व्यापार वार्ता और बैठकों का शिष्टाचार। व्यावसायिक बैठकें, स्वागत तैयार करना और आयोजित करना

व्यावसायिक बातचीत करने का मुख्य सार दो या दो से अधिक लोगों की रचनात्मक चर्चा करना है। सकारात्मक परिणाम प्राप्त करने के लिए, बैठक में भेजे गए व्यक्ति को बातचीत के लिए ठीक से तैयार करने की आवश्यकता है: ग्राहकों (आदतों, उपलब्धियों, हाल की सफलताओं, और इसी तरह) के बारे में अधिक से अधिक जानकारी एकत्र करें, विशिष्ट लक्ष्य निर्धारित करें जिसके लिए वह प्रयास कर रहा है , और कपड़ों और व्यवहार की शैली पर भी निर्णय लेते हैं।

जानकारी का संग्रह

अपने ग्राहकों को बेहतर तरीके से जानने के लिए, आपको थोड़ा शोध करने की आवश्यकता है। इसमें के बारे में सभी प्रकार की जानकारी एकत्र करना शामिल है यह व्यक्तिया विभिन्न स्रोतों से लोगों का एक समूह, जिस पर इस लेख में चर्चा की जाएगी।

ग्राहक साइट।किसी व्यक्ति के बारे में जानकारी का सबसे अमूल्य और प्राथमिकता स्रोत उसकी अपनी वेबसाइट है। आमतौर पर, ऐसे संसाधनों पर लोग अपने और अपनी कंपनी के बारे में यथासंभव अधिक से अधिक जानकारी पोस्ट करने का प्रयास करते हैं। सबसे पहले, आपको साइट के मुख्य पृष्ठ का अच्छी तरह से अध्ययन करने की आवश्यकता है। आखिरकार, केवल पहली नज़र में ही यह आभास हो जाता है कि सामान्य जानकारी. इस पृष्ठ पर, आप बाजार में इस कंपनी या उद्यम की भूमिका, अस्तित्व की अवधि, वे क्षेत्र जहां सेवाएं या उत्पाद प्रस्तुत किए जाते हैं, साथ ही कंपनी के भूगोल का पता लगा सकते हैं।

"समाचार" खंड भी बहुत दिलचस्प है। कुछ लोग इस रिक्त स्थान को किसी चीज़ से भरने के लिए इस पृष्ठ पर विश्व समाचार प्रकाशित करते हैं। वास्तव में, संगठन के जीवन से संबंधित जानकारी यहां प्रकाशित की जानी चाहिए: भविष्य की रणनीतिक नीति के बारे में कुछ शब्द, नए भागीदारों के बारे में जानकारी, विभिन्न प्रदर्शनियों में सफल भागीदारी पर रिपोर्ट और निश्चित रूप से, इस दौरान हुई घटनाओं हाल के समय में.

"साझेदार" के रूप में साइट का ऐसा भाग आपको उन ग्राहकों की सूची से परिचित कराने की अनुमति देगा जो इस कंपनी के साथ सहयोग करते हैं। यदि उनमें से आप कम से कम कुछ कंपनियों को आपके साथ सहयोग करते हुए पाते हैं, तो यह बातचीत के दौरान ग्राहकों पर दबाव डालने में आपकी बहुत मदद कर सकता है। इस प्रकार, उनसे सिफारिशें प्राप्त करने में कोई हर्ज नहीं है या धन्यवाद पत्र. यह संभावना है कि साइट में कंपनी के कर्मचारियों के बारे में जानकारी होगी। इस मामले में, आपके पास कंपनी के प्रबंधन के बारे में जानकारी से परिचित होने, उनकी व्यावसायिक गतिविधि के क्षेत्र का अध्ययन करने का अवसर होगा। शायद आप सामान्य हितों या संपर्क के बिंदु पा सकते हैं जिन पर एक बैठक में चर्चा की जा सकती है: एक ही खेल के प्रशंसक, बच्चे हैं, एक ही शैक्षणिक संस्थानों में अध्ययन किया है, और इसी तरह।

सामाजिक नेटवर्क।आज, यह हमें नए अवसरों की एक पूरी श्रृंखला प्रदान करता है जिसे आपको (बिक्री पेशेवर) अनदेखा नहीं करना चाहिए। उदाहरण के लिए, एक बड़ी संख्या कीलोगों को अपना मिल गया। कंपनी की वेबसाइट में कॉर्पोरेट ब्लॉग का लिंक हो सकता है, जो नई जानकारी तक पहुंच प्रदान करता है। कंपनी के प्रमुख का अपना ब्लॉग भी हो सकता है। इस घटना में कि आप जिस व्यक्ति से मिल रहे हैं उसका ट्विटर प्राप्त करने में कामयाब रहे, वहां उपलब्ध सभी सूचनाओं का अध्ययन करना सुनिश्चित करें। आपको जिस व्यक्ति की आवश्यकता है उसे ढूँढना अलग सामाजिक नेटवर्क में("Professionals.ru", "Facebook", "Odnoklassniki", ("Vkontakte" और इसी तरह) - अपने आप को उन समूहों और समुदायों की गतिविधियों से परिचित कराना सुनिश्चित करें जिनमें वह एक सदस्य है, साथ ही साथ अपने सर्कल के साथ भी। दोस्तों का।

फंड संचार मीडिया. मीडिया बहुत बड़ी मात्रा में सूचनाओं और सूचनाओं को संग्रहीत करता है जिनका उपयोग उनके अपने उद्देश्यों के लिए किया जा सकता है। यदि कोई कंपनी अपनी छवि के बारे में चिंतित है, तो हमेशा समयबद्ध तरीके से प्रतिस्पर्धियों के हमलों और आरोपों का जवाब देती है और परिणामस्वरूप, मीडिया के साथ निकटता से सहयोग करती है (अपने साक्षात्कार और विज्ञापनों को रेडियो और टीवी पर, समाचार पत्रों और पत्रिकाओं में लेख पोस्ट करती है) - इसका मतलब है कि कंपनी का प्रबंधन जनता की राय को महत्व देता है। इस तथ्य का उपयोग व्यावसायिक बैठक की तैयारी में भी किया जाना चाहिए।

प्रचार सामग्री पर ध्यान दें। आखिरकार, कंपनी द्वारा उपयोग किए जाने वाले विज्ञापन मीडिया का अच्छी तरह से अध्ययन करने के बाद, आप प्रबंधन द्वारा अपनाए गए लक्ष्यों के साथ-साथ उनकी भलाई के बारे में जान सकते हैं। याद रखें कि जिस व्यक्ति के साथ आपकी गंभीर मुलाकात होगी, वह भी इन सभी अवसरों का उपयोग तैयारी में करेगा। एक व्यक्तिगत बैठक में, आप कंपनियों को प्रेरित करने और चल रहे प्रचारों के बारे में जानकारी का उपयोग कर सकते हैं। यह सब एक ऐसे व्यक्ति के रूप में आपके बारे में सकारात्मक राय बनाने में मदद करेगा जो अपने ग्राहक के व्यवसाय में अच्छी तरह से वाकिफ है, कई अन्य प्रबंधकों के विपरीत जो अपने उत्पाद को जल्द से जल्द "धक्का" देने की कोशिश कर रहे हैं। ऐसे लोगों की पृष्ठभूमि के खिलाफ, आप एक सक्षम विशेषज्ञ की तरह दिखेंगे, जो कंपनी के प्रमुख और आपके बीच व्यक्तिगत सहानुभूति और विश्वास के गठन में योगदान देता है।

खोज यन्त्र।यह मत भूलो कि "खोज इंजन" आपको बहुत कुछ खोजने की अनुमति देता है उपयोगी जानकारीकंपनी के प्रमुख और सामान्य रूप से व्यवसाय के बारे में। बस इनपुट लाइन में फर्म या कंपनी का नाम दर्ज करें और पृष्ठों को एक-एक करके फ्लिप करना जारी रखें, और आप निश्चित रूप से ढूंढ पाएंगे महत्वपूर्ण सूचना, जिस पर उन्हें संदेह भी नहीं था (कंपनी का कारोबार, आगामी अदालती मामले, और इसी तरह)।

छवि

व्यवसाय शैली को सामान्यतः व्यावसायिक वातावरण में स्वीकार किया जाता है। महत्वपूर्ण बैठकों में बीकन, शॉर्ट्स, खुले जूते, शॉर्ट स्कर्ट, जींस या स्नीकर्स पहनने की अनुमति नहीं है। लेकिन जैसा कि हम सभी जानते हैं, हर नियम के अपवाद होते हैं। उदाहरण के लिए, वार्ता सफल होने के लिए (अच्छी संभावनाओं के साथ) और सकारात्मक परिणाम (अपेक्षाकृत कम समय में लाभ) देने के लिए, आपको अपने वार्ताकार की तुलना में थोड़ा खराब कपड़े पहनने की जरूरत है। व्यापार शैली मानक है, लेकिन बहुत उत्साही होने की आवश्यकता नहीं है।

याद रखें कि, उदाहरण के लिए, किसी अजनबी के साथ बैठक के लिए तैयार किए गए प्रिय, अच्छे स्वाद का नहीं (जैसा होना चाहिए), लेकिन अपने ग्राहक से जल्द से जल्द पैसे निकालने के इरादे का आभास देंगे, जो नकारात्मक रूप से प्रभावित करेगा खुला और रचनात्मक संचार। व्यवहार में, बड़ी संख्या में ऐसे मामले होते हैं जब लोग नेताओं के साथ महत्वपूर्ण बैठकों में आते हैं बड़ी कंपनियास्ट्रेच्ड स्लीव्स, शॉर्ट्स या जींस वाले स्वेटर में। एक मिनट के लिए कल्पना कीजिए कि आपने एक बड़ी और सफल कंपनी के निदेशक के साथ बैठक के लिए एक महंगा सूट पहना है। आप उसकी आँखों में कौन दिखाई देंगे? सबसे अधिक संभावना है, "ओवरड्रेस्ड" बतख की तरह! ऐसी बैठकों में, आपके पास रचनात्मक और उत्पादक बातचीत करने की बहुत कम संभावना होगी।

यह देखने के लिए वांछनीय है कि किसी विशेष ग्राहक से मिलने पर आपको व्यावसायिक बैठक की तैयारी के पिछले चरण का पता लगाने में मदद मिलेगी। केवल ग्राहक और उसकी कंपनी के बारे में सभी जानकारी एकत्र और विश्लेषण करके ही आप सही चुनाव करने में सक्षम होंगे। उदाहरण के लिए, यदि आपने निष्कर्ष निकाला है कि आपका संभावित ग्राहक, एक बहुत गंभीर व्यक्ति, लक्जरी कारों का शौकीन है, सक्रिय रूप से चैरिटी के काम में शामिल है, सार्वजनिक संगठनों और राजनीतिक दलों का सदस्य है, विभिन्न सम्मेलनों और सेमिनारों में भाग लेता है, सीईओ रहा है 10 साल, क्लासिक बिजनेस सूट (साफ जूते, जैकेट, गहरे रंग की पतलून, हल्की शर्ट) पहनना सबसे अच्छा है। एक लड़की के लिए, चमकदार सामान के बिना एक काली पोशाक काफी उपयुक्त है। अपने को ओवरलोड करने की कोशिश न करें दिखावटअतिरिक्त "ट्रिंकेट", सब कुछ "मॉडरेशन में" होना चाहिए!

इस घटना में कि आपकी एक युवा विकासशील उद्यम के प्रमुख के साथ एक व्यावसायिक बैठक है जो बाजार में युवाओं के लिए कपड़ों की एक विस्तृत श्रृंखला की आपूर्ति करती है, और साथ ही आपको पता चलता है कि आपका ग्राहक कपड़ों की एक मुफ्त शैली पसंद करता है और है अपेक्षाकृत युवा, अधिक स्वतंत्र रूप से कपड़े पहनने की सिफारिश की जाती है। इसके अलावा, यह बातचीत के अतिरिक्त लगेगा: आप उसकी व्यावसायिक गतिविधियों के विकास की दिशा के प्रति अपने सकारात्मक दृष्टिकोण पर जोर देंगे।

यदि आपने अपने स्रोतों से सीखा है कि आप एक रचनात्मक और असाधारण व्यक्तित्व के साथ मिलने वाले हैं (आप विवरण का अध्ययन करके इसे जानेंगे व्यक्तिगत जीवनतथा विभिन्न चित्र) - दिलचस्प तरीके से कपड़े पहनने की कोशिश करें। उदाहरण के लिए, स्टाइलिश सामान, असंगत रंग, एक चमकदार टाई और बाकी सब कुछ जो आपको अपने वार्ताकार के सामने उसी असाधारण व्यक्ति के रूप में प्रकट होने में मदद करेगा जिसमें वह (वह) अपने सहयोगी को देख सकता है।

जैसा कि सभी जानते हैं, क्लासिक शैली एक अंधेरे तल और एक हल्का शीर्ष (आमतौर पर सफेद) प्रदान करती है। अगर आप किसी महत्वपूर्ण बिजनेस मीटिंग में जा रहे हैं तो इस नियम का पालन करें। साथ ही, रंग और शैली चुनते समय इस बात का ध्यान रखें कि आप किससे मिल रहे हैं। यह बहुत ही सरल नियम आपको हमेशा मूल और शानदार दिखने में मदद करेगा। उसी समय, सिर के बारे में मत भूलना। हाँ, लड़कियों के साथ लंबे बालआपको उन्हें किसी तरह के हेयर स्टाइल में सावधानी से लगाने की जरूरत है।

हम 5 मिनट में सकारात्मक प्रभाव डालते हैं

एक व्यावसायिक बैठक में जाना - याद रखें कि आपके पास एक अच्छा प्रभाव बनाने के लिए केवल कुछ सेकंड होंगे। यदि आपके पास पर्याप्त समय नहीं है, तो आमतौर पर आपके पास चीजों को ठीक करने के लिए और पांच मिनट का समय होगा। स्थिति की कल्पना करने की कोशिश करें: आपके कार्यालय में एक दस्तक है, कोई व्यक्ति एक बड़े बैग के साथ प्रवेश करता है और चिल्लाता है "ध्यान दें!" आपका ध्यान (और अन्य कर्मचारियों) को उसके हाथ में किसी पुस्तक की ओर निर्देशित करने का प्रयास करता है। आपने उस समय इस व्यक्ति के बारे में क्या सोचा? क्या आप चाहते हैं कि आपका ग्राहक आपके बारे में भी ऐसा ही सोचे? मुश्किल से! इसलिए, आपको अपने सभी कार्यों पर पहले से विचार करने की आवश्यकता है: आप दरवाजे में कैसे प्रवेश करेंगे, आप अपने व्यापारिक भागीदारों से क्या कहेंगे, इत्यादि।

चूंकि यह लेख व्यावसायिक बातचीत के बारे में है, इसलिए हम आपके ध्यान में निम्नलिखित विकल्प लाते हैं। दरवाजा खोलने के बाद, अपने मुवक्किल को नमस्ते कहें, उसे उसके पहले और अंतिम नाम (या पहले और मध्य नाम) से पुकारें, यह सुनिश्चित करने के लिए कि यह वह व्यक्ति है जिससे आप मिलने जा रहे थे। उसके बाद, आपको अपना परिचय देना होगा, अपना नाम, कंपनी में स्थिति, साथ ही जिन बिंदुओं पर आपको चर्चा करनी है, और अपने क्लाइंट को यह भी बताएं कि आप उस समय उससे मिलने के लिए सहमत हुए थे। इस अवधि के दौरान अपने वार्ताकार के साथ आँख से संपर्क स्थापित करने का प्रयास करें। यदि आप देखते हैं कि ग्राहक कागजों में व्यस्त है, तो जांचें कि क्या वह आपसे अभी बात कर सकता है या यदि उसे अपना वर्तमान व्यवसाय समाप्त करने के लिए थोड़ा समय चाहिए। यदि कोई व्यक्ति संवाद करने के लिए तैयार है, तो आप शुरू कर सकते हैं।

बातचीत को कैसे संरचित किया जाना चाहिए?

आपके वार्ताकार को यह समझने के लिए कि वह एक व्यवसायी और गंभीर व्यक्ति के साथ व्यवहार कर रहा है, पहले बैठक के नियमों की घोषणा करें। उदाहरण के लिए, आप यह कह सकते हैं: "आपके साथ हमारी बैठक का मुख्य उद्देश्य आपके वर्तमान व्यावसायिक लक्ष्यों को निर्धारित करना और यह निर्धारित करना है कि हमारी कंपनी आपको उन्हें प्राप्त करने में कैसे मदद कर सकती है। मैं दो चरणों में बातचीत बनाने का प्रस्ताव करता हूं। पहले चरण में, मैं आपकी कंपनी की मुख्य प्राथमिकताओं को समझने के लिए आपसे कुछ प्रश्न पूछूंगा, दूसरे चरण में, मैं आपको बताऊंगा कि इनमें से किससे निपटने में हमारी कंपनी आपकी मदद कर सकती है। मुझे लगता है कि वार्ता का ऐसा निर्माण यथासंभव उत्पादक होगा। क्या आप मेरी बात से सहमत हैं?" वार्ताकार की सहमति प्राप्त करने के बाद, आप स्वयं वार्ता के लिए आगे बढ़ सकते हैं। यदि ग्राहक को आपकी योजना पसंद नहीं है, तो पूछें कि वह क्या विकल्प पेश कर सकता है।

एक व्यावसायिक ग्राहक की आवश्यकताओं को सही ढंग से निर्धारित करने के लिए, एक अच्छे वार्ताकार को प्रश्नों को सही ढंग से बनाने की तकनीक में पारंगत होना चाहिए। इस सूची को कागज पर पूर्व-मुद्रित किया जा सकता है और वहां आपके ग्राहक के उत्तर दर्ज किए जा सकते हैं, या आप सभी प्रश्नों को स्मृति में "रख" सकते हैं और प्राप्त सभी सूचनाओं को रेखांकित कर सकते हैं। याद रखें कि बातचीत तार्किक रूप से विकसित होनी चाहिए, इसलिए आपको सभी प्रश्नों के क्रम के बारे में बहुत सावधानी से सोचने की आवश्यकता है। प्रश्नों की सूची तैयार करने के लिए, आप निम्न टेम्पलेट का उपयोग कर सकते हैं:

1. आपकी कंपनी कितने समय से बाजार में है?
2. जो है में लक्षित दर्शकआपके खरीदार?
3. आप किन बाजारों को लक्षित कर रहे हैं (क्षेत्र, क्षेत्र, शहर)?
4. प्रतिस्पर्धियों पर कौन से लाभ ग्राहकों को आपकी कंपनी की ओर आकर्षित करते हैं?
5. आपकी कंपनी प्रतिस्पर्धियों से किस प्रकार भिन्न है?
6. आज आप किन सेवा प्रदाताओं के साथ सहयोग करते हैं?
7. आपने इस आपूर्तिकर्ता को क्यों चुना?
8. अपने आपूर्तिकर्ता के काम का मूल्यांकन दस-बिंदु पैमाने पर करने का प्रयास करें। आप क्या रेटिंग देंगे?
9. वर्तमान आपूर्तिकर्ता के काम में आपको वास्तव में क्या सूट नहीं करता है?
10. आपकी राय में, हमारी कंपनी को क्या लाभ होने चाहिए ताकि हम आपके साथ दीर्घकालिक सहयोग बना सकें?

याद रखें कि एक व्यावसायिक बैठक में, सबसे महत्वपूर्ण चरण सूचना एकत्र करना होता है। सही प्रश्नों के लिए धन्यवाद, आप अपने वार्ताकार से बात करने में सक्षम होंगे और उन सभी समस्याओं और असुविधाओं के बारे में पता लगा पाएंगे जिन्हें वह सहने के लिए मजबूर है। इस तरह आप देख पाएंगे कि क्या आप उन्हें हल करने में मदद कर सकते हैं और यदि आप अपने उत्पाद में विश्वास रखते हैं, तो आपके पास एक अच्छा सौदा पाने का एक अच्छा मौका होगा।

अपने उत्पादों की उचित प्रस्तुति

पहले चरण में, आपके मुवक्किल ने मुख्य रूप से बात की, लेकिन केवल प्रश्न पूछे। अब बोलना पड़ेगा। आप इस तरह से आगे संचार का निर्माण कर सकते हैं कि ग्राहक अपनी रुचि के बिंदुओं को स्पष्ट करने और अपनी शंकाओं को दूर करने के लिए बहुत सारे प्रश्न पूछे, या ताकि वह हर समय चुप रहे, क्योंकि सब कुछ स्पष्ट हो जाएगा और वह करेगा आपकी बातों से सहमत। आपकी कंपनी की सेवाओं की सफल प्रस्तुति यह है कि आप अपनी कंपनी द्वारा प्रदान की जाने वाली सेवाओं की गुणवत्ता पर ध्यान केंद्रित करते हुए, ग्राहक द्वारा अपने पक्ष में साझा की गई सभी सूचनाओं का अनुवाद कैसे करते हैं।

उदाहरण के लिए, यदि आपके वार्ताकार ने वर्तमान सेवा प्रदाता की डिलीवरी की गुणवत्ता के बारे में शिकायत की है (बार-बार ऑर्डर में देरी, जिसके परिणामस्वरूप ग्राहक की कंपनी का काम "कमजोर" होता है), तो इस बात पर जोर देना आवश्यक है कि सहयोग में ऐसी कोई स्थिति नहीं होगी। आपकी कंपनी, चूंकि सेवा विभाग सुचारू रूप से और एक नियंत्रण सेवा की निरंतर निगरानी में काम करता है, जो (सबसे अधिक संभावना है) वर्तमान सेवा प्रदाता के पास नहीं है। आखिरकार, अगर ऐसा होता, तो डिलीवरी में इतनी देरी नहीं होती। इसके अलावा, आप नोट कर सकते हैं कि आपकी कंपनी के अनुबंध में कहा गया है कि डिलीवरी विफल होने की स्थिति में, आपूर्तिकर्ता कंपनी जुर्माना अदा करेगी या मुआवजे के रूप में बोनस प्रदान करेगी। दूसरे शब्दों में, आप कानूनी रूप से अपने क्लाइंट को अनुबंध की सभी शर्तों के अनुपालन की गारंटी देते हैं, जो क्लाइंट को जोखिम से बचाने में मदद करेगा।

निष्कर्ष

के साथ एक सफल व्यावसायिक बातचीत करने के लिए संभावित ग्राहक- आपको कई चरणों से गुजरना होगा। प्रारंभिक चरणव्यक्ति के व्यक्तित्व (जिसके साथ बैठक होनी है) और जिस कंपनी का वह प्रतिनिधित्व करता है, उसके बारे में सभी प्रकार की जानकारी के संग्रह और विश्लेषण के लिए प्रदान करता है। यह मीडिया, विज्ञापन स्रोतों और से जानकारी से मदद मिल सकती है खोज यन्त्रकंपनी की वेबसाइट पर जाना भी उपयोगी होगा।

कपड़े चुनते समय, आपको क्लासिक शैली का पालन करना चाहिए, लेकिन यदि आपके पास उस ग्राहक की पहचान के बारे में विश्वसनीय जानकारी है जिससे आप मिल रहे हैं, तो तरीका और शैली उसके समान हो सकती है।

पांच मिनट में एक सकारात्मक प्रभाव पैदा करने के लिए, बैठक के एजेंडे की घोषणा करें, और वार्ताकार से जानकारी एकत्र करने के चरण में यथासंभव अधिक से अधिक स्थितिजन्य प्रश्न पूछें।

अंतिम चरण प्रस्तुति है, जिसके दौरान आप इस तथ्य के लिए वार्ताकार स्थापित करते हैं कि वह आपकी कंपनी के सहयोग से अधिक लाभ प्राप्त करेगा।

नमस्ते! इस लेख में, हम इस बारे में बात करेंगे कि क्लाइंट के साथ मीटिंग की व्यवस्था कैसे करें।

आज आप सीखेंगे:

1. भविष्य के ग्राहक को क्या कहना है ताकि वह निश्चित रूप से आपसे मिलना चाहेगा;
2. व्यक्तिगत बैठक का समय निर्धारित करते समय क्या गलतियाँ नहीं करनी चाहिए;
3. मौजूदा तकनीकें जो एक शुरुआत करने वाले को भी पहली बैठक स्थापित करने में मदद करेंगी।

एक अच्छे और एक साधारण प्रबंधक के बीच का अंतर

ऐसा करने के लिए, निम्न निर्देश का उपयोग करें:

1. क्लाइंट को डायल करने से पहले, एक कुर्सी पर बैठें, पीछे झुकें, आराम करें, धैर्य रखें, विनम्र रहें और अपने आप को मुस्कुराएं। कभी-कभी किसी व्यक्ति की मुस्कान दूर से महसूस की जा सकती है। इसलिए, आशावाद के साथ चार्ज करें और सक्रिय कार्यों के लिए आगे बढ़ें।
2. कंपनी की ओर से कॉल करें और अपना परिचय दें। अपना अंतिम नाम, पहला नाम और संरक्षक, साथ ही अपनी स्थिति बताएं। संक्षेप में, हमें बताएं कि आप वास्तव में क्या करते हैं।
3. फिर अपने कॉल का उद्देश्य बताएं। क्लाइंट को स्पष्ट रूप से समझना चाहिए कि आप उससे क्या चाहते हैं। लेकिन बस तुरंत सभी ट्रम्प कार्ड न डालें। वार्ताकार को किसी चीज़ में दिलचस्पी लें और कहें कि वह एक व्यक्तिगत बैठक में और जानेंगे।
4. हमें बताएं कि आप किन प्रसिद्ध कंपनियों के साथ सहयोग करते हैं। शायद आपके उद्यम में बड़ी कंपनियों का भरोसा आपके हाथ में आ जाएगा।
5. बैठक के लिए अपनी तिथि और समय स्वयं निर्धारित करें। वार्ताकार को यह आभास होना चाहिए कि वह तय करता है कि बैठक कब होगी। वास्तव में, आप उसे बिना किसी विकल्प के विकल्प दे रहे हैं।
6. ग्राहक को अलविदा कहें, ध्यान देने के लिए धन्यवाद देना न भूलें।

मीटिंग शेड्यूल करने के लिए संवाद का एक उदाहरण यहां दिया गया है:

- हैलो, मेरा नाम इवानोव इवान सर्गेइविच है, मैं मोरोज़्को कंपनी का बिक्री प्रबंधक हूं। हम जमे हुए उत्पादों की बिक्री में लगे हुए हैं। क्या आप मुझे अपना कुछ मिनट का समय दे सकते हैं?

हैलो, मैं आपको सुन रहा हूँ।

- इवान सर्गेइविच, मैं एक बैठक की व्यवस्था करने के लिए बुला रहा हूँ। मैं जिस कंपनी का प्रतिनिधित्व करता हूं उसके पास आपके लिए एक बहुत ही दिलचस्प पेशकश है।

- और आपका वास्तव में क्या मतलब है? क्या हम इस पर फोन पर चर्चा कर सकते हैं?

- हमारी कंपनी के पास आपके लिए एक व्यक्तिगत प्रस्ताव है, जिसका उपयोग करके आप अपने उत्पादों के निर्माण की लागत का अनुकूलन करते हैं। अधिक विस्तार से मैं आपको व्यक्तिगत संचार में समझा सकता हूं। शहर के कुछ सबसे प्रसिद्ध रेस्तरां (उदाहरण के लिए, "सेलेन्टानो" और "बावेरिया") ने पहले ही हमारे प्रस्ताव को स्वीकार कर लिया है और अपनी पसंद से संतुष्ट हैं।

"आकर्षक, लेकिन मैं शायद इसके बारे में सोचूंगा।"

- चलो कल 16.00 बजे मिलते हैं या परसों 9 बजे मिलते हैं, मैं आपको हमारे साथ सहयोग की शर्तों के बारे में विस्तार से बताऊंगा। यह टेलीफोन पर बातचीत की तुलना में अधिक जानकारीपूर्ण होगा। क्या आपके लिए कल मिलना सुविधाजनक होगा?

- शायद, हां, हो सके तो मेरे ऑफिस में।

- बढ़िया, फिर कल 16.00 बजे मैं आपके साथ रहूँगा। आपके समय के लिए धन्यवाद और जल्द ही मिलते हैं!

क्लाइंट के साथ बात करते समय संभावित कठिनाइयाँ

उनकी पूर्ति के क्रम में आधिकारिक कर्तव्यप्रत्येक व्यक्ति को कई कठिनाइयों का सामना करना पड़ता है जिन्हें दूर करने की आवश्यकता होती है। बिक्री एजेंटों और प्रबंधकों को आपत्तियों को संभालने में सक्षम होना चाहिए।

आइए मुख्य समस्या स्थितियों पर विचार करें।

समस्या की स्थिति	प्रबंधक के कार्य
सचिव या अन्य कर्मचारी का कहना है कि सही व्यक्तिअनुपस्थित	प्रबंधक पूछता है कि वापस कॉल करने का सबसे अच्छा समय कब है
सेक्रेटरी पूछता है कि सेल्स एजेंट किस बारे में कॉल कर रहा है	यहाँ पर परोक्ष रूप से उत्तर देना आवश्यक है, लेकिन ताकि सचिव को लगे कि प्रबंधक की कॉल बहुत महत्वपूर्ण है और इसे नज़रअंदाज़ नहीं किया जा सकता है। उदाहरण के लिए, "मैं वसीली पेट्रोविच द्वारा मुझे दी गई जानकारी के बारे में फोन कर रहा हूं"
ग्राहक मिलना नहीं चाहता है और उसे ई-मेल या फैक्स द्वारा जानकारी भेजने के लिए कहता है	प्रबंधक बताता है कि वह ऐसा कर सकता है, लेकिन ग्राहक को गणनाओं को लंबे समय तक समझना होगा, और इस मामले में जानकारी पूरी तरह से नहीं मानी जा सकती है। क्लाइंट के लिए प्रस्ताव का स्वतंत्र रूप से अध्ययन करने में घंटों खर्च करने की तुलना में बैठक के लिए कुछ मिनट का समय आवंटित करना अधिक तर्कसंगत है
क्लाइंट व्यस्त होने और बात करने में असमर्थ होने का दावा करता है	बिक्री एजेंट की प्रतिक्रिया हो सकती है: "बेशक, मैं समझता हूं, मुझे बताएं कि मुझे कब वापस कॉल करना है"
वार्ताकार रुचि रखता है वित्तीय पक्षप्रश्न	प्रबंधक जवाब देता है कि वर्गीकरण बड़ा है और माल की कीमत ग्राहक द्वारा चुनी गई स्थिति पर निर्भर करती है। इसलिए उनसे मिलना जरूरी है।
ग्राहक वर्तमान आपूर्तिकर्ताओं से संतुष्ट होने का दावा करता है	कॉलर उसे 5 मिनट का समय देने के लिए कहता है ताकि ग्राहक यह समझ सके कि वर्तमान आपूर्तिकर्ताओं के सहयोग की शर्तें वास्तव में उसके प्रस्ताव से अधिक लाभदायक हैं या नहीं
मुवक्किल घबराया हुआ है और कहता है कि प्रबंधक का प्रस्ताव उसके लिए दिलचस्प नहीं है	प्रबंधक बातचीत जारी रखने पर जोर नहीं देता है, लेकिन कुछ हफ्तों में वापस कॉल करने की अनुमति मांगता है

कई प्रभावी तकनीकें हैं जो आपको आगामी बैठक के महत्व के बारे में ग्राहक को जल्दी और आसानी से समझाने में मदद करेंगी।

1. तकनीक "लेज"- इसका सार इस प्रकार है: आप सभी सूचनाओं को पूरी तरह से प्रकट किए बिना, वार्ताकार में लगातार रुचि बनाए रखते हैं। आप निम्नलिखित अभिव्यक्ति का उपयोग कर सकते हैं: "ताकि मैं आपको सब कुछ और अधिक विस्तार से बता सकूं और पूरी जानकारी आपको बता सकूं, हमें मिलने की जरूरत है।"
2. उत्पाद पुनर्मूल्यांकन- अपने उत्पाद का पुनर्मूल्यांकन करना और उसके प्रस्ताव के लिए एक नई तकनीक विकसित करना आवश्यक है। उबाऊ वाक्यांश "मैं आपसे मिलना चाहूंगा" को अभिव्यक्ति के साथ बदलने का प्रयास करें "हमारी कंपनी विचार करेगी और पेशकश करेगी" वास्तविक विकल्पअपने उत्पादों की लागत को कम करना। उदाहरण के लिए, यदि आप रेस्तरां और कैफे को सामान बेचते हैं, तो यह न कहें कि आप क्लाइंट को कुछ उत्पाद खरीदने की पेशकश करते हैं। निश्चित रूप से ग्राहकों के पास पहले से ही आपूर्तिकर्ता हैं। विशिष्ट व्यंजनों की लागत का अनुमान लगाने के लिए एक सेवा प्रदान करें। विश्लेषण करने के बाद, आप दिखाएंगे कि यदि आप अपने से उत्पाद खरीदते हैं, तो ग्राहक की बचत होगी। इसलिए आपके साथ सहयोग करना बेहतर है।

यहां कुछ युक्तियां दी गई हैं जो बातचीत के दौरान कठिनाइयों से बचने में आपकी सहायता कर सकती हैं:

• रुचि बनाए रखें, लेकिन साज़िश न पैदा करें।
• ग्राहक से अपने लाभ को कई गुना बढ़ाने का वादा न करें। यह अविश्वास का कारण बनता है।
• वाक्यांशों का प्रयोग न करें: "हम चाहते हैं ...", "हम आपके साथ हो सकते हैं ...", क्योंकि ग्राहक केवल अपने लाभ में रुचि रखता है, आपकी इच्छा नहीं।
• व्यक्तिगत बैठक पर जोर दें, क्योंकि ग्राहक की आंखों में देखकर सहयोग को मना करना कठिन होगा।

निष्कर्ष

एक बैठक के लिए सही निमंत्रण सही बैठक आयोजित करने के रास्ते पर पहला कदम है, जिसमें एक लंबा और उत्पादक सहयोग होता है। मुख्य कार्य दूरभाष वार्तालापव्यक्तिगत बैठक की आवश्यकता के वार्ताकार को समझाने के लिए। ऐसा करने के लिए, आपको ग्राहक में दिलचस्पी लेनी होगी और आपत्तियों के साथ काम करना सीखना होगा।

प्राथमिक का अनुपालन व्यापार बैठक नियमबैठक के पहले मिनटों से वार्ताकार पर जीत हासिल करने और घटना के प्रतिभागियों के बीच आपसी सम्मान का माहौल बनाने की अनुमति देता है। व्यावसायिक शिष्टाचार के स्थापित नियमों के प्रति उदासीनता एक मुख्य कारण है कि एक व्यावसायिक बैठक असफल रूप से समाप्त हो सकती है। अपने क्षेत्र का कोई भी पेशेवर मूल बातें जानता है व्यापार बैठक नियम:

1) बिजनेस मीटिंग के लिए देर न करें। अपने विचारों को साफ करने और एकत्र करने के लिए नियत समय से 15 मिनट पहले अपने गंतव्य पर पहुंचना सुनिश्चित कदम है।

2) बैठक की पहले से योजना बनाना आवश्यक है। गंभीर लोग अपने साथी के समय और समय को महत्व देते हैं, इसलिए आगामी बैठक के पाठ्यक्रम, बातचीत की संरचना और बातचीत में जिन मुख्य बिंदुओं पर ध्यान देने की आवश्यकता है, उनके बारे में पहले से सोचना आवश्यक है। यदि एक व्यावसायिक बैठक समूह मोड में होती है, तो सभी बैठक प्रतिभागियों को इसकी योजना के साथ पहले से परिचित करना अच्छा अभ्यास माना जाता है।

3) तैयारी एक महत्वपूर्ण कदम है। यदि बैठक में दस्तावेजों, पुस्तिकाओं या परिचयात्मक सामग्री की आवश्यकता हो सकती है, तो इसे पहले से तैयार और संरचित करने की सिफारिश की जाती है ताकि एक व्यापार भागीदार के सामने भ्रमित न दिखें और उसके विश्वास को मजबूत करें कि आप एक व्यवसायी और व्यावहारिक व्यक्ति हैं।

4) व्यावसायिक बातचीत के शिष्टाचार का पालन करना महत्वपूर्ण है। एक व्यावसायिक वार्तालाप मानता है कि विरोधी एक-दूसरे के दृष्टिकोण में रुचि रखते हैं, इसलिए वे वार्ताकार को ध्यान से सुनते हैं, बीच में नहीं आते हैं, और अपनी टिप्पणियों और प्रश्नों को केवल विशेष रूप से आवंटित समय पर छोड़ देते हैं, जिस पर पहले से चर्चा करना बेहतर होता है।

5) बैठक से पहले आपको बंद करना होगा चल दूरभाषऔर संचार के अन्य साधन (लैपटॉप पर स्काइप, तत्काल संदेशवाहक) जो वार्ताकार के साथ सीधे संपर्क में हस्तक्षेप कर सकते हैं। यदि बैठक में भाग लेने वालों में से कोई एक महत्वपूर्ण कॉल की उम्मीद कर रहा है और उसे फोन छोड़ना चाहिए, तो उसे भागीदारों को पहले से चेतावनी देने की जरूरत है ताकि बातचीत के दौरान कोई अजीब स्थिति न हो।

7) समय पैसा है। बैठक के दौरान, समय का ध्यान रखना हमेशा आवश्यक होता है, यदि घटना की योजना ब्लॉकों में की जाती है, तो यह महत्वपूर्ण है कि प्रत्येक ब्लॉक में उतना ही समय लगे जितना योजना में आवंटित किया गया है, और इसे समाप्त करना अधिक महत्वपूर्ण है समय पर, क्योंकि व्यापार में हर मिनट किसी का पैसा है, अपने भागीदारों के कीमती समय का दुरुपयोग न करें।

हर दिन बहुत कुछ होता है व्यावसायिक मुलाक़ातऔर पूरी तरह से विभिन्न स्तरों की बातचीत। और इससे कोई फर्क नहीं पड़ता कि यह क्या है: एक मिलियन डॉलर के सौदे को समाप्त करने के लिए विश्व निगमों के प्रमुखों की एक बैठक या सहयोग के बारे में दो छोटे उद्यमियों के बीच एक व्यावसायिक बातचीत - किसी भी बातचीत में सक्षम होना महत्वपूर्ण है सहीउनका संचालन करने के लिए, और यादृच्छिक रूप से कार्य करने के लिए नहीं। एक व्यावसायिक बैठक की सावधानीपूर्वक तैयारी और उसके दौरान व्यवहार की सही रणनीति के बिना, आप बातचीत के वांछित परिणाम को प्राप्त करने में सक्षम होने की संभावना नहीं रखते हैं।

व्यावसायिक बैठकें आयोजित करना एक बहुत ही नाजुक मामला है, और यदि आप अभी व्यवसाय करना शुरू कर रहे हैं, तो भी आपको अभी व्यावसायिक वार्ता आयोजित करने की कुछ बारीकियों को सीखने में कोई दिक्कत नहीं होगी।

बिजनेस मीटिंग कैसे आयोजित करें

एक व्यापार बैठक के दौरान, कुछ रखें सरल नियम, और फिर आप: सबसे पहले, बातचीत के दौरान अधिक आत्मविश्वास महसूस करेंगे; दूसरे, आप अपने वार्ताकार (ओं) की नज़रों में एक गंभीर और विचारशील व्यक्ति के रूप में दिखाई देंगे, जिसके साथ आप व्यवहार कर सकते हैं; और तीसरा, वार्ता के वांछित परिणाम प्राप्त करने की संभावनाओं को बढ़ाएं।

1. स्पष्ट उद्देश्य

वार्ता की तैयारी में, उन मुद्दों की एक विशिष्ट सूची तैयार करना आवश्यक है जिन पर विचार करने की आवश्यकता है और जिन कार्यों को हल करने की आवश्यकता है। और बातचीत के दौरान, आपको इस सूची से विचलित नहीं होना चाहिए, अन्यथा आप बातचीत के मुख्य सूत्र को खोने का जोखिम उठाते हैं और इसलिए, अपने लक्ष्य को प्राप्त नहीं करते हैं। वार्ता में जितने अधिक मुख्य मुद्दों पर विचार करने की आवश्यकता है, उनके लिए तैयारी उतनी ही गंभीर होनी चाहिए, क्योंकि प्रत्येक मुद्दे पर खर्च किए जाने वाले इष्टतम समय को चुनना आवश्यक है।

2. न्यूनतम "पानी"

यह नियम न केवल भागीदारों के साथ व्यापार वार्ता पर लागू होता है, बल्कि कामकाजी बैठकों और काम पर किसी भी व्यावसायिक बातचीत पर भी लागू होता है। अक्सर लोग (विशेषकर यदि वे काम के बाहर मैत्रीपूर्ण संबंध में हैं) उन विषयों में तल्लीन करना शुरू कर देते हैं जो वार्ता के उद्देश्य से बिल्कुल संबंधित नहीं हैं। और नतीजतन, यह पता चला कि बैठक हुई थी, ऐसा लगता है कि वे कुछ के बारे में बात कर रहे थे, लेकिन परिणामस्वरूप वे कुछ भी नहीं आए। इसलिए, "आपने अपना जन्मदिन कैसे मनाया" या "परिवार कैसा चल रहा है" विषय पर बातचीत से जितना संभव हो सके विचलित करने का प्रयास करें, और केवल कार्य विषय पर ध्यान केंद्रित करें। अन्य सभी वार्तालाप मेरे खाली समय में हैं।

3. केवल महत्वपूर्ण लोग

शायद ही कभी दो लोगों द्वारा आमने-सामने की जाने वाली व्यावसायिक बातचीत होती है। ये बल्कि विशेष मामले हैं। अधिकांश वार्ताओं में, दोनों पक्षों के कई लोग होते हैं - सलाहकार, सहकर्मी, भागीदार, सहायक। अपने साथ कई लोगों को बातचीत में ले जाएं जो अपनी राय व्यक्त करेंगे, सलाह देंगे और स्वीकार करने में मदद करेंगे सही निर्णय- यह उचित है, लेकिन सहायकों की संख्या के साथ इसे ज़्यादा मत करो। सबसे पहले, एक बैठक कक्ष में बड़ी संख्या में लोग "भीड़" की भावना पैदा कर सकते हैं और आपकी एकाग्रता को बिखेर सकते हैं। दूसरे, जो लोग विशेष रूप से विचाराधीन समस्या से संबंधित नहीं हैं, यदि वे बोलते हैं, तो सबसे अधिक संभावना है कि यह या तो विषय से हटकर होगा, या बस किसी को दिलचस्पी नहीं होगी (आप उद्यम से उद्यम कैसे प्रदर्शित करें, इस पर डिजाइनर की राय नहीं सुनेंगे) संकट?)। इसलिए, वार्ता के लिए अपने साथ केवल उन्हीं को ले जाएं जिनकी वहां वास्तव में आवश्यकता है।

4. समय की पाबंदी और विनियमन

काश, देर से आने की आदत कई लोगों के लिए एक समस्या होती है। और व्यापार भी। देर से आने वालों की प्रतीक्षा का अर्थ है वार्ता शुरू होने में देरी करना। प्रतीक्षा समय बर्बाद होता है। एक सही मायने में व्यवसायी व्यक्ति अपने समय को महत्व देने के लिए बाध्य है, इसलिए या तो अपने अधीनस्थों को "प्रशिक्षित" करें ताकि वे हमेशा समय पर पहुंचें, या बस देर से आने वालों के बिना शुरू करें। वैसे, सबसे अच्छा तरीकाअपने अधीनस्थों के बीच देर से आने की आदत को स्थायी रूप से बंद करने के लिए काम पर और सभी काम की घटनाओं पर समय पर पहुंचने के लिए अपना खुद का उदाहरण स्थापित करना है।

5. सबके लिए वचन

यदि आपने केवल उपस्थिति के नियम को ध्यान में रखा है महत्वपूर्ण लोगबातचीत में (पैराग्राफ 3 देखें), इसका मतलब है कि एक व्यावसायिक बैठक में आप बैठक कक्ष की दीवारों के भीतर सभी की राय में रुचि रखते हैं। उन्हें अपनी राय व्यक्त करने का अवसर दें। अपने भाषण के दौरान, उपस्थित लोगों को टिप्पणी करने और रचनात्मक टिप्पणी करने की अनुमति दें, हालांकि, सब कुछ एक तमाशा में न बदलें। जब अंतिम निर्णय कमोबेश पहले ही हो चुका हो, तो एक बार फिर से सभी से पूछें कि वह वर्तमान स्थिति के बारे में क्या सोचते हैं। संक्षेप में, वार्ता में सभी प्रतिभागियों की राय को ध्यान में रखने का प्रयास करें।

6. संयम

व्यावसायिक बैठक में व्यवहार करने की क्षमता - आवश्यक गुणवत्ताहर व्यक्ति। हर उस फैसले के बारे में अति उत्साही न हों जो आपके लिए फायदेमंद हो। अगर कुछ वैसा नहीं हुआ जैसा आप चाहते थे, तो नाराज न हों और घबराएं नहीं। आप अपनी संतुष्टि या अपना असंतोष दिखा सकते हैं, लेकिन इसे संयम और गरिमा के साथ करें। साथ ही, अपने विरोधियों के किसी भी "हमले" का शांति और आत्मविश्वास से जवाब दें।

7. प्रस्तुतियाँ

किसी भी व्यावसायिक बैठक के लिए, एक संक्षिप्त प्रस्तुति देना उचित है जिसमें आप बैठक के संक्षिप्त प्रावधानों और लक्ष्यों का वर्णन करते हैं। यह आपके पक्ष और वार्ताकार के पक्ष दोनों के लिए उपयोगी होगा: आप एक भी महत्वपूर्ण विवरण को याद नहीं करेंगे या नहीं भूलेंगे, और यदि यह एक दृश्य रूप में प्रस्तुत किया जाता है तो वार्ताकार के लिए जानकारी को समझना आसान होगा।

8. निष्कर्ष

बैठक के अंत में, एक निष्कर्ष निकालना अनिवार्य है जिसमें वे मुद्दे शामिल हैं जिन पर विचार किया गया और इन मुद्दों पर किए गए निर्णय। यदि किसी कारण से कुछ मुद्दों को नहीं उठाया गया था (उनके लिए कोई जिम्मेदार लोग नहीं थे, पर्याप्त समय नहीं था, कोई आवश्यक जानकारी नहीं थी, आदि), तो इन मुद्दों पर विचार एक निश्चित दिन के लिए स्थगित करना अनिवार्य है और समय, और सभी प्रतिभागियों को सूचित करें।

1. यह उचित व्यापार पोशाक में काम पर बातचीत के लायक है। कुछ आधुनिक कंपनियों में, सामान्य कार्य दिवसों पर ढीले कपड़े उपयुक्त होते हैं (विशेषकर उन कर्मचारियों के लिए जिनका ग्राहकों और भागीदारों के साथ सीधा संपर्क नहीं है), हालांकि, यदि आप एक व्यावसायिक बैठक में भाग लेते हैं, तो अपने वार्ताकारों के प्रति सम्मान दिखाएं और उचित रूप से पोशाक करें .

2. यदि वार्ता का विषय बहुत व्यापक है, तो उन्हें कई चरणों में तोड़ना बेहतर होगा, जिनमें से प्रत्येक के दौरान आप एक अलग मुद्दे पर विचार करेंगे। इस मामले में, सबसे इष्टतम तरीके से चरणों के अनुक्रम को सही ढंग से प्राथमिकता देना और बनाना आवश्यक है।

3. अपना समय बर्बाद मत करो। यदि आप देखते हैं कि बैठक तेजी से हार रही है, तो "आधिकारिक" फाइनल की प्रतीक्षा किए बिना इसे समाप्त करना बेहतर है। ऐसे कई संकेत हो सकते हैं कि वार्ता अब सफल नहीं होगी: वार्ताकार ने आपसे सवाल पूछना बंद कर दिया है और संवादी गतिविधि को बनाए रखना है, वार्ताकार स्पष्ट रूप से थक गया है और रचनात्मक बातचीत के मूड में नहीं है, वार्ताकार ने झपकी लेना शुरू कर दिया है, और इसलिए पर। इस विशेष भागीदार के साथ बातचीत और सहयोग के विषय के महत्व के आधार पर, या तो बैठक को पुनर्निर्धारित करें, या इसे पूरी तरह से समाप्त कर दें।

4. यदि दूसरा पक्ष आपसे बहुत अधिक उत्तेजक और पेचीदा सवाल पूछने लगे, तो इसका मतलब केवल एक ही है: वे आपकी बात पर पूरी तरह विश्वास नहीं करते हैं। शायद आप असंबद्ध लग रहे हैं। इसलिए, यह संचार के तरीके को बदलने या शरीर और आवाज की गैर-मौखिक अभिव्यक्तियों पर काम करने के लायक है।

व्यावसायिक बैठकें, स्वागत तैयार करना और आयोजित करना

.व्यावसायिक बैठकों की तैयारी और आयोजन

1.1 एक व्यापार बैठक का विषय

कुशल कार्यान्वयनव्यावसायिक बैठक के लिए गंभीर और सावधानीपूर्वक तैयारी की आवश्यकता होती है।

एक व्यावसायिक बैठक का विषय एक प्रश्न है, एक समस्या जिसे बैठक के दौरान विचार करने की आवश्यकता होती है। व्यावसायिक समस्याओं को हल करने के उद्देश्य से बैठकों के अलावा, प्रोटोकॉल बैठकें भी आयोजित की जाती हैं, जिन्हें "शिष्टाचार मुलाकात" भी कहा जाता है, क्योंकि वे व्यक्तिगत परिचित के उद्देश्य से या किसी विशिष्ट अवसर पर एक साथी को ध्यान दिखाने के उद्देश्य से आयोजित की जाती हैं।

एक व्यापार बैठक पहले से व्यवस्थित की जानी चाहिए। उसी क्षेत्र के भीतर, 2-3 दिन पहले बातचीत करना सबसे समीचीन है। आप फोन द्वारा ई-मेल द्वारा एक व्यावसायिक बैठक की व्यवस्था कर सकते हैं।

विदेशियों के साथ बैठक की तैयारी विशेष रूप से गहन होनी चाहिए। उनके ठहरने के कार्यक्रम के सभी तत्वों को प्रदान करना आवश्यक है: बैठक का क्रम, प्रतिभागियों की व्यक्तिगत रचना, प्रेस के प्रतिनिधियों की भागीदारी, स्मृति चिन्हों का आदान-प्रदान, स्वागत भाषण, होटल आवास, व्यावसायिक भाग , सांस्कृतिक कार्यक्रम, अनौपचारिक स्वागत, तार।

1.2 व्यापार बैठक के लिए स्थान

मिलन स्थल है महत्त्ववार्ता प्रक्रिया के लिए पार्टियों के लिए, क्योंकि यह वार्ता के लिए एक या सभी पक्षों के लिए बैठक की प्रभावशीलता का एक महत्वपूर्ण पहलू बन सकता है। व्यावसायिक बैठकों के लिए स्थान चुनने के लिए निम्नलिखित विकल्प हैं: अपने स्वयं के क्षेत्र में, एक भागीदार के क्षेत्र में, तटस्थ क्षेत्र पर और संचार के साधनों (दूर से) का उपयोग करना।

अधिकांश व्यवसायी लोग अपने क्षेत्र में (अपनी फर्म के परिसर में) बैठकें करना पसंद करते हैं।

साइट पर बैठकमालिक की स्थिति का लाभप्रद उपयोग करना संभव बनाता है। दरअसल, इस स्थिति में, अभिव्यक्ति "घर और दीवारें मदद करती हैं" बहुत बार काम करती है। मालिक उचित रणनीति के एक सेट द्वारा बातचीत के पाठ्यक्रम को प्रभावित कर सकता है। ये हैं साधन संगठनात्मक योजना: परिसर का चयन और व्यवस्था, वार्ता की मेज पर प्रतिभागियों की नियुक्ति, वार्ता प्रक्रिया का संगठन (कश, ब्रेक), सांस्कृतिक और सामाजिक कार्यक्रमों का संगठन।

संगठनात्मक साधन मनोवैज्ञानिक से जुड़े हुए हैं। आखिरकार, बातचीत प्रक्रिया के संगठन के रूप और स्तर एक उपयुक्त मनोवैज्ञानिक वातावरण (मित्रता, दबाव, तनाव, हेरफेर, आदि) बनाते हैं। एक उदाहरण एक कार्यालय का डिजाइन होगा। टेबल का आकार, मेजबान और आगंतुक के बीच की दूरी, आकार, कुर्सी का आकार (कुर्सी) आगंतुक को दी जाती है, आदि)। इसके अलावा, अतिथि की स्थिति ही व्यक्ति में एक निश्चित मनोवैज्ञानिक तनाव का कारण बनेगी।

यह भी महत्वपूर्ण है कि सड़क के बाद की थकान पर काबू पाने और पर्यावरण के अनुकूल होने पर मालिक अपना समय और ऊर्जा बर्बाद न करें। वे अपने कार्यालय की उपलब्ध सुविधाओं का उपयोग कर सकते हैं: टेलीफोन, फैक्स, इंटरनेट, सचिवीय सेवाएं, लाउंज, विशेषज्ञों, वकीलों, वरिष्ठों की सहायता आदि।

कमरे की तैयारी। एक व्यावसायिक बैठक (बातचीत) के लिए परिसर तैयार करते समय, श्रम के वैज्ञानिक संगठन के विशेषज्ञ निम्नलिखित बुनियादी आवश्यकताओं का पालन करने की सलाह देते हैं: सफाई, व्यवस्था, वेंटिलेशन, शोर की कमी, दोनों पक्षों के लिए अनुकूल कमरे का तापमान, आरामदायक प्रकाश व्यवस्था।

बैठक के लिए सबसे उपयुक्त दीवार का रंग कमरे का हल्का नीला रंग है।

फूलों, पेंटिंग्स के साथ फूलदानों की उपस्थिति में बैठक कक्ष के इंटीरियर में सुधार होगा।

साथी क्षेत्र।ऐसे मामले हैं जब किसी साथी के क्षेत्र में बातचीत करना बेहतर होता है। सबसे पहले, यह एक अवसर है अतिरिक्त जानकारीसाथी, उसकी फर्म के बारे में।

केवल तथ्य यह है कि आप एक साथी के क्षेत्र पर बातचीत करने के लिए सहमत हुए हैं, साथी के लिए सम्मान का एक तत्व है, आपके इरादों की गंभीरता को दर्शाता है और दूसरे पक्ष को यह विश्वास दिला सकता है कि आप व्यापार करने के लायक हैं।

उपरोक्त बैठकों के लिए विकल्पों को चुनने की प्रभावशीलता स्थिति पर निर्भर करती है। लेकिन सबसे अच्छा विकल्प "अपने क्षेत्र" और "साझेदार के क्षेत्र" पर बारी-बारी से बैठकें आयोजित करना है।

तटस्थ क्षेत्र।महत्वपूर्ण बात यह है कि तटस्थ क्षेत्र पर बैठक से किसी भी पक्ष को लाभ नहीं मिलता है। संघर्ष की स्थितियों को सुलझाने में यह विकल्प विशेष रूप से प्रभावी हो सकता है।

इसके लिए होटलों और व्यापार केंद्रों में विशेष रूप से अनुकूलित परिसर बनाए जा रहे हैं। कई मामलों में, वार्ता के लिए सम्मेलन कक्षों का उपयोग किया जाता है।

विदेश में बैठकों के अनौपचारिक संचार की आवश्यकता के मामले में, व्यवसायियों के लिए शहर के बाहर के व्यापार क्लबों का उपयोग किया जाता है। ऐसे संस्थानों के व्यापक नेटवर्क के अभाव में, हमारे देश में रेस्तरां (कैफे) का उपयोग किया जाता है।

दूर से।अंतर्राष्ट्रीय टेलीफोन संचार, फोटोटेलीग्राफ (फैक्स) का विकास, सेलफोन, इंटरनेट नेटवर्क, वीडियो संचारक (सम्मेलन वीडियो संचार) बातचीत के आयोजन और संचालन की प्रक्रिया को सुविधाजनक बनाना संभव बनाते हैं और काफी हद तक आमने-सामने की बैठकें आयोजित करने से इनकार करते हैं। संचार के आधुनिक साधन छवि और ध्वनि के प्रसारण के साथ सीधे इलेक्ट्रॉनिक संपर्क की अनुमति देते हैं।

समय सीमा। एक महत्वपूर्ण कदमएक व्यावसायिक बैठक की सफलता के लिए सप्ताह के समय और दिन का सही चुनाव है। व्यावसायिक जीवन की परिस्थितियों, भागीदारों की व्यावसायिक आदतों, उनके इष्टतम प्रदर्शन के घंटों को ध्यान में रखना आवश्यक है।

तो, कुछ लोग सुबह बेहतर काम करते हैं, उन्हें "लार्क" कहा जाता है, दूसरी शाम को वे "उल्लू" होते हैं, मध्यवर्ती प्रकार को "कबूतर" कहा जाता है। वैज्ञानिकों के अनुसार, "उल्लू" लगभग 33%, "लार्क" - 17%, और "कबूतर" - कुल लोगों की संख्या का 50% बनाते हैं।

1.3 व्यावसायिक बैठकों का समय

मनोवैज्ञानिक बातचीत का आयोजन करते समय ऐसे कारकों को ध्यान में रखने का सुझाव देते हैं दोपहर के भोजन से ठीक पहले बैठक की योजना बनाने की आवश्यकता नहीं है। भोजन के बारे में विचार रचनात्मक संचार में बाधा डालते हैं। लेकिन अगर बैठक पहले से ही नियोजित है, तो बातचीत की प्रक्रिया के दौरान भागीदारों को एक कप कॉफी, चाय, कुछ खाने की पेशकश करना अच्छा होगा।

लंच के ठीक बाद मीटिंग शेड्यूल न करें। भागीदारों को अपने विचार एकत्र करने और आवश्यक जानकारी की जांच करने की अनुमति देना आवश्यक है।

एक ओर तो सोमवार, बैठकों के लिए सबसे अच्छा दिन नहीं है। आखिरकार, लोगों को सप्ताहांत के बाद काम की लय में ढलने के लिए समय चाहिए। हालांकि, दूसरी ओर, सोमवार को एक "ताजा सिर" के लाभ पर चर्चा करने के लिए इस दिन मिलते हैं महत्वपूर्ण मुद्दे, सप्ताह के अंत से पहले उन्हें समाप्त करने की योजना बना रहे हैं।

शुक्रवार, जब हर कोई पहले से ही सप्ताहांत की प्रतीक्षा कर रहा है, कहीं भी शुरू करने के लिए सबसे अच्छा दिन नहीं है।

बैठक की लंबाई पर चर्चा की जानी चाहिए। आखिरकार, ऐसा हो सकता है कि आपका साथी, जिसे बैठक की अवधि के बारे में चेतावनी नहीं दी गई थी, बैठक शुरू होने के आधे घंटे बाद माफी मांगता है और अपने कम महत्वपूर्ण व्यवसाय को पूरा करने की आवश्यकता का हवाला देते हुए आपको छोड़ देता है। बैठक के निर्धारित समय का पालन करने की प्रथा है।

बैठक के समय पर सहमत होते समय, सटीक होना आवश्यक है। देर से आना मेजबान का अपमान माना जाता है और बातचीत के पाठ्यक्रम को प्रभावित कर सकता है। स्वीकार्य देरी के मामले में, आपको साथी को चेतावनी देने और उसके अनुसार माफी मांगने के लिए, भले ही थोड़े समय के लिए, एक अवसर खोजने की आवश्यकता है।

1.4 प्रतिनिधिमंडल की संरचना

दो प्रतिनिधियों के बीच बातचीत बहुत दुर्लभ है। इसलिए, एक व्यावसायिक बैठक के प्रोटोकॉल का एक तत्व अपने प्रतिभागियों की संरचना का निर्धारण करना है। प्रतिनिधिमंडल में शामिल हैं:

वार्ता में प्रत्यक्ष प्रतिभागी;

सक्षम सलाहकार (विशेषज्ञ);

सहायक कर्मचारी (अनुवादक, आशुलिपिक, ड्राइवर, सचिव, आदि)।

समझौता दोनों पक्षों के प्रतिनिधिमंडलों की समान संख्या के सिद्धांत पर आधारित होना चाहिए। एक बड़ा प्रतिनिधिमंडल एक मनोवैज्ञानिक लाभ है। कुछ परिस्थितियों के कारण, समता के सिद्धांत से विचलन हो सकता है, लेकिन इस शर्त पर कि आप भागीदारों को इसके लिए मना लें।

बातचीत अधिक प्रभावी होती है, प्रतिभागियों की संख्या जितनी कम होती है। इसलिए, यदि उन्हें जल्द से जल्द पकड़ना आवश्यक है, तो पार्टियों की संख्या को कम करना आवश्यक है, खासकर जब से बातचीत में प्रतिभागियों की संख्या में वृद्धि अक्सर गलतफहमी की ओर ले जाती है।

बातचीत की सूची, अंतिम नाम, पहला नाम और संरक्षक, कार्य का स्थान और प्रतिभागी की स्थिति का संकेत, मिनटों में दर्ज किया जाता है।

प्रोटोकॉल सूचियों का आदान-प्रदान, एक नियम के रूप में, बैठक की शुरुआत में होता है। यदि सूचियों को पहले से संकलित नहीं किया जाता है, तो बैठक के प्रतिभागियों के बारे में जानकारी रखने के लिए, पार्टियां व्यापार कार्ड का आदान-प्रदान करती हैं।

संख्या के अलावा, बैठक में भाग लेने वालों का स्तर भी निर्धारित किया जाता है। प्रतिनिधित्व का स्तर लगभग समान होना चाहिए। वार्ता में प्रतिभागियों की संरचना और स्तर का चयन उसके प्रतिभागियों द्वारा बैठक से जुड़े महत्व पर, लेन-देन की प्रकृति पर और राष्ट्रीय विशेषताएंवार्ताकार। इस प्रकार, चीनी वार्ता प्रतिनिधिमंडल आकार में भिन्न होते हैं, जबकि अमेरिकी छोटे समूहों को पसंद करते हैं। इसकी रचना में विपरीत लिंग के प्रतिनिधि की उपस्थिति प्रतिनिधिमंडल की छवि को बढ़ाती है।

1.5 चर्चा के लिए सामग्री

आगामी बैठक या वार्ता सामग्री की प्रारंभिक तैयारी के लिए प्रदान करती है। दस्तावेज़ों की प्रासंगिक श्रेणियां हैं जिन पर व्यावसायिक संबंध के दौरान चर्चा की जाती है:

मुद्दों की एक विस्तृत श्रृंखला पर बैठक के प्रतिभागियों की स्थिति को दर्शाने वाले दस्तावेज और, एक नियम के रूप में, उन मुद्दों पर सिफारिशें शामिल हैं जिन पर विचार किया जाना है;

विभिन्न समझौतों, प्रोटोकॉल या संधियों के मसौदे जो बातचीत के आधार के रूप में पेश किए जाते हैं;

मसौदा संकल्प या इरादे के समझौते।

एक जटिल लेकिन महत्वपूर्ण तत्व प्रारंभिक कार्यउन मुद्दों पर विभिन्न दस्तावेजों का चयन है जिन पर विचार किया जाना चाहिए। ये आधिकारिक प्रमाण पत्र और दस्तावेज हैं, समाचार पत्रों और पत्रिकाओं की कतरनें जिनमें भागीदार और उनके व्यवसाय के बारे में जानकारी होती है, यह उनके भागीदारों के संयोजन, बाजार में उनके व्यवहार पर डेटा है। इस तथ्य के बावजूद कि इस सब के लिए बहुत प्रयास, ज्ञान और समय की आवश्यकता होती है, अंत में ऐसा काम खुद को सही ठहराता है। तो, अपने काम में "शार्क के बीच कैसे जीवित रहें" एक्स। मैके ने नोट किया कि ग्राहक के बारे में कम से कम कुछ जानना उतना ही महत्वपूर्ण है जितना कि आपके उत्पादों के बारे में सब कुछ जानना। यदि आप अपने ग्राहकों को जानते हैं, यदि उनकी विशिष्ट रुचियां और चरित्र लक्षण ज्ञात हैं, तो संपर्क स्थापित करने का आधार हमेशा रहेगा। 66 वस्तुओं की एक प्रश्नावली प्रदान करता है, जिसमें ग्राहक के व्यक्तिगत डेटा, शिक्षा, वैवाहिक स्थिति, पिछली गतिविधियों, विशेष रुचियों, जीवन शैली आदि के बारे में एक प्रश्न शामिल है, और ग्राहक को बेहतर "जानने" का अवसर प्रदान करता है।

समझौते का इष्टतम परिणाम इसके प्रत्येक प्रतिभागी द्वारा यह अहसास है कि उसे मूल स्थिति की तुलना में एक निश्चित लाभ प्राप्त हुआ है।

1.6 टेबल की व्यवस्था और उपकरण

एक महत्वपूर्ण तत्वएक व्यावसायिक बैठक के लिए परिसर तैयार करना तालिकाओं का उपकरण है।

मनोवैज्ञानिक पहलूबैठक के प्रतिभागियों पर प्रभाव तालिका के रूप में हो सकता है। तो, ऑस्ट्रेलियाई एलन पीज़ के अनुसार, एक वर्ग तालिका में आत्मविश्वास नहीं होता है और प्रतिस्पर्धा के माहौल के निर्माण में योगदान देता है। तालिका का यह रूप लघु व्यापार वार्ता के लिए उपयुक्त है। के लिए बातचीत गोल मेज़बैठक की अनौपचारिक प्रकृति और विचारों के मुक्त आदान-प्रदान के लिए प्रदान करें। एक छोटी सी कॉफी टेबल मैत्रीपूर्ण बातचीत की सुविधा प्रदान करती है और शिष्टाचार भेंट के रूप में कार्य करती है।

प्रत्येक प्रतिभागी के लिए टेबल पर नोटबुक, पेन, पेंसिल, प्रॉस्पेक्टस रखे गए हैं। कुर्सियाँ या कुर्सियाँ आरामदायक होनी चाहिए और पर्याप्त.

बातचीत की मेज के साथ, बोतलों की व्यवस्था करने की प्रथा है शुद्ध पानीऔर साफ चश्मा।

कॉफी या चाय का ध्यान रखने की सलाह दी जाती है। ऐसा करने के लिए, बातचीत की मेज पर एक समोवर, कई अच्छे सेट, चाय, कॉफी, कुकीज़, फल, केक या कन्फेक्शनरी प्रदान करना आवश्यक है।

यदि आप मेज पर ऐशट्रे रखते हैं, तो यह एक संकेत है कि आप धूम्रपान कर सकते हैं, लेकिन इसे जलाने से पहले, आपको उपस्थित लोगों से अनुमति लेनी चाहिए। यदि धूम्रपान की अनुमति नहीं है, तो ब्रेक के दौरान धूम्रपान क्षेत्र तैयार किया जाना चाहिए।

1.7 प्रतिनिधिमंडल की बैठक

व्यावसायिक बैठकों के लिए परिसर की तैयारी आमतौर पर कंपनी के विशेष रूप से किराए के कर्मचारियों द्वारा या आमंत्रित विशेषज्ञों द्वारा की जाती है।

व्यापार प्रोटोकॉल का एक महत्वपूर्ण तत्व प्रतिनिधिमंडल की बैठक का संगठन है। सबसे पहले, बधाई देने वालों के स्तर को सही ढंग से निर्धारित करना आवश्यक है। जिसने आमंत्रित किया उसे मिलना चाहिए, निमंत्रण के साथ पत्र पर हस्ताक्षर किए, लेकिन अपवाद के रूप में - उनके एक प्रतिनिधि।

एक प्रतिनिधिमंडल, विशेष रूप से एक विदेशी से मिलते समय, कुछ प्रोटोकॉल नियमों का पालन करना आवश्यक है

स्वागत करने वाले प्रतिनिधिमंडल के प्रमुख का पद और स्थिति प्रतिनिधिमंडल के प्रमुख के पद और स्थिति के अनुरूप होना चाहिए।

मेजबान प्रतिनिधिमंडल का प्रमुख, 2-3 लोगों के साथ, आमतौर पर बैठक के लिए आता है।

यदि अतिथि अपनी पत्नी के साथ आता है, तो मेजबान प्रतिनिधिमंडल का अध्यक्ष भी अपनी पत्नी के साथ उससे मिलता है।

पहला मुखिया होता है, जो प्रतिनिधिमंडल को प्राप्त करता है, और यदि उसकी पत्नी बैठक में आती है, तो वह उसे मेहमानों से मिलवाता है।

दूसरा अतिथि है - एक विदेशी कंपनी का मुखिया, जो अपनी पत्नी की भी सिफारिश करता है।

मेजबान प्रतिनिधिमंडल का अध्यक्ष तब अपने कर्मचारियों - प्रतिनिधिमंडल के सदस्यों का परिचय देता है, जो मेहमानों से मिलने आए थे, रैंक के अनुसार। मिलने वालों में अगर महिलाएं भी हैं तो सबसे पहले उनकी सिफारिश की जाती है। यदि कुछ महिलाएं हैं, तो उन्हें रैंक द्वारा अनुशंसित किया जाता है, और फिर पुरुष - रैंक द्वारा भी।

उसके बाद पहुंचे प्रतिनिधिमंडल का मुखिया उसी तरह अपने प्रतिनिधिमंडल के सदस्यों का परिचय देता है।

हवाई अड्डे या रेलवे स्टेशन पर प्रतिनिधिमंडल से मिलते हुए, मेजबान देश के मुखिया को सभी महिलाओं - प्रतिनिधिमंडल के सदस्यों या प्रतिनिधिमंडल के सदस्यों के साथ आने वाली सभी महिलाओं को फूल भेंट करना चाहिए। हवाई अड्डे या ट्रेन स्टेशन पर मिलते और देखते समय, सिलोफ़न में लिपटे फूलों को प्रस्तुत किया जाना चाहिए (वर्षगांठ के अपवाद के साथ पुरुषों को फूल नहीं दिए जाते हैं)।

प्रतिनिधिमंडल की बैठक अनिवार्य रूप से कारों में आवास से जुड़ी हुई है। प्रतिनिधिमंडल के प्रत्येक सदस्य के लिए अंतरराष्ट्रीय प्रोटोकॉल अभ्यास के अनुसार लैंडिंग नियमों का ज्ञान आवश्यक है। चालक, दुभाषिया, प्रतिनिधिमंडल के मुखिया और उसकी पत्नी को उन्हें जानना चाहिए (परिशिष्ट 17)।

इससे पहले, कार को आगे बढ़ना है ताकि दाहिना दरवाजा फुटपाथ का सामना कर रहा हो। सबसे पहले बैठने और बाहर निकलने वाला यात्री सम्मान की सीट लेता है। यदि परिस्थितियाँ चालक को फुटपाथ पर दाहिनी ओर से कार चलाने की अनुमति नहीं देती हैं, तो मानद यात्री कार में चढ़ जाता है बायां दरवाजा. वे बाएं दरवाजे से भी चढ़ते हैं।

सम्मानित यात्री के साथ पीछे की सीट पर बैठ जाता है दाईं ओरकार के दौरान, उसके पास बैठक प्रतिनिधिमंडल का मालिक या प्रमुख होता है। एक सुरक्षा गार्ड, एक रिपोर्टर और, एक अपवाद के रूप में, एक दुभाषिया ड्राइवर के बगल में बैठ सकता है। सम्मान के स्थान पर रहने वाला व्यक्ति दाहिने दरवाजे से और बाकी को छोड़ देता है, ताकि सम्मान के स्थान पर बैठे व्यक्ति को बाएं से परेशान न किया जाए।

2. रिसेप्शन तैयार करना और आयोजित करना

2.1 तकनीक और उनका सार

स्वागत और उनका सार

रिसेप्शन - राजनयिक और व्यावसायिक दोनों - विदेश नीति, व्यापार, सांस्कृतिक और सरकारों, सरकारी विभागों, व्यापारिक लोगों, सार्वजनिक और अन्य संगठनों और व्यक्तियों की अन्य गतिविधियों के सबसे महत्वपूर्ण रूपों में से एक हैं। उन्हें गंभीर अवसरों पर आयोजित किया जा सकता है (राज्य के दौरे, राष्ट्रीय अवकाश, आदि के सम्मान में) और है राजनीतिक महत्व, प्रकृति में विशुद्ध रूप से प्रोटोकॉल हो (व्यावसायिक यात्राओं, प्रदर्शनियों के उद्घाटन के संबंध में) या दैनिक गतिविधियों के क्रम में (बातचीत और अन्य के दौरान) उपयोग किया जाए।

यह स्पष्ट रूप से समझना महत्वपूर्ण है कि रिसेप्शन की मुख्य सामग्री पेय का सेवन या स्वाद नहीं है, बल्कि व्यावसायिक समस्याओं को हल करना है जिसके लिए आपको पहले से सावधानीपूर्वक तैयार करने की आवश्यकता है। अधिकांश प्रतिभागियों के लिए, तकनीक केंद्रित, उद्देश्यपूर्ण काम है, और किसी भी तरह से सतही "उबाऊ खालीपन" नहीं है जिसे बायरन ने लगभग दो शताब्दी पहले सोचा था।

रिसेप्शन पार्टियों और व्यक्तियों के बीच संपर्क स्थापित करने, बनाए रखने और विकसित करने में मदद कर सकते हैं, किसी की स्थिति को संवाद और स्पष्ट कर सकते हैं, जानकारी एकत्र कर सकते हैं, विचारों का आदान-प्रदान कर सकते हैं, और अंत में, स्थिति पर चर्चा और सहमत हो सकते हैं और अनौपचारिक सेटिंग में मौजूदा मुद्दों को हल कर सकते हैं।

स्वागत समारोह आयोजित करने की परंपरा की जड़ें प्राचीन काल में हैं। आतिथ्य लोगों और राज्य के सम्मान और सम्मान, उनकी सद्भावना का एक अनिवार्य संकेतक रहा है और बना हुआ है।

इसलिए, देश शांति और दया के प्रतीक के रूप में मेहमानों को प्राप्त करने की ऐतिहासिक परंपराओं को ध्यान से संरक्षित करते हैं। रूसी आतिथ्य की परंपराएं अभी भी विदेशी मेहमानों द्वारा मनाई जाती हैं। दीर्घकालिक अंतर्राष्ट्रीय अभ्यास ने राजनयिक रिसेप्शन के प्रकार, उनकी तैयारी के तरीके, राजनयिक शिष्टाचार स्थापित किए हैं, जिनका पालन करने की प्रथा है।

संपूर्ण रूप से रूस का प्रोटोकॉल अभ्यास अंतरराष्ट्रीय के साथ मेल खाता है। रिसेप्शन को दिन के समय (19 बजे तक) और शाम में विभाजित किया जाता है, और मेहमानों के आवास के अनुसार - बैठने और बिना बैठने के रिसेप्शन में।

2.2 रिसेप्शन की नियुक्ति और तैयारी

रिसेप्शन की नियुक्ति और तैयारी

रिसेप्शन संगठन की "बाहरी और आंतरिक राजनीतिक" गतिविधियों के रूपों में से एक है। यह आमतौर पर मालिकों द्वारा पहले से व्यवस्थित और तैयार किया जाता है, सह-मेजबानीमेजबान संगठन और मेहमानों के प्रतिनिधियों का समय। स्वागत समारोह आयोजित किया जाता है: ए) एक महत्वपूर्ण तिथि के अवसर पर - कंपनी की स्थापना की सालगिरह, वर्षगांठ, या एक संगठन का निर्माण; बी) एक प्रसिद्ध और सम्मानित अतिथि, एक भागीदार कंपनी के एक प्रतिनिधिमंडल द्वारा संगठन की यात्रा के अवसर पर; ग) नियमित रूप से फर्म की दिन-प्रतिदिन की गतिविधियों के दौरान।

रिसेप्शन का उद्देश्य कंपनी की गतिविधि के क्षेत्र में संपर्कों का विस्तार और गहरा करना, आवश्यक जानकारी प्राप्त करना, बाहरी कारोबारी माहौल में संगठन की छवि बनाना हो सकता है।

रिसेप्शन हो सकता है: दिन और शाम, बैठने की व्यवस्था के साथ (प्रतिभागियों के लिए पूर्व-आवंटित स्थान) और बिना बैठने की व्यवस्था के, औपचारिक और अनौपचारिक।

दिन के स्वागत में "एक गिलास शैंपेन", "एक गिलास शराब", "नाश्ता" है। "शैंपेन का एक गिलास" आमतौर पर दोपहर 12 बजे शुरू होता है और लगभग एक घंटे तक रहता है। इस तरह के स्वागत का कारण राष्ट्रीय अवकाश की वर्षगांठ, एक अधिकारी का प्रस्थान (आगमन), एक प्रतिनिधिमंडल का प्रवास हो सकता है। एक प्रदर्शनी (त्योहार), आदि का उद्घाटन। यह प्रवेश का सबसे सरल रूप है जिसमें अधिक तैयारी की आवश्यकता नहीं होती है। स्वागत मेहमानों के बैठने के बिना होता है - खड़े होकर। वेटरों द्वारा पेय और नाश्ता परोसा जाता है। आमतौर पर केवल शैंपेन, वाइन, जूस और नाश्ता(मिनी केक, सैंडविच, नट्स)।

बैठने के साथ नाश्ता या दोपहर का भोजन स्वागत का एक अधिक गंभीर रूप है। स्वागत के इस रूप के लिए, सभी प्रतिभागियों के लिए मेज पर स्थान प्रदान किए जाते हैं। बैठने के साथ नाश्ते की व्यवस्था बारह से पंद्रह बजे के बीच की जाती है और यह लगभग डेढ़ घंटे तक चलती है। सामग्री और समय के संदर्भ में, यह एक रूसी रात्रिभोज से मेल खाती है और इसमें 1-2 ठंडे ऐपेटाइज़र, एक मछली या एक शामिल हो सकते हैं मांस का पकवानऔर मिठाई। पहले कोर्स के गर्म क्षुधावर्धक की सेवा करना स्वीकार्य है। प्रवेश कक्ष में मेहमानों की सभा के दौरान, उन्हें नाश्ते के दौरान एक एपिरिटिफ़, जूस दिया जाता है - सूखे अंगूर की मदिरा, और इसके अंत में चाय, कॉफी, शैंपेन, कॉन्यैक, शराब की पेशकश की जाती है। मेहमान आमतौर पर आकस्मिक पोशाक में नाश्ता करने आते हैं, जब तक कि निमंत्रण पर विशेष रूप से वर्दी निर्दिष्ट न हो।

शाम के रिसेप्शन कई प्रकार के होते हैं। संचार कवरेज के मामले में सबसे लोकप्रिय, लोकतांत्रिक, जन और उत्पादक, "कॉकटेल" है, जो 17-18 घंटे के बीच शुरू होता है और दो घंटे तक रहता है। स्वागत खड़े होकर होता है। मेहमान खुद स्नैक्स के साथ टेबल पर पहुंचते हैं, अपने लिए ट्रीट लेते हैं और वेटर ड्रिंक देते हैं, अगर गर्म स्नैक्स दिया जाता है, तो रिसेप्शन को "ए ला बुफे" कहा जा सकता है। बैठक की अधिक गंभीरता के लिए, शैंपेन, आइसक्रीम, कॉफी को इसके अंत तक परोसा जा सकता है। बुफे स्वागत का सबसे लोकतांत्रिक रूप है। आप इस तरह के भोज को किसी भी सुविधाजनक समय पर छोड़ सकते हैं। ऐसा करते समय, कुछ नियमों को ध्यान में रखना चाहिए:

आपको केवल निमंत्रण के बाद या बाकी उपस्थित लोगों के टेबल पर जाने के बाद ही टेबल पर जाना चाहिए;

मेहमान मेज की शुरुआत में ढेर से प्लेटें लेते हैं और मेज के साथ एक दिशा में चलते हैं (ताकि एक दूसरे के साथ हस्तक्षेप न करें), अपनी प्लेट पर दावतें डालें;

सिगरेट पीते हुए मेज के पास रहना अशिष्टता है;

एक ही बार में सभी व्यंजनों को एक प्लेट पर ढेर करना बदसूरत है। व्यवहार का एक निश्चित क्रम है: शुरुआत में इसका स्वाद लेना चाहिए मछली के व्यंजन, मछली और मांस एक ही थाली में नहीं होना चाहिए;

आपको उतना ही लेना चाहिए जितना आप खा सकते हैं;

स्नैक्स को एक सामान्य उपकरण के साथ एक प्लेट में स्थानांतरित किया जाता है जो इस स्नैक के साथ एक डिश पर होता है। एकत्रित व्यवहार करने के बाद, आपको डालना नहीं भूलना चाहिए सामान्य उपकरणजगह में;

मिठाई और मीठे व्यंजनों के लिए, आपको साफ प्लेट लेने की जरूरत है;

एक पुरुष एक महिला को बुफे से कुछ लाकर उसका इलाज कर सकता है। एक महिला के लिए एक पुरुष के साथ व्यवहार करना अस्वीकार्य है।

बुफे टेबल पर एकमात्र कटलरी एक कांटा है। इसलिए, स्नैक्स को छोटे टुकड़ों ("एक बार") में काट दिया जाता है। कांटे के अलावा, कटार भी परोसे जा सकते हैं - सैंडविच में फंसी छोटी छड़ें - कैनोप और अन्य टुकड़े स्नैक्स। चाकू मेज पर हो सकते हैं, लेकिन किसी भी मामले में उनका उपयोग करना असुविधाजनक होगा। बुफे में कैजुअल सूट या ड्रेस में आने का रिवाज है।

बुफे जैसा स्वागत एक "कॉकटेल" है। यह 17:00 और 20:00 के बीच भी होता है। बुफे टेबल के विपरीत, कॉकटेल टेबल को कवर नहीं किया जाता है। हॉल में कई छोटी मेजें रखी जाती हैं, उन पर सिगरेट, माचिस, ऐशट्रे रखी जाती हैं और फूलदानों में पेपर नैपकिन रखे जाते हैं। वेटरों द्वारा ट्रे पर खाने-पीने की चीजें परोसी जाती हैं। कांटे के बजाय, मेहमान विशेष भोज कटार का उपयोग करते हैं। स्वागत शैंपेन और कॉफी के साथ समाप्त होता है।

रात्रिभोज स्वागत का सबसे गंभीर रूप है। यह 17 से 19 घंटे की अवधि में शुरू होता है, 2-3 घंटे या उससे अधिक समय तक रहता है। मेहमान पहले एक घंटे के लिए मेज पर बैठते हैं, फिर वे दूसरे, कम औपचारिक कमरे, या बातचीत हॉल के हिस्से में चले जाते हैं, जहाँ चाय और कॉफी परोसी जाती है। ड्रेस कोड औपचारिक है। दोपहर का भोजन बैठने के साथ आयोजित किया जाता है - प्रत्येक प्रतिभागी निमंत्रण से मेज पर अपने स्थान की संख्या के बारे में सीखता है।

बुफे लंच में चार से छह लोगों की टेबल पर प्रतिभागियों की मुफ्त बैठना शामिल है, मेहमान एक बड़ी टेबल से नाश्ता उठाते हैं और एक छोटी टेबल पर बैठते हैं। मेनू बुफे की तरह है। इस तरह के रिसेप्शन का आयोजन एक संगीत कार्यक्रम के बाद, एक फिल्म देखने के बाद, सम्मेलन सत्रों के बीच एक ब्रेक के दौरान किया जाता है। लंच बुफे लंच की तुलना में कम औपचारिक है।

आमतौर पर महिलाओं के लिए शाम 4-6 बजे के बीच चाय की व्यवस्था की जाती है। बैठने के साथ रात्रिभोज केवल बाद के समय में दोपहर के भोजन से अलग होता है।

आपको आधिकारिक स्वागत के लिए देर नहीं करनी चाहिए। इस तरह के स्वागत (नाश्ता, दोपहर का भोजन, रात का खाना) के लिए मेहमान 3-5 मिनट के भीतर पहुंच जाते हैं और आपसी अभिवादन और परिचितों के लिए इस्तेमाल किए गए एक छोटे विराम के बाद, उन्हें मेज पर आमंत्रित किया जाता है। मेज पर मिलना स्वीकार नहीं किया जाता है। टेबल पड़ोसी के माध्यम से किसी से बात करने की अनुशंसा नहीं की जाती है। मेज पर, एक महिला टोपी में बैठ सकती है, लेकिन दस्ताने को हटा दिया जाना चाहिए।

बैठने के साथ स्वागत समारोह में, वरिष्ठता, अधिकारी या का पालन करना आवश्यक है सामाजिक स्थितिअतिथि, क्योंकि स्थानों को अधिक सम्मानजनक और कम सम्मानजनक में विभाजित किया गया है। पहला स्थान घर की मालकिन के दायीं ओर माना जाता है, दूसरा - मालिक के दायीं ओर। स्त्रियों की अनुपस्थिति में प्रथम स्थान स्वामी के दायीं ओर माना जाता है, दूसरा उसके बायीं ओर। बैठते समय, निम्नलिखित नियमों का पालन किया जाता है:

परिचारिका के पहले दाएं और बाएं पुरुष हैं, जबकि मेजबान महिलाओं से घिरा हुआ है। फिर स्थान वैकल्पिक: महिलाओं के बगल में वे पुरुषों को रखते हैं और इसके विपरीत;

यदि कोई पुरुष मेज़ के सिरे पर न बैठा हो, तो वह औरत के साथ मेज़ के सिरे पर नहीं बैठी है;

पति अपनी पत्नी के बगल में नहीं बैठा है;

एक ही देश के दो विदेशी एक साथ नहीं बैठते;

तालिका में अंतिम स्थान पर उनकी संस्था के कर्मचारियों का कब्जा है (लेकिन महिलाओं द्वारा नहीं)।

ताकि प्रत्येक अतिथि जल्दी से मेज पर अपना स्थान पा सके, प्रवेश द्वार पर बैठने की योजना निर्धारित की गई है, अतिथि के नाम और उपनाम के साथ एक कवर कार्ड मेज पर रखा गया है, और कभी-कभी प्रत्येक अतिथि को एक टेबल आरेख दिया जाता है। परिचारिका के बैठने के बाद मेहमान अपनी जगह लेते हैं, रिसेप्शन खत्म होने के बाद वह सबसे पहले उठती हैं।

रिसेप्शन की तैयारी में निम्नलिखित चरण शामिल हैं: रिसेप्शन के लक्ष्य निर्धारित करना, रिसेप्शन का रूप चुनना, प्रतिभागियों की संरचना का निर्धारण करना, रिसेप्शन के लिए स्क्रिप्ट तैयार करना, निमंत्रण भेजना, टेबल पर बैठने की योजना तैयार करना (यदि प्रदान किया गया हो), मेनू को संकलित करना, टेबल सेट करना और मेहमानों की सेवा करना, टोस्ट और भाषण तैयार करना।

अनौपचारिक प्राइमा उन स्थितियों में आयोजित किए जाते हैं जहां मेहमानों को पहले से "उम्मीद नहीं" की जाती थी, अक्सर छोटी फर्मों में और अनौपचारिक सेटिंग में। अनौपचारिक स्वागत अमेरिका में आम है जब भागीदारों को दोपहर के भोजन के लिए आमंत्रित किया जाता है। स्थिति की अनौपचारिकता गैर-मानक समस्याओं के समाधान में योगदान करती है, समस्या को अलग तरह से देखने की क्षमता। सिद्धांत रूप में, इस तरह के स्वागत के लिए तैयार रहना चाहिए।

निष्कर्ष

किए गए कार्य के दौरान, यह पाया गया कि व्यावसायिक क्षेत्र में स्वागत, सबसे पहले, आधिकारिक कर्तव्य है, और न केवल मेजबान संगठन के लिए जो मेहमानों को प्राप्त करता है, बल्कि उन संगठनों के लिए भी है जो मेहमानों की भूमिका निभाते हैं। इसलिए, एक व्यावसायिक बैठक या रिसेप्शन को जिम्मेदारी से व्यवहार किया जाना चाहिए, इसके आचरण की मूल बातें, स्वागत का दायरा जानें।

व्यावसायिक बैठकें और स्वागत समारोह के लिए आवश्यक हैं फलदायी कार्य, वे व्यापार वार्ता में मदद करते हैं, उनसे औपचारिकता का पर्दा हटाते हैं और उन्हें आराम से चरित्र देते हैं। उसी समय, मेहमानों को नाराज न करने के लिए, आपको रिसेप्शन आयोजित करने के बुनियादी नियमों को जानना होगा। और जब आप रिसेप्शन पर मौजूद हों तो अजीब स्थिति में न आने के लिए, आपको यह जानना होगा कि इस पर कैसे व्यवहार करना है। यह किए गए कार्य का विषय था, जिसके दौरान मैंने रिसेप्शन आयोजित करने के बुनियादी नियमों की पहचान की:

आधुनिक अंतरराष्ट्रीय प्रोटोकॉल अभ्यास देशों के स्वागत को मामूली बनाने, अत्यधिक धूमधाम से बचने, उन्हें अधिक तर्कसंगतता देने की इच्छा की गवाही देता है।

स्वागतों का अर्ध-औपचारिक वातावरण उपस्थित लोगों को उपयोगी संपर्क बनाने, सामान्य भविष्य के अनुबंधों पर चर्चा करने की अनुमति देता है जो भाग लेने वाले भागीदारों के लिए फायदेमंद होते हैं, मौजूदा संपर्कों का विस्तार और गहरा करते हैं, विचारों और विचारों का आदान-प्रदान करते हैं जो उन्हें आर्थिक, वित्तीय और अन्य को बेहतर ढंग से समझने की अनुमति देते हैं। भविष्य के भागीदारों की स्थिति और दावे, मामले को व्यवस्थित करने में उनकी विशेषताएं। इसके अलावा, के लिए अनुभवी व्यवसायीस्वागत समारोह में आमंत्रित लोगों के व्यवहार और कार्यों का अवलोकन सूचना का एक स्रोत हो सकता है, जो बदले में संपन्न होने वाले सौदे के बारे में निर्णय लेने में बुनियादी घटकों में से एक के रूप में काम करेगा।

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आवेदन पत्र

व्यापार बैठक स्वागत प्रतिनिधिमंडल

आधिकारिक स्वागत समारोह में बैठना: आधिकारिक वरिष्ठता के क्रम में 1 - 12 अतिथि

परिचारिका के साथ औपचारिक स्वागत समारोह में बैठना: आधिकारिक वरिष्ठता के क्रम में 1 - 14 अतिथि

अनौपचारिक स्वागत। टेबल यू-आकार की है, मालिक और परिचारिका एक दूसरे के विपरीत बैठे हैं। यह बैठने की योजना, हालांकि अंतरराष्ट्रीय स्तर पर स्वीकार की जाती है, से बचा जाना चाहिए क्योंकि 7-12 मेहमानों का मेजबान के साथ बहुत कम या कोई संपर्क नहीं है

आधिकारिक नाश्ते और रात के खाने में, प्रोटोकॉल वरिष्ठता के क्रम में मेहमानों को उनकी रैंक के अनुसार बैठाया जाता है।

रैंक या पद के अधिकारी जो छुट्टी पर हैं या काम से बाहर हैं, दूसरे शब्दों में, अपने रैंक के अनुरूप अपने कार्यों को नहीं कर रहे हैं, उसी रैंक के मेहमानों को वरिष्ठता प्रदान करते हैं जो सक्रिय कार्य में हैं। यदि अतिथि अपने पद से ऊँचे कर्तव्यों का पालन करता है, तो वह उसके कारण सर्वोच्च स्थान प्राप्त करता है। ऊंचा स्थान.

जैसे-जैसे महिलाएं निर्वाचित निकायों और प्रशासनिक पदों पर औपचारिक नाश्ते और रात्रिभोज में उच्च पदों पर आसीन होती हैं, महिलाओं को उनके रैंक के आधार पर पुरुषों के बीच बैठाया जाता है।

अनौपचारिक नाश्ते और रात के खाने में, जहाँ पुरुष और महिलाएँ मौजूद हों, यदि संभव हो तो एक साथ न बैठें। ऐसे मामलों में, जब तक कि महिला मिशन की प्रमुख नहीं होती, तब तक महिलाओं को पतियों की वरिष्ठता के अनुसार बैठाया जाता है।

विधवाएं अपने पति के पद को बरकरार रखती हैं। पुरुषों के साथ महिलाओं को उम्र, पद या मानद उपाधि के अनुसार बैठाया जाता है। विवाहित महिलाओं की वरिष्ठता विधवा या तलाकशुदा महिलाओं से अधिक होती है। सभी महिलाएं वरिष्ठता में युवा लड़कियों से ऊपर हैं, जब तक कि उनकी रैंक और कर्तव्य या मानद उपाधि उनमें से किसी को विशेष वरीयता न दें।

एक आधिकारिक पद पर एक महिला का पति अपनी पत्नी के पद के अनुसार पुरुषों के बीच बैठता है, अगर उसकी स्थिति उसे अधिक सम्मानजनक स्थान का हकदार नहीं बनाती है।

बैठकों में जहां अधिकारी और प्रतिष्ठित व्यक्ति दोनों मौजूद होते हैं, कानूनी वरिष्ठता और नागरिकता वरिष्ठता के बीच एक अपरिहार्य तनाव होता है। इन मामलों में, निम्नलिखित नियमों का पालन किया जाना चाहिए:

· आधिकारिक पदों पर व्यक्तियों की सापेक्ष वरिष्ठता को हमेशा ध्यान में रखा जाता है;

· जब वरिष्ठता निर्धारित की जाती है, तो सम्मान के मेहमानों को आधिकारिक अधिकारियों के बीच रखा जाता है, उच्च पद पर रहने वाले और सार्वजनिक जीवन में अधिक प्रभाव रखने वाले व्यक्तियों को शिष्टाचार के कारणों के लिए वरीयता दी जाती है;

· विदेशी मेहमानों का लाभ आम तौर पर स्वीकार किया जाता है। रैंक में समान, विदेशी मेहमान अपने ही देश के नागरिकों की तुलना में उच्च स्थान पर काबिज हैं। अपने ही देश के बाहर काम करने वाले नागरिकों का रैंक अपने हमवतन से ऊंचा होता है।

नाश्ते, दोपहर के भोजन, रात के खाने जैसे स्वागत समारोहों में, मेहमानों को एक कड़ाई से परिभाषित क्रम में मेज पर बैठाया जाता है। मेज पर स्थानों को कम और सम्मानजनक में विभाजित किया गया है। सबसे सम्मानजनक स्थान परिचारिका के दाईं ओर (अनौपचारिक स्वागत पर) या मालिक के दाईं ओर (आधिकारिक स्वागत में) है। इसके बाद परिचारिका और मालिक के बाईं ओर के स्थान आते हैं, जैसे वे दूर जाते हैं, कम सम्मानजनक।

एक आधिकारिक स्वागत समारोह में, जहां मेहमान पत्नियों या पतियों के बिना मौजूद होते हैं, मुख्य अतिथि को मेज़बान के सामने मेज़ पर बैठने की पेशकश की जाती है।

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