उचित रिकॉर्ड रखना। बैठक का क्रम। हम किस प्रोटोकॉल की बात कर रहे हैं?

बैठकों, बैठकों, सत्रों, सम्मेलनों में।

प्रोटोकॉल स्थायी कॉलेजिएट निकायों की गतिविधियों का दस्तावेजीकरण करते हैं, जैसे कि समितियों और मंत्रालयों के कॉलेजियम, नगरपालिका सरकारें, साथ ही साथ वैज्ञानिक, तकनीकी और कार्यप्रणाली परिषद। इसके अलावा, संरचनात्मक प्रभागों के प्रमुखों, उप महा निदेशकों, निदेशकों द्वारा आयोजित बैठकों को भी रिकॉर्ड किया जा सकता है।

अस्थायी कॉलेजिएट निकायों (सम्मेलनों, बैठकों, संगोष्ठियों, आदि) की गतिविधियों का दस्तावेजीकरण करने के लिए प्रोटोकॉल तैयार करना आम बात है।

बैठक में रखे गए नोटों के आधार पर सचिव द्वारा कार्यवृत्त तैयार किए जाते हैं। ये छोटे नोट्स, टेप या तानाशाही रिकॉर्डिंग हो सकते हैं। कार्यवृत्त तैयार करने के लिए, सचिव बैठक से पहले रिपोर्टों और भाषणों के सार, मसौदा निर्णयों को एकत्र करता है।

शिष्टाचार एक सामान्य प्रपत्र पर जारी किया गया।.

शीर्षक, तिथि और प्रोटोकॉल संख्या

प्रोटोकॉल हेडर होगा शीर्षक कॉलेजिएट निकायया बैठक का प्रकार. उदाहरण के लिए, शैक्षणिक परिषद की बैठक का प्रोटोकॉल (किसका?) संरचनात्मक प्रभागों के प्रमुखों की बैठकें, आदि।

कार्यवृत्त की तारीख बैठक की तारीख होती है (मिनट आमतौर पर बैठक के बाद तैयार किए जाते हैं)। यदि मीटिंग कई दिनों तक चलती है, तो कार्यवृत्त दिनांक में प्रारंभ और समाप्ति दिनांक शामिल होते हैं।

उदाहरण के लिए: 21 — 24.07.2009 .

प्रोटोकॉल की संख्या (सूचकांक) कैलेंडर वर्ष या कॉलेजियम निकाय के कार्यालय की अवधि के भीतर बैठक की क्रम संख्या है।

प्रोटोकॉल पाठनिम्नलिखित भाग शामिल हैं:

• परिचयात्मक;
• मुख्य।

परिचय

कार्यवृत्त के परिचयात्मक भाग में शीर्षक के बाद बैठक के अध्यक्ष और सचिव के नाम और आद्याक्षर दिए गए हैं। शब्द के बाद एक नई पंक्ति से " में भाग लिया" में वर्णमाला क्रमबैठक में उपस्थित अधिकारियों के नाम और आद्याक्षर सूची।

यदि बैठक में अन्य लोगों के लोग थे, तो एक नई पंक्ति से "उपस्थित" शब्द के बाद, शब्द " आमंत्रित" और आमंत्रित व्यक्तियों की एक सूची इंगित की जाती है, इस मामले में, संगठन की स्थिति और नाम प्रत्येक नाम से पहले इंगित किया जाता है।

प्रोटोकॉल के परिचयात्मक भाग में एजेंडा तय है.

इसमें उन मुद्दों की एक सूची होती है जिन पर बैठक में चर्चा की जाती है, और उनकी चर्चा के क्रम और वक्ताओं (वक्ताओं) के नाम को ठीक करता है। एजेंडा पर प्रत्येक आइटम को अरबी अंक के साथ क्रमांकित किया जाता है, इसे "ओ" या "अबाउट" प्रस्तावों का उपयोग करके तैयार किया जाता है। उदाहरण के लिए: "पाठ्यक्रम के अनुमोदन पर"; "शैक्षणिक वर्ष के परिणामों के योग पर।"

प्रत्येक आइटम के लिए, एक स्पीकर (इस मुद्दे को तैयार करने वाला एक अधिकारी) इंगित किया गया है।

मुख्य हिस्सा

एजेंडे पर मुद्दों के अनुक्रम के अनुसार, प्रोटोकॉल के मुख्य भाग का पाठ तैयार किया जाता है - इसमें उतने ही खंड होने चाहिए जितने कि एजेंडे में आइटम हैं।

इस प्रकार, प्रोटोकॉल का शीर्षलेख भाग हमेशा उसी तरह स्वरूपित होता है। लेकिन प्रोटोकॉल का पाठ में सेट किया जा सकता है अलग - अलग रूप: संक्षिप्त या पूर्ण।

संक्षिप्त प्रोटोकॉल- बैठक में चर्चा किए गए मुद्दों, वक्ताओं के नाम और लिए गए निर्णयों को ठीक करता है। इस तरह के प्रोटोकॉल को अक्सर उन मामलों में रखा जाता है जहां बैठक एक परिचालन प्रकृति की होती है (चित्र 3.3 देखें)।

पूरा प्रोटोकॉल- इसमें न केवल चर्चा किए गए मुद्दों, लिए गए निर्णयों और वक्ताओं के नामों के बारे में जानकारी शामिल है, बल्कि बैठक में प्रतिभागियों की रिपोर्ट और भाषणों की सामग्री, व्यक्त की गई सभी राय, प्रश्न और टिप्पणियां, टिप्पणियों की पर्याप्त विस्तृत नोट्स भी शामिल हैं। , पद। पूरे मिनट आपको बैठक की एक विस्तृत तस्वीर का दस्तावेजीकरण करने की अनुमति देते हैं (चित्र 3.4 देखें)।

चावल। 3.3. लघु प्रोटोकॉल का एक उदाहरण

चावल। 3.4. एक पूर्ण प्रोटोकॉल का एक उदाहरण

प्रोटोकॉल के किसी भी रूप का उपयोग करते समय, इसके पाठ को उतने ही खंडों में विभाजित किया जाएगा जितने कि कार्यसूची में आइटम हैं।

प्रत्येक खंड में तीन भाग होते हैं: "HEARD", "SPEAKED", "Resolved" ("DECIDED"), जो बाएँ हाशिये से मुद्रित होते हैं बड़े अक्षर. यह डिज़ाइन आपको पाठ में मुख्य वक्ता के भाषण, मुद्दे की चर्चा में भाग लेने वालों और ऑपरेटिव भाग, जिसमें निर्णय तैयार किया जाता है, को उजागर करने की अनुमति देता है।

भाग में " सुना» भाषण का पाठ कहा गया है। पाठ की शुरुआत में, नाममात्र मामले में एक नई पंक्ति से, वक्ता के नाम का संकेत दिया जाता है। भाषण के रिकॉर्ड को नाम से डैश द्वारा अलग किया जाता है। भाषण तीसरे व्यक्ति में सुनाया जाता है विलक्षण. उपनाम के बाद भाषण रिकॉर्ड करने के बजाय इसे इंगित करने की अनुमति है ("भाषण का रिकॉर्ड संलग्न है", "रिपोर्ट का पाठ संलग्न है")।

बाद के मामले में, रिपोर्ट प्रोटोकॉल के लिए एक अनुलग्नक बन जाती है।

भाग में " प्रदर्शन किया» नाममात्र के मामले में एक नई पंक्ति से स्पीकर का नाम और डैश के बाद, भाषण का पाठ या प्रश्न (यदि यह भाषण के दौरान स्पीकर से पूछा गया था) को इंगित करता है।

भाग में " हल किया"("निर्णय") चर्चा के तहत मुद्दे पर लिए गए निर्णय को दर्शाता है। ऑपरेटिव भाग का पाठ प्रोटोकॉल के किसी भी रूप में पूर्ण रूप से मुद्रित होता है।

पूरे प्रोटोकॉल का टेक्स्ट 1.5 लाइन स्पेसिंग के साथ प्रिंट किया गया है।

बैठक के सचिव द्वारा कार्यवृत्त तैयार किए जाते हैं। कार्यवृत्त पर सचिव द्वारा हस्ताक्षर किए जाते हैं और बैठक के बाद 3 (तीन) कार्य दिवसों के भीतर अध्यक्ष को हस्ताक्षर के लिए प्रस्तुत किया जाता है।

हस्ताक्षर को टेक्स्ट से 3 लाइन स्पेसिंग द्वारा अलग किया जाता है। स्थिति का नाम बाएं क्षेत्र की सीमा से मुद्रित होता है, उपनाम में अंतिम अक्षर दाएं क्षेत्र तक सीमित होता है।

जिस दिन अध्यक्ष द्वारा प्रोटोकॉल पर हस्ताक्षर किए जाते हैं, उसे पंजीकृत होना चाहिए।

प्रोटोकॉल से निकालें

कार्यवृत्त का एक अंश एजेंडा आइटम से संबंधित मूल प्रोटोकॉल के पाठ के भाग की एक सटीक प्रति है, जिस पर उद्धरण तैयार किया जा रहा है। उद्धरण प्रपत्र के सभी विवरण, पाठ का परिचयात्मक भाग, एजेंडा आइटम जिस पर उद्धरण तैयार किया जा रहा है, और पाठ इस मुद्दे की चर्चा और किए गए निर्णय को दर्शाता है। प्रोटोकॉल से एक उद्धरण केवल सचिव द्वारा हस्ताक्षरित होता है, जो इसे प्रमाणित भी करता है। प्रमाणीकरण शिलालेख हाथ से लिखा गया है, इसमें "सही" शब्द शामिल है, जो उस व्यक्ति की स्थिति का संकेत है जो प्रतिलिपि (निकालें), व्यक्तिगत हस्ताक्षर, उपनाम, आद्याक्षर और दिनांक (चित्र 3.5 देखें) को प्रमाणित करता है।

चावल। 3.5. प्रोटोकॉल से निकालने का एक उदाहरण

प्रोटोकॉल के अर्क कभी-कभी ऐसे प्रशासनिक को निर्णय के रूप में बदल देते हैं। इस मामले में, अर्क कलाकारों से संवाद करने के लिए एक उपकरण के रूप में कार्य करता है लिए गए निर्णय. इस मामले में, सचिव, उदाहरण के लिए, बोर्ड के बैठक के मिनटों पर हस्ताक्षर करने के बाद 2 (दो) दिनों के बाद, कुछ मुद्दों पर मिनटों से जिम्मेदार निष्पादकों को उद्धरण वितरित करता है। बयानों पर सचिव के हस्ताक्षर होते हैं।

किसी अन्य संगठन को भेजे गए प्रोटोकॉल के अर्क अनिवार्य सीलिंग के अधीन हैं।

बैठकों के प्रकार के अनुसार मामलों में सचिव द्वारा कार्यवृत्त की मूल प्रतियां बनाई जाती हैं। उदाहरण के लिए, प्रोटोकॉल आम सभा”, “निदेशक मंडल की बैठकों का कार्यवृत्त”, “निदेशक के साथ बैठकों का कार्यवृत्त”, आदि। मामले के अंदर, प्रोटोकॉल संख्याओं और कालक्रम द्वारा व्यवस्थित होते हैं। कैलेंडर वर्ष के दौरान मामले बनते हैं।

पी अभ्यास 8

सूचना और संदर्भ दस्तावेज

प्रोटोकॉल, अधिनियम

संस्थानों द्वारा बनाए गए अधिकांश दस्तावेज सूचनात्मक और संदर्भ हैं। इन दस्तावेजों में वास्तविक स्थिति के बारे में जानकारी होती है। सूचना और संदर्भ दस्तावेजों में शामिल हैं: प्रमाण पत्र, ज्ञापन, अधिनियम, पत्र, आदि। वे एक सहायक प्रकृति के हैं और बाध्यकारी नहीं हैं। उनमें निहित जानकारी को ध्यान में रखा जा सकता है।

शिष्टाचार

प्रोटोकॉल संगठनात्मक और प्रशासनिक प्रलेखन की प्रणाली में एक विशेष स्थान रखता है। इसे सूचना दस्तावेजों के लिए जिम्मेदार ठहराया जा सकता है (चूंकि इसमें जानकारी है, इसमें कुछ प्रबंधन मुद्दों की चर्चा के बारे में जानकारी है), और चूंकि इसमें एक ऑपरेटिव हिस्सा है। एक शासी दस्तावेज के रूप में माना जा सकता है।

शिष्टाचार -, बैठकों, बैठकों, बैठकों, सम्मेलनों, और कॉलेजिएट निकायों (समितियों और मंत्रालयों के बोर्ड, नगरपालिका सरकारों, साथ ही वैज्ञानिक, तकनीकी और कार्यप्रणाली परिषदों) के काम के अन्य रूपों में मुद्दों की चर्चा और निर्णय लेने के पाठ्यक्रम को ठीक करने वाला एक दस्तावेज )

शेयरधारकों की बैठक, निदेशक मंडल की बैठकें अनिवार्य लॉगिंग के अधीन हैं।

प्रोटोकॉल अधिकारियों को प्रस्तुत किए जाते हैं राज्य की शक्तिपंजीकरण के लिए (उदाहरण के लिए, वाणिज्यिक बैंकों, वाणिज्य और उद्योग मंडलों आदि का पंजीकरण करते समय)। अस्थायी कॉलेजिएट निकायों (सम्मेलनों, बैठकों, बैठकों, संगोष्ठियों, आदि) की गतिविधियों का दस्तावेजीकरण करने के लिए कार्यवृत्त भी तैयार किए जाते हैं।

प्रोटोकॉल को उन अभिलेखों के आधार पर तैयार किया जाता है जिन्हें सचिव द्वारा मैन्युअल रूप से या वॉयस रिकॉर्डर का उपयोग करके बैठक में रखा गया था।

बैठक के प्रकार और कॉलेजिएट निकाय की स्थिति के आधार पर, प्रोटोकॉल का रूप चुना जाता है: संक्षिप्त, पूर्ण या शब्दशः।

संक्षिप्त प्रोटोकॉल- बैठक में चर्चा किए गए मुद्दों, वक्ताओं के नाम और लिए गए निर्णयों को ठीक करता है। इस तरह के एक प्रोटोकॉल को केवल उन मामलों में रखने की सिफारिश की जाती है जहां बैठक को लिखित किया जाता है, रिपोर्ट और भाषणों के पाठ सचिव को प्रस्तुत किए जाएंगे या जब बैठक एक परिचालन प्रकृति की हो।

पूरा प्रोटोकॉल -न केवल चर्चा किए गए मुद्दों, लिए गए निर्णयों और वक्ताओं के नाम, बल्कि पर्याप्त रूप से विस्तृत रिकॉर्ड भी रिकॉर्ड करते हैं जो बैठक प्रतिभागियों की रिपोर्ट और भाषणों की सामग्री, व्यक्त किए गए सभी विचारों, प्रश्नों और टिप्पणियों, टिप्पणियों, पदों को व्यक्त करते हैं। पूर्ण मिनट आपको बैठक की विस्तृत तस्वीर का दस्तावेजीकरण करने की अनुमति देते हैं।

शब्दशः प्रोटोकॉल -बैठक (प्रतिलेख) की एक शब्दशः रिपोर्ट के आधार पर संकलित किया जाता है और शब्दशः प्रत्येक मुद्दे पर चर्चा करने और उस पर निर्णय विकसित करने की प्रक्रिया को बताता है।

पूर्ण और शब्दशः प्रोटोकॉल हस्तलिखित शब्दशः या टेप रिकॉर्डिंग के आधार पर संकलित किए जाते हैं।

सभी प्रकार के प्रोटोकॉल एक सामान्य रूप पर तैयार किए जाते हैं, जिसमें निम्नलिखित विवरण शामिल होते हैं: संस्था का नाम, दस्तावेज़ का प्रकार, तारीख डालने का स्थान, दस्तावेज़ का सूचकांक, प्रोटोकॉल तैयार करने का स्थान, शीर्षक के लिए स्थान टेक्स्ट। कार्यवृत्त की तारीख बैठक की तारीख है। यदि यह कई दिनों तक चलता है, तो प्रोटोकॉल तिथि में प्रारंभ और समाप्ति तिथियां शामिल होती हैं। प्रोटोकॉल की संख्या (सूचकांक) बैठक की क्रम संख्या है। पाठ का शीर्षक बैठक या कॉलेजिएट गतिविधि के प्रकार को दर्शाता है (मिनट - बोर्ड की बैठकें)।

प्रोटोकॉल के पाठ में एक परिचयात्मक और मुख्य भाग शामिल है।

प्रोटोकॉल के जल भाग में, शीर्षक के बाद, बैठक के अध्यक्ष और सचिव के नाम और आद्याक्षर दिए जाते हैं। वर्तमान शब्द के बाद एक नई पंक्ति से, उपनाम, कॉलेजिएट निकाय के स्थायी सदस्यों के आद्याक्षर वर्णानुक्रम में सूचीबद्ध करें (प्रोटोकॉल के संक्षिप्त रूप में, ये डेटा छोड़े गए हैं), साथ ही उपनाम, आद्याक्षर और पदों की सूची जिन्हें आमंत्रित किया गया है। शब्द "अध्यक्ष", "सचिव", "उपस्थित" बाएं किनारे की शुरुआत से एक बड़े अक्षर के साथ लिखे गए हैं। एक विस्तारित बैठक के कार्यवृत्त को तैयार करते समय, प्रतिभागियों के नाम सूचीबद्ध नहीं होते हैं, लेकिन उनकी कुल संख्या का संकेत दिया जाता है। प्रतिभागियों को पंजीकरण सूचियों के अनुसार गिना जाता है, जिन्हें बैठक के सचिव को स्थानांतरित कर दिया जाता है और मिनटों में से एक बन जाता है।

एजेंडा प्रोटोकॉल के जल भाग में शामिल है। यह बैठक में चर्चा किए गए मुद्दों को वक्ताओं (वक्ताओं) के नामों के साथ सूचीबद्ध करता है और उनकी चर्चा के अनुक्रम को ठीक करता है। यह बैठक में चर्चा किए गए मुद्दों को वक्ताओं के नामों के साथ सूचीबद्ध करता है और उनकी चर्चा के क्रम को ठीक करता है। बैठक का एजेंडा पहले से तैयार किया जाता है और इसमें मुद्दों की इष्टतम संख्या शामिल होनी चाहिए।

प्रोटोकॉल पाठ के मुख्य भाग में उतने ही खंड हैं जितने कि कार्यसूची में आइटम हैं। अनुभागों को तदनुसार क्रमांकित किया जाता है।

प्रत्येक खंड में तीन भाग होते हैं: "HEARD", "SPEAKED", "DECIDED", जो बड़े अक्षरों में मुद्रित होते हैं ताकि प्रोटोकॉल के पाठ में मुख्य वक्ता के भाषण की रिकॉर्डिंग, चर्चा में भाग लेने वालों को उजागर किया जा सके। मुद्दे का समाधान तैयार करने वाले मुद्दे और ऑपरेटिव भाग का। इसी उद्देश्य के लिए, प्रोटोकॉल के पाठ में, प्रत्येक वक्ता का उपनाम और आद्याक्षर नाममात्र के मामले में एक नई पंक्ति से मुद्रित होते हैं। भाषण की रिकॉर्डिंग की प्रस्तुति को एक हाइफ़न द्वारा उपनाम से अलग किया जाता है, यह तीसरे व्यक्ति एकवचन से कहा जाता है, रिपोर्ट की सामग्री प्रत्यक्ष भाषण के रूप में लिखी जाती है। यदि रिपोर्ट का टेक्स्ट शॉर्टहैंड है या स्पीकर द्वारा लिखित रूप में प्रस्तुत किया जाता है, तो डैश के बाद वे बड़े अक्षर के साथ भी लिखते हैं - "रिपोर्ट संलग्न है"।

शब्द "HEARD" एजेंडा आइटम की संख्या से पहले होता है, उसके बाद एक कोलन होता है।

रिपोर्ट की चर्चा की प्रगति "भाषण" खंड में परिलक्षित होती है प्रश्न और उत्तर खंड "भाषण" में दर्ज किए जाते हैं। शब्द - प्रश्न और उत्तर नहीं लिखे जाते हैं।

उदाहरण के लिए:

ए वी स्मिरनोव - क्या परिसमापन के उपाय किए गए थे...?

स्वीकृत निर्णय "समाधान" खंड में निहित हैं। यदि कई समाधान हैं, तो उन्हें अरबी अंकों के साथ एक बिंदु के साथ गिना जाता है। प्रत्येक निर्णय के साथ इसके कार्यान्वयन के लिए जिम्मेदार व्यक्ति की स्थिति, उपनाम और आद्याक्षर का संकेत होता है और इसमें एक समय सीमा होती है, उदाहरण के लिए:

हल किया:

1. एक नए कर्मचारी विनियम का मसौदा तैयार करें। जिम्मेदार - मानव संसाधन प्रबंधक रोडियोनोवा एन.पी. समय सीमा - 11/18/2001.

ऑपरेटिव पार्ट योजना के अनुसार बनाया गया है: एक्शन - परफॉर्मर - टर्म। निष्पादक एक संगठन, एक संरचनात्मक इकाई या एक विशिष्ट अधिकारी हो सकता है।

प्रोटोकॉल किसी भी दस्तावेज़ के अनुमोदन पर निर्णय तय कर सकता है। इस मामले में, प्रोटोकॉल में दस्तावेज़ की तारीख और संख्या का संदर्भ होना चाहिए, और दस्तावेज़ स्वयं प्रोटोकॉल से जुड़ा होना चाहिए।

चुनाव के दौरान, प्रत्येक उम्मीदवार के लिए मतदान के परिणामों को प्रोटोकॉल में दर्शाया जाएगा।

प्रोटोकॉल पर अध्यक्ष और सचिव द्वारा हस्ताक्षर किए जाते हैं। सचिव पाठ का संपादन करता है, प्रत्येक वक्ता को अपने भाषण की रिकॉर्डिंग से परिचित कराता है और उस वक्ता के हस्ताक्षर प्राप्त करता है जो उसके भाषण की रिकॉर्डिंग से सहमत होता है। संचालन के लिए बैठक के प्रोटोकॉल, जिसे प्रेसीडियम द्वारा चुना जाता है, पर अध्यक्ष, सचिव और प्रेसीडियम के सभी सदस्यों द्वारा हस्ताक्षर किए जाते हैं।

प्रोटोकॉल से एक उद्धरण मूल प्रोटोकॉल के पाठ के एक भाग की एक सटीक प्रति है। उसी समय, प्रपत्र के सभी विवरण, पाठ का परिचयात्मक भाग, एजेंडा आइटम जिसके लिए उद्धरण तैयार किया जा रहा है, को पुन: प्रस्तुत किया जाता है। प्रोटोकॉल से एक उद्धरण केवल सचिव द्वारा हस्ताक्षरित किया जाता है, वह एक सत्यापन भी तैयार करता है। इसमें "सही" शब्द शामिल है, जो उस व्यक्ति की स्थिति का संकेत है जो अर्क, एक व्यक्तिगत हस्ताक्षर, उपनाम, आद्याक्षर और तारीख को प्रमाणित करता है। यदि कोई उद्धरण किसी अन्य संगठन को प्रस्तुत करने के लिए दिया जाता है, तो वह एक मुहर द्वारा प्रमाणित होता है।

प्रोटोकॉल टेम्पलेट

(विवरण की अनुदैर्ध्य व्यवस्था के साथ)

रूसी संघ के हथियारों का कोट

कंपनी का नाम

मसविदा बनाना

____________________ № _________________

तारीख

_______________________________

प्रकाशन का स्थान

शीर्षक:

समिति की बैठक के लिए...

अध्यक्ष - स्मिरनोव एस.एस.

सचिव - एंटोनोवा एम.आई.

वर्तमान: 30 लोग (सूची संलग्न)

(यदि 15 लोगों तक, तो प्रोटोकॉल में

आद्याक्षर के साथ उपनाम

वर्णानुक्रम में अल्पविराम से अलग)

एजेंडा:

1. सम्मेलन की तैयारी की प्रक्रिया पर।

मैनेजर की रिपोर्ट...

1. सुना:

सोकोलोव ए.आई. - रिपोर्ट का पाठ संलग्न है।

प्रदर्शन किया:

इवानोव एम.आई. - भाषण की एक छोटी रिकॉर्डिंग (तीसरे व्यक्ति में)।

हल किया:

1.1. मंज़ूरी देना...

2. सुना:

प्रदर्शन किया:

हल किया:

अध्यक्ष हस्ताक्षरएस.एस. स्मिर्नोव

कार्यवाही करना- कई व्यक्तियों द्वारा तैयार किया गया एक दस्तावेज और विशिष्ट तथ्यों या कार्यों की पुष्टि करता है।

अधिनियम तैयार किए गए हैं अलग-अलग स्थितियांऔर इसलिए कई किस्में हैं:

अनुबंध के तहत काम स्वीकार करने का कार्य;

दस्तावेजों की स्वीकृति और हस्तांतरण का कार्य;

सामग्री लिखने का कार्य;

एक व्यावसायिक अधिनियम

सत्यापन का कार्य, आदि।

नेताओं के निर्देश पर स्थायी रूप से अभिनय या नियुक्त एक आयोग द्वारा अधिनियम तैयार किए जाते हैं।

एक विशेष समूह का गठन वाणिज्यिक कृत्यों द्वारा किया जाता है जो माल की क्षति, क्षति या कमी, परिवहन के नियमों के अन्य उल्लंघनों के तथ्यों को स्थापित करता है। इस तरह के एक अधिनियम को स्थापित नमूने के मुद्रित रूप पर तैयार किया जाता है, जो बिना ब्लॉट्स, इरेज़र या स्ट्राइकथ्रू से भरा होता है। अधिनियम में सभी परिवर्धन और सुधार दोनों पक्षों के हस्ताक्षरों द्वारा निर्दिष्ट और प्रमाणित होने चाहिए।

यदि अधिनियम उद्यम का आंतरिक दस्तावेज है, तो इसे एक सामान्य रूप में तैयार किया जाता है। यदि अधिनियम एक बाहरी दस्तावेज है, तो इसमें संगठन के बारे में संदर्भ डेटा होना चाहिए।

अधिनियम होना चाहिए:

संगठन का नाम (संरचनात्मक उपखंड);

दस्तावेज़ प्रकार का नाम;

पाठ का शीर्षक

हस्ताक्षर;

· नाकाबंदी करना;

अनुप्रयोग; (समर्थक दस्तावेजों की प्रतियों के साथ)।

अधिनियम के पाठ में परिचयात्मक और पता लगाने वाले भाग शामिल हैं।

अधिनियम का जल भाग इसकी तैयारी के आधार को इंगित करता है। यह एक दस्तावेज़ का लिंक हो सकता है, प्रबंधन से मौखिक आदेश के लिए, किसी भी तथ्य, घटनाओं, कार्यों के लिए।

अधिनियम में एक शीर्षक हो सकता है, उदाहरण के लिए: "उपभोक्ता वस्तुओं की कमी पर अधिनियम" या "गोपनीय" चिह्नित दस्तावेजों की स्वीकृति और हस्तांतरण का अधिनियम।

अधिनियम का मुख्य भाग कहता है:

· लक्ष्य और लक्ष्य;

आयोग के काम का समय;

परिणाम (निष्कर्ष, निष्कर्ष, सुझाव)।

पाठ और आवेदन के बारे में एक नोट के बाद, यदि आवश्यक हो, अधिनियम की प्रतियों की संख्या, उनके स्थान या उन्हें भेजे गए पते के बारे में जानकारी इंगित की जाती है।

इस अधिनियम पर उन सभी व्यक्तियों द्वारा हस्ताक्षर किए गए हैं जिन्होंने इसकी तैयारी में भाग लिया था।

कई कृत्यों (सामग्री, वित्तीय और अन्य महत्वपूर्ण मुद्दों पर) के लिए, प्रमुख द्वारा अनुमोदन और उद्यम की मुहर के साथ प्रमाणीकरण आवश्यक है।

ऑडिट और निरीक्षण के कार्य उन सभी व्यक्तियों के लिए पेश किए जाते हैं जिनकी गतिविधियों को वे प्रभावित करते हैं। उसी समय, अधिनियम में, संकलक के हस्ताक्षर के बाद, एक नोट है "अधिनियम से परिचित है: स्थिति, हस्ताक्षर, हस्ताक्षर और तिथियों के प्रतिलेख।"

उदाहरण के लिए:

द्वारा संकलित:

अध्यक्ष _______________________________________

आयोग के सदस्य:

आयोग के सदस्य: 1. ________________________________________

पद, उपनाम, आद्याक्षर

उपस्थिति में: 1. _____________________________________

पद, उपनाम, आद्याक्षर

आयोग के सदस्यों और उपस्थित लोगों के नाम वर्णानुक्रम में व्यवस्थित किए गए हैं। पद के शीर्षक में संस्था का नाम शामिल है।

कथन भाग एक पैराग्राफ से शुरू होता है। यह अधिनियम के प्रारूपकारों द्वारा किए गए कार्यों के लक्ष्यों, उद्देश्यों और सार को निर्धारित करता है, इसके परिणाम। कार्य के परिणाम तालिका के रूप में प्रस्तुत किए जा सकते हैं।

अधिनियम के अंतिम भाग में निष्कर्ष निकाले जाते हैं या सिफारिशें की जाती हैं। पाठ का यह भाग वैकल्पिक है - अधिनियम तथ्यों के बयान के साथ समाप्त हो सकता है।

पाठ के बाद, हस्ताक्षर से पहले, यदि आवश्यक हो, तो तैयार किए गए अधिनियम की प्रतियों की संख्या और उनके स्थान को इंगित करें (अधिनियम का यह भाग भी वैकल्पिक है)। उदाहरण के लिए:

3 प्रतियों में संकलित:

पहली प्रति। रूस के अर्थव्यवस्था मंत्रालय को भेजा गया

दूसरी प्रति। रूस के रेल मंत्रालय को भेजा गया

तीसरी प्रति। - मामले में 05-24।

हस्ताक्षर के कार्य का पाठ पूरा करें। इस अधिनियम पर आयोग के अध्यक्ष और सभी प्रारूपकारों द्वारा हस्ताक्षर किए गए हैं। पद पर हस्ताक्षर करते समय, नामों से पहले उपनामों का संकेत नहीं दिया जाता है। उदाहरण के लिए:

आयोग अध्यक्ष हस्ताक्षरके.या. लैकिन

आयोग के सदस्य: ______________ वी.एन. किरिलोव

हस्ताक्षर

______________ में। पोतापोव

हस्ताक्षर

एन.एन. लमशिना

हस्ताक्षर

जैसा कि किसी भी दस्तावेज़ में, पाठ से पहले अधिनियम में एक शीर्षक होता है जो "O" ("अबाउट") से शुरू होता है और इसकी मदद से तैयार किया जाता है मौखिक संज्ञा"सत्यापन पर", "स्वीकृति और स्थानांतरण पर", "बट्टे खाते में डालने पर", "विनाश पर", आदि।

कुछ प्रकार के कृत्यों के लिए अनुमोदन की आवश्यकता होती है। उदाहरण के लिए, किसी संस्था के परिसमापन पर एक अधिनियम को उच्च विभाग (मंत्री) के प्रमुख द्वारा अनुमोदित किया जाता है, संस्था के प्रमुख द्वारा दस्तावेजों और फाइलों के विनाश के लिए आवंटन पर एक अधिनियम। GOST R 6.30-97 की आवश्यकताओं के अनुसार मुहर के साथ अनुमोदन जारी किया जाता है।

यहाँ एक अधिनियम का एक उदाहरण है:

रूस के संस्कृति मंत्रालय ने मंजूरी दी

संस्कृति समिति समिति के अध्यक्ष

प्रशासनों हस्ताक्षरएन.आई. पेत्रोव

___________________________ ___________________

क्षेत्र का नाम दिनांक:

18.05.2000 № 12

नोवोसिबिर्स्क शहर

समिति में दस्तावेजों की सुरक्षा की जांच करने पर

कारण: समिति के अध्यक्ष का आदेश दिनांक 20 अप्रैल, 2000 संख्या 102 "प्रबंधन दस्तावेजों की सुरक्षा की जाँच पर"।

से बनी एक समिति द्वारा संकलित:

अध्यक्ष: डिप्टी समिति के अध्यक्ष सिदोरोव जी.वी.

आयोग के सदस्य: 1. प्रमुख। सामान्य विभाग ग्रिगोरीवा एन.आई.

2. कार्मिक विभाग के निरीक्षक मिखाइलोवा जी.जी.

3. डिप्टी मुख्य लेखाकार Myshkin S.I.

4. रेफरेंस प्रोकुडिना एम.वी.

16 से 18 मई 2000 की अवधि में, आयोग ने संस्कृति समिति में प्रबंधन दस्तावेजों के संगठन और भंडारण की स्थिति की जाँच की। दस्तावेज़ संरचनात्मक उपखंडों और सामान्य विभाग में संग्रहीत हैं।

मामलों के नामकरण को नोवोसिबिर्स्क क्षेत्रीय अभिलेखागार के साथ सालाना समन्वित किया जाता है। दस्तावेजों की मृत्यु, हानि, क्षति या अवैध विनाश के कोई तथ्य स्थापित नहीं किए गए हैं।

2 प्रतियों में संकलित:

पहला - केस नंबर 1-23

2 - क्षेत्रीय संग्रह के लिए।

आयोग अध्यक्ष हस्ताक्षरजी.वी. सिदोरोव

आयोग के सदस्य: हस्ताक्षरएन.आई. ग्रिगोरिएवा

हस्ताक्षरजी.जी. मिखाइलोवा

हस्ताक्षरएस.आई. यरोस्लाव

हस्ताक्षरएम.वी. प्रोकुडिन

विकल्प 2

Sibtekmash OJSC उद्यम के काम के ऑडिट के परिणाम का दस्तावेज, जो 02/01/2000 से 03/01/2000 तक किया गया था, ऑडिट के परिणामस्वरूप, निम्नलिखित कमियों की पहचान की गई: कार्मिक रिकॉर्ड सुव्यवस्थित नहीं हैं , इंजीनियरिंग और तकनीकी कर्मियों की कुछ निजी फाइलें जीर्ण-शीर्ण अवस्था में हैं; उपकरण की मरम्मत के लिए पैकेजिंग पेपर, नाखून और स्पेयर पार्ट्स के अनुचित राइट-ऑफ की अनुमति है; मशीन की दुकान में, 60 किलो की मात्रा में मिलाप का अत्यधिक उपयोग किया गया था; गोदाम प्रबंधक पी.आई. याकोवलेव ने आपूर्तिकर्ताओं को असामयिक रूप से वापसी योग्य पैकेजिंग भेज दी, जिसके लिए संयंत्र ने 1.5 हजार रूबल की राशि का जुर्माना लगाया। बाकी जानकारी आप पर निर्भर है।

सचिव हस्ताक्षरएम.ए. एंटोनोवा

16. गैस उपकरण संयंत्र के इन्वेंट्री कमीशन की बैठक के मिनट तैयार करें, जिसने सहायक सामग्री के गोदाम नंबर 2 के लिए इन्वेंट्री के परिणामों के मुद्दे पर विचार किया। बैठक में, कमी के गोदाम प्रबंधक की कीमत पर इन्वेंट्री और एट्रिब्यूशन के परिणामों के अनुमोदन पर एक प्रस्ताव अपनाया गया था। सहायक समान 365 मिलियन रूबल की राशि में, साथ ही वेयरहाउस नंबर 2 के लिए एक कॉलेशन स्टेटमेंट और वेयरहाउस मैनेजर से एक व्याख्यात्मक नोट। बाकी जानकारी आप पर निर्भर है।

17. उत्पादन सहकारी "लॉन्च" के श्रमिकों की आम बैठक का एक पूरा प्रोटोकॉल तैयार करें, जिसमें उत्पादन बनाने के मुद्दे पर चर्चा हुई निर्माण सामग्रीआवासीय भवनों के निर्माण के लिए। बैठक में इस तरह की कार्यशाला के निर्माण की संभावना एवं इसके कार्य की संभावनाओं की जानकारी ली गयी. चर्चा के बाद, अध्यक्ष और उनके डिप्टी को निर्माण के लिए 6 महीने के भीतर काम विकसित करने और इन उद्देश्यों के लिए 315 मिलियन रूबल आवंटित करने का निर्देश देने का निर्णय लिया गया।

18. चिकित्सा तैयारी संयंत्र के नियोजन और आर्थिक विभाग के कर्मचारियों की उत्पादन बैठक का सारांश तैयार करें, जिसने 1998 के लिए तकनीकी और औद्योगिक वित्तीय योजना के प्रारंभिक विकास के मुद्दे पर विचार किया। चर्चा के बाद, उत्पादन बैठक ने निर्णय लिया तीन दिन पहले तकनीकी और औद्योगिक वित्तीय योजना विकसित करने के लिए नियत तारीख. बाकी जानकारी खुद दर्ज करें।

इसी तरह की जानकारी।

बैठक का प्रोटोकॉल- एक दस्तावेज जो उद्यम टीम के कर्मचारियों की बैठक में होने वाली सभी घटनाओं को रिकॉर्ड करता है। वह सख्ती नहीं है बाध्यकारी दस्तावेज, लेकिन कुछ मामलों में यह वास्तव में आवश्यक है।

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प्रोटोकॉल की भूमिका

संगठनों में बैठकें, उनकी स्थिति, व्यवसाय लाइन और आकार की परवाह किए बिना, एक निश्चित आवृत्ति के साथ आयोजित की जाती हैं। वे आपको कई मौजूदा समस्याओं को हल करने, जटिल मुद्दों को हल करने के लिए आवश्यक उपाय करने, कंपनी की विकास रणनीति निर्धारित करने आदि की अनुमति देते हैं।

हालांकि, सभी मीटिंग मिनटों का उपयोग करके रिकॉर्ड नहीं की जाती हैं और यह कानून का उल्लंघन नहीं है। सिद्धांत रूप में, कंपनी के प्रबंधन को यह निर्धारित करने का अधिकार है कि किन बैठकों को रिकॉर्ड करने की आवश्यकता है, और जो इस दस्तावेज़ को जारी किए बिना आयोजित की जा सकती हैं।

प्रोटोकॉल का मुख्य कार्य बैठक में उठाए गए सभी कार्यों, प्रश्नों, राय और सबसे महत्वपूर्ण सामूहिक निर्णयों को लिखित रूप में रिकॉर्ड करना है।

प्रोटोकॉल जितना अधिक गहन और विस्तृत होगा, उतना ही बेहतर होगा।

आमतौर पर उन बैठकों में कार्यवृत्त की आवश्यकता होती है जिनमें सीधा प्रभावकंपनी के भविष्य के लिए। अन्य उद्यमों के प्रतिनिधियों और राज्य संस्थानों के कर्मचारियों की भागीदारी के साथ बैठकें रिकॉर्ड करने की भी सिफारिश की जाती है।

बैठक आदेश

एक बैठक एक ऐसी घटना नहीं है जो आयोजित की जाती है, जैसा कि वे कहते हैं, नीले रंग से। इसके लिए सावधानीपूर्वक प्रारंभिक तैयारी की आवश्यकता होती है, जिसे आमतौर पर निदेशक के विशेष आदेश द्वारा इसके लिए नियुक्त एक जिम्मेदार अधिकारी द्वारा किया जाता है। वह इकट्ठा करता है आवश्यक दस्तावेज़, एक सूची लिखता है सामयिक मुद्देऔर तत्काल समस्याओं को हल करने के लिए, आगामी बैठक के सभी संभावित प्रतिभागियों को सूचित करता है और अन्य प्रारंभिक गतिविधियों का संचालन करता है।

यह ध्यान दिया जाना चाहिए कि उद्यम के कर्मचारी जिन्हें आगामी बैठक और इसमें भाग लेने के निमंत्रण के बारे में जानकारी मिली है, वे मना कर सकते हैं, लेकिन केवल तभी जब अच्छे और काफी अच्छे कारण हों, क्योंकि बैठक उनके काम के कर्तव्यों का हिस्सा है।

बैठक में आमतौर पर इसका अपना अध्यक्ष होता है, जो इसकी प्रगति की निगरानी करता है, एजेंडा की घोषणा करता है और मतदान करता है। अक्सर यह कंपनी का प्रमुख होता है, लेकिन कोई अन्य कर्मचारी भी हो सकता है। वहीं, मिनटों में चेयरमैन के बारे में जानकारी जरूर शामिल की जाए।

बैठक की शुरुआत से ही, इसमें होने वाली सभी घटनाओं को ध्यान से दर्ज किया जाता है। और यह किया जाता है विभिन्न तरीके: रिकॉर्ड कीपिंग फोटो और वीडियो फिक्सेशन टूल्स के उपयोग को नहीं रोकता है।

बैठक की समाप्ति के बाद, बैठक के सचिव और अध्यक्ष द्वारा मिनटों पर हस्ताक्षर किए जाने चाहिए, साथ ही, यदि आवश्यक हो, तो इसके प्रतिभागियों द्वारा, जो इस प्रकार पुष्टि करते हैं कि इसमें दर्ज की गई सभी जानकारी सही है।

प्रोटोकॉल किसे तैयार करना चाहिए

मिनट लेने का कार्य आमतौर पर उद्यम के सचिव या बैठक में इस मिशन को करने के लिए सौंपे गए अन्य कर्मचारी की जिम्मेदारी होती है। साथ ही, प्रोटोकॉल रखने के लिए चुने गए व्यक्ति को इस बात की स्पष्ट समझ होनी चाहिए कि यह कैसे और क्यों किया जाता है और प्रोटोकॉल दस्तावेज़ लिखने में कम से कम न्यूनतम कौशल होना चाहिए।

एक प्रोटोकॉल तैयार करना

आज, कानून बैठक के कार्यवृत्त का एक सख्त एकीकृत रूप प्रदान नहीं करता है, ताकि संगठन इसे किसी भी रूप में या कंपनी की लेखा नीति में अनुमोदित मॉडल के अनुसार तैयार कर सकें। हालाँकि, कुछ जानकारी शामिल होनी चाहिए:

• दस्तावेज़ संख्या;
• निर्माण की तारीख;
• कंपनी का नाम;
• वह इलाका जहां कंपनी पंजीकृत है;
• बैठक में उपस्थित व्यक्तियों की सूची (उनके पदों के समावेश के साथ, पूरा नाम);
• बैठक के अध्यक्ष और सचिव पर डेटा;
• एजेंडा (अर्थात वे मुद्दे जिन्हें संबोधित करने की आवश्यकता है);
• मतदान का तथ्य (यदि कोई हो) और उसके परिणाम;
• बैठक का परिणाम।

कभी-कभी बैठक की शुरुआत और समाप्ति का सटीक समय (मिनट तक) प्रोटोकॉल में दर्ज किया जाता है - यह आपको कर्मचारियों को अनुशासित करने और भविष्य में ऐसी बैठकों में बिताए गए समय को अनुकूलित करने की अनुमति देता है।

यदि आवश्यक हो, तो बैठक के कार्यवृत्त के साथ कुछ अतिरिक्त दस्तावेज, फोटो और वीडियो साक्ष्य संलग्न किए जा सकते हैं। यदि कोई हों, तो उनकी उपस्थिति बैठक के कार्यवृत्त में एक अलग मद के रूप में दर्शाई जानी चाहिए।

यह ध्यान दिया जाना चाहिए कि प्रोटोकॉल को बहुत सावधानी से रखा जाना चाहिए, त्रुटियों और सुधारों से बचा जाना चाहिए, और इसमें अविश्वसनीय या जानबूझकर गलत जानकारी पेश करना पूरी तरह से अस्वीकार्य है। यदि ऐसे क्षणों की पहचान इस घटना में की जाती है कि कंपनी के आंतरिक प्रलेखन की नियामक अधिकारियों द्वारा जाँच की जाती है, तो कंपनी को गंभीर रूप से दंडित किया जा सकता है।

प्रोटोकॉल के पंजीकरण के लिए बुनियादी नियम

प्रोटोकॉल, एक नियम के रूप में, एक प्रति में तैयार किया जाता है, लेकिन यदि आवश्यक हो, तो इसकी प्रतियां बनाई जा सकती हैं, जिनकी संख्या सीमित नहीं है।

दस्तावेज़ को प्रत्यक्ष संकलक, सचिव, साथ ही बैठक के सभी सदस्यों द्वारा हस्ताक्षरित किया जाना चाहिए।

आप A4 प्रारूप की एक साधारण शीट पर या संगठन के लेटरहेड पर एक प्रोटोकॉल तैयार कर सकते हैं - इससे कोई फर्क नहीं पड़ता, जैसे कि इसे हस्तलिखित रूप में रखा जाता है या कंप्यूटर पर भरा जाता है। 2016 से उद्यम की मुहर के साथ इसे प्रमाणित करना आवश्यक नहीं है कानूनी संस्थाएंकानूनी रूप से है पूर्ण अधिकारअपने दस्तावेज़ों को प्रमाणित करने के लिए मुहरों और टिकटों का उपयोग न करें।

एक बार औपचारिक रूप से और उचित रूप से अनुमोदित होने के बाद, मिनटों को अन्य फर्म दस्तावेजों के साथ रखा जाना चाहिए जो आंतरिक बैठकों, वार्ताओं और बैठकों को रिकॉर्ड करते हैं। प्रासंगिकता के नुकसान के बाद, इसे उद्यम के संग्रह में भंडारण के लिए भेजा जाना चाहिए, जहां इसे कानून या कंपनी के आंतरिक स्थानीय कृत्यों (कम से कम 3 वर्ष) द्वारा स्थापित अवधि के लिए संग्रहीत किया जाना चाहिए, जिसके बाद इसे निपटाया जा सकता है (इस प्रक्रिया को भी कानून द्वारा निर्धारित तरीके से सख्ती से किया जाना चाहिए)।

• आपको मीटिंग मिनट्स की आवश्यकता क्यों है?
• मीटिंग के मिनट्स कितने प्रकार के होते हैं.
• मीटिंग के मिनट्स कैसे लें।
• बैठक के कार्यवृत्त के खंड क्या हैं?

बैठक का प्रोटोकॉलएक प्रकार का व्यवसाय पत्र है जो कंपनी के कर्मचारियों की एक बैठक के हिस्से के रूप में हुई घटनाओं की पूरी श्रृंखला को दर्शाता है। इस प्रकारदस्तावेज़ उद्यम में रखरखाव के लिए अनिवार्य सूची में शामिल नहीं है, लेकिन अक्सर यह काफी उपयोगी हो सकता है।

आपको मीटिंग मिनट्स की आवश्यकता क्यों है?

हर कंपनी की नियमित बैठकें होती हैं। इस प्रकार की बैठक से बड़ी संख्या में गंभीर समस्याओं को हल करना संभव हो जाता है, समय पर प्रतिक्रिया करने के लिए कठिन प्रश्न, एक उद्यम विकास रणनीति तैयार करना, आदि।

उसी समय, कुछ बैठकें प्रोटोकॉल द्वारा रिकॉर्डिंग के अधीन नहीं होती हैं, जो कि आदर्श भी है। संगठन की प्रबंधन टीम स्वतंत्र रूप से सामान्य घटनाओं की एक सूची स्थापित कर सकती है जिसके दौरान आधिकारिक तौर पर रिकॉर्डिंग रखी जाती है, साथ ही उन लोगों को भी नामित किया जा सकता है जिन पर ऐसा करना आवश्यक नहीं है।

प्रोटोकॉल का मुख्य उद्देश्य बैठक के दौरान उठाए गए मुद्दों, कार्यों और विचारों के साथ-साथ संयुक्त रूप से अपनाए गए निर्णयों की पूरी श्रृंखला को लिखित रूप में रिकॉर्ड करना है।

सबसे अच्छा विकल्प सबसे विस्तृत प्रोटोकॉल है।

सबसे अधिक बार, ऐसे दस्तावेज़ीकरण का उपयोग बैठकों के ढांचे के भीतर किया जाता है जिसका संगठन के भविष्य पर सीधा प्रभाव पड़ता है। इसके अलावा, तीसरे पक्ष के उद्यमों और राज्य संस्थानों के कर्मचारियों के साथ सभी बैठकों की सामग्री को रिकॉर्ड करना वांछनीय है।

बैठक के लिए 3 हैंडआउट्स

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मीटिंग के मिनट्स किस प्रकार के होते हैं

प्रबंधन गतिविधियों में, कई प्रकार के प्रोटोकॉल व्यापक हो गए हैं: एक समझौता प्रोटोकॉल, इरादे का एक प्रोटोकॉल और सामग्री साक्ष्य (दस्तावेज) की जब्ती के लिए एक प्रोटोकॉल। वर्तमान कानून के अनुसार शेयरधारकों की आम बैठक के मुख्य दस्तावेजों में मतगणना आयोग के कार्यवृत्त और बैठक के कार्यवृत्त शामिल हैं।

इसके अलावा, एक अधिकारी द्वारा एक प्रोटोकॉल तैयार करने की अनुमति दी जाती है यदि वह प्रशासनिक कार्य करता है (हिरासत, दुर्घटना, आदि की स्थिति में)। इन सभी प्रकार के दस्तावेज़ों के लिए, कुछ मानक टेम्पलेट विकसित किए गए हैं।

हम बैठक के इस प्रकार के कार्यवृत्त पर विचार करेंगे, जिसका उपयोग एक सामान्य प्रबंधन कार्यक्रम के लिए किया जाता है। यह दस्तावेज़ संगठन में मुद्दों और निर्णय लेने की एक कॉलेजियम चर्चा के परिणामों के आधार पर तैयार किया गया है।

हमारे देश में कार्यालय कार्य के क्षेत्र में प्रोटोकॉल की उत्पत्ति अठारहवीं शताब्दी की शुरुआत से जुड़ी हुई है, जब बहुसंख्यकों की राय के विकास और समेकन से पहले प्रबंधन गतिविधियों में वाद-विवाद आयोजित करने की प्रथा दिखाई दी। परंपरागत रूप से, प्रोटोकॉल है:

• सूचना दस्तावेज़ (विचारों के आदान-प्रदान की प्रक्रिया को ठीक करता है),
• प्रशासनिक दस्तावेज (बैठक के दौरान किए गए निर्णय को पंजीकृत करता है)।

वर्तमान में, विभिन्न स्तरों के नेताओं द्वारा आयोजित कॉलेजियम कार्यक्रमों के पाठ्यक्रम को ठीक करने के लिए बैठक के कार्यवृत्त तैयार करने की प्रथा है। इसके अलावा, इस दस्तावेज़ का उपयोग विभिन्न संगोष्ठियों, बैठकों, सम्मेलनों आदि के दौरान घटनाओं को पंजीकृत करने के लिए किया जाता है।

परिचालन गतिविधियों के दौरान बैठक के मिनटों को तैयार करने की आवश्यकता पर निर्णय प्रबंधक के पास होता है जो इन आयोजनों को नियुक्त करता है और आयोजित करता है। यदि आपको किसी विशिष्ट समस्या पर कर्मचारियों को जानकारी स्थानांतरित करने की आवश्यकता है, तो इससे पहले किए गए निर्णयों की व्याख्या करें, और इसी तरह, तो आप प्रोटोकॉल का उपयोग नहीं कर सकते। यदि इस दस्तावेज़ की आवश्यकता है, तो यह प्रतिभागियों की संरचना को दर्शाता है, विचारों या प्रस्तावों को सामने रखता है।

मीटिंग मिनट कैसे लें

बैठक की प्रगति को रिकॉर्ड करना संगठन के प्रमुख के सचिव की जिम्मेदारी है। यह कार्य किसी अन्य कर्मचारी द्वारा किया जा सकता है।

बैठक शुरू होने से पहले, सचिव को आमंत्रितों की एक सूची और प्रश्नों की एक सांकेतिक सूची दी जाती है। प्रतिभागी सार प्रस्तुत करते हैं। यह प्रोटोकॉल के अंतिम संस्करण को संकलित करने के काम में तेजी लाने के लिए एक दस्तावेज़ टेम्पलेट तैयार करने में मदद करता है। यदि कई प्रतिभागी हैं, तो एक पंजीकरण पत्रक होना उचित है, जहां उपस्थित होने वाले व्यक्तियों के पूरे नाम का संकेत दिया जाएगा। बैठक शुरू होने के बाद सचिव उपस्थित लोगों की अंतिम सूची जारी करेंगे।

घटना के दौरान बैठक के सचिव द्वारा सूचना की रिकॉर्डिंग की जाती है। लॉगिंग की सटीकता में सुधार करने के लिए, डिक्टाफोन रिकॉर्डिंग का उपयोग किया जाता है। सभी शब्द एक डिजिटल माध्यम पर रिकॉर्ड किए जाते हैं, और फिर दस्तावेज़ के अंतिम निष्पादन के दौरान पुन: प्रस्तुत किए जाते हैं।

अगर एक सामूहिक बैठक आयोजित की जाती है बड़ी मात्राप्रतिभागियों, फिर दो सचिव पंचर का नेतृत्व करते हैं। एक दस्तावेज़ पर एक साथ दो विशेषज्ञों का काम प्रक्रिया को गति देने में मदद करेगा यदि बैठक चलती है।

दस्तावेज़ में अलग-अलग टिप्पणियां, टिप्पणियां, टिप्पणियां, बैठकों के विषयों से संबंधित विषयों की चर्चा नहीं होती है। यह रिपोर्टों, प्रश्नों और प्रस्तावों के सामान्य अर्थ को ठीक करता है। निर्णय और निर्देश जो प्रमुख व्यक्तिगत कलाकारों को देते हैं, उन्हें सटीक रूप से दर्ज किया जाता है।

साथ ही, यह ध्यान दिया जाना चाहिए कि रिपोर्ट और प्रश्नों को शब्द दर शब्द उद्धृत करने की आवश्यकता नहीं है।

यदि प्रबंधक को सटीक जानकारी की आवश्यकता है, तो उसे जिम्मेदार कर्मचारी द्वारा हस्ताक्षरित एक रिपोर्ट की आवश्यकता होगी। बैठकों में, समग्र रूप से मामलों की स्थिति पर बातचीत की जाती है, इसलिए विस्तृत रिकॉर्ड की कोई आवश्यकता नहीं है। नतीजतन, दस्तावेज़ बैठक के पाठ्यक्रम को सारांशित करता है: चर्चा किए गए विषय, उठाए गए मुद्दे और किए गए निर्णय।

कुछ मामलों में, संगठन के नेताओं को प्रत्येक वाक्यांश के शब्दशः निर्धारण की आवश्यकता होती है। यह बैठकों के लिए विशिष्ट है आधुनिक कंपनियां, जहां ऐसे आयोजनों में यह निर्णय लिया जाता है एक बड़ी संख्या कीपरिचालन के मुद्दे।

बैठक के कार्यवृत्त में कौन से खंड होते हैं?

बैठक प्रक्रिया का दस्तावेजीकरण करते समय, यह सुनिश्चित करना आवश्यक है कि बैठक के कार्यवृत्त GOST R 6.30-2003 "एकीकृत प्रलेखन प्रणाली" का अनुपालन करते हैं। संगठनात्मक और प्रशासनिक प्रलेखन की एकीकृत प्रणाली। प्रलेखन की आवश्यकता। इसका मतलब यह है कि जानकारी दर्ज करते समय, शीर्षक, दस्तावेज़ के अंतिम भाग और इसकी सामग्री के संबंध में बैठक के मिनटों को प्रारूपित करने के नियमों का पालन करना आवश्यक है।

प्रोटोकॉल का हेडर।

हेडर में कई विवरण होने चाहिए:

• संगठन का पूरा नाम;
• दस्तावेज़ का प्रकार (प्रोटोकॉल);
• संख्या और तारीख;
• पंजीकरण की जगह;
• पाठ का शीर्षक।

उद्यम के नाम पर संगठनात्मक और कानूनी रूप को इंगित करना अनिवार्य है। पूरा नाम संगठन के चार्टर या विनियमन में दिए गए आधिकारिक रूप से स्थापित एक से मेल खाना चाहिए, और सभी शब्दों को बिना संक्षिप्त रूप में पूर्ण रूप से लिखा जाना चाहिए।

अगर कंपनी के पास आधिकारिक तौर पर पंजीकृत है छोटा शीर्षकइसे पूर्ण के बाद कोष्ठक में इंगित करने की अनुमति है।

यदि संगठन की मूल संरचना है, तो उसका नाम उस कंपनी के नाम के ऊपर रखा जाता है जिसने दस्तावेज़ बनाया है। इस मामले में, यह आमतौर पर संक्षिप्त रूप में इंगित किया जाता है।

उदाहरण के लिए:

• सार्वजनिक निगम;
• एजेंसी "वितरण, प्रसंस्करण, प्रेस का संग्रह";
• (जेएससी एजेंसी "रोस्पेचैट");
• बंद संयुक्त स्टॉक कंपनी "नई तकनीकें"।

कार्यवृत्त की तारीख बैठक की तारीख से मेल खाती है। बहु-दिवसीय बैठकों के लिए, इसकी शुरुआत और समाप्ति की तारीखें नीचे रखी जाती हैं। किसी भी मामले में आपको प्रोटोकॉल पर हस्ताक्षर करने की तारीख का संकेत नहीं देना चाहिए, क्योंकि कभी-कभी इसे घटना के अंत के कुछ दिनों बाद तैयार किया जाता है।

उदाहरण के लिए: एक संयुक्त स्टॉक कंपनी के निदेशक मंडल की बैठक दो दिनों (13.01.09 और 14.01.09) के लिए की गई थी। प्रोटोकॉल अगले दिन तैयार किया गया था और घटना की समाप्ति के एक दिन बाद, यानी 16.01.09 को समर्थन किया गया था। इस मामले में, "13 - 14.01.2009" संख्याएं इंगित करें। इस मामले में, तारीख लिखने के लिए दो और विकल्प स्वीकार्य हैं: "01/13/2009 - 01/14/2009" या "13 जनवरी - 14, 2009"।

प्रोटोकॉल नंबर (इंडेक्स) मीटिंग का सीरियल नंबर है। कैलेंडर वर्ष के लिए नंबरिंग निर्धारित की जाती है, जबकि प्रोटोकॉल के कई समूह होते हैं, और उनमें से प्रत्येक के लिए एक अलग सीरियल नंबरिंग होती है। इस प्रकार, अपने नंबरों को मिनटों में रखना आवश्यक है: निदेशालय की बैठकें, शेयरधारकों की सामान्य बैठकें, श्रम सामूहिक की बैठकें, तकनीकी परिषद की बैठकें आदि।

लिखना पारंपरिक है दोहरा अंकदस्तावेज़ संख्याएँ और दिनांक जिनमें एक अंक होता है। यह एक अंक से पहले एक शून्य जोड़कर किया जाता है। इसे आमतौर पर निम्नानुसार समझाया जाता है: शून्य ("नंबर 01" या "01 जनवरी, 2008") आपको इसमें इंगित करने की अनुमति नहीं देगा इस जगहएक और संकेत, परिणामस्वरूप 1 को 11, 21 या 31 में बदलना। आइए हम एक बार फिर याद करें कि नियामक दस्तावेज स्थापित नहीं करते हैं सटीक नियमऐसी संख्या लिखने के लिए। यह सिर्फ सामान्य अभ्यास है।

दस्तावेज़ के पंजीकरण का स्थान इंगित किया जाना चाहिए यदि संगठन के नाम से इसे स्थापित करना मुश्किल है। यह भी इंगित किया जाता है कि क्या बैठक उद्यम के स्थान (दस्तावेज़ के लेखक) के अलावा किसी अन्य स्थान पर होती है इलाका. GOST R 6.30-2003 (पैराग्राफ 3.12) के अनुसार, प्रोटोकॉल के पंजीकरण का स्थान आम तौर पर स्वीकृत संक्षिप्त रूपों का उपयोग करके मौजूदा प्रशासनिक-क्षेत्रीय विभाजन के अनुसार लिखा गया है।

प्रोटोकॉल के पाठ के शीर्षक में संयुक्त गतिविधि के प्रकार (सम्मेलन, बैठक, सत्र, आदि) और जननांग मामले में कॉलेजियम निकाय का नाम शामिल है।

उदाहरण के लिए, "पद्धति परिषद की बैठकें" या "श्रम सामूहिक की बैठकें" या "संरचनात्मक प्रभागों के प्रमुखों की बैठकें"।

शीर्षक वाले हिस्से की आवश्यकताएं अनुदैर्ध्य या कोणीय रूप से स्थित हो सकती हैं। यह चुनाव संगठन पर निर्भर करता है।

पाठ का परिचयात्मक भाग

प्रोटोकॉल के पाठ में परिचयात्मक और मुख्य भाग होते हैं।

दस्तावेज़ के परिचयात्मक भाग में, शीर्षक के बाद बैठक के अध्यक्ष और सचिव के आद्याक्षर और उपनाम होते हैं। बैठक की अध्यक्षता करने वाला अध्यक्ष एक अधिकारी है, लेकिन दस्तावेज़ में उसकी स्थिति का संकेत नहीं दिया जाना चाहिए।

बैठक की गतिविधियों के आयोजन और दस्तावेजीकरण के लिए सचिव जिम्मेदार है। इस प्रकार, वह पूरी लॉगिंग प्रक्रिया के लिए जिम्मेदार है। वहीं, बैठक का सचिव (सत्र) वास्तव में अपनी स्थिति के अनुसार सचिव नहीं हो सकता है। एक उपयुक्त कर्मचारी को लॉगिंग का अतिरिक्त कर्तव्य सौंपना संभव है। एक निश्चित कर्मचारी द्वारा इस तरह के दस्तावेज के नियमित रखरखाव के मामले में, इस कार्य को उसके में इंगित किया जाना चाहिए नौकरी का विवरण. लेकिन यह एक बार के लिए एक प्रोटोकॉल तैयार करने की आवश्यकता के लिए आवश्यक नहीं है, बस प्रमुख कर्मचारी को एक आदेश जारी करता है।

उदाहरण के लिए, उप निदेशक पंकोव को विभागों के प्रमुखों की बैठक के अध्यक्ष के कर्तव्यों को सौंपा गया है, और उनके निजी सहायकयेगोरोवा को बैठक का सचिव नियुक्त किया गया है। ऐसे में उनकी स्थिति स्टाफप्रोटोकॉल में सूचीबद्ध नहीं है। मसौदा दस्तावेज में, वे केवल बैठक के अध्यक्ष और सचिव के रूप में कार्य करेंगे।

बैठक के कार्यवृत्त के परिचयात्मक भाग का एक नमूना:

• अध्यक्ष - पंकोव यू.पी.
• सचिव - एगोरोवा डी. एल.
• वर्तमान: बेसोनोव ए.डी., कोरेनेव एन.आर., लुज़हिन ई.एन., मालिनिना ई.एम., उस्त्युगोव ए.के.
• आमंत्रित: जेएससी "ओपल" के जनरल डायरेक्टर शुमिलोव ए.बी., जेएससी "लज़ुरिट" के तकनीकी निदेशक ओस्टर एम.ए.

अगली पंक्ति में, "उपस्थित" शब्द के बाद, बैठक के भीतर निर्णयों के विचार और विकास में भाग लेने वाले उद्यम के कर्मचारियों के आद्याक्षर और उपनाम वर्णानुक्रम में दर्शाए गए हैं।

यदि इस उद्यम के अन्य आमंत्रित अधिकारी बैठक में उपस्थित होते हैं, तो उन्हें "आमंत्रित" अनुभाग में सूचीबद्ध किया जाता है। उसी समय, उनके द्वारा धारण किए गए पदों को इंगित नहीं किया जाता है, उपनाम और आद्याक्षर वर्णानुक्रम में व्यवस्थित होते हैं। और केवल तृतीय-पक्ष कंपनियों के कर्मचारियों की भागीदारी के मामले में, उनकी स्थिति और कंपनी का नाम दिया गया है।

वर्तमान कर्मचारियों और आमंत्रित व्यक्तियों की सूची संकलित करने के लिए एक पंक्ति रिक्ति का उपयोग किया जाता है। उसके बाद, एक खाली लाइन छोड़ दी जाती है और उसी अंतराल पर एजेंडा तैयार किया जाता है। टेक्स्ट का बड़ा हिस्सा डेढ़ लाइन स्पेसिंग का उपयोग करके टाइप किया जाता है।

सचिव, प्रमुख के निर्देशों के आधार पर, बैठक में भाग लेने वालों की अग्रिम रूप से एक सूची बनाता है। इच्छुक पार्टियों को घटना की तारीख और एजेंडे के बारे में सूचित करने के लिए ऐसी सूची आवश्यक है। प्रश्नों से खुद को परिचित करने और बैठक की तैयारी के लिए पृष्ठभूमि सामग्री को पहले से वितरित करना अतिश्योक्तिपूर्ण नहीं होगा। बैठक के प्रतिभागियों की सूची बैठक के दिन अधिकारियों की उपस्थिति के तथ्य पर सही की जाती है।

एक विस्तारित बैठक (15 से अधिक लोग) या एक स्थायी कॉलेजियम निकाय की बैठक के मामले में, प्रोटोकॉल का पंजीकरण करते समय, उपस्थित लोगों के नाम नहीं चिपकाए जाते हैं, लेकिन केवल कुल गणनाप्रतिभागियों, जो पंजीकरण के दौरान तय किया गया है। फिर पंजीकरण सूची को परिशिष्ट के रूप में प्रोटोकॉल से जोड़ा जाता है। दस्तावेज़ को स्वयं पढ़ना चाहिए: "उपस्थित: 19 लोग (सूची संलग्न)।"

एजेंडा परिचयात्मक भाग की एक अपरिवर्तनीय विशेषता है। मीटिंग शेड्यूल करने वाला मैनेजर कॉन्टेंट सेट करता है। प्रतिभागियों को परिचय के लिए एजेंडा के प्रारंभिक वितरण के मामले में, इसमें निहित जानकारी को संकलित किए जा रहे दस्तावेज़ में दर्ज किया जाना चाहिए।

अरबी अंकों का उपयोग करके एजेंडा आइटम को नंबर सौंपा गया है। विषयों का निर्माण "के बारे में" या "के बारे में" पूर्वसर्ग के साथ शुरू होना चाहिए, "क्या के बारे में?" प्रश्न का उत्तर देना चाहिए। किसी भी पैराग्राफ में स्पीकर का आद्याक्षर और उपनाम होना चाहिए, यानी वह अधिकारी जिसने निर्दिष्ट संदेश तैयार किया हो।

एजेंडे के हिस्से के रूप में बैठक के कार्यवृत्त को प्रारूपित करने का एक उदाहरण।

एजेंडा:

1. सूचना सुरक्षा नियमों के अनुमोदन पर।

सूचना विभाग के प्रमुख डोरोखोवा यू.आर. की रिपोर्ट।

1. स्टाफिंग टेबल में बदलाव करने के बारे में।

I. N. Sergeev, उप महा निदेशक का भाषण

मुख्य पाठ

प्रोटोकॉल का हिस्सा है

बैठक के दौरान सचिव द्वारा मैन्युअल रूप से बनाई गई शब्दशः या ऑडियो रिकॉर्डिंग मिनटों की सामग्री का आधार बन जाती है। बैठक के अंत में, सचिव मौजूदा आवश्यकताओं के अनुसार एक दस्तावेज तैयार करता है। फिर मसौदा संपादन के लिए बैठक के अध्यक्ष के पास जाता है। सभी परिवर्तन करने के बाद, प्रोटोकॉल को हस्ताक्षर के साथ तय किया जाता है और आधिकारिक दस्तावेजों के रैंक में पारित किया जाता है।

प्रोटोकॉल की कानूनी शक्ति, अर्थात् आधिकारिकता, विश्वसनीयता, निर्विवादता, न केवल इसे भरने के नियमों द्वारा निर्धारित की जाती है। पारंपरिक व्याख्या के अनुसार, "कानूनी बल एक आधिकारिक दस्तावेज की एक संपत्ति है जिसे वर्तमान कानून, इसे जारी करने वाले निकाय की क्षमता और पंजीकरण के लिए स्थापित प्रक्रिया द्वारा संप्रेषित किया गया है।" यदि पंजीकरण के लिए अनिवार्य नियमों का पालन किया जाता है, तो दस्तावेज़ दो व्यक्तियों द्वारा हस्ताक्षर करने के बाद कानूनी बल से संपन्न होता है: अध्यक्ष और सचिव।

इस आवश्यकता को दर्ज करने से कठिनाई नहीं होती है, क्योंकि यह सभी प्रकार के प्रोटोकॉल के लिए समान है जिसे हमने माना है। हस्ताक्षर को टेक्स्ट से 2 या 3 लाइन स्पेसिंग द्वारा अलग किया जाना चाहिए। शब्द "अध्यक्ष" और "सचिव" बाएं क्षेत्र की सीमा से स्थित हैं, दाहिने क्षेत्र पर उपनाम सीमाओं में अंतिम अक्षर।

प्रोटोकॉल एक आंतरिक दस्तावेज है, इसलिए आमतौर पर इस पर मुहर नहीं लगाई जाती है।

यदि यह एक से अधिक पृष्ठ है, तो दूसरे और बाद के पृष्ठों को क्रमांकित किया जाना चाहिए। पृष्ठ संख्या के डिजाइन में उपयोग करें अरबी अंकहाइफ़न, उद्धरण चिह्नों और अन्य संकेतों के उपयोग के बिना "पृष्ठ" (पृष्ठ) शब्द के बिना।

के अनुसार सामान्य नियमप्रोटोकॉल के पंजीकरण के लिए पांच दिनों से अधिक का समय आवंटित नहीं किया गया है। निर्दिष्ट दस्तावेज़ की तैयारी की तारीख आमतौर पर उस प्रबंधक द्वारा निर्धारित की जाती है जिसने बैठक आयोजित की, या स्थायी संरचना के अध्यक्ष। इसके अलावा, तैयारी की अवधि कॉलेजिएट निकाय के नियमों द्वारा स्थापित की जा सकती है।

ऐसे कई दस्तावेज़ हैं जो विशिष्ट प्रकार के प्रोटोकॉल के लिए प्रसंस्करण अवधि को सीमित करते हैं। विशेष रूप से, कानून "ऑन ज्वाइंट स्टॉक कंपनियों" के लिए इन उद्यमों को 3 दिनों में निदेशक मंडल की बैठक के मिनट तैयार करने की आवश्यकता होती है, और यहां तक ​​\u200b\u200bकि आम बैठक के मिनटों के रूप में इस तरह के एक श्रमसाध्य दस्तावेज को तैयार करने के लिए 15 दिन दिए जाते हैं। शेयरधारकों की।

कर्मचारियों को बैठक के कार्यवृत्त के निर्णयों के बारे में पूरी प्रतियां या संचालन भाग के उद्धरण भेजकर सूचित किया जाता है। छोटे संगठनों में, कर्मचारियों को अपनाए गए प्रस्तावों से परिचित कराना अक्सर हस्ताक्षर के खिलाफ होता है। इस प्रयोजन के लिए, एक परिचित पत्रक प्रोटोकॉल से जुड़ा हुआ है।

इसके अलावा, अक्सर, बैठकों के निर्णयों के आधार पर, प्रशासनिक दस्तावेज विकसित किए जाते हैं, उदाहरण के लिए, एक कॉलेजियम निकाय के निर्णय या उद्यम के निदेशक का आदेश।

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बैठक के कार्यवृत्त संक्षिप्त और पूर्ण रूप में

प्रोटोकॉल में पाठ की प्रस्तुति के संक्षिप्त और पूर्ण रूप हैं।

वास्तव में, वे केवल बैठक प्रक्रिया के कवरेज में विस्तार की मात्रा में एक दूसरे से भिन्न होते हैं, और उनका डिज़ाइन समान होता है। यह स्थिति अभ्यास के परिणामस्वरूप विकसित हुई है, और यह जानकारी कार्यालय के काम के क्षेत्र में किसी भी प्रशिक्षण में प्रसारित की जाती है।

एक संक्षिप्त प्रोटोकॉल एक दस्तावेज है जो बैठक के दौरान उठाए गए मुद्दों, वक्ताओं के नाम और किए गए निर्णयों को रिकॉर्ड करता है।

यह प्रपत्र पारंपरिक रूप से प्रयोग किया जाता है:

• यदि बैठक आशुलिपि में दर्ज की जाती है (भाषणों की प्रतिलिपि एक परिशिष्ट होगी) या जो हो रहा है वह विशेष तकनीकी साधनों का उपयोग करके दर्ज किया गया है;
• यदि बैठक एक परिचालन प्रकृति की है और चर्चा के पाठ्यक्रम को निर्दिष्ट किए बिना किए गए निर्णय का दस्तावेजीकरण करना आवश्यक है।

कार्यशाला के संक्षिप्त प्रोटोकॉल का उपयोग करने के मामले में, मुद्दे की चर्चा के पाठ्यक्रम को बहाल करने की संभावना, व्यक्त राय और टिप्पणियां, प्रबंधकीय निर्णय विकसित करने की प्रक्रिया का प्रवाह खो जाती है।

पूर्ण रूप से सहेजा गया विस्तृत विवरणबैठक में क्या हुआ। इस फॉर्म में बैठक के प्रतिभागियों की रिपोर्ट और भाषणों का पाठ, प्रक्रिया के दौरान की गई सभी राय, प्रश्न और टिप्पणियां और घटना के अन्य विवरण शामिल हैं।

तदनुसार, पूर्ण प्रोटोकॉल में 3 भाग होते हैं: "हमने सुना", "स्थान", "समाधान" ("निर्णय"), छोटे वाले के विपरीत, जिसमें केवल दो हैं: "सुना" और "समाधान" ("निर्णय लिया" )

प्रोटोकॉल के पाठ के मुख्य भाग में वर्गों की संख्या और उनकी संख्या एजेंडा में शामिल वस्तुओं की संख्या से मेल खाती है। प्रत्येक खंड को 3 भागों में प्रस्तुत किया गया है पूर्ण प्रपत्र- "हमने सुना", "बोला", "समाधान" ("निर्णय") - और 2 भागों में एक संक्षिप्त में। निर्दिष्ट शब्द बाएं हाशिये से बड़े अक्षरों में लिखे गए हैं।

उपशीर्षक "HEARD" के तुरंत बाद, जनन मामले में मुख्य वक्ता के उपनाम और आद्याक्षर को इंगित करना आवश्यक है (किसकी सुनी?) डैश के माध्यम से उनके भाषण का सारांश इस प्रकार है। प्रदर्शन की रिकॉर्डिंग परंपरागत रूप से तीसरे व्यक्ति एकवचन से भूत काल में तैयार की जाती है। लिखित रूप में संदेश के पाठ की प्रारंभिक तैयारी और सचिव को इसके हस्तांतरण के मामले में, संकलित किए जा रहे दस्तावेज़ में इसके विषय को इंगित करना पर्याप्त है। इसके बाद: "रिपोर्ट का पाठ संलग्न है।"

पूर्ण रूप को मुद्दे की चर्चा में प्रतिभागियों के नाम और आद्याक्षर के शब्द "स्पीच" के बाद एक संकेत की विशेषता है। उसी समय, प्रत्येक वक्ता का उपनाम और आद्याक्षर कर्ता के मामले में एक नई पंक्ति से लिखा जाता है (कौन बोला?) रिपोर्ट प्रविष्टि स्वयं उपनाम के बाद डैश के माध्यम से जाती है और तीसरे व्यक्ति एकवचन से तैयार की जाती है। यहां, पाठ के अनुसार, प्रश्न दिए गए हैं, रिपोर्ट के दौरान या इसके पूरा होने पर आवाज उठाई गई है, और उनके उत्तर दिए गए हैं।

यदि बैठक के दौरान कोई चर्चा नहीं हुई या प्रश्न नहीं पूछे गए, तो "भाषण" भाग मिनटों में इंगित नहीं किया गया है। इस प्रकार, पाठ के इस अंश में 2 भाग शामिल होंगे: "हमने सुना" और "हल किया" ("निर्णय लिया")। एजेंडा में व्यक्तिगत मुद्दों पर कार्यवृत्त के पूर्ण रूप में भी इसकी अनुमति है।

शब्द "DECIDED" (या "DECIDED") के बाद विशिष्ट एजेंडा आइटम के ऑपरेटिव भाग का टेक्स्ट आता है। यदि एक ही समय में किसी मुद्दे पर कई निर्णय लिए जाते हैं, तो उनके नंबर चिपकाए जाते हैं अरबी अंक. इस मामले में, पहला अंक एजेंडा आइटम की संख्या को इंगित करता है, और दूसरा - लिए गए निर्णय की संख्या।

इस घटना में कि पहले एजेंडा आइटम पर तीन निर्णय लिए जाते हैं, उनकी संख्या इस प्रकार होगी: 1.1, 1.2 और 1.3।

यदि दूसरी कार्यसूची मद पर केवल एक निर्णय लिया जाता है, तो उसकी संख्या 2.1 लिखी जाती है (संख्या को केवल 2 के रूप में इंगित करना एक गलती होगी)।

ऑपरेटिव भाग का पाठ आमतौर पर प्रशासनिक दस्तावेजों के लिए स्थापित मानक मॉडल का उपयोग करके तैयार किया जाता है। तदनुसार, प्रस्ताव सवालों के जवाब देंगे: किसे करना है और वास्तव में और किस तारीख तक। इस मामले में, पाठ की शुरुआत और अंत में जिम्मेदार निष्पादक को इंगित करने की अनुमति है।

कार्यवृत्त तैयार करने की सामान्य प्रथा मतदान परिणामों को निर्धारित करने का प्रावधान नहीं करती है। लेकिन अगर ऐसा हुआ है, तो यह ऑपरेटिव पैराग्राफ में परिलक्षित होना चाहिए। शेयरधारकों की आम बैठकों के कार्यवृत्त में कई बारीकियां होती हैं, जिसमें लिए गए निर्णयों पर मतदान के परिणामों को प्रतिबिंबित करने का क्रम भी शामिल है, जो मतगणना आयोग की बैठक के परिणामों के बाद भी दर्ज किए जाते हैं।

परिचालन बैठक के कार्यवृत्त: संकलन की विशेषताएं और संभावित समस्याएं

परिचालन बैठक में कई विशेषताएं हैं:

• नियमितता (उदाहरण के लिए, महीने में एक बार निर्धारित समय पर);
• प्रतिभागियों की स्थायी रचना;
• व्यावहारिक रूप से अपरिवर्तित विषय और प्रश्न;
• कुछ समय।

ये विशेषताएं परिचालन बैठक के मिनटों की तैयारी में अपनी खुद की बारीकियों का परिचय देती हैं। पहले गतिविधियों और प्रश्नों के एल्गोरिथ्म में महारत हासिल करने के बाद, सचिव थोड़े समय में एक अंतिम दस्तावेज तैयार करने में सक्षम होता है।

बैठक के कार्यवृत्त के पंजीकरण की गति आपको इसे सिर से बहुत जल्दी समर्थन करने की अनुमति देती है।

ऑनलाइन मीटिंग के मिनट्स रखना थोड़ा मुश्किल हो सकता है। यहां सबसे आम समस्याएं हैं।

समस्या 1.जिस सचिव या कर्मचारी को कार्यवृत्त रखने की जिम्मेदारी सौंपी गई है, वह विचाराधीन मुद्दे का सार नहीं जानता है, इसलिए उसे चर्चा के पाठ्यक्रम को ठीक करने में कठिनाई होती है।

संभावित समाधान: सचिव उस व्यक्ति से संपर्क कर सकता है जिसने बैठक में प्रस्तुति दी थी, या कोई अन्य विशेषज्ञ जो विषय को स्पष्ट कर सकता है।

समस्या 2इसके दौरान संचालन बैठक के कड़ाई से निश्चित नियमों की कमी के कारण, सचिव के पास हमेशा होने वाली हर चीज को रिकॉर्ड करने का समय नहीं होता है।

संभावित समाधान: सचिव बैठक प्रक्रिया की एक ऑडियो रिकॉर्डिंग आयोजित कर सकता है, और इसके आधार पर बैठक के कार्यवृत्त तैयार किए जाएंगे।

समस्या 3.सचिव हमेशा मुद्दे पर विचार के दौरान प्राप्त विभिन्न प्रकार की सूचनाओं के बीच सबसे महत्वपूर्ण, आवश्यक भाग को अलग नहीं कर सकता है। कभी-कभी यह समझना मुश्किल होता है कि प्रोटोकॉल में वास्तव में क्या रिकॉर्ड किया जाए।

संभावित समाधान: ऐसी स्थिति में, बैठक के मिनट्स तैयार करने के लिए, सचिव को पहले उपलब्ध जानकारी का विश्लेषण करना चाहिए और सबसे महत्वपूर्ण पहलुओं पर प्रकाश डालना चाहिए। तब आप पहले से ही एक दस्तावेज़ बना सकते हैं, उसमें केवल मुख्य जानकारी दर्ज कर सकते हैं।

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परफेक्ट मीटिंग मिनट्स कैसे लिखें

नियमित लॉगिंग	बिल्कुल सही लॉगिंग
बैठक के दौरान सभी अपनी-अपनी नोटबुक में जोर-शोर से अलग-अलग नोट लिखते हैं।	सभी का ध्यान उस स्क्रीन या बोर्ड की ओर खींचा जाता है, जिस पर ऑनलाइन प्रोटोकॉल चलाया जा रहा है.
बैठक के परिणामों के बारे में सभी की अपनी समझ है।	बैठक के परिणामों की एक आम समझ तक पहुंच गई, जिम्मेदार व्यक्तियों और एक विशिष्ट परिणाम प्राप्त करने के लिए आवश्यक गतिविधियों का समय निर्धारित किया गया।
बैठक के दौरान प्रतिभागी कुछ ऊर्जा खो देते हैं।	प्रतिभागी कुछ कार्यों पर ध्यान केंद्रित करते हुए, सक्रिय रूप से बैठक छोड़ते हैं।
बैठक में लिए गए निर्णयों को लागू करने की प्रतिबद्धता का अभाव।	किए गए निर्णयों और वितरित कार्यों की अनिवार्य पूर्ति - आखिरकार, उपस्थित सभी लोगों ने समय पर सब कुछ करने के आपके वादे को याद किया।
बैठक के एजेंडे का पालन न करना या अनुपस्थिति।	बैठक के दृश्य एजेंडे का पालन करें।
बैठक के सहमत और हस्ताक्षरित कार्यवृत्त केवल अगले दिन दिखाई देते हैं, और कभी-कभी बाद में भी।	बैठक के अंत में प्रोटोकॉल का समन्वय और हस्ताक्षर तुरंत होता है।
निर्णयों के कार्यान्वयन की निगरानी के लिए बहुत समय की आवश्यकता होती है।	निर्णयों के निष्पादन को नियंत्रित करना आसान है, क्योंकि उन्हें कॉर्पोरेट कार्य नियंत्रण प्रणाली में ट्रैक किया जाता है।

आदर्श लॉगिंग को व्यवस्थित करने के लिए, आप इसे ले सकते हैं सादे चादरेंफ्लिपचार्ट और मार्कर, साथ ही अधिक जटिल और आधुनिक तकनीक. सबसे पहले, एक निश्चित पद्धति का पालन करना आवश्यक है और स्थापित नियमों से विचलित नहीं होना चाहिए।

एक अच्छी तरह से स्थापित आदर्श प्रोटोकॉल इस तरह दिखता है: बैठक के तुरंत बाद प्रोटोकॉल पर सहमति, मुद्रित और हस्ताक्षर किए जाते हैं। फिर, जबकि प्रतिभागी सम्मेलन कक्ष से उनके पास जाते हैं कार्यस्थल, जिम्मेदारी का वितरण है। अपने कार्यालयों में वापस, कर्मचारियों को ईमेल द्वारा कॉर्पोरेट कार्य प्रबंधन प्रणाली में नवीनतम प्रोटोकॉल और उनकी सौंपी गई जिम्मेदारियां प्राप्त होती हैं। इसे वास्तविक बनाने के लिए, बस हमारे निर्देशों का पालन करें।

एक सहमत प्रोटोकॉल और नियत निर्णय प्राप्त करने के लिए, आप एक विशेष का उपयोग कर सकते हैं नमूना. मीटिंग मिनट टेम्प्लेट उदाहरण:

1. संगठनात्मक विवरण।
2. प्रतियोगियों की सूची।
3. एजेंडा।
4. निर्णय लिए गए।
5. कार्य।
6. बाद में चर्चा के लिए प्रश्न।
7. प्रतिभागियों के हस्ताक्षर।
8. प्रोटोकॉल तैयार किया गया था।

आइए करीब से देखें नियम भरनानिर्दिष्ट टेम्पलेट।

1. बैठक के प्रारंभ और समाप्ति समय को नियंत्रित करें। बैठकें प्रारंभ और समाप्ति तिथियों को याद करती हैं। इस घटना का मुकाबला करने के लिए, बैठक की समय सीमा को स्पष्ट रूप से नियंत्रित करना और तय करना आवश्यक है।

इसके अलावा, बैठक में देर से आने वालों को एक अलग सूत्र में पंजीकृत करना एक प्रभावी कदम होगा। कुछ अनुशासनहीन के रूप में लेबल करना चाहेंगे। आप आंकड़े भी रख सकते हैं और देर से आने वाले लोगों की रेटिंग सेट कर सकते हैं।

2. प्रत्येक मीटिंग प्रतिभागी को एक भूमिका सौंपें। यह सफलता प्राप्त करने का एक बहुत ही सरल और कारगर तरीका है। यह स्थापित किया गया है कि कई बैठकों में प्रतिभागियों को हमेशा यह नहीं पता होता है कि बैठक की प्रभावशीलता बढ़ाने और परिणाम प्राप्त करने के लिए उनमें से क्या और कौन सा प्रदर्शन करना चाहिए।

सभी के लिए उपयुक्त भूमिका निर्धारित करना अनिवार्य है।

1. बैठक के अध्यक्ष - आयोजन की तैयारी और संचालन के लिए कुछ नियमों के अनुपालन के लिए जिम्मेदार है। बैठक की प्रभावशीलता और ताक़त उस पर निर्भर करती है।
2. बैठक के प्रतिवेदक - गुणवत्ता के लिए जिम्मेदार है और समय पर तैयारीऔर बैठक के प्रतिभागियों द्वारा आवश्यक जानकारी लाना।
3. बैठक में भाग लेने वाला - समारोह संभालता है स्वयं अध्ययनऔर घटना के दौरान गतिविधि।
4. बैठक का सचिव - कार्यवृत्त की तैयारी सुनिश्चित करता है।
5. एनर्जी कीपर - बैठक की ऊर्जा के लिए जिम्मेदार है। वह बैठक में एक विराम नियुक्त कर सकता है यदि इसकी गतिशीलता कम हो गई है, हॉल भरा हुआ है, आदि। वह प्रक्रिया को रोकता है और एक स्फूर्तिदायक घटना आयोजित करता है।
6. ज्ञान का रक्षक - किसी भी मूल्यवान विचार के नुकसान को रोकने के लिए सूचना के निर्धारण को सुनिश्चित करता है। आमतौर पर यह व्यक्ति सचिव को एक निश्चित बयान दर्ज करने के महत्व को इंगित करता है।
7. प्रसंग कीपर - बैठक के एजेंडे पर नज़र रखता है। यदि एजेंडा का उल्लंघन किया जाता है, तो निर्दिष्ट व्यक्ति सभी प्रतिभागियों को संकेत देता है।
8. टाइम कीपर - बैठक की समय सीमा को बनाए रखने के लिए जिम्मेदार। मुद्दे की चर्चा समाप्त होने से दो मिनट पहले निर्णय लेने और परिणाम तय करने की आवश्यकता को इंगित करता है।

3. लक्ष्यों को परिभाषित करें, बैठक के लिए एक एजेंडा तैयार करें। कई बैठकें बिना लिखित एजेंडा के होती हैं। नतीजतन, अधिकांश प्रतिभागियों को इस कार्यक्रम में आमंत्रित करने के उद्देश्य के बारे में पूरी तरह से जानकारी नहीं है। नतीजतन, बैठक की शुरुआत में उपस्थित सभी लोगों की दक्षता में सुधार करने में बहुत समय व्यतीत होता है।

बैठक के एजेंडे को इंगित करने के लिए मिनटों में दिए गए स्थान का उपयोग करें। इसके अलावा, यह वांछनीय है, पैराग्राफ 1 में दिए गए सिद्धांत के अनुसार, घटना की अवधि को नियंत्रित करने के लिए, एजेंडा पर प्रत्येक आइटम पर नियोजित और वास्तव में खर्च किए गए समय की तुलना करना। इस प्रकार, कुछ हफ्तों के कठिन माप के बाद, समय पर पूरी होने वाली बैठकों की संख्या में वृद्धि होगी।

4. रिकॉर्ड समाधान। अगले 3 बिंदु आपस में जुड़े हुए हैं। यह बैठक के परिणामों से संबंधित है। सभी बैठकों का उद्देश्य क्या है? उनमें से किसी का उद्देश्य अगले चरणों पर एक समझौते पर पहुंचना है। 3 प्रकार के समझौते हैं:

• सभी से संबंधित निर्णय;
• कुछ कलाकारों को सौंपे गए कार्य;
• बैठक के दौरान उठाए गए सवाल, लेकिन एक विशिष्ट संकल्प या एक विशिष्ट कार्य के विकास के लिए नेतृत्व नहीं किया। यह तब होता है जब किसी विषय को छुआ जाता है जो बैठक के एजेंडे में शामिल नहीं होता है, या जब इसे खराब तरीके से तैयार किया जाता है, जो एक स्पष्ट निर्णय लेने की अनुमति नहीं देता है।

बैठक में सभी प्रतिभागियों पर लागू होने वाले प्रस्तावों के रूप में नियमों, व्यावसायिक प्रक्रियाओं, पुरस्कारों और दंडों, सूचना और अन्य चीजों को बदलने की किसी भी चर्चा को औपचारिक रूप दिया जाना चाहिए। इस डेटा को "डिसीजन किए गए" ब्लॉक में शामिल किया जाना चाहिए।

5. पिन कार्य। यह याद रखना चाहिए कि असाइनमेंट के प्रभावी निष्पादन के लिए, इसे केवल एक जिम्मेदार व्यक्ति को सौंपा जाना चाहिए।

इसके लिए, आप कार्यों को ठीक करने के लिए अनुभाग का उपयोग कर सकते हैं।

किसी भी आदेश में आवश्यक रूप से एक पाठ, एक समय सीमा और एक जिम्मेदार निष्पादक होना चाहिए। निर्दिष्ट क्षेत्रों को भरते समय, जानकारी स्क्रीन पर दिखाई देती है, और बैठक में प्रत्येक प्रतिभागी को सौंपे गए कार्यों और उन कर्मचारियों से परिचित हो सकते हैं जो उन्हें लागू करते हैं।

6. बाद में चर्चा के लिए प्रश्नों को रिकॉर्ड करें। लोगों की साहचर्य से सोचने की प्रवृत्ति के कारण, किसी भी बैठक के दौरान हमेशा ऐसी समस्याएं होती हैं जिन पर चर्चा करने की योजना नहीं होती है। उनके त्वरित समाधान के अभाव में (उदाहरण के लिए, "तीन पंक्तियों" के नियम के माध्यम से), आपको "बाद में चर्चा के लिए प्रश्न" अनुभाग में विषय को ठीक करना चाहिए।

इन पलों को रिकॉर्ड करना बहुत महत्वपूर्ण है। इसके लिए धन्यवाद, उपस्थित लोग समझेंगे कि विषय खो नहीं जाएगा और बाद में चर्चा की जाएगी। नतीजतन, वे एजेंडा से मुद्दों पर सुरक्षित रूप से लौट सकते हैं। और यहां तक ​​​​कि एक अनियोजित टिप्पणी को ठीक करने की रस्म भी विचाराधीन विषय से दूसरे विषय पर स्विच करना संभव बनाती है। यदि ऐसा नहीं किया जाता है, तो प्रतिभागी अपने विचारों में लगातार अनसुलझे मुद्दे पर लौट आते हैं।

7. निर्णयों के समन्वय और प्रोटोकॉल पर हस्ताक्षर को पूरा करें। कार्य नियंत्रण प्रणाली में कार्यों को वितरित करें। एक महत्वपूर्ण बिंदुएजेंडे पर चर्चा करने, निर्णय लेने, कार्य सौंपने और मुद्दों को ठीक करने के बाद बैठक के अंत में सारांशित किया जाता है। प्रारूपित और रिकॉर्ड किए गए संकल्प को फिर से आवाज दी जानी चाहिए।

नतीजतन, बैठक के कार्यवृत्त तैयार हैं, सभी प्रतिभागियों द्वारा मुद्रण और देखने के लिए उपलब्ध हैं।

जैसे ही अनुमोदन और हस्ताक्षर पूरे हो जाते हैं और प्रतिभागी अपने स्थान पर चले जाते हैं, आप कॉर्पोरेट कार्य नियंत्रण प्रणाली के माध्यम से जिम्मेदार व्यक्तियों को नियुक्त कर सकते हैं। नतीजतन, बैठक के अंत में, सभी के पास एक सहमत दस्तावेज है और निर्देश जारी किए गए हैं।

मीटिंग मिनट कैसे संग्रहीत किए जाते हैं

कला के पैरा 1 के अनुसार। 89 दिसंबर 26, 1995 के संघीय कानून के नंबर 208-एफजेड "संयुक्त स्टॉक कंपनियों पर", प्रत्येक उद्यम को कंपनी के निदेशक मंडल (पर्यवेक्षी बोर्ड) और मतदान मतपत्रों की बैठकों के मिनटों के भंडारण का आयोजन करना चाहिए। इस लेख के पैराग्राफ 2 के अनुसार, सूचीबद्ध दस्तावेजों को कार्यकारी निकाय के स्थान पर सहेजा जाना चाहिए। भंडारण के लिए नियम और प्रक्रिया 16 जुलाई, 2003 नंबर 03-33 / पीएस के प्रतिभूति बाजार के लिए संघीय आयोग के संकल्प द्वारा अनुमोदित प्रावधानों के अनुसार निर्धारित की जाती है।

निर्दिष्ट के पैराग्राफ 2.1.12 और 2.1.14 नियामक दस्तावेज"... कंपनी के निदेशक मंडल (पर्यवेक्षी बोर्ड) की बैठकों और मतदान मतपत्रों के मिनटों को लगातार बचाने के लिए बाध्य।"

इसके अलावा, संगठन के मूल दस्तावेजों का ट्रैक रखना महत्वपूर्ण है। ऐसी स्थिति में जहां वे क्षतिग्रस्त या खो जाते हैं, लापता कागजात की एक प्रति एक निश्चित क्रम में प्रमाणित की जानी चाहिए। इस मामले में, एक उपयुक्त अधिनियम तैयार करना आवश्यक है, जो क्षति या हानि के कारणों को इंगित करता है। ऐसा अधिनियम भंडारण के लिए प्राप्त कंपनी के दस्तावेज़ की एक प्रति के साथ होता है, और उन्हें अविभाज्य रूप से रखा जाना चाहिए।

अधिनियम को संरचनात्मक इकाई के प्रमुख द्वारा अनुमोदित किया जाना चाहिए और कंपनी के एकमात्र कार्यकारी निकाय द्वारा अनुमोदित किया जाना चाहिए। या . से संबंधित दस्तावेजों की क्षति या हानि के मामले में लेखांकन, अधिनियम पर मुख्य लेखाकार द्वारा भी हस्ताक्षर किए जाते हैं।

मतपत्र एक विशेष भंडारण प्रक्रिया के अधीन हैं। मतगणना आयोग द्वारा अवैध घोषित मतपत्रों सहित मतदान मतपत्रों को मुहरबंद किया जाना चाहिए और बाद में बचत के उद्देश्य से एओ संग्रह को सौंप दिया जाना चाहिए। यह आम बैठक में मतदान के परिणामों पर मतगणना आयोग द्वारा प्रोटोकॉल तैयार करने के बाद आयोजित किया जाता है।

रूसी संघ के प्रशासनिक अपराधों की संहिता के अनुच्छेद 13.25 का भाग 1 गैर-पूर्ति के लिए दायित्व स्थापित करता है संयुक्त स्टॉक कंपनीदस्तावेज रखने की जिम्मेदारी। जुर्माना का आकार निर्धारित किया गया है: अधिकारियों के लिए - 2.5-5 हजार रूबल, संगठनों के लिए - 200-300 हजार रूबल।

"सामान्य निदेशक के स्कूल" में एक नया पाठ्यक्रम

बैठक के कार्यवृत्त से उद्धरण

बैठक के कार्यवृत्त का एक अंश एजेंडा मद से संबंधित इस दस्तावेज़ की सामग्री की एक पूरी प्रति है।

उद्धरण में, बैठक के कार्यवृत्त के सभी विवरण, परिचयात्मक भाग, रुचि का एजेंडा आइटम जिसके लिए निष्कर्षण किया जाता है, और पाठ जिसमें निर्दिष्ट मुद्दे की चर्चा और समाधान शामिल हैं, नकल के अधीन हैं। सचिव दस्तावेज़ तैयार करता है और प्रमाणित करता है। इस प्रयोजन के लिए, "सही" शब्द मैन्युअल रूप से दर्ज किया गया है और उस व्यक्ति की स्थिति, जिसने अर्क की प्रामाणिकता की पुष्टि की है, उसका उपनाम, आद्याक्षर, तिथि और हस्ताक्षर इंगित किया गया है।

किसी तरह, एक उद्धरण एक निर्णय (एक प्रशासनिक दस्तावेज) को प्रतिस्थापित कर सकता है। इस स्थिति में, यह बैठक के सहमत निर्णयों को सीधे निष्पादकों तक पहुंचाने का एक तरीका है। प्रोटोकॉल पर हस्ताक्षर करने के 2 दिनों के भीतर, सचिव विशिष्ट मुद्दों पर व्यक्तिगत रूप से अनुमोदित उद्धरण सीधे उनके लिए जिम्मेदार लोगों को सौंपता है।

यदि ये दस्तावेज़ किसी तीसरे पक्ष को भेजे जाते हैं, तो उन्हें एक मुहर के साथ प्रमाणित किया जाना चाहिए।

सचिव मामलों का गठन करता है, कॉलेजिएट घटनाओं के प्रकार के अनुसार प्रोटोकॉल की मूल प्रतियां वितरित करता है। उदाहरण के लिए, "निदेशक मंडल की बैठकों के कार्यवृत्त", "उत्पादन बैठकों के कार्यवृत्त" और अन्य। मामले में बैठक की संख्या और तारीख के हिसाब से दस्तावेज दाखिल किए जाते हैं। मामलों का गठन पूरे कैलेंडर वर्ष में किया जाता है।