Правила за ефективна бизнес среща. Бизнес среща

издателска къща:
"Ман, Иванов и Фербер", 2014 г

Как да поздравя

Ако влезете в стая, винаги първо поздравявайте, независимо дали сте жена или мъж, топ мениджър или обикновен служител, възрастен човек или млад мъж. Ако има други хора в офиса на лицето, което посещавате, ограничете се до общ поклон и поздрав. След това се ръкувайте с човека, който ви е поканил. Когато поздравявате някого, не се ограничавайте само с официално „Здравей“. Обадете се на човека, с когото говорите, по име.

Когато се срещате с някого, когато ви представят или вие се представяте, не бързайте да подавате ръката си. Човекът, на когото се представяте, трябва да го направи първи. Запомнете: според бизнес етикета не е обичайно да се целуват ръцете на дамите на официална среща (според правилата на социалния етикет само омъжени жени целуват ръка и само на закрито). Ако седите, изправете се при поздрав, ако е възможно. Използвайте здравия разум, когато правите това. Ако изведнъж не можете да стоите (например, защото ви е тясно и неудобно), поздравете другите хора, докато седите, но се извинете: „Съжалявам, че не станах, тук е малко пренаселено“.

Как да се ръкуваме

Ако отидете до група хора и се ръкувате с един човек, трябва да се ръкувате с останалите. Не е обичайно да се ръкувате през прага, масата или над главата на човека, който седи между вас. Не се ръкувайте с някой, с когото говорите, докато държите другия в джоба си. Един от належащите въпроси на бизнес етикета: необходимо ли е да се ръкуваме с жена? Отговорът е ясен: да. Женското ръкостискане не се различава от това на мъжа. Социалният етикет предполага, че жената първа подава ръка на мъжа. В бизнес етикета лидерът пръв се ръкува, дори подчиненият да е жена.

Ръкостискане с длан нагоре показва, че човекът иска да прехвърли контрола на събеседника. Когато човек, ръкувайки се с партньор, покрие дланта си със своята, той демонстрира своята сила и господство. Ако не сте доволни от тази позиция, покрийте го дясна ръкас лявата си страна . Бизнес етикетът не насърчава ръкостискането с двете ръце, тъй като има за цел да предаде по-близки отношения с хората. Освен това хората могат да възприемат такъв жест като опит за снизхождение или покровителство. Не забравяйте обаче за междукултурните различия - например американците обожават този жест и го смятат за подходящ в бизнес комуникацията.

Как да се срещаме с хора

Ако около вас има непознати, не се срамувайте, не се колебайте да се представите, не чакайте да ви представят. Когато се срещате с някого на бизнес среща (конференция, прием), не трябва веднага да говорите за постиженията си и да изброявате пълномощията си. Достатъчно е просто да посочите какво правите и защо сте дошли на срещата или събитието.

Важно е да можете не само да се представите, но и да запознаете хората един с друг. Първо се споменава човекът, на когото представяте непознатия. Този, който си представяте, е вторият. Когато представяте хора с равен статус, представете този, с когото сте по-добре познат, с този, с когото сте по-малко познат. Мъж се представя на жена, а някой по-млад по възраст или позиция се представя на жена.

Когато ви представят човек, съсредоточете се върху това да запомните името му – използвайте името му често по време на разговора. След като сте забравили името на събеседника, опитайте се да смекчите ситуацията, като правилно попитате отново: „Съжалявам, аз съм в напоследъкСтанах малко забравителен, можеш ли да ми припомниш името си? »

Каква трябва да бъде визитката?

За предпочитане е визитната картичка да бъде оформена в строг, лаконичен стил. Бизнесмени, които често работят с чуждестранни партньори, трябва да отпечатат визитни картички на езика на партньорите - това е особено добре дошло в азиатските страни. Ако някаква информация за вас се е променила, трябва да поръчате нови визитни картички: в никакъв случай не коригирайте данните на стари визитни картички; карта с петна и поправки е признак на лош вкус. По добър начинЗа бизнес човек се счита, че има визитки на два езика - руски и английски. Не трябва да правите двуезична визитка.

Ако не сте намерили човека там, но искате да му покажете уважение, сгънете горния десен ъгъл на визитната картичка, която сте оставили. Предаването на вашата визитка с бележка през трети страни е обичай, често срещан в международната бизнес комуникация.

Как да приключим среща

напускане непознати, не е необходимо лично да се сбогувате с всички. И ако напуснете претъпкан прием преди останалите гости, кажете сбогом само на домакините на срещата. В противен случай вашето заминаване може да послужи като сигнал за участниците в партито, че е време всички да се приберат. Ако разговорът продължи твърде дълго, поканете другия човек да се срещне с нови хора, представете ги един на друг, извинете се и си тръгнете.

Сбогуването трябва да е кратко - например ръкостискане, както при среща. Завършете разговора учтиво, като използвате универсални фрази, например: „Беше ми приятно да се запознаем“. Ако трябва да напуснете среща по-рано, изчакайте пауза в разговора, изправете се и се сбогувайте, изразявайки надеждата си за нова среща.

Езикът на тялото

Невербалните комуникации лежат в равнината както на психологията, така и на добрите маниери: например, когато говорите с хора, не е необходимо да разтваряте широко краката си, да се прегърбвате и да държите ръцете си в джобовете си. Тълкуването на някои типични жестове е доста твърдо установено. Например позата на смокинови листа (длани, стиснати една в друга, така че ръцете да образуват обърната буква V) показва срамежливост и липса на самочувствие. Ако правите нервни движения, клатете се от едната страна на другата или докосвате лицето или косата си, увеличавате собственото си нервно напрежение и разсейвате другите. Не се насърчават прекомерните жестове по време на разговор. Жестовете трябва да бъдат сдържани - събеседниците могат да бъдат смутени от прекомерно изразяване.

Покажете уважение към личното пространство: разстоянието между вас и събеседника трябва да бъде не по-малко от една ръка разстояние. Деловото общуване не включва говорене с тих глас или шепот. Не правете крачка напред, ако другият прави крачка назад – по този начин той може несъзнателно да се опитва да покаже, че нахлувате в личното му пространство. По време на срещата не трябва да гледате часовника си - другите може да си помислят, че сте обременени от комуникация и бързате да си тръгнете. Не трябва да се седи с кръстосани крака, особено на стол. Ако е дълбоко, можете леко да изпънете краката си.

Как да преговаряме

Подготовката за преговорите се състои в изготвянето на приетия между дипломати и бизнесмени делови протокол и съществената част - въпросите, които трябва да бъдат обсъдени. Партньорите трябва да бъдат поканени на преговори поне две седмици предварително, за да могат и те да се подготвят - това ще спести време и ще създаде условия за ефективна комуникация. Що се отнася до състава на делегацията, в преговорите трябва да има паритет, тоест равен брой участници от двете страни и съответствие на позициите на представителите на всяка. На срещата са поканени само тези служители, чието присъствие наистина е необходимо. Мястото за провеждане на преговорите се предлага от поканилата страна, но поканеният има право да го приеме или отхвърли. Не се препоръчва да планирате преговори рано сутрин или късно вечер.

Когато има много участници и те не са запознати, можете да поставите карти с фамилни имена на масата. Страните са разположени една срещу друга по ред на разположение. Представителите на приемащата страна сядат с лице към вратата. Между участниците трябва да има разстояние от около метър и половина. Ръководителят на приемащата страна сяда пръв.

След поздрава участниците трябва да се представят един на друг. Необходимо е също така да се очертае тяхната роля и правомощия в преговорите. Първо се представя ръководителят на приемащата страна, а след това ръководителят на поканената делегация. След това те представят своите служители: първо на домакина, след това на поканената страна. Размяната на визитки е подходяща, ако на срещата присъстват не повече от седем души от всяка страна.

При водене на преговори с чуждестранна делегация е необходимо предварително да се договори езикът на преговорите и да се осигурят технически средства за преводачите. Ако по време на разговора се прави запис, гостите трябва да бъдат информирани за това. В края на преговорите се съставя протокол и към него се прилага предварително одобрен план.

Прието е гостите да започват разговора. Не е обичайно да прекъсвате говорещия. В редки случаи, когато наистина трябва да изясните нещо по време на реч, можете да се извините и да зададете въпрос. При никакви обстоятелства не трябва да спорите с представители на вашата страна. Ако искате да изясните нещо помежду си, трябва да поискате почивка и да излезете да обсъдите. В преговорите няма място за категорични изявления, предизвикателства, резки оценки или демонстрации на превъзходство. Ако забележите това поведение от другата страна, не трябва да заемате отбранителна позиция - по-добре е просто да мълчите.

Оптималната продължителност на срещата е два часа. Ако преговорите се проточат, е необходима половинчасова почивка за кафе. Ако имате подаръци за участниците в срещата, те се връчват след преговорите.

По време на преговори не се сервират алкохолни напитки. В редки случаи (например подписване на важен договор) шампанско може да бъде предложено в самия край на преговорите - но това е по-скоро символичен жест.

Приемане на бизнес партньори

Гостите трябва да бъдат посрещнати на летището от ръководителя на делегацията с подходящ ранг. Обикновено пристига с придружител двама или трима души. Ръководителят на приемащата компания може да не придружава гостите по време на всички пътувания. Има негласно правило (не категорично, но желателно) - ако гост пристигне със съпругата си, тогава мениджърът на домакина идва на първата среща, придружен от съпругата си. Първо се представя ръководителят на приемащата страна. След това представя съпруга, след това служителите (в низходящ ред на позицията).

Помислете предварително как да настаните гостите си в колите им, така че всичко да мине гладко. Най-почетното място се счита за задната седалка по диагонал от водача. Той е зает от ръководителя на гостуващата делегация. Той пръв влиза в колата и пръв излиза. Ако ръководителят на посрещането пристигне с личен автомобил, тогава почетното място на госта е до него. Нормите за учтивост изискват вратата да бъде отворена за мениджъра. Това се прави от шофьор, охранител или служител, но в никакъв случай от жена.

Когато придружавате гостите до хотела, не се разделяйте с тях на улицата, а във фоайето. Там можете да организирате и протоколно посещение.

Мобилен етикет

Обадете се на мобилен телефон на бизнес въпросинеобходимо в работно време се счита времето от 09:00 до 21:00 часа. Винаги изключвайте телефона си, когато говорите или обядвате заедно. Тонът на звънене трябва да е неутрален (класически телефонен звук, ненатрапчива мелодия или просто безшумна вибрация). Ако се обадите на някого и телефонният секретар се включи, не затваряйте. Представете се и помолете да ви се обади, когато е удобно. Ако вашето обаждане не бъде отговорено, обадете се не по-рано от два часа по-късно - собственикът на телефона ще види пропуснатото повикване и ще се обади обратно. Неучтиво е да чакате повече от шест позвънявания - по-добре е да затворите след петото позвъняване. Не трябва да питате за наличността на времето на събеседника, ако се обаждате в работно време за конкретен кратък въпрос.

Този, който го е започнал, прекратява разговора. Ако връзката бъде прекъсната, лицето, което се е обадило, ще се обади обратно. Най-добре е да отговорите след второто или третото обаждане - ако вдигнете телефона веднага, обаждащият се може да няма време да се концентрира. Не прекъсвайте обаждането - невъзпитано е. Трябва да отговорите и да помолите да се обадите обратно (или да обещаете да се обадите) след определен период от време, да речем след два часа. Няма нужда да се извинявате в края на разговора, че сте отнели времето на другия; по-добре е просто да му благодарите за възможността да говорите за вашия бизнес. Не давайте номера мобилни телефонибез съгласието на собствениците им.

Книгата е предоставена от издателство Ман, Иванов и Фербер.

Основната същност на бизнес разговорите е да се създаде конструктивна дискусия между двама или повече души. За да постигне положителни резултати, човекът, който отива на срещата, трябва правилно да се подготви за разговора: да събере възможно най-много информация за клиентите (навици, постижения, скорошни успехи и т.н.), да постави конкретни цели, към които се стреми, а също вземете решение за стила на облекло и поведение.

Събиране на информация

За да опознаете по-добре клиентите си, трябва да направите малко проучване. Състои се от събиране на всякакъв вид информация за този човекили група хора от различни източници, които ще бъдат обсъдени в тази статия.

Клиентски сайт.Най-безценният и приоритетен източник на информация за човек е неговият собствен уебсайт. Обикновено на такива ресурси хората се опитват да публикуват възможно най-много информация за себе си и своята компания. На първо място, трябва да проучите задълбочено началната страница на сайта. В крайна сметка само на пръв поглед се създава впечатлението, че само обща информация. На тази страница можете да разберете ролята на тази компания или предприятие на пазара, периода на съществуване, регионите, в които се представят услугите или продуктите, както и географията на компанията.

Разделът „Новини“ също е много интересен. Някои хора публикуват световни новини на тази страница, за да запълнят поне празнотата. Всъщност тук трябва да се публикува информация, свързана с живота на организацията: няколко думи за стратегически политики в бъдеще, информация за нови партньори, отчети за успешно участие в различни изложения и, разбира се, събития, които са се случили наскоро.

Раздел на сайта като „Партньори“ ще ви позволи да се запознаете със списъка на клиентите, които си сътрудничат с тази компания. Ако сред тях намерите поне няколко компании, които си сътрудничат с вас, това може значително да ви помогне да окажете натиск върху клиентите по време на преговори. Така че не пречи да получите препоръки от тях или благодарствени писма. Вероятно уебсайтът ще съдържа информация за служителите на компанията. В този случай ще имате възможност да се запознаете с информация за ръководството на компанията и да проучите сферата на тяхната професионална дейност. Може би можете да намерите общи интереси или общи теми, които могат да бъдат обсъдени, когато се срещнете: фенове на един и същи спорт, имат деца, учат в едни и същи учебни заведения и т.н.

Социални медии.Днес това ни дава цял набор от нови възможности, които вие (специалист по продажбите) не трябва да пренебрегвате. Например, голям брой хора са придобили свои собствени. Сайтът на компанията може да съдържа връзка към корпоративния блог, който отваря достъп до нова информация. Ръководителят на компанията също може да има собствен блог. Ако сте успели да се доберете до Twitter на човека, с когото ще се срещнете, не забравяйте да проучите цялата налична там информация. След като намерите човека, от който се нуждаете, в различни социални мрежи („Professionals.ru“, „Facebook“, „Odnoklassniki“, („В контакт“ и т.н.) - не забравяйте да се запознаете с дейностите на групите и общностите, в които той е член, както и в кръга негови приятели.

Средства средства за масово осведомяване. Медиите съхраняват много голямо количество информация и информация, която може да се използва за собствени цели. Ако една компания е загрижена за своя имидж, винаги реагира своевременно на атаки и обвинения от конкуренти и в резултат на това работи в тясно сътрудничество с медиите (публикува интервюта и видеоклипове по радиото и телевизията, статии във вестници и списания) - това означава, че ръководството на компанията цени общественото мнение. Този факт трябва да се използва и при подготовката за бизнес среща.

Обърнете внимание на рекламните материали. В крайна сметка, след като сте проучили задълбочено рекламните средства, използвани от компанията, можете да научите за целите, преследвани от ръководството, както и за тяхното благосъстояние. Не забравяйте, че човекът, с когото имате сериозна среща, също ще използва всички тези възможности в подготовката. По време на лична среща можете да използвате информация за мотивиращи компании и текущи промоции. Всичко това ще ви помогне да формирате положително мнение за вас като човек, който е добре запознат с бизнеса на своя клиент, за разлика от много други мениджъри, които се опитват да „вкарат“ продукта си възможно най-бързо. В сравнение с такива хора ще изглеждате като компетентен специалист, което допринася за формирането на лична симпатия и доверие между ръководителя на компанията и вас.

Търсачки.Не забравяйте, че търсачките ви позволяват да намерите много полезна информация за ръководителя на компанията и бизнеса като цяло. Просто въведете името на компанията или компанията в реда за въвеждане и продължете да прелиствате страниците една след друга и определено ще можете да намерите важна информация, за която дори не сте подозирали (оборот на фирмата, предстоящи съдебни дела и т.н. ).

Изображение

Бизнес стилът е общоприет в бизнес среда. Не е допустимо да се носи важни срещимаяци, шорти, отворени обувки, къси поли, дънки или маратонки. Но както всеки знае, всяко правило има своите изключения. Например, за да бъдат преговорите успешни (с добри перспективи) и да доведат до положителни резултати (ползи за сравнително кратко време), трябва да се обличате малко по-зле от вашия събеседник. Бизнес стилът е стандарт, но не е необходимо да бъдете много ревностни.

Спомнете си, че например скъпи хора, облечени за среща с непознат, ще създадат впечатление не за добър вкус (както би трябвало), а за намерения да измъкнат пари от своя клиент възможно най-бързо, което ще се отрази негативно на откритата и градивна комуникация. На практика има голям брой случаи, когато хората идват на важни срещи с ръководители на големи компании, облечени с пуловери с разпънати ръкави, къси панталони или дънки. Представете си за минута, че сте в скъп костюм на среща с директора на голяма и успешна компания. Кой ще се появиш в очите му? Най-вероятно като „облечена“ патица! В такива срещи няма да имате малък шанс да изградите конструктивен и продуктивен разговор.

Как искате да изглеждате, когато се срещате с конкретен клиент, ще ви помогне да разберете предишния етап от подготовката за бизнес среща. Само чрез събиране и анализиране на цялата информация за клиента и неговата компания можете да направите правилния избор. Например, ако сте заключили, че вашият потенциален клиент, много сериозен човек, се интересува от луксозни автомобили, участва активно в благотворителна дейност, членува в обществени организации и политически партии, посещава различни конференции и семинари, заемал е длъжността на главен изпълнителен директор за 10 години, най-добре е да облечете класически бизнес костюм (изчистени обувки, сако, тъмен панталон, светла риза). За момиче е доста подходяща черна рокля без никакви лъскави аксесоари. Не се опитвайте да претоварвате външния си вид с ненужни „дреболии“, всичко трябва да е „в умерени количества“!

Ако имате бизнес среща с ръководителя на младо, развиващо се предприятие, което предлага на пазара широка гама от облекла за млади хора, и разберете, че вашият клиент предпочита ежедневен стил на облекло и е сравнително млад, препоръчително е да обличайте се по-небрежно. Освен това ще изглежда като допълнение към разговора: ще подчертаете положителното си отношение към посоката на развитие на неговата търговска дейност.

Ако сте научили от вашите източници, че ви предстои среща с креативна и необикновена личност (ще разберете, като проучите подробностите личен животИ различни снимки) – опитайте се да се обличате интересно. Например стилни аксесоари, несъвместими цветове, ярка вратовръзка и всичко останало, което ще ви помогне да се явите пред събеседника си като еднакво необикновена личност, в която той (тя) може да види своя съюзник.

Както всички знаят, класическият стил включва тъмно дъно и светло горно (обикновено бяло). Когато отивате на важна бизнес среща, спазвайте това правило. Също така, когато избирате цветове и стил, съобразете се с кого ще се срещате. Това много просто правило винаги ще ви помогне да изглеждате оригинални и впечатляващи. В същото време не забравяйте за главата си. И така, момичета с дълга косатрябва внимателно да ги подредите в някаква прическа.

Създаване на положително впечатление за 5 минути

Когато отивате на бизнес среща, не забравяйте, че ще имате само няколко секунди, за да направите добро впечатление. Ако нямате достатъчно време, обикновено ще имате още пет минути, за да го направите както трябва. Опитайте се да си представите ситуацията: в офиса ви се чука, влиза мъж с голяма чанта и вика "Внимание!" се опитва да насочи вниманието ви (и на другите служители) към някоя книга в ръката си. Какво си помислихте за този човек в този момент? Искате ли вашият клиент да мисли същото за вас? Едва ли! Затова трябва предварително да обмислите всичките си действия: как ще влезете през вратата, какво ще кажете на бизнес партньорите си и т.н.

Тъй като тази статия е за бизнес разговори, предлагаме на вашето внимание следната опция. След като отворите вратата, поздравете клиента си, като го наречете по име и фамилия (или име и отчество), за да сте сигурни дали това е човекът, с когото ще се срещнете. След това трябва да се представите, като посочите вашето име, позиция в компанията, както и точките, които трябва да обсъдите, както и да кажете на клиента си, че сте се съгласили да се срещнете с него точно в този момент. Опитайте се да установите визуален контакт със събеседника си през този период. Ако видите, че клиентът е зает с документи, проверете дали може да говори с вас сега или му трябва малко време, за да свърши текущите си дела. Ако човек е готов да общува, можете да започнете.

Как трябва да изградите разговор?

За да разбере вашият събеседник, че си има работа с делови и сериозен човек, първо обявете правилата на срещата. Например, можете да кажете следното: „Основната цел на нашата среща с вас е да определим текущите ви бизнес цели и да определим как точно нашата компания може да ви помогне да ги постигнете. Предлагам да изградим разговор на два етапа. На първия етап ще ви задам малък брой въпроси, за да разбера основните приоритети на вашата компания, на втория етап ще ви кажа кои от тях нашата компания може да ви помогне да определите. Смятам, че такава структура на преговорите ще бъде максимално продуктивна. Съгласни ли сте с мен? След като получите съгласието на събеседника, можете да започнете самите преговори. Ако клиентът не харесва вашия план, разберете каква алтернатива може да предложи.

За да определи правилно нуждите на бизнес клиента, добрият преговарящ трябва да владее методологията за правилно конструиране на въпроси. Този списък може да бъде предварително отпечатан на хартия и да въведете отговорите на вашия клиент там или можете да „запазите“ всички въпроси в паметта и да си водите бележки за цялата получена информация. Не забравяйте, че разговорът трябва да се развива логично, така че трябва много внимателно да обмислите реда на всички въпроси. За да подготвите списък с въпроси, можете да използвате следния шаблон:

1. От колко време фирмата ви е на пазара?
2. Кой е включен в целева аудиторияВашите клиенти?
3. Към какви пазари се насочвате (региони, регион, град)?
4. Какви конкурентни предимства привличат клиенти към вашата компания?
5. С какво вашата компания се различава от конкурентите?
6. С кои доставчици на услуги си сътрудничите в момента?
7. Защо избрахте точно този доставчик?
8. Опитайте се да оцените работата на вашия доставчик по десетобална скала. Каква оценка ще дадете?
9. Какво точно не харесвате в работата на настоящия ви доставчик?
10. Според вас какви предимства трябва да има нашата компания, за да можем да изградим дългосрочно сътрудничество с вас?

Не забравяйте, че най-важната част от една бизнес среща е фазата на събиране на информация. Благодарение на правилните въпроси можете да накарате събеседника си да говори и да разберете за всички проблеми и неудобства, които той е принуден да изтърпи. По този начин можете да разберете дали можете да помогнете за разрешаването им и ако сте уверени в продуктите си, ще имате доста добри шансове да сключите изгодна сделка.

Коректно представяне на вашите продукти

На първия етап вашият клиент говореше по-голямата част и само задаваше въпроси. Сега ще трябва да говорите. Можете да изградите по-нататъшна комуникация по такъв начин, че клиентът да задава много въпроси, за да изясни точките, които го интересуват и да разсее съмненията му, или така че да мълчи през цялото време, тъй като всичко ще бъде ясно и той ще се съгласи с твоите думи. Успешното изпълнение на етапа на представяне на услугите на вашата компания се състои в това как успявате да преведете цялата информация, която клиентът току-що е споделил в негова полза, като се фокусирате върху качеството на услугите, предоставяни от вашата компания.

Например, ако вашият събеседник се оплака от качеството на доставка на текущия доставчик на услуги (чести забавяния на поръчките, което води до „подкопаване“ на работата на компанията на клиента), трябва да подчертаете, че когато си сътрудничите с вашата компания, такива ситуации ще не се случи, тъй като сервизният отдел работи хармонично и под постоянен надзор на контролна служба, каквато (най-вероятно) настоящият доставчик на услуги няма. В крайна сметка, ако беше там, тогава нямаше да има такива забавяния на доставката. Освен това можете да отбележите, че в договора на вашата компания се посочва, че в случай на неуспешна доставка компанията доставчик ще плати неустойка или ще предостави бонуси като компенсация. С други думи, вие правно гарантирате на вашия клиент спазването на всички условия на договора, което ще помогне за защитата на клиента от риск.

Изводи

За да проведете успешен бизнес разговор с потенциални клиенти, трябва да преминете през няколко етапа. Подготвителен етапвключва събиране и анализ на всякакъв вид информация за личността на лицето (с което предстои срещата) и компанията, която представлява. Информацията от медиите, рекламните източници и търсачките може да помогне за това; също така ще бъде полезно да посетите уебсайта на компанията.

Когато избирате дрехи, трябва да се придържате към класическия стил, но ако имате надеждна информация за личността на клиента, с когото ще се срещнете, начинът и стилът може да са подобни на него.

За да създадете положително впечатление за пет минути, обявете правилата на срещата и задайте възможно най-много ситуационни въпроси на етапа на събиране на информация от събеседника.

Последният етап е презентацията, по време на която подготвяте вашия събеседник за факта, че той ще получи повече ползи от сътрудничеството с вашата компания.

За да установите положителни отношения с партньорите, е важно да се придържате не само към правна рамка. Една от тайните на успеха е воденето на преговори в съответствие с установените обичаи и правила. Всички тези стандарти на бизнес етикет са разработени в продължение на много години. И не е прието бизнесмени и дипломати да ги пренебрегват.

Всеки човек участва от време на време в преговори – ходи на интервюта при търсене на работа, сключване на договори, продажба на стоки или договаряне на предоставяне на услуга. Целта на преговорите е обмен на мнения и постигане на планирания резултат.

Независимо на какво ниво се провеждат преговорите, било то обсъждане на работни въпроси между шеф и подчинен, среща на бизнес партньори или дори държавни глави, бизнес етикетът предвижда три основни етапа на преговорите:

• Подготовка;
• преговорен процес;
• постигане на споразумение.

Подготовка на преговори

Успехът на преговорния процес до голяма степен се определя от неговата подготовка.

Той включва както организационни, така и съдържателни компоненти. Тъй като в ежедневието, в бизнеса и в междудържавната сфера често възникват противоречиви ситуации, въпросите за спазването на етикета винаги остават актуални. Нарушаването на установените норми води до негативни последици.

За да избегнете грешки, струва си да се има предвид, че етикетът на бизнес срещите и преговорите изисква от преговарящите да бъдат учтиви и тактични, да спазват дрес кода, както и да имат положително отношение и добра воля. Приемащата страна трябва да поеме инициативата.Започването на разговор, запълването на неудобни паузи и като цяло воденето на разговора е нейно право. Гостите трябва да се третират като партньори, а не като врагове.

Определяне на място и време

Бизнес етикетът изисква датата и точният час на преговорите да се съгласуват предварително от участниците. След като сте ги договорили с партньора си, не можете да закъснеете. Това създава негативен образ и показва неуважение. Ако не е било възможно да се избегне закъснение по някаква причина, трябва да се извините.

Не трябва да планирате работните преговори рано сутрин или късно, или по време на обедната почивка. Най-добрият избор се счита за първата половина на деня. Освен това сериозни бизнес срещи обикновено не се планират през последните седмици на годината, когато мнозина са заети да обобщават работата и финансови въпроси. Мястото на срещата, като неформална обстановка или заседателна зала в офиса, е избрано така, че да отразява цялостната концепция.

Събиране и анализ на данни, необходими за преговори

Подготовката за преговори изисква цялостно изучаване на тяхната тема.

Според етикета броят на участниците в срещата от всяка страна, както и техният статус, трябва да бъдат пропорционални. Всяка делегация трябва да има ръководител – човек, който взема крайните решения.

Преди срещата си струва да обмислите какви информационни материали могат да бъдат полезни, така че важната информация в печатна форма винаги да е под ръка за всеки участник. Проектоспоразуменията също трябва да бъдат подготвени предварително.

Изготвяне на план за преговори, определяне на цели

Етикетът на бизнес преговорите включва не само решаване на организационни въпроси, но и разработване на съществената страна.

На първо място е необходим внимателен подбор на информация, идентифициране на основните проблеми и начини за постигане на споразумения. Когато се подготвяте за преговори, препоръчително е да направите списък на интересите на двете страни, като ги разпределите от най-важните към по-малко значимите.

Струва си да изберете най-много подходящ вариантпровеждане на преговорния процес, както и план за действие в случай на неуспех. Това увеличава шансовете за продължаване на обсъждането на въпроса в бъдеще.

И накрая, по време на подготовката трябва да идентифицирате проблемите и да се опитате да ги разберете. Например, подготовката на нова сделка може да отнеме много време, но решението за нейното сключване трябва да бъде взето бързо и незабавно изпълнено. Планът за бизнес среща трябва да обхваща възможно най-много текущи въпроси, а не да се ограничава до определяне на времето и мястото на преговорите.

Преговори

Воденето на бизнес преговори се вписва в следната схема:

1. начало на срещата;
2. обмен на информация;
3. аргументация и контрааргументация;
4. търсене и вземане на решения;
5. заключителна част.

Успехът на този процес е определен способността на събеседниците да задават въпроси и да чуват отговори, както и спазване на стандартите за бизнес етикет. Всички участници в срещата трябва да бъдат точни, честни, коректни и тактични.

Представяне и настаняване на гостите

Всички членове на приемащата страна трябва да се съберат в уречения час в стая, подготвена за преговорния процес. Служителите, които не участват в събитието, обикновено отговарят за посрещането на гостите.

Първи поздравява събралите се и се представя ръководителят на делегацията домакин, а след това ръководителят на делегацията гост. След това собственикът кани всички да заемат местата си. Той е първият, който го прави. Останалите участници заемат местата си според поставените знаци. Най-често и двете са разположени една срещу друга, в центъра. Представителите на всяка делегация са настанени от своята страна на дългата маса.

След като всички преговарящи са заели местата си, водещият домакин може да започне да представя своя екип. След това, според бизнес етикета, редът отива на главата на гостите.

Ако има по-малко от десет участници в среща, възниква обмен. Всеки подава своята карта на лицето отсреща.

Определяне на списък с въпроси и оформяне на дневен ред

Започването и провеждането на разговор е отговорност на лидера на приемащата страна.Неговата задача е да предотврати продължителни паузи, които могат да бъдат изтълкувани погрешно като сигнал за прекратяване на разговора.

Според етикета не трябва да започвате да обсъждате проблема веднага. Първо, обичайно е да се обменят фрази по абстрактни теми. Например, можете да подчертаете съществуващия си опит от ползотворно сътрудничество или поне да говорите за времето. И е по-добре да не засягате теми като религия, национални проблеми, спортни предпочитания. Те могат да предизвикат разногласия. След това ръководителят на домакините преминава към основната тема на преговорите и може да даде думата на други участници и експерти.

Бизнес етикетът включва протокол от срещата. За да направите това, използвайте диктофон. Но за провеждането му е необходимо да се информират и двете страни и да се получи тяхното одобрение.

Обсъждане на спорни въпроси

Процесите на преговори не винаги завършват успешно, интересите на участниците често не съвпадат. Страните могат да не постигнат съгласие по основната тема на обсъждане или конкретни предложения и тези. В този случай те се договарят за следващия кръг от преговори, за да си вземат почивка и да продължат да търсят решения на всеки проблем.

Когато възникнат противоречиви въпроси, етикетът изисква запазване на спокойствие.

Приключване на преговорите

В края на срещата е необходимо малко да се изчисти атмосферата. След приключване на официалната част на събитието ръководителят на домакините може да предложи да свалят саката си. Но инициативата за прекратяване на преговорите трябва да остане на лидера на гостите.

Постигане на договорености на среща

Когато обсъждат конкретно решение на проблем, участниците в преговорния процес се стремят да постигнат конкретни резултати. Всякакви договори и споразумения могат да се приемат само в рамките на така нареченото пространство за преговори. Това са тези осъществими решения, с което опонентите може да се съгласят.

Споразумения могат да бъдат постигнати въз основа на следните видове решения:

• компромис– включващи взаимни отстъпки;
• асиметричен– при които отстъпките на едната страна значително надвишават отстъпките на противниците;
• принципно нов– максимално удовлетворяващи и двете страни.

Нека да обобщим срещата

Бизнес срещите по правило завършват с приемането на едно или друго решение. Етикетът при водене на преговори изисква той да бъде документиран. Упълномощени представители на двете страни подписват окончателните документи и получават техните копия.

Въз основа на резултатите от срещата е необходимо да се състави писмен доклад. Може да бъде изпратен на партньори за одобрение.

Всички постигнати договорености трябва да се спазват, независимо дали са устни или писмени. Най-важното правилобизнес етикет - дръж на думата си.

Анализ на резултатите от преговорите

Преговорите се считат за завършени само когато резултатът от тях е напълно анализиран, взети са всички мерки за изпълнение на споразуменията и са направени заключения, които ще помогнат за подготовката за следващите събития.

Анализът се извършва с цел сравнете целта на преговорите и крайния резултат от тях, определя тези действия, които следват от резултатите.

За да се постигне взаимно разбирателство, е важно стриктно да се спазват общоприетите норми на бизнес етикета, както и да се познават националните черти и психологията на поведението. За да направите това, когато се подготвяте за събитието, трябва да се запознаете с културата на страната, от която идват гостите.

Например преговорите с чуждестранни партньори изискват максимума директен диалог, те възприемат намеците като нечестност или несигурност. В етикета мълчанието често се цени повече от изречената дума. Затова японците оставят изреченията неизказани, докато не са сигурни как ще ги възприеме събеседникът.

Подготовка и провеждане на бизнес срещи и приеми

.Подготовка и провеждане на бизнес срещи

1.1 Предмет на бизнес среща

Ефективно изпълнениебизнес срещата изисква сериозна и задълбочена подготовка.

Предметът на бизнес срещата е въпросът, проблемите, които трябва да бъдат разгледани по време на срещата. Освен срещи за решаване на бизнес проблеми се провеждат и протоколни срещи, които се наричат ​​още „посещения на любезност“, тъй като се провеждат с цел лично запознанство или за проявяване на внимание към партньор по определен повод.

Предварително трябва да се уговори бизнес среща. В рамките на един регион е най-препоръчително да преговаряте в рамките на 2-3 дни. Можете да организирате бизнес среща по имейл или по телефона.

Подготовката за среща с чужденци трябва да бъде особено задълбочена. Необходимо е да се предвидят всички елементи от програмата на престоя им: ред на срещата, персонален състав на участниците, участие на представители на пресата, размяна на сувенири, приветствени речи, хотелско настаняване, делова част, културна програма, неформални приеми, сбогувания.

1.2 Място за бизнес среща

Мястото на срещата е важноза страните в преговорния процес, тъй като може да се превърне във важен аспект от ефективността на срещата за една или всички страни в преговорите. Има следните възможности за избор на място за бизнес срещи: на собствена територия, на територията на партньора, на неутрална територия и чрез средства за комуникация (дистанционно).

Повечето бизнесмени предпочитат да провеждат срещи в техните помещения (в помещенията на тяхната компания).

Среща във вашите помещениядава възможност за изгодно използване на статута на собственика. Всъщност в тази ситуация изразът „къщите и стените помагат“ много често работи. Собственикът може да използва набор от подходящи тактики, за да повлияе на процеса на преговори. Това са организационни средства: избор и подреждане на помещения, разположение на участниците на масата за преговори, организация на процеса на преговори (закъснение, прекъсване), организиране на културни и социални програми.

Организационните средства са свързани с психологическите. В крайна сметка формите и нивото на организация на преговорния процес създават подходяща психологическа атмосфера (приятелство, натиск, напрежение, манипулация и др.). Пример за това е дизайнът на офиса, размерът на масата, разстоянието между собственика и посетителя, формата, размерът на стола, който се предлага на посетителя и др.). Освен това самият статут на гост ще предизвика определено психологическо напрежение у човек.

Също така е важно собствениците да не губят време и усилия за преодоляване на умората след пътя и адаптиране към околната среда. Те могат да използват наличните възможности на офиса си: телефон, факс, интернет, секретарски услуги, тоалетни, помощ от експерти, адвокати, началници и др.

Подготовка на помещенията. Когато подготвяте стая за бизнес среща (преговори), експертите по научна организация на труда съветват да се спазват следните основни изисквания: чистота, ред, вентилация, липса на шум, благоприятна температура в помещението и за двете страни, комфортно осветление.

Най-подходящият цвят на стените за срещи е светло синият цвят на помещението.

Интериорът на заседателната зала ще бъде подобрен с наличието на вази с цветя и картини.

Партньорска територия.Има случаи, когато е по-добре да се водят преговори на територията на партньора. На първо място, това е възможност за получаване на допълнителна информация за партньора и неговата компания.

Самият факт, че сте се съгласили да преговаряте на територията на вашия партньор, е елемент на уважение към партньора, демонстрира сериозността на вашите намерения и може да убеди другата страна, че си струва да правите бизнес с вас.

Ефективността на горните опции за среща зависи от ситуацията. Но най-добрият вариант е да организирате редуващи се срещи на „вашата територия“ и на „територията на партньора“.

Неутрална територия.Важното е, че среща на неутрална територия не дава предимства на нито една от страните. Тази опция може да бъде особено ефективна при разрешаване на конфликтни ситуации.

За тази цел в хотели и бизнес центрове се създават специално пригодени помещения. В много случаи конферентните зали се използват за преговори.

Ако има нужда от неформално общуване, се използват срещи в чужбина, селски бизнес клубове за бизнесмени. При липса на широка мрежа от такива институции у нас се използват ресторанти (кафенета).

Дистанционно.Развитие на международните телефонни комуникации, фототелеграф (факс), мобилен телефон, Интернет мрежите, видео комуникаторите (видео конференциите) дават възможност за улесняване на процеса на организиране и провеждане на преговори и до голяма степен премахват необходимостта от организиране на срещи лице в лице. Съвременни средствакомуникациите позволяват директен електронен контакт с предаване на изображения и звук.

Времеви ограничения. Важна стъпка към успешната бизнес среща е изборът на подходящо време и ден от седмицата. Необходимо е да се вземат предвид обстоятелствата на деловия живот, бизнес навиците на партньорите и часовете на тяхното оптимално представяне.

И така, някои хора работят по-добре сутрин, те се наричат ​​„чучулиги“, други вечер са „сови“, междинният тип се нарича „гълъби“. Според изследванията на учените "совите" съставляват приблизително 33%, "чучулигите" - 17%, а "гълъбите" - 50% от общия брой на хората.

1.3 Време за бизнес срещи

Психолозите предлагат да се вземат предвид тези фактори при организирането на преговори. Не е необходимо да планирате среща точно преди обяд. Мислите за храна пречат на конструктивната комуникация. Но ако вече е планирана среща, би било добре да предложите на партньорите чаша кафе, чай или нещо за хапване по време на преговорния процес.

Не трябва да планирате среща веднага след обяд. Необходимо е да се позволи на партньорите да съберат мислите си и да проверят необходимата информация.

Понеделник, от една страна, не е най-добрият ден за срещи. В крайна сметка хората се нуждаят от време, за да се приспособят към работния ритъм след уикенда. Въпреки че, от друга страна, понеделник има предимството на „свежа глава“ в този ден, който се срещаме, за да обсъдим важни въпроси, като планира да ги завърши до края на седмицата.

Петък, когато всички вече очакват с нетърпение уикенда, не е най-добрият ден за започване на каквото и да било.

Трябва да се обсъди продължителността на срещата. В края на краищата може да се случи вашият партньор, който не е бил предупреден за продължителността на срещата, да се извини половин час след началото на срещата и, като се позовава на необходимостта да изпълни своите също толкова важни дела, ще ви напусне. Прието е стриктно да се спазва уговореното време за среща.

Когато уговаряте час за среща, трябва да бъдете точни. Закъснението се счита за обида за домакина и може да повлияе на хода на преговорите. В случай на допустимо забавяне, трябва да намерите възможност, дори и за кратко, да предупредите партньора си и съответно да се извините.

1.4 Състав на делегацията

Преговорите между двама представители са много редки. Следователно, елемент от протокола на бизнес срещата е определянето на състава на нейните участници. Делегацията включва:

преки участници в преговорите;

компетентни консултанти (експерти);

помощен персонал (преводачи, стенографки, шофьори, секретари и др.).

Споразумението трябва да се основава на принципа на равен брой делегации от двете страни. По-голямата делегация има психологическо предимство. Поради определени обстоятелства може да има отклонения от принципа на паритета, но само ако убедите партньорите си в това.

Преговорите са по-ефективни, колкото по-малък е броят на участниците. Следователно, ако е необходимо да се извършат възможно най-бързо, е необходимо да се намали броят на страните, особено след като увеличаването на броя на участниците в преговорите често води до недоразумения.

В протокола се вписват списъци с преговори, в които се посочват фамилията, собственото име и отчеството, местоработата и длъжността на участника.

Обменът на списъци с протоколи обикновено се случва в началото на срещата. Ако списъците не са съставени предварително, тогава, за да имат информация за участниците в срещата, страните обменят визитки.

Освен броя се определя и нивото на участниците в срещата. Нивото на представителство трябва да бъде приблизително същото. Изборът на състава и нивото на участниците в преговорите зависи от важността, която участниците придават на срещата, от характера на сделката и национални характеристикиучастници в преговорите. Така китайските делегации на преговорите се различават по размер, докато американските предпочитат малки групи. Присъствието на представител на другия пол в нейния състав повишава имиджа на делегацията.

1.5 Материали за обсъждане

Предстоящата среща или преговори изискват предварителна подготовка на материалите. Има съответни категории документи, които се обсъждат по време на бизнес отношения:

документи, отразяващи позицията на участниците в срещата по широк кръг от въпроси и като правило съдържат препоръки по въпроси, които ще бъдат разгледани;

проекти на различни споразумения, протоколи или договори, които се предлагат като основа за преговори;

проекторезолюции или споразумения за намерения.

Труден, но важен елемент от подготвителната работа е подборът на различни документи по въпросите, които се очаква да бъдат разгледани. Това са официални удостоверения и документи, изрезки от вестници и списания, които съдържат информация за партньора и неговия бизнес, това са данни за условията на техните партньори, тяхното поведение на пазара. Въпреки факта, че всичко това изисква много усилия, знания и време, в крайна сметка такава работа си заслужава. Така в работата си „Как да оцелееш сред акулите“ Х. Маккей отбелязва, че да знаеш поне нещо за клиента е толкова важно, колкото да знаеш всичко за своя продукт. Ако познавате клиентите си, познавате техните специфични интереси и черти на характера, тогава винаги ще има основа за установяване на контакт. Предлага въпросник от 66 точки, включващ въпроси относно личните данни на клиента, образованието, семейното положение, предишни дейности, специални интереси, начин на живот и др., и дава възможност за по-добро „опознаване“ на клиента.

Оптималният резултат от споразумението е всеки участник да осъзнае, че е получил определена полза спрямо първоначалната ситуация.

1.6 Разположение и оборудване на масите

Важен елемент при подготовката на стаята за бизнес среща е подреждането на масите.

Психологическият аспект на влияние върху участниците в срещата може да бъде формата на маса. Така, според австралиеца Алън Пийз, квадратната маса не насърчава доверието и допринася за създаването на атмосфера на конкуренция. Тази форма на маса е подходяща за кратки бизнес преговори. Преговорите на кръгла маса предвиждат неформална среща и свободен обмен на мнения. Малка масичка за кафе улеснява приятелския разговор и служи като учтив разговор

Бележници, химикалки, моливи и брошури са подредени на масите за всеки участник. Столовете или фотьойлите трябва да са удобни и в достатъчно количество.

Обичайно е да се поставят групи от бутилки покрай конферентната маса. минерална водаи чисти чаши.

Препоръчително е да се погрижите за кафе или чай. За да направите това, е необходимо да осигурите самовар, няколко добри комплекта, чай, кафе, бисквити, плодове, торти или сладкарски изделия на конферентните маси.

Ако поставите пепелник на масата, това е сигнал, че можете да пушите, но преди да запалите, трябва да поискате разрешение от присъстващите. Ако пушенето не е разрешено, трябва да се подготви стая за пушене по време на почивките.

1.7 Среща на делегацията

Подготовката на помещения за бизнес срещи обикновено се извършва или от специално наети служители на компанията, или от поканени специалисти.

Важен елемент от деловия протокол е организирането на среща на делегацията. На първо място, е необходимо правилно да се определи нивото на тези срещи. Лицето, което е поканило и подписало поканата, трябва да се срещне, но по изключение - един от неговите заместници.

При среща с делегация, особено чуждестранна, е необходимо да се спазват определени протоколни правила

Рангът и длъжността на посрещащия ръководител на делегацията трябва да съответстват на ранга и длъжността на гостуващия ръководител на делегацията.

Ръководителят на приемащата делегация обикновено пристига за срещата, придружен от 2-3 души.

Ако гостът пристигне със съпругата си, тогава председателят на приемащата делегация също го посреща със съпругата си.

Ръководителят, който приема делегацията, се представя пръв и ако жена му е дошла на срещата, той я препоръчва на гостите.

Вторият се представя - шеф на чуждестранна фирма, който препоръчва и жена си.

След това председателят на приемащата делегация препоръчва своите служители - членове на делегацията, дошли да посрещнат гостите, по ранг. Ако сред събралите се има жени, той първо ги препоръчва. Ако има малко жени, тогава те се препоръчват по ранг, а след това мъжете - също по ранг.

Ръководителят на пристигналата след това делегация препоръчва членовете на своята делегация по същия начин.

При посрещане на делегация на летището или гарата ръководителят на приемащата страна трябва да подари цветя на всички жени, участващи в делегацията или пристигащи с членове на делегацията. При посрещане и изпращане на летището или гарата трябва да се поднесат цветя, увити в целофан (на мъжете не се подаряват цветя, освен на годишнини).

Срещата на делегацията неминуемо включва настаняване в автомобили. Познаването на правилата за качване на борда в съответствие с международната протоколна практика е необходимо за всеки член на делегацията. Шофьорът, преводачът, ръководителят на делегацията и съпругата му трябва да ги познават (Приложение 17).

Първо, машината трябва да се захранва така, че дясна вратабяха с лице към тротоара. Първи се качва и излиза пътникът, който заема почетното място. Ако условията не позволяват на водача да премести колата с дясната страна към тротоара, тогава почетният пътник влиза в колата през лявата врата. Те също се качват през лявата врата.

Почетният пътник заема място на задната седалка от дясната страна на автомобила, със собственика или ръководителя на посрещащата делегация. До шофьора могат да седят охранител, репортер и по изключение преводач. Човекът, който заема почетното място, излиза през дясната врата, а останалите, за да не пречат на седящия на почетното място, излизат през лявата врата.

2. Подготовка и провеждане на приеми

2.1 Техники и тяхната същност

Техники и тяхната същност

Приемите – както дипломатически, така и делови – са една от най-важните форми на външнополитическа, бизнес, културна и друга дейност на правителства, държавни ведомства, бизнесмени, обществени и други организации и лица. Те могат да се провеждат по специални поводи (в чест на държавни посещения, национални празници и др.) и да имат политическо значение, да имат чисто протоколен характер (във връзка с бизнес посещения, откриване на изложби) или да се използват в хода на ежедневните дейности. (по време на преговори и други).

Важно е ясно да разберете, че основното съдържание на приемите не е ядене или дегустация на напитки, а решаване на бизнес проблеми, за които трябва внимателно да се подготвите предварително. За повечето участници техниките са концентрирана, целенасочена работа, а не повърхностната „скучна празнота“, чиято поява Байрон обмисля преди почти два века.

Техниките могат да помогнат за установяване, поддържане и развитие на контакти между страни и лица, да комуникират и обясняват позицията си, да събират информация, да обменят мнения и накрая да обсъждат и съгласуват позиции и да разрешават съществуващи проблеми в неформална обстановка.

Традициите за провеждане на приеми датират от древни времена. Гостоприемството е било и остава съществен показател за честта и достойнството на хората и държавата, тяхната добронамереност.

Ето защо страните внимателно съхраняват историческите традиции за приемане на гости като символи на мир и доброта. Традициите на руското гостоприемство все още се празнуват от чуждестранни гости. Дългогодишната международна практика е установила видовете дипломатически техники, методите за тяхната подготовка и дипломатическия етикет, който обикновено се спазва.

Руската протоколна практика като цяло съвпада с международната практика. Приемите се делят по време на дневни (до 19 часа) и вечерни, а според настаняването на гостите - на приеми със и без места.

2.2 Назначаване и подготовка на срещи

Назначаване и изготвяне на срещи

Рецепцията е една от формите на "външна и вътрешна политическа" дейност на организацията. По правило това е организирано и подготвено предварително от домакините, съвместно време, прекарано между представители на приемащата организация и гости. Приемът се провежда: а) по повод специална дата - годишнина, годишнина от основаване на фирма, или създаване на организация; б) при посещение в организацията на известен и почетен гост, делегация от фирма партньор; в) в хода на ежедневните дейности на компанията редовно.

Целта на приемането може да бъде разширяване и задълбочаване на контактите в сферата на дейност на компанията, получаване на необходимата информация и формиране на имиджа на организацията във външната бизнес среда.

Приемите могат да бъдат: дневни и вечерни, с места (предварително определени места за участниците) и без места, официални и неофициални.

Дневните приеми са „чаша шампанско“, „чаша вино“, „закуска“. „Чаша шампанско“ обикновено започва в 12 часа и продължава около час. Повод за такъв прием може да бъде годишнина от национален празник, заминаване (пристигане) на длъжностно лице или престой на делегация. Откриване на изложба (фестивал) и др. Това е най-простата форма на приложение и не изисква много подготовка. Приемът се провежда без сядане - прав. Сервитьорите сервират напитки и закуски. Обикновено само шампанско, вина, сокове и лека храна(мини торти, сандвичи, ядки).

Закуската или обядът с сядане е по-официална форма на прием. За тази форма на прием се осигуряват места на масата за всички участници. Закуската с места се организира между 12 и 15 часа и продължава около час и половина. По съдържание и време отговаря на руски обяд и може да включва 1-2 студени предястия, едно рибно или едно месно ястие и десерт. Като първо ястие е допустимо да сервирате горещо предястие. По време на събирането на гостите в преддверието им се предлага аперитив, сокове, по време на закуска - сухи гроздови вина, а след приключването й се сервират чай, кафе, шампанско, коняк и ликьор. Гостите обикновено идват на закуска в ежедневно облекло, освен ако не е изрично посочено в поканата.

Има няколко вида вечерни приеми. Най-популярен, демократичен, разпространен и продуктивен от гледна точка на комуникационно покритие е „коктейлът“, който започва между 17-18 часа и продължава два часа. Приемът се извършва прав. Самите гости се приближават до масите със закуски, сервират се с лакомства, а сервитьорите предлагат напитки, ако се сервират топли закуски, тогава приемът може да се нарече „а ла бюфет“. За да бъде срещата по-тържествена, в края на срещата може да се сервира шампанско, сладолед и кафе. Бюфетът е най-демократичната форма на прием. Можете да оставите такъв банкет по всяко удобно време. Докато сте на такъв прием, трябва да запомните няколко правила:

трябва да се приближите до масата само след покана или след като останалите присъстващи са отишли ​​на масата;

гостите вземат чинии от стека в началото на масата и се движат по масата в една посока (за да не си пречат), поставяйки храна в чинията си;

грубо е да сте близо до маса с димяща цигара;

Неестетично е да трупате всички предлагани ястия наведнъж в чинията си. Има определен ред за лакомството: първо трябва да го опитате рибни ястия, рибата и месото не трябва да са в една чиния;

трябва да приемате точно толкова, колкото можете да изядете;

закуските се прехвърлят в чиния с помощта на общ прибор, който се намира върху чинията с тази закуска. След като сте събрали лакомствата, не трябва да забравяте да поставите общо устройствона място;

За десерти и сладки ястия трябва да вземете чисти чинии;

мъжът може да почерпи дама, като й донесе нещо от бюфета. Недопустимо е дама да се отнася с мъж.

Единственият прибор за хранене на бюфетната маса е вилица. Следователно закуските се нарязват на малки парчета („за един път“). Освен вилици могат да се сервират и шишчета - малки пръчици, забодени в сандвичи - балдахини и други хапки на парчета. Ножовете може да са на масата, но във всеки случай ще бъде неудобно да ги използвате. Обичайно е да идвате на бюфета в ежедневен костюм или рокля.

Прием, подобен на бюфет, е „коктейл“. Провежда се също между 17:00 и 20:00 часа. За разлика от бюфетната маса, масите за коктейли не се поставят. В залата са поставени няколко малки маси, върху тях са поставени цигари, кибрит, пепелници, а във вази са поставени хартиени салфетки. Храната и напитките се сервират от сервитьори на подноси. Вместо вилици гостите използват специални банкетни шишове. Приемът завършва с шампанско и кафе.

Обядът е най-официалната форма на прием. Започва от 17 до 19 часа, продължава 2-3 часа или повече. Гостите първо седят на масата за един час, след което се преместват в друга, по-малко официална стая или част от стаята за разговори, където се сервират чай и кафе. Дрескодът е официален. Обядът се провежда с разпределение на местата - всеки участник научава номера на мястото си на масата от поканата.

Обядът на шведска маса включва безплатно сядане на участниците на маси от четири до шест души; гостите вземат закуски от една голяма маса и сядат на една от малките маси. Менюто е като на блок маса. Такъв прием се организира след концерт, гледане на филм или по време на почивка между сесиите на конференцията. Обядът на шведска маса е по-малко официален от обяда.

Чаят се провежда между 16-18 часа, обикновено за жени. Вечерята с сядане се различава от обяда само по това, че се провежда в по-късен час.

Не можете да закъснявате за официални приеми. Гостите за този вид прием (закуска, обяд, вечеря) пристигат в рамките на 3-5 минути и след кратка пауза, използвана за взаимни поздрави и представяне, се канят на масата. Не е обичайно да се срещат хора на масата. Не се препоръчва да говорите с някого чрез вашия съсед по маса. Една жена може да седне на масата с шапка, но трябва да свали ръкавиците си.

При прием с места за сядане е необходимо да се зачита старшинството, служебното или социалното положение на гостите, тъй като местата са разделени на по-почетни и по-малко почетни. Първото се счита за мястото отдясно на господарката на къщата, второто е отдясно на собственика. При липса на жени първото място се счита за отдясно на собственика, второто - отляво от него. Когато седите, спазвайте следните правила:

Мъжете са настанени първи от дясната и лявата страна на домакинята, а домакинът е заобиколен от дами. След това местата се редуват: мъже се настаняват до жени и обратно;

Жена не седи с жена в края на масата, освен ако мъж не седи в края на масата;

съпругът не е седнал до жена си;

двама чужденци от една държава не седят заедно;

Последните места на масата са заети от служители на тяхната институция (но не и жени).

За да може всеки гост бързо да намери мястото си на масата, на входа се поставя план за сядане, на масата се поставя корична карта с името и фамилията на госта, а понякога на всеки гост се дава схема на масата. Гостите заемат местата си, след като домакинята седне, и тя е първата, която става след края на приема.

Подготовката на прием включва следните етапи: определяне на целите на приема, избор на формата на приема, определяне на състава на участниците, изготвяне на сценарий за прием, изпращане на покани, съставяне на план за сядане на масата (ако има такъв). ), съставяне на меню, подреждане на масата и сервиране на гостите, подготовка на тостове и речи.

Неофициалните приеми се провеждат в ситуации, когато гостите не са били „очаквани“ предварително, по-често в малки компании и импровизирано, в неформална обстановка. Неформалните приеми са често срещани в САЩ, когато партньорите са поканени на обяд. Неформалността на ситуацията допринася за решаването на нестандартни проблеми и способността да се погледне на проблема по различен начин. По принцип трябва да сте подготвени за такъв прием.

Заключение

В хода на работата беше установено, че приемането в бизнес сферата е преди всичко служебно задължение не само за приемащата организация, която приема гости, но и за организациите, изпълняващи ролята на гости. Ето защо трябва да подходите отговорно към бизнес среща или прием, да знаете основите на неговото провеждане и рамката на приема.

Деловите срещи и приеми са необходими за ползотворна работа; помагат за воденето на делови преговори, премахвайки завесата на формалността от тях и придавайки им спокоен характер. В същото време, за да не обидите гостите, които приемате, трябва да знаете основните правила за провеждане на приеми. И за да не попаднете в неудобна ситуация, когато присъствате на прием, трябва да знаете как да се държите на него. Това беше фокусът на извършената работа, по време на която идентифицирах основните правила за провеждане на техники:

Съвременната международна протоколна практика свидетелства за желанието на страните да направят приемите скромни, да избегнат прекомерната помпозност и да ги направят по-рационални.

Полуофициалната атмосфера на приема позволява на присъстващите да завържат полезни запознанства, да обсъдят като цяло бъдещи договори, изгодни за участващите партньори, да разширят и задълбочат съществуващите контакти, да обменят мнения и мнения, които им позволяват да опознаят по-добре икономическите, финансовите и други позиции и претенции на бъдещи партньори, техните особености в организирането на бизнеса. В допълнение, за опитен бизнесмен наблюдението на поведението и действията на поканените на прием може да бъде източник на информация, която от своя страна ще служи като един от основните компоненти при вземането на решения за сключената сделка.

Референции

) Ботавина Р.Н. Бизнес етика: наръчник за обучение. - М.: Финанси и статистика, 2002.-с. 208.

) Дънкел. Бизнес етикет - Ростов на Дон: Феникс, 2006. - 370.

) Чумиков A.N., Бочаров M.P. Връзки с обществеността: теория и практика. - М.: Дело, 2003.-с. 496.

) Шепел В.М. Наръчник за бизнесмен и мениджър.-М .: Финанси и статистика, 2000.-стр. 354.

) Яшин В.В. Бизнес етика. - М.: Дело, 2002.-с. 342

Приложение

делова среща прием делегация

Разположение на официални приеми: 1 - 12 гости по старшинство

Разположение за официални приеми с домакиня: 1 - 14 гости по старшинство

Неофициален прием. Масата е U-образна, един срещу друг седят домакин и домакиня. Този план за сядане, въпреки че е приет в международната практика, трябва да се избягва, тъй като гостите 7-12 практически не могат да общуват с домакина

На официалните закуски и обеди гостите се настаняват според ранга им по протоколен ред.

Длъжностни лица с ранг или титла, които са в отпуск или са извън работа, с други думи, не изпълняват функциите, подходящи за техния ранг, отстъпват старшинството на гости със същия ранг, които са на активна служба. Ако гостът изпълнява задължения, по-високи от възложените му по ранг, той заема най-подходящата позиция. високо място.

Тъй като жените все повече заемат високи позиции в изборни органи и административни длъжности, на официални закуски и обеди жените се настаняват сред мъжете според техния ранг.

На неофициални закуски и обеди, където присъстват мъже и жени, по възможност не сядайте един до друг. В такива случаи, освен ако жена не е ръководител на мисията, жените се настаняват според старшинството на съпрузите си.

Вдовиците запазват ранга на съпрузите си. Жените, непридружени от мъже, се настаняват според възрастта, длъжността или почетното звание. Омъжени жениимат старшинство над вдовици или разведени. Всички жени имат по-високо старшинство от младите момичета, освен ако техният ранг и задължения или почетни титли не дават на някоя от тях специално предпочитание.

Съпругът на жена, заемаща официална длъжност, седи сред мъжете в съответствие с ранга на съпругата си, освен ако позицията, която заема, му дава право на по-почетно място.

На срещи, на които присъстват както длъжностни лица, така и видни личности, напрежението между старшинството по право и старшинството по учтивост е неизбежно. В тези случаи е необходимо да се вземат предвид следвайки правилата:

· винаги се взема предвид относителното старшинство на лицата, заемащи официални длъжности;

· Когато се определя старшинството, почетните гости се настаняват сред длъжностните лица, като от съображения за учтивост се предпочитат тези с по-висок ранг и по-голямо влияние. обществен живот;

· предимството на чуждестранните гости е общоприето. Чуждестранните гости с еднакъв ранг се класират по-високо от гражданите на собствената си страна. Гражданите, работещи извън страната си, имат по-висок ранг от своите сънародници.

На приеми като закуска, обяд, вечеря гостите се настаняват на масата в строго определен ред. Местата на масата са разделени на повече и по-малко почетни. Най-почетното място е отдясно на домакинята (на неофициален прием) или отдясно на домакина (на официален прием). Следват местата отляво на домакинята и собственика, които са по-малко почетни, когато се отдалечават.

На официален прием, където гостите присъстват без съпругите или съпрузите си, на главния гост се предлага място на масата срещу домакина.

Обучение

Нуждаете се от помощ при изучаване на тема?

Нашите специалисти ще съветват или предоставят услуги за обучение по теми, които ви интересуват.
Изпратете вашата кандидатурапосочване на темата точно сега, за да разберете за възможността за получаване на консултация.

Бизнес срещае вид бизнес платформа, където се събират огромен брой успешни хора. Те споделят своите помежду си професионален опит, също така обсъждат определени проекти и, разбира се, изграждат схеми за продуктивно сътрудничество.

Какво е бизнес среща

Бизнес срещата е комуникация, чрез която се предлагат решения на определен проблем.

Спешно проверете партньорите си!

Знаете ли, че по време на ревизия данъчните власти могат да се хванат за всеки подозрителен факт за контрагента? Затова е много важно да проверявате тези, с които работите. Днес можете да получите безплатна информация за минали проверки на вашия партньор и най-важното - списък с установени нарушения!

За да бъде продуктивна бизнес срещата, е необходимо да се свърже събеседника, да се създаде толкова много комфортни условияза диалог и, разбира се, за предоставяне на правото на избор.

Бизнес срещата се провежда в официален формат, където всяка от страните се стреми да:

• дават или получават информация от събеседника. Обменът на информация е една от основните причини за провеждането на бизнес срещи;
• дават отговори на въпроси от партньори;
• посочват, че събеседникът е взел правилно или грешно решение по отношение на конкретна ситуация;
• установете контакт между събралите се хора, обсъдете съвместна перспектива и също така подпишете протокол, който ще отразява по-нататъшните действия на всеки от присъстващите;

Всяка бизнес среща има четири фази. Това е изграждане на диалог, фокусиране върху всички детайли, вземане на решение и финалната фаза – резултатът. Както можете да видите, има повече от достатъчно работа за вършене на бизнес срещи.

Човек, който е далеч от подобни събития и никога не е участвал в тях, гледа на това със скептицизъм. За него това прилича повече на някаква конвенция, където странни хора в бизнес костюми решават проблеми, които не интересуват никого.

Тази формулировка не е напълно подходяща за бизнес срещи. Такива събития не са просто тъмни костюми и сериозен външен вид, те са преди всичко конструктивен диалог, в който се предлагат всякакви решения на съществуващи проблеми. Например добре познатите бизнес обяди са бизнес срещи, на които хората обсъждат въпроси, свързани с общия им бизнес по време на обяд. Невъзможно е такава среща да се нарече „приятелски събирания“, защото тук всичко се случва по-дипломатично.

Подобна среща също не може да се нарече случайна, тъй като събитието първоначално се обсъжда - къде и как ще се проведе и едва след това влиза в реализация.

• Етикет при преговори: правила, които са лесни за запомняне
l>

Видове бизнес срещи

Всяко такова събитие има свой характер и начин на провеждане. По този начин видовете бизнес срещи се разделят на външни и вътрешни.

Изнесените бизнес срещи са събиране на хора, които имат общ бизнес и по един или друг начин вече са партньори. Целта на такива събития може да бъде напълно различна, от дискусии за инвестиране в нови проекти до разговори за сливане на компании в единни структури.

Вътрешните бизнес срещи са събития, в които участват работници и бизнес мениджъри. Тоест, това е нещо като общо събрание. Подобни събития се провеждат и на територията на самите компании. Тук се повдигат въпроси за извършената работа за определен период от време, а също така се обсъждат различни методи за увеличаване на показателите за определени параметри.

Бизнес срещите се провеждат във формални и неформални формати. Най-често се провеждат неформални бизнес срещи. Такива събития могат да се провеждат навсякъде по света.

Освен това бизнес срещите могат да бъдат официални или неофициални. Срещите, които се провеждат в официален формат, обикновено съпътстват подписването на договори и сключването на сделки. Официалните бизнес срещи задължително включват документ като протокол. Неформална среща се провежда в съвсем различни условия. Не е необходимо да подписвате документи или други актове, които имат правна сила.

В зависимост от целта на събралите се, бизнес срещите се разделят на: информационни, консултативни и ръководни.

Информационната среща е събитие, на което се представя фирма и нейния продукт. Тоест, лекторите говорят за режима, в който работи тяхното предприятие, какви резултати са постигнали за даден период от време и споделят бъдещите си планове. Не се изисква специална подготовка за бизнес събития и срещи.

На консултативни срещи се обсъждат съществуващите проблеми и търсенето на техните решения. Обикновено се показват и двете страни активно участиеи като правило всичко завършва положително. Такива събития могат да включват и срещи, на които събеседниците споделят мненията си по конкретен проект, а също така повдигат въпроси за сътрудничество.

Изпълнителните срещи са събития, на които се вземат конкретни решения, подписват се договори и се обсъжда съдбата на цели компании. Участието в такива бизнес срещи е ограничено само до мениджъри или лица, вземащи решения. Такива срещи изискват подготовка, затова се провеждат в бизнес обстановка.

Практикуващият разказва

Николас Коро, главен куратор на Изследователския център за управление на марката и бранд технологии на групата компании Reland, член на Съвета на Гилдията на търговците, председател на Комитета по международни отношения на Съюза на търговците на Русия, член на Маркетинг Комитет на Руската търговско-промишлена палата, Москва

Огромната грешка на нашите бизнесмени е, че те започват да си спомнят такова понятие като бизнес етикетсамо при срещи с чуждестранни колеги. Но в същото време в мегаполисите и столиците на различни страни той е широко популярен и е достъпен за почти всички. Днес най-високата образователни институциипроизвеждат висококвалифицирани специалисти, които владеят добре етикета и са обучени във всички основи на бизнеса.

Но все пак никой не е имунизиран от грешки и списъкът с „гафове“ по време на преговорите непрекъснато нараства. Това се дължи на факта, че приемащата страна дори не знае основните понятия за културата и историята на страните на пристигащата страна. В крайна сметка, да речем, потупването по рамото сред руснаците не е нищо повече от приятелски жест, но японците не приемат това. Жестът, който сочи с пръсти, че всичко е „ОК“, е доста често срещано явление в Русия, но във Франция този жест показва, че събеседникът казва на слушателя, че е нищожество. Абсурден може да се нарече и случаят, когато лицето на една компания има непредставим вид. Например, той носеше вратовръзка с риза с къс ръкав. Подобна форма на облекло може да се намери в заведения за бързо хранене, с други думи, заведения за бързо хранене, така че е по-добре да не се обличате по този начин. Разбира се, ако заемате поне последното място в списъка на Forbes, това все още може да ви бъде простено, но в други случаи няма смисъл да експериментирате, придържайте се към вече установените правила.

Организация на бизнес срещи: основни изисквания

За да бъде една бизнес среща наистина ефективна, трябва да сте добре подготвени за нея.

Основното в бизнес срещите е, че те повдигат въпроси относно текущата ситуация и търсят решение на конкретен проблем. Освен такива срещи се провеждат и т. нар. учтиви карти. Това са събития, на които хората се опознават и се опитват да изградят доверие в определен човек.

Бизнес срещатрябва да се планира предварително

Ако и двете страни се намират в един и същ регион, тогава можете да организирате бизнес среща с партньора си приблизително три дни преди нейното провеждане. Това може да стане чрез имейл или просто чрез обаждане.

Деловата среща с чуждестранни партньори изисква внимателна подготовка. Необходимо е да се предвидят огромен брой нюанси, от приветствени речи до сбогувания. Важно е да се договорите за тяхното разположение, да закупите или направите сувенири, да организирате културна и развлекателна програма, като цяло има наистина много работа, важно е да го направите ефективно.

Избор на място за преговори

Правилно избраното място за бизнес среща ще улесни продуктивния диалог. Атмосферата е много важен фактор във всяка сфера на живота, така че не трябва да я пренебрегвате. Местата могат да бъдат напълно различни. Тоест, това може да бъде бизнес среща на лична територия или, напротив, на територията на събеседника. Това включва и неутрална територия и, разбира се, бизнес среща с помощта на средства за комуникация, тоест дистанционно.

Повечето бизнесмени предпочитат да провеждат бизнес срещи в офиси, разположени на тяхна територия. Всъщност в този случай можете да използвате статута на лидер в своя полза; вашите родни стени ще ви помогнат с това.

Организиране на бизнес среща, която би могла да потисне всякакви психологически аспекти

Много е важно да се подходи към този въпрос отговорно. Всеки детайл изисква внимателен анализ, дори елементарното разположение на мебелите в стаята може да предизвика психологическо напрежение и съответно да откаже събеседника от всяко желание за контакт.

Ако преговорите се водят на ваша територия, вие имате „всички аса в ръкава“ и би било абсурдно да не ги използвате. В крайна сметка имате на разположение целия си персонал, цялата територия на предприятието и, разбира се, всичките му възможности.

Подготовка на стаята

Хората, които се специализират в подготовката на помещения за бизнес срещи, препоръчват да се създадат най-удобните условия и за двете страни. Всичко в стаята трябва да е чисто. Много е важно да има добра изолация, тъй като външният шум има отрицателно въздействие върху подобни събития. Също така трябва да се обърне необходимото внимание на осветлението и стайната температура;

Не би било излишно да използвате декорации, тоест различни вази и картини. Това дава плодове и при провеждането на бизнес срещи.

Места за такива срещи

Както споменахме по-рано, срещите могат да се провеждат както на територията на организацията на срещата, така и извън нея.

1. Среща в помещенията на партньора. Тази опция за бизнес срещи е добра, защото по време на такива събития можете да научите по-подробно за самия партньор, за неговия продукт и компанията като цяло. Простото съгласие, че сте готови да дойдете на територията на този човек, вече е символ, че го уважавате и сте готови да си сътрудничите с него дълго време. Разбира се, провеждането на такива бизнес срещи има своите предимства, но най-добрият вариант е да се провеждат редуващи се срещи.

2. Среща на неутрална територия. Такива бизнес срещи не дават никакви предимства на нито една от страните, тъй като средата е напълно непозната и наблизо няма служители, които да помогнат. За такива случаи в хотелите са въведени т. нар. конферентни зали. Бизнесмените в чужбина използват селски къщии вили за бизнес срещи. В Русия в повечето случаи те се ограничават до кафене или ресторант.

3. Среща в дистанционен формат. Комуникационните технологии не стоят неподвижни, следователно стана доста лесно да планирате бизнес среща от разстояние. В крайна сметка днес имаме клетъчни комуникации и интернет, които ни позволяват да се свързваме с хора от всяка точка на света. Този методДруго хубаво нещо е, че няма нужда да харчите пари за наем на зали или резервации на маси в ресторанти.

Ние ограничаваме времето

Когато организирате бизнес срещи, е много важно да вземете предвид времето и мястото на срещата. Трябва да разберете отлично в кой момент вашият партньор ще бъде най-добре подготвен и ще осъществи контакт. Казано по-просто, да знае по кое време има най-висока производителност.

Например някои хора предпочитат да работят сутрин, други следобед, а трети вечер. Повечето хора попадат в първата група, тъй като почти 50% от всички хора са много активни сутрин. Следователно времето на бизнес срещите също играе важна роля.

Оптимално време за срещи

Психолозите категорично не препоръчват провеждането на бизнес срещи по време на обяд, тъй като мислите за храна в този случай ще обезпокоят много и двамата партньори, което впоследствие ще доведе до непродуктивни диалози. Но ако събитието вече се провежда в подобен формат, предлагането на чаша кафе или чай все още няма да е излишно.

Също така не трябва да организирате бизнес срещи веднага след обяд. Човек има ниска производителност след хранене; най-добрият вариант би бил да го направите след час или два.

Що се отнася до понеделник, този вариант за провеждане на бизнес срещи е добър, защото в началото на седмицата хората са със свежа и чиста глава след почивните дни и съответно активността им ще бъде в пъти по-висока. За петък трябва да се каже, че провеждането на бизнес срещи в този ден няма да доведе до нищо добро. По това време всеки мисли само за факта, че тази седмица най-накрая е отминала и иска бързо да се отпусне. Ето защо в петък, дори ако мястото е удобно за вас и е отделен само един час за събитието, по-добре е да не провеждате бизнес срещи.

Също така си струва да се каже, че поддържането на продължителността на времето за среща ще бъде важен фактор. Много често има случаи, когато един от събеседниците не е бил предупреден за продължителността на бизнес срещата, а след половин час той става и казва: „Извинете ме, господа, но трябва да ви напусна.“ Много е важно да се вземе предвид този критерий.

Освен това не забравяйте, че трябва да пристигнете навреме. Закъснението се счита за обида, така че ако срещнете форсмажорни ситуации, трябва да предупредите събеседника си за това. Също така би било добра идея да го помолите за прошка за това.

Как се канят на бизнес среща?

Ако срещата се проведе във формата гала събитие, тогава трябва да изпратите всички покани за бизнес среща в електронен формат няколко месеца предварително. Маркетингов компонент, с този процес, също се среща и изисква внимателен анализ.

Състав на делегацията

Трудно е да си представим продуктивни бизнес срещи, състоящи се от двама представители. Обикновено такива събития се провеждат с голям брой служители и от двете страни.

Делегацията включва:

• лица, вземащи решения, тоест тези, които ще водят преговори;
• консултанти или експерти, чиято задача е да предоставят обща информацияотносно конкретен проект;
• помощен персонал. Тези хора включват преводачи, секретари и шофьори.

Трябва също така да се каже, че числеността на делегацията трябва да бъде еднаква и от двете страни. Необходимо е да обсъдите тези точки предварително, тъй като огромният брой на един отбор може психологически да потисне другите участници.

Най-ефективните бизнес срещи са тези, които включват малък брой хора. Претъпканата стая понякога може да доведе до недоразумения и недоразумения.

Преди провеждането на такива събития се съставя протокол, който включва списъци на поканените, съответно техните имена и фамилии. Ако протоколът не е съставен, участниците просто разменят визитките си, за да информират събеседника си за вида дейност, с която се занимава.

Също така, в зависимост от това какви цели преследват участниците, се избира специален състав на бизнес срещата. Например, ако една компания трябва да увеличи приходите си, тогава в срещата участват мениджъри, търговци и рекламодатели. Също така би било добра идея да разредите състава с представители на различни полове, което ще добави разнообразие към събитието;

Какво се обсъжда?

Известно време преди началото на бизнес срещите се събира необходимата документация за нейното ефективно провеждане. Има дори специални категории документипредназначени точно за такива случаи. Те включват:

• документи, които включват списък с въпроси, които да бъдат зададени на събитието;
• разработени проекти, въз основа на които се провеждат бизнес срещи. Тоест, това не е нищо повече от документ, отразяващ общите дейности на двете страни;
• документи, които черно на бяло описват план за действия и намерения.

Разбира се, събирането на такива документи е много трудно, но е изключително необходимо, тъй като разполагайки с пълна информация за вашите колеги, можете да видите цялостната картина, по-специално какви ползи могат да донесат, като работят с вас. Следователно, за продуктивна бизнес среща ще трябва да работите върху това.

Въпреки факта, че ще бъдат изразходвани огромно количество време и усилия за такива процедури, ще си струва напълно. Харви Макай в авторската си книга „Как да оцелееш сред акулите” каза, че да имаш информация за клиента си е толкова важно, колкото да познаваш идеално продукта си. Ако имате представа за интересите на вашия събеседник, лесно можете да го свържете. Можете дори да създадете специален въпросник, където ще отразите въпросите, които ви интересуват за клиента и ще го приложите в действие, съответно чрез това ще научите повече информация.

Подготовка на помещенията

Много е важно правилно да подредите масите, когато се подготвяте за бизнес срещи.

Малко хора мислят за факта, че формата на масата може психологически да повлияе на събеседника и съответно или да ви хареса с него, или, напротив, да ви отблъсне. Така например австралиецът Алън Пийз твърди, че квадратната маса създава неблагоприятна атмосфера за бизнес срещи. Маса с тази форма генерира състезателен дух, така че събеседниците започват да доказват един на друг кой е най-добрият. Кръглата маса е по-подходяща за малки бизнес срещи, където хората споделят мненията си. масичка за кафеподходящ за по-приятелски срещи.

На масата трябва да има всичко необходимо - химикалки и бележници. Столовете трябва да са удобни и в достатъчно количество.

Покрай масата трябва да поставите и бутилки с питейна водаи чисти чаши.

На масата трябва да има и малък самовар, за да могат желаещите да пият чай или кафе. Няма да навреди да поставите сладкиши на масата, тоест бонбони или бисквитки.

Ако на масата има пепелник, това означава, че пушенето на закрито е разрешено, но преди да извадите цигари, трябва да попитате хората наблизо как мислят какво ще се случи, ако пушите. Ако на масите няма пепелници, тогава е отделено специално място за пушене.

Как да изберете своята визия за бизнес среща

Хората, които са свързали живота си с бизнеса, почти винаги носят костюми, тоест предпочитат бизнес облекло.

Изключително нежелателно е да идвате на бизнес среща в дънки, маратонки и къса пола. Има някои клопки в тази система, знаейки които можете да извлечете максимална полза от бизнес среща.

Първото нещо, което трябва да направите, е да се облечете така, че да изглеждате доста избелели на фона на вашия събеседник. Той ще се чувства на върха и съответно ще бъде по-снизходителен към вас и в резултат на това ще предложи помощта си.

Скъпите бижута не винаги показват, че човек има добър вкус, той просто иска да спечели пари от вас бързо, нищо повече. Следователно няма надежда за конструктивна и продуктивна бизнес среща. Да вземем например случая, когато човек по къси панталони и тениска дойде на интервю в голяма компания, където се обръща специално внимание на дрескода, шансовете такъв човек да премине интервюто успешно са много малки , защото в бизнес средите подобна изява не е добре дошла. Ето защо трябва да се обърне специално внимание на облеклото при бизнес срещи.

Бизнес срещата ще бъде успешна, ако положите всички усилия да намерите информация за вашия партньор, по-специално за неговите интереси и вкусови предпочитания. Например, ако сте получили информация, че вашият събеседник е управител на голяма компания, посещава огромен брой конференции и семинари, кара изключително луксозни автомобили и живее в луксозни апартаменти, можете да заключите, че човекът е повече от сериозен и следователно в дрехи дава предпочитание бизнес стил. Вашият външен вид трябва да бъде подобен. Тоест бяла горна част, черна долна част, можете да добавите яке.

За момичета отличен вариантще има черна рокля. Не бива да се обесвате с различни декорации, тъй като това не винаги ви кара да изглеждате впечатляващо, напротив, може да ви изплаши.

В случай, че ще се проведе бизнес среща с млади хора, можете да се облечете по-свободно, тъй като по-младото поколение обича да се облича ярки цветове. Съответно това ще играе в ръцете ви, защото по този начин ще покажете на човека, че имате нещо общо с него и по този начин ще го спечелите.

Ако сте получили информация, че ще имате делова среща с необикновен човек, ще трябва да се ръководите от въображението си. Облечете се „интересно“, не използвайте шаблонен стил, такива хора няма да го харесат. Важно е да използвате контрастни цветове и ярки аксесоари. В този случай той ще разбере, че пред него е неговото отражение, което означава, че ще стане ваш съюзник.

Тази опция за облекло включва светъл връх, по-специално бяла риза, и тъмно дъно, тоест черни панталони. Не забравяйте и прическата си, мъжете не трябва да имат много коса. Що се отнася до жените, те трябва да носят косата си в спретнат стил.

Провеждане на бизнес срещи и преговори: алгоритъм за подготовка

Преди преговорите е необходимо да се извърши задълбочена подготовка за тях. Важно е да се вземе предвид и най-малкият детайл в тях. Разбира се, има мнение, че професионалистите в своята област не се нуждаят от подготовка за бизнес срещи. Проблемът е, че това мнение е грешно. Има и друга опция, която отразява цялата същност на бизнес срещите: „успешните хора се подготвят за всяка среща, докато неуспешните хора импровизират“. Това мнение има тежест и наистина се счита за правилно. В крайна сметка голяма част от успеха е преди всичко подготовката. Затова не трябва да го пренебрегвате.

Преди да започнете да планирате бизнес среща, трябва да отговорите на следните въпроси:

• Каква е моята цел?
• Колко важна е тази бизнес среща за мен?
• Какъв ще бъде крайният резултат и готов ли съм да направя отстъпки на събеседника си?
• Какви въпроси да задам на човека, който седи срещу мен? Не забравяйте, че трябва да задавате въпроси, които са наистина подходящи за разговора.
• Готов ли съм да отговоря на всички въпроси, които моят събеседник може да има?
• Колко убедителна и естествена е речта ми?
• Как мога да повлияя на моя събеседник?
• Как трябва да се държа, ако партньорът ми не иска да осъществи контакт и може би дори смята това, което му казвам, за глупаво или, напротив, е толкова проникнат от думите ми, че иска да започне да сътрудничи?
• Колко логичен е планът за бизнес среща? Може би нещо трябва да се подобри?
• Колко съм уверен, че срещата ще бъде положителна?
• Ако бизнес среща беше организирана специално за мен, щях ли да бъда доволен от нея?

За да бъде една бизнес среща наистина успешна и да получите това, което сте искали, трябва да използвате три варианта: максимум, оптимално, минимум.

Тази схема е доста проста. В случай, че не можете да изцедите максимален резултатОт текущата ситуация трябва леко да коригирате вектора и да се опитате да вземете останалите две опции. Например, трябва да шофирате от една част на града до друга, докато навигаторът ви показва поне три възможни карти на маршрута. В случай, че не можете да вземете най-краткия възможен маршрут, започвате да карате по останалите два варианта. По същия начин при бизнес срещите, за тяхното компетентно и успешно провеждане, е необходимо да има поне три варианта за провеждането им, тоест един основен и два резервни.

След поставяне на цели трябва да се събере цялата информация за партньора. По този въпрос е важно да се вземе предвид цялата налична информация. Няма нужда да пренебрегвате на пръв поглед безинтересни факти, тъй като понякога те играят ключова роля. Важно е да разберете с кого е работил този човек преди вас, колко бизнес срещи е имал и колко от тях са били успешни. Ако партньорът няма да вземе решение по конкретен въпрос сам, всички негови колеги трябва да бъдат поканени.

За да протече една бизнес среща според очакванията, трябва да имате максимално количество информация за партньора си. Просто се запитайте:

• Какво ни обединява?
• Какви хобита и интереси има човекът, който седи срещу вас?
• Кои са любимите му теми за разговор?
• Какво е отношението му към политиката?
• Какво може да каже за мен, за моя продукт и компанията като цяло?
• Каква е позицията му в момента?
• Ще обсъди ли темата, която предложих?
• Каква е неговата тактика?
• Какви цели преследва?
• Какво може да ме попита?

След провеждане на малък анализ е необходимо да се разработи стратегия за преговори. В този случай трябва да има няколко стратегии. Използвайки само един, не трябва да се надявате на ефективност. Всичко зависи от това какви цели преследвате и колкото по-глобални са те, толкова по-лесно ще бъде да използвате няколко тактики наведнъж. Тези правила в бизнес срещите са основни, следователно е просто невъзможно да не се прилагат.

След всичко изминато започва важен етап, наречен компетентност. Тук е необходимо да се отработят всевъзможни въпроси и възражения в резултат на събраната информация и направения анализ. Много е важно да овладеете не само икономическия компонент на вашия продукт, но и техническия, казват те, за да сте компетентни по всички въпроси. Трябва да анализирате пазара на вашите конкуренти и да разберете защо вашият продукт е по-добър от другите.

Разговоре един от най-сложните процеси, който включва няколко етапа наведнъж. Основен етапи -това:

• започване на диалог;
• пълно информиране на събеседника;
• аргументиране на казаното;
• вземане на решения;
• прекратяване на диалога.

Много е важно да задавате въпроси на бизнес среща и да можете правилно да започнете диалог. В крайна сметка, като се започне от първите ви думи, вашият събеседник ще разбере какъв човек сте. Следователно на тази точка трябва да се обърне необходимото внимание. В края на речта си трябва да предадете думата на партньора си. Също така би било добра идея да му благодарите, че ви е изслушал.

Техники за ефективно започване на диалог

Техника за облекчаване на стреса

Използвайки тази техника, можете да изведете диалога на по-емоционално ниво. Просто се запитайте: как бихте искали хората да се отнасят с вас? Въз основа на отговора, който получавате, направете всичко възможно, за да накарате човека, който седи срещу вас, да почувства вашето позитивно отношение и доброта, идващи от сърцето ви. Няколко комплимента помагат да спечелите събеседника си и да проведете успешно бизнес среща.

Техника „закачане“.

Тази опция включва изграждане на диалог въз основа на събития от реалния живот. Например, обсъждате инвестиране на средства в нови проекти, съответно можете да говорите за вече завършени операции от подобен характер от вашия личен опит. При бизнес срещите е много важно да дадете на другия човек пълна представа за себе си.

Техника на стимулиране

В случай, че решите да използвате тази техника, струва си да кажете, че нейното успешно приложение се крие в следното: трябва да започнете диалога с много въпроси. Колкото повече въпроси зададете на събеседника си, толкова по-изгодно ще бъде за вас. В крайна сметка в този случай той ще разбере, че вие ​​отлично разбирате всички тънкости и можете да му помогнете да разреши възникналите проблеми.

Технология „по-близо до точката“

Тази опция не включва дълги и празни разговори, а е насочена към конкретни действия. Много подходящ за бизнес срещи на краткосрочна основа, тоест не е много важно. Например разговор между мениджър и служител.

1. Научете се да изразявате мислите си кратко, но в същото време обективно.
2. Използвайте езика на другия човек.
3. Не се срамувайте да му показвате уважение.
4. Препоръчително е да се обръщате към събеседника си по име и бащино име - това също ще покаже, че сте интелигентен човек.
5. Няма да е излишно да кажем няколко комплимента относно работата на този човек, по-специално неговата организация, както и структурата на самото предприятие.
6. Информирайте го за резултатите, които сте постигнали от последната ви среща, ако, разбира се, е имало такива.
7. Подгответе въпрос така, че той наистина да заинтересува събеседника.
8. Не забравяйте, че всичките ви преценки трябва да бъдат обосновани.
9. Не пренебрегвайте въпросите "защо?", "защо?", "как?". Колкото повече въпроси задавате по този начин, толкова по-добре ще разберете позицията на човека.
10. Не пропускайте нито една мисъл, която другият казва. Можете дори да поясните: „Правилно ли ви разбрах, че...?“, „Имате предвид...?“

Копирането на материал без разрешение е разрешено, ако има връзка dofollow към тази страница