إدارة الفرق البعيدة. مميزات التحكم عن بعد في عمل الوحدات عن بعد

إذا كانت إدارة الموظفين عن بعد هي مهمتك، وقد قمت بتوزيع الفرق وتريد تنمية أعمالك معهم بنجاح، فأنت بحاجة إلى معرفة ومهارات إضافية في الإدارة عن بعد.

خلال التدريب سوف تتعلم كيفية الاختيار الأشخاص المناسبينللوظائف الشاغرة لديك وتطويرها بشكل فعال. سوف تتعلم كيفية تخطيط المهام وصياغتها وتعيينها بشكل صحيح للفرق الافتراضية. سوف تتعلم كيفية تحفيز الموظفين عن بعد، والعثور على المستوى اللازم والكافي من التحكم لهم، وفهم نوع الاهتمام وبأي وتيرة يحتاجه الموظفون.

الجمهور المستهدف:

رؤساء المنظمات ورؤساء الأقسام الوظيفية والمديرين ومديري المشاريع الذين يرغبون في تحسين مهاراتهم وإتقانها الأساليب الحديثةإدارة الموظفين عن بعد.

خلال التدريب سوف تتعلم:

• ما هي المشاكل الرئيسية التي يمكن أن تواجهها عند العمل مع فريق موزع؟
• ما الذي يمنع الموظفين عن بعد من التحفيز والانخراط في عملهم.
• دور الوسائل التقنيةفي الإدارة عن بعد.
• كيفية اختيار الموظفين المناسبين للعمل عن بعد.
• كيفية تحفيز الموظفين عن بعد.
• كيفية تنظيم عملية العمل بشكل صحيح للحصول على أقصى النتائج.
• ما هي السيطرة ضرورية وكافية؟
• كيفية إلهام وقيادة الناس افتراضيا.
• كيفية تطوير الكفاءات اللازمة للموظفين.

برنامج تدريب

اليوم 1
1. نقوم بجمع مشاكل القيادة عن بعد التي يواجهها المشاركون.

2. نقوم بتحليل الصعوبات التي يواجهها الموظفون عن بعد:

• لماذا لا يسمعوننا؟
• ما الذي يمنعهم من "القيام بذلك بشكل صحيح في المرة الأولى".

3. نقوم بإعداد قائمة بالوسائل التقنية ووسائل الاتصال اللازمة:

• ودور التكنولوجيا في نجاح الإدارة عن بعد؛
• باستخدام أفضل الممارسات العالمية.

4. نقوم باختيار الموظفين للعمل عن بعد:

• ما هي كفاءات الموظفين؟
• مستويات تنمية الكفاءات.

  يمارس:

  • تجميع قائمة الكفاءات المطلوبة؛
  • تقييم أهمية كل كفاءة؛
  • اختيار السيرة الذاتية على أساس الكفاءات المطلوبة؛
  • إجراء مقابلة في "حوض السمك".

5. نبني سير العمل:

• 5.1 التخطيط:

  • مميزات التخطيط عن بعد .

    الممارسة (العمل في مجموعات صغيرة):

    • تخطيط المهام لفريق بعيد لمدة شهر.

• 5.2 تحديد المهام:

  • كيفية صياغة المهام بشكل صحيح؛
  • كيفية وضعها بشكل صحيح لفناني الأداء.

    يمارس:

    • صياغة وتحديد مهمة للموظف عن بعد.

6. كيفية زيادة تحفيز الموظفين عن بعد:

• لماذا يعد ولاء الموظف مهمًا؟
• كيفية تنمية الشعور بالانتماء؛
• كيفية التعرف بشكل صحيح على نتائج عملك. فن تعليق.

  التدريب (العمل في أزواج):

  • تطوير الشعور بملكية الموظف؛
  • التمييز بين ردود الفعل.

اليوم الثاني
1. التحكم. ضرورية وكافية:

• أربعة مستويات لتطوير الفريق؛
• ما هو أسلوب القيادة الذي يجب استخدامه في أي مرحلة؟
• الإبلاغ الفعال.

  يمارس:

  • تحديد مستوى تطور الفريق البعيد؛
  • تجميع قائمة طرق التحكم. ضرورية وكافية؛
  • تطوير هيكل تقرير فعال.

2. إدارة الصراع:

• صراع المفاهيم.
• الصراع في تصور الواقع.

  يمارس:

  • توسيع رؤيتك الخاصة؛
  • فصل الحقائق عن التفسيرات؛
  • آلية الإسقاط.

3. كيف تكون قائداً افتراضياً:

• كيفية إلهام الفريق؛
• مميزات القيادة عن بعد.

  يمارس:

  • القيادة الملهمة. كيف تقود موظفيك؟

4. الاهتمام اللازم والكافي للموظفين:

• تحديد الوتيرة الضرورية والكافيّة للاجتماعات؛
• كيفية تنظيم الاجتماعات بشكل صحيح؛
• عقد اللقاءات (جسر مع الماضي، الجوهر، جسر إلى المستقبل - التوقعات).

  يمارس:

  • عقد ومراجعة الاجتماع الدوري.

5. تطوير الكفاءات اللازمة:

• ما إذا كان من الضروري تطوير الموظفين عن بعد؛
• طرق التدريس الحديثة؛
• دعم التدريب كوسيلة لحل المشكلات والتخلص من القيود والمخاوف.
  

  يمارس:

  • جلسة تدريب مصغرة في "الحوض المائي"؛
  • ممارسة التدريب.

09:30 – 10:00 - التسجيل
10:00 – 11:20 – الوحدة الأولى من البرنامج
11:20 – 11:35 - استراحة لتناول القهوة
11:35 – 13:00 – الجزء الثاني من البرنامج
13:00 – 14:00 - الغداء
14:00 – 15:45 – الوحدة الثالثة من البرنامج
15:45 – 16:00 - استراحة لتناول القهوة
16:00 – 17:30 – الوحدة الرابعة من البرنامج

مراجعات حول التدريب

كاربوخين فاديم، شركة مساهمة عامة، بنك "AK BARS"، رئيس القسم، كازان

تبين أن التدريب على الإدارة عن بعد كان مفيدًا بالنسبة لي كمدير بدأ العمل مع فريق من الموظفين عن بعد. بعد هذه الدورة، قمت بتعديل أساليب الإدارة التي أردت استخدامها في عملي بشكل طفيف، على غرار فريق محلي، وأضفت بعض الأساليب والتوصيات إلى ترسانتي. سفيتلانا جونشار باستمرار
يبقي الجمهور على أصابع قدميه عرض تقديمي احترافيالمواد النظرية، وأمثلة من ممارستك الشخصية، ومزيج من النظرية مع التمارين العملية المثيرة.


Romantsova Olga Anatolyevna، Prospectors LLC، مديرة العمل مع شبكات DIY، موسكو

قد ينشأ موقف عندما يتعين على مدير الموارد البشرية المغادرة لفترة طويلة، على سبيل المثال، مع الزوج الذي حصل على عقد مربح في الخارج. في هذه الحالة، يجب أن تتم الإدارة في وضع التحكم عن بعد. يجب أن يتم ذلك بطريقة تجعل من الممكن حل جميع مشكلات العمل بسرعة ولا يتأثر انضباط العمل.

من المقال سوف تتعلم:

• ما الصعوبات التي يمكن أن تواجهها عند إدارة الموظفين عن بعد؟
• ما هي المنتجات البرمجية التي يمكن استخدامها لإدارة الموظفين عن بعد؛
• ما هي الصلاحيات التي يمكن تفويضها للنائب؟
• كيفية التحكم في عمل موظفي الخدمة.

الصعوبات التي قد تواجهك عند إدارة الموظفين عن بعد

كما تظهر الممارسة، عندما تتم إدارة شؤون الموظفين عن بعد، فإن المشكلة الرئيسية هي أن الموظفين يفقدون الشعور بأنهم فريق واحد يحل المشكلات الشائعة. لن يحتاج المدير الغائب فقط إلى التواصل مع كل موظف على حدة، وذلك باستخدام الوسائل الفرديةالاتصالات، ولكن أيضًا استخدام التكنولوجيا العالية لمناقشة المهام بشكل مشترك عبر الإنترنت وتنظيم الاجتماعات. بالإضافة إلى ذلك، لتوقيع المستندات المهمة ومناقشة بعض القضايا التي تتطلب حضورًا شخصيًا، ستحتاج إلى السفر بشكل دوري للقاء الموظفين.

لتنفيذ الإدارة عن بعد بشكل فعال، من الضروري التنظيم الصارم لجميع عمليات وإجراءات الإدارة وعقد اجتماعات التخطيط الأسبوعية. بالإضافة إلى ذلك، من الضروري ضمان إمكانية التواصل الفوري مع المرؤوسين لمناقشة المشاكل العاجلة.

فكر في مسألة تفويض السلطة، وتعلم، أثناء ممارسة السيطرة، أن تثق بموظفيك. الإدارة عن بعد، قد لا نلاحظ بعض التفاصيل المهمة، لكن الأعمال تتكون منها بشكل أساسي. لتقليل المخاطر، قم بتعيين موظفين على درجة عالية من الاحتراف في خدمة الموارد البشرية لديك والذين هم على استعداد لاتخاذ قراراتهم الخاصة والذين لا يخشون تحمل المسؤولية.

برنامج لإدارة شؤون الموظفين عن بعد

وبطبيعة الحال، سوف تحتاج إلى خاص برمجة، مما يسمح بإدارة شؤون الموظفين عن بعد. تجمع هذه البرامج بين جميع قنوات الاتصال المتاحة، ولن تضطر إلى استخدام هاتف منفصل أو جهاز كمبيوتر متصل بالإنترنت أو Skype أو Viber أو Whatsapp.

باستخدام أدوات إدارة مشروعات البرامج كخدمة (SaaS)، يمكنك بسهولة إنشاء منتديات ومحادثات للمراسلة الفورية، وتنظيم المؤتمرات، وإنشاء تقاويم وأحداث مشتركة، ومشاركة الملفات الموجودة على خادم الشركة. للتحكم عن بعد والعمل الجماعي، يمكننا أن نوصي بموارد مثل كامب فاير، هوبوت، أسانا، "نظام إدارة الأعمال البسيط".

.لاحظ أن أداة سهلة الاستخداملإدارة شؤون الموظفين عن بعد ليست مكلفة دائمًا. لذلك، لاستخدام مورد Go to Meeting، الذي يوفر وصولاً مشتركًا إلى المعلومات، تبلغ الرسوم الشهرية 60 دولارًا فقط.

عقد اجتماع قبل المغادرة مع موظفيك

حاول ألا تجعل إعلان رحيلك وأسلوب قيادتك الجديد مرهقًا لمرؤوسيك. أخبرنا كيف سيتم تنظيم عمل خدمة الموارد البشرية في الظروف الجديدة، وأكد أنك ستظل قادرًا على مناقشة المشكلات بسرعة مع كل موظف وستساعدهم أيضًا في إيجاد الحلول.

تحدث بالتفصيل عن جميع قنوات الاتصال التي يمكن استخدامها، وأعط كل منها تعليمات تشير إلى مدى التحديد وفي أي المواقف يمكنهم الاتصال بك وفي أي وقت.

يجب تثبيت البرنامج المحدد لإدارة شؤون الموظفين عن بعد واختباره مسبقًا حتى يتمكن كل موظف من استخدامه بثقة وتحقيق أقصى استفادة من جميع الفرص المتاحة له.

الاتفاق مع الإدارة على دفع ثمن الرحلات الشهرية

لا يمكن أن يحل الاتصال عبر Skype أو أدوات المراسلة الفورية الأخرى محل الاجتماعات الشخصية والمحادثات المباشرة مع الموظفين. هذه ضرورة موضوعية، لأن الوجود المباشر للمدير، حتى بشكل دوري، هو حافز جيد ويسمح بالتحكم والكشف في الوقت المناسب وتصحيح أخطاء المرؤوسين.

سيكون من المفيد أيضًا أن تظهر بانتظام في الشركة لتشعر بإيقاعها ولا تفقد الاتصال بثقافة الشركة. ستتمكن من التواصل شخصيًا مع الإدارة والتعرف على التغييرات المخطط لها وتوقيع المستندات المهمة التي يجب أن تكون مصدقة بتوقيعك الخاص.

يجب أن يكون لكل موظف في قسم الموارد البشرية أهداف محددة وخطة عمل واضحة

يجب أن يكون لكل موظف خطة عمل موضوعة لمدة ربع أو نصف عام. ويجب أن يدرج المهام المحددة التي يجب إكمالها خلال هذه الفترة. عند صياغة الأهداف، قم بوصف ما يجب على الموظف أن يسعى جاهداً من أجل حل المهام التي تواجهه بشكل فعال. يجب صياغة الأهداف بالتفصيل، ويجب أن تكون الأهداف أكثر طموحًا.

يمكن للموظفين إرسال تقارير أسبوعية عبر البريد الإلكتروني أو إلى عنوان في برنامج إدارة الفريق عن بعد. عندما يعرفون أنك على دراية، سيكون هذا عاملاً تأديبيًا إضافيًا. يمكن للموظف تقديم تقرير دوري عن كيفية تنفيذ الخطة الشخصية، ولكن في حالة وجود صعوبات في تنفيذ الخطة، عليه إبلاغك بذلك فورًا.

عيّن نفسك نائباً وفوض له جزءاً من صلاحياتك

بالطبع، يجب أن يلهمك هذا الموظف بالثقة، ومن الجيد أن تكون قد عملت معه بالفعل في مشاريع مشتركة. ناقش معه صلاحياته - ما هي القضايا التي يمكنه اتخاذ قرار بشأنها بنفسه، وما هي القضايا - فقط بعد المناقشة معك، وما هي القرارات التي يمكنك أنت وحدك اتخاذها. على سبيل المثال، يجوز له الموافقة على خطط وبرامج تدريب الموظفين التي يضعها مديرو الموارد البشرية؛ حل المشكلات المتعلقة بتفاعل مديري الموارد البشرية داخل خدمة شؤون الموظفين ومع الخدمات الأخرى. لكن الأسئلة المتعلقة بميزانية قسم الموارد البشرية، والاستراتيجية طويلة المدى للعمل مع الموظفين، وتبرير كشوف المرتبات للشركة، ومراجعة الحزم التحفيزية لفئات معينة من الموظفين يجب أن تكون من اختصاصك.

كن مستعدًا لحقيقة أنه ليست كل القرارات التي سيتخذها نائبك ستتزامن مع تلك التي قد تتخذها في مواقف مماثلة. هذا أمر لا مفر منه، وعليك أن تقبل ذلك، وإلا فلن تتمكن من تخفيف الضغط عن نفسك.

مواكبة الحياة التجارية للشركة

اطلب إرسال جميع المستندات المهمة إليك في الوقت المناسب. في شكل إلكتروني. قم بتعيين موظف تشمل مسؤولياته مسح هذه المستندات وإعادة توجيهها إلى بريدك الإلكتروني. وينطبق ذلك على الأوامر واللوائح التي يضعها المختصون في قسمك، وكذلك تلك المستندات التي يتم إرسالها إلى رؤساء الأقسام الأخرى للموافقة عليها.

تحتاج إلى الاطلاع على الملاحظات والتعليقات التي يقدمها رؤساء الخدمات الأخرى من أجل تسجيل الشكاوى وتحديد سببها ومن ثم أخذها بعين الاعتبار في عمل القسم. ولهذا السبب لن تحتاج فقط إلى نص المستند في شكل إلكتروني، بل ستحتاج إلى نسخة ممسوحة ضوئيًا منه.

التخصص: الإدارة، الإدارة العامة، الموارد البشرية الشكل: مفتوح

الغرض من التدريب:
حصول المشاركين على المعرفة والمهارات في مجال التحكم عن بعد للموظفين المرؤوسين.

ويهدف التدريبللمديرين من مختلف المستويات الذين تشمل كفاءاتهم الاتصالات وإدارة الموظفين الموجودين خارج المكتب و/أو على مسافة كبيرة.

تنسيق العمل:

يتضمن وضع التعلم النشط تحليل الحالات العملية في التمارين الجماعية والفردية مع كتل المعلومات النظرية. أثناء التدريب، يتطورون توصيات عمليةويتم إجراء اختبار للمشاركين وتبادل الخبرات داخل المجموعة.

المؤلف والمقدم - زاكابلوتسكايا إيلينا أناتوليفنا :
مدرب أعمال، مستشار إداري، مدرب تنفيذي.

التخصص: المهارات الإدارية، المفاوضات، المبيعات وخدمة العملاء، الفعالية الشخصية، تقنيات الموارد البشرية.

برنامج

1. مقدمة
   • تأثير الموظفين على أداء الشركة
   • وظائف المدير
   • أساليب القيادة
   • مبادئ الإدارة عن بعد: التخطيط، التحفيز، الرقابة، التفويض
2. مميزات العمل عن بعد
   • من يمكنه العمل عن بعد: ملف تعريف كفاءة الموظف للعمل عن بعد
   • مميزات البحث عن موظفين عن بعد ومناقشة الشروط
   • معايير فعالية الموظفين العاملين عن بعد
   • الخصائص علاقات العملعلى المسافة
3. تحديد الأهداف وتخطيط أنشطة الموظفين عن بعد
   • لماذا من المهم جدًا تحديد الأهداف للموظفين؟
   • قواعد تحديد الأهداف عن بعد. SMART كأداة للإدارة الفعالة
   • تحديد الأولويات للموظفين. تحديد معايير النتائج
   • تخطيط الموارد. التمويل والتسويق والأحداث وإدارة خط الإنتاج
   • خطة الأداء الشخصية (PIP): شروط التطبيق والتهديدات
   • الأخطاء الأساسية في تحديد الأهداف والتخطيط
4. مراقبة أنشطة الموظفين عن بعد
   • أنواع السيطرة
   • تردد السيطرة. مميزات جهاز التحكم عن بعد
   • السيطرة على الإيرادات والنفقات
   • زيارات المدير: التقنية، الأخطاء، مجالات الاستخدام
   • التغذية الراجعة على نتائج مراقبة أداء الموظفين
5. تعليق
   • ردود الفعل كأداة إدارية
   • وقت ومكان تقديم التغذية الراجعة للموظف
   • خوارزمية ردود الفعل الفعالة للموظف
   • أخطاء ردود الفعل
6. التواصل مع الموظفين عن بعد
   • أهمية التواصل مع الموظفين عن بعد
   • أنواع الاتصالات وميزات الاستخدام
   • أخطاء في التواصل مع الموظفين عن بعد
   • قوانين الاتصالات عن بعد تأثير التلاشي، مبدأ "الهاتف التالف"، خدعة الرسالة
   • تكنولوجيا المؤتمرات عن بعد والفيديو
7. العمل مع المستندات والبريد الإلكتروني
   • أهداف وغايات إنشاء المستندات ورسائل البريد الإلكتروني
   • كتابة الرسالة كأداة لإدارة الوقت
   • تعيين مستلمي الرسائل والمستندات. المعلومات اللوجستية
   • الرد على رسائل البريد الإلكتروني للموظفين
8. التفويض أم أنه من الأسهل القيام بكل شيء بنفسك ...
   • مبادئ التفويض
   • مؤشرات نقص التفويض
   • خرافات حول التفويض أخطاء التفويض
   • تقنيات التفويض وتقييم الأداء
9. تحفيز الموظفين عن بعد
   • مجال تحفيز الموظفين
   • العلاقة بين أهداف الشركة وأهداف الموظفين: بحث القاسم المشترك
   • مدير يمثل الشركة أمام الموظف
   • طرق إدارة تحفيز الموظفين عن بعد. العوامل المثبطة
   • علامات الاحتراق المهني. طرق التعامل مع الاحتراق النفسي
   • عدم القيام بأي شيء كأداة لزيادة التحفيز
10. نتائج التدريب
    • تشكيل خطة لمزيد من العمل و التنمية الفرديةمشاركون

كل عام ينمو سوق تقديم الخدمات عن بعد بنسبة 10-15٪. يتطور سوق الخدمات عن بعد في مجال التسويق وإنشاء البرامج وتصميم مواقع الويب والترويج بسرعة خاصة. يؤدي هذا النمو إلى تسريع توظيف الموظفين عن بعد وتشكيل فرق العمل. لجعل آلية التعاون عن بعد فعالة، في إدارة الموظفين عن بعد، يحتاج القائد أو المدير إلى تطبيق مهارات بناء الفريق والبرامج الخاصة التي تعمل على تحسين العمل الجماعي في المشروع والتحكم في الوقت الذي يقضيه فيه.

فوائد إدارة الفرق عن بعد

إن الاستعانة بمصادر خارجية بأي شكل من الأشكال يوفر موارد الشركة، ولا يخلق وظائف إضافية، ولا يتحمل تكاليف استئجار المباني والمعدات (). إن الاستعانة بمصادر خارجية لخدمات الموظفين عن بعد له العديد من المزايا الأخرى:

• فرصة للتأجير أفضل المتخصصينفي السوق والدفع لهم فقط مقابل وقت العمل الفعلي، وليس ليوم كامل؛
• فرصة للعمل مع أفضل المهنيينمن مدن مختلفة وبعقليات مختلفة؛
• قدرة مدير واحد على إدارة عدة مشاريع في وقت واحد لعدة عملاء.

ستساعد تقنيات التوظيف الحديثة (انظر)، وتكييف الموظفين وتحفيزهم في جعل فريق المشروع أكثر فعالية.

غالبًا ما يتم البحث عن الموظفين من خلال التبادلات المستقلة أو باستخدام الآلية الشبكات الاجتماعية. في الحالة الثانية، غالبا ما يتم إعطاء الأفضلية لأولئك المرشحين الذين أثبتوا بالفعل أنفسهم يعملون في أحد الفرق البعيدة أو الذين هم معارف شخص ما. آلية التوظيف هذه لا تعمل دائمًا بنجاح.

عند اختيار الموظف عليك التركيز على صفاته الشخصية، ومنها:

• مبادرة؛
• الاستعداد للعمل الجماعي والتفاعل المستقل مع أعضاء الفريق؛
• القدرة على العمل مع وسائل الاتصال التقنية ومنتجات البرمجيات؛
• الرغبة في العمل على النتيجة، وليس على العملية.

ستساعد الدراسات الاستقصائية والاختبارات المعدة مسبقًا في تحديد هؤلاء الموظفين.

التكيف وتحفيز الموظفين عن بعد

لا يتمكن عضو الفريق الجديد من الاندماج على الفور في فريق تم إنشاؤه بالفعل. تحتاج إلى قضاء الوقت والجهد في ذلك. للقيام بذلك تحتاج:

• إنشاء وتوفير خدمة دعم لاستخدامهم قادرة على الإجابة على جميع الأسئلة بسرعة؛
• تكييف القادمين الجدد مع الثقافة المؤسسية الحالية للفريق وقاعدة معارفه باستخدام الندوات والدورات التدريبية عبر الإنترنت (انظر).

يجب أن يكون لدى عضو الفريق الذي يساهم بالفعل في الفريق القدرة على النمو. سيصبح هذا هو الجوهر الرئيسي لدوافعه. أدوات التحفيز الأخرى يمكن أن تكون:

• إدخال نظام الدرجات (المستويات) النمو الوظيفي)، حيث ينمو الموظف من مبتدئ إلى خبير؛
• إسناد المهام الإدارية إليه؛
• التدريب في التخصصات ذات الصلة وتوسيع نطاق العمل، وبالتالي الرواتب.

التدريب عن بعد للموظفين عن بعد

أصبح تدريب الموظفين عن بعد هو الوسيلة الأساسية لترقية الموظف عن بعد. لا تستطيع الفرق الصغيرة دائمًا تحمل تكاليف الدورات الإضافية. يمكن أن يكون حل المشكلة هو تنظيم ندوات عبر الإنترنت ودورات تدريبية، وتدريب الشركات، بناءً على نتائج الإكمال الناجح والتي ستزيد درجة الموظف. من المهم ألا يصبح التدريب مضيعة للوقت، والذي لن يتم دفعه، بل خطوة طبيعية في النمو. ويجب أن تسجل نتائجها في محفظة الموظف وتنعكس في أجره.

إدارة القوى العاملة عن بعد

أي فريق يتطلب إدارة الجودة. لن يعمل أحد بشكل أكثر فعالية بمفرده. تشمل الإدارة:

• يضع اهداف؛
• توزيع المسؤوليات (انظر)؛
• تخصيص الموارد؛
• مراقبة التقدم المحرز في المشروع؛
• قبول نتيجة العمل؛
• مراقبة جودة العمل.

هناك عدد من المبادئ التي تطبيقها سيجعل عمل المدير أكثر فعالية، المزيد عنها لاحقاً في المقال.

1. إنشاء قنوات اتصال مستقرة.قد يكون هذا أي دردشة جماعية في برنامج المراسلة الفورية أو Skype، أو تسمح لك بعض أنظمة إدارة علاقات العملاء (CRM) بعقد اجتماعات جماعية. بالنسبة للتواصل الجماعي، يجب تحديد الوقت مبدئيًا وعدم تغييره طوال فترة العمل في المشروع.
2. التواصل الصوتي.يتمتع الصوت بالقدرة على نقل فروق دقيقة في المعنى أكثر من النص، كما أنه من الأسهل تحفيز الرسائل الأكثر أهمية أو نقلها. بالإضافة إلى ذلك، يزيد الاتصال الصوتي من الشعور بالملكية بين الموظفين.
3. مناقشة جماعية.الجميع مراحل مهمةينبغي مناقشة المشاريع في الدردشة الجماعية. وهذا يخلق التفاهم بين الموظفين المهام المشتركةوالمسؤولية عن تنفيذها.
4. استخدام برامج التعاون(أو منصات مثل WeVue) للتعاون في مشروع، حيث يمكن للجميع رؤية مراحله ونصيبهم من العمل والمسؤولية عنه.
5. إنشاء مدونة داخلية للمشروع.يمكن بسهولة تحويل آلية الاتصال والتعليقات هذه إلى وسيلة اتصال غير رسمية وإنشاء فريق له تقاليده وترفيهه الخاص.
6. تشكيل واحد ثقافة الشركات - سم. .
7. باستخدام مكالمات الفيديو.وهذا يسمح لخلق شعور بالوحدة.
8. غير مزعجة ولكن السيطرة الكاملةالموظفين عن بعد والوقت الذي يقضيه في المشروع باستخدام الوسائل التقنية الحديثة.
9. ترتيب الجزء وظائف التحكم على الموظفين.
10. مع مراعاة الاختلافات بين التقاليد والثقافاتأعضاء مختلفون في الفريق، لن يتم فهم بعض نكات سكان موسكو في تيومين، ولن يقدر الفنان دائمًا روح الدعابة التي يتمتع بها المطور.

10 أخطاء شائعة في الإدارة. كيف تتحكم في الموظفين عن بعد دون مشاكل نموذجية؟

الأخطاء الإدارية يمكن أن تؤدي إلى فشل المشروع. من الأفضل عدم القيام بها. من بين الأكثر نموذجية:

1. فرض رأيك.يعتبر أي مدير نفسه دائمًا أكثر ذكاءً من موظفيه، لأنه هو الرئيس. في الوقت نفسه، عند تعيين محترف، يُفترض مسبقًا أنه من حيث كفاءاته فهو متفوق على المرشحين الآخرين ويعرف أكثر من ذلك بقليل. نحن بحاجة إلى السماح له بإظهار مهاراته الخاصة، وعدم فرض رأي رئيسه.
2. السيطرة المفرطة.عند إدارة الموظفين عن بعد، غالبًا ما تستغرق الاجتماعات والتقارير النهائية والمؤقتة واليومية وقتًا أطول من الموظف مقارنة بالعمل في المشروع. يجب أن يكون هذا الحمل معقولا.
3. الأخطاء مع مرور الوقت.يمكن للموظفين العمل في مناطق زمنية مختلفة ويجب أن تكون أوقات الاتصال مناسبة للجميع.
4. عدم وجود ردود فعل.يجب أن يكون كل موظف قادرًا على الوصول إلى المدير بمهامه ومشاكله.
5. “إدارة الفطر”.إن شعار "أبقِهم في الظلام، وأطعمهم معلومات كاذبة، وآمل أن يكبروا" لا يجدي نفعاً مع المحترفين. يجب أن تكون المعلومات حول التقدم المحرز في المشروع وأهدافه في الوقت المناسب وموثوقة.
6. غير كافٍ جهاز التحكمعمل الموظفين.بدون مواعيد نهائية صارمة ومراقبة امتثالها، دون تحليل الوقت الذي يقضيه في كل مرحلة، قد يتم تفويت المواعيد النهائية للمشروع.
7. الاستخدام منصات مختلفةوالبرمجياتلأعضاء الفريق المختلفين.
8. تحديد المفضلة والخاسرين.يجب أن يكون نظام الدرجات موضوعيًا وشفافًا.
9. عدم وجود معايير واضحة للجودةقبول العمل.
10. لا يوجد مدير متاحفي أي وقت من اليوم.

10 خدمات مفيدة (برامج، تطبيقات) للتحكم بالموظفين وتنظيم عملهم

من المستحيل إدارة الموظفين عن بعد بدون وسائل تقنية. ستساعدك 10 منتجات برمجية على القيام بذلك بفعالية:

1. رايك.خدمة لإدارة المشاريع وتحديد المهام ومراقبة الوقت المستغرق في العمل عليها. مع Raik، يمكنك العمل مع فرق كبيرة، وتحديد الأولويات، وتتبع إنجاز المهام. وهو متوفر في إصدار الويب وكتطبيق لنظامي التشغيل iOS وAndroid.
2. قسم العمل. النظام المثاليللشركات الرقمية. يسمح لك بتتبع الوقت والتحكم في التعاون ولديه وظيفة CRM. بمساعدتها يمكنك تنفيذ مشاريع النظام الكبيرة.
3. أسانا.تطبيق ويب مع إصدارات لـ أجهزة محمولةوالتي يمكنك من خلالها تنظيم عمل الفرق الصغيرة. تماثل مبسط لـ Wrike. يتم استخدام Uber بنجاح في العمل مع سيارات الأجرة.
4. تثاقل.برنامج التواصل الجماعي. برنامج مراسلة للشركات يضع نفسه على أنه "قاتل Skype" والبريد الإلكتروني داخل الشركة. مناسبة لجميع مهام بناء الفريق وإعداد التقارير.
5. بيتريكس 24. نظام مجاني لإدارة المشاريع وإدارة الوقت. تتمتع النسخة المدفوعة بإمكانيات إدارة المشاريع في فرق، على غرار Microsoft Project، بينما تحتوي النسخة المجانية على دردشة جماعية ويتكامل برنامج المراسلة مع الشبكات الاجتماعية. يسمح لك بتعيين المهام وتتبع الانتهاء.
6. ميغابلان.برنامج التعاون السحابي الروسي، هناك إصدارات مدفوعة ومجانية. يمكنك تعيين المهام وتتبع الانتهاء، هناك وظيفة التحكم في الوقت.
7. جيرا. برنامج للعمل الجماعي، نظام لحل المشكلات التشغيلية وتتبع الأخطاء بقدرات متقدمة لإدارة المشاريع.
8. تريلو. برنامج للتنظيم مشروع العملالمجموعات الصغيرة، التي طورتها شركة Fog Creek Software. استنادًا إلى أيديولوجية الأعمال لنظام إدارة مشروع كانبان، فهو يدعم العمل مع الأجهزة المحمولة.
9. كيكيدلر. برنامج لمراقبة سلوك الإنسان على جهاز الكمبيوتر. يكون تثبيته منطقيًا إذا كان المدير مهتمًا بالوقت الذي يقضيه في مكان العمل، وليس بالتفكير في سؤال أو إنشاء فكرة. وفي بعض الحالات يمكن اعتبار ذلك انتهاكًا للخصوصية.
10. StaffCop. برنامج لمراقبة وقت العمل، يقوم بمراقبة وتحليل جميع الإجراءات على الكمبيوتر، ولكن للتحليل يقترح استخدام تقارير المستخدم نفسه. يزيد من انضباط الموظفين.

إدارة الموظفين عن بعد – حقائق مثيرة للاهتمام

بالنسبة لأولئك الذين يدرسون مسألة كيفية إدارة فريق عن بعد، قد تكون الحقائق التالية مفيدة:

• وعلى مدى السنوات العشر الماضية، زاد عدد الموظفين الذين يعملون عن بعد في الولايات المتحدة بنسبة 115%؛
• أصبحت شركة الإعلام Makeshift، التي تعمل مع موظفين عن بعد في 80 دولة، رائدة عالميًا في عدد المواد الحصرية، التي يتم الحصول عليها أحيانًا من مواقع خطيرة؛
• مذكرة "عدم العمل من المنزل" التي أصدرتها ماريسا ماير، المديرة التنفيذية لشركة ياهو، والتي تحث العمال على العودة إلى مكاتبهم، لم تحقق نجاحًا وتم إلغاؤها.

الفرق البعيدة هي المستقبل! مهمة الحاضر هي تنظيم عملهم بفعالية!

الاتصالات عن بعد ليست سهلة دائمًا. ألا تتعرف على نفسك في الأمثلة الموضحة أدناه؟

في الساعة 10 مساءً، يتلقى محامي الشركة النص الأصلي من أحد زملائه وبعد ساعات قليلة يتساءل (ليس للمرة الأولى) لماذا لا توجد شروط عقد للمستندات المتعلقة بالعمل؟

بعد وقت طويل تناول وجبة غداء لذيذةمع العميل، يقوم مندوب شركة الإعلان بفتح بريد إلكتروني من رئيسه يذكره فيه بتقديم نفقاته في الوقت المحدد. منزعجًا من هذه الإدارة التفصيلية (أسلوب الإدارة الدقيق)، فإنه يستجيب على الفور، ويطرح أفكاره غير الخاضعة للرقابة في رسالة رد.

في اجتماع الفريق الأسبوعي عبر الإنترنت، تشعر إحدى أعضاء الفريق عن بعد بالارتباك بشأن ما إذا كان زميلها لا يستطيع سماعها حقًا (غير متصل)، في اللحظة التي تتأخر فيها ببساطة في الإجابة على سؤال، أو إذا كانت مشتتة فقط ثم تقدم عذرًا.

لقد غيّر العصر الرقمي شكل الاتصالات

عندما يقوم محاورونا المحتملون على الجانب الآخر من الهاتف بإيقاف التنبيهات الصوتية، يمكننا أن نقول بثقة أننا نعيش في أوقات صعبة. لقد أحدث العصر الرقمي ثورة في الاتصالات تعادل الثورة المرتبطة باختراع المطبعة. هذه التغييرات، كما نقول في كثير من الأحيان، هي نقطة الألم. وهذا يؤثر على مدى جودة سماعنا وما نسمعه، نظرًا لأن فوضى المعلومات التي يتم إلقاؤها علينا يمكن أن تؤدي غالبًا إلى سوء فهم وارتباك خطيرين للغاية.

يواجه الأشخاص الذين يعملون في فرق بعيدة هذه التحديات طوال الوقت. وفقًا لأحدث الأبحاث الصادرة عن مكتب الولايات المتحدة لإحصاءات العمل، يعمل 22% من الأمريكيين من المنزل، بينما ينخرط 50% منهم في العمل الجماعي عن بعد. ويتطلب هذا التحول المتزايد سلوكيات تفاعلية جديدة.

مشكلة في الأمر عن بعد

لماذا تتطلب الفرق البعيدة مهارات تعاون جديدة؟ ما الذي نفتقده في رسائلنا النصية ورسائل البريد الإلكتروني ومؤتمراتنا عبر الإنترنت ووسائل الاتصال الرقمية الأخرى؟ إجابة: لغة الجسد.

حتى لو كنا قريبين من بعضنا البعض، فإن لهجة النص أو شكليات البريد الإلكتروني تظل مفتوحة للتفسير، لدرجة أنه حتى أقرب أصدقائنا يمكن أن يرتبكوا ويخطئوا في تفسير الرسالة.

تخلق هذه التفسيرات الخاطئة قلقًا قد يكون مكلفًا، مما يؤثر على الروح المعنوية والمشاركة والإنتاجية والابتكار. التواصل عن بعد يشوه طبيعة محادثاتنا. ويخفي التأخير بين الرسائل ردود الفعل العاطفية. هل حدث لك ذلك مباشرة بعد الكتابة والإرسال بريد إلكترونيهل شعرت بالقلق بشأن الطريقة التي سينظر بها الشخص الموجود على الجانب الآخر من الشاشة إلى الأمر؟ ماذا لو رأى رئيسك في العمل رسالة منك متأخرة وقرر أن هذا يعد انتهاكًا لوقته الشخصي؟

على الرغم من أننا ربما اعتدنا على هذا النوع من المراسلات "غير المتزامنة"، إلا أنه لا يزال من الممكن أن يسبب سوء فهم في الاتصالات الاجتماعية. وبدون استجابة فورية، قد نتشتت انتباهنا، أو نفكر في شيء خاطئ، أو حتى نصاب بخيبة أمل في محاورنا.

التعاون الفعال بين الفرق البعيدة

للحفاظ على مستوى عالي الجودة من التواصل، يجب على الفرق البعيدة العثور على جديد و أفضل الطرقالتفاعلات.

أولاً، ضع في اعتبارك أن هناك ثلاثة أنواع من المسافة في التفاعل عن بعد:

• المادية (المكان والزمان)
• التشغيلية (حجم الفريق، الإنتاجيةومستويات المهارة)
• التقارب (القيم والثقة والاعتماد المتبادل)

أفضل طريقة للمديرين لتحسين أداء الفريق هي التركيز على زيادة العلاقة الحميمة، أي تقليل المسافة بين الفريق. حاول تغيير المراسلات إلى مكالمات الفيديو، هذا أفضل علاجلزيادة التفاهم المتبادل بين الموظفين وخلق التعاطف من البريد الإلكتروني أو حتى الرسائل الصوتية. وإنشاء طقوس جماعية افتراضية تمنح الأشخاص الفرصة للتفاعل بانتظام وتبادل الخبرات. على سبيل المثال، اللقاءات.

عندما تتواصل الفرق البعيدة بشكل جيد وتستخدم نقاط القوةيمكنهم الحصول على ميزة على الفرق من الأقسام الأخرى. وهنا عدد قليل أفضل الممارسات:

في بعض الأحيان نستخدم كلمات قليلة في الرسائل

قد يؤدي الإيجاز إلى قضاء بقية الفريق وقتًا أطول في تفسير رسالتك (وبالمناسبة، سيظلون يسيئون تفسير الرسالة). لا تفترض أن الآخرين يفهمونك عبارات قصيرةوالاختصارات، لا تظن أن الآخرين يمكنهم قراءة أفكارك وتخمين ما لم يُقال. خذ الوقت الكافي لتكون واضحًا جدًا في اتصالاتك. في الواقع، ليس من الممكن أن تصبح واضحًا تمامًا بنسبة 100%. لا يمكنك أبدًا أن تكون واضحًا جدًا، ولكن من السهل جدًا أن تكون أقل وضوحًا.

لا تقصف فريقك بالرسائل

كيف يمكنك تتبع مهمة من خلال بريد إلكترونيأو الرسائل أو الهاتف؟ هل تسأل محاورك إذا كان قد تلقى رسالتك السابقة؟ وإساءة استخدامه يمكن أن تصبح شكلاً من أشكال الهيمنة الرقمية، وإثارة لا هوادة فيها ولا رحمة. تتطلب رسائلك وقتًا حتى يفكر المستلم فيها. إذا طرحت ثلاثة أسئلة متتالية في وقت واحد، فمن غير المرجح أن تحصل على إجابة جيدة عليها جميعًا مرة واحدة، ومن المرجح أن تزعج محاورك إذا استقبلها واحدًا تلو الآخر.

وضع قواعد الاتصال

تحتاج الفرق البعيدة إلى إنشاء معايير جديدة تعزز الوضوح في التواصل. لقد أنشأت شركات مثل ميرك اختصارات لاتصالاتها الرقمية، مثل "الاستجابة لمدة أربع ساعات (4HR)" و"لا حاجة للرد (NNTR)،" والتي تجلب القدرة على التنبؤ واليقين إلى المحادثات الافتراضية.

يمكن للفرق الفردية أيضًا وضع معاييرها الخاصة - على سبيل المثال، ما إذا كنت تريد استخدام Slack أو Google Docs أو Telegram أو Whatsapp أم لا. ويمكن أن تكون المعايير أيضًا على المستوى الفردي، مثل وقت الاستجابة المفضل وأسلوب الكتابة ونبرة الصوت.

على سبيل المثال، يفضل بعض الأشخاص الرسائل القصيرة والسريعة، بينما يفضل البعض الآخر الردود الطويلة والمفصلة؛ يختلف الناس أيضًا في تفضيلهم وتسامحهم مع الفكاهة والطابع غير الرسمي.

في حين أننا نميل في كثير من الأحيان إلى النظر إلى القدرة على التنبؤ البشري باعتبارها عيبًا في الأشخاص، إلا أن القليل من الصفات مطلوبة في مكان العمل مثل القدرة على التنبؤ، خاصة في التعاون الافتراضي.

نحن جميعًا فريدون من نوعنا، لكن سلوكنا المتوقع يساعد الآخرين على فهم ما نقوم به بشكل أفضل، وبالتالي يساعد الآخرين على فهمنا بشكل أفضل. الجميع يستفيد من هذا. يمكنك تسهيل ذلك على الآخرين من خلال وضع آداب شخصية واضحة والالتزام بها في جميع الأوقات.

الفرص الخفية في المراسلات

كونك على الجانب الآخر من الشاشة، يمكنك إنشاء فرص جديدة لأعضاء الفريق من خلال الإنشاء الجو المناسبلأولئك الذين يميلون إلى أن يكون لديهم كلمات قصيرة.

تظهر الأبحاث أن الانطوائيين أقل انسحابًا في المحادثات عبر الإنترنت مقارنة بالمحادثات خارج الإنترنت. ومع ذلك، عليك الحذر من الأخطاء اللاواعية حيث يمكن أن تظهر علامات الترقيم والقواعد واختيار الكلمات تحيزًا ضد الأشخاص.

إن غياب لغة الجسد في الاتصالات النصية عن بعد لا يعني أننا لا ننقل من خلال النص أكثر مما نعتقد.

في العالم الرقمي، لا يزال هناك الكثير من الاتصال الفوقي عندما ينتبه المرء إلى ما بين السطور. على سبيل المثال، استخدام علامات التعجب أو الرموز التعبيرية السلبية بعد الإشارة إلى جنس الشخص أو جنسيته أو دينه. وهذا له تأثير قوي بحيث يمكن اعتبار الرموز التعبيرية السلبية وجهًا مثيرًا للاشمئزاز.

عمدا خلق عطلة

لا تزال الكعك، مثل أعياد الميلاد في المدرسة، مهمة للفرق البعيدة. إن إنشاء طقوس افتراضية للاحتفالات والتواصل يمكن أن يعزز العلاقات ويبنيها أسس قويةللتعاون المستقبلي. بفضل هذا، يمكنك تقليل المسافة بين العاملين عن بعد.

احتفلت إحدى الشركات بميلاد كل موهبة جديدة من خلال إنشاء رمز تعبيري مخصص لهم. وهكذا بالنسبة لكل موظف كان هناك لمدة ستة أشهر. يمكنك التوصل إلى شيء خاص بك، لا يهم كيف تفعل ذلك، والأهم من ذلك بكثير أن يكون كذلك.

ومع تزايد الاتصالات الرقمية كل عام، سيستمر الناس في تجربة أشكال جديدة من سوء الفهم والصراع. عندما تظهر تقنيات جديدة، فإنها لا تأخذ ذلك في الاعتبار (على الرغم من أن المطورين سيحاولون بلا شك سد هذه الفجوة). وبدلا من ذلك، يتعين علينا أن نتكيف مع القواعد الجديدة، وأن نبني مهارات الاتصال التي تعكس عصرنا الرقمي.