователността на тяхното обсъждане. В него са изброени обсъжданите на срещата въпроси с имената на ораторите и е посочена последователността на тяхното обсъждане. Дневният ред за заседанието се изготвя предварително и трябва да включва оптималния брой въпроси.

Основната част на протокола съдържа толкова раздели, колкото са точките, включени в дневния ред. В съответствие с него секциите са номерирани.

Всеки раздел се състои от три части: „ИЗСЛУШАХА”, „ИЗКАЗАХА”, „РЕШИХА”, които се отпечатват с главни букви, за да се открои в текста на протокола изказването на основния докладчик, участниците в обсъждането на въпроса. и диспозитива, с който се формулира решението на въпроса. За същата цел в текста на протокола всяко фамилно име и инициали на оратора се отпечатват на нов ред в именителен падеж. Представянето на записа на речта е отделено от фамилното име с тире, представено е в трето лице единствено число, съдържанието на доклада е написано под формата на пряка реч. Ако текстът на доклада е съкратен или представен писмено от оратора, тогава след тирето се пише и с главни букви – „Докладът е приложен“.

Номерът на точката от дневния ред се поставя преди думата „ИЗСЛУШАХА“, последвана от двоеточие.

Ходът на обсъждането на доклада се отразява в раздел „ИЗКАЗВАНЕ”. В раздел „ИЗКАЗВАНЕ” се записват въпроси и отговори. Думите въпрос и отговор не се изписват.

Например:

А.В.Смирнов - Взети ли са мерки за премахване на...?

Приетите решения се съдържат в раздел „РЕШЕНО”. Ако има няколко решения, те се номерират с арабски цифри с точка. Всяко решение се придружава от посочване на длъжността, фамилията и инициалите на лицето, отговорно за изпълнението му, и съдържа краен срок, например:

РЕШИ:

1. Изготвяне на проект на нов Правилник за длъжностните лица. Отговорник – мениджър Човешки ресурси Родионова Н.П. Краен срок – 18 ноември 2001 г.

Диспозитивът е изграден по следната схема: действие – изпълнител – срок. Изпълнителят може да бъде организация, структурно звено или конкретно длъжностно лице.

В протокола може да се впише решението за одобряване на документ. В този случай в протокола трябва да има препратка към дата и номер на документа, а самият документ да бъде приложен към протокола.

По време на изборите в протокола се отбелязват резултатите от гласуването за всеки кандидат.

Протоколът се подписва от председателя и секретаря. Секретарят редактира текста, запознава всеки оратор със записа на изказването му и получава подписа на оратора, който е съгласен със записа на изказването му. Водещият се протокол от заседанието, който се избира от президиума, се подписва от председателя, секретаря и всички членове на президиума.

Извлечение от протокола е точно копие на част от текста на оригиналния протокол. В същото време се възпроизвеждат всички подробности на формуляра, уводната част на текста и точката от дневния ред, за която се изготвя извлечението. Извлечението от протокола се подписва само от секретаря, който изготвя и заверката. Състои се от думата „Верно“, обозначение на длъжността на лицето, което заверява извлечението, личен подпис, фамилия, инициали и дата. Ако извлечение е дадено за представяне на друга организация, то се заверява с печат.

Примерен формат на протокола

(с надлъжно разположение на детайлите)

Герб на руската федерация

Име на компания

ПРОТОКОЛ

____________________ № _________________

дата

_______________________________

Място на публикуване

Заглавие:

Заседания на комисията по...

Председател - Смирнов С.С.

Секретар - Антонова M.I.

Присъстващи: 30 души (приложен списък)

(ако има до 15 души, тогава в протокола

са посочени фамилни имена с инициали

по азбучен ред, разделени със запетаи)

ДНЕВЕН РЕД:

1. За процедурата за подготовка за конференцията.

Докладът на началника...

1. СЛУШАХА:

Соколов А.И. - Текстът на доклада е приложен.

ГОВОРЕЩИ:

Иванов М.И. - кратък запис на речта (от трето лице).

РЕШИ:

1.1. Одобри...

2. СЛУШАХА:

ГОВОРЕЩИ:

РЕШИ:

председател ПодписС.С. Смирнов

действайте– документ, съставен от няколко лица и потвърждаващ конкретни факти или действия.

Съставят се актове в различни ситуациии следователно има много разновидности:

· акт за приемане на работата по договора;

· акт за приемане и предаване на документи;

· акт за отписване на материали;

· търговски акт;

· протокол от проверка и др.

Актовете се съставят от комисия, постоянна или назначена по указание на ръководителите.

Специална група се формира от търговски актове, установяващи факти за повреда, разваляне или недостиг на товари или други нарушения на правилата за превоз. Такъв акт се съставя на стандартен печатен формуляр и се попълва без петна, изтривания или зачертавания. Всички допълнения и корекции в акта трябва да бъдат съгласувани и заверени с подписите на двете страни.

Ако актът е вътрешен документ на предприятието, той се съставя по общ формуляр. Ако актът е външен документ, тогава той трябва да съдържа основна информация за организацията.

В акта трябва да има:

· наименование на организацията (структурно звено);

· наименование на вида документ;

· заглавие на текста;

· подписи;

· тюлен;

· приложения; (ако са налични копия на оправдателни документи).

Текстът на акта се състои от уводна и констатираща част.

Водната част на акта посочва основанието за изготвянето му. Това може да бъде препратка към документ, към устна заповед от ръководството, към всякакви факти, събития или действия.

Актът може да има заглавие, например: „Акт за недостиг на потребителски стоки“ или „Акт за приемане и предаване на документи, обозначени с „Поверително“.

Основната част на акта гласи:

· цели и задачи;

· графикът на извършената от комисията работа;

· резултати (констатации, изводи, предложения).

След текста и бележката за заявлението, ако е необходимо, се посочва информация за броя на екземплярите на акта, тяхното местоположение или адресатите, до които са изпратени.

Актът се подписва от всички лица, участвали в изготвянето му.

Редица актове (по материални, финансови и други важни въпроси) изискват одобрение от ръководителя и заверка с печата на предприятието.

Актовете за ревизии и проверки се запознават с всички лица, чиято дейност засягат. Освен това в акта след подписите на съставителите има бележка „Актът е прочетен: длъжности, подписи, препис от подписи и дати“.

Например:

съставен от:

председател_____________________________________________

Членове на комисията:

Членове на комисията: 1. _____________________________________

Длъжност, фамилия, инициали

Настояще: 1. _____________________________________

Длъжност, фамилия, инициали

Имената на членовете на комисията и присъстващите са подредени по азбучен ред. Длъжността включва и името на институцията.

Констативната част започва с параграф. Той определя целите, задачите и същността на работата, извършена от съставителите на акта, както и резултатите от нея. Резултатите от работата могат да бъдат представени под формата на таблица.

В заключителната част на акта се правят изводи или се правят препоръки. Тази част от текста не е задължителна - актът може да завършва с изложение на фактите.

След текста, преди подписите, ако е необходимо, посочете броя на попълнените екземпляри от акта и тяхното местоположение (тази част от акта също не е задължителна). Например:

Съставен в 3 екземпляра:

1-во копие изпратено до Министерството на икономиката на Русия

2-ро копие изпратено до Министерството на железниците на Русия

3-ти екземпляр - в бизнеса 05-24.

Допълнете текста на акта с подпис. Актът се подписва от председателя на комисията и всички съставители. При подписване длъжностите не се посочват пред фамилията. Например:

председател на комисията ПодписК.Я. Лакин

Членове на комисията: ______________ V.N. Кирилов

Подпис

______________ И.Н. Потапов

Подпис

Н.Н. Ламшина

Подпис

Както във всеки документ, в акта има заглавие преди текста, започващо с предлога „О“ („За“) и формулирано с отглаголно съществително„При проверка“, „При приемане и предаване“, „При отписване“, „При унищожаване“ и др.

Някои видове актове изискват одобрение. Например, акт за ликвидация на институция се одобрява от ръководителя на висшето ведомство (министър), акт за разпределяне на документи и досиета за унищожаване - от ръководителя на институцията. Одобрението е подпечатано в съответствие с изискванията на GOST R 6.30-97.

Ето пример за документ:

Министерство на културата на Русия ОДОБРЕНО

Комисия по култура Председател на комисията

Администрация ПодписН.И. Петров

___________________________ ___________________

Име на района Дата

18.05.2000 № 12

град Новосибирск

За проверка на безопасността на документите в комисията

Причина: заповед на председателя на комисията от 20 април 2000 г. № 102 „За проверка на безопасността на управленските документи“.

Съставен от комисия в състав:

Председател: Зам Председател на комисията Сидоров Г.В.

Членове на комисията: 1. гл. общ отдел Григориева Н.И.

2. Инспектор отдел "Човешки ресурси" Михайлова Г.Г.

3. Зам Главен счетоводител S.I. Myshkin

4. Референт Прокудин М.В.

В периода от 16 до 18 май 2000 г. комисията провери организацията и условията за съхранение на управленската документация в комисията по култура. Документите се съхраняват в структурните звена и в общия отдел.

Номенклатурата на делата се съгласува ежегодно с Регионалния архив на Новосибирск. Не са установени факти на унищожаване, загуба, повреждане или противозаконно унищожаване на документи.

Съставен в 2 екземпляра:

1-во - към дело No 1-23

2-ро - към регионалния архив.

председател на комисията ПодписГ.В. Сидоров

Членове на комисията: ПодписН.И. Григориева

Подпис GG. Михайлова

ПодписС.И. Мишкина

ПодписМ.В. Прокудина

Вариант 2

Документирайте резултатите от одита на предприятието Sibtekhmash OJSC, извършен от 01.02.2000 г. до 01.03.2000 г. В резултат на одита бяха установени следните недостатъци: документацията на персонала не е рационализирана , някои лични досиета на инженери са в занемарено състояние; допуска се необосновано отписване на опаковъчна хартия, пирони и резервни части за ремонт на оборудване; в механичния цех има превишение на спойка в размер на 60 кг.; Управител на склад П.И. Яковлев ненавременно изпрати контейнери за връщане на доставчици, за което заводът плати глоба в размер на 1,5 хиляди рубли. Останалите данни определете по свое усмотрение.

секретар ПодписМ.А. Антонова

16. Съставете протокол от заседанието на комисията по инвентаризация на завода за газово оборудване, на което беше разгледан въпросът за резултатите от инвентаризацията на склад № 2 на спомагателни материали. На събранието беше прието решение за утвърждаване на резултатите от инвентаризацията и приписване на липси за сметка на началника на склада спомагателни материалив размер на 365 млн. рубли, като бяха прочетени и съпоставителна ведомост за склад № 2 и обяснителна записка от началника на склада. Останалите данни определете по свое усмотрение.

17. Съставете пълен протокол от общото събрание на работниците от производствената кооперация „Стартиране“, на което беше обсъден въпросът за създаване на производство строителни материализа строителство на жилищни сгради. На срещата председателят изслуша информация за възможността за създаване на такава работилница и перспективите за нейната работа. След обсъждане беше решено да се възложат на председателя и неговия заместник по строителството да започнат работа в рамките на 6 месеца и да отпуснат 315 милиона рубли за тези цели.

18. Съставете кратък протокол от производствената среща на работниците от отдела за планиране и икономика на завода за медицински препарати, на който беше разгледан въпросът за ранното разработване на техническия индустриален финансов план за 1998 г. След обсъждане, производствената среща реши да разработи техническия индустриален финансов план три дни по-рано краен срок. Моля, предоставете останалата информация сами.

Свързана информация.

Протокол от заседанието– документ, който записва всички събития, които се случват на среща на служителите на предприятието. Той не го приема стриктно задължителни документи, но в някои случаи е наистина необходимо.

ФАЙЛОВЕ Отворете тези файлове онлайн 2 файла

Роля на протокола

Срещите в организациите, независимо от техния статут, бизнес посока и размер, се провеждат с определена честота. Те ви позволяват да решавате много текущи проблеми, да предприемате навреме необходимите мерки за разрешаване на сложни проблеми, да определяте стратегията за развитие на компанията и т.

Не всички срещи обаче се записват с протоколи и това не е нарушение на закона. По принцип ръководството на компанията има право да определи кои срещи трябва да се записват и кои могат да се провеждат без изготвяне на този документ.

Основната функция на протокола е да записва в писмена форма всички задачи, въпроси, становища, изразени на срещата и най-важното - колективно взетите решения.

Колкото по-задълбочен и подробен е протоколът, толкова по-добре.

Обикновено се изискват минути за срещи, които имат въздействие пряко въздействиеза бъдещето на компанията. Препоръчва се също така да се водят протоколи от срещи с участието на представители на други предприятия и служители на държавни агенции.

Процедура за срещата

Срещата не е събитие, което се провежда, както се казва, в движение. Изисква внимателна предварителна подготовка, която обикновено се извършва от отговорен служител, назначен за това със специална заповед на директора. Той събира Задължителни документи, пише списък текущи проблемии неотложни въпроси за решаване, уведомява всички потенциални участници за предстоящата среща и извършва други подготовки.

Трябва да се отбележи, че служители на предприятие, които са получили информация за предстояща среща и покана за участие в нея, могат да откажат, но само ако има основателни и достатъчно убедителни причини, тъй като срещата е част от техните служебни задължения.

Събранието обикновено има свой председател, който следи хода му, обявява дневния ред и провежда гласуването. Най-често това е ръководителят на фирмата, но може да е и друг служител. В този случай информацията за председателя трябва да бъде включена в протокола.

От самото начало на срещата всички събития, случващи се на нея, се записват внимателно. И това е направено различни начини: Воденето на протокол не изключва използването на фото и видеозапис.

Протоколът след приключване на заседанието трябва да бъде подписан от секретаря и председателя на събранието, както и при необходимост от участниците в него, които по този начин потвърждават, че цялата информация, включена в него, е вярна.

Кой трябва да попълни протокола?

Функцията по изготвяне на протокол обикновено е отговорност на секретаря на предприятието или друг служител, назначен да изпълнява тази мисия директно на срещата. В същото време лицето, избрано да води протокола, трябва да има ясно разбиране как и защо се прави това и да има поне минимални умения за писане на протоколни документи.

Съставяне на протокол

Днес законът не предвижда строго унифицирана форма на протоколи от заседанията, така че организациите могат да ги изготвят във всякаква форма или по модел, одобрен в счетоводната политика на компанията. Въпреки това е необходимо да посочите определена информация в него:

• Номер на документ;
• дата на създаване;
• име на компания;
• населеното място, в което е регистрирано предприятието;
• списък на лицата, присъстващи на срещата (включително техните длъжности, трите имена);
• информация за председателя и секретаря на събранието;
• дневен ред (т.е. въпросите, които трябва да бъдат решени);
• фактът на гласуването (ако е проведен) и неговите резултати;
• резултат от срещата.

Понякога точното време (до минути) на началото и края на срещата е включено в протокола - това ви позволява да дисциплинирате служителите и да оптимизирате времето, прекарано на такива срещи в бъдеще.

При необходимост към протокола от заседанието могат да бъдат приложени допълнителни документи, снимки и видео доказателства. Ако има такива, тяхното присъствие трябва да бъде отразено в протокола от заседанието като отделен параграф.

Трябва да се отбележи, че протоколът трябва да се съхранява изключително внимателно, трябва да се избягват грешки и корекции и е напълно неприемливо да се въвежда недостоверна или умишлено невярна информация в него. Ако такива моменти бъдат установени при проверка на вътрешната документация на компанията от регулаторните органи, компанията може да понесе сериозно наказание.

Основни правила за съставяне на протокол

Протоколът по правило се съставя в един екземпляр, но при необходимост могат да се направят негови копия, чийто брой не е ограничен.

Документът трябва да бъде подписан от непосредствения съставител, секретаря, както и от всички членове на събранието.

Протоколът може да бъде съставен на обикновен лист А4 или на бланка на организацията - няма значение, както и дали се съхранява на ръка или се попълва на компютър. Не е необходимо да се заверява с печат на фирмата, тъй като от 2016г юридически лицапо закон имат всяко правоНе използвайте печати и щемпели за заверка на вашата документация.

Веднъж попълнен и надлежно заверен, протоколът трябва да се съхранява заедно с други твърди документи, записващи вътрешни срещи, преговори и срещи. След като загуби своята релевантност, той трябва да бъде изпратен за съхранение в архива на предприятието, където трябва да се съхранява за периода, определен от закона или вътрешните местни актове на дружеството (най-малко 3 години), след което може да бъде изхвърлен. (тази процедура също трябва да се извършва стриктно по предвидения от закона начин) .

• Защо ви е необходим протокол от срещата?
• Какъв тип протокол са протоколите от срещите?
• Как да вземете протокол от среща.
• От какви раздели се състои протоколът от срещата?

Протокол от заседаниетое вид бизнес документ, който отразява цялата гама от събития, случили се по време на среща на персонала на компанията. Този видДокументът не е включен в списъка на задължителните за поддържане в предприятието, но често може да бъде доста полезен.

Защо ви трябват протоколи от срещи?

Във всяка компания редовно се провеждат различни срещи. Този тип срещи позволяват да се разрешат голям брой належащи проблеми и да се отговори на тях трудни въпроси, формулиране на стратегия за развитие на предприятието и др.

В същото време някои срещи не подлежат на протоколиране, което също е норма. Ръководството на организацията може самостоятелно да състави списък с общи събития, по време на които официално се водят записи, както и да идентифицира тези, при които това не е необходимо.

Основната цел на протокола е да отрази в писмена форма целия кръг от въпроси, задачи и становища, изразени по време на заседанието, както и съвместно приети решения.

Най-добрият вариант е най-подробният протокол.

Най-често такава документация се използва в рамките на срещи, които имат пряко влияние върху бъдещето на организацията. Освен това е препоръчително да записвате съдържанието на всички срещи с предприятия на трети страни и служители на държавни агенции.

3 материала за срещи

Увеличете производителността на срещите с три листчета, които бяха подготвени от редакцията на сп. Генерален директор.

Какъв тип протоколи са протоколите от срещи?

В управленската дейност са широко разпространени няколко вида протоколи: протокол за одобрение, протокол за намерения и протокол за изземване на веществени доказателства (документи). Основните документи на общото събрание на акционерите, съгласно действащото законодателство, включват протокола от преброителната комисия и протокола от събранието.

Освен това е разрешено съставянето на протокол от едно длъжностно лице, ако изпълнява административни функции (при арест, пътен инцидент и др.). За всички видове тези документи са разработени определени стандартни шаблони.

Ще разгледаме форма на протокол от заседание, която се използва за общи управленски дейности. Този документ се изготвя в организацията въз основа на резултатите от колегиално обсъждане на въпроси и вземане на решения.

Произходът на протокола в областта на деловодството у нас се свързва с началото на осемнадесети век, когато в управленската дейност се появява практиката да се провеждат дебати преди да се развие и консолидира мнението на мнозинството. Традиционно протоколът е:

• информационен документ (записва процеса на обмен на мнения),
• административен документ (регистрира взетото по време на заседанието решение).

Понастоящем е обичайно да се съставя протокол от среща, за да се запише хода на колегиалните събития, провеждани от мениджъри на различни нива. Освен това този документ се използва за регистриране на събития по време на различни семинари, срещи, конференции и др.

Решението относно необходимостта от изготвяне на протоколи от заседания по време на оперативни дейности се взема от ръководителя, който назначава и ръководи тези дейности. Ако просто трябва да предадете информация на служителите по определен проблем, да обясните предишни решения и т.н., тогава не е нужно да използвате протокола. Ако има нужда от този документ, той отразява състава на участниците, представените идеи или предложения.

Как да вземете протокол от среща

Записването на хода на срещата е задължение на секретаря на ръководителя на организацията. Тази функция може да бъде изпълнявана от друг служител.

Преди началото на срещата на секретаря се дава списък на поканените и приблизителен списък с въпроси. Участниците представят резюмета на своите доклади. Това помага да се подготви шаблон на документ, за да се ускори работата по изготвянето на окончателния вариант на протокола. Ако има много участници, препоръчително е да създадете регистрационен лист, където ще бъдат посочени пълните имена на явилите се лица. След започване на заседанието секретарят издава окончателния списък на присъстващите.

Информацията се записва от секретаря на срещата по време на събитието. За да се повиши точността на записа, се използват гласови записи. Всички думи се записват на цифров носител и след това се възпроизвеждат, когато документът бъде финализиран.

Ако има масова среща с голяма сумаучастници, след това пункцията се извършва от двама секретари. Ако двама специалисти работят върху един документ наведнъж, ще ускорите процеса, ако срещата се проточи.

Индивидуални забележки, бележки, коментари, дискусии по теми, които не са свързани с темата на срещите, не се отразяват в документа. Той записва общото значение на докладите, въпросите и предложенията. Решенията и указанията, дадени от ръководителя на отделните изпълнители, се записват точно.

Трябва да се отбележи, че докладите и въпросите не е необходимо да се дават дума по дума.

Ако ръководителят се нуждае от точна информация, той ще изисква доклад, подписан от отговорния служител. На срещите се обсъжда общото състояние на нещата, така че няма нужда от подробни бележки. В резултат на това документът отразява накратко хода на срещата: обсъждани теми, повдигнати въпроси и взети решения.

В някои случаи ръководителите на организации изискват дословен запис на всяка фраза. Това е типично за срещите модерни компании, където на такива събития се решава голям бройоперативни въпроси.

От какви раздели се състои протоколът от срещата?

При документиране на процеса на срещата е необходимо да се осигури съответствие на протокола от срещата с GOST R 6.30-2003 „Единни системи за документация. Единна система за организационна и разпоредителна документация. Изисквания към документацията." Това означава, че при записване на информация е необходимо да се спазват правилата за изготвяне на протокол от заседание по отношение на заглавието, заключителната част на документа и неговото съдържание.

Заглавна част на протокола.

Заглавката трябва да съдържа редица подробности:

• пълно име на организацията;
• вид на документа (ПРОТОКОЛ);
• номер и дата;
• място на регистрация;
• заглавие към текста.

В наименованието на предприятието е задължително да се посочи правната форма. Пълното име трябва да съвпада с официално установеното име, посочено в устава или правилника на организацията, и всички думи трябва да бъдат написани изцяло, без съкращения.

Ако предприятието има официално регистрирано кратко имеДопуска се посочването му в скоби след пълния.

Ако организацията има по-висока структура, нейното име се поставя над името на фирмата, създала документа. Обикновено обаче се посочва в съкратена форма.

Например:

• Публично дружество;
• Агенция "Разпространение, обработка, събиране на печат";
• (АД Агенция "Роспечат");
• Затворено акционерно дружество "Нови технологии".

Датата на протокола съответства на датата на заседанието. За многодневни срещи са посочени началната и крайната дата. В никакъв случай не трябва да посочвате датата на подписване на протокола, тъй като понякога той се съставя няколко дни след края на събитието.

Например: проведено е заседание на съвета на директорите на акционерно дружество в продължение на два дни (13.01.09 и 14.01.09). Протоколът е съставен на следващия ден и е заверен един ден след края на събитието, тоест 16.01.09. В този случай посочете числата „13 – 14.01.2009 г.“. В този случай са допустими още две опции за изписване на датата: „13.01.2009 г. – 14.01.2009 г.“ или „13 – 14 януари 2009 г.“.

Номерът на протокола (индекс) е поредният номер на заседанието. Номерацията се установява за календарната година, като има няколко групи протоколи, като всяка от тях има отделна поредна номерация. По този начин трябва да поставите своите номера на протоколите от: заседания на дирекцията, общи събрания на акционерите, събрания на трудовия колектив, заседания на техническия съвет и др.

Традиционно е да се пише двуцифрено числономера на документи и дати с една цифра. Това става чрез добавяне на нула преди единичната цифра. Това обикновено се обяснява по следния начин: нула („№ 01“ или „01 януари 2008 г.“) няма да ви позволи да посочите в това мястодруг знак, трансформиращ в резултат 1 в 11, 21 или 31. Нека ви напомним още веднъж, че той не е установен в нормативните документи точни правилада пиша такива числа. Това е просто обичайна практика.

Трябва да се посочи мястото, където е съставен документът, ако е трудно да се определи по името на организацията. Посочва се и ако срещата се провежда на място, различно от местоположението на предприятието (авторът на документа) местност. Съгласно GOST R 6.30-2003 (клауза 3.12), мястото, където се съставя протоколът, се изписва в съответствие със съществуващото административно-териториално деление, като се използват общоприети съкращения.

Заглавието към текста на протокола съдържа указание за вида на съвместната дейност (среща, среща, среща и т.н.) и името на колегиалния орган в родителен падеж.

Например „заседания на методическия съвет“ или „срещи на работната сила“ или „срещи на ръководители на структурни подразделения“.

Детайлите на заглавната част могат да бъдат разположени надлъжно или ъглово. Този избор зависи от организацията.

Уводна част на текста

Текстът на протокола се състои от уводна и основна част.

В уводната част на документа заглавието е последвано от инициалите и фамилиите на председателя и секретаря на събранието. Председателят, който води заседанието, е длъжностно лице, но длъжността му не трябва да се посочва в документа.

Секретарят отговаря за организацията и документирането на дейността на събранието. По този начин той отговаря за цялата процедура по сеч. В този случай секретарят на събранието (заседанието) може реално да не е секретар по длъжност. Има възможност за възлагане на допълнителни задължения по дърводобив на подходящ служител. Ако такава документация се поддържа редовно от определен служител, тази функция трябва да бъде посочена в неговия описание на работата. Но в случай на еднократна нужда не е необходимо да се съставя протокол, мениджърът просто издава заповед на служителя.

Например на заместник-директора Панков се възлагат задълженията на председател на съвещанието на началниците на отдели, а на негов личен асистентЕгорова е назначена за секретар на събранието. В такава ситуация позициите им щатно разписаниене е посочено в протокола. В документа, който се изготвя, те ще действат само като председател и секретар на събранието.

Образец на уводната част на протокола от заседанието:

• Председател – Панков Ю.П.
• Секретар – Егорова Д.Л.
• Присъстват: Бесонов А.Д., Коренев Н.Р., Лужин Е.Н., Малинина Е.М., Устюгов А.К.
• Поканени: генерален директор на АД Опал А. Б. Шумилов, технически директор на АД Лазурит Остер М. А.

На следващия ред след думата „Присъстващи“ по азбучен ред се посочват инициалите и фамилиите на служителите на предприятието, които са участвали в разглеждането и разработването на решения на срещата.

Ако на срещата присъстват други поканени длъжностни лица от това предприятие, те са посочени в раздела „Поканени“. В същото време длъжностите, които заемат, не са посочени, фамилиите и инициалите са подредени по азбучен ред. И само в случай на участие на служители на трети страни се посочват техните длъжности и име на фирмата.

За съставяне на списък с присъстващи служители и поканени лица се използва едноредово разстояние. След това се пропуска един празен ред и през същия интервал се съставя дневният ред. Основната част от текста се набира с интервал между редове и половина.

Секретарят предварително изготвя списък на участниците в срещата, въз основа на инструкциите на ръководителя. Такъв списък е необходим за информиране на заинтересованите страни за датата на събитието и дневния ред. Добре би било предварително да раздадете справочни материали, за да се запознаете с въпросите и да се подготвите за срещата. Списъкът на участниците в срещата се коригира в деня на срещата въз основа на присъствието на официални лица.

При разширено заседание (над 15 души) или заседание на постоянно действащ колегиален орган при съставянето на протокола не се включват имената на присъстващите, а само общ бройучастници, което се записва при регистрацията. След това регистрационният списък се прилага към протокола като приложение. Самият документ трябва да гласи: „Присъстват: 19 души (списъкът е приложен).“

Дневният ред е неизменен атрибут на уводната част. Мениджърът, който е насрочил срещата, определя нейното съдържание. Ако дневният ред е изпратен предварително на участниците за преглед, информацията, съдържаща се в него, трябва да бъде включена в документа, който се съставя.

Номерирането на точките от дневния ред се определя с арабски цифри. Формулирането на теми трябва да започне с предлога „За“ или „За“, отговаряйки на въпроса „за какво?“ Всеки параграф трябва да съдържа инициалите и фамилията на докладчика, т.е. длъжностното лице, изготвило посоченото съобщение.

Пример за протокол от заседание относно дневния ред.

Дневен ред:

1. За одобряване на правилата за сигурност на информацията.

Доклад на ръководителя на информационния отдел Дорохова Р.

1. За промени в щатното разписание.

Реч на заместник генералния директор И. Н. Сергеев

Основна част от текста

Официална част от протокола

Ръчно създадени стенографски или аудиозаписи, направени от секретаря по време на срещата, стават основа за съдържанието на протокола. В края на срещата секретарят изготвя документа в съответствие със съществуващите изисквания. След това черновата отива на председателя на събранието за редактиране. След извършване на всички поправки, протоколът се потвърждава с подписи и става официален документ.

Правната сила на протокола, тоест формалност, надеждност, неоспоримост, се определя не само от правилата за попълването му. Според традиционното тълкуване „юридическата сила е собствеността на официален документ, предоставена му от действащото законодателство, компетентността на органа, който го е издал, и установения ред за изпълнение“. Ако са изпълнени задължителните правила за изпълнение, тогава документът придобива правна сила след подписване от две лица: председател и секретар.

Въвеждането на този детайл не създава никакви затруднения, тъй като е еднакъв за всички видове протоколи, които разгледахме. Подписите трябва да са отделени от текста с 2 или 3 интервала между редовете. Думите „Председател” и „Секретар” са разположени от границата на лявото поле, последната буква от фамилията граничи с дясното поле.

Протоколът е вътрешен документ, поради което върху него обикновено не се поставя печат.

Ако обемът му е повече от една страница, втората и следващите страници трябва да бъдат номерирани. Когато проектирате номера на страници, използвайте арабски цифрибез думата „страница“ (страница), без използване на тирета, кавички и други знаци.

Според общо правилоЗа съставяне на протокола се предоставят не повече от пет дни. Датата на готовност на посочения документ обикновено се определя от ръководителя, който е провел срещата, или председателя на постоянната структура. В допълнение, периодът на подготовка може да бъде определен с правилника на колегиалния орган.

Има редица документи, които ограничават периода на обработка за конкретни видове протоколи. По-специално, Законът за акционерните дружества изисква от тези предприятия да изготвят протокол от заседание на съвета на директорите за 3 дни и дори 15 дни се дават за изготвяне на такъв трудоемък документ като протокола от общ събрание на акционерите.

Персоналът се информира за решенията от протокола на заседанието чрез изпращане на пълни копия или извлечения от диспозитивната част. В малките организации служителите често се запознават с приетите решения срещу подпис. За целта към протокола се прилага лист за запознаване.

Също така често въз основа на решения на събрания се разработват административни документи, например решения на колегиален орган или заповед на директора на предприятието.

• Как един изпълнителен директор може да намери идеалния личен асистент

Протокол от заседанието в кратка и пълна форма

Има кратка и пълна форма на представяне на текста в протокола.

Всъщност те се различават един от друг само по количеството детайли в отразяването на процеса на срещата, но дизайнът им е идентичен. Тази ситуация се е развила в резултат на практиката и тази информация се предава по време на всяко обучение в областта на управлението на офиси.

Краткият протокол е документ, в който се записват повдигнатите въпроси по време на заседанието, имената на ораторите и взетите решения.

Тази форма се използва традиционно:

• ако на заседанието се прави стенографски запис (стенограмата на изказванията ще бъде включена в приложението) или запис на случващото се със специални технически средства;
• ако срещата е с оперативен характер и е необходимо да се документира взетото решение, без да се уточнява хода на обсъждането.

Ако се използва кратък протокол от работна среща, се губи възможността за възстановяване на хода на обсъждането на въпроса, на изразените мнения и коментари, както и на хода на процеса на разработване на управленско решение.

Запазен изцяло Подробно описаниекакво се случи на срещата. Тази форма включва текстовете на докладите и изказванията на участниците в срещата, всички мнения, въпроси и забележки, изразени по време на процеса, и други подробности за събитието.

Съответно пълният протокол се състои от 3 части: „ИЗСЛУШАХ”, „ИЗКАЗАХ” („РЕШИХ”), за разлика от краткия, който има само две: „ИЗСЛУШАХ” и „РЕШИХ” („РЕШИХ”). .

Броят на разделите в основната част на текста на протокола и тяхната номерация съответства на броя на точките, включени в дневния ред. Всеки раздел е представен в 3 части пълна форма– „ИЗСЛУШАХА”, „ИЗГОВОРИХА”, „РЕШИХА” („РЕШИХА”) – и в 2 части на кратка. Посочените думи се изписват с главни букви от лявото поле.

Непосредствено след подзаглавието „СЛУШАХ“ е необходимо да се посочи в родителен падеж фамилията и инициалите на основния оратор (който слуша?). Следва резюме на речта му с тире. Записът на реч традиционно се записва в минало време в трето лице единствено число. В случай на предварителна писмена подготовка на текста на съобщението и предаването му на секретаря, е достатъчно да се посочи неговата тема в съставяния документ. Следва: „текстът на доклада е приложен“.

Пълната форма се характеризира с посочване след думата „ИЗКАЗАЛ” фамилиите и инициалите на участниците в обсъждането на въпроса. В този случай всяко фамилно име и инициали на говорещия се изписват на нов ред в именителен падеж (кой е говорил?). Самата справка се изписва с тире след фамилията и се изписва в трето лице единствено число. Тук в текста са дадени въпросите, поставени по време на доклада или след приключването му, и отговорите на тях.

Ако по време на заседанието не е проведена дискусия или не са зададени въпроси, то частта „ИЗКАЗВАНЕ” не се отбелязва в протокола. По този начин този фрагмент от текст ще включва 2 части: „СЛУШАХ“ и „РЕШИХ“ („РЕШИХ“). Това се допуска и в пълния вид на протокола по отделните въпроси от дневния ред.

След думата „РЕШИХ” (или „РЕШИХА”) се изписва диспозитива на конкретна точка от дневния ред. Ако по даден въпрос се вземат едновременно няколко решения, се посочват техните номера арабски цифри. В този случай първата цифра показва номера на точката от дневния ред, а втората – номера на взетото решение.

При разработване на три решения по първа точка от дневния ред, номерацията им е следната: 1.1, 1.2 и 1.3.

Ако по втора точка от дневния ред се вземе само едно решение, нейният номер се записва 2.1 (грешка би било просто да се посочи номер 2).

Текстът на диспозитива обикновено се формулира по стандартния образец, установен за административните документи. Съответно предложенията ще отговорят на въпросите: кой какво трябва да направи и до колко време. В този случай е позволено да се посочи отговорният изпълнител както в началото, така и в края на текста.

Обичайната практика за съставяне на протоколи не предвижда вписване на резултатите от гласуването. Но ако се е случило, то това следва да бъде отразено в диспозитива. В протоколите от общите събрания на акционерите има много специфики, включително по реда на отразяване на резултатите от гласуването на взетите решения, които се записват и въз основа на резултатите от заседанието на преброителната комисия.

Протокол от оперативното съвещание: характеристики на изготвянето и възможни проблеми

Оперативната среща има няколко характеристики:

• редовност (например веднъж месечно в определено време);
• постоянен състав на участниците;
• почти непроменени теми и въпроси;
• кратка продължителност.

Тези особености внасят свои собствени нюанси в изготвянето на протокола от оперативното заседание. След като предварително е усвоил алгоритъма на дейностите и въпросите, секретарят е в състояние да изготви окончателен документ за кратко време.

Бързината на изготвяне на протокола от срещата ви позволява много бързо да го одобрите от главата.

Воденето на протоколи от онлайн срещи може да бъде предизвикателство. Ето най-често срещаните проблеми.

Проблем 1.Секретарят или служителят, на когото е поверена отговорността да води протокол, не познава същността на разглеждания въпрос, така че му е трудно да записва хода на дискусията.

Възможно решение: секретарят може да се свърже със служителя, който е направил доклада на срещата, или друг специалист, който може да изясни тази тема.

Проблем 2.Поради липсата на строго фиксирани правила за оперативната среща по време на срещата, секретарят не винаги има време да записва всичко, което се случва.

Възможно решение: секретарят може да организира звукозапис на процеса на срещата и съставянето на протокола от срещата ще се основава на него.

Проблем 3.Секретарят не винаги може да изолира най-важната, съществена част сред разнообразието от информация, получена по време на разглеждането на въпроса. Понякога може да е трудно да разберете какво точно да запишете в протокола.

Възможно решение: В такава ситуация, за да подготви протокола от срещата, секретарят трябва първо да анализира наличната информация и да подчертае най-важните аспекти. След това можете да съставите документ, като добавите само основната информация.

• Секретарски телефонен етикет: 5 правила за общуване с клиенти

Как да напишем перфектния протокол от срещата

Нормално регистриране	Перфектно дърводобив
Всички енергично пишат различни бележки в тетрадките си по време на срещата.	Вниманието на всички е привлечено от екрана или дъската, на която се извършва онлайн запис.
Всеки има свое разбиране за резултатите от срещата.	Беше постигнато общо разбиране на резултатите от срещата и бяха определени отговорностите и графикът на дейностите, необходими за постигане на конкретен резултат.
Участниците губят малко енергия по време на срещата.	Участниците напускат срещата заредени с енергия и фокусирани върху конкретни задачи.
Липса на задължения за изпълнение на взетите на събранието решения.	Задължението да изпълнявате взетите решения и възложените задачи - в края на краищата всички присъстващи си спомниха вашето обещание да направите всичко навреме.
Неспазване или липса на дневен ред на срещата.	Следвайки визуалния дневен ред на срещата.
Съгласуваният и подписан протокол от срещата се появява едва на следващия ден, а понякога и по-късно.	Съгласуването и подписването на протокола става веднага след края на срещата.
Проследяването на изпълнението на решенията изисква много време.	Проследяването на изпълнението на решенията е лесно, тъй като те се проследяват в корпоративната система за контрол на задачите.

За да организирате идеалното регистриране, можете да вземете: прости листовефлипчарт и маркери, и по-сложни и модерни технологии. На първо място е необходимо да се следва определена методика и да не се отклонявате от установените правила.

Добре установеният идеален протокол изглежда така: протоколът се съгласува, отпечатва и подписва веднага след срещата. След това, докато участниците се придвижват от конферентната зала до своята работно място, има разпределение на отговорността. След като служителите се върнат в офисите си, те получават имейл с последния протокол и възложените им отговорности в корпоративната система за управление на задачите. За да направите това наистина, просто следвайте нашите инструкции.

За да получите съгласуван протокол и зададени решения, можете да използвате специален проба. Пример за шаблон за протокол от среща:

1. Организационни подробности.
2. Списък на участниците.
3. Дневен ред.
4. Взети решения.
5. Задачи.
6. Въпроси за обсъждане по-късно.
7. Подписи на участниците.
8. Протоколът е съставен.

Нека да разгледаме по-отблизо правила за пълненепосочения шаблон.

1. Контролирайте началния и крайния час на срещата. Срещите са склонни да пропускат началната и крайната си дата. За да се борим с това явление, е необходимо ясно да контролираме и записваме времевата рамка на срещата.

В допълнение, ефективна стъпка би била да регистрирате закъснелите за срещата в отделна тема. Малко хора биха искали да бъдат етикетирани като недисциплинирани. Можете също така да водите статистика и да определяте рейтинг на хората, склонни да закъсняват.

2. Задайте роля на всеки участник в срещата. Това е много прост и работещ метод за постигане на успех. Установено е, че участниците в много срещи не винаги разбират какво и кой от тях трябва да направи, за да повиши ефективността на срещата и да постигне резултати.

Наложително е да се установи подходяща роля за всеки.

1. Председателят на събранието отговаря за спазването на определени правила за подготовка и провеждане на събитието. От това зависи ефективността и енергията на срещата.
2. Докладчикът на заседанието отговаря за качеството и навременна подготовкаи предоставяне на информация, необходима на участниците в срещата.
3. Участник в срещата – поема функцията самоподготовкаи активност по време на събитието.
4. Секретар на заседанието – осигурява изготвянето на протокола.
5. Energy Guardian – отговаря за енергията на срещата. Той може да обяви почивка в срещата, ако нейната динамика е намаляла, стаята е задушна и т.н. Той спира процеса и провежда енергизиращо събитие.
6. Knowledge Keeper - гарантира, че информацията се записва, за да се предотврати загубата на всяка ценна мисъл. Обикновено това лице ще посочи на секретаря важността на записването на определено изявление.
7. Context Keeper – гарантира спазването на дневния ред на срещата. При нарушаване на дневния ред посоченото лице сигнализира на всички участници.
8. Хранител на времето – отговаря за поддържането на времевата рамка на срещата. Показва необходимостта от вземане на решение и записване на резултата две минути преди края на обсъждането на въпроса.

3. Определете целите, съставете дневен ред на срещата. Много срещи се провеждат без писмен дневен ред. В резултат на това повечето участници изобщо не са наясно с целта на тяхната покана за събитието. В резултат на това се отделя много време в началото на срещата, за да се подобри ефективността на всички присъстващи.

На предвиденото място в протокола посочете дневния ред на заседанието. Освен това е желателно, съгласно принципа, даден в параграф 1, да се контролира продължителността на събитието, като се сравнява количеството планирано и действително изразходвано време за всяка точка от дневния ред. По този начин, след няколко седмици на постоянно измерване, броят на срещите, завършени по график, ще се увеличи.

4. Запишете вашите решения. Следващите 3 точки са тясно преплетени. Това важи за изхода от срещата. Каква е целта на всички срещи? Целта на всеки от тях е постигане на съгласие за последващи действия. Има 3 вида споразумения:

• решения, засягащи всички;
• задачи, възложени на конкретни изпълнители;
• въпроси, които бяха повдигнати по време на срещата, но не доведоха до разработването на конкретна резолюция или конкретна задача. Това се случва, когато се повдига тема, която не е включена в дневния ред на срещата, или когато е лошо подготвена, което не позволява да се вземе еднозначно решение.

Всякакви дискусии относно променящи се регулации, бизнес процеси, награди и наказания, информация и т.н. трябва да бъдат формализирани под формата на резолюции, които важат за всички участници в срещата. Тези данни трябва да влязат в блока „Взети решения“.

5. Pin задачи. Трябва да се помни, че за да се изпълни ефективно дадена задача, тя трябва да бъде възложена само на едно отговорно лице.

За тази цел можете да използвате раздел за запис на задачи.

Всяко задание трябва да има текст, срок и отговорен изпълнител. При попълване на посочените полета информацията се вижда на екрана и всеки участник в срещата може да се запознае с възложените задачи и служителите, които ги изпълняват.

6. Запишете въпроси за обсъждане по-късно. Поради склонността на хората да мислят асоциативно, по време на всяка среща винаги се появяват проблеми, които не са били планирани за обсъждане. Ако няма бързо решение за тях (например, като използвате правилото „три забележки“), трябва да запишете темата в раздела „Въпроси за обсъждане по-късно“.

Записването на тези моменти е от голямо значение. Благодарение на това присъстващите ще разберат, че темата няма да се загуби и ще бъде обсъдена по-късно. В резултат те могат спокойно да се върнат към въпросите от дневния ред. И дори ритуалът на записване на непланирана забележка дава възможност да се премине от разглежданата тема към друга. Ако това не бъде направено, мислите на участниците постоянно се връщат към неразрешения проблем.

7. Утвърждава решенията и подписва протокола. Разпределете заданията в системата за контрол на задачите. Важен моменте обобщаване на резултатите в края на заседанието след обсъждане на дневния ред, вземане на решения, възлагане на задачи и записване на проблеми. Изготвената и записана резолюция трябва да се повтори.

В резултат протоколът от срещата е готов, достъпен за разпечатване и одобрение от всички участници.

След като одобренията и подписите са завършени и участниците са отишли ​​по местата си, можете да възложите отговорност чрез корпоративната система за контрол на задачите. В резултат на това в края на срещата всички имат съгласуван документ и издадени инструкции.

Как се съхраняват протоколите от срещите?

Съгласно ал.1 на чл. 89 Федерален закон от 26 декември 1995 г. № 208-FZ „За акционерните дружества“, всяко предприятие трябва да организира съхранението на протоколите от заседанията на съвета на директорите (надзорния съвет) на дружеството и бюлетините за гласуване. Съгласно параграф 2 от този член изброените документи трябва да се съхраняват в местонахождението на изпълнителния орган. Условията и редът за съхранение се определят в съответствие с разпоредбите, одобрени с Решение на Федералната комисия за пазара на ценни книжа от 16 юли 2003 г. № 03-33/ps.

Точки 2.1.12 и 2.1.14 от посочените нормативен документзадължава постоянно да съхранява „... протоколи от заседания на съвета на директорите (надзорния съвет) на дружеството и бюлетини за гласуване.“

Освен това е важно да се следят оригиналните документи на организацията. В случай, че са повредени или изгубени, копие от липсващите документи трябва да бъде заверено по определен начин. В този случай е необходимо да се състави подходящ акт, който посочва причините за повредата или загубата. Такъв акт придружава копие от получения за съхранение документ на фирмата и те трябва да се съхраняват неразделно.

Актът трябва да бъде одобрен от ръководителя на структурното звено и одобрен от едноличния изпълнителен орган на дружеството. В случай на повреда или загуба на документи, свързани с или счетоводство, актът се подписва и от главния счетоводител.

Бюлетините подлежат на специални процедури за съхранение. Бюлетините за гласуване, включително обявените за невалидни, трябва да бъдат запечатани от преброителната комисия и предадени в архива на акционерното дружество за последващо съхранение. Това се организира, след като преброителната комисия състави протокол за резултатите от гласуването на общото събрание.

Част 1 от член 13.25 от Кодекса за административните нарушения на Руската федерация установява отговорност за неспазване акционерно дружествоотговорности за съхранение на документи. Размерът на глобата е определен: за длъжностни лица - 2,5-5 хиляди рубли, за организации - 200-300 хиляди рубли.

Нов курс в „Училището за генерален директор“

Извлечение от протокола на заседанието

Извлечение от протокола на заседанието е пълно копие на частта от съдържанието на този документ, отнасяща се до точката от дневния ред.

В извлечението трябва да бъдат копирани всички подробности от формата на протокола от заседанието, уводната част, интересуващата точка от дневния ред, за която се прави извлечението, както и текстът, съдържащ обсъждането и решението на посочения въпрос. Секретарят съставя и заверява документа. За целта ръчно се въвежда думата „Вярно“ и се посочва длъжността на лицето, потвърдило автентичността на извлечението, неговото фамилно име, инициали, дата и подпис.

По някакъв начин извлечението може да замени решение (административен документ). В тази ситуация това е начин за съобщаване на договорените решения от срещата директно на изпълнителите. В 2-дневен срок след подписване на протокола секретарят връчва лично заверени становища по конкретни въпроси на пряко отговорните лица.

Ако тези документи се изпращат на трета организация, те трябва да бъдат заверени с печат.

Секретарят оформя делата, като раздава оригинални копия на протоколи по видове колегиални събития. Например „Протоколи от заседания на съвета на директорите“, „Протоколи от производствени заседания“ и др. Документите се завеждат в картотеката по номер и дата на срещите. Делата се образуват през цялата календарна година.