قواعد إجراء المراسلات التجارية عبر البريد الإلكتروني

ما هو البريد الإلكتروني؟ في عالم الأعمال الحديث هذا هو:

• وجهك. بمساعدة البريد الإلكتروني يمكنك إنشاء صورة إيجابية في عيون الطرف المقابل أو إفساد الانطباع الأول.
• أداة العمل الخاصة بك. يتم الكثير من التواصل مع العالم الخارجي عبر البريد الإلكتروني. لذلك، إذا كنت ماهرًا في هذه الأداة، يمكنك أن تجعل حياتك أسهل كثيرًا.
• إلهاء قوي. يحاول العالم الخارجي الوصول إليك وإلهائك وإرشادك إلى الضلال عبر البريد الإلكتروني.

من هذا المنظور، دعونا ننظر إلى العمل مع البريد الإلكتروني. لنبدأ بشيء بسيط.

تنسيق خطاب

أستخدم برنامج البريد الإلكتروني Mozilla Thunderbird، لذا سأستخدمه كمثال. لنقم بإنشاء حرف جديد والانتقال من أعلى إلى أسفل عبر قائمة الحقول.

إلى من. ينسخ. نسخة مخفية

قد لا يعرف البعض، ولكن يمكن تغيير "إلى" في Mozilla إلى "نسخة" أو "نسخة مخفية".

• إلى من: نكتب المستلم الرئيسي أو عدة مستلمين مفصولين بفاصلة منقوطة.
• ينسخ: نكتب إلى شخص يجب أن يقرأ الرسالة ولكن لا نتوقع منه رد فعل.
• نسخة مخفية: نحن نكتب إلى شخص يجب أن يقرأ الرسالة، ولكن يجب أن يظل غير معروف لمستلمي الرسالة الآخرين. وهو مناسب بشكل خاص للاستخدام في إرسال رسائل الأعمال بالبريد الجماعي، مثل الإشعارات.

خطأ في رسائل البريد الجماعية، قم بالإشارة إلى المستلمين باستخدام الحقول "نسخ" أو "إلى". أتلقى عدة مرات في السنة رسائل تُدرج ما بين 50 إلى 90 مستلمًا في حقل "نسخة". هناك انتهاك للخصوصية. لا يحتاج جميع المستلمين إلى معرفة الأشخاص الآخرين الذين تعمل معهم في موضوع مماثل. من الجيد أن يكون هؤلاء أشخاصًا يعرفون بعضهم البعض. ماذا لو كانت هناك شركات متنافسة في القائمة لا تعرف بعضها البعض؟ كحد أدنى، يجب أن تكون مستعدًا للتفسيرات غير الضرورية، كحد أقصى، لإنهاء التعاون مع أحدهم. لا تفعل ذلك بهذه الطريقة.

موضوع الرسالة

غالبًا ما تكتب الخدمات البريدية الاحترافية (بشكل معقول أحيانًا) عن أهمية سطر موضوع البريد الإلكتروني في مدونات الشركة الخاصة بها. ولكن في أغلب الأحيان نتحدث عن رسائل المبيعات، حيث يحل موضوع الرسالة مشكلة “يجب فتح البريد الإلكتروني”.

نحن نناقش المراسلات التجارية اليومية. هنا يحل الموضوع المشكلة "يجب التعرف على الرسالة وكاتبها بسهولة ومن ثم العثور عليهما". علاوة على ذلك، سيعود إليك اجتهادك في شكل كارما من رسائل الاستجابة العديدة، فقط مع البادئات يكرر:أو دفع أمامي، والتي سيتعين عليك البحث فيها عن الحرف المطلوب حول الموضوع.

عشرون حرفًا هي حجم المراسلات ليوم واحد للمدير الأوسط. أنا لا أتحدث عن رواد الأعمال وأصحاب الأعمال على الإطلاق، فعدد رسائلهم أحيانًا يتجاوز 200 أو أكثر يوميًا. ولذلك مرة أخرى: لا ترسل رسائل بريد إلكتروني بموضوع فارغ.

إذًا، كيف يمكن صياغة سطر موضوع رسالة البريد الإلكتروني بشكل صحيح؟

الخطأ رقم 1 : اسم الشركة فقط في الموضوع. على سبيل المثال، "السماء" وهذا كل شيء. أولاً، من المحتمل أنك لست الوحيد من شركتك الذي يتواصل مع هذا الطرف المقابل. ثانيا، مثل هذا الموضوع لا يجلب أي معنى، لأن اسم شركتك مرئي بالفعل من العنوان. ثالثا، خمن كيف سيبدو صندوق البريد الخاص بك مع هذا النهج في المراسلات؟ شيء من هذا القبيل.

هل من المناسب البحث في مثل هذه المواضيع؟

الخطأ رقم 2 : مبهرج، بيع العنوان. إنه لأمر رائع أن تعرف كيفية كتابة مثل هذه العناوين. ولكن هل من المناسب استخدام هذه المهارات في المراسلات التجارية؟ تذكر الغرض من سطر موضوع البريد الإلكتروني الخاص بالعمل: ليس البيع، بل توفير التعريف والبحث.

نص الرسالة

هناك العديد من أدلة الكتابة لمناسبات مختلفة. على سبيل المثال، لدى مكسيم إلياخوف وألكسندر أمزين وغيرهم من أساتذة الكلمات الكثير من المعلومات المفيدة. أنصحك بقراءة مقالاتهم، على الأقل لتحسين المعرفة العامة وتحسين الأسلوب العام للكلام المكتوب.

في عملية كتابة الرسالة، يجب علينا اتخاذ العديد من القرارات بالتتابع.

مسألة أدب . في بداية الرسالة، يمكنك طمس المجاملات أو حتى الحنان بروح "عزيزتي روديا، لقد مر أكثر من شهرين منذ أن تحدثت إليك كتابيًا، وهو الأمر الذي عانيت منه شخصيًا وحتى لم أنم بعض الشيء". الليالي والتفكير." مهذب للغاية ومكلف للغاية، سواء من حيث الوقت لكتابة مثل هذه المقدمة، أو من حيث الوقت الذي يقضيه المحاور في قراءتها. المراسلات هي عمل، تذكر؟ ليست مقالة من النوع الرسائلي لمسابقة أو رسالة إلى والدة راسكولينكوف، بل مراسلات تجارية.

نحن نحترم وقتنا ووقت المتلقي!

من المنطقي فقط أن تقدم نفسك وتتذكر ظروف معارفك في الرسالة الأولى المرسلة بعد اجتماع عابر في المعرض. إذا كان هذا استمرارًا للتعاون أو المراسلات المستمرة، ففي الحرف الأول من اليوم نكتب: "مرحبًا، إيفان"، وفي الحرف الثاني واللاحق: "إيفان، ...".

جاذبية . لقد كنت دائمًا قلقًا بشأن مسألة من يجب أن أخاطبه في الرسالة إذا كان هناك العديد من المستلمين. لقد كتبت مؤخرًا رسالة موجهة إلى ثلاث فتيات تدعى آنا. دون أدنى شك، كتبت "مرحبًا آنا" ولم أقلق. ولكن مثل هذا الحظ ليس هو الحال دائما.

ماذا لو كان هناك ثلاثة أو حتى سبعة مستلمين وليس لديهم نفس الاسم؟ يمكنك إدراجهم بالاسم: "مساء الخير، روديون، بولشيريا، أفدوتيا، وبيوتر بتروفيتش". لكنها طويلة وتستغرق وقتا. يمكنك الكتابة: "مرحبا أيها الزملاء!"

بالنسبة لي، أستخدم قاعدة مخاطبة الشخص بالاسم في حقل "إلى". ولا تتصل بمن هم في النسخة على الإطلاق. تسمح لك هذه القاعدة أيضًا بتحديد (واحد!) المرسل إليه في الرسالة والغرض من هذه الرسالة بشكل أكثر دقة.

الاقتباس . غالبًا ما تكون المراسلات عبارة عن سلسلة من الرسائل تحتوي على أسئلة وأجوبة - باختصار، حوار. من الممارسات الجيدة عدم حذف سجل المراسلات وكتابة ردك في أعلى النص المقتبس، بحيث عندما تعود إلى هذه المراسلات بعد أسبوع، يمكنك بسهولة قراءة الحوار من الأعلى إلى الأسفل، تنازليًا حسب التاريخ.

لسبب ما، الإعداد الافتراضي في Mozilla هو "وضع المؤشر بعد النص المقتبس". أوصي بتغييره في قائمة "الأدوات" ← "الخيارات". حساب» → “الصياغة والمعالجة”. يجب أن يكون الأمر كذلك.

الغرض من الرسالة . هناك نوعان من الرسائل التجارية:

• عندما نقوم ببساطة بإبلاغ المحاور (على سبيل المثال، تقرير عن العمل المنجز لهذا الشهر)؛
• وعندما نريد شيئا من المحاور. على سبيل المثال، بحيث يوافق على الفاتورة المرفقة للدفع.

كقاعدة عامة، هناك رسائل تشجيعية أكثر عدة مرات من رسائل الإبلاغ. إذا أردنا تحقيق شيء ما من المحاور، فمن المهم جدًا أن نقول ذلك في رسالة بنص عادي. يجب أن تكون العبارة التي تحث المستخدم على اتخاذ إجراء مصحوبة باسم وأن تكون الجملة الأخيرة في الرسالة.

خطأ : "بورفيري بتروفيتش، أعرف من قطع المرأة العجوز حتى الموت".

يمين : "بورفيري بتروفيتش، أنا من قطعت المرأة العجوز حتى الموت، يرجى اتخاذ الإجراءات اللازمة لاعتقالي، لقد سئمت من المعاناة!"

لماذا يجب على المراسل أن يفكر لك ماذا تفعل بهذه الرسالة؟ بعد كل شيء، قد يتخذ القرار الخاطئ.

التوقيع في النص . يجب عليها ان تكون. علاوة على ذلك، تسمح لك جميع برامج البريد الإلكتروني بتكوين استبدال التوقيع التلقائي، على سبيل المثال، التوقيع الكلاسيكي "مع خالص التقدير،...". في موزيلا، يتم ذلك من خلال قائمة "الأدوات" ← "خيارات الحساب".

إن كتابة جهات الاتصال في التوقيع أم لا هو أمر شخصي للجميع. ولكن إذا كنت مرتبطًا بالمبيعات بأي شكل من الأشكال، فتأكد من الكتابة. حتى لو لم تتم الصفقة نتيجة للتواصل، فسيتم العثور عليك بسهولة في المستقبل باستخدام جهات الاتصال الموجودة في التوقيع.

أخيرًا، ميزة أخرى لنص الرسالة لأولئك المحاورين الذين لا يحبون (لا يستطيعون، لا يريدون، ليس لديهم الوقت) الرد على رسائلك. يرجى الإشارة إلى الافتراضي في نص الرسالة. على سبيل المثال، "بورفيري بتروفيتش، إذا لم تأت لاعتقالي قبل الساعة 12:00 يوم الجمعة، فأنا أعتبر نفسي مشمولاً بالعفو". بالطبع، يجب أن يكون الموعد النهائي حقيقيًا (يجب ألا ترسل النص من المثال يوم الجمعة الساعة 11:50). يجب أن يكون المستلم قادرًا جسديًا على قراءة رسالتك والتصرف بناءً عليها. مثل هذا "الصمت" يعفيك من مسؤولية عدم استجابة المحاور. كما هو الحال دائمًا، تحتاج إلى التعامل مع استخدام هذه الميزة بحكمة. إذا رد شخص ما على رسائلك في الوقت المحدد وبانتظام، فقد يؤدي هذا الإنذار، إن لم يكن يسيء إليه، إلى الضغط عليه قليلاً أو يؤدي إلى اتخاذ قرار بعدم الرد على الرسالة الآن، ولكن يجبرك على الانتظار حتى يوم الجمعة.

المرفقات

غالبًا ما تأتي الرسائل مع مرفقات: السيرة الذاتية، والمقترحات التجارية، والتقديرات، والجداول الزمنية، ومسح المستندات ضوئيًا - جدًا أداة سهلة الاستخداموفي نفس الوقت مصدر للأخطاء الشعبية.

خطأ :حجم استثماري ضخم. غالبًا ما أتلقى رسائل بريد إلكتروني تحتوي على مرفقات يصل حجمها إلى 20 ميغابايت. كقاعدة عامة، تكون هذه عمليات مسح ضوئي لبعض المستندات بتنسيق TIFF بدقة 600 نقطة في البوصة. من المؤكد تقريبًا أن برنامج البريد الإلكتروني الخاص بالمراسل سوف يتجمد لعدة دقائق في محاولة غير مجدية لتحميل معاينة للمرفق. والعياذ بالله أن يحاول المتلقي قراءة هذه الرسالة على هاتفه الذكي...

أنا شخصياً أحذف هذه الرسائل على الفور. ألا تريد أن ينتهي الأمر ببريدك الإلكتروني في سلة المهملات قبل قراءته؟ التحقق من حجم الاستثمار. ومن المستحسن ألا يزيد حجمه عن 3 ميجابايت.

ماذا تفعل إذا تجاوزت؟

• حاول إعادة تكوين الماسح الضوئي الخاص بك إلى تنسيق ودقة مختلفين. على سبيل المثال، ينتج PDF و300 نقطة في البوصة عمليات مسح ضوئي يمكن قراءتها تمامًا.
• فكر في برامج مثل WinRar أو 7zip archiver. يتم ضغط بعض الملفات بشكل مثالي.
• ماذا تفعل إذا كان المرفق ضخمًا ولا يمكنك ضغطه؟ على سبيل المثال، قاعدة بيانات محاسبية فارغة تقريبًا تزن 900 ميجابايت. سيأتي تخزين المعلومات السحابية للإنقاذ: Dropbox وGoogle Drive وما شابه. تقوم بعض الخدمات، مثل Mail.ru، تلقائيًا بتحويل المرفقات الضخمة إلى روابط للتخزين السحابي. لكنني أفضل إدارة معلوماتي المخزنة في السحابة بنفسي، لذلك لا أرحب بالأتمتة من Mail.ru.

وهناك توصية أخرى غير واضحة تمامًا بشأن الاستثمارات - وهي اسم . يجب أن تكون مفهومة ومقبولة لدى المتلقي. ذات مرة كنا في الشركة نجهز عرضًا تجاريًا باسم... فليكن فيودور ميخائيلوفيتش دوستويفسكي. وصلتني رسالة من المدير تتضمن مسودة CP للموافقة عليها، وكان المرفق يتضمن ملفًا باسم "ForFedi.docx". المدير الذي أرسل لي هذا أجرى حوارًا على النحو التالي:

عزيزي المدير، هل أنت شخصيًا مستعد للتعامل مع هذا الأمر؟ شخص محترمويدعوه فديا في وجهه؟

بطريقة ما، لا، إنه رجل محترم، الجميع يناديه باسمه الأول وعائلته.

لماذا قمت بتسمية المرفق "For Fedi"؟ إذا أرسلته إليه الآن، هل تعتقد أنه سيشتري فؤوسًا منا باستخدام هذا الـ CP؟

كنت سأعيد تسميتها لاحقا..

لماذا تحضير قنبلة موقوتة هو الرفض العميل المحتمل- أو إنشاء عمل إضافي لنفسك عن طريق إعادة تسمية الملف؟ لماذا لا تقوم بتسمية المرفق على الفور بشكل صحيح: "For Fyodor Mikhailovich.docx" أو حتى أفضل - "KP_Sky_Axes.docx".

لذلك، قمنا بفرز البريد الإلكتروني بشكل أو بآخر باعتباره "وجهًا". دعنا ننتقل إلى النظر إلى البريد الإلكتروني كأداة للعمل الفعال ونتحدث عن عنصر التشتيت الخاص به.

العمل مع الحروف

البريد الإلكتروني هو إلهاء قوي. كما هو الحال مع أي إلهاء، يجب التعامل مع البريد الإلكتروني من خلال تشديد القواعد وتقديم جداول العمل.

كحد أدنى، تحتاج إلى إيقاف تشغيل جميع الإشعارات المتعلقة بوصول البريد. إذا تم تكوين عميل البريد الإلكتروني بشكل افتراضي، فسيتم إعلامك و إشارة صوتية، وسيومضون الأيقونة الموجودة بجوار الساعة ويعرضون معاينة للحرف. باختصار، سيفعلون كل ما في وسعهم لإبعادك أولاً عن العمل المضني، ثم إغراقك في هاوية الرسائل غير المقروءة والرسائل البريدية التي لم تتم مشاهدتها - مطروحًا منها ساعة أو ساعتين من حياتك.

يتمتع بعض الأشخاص بقوة إرادة قوية تسمح لهم بعدم تشتيت انتباههم بالإشعارات، ولكن من الأفضل للأشخاص العاديين عدم إغراء القدر وإيقاف تشغيلها. في Mozilla Thunderbird، يتم ذلك من خلال قائمة "الأدوات" ← "الإعدادات" ← "عام" ← "عند ظهور رسائل جديدة".

إذا لم تكن هناك إشعارات، كيف يمكنك أن تفهم أن الرسالة قد وصلت؟

بسيط جدا. أنت نفسك، خصص وقتًا واعيًا لفرز بريدك، وفتح برنامج البريد الإلكتروني الخاص بك ورؤية جميع الرسائل غير المقروءة. يمكن القيام بذلك مرتين في اليوم، على سبيل المثال، في الغداء وفي المساء، أو أثناء التوقف القسري، على سبيل المثال، في الاختناقات المرورية.

كثيرًا ما يسأل الناس، ماذا عن أوقات الاستجابة والرسائل العاجلة؟ أجيب: ليس لديك رسائل عاجلة في بريدك. إلا إذا كنت تعمل في قسم دعم العملاء (هذا القسم له قواعده الخاصة للعمل مع البريد).

إذا كانت هناك رسائل عاجلة، فسيقوم المرسل بإعلامك بذلك من خلال قنوات أخرى - الهاتف، والرسائل القصيرة، سكايب. ثم ستنتقل بوعي إلى عميل البريد الإلكتروني الخاص بك وتعالج البريد العاجل. يعلن معلمو إدارة الوقت (على سبيل المثال، جليب أرخانجيلسكي مع "محرك الوقت") عن استجابة قياسية للبريد الإلكتروني في غضون 24 ساعة. هذه قاعدة عادية اخلاق حسنه- لا تتوقع ردودًا فورية عبر البريد الإلكتروني من محاورك. في حالة وجود رسالة عاجلة، قم بالإبلاغ عنها عبر قنوات الاتصال الأسرع.

لذلك، قمنا بإيقاف تشغيل الإشعارات وقمنا الآن بتشغيل عميل البريد الإلكتروني وفقًا لجدولنا الزمني.

ماذا نفعل عندما نذهب إلى البريد وننخرط في نشاط يسمى "فرز البريد الإلكتروني"؟ أين بداية هذا العمل ونهايته؟

لقد سمعت الكثير عن نظام البريد الوارد الصفري، لكن للأسف لم أقابل شخصًا واحدًا يستخدمه. كان علي أن أعيد اختراع عجلتي. هناك مقالات حول هذا الموضوع على Lifehacker. على سبيل المثال، " ". أدناه سأتحدث عن نظام البريد الوارد الصفري في تفسيري. سأكون ممتنًا إذا قام معلمو GTD بالتعليق وإضافة أو تحسين النظام الموصوف.

من المهم أن تفهم وتقبل أن البريد الإلكتروني ليس برنامج جدولة مهام أو أرشيفًا لأنشطتك. لذلك، يجب أن يكون مجلد "علبة الوارد" فارغًا دائمًا. بمجرد البدء في فرز البريد الوارد الخاص بك، لا تتوقف أو تشتت انتباهك بأي شيء حتى تقوم بإفراغ هذا المجلد.

ماذا تفعل مع رسائل البريد الإلكتروني في صندوق الوارد الخاص بك؟ تحتاج إلى مراجعة كل حرف بالتسلسل وحذفه. نعم، ما عليك سوى تحديد الخيار "حذف" والضغط عليه في لوحة المفاتيح. إذا لم تتمكن من حمل نفسك على حذف الرسالة، فسيتعين عليك أن تقرر ما ستفعله بها.

1. هل تستطيع الإجابة عليه في ثلاث دقائق؟ هل أحتاج للإجابة عليه؟ نعم ضروري، ولن تستغرق الإجابة أكثر من ثلاث دقائق، ثم قم بالإجابة فوراً.
2. يجب عليك الإجابة، لكن إعداد الإجابة سيستغرق أكثر من ثلاث دقائق. إذا كنت تستخدم برنامج جدولة المهام الذي يسمح لك بتحويل البريد الإلكتروني إلى مهمة، فقم بتحويل البريد الإلكتروني إلى مهمة ونساه لفترة من الوقت. على سبيل المثال، أستخدم خدمة Doit.im الرائعة للغاية. يسمح لك بإنشاء عنوان بريد إلكتروني شخصي: تقوم بإعادة توجيه الرسالة إليه، ويتحول إلى مهمة. ولكن إذا لم يكن لديك برنامج جدولة المهام، فانقل الحرف إلى المجلد الفرعي "0_Run".
3. بعد الرد بسرعة على الرسالة، أو تحويلها إلى مهمة، أو مجرد قراءتها، عليك أن تقرر ما يجب فعله بهذه الرسالة بعد ذلك: احذفها أو أرسلها إلى أحد المجلدات للتخزين طويل المدى.

فيما يلي مجلدات التخزين طويلة المدى المتوفرة لدي.

• 0_تنفيذ.ليس لدي مثل هذا المجلد، ولكن إذا لم يكن لديك مخطط، أكرر، يمكنك وضع الحروف التي تتطلب عملاً مفصلاً هنا. يحتاج هذا المجلد أيضًا إلى التنظيف بانتظام، ولكن بأسلوب مدروس في وقت مخصص لذلك.
• 1_المرجع.أضع هنا رسائل تحتوي على معلومات أساسية: رسائل ترحيب مع تسجيلات دخول من خدمات الويب المختلفة، وتذاكر الرحلات الجوية القادمة، وما إلى ذلك.
• 2_المشاريع.يتم تخزين أرشيف المراسلات الخاصة بالشركاء والمشاريع التي تربطهم علاقات حالية هنا. وبطبيعة الحال، تم إنشاء مجلد منفصل لكل مشروع أو شريك. في مجلد الشريك، أضع رسائل ليس فقط من موظفيه، ولكن أيضًا رسائل من موظفي Neb المتعلقة بهذا الشريك. مريحة للغاية: إذا لزم الأمر، تكون جميع المراسلات المتعلقة بالمشروع في متناول اليد ببضع نقرات.
• 3_المتحف.هذا هو المكان الذي أضع فيه تلك الرسائل التي سيكون من المؤسف حذفها، وفائدتها ليست واضحة. المجلدات مع المشاريع المغلقةمن "2_المشاريع". باختصار، يخزن «المتحف» أول المرشحين للإزالة.
• 4_المستندات.فيما يلي رسائل تحتوي على عينات إلكترونية من المستندات التي قد تكون مفيدة في المستقبل للمحاسبة، على سبيل المثال، تقارير التسوية من العملاء، وتذاكر الرحلات التي تم القيام بها. يحتوي المجلد على العديد من أوجه التشابه مع المجلدين "2_Projects" و"1_Reference"، ويتم تخزين المعلومات المحاسبية فقط فيه، ويتم تخزين المعلومات الإدارية في المجلد "2_Projects". في "4_Documents" توجد معلومات ميتة، وفي "2_Projects" توجد معلومات حية.
• 5_المعرفة.أضع هنا فقط رسائل إخبارية مفيدة حقًا وأريد العودة إليها بعد فترة للإلهام أو للعثور على حلول.

هناك إعدادات أخرى لعميل البريد الإلكتروني تعتبر مهمة لتشغيل هذا النظام. أولاً، يوجد في Thunderbird بشكل افتراضي مربع اختيار "وضع علامة على الرسائل كمقروءة". أفضّل أن أفعل ذلك بوعي، فليسقط العلم! للقيام بذلك، انتقل إلى القائمة "أدوات" ← "الإعدادات" ← "خيارات متقدمة" ← "القراءة والعرض".

ثانيا نستخدم المرشحات . في السابق، كنت أستخدم المرشحات التي تعيد توجيه الرسائل تلقائيًا إلى المجلدات المناسبة بناءً على عنوان المرسل. على سبيل المثال، تم نقل رسائل المحامي إلى مجلد "المحامي". لقد تخليت عن هذا النهج لعدة أسباب. أولاً: رسائل المحامي في 99% من الحالات تتعلق بمشروع أو شريك ما، مما يعني أنه يجب نقلها إلى مجلد هذا الشريك أو المشروع. ثانيا: قررت أن أضيف الوعي. يجب أن تقرر بنفسك مكان تخزين خطاب معين، ومن الملائم أكثر البحث عن الرسائل غير المعالجة في مكان واحد فقط - في البريد الوارد. الآن أستخدم المرشحات فقط لتوزيع الرسائل العادية التلقائية من أنظمة مختلفةأي الرسائل التي لا تتطلب مني اتخاذ قرارات. يتم تكوين عوامل التصفية في Mozilla Thunderbird في قائمة "الأدوات" ← "مرشحات الرسائل".

اذن متى النهج الصحيحيجب أن يستغرق البريد الإلكتروني من 10 إلى 60 دقيقة يوميًا، حسب حجم المراسلات.

نعم، وشيء آخر. هل قمت بالفعل بإيقاف تشغيل الإشعارات المتعلقة بوصول رسائل جديدة؟ ;)

يرتبط النجاح في أنشطة أي منظمة أو شركة تجارية أو مؤسسة ارتباطًا وثيقًا بثقافة السلوك والآداب. من المؤكد أن جميع تصرفات المدير والموظفين يجب أن تراعي قواعد الأخلاق الحميدة وأن تكون مناسبة للموقف.

واحدة من أهم أجزاء آداب السلوك هي المراسلات التجارية.

تشير التقديرات إلى أن ما يقرب من 50% من الوقت في العمل يُقضى في التعامل مع الأوراق والبريد. ولكن هذا ضروري، لأن المراسلات التجارية المختصة يمكن أن تزيد بشكل كبير من معدل دوران الشركة وتسريع التفاعل بين الخدمات والإدارات المختلفة.

وبطبيعة الحال، هناك أنماط معينة هنا، وبالتأكيد سوف نتحدث عنها في هذا المقال. قواعد المراسلات التجاريةمنذ فترة طويلة موحدة. سيساعدك GOST R.6.30-2003 الحالي على وضع النص بشكل صحيح على الورقة، ويخبرك بالمسافات البادئة والهوامش والخطوط التي يجب عملها. تتميز المراسلات التجارية بالتوحيد وتكرار أنماط الكلام.

ومع ذلك، أي خطاب فردي. تترك بصمة كبيرة عليها هوية المرسل ومنصبه ووضعه والمتلقي. إلى حد ما، تعد المراسلات التجارية مزيجًا من الإبداع والعمل الجاد.

أنواع المراسلات التجارية

يتم تداول المستندات على الورق وعبر البريد الإلكتروني.

يمكن تقسيم جميع المراسلات في المؤسسة إلى المجموعات التالية:

المراسلات الرسمية/غير الرسمية؛

داخلي وخارجي.

تشمل المراسلات الرسمية العروض التجارية وخطابات الشكر والضمانات والاتفاقيات التجارية والطلبات الخاصة بالمؤسسة، مسؤوليات العمل، طلبات، مطالب، مطالبات.

تتضمن المراسلات غير الرسمية تهاني متنوعة من شركاء العمل والعملاء والموظفين؛ التعزية والاعتذار والدعوات والشكر.

يتم تداول المستندات الداخلية فقط بين أقسام مؤسسة واحدة، بينما تتجاوز المستندات الخارجية حدودها.

قواعد المراسلات التجارية: المحتوى الداخلي

الشرط الرئيسي هو الإيجاز ووضوح الرسالة. لا تقم بتمديد النص على عدة صفحات. الخيار الأفضل هو أن تتناسب مع واحد.

تتضمن قواعد المراسلات التجارية استبعاد الكلمات والتعبيرات المعقدة والغامضة والأجنبية والمتخصصة للغاية من النص. يجب أن تكون جميع الجمل قصيرة، مع الأفكار الرئيسية للمؤلف ودون "ماء".

تجنب التفسيرات المزدوجة في رسالتك، وإلا في حالة ظهور خلافات، سيكون من الصعب الدفاع عن وجهة نظرك وإثبات ما تقصده بعبارة معينة.

قواعد كتابة المراسلات التجارية تلزم الكاتب بمناداة المستلم بالاسم والعائل، يسبقه عنوان "عزيزي...". وتأكد من استخدام "أنت"، حتى لو كانت لديك علاقة ودية جيدة مع متلقي الرسالة.

في المقدمة، بالإضافة إلى الإشارة إلى الاسم الأخير والاسم الأول، تم ذكر الغرض الرئيسي من الرسالة. تعرف أمثلة المراسلات التجارية ما يكفي من القوالب والكليشيهات لمثل هذه الحالات: "فيما يتعلق بالرسالة السابقة..."، "نذكرك..."، "دعونا نبلغ..." وغيرها.

تليين الإجابة غير المواتية للمستلم (رفض العرض، رفض التعاون) بالعبارات: "للأسف لن نتمكن من الاستفادة من الشروط المقترحة..." أو ما شابه ذلك.

التوثيق الورقي الخارجي

يجب كتابة أي خطاب عمل على ورق الشركة الرسمي مع تفاصيل الشركة وجميع معلومات الاتصال.

تأكد من الإشارة التاريخ المحددوثيقة.

الزاوية اليمنى العليا من الورقة مشغولة بالأحرف الأولى من اسم المرسل إليه وعنوان الشركة المتلقية.

تقسيم النص إلى فقرات ذات معنى ليسهل على القارئ فهمه وإدراكه. لا يزيد عن 4-5 أسطر.

إن كتابة جميع الكلمات بأحرف كبيرة أمر سيء.

يمكن إرفاق المستندات بالرسالة. في هذه الحالة، يتم إدراجها في سطر منفصل في الجزء السفلي الأيسر من الورقة. بواسطة آداب العمليجب أن يتم استلام الرد على الرسالة في غضون 10 أيام. إذا كانت المشكلة تتطلب مزيدًا من الوقت لحلها، فيجب على المرسل إليه إخطار ذلك.

بعد الكتابة، يجب عليك التأكد من فحص النص بعناية مرة أخرى بحثًا عن الأخطاء الإملائية والنحوية. إذا كان لديك الوقت، عليك أن تضع الرسالة جانبًا وتعود إليها مرة أخرى لاحقًا. كقاعدة عامة، سيتم اكتشاف عدم الدقة التي لم يتم ملاحظتها في البداية. هذه النصيحة هي الأكثر أهمية عند الرد على شكوى العميل. لا يجب أن تزعج أي شخص أكثر برسالة مكتوبة أمية.

عند كتابة المستند ومراجعته عدة مرات، قم بطباعته على ورق بحجم A4. هذا الحجم هو الحجم القياسي المستخدم في أي مراسلات، حتى لو كان النص نفسه لا يشغل سوى نصف ورقة.

اختبر الحبر في الطابعة قبل الطباعة لتجنب الإخراج الباهت أو غير المتقن.

في بعض الحالات، يمكنك إرفاق بطاقة العمل الخاصة بك بالمستند، وإحاطة الورقة المطبوعة نفسها بملف شفاف.

يعتبر أيضًا المظروف الذي يحمل شعار الشركة شكلاً جيدًا.

غالبًا ما تكون قواعد إجراء المراسلات التجارية غير الرسمية أكثر عاطفية مما هي عليه في أوراق العمل وأقل ابتذالًا. الاختصارات واستخدام الصفات الملونة مناسبة هنا، على سبيل المثال، في التهنئة: مذهلة، سريعة الاستجابة، لطيفة.

رسائل البريد الإلكتروني التجارية

لا ينبغي أن تكون حقيقة أنك لا ترسل مراسلات في مظروف عبر الشبكة البريدية أمرًا مريحًا. تنطبق قواعد المراسلات التجارية أيضًا في هذه الحالات.

تعمل رسائل الأعمال الإلكترونية المختصة والصحيحة على إنشاء صورة إيجابية لكل من المؤسسة وشخص معين. السمعة في العمل تستحق الكثير!

القواعد الأساسية للمراسلة عن طريق البريد الإلكتروني

استخدم عنوان البريد الإلكتروني الخاص بالعمل فقط للغرض المقصود منه.

انتبه إلى العنوان صندوق بريد. لا تستخدم أسماء غير صحيحة أثناء العمل، مثل "baby"، "superman"، حتى لو تمت الإشارة إليها في النسخ باللغة الإنجليزية.

قم دائمًا بملء عمود "الموضوع"، وإلا فقد ينتهي الأمر برسالتك في البريد العشوائي. الأوصاف مثل "الخطة"، "القائمة"، "الاقتراح التجاري"، "التقرير" ليست مناسبة. قد يكون هناك الكثير من الرسائل المشابهة في البريد الوارد للمستلم. كن محددًا قدر الإمكان بشأن موضوع رسالتك. لا تستخدم أكثر من خمس كلمات. اجعل موضوعك كبيرًا. ليست هناك حاجة لوضع فترة في النهاية.

إذا كنت ترد على رسالة بريد إلكتروني تم استلامها مسبقًا، فتأكد من إزالة "Re" في سطر الموضوع.

أسلوب الاتصال

احتفظ بالرسالة بتنسيق عملي. إزالة نبرة التهديد والتوسل والأمر.

قواعد المراسلات التجارية الإلكترونية لا تسمح باستخدام الرموز التعبيرية، كمية كبيرةعلامات الاستفهام أو التعجب في النص.

كن مهذبا. التحية الإلزامية في البداية وتوديع المحاور في النهاية أمر جيد. على سبيل المثال، "مع احترامي..." أو مثل هذا: "مع خالص التقدير...".

مراسلات البريد الإلكتروني التجارية و" قاعدة ذهبية": لا تخلط عدة رسائل في رسالة واحدة مواضيع مختلفة. من الأفضل إرسال سلسلة من الرسائل.

يجب أن تكون رسالة البريد الإلكتروني نصف طول الرسالة الورقية.

العمل مع المرفقات

إذا كان هناك الكثير من المعلومات التي يجب نقلها، فلا تضعها كلها في نص الرسالة، ولكن قم بإرفاقها كمستندات منفصلة كمرفقات.

لراحة المستلم، قم بإعادة تسمية المستندات التي قمت بإعدادها إلى الأسماء التي يفهمها. سيُظهر هذا اهتمامك ويكسبك. فكر في عدد مجلدات العمل الموجودة لدى المستلم على جهاز الكمبيوتر الخاص به وكيف سيبحث عن رسالتك بينها.

تأكد من إبلاغ المستلم بالملفات التي ترسلها حتى لا يعتبرها فيروسات عشوائية. أرشفة المستندات الكبيرة.

من الأفضل إرسال مرفقات كبيرة جدًا (أكثر من 200 كيلو بايت) بطرق أخرى، على سبيل المثال، من خلال خادم بروتوكول نقل الملفات.

لا تسمح بعض خوادم البريد لتنسيقات مثل COM وEXE وCMD وPIF وعدد من التنسيقات الأخرى بالمرور عبرها وحظرها.

إذا كان هناك عدة مستلمين لرسالتك، خذ الوقت الكافي لحذف جميع الأدلة على إعادة التوجيه الجماعي في كل مرة. لا يحتاج المرسل إليه إلى مثل هذه المعلومات الإضافية على الإطلاق. سيساعدك الأمر "bcc".

قواعد إجراء المراسلات التجارية بريد إلكترونيتنطوي على إبلاغ الطرف الآخر باستلام المراسلات. إذا لم يكن من الممكن الإجابة في الوقت الحالي، فأخبر محاورك بذلك. احفظ سجل مراسلاتك لتجنب المزيد من الأسئلة والإجراءات.

إذا كانت الاستجابة مهمة وعاجلة، فيمكن إخطار المرسل إليه بالإضافة إلى ذلك عبر الهاتف أو Skype أو ICQ. إذا لم تتمكن حتى بعد ذلك من تحقيق نتيجة إيجابية، فذكر نفسك مرة أخرى.

غالبًا ما تكون هناك حالات يأتي فيها الرد عند طلب مستند خطاب فارغمع الملف المرفق. إنه أمر غير مقبول. تتطلب أمثلة المراسلات التجارية وضع المعلومات ذات الصلة في نص المستند. على سبيل المثال، هذا: "أرسل البيانات اللازمة لطلبك."

لا تنس الإشارة إلى الإحداثيات في نهاية الرسالة: الكل الطرق المتاحةالاتصالات، المنصب، موقع الشركة، روابط إلى الشبكات الاجتماعية.

عند كتابة جهات اتصال المنظمة، قم بتوفير أكبر قدر ممكن من المعلومات - رقم الهاتف مع رمز المنطقة، والعنوان مع الرمز البريدي. بعد كل شيء، يحدث اتصالك ليس فقط مع سكان منطقتك. إذا كان لديك كافة المعلومات، سيكون من الأسهل الاتصال بك.

والقاعدة الأخيرة: من بدأ المراسلة عليه أن ينهي الحوار الإلكتروني.

خاتمة

المراسلات التجارية هي مسألة حساسة. في بعض الأحيان تكون نظرة واحدة كافية لتكوين رأي محدد حول الشخص والمنظمة التي يمثلها. إن معرفة قواعد الكتابة التجارية يمكن أن يساعد بشكل كبير في حياتك المهنية.

يعد التواصل عبر البريد الإلكتروني جزءًا لا يتجزأ من عمل أي موظف مكتب حديث. والمحاسبين ليسوا استثناء. كيف يتم إجراء المراسلات بطريقة تجعل الاتصالات التجارية منتجة ومريحة عاطفياً وأخلاقية للغاية؟ أقدم للقراء بعض النصائح العملية.

نصيحة 1. لا تهمل المناشدة الشخصية للمرسل إليه في رسائلك

من خلال القيام بذلك، سوف تظهر اهتمامك بشخصية الشخص. إذا تم كتابة خطاب إلى مستلم معين، فإن عدم وجود عنوان شخصي فيه يبدو غير صحيح وغير مهذب.

عندما تكتب إحدى رسائلك الأولى إلى المرسل إليه، غالبًا ما يطرح السؤال: ما هي أفضل طريقة لمخاطبته - ببساطة باسمه الأول أو باسمه الأول وعائلته؟ وفي هذه الحالة عليك أن تنظر إلى ما هو مكتوب في التوقيع الذي ينهي رسالة الشخص إليك. إذا تم الإشارة إلى الاسم هناك (بدون اسم العائلة)، على سبيل المثال "سفيتلانا كوتوفا"، فلا تتردد في الاتصال بي عن طريق الاسم. وإذا كان التوقيع يقول "سفيتلانا فاسيليفنا كوتوفا ، رئيس الحساباتجمعية ذات مسؤولية محدودة ‏"ترينزور"، فأنت بحاجة إلى مخاطبة المستلم وفقًا لذلك. على أية حال، الخيار الثاني صحيح للغاية، وبالتالي فهو مربح للجانبين.

لا أوصي بالاعتماد على المعلومات الموجودة في الحقل "من". بعد كل شيء، غالبا ما يتم ملؤه في البداية ليس من قبل مالك عنوان البريد الإلكتروني، ولكن من قبل متخصص تكنولوجيا المعلومات في الشركة عند إعداد البريد الإلكتروني.

بالمناسبة، أنصحك بشدة بعدم استخدام الصيغة المختصرة للاسم عند مخاطبة شريك تجاري أو عميل ("Sash" بدلاً من "Sasha"، و"An" بدلاً من "Anya")، بغض النظر عن مدى ديمقراطية الكتابة أسلوب وبغض النظر عن عمر المراسلات الخاصة بك. ما يبدو مألوفًا في الكلام المنطوق يبدو بسيطًا جدًا في الكلام المكتوب.

نصيحة 2. انتبه بشكل خاص إلى شكل التحية

يجب أن لا تستخدم هذه العبارة "يوم جيد!". حتى لو كان لديك نية حسنة لمطابقة المنطقة الزمنية للمستلم، فإن هذه العبارة تبدو بلا طعم، بل وأود أن أقول مبتذلة. من الأفضل استخدام الخيارات المحايدة: "مرحبًا...", "مساء الخير...". وبالطبع أضف اسم المستلم إلى التحية إذا كنت تعرفه. شخصيا، على سبيل المثال، أجدها أكثر متعة بدلا من مجهولي الهوية "مرحبًا!"الحصول على الشخصية "مرحبا تمارا!".

تذكر أنه بهذه الطريقة يمكنك توفير وقت المستلم. بعد كل شيء، سيكون قادرا على تقييم محتوى الرسالة المستلمة على الفور واتخاذ قرار سريع بشأن أولويتها وأهميتها.

يجب أن يكون سطر الموضوع مختصرا، ولكن في نفس الوقت يعكس بدقة موضوع المراسلات. على سبيل المثال، "اتفاقية، فاتورة، تصرف من شركة Alpha LLC"بدلاً من "المستندات". مع تغير جوانب القضية قيد المناقشة، قم بتوضيح الموضوع. على سبيل المثال، "التعاون مع بيرم" → "التعاون مع بيرم. تاريخ المفاوضات" → "التعاون مع بيرم. مسودة الإتفاق".

إذا رأيت أثناء المراسلات أن حقل "الموضوع" قد تم ملؤه بشكل عشوائي من قبل المرسل إليه أو لم يتم ملؤه على الإطلاق، فخذ زمام المبادرة وجرب أحد السيناريوهين.

السيناريو 1.عند الرد، املأ حقل "الموضوع" بنفسك. إذا كان المستلم منتبها، فربما يكون هذا كافيا لإحضار مراسلاتك إلى شكل مناسب.

السيناريو 2.إذا استمر المستلم في تجاهل ملء حقل "الموضوع"، فاكتب له رسالة تتضمن ما يلي: "اللهم أقترح عليك أن تشير على الفور إلى موضوع الرسالة في حقل "الموضوع". أعتقد أنه بهذه الطريقة سنزيد بشكل كبير من فعالية اتصالاتنا”..

نصيحة 4. انتبه إلى الحقلين "إلى" و"نسخة".

يجب أن تفهم بوضوح الغرض المقبول عمومًا لهذه المجالات في بيئة الأعمال:

• <если>في الحقل "إلى" تم إدراجك فقط - وهذا يعني أن مرسل الرسالة ينتظر رد فعل منك على سؤاله أو طلبه؛
• <если>يوجد العديد من المستلمين في الحقل - ينتظر المرسل الرد من كل أو أي من المستلمين. في هذه الحالة، عند الرد، احفظ قائمة المستلمين التي حددها المرسل باستخدام وظيفة "الرد على الكل" (بالطبع، بشرط ألا ترغب عمدا في الرد على مؤلف الرسالة فقط، وإخفاء جوهر ردك من بقية المشاركين في المراسلات)؛
• <если>يظهر اسمك في حقل "نسخة" - يريد المرسل منك أن تكون على علم بالسؤال، لكنه لا يتوقع منك إجابة. وهذا يعني أنه لا ينبغي عليك الدخول في مراسلات بشأن هذه المسألة. إذا كنت لا تزال تقرر القيام بذلك، فإن علامة حسن النية هي أن تبدأ الرسالة بإحدى العبارات التالية: "إذا كان ذلك ممكنا، أود أن أشارك في مناقشة هذه القضية...", "اسمحوا لي أن أعبر عن رأيي ...".

أما بالنسبة لمجال BCC، فمن منظور أخلاقيات العمل، فهو أداة البريد الإلكتروني الأكثر إثارة للجدل. في بعض الأحيان يُنظر إليها على أنها أداة للمراقبة والمعلومات السرية تقريبًا. بعد كل شيء، المستلمون الذين تم وضعهم في نسخة مخفية الوجهة غير مرئيين للمستلمين الآخرين. في البعض، كقاعدة عامة، الشركات الكبرىوخاصة فيما يتعلق بالمسائل الأخلاقية، يُمنع منعا باتا استخدام هذا المجال في مراسلات الشركات، باستثناء المراسلات الجماعية. لكن في معظم الشركات يستخدمونه مع مراعاة القواعد التالية:

• إرسال رسالة مع ملء حقل "نسخة مخفية الوجهة" يفترض أن مؤلف الرسالة قد أخطر المستلمين المخفيين (أو سيفعل ذلك) بشأن سبب هذا النوع من الرسائل والغرض منه؛
• لا يحتاج المستلم المخفي إلى الدخول في المراسلات.

أثناء التدريبات، كثيرًا ما يُطرح علي السؤال التالي: هل توجد أي معايير مقبولة بشكل عام فيما يتعلق بالوقت الذي يكون من الضروري خلاله الرد على خطاب من عميل أو زميل؟ لكن لا يمكنك إعطاء إجابة عالمية لذلك.

إذا تحدثنا عن المراسلات الداخلية، فكل شيء هنا يتحدد من خلال سرعة وإيقاع حياة الشركة نفسها. هناك شركات يعتبر تأخير الرد فيها أكثر من ساعة ونصف من الأخلاق السيئة. وفي مكان ما يكون الجواب خلال النهار بترتيب الأشياء.

بواسطة قاعدة عامةيعتبر وقت الاستجابة الأكثر قبولًا للرسالة هو خلال 2-3 ساعات. هذا هو ما يسمى بوقت الانتظار المريح، عندما ينتظر المرسل الرد ولا يعاني من عدم الراحة الداخلية من صمت المرسل إليه.

ولكن ماذا لو أدركت، بعد استلام الرسالة وقراءتها، أنه لا يمكنك تقديم إجابة كاملة عليها خلال 24 ساعة؟ ثم، مع مراعاة قواعد الأخلاق الحميدة، قم بإخطار المرسل باستلامك للرسالة والموعد التقريبي للرد عليها. على سبيل المثال: "مرحبًا سيرجي فاسيليفيتش! تلقيت رسالتك. "سأجيب في اليومين المقبلين" أو "أندريه، لقد تلقيت الرسالة. شكرًا لك! للحصول على إجابة أحتاج معلومات إضافية. سأحاول الرد في وقت لاحق...".

نصيحة 6. اتبع القواعد الأساسية لتقديم المعلومات في الرسالة

لا يوجد الكثير منهم:

• عند قراءة خطاب، يتم وضع الحجم الأكثر راحة "على شاشة واحدة"، بحد أقصى - على صفحة A4؛
• يجب ألا يتجاوز حجم المرفقات المرسلة 3 ميجابايت. قد تتسبب الملفات الأكبر حجمًا في تجميد البريد لدى المستلم؛
• عند "تغليف" المرفقات، استخدم تشفير zip أو rar العالمي. وقد يتم حظر أو قطع الامتدادات الأخرى أثناء الإرسال مما يسبب مشاكل للمستلم؛
• لا تبدأ أبدًا الرد كرسالة جديدة (دون حفظ سجل المراسلات). وإلا فإن المستلم سيضطر إلى إضاعة الوقت في البحث عن الرسالة الأصلية؛
• الكتابة بلغة مفهومة للمتلقي قدر الإمكان. يتساءل الكثير من الناس عما إذا كان من المناسب استخدام مفردات الشركة المهنية أو الداخلية واللغة العامية والاختصارات والتعابير الإنجليزية.

في كل حالة محددةهذا يحتاج إلى معالجة بشكل منفصل.

وبالتالي، فإن المراسلات الداخلية للشركات في الشركة تكون دائمًا مليئة بالعامية والاختصارات: فهي مألوفة ومفهومة لجميع المشاركين وتوفر الوقت. لكن عليك استخدامها بعناية في المراسلات مع الأطراف المقابلة.

كانت هناك مثل هذه الحالة في ممارستي. كانت إحدى الزملاء تقوم بإعداد مواد لإحدى دور النشر وفي رسالتها الأخيرة كتبوا لها: "ماشا، يرجى إرسال جميع المواد الخاصة بك في أسرع وقت ممكن". قررت ماشا أن هذا كان تعيينًا لتنسيق غير معروف لها، والذي يجب ترجمة النص إليه. لقد قضت الكثير من الوقت، بطريقة أو بأخرى، لمعرفة كيفية تلبية طلب الناشر. تخيل انزعاج الآلة عندما تعلم، بعد يومين، أن كلمة "asap" الغامضة هي اختصار للكلمة الناطقة باللغة الإنجليزية المستخدمة على نطاق واسع "في أقرب وقت ممكن". لكن ماشا يمكنها إرسال المواد خلال نصف ساعة من لحظة تلقي الطلب!

نصيحة 7. قم بإنهاء كل حرف بكتلة من التوقيع وجهات الاتصال الخاصة بك

بغض النظر عن مدى معرفتك بالمستلم عن كثب ومدة استمرار مراسلاتك، يجب أن تحتوي كل رسالة من رسائلك على كتلة تتكون من التوقيع ومعلومات الاتصال. إنه عنصر لا يتجزأ من الثقافة علاقات عمل.

يجب أن تحتوي الكتلة على:

• اسمك الأول والأخير. ليست هناك حاجة لاستخدام الاختصارات. بدلاً من “ت.ل. فوروتينتسيف"في توقيعي أشير "تمارا ليونيدوفنا فوروتنتسيفا"أو "تمارا فوروتينتسيفا"حتى يفهم المرسل إليه كيفية الاتصال بي في رسالة الرد؛
• موقعك. وهذا يمنح المتلقي الفرصة لفهم حدود سلطتك و الكفاءة المهنيةعند حل القضايا.
• معلومات الاتصال (الهاتف، البريد الإلكتروني، اسم الشركة، الموقع الإلكتروني). بهذه الطريقة ستوفر للمستلم فرصة التواصل التشغيلي الإضافي إذا لزم الأمر.

إلى كل ما قيل، أريد أن أضيف: الخاص بك رسائل البريد الإلكتروني- نفس الملابس التي يحيونك بها. بمعنى آخر، من خلال مراعاة آداب المراسلات التجارية، ستترك انطباعًا رائعًا لدى المتلقي.

في الحروف شخص ذكيتعكس طبيعة من توجه إليهم.

[ليشتنبرغ جورج كريستوف]

اكتب نوع الرسائل التي ترغب في تلقيها.

[القول المأثور القديم]

الرسالة هي حجة قوية في عالم الأعمال.

[بختريفا فيكتوريا]

1. لماذا توجد معايير مؤسسية موحدة في المراسلات التجارية؟

المراسلات الإلكترونية هي سمة إلزامية للاتصالات التجارية لأي شركة. لا توجد عمليا أي شركات لا تستخدم البريد الإلكتروني. لكن اسأل نفسك الأسئلة التالية:

• هل حدث لك يومًا أنه عندما ترسل بريدًا إلكترونيًا إلى أحد زملائك، تشعر وكأنك ترسل رسالة إلى ثقب أسود، وقد لا يستجيبون لك ببساطة؟
• عندما يتصل الموظفون ببعضهم البعض ويطلبون من بعضهم البعض قراءة رسالة بريد إلكتروني بشكل عاجل، ويحدث هذا طوال اليوم
• عندما لا تستطيع مطلقًا فهم ما يريدونه منك بالضبط في رسالة البريد الإلكتروني
• عندما تغرق القضايا المعقدة والصعبة عند مناقشتها عبر البريد الإلكتروني في بحر من المعلومات والتفاصيل ولا يتم حل المشكلة أبدًا

إذا كانت هذه المشكلات ذات صلة بك، فيمكنك كسب الكثير من الوقت كل يوم من خلال تنفيذ قواعد موحدة للمراسلات الإلكترونية. في هذا المقال سنتحدث عن آداب المراسلات التجارية.

2. سبع قواعد رئيسية لأخلاقيات المراسلات التجارية

دعونا نقسم قواعد المراسلات التجارية بشكل مشروط على قواعد الأخلاقو قواعد الاتصال وتبادل المعلومات.

تخضع قواعد الاتصال لقواعد تبادل المعلومات ضمن العمليات التجارية والمشاريع. وسوف نخصص لهم مقالا منفصلا. تشكل قواعد الأخلاق أسلوب العلاقات الداخلية بين موظفي الشركة وتؤثر حتماً على تشكيل صورة شركتك بين الشركاء. على سبيل المثال، تلقيت مؤخرًا رسالة من أحد شركائنا تبدأ بالكلمات، "مساء الخير يا بختيريف". هل تعتقدين أن تعاوننا نجح؟

لكي لا "تفقد ماء وجه" الشركة عند إجراء المراسلات التجارية، من الضروري اتباع "القواعد الذهبية" لأخلاقيات المراسلات التجارية:

1. نحن دائمًا نبدأ الرسالة بالاستئناف
2. يجب أن يكون موضوع الرسالة
3. قبل الإرسال، يرجى التحقق من الإملاء وعلامات الترقيم، أخطاء الكلام
4. يجب أن تكون الرسالة منظمة (بدون ماء!)
5. يجب أن تحتوي الرسالة على الصياغة الصحيحة
6. إذا أرسلنا مرفقات في رسالة، فتأكد من كتابة أن هناك ملفات مرفقة (ستساعد هذه الخطوة في تجنب المواقف عندما ترسل رسالة ولا يتم إرفاق الملف؛ بعد أن قرأ المستلم الرسالة ولم يعثر على المستند المرفق) ، يمكنه الرد بسرعة والكتابة إليك بأن المستندات المرفقة التي أشرت إليها في الرسالة مفقودة).
7. نحن لا نحذف المراسلات أبدًا. واحدة من أهم النقاط. لا ينبغي أبدًا حذف سجل الرسائل، نظرًا لأن الرسالة عبارة عن مستند. إذا لزم الأمر، يجب أن تكون قادرًا دائمًا على رفع سجل مراسلاتك. على سبيل المثال، قام راديسلاف غانداباس بتضمين طلب بعدم حذف سجل المراسلات في توقيعه.

3. أنواع الحروف

هناك العديد من التصنيفات المختلفة، ونقترح التمييز بين الحروف وفقًا لبنيتها التصميمية:

1. خطاب التواصل (خطاب الرفض، خطاب المطالبة، خطاب الاعتراف، خطاب التبرير، إلخ.)
2. رساله الموافقه

التواصل بالرسائل

نقوم في هذا النوع من الرسائل بتضمين جميع أنواع الرسائل التي يستخدمها الموظف في سياق أنشطته المهنية.

هيكل الرسالة

لا ينبغي تنسيق الرسالة في نص واحد. يجب أن تكون منظمة بشكل واضح ومصممة بشكل جيد بحيث لا يغيب عن المتلقي المعلومات المهمة. يتكون هيكل الرسالة من مكونات واضحة:

موضوع الرسالة

يجب أن يحتوي موضوع الرسالة على الإجراء المحدد الذي تتوقعه من المدعى عليه: "الاتفاق على اتفاق"، "اقتراح قضايا للنظر فيها"، "إرسال تقرير"، وما إلى ذلك.

إذا كنت ترسل مستندات، فيجب أن يحتوي سطر الموضوع على بيان واضح بالمستندات الواردة في مرفق الرسالة.

لماذا من المهم تنسيق موضوع بريدك الإلكتروني بشكل صحيح؟

من السهل جدًا العثور على الرسالة اللازمة في التدفق اليومي للمعلومات بناءً على موضوع الرسالة. لن يتم فقدان حرف واحد.

ملاحظة: إذا قمت بإرسال خطاب داخل الشركة، فسيتم تنسيق موضوع الرسالة وفقًا لمعيار معين، وإذا قمت بإرسال خطاب خارج الشركة، فمن المستحسن تنسيق الموضوع وفقًا للقالب: اسم الشركة: الغرض من الرسالة.

كلما كان نص الرسالة أكثر بناءة، كلما كان ذلك أفضل! إحدى مهارات الكتابة التجارية الأساسية التي يجب عليك تطويرها لدى موظفيك هي القدرة على صياغة أفكارك بوضوح وإيجاز.

ملاحظة. إذا ذكرنا، أثناء كتابة الرسالة، حقيقة من رسالة المحاور، فيجب اقتباسها وفصلها باللون أو الخط.

توقيع الشركة

يجب أن يكون نموذج توقيع الشركة هو نفسه لجميع موظفي الشركة.

يجب أن يتضمن التوقيع جميع التفاصيل الأساسية للمرسل إليه حتى يتمكن مستلم الرسالة من الاتصال بك بسهولة إذا لزم الأمر.

بإخلاص،

الاسم الكامل، المنصب.

ملاحظة. إذا أردنا علاقة حميمة مع شريك/عميل، فمن المفيد إصدار توقيع شخصي. من دواعي سرور أي شخص أن يتلقى رسالة ذات طابع شخصي، حتى في المراسلات الرسمية.

يشير التوقيع الشخصي دائمًا إلى نص الرسالة. مثال: اتمنى لك يوم جيد/ شكرًا لك / كان من دواعي سروري التحدث معك اليوم / شكرًا لك على تخصيص وقتك في مثل هذه القضية المهمة / مرحبًا بالعائلة والأطفال، وما إلى ذلك.

لنسخ

نقوم بملء الحقلين "إلى" و"نسخة" أخيرًا، حتى لا نرسل رسالة عن طريق الخطأ عندما لا تكون جاهزة بعد.

ما الفرق بين الحقلين "إلى" و"نسخة"؟

في الحقل "إلى"، نقوم بإدخال عنوان الشخص الذي نحتاج إلى تنفيذ بعض الإجراءات منه.

في حقل "نسخة" نقوم بإدخال عنوان الشخص الذي سيستفيد من قراءة محتويات الرسالة.

ملاحظة. لقد أثبتت تجربتنا أن حقل Cc مفيد جدًا. إذا كنا نتفاوض مع موظف عادي، فإننا نناقش أسئلة مهمةلكننا لا نتلقى إجابات على الأسس الموضوعية وفي وقت محدد، فمن المفيد إدراج نسخة من خطاب المدير أو المدير الأعلى، وستبدأ المراسلات على الفور بطريقة بناءة.

لسوء الحظ، في العديد من الشركات على المستوى ثقافة الشركاتليس على المستوى المناسب، ونتيجة لذلك تنشأ المواقف عندما يكون الموظف بحاجة إلى رقابة صارمة من قبل فريق الإدارة حتى يتمكن من القيام بعمله بشكل جيد.

يحتوي Outlook أيضًا على وظيفة مثل "Bcc" - وهي أداة مهمة تسمح لك بإبلاغ الأطراف المعنية بالرسالة، ولكن في نفس الوقت لا تربك المستلم بأن الرسالة ليست موجهة إليه وحده!

رساله الموافقه

نوع مهم من الرسائل يسمح لك بتلخيص الاجتماع وصياغة الاتفاقيات كتابيًا وتحديد وقت الانتهاء وتوضيح: هل فهم الطرفان بشكل صحيح ما يجب عليهما فعله؟

ومن المفيد صياغة مثل هذه الرسائل بعد الاجتماعات والمفاوضات والمؤتمرات من أجل التوصل إلى اتفاقيات مكتوبة ورؤية مشتركة لتنفيذها.

هيكل الرسالة:

1. تحياتي وخطابي وشكرًا للمشاركين في المناقشة.
2. - التأكيد على غرض الاجتماع الذي تم خلاله التوصل إلى الاتفاقيات.
3. قائمة بجميع المسائل التي تمت مناقشتها فيما يتعلق بالقرارات المتخذة بشأنها وتعيين المكلف بالتنفيذ.
4. تسجيل الأفكار التي لا تحتاج إلى تنفيذ عاجل للتاريخ.
5. سؤال للمخاطبين: هل تم أخذ كل شيء بعين الاعتبار؟ هل هناك أي تعليقات أو إضافات؟

على سبيل المثال:

تنسيق خطاب

الخط

يجب أن يكون خط الرسالة موحدًا، ويمكن تسليط الضوء على النقاط الرئيسية والعناوين بخط مائل، ولكن من الضروري الالتزام بأسلوب تصميم واحد.

ملاحظة. يجب أن تتذكر دائمًا أن الكلمات المكتوبة بأحرف كبيرة يُنظر إليها على أنها ترفع النغمة. وينبغي تجنبها.

فقرة

يُنصح بصياغة كل فكرة على حدة في فقرة منفصلة لتسهيل فهم النص.

المسافات البادئة

يجب ألا تندمج الفقرات مع بعضها البعض. لجعل الرسالة أكثر قابلية للقراءة، يجب أن تكون المسافات البادئة بعد التحية وقبل كل فقرة وقبل التوقيع:

لجعل الرسالة أكثر جاذبية بصريًا، من الأفضل تنسيق الروابط الموجودة في نص الرسالة كارتباطات تشعبية:

أسلوب الكتابة

نحن ندعوك إلى فصل دراسي رئيسي لسيرجي بختيريف.

اربح ساعة واحدة على الأقل من وقت الفراغ يوميًا مع هذا التدريب!

في الفصل الرئيسي سوف تتعلم:
✓ كيفية إدارة المهام بحيث يتم إنجاز جميع المهام بنسبة 100% وفي الوقت المحدد
✓ كيفية الإعداد وإدارة الاجتماعات بشكل فعال
✓ كيفية تنظيم العمل الإنتاجي للموظفين في مكتب واحد

لا يوجد مكان في العمل بدون مراسلات تجارية، بغض النظر عما إذا كنت تكتب نيابة عن شركة، أو نيابة عن نفسك كرجل أعمال خاص. أو بالأحرى كيف تتبع قواعدها. سيحكم عليك شركاؤك التجاريون أو عملاؤك المحتملون إلى حد كبير من خلال كيفية تواصلك معهم. يمكن القول أن خطاب العمل هو "وجه" رجل الأعمال. وحتى لا تفقدها، من المهم التعرف على القواعد الذهبية للتواصل بهذا التنسيق.

قواعد المراسلات التجارية عبر البريد الإلكتروني

نظرا لأن البريد الإلكتروني يستخدم الآن في كثير من الأحيان أكثر من البريد العادي، فقد قررنا الانتباه إلى كيفية إجراء المراسلات التجارية بشكل صحيح عبر الإنترنت. فيما يلي بعض التوصيات التي، إذا تم اتباعها، ستمنعك من فقدان ماء الوجه أمام محاورك.

اسم صندوق البريد

أول ما يلفت انتباهنا عندما نفتح رسالة جديدة هو العنوان الذي أرسلت منه. يقلل الكثير من الأشخاص من أهمية هذه النقطة ويرسلون رسائل عمل من حسابات البريد الإلكتروني الشخصية. لا حرج في هذا طالما أن عنوان البريد الإلكتروني يحتوي فقط على اسمك بتنسيق يمكن للإنسان قراءته. ولكن إذا كانت هناك ألقاب مختلفة مثل "kissa1988" أو "pupsik-26"، فإن إرسال رسالة من صندوق البريد هذا أمر غير مقبول بكل بساطة. تخيل ما هي المشاعر التي ستشعر بها الشخص عندما يتلقى عرض عمل من "فاتنة" أو "حبيبة".

كما أن العناوين البريدية التي تبدأ بـ info@ وinbox@ وما شابه ذلك غير مرحب بها في المراسلات التجارية. ببساطة لا يتم أخذها على محمل الجد، وهناك احتمال كبير ألا يتم فتح البريد الإلكتروني. معظم الخيار الأفضل– هو إجراء المراسلات التجارية من صندوق البريد [البريد الإلكتروني محمي]، حيث الاسم هو اسمك الأول والأخير، الشركة هي اسم الشركة.

المستلمون

في مراسلات البريد الإلكتروني، من الممكن إرسال خطاب إلى المرسل إليه المباشر ونسخ المستلمين الآخرين. من غير المتوقع أن يستجيب المستلمون الموجودون في نسخة الرسالة لها. إنهم مثل المراقبين المدعوين. لذلك، قبل الإرسال، حدد مقدما من الذي تريد تلقي إجابة منه وترتيب المستلمين بشكل صحيح. ومع ذلك، إذا أمكن، لا تقم بإدراج عدة أشخاص كمستلمين مباشرين لبريدك الإلكتروني. قد يحدث موقف حيث لن يجيبك أي منهم إذا قرر الجميع عقليًا "تحويل" هذه المسؤولية إلى مرسل إليه آخر.

إذا وجدت نفسك في نسخة من خطاب عمل، فكما تفهم بالفعل، فإن المرسل لا ينتظر ردك. لكن إذا أصبح من الضروري الرد عليك بشكل محدد، فيمكنك القيام بذلك، لكن سيكون من الأدب أن تعتذر في بداية الرسالة عن “التدخل”.

تنسيق خطاب

أسلوب العمل الرسمي. في المراسلات التجارية، بالطبع، يتم استخدام الأسلوب الرسمي. يفتقر إلى الصفات والمؤهلات والتفاصيل غير الضرورية. فقط التفاصيل والوضوح والمنطق. بعد كتابة رسالة عمل، من المفيد قراءتها مرة أخرى وإزالة جميع العبارات التي لا تحمل أي معنى خاص ولا تغير جوهر ما ورد. فقط عندما تكون متأكدًا من إزالة كل هذه الكلمات والعبارات، يمكنك القول أنه تم اتباع قاعدة كتابة خطاب العمل هذه.

معرفة القراءة والكتابة. إن القول بأنه من المهم كتابة رسالة بشكل صحيح وبدون أخطاء هو نفس القول "يجب أن يكون رجل الثلج مصنوعًا من الثلج". ومع ذلك، لا يمكن تجاهل هذه القاعدة. محو الأمية هو أساس أي مراسلات. من غير المرجح أن يأخذ أي شخص خطابًا تجاريًا يحتوي على أخطاء إملائية على محمل الجد.

موضوع الرسالة. لا بد من كتابته. حاول أن تجعلها قصيرة ولكن موجزة، حتى يتمكن المستلم من فهم موضوع الرسالة على الفور بنظرة واحدة. يجب ألا يتكون الموضوع من كلمة واحدة. "معلومات" و"سؤال" وما إلى ذلك. - موضوعات الرسائل التجارية غير الصحيحة. " عرض تجاريمن الشركة X" هو الموضوع الصحيح. إذا كانت المعلومات الواردة في رسالتك مهمة بشكل خاص، فيمكنك وضع علامة "أهمية" خاصة عليها، والتي تتوفر في جميع خدمات البريد الإلكتروني تقريبًا.

الخط. يجب أن يكون نص الرسالة قابلاً للقراءة أولاً. لذلك، استخدم الخط Arial أو Times New Roman، حدد حجم متوسط ​​(على سبيل المثال، في mail.ru حجم الخط الأمثل هو 3). لا تجرب الخطوط أو الألوان. وهذا غير مناسب في المراسلات التجارية. لا تستخدم Caps Lock علامات التعجبوالعديد من الشخصيات الخاصة (بما في ذلك الرموز). الشيء الوحيد المسموح به هو إبراز بعض العبارات بالخط المائل أو الغامق. لكن حاول استخدام هذا فقط عند الضرورة القصوى.

لسهولة القراءة وتوصيل الأفكار بشكل أفضل، يمكنك استخدام العناوين الفرعية في نص الرسالة. ولكن لا ينبغي أن يكون هناك الكثير منهم - لا يزيد عن 3-4.

يجب ألا تزيد الفقرة الواحدة عن 4 أسطر. عندما نقرأ فقرات طويلة جدًا، يصبح النص غير واضح ويمكن أن تضيع الفكرة الرئيسية.

وينبغي إعداد أي تعدادات وقوائم باستخدام علامات خاصة.

قالب الشركة. سيكون أمرًا رائعًا إذا قمت بتطوير قالب بريد إلكتروني يحمل علامة تجارية بأسلوب شركتك. وسوف ترسل جميع رسائل العمل فقط مع هذا القالب. سيسمح لك ذلك بالتميز عن الآخرين والحفاظ على الشكليات التي تتطلبها رسالة العمل. ومع ذلك، يجب ألا تبالغ في استخدام "العلامة التجارية" - فالإبداع المفرط لن يؤدي إلا إلى الإضرار. ما زلنا نتحدث عن الاتصالات التجارية، وليس الترفيه. لا تنس أيضًا أن المستلمين يمكنهم قراءة رسائلك ليس فقط على أجهزة الكمبيوتر الخاصة بهم، بل أيضًا عليها أجهزة محمولة. ولذلك، يجب تحسين القالب لدرجات دقة الشاشة المختلفة.

يجب أن يحتوي الخطاب الواحد على خبر واحد فقط. وبناء على ذلك، ينبغي توقع إجراء مستهدف واحد فقط من المتلقي. يعتبر من غير الصحيح وضع عدة أسئلة أو اقتراحات أو طلبات للمستلم في رسالة واحدة في وقت واحد.

وينبغي تقسيمها إلى الأجزاء التالية:
- مقدمة؛
- الجزء الرئيسي؛
- خاتمة.

اذكر في المقدمة بإيجاز غرض الرسالة وأسباب كتابتها. الجزء الرئيسي هو جوهر الرسالة. في الختام، تحتاج إلى تلخيص ما ورد أعلاه - يمكن أن يكون الاستنتاجات والطلبات والتعليمات والاقتراحات وما إلى ذلك. من غير المرغوب فيه للغاية استخدام أي "ملاحق" في المراسلات التجارية. وتجنب أيضًا الأمثال والاستعارات والأمثال وما إلى ذلك.

إذا كنت بحاجة إلى إرسال صورة رسومية في رسالة، فلا تقم بإدراجها في نص الرسالة نفسها، ولكن قم بإرفاقها كملف منفصل. قد لا يتم عرض الصور بشكل صحيح على أجهزة مختلفة أو قد يتم تعطيلها بالكامل في واجهة برنامج البريد الإلكتروني للمستلم. في النص، عند الضرورة، ما عليك سوى الإشارة إلى "المعلومات موجودة في الملف المرفق". إذا كان هناك العديد من هذه الملفات، فتأكد من كتابة أسمائهم.

إذا كنت تستخدم اختصارات ومختصرات للكلمات، فيجب أن تكون متأكدًا بنسبة 100% من أن المتلقي سيفهم المقصود منها. بشكل عام، من الأفضل التصرف بطريقة آمنة وعدم استخدام مثل هذه الأشياء.

قلة العواطف. يجب ألا تحتوي الرسائل التجارية على أي منها التلوين العاطفي. على الاطلاق. حتى لو كنت تكتب شكوى وتريد حقًا إظهار ملء سخطك، أو على العكس من ذلك، فأنت تشكر شريكك بصدق على الصفقة الناجحة. يجب أن تكون الرسالة مقيدة وحتى بدم بارد إلى حد ما. كل شخص يقدر شخصيته الفردية، ولكن المراسلات التجارية لا تفعل ذلك أفضل طريقةاظهار ذلك. رسالة رسمية من شخص فرحان أو حزين أو عامل نظافة أو المدير العاميجب أن تكون هي نفسها.

استخدام المفردات. لربط الجمل في المراسلات التجارية تستخدم التعابير المستقرة التالية:

1. لهذا السبب؛
3. بناء على ما؛
4. بحكم (شيء)؛
5. وفقا لل؛
6. قائم على؛
7. انتبه على؛
8. مع مراعاة؛
9. ما خدم.

وما إلى ذلك وهلم جرا. ايضا في الرسائل التجاريةيُسمح باستخدام الاختصارات والمختصرات المقبولة عمومًا في الصناعة التي تكتب فيها الرسالة. إذا كنت تشك فيما إذا كان المرسل إليه سيفهم اختصارًا محددًا، فمن الأفضل كتابة العبارة بالكامل.

تحيات. من فضلك لا تستخدم العبارة المبتذلة "يوم جيد". قد يقول المرء أن هذا شكل سيء ليس فقط بالنسبة للمراسلات التجارية، ولكن أيضًا بالنسبة لرسائل البريد الإلكتروني بشكل عام. التحية المثالية هي "مرحبًا، الاسم الأول/الاسم الأوسط". بالمناسبة، من الجيد مخاطبة مستلم الرسالة بالاسم ليس فقط في التحية، ولكن أيضًا على طول النص. إذا كنت تكتب إلى شخص لا تعرفه شخصيًا، فيجب عليك الإشارة في البداية إلى المكان الذي حصلت منه على عنوان المستلم.

حجم الحرف. هذا ليس عملاً خياليًا وليس أفكارك الشخصية "حول الموضوع". يجب أن تكون الرسالة قصيرة قدر الإمكان لنقل جميع المعلومات الموجودة فيها. من الأفضل أن يتناسب نص الرسالة مع "شاشة" واحدة. قراءة الرسائل الطويلة أمر متعب، ويجدها الكثير من الناس مزعجة.

الردود على الرسائل. عند الرد على رسالة تتلقاها، انقر دائمًا على زر الرد، وليس على زر الكتابة. باستخدام الخيار الأول، سيتم تضمين سجل مراسلاتك بالكامل تلقائيًا في ردك. هذا صحيح، لأن الشخص قد لا يتذكر على الفور من أنت وماذا تريد منه إذا لم ير قصة الخلفية. خاصة إذا مر أكثر من خمسة أيام على آخر مراسلة. لا تتردد في اقتباس محاورك أثناء الرد على رسالته. سيعطيه هذا فرصة لتذكر ما تحدثت عنه من قبل.

اشكر الشخص الآخر دائمًا عند الاقتضاء. على سبيل المثال، يمكنك كتابة "فلاديمير، شكرًا لك على رسالتك" أو "إيرينا ألكسيفنا، شكرًا لك على هذا الرد السريع". ستظهر هذه الفروق الدقيقة احترامك للمحاور وتخفف من مزاج التواصل الإلكتروني.

إذا أرسل لك المحاور رسالة عبر فيها عن عدم رضاه أو حتى كان وقحا معك بشكل علني، فحاول ألا ترد عليه بنفس الطريقة، مهما كنت ترغب في ذلك. تختلف المواقف، لكن استجب دائمًا بأدب وضبط النفس.

وبطبيعة الحال، كلما كان الرد أسرع، كلما كان ذلك أفضل. إنه لأمر رائع أن تتمكن من الرد في غضون ساعات قليلة. هذه الفترة هي الأمثل. ولكن لنفترض أننا حصلنا على رد في غضون أيام قليلة. يقول علماء النفس إن الوقت المريح الذي ينتظر فيه الشخص الرد على رسالة البريد الإلكتروني هو 48 ساعة، أي يومين. إذا كان عليك الانتظار لفترة أطول، فقد يُنظر إلى ذلك على أنه عدم احترام أو جهل. إذا كان السؤال المطروح في الرسالة يتطلب منك مزيدًا من الوقت للرد، فتأكد من كتابة أنك تلقيت الرسالة وقبلتها للنظر فيها وسوف ترد عليها في أقرب وقت ممكن. بهذه الطريقة لن يشعر المرسل على الأقل بالتجاهل.

اختتام الرسالة. لا تكتب عبارات يمكن اعتبارها محاولة للتلاعب: "آمل حقًا أن يكون هناك تعاون مربح"، "شكرًا لك مقدمًا على إجابتك"، وما إلى ذلك. وداعا عبر البريد الإلكتروني أفضل في العبارات"مع احترامي" و"خالص أمنياتي" ونحو ذلك. نعم، مثل هذه العبارات مبتذلة، لكنها مناسبة تماما للاتصالات التجارية. في التوقيع، اكتب اسمك الأول واسم العائلة والمنصب واسم الشركة. اترك أيضًا تفاصيل الاتصال حيث يمكن الاتصال بك، بخلاف البريد الإلكتروني.

وقت الإرسال. بالطبع، رسائل البريد الإلكتروني لا تعني أنه يجب قراءتها فور استلامها. ولكن في أخلاقيات العملتعتبر المراسلات عبر البريد الإلكتروني من غير المناسب إرسال رسائل بريد إلكتروني في عطلات نهاية الأسبوع، العطل، في وقت متأخر من المساء أو في الليل. حاول الالتزام بساعات العمل القياسية.

وبالطبع، قبل النقر على زر "إرسال"، تحقق بعناية من كتابة اسم المستلم وعنوان بريده الإلكتروني. أعد قراءة نص الرسالة بالكامل وتحقق من وجود أخطاء إملائية أو عبارات غير صحيحة.