Eticheta negocierilor și întâlnirilor de afaceri. Pregatirea si organizarea intalnirilor de afaceri, receptii

Esența principală a conducerii conversațiilor de afaceri este crearea unei discuții constructive între două sau mai multe persoane. Pentru a obține rezultate pozitive, persoana care este trimisă la întâlnire trebuie să se pregătească în mod corespunzător pentru conversație: să colecteze cât mai multe informații despre clienți (obiceiuri, realizări, succese recente și așa mai departe), să stabilească obiective specifice pentru care se străduiește. și, de asemenea, decideți asupra stilului de îmbrăcăminte și comportament.

Colectarea de informații

Pentru a-ți cunoaște mai bine clienții, trebuie să faci puțină cercetare. Constă în colectarea de tot felul de informații despre această persoană sau un grup de persoane din surse diferite, despre care se va discuta în acest articol.

Site-ul clientului. Cea mai neprețuită și prioritară sursă de informații despre o persoană este propriul site web. De obicei, pe astfel de resurse, oamenii încearcă să posteze cât mai multe informații despre ei și despre compania lor. În primul rând, trebuie să studiați cu atenție pagina principală a site-ului. La urma urmei, doar la prima vedere se face impresia că numai Informații generale. Pe aceasta pagina puteti afla rolul acestei companii sau intreprinderi pe piata, perioada de existenta, regiunile in care sunt prezentate serviciile sau produsele, precum si geografia companiei.

Foarte interesantă este și secțiunea „Știri”. Unii publică știri despre lume pe această pagină pentru a umple golul cu ceva. De fapt, aici ar trebui publicate informații legate de viața organizației: câteva cuvinte despre politica strategică în viitor, informații despre noii parteneri, rapoarte despre participarea cu succes la diferite expoziții și, bineînțeles, evenimentele care au avut loc în timpul În ultima vreme.

O astfel de secțiune a site-ului ca „Partenerii” vă va permite să faceți cunoștință cu lista clienților care cooperează cu această companie. Dacă printre ele găsiți cel puțin câteva companii care cooperează cu dvs., acest lucru vă poate ajuta foarte mult să puneți presiune asupra clienților în timpul negocierilor. Astfel, nu strica sa obtii recomandari de la ei sau Scrisori de Ziua Recunoștinței. Este probabil ca site-ul să conțină informații despre angajații companiei. În acest caz, veți avea ocazia să vă familiarizați cu informațiile despre conducerea companiei, să studiați domeniul de activitate profesională a acestora. Poate găsiți interese comune sau puncte de contact care pot fi discutate la o întâlnire: fani ai aceluiași sport, au copii, au studiat în aceleași instituții de învățământ etc.

Rețelele de socializare. Astăzi, ne oferă o gamă întreagă de noi oportunități pe care dumneavoastră (profesionalul în vânzări) nu trebuie să le ignorați. De exemplu, un numar mare de oamenii și-au luat al lor. Site-ul web al companiei poate conține un link către blogul corporativ, care oferă acces la informații noi. Șeful companiei poate avea și propriul blog. În cazul în care ați reușit să obțineți Twitter-ul persoanei cu care vă întâlniți, asigurați-vă că studiați toate informațiile disponibile acolo. Găsiți persoana de care aveți nevoie în diferit în rețelele sociale(„Professionals.ru”, „Facebook”, „Odnoklassniki”, (“Vkontakte” și așa mai departe) - asigurați-vă că vă familiarizați cu activitățile grupurilor și comunităților în care este membru, precum și cu cercul său a prietenilor.

Facilităţi mass media. Mass-media stochează o cantitate foarte mare de informații și informații care pot fi folosite în propriile scopuri. Dacă o companie este preocupată de imaginea sa, răspunde întotdeauna la atacurile și acuzațiile concurenților în timp util și, ca urmare, cooperează strâns cu mass-media (și postează interviurile și reclamele la radio și TV, articole în ziare și reviste) - asta înseamnă că managementul companiei pune preț pe opinia publică. Acest fapt ar trebui folosit și în pregătirea unei întâlniri de afaceri.

Acordați atenție materialelor promoționale. La urma urmei, după ce ați studiat amănunțit mediile de publicitate utilizate de companie, puteți afla despre obiectivele urmărite de management, precum și despre bunăstarea acestora. Amintiți-vă că persoana cu care aveți o întâlnire serioasă va folosi și ea toate aceste oportunități în pregătire. Într-o întâlnire personală, puteți folosi informații despre motivarea companiilor și promoțiile în derulare. Toate acestea vă vor ajuta să vă formați o părere pozitivă despre dvs., ca persoană care este bine versată în afacerile clientului său, spre deosebire de mulți alți manageri care încearcă să-și „împingă” produsul cât mai repede posibil. Pe fundalul unor astfel de oameni, vei arăta ca un specialist competent, ceea ce contribuie la formarea simpatiei și încrederii personale între șeful companiei și tine.

Motoare de căutare. Nu uitați că „motoarele de căutare” vă permit să găsiți multe Informatii utile despre șeful companiei și despre afaceri în general. Doar introduceți numele firmei sau companiei în rândul de introducere și continuați să răsfoiți paginile una câte una și veți putea găsi cu siguranță Informații importante, pe care nici măcar nu l-au bănuit (cifra de afaceri a companiei, procese viitoare și așa mai departe).

Imagine

Stilul de afaceri este în general acceptat în mediul de afaceri. Nu este permisă purtarea balizelor, pantalonilor scurți, pantofilor deschisi, fustelor scurte, blugilor sau adidașilor la întâlniri importante. Dar, după cum știm cu toții, există excepții de la fiecare regulă. De exemplu, pentru ca negocierile să aibă succes (cu perspective bune) și să dea rezultate pozitive (beneficiu într-un timp relativ scurt), trebuie să te îmbraci puțin mai rău decât interlocutorul tău. Stilul de afaceri este standardul, dar nu este nevoie să fii foarte zelos.

Amintiți-vă că, de exemplu, cei dragi, îmbrăcați pentru o întâlnire cu un străin, vor da impresia nu de bun gust (cum ar trebui să fie), ci de intenții de a extrage cât mai repede bani de la clientul lor, ceea ce va afecta negativ comunicare deschisă și constructivă. În practică, există un număr mare de cazuri când oamenii au venit la întâlniri importante cu liderii companii mariîn pulovere cu mâneci întinse, pantaloni scurți sau blugi. Imaginează-ți pentru un minut că ești îmbrăcat într-un costum scump pentru o întâlnire cu directorul unei companii mari și de succes. Cine vei apărea în ochii lui? Cel mai probabil, ca o rață „exces de îmbrăcat”! La astfel de întâlniri, veți avea puține șanse să construiți o conversație constructivă și productivă.

Cum este de dorit să arăți când te întâlnești cu un anumit client te va ajuta să-ți dai seama de etapa anterioară de pregătire pentru o întâlnire de afaceri. Doar prin colectarea și analizarea tuturor informațiilor despre client și compania sa veți putea face alegerea corectă. De exemplu, dacă ați concluzionat că potențialul dvs. client, o persoană foarte serioasă, este pasionat de mașinile de lux, este implicat activ în activități de caritate, este membru al organizațiilor publice și partidelor politice, participă la diferite conferințe și seminarii, a fost CEO pentru 10 ani, cel mai bine este să porți costum de afaceri clasic (pantofi curați, jachetă, pantaloni de culoare închisă, cămașă lejeră). Pentru o fată, o rochie neagră fără accesorii strălucitoare este destul de potrivită. Nu încercați să vă supraîncărcați aspect„trinkets” în plus, totul ar trebui să fie „cu moderație”!

În cazul în care aveți o întâlnire de afaceri cu șeful unei întreprinderi tinere în curs de dezvoltare care furnizează o gamă largă de articole de îmbrăcăminte pentru tineri pe piață și, în același timp, aflați că clientul dvs. preferă un stil de îmbrăcăminte liber și este relativ tânăr, se recomandă să te îmbraci mai liber. Mai mult, va arăta ca un plus la conversație: vei sublinia atitudinea ta pozitivă față de direcția de dezvoltare a activităților sale comerciale.

Dacă ați aflat din sursele dvs. că sunteți pe cale să vă întâlniți cu o personalitate creativă și extraordinară (veți afla acest lucru studiind detaliile viata personalaȘi poze diverse) - încearcă să te îmbraci interesant. De exemplu, accesorii stilate, culori incongruente, o cravată strălucitoare și tot ce te va ajuta să apari în fața interlocutorului tău ca aceeași persoană extraordinară în care el (ea) își poate vedea aliatul.

După cum știe toată lumea, stilul clasic prevede un fund întunecat și un top deschis (de obicei alb). Dacă mergeți la o întâlnire de afaceri importantă, urmați această regulă. De asemenea, atunci când alegeți culorile și stilul, țineți cont cu cine vă întâlniți. Această regulă foarte simplă te va ajuta întotdeauna să arăți original și spectaculos. În același timp, nu uitați de cap. Da, fete cu par lung trebuie să le pui cu grijă într-un fel de coafură.

Facem o impresie pozitivă în 5 minute

Mergeți la o întâlnire de afaceri - amintiți-vă că veți avea doar câteva secunde pentru a face o impresie bună. Dacă nu ai suficient timp, vei avea de obicei încă cinci minute pentru a îndrepta lucrurile. Încearcă să-ți imaginezi situația: se aude o bătaie în biroul tău, cineva intră cu o geantă mare și exclamă „Atenție!” încearcă să vă îndrepte atenția (și pe alți angajați) către o carte în mână. Ce părere ai despre această persoană în acel moment? Vrei ca clientul tau sa gandeasca la fel despre tine? Cu greu! Prin urmare, trebuie să vă gândiți în avans la toate acțiunile dvs.: cum veți intra pe ușă, ce veți spune partenerilor dvs. de afaceri și așa mai departe.

Deoarece acest articol este despre conversații de afaceri, vă aducem în atenție următoarea opțiune. După ce ai deschis ușa, salută-l pe client, numinându-l după numele și prenumele lui (sau prenumele și al doilea nume), pentru a te asigura că aceasta este persoana pe care urma să o întâlnești. După aceea, trebuie să vă prezentați, dându-vă numele, funcția în companie, precum și punctele pe care trebuie să le discutați și, de asemenea, să spuneți clientului că ați fost de acord să vă întâlniți cu el în acel moment. Încercați să stabiliți contact vizual cu interlocutorul dvs. în această perioadă. Dacă vezi că clientul este ocupat cu acte, verifică dacă poate vorbi cu tine acum sau dacă are nevoie de puțin timp pentru a-și termina afacerea actuală. Dacă o persoană este pregătită să comunice, puteți începe.

Cum ar trebui să fie structurată conversația?

Pentru ca interlocutorul tău să înțeleagă că are de-a face cu o persoană serioasă și de afaceri, anunță mai întâi regulile întâlnirii. De exemplu, puteți spune acest lucru: „Scopul principal al întâlnirii noastre cu dumneavoastră este de a determina obiectivele dvs. actuale de afaceri și de a determina exact cum vă poate ajuta compania noastră să le atingeți. Îmi propun să construim o conversație în două etape. În prima etapă, vă voi adresa un număr mic de întrebări pentru a înțelege principalele priorități ale companiei dvs., în a doua etapă, vă voi spune cu care dintre ele vă poate ajuta compania noastră să vă ocupați. Cred că o astfel de construcție a negocierilor va fi cât se poate de productivă. Ești de acord cu mine?" După obținerea consimțământului interlocutorului, puteți trece înșiși la negocieri. Dacă clientului nu îi place planul tău, întreabă ce alternativă poate oferi.

Pentru a determina corect nevoile unui client business, un bun negociator trebuie să cunoască fluent tehnica de a construi corect întrebările. Această listă poate fi pre-tipărită pe hârtie și introduce acolo răspunsurile clientului tău, sau poți „păstra” toate întrebările în memorie și contura toate informațiile primite. Amintiți-vă că conversația ar trebui să se dezvolte logic, așa că trebuie să vă gândiți foarte atent la ordinea tuturor întrebărilor. Pentru a pregăti o listă de întrebări, puteți utiliza următorul șablon:

1. De cât timp este compania dumneavoastră pe piață?
2. Cine este în public țintă cumpărătorii tăi?
3. Ce piețe vizați (regiuni, regiune, oraș)?
4. Ce avantaje față de concurenți atrag clienții către compania ta?
5. Prin ce diferă compania dumneavoastră de concurenți?
6. Cu ce ​​furnizori de servicii cooperezi astăzi?
7. De ce ai ales acest furnizor?
8. Încercați să evaluați activitatea furnizorului dvs. pe o scară de zece puncte. Ce rating vei acorda?
9. Ce anume nu vă convine în munca actualului furnizor?
10. În opinia dumneavoastră, ce avantaje ar trebui să aibă compania noastră pentru a putea construi o cooperare pe termen lung cu dumneavoastră?

Amintiți-vă că într-o întâlnire de afaceri, cea mai importantă etapă este strângerea de informații. Datorită întrebărilor potrivite, vei putea vorbi cu interlocutorul tău și vei afla toate problemele și neplăcerile pe care acesta este nevoit să le suporte. În acest fel, veți putea vedea dacă puteți ajuta la rezolvarea lor și dacă aveți încredere în produsul dvs., veți avea șanse destul de mari să obțineți o afacere bună.

Prezentarea corectă a produselor dvs

În prima etapă, clientul dumneavoastră a vorbit în principal, dar a pus doar întrebări. Acum trebuie să vorbești. Puteți construi o comunicare ulterioară în așa fel încât clientul să pună o mulțime de întrebări pentru a clarifica punctele de interes pentru el și pentru a-și risipi îndoielile, sau astfel încât să tacă tot timpul, deoarece totul va fi clar și va de acord cu cuvintele tale. Prezentarea cu succes a serviciilor companiei tale este modul în care reușești să traduci toate informațiile pe care clientul tocmai le-a împărtășit în favoarea sa, concentrându-te pe calitatea serviciilor oferite de compania ta.

De exemplu, dacă interlocutorul dvs. s-a plâns de calitatea livrării actualului furnizor de servicii (întârzieri frecvente ale comenzii, care au ca rezultat „subminarea” activității companiei clientului), este necesar să subliniați că nu vor exista astfel de situații în cooperare cu compania dumneavoastră, deoarece departamentul de service funcționează fără probleme și sub supravegherea constantă a unui serviciu de control, pe care (cel mai probabil) actualul furnizor de servicii nu îl are. La urma urmei, dacă ar fi, atunci nu ar exista astfel de întârzieri în livrare. In plus, poti observa ca in contractul companiei tale se stie ca in cazul nerespectarii livrarii, firma furnizor va plati o penalizare sau va acorda bonusuri ca compensatie. Cu alte cuvinte, garantați în mod legal clientului dumneavoastră respectarea tuturor termenilor contractului, ceea ce va ajuta la protejarea clientului de riscuri.

concluzii

Pentru a avea o conversație de afaceri de succes cu potențiali clienți- trebuie să treci prin mai multe etape. Etapa pregătitoare prevede colectarea și analiza de tot felul de informații despre personalitatea persoanei (cu care urmează să fie întâlnirea) și a companiei pe care o reprezintă. Acest lucru poate fi ajutat de informații din mass-media, surse de publicitate și motoare de căutare De asemenea, va fi util să vizitați site-ul companiei.

Atunci când alegeți haine, ar trebui să respectați stilul clasic, dar dacă aveți informații sigure despre identitatea clientului cu care vă întâlniți, modul și stilul pot fi similare cu el.

Pentru a crea o impresie pozitivă în cinci minute, anunțați ordinea de zi a întâlnirii și, de asemenea, puneți cât mai multe întrebări situaționale în etapa de culegere a informațiilor de la interlocutor.

Etapa finală este prezentarea, timp în care configurați interlocutorul pentru faptul că va primi mai multe beneficii în cooperare cu compania dumneavoastră.

Buna ziua! În acest articol, vom vorbi despre cum să aranjați o întâlnire cu un client.

Astăzi vei învăța:

1. Ce să-i spui unui viitor client pentru ca cu siguranță să vrea să se întâlnească cu tine;
2. Ce greșeli nu trebuie făcute la programarea unei întâlniri personale;
3. Tehnici existente care vor ajuta chiar și un începător să organizeze o primă întâlnire.

Diferența dintre un manager bun și unul obișnuit

Pentru a face acest lucru, utilizați următoarea instrucțiune:

1. Înainte de a apela un client, așezați-vă pe un scaun, lăsați-vă pe spate, relaxați-vă, aveți răbdare, fiți politicos și zâmbește pentru tine. Uneori, zâmbetul unei persoane poate fi simțit de la distanță. Prin urmare, fii încărcat cu optimism și trece la acțiuni active.
2. Sunați și prezentați-vă în numele companiei. Indicați-vă numele de familie, prenumele și patronimul, precum și funcția dvs. Pe scurt, spune-ne exact ce faci.
3. Apoi precizați scopul apelului dvs. Clientul trebuie să înțeleagă clar ce vrei de la el. Dar pur și simplu nu așezați imediat toate atuurile. Interesează-l pe interlocutor de ceva și spune că va afla mai multe într-o întâlnire personală.
4. Spune-ne cu ce companii cunoscute cooperezi. Poate că încrederea marilor companii în întreprinderea dumneavoastră va juca în mâinile dumneavoastră.
5. Setați-vă propria dată și ora pentru întâlnire. Interlocutorul ar trebui să aibă impresia că el decide când va avea loc exact întâlnirea. De fapt, îi oferi o alegere fără a alege.
6. Ia la revedere de la client, fără a uita să mulțumești pentru atenția acordată.

Iată un exemplu de dialog pentru programarea unei întâlniri:

— Bună, numele meu este Ivanov Ivan Sergeevich, sunt director de vânzări al companiei Morozko. Ne ocupăm de vânzarea de produse congelate. Îmi poți acorda câteva minute din timpul tău?

Salut, te ascult.

- Ivan Sergheevici, sun să aranjez o întâlnire. Firma pe care o reprezint are o oferta foarte interesanta pentru tine.

— Și ce anume vrei să spui? Putem discuta asta la telefon?

- Firma noastra are o oferta personala pentru dumneavoastra, folosindu-va de optimizarea costurilor de fabricatie a produselor dumneavoastra. Mai detaliat vă pot explica în comunicarea personală. Unele dintre cele mai cunoscute restaurante din oraș (de exemplu, „Celentano” și „Bavaria”) au acceptat deja oferta noastră și au fost mulțumiți de alegerea lor.

— Tentant, dar probabil mă voi gândi la asta.

— Să ne întâlnim mâine la 16.00 sau poimâine la 9.00, vă voi spune în detaliu despre condițiile de cooperare cu noi. Va fi mai informativ decât o conversație telefonică. V-ar fi convenabil să vă întâlniți mâine?

- Probabil, da, numai dacă se poate, în biroul meu.

- Grozav, atunci mâine la 16.00 voi fi cu tine. Vă mulțumim pentru timpul acordat și ne vedem curând!

Posibile dificultăți atunci când vorbiți cu un client

În cursul îndeplinirii lor atributii oficiale Fiecare persoană se confruntă cu o serie de dificultăți care trebuie depășite. Agenții de vânzări și managerii trebuie să fie capabili să facă față obiecțiilor.

Să luăm în considerare principalele situații problematice.

Situatie problematica	Acțiunile managerului
Secretara sau alt angajat spune asta persoana potrivita Nu aici	Managerul întreabă când este cel mai bun moment pentru a suna înapoi
Secretara întreabă despre ce sună agentul de vânzări	Aici este necesar să răspundem în mod voalat, dar pentru ca secretara să creadă că apelul managerului este foarte important și nu poate fi ignorat. De exemplu, „Sunt pentru informațiile care mi-au fost oferite de Vasily Petrovici”
Clientul nu dorește să se întâlnească și cere să îi trimită informații prin e-mail sau fax	Managerul explică că poate face acest lucru, dar clientul va trebui să înțeleagă calculele pentru o lungă perioadă de timp, iar în acest caz este posibil ca informațiile să nu fie pe deplin percepute. Este mai rațional pentru client să aloce câteva minute de timp pentru o întâlnire decât să petreacă ore în mod independent studiind propunerea
Clientul pretinde că este ocupat și nu poate vorbi	Răspunsul agentului de vânzări poate fi: „Desigur, înțeleg, spune-mi doar când să mă sun înapoi”
Interlocutorul este interesat latura financiaraîntrebare	Managerul răspunde că sortimentul este mare și prețul mărfurilor depinde de pozițiile pe care le alege clientul. De aceea trebuie să se întâlnească.
Clientul pretinde că este mulțumit de furnizorii actuali	Apelantul cere să-i acorde 5 minute de timp pentru ca clientul să înțeleagă dacă condițiile de cooperare ale furnizorilor actuali sunt într-adevăr mai profitabile decât oferta sa
Clientul este nervos și spune că oferta managerului nu este interesantă pentru el	Managerul nu insistă să continue conversația, dar cere permisiunea de a suna înapoi în câteva săptămâni

Există mai multe tehnici eficiente care te vor ajuta să convingi rapid și ușor clientul de importanța întâlnirii viitoare.

1. Tehnica „Ledge”- esența sa este următoarea: menții constant interesul față de interlocutor, fără a dezvălui complet toate informațiile. Puteți folosi următoarea expresie: „Pentru ca să vă pot spune totul mai detaliat și să vă transmit informațiile în întregime, trebuie să ne întâlnim.”
2. Reprețul produsului- este necesar să vă reevaluați produsul și să dezvoltați o nouă tehnologie pentru propunerea acestuia. Încercați să înlocuiți expresia plictisitoare „Aș dori să vă cunosc” cu expresia „Compania noastră va lua în considerare și va oferi opțiuni reale reducerea costurilor produselor dvs. De exemplu, dacă vindeți mărfuri restaurantelor și cafenelelor, nu spuneți că îi oferiți clientului să cumpere anumite produse. Cu siguranță clienții au deja furnizori. Oferiți un serviciu de estimare a costului unor preparate specifice. După ce ați făcut analiza, veți arăta că dacă cumpărați produse de la dvs., clientul va economisi. Prin urmare, este mai bine să cooperăm cu tine.

Iată câteva sfaturi care vă pot ajuta să evitați dificultățile în timpul conversației:

• Menține interesul, dar nu crea intrigi.
• Nu promite clientului să-și înmulțească profiturile de mai multe ori. Acest lucru provoacă neîncredere.
• Nu folosiți expresiile: „Ne-am dori să...”, „Am putea fi cu dumneavoastră...”, deoarece clientul este interesat doar de beneficiul lui, și nu de dorința dumneavoastră.
• Insistați asupra unei întâlniri personale, deoarece privind în ochii unui client, va fi mai greu să refuzați cooperarea.

Concluzie

Invitația corectă la o întâlnire este primul pas pe drumul spre desfășurarea întâlnirii potrivite, care presupune o cooperare îndelungată și productivă. Sarcina principală conversație telefonică, pentru a convinge interlocutorul de necesitatea unei întâlniri personale. Pentru a face acest lucru, va trebui să interesezi clientul și să înveți cum să lucrezi cu obiecțiile.

Respectarea elementului regulile întâlnirilor de afaceri permite încă din primele minute ale întâlnirii să cucerească interlocutorul și să creeze o atmosferă de respect reciproc între participanții la eveniment. Indiferența față de regulile stabilite de etichetă în afaceri este unul dintre principalele motive pentru care o întâlnire de afaceri se poate încheia fără succes. Orice profesionist din domeniul său cunoaște elementele de bază regulile întâlnirilor de afaceri:

1) Nu întârzia la o întâlnire de afaceri. Cel mai sigur pas este să ajungeți la destinație cu 15 minute înainte de ora stabilită pentru a vă curăța și a vă aduna gândurile.

2) Este necesar să planificați întâlnirea din timp. Oamenii serioși își prețuiesc timpul și timpul partenerilor, așa că este necesar să se gândească în avans la cursul întâlnirii viitoare, la structura conversației și la punctele principale care trebuie atinse în conversație. Dacă o întâlnire de afaceri are loc într-un mod de grup, este considerată o bună practică de a familiariza în prealabil toți participanții la întâlnire cu planul acesteia.

3) Pregătirea este un pas important. Dacă la întâlnire ar putea fi nevoie de documente, broșuri sau material introductiv, se recomandă să le pregătiți și să le structurați în prealabil pentru a nu arăta confuz în fața unui partener de afaceri și pentru a-i întări încrederea că sunteți o persoană de afaceri și practică.

4) Este important să respectați eticheta unei conversații de afaceri. O conversație de afaceri presupune că oponenții sunt interesați de punctul de vedere al celuilalt, prin urmare ei ascultă cu atenție interlocutorul, nu îl întrerup și își lasă comentariile și întrebările doar la un moment special alocat, care este mai bine să discutați în avans.

5) Înainte de întâlnire trebuie să vă opriți telefon mobilși alte mijloace de comunicare (Skype pe laptop, mesagerie instant) care pot interfera cu contactul direct cu interlocutorul. Dacă unul dintre participanții la întâlnire se așteaptă la un apel important și trebuie să lase telefonul pornit, trebuie să avertizeze partenerii în avans, astfel încât să nu existe o situație incomodă în timpul conversației.

7) Timpul este bani. În timpul întâlnirii, este întotdeauna necesar să se țină evidența timpului, dacă evenimentul este planificat în blocuri, este important ca fiecare bloc să ia exact atât timp cât este alocat în plan și este cu atât mai important să se termine la timp, pentru că în afaceri fiecare minut este banii cuiva, nu abuzați de timpul prețios al partenerilor tăi.

În fiecare zi sunt o mulțime de întâlniri de afaceriși negocieri la niveluri complet diferite. Și nu contează ce este: o întâlnire a șefilor corporațiilor mondiale pentru a încheia o afacere de un milion de dolari sau o conversație de afaceri între doi mici întreprinzători despre cooperare - în orice negociere este important să poți Dreapta să le conducă și să nu acționeze la întâmplare. Fără o pregătire atentă pentru o întâlnire de afaceri și o strategie corectă de comportament în timpul acesteia, este puțin probabil să reușiți să obțineți rezultatul dorit al negocierilor.

Conducerea întâlnirilor de afaceri este o chestiune destul de delicată și, chiar dacă abia începi să faci afaceri, nu te va strica să înveți câteva dintre nuanțele organizării negocierilor de afaceri chiar acum.

Cum să organizezi o întâlnire de afaceri

În timpul unei întâlniri de afaceri, păstrați câteva reguli simple, iar apoi tu: în primul rând, te vei simți mai încrezător în timpul negocierilor; în al doilea rând, vei apărea în ochii interlocutorului (interlocutorilor) ca o persoană serioasă și grijulie cu care poți avea de-a face; și în al treilea rând, crește șansele de a obține rezultatul dorit al negocierilor.

1. Obiective clare

În pregătirea negocierilor, este necesar să se întocmească o listă specifică de probleme care trebuie luate în considerare și sarcini care trebuie rezolvate. Și în timpul negocierilor în sine, nu trebuie să vă abateți de la această listă, altfel riscați să pierdeți firul principal al conversației și, prin urmare, să nu vă atingeți obiectivul. Cu cât problemele principale care trebuie luate în considerare în cadrul negocierilor, cu atât pregătirea pentru acestea ar trebui să fie mai serioasă, deoarece este necesar să alegeți timpul optim care va fi alocat fiecărei probleme.

2. „apă” minimă

Această regulă se aplică nu numai negocierilor de afaceri cu partenerii, ci și întâlnirilor de lucru și oricăror conversații de afaceri la locul de muncă. Adesea oamenii (mai ales dacă sunt într-o relație de prietenie în afara serviciului) încep să aprofundeze subiecte care nu au absolut nicio legătură cu scopul negocierilor. Și în consecință, reiese că întâlnirea pare să fi avut loc, se pare că vorbeau despre ceva, dar ca urmare nu s-a ajuns la nimic. Prin urmare, încercați să distrageți atenția cât mai mult posibil de la conversațiile pe tema „cum ți-ai sărbătorit ziua de naștere” sau „cum mai face familia” și concentrează-te doar pe subiectul de lucru. Toate celelalte conversații sunt în timpul meu liber.

3. Doar oameni importanți

Rareori negocierile de afaceri sunt conduse de două persoane față în față. Acestea sunt cazuri destul de speciale. În majoritatea negocierilor, există mai multe persoane din ambele părți - consilieri, colegi, parteneri, asistenți. Ia cu tine mai multe persoane la negocieri care își vor exprima părerea, vor da sfaturi și vor ajuta să accepte solutie corecta- acest lucru este rezonabil, dar nu exagerați cu numărul de asistenți. În primul rând, un număr mare de oameni într-o sală de ședințe poate crea un sentiment de „mulțime” și vă poate împrăștia concentrarea. În al doilea rând, persoanele care nu sunt în mod deosebit legate de problema luată în considerare, dacă vorbesc, atunci cel mai probabil va fi în afara subiectului sau pur și simplu nu va interesa pe nimeni (nu veți asculta opinia designerului despre cum să afișați întreprinderea din partea criză?). Prin urmare, ia cu tine la negocieri doar pe cei de care este cu adevărat nevoie acolo.

4. Punctualitate și reglementare

Obiceiul de a întârzia este, din păcate, o problemă pentru mulți oameni. Și afaceri la fel. A aștepta întârziații înseamnă amânarea începerii negocierilor. Timpul de așteptare este pierdut. Un om de afaceri cu adevărat este pur și simplu obligat să-și prețuiască timpul, așa că fie „antrenează-ți” subalternii astfel încât să ajungă mereu la timp, fie pur și simplu începe fără întârzieri. Apropo, Cel mai bun mod a opri definitiv obiceiul de a întârzia printre subalterni înseamnă să dai propriul exemplu pentru ca aceștia să ajungă la timp la serviciu și la toate evenimentele de serviciu.

5. Cuvânt pentru toată lumea

Dacă ați ținut cont doar de regula prezenței oameni importanțiîn negocieri (vezi paragraful 3), înseamnă că la o întâlnire de afaceri ești interesat de părerea tuturor dintre pereții sălii de ședințe. Oferă-le ocazia să-și exprime părerea. În timpul discursului dumneavoastră, permiteți celor prezenți să comenteze și să facă comentarii constructive, însă nu transformați totul într-o farsă. Când decizia finală a apărut deja mai mult sau mai puțin, întreabă-i încă o dată pe toți ce părere au despre situația actuală. Rezumând, încercați să țineți cont de opinia tuturor participanților la negocieri.

6. Reținere

Abilitatea de a se comporta într-o întâlnire de afaceri - calitatea cerută fiecare persoană. Nu deveniți prea entuziasmați de fiecare decizie care vă este benefică. Nu te enerva și te sperii dacă ceva nu a mers așa cum ai vrut. Îți poți arăta satisfacția sau nemulțumirea, dar fă-o cu reținere și demnitate. De asemenea, răspunde calm și încrezător la orice „atacuri” ale adversarilor tăi.

7. Prezentări

Pentru orice întâlnire de afaceri, este indicat să faceți o scurtă prezentare în care să descrieți pe scurt prevederile și obiectivele întâlnirii. Acest lucru va fi util atât pentru partea dvs., cât și pentru partea interlocutorului: nu veți rata sau uita niciun detaliu important, iar interlocutorului îi va fi ușor să perceapă informația dacă aceasta este prezentată într-o formă vizuală.

8. Concluzie

La sfârșitul ședinței, este imperativ să se tragă o concluzie care să includă aspectele care au fost luate în considerare și deciziile care au fost luate cu privire la aceste aspecte. Dacă din anumite motive nu au fost ridicate anumite probleme (nu au fost persoane responsabile pentru ele, nu a fost suficient timp, nu au fost informații necesare etc.), atunci este imperativ să amânăm examinarea acestor probleme pentru o anumită zi și timp și anunță toți participanții.

1. Merită să veniți la negocieri de lucru în ținute de afaceri adecvate. În unele companii moderne, îmbrăcămintea largi este potrivită în zilele obișnuite de lucru (în special pentru acei angajați care nu au contact direct cu clienții și partenerii), totuși, dacă participați la o întâlnire de afaceri, arătați respect față de interlocutorii dvs. și îmbrăcați-vă corespunzător. .

2. Dacă subiectul negocierilor este foarte amplu, ar fi mai bine să le descompuneți în mai multe etape, în timpul fiecăreia dintre care veți lua în considerare o problemă separată. În acest caz, este necesar să prioritizați corect și să construiți o succesiune de etape în cel mai optim mod.

3. Nu-ți pierde timpul. Dacă vedeți că întâlnirea pierde rapid, atunci este mai bine să o încheiați fără să așteptați finala „oficială”. Pot fi multe semne că negocierile nu vor mai avea succes: interlocutorul a încetat să-ți mai pună întrebări și să mențină activitatea conversațională, interlocutorul este în mod clar obosit și nu are chef de o conversație constructivă, interlocutorul a început să snope și așadar pe. În funcție de importanța subiectului negocierilor și cooperării cu acest partener, fie reprogramați întâlnirea, fie puneți-i capăt complet.

4. Dacă cealaltă parte a început să-ți pună prea multe întrebări provocatoare și încurcate, înseamnă un singur lucru: nu cred pe deplin ceea ce spui. Poate că arăți neconvingător. Prin urmare, merită să schimbați modul de comunicare sau să lucrați asupra manifestărilor non-verbale ale corpului și vocii.

Pregatirea si organizarea intalnirilor de afaceri, receptii

.Pregatirea si desfasurarea intalnirilor de afaceri

1.1 Subiectul unei întâlniri de afaceri

Implementare eficientăîntâlnirea de afaceri necesită o pregătire serioasă și atentă.

Subiectul unei întâlniri de afaceri este o întrebare, o problemă care trebuie luată în considerare în timpul întâlnirii. Pe lângă întâlnirile cu scopul de a rezolva problemele de afaceri, se organizează și întâlniri de protocol, care se mai numesc și „vizite de curtoazie”, deoarece sunt ținute în scopul cunoașterii personale sau a arătării atenției unui partener cu o anumită ocazie.

O întâlnire de afaceri trebuie aranjată în avans. În aceeași regiune, cel mai indicat este să negociezi cu 2-3 zile înainte. Puteți aranja o întâlnire de afaceri prin e-mail, prin telefon.

Pregătirea pentru o întâlnire cu străinii ar trebui să fie deosebit de atentă. Este necesar să se prevadă toate elementele programului șederii lor: ordinea întâlnirii, componența personală a participanților, participarea reprezentanților presei, schimbul de suveniruri, discursuri de bun venit, cazare la hotel, partea de afaceri. , programul cultural, recepții informale, fire.

1.2 Locul de întâlnire de afaceri

Locul de întâlnire este importanţă pentru părțile la procesul de negociere, deoarece poate deveni un aspect important al eficacității întâlnirii pentru una sau toate părțile la negocieri. Există următoarele opțiuni pentru a alege un loc pentru întâlniri de afaceri: pe propriul teritoriu, pe teritoriul unui partener, pe teritoriu neutru și folosind mijloace de comunicare (la distanță).

Majoritatea oamenilor de afaceri preferă să țină întâlniri pe teritoriul lor (în sediul firmei lor).

Întâlnire la fața loculuiface posibilă utilizarea profitabilă a statutului de proprietar. Într-adevăr, în această situație, foarte des funcționează expresia „case și ziduri ajută”. Proprietarul poate influența cursul negocierilor printr-un set de tactici adecvate. Acestea sunt mijloacele plan organizatoric: selecția și amenajarea spațiilor, plasarea participanților la masa negocierilor, organizarea procesului de negociere (pufături, pauze), organizarea de programe culturale și sociale.

Mijloacele organizaționale sunt legate de cele psihologice. La urma urmei, formele și nivelul de organizare al procesului de negociere creează o atmosferă psihologică adecvată (prietenie, presiune, tensiune, manipulare etc.). Un exemplu ar fi proiectarea unui birou.Dimensiunea mesei, distanta dintre gazda si vizitator, forma, marimea scaunului (fotoliului) oferit vizitatorului etc.). În plus, chiar statutul unui oaspete va provoca o anumită tensiune psihologică la o persoană.

De asemenea, este important ca proprietarii să nu piardă timp și energie în depășirea oboselii de după drum și în adaptarea la mediu. Ei pot folosi facilitatile disponibile ale biroului lor: telefon, fax, internet, servicii de secretariat, saloane, asistenta de experti, avocati, superiori etc.

Pregatirea camerei. La pregătirea sediului pentru o întâlnire de afaceri (negocieri), specialiștii în organizarea științifică a muncii sfătuiesc să se respecte următoarele cerințe de bază: curățenie, ordine, ventilație, lipsă de zgomot, temperatura camerei favorabilă ambelor părți, iluminare confortabilă.

Cea mai potrivită culoare de perete pentru întâlniri este culoarea albastru deschis a încăperii.

Interiorul sălii de ședințe se va îmbunătăți în prezența vaselor cu flori, tablouri.

teritoriul partener.Există cazuri când este mai bine să negociezi pe teritoriul unui partener. În primul rând, este o oportunitate de a Informații suplimentare despre partener, firma lui.

Simplul fapt că ai fost de acord să negociezi pe teritoriul unui partener este un element de respect pentru partener, demonstrează seriozitatea intențiilor tale și poate convinge cealaltă parte că merită să faci afaceri cu tine.

Eficacitatea alegerii opțiunilor pentru întâlnirile de mai sus depinde de situație. Dar cea mai bună opțiune este organizarea de întâlniri alternante pe „teritoriul propriu” și pe „teritoriul partenerului”.

Teritoriu neutru.Important este că o întâlnire pe teritoriu neutru nu oferă avantaje niciunei părți. Această opțiune poate fi deosebit de eficientă în rezolvarea situațiilor conflictuale.

În acest scop, se creează spații special adaptate în hoteluri și centre de afaceri. În multe cazuri, sălile de conferințe sunt folosite pentru negocieri.

În cazul în care este nevoie de comunicare informală a întâlnirilor în străinătate, se folosesc cluburi de afaceri din afara orașului pentru oameni de afaceri. În lipsa unei rețele largi de astfel de instituții, în țara noastră sunt folosite restaurante (cafenele).

de la distanță.Dezvoltarea comunicațiilor telefonice internaționale, fototelegraf (fax), telefon mobil, rețelele de internet, comunicatoarele video (comunicare video conferință) fac posibilă facilitarea procesului de organizare și desfășurare a negocierilor și refuză în mare măsură organizarea de întâlniri față în față. Mijloacele moderne de comunicare permit contactul electronic direct cu transmiterea imaginii și a sunetului.

Limite de timp. un pas important pentru succesul unei întâlniri de afaceri este alegerea corectă a orei și a zilei săptămânii. Este necesar să se țină cont de circumstanțele vieții de afaceri, de obiceiurile de afaceri ale partenerilor, de orele de performanță optimă a acestora.

Așadar, unii oameni lucrează mai bine dimineața, se numesc „laci”, în cealaltă seară sunt „bufnițe”, tipul intermediar se numește „porumbei”. Potrivit oamenilor de știință, „bufnițele” reprezintă aproximativ 33%, „lacurile” - 17%, iar „porumbeii” - 50% din numărul total de oameni.

1.3 Orarul întâlnirilor de afaceri

Psihologii sugerează luarea în considerare a unor astfel de factori la organizarea negocierilor.Nu este nevoie să planificați o întâlnire chiar înainte de prânz. Gândurile despre mâncare interferează cu comunicarea constructivă. Dar dacă întâlnirea este deja planificată, în timpul procesului de negociere va fi bine să le oferim partenerilor o ceașcă de cafea, ceai, ceva de mâncare.

Nu programa o întâlnire imediat după prânz. Este necesar să se permită partenerilor să-și adune gândurile și să verifice informațiile necesare.

Luni, pe de o parte, nu este cea mai bună zi pentru întâlniri. La urma urmei, oamenii au nevoie de timp pentru a se adapta la ritmul de lucru după weekend. Deși, pe de altă parte, luni avantajul unui „cap proaspăt”, întâlniți-vă în această zi pentru a discuta probleme importante, plănuind să le termine înainte de sfârșitul săptămânii.

Vinerea, când toată lumea așteaptă deja weekendul, nu este cea mai bună zi pentru a începe nicăieri.

Trebuie discutată durata întâlnirii. La urma urmei, se poate întâmpla ca partenerul tău, care nu a fost avertizat cu privire la durata întâlnirii, să-și ceară scuze la jumătate de oră după începerea întâlnirii și, invocând nevoia de a-și finaliza afacerea nu mai puțin importantă, să te părăsească. Se obișnuiește să se respecte ora prevăzută pentru întâlnire.

Atunci când se convine asupra orei întâlnirii, este necesar să fie precis. Întârzierea este considerată o insultă la adresa gazdei și poate afecta cursul negocierilor. În cazul unei întârzieri acceptabile, trebuie să găsiți o oportunitate, chiar dacă pentru o perioadă scurtă de timp, de a avertiza partenerul și de a vă cere scuze în consecință.

1.4 Componența delegației

Negocierile între doi reprezentanți sunt foarte rare. Prin urmare, un element al protocolului unei întâlniri de afaceri este acela de a determina componența participanților săi. Delegația include:

participanți direcți la negocieri;

consultanti competenti (experti);

personal suport (traducători, stenografi, șoferi, secretare etc.).

Acordul ar trebui să se bazeze pe principiul unui număr egal de delegații din ambele părți. O delegație mai mare este un avantaj psihologic. Din anumite circumstanțe, pot exista abateri de la principiul parității, dar cu condiția să convingi partenerii de acest lucru.

Negocierile sunt mai eficiente, cu cât numărul participanților este mai mic. Prin urmare, dacă este necesară ținerea lor cât mai curând posibil, este necesară reducerea numărului de părți, mai ales că o creștere a numărului de participanți la negocieri duce adesea la neînțelegeri.

Listele de negocieri, cu indicarea numelui, prenumelui și patronimului, locul de muncă și funcția participantului, sunt consemnate în procesul-verbal.

Schimbul de liste de protocol, de regulă, are loc la începutul întâlnirii. Dacă listele nu sunt întocmite în prealabil, atunci, pentru a avea informații despre participanții la întâlnire, părțile fac schimb de cărți de vizită.

Pe lângă numărul, se determină și nivelul participanților la întâlnire. Nivelul de reprezentare ar trebui să fie aproximativ același. Selecția componenței și a nivelului participanților la negocieri depinde de importanța acordată întâlnirii de către participanții săi, de natura tranzacției și caracteristicile nationale negociatori. Astfel, delegațiile chineze de negociere diferă ca mărime, în timp ce americanii preferă grupurile mici. Prezența unui reprezentant de sex opus în compoziția sa îmbunătățește imaginea delegației.

1.5 Materiale pentru discuție

Întâlnirea sau negocierile viitoare prevăd pregătirea preliminară a materialelor. Există categorii relevante de documente care sunt discutate în cursul unei relații de afaceri:

documente care reflectă poziția participanților la întâlnire cu privire la o gamă largă de probleme și, de regulă, conțin recomandări cu privire la aspectele care trebuie luate în considerare;

proiecte de diferite acorduri, protocoale sau tratate care sunt oferite ca bază pentru negocieri;

proiecte de rezoluții sau acorduri de intenție.

Un element complex, dar important munca pregatitoare este selecția diferitelor documente cu privire la problemele care se presupune a fi luate în considerare. Acestea sunt certificate și documente oficiale, decupaje din ziare și reviste care conțin informații despre partener și afacerea acestuia, acestea sunt date despre conjunctura partenerilor săi, comportamentul lor pe piață. În ciuda faptului că toate acestea necesită mult efort, cunoștințe și timp, până la urmă o astfel de muncă se justifică. Așadar, în lucrarea sa „Cum să supraviețuiești printre rechini” X. McKay notează că a ști măcar ceva despre client este la fel de important ca să știi totul despre produsele tale. Dacă vă cunoașteți clienții, dacă interesele specifice și trăsăturile lor de caracter sunt cunoscute, atunci va exista întotdeauna o bază pentru stabilirea contactului. Oferă un chestionar de 66 de itemi, include o întrebare despre datele personale ale clientului, educația, starea civilă, activitățile anterioare, interesele speciale, stilul de viață etc., și oferă o oportunitate de a „cunoaște” mai bine clientul.

Rezultatul optim al acordului este realizarea de către fiecare dintre participanții săi că a primit un anumit beneficiu față de situația inițială.

1.6 Aranjarea și echiparea meselor

Un element important pregătirea localului pentru o întâlnire de afaceri este echiparea meselor.

Aspect psihologic influența asupra participanților la întâlnire poate fi sub forma unui tabel. Deci, potrivit australianului Alan Pease, o masă pătrată nu are încredere și contribuie la crearea unei atmosfere de competiție. Această formă a tabelului este potrivită pentru negocieri scurte de afaceri. Negocieri pentru masa rotunda să prevadă caracterul informal al întâlnirii și schimbul liber de opinii. O măsuță mică de cafea facilitează conversația prietenoasă și servește drept apel de curtoazie.

Caiete, pixuri, creioane, prospecte sunt așezate pe mese pentru fiecare participant. Scaunele sau fotoliile trebuie să fie confortabile și suficient.

De-a lungul mesei de negocieri, se obișnuiește să se aranjeze sticle cu apă minerală si ochelari curati.

Este indicat să aveți grijă de cafea sau ceai. Pentru a face acest lucru, este necesar să puneți pe mesele de negociere un samovar, câteva seturi bune, ceai, cafea, prăjituri, fructe, prăjituri sau produse de cofetărie.

Dacă pui o scrumieră pe masă, acesta este un semnal că poți fuma, dar înainte de a o aprinde, trebuie să ceri permisiunea celor prezenți. Dacă fumatul nu este permis, în pauză trebuie pregătită o zonă pentru fumat.

1.7 Ședința delegației

Pregătirea spațiilor pentru întâlniri de afaceri este efectuată de obicei fie de către angajați special angajați ai companiei, fie de către specialiști invitați.

Un element important al protocolului de afaceri este organizarea unei întâlniri a delegației. În primul rând, este necesar să se determine corect nivelul salutatorilor. Cel care a invitat să se întâlnească, a semnat scrisoarea cu invitația, dar ca excepție - unul dintre adjuncții săi.

La întâlnirea cu o delegație, în special cu una străină, este necesar să se respecte anumite reguli de protocol

Gradul și poziția șefului delegației care primește o delegație trebuie să corespundă rangului și funcției șefului delegației vizitator.

Șeful delegației gazdă, însoțit de 2-3 persoane, sosește de obicei la întâlnire.

Dacă oaspetele ajunge cu soția sa, atunci președintele delegației gazdă îl întâlnește și cu soția sa.

Primul este șeful, care primește delegația, iar dacă soția lui a venit la întâlnire, o prezintă invitaților.

Al doilea este un oaspete - șeful unei companii străine, care îi recomandă și soția.

Președintele delegației gazdă își prezintă apoi angajații - membri ai delegației, care au venit în întâmpinarea oaspeților, după grad. Daca printre cei care se intalnesc sunt femei, atunci sunt recomandate in primul rand. Dacă sunt puține femei, atunci sunt recomandate după rang, iar apoi bărbații - tot după rang.

Seful delegatiei sosit dupa aceea ii prezinta in acelasi mod pe membrii delegatiei sale.

Întâlnind delegația la aeroport sau gară, șeful țării gazdă trebuie să prezinte flori tuturor femeilor - membre ale delegației sau celor care au sosit cu membrii delegației. La întâlnirea și la plecarea la aeroport sau gară, trebuie prezentate flori învelite în celofan (florile nu sunt oferite bărbaților, cu excepția aniversarilor).

Întâlnirea delegației este inevitabil legată de cazarea în mașini. Cunoașterea regulilor de aterizare în conformitate cu practica protocolului internațional este necesară pentru fiecare membru al delegației. Șoferul, interpretul, șeful delegației și soția sa ar trebui să le cunoască (Anexa 17).

Înainte, mașina trebuie să se miște astfel încât ușa dreaptă să fie orientată spre trotuar. Primul care se așează și iese este pasagerul care ocupă scaunul de onoare. Dacă condițiile nu permit șoferului să conducă mașina cu partea dreaptă către trotuar, atunci pasagerul de onoare urcă în mașină prin usa stanga. Se îmbarcă și pe ușa din stânga.

Onorat pasager ocupă un loc pe bancheta din spate cu partea dreaptaîn cursul mașinii, el are proprietarul sau șeful delegației de ședință. Un agent de pază, un reporter și, prin excepție, un interpret pot sta lângă șofer. Persoana care ocupă locul de cinste pleacă pe ușa din dreapta, iar restul, pentru a nu deranja persoana care stă la locul de cinste, pe stânga.

2. Pregătirea și organizarea recepțiilor

2.1 Tehnici și esența lor

Recepțiile și esența lor

Recepțiile - atât diplomatice, cât și de afaceri - sunt una dintre cele mai importante forme de politică externă, afaceri, activități culturale și de altă natură ale guvernelor, departamentelor guvernamentale, oamenilor de afaceri, publicului și altor organizații și persoane fizice. Ele pot fi ținute cu ocazii solemne (în cinstea vizitelor de stat, sărbătorilor naționale etc.) și au semnificație politică, să fie de natură pur protocolară (în legătură cu vizitele de afaceri, deschiderea expozițiilor) sau să fie utilizate în ordinea activităților zilnice (în timpul negocierilor și altele).

Este important să înțelegeți clar că conținutul principal al recepțiilor nu este mâncatul sau degustarea băuturilor, ci rezolvarea problemelor de afaceri pentru care trebuie să vă pregătiți cu atenție în avans. Pentru cei mai mulți dintre participanți, tehnicile sunt o muncă concentrată și intenționată și în niciun caz „golicul plictisitor” superficial pe care Byron l-a contemplat cu aproape două secole în urmă.

Recepțiile pot ajuta la stabilirea, menținerea și dezvoltarea contactelor între părți și indivizi, comunicarea și clarificarea poziției cuiva, colectarea de informații, schimbul de opinii și, în final, discutarea și convenirea asupra pozițiilor și rezolvarea problemelor existente într-un cadru informal.

Tradițiile de a organiza recepții își au rădăcinile în vremuri străvechi. Ospitalitatea a fost și rămâne un indicator esențial al onoarei și demnității poporului și statului, bunăvoinței lor.

Prin urmare, țările păstrează cu atenție tradițiile istorice de primire a oaspeților ca simboluri ale păcii și bunătății. Tradițiile ospitalității rusești sunt încă sărbătorite de oaspeții străini. Practica internațională pe termen lung a stabilit tipurile de recepții diplomatice, metodele de pregătire a acestora, eticheta diplomatică, la care se obișnuiește să se respecte.

Practica protocolară a Rusiei în ansamblu coincide cu cea internațională. Recepțiile sunt împărțite pe timp în zi (până la ora 19) și seara, iar în funcție de cazarea oaspeților - în recepții cu locuri și fără locuri.

2.2 Numirea și pregătirea recepțiilor

Numirea și pregătirea recepțiilor

Recepția este una dintre formele activităților „politice externe – și interne” ale organizației. Acesta este de obicei organizat și pregătit în prealabil de către proprietari, co-găzduire timpul reprezentanților organizației gazdă și al invitaților. Recepția are loc: a) cu ocazia unei date solemne - aniversare, aniversare a înființării societății sau a înființării unei organizații; b) cu ocazia unei vizite la organizație a unui invitat cunoscut și onorat, o delegație a unei companii partenere; c) în cursul activităților de zi cu zi ale firmei în mod regulat.

Scopul recepției poate fi extinderea și aprofundarea contactelor în domeniul de activitate al companiei, obținerea informațiilor necesare, formarea imaginii organizației în mediul extern de afaceri.

Recepțiile pot fi: în timpul zilei și seara, cu aranjament de locuri (locuri prealocate pentru participanți) și fără aranjare a locurilor, formale și informale.

Recepțiile din timpul zilei sunt „un pahar de șampanie”, „un pahar de vin”, „mic dejun”. „Un pahar de șampanie” începe de obicei la ora 12 și durează aproximativ o oră. Motivul unei astfel de recepții poate fi aniversarea unei sărbători naționale, plecarea (sosirea) unui funcționar, șederea unei delegații. Deschiderea unei expoziții (festival) etc. Aceasta este cea mai simplă formă de admitere care nu necesită prea multă pregătire. Recepția are loc fără ca oaspeții să se așeze - în picioare. Băuturile și gustările sunt servite de ospătari. De obicei doar șampanie, vinuri, sucuri și gustare(mini prajituri, sandviciuri, nuci).

Micul dejun sau prânzul cu locuri este o formă mai solemnă de recepție. Pentru această formă de primire sunt prevăzute locuri la masă pentru toți participanții. Micul dejun cu locuri este aranjat între orele douăsprezece și cincisprezece și durează aproximativ o oră și jumătate. Din punct de vedere al conținutului și al timpului, corespunde unei cine rusești și poate include 1-2 aperitive reci, un pește sau unul fel de mâncare din carne si desert. Este acceptabil să se servească un aperitiv cald din primul fel. În timpul adunării oaspeților în holul de la intrare, li se oferă un aperitiv, sucuri, la micul dejun - vinuri de struguri seci, iar la finalul acestuia se oferă ceai, cafea, șampanie, coniac, lichior. Oaspeții vin de obicei la micul dejun în ținute casual, cu excepția cazului în care uniforma este specificată în mod special pe invitație.

Recepțiile de seară sunt de mai multe tipuri. Cel mai popular, democratic, de masă și productiv, în ceea ce privește acoperirea comunicării, este „cocktailul”, care începe între orele 17-18 și durează două ore. Recepția are loc în picioare. Oaspeții înșiși se apropie de mese cu gustări, iau pentru ei înșiși delicatese, iar chelnerii oferă băuturi, dacă se livrează gustări calde, atunci recepția poate fi numită „a la bufet”. Pentru o mai mare solemnitate a intalnirii, sampanie, inghetata, cafea pot fi servite pana la final. Bufetul este cea mai democratică formă de primire. Puteți lăsa un astfel de banchet în orice moment convenabil. În timp ce faceți acest lucru, trebuie să aveți în vedere câteva reguli:

ar trebui să te apropii de masă numai după o invitație sau după ce restul celor prezenți s-au dus la masă;

oaspeții iau farfurii dintr-o grămadă de la începutul mesei și se deplasează de-a lungul mesei într-o direcție (pentru a nu se interfera unul cu celălalt), punând dulceață în farfuria lor;

este nepoliticos să fii lângă o masă cu o țigară care fumează;

Este urât să strângi pe o farfurie toate felurile de mâncare oferite deodată. Există o anumită ordine de bunătăți: ar trebui să guste la început preparate din peste, peștele și carnea nu trebuie să fie pe aceeași farfurie;

ar trebui să luați exact cât puteți mânca;

gustările sunt transferate pe o farfurie cu un dispozitiv comun care se află pe o farfurie cu această gustare. După ce ați adunat bunătăți, nu trebuie să uitați să puneți aparat general la loc;

pentru desert și mâncăruri dulci, trebuie să luați farfurii curate;

un bărbat poate trata o doamnă aducându-i ceva din bufet. Este inacceptabil ca o doamnă să trateze un bărbat.

Singurul tacâm de pe masa de bufet este o furculiță. Prin urmare, gustările sunt tăiate în bucăți mici („o dată”). Pe lângă furculițe, se pot servi și frigărui - bețișoare mici înfipte în sandvișuri - canope și alte gustări bucăți. Cuțitele pot fi pe masă, dar folosirea lor în orice caz va fi incomod. Se obișnuiește să vii la bufet într-un costum sau o rochie casual.

O recepție tip bufet este un „cocktail”. De asemenea, are loc între orele 17:00 și 20:00. Spre deosebire de masa de tip bufet, mesele de cocktail nu sunt acoperite. În hol sunt așezate mai multe mese mici, pe ele sunt așezate țigări, chibrituri, scrumiere și sunt așezate șervețele de hârtie în vaze. Mancarea si bauturile sunt servite de chelneri pe tavi. În loc de furculițe, oaspeții folosesc frigărui speciale pentru banchet. Recepția se încheie cu șampanie și cafea.

Cina este cea mai solemnă formă de primire. Începe în perioada de la 17 la 19 ore, durează 2-3 ore sau mai mult. Oaspeții stau mai întâi la masă timp de o oră, apoi se mută într-o altă cameră, mai puțin formală, sau o parte a sălii de conversație, unde se servește ceaiul și cafeaua. Codul vestimentar este formal. Prânzul se ține cu locuri - fiecare participant află despre numărul locului său la masă din invitație.

Prânzul tip bufet implică locuri libere ale participanților la mese de patru până la șase persoane, oaspeții iau gustări de la o masă mare și se așează la una dintre mesele mici. Meniul este ca un bufet. O astfel de recepție este organizată după un concert, vizionarea unui film, în timpul unei pauze între sesiunile de conferință. Bufetul de prânz este mai puțin formal decât prânzul.

Ceaiul este aranjat între orele 16-18, de obicei pentru femei. Cina cu locuri diferă de prânz doar într-o oră ulterioară.

Nu trebuie să întârziați la recepțiile oficiale. Oaspeții pentru astfel de recepții (mic dejun, prânz, cină) ajung în 3-5 minute și după o scurtă pauză folosită pentru salutări și cunoștințe reciproce, sunt invitați la masă. Întâlnirea la masă nu este acceptată. Nu este recomandat să vorbiți cu cineva prin intermediul unui vecin de masă. La masă, o femeie poate sta într-o pălărie, dar mănușile trebuie îndepărtate.

La recepția cu locuri, este necesar să se respecte vechimea, funcționarul sau statut social oaspeți, întrucât locurile sunt împărțite în mai onorabile și mai puțin onorabile. Primul loc este considerat a fi în dreapta stăpânei casei, al doilea - în dreptul proprietarului. În absența femeilor, primul loc este considerat a fi la dreapta proprietarului, al doilea - la stânga acestuia. La așezare, se respectă următoarele reguli:

primii la dreapta și la stânga gazdei sunt bărbați, în timp ce gazda este înconjurată de doamne. Apoi locurile se alternează: lângă femei pun bărbați și invers;

o femeie nu stă cu o femeie la capătul mesei, dacă un bărbat nu stă la capătul mesei;

sotul nu este asezat langa sotie;

doi străini din aceeași țară nu stau împreună;

ultimele locuri la masa sunt ocupate de angajatii institutiei lor (dar nu de femei).

Pentru ca fiecare oaspete să-și găsească rapid locul la masă, la intrare se stabilește un plan de locuri, pe masă se pune o fișă de acoperire cu numele și prenumele oaspetelui și, uneori, fiecărui oaspete i se dă o diagramă de masă. Oaspeții își iau locul după ce gazda se așează, ea este prima care se ridică după terminarea recepției.

Pregătirea recepției include următorii pași: stabilirea obiectivelor recepției, alegerea formei recepției, determinarea compoziției participanților, întocmirea scenariului pentru recepție, trimiterea invitațiilor, întocmirea unui plan de locuri la masă. (dacă este prevăzut), alcătuirea meniului, așezarea mesei și servirea oaspeților, pregătirea toasturilor și discursurilor.

Primele informale se țin în situații în care oaspeții „nu erau așteptați” în avans, mai des în firme mici și improvizate, într-un cadru informal. Recepțiile informale sunt frecvente în SUA când partenerii sunt invitați la prânz. Informalitatea situației contribuie la rezolvarea problemelor non-standard, capacitatea de a privi problema diferit. În principiu, cineva ar trebui să fie pregătit pentru o astfel de recepție.

Concluzie

În decursul lucrărilor desfășurate s-a constatat că primirea în sfera afacerilor este, în primul rând, atribuții oficiale, și nu numai pentru organizația gazdă care primește oaspeți, ci și pentru organizațiile care joacă rolul de invitați. Prin urmare, o întâlnire de afaceri sau o recepție trebuie să fie tratată în mod responsabil, să cunoască elementele de bază ale conduitei sale, sfera recepției.

Întâlnirile de afaceri și recepțiile sunt esențiale pentru muncă rodnică, ele ajută la negocierile de afaceri, înlăturându-le vălul formalității și dându-le un caracter relaxat. În același timp, pentru a nu jigni oaspeții, trebuie să cunoașteți regulile de bază pentru organizarea recepțiilor. Și pentru a nu intra într-o situație incomodă când ești prezent la recepție, trebuie să știi să te comporți la ea. Acesta a fost subiectul lucrării efectuate, în cadrul căreia am identificat regulile de bază pentru desfășurarea recepțiilor:

Practica protocolară internațională modernă mărturisește dorința țărilor de a face recepțiile modeste, de a evita fastul excesiv, de a le oferi o mai mare raționalitate.

Atmosfera semi-formală a recepțiilor permite celor prezenți să stabilească contacte utile, să discute în general contracte viitoare care sunt benefice pentru partenerii participanți, să extindă și să aprofundeze contactele existente, să facă schimb de opinii și opinii care să le permită să înțeleagă mai bine situația economică, financiară și de altă natură. pozițiile și revendicările viitorilor parteneri, caracteristicile acestora în organizarea cazului. În plus, pentru om de afaceri experimentat Observarea comportamentului și acțiunilor celor invitați la recepție poate fi o sursă de informații, care, la rândul său, va servi drept una dintre componentele de bază în luarea deciziilor cu privire la tranzacția care se încheie.

Bibliografie

) Botavina R.N. Etica relațiilor de afaceri: un ghid de studiu. - M.: Finanţe şi statistică, 2002.-p. 208.

) Dunkel. Eticheta de afaceri- Rostov-pe-Don: Phoenix, 2006. - 370.

) Chumikov A.N., Bocharov M.P. Relații publice: teorie și practică. - M.: Delo, 2003.-p. 496.

) Shepel V.M. Manualul unui om de afaceri și manager.-M.: Finanțe și statistică, 2000.-p. 354.

) Yashin V.V. Etică de afaceri. - M.: Delo, 2002.-p. 342

Aplicație

delegare recepție întâlnire de afaceri

Locuri la recepțiile oficiale: 1 - 12 invitați în ordinea vechimii oficiale

Locuri la recepții oficiale cu gazda: 1 - 14 invitați în ordinea vechimii oficiale

Bun venit informal. Masa este în formă de U, proprietarul și gazda stau unul față de celălalt. Acest plan de locuri, deși este acceptat la nivel internațional, ar trebui evitat, deoarece oaspeții cu vârsta între 7 și 12 ani nu au contact cu gazda.

La micul dejun și cine oficiale, oaspeții sunt așezați în funcție de rang în ordinea vechimii protocolului.

Funcționarii de grad sau de titlu care se află în vacanță sau fără serviciu, cu alte cuvinte, care nu își îndeplinesc funcțiile corespunzătoare gradului lor, acordă vechime oaspeților de același rang care se află în activitate activă. Dacă oaspetele îndeplinește sarcini mai mari decât rangul său, el ocupă cea mai înaltă poziție care i se cuvine. loc înalt.

Pe măsură ce femeile ocupă din ce în ce mai multe funcții înalte în organele alese și în funcții administrative, la micul dejun și cine formale, femeile sunt așezate printre bărbați, în funcție de rangul lor.

La micul dejun și cine informal, în care sunt prezenți bărbați și femei, dacă este posibil, nu stați unul lângă celălalt. În asemenea cazuri, dacă femeia nu este șefa misiunii, femeile sunt așezate în funcție de vechimea soților.

Văduvele își păstrează rangul soților lor. Femeile neînsoțite de un bărbat sunt așezate în funcție de vârstă, funcție sau titlu onorific. Femeile căsătorite au vechime peste cei văduvi sau divorțați. Toate femeile sunt mai presus de tinerele fete în vechime, cu excepția cazului în care rangul și îndatoririle lor sau titlurile onorifice dau vreuneia dintre ele o preferință specială.

Soțul unei femei într-o funcție oficială stă printre bărbați în conformitate cu rangul soției sale, dacă funcția sa nu îi dă dreptul la un loc mai onorabil.

La întâlnirile în care sunt prezenți atât funcționari, cât și persoane eminente, există o tensiune inevitabil între vechimea legală și vechimea civilității. În aceste cazuri, trebuie respectate următoarele reguli:

· se ia întotdeauna în considerare vechimea relativă a persoanelor aflate în funcții oficiale;

· când se stabilește vechimea, invitații de onoare sunt plasați în rândul funcționarilor oficiali, cu preferință din motive de curtoazie persoanelor care ocupă o funcție înaltă și care au mai multă influență în viața publică;

· avantajul oaspeților străini este în general acceptat. Egali ca rang, oaspeții străini ocupă un loc mai înalt decât cetățenii propriei țări. Cetăţenii care lucrează în afara ţării lor au un rang mai înalt decât compatrioţii lor.

La recepții precum mic dejun, prânz, cină, oaspeții sunt așezați la masă într-o ordine strict definită. Locurile la masă sunt împărțite în altele mai mult și mai puțin onorabile. Locul cel mai onorabil este în dreptul gazdei (la o recepție informală) sau în dreptul proprietarului (la o recepție oficială). Urmează locurile din stânga gazdei și proprietarului, pe măsură ce se îndepărtează, mai puțin onorabile.

La o recepție oficială, la care oaspeții sunt prezenți fără soții sau soți, invitatului principal i se oferă un loc la masa vizavi de gazdă.

Îndrumare

Ai nevoie de ajutor pentru a învăța un subiect?

Experții noștri vă vor sfătui sau vă vor oferi servicii de îndrumare pe subiecte care vă interesează.
Trimiteți o cerere indicând subiectul chiar acum pentru a afla despre posibilitatea de a obține o consultație.