Păstrarea corectă a evidenței. Ordinea ședinței. Despre ce protocol vorbim?

La întâlniri, întâlniri, sesiuni, conferințe.

Protocoalele documentează activitățile organelor colegiale permanente, cum ar fi colegiile de comitete și ministere, guvernele municipale, precum și consiliile științifice, tehnice și metodologice. În plus, pot fi înregistrate și ședințele ținute de șefii diviziilor structurale, directorii generali adjuncți, directori.

Este obișnuit să se întocmească protocoale care să documenteze activitățile organelor colegiale temporare (conferințe, întâlniri, seminarii etc.).

Procesul-verbal se întocmește de către secretar pe baza notelor pe care le-a păstrat la ședință. Acestea pot fi note scurte, transcrieri sau înregistrări dictafon. Pentru întocmirea procesului-verbal, secretarul colectează rezumate ale rapoartelor și discursurilor, proiecte de hotărâri înainte de ședință.

Protocol emise pe un formular comun..

Titlul, data și numărul de protocol

Antetul protocolului va fi titlu organism colegial sau tipul de întâlnire. De exemplu, Protocolul (de ce?) al ședinței consiliului pedagogic; întâlniri ale șefilor diviziilor structurale etc.

Data procesului-verbal este data ședinței (procesul-verbal se întocmește de obicei după ședință). Dacă întâlnirea a durat câteva zile, data procesului-verbal include datele de început și de sfârșit.

De exemplu: 21 — 24.07.2009 .

Numărul (indexul) protocolului este numărul de ordine al ședinței din cadrul anului calendaristic sau al mandatului organului colegial.

Textul protocolului include următoarele părți:

• introductiv;
• principal.

Introducere

În partea introductivă a procesului-verbal, după titlu, sunt date numele și parafa președintelui și secretarului de ședință. Dintr-o nouă linie după cuvântul " a participat"în ordine alfabetică enumerați numele și parafa oficialilor prezenți la ședință.

Dacă au existat persoane din alții la întâlnire, atunci după cuvântul „Participat” dintr-un rând nou, cuvântul „ Invitat” și se indică o listă de persoane invitate, în acest caz, înaintea fiecărui nume sunt indicate funcția și denumirea organizației.

În partea introductivă a protocolului ordinea de zi este stabilită.

Acesta constă dintr-o listă de probleme care sunt discutate la întâlnire și fixează succesiunea discuțiilor lor și numele vorbitorilor (vorbitorilor). Fiecare punct de pe ordinea de zi este numerotat cu cifre arabe, se formulează folosind prepozițiile „O” sau „Despre”. De exemplu: „Cu privire la aprobarea curriculei”; — La însumarea rezultatelor anului universitar.

Pentru fiecare articol, este indicat un vorbitor (un oficial care a pregătit acest număr).

Parte principală

În conformitate cu succesiunea problemelor de pe ordinea de zi, se întocmește textul părții principale a protocolului - acesta trebuie să conțină atâtea secțiuni câte puncte sunt pe ordinea de zi.

Astfel, partea antet a protocolului este întotdeauna formatată în același mod. Dar textul protocolului poate fi stabilit în forme diferite: scurt sau complet.

Protocol scurt- fixează problemele discutate în ședință, numele vorbitorilor și deciziile luate. Un astfel de protocol se păstrează cel mai adesea în cazurile în care întâlnirea este de natură operațională (vezi Fig. 3.3.).

Protocol complet- conține informații nu numai despre problemele discutate, deciziile luate și numele vorbitorilor, ci și note suficient de detaliate care transmit conținutul rapoartelor și discursurilor participanților la ședință, toate opiniile exprimate, întrebări și observații, comentarii , pozitii. Procesul verbal complet vă permite să documentați o imagine detaliată a întâlnirii (vezi Figura 3.4).

Orez. 3.3. Un exemplu de protocol scurt

Orez. 3.4. Un exemplu de protocol complet

Când se utilizează orice formă de protocol, textul acestuia va fi împărțit în atâtea secțiuni câte puncte sunt pe ordinea de zi.

Fiecare secțiune are trei părți: „AUZAT”, „VORBIT”, „REZOLUT” („DECIDE”), care sunt tipărite din marginea stângă litere mari. Acest design vă permite să evidențiați în text discursul vorbitorului principal, participanții la discuția problemei și partea dispozitivă, în care este formulată decizia.

In partea " ASCULTAT» se precizează textul discursului. La începutul textului, dintr-un rând nou la cazul nominativ, se indică numele vorbitorului. Înregistrarea discursului este separată de nume printr-o liniuță. Discursul este povestit la persoana a treia singular. Este permisă indicarea în loc de înregistrare a discursului după prenume („Se atașează înregistrarea discursului”, „Se atașează textul raportului”).

În acest din urmă caz, rapoartele devin o anexă la protocol.

In partea " EFECTUAT» dintr-un rând nou în cazul nominativ indicați numele vorbitorului și după liniuță, textul discursului sau al întrebării (dacă i-a fost adresată vorbitorului în timpul discursului).

In partea " REZOLVAT”(„DECIDE”) reflectă decizia luată cu privire la problema în discuție. Textul dispozitivului este tipărit integral în orice formă a protocolului.

Textul întregului protocol este tipărit cu spațiere de 1,5 rânduri.

Procesul-verbal se întocmește de către secretarul de ședință. Procesul-verbal se semnează de secretar și se depune spre semnare președintelui în termen de 3 (trei) zile lucrătoare de la ședință.

Semnăturile sunt separate de text prin 3 spații între rânduri. Numele postului este tipărit de la marginea câmpului din stânga, ultima literă din prenume este limitată la câmpul din dreapta.

În ziua semnării protocolului de către președinte, acesta trebuie înregistrat.

Extras din protocol

Un extras din procesul-verbal este o copie exactă a părții de text din protocolul original aferentă punctului de pe ordinea de zi pe care se întocmește extrasul. Extrasul reproduce toate detaliile formularului, partea introductivă a textului, punctul de pe ordinea de zi pe care se pregătește extrasul și textul care reflectă discuția problemei și decizia luată. Un extras din protocol este semnat doar de secretar, care îl certifică și el. Inscripția de certificare este scrisă de mână, constă din cuvântul „Adevărat”, o indicație a funcției persoanei care certifică copia (extrasul), semnătura personală, prenumele, parafa și data (vezi Fig. 3.5).

Orez. 3.5. Un exemplu de extras din protocol

Extrase din protocoale înlocuiesc uneori o astfel de decizie administrativă. În acest caz, extrasul servește ca instrument de comunicare cu interpreții deciziile luate. În acest caz, secretarul, de exemplu, al Colegiului, în cel mult 2 (două) zile de la semnarea procesului-verbal de ședință, distribuie extrase din procesul-verbal pe anumite aspecte executorilor responsabili. Declarațiile sunt semnate de secretar.

Extrasele din protocoalele trimise unei alte organizații sunt supuse sigilării obligatorii.

Copiile originale ale procesului-verbal se formează de către secretar în cazurile în funcție de tipul ședințelor. De exemplu, protocoale adunările generale”, „Proces-verbal ale ședințelor Consiliului de Administrație”, „Proces-verbal ședințelor cu directorul”, etc. În interiorul carcasei, protocoalele sunt sistematizate după numere și cronologie. Cazurile se formează în cursul anului calendaristic.

Practica 8

INFORMAȚII ȘI DOCUMENTE DE REFERINȚĂ

PROTOCOL, ACT

Majoritatea documentelor create de instituții sunt informative și de referință. Aceste documente conțin informații despre starea reală a lucrurilor. Informațiile și documentele de referință includ: certificate, memorii, acte, scrisori etc. Sunt de natură auxiliară și nu au caracter obligatoriu. Informațiile conținute în acestea pot fi luate în considerare.

Protocol

Protocolul ocupă un loc aparte în sistemul documentaţiei organizatorice şi administrative. Ea poate fi atribuită documentelor informative (întrucât conţine informaţii, conţine informaţii despre discutarea unor probleme de management), şi întrucât conţine o parte operativă. poate fi privit ca un document de guvernare.

protocol -, un document care stabilește cursul dezbaterii problemelor și al procesului de luare a deciziilor la ședințe, întâlniri, întâlniri, conferințe și alte forme de lucru ale organelor colegiale (consilii de comitete și ministere, guverne municipale, precum și științifice, tehnice și metodologice). consilii).

Adunările acționarilor, ședințele consiliilor de administrație sunt supuse înregistrării obligatorii.

Protocoalele sunt transmise autorităților puterea statului pentru înregistrare (de exemplu, la înregistrarea băncilor comerciale, camerelor de comerț și industrie etc.). De asemenea, se întocmesc procese-verbale pentru a documenta activitățile organelor colegiale temporare (conferințe, întâlniri, întâlniri, seminarii etc.).

Procesul verbal se întocmește pe baza înregistrărilor care au fost ținute la ședință de către secretar manual sau cu ajutorul unui înregistrator de voce.

În funcție de tipul de ședință și de statutul organului colegial, se alege forma protocolului: scurtă, integrală sau textuală.

Protocol scurt- fixează problemele discutate în ședință, numele vorbitorilor și deciziile luate. Un astfel de protocol se recomandă a fi păstrat numai în cazurile în care ședința este transcrisă, rapoartele și textele discursurilor vor fi prezentate secretarului, sau când ședința este de natură operațională.

Protocol complet - consemnează nu numai problemele discutate, deciziile luate și numele vorbitorilor, ci și note suficient de detaliate care transmit conținutul rapoartelor și al discursurilor participanților la ședință, toate opiniile exprimate, întrebările și observațiile, observațiile, pozițiile. Procesul verbal complet vă permite să documentați o imagine detaliată a întâlnirii.

Protocol verbal - este întocmit pe baza unui proces-verbal al ședinței (transcriere) și transmite textul procesului de discutare a fiecărei probleme și de elaborare a unei decizii cu privire la aceasta.

Protocoalele complete și textuale sunt compilate pe baza unor înregistrări scrise de mână sau pe bandă.

Toate tipurile de protocoale sunt întocmite pe un formular comun, care cuprinde următoarele detalii: denumirea instituției, tipul documentului, locul punerii datei, indexul documentului, locul întocmirii protocolului, locul pentru antetul la textul. Data procesului-verbal este data ședinței. Dacă a durat câteva zile, atunci data protocolului include datele de început și de sfârșit. Numărul (indexul) protocolului este numărul de serie al întâlnirii. Titlul textului reflectă tipul de ședință sau activitate colegială (proces-verbal - ședințe ale consiliului).

Textul protocolului include o parte introductivă și o parte principală.

În partea de apă a protocolului, după antet, sunt date numele și parafa președintelui și secretarului de ședință. Dintr-un rând nou după cuvântul prezent, enumerați, în ordine alfabetică, numele de familie, inițialele membrilor permanenți ai corpului colegial (în forma scurtă a protocolului, aceste date sunt omise), precum și prenumele, inițialele și funcțiile de cei invitați. Cuvintele „Președinte”, „Secretar”, „Participat” sunt scrise cu majusculă de la începutul marginii din stânga. La întocmirea procesului-verbal al unei întâlniri extinse, numele participanților nu sunt enumerate, dar este indicat numărul total al acestora. Participanții sunt numărați conform listelor de înscriere, care sunt transferate secretarului de ședință și devin una dintre anexele procesului-verbal.

Ordinea de zi este inclusă în partea de apă a protocolului, enumeră problemele discutate la ședință cu numele vorbitorilor (vorbitorilor) și fixează succesiunea discuției acestora. Enumeră problemele discutate la întâlnire cu numele vorbitorilor și fixează succesiunea discuției acestora. Ordinea de zi a ședinței este întocmită din timp și trebuie să includă numărul optim de probleme.

Partea principală a textului protocolului conține atâtea secțiuni câte puncte sunt pe ordinea de zi. Secțiunile sunt numerotate corespunzător.

Fiecare secțiune este formată din trei părți: „AUZAT”, „VORBIT”, „HOTARAT”, care sunt tipărite cu majuscule pentru a evidenția în textul protocolului înregistrarea discursului vorbitorului principal, a participanților la discuție. a problemei și a dispozitivului, formulând hotărârea problemei. În același scop, în textul protocolului, numele de familie și inițialele fiecărui vorbitor sunt tipărite dintr-un rând nou în cazul nominativ. Prezentarea înregistrării discursului este separată de nume de familie printr-o cratimă, se precizează de la persoana a III-a singular, conținutul raportului este scris sub formă de vorbire directă. Dacă textul raportului este prescurtat sau prezentat de vorbitor în scris, atunci după liniuță scriu și cu majusculă - „Raportul este atașat”.

Cuvântul „AUDIT” este precedat de numărul punctului de pe ordinea de zi, urmat de două puncte.

Progresul discutării raportului este reflectat în secțiunea „CURSURI” Întrebările și răspunsurile sunt consemnate în secțiunea „CURSURI”. Cuvintele - întrebarea și răspunsul nu sunt scrise.

De exemplu:

AV Smirnov - S-au luat măsuri pentru lichidarea...?

Deciziile adoptate se regăsesc în secțiunea „REZOLVATE”. Dacă există mai multe soluții, acestea sunt numerotate cu cifre arabe cu punct. Fiecare decizie este însoțită de o indicație a funcției, prenumelui și parafa persoanei responsabile cu implementarea acesteia și conține un termen limită, de exemplu:

SOLUȚIONAT:

1. Pregătiți un proiect de nou Statut al funcționarilor. Responsabil - manager HR Rodionova N.P. Termen - 18.11.2001.

Dispozitivul se construiește după schema: acțiune - executant - termen. Executorul poate fi o organizație, o unitate structurală sau un anumit funcționar.

Protocolul poate stabili decizia privind aprobarea oricărui document. În acest caz, protocolul ar trebui să aibă o referință la data și numărul documentului, iar documentul în sine ar trebui să fie atașat la protocol.

În timpul alegerilor, rezultatele votului pentru fiecare candidat vor fi indicate în protocol.

Procesul verbal este semnat de președinte și secretar. Secretarul editează textul, aduce la cunoștință fiecărui vorbitor înregistrarea discursului său și primește semnătura vorbitorului care este de acord cu înregistrarea discursului său. Procesul-verbal al ședinței de conducere, care este ales de prezidiu, este semnat de președinte, secretar și toți membrii prezidiuului.

Un extras din protocol este o copie exactă a unei părți a textului protocolului original. Totodată, sunt reproduse toate detaliile formularului, partea introductivă a textului, punctul de pe ordinea de zi pentru care se pregătește extrasul. Un extras din protocol este semnat doar de secretar, el intocmeste si o atestare. Se compune din cuvântul „Corect”, o indicație a funcției persoanei care certifică extrasul, o semnătură personală, prenume, inițiale și data. Dacă un extras este dat pentru a fi transmis unei alte organizații, atunci acesta este certificat printr-un sigiliu.

Șablon de protocol

(cu aranjarea longitudinală a detaliilor)

Stema Federației Ruse

Numele companiei

PROTOCOL

____________________ № _________________

data

_______________________________

Locul publicării

Titlu:

Reuniunile comisiei pentru...

Președinte - Smirnov S.S.

Secretar - Antonova M.I.

Prezent: 30 de persoane (lista atasata)

(dacă până la 15 persoane, atunci în protocol

nume de familie cu inițiale

în ordine alfabetică, separate prin virgule)

AGENDĂ:

1. Despre procedura de pregătire a conferinței.

Raportul managerului...

1. ASCULTAT:

Sokolov A.I. - Textul raportului este atașat.

EFECTUAT:

Ivanov M.I. - o scurtă înregistrare a discursului (la persoana a treia).

SOLUȚIONAT:

1.1. Aproba...

2. ASCULTAT:

EFECTUAT:

SOLUȚIONAT:

Preşedinte Semnătură S.S. Smirnov

act- un document întocmit de mai multe persoane și care confirmă fapte sau acțiuni specifice.

Actele sunt întocmite în situatii diferiteși, prin urmare, au multe soiuri:

actul de acceptare a muncii conform contractului;

act de acceptare și transfer de documente;

Acțiunea de a șterge materiale;

un act comercial

act de verificare etc.

Actele sunt întocmite de o comisie, care acţionează permanent sau numită la conducerea conducătorilor.

Un grup special este format din acte comerciale care stabilesc faptele de deteriorare, deteriorare sau lipsă de marfă, alte încălcări ale regulilor de transport. Un astfel de act este întocmit pe o formă tipărită a eșantionului stabilit, completată fără pete, ștersături sau barături. Toate completările și corecturile din act trebuie specificate și certificate prin semnăturile ambelor părți.

Dacă actul este un document intern al întreprinderii, acesta se întocmește pe un formular comun. Dacă actul este un document extern, atunci trebuie să conțină date de referință despre organizație.

Actul trebuie să aibă:

denumirea organizației (subdiviziunea structurală);

denumirea tipului de document;

titlul textului

semnături;

· sigiliu;

aplicații; (cu copii ale documentelor justificative).

Textul actului este format din părți introductive și constatative.

Partea de apă a actului indică baza pentru pregătirea acestuia. Acesta poate fi o legătură către un document, către o comandă orală din partea conducerii, către orice fapte, evenimente, acțiuni.

Actul poate avea un titlu, de exemplu: „Act privind lipsa bunurilor de consum” sau „Act de acceptare și transfer de documente marcate „Confidențial”.

Partea principală a actului prevede:

· ținte și obiective;

calendarul lucrărilor comisiei;

rezultate (concluzii, concluzii, sugestii).

După text și o notă despre cerere, dacă este necesar, se indică informații despre numărul de copii ale actului, locația acestora sau destinatarii cărora le-au fost trimise.

Actul este semnat de toate persoanele care au participat la întocmirea lui.

Pentru o serie de acte (cu privire la aspecte materiale, financiare și alte aspecte importante), este necesară aprobarea șefului și certificarea cu sigiliul întreprinderii.

Actele de audit și inspecții sunt introduse tuturor persoanelor ale căror activități le afectează. Totodată, în act, după semnăturile compilatorilor, există o mențiune „Actul este familiarizat cu: poziții, semnături, stenograme ale semnăturilor și date”.

De exemplu:

Compilat de:

Președinte ________________________________________________

Membrii comisiei:

Membrii comisiei: 1. _____________________________________

Funcție, prenume, inițiale

Prezenți: 1. _____________________________________

Funcție, prenume, inițiale

Numele membrilor comisiei și ale celor prezenți sunt ordonate alfabetic. Titlul postului include numele instituției.

Partea de afirmare începe cu un paragraf. Acesta stabilește scopurile, obiectivele și esența muncii depuse de redactorii actului, rezultatele acestuia. Rezultatele lucrării pot fi prezentate sub forma unui tabel.

În partea finală a actului se trag concluzii sau se fac recomandări. Această parte a textului este opțională - actul se poate încheia cu o expunere a faptelor.

După text, înainte de semnături, dacă este cazul, se indică numărul de exemplare ale actului întocmit și amplasarea acestora (opțională și această parte a actului). De exemplu:

Compilat în 3 exemplare:

primul exemplar. trimis la Ministerul Economiei al Rusiei

al 2-lea exemplar. trimis la Ministerul Căilor Ferate din Rusia

al 3-lea exemplar. - în cazul 05-24.

Completați textul actului de semnătură. Actul este semnat de președintele comisiei și de toți redactorii. La semnarea postului, numele de familie nu sunt indicate înaintea numelor. De exemplu:

Președintele Comisiei Semnătură K.Ya. Lakin

Membrii comisiei: ______________ V.N. Kirillov

Semnătură

______________ ÎN. Potapov

Semnătură

N.N. Lamshina

Semnătură

Ca în orice document, în actul dinaintea textului există un titlu care începe cu prepoziția „O” („Despre”) și se formulează cu ajutorul substantiv verbal„La verificare”, „La acceptare și transfer”, „La anulare”, „La distrugere”, etc.

Unele tipuri de acte necesită aprobare. De exemplu, un act privind lichidarea unei instituții este aprobat de șeful unui departament superior (ministru), un act privind alocarea documentelor și cazurilor pentru distrugere - de către șeful instituției. Aprobarea este emisă cu o ștampilă în conformitate cu cerințele GOST R 6.30-97.

Iată un exemplu de act:

Ministerul Culturii al Rusiei APROBAT

Comitetul pentru Cultură Președintele Comisiei

Administratii Semnătură N.I. Petrov

___________________________ ___________________

Denumirea zonei Data

18.05.2000 № 12

Orașul Novosibirsk

La verificarea siguranței documentelor în comisie

Motiv: ordinul președintelui comisiei din 20 aprilie 2000 nr. 102 „Cu privire la verificarea siguranței documentelor de gestiune”.

Întocmit de o comisie compusă din:

Președinte: adjunct Președintele Comitetului Sidorov G.V.

Membrii comisiei: 1. Şef. Departamentul General Grigorieva N.I.

2. Inspectorul departamentului de personal Mikhailova G.G.

3. Deputat contabil șef Myshkin S.I.

4. Referent Prokudina M.V.

În perioada 16-18 mai 2000, comisia a verificat condiţiile de organizare şi păstrare a documentelor de gestiune în comitetul de cultură. Documentele sunt stocate în subdiviziuni structurale și în departamentul general.

Nomenclatorul cazurilor este coordonat anual cu Arhivele Regionale Novosibirsk. Nu au fost stabilite fapte de deces, pierdere, deteriorare sau distrugere ilegală a documentelor.

Compilat în 2 exemplare:

1 - în cazul nr. 1-23

2 - la arhiva regională.

Președintele Comisiei Semnătură G.V. Sidorov

Membrii comisiei: Semnătură N.I. Grigorieva

Semnătură GG. Mihailova

Semnătură SI. Myshkin

Semnătură M.V. Prokudin

Opțiunea 2

Documentați rezultatul auditului activității întreprinderii JSC Sibtekhmash, care a fost efectuat în perioada 02/01/2000 până în 03/01/2000, ca urmare a auditului. este permisă ștergerea nerezonabilă a hârtiei de ambalaj, cuielor și pieselor de schimb pentru repararea echipamentelor; în atelierul de mașini, lipirea a fost suprautilizată în cantitate de 60 kg; director de depozit P.I. Yakovlev a expediat în timp util ambalajele returnabile furnizorilor, pentru care fabrica a plătit o amendă în valoare de 1,5 mii de ruble. Restul informațiilor depinde de tine.

Secretar Semnătură M.A. Antonova

16. Întocmește procesul-verbal al ședinței comisiei de inventariere a instalației de echipamente pe gaz, care a avut în vedere problema rezultatelor inventarierii pentru depozitul nr.2 de materiale auxiliare. În ședință a fost adoptată o hotărâre privind aprobarea rezultatelor inventarierii și atribuirii pe cheltuiala conducătorului de depozit a lipsei. materiale auxiliareîn valoare de 365 de milioane de ruble, precum și o declarație de colare pentru depozitul nr. 2 și o notă explicativă a managerului depozitului. Restul informațiilor depinde de tine.

17. Întocmește un protocol complet al adunării generale a lucrătorilor cooperativei de producție „Lansare”, care a discutat problema creării producției materiale de construcții pentru constructia de cladiri rezidentiale. În cadrul ședinței, s-au auzit informațiile președintelui despre posibilitatea creării unui astfel de atelier și perspectivele activității acestuia. După discuție, s-a decis să se instruiască președintele și adjunctul său pentru construcții să dezvolte lucrările în termen de 6 luni și să aloce 315 milioane de ruble în aceste scopuri.

18. Întocmește un rezumat al ședinței de producție a angajaților departamentului de planificare și economie a fabricii de preparate medicale, care a avut în vedere problema dezvoltării timpurii a planului financiar tehnic și industrial pentru anul 1998. După discuție, ședința de producție a decis să elaboreze planul financiar tehnic și industrial cu trei zile mai devreme Data scadentă. Introduceți singur restul informațiilor.

Informații similare.

Protocolul întâlnirii- un document care consemnează toate evenimentele care au loc la o întâlnire a angajaților echipei întreprinderii. El nu este strict documente obligatorii, dar în unele cazuri este cu adevărat necesar.

FIȘIERE Deschideți aceste fișiere online 2 dosare

Rolul protocolului

Întâlnirile din organizații, indiferent de statutul, linia de activitate și dimensiunea acestora, se țin cu o anumită frecvență. Acestea vă permit să rezolvați multe probleme curente, să luați măsurile necesare în timp util pentru a rezolva probleme complexe, să determinați strategia de dezvoltare a companiei etc.

Cu toate acestea, nu toate întâlnirile sunt înregistrate folosind procese-verbale și aceasta nu reprezintă o încălcare a legii. În principiu, conducerea companiei are dreptul de a stabili care ședințe trebuie înregistrate și care pot fi ținute fără emiterea acestui document.

Funcția principală a protocolului este de a consemna în scris toate sarcinile, întrebările, opiniile exprimate în cadrul ședinței și, cel mai important, deciziile colective.

Cu cât protocolul este mai amănunțit și mai detaliat, cu atât mai bine.

Procesele-verbale sunt de obicei necesare la acele întâlniri care au impact direct pentru viitorul companiei. De asemenea, se recomandă înregistrarea întâlnirilor cu participarea reprezentanților altor întreprinderi și a angajaților instituțiilor de stat.

Ordinea ședinței

O întâlnire nu este un eveniment care se ține, așa cum se spune, din senin. Este nevoie de o pregătire preliminară atentă, care este de obicei efectuată de un ofițer responsabil desemnat pentru aceasta prin ordin special al directorului. El adună Documente necesare, scrie o listă probleme de actualitateși probleme urgente de rezolvat, anunță toți potențialii participanți cu privire la întâlnirea viitoare și desfășoară alte activități pregătitoare.

Trebuie remarcat faptul că angajații întreprinderii care au primit informații despre întâlnirea viitoare și o invitație de a participa la aceasta pot refuza, dar numai dacă există motive întemeiate și destul de întemeiate, deoarece întâlnirea face parte din sarcinile lor de serviciu.

Întâlnirea are de obicei propriul președinte, care monitorizează progresul acesteia, anunță ordinea de zi și conduce votul. Cel mai adesea acesta este șeful companiei, dar poate exista un alt angajat. În același timp, informațiile despre președinte trebuie incluse în procesul-verbal.

Încă de la începutul întâlnirii, toate evenimentele care au loc la aceasta sunt înregistrate cu atenție. Și asta se face căi diferite: păstrarea înregistrărilor nu exclude utilizarea instrumentelor de fixare foto și video.

După încheierea ședinței, procesul-verbal trebuie semnat de secretar și de președintele ședinței, precum și, dacă este cazul, de participanții acesteia, care confirmă astfel că toate informațiile introduse în acesta sunt corecte.

Cine ar trebui să întocmească protocolul

Funcția de întocmire a proceselor-verbale este de obicei responsabilitatea secretarului întreprinderii sau a altui angajat desemnat să îndeplinească această misiune chiar la ședință. În același timp, persoana aleasă să păstreze protocolul trebuie să aibă o înțelegere clară a modului și de ce se face acest lucru și să aibă cel puțin abilități minime în redactarea documentelor de protocol.

Întocmirea unui protocol

Astăzi, legea nu prevede o formă strictă unificată a procesului-verbal al ședinței, astfel încât organizațiile să îl întocmească sub orice formă sau după modelul aprobat în politica contabilă a companiei. Cu toate acestea, anumite informații trebuie incluse:

• Numarul documentului;
• data creării;
• Numele companiei;
• localitatea în care este înregistrată societatea;
• o listă a persoanelor prezente la ședință (cu includerea funcțiilor acestora, numele complet);
• date despre presedintele sedintei si secretarul;
• agenda (adică acele probleme care trebuie abordate);
• faptul votării (dacă este cazul) și rezultatele acestuia;
• rezultatul întâlnirii.

Uneori, ora exactă (până la minute) de la începutul și sfârșitul întâlnirii este introdusă în protocol - acest lucru vă permite să disciplinați angajații și să optimizați timpul petrecut cu astfel de întâlniri în viitor.

Dacă este necesar, la procesul-verbal al ședinței pot fi atașate câteva documente suplimentare, dovezi foto și video. Dacă există, prezența lor ar trebui reflectată în procesul-verbal al ședinței ca punct separat.

Trebuie remarcat faptul că protocolul trebuie păstrat cu mare atenție, erorile și corecțiile trebuie evitate și este complet inacceptabil să se introducă în el informații nesigure sau în mod deliberat false. În cazul în care sunt identificate astfel de momente în cazul în care documentația internă a companiei este verificată de autoritățile de reglementare, societatea poate fi aspru pedepsită.

Reguli de bază pentru înregistrarea protocolului

Protocolul, de regulă, este întocmit într-un singur exemplar, dar, dacă este necesar, se pot face copii ale acestuia, al căror număr nu este limitat.

Documentul trebuie semnat de compilatorul direct, de secretar, precum și de toți membrii adunării.

Puteți întocmi un protocol pe o foaie simplă de format A4 sau pe antetul organizației - nu contează, la fel ca dacă este păstrat în formă scrisă de mână sau completat pe computer. Nu este necesară certificarea acestuia cu sigiliul întreprinderii, din 2016 entitati legale au legal drept deplin nu utilizați sigilii și ștampile pentru a vă certifica documentația.

Odată formalizate și aprobate în mod corespunzător, procesele-verbale trebuie păstrate împreună cu alte documente ferme care înregistrează întâlnirile interne, negocierile și întâlnirile. După pierderea relevanței, acesta trebuie trimis spre păstrare la arhiva întreprinderii, unde trebuie păstrat pe o perioadă stabilită de lege sau actele locale interne ale companiei (cel puțin 3 ani), după care poate fi eliminat. de (această procedură trebuie de asemenea efectuată strict în modul prevăzut de lege) .

• De ce ai nevoie de procese verbale de întâlnire?
• Ce tip de proces verbal este procesul-verbal al ședinței.
• Cum se întocmește procesele verbale ale unei întâlniri.
• Care sunt secțiunile procesului-verbal al ședinței?

Protocolul întâlnirii este un tip de document de afaceri care reflectă întreaga gamă de evenimente care au avut loc ca parte a unei întâlniri a personalului companiei. Acest tip Documentul nu este inclus în lista de obligatorii pentru întreținere la întreprindere, dar de multe ori poate fi destul de util.

De ce ai nevoie de procese verbale de întâlnire?

Fiecare companie are întâlniri regulate. Acest tip de întâlnire face posibilă rezolvarea unui număr mare de probleme acute, pentru a răspunde la timp întrebări dificile, formula o strategie de dezvoltare a întreprinderii etc.

Totodata, unele dintre intalniri nu sunt supuse inregistrarii prin protocol, ceea ce este si norma. Echipa de conducere a organizației poate stabili în mod independent o listă de evenimente generale în timpul cărora înregistrarea este păstrată oficial, precum și să desemneze pe acelea la care nu este necesar să se facă acest lucru.

Scopul principal al protocolului este consemnarea în scris a întregii game de probleme, sarcini și opinii care au fost exprimate în timpul ședinței, precum și deciziile adoptate în comun.

Cea mai bună opțiune este cel mai detaliat protocol.

Cel mai adesea, o astfel de documentație este utilizată în cadrul unor întâlniri care au un impact direct asupra viitorului organizației. În plus, este de dorit să se înregistreze conținutul tuturor întâlnirilor cu întreprinderi terțe și angajați ai instituțiilor de stat.

3 fișe pentru întâlnire

Creșteți eficiența întâlnirilor dvs. cu trei fișeîntocmit de redactorii revistei Director General.

Ce tip de proces verbal este procesul-verbal al ședinței

În activitățile de management s-au răspândit mai multe tipuri de protocol: un protocol de acord, un protocol de intenție și un protocol de sechestru de probe fizice (documente). Principalele documente ale adunării generale a acționarilor, în conformitate cu legislația în vigoare, cuprind procesul-verbal al comisiei de numărare și procesul-verbal al adunării.

În plus, este permisă întocmirea unui protocol de către un funcționar dacă acesta îndeplinește funcții administrative (în caz de reținere, accident etc.). Pentru toate tipurile de aceste documente, au fost dezvoltate anumite șabloane standard.

Vom lua în considerare o astfel de formă de proces-verbal al ședinței, care este folosită pentru un eveniment de conducere generală. Acest document este întocmit în organizație pe baza rezultatelor unei discuții colegiale asupra problemelor și luării deciziilor.

Originea protocolului în domeniul muncii de birou în țara noastră este asociată cu începutul secolului al XVIII-lea, când practica dezbaterilor a apărut în activitățile de conducere înainte de dezvoltarea și consolidarea opiniei majorității. În mod tradițional, protocolul este:

• document informativ (fixează procesul de schimb de opinii),
• document administrativ (înregistrează decizia luată în cadrul ședinței).

În prezent, se obișnuiește să se întocmească procese verbale ale ședinței pentru a stabili cursul evenimentelor colegiale desfășurate de lideri de diferite niveluri. În plus, acest document este folosit pentru înregistrarea evenimentelor în cadrul diferitelor seminarii, întâlniri, conferințe etc.

Decizia privind necesitatea întocmirii procesului-verbal al ședinței în timpul activităților operaționale revine managerului care numește și conduce aceste evenimente. Dacă trebuie doar să transferați informații angajaților cu privire la o anumită problemă, să explicați deciziile luate înainte de aceasta și așa mai departe, atunci nu puteți utiliza protocolul. Dacă este nevoie de acest document, atunci el reflectă componența participanților, prezintă idei sau propuneri.

Cum să iei procesele verbale de întâlnire

Înregistrarea desfășurării ședinței este responsabilitatea secretarului șefului organizației. Această funcție poate fi îndeplinită de un alt angajat.

Înainte de începerea ședinței, secretarului i se oferă o listă de invitați și o listă orientativă de întrebări. Participanții trimit rezumate. Acest lucru ajută la pregătirea unui șablon de document pentru a accelera munca de compilare a versiunii finale a protocolului. Dacă sunt mulți participanți, atunci este indicat să aveți o fișă de înscriere, în care să fie indicate numele complete ale persoanelor care s-au prezentat. După începerea ședinței, secretarul va emite o listă definitivă a celor prezenți.

Înregistrarea informațiilor se realizează de către secretarul ședinței în timpul evenimentului. Pentru a îmbunătăți acuratețea înregistrării, se folosesc înregistrări dictafon. Toate cuvintele sunt înregistrate pe un suport digital și apoi reproduse în timpul execuției finale a documentului.

Dacă se ține o adunare în masă cu cantitate mare participanții, apoi două secretare conduc puncția. Munca a doi specialiști simultan pe un document va ajuta la accelerarea procesului dacă întâlnirea se prelungește.

Observațiile, observațiile, comentariile, discuțiile separate pe subiecte care nu au legătură cu subiectele întâlnirilor nu sunt reflectate în document. Fixează sensul general al rapoartelor, întrebărilor și propunerilor. Deciziile și instrucțiunile pe care șeful le dă interpreților individuali sunt înregistrate cu acuratețe.

În același timp, trebuie menționat că rapoartele și întrebările nu trebuie citate cuvânt cu cuvânt.

Dacă managerul are nevoie de informații corecte, va solicita un raport semnat de angajatul responsabil. La ședințe se negociază starea de fapt în ansamblu, deci nu este nevoie de o evidență detaliată. Drept urmare, documentul rezumă cursul întâlnirii: subiectele discutate, problemele ridicate și deciziile luate.

În unele cazuri, liderii organizației solicită exact fixarea textuală a fiecărei fraze. Acest lucru este tipic pentru întâlniri companiile moderne, unde la astfel de evenimente se decide un numar mare de Probleme operaționale.

În ce secțiuni constă procesul-verbal al ședinței?

La documentarea procesului de întâlnire, este necesar să se asigure că procesul-verbal al întâlnirii este în conformitate cu GOST R 6.30-2003 „Sisteme de documentare unificate. Sistem unificat de documentație organizatorică și administrativă. Cerințe de documentare. Aceasta înseamnă că la înregistrarea informațiilor este necesar să se respecte regulile de formatare a procesului-verbal al ședinței privind titlul, partea finală a documentului și conținutul acestuia.

Antetul protocolului.

Antetul ar trebui să conțină o serie de detalii:

• numele complet al organizației;
• tipul documentului (PROTOCOL);
• numărul și data;
• locul de înregistrare;
• titlul textului.

Este obligatorie indicarea formei organizatorice și juridice în numele întreprinderii. Numele complet trebuie să se potrivească cu cel stabilit oficial, dat în statutul sau regulamentul organizației, iar toate cuvintele trebuie scrise în întregime, fără abrevieri.

Dacă societatea are un înregistrat oficial nume scurt se permite indicarea lui între paranteze după cea completă.

Dacă organizația are o structură-mamă, numele acesteia este plasat deasupra numelui companiei care a creat documentul. În acest caz, este de obicei indicat într-o formă prescurtată.

De exemplu:

• Corporatie publica;
• Agentia „Distribuire, prelucrare, colectare presa”;
• (Agenția SA „Rospechat”);
• Societate pe acțiuni închisă „Noile tehnologii”.

Data procesului-verbal corespunde cu data ședinței. Pentru întâlnirile de mai multe zile, se notează datele de început și de sfârșit. În niciun caz nu trebuie să indicați data semnării protocolului, deoarece uneori acesta este întocmit la câteva zile după încheierea evenimentului.

De exemplu: ședința consiliului de administrație al unei societăți pe acțiuni s-a desfășurat timp de două zile (13.01.09 și 14.01.09). Protocolul a fost întocmit a doua zi și avizat la o zi după încheierea evenimentului, adică pe 16.01.09. În acest caz, indicați numerele „13 - 14.01.2009”. În acest caz, sunt acceptabile încă două opțiuni de scriere a datei: „13/01/2009 - 14/01/2009” sau „13 - 14 ianuarie 2009”.

Numărul de protocol (index) este numărul de serie al întâlnirii. Numerotarea este stabilită pentru anul calendaristic, în timp ce există mai multe grupuri de protocoale, iar pentru fiecare dintre ele există o numerotare serială separată. Astfel, este necesar să vă înscrieți numerele pe procesele-verbale: ședințe de direcție, adunări generale ale acționarilor, ședințe ale colectivului de muncă, ședințe ale consiliului tehnic etc.

Este tradițional să scrii Două cifre numerele și datele documentelor care au o cifră. Acest lucru se face prin adăugarea unui zero înaintea unei singure cifre. Acest lucru se explică de obicei după cum urmează: zero („Nr. 01” sau „01 ianuarie 2008”) nu vă va permite să indicați în acest loc un alt semn, transformând ca rezultat 1 în 11, 21 sau 31. Să reamintim încă o dată că actele de reglementare nu stabilesc reguli exacte pentru a scrie astfel de numere. Aceasta este doar o practică obișnuită.

Locul de înregistrare a documentului ar trebui să fie indicat dacă este dificil de stabilit prin numele organizației. De asemenea, este indicat dacă întâlnirea are loc într-o altă locație decât locația întreprinderii (autorul documentului) localitate. Conform GOST R 6.30-2003 (paragraful 3.12), locul de înregistrare a protocolului este scris în conformitate cu diviziunea administrativ-teritorială existentă folosind abrevieri general acceptate.

Antetul textului protocolului conține o indicație a tipului de activitate comună (conferință, ședință, ședință etc.) și denumirea organului colegial în cazul genitiv.

De exemplu, „ședințe ale consiliului metodologic” sau „ședințe ale colectivului de muncă” sau „ședințe ale șefilor diviziilor structurale”.

Cerințele piesei de antet pot fi poziționate longitudinal sau unghiular. Această alegere depinde de organizație.

Parte introductivă a textului

Textul protocolului constă din părți introductive și principale.

În partea introductivă a documentului, antetul este urmat de parafa și prenumele președintelui și secretarului de ședință. Președintele care conduce ședința este un funcționar, dar poziția sa nu trebuie indicată în document.

Secretarul este responsabil de organizarea și documentarea activităților întâlnirii. Astfel, el este responsabil pentru întreaga procedură de logare. Totodată, secretarul de ședință (ședință) poate să nu fie efectiv secretar conform funcției sale. Este posibil să atribuiți o sarcină suplimentară de logare unui angajat adecvat. În cazul întreținerii regulate a unei astfel de documentații de către un anumit angajat, această funcție trebuie să fie indicată în sa Descrierea postului. Dar acest lucru nu este necesar pentru o necesitate unică de a întocmi un protocol, doar șeful emite un ordin angajatului.

De exemplu, directorului adjunct Pankov i se încredințează îndatoririle de președinte al reuniunii șefilor de departamente și asistent personal Yegorova este numită secretar al ședinței. Într-o astfel de situație, pozițiile lor personal nu sunt enumerate în protocol. În proiectul de document, aceștia vor acționa doar în calitate de președinte și secretar al ședinței.

O mostră din partea introductivă a procesului-verbal al ședinței:

• Președinte - Pankov Yu.P.
• Secretar - Egorova D.L.
• Prezenți: Bessonov A. D., Korenev N. R., Luzhin E. N., Malinina E. M., Ustyugov A. K.
• Invitați: director general al SA „Opal” Shumilov A. B., director tehnic al SA „Lazurit” Oster M. A.

Pe rândul următor, după cuvântul „Participat”, inițialele și prenumele angajaților întreprinderii care au luat parte la luarea în considerare și la elaborarea deciziilor în timpul ședinței sunt indicate alfabetic.

Dacă la întâlnire sunt prezenți și alți oficiali invitați ai acestei întreprinderi, aceștia sunt enumerați în secțiunea „Invitați”. În același timp, posturile pe care le dețin nu sunt indicate, numele de familie și inițialele sunt aranjate alfabetic. Și numai în cazul participării angajaților companiilor terțe, sunt date pozițiile acestora și numele companiei.

Un interval de rând este utilizat pentru a compila lista angajaților prezenți și a persoanelor invitate. După aceea, se omite un rând liber și ordinea de zi este întocmită la același interval. Cea mai mare parte a textului este tastata folosind o spațiere între rânduri și jumătate.

Secretarul formează în prealabil o listă cu participanții la întâlnire, pe baza instrucțiunilor șefului. O astfel de listă este necesară pentru a informa părțile interesate despre data evenimentului și agenda. Nu va fi de prisos să distribuiți materiale de bază în prealabil pentru a vă familiariza cu întrebările și pentru a vă pregăti pentru întâlnire. Lista participanților la ședință se corectează în ziua ședinței odată cu prezența oficialilor.

În cazul unei ședințe prelungite (mai mult de 15 persoane) sau a unei ședințe a unui organ colegial permanent, la înregistrarea protocolului nu se aplică numele celor prezenți, ci doar numărul total participanți, care este fixat în timpul înscrierii. Apoi, lista de înregistrare este atașată la protocol sub forma unei anexe. Documentul în sine ar trebui să scrie: „Au participat: 19 persoane (lista atașată).”

Ordinea de zi este un atribut invariabil al părții introductive. Managerul care a programat întâlnirea stabilește conținutul. În cazul distribuirii prealabile a agendei către participanți pentru familiarizare, informațiile conținute în aceasta trebuie introduse în documentul care se întocmește.

Numărul este atribuit punctelor de pe ordinea de zi folosind cifre arabe. Formularea subiectelor ar trebui să înceapă cu prepoziția „Despre” sau „Despre”, răspunzând la întrebarea „despre ce?”. Orice paragraf trebuie să conțină inițialele și prenumele vorbitorului, adică oficialul care a pregătit mesajul specificat.

Un exemplu de formatare a procesului-verbal al ședinței ca parte a ordinii de zi.

Agendă:

1. Cu privire la aprobarea regulilor de securitate a informațiilor.

Raportul șefului departamentului de informații Dorokhova Yu.R.

1. Despre modificarea tabelului de personal.

Discurs de I. N. Sergeev, director general adjunct

Textul principal

Face parte din protocol

Înregistrările textuale sau audio create manual, realizate de secretar în timpul ședinței, devin baza pentru conținutul procesului-verbal. La finalul ședinței, secretarul întocmește un document în conformitate cu cerințele existente. Apoi, proiectul merge la președintele ședinței pentru editare. După efectuarea tuturor modificărilor, protocolul se fixează cu semnături și trece la rangul de documente oficiale.

Forța juridică a protocolului, adică oficialitatea, fiabilitatea, incontestabilitatea, este determinată nu numai de regulile de completare. Potrivit interpretării tradiționale, „forța juridică este o proprietate a unui înscris oficial care i-a fost comunicată prin legislația în vigoare, competența organului care l-a emis și procedura stabilită pentru înregistrare”. Dacă sunt respectate regulile obligatorii de înregistrare, atunci documentul este dotat cu forță juridică după semnarea de către două persoane: președinte și secretar.

Introducerea acestei cerințe nu provoacă dificultăți, deoarece este același pentru toate tipurile de protocol pe care le-am luat în considerare. Semnăturile trebuie separate de text cu 2 sau 3 rânduri spațiere. Cuvintele „Președinte” și „Secretar” sunt situate de la marginea câmpului din stânga, ultima literă din numele de familie mărginește în câmpul din dreapta.

Protocolul este un document intern, prin urmare, de obicei nu este ștampilat pe el.

Dacă este mai mult de o pagină, a doua și paginile următoare trebuie numerotate. În proiectarea numerelor de pagină utilizați cifre arabe fără cuvântul „pagină” (pagină), fără utilizarea cratimelor, ghilimelelor și a altor semne.

Conform regula generala nu sunt alocate mai mult de cinci zile pentru înregistrarea protocolului. Data de pregătire a documentului specificat este de obicei determinată de managerul care a condus ședința sau de președintele structurii permanente. În plus, perioada de pregătire poate fi stabilită prin regulamentul organului colegial.

Există o serie de documente care limitează perioada de procesare pentru anumite tipuri de protocoale. În special, legea „Cu privire la societățile pe acțiuni” impune acestor întreprinderi să întocmească procesul-verbal al ședinței consiliului de administrație în 3 zile, și chiar 15 zile sunt acordate pentru întocmirea unui document atât de laborios precum procesul-verbal al adunării generale. a acţionarilor.

Personalul este informat cu privire la deciziile din procesul-verbal al ședinței prin trimiterea de copii integrale sau extrase ale dispozitivului. În organizațiile mici, familiarizarea angajaților cu rezoluțiile adoptate are loc adesea împotriva semnării. În acest scop, la protocol este atașată o fișă de cunoștință.

De asemenea, adesea, pe baza hotărârilor ședințelor, se elaborează documente administrative, de exemplu, hotărâri ale unui organ colegial sau un ordin al directorului întreprinderii.

• Cum un CEO găsește asistentul personal perfect

Procesul-verbal al ședinței în formă scurtă și completă

Există forme scurte și complete de prezentare a textului în protocol.

De fapt, ele diferă unele de altele doar prin cantitatea de detalii în acoperirea procesului de întâlnire, iar designul lor este identic. Această situație s-a dezvoltat ca urmare a practicii, iar această informație este difuzată în orice formare în domeniul muncii de birou.

Un scurt protocol este un document care consemnează problemele ridicate în timpul întâlnirii, numele vorbitorilor și deciziile luate.

Această formă este folosită în mod tradițional:

• dacă ședința este consemnată în stenografie (stenograma discursurilor va fi o anexă) sau ceea ce se întâmplă este consemnat cu mijloace tehnice speciale;
• dacă ședința este de natură operațională și este necesară documentarea deciziei luate, fără a preciza cursul discuției.

În cazul utilizării unui scurt protocol al atelierului, se pierde posibilitatea restabilirii cursului dezbaterii problemei, opiniile și comentariile exprimate, fluxul procesului de elaborare a unei decizii manageriale.

Salvat în întregime descriere detaliata ce s-a întâmplat la întâlnire. Acest formular include textul rapoartelor și al discursurilor participanților la întâlnire, toate opiniile, întrebările și observațiile făcute în timpul procesului și alte detalii ale evenimentului.

În consecință, protocolul complet conține 3 părți: „AM ASCULTAT”, „SPAȚIAT”, „RESOLVED” (“HOTARAT”), spre deosebire de cel scurt, care are doar două: „ASCULTAT” și „RESOLVED” (“DECIDIT” ).

Numărul de secțiuni din partea principală a textului protocolului și numerotarea acestora corespunde numărului de puncte incluse pe ordinea de zi. Fiecare secțiune este prezentată în 3 părți în formular complet– „AM ASCULTAT”, „VORBIȚI”, „REZOLUT” (“HOTARAT”) - și în 2 părți într-una scurtă. Cuvintele specificate sunt scrise cu majuscule din marginea din stânga.

Imediat după subtitlul „AUDIT” este necesar să se indice în cazul genitiv numele de familie și inițialele vorbitorului principal (cui ai ascultat?). Ceea ce urmează este un rezumat al discursului său printr-o liniuță. Înregistrarea spectacolului este în mod tradițional întocmită la timpul trecut de la persoana a treia singular. În cazul întocmirii prealabile a textului mesajului în scris și transmiterii acestuia către secretar, este suficient să se indice subiectul acestuia în documentul întocmit. Urmează: „Se atașează textul raportului”.

Forma integrală este caracterizată de o indicație după cuvântul „VORCUȚIE” a numelor și inițialelor participanților la discuția despre problema. În același timp, numele de familie și inițialele fiecărui vorbitor sunt scrise dintr-un rând nou în cazul nominativ (cine a vorbit?). Înregistrarea în raport trece printr-o liniuță după nume de familie și este întocmită de la persoana a treia singular. Aici, conform textului, sunt date întrebări, exprimate în timpul raportului sau la finalizarea acestuia, și răspunsuri la acestea.

Dacă în timpul ședinței nu s-a discutat sau nu s-au pus întrebări, atunci partea „VORUT” nu este indicată în procesul-verbal. Astfel, acest fragment de text va cuprinde 2 părți: „AM ASCULTAT” și „RESOLVAT” („HOTARAT”). Acest lucru este permis și în forma completă a procesului-verbal privind problemele individuale de pe ordinea de zi.

Cuvântul „HOTARAT” (sau „HOTARAT”) este urmat de textul dispozitivului punctului specific al ordinii de zi. În cazul în care se iau mai multe hotărâri cu privire la orice problemă în același timp, se aplică numerele acestora cifre arabe. În acest caz, prima cifră indică numărul punctului de pe ordinea de zi, iar a doua - numărul deciziei luate.

În cazul în care se iau trei decizii cu privire la primul punct al ordinii de zi, numerotarea acestora va fi următoarea: 1.1, 1.2 și 1.3.

Dacă se ia o singură decizie cu privire la al doilea punct de pe ordinea de zi, numărul acestuia este scris 2.1 (ar fi o greșeală să indicați numărul simplu ca 2).

Textul dispozitivului este de obicei formulat folosind modelul standard stabilit pentru actele administrative. În consecință, propunerile vor răspunde la întrebările: cui să facă și ce anume și până la ce dată. În acest caz, este permisă indicarea executorului responsabil atât la începutul textului, cât și la sfârșit.

Practica uzuală de întocmire a procesului-verbal nu prevede fixarea rezultatelor votării. Dar dacă a avut loc, atunci acest lucru ar trebui reflectat în paragraful dispozitiv. Sunt multe precizări în procesele-verbale ale adunărilor generale ale acționarilor, inclusiv în ordinea reflectării rezultatelor votului asupra hotărârilor luate, care se consemnează și în urma rezultatelor ședinței comisiei de numărare.

Procesul-verbal al ședinței operaționale: caracteristici ale compilației și posibile probleme

Întâlnirea operațională are mai multe caracteristici:

• regularitate (de exemplu, o dată pe lună la o oră stabilită);
• componența permanentă a participanților;
• subiecte și întrebări practic neschimbate;
• durata scurta.

Aceste caracteristici introduc propriile nuanțe în pregătirea procesului-verbal al ședinței operaționale. După ce a stăpânit anterior algoritmul activităților și întrebărilor, secretarul este capabil să întocmească un document final într-un timp scurt.

Viteza de înregistrare a procesului-verbal al ședinței vă permite să-l avizați foarte rapid din cap.

Păstrarea proceselor-verbale ale întâlnirilor online poate fi puțin dificilă. Iată cele mai frecvente probleme.

Problema 1. Secretarul sau angajatul căruia i s-a atribuit responsabilitatea ținerii proceselor-verbale nu cunoaște esența problemei luate în considerare, prin urmare are dificultăți în stabilirea cursului discuției.

Soluție posibilă: Secretarul poate contacta persoana care a făcut prezentarea la ședință, sau un alt specialist care poate clarifica subiectul.

Problema 2 Din cauza lipsei unor reguli strict fixate ale ședinței operaționale în timpul acesteia, secretarul nu este întotdeauna capabil să aibă timp să înregistreze tot ce se întâmplă.

Soluție posibilă: secretarul poate organiza o înregistrare audio a procesului întâlnirii, iar pe baza acestuia se va întocmi procesul-verbal al întâlnirii.

Problema 3. Secretarul nu poate izola întotdeauna partea cea mai importantă, esențială dintre întreaga varietate de informații primite în timpul examinării problemei. Uneori este dificil de înțeles ce anume să înregistrezi în protocol.

Soluție posibilă: într-o astfel de situație, pentru întocmirea procesului-verbal al ședinței, secretarul trebuie să analizeze mai întâi informațiile disponibile și să evidențieze cele mai importante aspecte. Apoi puteți deja să compuneți un document, introducând în el doar informațiile principale.

• Eticheta telefonică a secretarei: 5 reguli de comunicare cu clienții

Cum să scrieți minutele perfecte ale întâlnirii

Înregistrare regulată	Înregistrare perfectă
Toată lumea își scrie cu putere diferite note în caiete în timpul întâlnirii.	Atenția tuturor este atrasă de ecranul sau de placa pe care se desfășoară protocolul online.
Fiecare are propria înțelegere a rezultatelor întâlnirii.	S-a ajuns la o înțelegere comună a rezultatelor întâlnirii, s-au stabilit persoanele responsabile și termenele limită pentru activitățile necesare atingerii unui rezultat specific.
Participanții pierd ceva energie în timpul întâlnirii.	Participanții părăsesc întâlnirea plini de energie, concentrați pe anumite sarcini.
Lipsa angajamentului de a pune în aplicare deciziile luate la întâlnire.	Îndeplinirea obligatorie a deciziilor luate și a sarcinilor repartizate - la urma urmei, toți cei prezenți și-au amintit de promisiunea dvs. de a face totul la timp.
Nerespectarea sau absența ordinii de zi a ședinței.	Urmați agenda vizuală a întâlnirii.
Procesul-verbal convenit și semnat al ședinței apar abia a doua zi, și uneori chiar mai târziu.	Coordonarea și semnarea protocolului are loc imediat la finalul ședinței.
Monitorizarea implementării deciziilor necesită mult timp.	Este ușor de controlat execuția deciziilor, deoarece acestea sunt urmărite în sistemul de control al sarcinilor corporative.

Pentru a organiza înregistrarea ideală, puteți lua ca cearșafuri simple flipchart și markere, precum și mai complexe și tehnologii moderne. În primul rând, este necesar să urmați o anumită metodologie și să nu vă abateți de la regulile stabilite.

Un protocol ideal bine stabilit arată astfel: protocolul este convenit, tipărit și semnat imediat după întâlnire. Apoi, în timp ce participanții ajung din sala de conferințe la ei la locul de muncă, există o repartizare a responsabilității. Înapoi la birourile lor, angajații primesc cel mai recent protocol și responsabilitățile lor atribuite în sistemul de management al sarcinilor corporative prin e-mail. Pentru a face realitate, trebuie doar să urmați instrucțiunile noastre.

Pentru a obține un protocol agreat și decizii atribuite, puteți folosi un special probă. Exemplu de șablon de proces-verbal de întâlnire:

1. Detalii organizatorice.
2. Lista participanților.
3. Agendă.
4. Deciziile luate.
5. Sarcini.
6. Întrebări pentru discuție mai târziu.
7. Semnăturile participanților.
8. Protocolul a fost întocmit.

Să aruncăm o privire mai atentă la reguli de umplereșablonul specificat.

1. Controlați ora de începere și de sfârșit a întâlnirii. Întâlnirile tind să rateze datele de început și de încheiere. Pentru a combate acest fenomen, este necesar să se controleze și să se stabilească în mod clar intervalul de timp al întâlnirii.

În plus, un pas eficient ar fi înscrierea întârziaților la întâlnire într-un thread separat. Puțini și-ar dori să fie etichetați ca nedisciplinați. De asemenea, puteți să păstrați statistici și să setați ratingul persoanelor predispuse să întârzie.

2. Atribuiți un rol fiecărui participant la întâlnire. Aceasta este o metodă foarte simplă și de lucru pentru a obține succesul. S-a stabilit că participanții la multe întâlniri nu realizează întotdeauna ce și care dintre ei ar trebui să facă pentru a crește eficacitatea întâlnirii și a obține rezultate.

Este obligatoriu să stabiliți rolul potrivit pentru fiecare.

1. Președintele ședinței – este responsabil de respectarea anumitor reguli pentru pregătirea și desfășurarea evenimentului. Eficacitatea și vigoarea întâlnirii depind de el.
2. Raportorul ședinței – este responsabil pentru calitate și pregătire în timp utilși aducerea informațiilor necesare participanților la întâlnire.
3. Participant la întâlnire - preia funcția auto-studiuși activitate în timpul evenimentului.
4. Secretarul de ședință - asigură întocmirea proceselor-verbale.
5. Păstrator de energie - este responsabil pentru energia întâlnirii. El poate stabili o pauză în întâlnire dacă dinamismul acesteia a scăzut, sala este înfundată etc. Oprește procesul și organizează un eveniment energizant.
6. Păstrator al cunoștințelor – asigură fixarea informațiilor pentru a preveni pierderea oricărui gând valoros. De obicei, această persoană îi indică secretarului importanța înregistrării unei anumite declarații.
7. Context Keeper - Ține evidența agendelor întâlnirilor. Dacă ordinea de zi este încălcată, persoana specificată semnalează tuturor participanților.
8. Time Keeper - Responsabil cu respectarea intervalului de timp al întâlnirii. Indică necesitatea de a lua o decizie și de a fixa rezultatul cu două minute înainte de încheierea discuției asupra problemei.

3. Definiți obiectivele, întocmiți o agendă pentru întâlnire. Multe întâlniri au loc fără ordinea de zi scrisă. Ca urmare, majoritatea participanților nu sunt pe deplin conștienți de scopul invitației lor la eveniment. Ca urmare, mult timp la începutul unei întâlniri este alocat îmbunătățirii eficienței tuturor celor prezenți.

Utilizați spațiul oferit în procesul-verbal pentru a indica ordinea de zi a ședinței. În plus, este de dorit, în conformitate cu principiul dat la paragraful 1, să se controleze durata evenimentului, comparând timpul planificat și efectiv alocat fiecărui punct de pe ordinea de zi. Astfel, după câteva săptămâni de măsurători grele, numărul de întâlniri finalizate în termen va crește.

4. Înregistrați soluțiile. Următoarele 3 puncte sunt strâns legate între ele. Aceasta se referă la rezultatele întâlnirii. Care este scopul tuturor întâlnirilor? Scopul oricăruia dintre ele este de a ajunge la un acord cu privire la următorii pași. Există 3 tipuri de acorduri:

• decizii care privesc toate;
• sarcini atribuite anumitor interpreți;
• întrebări care au fost ridicate în timpul întâlnirii, dar care nu au condus la elaborarea unei rezoluții specifice sau a unei sarcini specifice. Acest lucru se întâmplă atunci când este atins un subiect care nu este inclus pe ordinea de zi a ședinței, sau când este prost pregătit, ceea ce nu permite luarea unei decizii fără ambiguitate.

Orice discuție despre modificarea reglementărilor, proceselor de afaceri, recompenselor și pedepselor, informațiilor și alte lucruri ar trebui să fie oficializate sub forma unor rezoluții care se aplică tuturor participanților la întâlnire. Aceste date ar trebui incluse în blocul „Decizii luate”.

5. Fixați sarcini. Trebuie amintit că, pentru executarea efectivă a misiunii, aceasta trebuie să fie atribuită unei singure persoane responsabile.

În acest scop, puteți utiliza secțiunea pentru a remedia sarcini.

Orice ordin trebuie să aibă în mod necesar un text, un termen limită și un executor responsabil. La completarea câmpurilor specificate, informațiile sunt vizibile pe ecran, iar fiecare participant la întâlnire se poate familiariza cu sarcinile atribuite și cu acei angajați care le implementează.

6. Înregistrați întrebările pentru discuții mai târziu. Datorită tendinței oamenilor de a gândi asociativ, în timpul oricărei întâlniri apar întotdeauna probleme care nu sunt planificate pentru discuție. În absența unei soluții rapide la acestea (de exemplu, prin regula „trei rânduri”), ar trebui să remediați subiectul în secțiunea „Întrebări pentru discuție mai târziu”.

Înregistrarea acestor momente este de mare importanță. Datorită acestui fapt, cei prezenți vor înțelege că subiectul nu se va pierde și va fi discutat ulterior. Drept urmare, ei pot reveni în siguranță la problemele de pe ordinea de zi. Și chiar și ritualul de a fixa o remarcă neplanificată face posibilă trecerea de la subiectul luat în considerare la altul. Dacă acest lucru nu se face, participanții la gândurile lor revin constant la problema nerezolvată.

7. Finalizați coordonarea deciziilor și semnarea protocolului. Distribuiți sarcinile în sistemul de control al sarcinilor. Un punct important rezumă la sfârșitul ședinței după discutarea agendei, luarea deciziilor, atribuirea sarcinilor și rezolvarea problemelor. Rezoluția redactată și înregistrată ar trebui reexprimată.

Ca urmare, procesul-verbal al întâlnirii este gata, disponibil pentru tipărire și vizualizare de către toți participanții.

De îndată ce aprobările și semnările sunt finalizate și participanții au plecat la locul lor, puteți desemna persoane responsabile prin sistemul de control al sarcinilor corporative. Ca urmare, la sfârșitul întâlnirii, toată lumea are un document agreat și instrucțiuni emise.

Cum sunt stocate minutele întâlnirii

Potrivit paragrafului 1 al art. 89 din Legea federală din 26 decembrie 1995 nr. 208-FZ „Cu privire la societățile pe acțiuni”, fiecare întreprindere trebuie să organizeze stocarea proceselor-verbale ale ședințelor consiliului de administrație (consiliu de supraveghere) al companiei și buletinele de vot. Conform paragrafului 2 al acestui articol, documentele enumerate ar trebui să fie salvate la locația organului executiv. Termenele și procedura de depozitare se stabilesc în conformitate cu prevederile aprobate prin Rezoluția Comisiei Federale pentru Piața Valorilor Mobiliare din 16 iulie 2003 Nr. 03-33/ps.

Paragrafele 2.1.12 și 2.1.14 din cele specificate document normativ obligă să salveze constant „... procesele-verbale ale ședințelor consiliului de administrație (consiliu de supraveghere) al societății și buletinele de vot”.

În plus, este important să urmăriți documentele originale ale organizației. În situația în care acestea sunt deteriorate sau pierdute, o copie a documentelor lipsă trebuie certificată într-o anumită ordine. În acest caz, este necesar să se întocmească un act corespunzător, care să indice motivele pagubei sau pierderii. Un astfel de act însoțește o copie a documentului companiei primite pentru păstrare, iar acestea trebuie păstrate inseparabil.

Actul trebuie avizat de șeful unității structurale și aprobat de organul executiv unic al companiei. În caz de deteriorare sau pierdere a documentelor aferente sau contabilitate, actul este semnat și de contabilul șef.

Buletinele de vot sunt supuse unei proceduri speciale de depozitare. Buletinele de vot, inclusiv cele declarate nule, trebuie sigilate de comisia de numarare si predate arhivei AO in scopul economisirii ulterioare. Aceasta se organizează după ce comisia de numărare a întocmit protocolul privind rezultatele votării în adunarea generală.

Partea 1 a articolului 13.25 din Codul contravențiilor administrative al Federației Ruse stabilește răspunderea pentru neîndeplinire. societate pe actiuni responsabilități pentru păstrarea documentelor. Mărimea amenzii a fost stabilită: pentru funcționari - 2,5-5 mii de ruble, pentru organizații - 200-300 mii de ruble.

Un nou curs la „Școala Directorului General”

Extras din procesul-verbal al ședinței

Un extras din procesul-verbal al ședinței este o copie completă a conținutului acestui document referitor la punctul de pe ordinea de zi.

În extras sunt supuse copierii toate detaliile procesului-verbal al ședinței, partea introductivă, punctul de interes de pe ordinea de zi pentru care se face extragerea, precum și textul care conține discuția și rezolvarea problemei specificate. Secretarul întocmește și certifică documentul. În acest scop, se introduce manual cuvântul „Corect” și se indică poziția persoanei care a confirmat autenticitatea extrasului, numele de familie, parafa, data și semnătura.

Într-un fel, un extras poate înlocui o decizie (un document administrativ). În această situație, este o modalitate de a transmite direct executorilor hotărârile convenite ale ședinței. În termen de 2 zile de la semnarea protocolului, secretarul predă direct celor responsabili de acestea extrase avizate personal pe probleme specifice.

Dacă aceste documente sunt trimise unui terț, ele trebuie să fie certificate cu sigiliu.

Secretarul realizează formarea dosarelor, distribuind copiile originale ale protocoalelor în funcție de tipul de evenimente colegiale. De exemplu, „Proces-verbal ale ședințelor consiliului de administrație”, „Proces-verbal ședințelor de producție” și altele. În cauză, documentele se depun în funcție de numărul și data ședințelor. Formarea cazurilor se realizează pe tot parcursul anului calendaristic.