قائمة الوثائق المحاسبية الأولية. مبادئ توجيهية لتصميم وصيانة الوثائق الأولية في المحاسبة

يجب توثيق جميع المعاملات التجارية التي تتم في المؤسسة دون فشل. يجب إعداد المستندات الأولية الداعمة المناسبة لكل معاملة. محاسبة.

المستندات المحاسبية الأولية - ما الذي ينطبق عليها؟

المحاسبة الأولية المستندات المحاسبيةمقسمة إلى إدارية ومبررة.

الأول يشمل، أولا وقبل كل شيء، أنواع مختلفة من الأوامر، أوامر لتنفيذ عمليات مختلفة. وكقاعدة عامة، تتم الموافقة على هذه النماذج من قبل إدارة المؤسسة.

تتضمن البراءات المستندات التي تؤكد حقيقة المعاملة.

أيضًا، يمكن دمج النماذج الإدارية ونماذج البراءة في مستند محاسبي واحد، والذي سيحتوي على أمر بتنفيذ الإجراء وتأكيد إكمال هذا الإجراء.

تبرئة المستندات المحاسبيةوإلا فإنه يمكن أن يسمى المحاسبة المحاسبية الأولية. النماذج المحاسبية الأولية هي الدليل الأول على المعاملة، وهي إلزامية لتعكس المعاملة في المحاسبة. يجب أن تنعكس جميع الإدخالات في قسم المحاسبة فقط بعد استلام مستند داعم تم تنفيذه بشكل صحيح. ينبغي أن نتذكر قاعدة مهمة: "لا يوجد مستند - لا يوجد نشر!"

من المهم ليس فقط أن يكون لديك شكل تبرئة، ولكن أيضًا تصميمه الصحيح. قد يؤدي وجود أخطاء إلى جعله غير صالح، لذلك عند استلام أي نموذج، من الضروري التحقق من جميع الأسطر للتأكد من ملؤها بشكل صحيح. التأكد من وجود توقيعات الأشخاص المسؤولين، ووجود الختم، ويجب أن يكون واضحاً ومقروءاً. فقط من خلال التصميم الصحيح، يمكنك التأكد من أنك لن تواجه مشاكل في المستقبل مع سلطات التفتيش. يجب أن تحتوي المستندات الأساسية التي يتم تنفيذها بشكل صحيح في قسم المحاسبة على مجموعة معينة من التفاصيل.

التفاصيل الإلزامية للوثائق الأولية:

• اسم ورمز النموذج؛
• تاريخ إعداد؛
• اسم الشركة؛
• نوع المعاملة التجارية ومحتواها؛
• العدادات الطبيعية والنقدية للعملية؛
• توقيعات الأشخاص المسؤولين.

أنشأت لجنة الدولة للإحصاء في روسيا نماذج موحدة للوثائق الأولية التي يجب استخدامها عند معالجة المعاملات التجارية.

يتم استخدام النماذج القياسية لوثائق المحاسبة الأولية في المحاسبة المعاملات النقديةبالنسبة للأصول الثابتة الأصول غير الملموسة, سلعة- الأصول الماديةوالعمليات التجارية، وكذلك العمليات المتعلقة بها.

إذا كان من الضروري إجراء أي تغييرات على النماذج الموحدة الموجودة وتكميلها بالتفاصيل والسطور اللازمة، فيجب على المؤسسة إصدار أمر أو أمر بإدخال تفاصيل إضافية. عند تغيير النموذج القياسي للمستند المحاسبي الأساسي، تجدر الإشارة إلى أنه من المستحيل حذف التفاصيل الموجودة بالفعل، يمكنك استكمالها فقط.

إذا لم تتم الموافقة على نموذج موحد لأي مستند محاسبي أساسي، فإن المنظمة تقوم بشكل مستقل بتطوير نموذج مناسب لنفسها، وفي هذه الحالة، فإن المتطلبات الرئيسية للنماذج المعدلة هي وجود جميع التفاصيل الإلزامية المذكورة أعلاه.

لا يمكن تعيين الحق في التوقيع على المستندات الأساسية إلا لدائرة معينة من الأشخاص، ويجب أن تنعكس قائمة الأسماء والمناصب في المستند المقابل للحصول على حق التوقيع على مستند معين (على سبيل المثال، يمكنك تنزيل عينة من الطاقة المحامي من الرابط).

إذا حدث خطأ في مستند محاسبي أساسي تم تنفيذه بالفعل، فيُسمح بتحريره إذا لم يكن نموذجًا نقديًا أو بنكيًا. بالنسبة لهذا الأخير، لا يسمح بأي تصحيحات. إذا تم إجراء أخطاء في النماذج النقدية، فسيتم شطب هذا النموذج وإلقائه بعيدا، وبعد ذلك يتم ملؤه صيغة جديدة. تتضمن أمثلة النماذج التي لا تسمح بالتصحيحات إيصال استلام نقدي وأمر إنفاق، وشيكًا نقديًا، وإعلانًا عن مساهمة نقدية.

يتم إجراء التصحيحات في المستندات المحاسبية الأولية على النحو التالي: من الضروري شطب البيانات المشار إليها بشكل غير صحيح وكتابة المعلومات الصحيحة في الأعلى، ومن الضروري الإشارة إلى تاريخ التغيير والتوقيع بجانبها. يجب الاتفاق على تصحيحات النموذج مع الأشخاص الذين قاموا بتجميع هذا النموذج وتوقيعه. وعند الاتفاق، لا بد من الإشارة بجانب التصحيح إلى عبارة: "صحح ووافق".

المستندات المحاسبية الأولية. علاج

عند دخول المؤسسة، يتم التحقق من صحة المستندات المحاسبية الأولية: هل تم ملء جميع الأسطر، وهل تم حساب المبالغ بشكل صحيح، وهل هناك توقيعات وأختام، وهل تم إدخال جميع التفاصيل بشكل صحيح. بعد ذلك يجب تسجيل النموذج في المجلات الخاصة. على سبيل المثال، بيان دفعيتم تسجيل النموذج T-53 في نموذج دفتر يومية تسجيل الرواتب T-53a، ويتم تسجيل الأوامر النقدية الواردة والصادرة في سجل المستندات النقدية الواردة والصادرة من النموذج KO-3. بعد التسجيل، يتم نقل المستندات للتخزين إلى قسم المحاسبة، حيث يتم حفظها في المجلدات المناسبة وتخزينها هناك لفترة زمنية معينة. بعد فترة زمنية معينة، يتم نقل المستند إلى الأرشيف. يتم تحديد فترة تخزين الوثائق الأولية وتنظيمها بموجب تشريعات الأرشيف. يسمى تخزين وتنظيم المستندات المحاسبية في المؤسسة بإدارة المستندات. اقرأ المزيد حول تخزين المستندات وتدميرها في.

يسمى القانون الذي يحدد شروط تخزين المستندات المحاسبية الأولية القانون الاتحاديبتاريخ 22 أكتوبر 2004 رقم 125-FZ "بشأن الأرشفة في الاتحاد الروسي".

مسؤولة عن التنظيم السليمالتخزين والتدمير هو رئيس المنظمة. للسلامة و التصميم الصحيحالوثائق هي مسؤولية كبير المحاسبين.

يمكنك على موقعنا تنزيل العديد من النماذج وأشكال المستندات المحاسبية الأولية في قسم ""، حيث ستجد هناك نماذج فارغة وعينات لملءها بتوصيات مختصرة للتسجيل. ولتسهيل العثور على النموذج الصحيح، تم تقسيمها إلى أقسام يمكنك من خلالها فهم النموذج الصحيح والعثور عليه بسهولة.

درس فيديو. حذف المستندات في محاسبة 1C: تعليمات خطوة بخطوة

فيديو تعليمي عملي حول حذف المستندات في 1C Accounting 8.3. أجرتها Likina Olga: خبيرة موقع "المحاسبة للدمى"، محاسب الرواتب لشركة ذات مسؤولية محدودة "M.video Management". يتناول الدرس تعليمات خطوة بخطوةلحذف المستندات.

درس فيديو "كيفية إعداد الوثائق الأساسية للمؤسسة"

شاهد درس الفيديو لمعلم موقع "المحاسبة للدمى" Gandeva N.V.

ما هي المستندات التي تنتمي إلى الأساسي، يجب أن يعرفها كل محاسب. ويرجع ذلك إلى حقيقة أن هذه الوثائق هي أساس المحاسبة. أنها تثبت حقيقة تنفيذ العمليات ذات الطبيعة الاقتصادية. يحتاج المتخصص المبتدئ في مجال المحاسبة إلى معرفة ما هو سبب الحاجة إلى المستندات الأولية وكيفية تجميعها وتخزينها. وإلا فلن يتم تجنب المشاكل مع السلطات التنظيمية.

لا يمكن للكيانات القانونية وأصحاب المشاريع الخاصة تحويل الأموال إلى بعضهم البعض إلا على أساس معين الوثائق الأولية. من المفترض أن يتم إعداد التمهيدي حتى قبل إجراء المعاملة التجارية، ومع ذلك، فإن التشريع لا يستبعد إمكانية إعداد إتمام المعاملة، ولكن يجب أن تكون هناك أسباب وجيهة لذلك.

يجب أن تتضمن كل من المستندات المحاسبية الأولية والموحدة التفاصيل: اسم النموذج؛ تاريخ ومكان إعداده؛ الاسم الكامل للشركة التي أعدته؛ ما هي الحسابات المستخدمة لتحويل الأموال؟ الاسم الكاملمسؤول مسؤول ، إلخ.

ما هي الحاجة ل

المستندات الأساسية (PD) هي عنصر إلزامي في المحاسبة. يتم تجميعها أثناء المعاملات التجارية وتكون بمثابة دليل على اكتمال هذه المعاملات. عند إجراء الصفقة، قد تكون متورطة رقم مختلفالوثائق الأولية: تعتمد على تفاصيل تنفيذها.

قائمة العمليات التي يجب تنفيذها أثناء المعاملة:

1. توقيع عقد مع المتلقي. إذا كانت دائمة، فيمكنك توقيع عقد واحد لعدة معاملات، ومع ذلك، في هذه الحالة، يجب عليك مناقشة شروط العمل على الفور، وتسلسل عمليات التسوية والفروق الدقيقة الأخرى.
2. إصدار الفواتير للدفع.
3. الدفع المباشر، وتأكيد ذلك هو إيصال الدفع(أو السلعة)، إذا كنا نتحدث عن الدفع النقدي، أو المدفوعات، إذا تم تحويل الأموال عن طريق التحويل المصرفي.
4. عندما يتم شحن البضائع، يقوم المقاول بتسليم الفاتورة إلى العميل.
5. بعد تقديم الخدمات بالكامل يجب أن يحصل المقاول على شهادة إنجاز من العميل

الأنواع الموجودة

هناك 6 أنواع رئيسية من محاسبة التخلف عن السداد، والتي تستخدم في أغلب الأحيان في المعاملات المختلفة:

عقد	ويحدد العقد حقوق والتزامات أطراف المعاملة. قد يتم إبرام العقد لتقديم الخدمات أو بيع البضائع. لا يستبعد القانون المدني إمكانية إبرام عقد شفهي، ولكن يجب أن نتذكر أن الوثيقة الموقعة من الطرفين فقط هي التي يمكنها حماية حقوق ومصالح الطرف المتضرر في السلطة القضائية في حالة حدوث أي مشاكل، بما في ذلك عدم - الوفاء بالالتزامات من قبل الطرف الآخر.
عرض الفاتورة	تشير هذه الوثيقة إلى المبلغ الذي يجب على العميل دفعه للحصول على الخدمات أو العمل. عند السداد، فهذا يعني موافقة العميل على الشروط التي وضعها المقاول. لا يوجد تنسيق محدد لهذه الوثيقة، لذلك قد يختلف تصميمها من بائع لآخر. ومع ذلك، يجب أن نتذكر أن الوثيقة يجب أن تحتوي بالضرورة على اسم الوثيقة نفسها؛ بيانات الدفع؛ أسماء السلع والخدمات وتكلفتها. يمكنك تحضيره في برنامج 1C. الفاتورة ليس لها أي قيمة من حيث المحاسبة وتقديم التقارير إلى السلطات التنظيمية، فهي فقط تحدد السعر الذي حدده البائع. ليس من الضروري ختمها والتوقيع عليها، ولكن إذا كانت الشركة ترغب في اللعب بأمان وحماية نفسها، فمن الأفضل أن تفعل ذلك. في حالة انتهاك أي مصالح أو حقوق للمشتري، يحق له مطالبة البائع بإعادة الأموال المحولة.
وثائق الدفع	وهذا تأكيد على قيام العميل بدفع الفاتورة الصادرة من الشركة المصنعة. يخرج أنواع مختلفةمثل هذه المستندات: طلبات الدفع والأوامر والشيكات ونماذج التقارير الصارمة.
قائمة التعبئة	وينطبق ذلك في الحالات التي يكون فيها من الضروري تنفيذ معاملة لبيع الأصول المادية. ويجب أن تصدر هذه الورقة في نسختين. يحتاجها البائع لعرض المبيع، ويحتاجها المشتري لترحيل البضاعة المستلمة. يجب أن تتطابق المعلومات الواردة في بوليصة الشحن والفاتورة تمامًا. في هذه الوثيقة، يجب أن يكون ختم البائع والمشتري إلزاميا.
القانون المتعلق بأداء العمل أو تقديم الخدمات	وثيقة ذات وجهين. فهو لا يؤكد حقيقة العمل المنجز فحسب، بل يؤكد أيضًا السعر المدفوع مقابل المنتج أو الخدمة. تعمل هذه الورقة أيضًا كدليل على أن الأطراف قد أوفوا بالكامل بالتزاماتهم تجاه بعضهم البعض وليس لديهم مطالبات متبادلة.
فاتورة	هناك وثيقة مهمة يتم من خلالها وضع الأساس لقبول مبالغ ضريبة القيمة المضافة المقدمة للخصم. من الواضح أن هذه الوثيقة مهمة جدًا لتلك الهياكل التي هي دافعي ضريبة القيمة المضافة.

قائمة الوثائق المحاسبية الأولية

لذلك، تبدو قائمة الوثائق المحاسبية الأولية كما يلي:

معاهدة	ويختتم مع العميل كتابيا. ومن المهم أن نلاحظ أن القانون لا يحظر شكل شفهيومع ذلك، في مثل هذا العقد، غالبًا ما يفضل الطرفان تثبيت الحقوق والالتزامات المنصوص عليها في الاتفاقية على الورق.
يفحص	أنه يحتوي على تفاصيل إجراء الدفع واسم البضائع التي تم شراؤها.
شيك (سلعة أو نقدًا) أو نموذج إبلاغ صارم	تصدر في حالة الدفع نقدا. في حالة الدفع غير النقدي، يكون لدى مشتري المنتج أو الخدمة مستند دفع كدليل على الدفع، وهو معتمد من قبل الهيكل المصرفي.
فاتورة	صدرت في وقت شحن البضائع.
فعل تقديم الخدمات أو أداء العمل	ويتم تقديمها بعد تقديم الخدمات بالكامل.

تم تعريف مفهوم "وثيقة المحاسبة الأولية" في المادة 60-1 من قانون الضرائب الروسي: المستندات الأولية هي دليل موثق على اكتمال المعاملة أو وجود حدث يمنح الحق في تنفيذها. قد تكون مثل هذه الوثائق شكل ورقيأو على الوسائط الإلكترونية. تتم المحاسبة على أساس هذه الوثائق.

وتحتوي المادة 60-2 على نماذج هذه المستندات والمتطلبات الموضوعة لتنفيذها.

القانون المعياري الآخر الذي يحدد الوثائق الأولية، وكذلك يحدد أشكالها، هو قانون المحاسبة وإعداد التقارير المالية.

روسيا بلد تتغير فيه التشريعات المحاسبية والضريبية بشكل دوري. وبالنظر إلى إمكانية تغيير النماذج أو استكمالها، فمن الضروري متابعة التغييرات التي تمت الموافقة عليها من قبل مختلف الجهات الحكومية، بما في ذلك وزارة المالية. لذلك، على سبيل المثال، في بداية عام 2019، تمت الموافقة على شكل كشف الحساب، الذي كان له في السابق شكل تعسفي.

ينص قانون الجرائم الإدارية على عدد من العقوبات لعدم وجود وثائق أولية في المنظمة، وهي محددة في المادة 276 من القانون.

تعليمات عامة للاستخدام

PD هي الأساس لبدء المحاسبة لبعض المعاملات وإدخال الإدخالات في السجل المحاسبي. تعمل هذه الوثيقة كدليل كتابي على اكتمال المعاملة التجارية.

تتم الموافقة على المستندات المحاسبية الأولية تلك، التي لم تتم الموافقة على نماذجها رسميًا، من قبل رئيس المنظمة، وإصدار الأمر المناسب. ويجب أن تحتوي على جميع التفاصيل الإلزامية التي ينص عليها القانون.

يجب أن تكون هذه الوثائق معدة على الورق ومدعمة بتوقيع الشخص الذي قام بإعداد الوثيقة. في حالة التطبيق وثيقة إلكترونية، يجب أن يتم توقيعه إلكترونيًا.

الأشكال الموحدة من PD ليست صارمة للاستخدام. الاستثناء هو المستندات النقدية التي تمت الموافقة عليها من قبل الهياكل المعتمدة.

يجب أن يحتوي نموذج PD على البيانات الإلزامية التالية:

• عنوان الوثيقة؛
• التاريخ الدقيق للعملية؛
• ما هي العملية الاقتصادية من الناحية المادية والقيمة؟
• اسم البنية التي تشكل الوثيقة؛
• معلومات عن الأشخاص المسؤولين عن ضمان تنفيذ الوثيقة بشكل صحيح.

وتنقسم هذه الوثائق إلى المجموعات التالية:

• محاسبة الرواتب؛
• المحاسبة عن المعاملات النقدية؛
• محاسبة الأصول الثابتة؛
• المحاسبة عن أعمال البناء والإصلاح.

قواعد الملء

ينبغي إعداد وثائق الإبلاغ بدقة ووضوح.

القواعد الاساسية:

• يُسمح باستخدام أقلام الحبر وأقلام الحبر، ويمكنك استخدام أجهزة الكمبيوتر والآلة الكاتبة؛
• من الضروري إعداد مثل هذه الوثائق في الوقت الذي يتم فيه التخطيط للمعاملة فقط؛
• يجوز إعداد المستندات بعد العملية إذا كانت هناك أسباب موضوعية لذلك؛
• تعكس الوثيقة جميع التفاصيل الممكنة؛
• في حالة عدم وجود أي معلومات، يمكنك وضع شرطات.

في عام 2019، تم استخدام النماذج القياسية لإعداد PD. تنقسم الوثائق إلى خارجية وداخلية.

المنظمة الأولى تستقبل من الخارج: من مؤسسات الدولة، المنظمات الأموالهياكل المصرفية والسلطات الضريبية وما إلى ذلك. أمثلة على المستندات الخارجية: الفواتير أو أوامر الدفع أو المطالبات. أما بالنسبة للوثائق الداخلية، فيتم إعدادها مباشرة في المنظمة.

إذا تم ملء المستند بشكل غير صحيح، فستواجه المنظمة صعوبات في تحديد القاعدة الضريبية، وقد يؤدي ذلك إلى خلافات مع الخدمة الضريبية.

تصحيح المحتوى

يحدث أنه حتى المحاسب ذو الخبرة الذي قام بإعداد مستند أكثر من مرة يرتكب خطأ. من الممكن تصحيحه فقط عندما لا تنعكس الوثيقة في المحاسبة، أي لم يتم تنفيذها. يجب أن نتذكر أن إجراء التصحيحات بالسكتة الدماغية أمر غير مقبول.

يمكن استخدام الطرق الثلاث التالية فقط:

• دخول إضافي؛
• طريقة الانعكاس
• الطريقة التصحيحية.

ويطبق هذا الأخير في حالة حدوث خطأ في السجل المحاسبي، ولا ينطبق على مراسلات الحسابات. هذه الطريقة مناسبة للاستخدام قبل إعداد الميزانية العمومية. في هذه الحالة، يجب شطب الرقم الخاطئ أو الإشارة الأخرى بخط رفيع، ويجب الإشارة إلى القيمة الصحيحة بجانبه. على الجانب، أشر إلى - "تصحيح للاعتقاد"، ووضع التاريخ والتوقيع.

سيكون الإدخال الإضافي مناسبًا إذا تم التقليل من حجم العملية التي يتم تنفيذها.

تتضمن طريقة الانعكاس تصحيح إدخال غير صحيح باستخدام رقم سالب. تتم الإشارة إلى الرقم الخاطئ بالحبر الأحمر، ويتم الإدخال الصحيح على الفور، والذي يتم باللون المعتاد.

توضيحات حول عملية المصالحة

لا ترتبط أعمال المصالحة قانونًا بالوثائق الأولية، وبالتالي لا يتم تنظيمها الوثائق المعيارية. وهي تعرض التسويات التي تمت لفترة معينة بين الشركات التي تتمتع بوضع كيان قانوني أو رواد الأعمال الأفراد.

يتم استخدام هذا النوع من المستندات بمبادرة من المحاسبين، حيث أنه من الممكن بمساعدتها حل عدد من القضايا المثيرة للجدل، مما يحمي مصالح المنظمة.

في أي الحالات يكون من المهم إعداد وثيقة المصالحة:

• عندما قدم البائع اختيار واسعبضائع؛
• في حالة منح الدفعات المؤجلة؛
• إذا كان سعر المنتج مرتفعاً؛
• إذا كانت هناك علاقة بين الطرفين ذات طبيعة منتظمة.

يمكن استخدام هذه الوثيقة في المحكمة في حالة وجود نزاع بين الطرفين.

مدة الصلاحية

إن الحكم المتعلق بتخزين الوثائق الأولية منصوص عليه على المستوى التشريعي.

ل أنواع مختلفةالمستندات لها شروط تخزين مختلفة:

على مدار سنة واحدة	من الضروري الحفاظ على المراسلات مع السلطات التنظيمية حول شروط تقديم وثائق التقارير.
5 سنوات على الأقل	يتم تخزين الوثائق والأوراق النقدية مثل الميزانية العمومية للربع، وتقرير المنظمة مع مذكرة توضيحية للربع؛ محضر الاجتماع بشأن اعتماد الميزانية العمومية ربع السنوية؛ الوثائق الأولية ودفتر النقدية؛ وثائق عن المحاسبة النظامية وغير النظامية وغيرها.
ما لا يقل عن 10 سنوات	يجب الاحتفاظ بالميزانية السنوية وقائمة الجرد ورصيد النقل والفصل والتصفية وغيرها من المستندات.
لا يقل عن 75 سنة	يتم حفظ الحساب الشخصي لكل موظف وكشوف المرتبات.

في الممارسة الحالية، تُفهم المستندات المحاسبية الأولية على أنها أوراق تعكس حقائق الحياة الاقتصادية (المعاملات، وحركة البضائع والمواد، وما إلى ذلك). وتصدر وقت إجراء المعاملات أو بعد إتمامها للتأكد من الوقائع التي حدثت. وعلى أساسها، يقوم المحاسب بإدخال الإدخالات في البرنامج المحاسبي للمؤسسة، ويقبل مبالغ المحاسبة الضريبية.

في أي شكل هو "الابتدائي"

وبحسب توضيحات وزارة المالية، يحق للشركة أن تحدد بشكل مستقل الأشكال "الأساسية" التي يجب استخدامها. قرارثابتة في السياسة المحاسبية للمنظمة. تظهر الممارسة أن الكيانات التجارية تستخدم أحد الخيارات الثلاثة:

• النماذج الموحدة التي تقدمها لجنة الدولة للإحصاء.
• العينات التي طورتها الشركة بشكل مستقل وتم تثبيتها بموجب قوانين داخلية.
• الخيارات المجمعة: المستندات الأساسية بتنسيق موحد، مكملة بحقول معينة.

لا ينطبق حق الكيانات التجارية في تطوير أشكال "الأساسية" بشكل مستقل الأنواع التاليةوثائق:

• المستندات النقدية (على وجه الخصوص، المواد الاستهلاكية والإيصالات)؛
• نماذج الإبلاغ الصارمة؛
• فواتير الشحن.

بالنسبة لهم، تقدم وزارة المالية نماذج موحدة إلى مرتبة الإلزامية.

إذا لم تحدد الشركة التي أبرمت الصفقة شكل "الابتدائي" في العقد، فيحق للطرف المقابل إصدار المستندات بناءً على العينات الخاصة به. ولتجنب مشكلات الهياكل التنظيمية، يجب على الشركة أن تذكر في سياستها المحاسبية أنها تقبل الأوراق المتعلقة بالنماذج التي وضعها موردوها ومشتروها.

مهم! إن وجود وسيط "أساسي" في عملية معينة هو شرط إلزامي لانعكاسها في المحاسبة والمحاسبة الضريبية.

التفاصيل الإلزامية لـ "الابتدائي"

وفقا للفن. 9 402-FZ، يجب أن تحتوي وثائق المحاسبة الأولية على التفاصيل الإلزامية التالية:

• اسم ورقة العمل، على سبيل المثال، "عقد الأعمال المقبولة"؛
• الرقم حسب القواعد الداخليةترقيم شركة التجميع؛
• تاريخ إعداد الوثيقة؛
• الاسم الكامل للشركة المصدرة للبطاقة "الابتدائية"؛
• طبيعة المعاملة التجارية التي تمت (على سبيل المثال، شحن البضائع إلى المشتري، والإيداع النقدي في مكتب النقد، وقبول العمل المنجز، وما إلى ذلك)؛
• قياس الحقيقة الاقتصادية التي حدثت بشكل نقدي أو طبيعي.
• المنصب والاسم الكامل للموظف المسؤول عن تنفيذ أو تسجيل المعاملة؛
• التوقيع المكتوب بخط اليد للشخص المخول.

يتم تحديد قائمة الأشخاص الذين يحق لهم التوقيع على المستندات المحاسبية الأولية من قبل رئيس المنظمة. يتم إصلاحه بأمره.

تحتوي بعض النماذج على تفاصيل إضافية فيما يتعلق بالقائمة القياسية. على سبيل المثال، في بوليصة الشحنمطلوب معلومات عن السيارة ومالكها وسائقها.

هل من الضروري وضع بصمة ختم المنظمة على "الابتدائي"؟ وهذا ليس مطلبًا إلزاميًا، ولا يمكنك الاستغناء عنه إلا إذا كان وجوده منصوصًا عليه من خلال العينة المنصوص عليها في السياسة المحاسبية للشركة.

أصناف من الوثائق الأولية

لا يحدد التشريع الحالي قائمة مغلقة للوثائق المحاسبية الأولية لعام 2018. يتم تحديد تنوعها حسب مجال نشاط الكيان الاقتصادي. بالنسبة لشركة واحدة، يلزم وجود مذكرة شحن، وبالنسبة لشركة أخرى، يلزم إجراء شطب الأدبيات من المكتبة.

تشمل أنواع الوثائق الأكثر شيوعًا ما يلي:

• مذكرة الشحن - تتوسط المعاملات لقبول ونقل البضائع والمواد؛
• شهادة القبول - يتم إصدارها في الحالات التي يقبل فيها أحد الطرفين نتائج العمل الذي يقوم به الطرف الثاني؛
• كشوف المرتبات - يتم تجميعها عند الدفع للموظفين أجور;
• OS-1 - يعكس استلام أو خسارة كائن من الأصول الثابتة (باستثناء العقارات)؛
• INV-1 - يدمج نتائج المخزون؛
• تقرير مسبق - يؤكد نفقات الموظف الذي وصل من رحلة عمل؛
• المستندات النقدية (الشيكات، PKO، RKO، وما إلى ذلك)؛
• أمر دفع؛
• بيان المحاسبة ، الخ.

هذه القائمة من المستندات المحاسبية الأولية ليست كاملة. تستخدم الشركات ذات مجالات النشاط المختلفة النماذج اللازمة لتعكس المعاملات الجارية.

اعتمادا على طريقة التنفيذ، "الابتدائي" هو الورق والإلكترونية. يتم استخدام الخيار الثاني في الشركات حيث إدارة الوثائق الإلكترونية. فهو يساعد على تبسيط وتسريع معالجة أوراق العمل، لتصحيح التفاعل بين الأطراف المقابلة.

وفقا لمعايير التشريع الحالي، يتم تخزين جميع أنواع "الابتدائي" في الشركة لمدة خمس سنوات. العد التنازلي يبدأ من نهاية السنة المشمولة بالتقرير. على سبيل المثال، يجب الاحتفاظ بالأوراق الصادرة عام 2018 حتى عام 2023 ضمناً. سيؤدي انتهاك هذه القاعدة إلى اتخاذ إجراءات مع دائرة الضرائب وفرض عقوبات على المنظمة.

المحاسبة هي نظام منظم علمياً مصمم لجمع ومعالجة وتسجيل وتحليل المعلومات المستخدمة في الأنشطة المالية والاقتصادية. تعكس المحاسبة المعاملات التجارية المعبر عنها بالقيمة النقدية.

باختصار عن المحاسبة، يمكنك أن تقول: "كل شيء له ثمنه!". أي معاملات شراء وبيع للسلع والخدمات والعلاقات التعاقدية بين الشركاء والموردين والمشترين، علاقات العملفيما يتعلق بحساب ساعات العمل والأجور - يمكن اختزال كل شيء إلى "القاسم" النقدي.

بمساعدة المحاسبة، ينعكس أداء المعاملات التجارية المختلفة، والتي يعكس أنشطة أي مؤسسة، بغض النظر عن شكل الملكية ونوع النشاط.

يتيح لك إجمالي البيانات المحاسبية تحديد البيانات النهائية النتائج الماليةالعمل والتحليل وتحديد آفاق المزيد من العمل لتحسين مؤشرات الأداء.

الوثائق الأساسية في المحاسبة: ما هو؟

الوثائق الأولية في المحاسبة هي أساس المحاسبة. إذا كنت تتخيل بصريًا النظام المحاسبي كشجرة مترامية الأطراف ذات أوراق شجر كثيفة، فإن الأوراق هي المستندات المحاسبية الأساسية.

يتم جمع الأوراق في "فروع" - سجلات يتم من خلالها إنشاء "تاج" قوي للشجرة - محاسبة اصطناعية للحسابات المحاسبية، وتاج أخضر قوي - تعهد شجرة مزهرة, أولئك. المحاسبة الصحيحة والكاملة في المؤسسة.

في أي ترتيب يتم تنفيذه، يمكنك معرفة ذلك في موقعنا منشور جديدوصلة.

عينة من وثيقة المحاسبة الأولية - ورقة زمنية.

ما هي الوثيقة الأساسية في المحاسبة؟

الوثيقة الأصلية هينموذج قياسي لعينة معينة يتم تعبئته وفقاً للمتطلبات المحاسبية، القواعد الارشاديةالسلطات الإحصائية والضريبية والتأمينية والمصرفية وغيرها.

تتم الموافقة على النماذج القياسية للوثائق الأولية من قبل الهيئات الإحصائية الحكومية. تتم الموافقة على الوثائق المختلفة ذات التركيز الضيق من قبل الوزارات والإدارات حسب نوع النشاط.

المستندات الأولية ضرورية لتسجيل المعاملات التجارية، فهي تؤكد تنفيذ معاملة البيع والشراء والإيجار واستلام وإنفاق الأموال والدفع للموردين. الوثائق الأولية هي أساس المحاسبة في المنظمة.

التصحيحات في المستندات الأصلية

1. إذا لم يكن هذا نموذج مساءلة صارمة، فيجب إعادة كتابة المستند بشكل صحيح، ويجب إتلاف المستند التالف.

2. شطب شكل المساءلة الصارمة بخط مائل أحمر من قطعة فحم إلى أخرى واجعل الإدخال "ملغيًا". لا تدمر النموذج التالف.

المحاسبة الأوليةيمثل المرحلة الأوليةالتصور المنهجي لتسجيل العمليات الفردية التي تميز العمليات والظواهر الاقتصادية التي تحدث في المنظمة. وأغراضها هي: الشراء والاقتناء والإنفاق الموارد الماديةوتكاليف الإنتاج وحركة المنتجات شبه المصنعة وميزان العمل قيد التنفيذ وحجم الإنتاج وشحنه وبيعه والتسويات مع الموردين والمشترين والعملاء والبنوك والسلطات المالية والمؤسسين وما إلى ذلك.

تنعكس المعلومات الأولية حول العمليات والظواهر الاقتصادية في الوثائق الأولية.

وثيقة المحاسبة الأولية- هذه شهادة مكتوبة لمعاملة تجارية لها القوة القانونية ولا تحتاج إلى مزيد من الشرح والتفصيل.

يجب أن تحتوي وثيقة المحاسبة الأولية على:

• الاسم - المحتوى المالي والاقتصادي للمعاملة التجارية. الوثيقة التي ليس لها عنوان، وكذلك الوثيقة التي تحمل عنوانًا غير واضح وغير قابل للقراءة، لن يكون لها قوة قانونية؛
• الاسم، وفي بعض الحالات العناوين والحسابات المصرفية الجارية للأطراف (القانونية و فرادى) المشاركة في هذه الصفقة التجارية. المستند الأساسي، الذي لا يحتوي على الاسم والسمات المقابلة لأحد أطراف المعاملة التجارية على الأقل، يفقد هدفه ولا يمكن تنفيذه؛
• تاريخ التجميع. في حالة غياب التاريخ أو كتابته بشكل غير واضح، تفقد الوثيقة استهدافها في الوقت المناسب. في الواقع، مثل هذه الوثيقة ليس لها قوة قانونية؛
• محتوى المعاملة التجارية (كائن التوثيق) الناشئ عن اسم المستند الذي يتوفر فيه بشكل عام؛
• مؤشرات المعاملات التجارية الجارية. غياب العدادات في الوثيقة يحرمها من قاعدة محاسبية وحسابية؛
• توقيعات الأشخاص المسؤولين - مدير المنظمة وكبير المحاسبين.

يتم ملء المستندات من قبل موظفي المحاسبة بشكل واضح ومقروء بمساعدة التسجيل اليدويلصق الحبر أو قلم الحبر الجاف على الآلة الكاتبة أو باستخدام تكنولوجيا الكمبيوتر.

كقاعدة عامة، يتم استخدام النماذج القياسية في شكل نماذج ذات طبيعة مشتركة بين الإدارات للمستندات. يتضمن ذلك نماذج الطلبات والفواتير والكوبونات والكشوف وما إلى ذلك. يجب إعداد المستندات الأولية في وقت المعاملة، وإذا كان هذا أسباب موضوعيةمستحيلا، ثم بعد الانتهاء منه مباشرة.

في حالة حدوث خطأ في الحسابات داخل المزرعة، يمكنك تطبيق طريقة الإدخال السلبي أو العكسي. في هذه الحالة، يتم تكرار الإدخال الخاطئ بالحبر الأحمر أو الألوان القياسية (الأزرق والأسود) مع خاتمته في إطار مستطيل.

اللون الأحمر أو الإطار المستطيل سوف يبطل الإدخال الخاطئ، وبعد ذلك يتم الإدخال الصحيح. من الممكن تصحيح الأخطاء في الحسابات عن طريق الشطب والتصحيح الإضافي (يتم شطب القيد الخاطئ بسطر واحد ويتم إدخال القيد الصحيح تحته مع تاريخ التصحيح وتوقيع المحاسب وشهادة إذا لزم الأمر) يتم وضع الكشف عن ضرورة التصحيح وسبب الخطأ).

لا ينبغي أن يكون هناك أي تصحيحات أو محو أو بقع في المستندات النقدية أو المصرفية.

في العمل مع أي وثيقة، يعتمد المحاسب على بعض المبادئ والأسس المنهجية المنصوص عليها في الوثائق الرسمية.

بناءً على المستندات الأولية، يتم إجراء الإدخالات في السجلات المحاسبية والبطاقات والبيانات والمجلات، وكذلك على الأقراص والأقراص المرنة والوسائط الأخرى.

المستندات المحاسبية خارجية وداخلية

الوثائق الخارجيةدخول المنظمة من الخارج وكالات الحكومة، المنظمات العليا، البنوك، مكتب الضرائبمن المؤسسين والموردين والمشترين وما إلى ذلك، ويتم تجميعها وفقًا للنماذج القياسية. ومن الأمثلة على هذه الوثائق طلب الدفع- الطلب، طلب الدفع، فاتورة المورد، الخ.

الوثائق الداخليةيتم تجميعها مباشرة في المنظمة.

هناك الأنواع التالية من المستندات الداخلية:

• إداري؛
• تبرئة (تنفيذي) ؛
• مجموع؛
• الترتيب المحاسبي.

إداري- هذه هي المستندات التي تحتوي على أوامر وتعليمات بشأن الإنتاج وتنفيذ عمليات تجارية معينة. وتشمل هذه أوامر رئيس المنظمة والأشخاص المفوضين من قبله للقيام بالعمليات التجارية.

تبرئةالوثائق (التنفيذية) تشهد على حقيقة المعاملات التجارية. وتشمل هذه أوامر الاستلام، وأعمال قبول المواد؛ أعمال القبول والتصرف في الأصول الثابتة؛ وثائق قبول العمال للمنتجات النهائية ، إلخ.

مجموعالوثائق إدارية وتنفيذية. ويشمل ذلك أوامر الاستلام والنفقات النقدية، وبيانات الرواتب لإصدار الأجور لموظفي المنظمة، تقارير النفقاتالأشخاص المسؤولين، الخ.

وثائق المحاسبةيتم تجميعها في حالة عدم وجود مستندات قياسية لسجلات المعاملات التجارية، وكذلك عند تلخيص ومعالجة المستندات الداعمة والإدارية. هذه هي الشهادات وأوراق التوزيع وما إلى ذلك.

تنقسم المستندات المحاسبية أيضًا إلى لمرة واحدة وتراكمية. يتم استخدام المستندات الأساسية لمرة واحدة في تنفيذ كل معاملة تجارية. يتم إعداد المستندات التراكمية خلال فترة معينة من التراكم التدريجي للمعاملات التجارية المتجانسة. وفي نهاية الفترة، تقوم هذه الوثائق بحساب إجمالي المؤشرات ذات الصلة. من أمثلة المستندات التراكمية أوامر العمل الشهرية لمدة أسبوعين وبطاقات الحد لتحرير المواد من مستودعات المنظمة وما إلى ذلك.

تنقسم المستندات المحاسبية إلى أولية وملخصة

وثائق المصدريتم إنشاؤها في وقت المعاملة التجارية. مثال على هذه المستندات هو بوليصة الشحن الخاصة بإصدار المواد من مستودعات المنظمة إلى ورش العمل.

وثائق ملخصةتم تجميعها على أساس المستندات الأولية، على سبيل المثال، كشوف المرتبات.

في وقت تثبيت البيانات في المستندات الأولية، تظهر معلومات محاسبية لا يتم تسجيلها تلقائيًا. وتخضع جميع خصائصها الكمية والنوعية للرقابة المنطقية والحسابية والقانونية قبل إعداد الوثائق الأولية. يتم تنفيذ هذه الرقابة من قبل الموظفين المشاركين في الحفاظ على المحاسبة الأولية وموظفي الخدمات الإدارية.

من خلال التوقيع على الإيصالات وأوامر الإنفاق النقدية وبيانات الرواتب وأوامر الدفع والمطالبات والمستندات المصرفية الأخرى، يقوم رئيس المنظمة بتحليل كل معاملة تجارية بدقة.

وتتميز عملية الحصول على المعلومات المحاسبية بالمراحل التالية:

• العمل الأولي قبل إعداد الوثائق الأولية؛
• إعداد الوثائق الأولية؛
• الموافقة على الوثائق الأولية؛
• عمل قسم المحاسبة في إعداد ومعالجة المستندات الأولية.

يتضمن جمع المعلومات المحاسبية العمل المناسب لمختلف خدمات المنظمة. وتتميز هذه المرحلة اعلى مستوىالتحليلات وكفاءة المحاسبة.

المرحلة الثانية من العملية المحاسبية هي معالجة المعلومات المحاسبية. أنها تنطوي على المشاركة المباشرة في تلقي المعلومات المحاسبية من قبل موظفي خدمات الإدارة الوظيفية. لذلك، عند حساب عناصر المخزون على أساس المستندات الأولية، يتم توفير تجميع وتعميم البيانات في البطاقات. محاسبة المستودعاتمواد. يتم بشكل شهري تحويل البيانات من البطاقات والدفاتر إلى تقارير عن حركة الأصول المادية. في المواعيد النهائيةيقوم مديرو المستودعات ورؤساء الأقسام بتقديم هذه التقارير إلى قسم المحاسبة في المنظمة.

ويشارك المديرون أيضًا في معالجة البيانات. لذلك، بمساعدة موظفي الخدمات الإدارية المختلفة، يتم تحديد الجناة في النقص والخسائر.

بعد التحقق من الحسابات الحسابية ومشروعية وملاءمة المعاملات التجارية المنفذة، يتم تسجيل المستندات المحاسبية، ومن ثم يتم التجميع الاقتصادي لبياناتها في نظام الحسابات المحاسبية التركيبية والتحليلية عن طريق التسجيل في السجلات المحاسبية.

السجلات المحاسبية هي جداول عد ذات شكل معين يتم إنشاؤها وفقًا للتجميع الاقتصادي لبيانات الممتلكات ومصادر تكوينها. أنها تعمل على عكس المعاملات التجارية.

تنقسم السجلات المحاسبية، اعتمادًا على الهيكل، إلى ترتيب زمني ومنهجي. في السجلات الزمنية، تنعكس المعاملات التجارية في التسلسل الذي تم تنفيذها به. تعمل سجلات المحاسبة المنهجية على تجميع المعاملات التجارية وفقًا للمعايير المحددة.

يتم الاحتفاظ بالسجلات المحاسبية في شكل دفاتر محاسبة وبطاقات وكشوفات ودفاتر يومية بالإضافة إلى الوسائط الآلية.

يتم إجراء المحاسبة الاصطناعية في السجلات المنهجية، والمحاسبة التحليلية - في السجلات التحليلية. يتم إجراء الإدخالات في السجلات يدويًا وباستخدام تكنولوجيا الكمبيوتر.

ويحدد مجموع التفاصيل الموجودة في السجل وموقعها شكله الذي يعتمد على خصائص الأشياء المأخوذة بعين الاعتبار والغرض من السجلات وطرق التسجيل المحاسبي. يشير التسجيل المحاسبي إلى تسجيل المعاملات التجارية في السجلات المحاسبية.

في دفاتر الحسابات، يتم ترقيم كافة الصفحات وربطها. على آخر صفحةالإشارة إلى الرقم والتصديق عليه بتوقيعات الأشخاص المخولين. في بعض الكتب، على سبيل المثال، دفتر النقدية، لا يتم ترقيم الصفحات فحسب، بل يتم ربطها أيضًا بخيوط ومختومة بختم الشمع. اعتمادا على حجم الحسابات في الكتاب، يتم تخصيص صفحة أو أكثر لحساب واحد أو آخر. تستخدم دفاتر المحاسبة في المحاسبة الاصطناعية والتحليلية.

تصنع البطاقات من ورق سميك أو من الورق المقوى السائب، ولا يتم ربطها ببعضها البعض. يتم تخزينها في صناديق خاصة - خزائن الملفات. تفتح البطاقات لمدة عام وتسجل في سجل خاص للتأكد من سلامتها.

تختلف البيانات عن البطاقات من حيث أنها مصنوعة من ورق أقل كثافة ولها تنسيق أكبر. ويتم تخزينها في مجلدات خاصة تسمى المسجلين. يتم فتح الأوراق عادة لمدة شهر أو ربع.

يجب أن تكون القيود في السجلات المحاسبية واضحة وموجزة وواضحة ومقروءة. بعد تسجيل معاملة تجارية في السجل المحاسبي، يتم وضع علامة مناسبة على المستند الأساسي لتسهيل التحقق اللاحق من الترحيل الصحيح. وفي نهاية الشهر يتم تلخيص النتائج لكل صفحة من صفحات السجلات المحاسبية. يجب التحقق من السجلات النهائية للسجلات المنهجية والتحليلية من خلال تجميع أوراق التداول.

بعد الموافقة على التقرير السنوي، يتم تجميع السجلات المحاسبية وربطها وإيداعها في الأرشيف الحالي للمنظمة.

طرق تصحيح القيود الخاطئة في السجلات المحاسبية

يخرج ثلاث طرق لتصحيح الإدخالات الخاطئة في السجلات المحاسبية: تصحيحي، دخول إضافي، عكس.

الطريقة التصحيحيةلا يجوز تطبيقه إلا في حالة اكتشاف أخطاء قبل إعداد الميزانية العمومية، أو إذا حدثت في سجلات المحاسبة، دون التأثير على مراسلات الحسابات. تتمثل هذه الطريقة في شطب النص والرقم والمبلغ والنقش غير الصحيح بجوار أو فوق النص أو المبلغ الصحيح مع الحجز المناسب بخط رفيع.

على سبيل المثال، إذا كان بدلا من 100 روبل. تنعكس 200 روبل، ثم يجب شطب 200 روبل. واكتب "100 روبل" في الأعلى، وأشر على الجانب: "200 روبل مشطوبة و100 روبل مكتوبة في الأعلى، مصححة للاعتقاد (التاريخ، التوقيع)".

في المستندات النقدية، لا يُسمح بأي تصحيحات أو بقع، حتى تلك المحددة، خاصة بالأرقام.

إدخالات إضافيةيتم إجراؤها في الحالات التي يتم فيها التقليل من حجم المعاملة التجارية بشكل خاطئ. على سبيل المثال، قام المورد بتحويل 150 روبل من الحساب الجاري. تنعكس هذه المعاملة التجارية في المراسلات الصحيحة للحسابات، ولكن يتم تقليل مبلغها إلى 100 روبل. تم إجراء الإدخال المحاسبي التالي: الخصم من حساب "التسويات مع الموردين"، رصيد حساب "حساب التسوية" - 100 روبل.

ولكن بما أن الموردين يجب أن ينقلوا 150 روبل، فإن المبلغ المفقود هو 50 روبل. من الضروري إجراء ترحيل إضافي: الخصم من حساب "التسويات مع الموردين"، رصيد حساب "حساب التسوية" - 50 روبل.

يتم إجراء منشورات إضافية في الشهر الحالي أو المقبل. يتم تطبيق قاعدة تصحيح الخطأ هذه في حالتين: إذا لم يتم كتابة البيانات في سطر منفصل في السجل المحاسبي الوثيقة الأوليةوعندما تنعكس في السجل المحاسبي مبلغًا تم التقليل من قيمته بشكل خاطئ للمعاملة التجارية.

طريقة عكسيةيتمثل في أن الإدخال غير الصحيح، ومعظمه رقمي، يتم حذفه برقم سالب، أي يتم تكرار المراسلات غير الصحيحة والمبلغ بالحبر الأحمر. وفي الوقت نفسه، يتم الإدخال الصحيح بالحبر العادي. تحدث عمليات الإلغاء عندما تتم مطابقة الفواتير بشكل غير صحيح أو عند تسجيل مبلغ مبالغ فيه.

عند جمع نتائج العمليات، يتم طرح الإدخالات المكتوبة بالحبر الأحمر.