Правим списък с важни, но не спешни неща за вършене. Приоритетизиране: Матрицата на Айзенхауер

Всъщност има инструменти, които ви помагат да приоритизирате и да свършите важните неща.Една от тях е матрицата на Айзенхауер: метод, тестван от много успешни хора в живота им. Мениджърите на компанията го използват, за да планират и наблюдават собствената си дейност и дейността на своите подчинени. Но е толкова просто и ефективно, че може да се препоръча дори на домакиня, която създава дизайна на апартамента си.

След като се упражнявате няколко пъти, вие почти автоматично ще „разпръснете“ задачите на важни и спешни, такива, които можете да направите по-късно, и такива, които трябва да заемат много по-малко от вашето внимание. Ако си позволите претенциозен стил, тогава матрицата ви позволява да не забравяте за собствената си жизнена мисия в рутината на безкрайните спешни въпроси.

Разбира се, всеки разбира и използва този инструмент по свой начин.

По-долу е една от опциите ефективно използванематрици. , опитайте се да постигнете всичко, което е важно за вас!

Как се изгражда:

Разделете полето на 4 квадранта:

Задачи А „Спешно - важно“ (вид квадрант „Събуди се!“ или „Пожар!“).

Задачи B „Не спешни – важни“ (ключов, основен работен квадрант, в който не само постигате висококачествени резултати, но и развивате, делегирате, празнувате успех и т.н.).

Задачи B „Спешно - Неважно“ (това е цялата суета, която не ни е често, но го правим, съзнателно или защото „просто така се случи“?).

Задачи D „Не е спешно – не е важно“ (това е напълно празно: решаването на тези проблеми е същото като отговарянето на откровен спам).

Какво е важно"?

Организацията, в която работим, е определила тези задачи пред нас и за нас. Това всъщност са задачите, за които бяхме поканени да работим за компанията: нашите служебни задължения, задачи, които са ни възложени от нашия пряк (административен) ръководител или ръководителя на проекта, в който участваме. Това не е вашето лично разбиране: важно ли е в универсален мащаб или не?

Всичко е по-прозаично: важното е защо сте призован на тази длъжност. И ако всички изпълнят тези задачи, всички ще бъдат щастливи.

Какво ще кажете за „Спешно“?

Нещо, което има много специфичен период. Най-често е спешно - когато крайният срок вече е много близо.

Как изглежда Матрицата?

Какво можете да направите в момента?

Направете това просто упражнение:

1. Избройте всички цели и задачи, които планирате да изпълните. Списъкът трябва да бъде номериран.

2. Класирайте всяка задача по скала от −5 до 5 в категориите „Спешност“, „Важност“ в Таблица 1. Разделете големите цели („Слонове“) на отделни задачи („Говежди пържоли“) и дайте ранг на „Спешност“ ” и „Важност” » всяка отделна „пържола“.

3. В таблица 2 разпределете всички задачи по поле въз основа на ранговете за спешност и важност.

4. Приоритизирайте задачите, като се движите по полето от горния десен ъгъл („Спешно – Важно“) до долния ляв ъгъл („Не спешно – Неважно“).

5. Изпълнявайте според приоритетите.

6. Радвайте се на реда и успеха. В края на краищата, успехът е и това да бъдеш навреме.

Много е лесно да се объркате в цикъла на житейските събития. Децата се учат да разпределят времето си правилно от възрастни, които често сами отлагат всичко за по-късно. По правило това „по-късно“ никога не идва. Всички планирани задачи плавно се изтласкват от другите и в крайна сметка се превръщат в една непрекъсната буца нерешени проблеми.

Проблемът най-често не е в броя на случаите, а в нерационално съставен график. Хората не обръщат достатъчно внимание на планирането на дейността си. Но като отделяте много малко лично време за изучаване на основите на управлението на времето, можете да спестите много в бъдеще. Тогава в живота ще има място не само за вечни проблеми, но и за вас самите и вашето семейство. Един от най-простите и ефективни техникипланирането е принципът на Айзенхауер.

Каква е същността на технологията?

Принципът на матрицата на Айзенхауер е компетентното разпределение на задачите в зависимост от степента на тяхната важност. Помага да разделите целия списък от задачи на важни и маловажни, спешни и не толкова спешни. С помощта на матрицата можете да определите периода от време, който ще е необходим за решаване на проблема, защото нещо изисква повече внимание, а някои неща не си струват дори пет минути, прекарани върху тях.

За да постигнете успех, трябва да следвате определен алгоритъм. Редът на необходимите действия зависи от приоритета на задачите. Като правило различни фактори ви пречат да се концентрирате върху една цел: лични проблеми, хора около вас, навици и т. Методът на Айзенхауер може да ви помогне да се отървете от слабостите и да се съсредоточите само върху полезни действия.

Как е възникнал този принцип, от кого е формиран?

Описаният принцип на управление на времето е обоснован от тридесет и четвъртия президент на Съединените американски щати Дуайт Дейвид Айзенхауер. Политикът не можеше да остави нито една задача нерешена, затова се опита да направи графика си възможно най-рационален и оптимизиран. В резултат на това Айзенхауер преобразува всички задачи в матрица.

Днес методът на президента се използва от офис служители, мениджъри и висши ръководители. Това предполага, че този метод на приоритизиране е наистина ефективен и подходящ.

Какво представлява матрицата на Дуайт Айзенхауер?

Квадратът на Айзенхауер (или принципите) се основава на изграждането на матрица. Основите на матрицата са оста на важност (абсцисата) и оста на спешност (ординатата). Тяхното взаимно пресичане дава четири квадрата, всеки от които е запълнен с задачи според разпределението им.

Така че, първо трябва да решите кое е важно и кое е спешно. Важните въпроси оказват най-голямо влияние върху постигането на резултати, а спешните задачи изискват незабавно изпълнение. Като цяло се формира картина, която дава пълна представа за състоянието на нещата.

Матрицата ще ви позволи да зададете правилните приоритети – какво може да изчака и какво не търпи отлагане.

Какво е включено в квадрат А?

Първият квадрат, разположен в горния ляв ъгъл, се нарича квадрат А. В тази клетка са записани най-важните и спешни задачи. В идеалния случай този квадрат трябва да е празен, тъй като рационално разпределеното време позволява по принцип да се избегне наличието на случаи от този вид.

Случаите с повишена важност включват:

• здравословни проблеми, които обикновено възникват в най-неподходящите моменти;
• всичко, което може да има отрицателно въздействие върху резултатите от дейността;
• задачи, неспазването им може да доведе до нови проблеми.

Самоконтролът на човек е отговорен за пълнотата на този квадрат. В крайна сметка, ако нови случаи се появяват всеки ден в клетка А, принципът на Айзенхауер няма да помогне. Тук по принцип трябва да се обърнем към управлението на времето, но първо трябва да се справим с всички неща, които ще запълнят квадрат А в близко бъдеще.

Въпреки най-високия приоритет на този квадрат, можете да делегирате решението на проблемите, които изпълват клетката, на някой друг. Но това е само ако е възможно и нещата не изискват непременно лично участие.

Какви задачи включва квадрат B?

Тази част от матрицата е изпълнена с ежедневни дейности. По правило това включва всичко, което заслужава най-голямо внимание. Това са важни, но не спешни въпроси, повечето от които са свързани с основната дейност на човек. Ниската спешност на задачите ще ви позволи да не вземате прибързани решения, а конструктивен и разумен подход ще ви позволи да изпълнявате всички задачи по-ефективно.

По-продуктивни са дейностите на хората, които основно решават задачи от квадрат Б. При добри резултати от работата такива хора имат достатъчно време за личен живот, те не изпитват постоянен стрес. Този квадрат се състои от задачи, които са малко важни и може би до известна степен светски, но това е, от което се състои основно човешката дейност.

Задачите от сектор Б силно влияят както на моралното, така и на материалното благополучие. Това са спорт, диета, сън, учене и трудова дейност- онези неща, без които не можете, но обикновено им се обръща най-малко внимание, оставяйки много на случайността.

Какви дейности са включени в квадрат C?

Квадрат С включва онези неща, които не ви приближават до заветната цел, а напротив, забавят събитията и забавят изпълнението на наистина важни задачи. Най-често те изискват спешна инвестиция на време, но разсейват и подвеждат. Тук е важно винаги да помните резултатите от вашите дейности и цели и да не превключвате на второстепенни неща.

В този сектор можете спокойно да включите домакинските задължения и обещанията, дадени на някого. Като цяло тези въпроси не са толкова важни, колкото спешни.

Какво е включено в квадрат D?

За хората, които не знаят как да планират правилно времето, задачите от този квадрат заемат най-много голямо количествовреме. Тези задачи по-скоро могат да се нарекат не проблеми, а приятни грижи, които освен това не носят абсолютно никаква рационална полза. Влиянието на квадрат D трябва да бъде, ако не елиминирано, то поне да се опита да бъде намалено.

Не трябва да заменяте почивката с безцелно следене на социални мрежи, гледане на телевизионни предавания или сериали или празно бърборене по телефона. Свободно времеМожете също така да го похарчите в полза на себе си и хората около вас: семейство, близки и приятели.

Къде се използва принципът на Дуайт Айзенхауер?

Описаната техника за разпределение на задачите се използва не само за рационализиране на времето. Ускореният анализ по принципа на Айзенхауер се използва например за определяне на необходимите функции на търговски обекти. Подобряване на продукта на всички етапи жизнен цикълполучи името Този принцип съчетава икономически и технически техники за определяне на връзката между свойствата на продукта и неговите разходи. Последното трябва да е логично и да се отплаща.

Какво е принципът на Айзенхауер в FSA е изследвано от много експерти от страни с пазарна икономика: Франция, Германия, Великобритания, САЩ. В резултат на това беше разкрито, че за да се определи обхватът на съответните функции на даден обект, е важно да се поддържат пропорции между тяхната необходимост и цена. Принципът на Айзенхауер в FSA е да се анализира продукт и да се разпределят свойствата му в три категории:

1. Категория А. Основни или фундаментални функции: прякото предназначение на продукта, за осигуряването на което е необходимо да се изразходват по-големи средства.
2. Категория B. Вторични функции на продукта, които са свързани с основните. Наличието на такива допълнения е добре дошло, но липсата не се отразява много на продажбите.
3. Категория C. Излишни функции, чиято липса по никакъв начин няма да повлияе на качеството на продукта. Като избягвате да харчите за добавки, които са напълно ненужни, можете да спестите много пари.

Практика на прилагане на принципа на Айзенхауер

Изобщо не е необходимо да разпределяте задачите точно под формата на матрица - в квадрат, но в началото можете да направите точно това, за да осигурите яснота. Удобно е стандартният да се преобразува в няколко списъка или общ план, където нещата от различни квадрати са маркирани в цвят. Така например задачите, които са едновременно спешни и важни (квадрат А), могат да бъдат написани с червено мастило, важни, но не спешни зелено(сектор B), маловажни, но спешни задачи (квадрат C) - синьо и черно - маловажни и неспешни. В същото време степента на важност на конкретен въпрос трябва да се оценява не в ума, а на хартия. Така задачите се оформят и изпълнението им става по-реалистично.

Защо трябва да се използва този метод?

Принципът може да ви помогне да промените живота си по отношение на рационализирането на личното си време. Използване този методви позволява да отделяте по-малко време за ненужни задачи и да се съсредоточите върху най-обещаващите неща, както и да отделите достатъчно време за добра почивка, избягване на така наречените губители на време: телевизия, безцелно лутане из интернет и други подобни.

Човек, който прилага принципите на управление на времето в ежедневните си дейности, е не само по-успешен от другите според статистиката, но и по-здрав, тъй като не изпитва постоянен стрес, свързан с претоварване и постоянни крайни срокове. (принцип на Айзенхауер или друг) ще ви помогне да оптимизирате жизнените си дейности във всички области.

Здравейте всички! Днес ще говорим за житейски приоритети. Забелязали ли сте, че когато планирате, денят протича по-ефективно и рядко има проблеми? Има една поговорка: „Планирай или бъди планиран“. Какво означава? Изводът е, че ако не планирате деня или работата си, обстоятелствата ще решат всичко вместо вас. Затова специалистите препоръчват всеки ден да започва с подреждане на планове и приоритети. Не е необходимо да правите всичко минута по минута; важно е да подчертавате основните и второстепенните задачи. Има много начини и методи за планиране на времето. Една от тях е таблицата на Айзенхауер или така наречената матрица на Айзенхауер.

Какви са ползите от създаването на дневен график и приоритизирането?

Да решиш да живееш по определен план не е скучно. Напротив, този подход ще има положително въздействие върху живота ви.

Какво дава планирането:

• Увеличава продуктивното време с 25%.
• Осигурява спокойствие и поддържане на балансирано състояние.
• Позволява извършването на голям обем работа и задачи.
• Създава желание за работа.
• Намалява времето, прекарано върху маловажни въпроси.

Тъй като положителни странидоста, струва си да се обърне внимание на принципа на приоритизиране по въпросите.

Какво представлява таблицата на Айзенхауер?

Неуспехите в работата и домакинските задължения съпътстват всички. Постоянно възникват неочаквани обстоятелства, поради които не винаги имате време да свършите най-важните неща. За неспокойните и разсеяни хора е особено проблематично да се концентрират върху основното.

Нека ви дам един пример. Ще подготвяте ли важни документи или ще пишете научна работа. Но тогава възникват нужди: купете хляб, измийте пода, отидете до пощата и други подобни.

Повечето хора с по-малко съпротивление обръщат внимание на дребните притеснения, защото не е необходимо да отделят много време и усилия. Тогава се случва непоправимото: свършваш маловажни неща, а за важните не остава време. Тогава започват грижите и безсънните нощи.

За да предотвратите това да се случи, трябва да тренирате силата на волята си и да използвате удобната маса на Айзенхауер. Каква е неговата същност?

Тази таблица засяга не толкова времето, колкото самите задачи и тяхната важност. Принципът има критерии: важно и спешно. Таблицата дава възможност за конструиране на 4 вида приоритет на случаите. За да планирате, трябва да решите кои цели са по-важни.

Как да кандидатствам?

1. Първо запишете на хартия всички планирани дейности. Начертайте квадрат и го разделете на четири малки.

Какво имат предвид? Писмата са приоритетни групи, между които се разпределят делата.

А - това са спешни и важни неща, които трябва да се свършат днес и сега, без забавяне.

Б – важно. Те не изискват незабавно изпълнение, но са от голямо значение. Обикновено се отлагат, защото няма спешност. Но като ги изпълните, вие ще се доближите до целта си. Задачите с ясни срокове често попадат в тази категория. Когато има много време за изпълнение, ние го отлагаме. Но в края на мандата трескаво го изпълняваме. В резултат на това ефективността намалява и резултатът не винаги отговаря на очакванията.

C – спешно. Такива неща не са особено важни. Тоест изпълнението им няма да доведе до целта, но е невъзможно да не се изпълнят в този момент. Например, проверка на сутрешната ви поща.

D – не важни и не спешни въпроси. Те са тези, които ви пречат да работите продуктивно и да изпълнявате сериозни задачи. Обикновено това включва отдих и развлечения. Но те също могат да бъдат важни, ако не спите три нощи подред, докато правите проект.

3. Сега поставете тези стойности до всяка задача и веднага ще се появи план за вашия ден или цяла седмица.

Опитайте да използвате такава таблица поне веднъж - и ще разберете, че този метод за определяне на приоритети е най-простият и най-ефективен. Но трябва да обърнете внимание на някои точки, които ще обсъдим по-долу.

За да зададете правилно приоритетите си, следвайте тези прости правила:

• Трябва да се научите да правите разлика между важни и спешни задачи. Важно е какво ще ви доведе до конкретна цел. Например разработването на висококачествен проект и неговото представяне. Спешното не носи голяма полза, но не може да остане неизпълнено.
• Спешното и важното трябва не само да се разграничават, но и да могат да се редуват. В крайна сметка, ако вършите всички спешни неща, може да не ви стигне времето за важните.
• В началото на деня си струва да започнете с група „А“. Дори тези неща да не са много интересни, трябва да ги правите.
• Група „Б” също изисква внимание. Тъй като включва дългосрочни цели (проекти, спорт, изучаване на езици), трябва да им отделяте малко време, но всеки ден. Тогава ще развиете навика да ги правите и накрая ще има добър резултат.

Важен момент в изпълнението на сериозни планове е моралът. Ако няма желание и настроение, тогава не искате да правите нищо. В този случай единственото желание е да се откажете от всичко и да се върнете към делата от категория „D“.

Но не се поддавайте на изкушението! Опитайте се да се настроите към работата си, за да стане по-ефективна. Методите за това са описани в статията.

Заключение

Трябва да помним, че всичко не може да се направи за един ден. И е важно да не прекалявате, защото в крайна сметка никой не е отменил останалото. Научете се да комбинирате бизнеса с удоволствието. Измислете система за възнаграждение за себе си - и работата ще стане много по-приятна.

Успех в новите начинания и постигане на целите! Абонирайте се за блога, за да сте в крак с новите функции и изпитани във времето съвети за самодисциплина, мотивация и личностно развитие.

Ще се видим отново в блога!

Здравейте! В тази статия ще говорим за един от най ефективни инструментиуправление на времето – матрицата на Айзенхауер.

Днес ще научите:

• Какво представлява матрицата на Айзенхауер;
• Как можете да използвате матрицата в Ежедневието(с примери);
• Какви техники ще ви помогнат да спестите време?

„Дълъг ден е до вечерта, ако няма какво да се прави“, казва народната мъдрост. Съвсем различни афоризми възникват от заети хора, които се надпреварват с времето: „Как можем да добавим двадесет и пети час към деня?“

В условията на многозадачност рано или късно всеки бизнесмен се изправя пред въпроса за правилното разпределение на времевите ресурси. Стартовите условия са еднакви за всеки жител на планетата – един час включва шестдесет минути за абсолютно всички. Но колко ефективно хората управляват времето си прави голяма разлика между успял човеки вечен неудачник.

Матрицата на Айзенхауер като метод за организиране на времето

Управлението на времето, или, е съзнателен контрол върху количеството време, изразходвано за конкретни дейности, за да се повиши тяхната ефективност и производителност.

Матрицата на Айзенхауер е един от популярните инструменти за управление на времето, който се използва за приоритизиране на бизнес и лични задачи. Тя се основава на принципа на разделяне на всички случаи в четири категории, в зависимост от тяхната степен на важност и спешност. Матрицата е най-удобна за използване за краткосрочно и средносрочно планиране.

Този подход е изобретен от Дуайт Дейвид Айзенхауер, генерал от армията по време на Втората световна война и по-късно тридесет и четвъртия президент на Съединените щати. Политикът винаги се е възхищавал на околните със способността си да прави всичко.

Имало едно време един американец напразно търсил някои ефективен начинуправляват времето и, като не го намират сред съществуващите, го развиват самостоятелно. Матрицата на времето все още е невероятна в своята простота и гениалност и милиони хора по света я използват за планиране.

Визуално матрицата на приоритетите е разделена на четири квадранта, където нещата се вписват в категории: важни и спешни, важни и неспешни, маловажни и спешни, маловажни и неспешни.

Потребителят на матрицата е помолен да въведе всички свои планирани дейности в тези квадранти. Най-голямата работа се случва именно когато човек прави избор между тези области, като по този начин решава кои неща трябва да бъдат направени първи и кои втори.

Характеристики на квадрантите

Квадрант А: важно и спешно

Това поле трябва да се използва за записване на въпроси, които се отнасят до приоритетни области от живота на дадено лице и не могат да бъдат отлагани. Тези области обикновено са семейство, кариера (за студентите - обучение), здраве и безопасност.

Тези случаи съответстват на следните твърдения:

1. Ако не направите това в близко бъдеще, значително ще ви отдалечи от една от вашите дългосрочни житейски цели.

Пример.Очаквате повишение в близко бъдеще. Мениджърът ви моли да изпратите отчет за напредъка възможно най-бързо. Важно е? Да, защото не искате да пропуснете шанса кариера. Това спешно ли е? Да, защото сега е моментът да покажете представянето си.

1. Късно искане за медицински грижиможе да има сериозни последствия.

Пример.Боли те зъб. важно? Всичко, свързано със здравето, винаги е важно. Спешно? Рискувате да загубите зъба си и няма да издържите дълго на обезболяващи.

Квадрант B: важни и неспешни

Успешните хора вършат по-голямата част от работата си в този квадрант. Това са ежедневни дейности, които неизменно служат за постигане на основни цели във всички области на живота. Всички те са важни, но няма бързане, както е в случая с квадрант А.

Успешният човек не довежда важните си дела до извънредно положение, а ги завършва постепенно. Той най-често има време да взема обмислени решения, изграждайки сградата на бъдещата си тухла по тухла.

Тази зона включва всички ежедневни дейности, които са пряко свързани с приоритетни области на живота: работа, семейство, саморазвитие, здраве.

За тях се прилага един единствен критерий:

• Задачата трябва да бъде изпълнена, но може да се отложи за известно време, ако изникне нещо важно и спешно.

Пример.Вие сте програмист и трябва да изпратите програмата, която сте написали до понеделник. Днес е едва четвъртък, имате всичко готово, но решихте да отложите изпращането на работата си до петък, за да проверите всичко внимателно отново.

Ако има липса на внимание към въпроси от квадрант Б, те могат да мигрират към квадрант А. Вашата цел е да предотвратите това да се случи. Случва се важен въпрос да се появи внезапно по независещи от вас причини. Но често ние сами довеждаме нещата до това състояние, пренебрегвайки профилактичните прегледи при лекар и отлагайки изпълнението на важни задачи до крайния срок.

Квадрант S: Маловажно и Спешно

Тези задачи са на известно разстояние от основните ви приоритети, но изпълнението им прави живота ви по-удобен и може да ви служи добре с времето.

Тази зона съдържа срещи и разговори, на които присъствате от учтивост или по необходимост, включително рождени дни на не много близки хора, неочаквани домакински задължения и някои работни задачи.

Делата на този квадрант имат следните характеристики:

1. Бързото изпълнение на тази задача ще помогне.

Пример.Планирали сте да закупите климатик и сте чули за разпродажба, която ще продължи само един ден. важно? Не особено. Светът няма да рухне, освен ако не си купите климатик по-евтино от планираното. Спешно? Да, продажбата е валидна за един ден. Приятен бонус: спешна покупка ще ви позволи да спестите малко от семейния бюджет.

1. Косвено изпълнението на тези задачи може да е от полза за основните цели, въпреки че това не е гарантирано.

Пример.Вие сте журналист. Поканени сте на банкет, на който може да дойде редакторът на вестника, който ви интересува. важно? Не особено, всичко е твърде неясно. Спешно? Да, тъй като банкетът няма да продължи вечно, трябва да вземете решение - или да отидете, или не.

Вероятно ще намерите някой, който да делегира случай от този квадрант. Вашият съпруг, познат, колега, подчинен може да свърши вместо вас някоя маловажна спешна работа.

Квадрант D: Маловажни и неспешни

Всички въпроси в този квадрант могат да бъдат разделени на бизнес и развлечения. Задачите включват задачи, които осигуряват вашия комфорт и правят вас и живота ви по-красиви (например грижа за вашия външен вид), но въпросът може да почака известно време.

За жена това може да е посещение при маникюрист; за мъж може да е измиване на колата му. Разбира се, тези неща са важни сами по себе си, но не и във връзка с основните ви сфери на живот.

Втората група включва приятно забавление. Обикновено се смята, че няма полза от тези задачи, те се наричат ​​„губци на време“, представят се като неща, които хората предпочитат да не правят, а отърваването от тях е похвална цел.

Така категорично може да се говори само за лоши навицикато пушене и системно пиене на силен алкохол. Примери за неща като общуване в социалните мрежи, гледане на леки филми, излизане в клубове, игра на компютърни игри - всичко това има право да бъде и е необходимо на човек, ако го релаксира и му доставя удоволствие.

Първо, човек не е робот, той трябва да направи нещо само за душата.

Второ, маловажните и неспешни въпроси могат да бъдат от полза. много компютърни игриразвивайте мисленето, комуникацията в социалните мрежи ви учи да изразявате мисли, танците в клубовете ви помагат да се затоплите. Освен това отдавна е известно, че промяната на дейността е най-добрата почивка.

Основното условие за този квадрант е да не го оставяте да заема по-голямата част от времето ви и да пренебрегвате основните неща, които ви движат напред в живота.

Как да приложим на практика матрицата на Айзенхауер

Така че, след като прегледате теоретичната част, можете да изпитате ефекта на матрицата върху себе си.

1. Вечерта преди първия ви експериментален ден, отворете дневника на подходящата дата и нарисувайте четири страници. Обозначете ги, както е показано в матрицата. Ако нямате дневник, можете да вземете обикновен лист. Ако винаги носите таблет или лаптоп със себе си, можете да създадете матрица в Excel.
2. На отделен лист хартия запишете в колона всички неща, които планирате да направите утре (когато придобиете умението бързо да разпределяте всички неща в матрицата, вече няма да имате нужда от този елемент).
3. Прочетете случаите един по един и пренапишете всеки в съответния квадрант на матрицата. За да направите това, трябва да отговорите само на два въпроса: Важно ли е? спешно ли е

1. При хартиената версия оставете свободно място във всяко поле - утре ще си спомните други неща за вършене и ще ги добавите.
2. Маркирайте вече изпълнените задачи с маркер (цвят).
3. В края на деня прехвърлете незавършените задачи на следващия ден (не забравяйте да ги копирате в ново разпространение на дневника или да ги копирате в нов раздел на Excel - в противен случай те ще бъдат „загубени“).
4. Не си отказвайте удоволствието в края на деня да прегледате всички „цветни“ части от вашата матрица, тоест всички изпълнени задачи. Ще почувствате удовлетворението на бизнесмен, чийто ден не е пропилян.

Пример за завършена матрица на Айзенхауер

С нашия пример ще направим както посъветвахме в предишния параграф - първо ще запишем всички случаи подред и след това ще ги разпределим в матрицата. В примера от първо лице професионален масажист ще отразява.

Ето неговия списък със задачи за деня (с коментар, за да позволи на читателя да разбере степента на важност и спешност):

• Днес има 4 масажа: в 9 часа, в 11 часа, в 15 часа, в 20 часа (през почивките ще правя други неща);
• Отидете в счетоводството (според договора трябва да получа 60% от разходите за масаж, но всъщност получавам само 50% - разберете защо);
• Купете храна за котката (добре, че погледнах - остана само едно хранене);
• Посетете приятел в болницата (близък приятел си счупи ръката вчера, донесете му нещо вкусно);
• Отидете в банката, направете плащане за ипотеката (днес е последният ден, когато можете да платите без неустойка);
• Отбийте се при приятел, за да вземете палатка (днес е вторник, планираме семеен къмпинг в събота);
• Ходете на басейн (колкото по-често ходя, толкова по-добре);
• Купете хранителни стоки (все още има неща в хладилника, ще издържим няколко дни);
• Отговаряйте на съобщения в WhatsApp и VKontakte (само разговори);
• Практикувайте английски поне 20 минути (има много чужденци сред клиентите, трябва да подобрите езика си);
• Купете ново уплътнение за крана (кранът все още капе, но е на ръба);
• Отидете на среща с офталмолог (всяка година, за всеки случай, се подлагам на преглед);
• Подстрижете се (изгледът все още е спретнат, но е по-добре да не го отлагате);
• Изпратете книга за упражнения за мускулите на гърба на колега (обещах, че веднага щом съм на компютъра, ще я изпратя).

Запомнете: същото нещо за различни хорамогат да живеят в различни квадранти на матрицата. Например за някого заниманието с хоби може да бъде както важно, така и маловажно. Вие и само вие можете да разпределите делата си така, както виждате житейските си приоритети.

При какви условия ще ви бъде полезна матрицата на Айзенхауер?

Някои скептици смятат, че матрицата на Айзенхауер е подходяща само за мениджъри, докато обикновен служител, работник или домакиня няма да може да я използва на практика (което е невярно - матрицата е универсална, доказахме това, като взехме като пример са случаите на масажист, а не бизнесмен).

В действителност въпросът не е за възможността или невъзможността за използване на матрицата, а за целесъобразността на нейното използване.

Системата на Айзенхауер се използва за планиране за всеки ден. Тоест не говорим за дългосрочни планове (да построим къща, да отида на почивка, да завърша университет), а за текущи задачи.

От една страна, ако човек има толкова малко ежедневни задачи, че паметта му лесно се справя с тях, няма смисъл да използва таблицата. Например, целият план на служителя за деня е да прекара осем часа на работа и след това да пие бира с приятели вечерта. Тази маса не е за такива хора.

От друга страна, ако човек има цели във всички аспекти на живота си - в работата, ученето, саморазвитието, семейството, хобитата, ако се стреми да бъде господар на времето си, а не да се носи по течението му - такъв човек винаги има много ежедневни задачи. И тъй като той не иска да ги изпуска от поглед, тази матрица е за него.

Матрицата на Айзенхауер не е панацея за вечната липса на време. Това е по-скоро мини-урок за приоритизиране.

Не се изненадвайте, ако в началото ви е трудно да сортирате нещата в квадранти. В момента, в който мислиш и го правиш, научаваш. А научаването на нещо ценно винаги изисква известно усилие.

Не се отчайвайте - след като работите с масата няколко дни подред, ще придобиете умение, което ще се превърне в умение. Впоследствие приоритизирането ще стане автоматично.

И така, нека обобщим.

Матрицата на Айзенхауер е за хора като вас, ако:

• Постоянно трябва да избирате коя задача да поемете първо;
• Готови сте да опознаете себе си по-добре, готови сте честно да отговорите на въпроси като „кое наистина е важно за мен?“;
• Искате да свършите колкото е възможно повече – определено повече, отколкото правите сега;
• Готови сте да се борите с такова ваше качество като отлагането - хронично отлагане на нещата „за по-късно“.

Може би вече сте добри в управлението на времето си.

Прочетете твърденията по-долу и се запитайте дали са верни за вас. Ако по-голямата част от точките не ви подхождат, препоръчително е да овладеете техники за управление на времето.

• Винаги имате ясен списък със задачи за деня;
• Отговаряте на бизнес имейли своевременно;
• Не носите работа вкъщи и почти никога не закъснявате след края на работния ден;
• Не позволявате телефонните обаждания, посетителите и социалните мрежи значително да ви отвличат от основните ви задачи;
• Не вършите работата вместо подчинените си, защото не мислите, че само вие можете да я вършите наистина добре;
• В края на деня се чувствате почти толкова енергични, колкото и в началото.

Ако всички предишни точки ви се струват логични, тогава последната може да предизвика недоверчива усмивка: „Шегуваш се! Един изцеден лимон ме кара да се чувствам по-енергичен, отколкото в края на работния ден.” Въпреки това има голям бройхора, които не само не се уморяват, но и усещат прилив на сила. И тук няма никаква тайна.

Уморяваме се не от количеството свършена работа, а от глупави, неподредени действия, безсмислено хвърляне и чувство на безпомощност в условията на хронично времево напрежение.

Разбира се, понякога не можем да предвидим всичко. И нашият последователен план може да бъде разклатен поради внезапно изключено офис оборудване, закъснял клиент или отсъстващ служител. Оставете това настрана за сега.

Първото нещо, върху което трябва да работите, е как да не бъдете източник на хаос за себе си, а след това можете да помислите за влиянието на външни непредвидени обстоятелства.

1. Почистете вашия работен плотот документи, с които вече не работите. Ако нямате нужда от тях много често, приберете ги в гардероба. Ако изобщо не ви трябват, добавете ги в кошчето. В купчина хартия едва ли ще намерите този лист, в търсене на който ще прекарате дълги минути, раздразнени от безплодни усилия. Моля, обърнете внимание, че бюрата на успешните бизнесмени изглеждат така, сякаш никой не работи на тях: по-голямата част от повърхността им е незаета.
2. Вземете си дневники не се разделяй с него. Невъзможно е да запомните всичко и бизнесмените отдавна са разбрали необходимостта да записват всичко - дати на срещи, задачи, въпроси, върху които да помислят. Мобилни телефонии лаптопите с техните календари често се използват, но хартиеният дневник никога няма да остарее - дори само защото не може да се счупи или да се изтощи.
3. Планирайте кое е най-важно за пиковите ви часове на ежедневна активност. Всички сме човешки същества и дори най-силните представители на нашия вид са победени от съня. Да се ​​съпротивляваш на биоритмите си е загуба на време, пак ще загубиш. Това, което правите за един час през деня, вечер, с натрупана умора, ще ви отнеме двойно повече време. Затова не отлагайте спешен доклад до късно вечерта, не започвайте важни разговори преди лягане – от този подход ще пострадате и вие, и партньорът ви.
4. Не се претоварвайте. Не само производителността ви ще намалее. С безмилостен ритъм определено ще „изгорите“ и тялото ви ще си почине без вашето съгласие, изпращайки ви на болнично легло. Това е мястото, където ще загубите цялото си спестено време.

Отнасяйте се към себе си като към чистокръвен кон - това, разбира се, е силно животно, но кой собственик би рискувал да го кара с бясна скорост?

1. Не губете време за проекти и дела. Помня известна фразаза това, че най-доброто е враг на доброто? Чувствате ли, че колкото повече тествате проекта си, толкова по-добър става? Тук е много важно да не „разтягате“ материята, в противен случай рискувате да почувствате хронична умора от невъзможността да постигнете идеала. Не се стремете към съвършенство – тези действия ще ви загубят времето.
2. Не се стремете да бъдете страхотни във всичко. Необходими са години, за да станеш експерт във всяка област. По-добре е да се отличаваш с едно нещо, отколкото да бъдеш среден във всичко. Филмът "11-те на Оушън" говори за това. Важно е да имате екип, в който всеки е добър в нещо, тогава можете лесно да делегирате нещата.

В първите дни на декември бавно се готвим да се срещнем Нова година. Обобщаване на резултатите, подготовка на подаръци, поставяне на цели за следващата година - всичко това е важно, но все още не е спешно. Но ако отложите извършването на тези неща до последните днимесеца, след което ще се превърнат в спешни.

За да не се случи това, трябва да направите важни неща предварително. И за това си струва да имате списък с тези неща. Нека се опитаме да го съставим.

Почти всеки читател на Lifehacker знае за Матрицата на Айзенхауер, но все пак ще ви го напомня. Тя изглежда така:

• Спешно и важно - не допускайте
• Спешни и маловажни - делегат
• Неспешни и важни - направете
• Неспешно и маловажно - не го правете

Но достатъчно теория, нека преминем към съставянето на списък с неща, които са важни и не са спешни, неща, които наистина си струва да се направят.
Организирайте информацията.Помислете колко време обикновено ви отнема да намерите информацията, от която се нуждаете. В крайна сметка ние го консумираме в такива количества, че е трудно да си спомните къде точно сте го попаднали. Беше вътре социална мрежа, в RSS канал, в търсачка? Ако добавим към това факта, че седим или на лаптоп, или на компютър, или на таблет, тогава става тъжно.

Така че планирах следното за себе си: Поддържайте една база данни за съхранение на информация . За мен това е Evernote, който догодина трябва да интегрира бележки от Kindle, данни от OneNote, маркирани публикации от Reader, връзки за преглед на видеоклипове.

Направете правилните връзки. Кажете ми, познавате ли вашия пощальон? Ами местен лекар, данъчен инспектор? Знаете ли на кого да се обадите, ако ви се спука тръбата? Списъкът с хора, чието познанство е важно, може да бъде продължен, но всеки е уникален. Ето защо направи своя списък .

Разглобете нещата. Много неща са важни за нас. Някои са ключови за спомени или емоционални преживявания. Например снимки или чаши, сертификати за постижения. Може да си струва да ги запазите. Но ето една блуза, която не е носена от три години и просто заема място.

приготви се необходими документи . Редът е важен не само в информацията и нещата, но и в документите. Например вземете паспорт. По някаква причина толкова много хора го получават бързо, преди да заминат на почивка. Но срокът му на валидност е десет години. Също така си струва да запомните за интернет документи: данни за домейн, личен сертификат WebMoney, проверка на Yandex.money.

Изрично не включвам в този списък процеси или навици, които е важно да практикувате редовно. Това включва комуникация със семейството и приятелите, самоусъвършенстване, грижа за здравето, четене и т.н. Какво бихте добавили към този списък?