نماذج المستندات المحاسبية الأولية. ما هي المستندات المحاسبية الأساسية: الأنواع

يعد نشاط قسم المحاسبة جزءًا لا يتجزأ من عمل المؤسسة. أنها تنطوي على تنفيذ أكثر من غيرها إجراءات مختلفة- من الحساب إلى التسجيل وصيانة الوثائق الأولية. كما تختلف درجة مسؤولية الشركة أو المشرف المباشر عليها عن الأخطاء التي ارتكبت بشكل كبير: إذا كانت تتعلق بمشاكل داخلية بحتة، فلا داعي للحديث حتى عن الغرامة؛ إذا كنا نتحدث عن مستندات الدفع، والتي يتم على أساسها دفع الضرائب لاحقًا، فقد لا يواجه الجاني عقوبة مالية فحسب، بل قد يواجه أيضًا السجن. ولهذا السبب فهو جيد العمل المنظممع الإشارة الأولية إلى مجالات العمل ذات الأولوية للكيان القانوني.

على المدى " الوثائق الأولية"، على عكس أو ما شابه ذلك، يتم استخدامه حصريًا في المحاسبة، والذي، إذا لزم الأمر، بقرار مشترك القضايا التنظيميةيسبب صعوبات لممثلي الإدارات الأخرى للمؤسسة. أدناه سيتم وصف ما هي المنظمة الأساسية ككل، بالإضافة إلى قائمة إرشادية بالوثائق المدرجة فيها.

ما هي الوثائق المحاسبية الأولية؟

ومن الغريب أن القانون المعياري الرئيسي المستخدم في تنظيم عمل قسم المحاسبة هو القانون الاتحادي"عن محاسبة» رقم 402-FZ، المعتمد في 6 ديسمبر 2011 والذي يتضمن تعديلات بتاريخ 29 يوليو 2018، لا يعطي تعريفًا لا لبس فيه لهذه العبارة. وفقًا للفقرة 1 من المادة 9 من القانون المذكور، يمكن تصنيف أي أوراق منفذة بشكل صحيح ومصدقة رسميًا، والتي تعكس حلقة أو أخرى من الحياة الاقتصادية للمؤسسة، على أنها وثائق أولية.

وتشمل هذه الحلقات مالمقابل المنتجات التي تقدمها الشركة أو الخدمات المقدمة أو العمل المنجز، أو على العكس من ذلك، تحويل الأموال من أجل اقتناء أصناف المخزون. بناءً على طلب رئيس المؤسسة (الفقرة 4 من نفس المادة)، قد تتضمن قائمة المستندات المحاسبية الأولية معلومات عن التسويات المتبادلة التي لا تتعلق بالمعاملات المالية.

مهم:المعيار الرئيسي للتوثيق الأولي في المحاسبة هو حقيقة تحويل الأموال من شخص واحد (موظف، رجل أعمال فرديوالشركات) إلى أخرى. وبالتالي، لن يتم إدراجه في قائمة المنظمات الأساسية تحت أي ظرف من الظروف، ولكن أمر نقدي وارد أو صادر بالكامل.

معمدة تخزين المستندات الأولية في قسم المحاسبة لا تقل عن خمس سنواتمن سنة التسجيل. كما تظهر الممارسة، غالبا ما يطلب ممثلو دائرة الضرائب الفيدرالية منظمة أولية في السنة الأولى أو الثلاثة؛ في المستقبل، يمكن نقل الأوراق للتخزين إلى الأرشيف، وبعد ذلك فترة محددة- التدمير وفقًا للوائح الداخلية للمؤسسة ومتطلبات التشريعات المحلية.

ومع ذلك، نظرًا لأنه في الممارسة البيروقراطية الروسية، عادة ما يكون التخلص من المستندات أكثر صعوبة من الاستمرار في تخزينها، ويمكن ترك الوثيقة الأساسية التي أصبحت غير ضرورية في الأرشيف طالما كانت هناك مساحة كافية؛ لا توجد عقوبات على ذلك سواء بموجب القانون الاتحادي المحدد رقم 402-ФЗ أو القوانين التنظيمية الأخرى.

بالإضافة إلى ذلك، يمكن إسناد صيانة الوثائق الأولية إلى واحد أو أكثر من موظفي المؤسسة، اعتمادًا على مؤهلاتهم وعدد الموظفين. إذا كانت الحالة تتعلق برجل أعمال فردي ليس لديه المتخصصين المناسبين تحت قيادته، فيحق له ذلك اختيار الخاصةأو إعداد المستندات بأنفسهم، أو إشراك شركات خارجية تقدم مثل هذه الخدمات.

قائمة الوثائق المحاسبية الأولية

في الطبعة الأخيرةالقانون الاتحادي رقم 402-FZ (أو بالأحرى، في الفقرة 4 من المادة 9 من الوثيقة)، يتم نقل الحق في تحديد الوثائق التي تنتمي إلى الرئيس (المدير العام، المدير) للمؤسسة. وفقا للممارسة المعمول بها، فإنه يوقع القائمة التي أعدها كبير المحاسبين بالفعل، على الرغم من أنه يمكنه تولي المهمة (من تحليل الأنشطة إلى تلخيصها) بالكامل على عاتقه.

لذلك، ليست هناك حاجة للحديث عن قائمة واحدة من الوثائق الأولية؛ يمكننا فقط تسمية الأوراق الأكثر شيوعًا في قائمة الأوراق هذه:

1. معاهدة. النقطة الأكثر إثارة للجدل فيما يتعلق بملكية المستندات: في كثير من الأحيان، لا يتم تخزين العقود في قسم المحاسبة، ولكن في الإدارة القانونية أو حتى في قسم شؤون الموظفين. من ناحية أخرى، فإن توقيع العقد هو الخطوة الأولى نحو حقيقة جديدة للحياة الاقتصادية للمؤسسة، وبالتالي فإن العديد من المديرين بأوامرهم تشمل عقود البيع، وتقديم الخدمات، وأداء العمل والإيجار وغيرها التي لها علاقة مباشرة بحركة التدفقات النقدية الأولية. في الواقع، يحتوي العقد المصاغ بشكل مناسب على جميع علامات الوثيقة الأساسية المذكورة في الفقرة 2 من المادة 9 من القانون الاتحادي رقم 402-FZ، مما يعني أنه لا يوجد انتهاك واضح في هذه الحالة.
2. يفحص. على أساس الفاتورة المقترحة، يقوم المشتري (المستهلك)، قبل أو بعد استلام البضائع أو الخدمات، بتحويل الأموال إلى البائع (المورد). يمكن اعتبار قبول الفاتورة موافقة فعلية على دفعها. بالإضافة إلى ذلك، قد تحتوي هذه الوثيقة الأولية (أو يتم نسخها وفقًا للعقد) على شروط توفير عناصر المخزون أو العمل، بالإضافة إلى طرق التسوية مع البائع وحتى إجراءات إعادة الأموال في حالة فشل أحد طرفي المعاملة أو كليهما في الوفاء بالتزاماته.
3. قائمة التعبئة. تحتوي هذه الوثيقة، التي يتم تضمينها دائمًا في الملف الأساسي، على القائمة الكاملةعناصر المخزون الصادرة أو المنقولة: كيف المنتجات النهائيةوالعناصر الفردية أو المواد الخام. لا يتم تنظيم عدد نسخ مذكرة الشحن: يجب أن يتوافق مع عدد أطراف المعاملة. وبطبيعة الحال، يجب أن تكون كل نسخة مصدقة من توقيعات جميع الأطراف المقابلة؛ تعتبر بصمات الأختام أو الطوابع في هذه الحالة اختيارية.
4. قانون قبول النقل. الوثيقة الأساسية التي يتم تجميعها على أساس نتائج تقديم الخدمات أو أداء العمل أو توريد عناصر المخزون. تم التوقيع عليه من قبل ممثلي كلا الطرفين المقابلين؛ إذا رفض أحدهم (عادة الطرف المتلقي) التوقيع، فيمكن التصديق على الورقة من جانب واحد (بالتأكيد بحضور مراقبين). قد يحتوي قانون قبول النقل أيضًا على تعليقات أو توضيحات أو توضيحات إضافية يتم إدخالها من قبل الأطراف في الجدول ذي الصلة. يعد استخدام أختام أو طوابع المنظمات لإصدار الشهادات أمرًا اختياريًا. هناك اختلاف في هذه الوثيقة، والذي تم تضمينه أيضًا في الوثيقة الأساسية، وهو فعل قبول ونقل الأصول الثابتة (OS-1)، مما يعكس حركة الأصول الثابتة للشركة.
5. قسيمة الدفع. ويوفر بيانات عن أجور جميع موظفي الشركة، بما في ذلك الحوافز والحوافز مدفوعات التعويض: المكافآت والرسوم الإضافية وما إلى ذلك. هذه الوثيقة الأولية مصدقة بتوقيعات كبير المحاسبين ورئيس المؤسسة؛ أيضًا، على عكس البندين المذكورين أعلاه، لتأكيد القوة القانونية للبيان، يتم لصق بصمة "حية" لختم أو ختم المنظمة.
6. المستندات النقدية. وتشمل هذه الطلبات الواردة والصادرة ودفتر النقدية. ومن محتواها يمكن الحصول على الصورة الأكثر اكتمالا لحركة التدفقات المالية. تحتوي KO-1 وKO-2 وKO-4 على معلومات تتعلق بكل حقيقة من حقائق الحياة الاقتصادية - لذلك، سيتم إرشاد الأشخاص المعتمدين بها أولاً عند التحقق. تنتمي أيضًا المستندات النقدية الإضافية المستخدمة بكثافة أقل قليلاً (سجل الأوامر النقدية KO-3 ودفتر أستاذ التدفق النقدي KO-5) إلى الوثائق الأساسية، ويتم إعدادها وتخزينها وفقًا للقواعد العامة.

في أغلب الأحيان، يتم تنظيم التنظيم الأساسي بتسلسل زمني - من أول مستند للمعاملة إلى الأخير؛ هناك خيارات أخرى ممكنة - عن طريق الملحقات، مجتمعة، وما إلى ذلك.

كيف يتم التوثيق الأساسي في المحاسبة؟

المكونات الضرورية لأي مستند أساسي هي:

• العنوان وفقًا للنموذج الموحد المعمول به ؛
• تاريخ التوقيع (يمكن إعداد الورقة وطباعتها في أي وقت مناسب)؛
• الاسم الرسمي الكامل للمنظمة أو المؤسسة (يمكنك إضافة اسم مختصر)؛
• وصف وشرح حلقة حركة الأموال، أو حقيقة النشاط الاقتصادي؛
• قيمة المعاملة من الناحية المادية (من ناحية) والنقدية (من ناحية أخرى)، مع إشارة لا غنى عنها لوحدات القياس؛
• الأسماء وفقا للوائح الداخلية للمؤسسة أو معايير الدولةمواقف الأشخاص المسؤولين عن إبرام العقد والمعاملة؛
• التوقيعات مع نصوص ممثلي أطراف المعاملة الذين شاركوا في إبرام العقد.

على النحو التالي من الفقرة 5 من نفس المادة، يمكن حاليًا إعداد الوثائق الأولية في قسم المحاسبة ورقيًا وفي شكل في شكل إلكتروني; وفي الحالة الأخيرة، يتم اعتمادها باستخدام التوقيعات الرقمية الإلكترونية المؤهلة للأطراف وإرسالها إلى الأطراف المقابلة على أي وسيلة مناسبة أو إرسالها عبر البريد الإلكتروني.

يتم إصدار معظم المستندات الأولية على أساس نماذج موحدة غير قابلة للتعديل؛ تشمل الاستثناءات العقود وأعمال القبول والتحويل وعدد من الأوراق الأخرى التي يتم تطوير شكلها وهيكلها مباشرة من قبل الكيان التجاري.

بعض النصائح لإعداد الوثائق الأولية:

1. يُسمح بإجراء إدخالات في النموذج يدويًا باستخدام أقلام حبر جاف وأقلام هلامية بالحبر الأزرق أو الأسود؛ يتم استخدام الحبر الأحمر لإجراء التصحيحات. لملء الوثائق الأولية بشكل إلكتروني، يجوز استخدام أي أجهزة كمبيوتر إلكترونية مناسبة من الناحية التكنولوجية.
2. يجب تنفيذ كل مستند من المستندات المدرجة في قائمة المستندات الأولية في الوقت المناسب. تعبئة وتوقيع الأوراق تأريخ خلفيمن الممكن تمامًا الحصول على موافقة متبادلة من الأطراف، ولكن لا ينصح بشدة بإبلاغ السلطات التنظيمية بهذا الأمر.
3. إذا كان إجراء إدخال البيانات في النموذج يعني تكرار المعلومات الرقمية المكتوبة (على سبيل المثال، مبلغ الدفع)، فلا يمكن إهمال أي منهما أو المكون الآخر، وإلا فقد يتم إبطال المستند.
4. عند إصدار وثيقة التقارير الأوليةلا تترك الحقول الفارغة. إذا لم يكن هناك ما يمكن إدخاله فيها، فيجب استخدام شرطة، أو الأفضل، علامة عالمية، وهي علامة متقاطعة حرف لاتينيز.

مهم:لا يجوز استخدام الشرائط التصحيحية أو السوائل أو شفرات الحلاقة لتصحيح الأخطاء أو ببساطة شطب البيانات المدخلة بشكل غير صحيح حتى يتعذر قراءتها في الوثائق الأولية في قسم المحاسبة. اعتمادًا على الموقف، يمكنك استخدام إصلاحات المخطط التفصيلي لتكملة النص الأساسي للإدخال والانعكاس. في الحالة الأولى، يتم شطب المعلومات الخاطئة بخط رفيع، ويتم عمل سجل فوقها يعكس الوضع الحقيقي، وعلى جانب الصفحة يوجد نقش "تم التصحيح (يمكن الوثوق به)،" مصحوبًا بما يلي: توقيع الشخص المسؤول وبصمة ختم أو ختم المنظمة. وفي الحالة الثانية، يتم استكمال المعلومات الموجودة بالفعل بمعلومات جديدة ضرورية للحصول على فهم شامل للمعاملة. في الثالث، والذي يستخدم بشكل خاص في كثير من الأحيان عندما يتم العثور على معلومات مبالغ فيها في المصدر الأساسي، يتم تكرار البيانات التي لا تتوافق مع الواقع مع عجينة حمراء، وبجانبها، عادية بالفعل، يتم تقديم البيانات الصحيحة. التوقيع المعتمد مطلوب أيضًا في هذه الحالة.

الوثيقة الأولية، مثل غيرها من الوثائق، يجب أن تكون مكتوبة بشكل واضح ومقروء وجميل. سيساعد ذلك في المستقبل، في حالة وجود نزاعات، على إثبات الحقيقة بسرعة، أو إثبات قضيتك في دعوى قضائية أو التحكم في عمل الأشخاص المعتمدين. وسيكون الحافز الإضافي للإفراج عن الوثائق بضمير حي وفي الوقت المناسب هو الفقرة 3 من المادة 327 من القانون الجنائي لروسيا، والتي بموجبها يعاقب على استخدام الأوراق المزورة بغرامة تصل إلى 80 ألف روبل أو ما يصل إلى ستة أشهر من أرباح مرتكب الجريمة، والاعتقال لمدة تصل إلى ستة أشهر، والعمل الإجباري أو الإصلاحي لمدة تصل إلى 480 ساعة و24 شهرًا على التوالي.

إن إثبات البراءة أو عدم وجود جسم الجريمة أمر صعب ويستغرق وقتًا وأعصابًا أكثر بكثير من تصميم الجودةالوثائق الأولية.

تلخيص لما سبق

تتضمن المستندات الأساسية المستندات التي تعكس حلقات النشاط الاقتصادي لمؤسسة أو مؤسسة. يتم تسجيلهم من قبل موظفي قسم المحاسبة، وإذا لم يكن هناك رجل الأعمال نفسه أو الشركات التي تقدم خدمات مماثلة. تتم الموافقة على القائمة الكاملة للوثائق الأولية المستخدمة في أنشطة الشركة من قبل رئيسها، وعادة ما يتم تجميعها من قبل كبير المحاسبين.

عادة، تشمل المستندات الأولية العقود والفواتير وأعمال القبول والتحويل، بما في ذلك الأصول الثابتة والمستندات النقدية والأوراق الأخرى. يجب أن تتضمن الكتل المذكورة في الفقرة 2 من المادة 9 من القانون الاتحادي رقم 402-FZ. يُسمح بإجراء تصحيحات في المستندات بطرق محددة بدقة: النقوش العكسية أو الكنتورية أو التكميلية.

تشغل الوثائق الأولية مكانًا مهمًا إلى حد ما بين جميع الوثائق التي يحتفظ بها قسم المحاسبة. يتم فحصها باستمرار من قبل دائرة الضرائب، ويجب إعدادها وفقًا للقواعد والقوانين اللازمة المعمول بها في الاتحاد الروسي. ما يتعلق بالوثائق الأولية، وكيفية إعدادها وتجميعها بشكل صحيح، بحيث لا تواجه مشاكل فيما بعد مكتب الضرائبسنقوم بالتحليل في مقالتنا.

الوثائق الأولية في المحاسبة ما هو؟

المستندات الأولية هي الأسباب التي يمكن من خلالها إجراء السجلات في المحاسبة، ويمكن إدخالها في السجل العام. هذا جزء مهموثائق إدارة مؤسسة أو منظمة.

في جميع المؤسسات التي أجبرتها الدولة على الاحتفاظ بسجلات محاسبية، يجب تنفيذ المعاملات التجارية وفقًا للوثائق الأساسية. المعاملة التجارية هي أي نشاط للمؤسسة يستلزم حركة الأموال أو هيكل أصولها.

وفقًا لقانون المحاسبة، يجب أن يتم تنفيذ الوثائق الأولية بالتزامن مع الأنشطة الاقتصادية، أي أنه يجب توثيقها على الفور. ولكن إذا لم يكن ذلك ممكنا، فيمكنك إجراء التوثيق مباشرة بعد انتهاء الإجراء.

يمكن إصدار الوثائق الأولية ورقيًا وفي شكل إلكتروني. ولكن في الخيار الثاني، يجب أن تكون جميع الأوراق مصدقة من خلال التوقيع الإلكتروني، وإلا فإنها ببساطة لن يكون لها قوة قانونية. لكن إذا نصت الاتفاقية بوضوح على وجود نسخة ورقية من الوثيقة، فيجب أن تكون متاحة.

سيبقى وثائق المصدريجب 4 سنوات. خلال هذه الفترة، يحق لمكتب الضرائب أن يطلب منهم في أي وقت التحقق منك ومن الطرف المقابل. يجب أن تكون حذرًا بشكل خاص بشأن المستندات التي تشتري بها شيئًا ما. تذكر أنه بفضلهم ستتمكن من اللجوء إلى المحكمة إذا دعت الحاجة إلى ذلك.

فصل الوثائق حسب مراحل العمل

يمكن تقسيم جميع المعاملات التي تنفذها مؤسسة أو مؤسسة بشكل مشروط إلى 3 مراحل:

1. التفاوض على شروط الصفقة. في هذا الوقت، يجب عليك مناقشة جميع الفروق الدقيقة، والتوصل إلى توافق في الآراء. ستكون نتيجة هذه المرحلة توقيع العقد وإصدار فاتورة بالدفع.
2. الدفع حسب المعاملة. ويجب تأكيد ذلك بمقتطف من حسابك الجاري، إذا تم الدفع عن طريق التحويل المصرفي، أو باستخدام الشيكات ونماذج المساءلة الصارمة إذا تم الدفع نقدًا.
   غالبًا ما يستخدم موظفو المنظمة الخيار الثاني عندما يأخذون الأموال بموجب التقرير.
3. استلام منتج أو خدمة مدفوعة الأجر. يجب أن يكون هناك دليل يؤكد استلام البضائع أو تقديم الخدمة، وإلا فإن مكتب الضرائب لن يسمح لك ببساطة بتخفيض مبلغ الرسوم الضريبية.

كتأكيد، يمكن استخدام مذكرة الشحن أو الإيصال، في حالة استلام البضائع، أو عمل العمل المنجز، في حالة تقديم الخدمة.

ما هي المستندات المطلوبة؟

اعتمادا على العملية التي سيتم تنفيذها من القائمة المستندات المطلوبةربما يختلف. دعونا نلقي نظرة على القائمة الأكثر شيوعًا للأوراق المطلوبة. عادة، يتم إعداد جميع المستندات إما من قبل المقاول أو مورد البضائع.

تبدو قائمة المستندات كما يلي:

مميزات السجل المحاسبي

بعد إعداد المستندات الأولية، يتم فحصها من حيث الشكل والمحتوى. بعد ذلك، إذا تم كل شيء بشكل صحيح، يتم إعدادها والتجميع الاقتصادي للبيانات التي تحتوي عليها النظام المشتركمحاسبة. للقيام بذلك، يتم نقل جميع المعلومات المتعلقة برصيد ممتلكات الشركة والنقد والمعاملات التجارية من المستندات الأولية (المجانية) إلى سجلات المحاسبة.

السجلات المحاسبية نفسها عبارة عن جداول متخصصة يتم إعدادها في شكل محدد بدقة، بما يتوافق تمامًا مع التجميع الاقتصادي للمعلومات حول ممتلكات الشركة ومصادر حدوثها.

تنقسم جميع السجلات الموجودة إلى 3 مجموعات:

• بالميعاد. وبناءً على هذا المعيار، تنقسم السجلات إلى ترتيب زمني، ومنهجي، ومجمع. كل عرض فردي له طريقته الخاصة في تخزين البيانات.
• ووفقا لتعميم البيانات، تنقسم السجلات إلى متكاملة ومتباينة. ويمكن اعتبار كل منها من الخاص إلى العام، أو العكس، من التقارير إلى الوثائق الأولية.
• بواسطة مظهر. يمكن أن يكون لها أي شكل تقريبًا: كتاب، مجلة، بطاقة، أوراق مطبوعة.

يجب أن تحتوي سجلات المحاسبة على:

• العنوان الكامل.
• المدة الزمنية المحددة لتسجيل المعاملات التجارية والتي تنتمي إليها فترة الفوترة.
• التوقيعات والأحرف الأولى للأشخاص المسؤولين. وهذا يجعل من الممكن، في حالة وجود نزاعات، العثور على الأشخاص الذين شاركوا في المعاملة والإشارة إليهم.

يجب بالضرورة أن تنعكس المعاملات التجارية التي تم إجراؤها في الفترة التي تم تنفيذها فيها. إذا لم يكن من الممكن إجراء الانعكاس الوثائقي مباشرة أثناء المعاملة التجارية، فيجب أن يتم التسجيل مباشرة بعد اكتماله.

بشكل عام، يتم إنشاء سجلات المحاسبة من أجل تجميع وتنظيم المعلومات حول المستندات الأولية المقبولة للمحاسبة، لعرضها القوائم المالية. إذا تم تخزين الوثائق المالية والأولية للمؤسسة في نسخة ورقية، فبناءً على طلب المشاركين الآخرين في العمليات الاقتصادية أو وكالات إنفاذ القانون (إذا كان ذلك ضمن اختصاصهم)، يجب توفير النسخ من قبل الشخص الذي قام بتجميعها وتقديمها لهم للتوقيع.

1C الوثائق الأساسية للمحاسبة

أثناء ممارسة الأنشطة المالية والاقتصادية، سيتعين على المحاسب العمل مع كمية هائلة من الوثائق. هذا نوع مختلفالنماذج والعقود والوثائق المحاسبية والتقديرات والحسابات. بعضها ليس له أهمية كبيرة وهو ثانوي، ولكن هناك أيضًا مستندات مهمة جدًا يمكن أن يؤدي فيها خطأ بسيط إلى عواقب وخيمة على المؤسسة بأكملها وعلى المسؤولين الأفراد. هذه هي الوثائق الأساسية للمنظمة.

وبمساعدة برنامج 1C، يمكنك إدارتها وتشغيلها بسهولة أكبر. من وظائفها إدارة مستندات الشحن والمستندات النقدية ومستندات المستودعات وتلك المتعلقة بتجارة التجزئة.

ان يذهب في موعد برمجةتحتل شركة 1C مكانة رائدة بين برامج المحاسبة المستخدمة باستمرار في بلدنا.

من بين الوظائف الأكثر شيوعًا لـ 1C ما يلي:

• أتمتة كاملة لجميع أنواع المحاسبة.
• عملية حسابية أجورموظفين.
• إدارة محاسبة شؤون الموظفين والإنتاج.

البرنامج لديه عدد كبير منالأوضاع والإعدادات التي يمكنك من خلالها تخصيصها بالكامل لنفسك، وضبطها بما يناسبك.

يعد تسجيل الوثائق الأولية عملاً صعبًا ومضنيًا، ولكنه ضروري ببساطة. لمساعدتك الحديثة تقنيات الكمبيوتروالموظفين المؤهلين تأهيلا عاليا. إذا تعاملت معها بكل مسؤولية ومعرفة بالأمر، فلن تكون هناك مشاكل.

في تواصل مع

المستندات المحاسبية الأولية أو المحاسبون الأساسيون كما يطلق عليهم، هي أساس أساسيات المحاسبة، سواء المحاسبة أو الضريبة. بدون التصميم الصحيحوالصيانة والوثائق الأولية للحفاظ على قانونية النشاط الرياديمستحيل.

يشير قانون "المحاسبة" المؤرخ 06.12.2011 رقم 402-FZ إلى أن "كل حقيقة من حقائق الحياة الاقتصادية تخضع للتسجيل من خلال وثيقة محاسبية أولية".

للتأكد من أن لديك جميع المستندات اللازمة، يجب عليك التحقق من حساباتك بانتظام، وبالنسبة لأولئك الذين ليس لديهم الوقت لذلك، نوصي بخدمة تدقيق محاسبي مجانية.

تثبت المنظمة الأساسية كتابيًا حقيقة المعاملة التجارية، وتؤكد نفقات الأعمال عند حساب القاعدة الضريبية، وتحدد مسؤولية المنفذين عن أداء العمليات التجارية من قبلهم. يطلب مفتشو الضرائب المستندات الأولية عند فحص الإقرارات والتقارير، وهي ضرورية عند اجتياز عمليات التفتيش.

بالنظر إلى أنه ليس فقط المحاسبين، ولكن أيضًا المديرين ورجال الأعمال الفرديين ومديري المبيعات والموظفين الآخرين يقومون بملء المستندات الأولية وإعدادها، نقترح عليك التعرف على متطلبات هذه المستندات.

من يقوم بتطوير نماذج الوثائق الأولية؟

المستندات المحاسبية الأولية هي موحد(تم تطوير شكله بواسطة Rosstat (Goskomstat السابقة للاتحاد الروسي) أو البنك المركزي) و تم تطويرها بشكل مستقل من قبل دافعي الضرائب.

تحتوي المادة 9 من القانون رقم 402-FZ على القائمة التالية من التفاصيل الإلزامية للوثائق الأولية (الموحدة أو المطورة بشكل مستقل):

• عنوان الوثيقة؛
• تاريخ إعداد الوثيقة؛
• اسم الكيان الاقتصادي الذي قام بإعداد الوثيقة؛
• محتوى حقيقة الحياة الاقتصادية؛
• قيمة القياس الطبيعي و (أو) النقدي لحقيقة الحياة الاقتصادية، مع الإشارة إلى وحدات القياس؛
• اسم منصب الشخص الذي قام بالمعاملة والتشغيل والمسؤول عن تنفيذها؛
• توقيعات هؤلاء الأشخاص.

أما الختم فرغم أنه غير مدرج ضمن التفاصيل المطلوبة، لكن إذا كان هناك حقل "M.P." (مكان الطبع) ختمه واجب.

إذا كان دافع الضرائب راضيا عن النماذج الموحدة من لجنة إحصاءات الدولة (لحسن الحظ، فإن قائمةها ضخمة)، فليس من الضروري تطوير النماذج الخاصة بك. هناك أيضًا مفهوم "الابتدائي الحديث" أي. المستندات الأولية الموحدة التي أدخل فيها الممول إضافاته.

ملحوظة، لا يمكن تطويرها والموافقة عليها بشكل مستقلنماذج المستندات الأولية التالية:

• المستندات النقدية؛
• أمر الدفع والمستندات المصرفية الأخرى المتعلقة بالتسوية؛
• نماذج موحدة للتسويات باستخدام ماكينة تسجيل النقد؛
• بيان الشحنة؛
• كشوف المرتبات وكشوف المرتبات.

لا يمكن توحيد هذه الوثائق الأولية إلا.

أين يمكنني العثور على نماذج من الوثائق الأولية الموحدة؟

يقع تطوير واعتماد نماذج الوثائق الأولية ضمن اختصاص لجنة الإحصاء الحكومية (الآن Rosstat). حتى الآن، يستمر استخدام النماذج الموحدة التي تم تطويرها في التسعينيات من القرن الماضي. فقط وثائق التسوية (الدفع) التي طورها بنك روسيا لديها طبعة جديدة نسبيًا - بتاريخ 2012.

تسمى هذه المستندات بشكل مختلف: الأفعال، والمجلات، والفواتير، والبيانات، والأوامر، والكتب، والتعليمات، والحسابات، والتوكيلات، والأوامر، وما إلى ذلك. وباستخدام هذا الجدول، ستجد في قرار لجنة إحصاءات الدولة الأشكال الموحدة للابتدائي يتم نشر المستندات التي تحتاجها.

يمكنك على موقعنا تنزيل نماذج المستندات الأولية الموحدةوبواسطة .

يعد نموذج الإبلاغ الصارم (BSO) أيضًا مستندًا أساسيًا، ولكن متطلباته خاصة. قائمة التفاصيل الإلزامية لـ BSO أوسع من قائمة المستندات الأولية العادية، على وجه الخصوص، من الضروري الإشارة إلى رقم التعريف الضريبي ووجود بصمة الختم.

في المقالة "" يمكنك معرفة الحالات التي يكون فيها من الضروري تطبيق النموذج الموحد لهذه الوثيقة ومتى يمكن تطويرها بشكل مستقل.

أخطاء في المستندات الأصلية

بادئ ذي بدء، يجب أن تحتوي المستندات الأولية على تفاصيل إلزامية محددة بشكل صحيح. وبحسب وزارة المالية، يمكن لدافع الضريبة أن يأخذ في الاعتبار تكاليف المصدر الأساسي، إذا كان يحتوي على أخطاء بسيطة فقط.

يجب ألا تمنع مثل هذه الأخطاء التحديد الدقيق للبائع والمشتري واسم البضاعة وقيمتها والظروف الأخرى للواقع الموثق للحياة الاقتصادية (من كتاب وزارة المالية بتاريخ 4 فبراير 2015 رقم 03 -03-10 / 4547).

لسوء الحظ، فإن الصياغة المبسطة النموذجية لتفسيرات المسؤولين في كثير من الأحيان لا تجعل من الممكن أن نفهم بوضوح ما هي الأخطاء أو عدم الدقة في الوثائق الأولية التي سيتم الاعتراف بها على أنها غير ذات أهمية.

على سبيل المثال، هل هو خطأ بسيط إذا كان اسم دافع الضرائب يحتوي على أحرف صغيرةبدلا من العواصم؟ وفي كتابها الآخر – بتاريخ 02/05/2012 رقم 130/07/03 أشارت وزارة المالية إلى وجود أخطاء مثل استبدال الحروف الكبيرة بأحرف صغيرة والعكس؛ تغيير الحروف في الأماكن. إن الإشارة غير الصحيحة للشكل القانوني لا تشكل عائقًا أمام تحديد هوية دافع الضرائب (إذا تم الإشارة إلى رقم التعريف الضريبي والتفاصيل الأخرى بشكل صحيح).

ولكن يمكن التعرف على الأخطاء التالية باعتبارها أخطاء مهمة بالنسبة للمستندات الأولية:

• الأخطاء الحسابية (تشير بشكل غير صحيح إلى قيمة / كمية البضائع أو مبلغ الضريبة)؛
• أسماء مختلفة لنفس المنتج (على سبيل المثال، في مواصفات عقد توريد الحلوى يطلق عليها "حلويات الوافل بالشوكولاتة"، وفي الفاتورة - "ميشكا في الشمال")؛
• المسميات الوظيفية غير الدقيقة لأولئك الذين يوقعون المستندات الأولية (على سبيل المثال، ينص التوكيل على "نائب المدير التنفيذي"، وفي حالة القبول - "نائب المدير")؛
• المبالغ بالأرقام لا تتزامن مع نفسها، ولكن يشار إليها بالكلمات (بدلاً من 155000 روبل (مائة وخمسة وخمسون ألف روبل)، تتم كتابة 155000 روبل (خمسة وخمسون ألف روبل)).

قد لا تقبل مفتشية الضرائب النفقات على هذه المستندات الأولية، وقد يواجه الطرف المقابل أيضًا مشاكل عند خصم ضريبة القيمة المضافة.

تصحيح المستندات الأصلية فقط بالطريقة التصحيحية(يتم شطب النص غير الصحيح بخط رفيع واحد، ويتم كتابة النص الصحيح في الأعلى). التصحيحات مصحوبة بنقش "تم التصحيح" وتاريخ وتوقيعات الأشخاص المسؤولين. لا يُسمح بتصحيحات الطلبات الواردة والصادرة والمستندات المصرفية وBSO. إنهم بحاجة إلى إعادة إنشائهم.

يجب الانتباه إلى أن المستندات الأولية يتم توقيعها خلال فترة سريان التوكيل الصادر بالتوقيع عليها، وإلا سيعتبر المفتشون أن المستندات تم توقيعها من قبل موظف غير مفوض. يجب مراقبة الأمر نفسه فيما يتعلق بالتوقيعات على مكتبك الرئيسي لممثلي الأطراف المقابلة: يجب أن تكون التوكيلات الصادرة لهم محدثة.

عند إعداد المستندات الأولية، من الضروري الاهتمام ليس فقط بإكمالها، ولكن أيضًا بمطابقة تواريخها وتفاصيلها الأخرى مع المستندات الأخرى، على سبيل المثال، العقود والفواتير. لذلك، فإن خصم ضريبة القيمة المضافة على الفاتورة المعدة قبل مذكرة الشحن سيكون مثيرًا للجدل.

سيتم طرح الأسئلة من قبل السلطات الضريبية بسبب الفواتير أو الإجراءات الموقعة قبل العقد، والتي يتم تأكيد تنفيذها من خلال المستندات الأولية. هناك طريقة للخروج من هذا الوضع، المنصوص عليها في الفقرة 2 من الفن. 425 من القانون المدني للاتحاد الروسي: أشر في نص الاتفاقية إلى مثل هذا البند "تنطبق شروط هذه الاتفاقية أيضًا على علاقات الأطراف التي نشأت قبل إبرامها".

أو على سبيل المثال ينص القانون على إنجاز العمل في الفترة من 10 مارس إلى 30 مارس، بينما يحدد العقد مدة العمل من 10 أبريل إلى 30 أبريل. في هذه الحالة، يمكنك إجراء اتفاقية اضافيةإلى العقد، حيث يتم الإشارة إلى الموعد النهائي الفعلي لإنجاز العمل أو في الفعل نفسه للإشارة إلى أن العمل قد تم إنجازه قبل الموعد المحدد.

يجب على المقاولين توخي الحذر عند التوقيع على الأعمال المتعلقة بأداء العمل من قبل العميل. إذا كان المقاولون من الباطن متورطين بموجب العقد، فيجب على المقاول التوقيع معهم قبل تسليم العمل إلى العميل. إذا لم تتطابق هذه التواريخ، فقد تعتبر السلطات الضريبية تكاليف المقاول من الباطن غير معقولة ولا تعترف بها عند حساب القاعدة الضريبية.

تدفق المستندات من المستندات الأولية

يتضمن تدفق المستندات للمستندات الأساسية الخطوات التالية:

• تسجيل الوثيقة الأولية.
• نقل المستند إلى قسم المحاسبة، حيث يتم فحصه وإدخاله في السجلات؛
• التخزين الحالي والنقل اللاحق للوثيقة إلى الأرشيف.

بعيدًا عن كونه سؤالًا فارغًا - متى يجب إعداد المستندات الأولية؟ الجواب على ذلك موجود في المادة 9 من القانون رقم 402-FZ "يجب إعداد وثيقة المحاسبة الأولية عند ارتكاب حقيقة من حقائق الحياة الاقتصاديةوإذا لم يكن ذلك ممكنا - مباشرة بعد الانتهاء منه.

من غير المقبول إعداد المستندات الأولية بعد أيام قليلة من المعاملة التجارية. يجب على جميع الموظفين الذين لديهم الحق في إعداد المستندات الأولية الالتزام بجدول سير العمل، والذي يمكنك من خلاله، على سبيل المثال، تحديد المواعيد النهائية التالية لتقديم المستندات إلى قسم المحاسبة:

• الأوامر النقدية الواردة والصادرة - في يوم التجميع؛
• المستندات المتعلقة بتسجيل المبيعات - في موعد لا يتجاوز يوم العمل التالي؛
• التقارير المسبقة - في موعد لا يتجاوز ثلاثة أيام عمل بعد إنفاق الأموال؛
• شهادات الإجازة المرضية - في موعد لا يتجاوز يوم العمل التالي بعد الذهاب إلى العمل، وما إلى ذلك.

أما بالنسبة للمستندات الموقعة من قبل الأطراف المقابلة، فيمكن النص على الالتزام بنقلها في الوقت المناسب في نص العقد، على سبيل المثال، على النحو التالي: "يتعهد المشتري بأن ينقل إلى المورد أصول مذكرات الشحن الموقعة" والتصرفات والفواتير في موعد لا يتجاوز يومي عمل من تاريخ التوقيع عليها."

عند تحويل ابتدائي موقع في قسم المحاسبة، يتم التحقق من شكل المستند؛ توافر التفاصيل الإلزامية؛ شرعية المعاملات التجارية؛ الحسابات الحسابية. يتم إدخال البيانات من المستندات الأولية التي تم التحقق منها في سجلات المحاسبة.

عادة ما يتم إجراء التخزين الحالي للملف الأساسي في قسم المحاسبة، وفي نهاية العام، يتم تجميع المستندات حسب التاريخ وتجميعها ونقلها إلى الأرشيف. احتفظ بالمستندات الأصلية لمدة خمس سنوات على الأقل.

جميع الوثائق الأولية هي تأكيد الأنشطة الماليةشركات. ستكون هذه المستندات المحاسبية مطلوبة أولاً من قبل السلطات التنظيمية أثناء التحقق. ولذلك، يتم فرض متطلبات متزايدة على صيانة وتخزين هذه الأوراق.

التوثيق الأولي، أو كما يسميه المحاسبون الموهوبون، الأولي، هو دليل على الشؤون المالية للشركة. علاوة على ذلك، نظرًا لامتلاكها القوة القانونية، يمكن لهذه الأوراق إما أن تساعد الشركة في القضايا المثيرة للجدل، أو تعطلها. وهذه المستندات هي: العقد، الفاتورة، مستندات الدفع، مذكرة الشحن، الفاتورة، إيصال المبيعات وغيرها.

تم توحيد نماذج الوثائق الأولية. إذا لزم الأمر، تتم إضافة خطوط إضافية إلى النموذج، ولكن في نفس الوقت الحفاظ على الخطوط الرئيسية.يشار إلى ذلك في لائحة المحاسبة ومسك الدفاتر في الاتحاد الروسي (أمر وزارة المالية الروسية بتاريخ 29 يوليو 1998 رقم 34 ن (بصيغته المعدلة في 26 مارس 2007 رقم 26 ن). الاستثناء هو نماذج إجراء المعاملات النقدية (مرسوم لجنة الدولة للإحصاء في روسيا بتاريخ 24 مارس 1999 رقم 20).

تتم الموافقة على جميع التغييرات والإضافات التي يتم إجراؤها على النموذج القياسي بأمر من رئيس الشركة.

تقوم المنظمة بشكل مستقل بتطوير نماذج المستندات الأولية إذا لم يكن النموذج المطلوب موجودًا في كتالوج النماذج الموحدة. الشرط الإلزامي: يجب أن تحتوي هذه النماذج على التفاصيل اللازمة.

1. ما هو اسم الوثيقة.
2. عندما يتم تجميعها.
3. معلومات حول المنظمة التي قامت بتجميع الوثيقة.
4. وضح ما تتضمنه معاملة تجارية محددة لهذه الوثيقة، وتكلفة المعاملة (نقداً أو عيناً).
5. تعداد الأشخاص المسؤولين عن إعداد الوثيقة تحت التوقيع الإلزامي.

التفاصيل المذكورة أعلاه مذكورة في القانون الاتحادي "بشأن المحاسبة".

يجب تقديم جميع المستندات الأولية إلى قسم المحاسبة في الوقت المناسب. يعد الامتثال للتسلسل الزمني لإدخال المعلومات أحد الشروط الرئيسية للمحاسبة المختصة.

للمحاسبة المريحة، يتم تصنيف الأساسي بأكمله إلى مجموعات - جدول:

وهناك اختراع آخر ناجح لخدمة المحاسبة وهو جدول سير العمل. يرجى ملاحظة: يجب أن ينعكس شكل الجدول في السياسة المحاسبية للمنظمة.

الجدول الزمني لسير العمل

تعكس الصفوف والأعمدة المقابلة بيانات الحركة وثائق الإبلاغ. الميزة الإضافية لهذا الجدول الزمني هي أن جميع المستندات الصادرة تحت السيطرة. الشيء الرئيسي هو عدم نسيان إجراء الإدخالات المناسبة.

نحن نملأ القواعد

لنبدأ بحقيقة أنه يجب فحص الملف الأساسي الذي تم تسليمه إلى قسم المحاسبة. ما يجب التحقق منه:

1. حجم الحشوة (جميع الخطوط والأقسام الضرورية مملوءة).
2. صحة التعبئة (يجب أن تتوافق البيانات المدخلة مع مكان الإدخال، ولا يجوز التناقض في البيانات).
3. موثوقية المعلومات (التحقق من العمليات الحسابية، والمطابقة مع الوثائق المصاحبة).

تخضع الوثيقة التي تم التحقق منها للدخول في سجلات المحاسبة.

نصيحة: لتجنب خطأ إعادة انعكاس مستند ما في المحاسبة، عليك القيام بما يلي. على الجانب الخلفي من النموذج، يتم الإشارة إلى التاريخ ورقم التسجيل في السجل.

كيفية ملء المستندات المحاسبية الأولية في عام 2017

• يجب أن تحتوي جميع الإدخالات التي يتم إجراؤها في المستندات المحاسبية الأساسية طويل الأمدأمان.
• يُسمح باستخدام المستندات الورقية إلى جانب المستندات الإلكترونية التي يجب توقيعها بتوقيع رقمي (القانون الاتحادي رقم 402-FZ بتاريخ 06.12.2011).
• إن استخدام الطباعة إلزامي على تلك الوثائق التي خصصت لها المساحة.

اعتبارًا من 04/07/2015 تم استلام حق العمل بدون ختم دائري الشركات المساهمةوالمجتمعات مع ذات مسؤولية محدودة(القانون الاتحادي 82-FZ بتاريخ 04/06/2015). تحقق مما هو مكتوب في الميثاق فيما يتعلق باستخدام الختم. إذا استمرت الشركة في استخدام الختم، فلن تكون هناك حاجة لإجراء تغييرات على النظام الأساسي. لم يتم تحديد مدة إجراء مثل هذه التغييرات على النظام الأساسي للشركة بموجب القانون. لكن لا يستحق تأخير التغييرات، حتى لا يتم إدخال الكثير من التناقضات في المستندات المالية.

• مقارنة المؤشرات النقدية والطبيعية. ليس من الضروري الإشارة إلى كليهما في وقت واحد، يكفي أحدهما (القانون الاتحادي 402-FZ). يحدث أنه أكثر ملاءمة للإشارة إلى أي مؤشر واحد (على سبيل المثال، عند نقل المواد داخل الشركة، يتم استخدامه مؤشر طبيعي). في عملية قبول وتقديم الخدمات، يكون من الملائم الإشارة إلى معلومات التكلفة فقط، ولكن لتجنب سوء الفهم، يتم سرد أنواع الخدمات بالإضافة إلى ذلك.
• وجود توقيع الشخص المسؤول. لا يذكر قانون الاتحاد الروسي شيئًا عن التوقيع بالفاكس على المستندات الأولية. في خطاب دائرة الضرائب الفيدرالية للاتحاد الروسي رقم 3-1.11.469 بتاريخ 23 سبتمبر 2008، تم النظر في موقف خدمة الضرائب فيما يتعلق برسائل الفاكس على المستندات.
• العملة التي تم إعداد الوثيقة بها. الوحدة النقدية الرئيسية هي الروبل. حتى عندما تتحدث شروط العقد عن الوحدات التقليدية. لأن جميع العمليات المحاسبية يتم تقييمها بالروبل (FZ 402-FZ بتاريخ 12/06/2011). لا أحد يمنع إنشاء أعمدة إضافية تشير إلى المبالغ بالعملة الأجنبية، ولكن العمود الذي يشير إلى المبلغ بالروبل يجب أن يكون إلزاميا. وبخلاف ذلك، هناك خطر خصم التكاليف وخصم ضريبة القيمة المضافة.

قائمة الوثائق الأولية

معاهدة

وينظم مفهوم "العقد" من قبل الفن. 420 من القانون المدني للاتحاد الروسي. العقد هو اتفاق على نشوء (تغيير) أو إنهاء الحقوق والالتزامات بين الطرفين. يجب على كل طرف قراءة شروط الاتفاقية بعناية. وعند الاتفاق يتم وضع توقيع وختم كل من الطرفين. العقد كوثيقة أساسية له القوة القانونية الكاملة، ويجب أن يكون لدى كل طرف نسخة واحدة موقعة. يجب استيفاء جميع النقاط المنصوص عليها في المحتوى من قبل أطراف العقد وفقاً لالتزاماتهم. يتم حل النزاعات إما وديًا أو من خلال التقاضي.

ولحظة واحدة. ليس في جميع الحالات، يعد إبرام العقد اعترافًا بالحقوق والالتزامات المتبادلة. يتم الاعتراف بالشيك المستلم عند شراء منتج أو خدمة بموجب نفس العقد.

يفحص

تشير الفاتورة المستلمة من بائع البضائع أو الخدمات إلى المستندات المحاسبية الأولية. بناءً على المبلغ الموضح في الفاتورة، يقوم المشتري بالدفع. في مستندات الدفع، من المرغوب فيه الإشارة إلى هذا المستند (على سبيل المثال، في الدفع هناك عبارة "الدفع بموجب الفاتورة رقم 35/7 بتاريخ 31 يناير 2017"). لا يتم استبعاد المواقف التي يكون فيها من الصعب إثبات أن الدفع قد تم خصيصًا لحساب معين.

بالنسبة لمشتري البضاعة (الخدمات)، فإن الفاتورة المقدمة هي نوع من الضمان بأن البائع لن يغير السعر الثابت خلال الفترة المحددة (1-5 أيام). يتم تحديد فترة صلاحية الفاتورة للدفع من قبل البائع. وفي غضون الفترة المحددة، يقوم المشتري بالدفع.

فاتورة للدفع

إذا كان الدفع لعدد من الأسباب غير ممكن (على سبيل المثال، مشاكل في شبكة الكمبيوتر المحاسبية، والنفقات المالية العامة)، فمن المستحسن إخطار البائع بالموقف، ويفضل أن يكون ذلك مقدمًا. من الممكن أن يتغير تاريخ الفاتورة، لكن شروط الشراء ستبقى كما هي.

وثائق الدفع

يشمل هذا النوع من المستندات المحاسبية: شيكات الدفع (سلعة، نقدية)، أوامر المال، متطلبات الدفع.

عند شراء البضائع (الخدمات) نقدا من مكتب النقد في المنظمة، يجب عليك بالتأكيد الاحتفاظ بالإيصال النقدي وتحويله إلى قسم المحاسبة.

إيصال الدفع

إذا لم يوضح الشيك الغرض الذي تم الدفع مقابله نقدًا، فيجب إرفاق إيصال المبيعات بشيك أمين الصندوق. يحتوي على جرد للسلع (الخدمات) المشتراة، ويشير إلى الكمية والسعر الذي تم الدفع به. يتم ختم إيصال البيع من قبل البائع، وتوقيع الشخص المسؤول عن بيع البضائع (الخدمات).

إيصال المبيعاتبدون إيصال الدفعيتم الاعتراف به كوثيقة أساسية، حيث أن رجل الأعمال الفردي له الحق في العمل بدون تسجيل نقدي (مع شرط إلزامي لإصدار إيصال المبيعات).

إيصال مبيعات صادر عن رجل أعمال فردي دون استخدام سجلات النقد

يشار إلى ذلك في قانون الاتحاد الروسي 54-FZ "بشأن استخدام سجلات النقد في تنفيذ التسويات النقدية والمدفوعات باستخدام بطاقات الدفع" (ذو صلة في عام 2017).

عند دفع ثمن السلع (الخدمات) بين الكيانات القانونيةيتم إصدار بوليصة الشحن من خلال الحساب الجاري.

قائمة التعبئة

يتم إعداد كل طرف حسب النموذج (يشترط وجود توقيع الأشخاص المسؤولين والختم). يجب أن تتطابق المبالغ المالية المشار إليها في مذكرة الشحن والفاتورة. في بعض الحالات، يكون من المناسب استخدام توقيع الفاكس، ويجب بالتأكيد كتابة هذه الحقيقة في عقد توريد السلع (الخدمات).

عند الدفع حسب الفاتورة الصادرة للبضائع (الخدمات)، يتم إصدار أمر الدفع من خلال الحساب الجاري.

أمر دفع

هذا نموذج موحد للوثيقة، يتم ملؤه غالبًا باستخدام تكنولوجيا الكمبيوتر. يمكن تحويل الدفعة المعدة للدفع إلى البنك ورقياً، أو باستخدام البرنامج المصرفي الخاص "Clint-Bank" (وهو أسرع بكثير). قبل الإرسال، من الضروري التحقق من جميع تفاصيل المستفيد لتجنب سوء الفهم، خاصة إذا كنت تعمل مع الطرف المقابل لأول مرة. تأكد من ملء تفاصيل ما تدفع مقابله. سيكون مفيدا وصف تفصيليمع الإشارة الإلزامية إلى تفاصيل الحساب (التاريخ والرقم).

طلب الدفع هو مستند أساسي يطلب فيه الدائن من المدين سداد الدين من خلال البنك.

طلب الدفع

هناك طلب دون قبول: وفي هذه الحالة يتم خصم المبلغ من حساب المدين تلقائيا. ويعني شرط القبول وجود قبول المدين. ومع ذلك يجوز أن ينص الاتفاق على شروط رد الدين الناتج، وفي هذه الحالة يتم رد الدين عن طريق البنك دون قبول.

يتم استخدام نموذج الفاتورة في الحالات التي يتم فيها تسجيل ضريبة القيمة المضافة.

فاتورة

اسحبهم إلى فواتير الشحن والأفعال. تعتبر الدفعة المقدمة بموجب العقد أيضًا سببًا لإصدار الفاتورة. يتم خصم ضريبة القيمة المضافة حسب الفواتير والفواتير المرفقة بالفواتير. سيكون من المفيد الإشارة إلى أنه يتعين على جميع دافعي ضريبة القيمة المضافة إصدار الفواتير. يعد ملء النماذج أكثر ملاءمة بمساعدة البرامج الآلية.

إجراء التغييرات

يُمنع منعًا باتًا إجراء تغييرات على المستندات النقدية والمصرفية (المادة 9 من القانون الاتحادي للاتحاد الروسي "بشأن المحاسبة").

يجوز إجراء تغييرات على المستندات الأساسية الأخرى، ولكن بشرط أن يكون جميع المشاركين في المعاملة التجارية على علم بالتعديلات التي يتم إجراؤها. يتم تأكيد العلم بالتعديلات بين المشاركين من خلال توقيعاتهم مع الإشارة إلى تاريخ التعديلات.

يتم التصحيح على النحو التالي: يتم شطب الإدخال غير الصحيح في المستند بعناية بخط رفيع. في الوقت نفسه، يتوسطه خط واضح للقراءة. يتم تقديم فوق التصحيح أو بجانبه الخيار الصحيحالسجلات. بجانب الشطب، أو حيثما توجد مساحة خالية كافية، يتم عمل نقش "صدق صحيح". يشار إلى الاسم الكامل. الشخص الذي قام بالتغيير والتاريخ والتوقيع.

كم سنة للحفاظ على السجلات المحاسبية

تخزين

أفضل مكان لتخزين الملف الأساسي هو الأرشيف. من المهم إعداد المستندات للأرشفة بشكل صحيح:

• الترتيب حسب الترتيب الزمني.
• مجموعة كاملة حسب النوع.
• ربط المستندات وحفظها في مجلدات.
• استكمال المذكرة المرافقة.

من المهم التأكد من سلامة السجلات المحاسبية من التصحيحات غير المصرح بها. لا يجوز تصحيح الأخطاء إلا بطريقة رسمية، بتوقيع الشخص الذي أجرى التعديل. لمعلوماتك، يتم تجميع المعلومات حول المستندات الأولية المقبولة للمحاسبة في السجلات.

كان هناك أيضًا سر تجاري هنا: محتويات السجلات هي ذلك. الكشف عن المعلومات حول المحتوى يعاقب عليه قانون الاتحاد الروسي.

مدة التخزين

ينص القانون الاتحادي للاتحاد الروسي "بشأن المحاسبة" (المادة 17)، بالإضافة إلى تشريعات المحفوظات (أمر وزارة الثقافة في الاتحاد الروسي بتاريخ 25 أغسطس 2010 رقم 558) على فترة تخزين مستندات الشركة . بالنسبة للمستندات المحاسبية الأولية، تكون هذه الفترة 5 سنوات على الأقل.

يبدأ حساب فترة التخزين اعتبارًا من 1 يناير من العام التالي للسنة التي تم فيها وضع المستند في الأرشيف.

إذا انتهكت المنظمة شروط تخزين المواد الأولية، فيحق لهيئات التفتيش فرض عقوبات (المادة 120 من قانون الضرائب في الاتحاد الروسي). وتتراوح قيمة الغرامة من 10 آلاف إلى 40 ألف روبل حسب درجة المخالفة.

بالمناسبة، ستكون المستندات التي يبلغ عمرها ثلاث سنوات فقط ذات صلة بالتفتيش من قبل السلطات الضريبية. في حالة عدم وجود منظمة أولية لفترة أقدم، لا يحق للمفتشين فرض غرامة بموجب المادة 120 من قانون الضرائب في الاتحاد الروسي.

خدمة المحاسبة للشركة ملزمة ليس فقط بالاحتفاظ بسجل مختص للمستندات الأولية، ولكن أيضًا لضمان سلامتها. فقط في هذه الحالة، فإن ادعاءات السلطات الضريبية لن يكون لها أساس من الصحة.

تعتمد صحة المحاسبة والاستنتاجات الإضافية منها على جودة تصميم المستند الأساسي والمعلومات الواردة فيه.

يتم تجميع المعلومات الواردة في المستندات الأولية المقبولة للمحاسبة وتنظيمها في سجلات المحاسبة، والتي تتم الموافقة على نماذجها أو متطلباتها من قبل الهيئة المعتمدة. يتم نقل بيانات السجلات المحاسبية في شكل مجمع إلى البيانات المالية.

تحدد الإدارة الأشخاص الذين لهم الحق في التوقيع على المستندات المحاسبية. في هذه الحالة، يمكن إنشاء تسلسل هرمي للتوقيع اعتمادًا على المنصب الذي يشغله، ومبلغ المال، ونطاق العملية وطبيعتها.

رجال الأعمال أو المنظمات التي تستخدم التوقيعات الإلكترونيةينبغي وضع ضمانات وضوابط مناسبة فيما يتعلق بالحق في استخدام التوقيعات الإلكترونية والوصول إليها.(17)

متطلبات إعداد الوثائق الأولية

1. يجب أن يتم القيد في المستندات الأولية بالحبر والقلم الكيميائي ومعجون قلم الحبر الجاف، وذلك بالاستعانة بالآلات الكاتبة والميكنة وغيرها من الوسائل التي تضمن سلامة هذه السجلات خلال المدة المحددة لحفظها في الأرشيف.

يحظر استخدام قلم رصاص بسيط للكتابة.

• 2. يجب أن تكون المستندات مرتبة بدقة، وأن تكون النصوص والأرقام مكتوبة بشكل واضح ومقروء.
• 3. يجب أن تكون الوثيقة مليئة بجميع التفاصيل. إذا لم يتم استيفاء أي طلب، يتم وضع شرطة في مكانه. يجب ملء التفاصيل الإلزامية دون فشل.
• 4. في المستندات النقدية يشار إلى المبلغ بالأرقام والكلمات.
• 5. يجب أن تكون المستندات الأولية مصدقة بالتوقيعات الشخصية لرئيس المنظمة أو كبير المحاسبين أو الأشخاص المعتمدين.
• 6. يجب أن تحتوي المستندات الأولية على نسخ من توقيعات الأشخاص المخولين.
• 7. يجب أن تكون المستندات الأولية مختومة بختم المنظمة، إذا كان ذلك منصوصًا عليه في النموذج والتشريعات الحالية. (18)

يجب على رئيس المنظمة، بالاتفاق مع كبير المحاسبين، الموافقة في شكل أمر على قائمة الأشخاص الذين يحق لهم التوقيع على المستندات المحاسبية الأولية.

تسجيل وثائق المحاسبة الأولية في الوقت المناسب وبجودة عالية ونقلها إلى المواعيد النهائيةللتفكير في المحاسبة، فضلا عن موثوقية البيانات الواردة فيها، يتم ضمانها من قبل الأشخاص الذين قاموا بتجميع هذه الوثائق وتوقيعها.

يجب أيضًا تنظيم حركة المستندات الأولية في المحاسبة (التجميع أو الاستلام من كيانات الأعمال الأخرى، وقبول المحاسبة، والمعالجة، والنقل إلى الأرشيف) من خلال جدول زمني معتمد بأمر من الرئيس.

لتحذير كل من المديرين وفناني الأداء من ما هو غير متوقع عواقب سلبيةومن أجل توفير الوقت عند البحث عن المعلومات، فمن الضروري بعد تلقيها الوثائق المعياريةلإنشاء قاعدة لتسجيل الوثائق الأولية.

وهذا يعني أن جميع المستندات الأولية الصادرة والمملوءة بالمحاسبة يجب أن يكون لها معرف خاص بها - رمز (رقم فريد لمرة واحدة) يتم تعيينه لها عند التسجيل الإلزامي في إحدى مجلات التسجيل التي يجب فتحها في كل مؤسسة.

الإجراء لتجميع الوثائق:

• - الامتثال لجميع التفاصيل وأشكال الوثائق المحددة؛
• - الدقة والوضوح في عرض محتوى المعاملات التجارية في المستندات؛
• - توقيت تسجيل المعاملات التجارية، وكتابة النص بشكل واضح ودقيق ومقروء؛
• - شطب الأماكن الحرة في حالة عدم وجود الدعائم؛
• - بيان المبالغ بالأرقام والكلمات في جميع الوثائق القيمة؛ شطب الأخطاء حتى يمكن رؤية ما تم شطبه، والتصديق على النص الصحيح بتوقيع الشخص الذي أصدر الوثيقة؛
• -التصحيحات غير مسموح بها.(27)

تتطلب المستندات الأولية التي يتم إنشاؤها بطريقة آلية تأكيدًا خاصًا لموثوقية البيانات المستلمة، أي. ترخيص وحماية البيانات المسجلة من الاستلام غير المصرح به للمعلومات المتعلقة بها. يمكن إرسال أي نوع من المستندات عبر الفاكس، ولكن ليس الأساسي وثيقة محاسبيةلأنه لا يوجد تأكيد على صحته. تقع مسؤولية إنشاء المستندات في الوقت المناسب وبجودة عالية ونقلها خلال الحدود الزمنية المحددة للتفكير اللاحق في المحاسبة على عاتق الأشخاص الذين قاموا بإعداد هذه المستندات وتوقيعها.

الحساب الأساسي ل مصنع التصنيع- هذا هو أساس المعلومات للإدارة، والذي تعتمد جودته بشكل مباشر على جودة المحاسبة. المحاسبة الأولية عبارة عن مجموعة معقدة من المعلومات والعمليات المنطقية مع المستندات المصاحبة لأي مادة و التدفقات الماليةوعناصرها من مدخل إلى مخرج المنشآت الإنتاجية والاقتصادية للمؤسسة والشركة ككل.

وبالتالي، فإن الوثائق الأولية تحمل معلومات حول جميع الأشياء والموضوعات الإنتاجية والاقتصادية وتفاعلاتها وتسمح بإجراء تقييم شامل لجميع عوامل الرقابة: الكمية والنوعية والمالية.(12)