Facem o listă cu lucruri importante, dar nu urgente. Prioritizare: Matricea Eisenhower

De fapt, există instrumente care vă ajută să stabiliți priorități și să duceți lucrurile la bun sfârșit. Una dintre ele este matricea Eisenhower: o metodă testată de mulți oameni de succes în viața lor. Directorii companiei îl folosesc pentru a-și planifica și monitoriza propria activitate și activitatea subordonaților lor. Dar este atât de simplu și de eficient încât poate fi recomandat chiar și unei gospodine care își proiectează apartamentul.

După ce te-ai exersat de câteva ori, aproape automat vei „împrăștia” sarcinile importante și urgente, cele care pot fi făcute mai târziu și cele care ar trebui să-ți atragă mult mai puțină atenție. Dacă vă permiteți o silabă pretențioasă, atunci matricea vă permite să nu uitați de propria voastră misiune de viață în rutina nesfârșitelor probleme urgente.

Desigur, fiecare înțelege și folosește acest instrument în felul său.

Mai jos este una dintre opțiuni. utilizare eficientă matrici. , încearcă să faci tot ce este important pentru tine!

Cum se construiește:

Împărțiți câmpul în 4 cadrane:

Sarcini A „Urgent - Important” (un fel de cadran „Trezit!” sau „Foc!”).

Sarcinile B „Nu este urgent - Important” (cheia, cadranul principal de lucru, în care nu doar obțineți un rezultat de calitate, ci și dezvoltați, delegați, sărbătoriți succesul etc.).

Sarcini În „Urgent – ​​Nu contează” (aceasta este toată agitația, care nu este adesea a noastră, dar o facem, conștient sau pentru că „s-a întâmplat așa”?).

Sarcini G „Nu este urgent - Nu este important” (aceasta este în general goală: rezolvarea acestor sarcini este la fel cu a răspunde la spam-ul).

Ce este important"?

Organizația pentru care lucrăm a definit aceste sarcini înainte și pentru noi. Acestea sunt, de fapt, sarcinile pentru care am fost invitați să lucrăm în companie: noastre atributii oficiale sarcini care ne sunt atribuite de către managerul direct (administrativ) sau managerul de proiect la care participăm. Aceasta nu este înțelegerea dvs. personală: este importantă la scară universală sau nu?

Totul este mai prozaic: important este motivul pentru care ai fost chemat în această funcție. Și dacă toată lumea îndeplinește aceste sarcini, toată lumea va fi fericită.

Ce este „Urgent”?

Ceva care are un interval de timp foarte specific. Cel mai adesea urgent - când termenul limită este deja atât de aproape.

Cum arată Matrix?

Ce se poate face chiar acum?

Faceți un exercițiu simplu:

1. Enumerați toate scopurile și obiectivele pe care intenționați să le atingeți. Lista trebuie numerotata.

2. Clasificați fiecare sarcină pe o scară de la -5 la 5 în categoriile „Urgență”, „Importanță” din tabelul 1. Împărțiți obiectivele mari („Elefanți”) în sarcini separate („Beefsteaks”) și atribuiți rangul „Urgență” și „Importanță” » pentru fiecare „friptură”.

3. În tabelul 2, clasați toate cazurile din domeniu pe baza rangurilor de urgență și importanță.

4. Prioritizați sarcinile deplasându-vă pe câmp din colțul din dreapta sus ("Urgent - Important") în colțul din stânga jos ("Nu este urgent - Nu este important").

5. Fă-o în funcție de priorități.

6. Bucurați-vă de ordine și succes. La urma urmei, succesul înseamnă și a fi la timp.

Este foarte ușor să te încurci în ciclul evenimentelor vieții. Copiii sunt învățați să-și distribuie timpul corect de către adulți, care adesea amână totul pentru mai târziu. De regulă, acest „mai târziu” nu vine niciodată. Toate cazurile planificate sunt ușor lăsate deoparte de către alții și, în cele din urmă, se transformă într-un singur pachet continuu de sarcini nerezolvate.

Problema constă cel mai adesea nu în numărul de cazuri, ci într-un program irațional întocmit. Oamenii nu acordă atenția cuvenită planificării activităților lor. Dar petrecând destul de mult timp personal învățând elementele de bază ale managementului timpului, puteți economisi multe în viitor. Atunci în viață va fi un loc nu numai pentru problemele eterne, ci și pentru tine și familia ta. Una dintre cele mai simple și tehnician eficient planificarea este principiul Eisenhower.

Care este esența tehnologiei?

Principiul matricei Eisenhower este distribuția competentă a sarcinilor în funcție de gradul de semnificație a acestora. Ajută să împărțiți întreaga listă de sarcini în importante și nu importante, urgente și nu foarte importante. Folosind matricea, puteți determina perioada de timp care va fi necesară pentru a rezolva problema, deoarece ceva necesită mai multă atenție, iar unele lucruri nu merită nici măcar cinci minute petrecute cu ele.

Pentru a obține succes, trebuie să urmați un anumit algoritm. Ordinea acțiunilor necesare depinde de prioritatea sarcinilor. De regulă, diverși factori te împiedică să te concentrezi asupra unui singur scop: probleme personale, oameni din jurul tău, obiceiuri și așa mai departe. Metoda Eisenhower poate ajuta la eliminarea punctelor slabe și la concentrarea doar pe acțiuni utile.

Cum a apărut acest principiu, cine l-a format?

Al treizeci și patrulea președinte al Statelor Unite ale Americii, Dwight David Eisenhower, a fundamentat principiul descris al managementului timpului. Politicianul nu putea lăsa o singură sarcină nerezolvată, așa că a încercat să-și facă programul cât mai rațional și optimizat. Drept urmare, Eisenhower a transformat toate sarcinile într-o matrice.

Astăzi, metoda președintelui este folosită de lucrătorii de birou, manageri și lideri de rang înalt. Acest lucru sugerează că această metodă de prioritizare este într-adevăr eficientă și relevantă.

Ce este Matricea Dwight Eisenhower?

Pătratul Eisenhower (sau principiile se bazează pe construcția unei matrice. Baza matricei este axa importanței (abscisa) și axa urgenței (ordonată). Intersecția lor reciprocă dă patru pătrate, fiecare dintre ele fiind pline de sarcini, în funcție de repartizarea acestora.

Deci, pentru început, merită să decideți ce este important și ce este urgent. Lucrurile importante au cel mai mare impact asupra obținerii rezultatelor, iar sarcinile urgente necesită finalizare imediată. În general, se formează o imagine care oferă o imagine completă a stării de fapt.

Matricea vă va permite să setați prioritățile potrivite - ce poate aștepta și ce nu va fi amânat.

Ce este în caseta A?

Primul pătrat, situat în colțul din stânga sus, se numește pătratul A. Cele mai importante și urgente sarcini sunt scrise în această celulă. În mod ideal, acest pătrat ar trebui să fie gol, deoarece un timp distribuit rațional vă permite să evitați prezența cazurilor de acest fel în principiu.

Problemele cu prioritate mai mare includ:

• probleme de sănătate care apar de obicei în momentele cele mai nepotrivite;
• ceva care poate afecta negativ rezultatele operațiunilor;
• cazuri, nerespectarea faptului care poate duce la noi probleme.

Autocontrolul unei persoane este responsabil pentru plinătatea acestui pătrat. La urma urmei, dacă în celula A apar noi cazuri în fiecare zi, principiul Eisenhower nu va ajuta. Aici ar trebui să apelați, în principiu, la managementul timpului, dar mai întâi trebuie să vă ocupați de toate cazurile care vor umple pătratul A pe termen scurt.

În ciuda celei mai mari priorități a acestui pătrat, este posibil să transferați soluția problemelor care umplu celula către altcineva. Dar asta numai dacă acest lucru este posibil, iar lucrurile nu necesită neapărat participare personală.

Ce sarcini implică pătratul B?

Această parte a matricei este plină de activități zilnice. De regulă, tot ceea ce merită cea mai mare atenție este inclus aici. Acestea sunt chestiuni importante, dar nu urgente, majoritatea fiind legate de activitatea principală a unei persoane. Urgența scăzută a sarcinilor vă va permite să nu luați decizii bruște, iar o abordare constructivă și rezonabilă va face posibilă finalizarea tuturor chestiunilor mai eficient.

Activitățile persoanelor care rezolvă în principal probleme din cadranul B sunt mai productive. Cu rezultate bune la muncă, astfel de oameni au suficient timp pentru a face acest lucru viata personala ei nu experimentează stres constant. Acest pătrat este format din sarcini care au o importanță mică și, poate, într-o oarecare măsură zilnică, dar din ele constă în principal activitatea umană.

Sarcinile din cadranul B au un impact puternic atât asupra moralului, cât și asupra stării materiale. Acestea sunt sportul, dieta, somnul, antrenamentul și activitate de muncă- acele lucruri de care nu te poți lipsi, dar de obicei acordă cea mai mică atenție, lăsând multe să treacă de la sine.

Ce cazuri sunt incluse în pătratul C?

Pătratul C include acele lucruri care nu aduc mai aproape de scopul prețuit, ci, dimpotrivă, încetinesc evenimentele, amână implementarea unor sarcini cu adevărat importante. Cel mai adesea necesită o investiție urgentă de timp, dar distrag atenția și duc în rătăcire. Aici este important să vă amintiți întotdeauna rezultatele activităților și obiectivelor dvs. și să nu treceți la secundar.

În acest sector, puteți include în siguranță treburile casnice și promisiunile făcute cuiva. În general, aceste chestiuni nu sunt atât de importante, ci urgente.

Ce este inclus în pătratul D?

Pentru persoanele care nu știu să-și planifice corect timpul, lucrurile din acest pătrat ocupă cel mai mult cantitate mare timp. Aceste sarcini pot fi numite mai degrabă nu probleme, ci griji plăcute, care, în plus, nu aduc absolut niciun beneficiu rațional. Influența pătratului D trebuie, dacă nu este exclusă, atunci măcar încercați să o reduceți.

Nu ar trebui să înlocuiți odihna cu monitorizarea fără scop a rețelelor sociale, vizionarea de emisiuni sau seriale TV, discuții goale la telefon. Timp liberÎl poți cheltui și în folosul tău și al celor din jur: familie, rude și prieteni.

Unde este folosit principiul Dwight Eisenhower?

Metoda descrisă de distribuție a sarcinilor este folosită nu numai pentru a raționaliza timpul. Analiza accelerată conform principiului Eisenhower este utilizată, de exemplu, pentru a determina funcțiile necesare ale unităților de vânzare cu amănuntul. Îmbunătățirea produsului în toate etapele ciclu de viață Acest principiu combină metode economice și tehnice pentru a determina raportul dintre proprietățile unui produs și costul acestuia. Acestea din urmă trebuie să fie logice și plătibile.

Care este principiul Eisenhower în FSA, studiat de mulți experți din țări cu economie de piata: Franța, Germania, Marea Britanie, SUA. Ca urmare, s-a constatat că pentru a determina gama de funcții relevante ale obiectului, este important să se respecte proporțiile dintre necesitatea și costul acestora. Principiul Eisenhower din FSA este de a analiza produsul și de a-i distribui proprietățile în trei categorii:

1. Categoria A. Funcții principale sau fundamentale: scopul direct al produsului, pentru furnizarea căruia este necesar să cheltuiți mai mulți bani.
2. Categoria B. Caracteristici secundare ale produsului care sunt legate de cea principală. Prezența unor astfel de completări este binevenită, dar absența nu afectează prea mult vânzările.
3. Categoria C. Caracteristici suplimentare, a căror absență nu va afecta în niciun fel calitatea produsului. Evitând cheltuielile pentru suplimente care sunt complet inutile, puteți economisi mult.

Practica aplicării principiului Eisenhower

Nu este absolut necesar să distribuiți sarcinile exact sub forma unei matrice - pătrat, dar la început puteți face exact asta pentru a asigura vizibilitatea. Este convenabil să convertiți standardul în mai multe liste sau un plan general, în care cazurile din diferite pătrate sunt evidențiate în culoare. Deci, de exemplu, atât sarcinile urgente, cât și cele importante (pătratul A) pot fi scrise cu cerneală roșie, importante dar nu urgente în verde(sectorul B), sarcini neimportante, dar urgente (pătratul C) - cu albastru, iar cu negru - neimportante și neurgente. În același timp, gradul de importanță al unui anumit caz ar trebui să fie evaluat nu în minte, ci pe hârtie. În acest fel, sarcinile prind contur, iar implementarea lor devine mai reală.

De ce ar trebui folosită această metodă?

Principiul vă poate ajuta să vă schimbați viața în ceea ce privește raționalizarea timpului personal. Utilizare aceasta metoda vă permite să petreceți mai puțin timp sarcinilor inutile și să vă concentrați pe cele mai promițătoare cazuri, precum și suficient timp pentru a-l dedica odihnă bună, evitând așa-zișii pierderi de timp: televiziunea, rătăcirea fără scop prin întinderile Web-ului și altele asemenea.

O persoană care aplică principiile managementului timpului în activitățile sale zilnice nu numai că are mai mult succes decât ceilalți, conform statisticilor, ci și mai sănătoasă, deoarece nu se confruntă cu stres constant asociat cu suprasolicitare și termene limită constante. (principiul Eisenhower sau oricare altul) vă va ajuta să vă optimizați activitățile vieții în toate domeniile.

Salutare tuturor! Astăzi vom vorbi despre prioritățile vieții. Ați observat că atunci când planificarea zilei merge mai eficient, rareori există suprapuneri? Există o vorbă: „Planifică sau devii planificat”. Ce înseamnă? Concluzia este că, dacă nu îți planifici ziua sau munca, circumstanțele vor decide totul pentru tine. Prin urmare, experții recomandă să începeți în fiecare zi cu aranjarea planurilor și priorităților. Nu este necesar să faci totul pe minut, este important să evidențiezi sarcinile primare și secundare.Există multe moduri și metode de planificare a timpului. Unul dintre acestea este tabelul Eisenhower, sau așa-numita matrice Eisenhower.

Care sunt beneficiile programării zilei și prioritizării?

Să te hotărăști să trăiești după un anumit plan nu este plictisitor. Dimpotrivă, această abordare vă va afecta pozitiv viața.

Ce oferă planificare:

• Crește timpul productiv cu 25%.
• Oferă calm și echilibru.
• Vă permite să efectuați o cantitate mare de muncă și sarcini.
• Formează dorința de a munci.
• Reduce timpul petrecut cu activități neesențiale.

Pentru că laturi pozitive destul de mult, merită să acordați atenție principiului prioritizării în cazuri.

Ce este o masă Eisenhower?

Eșecurile la muncă și treburile casnice îi însoțesc pe toată lumea. Circumstanțele neașteptate apar tot timpul, din cauza lor nu ai întotdeauna timp să faci cel mai important lucru. Este deosebit de problematic pentru oamenii neliniștiți și absenți să se concentreze asupra principalului lucru.

Vă voi da un exemplu. Ai de gând să pregătești documente importante sau să scrii munca stiintifica. Dar aici apar nevoi: să cumpărați pâine, să spălați podeaua, să mergeți la oficiul poștal și altele asemenea.

Majoritatea oamenilor, deoarece există mai puțină rezistență, acordă atenție micilor griji, deoarece nu trebuie să petreacă mult timp și efort. Atunci se întâmplă ireparabilul: termini lucruri neimportante și nu mai rămâne timp pentru cele importante. Atunci încep grijile și nopțile nedormite.

Pentru a preveni acest lucru, trebuie să antrenați voința, precum și să utilizați masa convenabilă Eisenhower. Care este esența lui?

Acest tabel se referă nu atât la timp cât la cazurile în sine și la importanța lor. Principiul are criterii: important și urgent. Tabelul face posibilă construirea a 4 tipuri de cazuri prioritare. Pentru planificare, trebuie să decideți care obiective sunt mai importante.

Cum să aplici?

1. În primul rând, notează pe hârtie toate activitățile planificate. Desenați un pătrat și tăiați-l în patru mici.

Ce vor sa zica? Literele sunt grupurile prioritare între care sunt distribuite cazurile.

R – acestea sunt lucruri urgente și importante care trebuie făcute astăzi și acum, fără întârziere.

B este important. Nu necesită execuție instantanee, dar sunt de mare importanță. De obicei sunt amânate, pentru că nu există urgență. Dar făcându-le, te vei apropia mai mult de obiectivul tău. Această categorie include adesea sarcini cu termene limită clare. Când avem mult timp pentru a o face, amânăm. Dar la sfârșitul mandatului, îl împlinim frenetic. Ca urmare, eficiența scade, iar rezultatul nu corespunde întotdeauna așteptărilor.

C - urgent. Aceste lucruri nu sunt foarte importante. Adică executarea lor nu va duce la obiectiv, dar este imposibil să nu le îndeplinim în acest moment. De exemplu, vizualizarea e-mailului de dimineață.

D - chestiuni nu importante și nu urgente. Ei sunt cei care interferează cu munca productivă și îndeplinesc sarcini serioase. De obicei, aceasta include recreere și divertisment. Dar pot fi importante și dacă stai treaz trei nopți la rând făcând un proiect.

3. Acum pune aceste valori lângă fiecare caz și planul pentru ziua ta sau pentru întreaga săptămână va apărea imediat.

Încercați să utilizați un astfel de tabel măcar o dată - și veți înțelege că acest mod de prioritizare este cel mai simplu și mai eficient. Dar trebuie să acordați atenție unor puncte, pe care le vom discuta mai jos.

Pentru a stabili prioritățile corect, urmați aceste reguli simple:

• Trebuie să înveți să faci distincția între sarcinile importante și cele urgente. Important este ceea ce te va conduce la un anumit scop. De exemplu, dezvoltarea unui proiect de calitate și prezentarea acestuia. Urgent nu aduce prea multe beneficii, dar nu poate fi neimplementat.
• Urgent și important nu trebuie doar să fie distins, ci și să poată alterna. La urma urmei, dacă faci toate lucrurile urgente, s-ar putea să nu ai timp suficient pentru cele importante.
• La începutul zilei, merită să începem cu grupa „A”. Chiar dacă aceste cazuri nu sunt foarte interesante, trebuie să le faci.
• Grupa „B” are nevoie și de atenție. Deoarece include obiective pe termen lung (proiecte, sport, învățarea limbilor străine), trebuie să li se acorde puțin timp, dar în fiecare zi. Apoi se va dezvolta un obicei pentru a le face față, iar în final va fi un rezultat ridicat.

Un punct important în implementarea unor planuri serioase este moralul. Dacă nu există dorință și dispoziție, atunci nu vrei să faci nimic. În acest caz, există o singură dorință de a renunța la totul și de a reveni la cazurile de categoria „D”.

Dar nu te lăsa tentat! Încercați să vă acordați de lucru, astfel încât să devină mai eficient. Metodele despre cum să faceți acest lucru sunt descrise în articol.

Concluzie

Trebuie amintit că totul nu poate fi făcut într-o singură zi. Și este important să nu exagerați, pentru că până la urmă nimeni nu a anulat restul. Învață să combini plăcutul cu utilul. Vino cu un sistem de recompensă pentru tine - iar munca va deveni mult mai plăcută.

Succes în noile tale eforturi și atinge-ți obiectivele! Abonează-te la blog pentru a fi la curent cu noile trucuri și sfaturi testate în timp despre autodisciplină, motivație și dezvoltare personală.

Ne vedem pe blog!

Salut! În acest articol, vom vorbi despre unul dintre cele mai multe instrumente eficiente managementul timpului - matricea Eisenhower.

Astăzi vei învăța:

• Ce este Matricea Eisenhower;
• Cum poate fi utilizată matricea în Viata de zi cu zi(cu exemple);
• Care sunt câteva sfaturi pentru a economisi timp.

„Ziua este lungă până seara, dacă nu este nimic de făcut”, spune înțelepciunea populară. Aforisme destul de diferite se nasc de la oameni ocupați care aleargă o cursă contra cronometru: „Cum ai adăuga o oră douăzeci și cinci la zi?”.

În condiții de multitasking, mai devreme sau mai târziu, fiecare om de afaceri se confruntă cu problema repartizării corecte a resurselor de timp. Condițiile de pornire sunt aceleași pentru fiecare locuitor de pe planetă - o oră include șaizeci de minute pentru absolut toată lumea. Dar cât de eficient își organizează oamenii timpul face o mare diferență între persoana de succesși etern ratat.

Matricea Eisenhower ca metodă de organizare a timpului

Managementul timpului, sau - este controlul conștient asupra cantității de timp petrecut în activități specifice pentru a le crește eficiența și productivitatea.

Matricea Eisenhower este unul dintre instrumentele populare de gestionare a timpului care este folosit pentru a prioritiza sarcinile de afaceri și personale. Se bazează pe principiul clasificării tuturor cazurilor în patru categorii, în funcție de gradul lor de importanță și urgență. Matricea este cel mai convenabil de utilizat pentru planificarea pe termen scurt și mediu.

Această abordare a fost introdusă de Dwight David Eisenhower, un general de armată al celui de-al Doilea Război Mondial și mai târziu cel de-al 34-lea președinte al Statelor Unite. Politicianul i-a admirat mereu pe cei din jur cu capacitatea lui de a ține pasul cu totul.

Odată un american a căutat în zadar pe unii mod eficient gestionează timpul și, negăsindu-l printre cele existente, l-a dezvoltat singur. Matricea timpului este încă izbitoare prin simplitate și geniu, iar milioane de oameni din întreaga lume o folosesc pentru planificare.

Vizual, matricea de priorități este împărțită în patru cadrane, în care cazurile se încadrează în categorii: importante și urgente, importante și neurgente, neimportante și urgente, neimportante și neurgente.

Utilizatorului matricei i se cere să introducă toate activitățile planificate în aceste cadrane. Cea mai mare muncă se întâmplă exact atunci când o persoană face o alegere între aceste domenii, hotărând astfel ce lucruri să facă mai întâi și ce lucruri să facă în al doilea rând.

Caracterizarea cadranelor

Cadranul A: important și urgent

În acest domeniu, trebuie înregistrate cazuri care se referă la domenii prioritare ale vieții unei persoane și care nu tolerează întârzieri. Aceste domenii sunt de obicei familia, carieră (pentru studenți - studiu), sănătate și siguranță.

Aceste cazuri sunt în concordanță cu următoarele afirmații:

1. Nerespectarea acestui lucru în curând te va îndepărta semnificativ de unul dintre obiectivele vieții tale pe termen lung.

Exemplu.În viitorul apropiat, așteptați cu nerăbdare o promovare. Managerul vă cere să transmiteți cât mai curând un raport cu privire la munca depusă. Este important? Da, pentru că nu vrei să ratezi ocazia Carieră. Acest lucru este urgent? Da, pentru că acum este momentul să-ți arăți sârguința.

1. Cerere cu întârziere pentru îngrijire medicală poate avea consecințe grave.

Exemplu. Ai dureri de dinți. Important? Tot ceea ce este legat de sănătate este întotdeauna important. Urgent? Riști să-ți pierzi un dinte și nu vei rezista mult cu analgezice.

Cadranul B: important și neurgent

Oamenii de succes tind să-și facă cea mai mare parte a muncii în acest cadran. Acestea sunt activități de zi cu zi care servesc invariabil cauzei atingerii obiectivelor principale în toate domeniile vieții. Toate sunt importante, dar nu există nicio grabă, ca în cazul cadranului A.

O persoană de succes nu își aduce lucrurile importante într-o stare de urgență, ci le face treptat. Cel mai adesea are timp să ia decizii în mod deliberat, cărămidă cu cărămidă construind clădirea viitorului său.

Această zonă include toate activitățile de zi cu zi care se referă direct la domeniile prioritare ale vieții: muncă, familie, auto-dezvoltare, sănătate.

Acestea sunt supuse acelorași criterii:

• Sarcina trebuie finalizată, dar poate fi amânată pentru un timp dacă apare ceva important și urgent.

Exemplu. Sunteți programator și trebuie să predați programul pe care l-ați scris până luni. Este abia joi și deja ai pregătit totul, dar te-ai hotărât să bagi mâna până vineri ca să poți verifica totul.

Lucrurile din cadranul B, dacă sunt lăsate nesupravegheate, pot migra în cadranul A. Scopul dvs. este să preveniți acest lucru. Se întâmplă ca o chestiune importantă să apară brusc, din motive independente de voința dumneavoastră. Dar de multe ori noi înșine aducem lucrurile în această stare, ignorând examinările preventive la medic și amânând sarcinile importante până la termen.

Cadranul C: Neimportant și urgent

Aceste lucruri sunt la o oarecare distanță de prioritățile tale principale, dar a le face viața îți face viața mai confortabilă și te poate servi bine în timp.

In aceasta zona sunt intalniri si conversatii la care mergi din curtoazie sau din necesitate, inclusiv zile de nastere ale unor persoane nu foarte apropiate, aparute brusc treburi casnice, niste sarcini de serviciu.

Acest cadran are următoarele caracteristici:

1. Completarea rapidă a acestei sarcini va ajuta.

Exemplu. Aveai de gând să cumperi un aparat de aer condiționat și ai aflat de vânzare, care va dura doar o zi. Important? Nu în mod deosebit. Lumea nu se va prăbuși dacă nu cumperi un aparat de aer condiționat mai ieftin decât ai plănuit. Urgent? Da, vânzarea este valabilă doar o zi. Un bonus frumos: o achiziție urgentă va economisi puțin bugetul familiei.

1. Indirect, realizarea acestor cazuri poate beneficia principalele obiective, deși acest lucru nu este garantat.

Exemplu. Ești jurnalist. Sunteți invitat la un banchet, unde poate veni redactorul ziarului care vă interesează. Important? Nu chiar, totul este prea vag. Urgent? Da, pentru că banchetul nu va dura pentru totdeauna, trebuie să iei o decizie - fie mergi, fie nu.

Este probabil să găsiți pe cineva care să delege cazul din acest cadran. O chestiune urgentă neimportantă poate fi făcută pentru dvs. de către un soț, un cunoscut, un coleg, un subordonat.

Cadranul D: Neimportant și neurgent

Toate afacerile acestui cadran pot fi împărțite condiționat în afaceri și divertisment. Sarcinile includ sarcini care vă asigură confortul, vă fac pe tine și viața ta mai frumoase (de exemplu, îngrijirea ta aspect), dar poate dura ceva timp.

Pentru o femeie, aceasta poate fi o vizită la manichiurista, pentru un bărbat, o spălătorie auto. Desigur, aceste lucruri sunt importante în sine, dar nu în raport cu domeniile tale principale ale vieții.

Al doilea grup include o distracție plăcută. În general se consideră că nu există niciun beneficiu din aceste fapte, ele sunt numite „pierderi de timp”, sunt prezentate ca lucruri pe care oamenii le fac cel puțin ei ar prefera să nu le facă, iar scăparea de ele este un scop lăudabil.

Deci categoric nu putem vorbi decât despre obiceiuri proaste precum fumatul și utilizarea sistematică a alcoolului puternic. Exemple de activități precum rețelele sociale, vizionarea de filme ușoare, petrecerea timpului în cluburi, jocuri pe calculator - toate acestea au dreptul să fie și sunt necesare pentru o persoană dacă o relaxează și îi oferă plăcere.

În primul rând, o persoană nu este un robot, trebuie să facă așa ceva, pentru suflet.

În al doilea rând, lucrurile neimportante și neurgente pot fi benefice. Mulți jocuri pe calculator dezvoltarea gândirii, comunicarea în rețelele sociale învață să exprime gândurile, dansul în cluburi ajută la încălzire. În plus, se știe de mult că o schimbare de activitate este cea mai bună odihnă.

Principala condiție pentru acest cadran este să nu-l lăsați să vă preia cea mai mare parte a timpului și să ignorați principalele lucruri care vă fac să avanseze în viață.

Cum se aplică matricea Eisenhower în practică

Deci, după revizuirea părții teoretice, puteți experimenta efectul matricei asupra dvs.

1. În seara dinaintea primei zile de experimentare, desfășurați jurnalul la data potrivită și desenați o rată de patru câmpuri. Etichetați-le așa cum se arată în matrice. În absența unui jurnal, puteți lua o foaie obișnuită. Dacă purtați întotdeauna o tabletă sau un laptop cu dvs., puteți crea o matrice în Excel.
2. Pe o foaie separată, notați într-o coloană toate sarcinile pe care intenționați să le faceți mâine (când dobândiți abilitatea de a distribui rapid toate sarcinile din matrice, nu veți mai avea nevoie de acest articol).
3. Citiți cazurile pe rând și copiați-le pe fiecare în cadranul corespunzător al matricei. Pentru a face acest lucru, trebuie să răspundeți la doar două întrebări: este important? Este urgent?

1. În cazul versiunii pe hârtie, lăsați spațiu liber în fiecare câmp - mâine vă veți aminti alte lucruri de făcut și le adăugați.
2. Evidențiați cu un marcator (culoare) sarcinile deja finalizate.
3. La sfârșitul zilei, mutați sarcinile neterminate în ziua următoare (asigurați-vă că le rescrieți pe o nouă extensie a jurnalului sau le copiați într-o nouă filă Excel - altfel vor fi „pierdute”).
4. Nu-ți refuza plăcerea de la sfârșitul zilei de a te uita prin toate părțile „culoare” ale matricei tale, adică toate cazurile finalizate. Veți simți satisfacția unui om de afaceri a cărui zi nu a fost petrecută în zadar.

Un exemplu de matrice Eisenhower completată

Cu exemplul nostru, vom face așa cum ne-am sfătuit în paragraful anterior - mai întâi scriem toate cazurile la rând, apoi le distribuim în matrice. În exemplul la persoana întâi, un terapeut profesionist de masaj ar medita.

Iată lista lui de sarcini pentru ziua respectivă (cu comentarii pentru a lăsa cititorul să aprecieze importanța și urgența):

• Astăzi 4 masaje: la ora 9, la ora 11, la ora 15, la ora 20 (mă voi ocupa de alte lucruri în pauze);
• Mergeți la departamentul de contabilitate (conform contractului pentru un masaj ar trebui să primesc 60% din cost, dar de fapt primesc doar 50% - aflați de ce);
• Cumpărați mâncare pentru pisici (e bine că m-am uitat - a mai rămas o singură hrănire);
• Vizitează un prieten în spital (un prieten apropiat i-a rupt brațul ieri, adu-i ceva gustos);
• Sunați la banca, efectuați o plată pentru ipoteca (azi este ultima zi în care puteți plăti fără penalitate);
• Vizitează prietenii pentru un cort (azi este marți, sâmbătă plănuim o excursie în familie);
• Mergi la piscină (cu cât merg mai des, cu atât mai bine);
• Cumpărați alimente (mai este ceva în frigider, vom rezista câteva zile);
• Răspundeți la mesajele de pe WhatsApp și VKontakte (doar conversații);
• Practicați limba engleză cel puțin 20 de minute (în rândul clienților sunt mulți străini, ar fi necesară îmbunătățirea limbii);
• Cumpărați o garnitură nouă pentru robinet (robinetul încă picură, dar este pe un pas);
• Mergi la o programare cu un optometrist (în fiecare an, pentru orice eventualitate, trec printr-un examen);
• Fă o tunsoare (aspectul este încă îngrijit, dar este mai bine să nu-l întârzi);
• Aruncă o carte despre exerciții pentru mușchii spatelui unui coleg (am promis că o voi trimite imediat de îndată ce voi fi la computer).

Amintiți-vă: același lucru pentru oameni diferiti poate locui în diferite cadrane ale matricei. De exemplu, pentru ca cineva să-și dezvolte hobby-ul se poate referi atât la lucruri importante, cât și la lucruri neimportante. Tu și numai tu poți să-ți distribui treburile pe măsură ce îți vezi prioritățile vieții.

În ce condiții vă va fi utilă matricea Eisenhower

Unii sceptici cred că matricea Eisenhower este potrivită doar pentru manageri, în timp ce un simplu angajat, muncitor sau gospodină nu o va putea folosi în practică (ceea ce nu este adevărat - matricea este universală, am dovedit. aceasta luând ca exemplu cazul unui masaj terapeut, nu al unui om de afaceri).

În realitate, întrebarea nu este despre posibilitatea sau imposibilitatea utilizării matricei, ci despre oportunitatea utilizării acesteia.

Sistemul Eisenhower este folosit pentru a planifica fiecare zi. Adică nu vorbim de planuri pe termen lung (construiți o casă, plecați în vacanță, absolviți facultatea), ci de sarcini curente.

Pe de o parte, dacă o persoană are atât de puține sarcini zilnice încât memoria sa le poate face față cu ușurință, nu este nevoie să folosești masa. De exemplu, toate planurile unui angajat pentru o zi sunt să-și servească cele opt ore la serviciu și să bea bere cu prietenii seara. Această masă nu este pentru astfel de oameni.

Pe de altă parte, dacă o persoană are obiective în toate aspectele vieții sale - în muncă, studiu, auto-dezvoltare, familie, hobby-uri, dacă se străduiește să fie stăpânul timpului său și să nu meargă cu el - o astfel de persoană are întotdeauna o mulțime de sarcini zilnice. Și din moment ce nu vrea să le piardă din vedere, această matrice este pentru el.

Matricea Eisenhower nu este un panaceu pentru eterna lipsă de timp. Este mai mult un mini tutorial despre prioritizare.

Nu fi surprins dacă la început vi se pare dificil să atribuiți cazuri în cadrane. În momentul în care gândești și faci asta, înveți. Și învățarea a ceva valoros implică întotdeauna un efort.

Nu disperați - după ce lucrați cu masa câteva zile la rând, veți dobândi o abilitate care se va transforma într-o abilitate. Ulterior, prioritizarea va ajunge la automatism.

Deci, să rezumam.

Matricea Eisenhower este pentru oameni ca tine dacă:

• Trebuie să alegi în mod constant ce sarcină să o asumi mai întâi;
• Ești gata să te cunoști mai bine, gata să răspunzi sincer la întrebări precum „ce este cu adevărat important pentru mine?”;
• Vrei să faci cât mai mult posibil - cu siguranță mai mult decât faci acum;
• Ești gata să faci față unei asemenea calități a ta, cum ar fi amânarea - amânarea cronică a lucrurilor „pentru mai târziu”.

Poate că ești deja bun la gestionarea timpului.

Citiți afirmațiile de mai jos și întrebați-vă dacă sunt adevărate pentru dvs. Dacă marea majoritate a punctelor nu ți se potrivesc, este indicat să stăpânești tehnicile de management al timpului.

• Ai întotdeauna o listă clară de lucruri de făcut pentru ziua respectivă;
• Răspundeți la e-mailurile de afaceri în timp util;
• Nu iei de lucru acasă și aproape niciodată nu stai târziu după sfârșitul zilei de lucru;
• Nu lăsați apelurile telefonice, vizitele și rețelele sociale să vă distragă în mod semnificativ atenția de la principalele sarcini;
• Nu faci treaba pentru subalternii tăi pentru că nu crezi că doar tu o poți face cu adevărat bine;
• La sfârșitul zilei, te simți aproape la fel de plin de energie ca la început.

Dacă toate punctele anterioare vi se par logice, atunci ultimul poate provoca un zâmbet neîncrezător: „Da, glumești! O lămâie storsă se simte mai plină de energie decât mine la sfârșitul unei zile de lucru.” Cu toate acestea, există un numar mare de oameni care nu numai că nu obosesc, dar simt și un val de energie. Și nu există niciun secret aici.

Nu ne săturam de cantitatea de muncă depusă, ci de acțiuni stupide, dezordonate, de aruncări fără sens și de neputință în condiții de presiune cronică a timpului.

Desigur, uneori nu putem prevedea totul. Iar planul nostru bine proporționat poate fi zdruncinat din cauza închiderii bruște a echipamentelor de birou, a unui client întârziat sau a unui angajat absent. Lasă asta deoparte deocamdată.

Primul lucru la care trebuie să lucrezi este cum să nu fii o sursă de haos pentru tine și apoi te poți gândi la impactul circumstanțelor externe neprevăzute.

1. Curățați-vă desktopul din documente cu care nu mai lucrați. Daca nu sunt necesare foarte des, pune-le in dulap. Nu este deloc necesar - trimiteți la coș. Într-o grămadă de hârtii, cu greu găsești foaia pe care o vei petrece minute lungi căutând-o, iritat de eforturile inutile. Rețineți că birourile oamenilor de afaceri de succes arată de parcă nimeni nu lucrează la ele: cea mai mare parte a suprafeței lor nu este ocupată de nimic.
2. Ia-ți un jurnalși nu te despărți de el. Este imposibil să ne amintim totul, iar oamenii de afaceri au înțeles de mult nevoia de a scrie totul - datele întâlnirilor, afacerilor, întrebări pentru reflecție. Telefoane mobile iar laptopurile cu calendarele lor sunt adesea folosite, dar un jurnal de hârtie nu va deveni niciodată învechit - fie doar pentru că nu se poate sparge sau rămâne fără curent.
3. Planificați cel mai important lucru în momentul de vârf al activității zilnice. Cu toții suntem ființe umane și chiar și cei mai duri membri ai speciei noastre sunt biruiți de somn. Rezistenta la bioritmuri este o pierdere de timp, tot vei pierde. Ceea ce faci după-amiaza într-o oră, seara, cu oboseală acumulată, îți va lua de două ori mai mult timp. Prin urmare, nu amânați un raport urgent până seara târziu, nu începeți conversații importante înainte de a merge la culcare - atât dumneavoastră, cât și dumneavoastră veți suferi de această abordare.
4. Nu vă supraîncărcați. Nu este doar faptul că productivitatea ta va scădea. Cu un ritm nemilos, cu siguranță te vei „arde”, iar corpul tău, fără consimțământul tău, își va aranja singur o odihnă, trimițându-te pe un pat de spital. Aici vei pierde tot timpul economisit.

Tratează-te ca un cal pursânge - acesta, desigur, este un animal puternic, dar care dintre proprietari ar îndrăzni să-l conducă cu un galop frenetic?

1. Nu „încetiniți” proiectele și faptele. Tine minte frază celebră despre faptul că cel mai bun este dușmanul binelui? Simți că, cu cât îți testezi mai mult proiectul, cu atât devine mai bine? Este foarte important aici să nu „exagerați” problema, altfel riscați să simți oboseală cronică din cauza incapacității de a atinge idealul. Nu vă străduiți pentru ideal - aceste acțiuni vă vor pierde timpul.
2. Nu încerca să fii grozav în orice. Este nevoie de ani pentru a deveni un expert în orice domeniu. Este mai bine să ieși în evidență într-un singur lucru decât să fii mediu în toate. Despre asta este Ocean's 11. Este important să ai o echipă în care toată lumea se pricepe la ceva, apoi poți delega cu ușurință lucrurile.

La începutul lunii decembrie, ne pregătim încet să ne întâlnim An Nou. Rezumând, pregătind cadouri, stabilind obiective pentru anul următor - toate acestea sunt importante, dar nu sunt încă urgente. Dar dacă amâni să faci aceste lucruri până când ultimele zile luni, se vor transforma în urgență.

Pentru a preveni acest lucru, trebuie să faceți lucruri importante în avans. Și pentru asta, trebuie să ai o listă de lucruri de făcut. Să încercăm să-l compunem.

Aproape fiecare cititor de Lifehacker știe despre Matricea Eisenhower dar tot iti voi aminti de asta. Arata cam asa:

• Urgent și important - nu permiteți
• Urgent și neimportant - delegat
• Neurgent și important - de făcut
• Neurgent și neimportant - nu faceți

Dar destulă teorie, să trecem la alcătuirea unei liste de lucruri care sunt importante și nu urgente, lucruri care chiar merită făcute.
Organizați informațiile. Gândiți-vă la cât timp vă ia de obicei să găsiți informațiile de care aveți nevoie. La urma urmei, îl consumăm în astfel de cantități încât este greu să-ți amintești exact unde ai dat peste el. A fost în rețea socială, într-un flux RSS, într-un motor de căutare? Dacă adăugăm la asta faptul că stăm fie la laptop, fie la computer, fie la o tabletă, atunci devine trist.

Așa că am planificat pentru mine următoarele: Mențineți o bază de date pentru a stoca informații . Pentru mine, acesta este Evernote, care anul viitor ar trebui să îmbine notele de pe Kindle, datele din OneNote, intrările marcate din Reader, linkurile către recenzii video.

Faceți conexiunile potrivite. Spune-mi, îl cunoști pe poștașul tău? Dar medicul local, inspectorul fiscal? Știi pe cine să suni dacă ți se rupe țeava? Lista persoanelor a căror cunoaștere este importantă poate fi continuată, dar fiecare este unic. De aceea fa-ti lista .

Dezasamblați lucrurile. Multe lucruri sunt importante pentru noi. Unele sunt cheia amintirilor sau experiențelor emoționale. De exemplu, fotografii sau cupe, diplome pentru realizări. Acestea ar putea merita păstrate. Dar iată o bluză care nu a mai fost purtată de trei ani, care doar ocupă spațiu.

A pregati documente necesare . Ordinea este importantă nu numai în informații, lucruri, ci și în documente. De exemplu, obțineți un pașaport. Din anumite motive, atât de mulți oameni îl primesc repede, înainte de a pleca în vacanță. Și este valabil zece ani. De asemenea, merită să ne amintim despre documentele de pe Internet: date de domeniu, certificat personal webmoney, verificare Yandex.money.

În mod specific, nu includ în această listă procese sau obiceiuri în care este important să te angajezi în mod constant. Aceasta este comunicarea cu familia și prietenii, auto-îmbunătățirea, îngrijirea sănătății, lectura și așa mai departe. Ce ai adăuga la această listă?