Как да проведем бизнес среща: важни подробности. Правила за ефективна бизнес среща

За да се подготвите за бизнес среща, трябва:

• формулирайте темата на разговора;
• определя целта на срещата;
• подготвят подходяща информация;
• изработват формулировки, понятия, съждения;
• подготвя аргументи и контрааргументи;
• определят състава на участниците в разговора;
• изберете мястото и часа на срещата, като вземете предвид предвидимите изненади.

По време на делова среща е важно да проявите качества като търпение, такт, дипломатичност, проницателност, спокойствие и самоувереност. Основното нещо на бизнес среща е да се създаде доверително взаимно разбиране. Трябва да можете да спечелите своя партньор или партньори, без да намалявате чувствата си самочувствие. За да направите това, поздравете партньорите си с усмивка и поглед, по име и отчество, с ръкостискане и леко навеждане, изправяне и намаляване на социалната и физическа дистанция.

След срещата трябва да поставите визитките на гостите пред себе си. Препоръчително е да разберете кой притежава коя визитка и по време на срещата правилно да произнасяте имената на гостите. Ако името на вашия партньор е сложно, в самото начало трябва да го помолите да повтори името си и да не го изкривява по време на разговора.

По-добре е да започнете разговор с общи фрази. За да обмислите отговора, особено ако се изяснява мнението на събеседника, трябва да му дадете време да обмисли отговора достатъчно количествовреме. Във всеки случай въпросите се задават по приятелски и директен начин, отговорите се изслушват, правилно се тълкуват и проверяват. Записва се ценна информация.

Да предизвикате съчувствие у събеседника си е ваше професионално задължение. За вас той е човек, което означава, че има всяко правоза самоуважение, признание, вашето мнение, свобода на избор и отказ от вашите услуги. Неговото удовлетворение произтича от субективно впечатление, следователно, колкото повече са задоволени нуждите на неговия партньор, толкова по-голямо ще бъде неговото удовлетворение от срещата с вас. Успехът на контакта с партньор зависи от това колко напълно са удовлетворени неговите цели и очаквания. В разговор вашият партньор трябва да види вашето желание да разбере позицията му.

Опитайте се да се фокусирате върху крайния резултат, желан от партньора ви, който, естествено, е в съответствие с вашите намерения. Разберете какво иска. Изложете своите аргументи и предложения от гледна точка на интересите на партньора, разкрийте тяхната важност и полза за него. Предполагайте само добрите намерения на партньора си и изразявайте интереса си към перспективите на връзката ви. Когато изразявате собствените си чувства, вземете предвид емоционалното състояние на събеседника. Ако не можете да дадете на партньора си необходими стокиили услуги, то във всеки случай сте длъжни да задоволите нуждата му от признание и уважение.

Изразявайки уважението си към него, вие получавате в замяна неговото уважение, добър имидж в неговите очи, неговото доверие, ориентация към съгласие, гаранция да не се сблъскате с неговата агресия, желанието му да контактува с вас в бъдеще. Освен това получавате самоудовлетворение, самоуважение и чувство за професионализъм в работата.

Ако по време на разговор не искате да засягате определена тема, е напълно уместно да се позовете на лични обстоятелства или да информирате събеседника, че решението на компанията по този въпрос все още не подлежи на разкриване. Следователно можете да отговорите нещо подобно: „В момента, за съжаление, нямам право да обсъждам този въпрос. Надявам се, че ме разбирате правилно."

В разговора се старайте да избягвате водещите въпроси, т.е. въпроси, които предполагат отговор, от който бихте били много доволни. Задавайте въпрос по един и го дръжте неутрален. Не поставяйте под въпрос надеждността на партньора си. Ако не знаете как да отговорите на въпрос, можете директно да кажете: „За съжаление, не знам това“. Добрите обноски обаче изискват да продължите мисълта и да добавите, че по всяка вероятност можете да посочите човека, който ще отговори на този въпрос. В бъдеще вие ​​лично или по телефона свързвате събеседника със служителя, който разполага с информацията.

По време на деловия разговор няма разговори за религия и политика. Би било наивно да се предположи, че по време на среща можете да надхитрите събеседника си само с помощта на различни трикове и трикове, принуждавайки го да прави прекомерни отстъпки.

По правило във всеки разговор не можете без търпелива и целенасочена аргументация, така че не трябва да използвате фактора време по време на разговор, за да окажете натиск върху събеседника, например да го принудите да чака дълго време преди срещата, докато сте безплатно; Не бива да „притискате“ събеседника си със срокове, т.е. поставя пред него очевидно нереалистични срокове за изпълнение на договореностите, а също така постига предимства за себе си чрез симулиране на „недоразумение“, заблуда и безкрайно искане на доказателства.

Ако вашият партньор е добре подготвен за срещата и може логично да аргументира твърденията си, без да се поддава на всякакви трикове, трябва да си направите правило да анализирате точно съотношението между вашите собствени интереси и интересите на вашия партньор. Така че не влизайте в разговор без внимателно обмислен план.

Започнете с най-важните, фундаментални въпроси, опитвайки се да постигнете съгласие по тях. След това трябва да преминете към обсъждане на въпроси, които могат да бъдат договорени сравнително лесно и без специални разходивреме. Едва тогава е препоръчително да се спрем на ключовите въпроси на срещата, които изискват подробно обсъждане. Не се задоволявайте с частични успехи, използвайте ефективни аргументи, въздържайте се от уверения и празни обещания.

По време на разговора може да възникнат смущения, затруднения, раздори, временно напрежение и др. Ако всичко не върви както бихте искали, няма нужда да губите самообладание; Ако планираният резултат не е постигнат, изразете внимателно емоциите си. Трябва да се помни, че относителна позициябизнес партньори, разстояние между тях, позиция един спрямо друг, ориентация в пространството - всичко това е важно при изграждането на бизнес контакт.

Има хора, които непрекъснато проникват в чуждото жизнено пространство чрез докосване или широк жест. Говорителят може да потупа събеседника по рамото или гърба; разклатете, разклатете или дръжте ръката му; докоснете ръкава си или сложете ръка на рамото си и т.н. Такива действия се считат за досадни и неуместни. Необходимо е да се уважава и зачита суверенитета на личното пространство на друг човек.

Основните източници на информация за вашия събеседник са не само неговите думи, но и звуци, жестове, пози, разстояние за комуникация и изражение на лицето. Изражението на лицето е движението на лицевите мускули, те отразяват емоционалното състояние на човека. Изражението на лицето предоставя вярна информация за това, което комуникационният партньор преживява в момента. Учените смятат, че движенията на лицето носят повече от 70% от информацията, а очите и погледът му могат да кажат повече от думите, понякога дори да ги заместват.

Така например, ако погледът е отклонен, лицето е обърнато настрани, главата е наведена, клепачите са затворени или събеседникът има „изместени очи“, тези признаци показват, че човекът изпитва чувство на срам . Ако веждите са повдигнати, има бръчки по челото, очите са широко отворени, а овалната уста е леко отворена, събеседникът е изненадан. Гневът се изразява чрез спуснати вежди, извити бръчки на челото, присвити очи, затворени устни и стиснати зъби. Стиснати зъби и плътно стиснати устни показват определено поведение и решителност. Светещите очи и повдигнатите ъгли на устните показват радостни чувства.

За да бъде една бизнес среща ефективна, вие също трябва да можете да разбирате езика на тялото и позата на бизнес партньора. По този начин напрегнатата поза показва висока степен на тревожност. В този случай е необходимо да отпуснете събеседника, да го разсеете, да говорите на неутрални теми, да облекчите напрежението и едва след това да преминете към същността на проблема. Ако събеседникът седи с изправена глава, но без напрежение, това показва доверие. Прегърбената поза предполага вътрешна инсталацияза самозащита. Ако човек се отвърне от събеседника и наведе глава надолу, това означава недоверие и подозрение. Приближаването към събеседника изразява желание да приеме предложението. Ако човек се отдалечи или отклони, това показва липса на интерес към темата на разговора.

Ако събеседникът избягва темата, която ще обсъдите по време на срещата, може да имате желание да не прекратите разговора веднага, а значително да го съкратите. В този случай можете да кажете, че имате насрочена среща след няколко минути, следователно, за да завършите обсъждането на темата на разговора, се предлага да преминете към разрешаване на проблема. Ако събеседникът говори напразно и ви отнема времето, поканете го да отложи разговора до следващия път, позовавайки се на заетост, и станете от стола си. Или вашият секретар може да влезе в офиса ви и да каже, че трябва да сте на следващата си среща след няколко минути.

Когато провеждате бизнес среща, опитайте се да преминете към контактни отношения. И двамата ще отделите време и усилия, но в замяна ще получите някои ползи. В разговор акцентирайте върху равнопоставеността на позициите, търсете единство в интересите и мненията, дръжте се уверено, спокойно и любезно, без агресия и нежелани за вас отстъпки. Освен това е важно срещата да приключи умело, т.е. обобщете разговора, разработете съвместно решение и го изпълнете своевременно и правилно.

БИЗНЕС СРЕЩИ В ДРУГИ ОРГАНИЗАЦИИ

Дали съм наясно с целите си по отношение на желания резултат, т.е. какво искаш да имаш в края на разговора?

Как може да се оцени този резултат, т.е. Как ще разберете дали сте постигнали това, което искате или не?

Какви са моите предположения относно целите на другия човек?

Какви средства имам, за да постигна целите си?

Каква позиция по отношение на партньора ви е оптимална за постигане на целта ви?

Как ще предам позицията си на партньора си?

Как да разпозная неговите нагласи, позиция и вярвания?

Какви бариери мога да срещна?

Как да се защитите и да намалите вероятността от тези бариери?

Как да разрешим противоречията, ако възникнат?

Как да се настроите да толерирате човек, ако той е неприятен, и да вземете предвид естествените различия във възприемането и оценката на бъдещата работа?

Какви методи да използвате, за да повлияете на партньора си?

Каква аргументация трябва да използвам?

Как да се държите, ако възникне конфронтация, манипулация и нечестни тактики от страна на вашия партньор?

Колко трябва да разкривате позициите си?

Как да контролирате атмосферата на разговор?

Как да се справите, ако партньорът ви предизвиква раздразнение?

Какво никога не трябва да се допуска в разговор?

Какви са интересите на вашия партньор и как да ги разберете?

Не забравяйте, че е по-трудно да откажете на приятен човек, затова се опитайте да угодите на човека, който ви приема, дръжте се разумно и етично, не се поддавайте на илюзията за разбиране, изяснете и извлечете смисъла на речта на човека, който ви говори, вярвайте в успеха. За да осигурите успешна бизнес среща, се препоръчва да се придържате към следните правила.

Първо, трябва да имате предвид, че ще имате една възможност да направите първо впечатление. Учените са доказали, че 90% от информацията за човек се формира през първите 90 секунди от общуването с него. Понякога може да бъде много трудно да промените впечатлението, което бизнес комуникационният партньор има за себе си по време на първата среща. Деловият човек, който работи върху имиджа си за първата бизнес среща, трябва да обърне специално внимание на външния си вид и емоционалното си състояние.

Впечатлението за външен вид се формира въз основа на такива показатели като физически данни (лице, коса, височина, телосложение, поза); самопрезентация (способността да се представя, да фокусира вниманието на онези, които го възприемат върху силните си страни и да неутрализира недостатъците).

Емоционалното състояние се формира под въздействието на много фактори. Емоциите, чувствата, преживяванията могат да бъдат отразени в действията на човек. Известно е, че положително първо впечатление правят хората, които излъчват положителни емоции: усмихнат, весел, дружелюбен. Затвореността, предпазливостта, явното или скрито безпокойство, разбира се, не допринасят за установяването на взаимно разбиране. Когато за първи път се появите пред партньора си за комуникация, вашата походка, стойка и поза трябва да демонстрират енергия, динамика и самочувствие.

Бъдете точни. Бъдете навреме за срещата. Закъснението е недопустимо, тъй като показва безотговорност, защото принуждавате бизнес партньора си да чака и губите личното си време. Ако поради обстоятелства се наложи да се забавите, обадете се на човека, който ви чака.

Помислете за костюма си предварително. Бизнес имиджът, спретнатостта и спретнатостта са много важни, за да се представите най-добрата страна. Ако отидете на среща с бизнес партньор с небрежно или неподходящо облекло, вашата бизнес компетентност може да бъде поставена под въпрос. Преди да влезете в рецепцията, проверете отново дали вратовръзката ви е на място, сакото ви е закопчано, обувките ви са излъскани, косата ви е добре сресана и т.н. Смята се, че небрежният външен вид показва неуважение към събеседника.

При пристигането си на срещата кажете името си на секретаря или друг служител, отговорен за приемането на посетители, и ги информирайте за часа на уговорената среща. Предайте визитката си, ако има такава, на секретаря, за да я занесете на вашия мениджър. Ако секретарката не ви е помолила да се съблечете, попитайте я къде можете да закачите палтото си.

Ако чакането за час се удължи, можете да се съгласите да пренасрочите час за друг ден. Независимо колко сте разстроени от поведението на шефа си, трябва да се държите учтиво със секретарката си. Когато ви разрешат да влезете в офиса на някой, с когото имате уговорена среща, първото нещо, което трябва да направите, е да се представите, ако не сте се познавали преди. Установете контакт чрез поглед и усмивка.

Ако вече се познавате, разменете поздрави и се ръкувайте. Поглед, усмивка, ръкостискане съобщават на партньора ви за вашето приятелство и желание за сътрудничество. Казвате поздрава и първите фрази. Приятелската, уважителна интонация и други характеристики на звука на вашия глас са важни тук. Гласът е своеобразна визитна картичка на индивида. В бизнес комуникацията високият глас е неподходящ: не е обичайно да се говори високо на обществени места. Силната реч обикновено е емоционална, но образовани хоране дават воля на емоциите си в бизнес обстановка. Прекалено тихият глас също е неподходящ в деловото общуване. Собственикът на тих глас обикновено се смята за плах, несигурен човек. Постоянното задаване на въпроси натрупва раздразнение. Твърде много бързо темпоречта показва, че човекът е развълнуван. Изисква усилие да се следва съдържанието на изявлението, то бързо омръзва. Когато човек говори запънато, той се възприема като нервен, припрян човек. Прекалено бавната скорост на говор показва, че говорещият трудно намира думи или по някаква причина не иска да говори. Трябва да се помни, че гласът разкрива много психологически характеристикичовек. Следователно бизнесменът, за да поддържа положителния си имидж, трябва да се научи да се вслушва както от гледна точка на изречените думи, така и от гледна точка на тяхното звучене.

По време на бизнес среща е по-добре да изключите определени пози и жестове, за да не изпращате негативни сигнали към партньора си, например жестове и пози на подозрение и потайност, които се изразяват в скръстени ръце, облегнато назад тяло, кръстосани крака , наклонена глава напред и поглед настрани. Жестовете на нервност включват кашлица, прочистване на гърлото и често пушене. Жестовете на несигурност включват преплитане на пръсти с палци, движещи се нервно, или щипане на дланта, или почесване отстрани на врата.

Фактът, че събеседникът изпитва скука, се показва от такива жестове като механично рисуване върху хартия, почукване по масата с ръка или по пода с крак. Спуснати клепачи, почесване на ухото, сваляне на очила и демонстративно оставяне настрани са жестове, които показват нежелание за слушане. Фактът, че събеседникът изрича лъжа, може да бъде показан чрез жестове като почесване на врата, издърпване на яката на ризата, триене на клепача, докосване на носа, покриване на устата с ръка и кашляне.

Преминавайки към въпроса, кажете директно и ясно на вашия домакин какво ви е довело при него. Когато приключите, дайте му възможност да изрази това, което смята за необходимо, и го изслушайте внимателно. Опитайте се да не прекъсвате събеседника си. Изразете това, което смятате за необходимо, когато служителят, който ви приема, очертае своята визия за проблема. Ако трябва да убедите или убедите събеседника си в нещо, направете го своевременно и тактично. Дръжте се с увереност и достойнство. Това, което ви пречи да бъдете уверени, са страховете и опасенията за последствията, очакването на враждебност и негативни реакции от вашия партньор в комуникацията, както и подценяването на себе си, когато не се чувствате в правото си да заемете твърда позиция и да изисквате коректно и честно отношение спрямо себе си.

Когато търсите решение, не се спирайте на първия приемлив вариант. Ако ви задават много въпроси, значи знаете много добре правилата за отговорите. Колкото повече питащият е преизпълнен с емоции, толкова по-спокоен и хладнокръвен трябва да сте вие. Колкото по-готин е въпросът, който ви е зададен, толкова по-кратък трябва да бъде отговорът ви. Ако питащият използва отрицателни, неправилни думи или предположения във въпроса си, няма нужда да ги повтаря в отговора.

На информационни въпроси относно вашето мнение, позиция вие отговаряте по същество. До комплекс проблемни въпросивие отговаряте дали има обмислено решение на проблема. Тук няма нужда да импровизирате, тъй като е лесно да си навлечете неприятности. Не отговаряте на въпроси с провокативен характер, или насочвате разговора към питащия, или към естеството на въпроса, или отговаряте с шега.

Чувствайки, че времето на срещата е към края си, изправете се, благодарете за разговора, за времето, което са ви отделили, кажете сбогом и излизайки от офиса, кажете сбогом на секретаря.

СПАЗВАНЕ НА ЕТИКЕТА В БИЗНЕС СРЕДА АПЕЛ

Ако в една организация отношенията между колегите са приятелски или приятелски, тогава обръщането един към друг на „ти“ е норма. И „ти“ възниква в напрегнати или официални отношения. Ако ръководителят се обръща към някои подчинени на „вие“, а към други на „вие“, тогава възниква впечатлението, че той има близки сътрудници сред своите подчинени. Или лидерът със своето „Вие“ показва по-малкото значение за него на някои подчинени, докато с уважително „Вие“ той подчертава пред другите по-голямото им значение за бизнеса. И в двата случая последиците от такова отношение към служителите са негативни. Ако обаче от самото начало се обръщате към всички подчинени на „вие“, това показва вашето незачитане на официалния етикет и води до фамилиарничене.

Обръщането на „ти“ не само показва културата на общуване, но и служи като инструмент за поддържане на официална дистанция и трудова дисциплина. Някои организации имат служители, които се наричат ​​с първото им име, докато други се обръщат само с фамилията. Новоназначените служители трябва да следят внимателно стила на общуване на своите колеги и да следват техния пример.

Оказване на помощ и помощ.Понякога да помолите колегите за помощ може да бъде много трудно, защото никой не обича мързеливци и безделници, които на всяка крачка казват, че обичат да работят, но всъщност не могат да изпълнят нито една задача и непрекъснато притесняват другите с въпросите си. Ако обаче можете да помогнете на някой от служителите с спешна работа, бъдете сигурни, че когато сте в беда, те ще ви се притекат на помощ. Не забравяйте да благодарите на човека, който ви е помогнал в трудни моменти, дори ако предоставената услуга е била незначителна.

Може да бъде доста лесно да предоставите помощ в случай на физически или финансови затруднения. Много по-трудно е да се окаже психологическа помощ. Дори доста добър съветне винаги е възможно да се направи. Приятелската подкрепа е много важна: съчувствие, съпричастност, особено когато човек загуби вяра в себе си. Въпреки това е още по-важно да помогнете на човек да повярва в себе си, да се справи с проблемите си, да направи правилен избор, т.е. помогнете тактично. Често хората отказват помощ от страх да не загубят самоуважение в собствените си очи или в очите на другите.

Когато предлагате своята помощ, би било правилно да кажете: „Знам и вярвам, че можете да се справите с проблема. Никой не може да ви помогне с това по-добре от вас самите. Тестът пред вас е наистина страхотен, но можете да станете по-силен, ако искате. Искам да ти помогна, но само за да можеш да си помогнеш по-добре. Кой знае, може би някой ден ти и аз ще си разменим ролите и аз ще имам нужда от същата твоя помощ.“

УКАЗАНИЯ НА ДИРЕКТОРА

На практика ръководителите дават указания на своите подчинени основно в две форми: заповеди и искания. Тези форми обаче не винаги се използват според ситуацията. Там, където е необходима заповед, понякога се чува умоляващ тон, а където може да се направи учтива молба, се чува заповед.

В ежедневните условия формулярът за поръчка е необходим в екстремни условия, например, когато има заплаха от неизпълнение на важна задача, нарушаване на правилата за безопасност и др. Въпреки това, твърдите форми на инструкции не трябва да се превръщат в основен метод на управление. С течение на времето подчинените спират да реагират на заплашителния тон и ефективността на заповедите намалява.

Заповедта е необходима, когато се дават инструкции, които са в пряката отговорност на подчинен. Тонът на заповедта винаги трябва да е учтив. Разбира се, в напрегнати ситуации, казват те, е трудно да се въздържиш от грубост. Но опитът потвърждава, че при всякакви условия е възможно да се поддържа деловият тон на официалните отношения, без да се прави компромис с производството. Ако инструкциите не са част от задълженията на подчинения, тогава те трябва да бъдат дадени под формата на молба. Тази форма на инструкции се възприема от подчинените с желание и се изпълняват по-охотно, поради което едно от правилата на служебния етикет казва, че когато давате инструкции на подчинените, във всяка ситуация е необходимо да запазите самообладание и да бъдете учтиви.

СТИМУЛИРАНЕ И НАКАЗАНИЯ

Наградите и наказанията са най-важните инструменти за стимулиране на труда. Вътрешните награди се осигуряват от самата работа, където е необходимо подходящо целеполагане и създаване на подходящи условия. Работата носи усещане за постижение, съдържание, значимост на изпълняваните задачи, самочувствие, приятелство, общуване с колеги и др. Предприятието предоставя външни награди: повишение, заплата, символи на личен статус и престиж, похвала, допълнителен отпуск, заплащане на разходи, личен автомобил и др.

По предназначение наградите и наказанията не са сравними, но опитът показва, че наградите оказват по-голямо влияние върху трудовата дейност на хората, отколкото наказанията. Мениджър от всякакъв ранг трябва да използва мерките за стимулиране по-често и по-умело. Не се отхвърлят и наказателни мерки, но трябва да се спазват елементарни норми на етика и служебна етикеция. Неразумно е служителите да се третират с еднакъв стандарт на наказание на различни възрасти, пол и темперамент за подобни действия. Например, по-добре е жена или опитен човек да направи забележка учтива форма. Лекомислен младеж или флегматичен човек може да бъде наказан по-тежко.

ФОРМИРАНЕ НА СТИЛ НА БИЗНЕС КОМУНИКАЦИЯ В ЕДНА ОРГАНИЗАЦИЯ

Правилата на етикета за служебни отношения гласят, че ръководителят трябва да познава своите подчинени и да се отнася към тях с грижа и внимание, да забелязва всеки техен успех в работата и да ги възнаграждава за това. Ако има нужда да наказвате за служебни пропуски, трябва да бъдете тактични и справедливи. При избора на форма на изразяване и наказание е необходимо да се вземат предвид темперамента, пола и възрастта на служителя.

Чрез прилагане на правилата на бизнес етикета, ориентиран към хората лидер от всякакъв ранг повишава производителността чрез подобряване на междуличностните отношения, набляга на взаимната помощ, включва персонала във вземането на решения, елиминира дребния надзор и установява висока производителност, взема предвид нуждите на служителите, насърчава професионалното им израстване и помага при решаването на проблемите им. Умее да цени времето на своите подчинени; строг и взискателен, но не придирчив и жесток, умее да критикува и приема критика, наказва и насърчава, умее да говори, разговаря и изслушва; проявява искрен интерес към хората; той се усмихва, започва разговор за това, което интересува събеседника, а не самия него.

Изграждането на ефективни взаимоотношения в една организация никога не е лесно. Познаването на правилата на офисния етикет премахва много бариери. Например един от най-добрите начинида влияеш на човек е способността да говориш с него за това, което иска и да се опиташ да му помогнеш да постигне това, което иска. Вместо да обвинявате, трябва да се опитате да разберете човека, което е много по-полезно от критиката, тъй като развива в човека способността да се отнася към вас с толерантност, съпричастност и доброта.

Винаги е необходимо да се вземе предвид гледната точка на други хора, техните стремежи и планове и, ако е необходимо, да можете да промените мнението на човек, без да предизвиквате неговото възмущение или негодувание. За да постигнете това, което искате, не трябва да казвате на човек директно в лицето му за грешките му; преди да критикувате, по-добре е да говорите за собствените си недостатъци; Вместо заповеди, по-добре е да задавате въпроси; По-добре е да започнете разговор с похвала и възхищение към събеседника, но само искрено и за кауза, от която той самият е доволен.

IN официални отношения- И бизнес етикеттова подчертава, че е важно да се развива и поддържа чувство за лично достойнство за всеки; необходимо е винаги да се дава възможност на човек да поддържа репутацията си. Принципът на единоначалието и самовластието в някои организации създава предпоставки както за служебни злоупотреби, така и за унизителни навици и раболепие.

Правилата на етикета в официалните отношения препоръчват да се ценят независимите хора, да се избягват натрапчиви услуги, да не се унижава достойнството на хората с грубо критично намиране на недостатъци и да не се позволява на критиката да ескалира в обикновена кавга; не преследвайте за конструктивна критика - всичко това ще помогне за укрепване на психологическия микроклимат сред персонала на компанията.

Често хората се чувстват неудобно, защото не са напълно наясно как е най-добре да се държат в работна среда, например трябва ли мъж да отвори вратата и да остави жената да мине първа и т.н. На Запад жените могат да реагират много болезнено на всеки знак на внимание, който подчертава тяхната женственост.

Предварително поканените посетители трябва да бъдат посрещнати в уречения час във фоайето на институцията от секретар или помощник-служител, който ще ги придружи до офиса. Би било доста неучтиво, ако поканените трябва сами да намерят правилния офис. На входа на институцията директорът посреща само много почетни гости.

В бизнес среда жената и мъжът не трябва да се държат по същия начин, както в извънработна среда. Бизнес среща- това не е среща и жената не трябва да чака мъж да й дръпне стол, за да й помогне да седне, а мъжът не трябва да се чувства длъжен да го направи. В този случай жената може да се грижи за себе си, също като своя спътник. И мъжът, и жената се ръкуват; В службата няма правила, които да диктуват кой трябва да подаде ръка пръв. И мъжете, и жените трябва да станат от столовете си, за да поздравят клиент или посетител, независимо от пола.

Формиране на стил делово общуванев една организация зависи от всеки служител. Невъзможно е да се осигурят рецепти за всички поводи. Изборът на оптималното решение в дадена ситуация е задача, която всеки решава за себе си и всеки път наново. Той взема решения въз основа на знания, умения, собствен личен потенциал, ръководен от изискванията на етикета.

ПРИЕМАНЕ НА БИЗНЕС ГОСТИ

Обикновено задълженията на секретаря включват подготовка за управителя, неговите гости, участниците в срещата и др. напитки и сандвичи. В зависимост от наличното оборудване (електрическа кана, кафемашина, тостер, микровълнова фурна и др.), списъкът с ястия и начините за приготвянето им може да варира. Не можете да използвате електрическо оборудване, без да се запознаете с правилата за неговата работа.

РЕЦЕПТИ ЗА ПРИГОТВЯНЕ НА НЯКОИ НАПИТКИ И САНДВИЧИ

Чаят е изсушени листа чаено дърво, от които се изработват чрез различни технологични операции различни сортовеготов черен или зелен чай. За разлика от черното, зелен чайсе произвежда без допълнителна термична обработка, така че запазва естествения си цвят и голям бройвитамини

Танини и протеинови вещества, съдържащи се в чая, етерични масла, витамините определят цвета, вкуса, аромата на чая, неговите бактерицидни и други свойства. Качеството на чая зависи преди всичко от суровините, от които е направен. За получаване на най-високи оценки, най-малките и нежни издънкичаено дърво, които се събират ръчно в определено време от годината за всеки район в ранните сутрешни часове.

Вкусът на чая е силно повлиян от технологията на неговата обработка в чаената фабрика, както и от периода и правилното съхранение след производството. Полезни качествачай трае не повече от две години. След този период неговата стипчивост се превръща в горчивина, ароматът се притъпява и инфузията, вместо красива, ярка, става тъмна. Когато купувате чай, не трябва да обръщате внимание на етикетите на опаковките, тъй като те често не отговарят на съдържанието.

Когато чаят се прави от цели листа, чаените листа са големи; когато се правят от нарязани листа, чаените листа са малки. Финият чай се запарва по-бързо и пълноценно, произвежда по-силна и по-тъмна запарка, но е по-малко ароматен. Чаят трябва да се съхранява в херметически затворени порцеланови, стъклени или метални съдове, тъй като чаят лесно абсорбира влагата и миризмите. Ароматът на чая може да се развали, ако наблизо има риба, лук и чесън.

За да сварите чай, ви е необходим фаянс или порцеланов чайник и вряща вода. Водата се вари само веднъж. Не трябва да варите вода дълго време или да я загрявате, когато вече е изстинала. Чайникът трябва да се нагрее или изплакне с вряща вода. Изсипете чаени листа в горещ, сух чайник в размер на 1 чаена лъжичка на чаша вода, залейте с вряла вода не повече от 3/4 от чайника и оставете да се вари за около пет минути. Чаят трябва да се излива в чаши, без да се разрежда с вряща вода. Ако чаят се прави за голям брой хора, тогава в чайника постепенно се добавя вряла вода. Отделно можете да варите листа от жълт кантарион, мента, малина и касис. Приготвя се и чай в торбички (една торбичка за една или две чаши), като в чая не остават чаени листа. За тези, които намират сварения чай за твърде силен, можете да сервирате малка чаша топла вода. Чаят може да се сервира със студено мляко, сладко, мед или резен лимон.

Студен чай с лимон.За да приготвите студен чай с лимон, трябва да запарите 50 г чай в 1 литър вряла вода, да добавите 3/4 чаша захар, кората на 1/2 лимон, да похлупите и да престои 10 минути, след което веднага да отцедите , Охладете леко, изсипете във високи чаши, сложете резен лимон във всяка без кората и зрънцата, поставете в хладилника, сервирайте много студен.

Кафето е тонизираща напитка, направена от кафеени зърна, съдържащи кофеин. Има много видове кафе, които се различават по сила на инфузия и аромат. Кафето се продава на сурови или печени зърна, смляно натурално или с цикория, както и разтворимо. Суровите зърна не са подходящи за приготвяне на напитката; Съхранявайте кафето в херметически затворена кутия или стъклени изделия, така че той е много податлив на чужди миризми. Смляното кафе бързо изтича, губи вкуса и аромата си, така че се препоръчва да се смелят зърната непосредствено преди приготвянето на кафе.

Когато приготвяте кафе, трябва да следвате следвайки правилата. Използвайте предварително загрята тенджера за кафе и вряща вода, но не преварена вода или преварена вода. Трябва да вземете един път и половина повече вода от готовото кафе, тъй като водата се изпарява и освен това много вода остава в утайката от кафе.

Ако използвате електрическа кафемашина, трябва да работите с нея стриктно според инструкциите и да приемате кафе само в посочените пропорции. Трябва да приготвите кафето по такъв начин, че докато е готово, да може веднага да се налива в чаши. Продължителното накисване кара кафето да стане горчиво. Охладеното кафе не се претопля.

За да сварите еднократно черно кафе, трябва да вземете 1 чаена лъжичка смлени кафеени зърна на чаша вода; За да приготвите двойно по-силно кафе, вземете 2-3 чаени лъжички кафе на чаша. За да приготвите кафе с еднаква сила, изсипете кафе в загрята тенджера, залейте го с вряла вода, оставете да заври, но не кипете, и оставете да престои 5 минути. изправи се. Кафето с двойна сила се довежда до кипене два пъти. Първо се приготвя кафе с еднаква сила и когато се утаи, се налива втора порция кафе, оставя се да заври, отстранява се, оставя се да се утаи и едва тогава се сервира.

Турското кафе се приготвя в спец медни съдовес дълга дръжка, широко дъно и стесняващо се в горната част. Такива ястия се наричат ​​​​"турски". Първо водата и захарта се варят в турчина, след което във врящата вода се изсипва кафе. Когато кафето започне да се издига, турчинът се отстранява от котлона, след утаяване се загрява отново, докато пяната се издигне и веднага се отстранява. Когато утайката се утаи, кафето се налива в чаши. За да ускорите процеса на готвене, можете да добавите 1 супена лъжица студена преварена вода. За да приготвите една кафена чаша (50 г) кафе, са ви необходими 1 чаена лъжичка смляно кафе и 2-3 парчета захар.

Сандвичи. Успешни разнообразни и вкусни закускиза посрещане на гости или за незабавно готвенехраната са сандвичи. Те не се нуждаят от готвене и ще задоволят и най-изискания вкус. Сандвичите могат да бъдат отворени и затворени. Отворени са тези, които се приготвят от една филия хляб, а затворени са тези, при които продуктът, с който се прави сандвичът, се поставя между две филийки хляб. Художествено декорирани сандвичи или сандвичи с продукт, който може да се размаже отстрани под тежестта на втората филия хляб, трябва да се приготвят само отворени.

За да направите сандвичи, хлябът се нарязва на филийки с необходимата форма. Най-често сандвичите се правят в правоъгълна форма с дължина 8 см, ширина 5 см и дебелина 1-2 см. Сандвичите се сервират върху плоска чиния или поднос, покрита със салфетка. Приготвят се най-късно час преди сервиране и се съхраняват на хладно.

Съответствие с осн правила на бизнес срещави позволява да спечелите събеседника си от първите минути на срещата и да създадете атмосфера на взаимно уважение между участниците в събитието. Безразличието към установените правила на бизнес етикета е една от основните причини бизнес срещата да завърши неуспешно. Всеки професионалист в своята област знае основното правила за бизнес срещи:

1) Не трябва да закъснявате за бизнес среща. Най-сигурната стъпка е да пристигнете на местоназначението си 15 минути преди уречения час, за да се приведете в ред и да съберете мислите си.

2) Необходимо е срещата да се планира предварително. Сериозните хора ценят своето време и времето на своите партньори, така че е необходимо предварително да обмислят хода на предстоящата среща, структурата на разговора и основните моменти, които трябва да бъдат засегнати в разговора. Ако бизнес срещата се провежда в групов режим, в добра формаСчита се, че всички участници в събранието са предварително запознати с неговия план.

3) Подготовка – важна стъпка. Ако на среща може да са необходими документи, брошури или уводни материали, препоръчително е да ги подготвите и структурирате предварително, за да не изглеждате объркан пред вашия бизнес партньор и да затвърдите увереността му, че сте делови и практичен човек .

4) Важно е да спазвате етикета на бизнес разговора. Бизнес разговорпредполага, че опонентите се интересуват от гледната точка на другия, следователно те слушат внимателно събеседника, не прекъсват и оставят своите коментари и въпроси само в специално определено време, което е по-добре да се обсъди предварително.

5) Преди срещата трябва да прекъснете връзката мобилен телефони други средства за комуникация (Skype на лаптоп, месинджъри), които могат да попречат на директния контакт със събеседника. Ако някой от участниците в срещата очаква важно обаждане и трябва да остави телефона включен, той трябва да предупреди партньорите предварително, за да не възникне неудобна ситуация по време на разговора.

7) Времето е пари. По време на среща винаги е необходимо да се следи времето; ако събитието е планирано на блокове, важно е всеки блок да отнема точно толкова време, колкото е предвидено за него в плана, а още по-важно е да завършите на време, тъй като в бизнеса всяка минута е нечии пари, не трябва да злоупотребявате с ценното време на вашите партньори.

Изкуството на бизнес комуникацията

Какво е комуникация и как да я направим? Има много начини! Някои хора понякога дори не знаят за това.

Процесът на общуване означава общуване с други хора с цел постигане на разбирателство и определен резултат. За да мотивираме човек към действие, ние първо му предаваме информация. За това ние:

Общуваме лично;

Да слушаме;

Задаваме въпроси;

Пишем писма;

Изготвяме справки;

Комуникираме по телефона.

ЛИЧНА КОМУНИКАЦИЯ

Този метод на комуникация често се смята за най-простият. Човекът, с когото говорите, е пред вас и можете да му обясните какво искате. Ако той не ви разбира, тогава трябва да се запитате:

Моят речник разбираем ли е за човек: говоря прост руски или използвам твърде много технически условия?

Може би нещо във външния ми вид пречи на човек да ме разбере? Личното общуване е нещо повече от разговор с друг човек. Има три важни аспекта на комуникацията:

Думи – това, което казваме;

Интонация – как говорим;

Жестикулация - как изглеждаме, когато говорим. Предимствата на личната комуникация са следните:

Хората могат да видят за какво става дума;

Визуалният контакт помага да разберем доколко събеседникът ни слуша и разбира;

Жестовете помагат да направите речта по-убедителна. В същото време обаче думите, интонацията и жестовете могат да представляват известна опасност в личната комуникация:

Можете да раздадете вашите истински чувства;

Може да станете твърде уязвими;

Човекът може да не разбира думите, които използвате;

Не всеки може да хареса начина, по който произнасяте думите.

Във всичко това има нещо, което е извън нашия контрол. Това може да е антипатия към събеседника по някаква неизвестна за вас причина или неговата враждебност към вас.

За да постигнете успех в личната комуникация, е необходимо да вземете предвид всички горепосочени фактори. Не забравяйте, че това не са просто думи. Разбирането става възможно чрез взаимодействието и на трите фактора на комуникация, тоест думи, интонация и жестове. Чрез обучение можете да се научите да постигате последователност между факторите на комуникация, постигайки пълно разбиране от страна на събеседника.

СПОСОБНОСТ ЗА СЛУШАНЕ

Комуникацията не е еднопосочен процес, при който ние просто предаваме информация. Общувайки, ние също получаваме информация и този процес изисква да слушаме.

Слушането означава повече от просто чуване. Често „чуваме“ само това, което искаме да чуем. В предишния раздел говорихме за личната комуникация от гледна точка на говорещия. Изслушването на събеседника е другата страна на общуването и за нея важат същите правила.

Когато слушаме, преминаваме през думите, интонацията и жестовете на събеседника. Към това трябва да добавим и собствените си реакции, които дават да се разбере на събеседника, че го слушаме внимателно. Тези реакции включват: изражение на лицето, усмивка, кимане с глава и различни забележки.

Когато слушате

Правете това с пълно внимание;

Не правете прибързани предположения за това, което другият човек ще ви каже;

Не губете време в опити да формулирате отговор, докато слушате някой друг;

Гледайки в очите с израз на силен интерес към думите на събеседника, покажете, че наистина го слушате внимателно;

Когато слушате някого по телефона, не позволявайте на случващото се в стаята да ви разсейва;

Когато говорите по телефона, нека обаждащият се разбере, че го слушате внимателно, като от време на време казвате: „И така...“, „Да...“, „Добре...“ и т.н.;

Правете бележки, ако е необходимо (например, когато общувате по телефона).

ТЕХНИКИ ЗА ЗАДАВАНЕ НА ВЪПРОСИ

Когато общувате с други хора, може да възникнат ситуации, когато предоставената ви информация не е достатъчна. Ако трябва да научите повече или да изясните смисъла на казаното, задавате въпроси.

IN различни обстоятелствасе използват различни видовевъпроси. Те са:

Отворено;

Затворен;

Специален.

Бизнес среща

В първите секунди на бизнес срещата трябва да поздравите партньора си, да се представите и да се ръкувате. Този, който е по-възрастен по статус или възраст, трябва да се ръкува първо, жените също трябва да участват в ръкостискането - няма нужда да се прави разлика по пол, на бизнес среща всеки е бизнес партньор.

По време на преговорите домакинът на срещата трябва да представи гостите. Когато се представяте, учтиво е да посочите името и фамилията си и да размените визитки (никога не забравяйте да попълните визитките си!). Когато получите визитна картичка, хвърлете бърз поглед към нея и прочетете името на собственика на глас.

Запомнете вашите визиткатрябва да бъде четимо дори при слаба светлина и разбираемо от представители на всяка култура или страна. Най-важното нещо на визитната картичка е вашето име, то трябва да е с удебелен шрифт и да не е замъглено. Визитката трябва ясно да посочва вашата професия и позиция; това ще определи обхвата на вашето бизнес сътрудничество. Визитката трябва да съдържа изчерпателна информация за контакт. Всички текстове трябва да са равномерни, да не заемат цялото пространство на визитната картичка и да са написани с не повече от два шрифта.

Бизнес срещите са събития (включително протоколни), чиято цел е да улеснят установяването на взаимноизгодни контакти между представители на бизнеса.

Най-често срещите се организират от компании, които имат значителен брой партньори както в собствената си страна, така и в чужбина.

Видове бизнес срещи

Има няколко вида такива събития. Всички те могат да бъдат международни, секторни, научни.

Конференциянеобходими за обсъждане на конкретен проблем. Такава бизнес среща се провежда под формата на отделни речи. Всъщност конференцията е среща на група специалисти по определен проблем и може да бъде концентрирана на едно или различни (разпределени) места според териториалния принцип.

Конвенцииорганизирани за дистрибутори и търговци.

Бизнес семинар- образователно-практическо събитие, проведено под формата на дискусия на тематични съобщения.

Презентацияпредназначени да привлекат общественото внимание към нови продукти, компании, определени постижения и резултати от работата.

Кръгла масаорганизирани при обсъждане на обществено значим проблем, който изисква широко обществено внимание. Изисква участието на експерти, които могат да дадат обективна оценка на случващото се. Също така на кръгли масиПрието е да се кани пресата, за да се получи пълно медийно отразяване на всички основни гледни точки по въпроса.

Има и специални събития за журналисти:пресконференции, брифинги, тържествени откривания, пресобяди, дни отворени врати.

Пресконференция и брифингимат за цел да изразят позицията на компанията. Обикновено негови представители правят изявления пред журналисти и отговарят на техните въпроси. Брифингът има по-съкратена форма. Е реакция на конкретен инцидент от интерес за компанията.

Церемония по откриването- шоу, предназначено да повиши интереса към новия обект и да подчертае всичките му предимства.

Денят на отворените врати ви позволява да запознаете максимален брой заинтересовани страни с основните принципи на компанията.

Натиснете обяд- начин за постигане на лоялност на ключови медии в региона. Избират престижен, който да го проведе. Кръгът на допуснатите до събитието е съзнателно ограничен, като задължително присъстват висши служители от компанията.

Бюфет(коктейл, банкет) предполагат неформална атмосфера. Целта на такова събитие е да помогне на компанията организатор и нейните гости да установят максимален брой нови връзки и да създадат познанства.

Официални и неофициални бизнес срещи

Официалните и неофициалните събития се различават по състава на участниците и очаквания резултат:

• официален (протоколен, строг ред);
• неформална (наподобяваща обикновена неформална комуникация, без задължително документиране на резултатите);
• външни (с партньори или клиенти);
• вътрешни (между служители на една и съща организация).

Етапи на бизнес срещи

Обикновено всяка среща включва изпълнението на четири задължителни етапа:

• изясняване на гледни точки и позиции на страните;
• обсъждане и аргументиране на изразените становища. На този етап обикновено възникват конфликти и борби на интереси;
• постигане на компромис, координиране на позиции, постигане на съгласие по всеки обсъждан въпрос;
• анализ на резултатите и изпълнение на договореностите. Този етап е отдалечен от останалите във времето.
  • осигуряване на професионална комуникация между специалисти в една и съща област;
  • колективно търсене и разработване на работни планове;
  • поддържане на контакти;
  • координация на действията, контрол върху текущи проекти;
  • подпомагане на бизнес дейността.

Цели и задачи на бизнес среща

Но основната цел е да убедите партньора да действа по определен начин, да се съгласи с предложения курс на действие.

Програма и сценарий на бизнес среща

Успешните преговори изискват внимателна подготовка, която обикновено включва решаване на организационни проблеми и изготвяне на сценарий за самата среща.

Първата група задачи включва разработване на дневен ред, избор на час и място на срещата, брой, състав и правомощия на участниците, регламент и брой кръгове.

Компанията обикновено поверява изготвянето на програмата на специално назначен служител.

Програмата трябва да бъде подробна и да включва ясен списък от мерки, които да гарантират:

• подбор на участници от всички страни;
• среща пристигане, трансфер, настаняване;
• храна и културно-развлекателна програма;
• самия процес на преговори.

Програмата трябва да посочи отговорниците за изпълнението на всеки етап. То трябва да бъде съгласувано с всички страни, участващи в преговорите. Важно е да се изясни чия е отговорността за водене на протокол от срещата. Ако се приеме международен формат, е необходимо да се изясни въпросът кой ще трябва да осигури преводача.

Тъй като по време на бизнес посещения е обичайно да се организира не само официална, но и неформална комуникация между страните (независимо от официалния характер на събитието), програмата трябва да включва свободен ден, предназначен за това.

Преводач от английски за бизнес среща

Най-често бизнес събития изискват трансфер от/до английски език. Когато избирате преводач, трябва да имате предвид няколко фактора:

• познаване на терминологията;
• опит в подобна работа;
• способност за бързо навигиране в променящи се ситуации;
• способност за превод ясно, бързо, последователно.

По-добре е предварително да предупредите специалиста за темата на срещата и приетия на нея дрескод.

Водещ на бизнес среща

Неговата задача е да ръководи хода на преговорите. Това може да се направи от един човек или екип. В първия случай процесът на вземане на решения е опростен - един служител прави всичко и той носи пълна отговорност.

Във втория случай вероятността от грешка е намалена - екипът може да включва специалисти в различни области. Но условието за успех е съгласуваността на работата му, в противен случай противникът може да използва вътрешните различия за собствените си цели.

Резултати, резултати от бизнес срещата

Положителният резултат от преговорите изисква задължително повторение на основните им постижения. Това е необходимо, за да могат всички участници да осъзнаят какво е постигнато и да възприемат резултата от преговорите като постижение. Също така ще бъде полезно да организирате следващата среща.

Ако резултатите са отрицателни, важно е да можете да излезете правилно от контакта.

Характеристики на бизнес срещи с клиенти в Русия

За чужденците е важно да вземат предвид, че руските предприемачи предпочитат да преговарят в неформална обстановка, но в същото време внимателно оценяват своя партньор външен вид. Трябва да сте подготвени за факта, че преговорите сами по себе си няма да дадат резултат; Могат да се използват както официални, така и лични канали за комуникация. Руските бизнесмени са точни и не обичат празните обещания.

Бизнес срещи на изложения

Бизнес срещите на изложението са най-печеливши, тъй като собствените услуги на събитието ще ви помогнат да преговаряте с клиента, да планирате срещата и да осигурите изпълнението на всичките си цели.

TsVK Expocentre постоянно провежда тематични изложби от различни посоки, където всеки производител може да намери нови партньори и клиенти.