نماذج من الرسائل التجارية. أخلاقيات المراسلات التجارية

من حيث المبدأ، لا ينبغي أن تنشأ أسئلة حول كيفية وبأي وسيلة يمكن إنشاؤها وإرسالها. ومع ذلك، ليس الجميع على استعداد لبدء هذه المهمة فورًا عندما يتعلق الأمر بالرسائل الرسمية، خاصة عندما يتوقع كاتب الرسالة تلقي الرد. سأفتحه لك أسرار صغيرةالمراسلات التجارية، كلما كانت طبيعة الرسالة وأسلوبها أكثر صرامة، زادت فرصة الرد من المستلم. في هذا الدرس، سأقدم العديد من نماذج رسائل البريد الإلكتروني التي من شأنها أن تساعد المستخدمين على تحديد أسلوبهم الخاص ومن ثم إنشاء الرسائل بالطريقة الأكثر كفاءة.

أولاً، علينا أن نقرر طبيعة الرسالة التي سننشئها. أقوم بتقسيم جميع رسائل البريد الإلكتروني الصادرة إلى ثلاثة أنواع رئيسية:

• عرض الأعمال
• تحقيق الأعمال
• عنوان ودية

وفقًا لذلك، لدي قوالب لجميع الأنواع الثلاثة، سواء في شكل ملفات نصية بسيطة أو في شكل قوالب مصممة خصيصًا لبرامج بريد إلكتروني محددة. دعنا ننتقل إلى كل واحد منهم بالترتيب.

عرض الأعمال

مرحبًا (مساء الخير)، [اسم الشخص المخاطب]!

يُنصح بالإشارة إلى الاسم في أي حرف عند التواصل، لأن العنوان الشخصي يجعل الشخص في مزاج ودي. ومع ذلك، إذا كنت لا تزال غير قادر على معرفة الاسم، فستكون تحية القالب كافية.

اسمحوا لي أن أقدم انتباهكم إلى خدمة جديدة ( منتج جديد) من شركتنا [اسم الشركة].

اسمحوا لي أن أعرض التعاون في مجال [اسم مجال النشاط].

بعد ذلك، قم بوصف موجز لمزايا الاقتراح الخاص بك من حيث السعر أو بعض خصائص الجودة. الشيء الرئيسي هو عدم المبالغة في ذلك. ميغابايت من النصوص، وحتى مكملة بصور مشرقة لا معنى لها، تخيف الناس فقط. إذا كان مستلم الرسالة مهتما بعرضك من الأسطر الأولى، فسوف يتصل بك بالتأكيد للحصول على معلومات إضافية.

إذا كنت مهتما بجدية الناس الضرورييناتصلت بك عند أول اتصال، أي أنه من المنطقي التفكير في إمكانية الوصول ليس فقط من خلال بريد إلكتروني. ستكون فكرة جيدة إنشاء حسابات في خدمات مثل اي سي كيو وسكايب. في بعض الأحيان يكون من الأسهل على الشخص الاتصال بك عبر الهاتف العادي، إذا تركت الرقم في توقيعك بعناية.

تسأل لماذا تحتاج إلى تكرار عنوان البريد الإلكتروني الخاص بك في التوقيع، إذا تم إعادة توجيهه تلقائيًا بواسطة خادم البريد. القاعدة هنا هي أن المعلومات الزائدة في المراسلات التجارية ليست ضرورية على الإطلاق. دعونا نتخيل موقفًا حيث يتم استلام رسالتك من قبل شخص من المحتمل ألا يكون مهتمًا بالعرض، أو ببساطة غير مؤهل للرد عليه بشكل صحيح. يقوم بإعادة توجيه الرسالة المستلمة إلى مستخدم آخر، ولكن لسبب ما، يتم فقدان معلومات حول المرسل الحقيقي من البيانات المضافة تلقائيًا، مما يجعل من الصعب الاتصال بك. ومع ذلك، سيكون دائمًا ما يكفي إلقاء نظرة على التوقيع لتحديد مؤلف الرسالة وجهات الاتصال اللازمة له.

تحقيق الأعمال

مرحبا مساء الخير)!

أو إذا كان اسم المرسل إليه معروفا (عزيزي، [الاسم، اسم العائلة])!

يرجى تقديم معلومات حول المنتج (الخدمة) [اسم المنتج/الخدمة] مع الوصف المواصفات الكاملةوالصفات التنافسية.

قائم على القانون الاتحادي RF [رقم الوثيقة وتاريخها]، يرجى تقديم المعلومات [وصف البيانات اللازمة للحصول عليها].

يمكنك أيضًا الاتصال بإدارة خدمة معينة على الإنترنت في حالة انتهاك حقوقك.

فيما يتعلق بانتهاك البند [رقم البند في اتفاقية المستخدم] من اتفاقية المستخدم، وهي: "[اقتباس نص كاملالنقطة المسماة]"، أطلب منك إجراء تفتيش واتخاذ العقوبات المناسبة ضد المذنب [المسؤول (إذا كنا نتحدث عن موظفي الخدمة)] الشخص [الموقع (اسم الموقع)]. يرجى الإبلاغ عن نتائج التفتيش والعقوبات المفروضة على [عنوان بريدك الإلكتروني].

عنوان ودية

تحياتي (يوم جيد) (مرحبا)، [اسم الشخص]!

عندما تتصل بنا لأول مرة بطريقة ودية، مؤشر جيدستكون رسالتك النصية كاملة. سيشير النص الضخم المكتوب بشكل صحيح إلى اهتمامك الكبير بالاتصال الشخص المناسبوسوف تثير الرغبة في الاستجابة. لا تنس أن تبدأ المحادثة ببعض الأسئلة الأولية.

مثال البريد الإلكتروني

في الظروف العالم الحديثغالبًا ما يبدأ الاتصال التجاري بالمراسلات التجارية - شكل مكتوب من التعاملات التجارية، والذي يتضمن أي نوع من المراسلات (خطاب، رسالة، الخ) يرسلها أي مسؤول نيابة عنه وبحكم منصبه.

أحد الجوانب المهمة هو الامتثال لمعايير آداب معينة. وبخلاف ذلك، قد يتم قطع الاتصالات القائمة وقد يتم فقدان العميل أو شريك العمل. تساهم المراسلات التجارية المصممة جيدًا في ترك انطباع أفضل عنك أو عن الشركة.

إن إتقان سحر الحروف أمر مهم لكل شخص. لنفترض عند البحث عمل جديد: تجميع وإرسال السيرة الذاتية، مهام الاختبار, تغطي الرسائل, معلومات اضافية عن نفسك , الاتفاق على موعد اللقاء .

ومن المثير للاهتمام أن قواعد المراسلات التجارية الموجودة اليوم تم تطويرها منذ حوالي 150 عامًا في إنجلترا.

أنواع الرسائل التجارية

لتقرر كيفية كتابة رسالة، عليك أن تعرف الاختلافات بين أنواعها. سيساعدك هذا على تحديد موضوع الرسالة وتصميمها الصحيح. سيساعدك هذا على تجنب الظهور بمظهر الغبي في عيون خصم مهم.

وفقا لهيكل التصميم هناك:

• خطابات التواصل

ويشمل ذلك رسائل الرفض والدعاوى والأعذار والاعترافات. كل ما يستخدمه الموظف في سياق أنشطته المهنية.

• خطابات الاتفاق

نوع مهم من الكتابة. وبفضلها يتم تلخيص نتائج الاجتماع وتكوين الاتفاقيات وتحديد وقت إنجاز المهام ويقتنع الطرفان بالفهم الصحيح للعقد.

قواعد خطاب الأعمال

إن الطريقة التي يسمح بها المدونون لأنفسهم بالتعبير عن أنفسهم ليست من اختيارك. ليس هناك عذر للأخطاء والأخطاء المطبعية. لا يمكنك مواساة نفسك بصعوبات تعلم اللغة منذ الطفولة. يجب أن تكون متطلبًا من نفسك قدر الإمكان. وإلا فإنه يرسم صورة سلبية عن شخصيتك وتعليمك.

تكمن خصوصية المراسلات التجارية في أن الأخطاء الإملائية للكلمات المهنية تعتبر مؤشراً على عدم كفاءة الشخص في المجال المختار.

القواعد الاساسية:

1. تجنب استخدام الكلمات التي لا تعرف تعريفها الدقيق. كحل أخير، تحقق من معانيها في القواميس.
2. تجنب استخدام مصطلحات محددة. قد تكون بعض الكلمات غير مألوفة للمحاور وقد يساء تفسيرها من قبله. تتضمن آداب المراسلات التجارية في مثل هذه الحالات تقديم شرح للمصطلحات والاختصارات.
3. اكتب في جمل قصيرة. يعد طول الإنشاءات وازدهارها مناسبًا عند كتابة الرواية، وليس أثناء المفاوضات التجارية.
4. قم أولاً بكتابة الرسالة ليس في نص الرسالة، ولكن في مستند على جهاز الكمبيوتر الخاص بك أو المحرر عبر الإنترنت. الجانب الإيجابي هو التدقيق الإملائي وعلامات الترقيم التلقائي للنص. ويمنع هذا أيضًا إرسال الرسالة عن طريق الخطأ إلى المستلم قبل الأوان أو فقدانها بسبب إغلاق المتصفح أو فقدان الإنترنت. عند العمل في Microsoft Word، استخدم الحفظ التلقائي للمواد على فترات زمنية معينة.
5. يجب عليك تجنب كتابة رسالة على هاتفك أو جهازك اللوحي. هناك خطر التصحيح التلقائي غير المناسب.
6. قبل الإرسال، تحقق من وجود أخطاء واتساق النص. يوصى بإعادة فحص النص المكتوب مرة أخرى بعد ساعة، والتحول مؤقتًا إلى أشياء أخرى ونسيان كتابته. سيساعدك هذا على النظر إلى النص من منظور مختلف، ورؤية كل الأخطاء.

تنسيق خطاب تجاري

مطلوب اهتمام خاص بالتفاصيل عند إعداد وإجراء المراسلات. كما أنه يُظهر الاحترام لخصمك ويسمح لك بتوفير الوقت الذي يمكن قضاؤه في إعادة صياغة المادة.

ولا ينبغي إهمال الجوانب التالية:

• الملء الصحيح لسطر الموضوع في الرسالة

إذا كانت هذه هي الرسالة الأولى، فقد يكون العنوان مشرقًا. ومع ذلك، إذا كان التواصل مع الخصم موجودًا بالفعل، فيجب ذكر موضوع الرسالة بإيجاز وإيجاز. هذه هي أساسيات التواصل. فهي تساعدك في العثور على الرسالة بعد فترة حتى تكون إعادة قراءتها سهلة لكل من المرسل والمتلقي.

• الاقتباس

قد تحتوي الرسالة التي ترسلها على أسئلة يجب عليك الإجابة عليها. ومن المنطقي الإجابة عليها، نقلا عن كل واحد على حدة. عند إرسال خطاب مع العديد من عمليات إعادة التوجيه، فإن الأمر يستحق استخدام الترقيم وتقسيم النص إلى فقرات. بهذه الطريقة سيكون من الواضح للمحاور ما هو السؤال الذي تجيب عليه.

سلاسل الاقتباس المفرطة تخلق شعورا بالفوضى في الاتصالات. ومع ذلك، إذا كانت هناك حاجة للعودة إلى الرسائل المرسلة مسبقًا أو تذكير المحاور بشيء ما، فإن الأمر يستحق القيام به. على وجه الخصوص، عندما يتعلق الأمر بالميزانية وحزمة الخدمة والوقت.

• تأخذ في الاعتبار جميع المعلومات الواردة

عند كتابة خطاب، يجب عليك التعليق بإيجاز على جميع المستندات المرفقة بواسطتك أو من قبل محاورك. بهذه الطريقة سيتضح للمستلم على الفور محتويات الملفات التي تنتظره.

• توقيعك الخاص هو تشبيه لبطاقة العمل

المراسلات التجارية تتطلب التوقيع. ويمكن جعله تلقائياً، ثم سيكون موجوداً في كل رسالة يتم إرسالها. كيفية إنشاء توقيع إعلامي؟ استخدم اسمك الأول والأخير والمنصب الحالي وجهات اتصال العمل وشعار الشركة.

على سبيل المثال: "مع احترامي، إيفان إيفانوف، مدير مشروعك، رقم هاتفك أو أي مراسلين آخرين." أو "مع أطيب التحيات، إيفان إيفانوف...".

يمكن أن يكون التوقيع أيضًا جذابًا ومبدعًا، مما يشير إلى وجود علاقة خاصة بالشركة أو القضية. على سبيل المثال، يمكن لموظفي شبكة صناعة الكتب استخدام عبارة "أنا أقرأ حاليًا..." عند إدراج اسم المنتجات الجديدة الحالية. لكن من الأفضل تنسيق مثل هذه الأمور مع رؤسائك.

• العنوان البريدي

تتطلب قواعد المراسلات التجارية عرض العنوان البريدي. سيكون من الأفضل لو كان عاملاً بحتًا. قد يتم عرض اسم الشركة أو المنصب أو الاسم الأول أو الأخير هناك، ولكن ليس سنة الميلاد أو الألقاب/الكلمات المرحة. من الأفضل أن تفكر في الأمر الاسم الصحيحالعنوان لسنوات عديدة إذا كنت تخطط لتركه حتى لو قمت بتغيير نشاطك أو منصبك.

• الخط والتباعد

في التوثيق، الخط الأكثر استخدامًا هو Times New Roman، بحجم 12 للجداول أو 14 للنص. 1.5-2 فترات. هذه هي الأساسيات غير المعلنة.

أسلوب التواصل التجاري

تتضمن المراسلات التجارية عملية توازن دقيقة. التواصل الودي غير مناسب هنا، ولكن التواصل القاسي ليس مناسبًا أيضًا.

مميزات الاتصال:

• خطورة التصاميم

الكلمات الضئيلة والتعبيرات العامية لن تكون مناسبة.

• استخدام الرموز التعبيرية

استخدم الرموز التعبيرية بعناية أو تجنبها. الاتصال الأول لا يسمح بوجودهم من حيث المبدأ. في المستقبل، قد تكون الأقواس موجودة، ولكن الإيجابية فقط، بكميات معتدلة. اللطف والفكاهة غير مقبولين في هذا النمط من التواصل. هذا النموذج غير مقبول إذا كنت تابعًا لمحاورك.

• تحية بالاسم والعائلة

تتضمن قواعد إجراء المراسلات التجارية احترامًا للمحاور والاهتمام والاهتمام بشخصه. وهذا يزيد من اهتمام خصمك بك ويزيد من فرصة تساهله. يُنصح بمعرفة اسم الشخص الذي تخاطبه مسبقًا، بالإضافة إلى تفضيلاته للعنوان.

• الرد خلال يومين

من الصحيح إرسال الرد على الرسالة خلال أيام عمل قليلة. وإلا فإنه يعتبر عدم احترام. إذا تم إرسال الرسالة قبل عطلة نهاية الأسبوع أو الإجازة، فلا يتعين عليك الرد عليها إذا لم تكن عاجلة. خلاف ذلك، تحتاج إلى تحذير محاورك بشأن الغياب المؤقت لردك أو إلغاء الاشتراك لفترة وجيزة بشأن محتويات الرسالة.

• عدم التدخل

السؤال المستمر عن شيء ما، فإن طلب التأكيد سيظهر لك في صورة سيئة. إذا كان التأكيد من المحاور مطلوبا، فيمكنك تذكيره بضرورة الرد خلال ثلاثة أيام. إذا كان الأمر عاجلا فمن الأفضل أن تذكره في البداية في رسالتك الأولى.

• حكم المرآة

غالبًا ما تسمح لك آداب المراسلات التجارية بمخاطبة خصمك بالطريقة التي يتعامل بها. وهذا يزيد من إمكانية التفاهم والتواصل المتبادل على نفس المستوى. تتبع المصطلحات وأسلوب الاتصال والعنوان الذي يستخدمه محاورك.

• اجازة سعيدة

إذا تم الاتصال في أيام العطلات الرسمية أو خلالها، فمن الجدير تهنئة المحاور. هذه هي قواعد المراسلات التجارية. من المفيد أيضًا معرفة موعد عيد ميلاد خصمك.

• اِمتِنان

المداراة الأولية ستكون كلمات الامتنان ردا على تهنئة أو دعوة أو تفسير.

مع الأخذ في الاعتبار جميع الميزات المذكورة أعلاه، لن يكون من الصعب إقامة اتصال مع محاورك وتكوين رأي إيجابي عن نفسك.

أهمية قواعد الكتابة التجارية

في الواقع، أي رسالة يتم إرسالها - بطاقة العمل، يعرض موقف العمل الذي اخترناه. بحيث يبدو لائقاً، ويبعث على الاحترام والثقة، وتكون المفاوضات مصحوبة بالراحة والكفاءة في حل المشكلات، ومعرفة القواعد اخلاق حسنهوالالتزام المستمر بهم هو ضمان لا يتزعزع للنجاح.

فيما يتعلق بأي مراسلات، عبر الإنترنت أو عبر الرسائل، تنطبق نفس المعايير الصارمة كما هو الحال عند التواصل عبر الهاتف أو المفاوضات الشخصية. المبادئ التي يقوم عليها التفاعل:

• الاحترام المتبادل بين الخصوم فيما يتعلق بشخصية الشخص الآخر ومنصبه التجاري؛
• الاهتمام بالمصالح التجارية للخصم؛
• الحفاظ على السرية؛
• الالتزام بالمواعيد في حل المهام الهامة.

المراسلات التجارية ضرورية للأسباب التالية:

• عند إرسال الرسالة لا يوجد إجابة، حتى لو كانت ضمنية؛
• تضيع الرسائل وسط تدفق المعلومات غير الضرورية ويتصل الموظفون ببعضهم البعض باستمرار ويطلبون التحقق من بريدهم؛
• بعد قراءة البريد الإلكتروني، ليس من الواضح تمامًا ما هو المطلوب منك؛
• بسبب كثرة التفاصيل وفوضى المعلومات في الرسائل، وتشوش الأفكار، و مسألة معقدةلا يزال لم يتم حلها.

يمكنك توفير الكثير من وقت الفراغ إذا قمت بالتنفيذ قواعد عامةإجراء المراسلات التجارية. وهذا سوف يساعد على تجنب المشاكل المذكورة أعلاه.

يستخدم دائمًا أي شخص يسعى جاهداً ليبدو لائقًا في دوائر الأعمال. ويتذكر دائمًا الشيء الرئيسي - يجب ألا يشوه البريد الإلكتروني المرسل إليه أو سمعة الشركة التي يمثلها أو الصورة التجارية.

تعد القدرة على إجراء المراسلات الإلكترونية التجارية بشكل صحيح وكفء هو المكون الرئيسي لصورة المدير الحديث. يعد هذا علامة على المستوى الثقافي العام ومؤشرًا على الاحتراف الشخصي. وفقًا لكيفية قدرة الشخص على صياغة أفكاره وإضفاء الطابع الرسمي عليها، يمكن للمرء أن يحكم بثقة على موقفه تجاه الآخرين وتجاه نفسه شخصيًا. يمكن أن تؤدي رسالة البريد الإلكتروني المكتوبة بإهمال إلى تدمير السمعة التجارية للمؤلف بسهولة في أعين الشركاء والزملاء.

قواعد المراسلات التجارية عبر البريد الإلكتروني

1. استخدم عنوان البريد الإلكتروني الخاص بالعمل لأغراض العمل فقط. إذا قمت بإرسال خطاب من خادم العمل أثناء العمل، فسيتم حفظه، سواء البريد الصادر أو الوارد. يمكن لصاحب العمل قراءة الرسالة في أي وقت. قم بإجراء المراسلات التجارية فقط داخل جدران المكاتب.

2. افهم بوضوح الجهة التي توجه إليها رسالتك ولمن قد تكون المعلومات الواردة فيها مفيدة. لمن توجه رسالتك؟ إلى العميل؟ إلى شريك؟ زميل؟ إلى مرؤوس؟ إلى الرئيس؟ يُشار إلى المرسل إليه في العمود "إلى"، ويُشار إلى المهتمين في "النسخة". لا ترسل نسخًا إضافية أبدًا، خاصة إلى رئيسك في العمل. إذا تم ذكر أطراف ثالثة في البريد الإلكتروني، فعادةً ما يتم تضمينها أيضًا في عمود "النسخة".

3. قم بصياغة الغرض من الرسالة لنفسك. ما الهدف الذي حددته لنفسك: ما الذي تسعى إلى تحقيقه من قارئ رسالتك؟ ما هو رد الفعل الذي تتوقعه؟ يجب على المستلم، بعد قراءة رسالتك، أن يفهم على الفور ما تحتاجه منه. قواعد السلوك مراسلة عبر البريد الاكتروني:

إذا كنت تريد تقديم منظور فردي للأحداث - من أول شخص (نحن، أنا)
إذا كانت رسالتك ذات طبيعة استفسارية أو تعليمية - من الشخص الثاني (أنت، أنت)
إذا كنت تكتب رسالة كمراقب خارجي وترغب في إبلاغ المرسل إليه بالحقائق أو الأحداث المنجزة - بصيغة الغائب (هم، هي، هو).

4. لا تترك حقل "الموضوع" فارغاً. يبدأ معظم الأشخاص الذين يتلقون بريدًا إلكترونيًا بفحص المراسلات من خلال النظر في حقل الموضوع. يتخذ الشخص قرارًا بقراءة الرسالة في بضع ثوانٍ، لذلك يجب أن ينعكس محتوى الرسالة في سطر الموضوع. يجب أن يكون الموضوع قصيرًا ومحددًا وغنيًا بالمعلومات.

5. حافظ على وضوح المحتوى: العنوان والتحية، الجزء الرئيسي، الملخص، التوقيع، جهات الاتصال. يجب أن يحتوي أي حرف آداب البريد الإلكتروني. لا تتكاسل ولا تتخطى أي جزء من المحتوى المقبول، فالحرف المنسق بشكل صحيح هو مؤشر على احترافك.

6. مخاطبة المرسل إليه وتحيته مؤشر على احترامك له. إذا أمكن، ابدأ كل حرف برسالة شخصية وتحية. علامة المداراة هي مخاطبة محاورك بالاسم. بعد العنوان، ضع فاصلة إذا كنت تريد إعطاء الرسالة طابعًا يوميًا. وإذا كنت تريد التأكيد على الشكلية والأهمية، فاستخدم علامة التعجب، حتى لو كانت هذه الرسالة موجهة إلى زميل تتواصل معه غالبًا.

7. الالتزام بمبدأ: قصير وواضح (KY). إحدى القواعد الرئيسية لمراسلات البريد الإلكتروني الخاصة بالعمل هي "الحد الأدنى من الكلمات - الحد الأقصى من المعلومات". اعرض أفكارك بشكل محدد (بشكل واضح)، ومتسق، وإيجاز، وبطريقة يسهل فهمها. يجب أن تكون الجمل قصيرة، بحيث يسهل نقلها إلى المرسل إليه معلومات ضرورية. هناك واحد القاعدة الذهبية لرسائل البريد الإلكتروني– مقسمة، موضوع واحد – حرف واحد. من الأفضل إرسال عدة رسائل (كل منها بنفس الموضوع) بدلاً من إرسال رسالة واحدة رسالة كبيرةمع العديد من الأفكار غير ذات الصلة.

8. لا تحول التواصل غير الرسمي إلى مراسلات عمل. ليس هناك عاطفة في البريد الإلكتروني! إذا كنت تريد التأكيد على النقاط الواردة في رسالة البريد الإلكتروني عاطفيًا، فيجب إخفاء النص الضمني العاطفي خلف نغمة عرض محايدة وهادئة وصحيحة من الخارج. يتم تحقيقه بالمحتوى وليس باللغة.

9. الالتزام ببنية واضحة للنص الرئيسي للرسالة. في أغلب الأحيان، تتكون الرسالة من ثلاثة أجزاء:

سبب كتابة الرسالة (السبب، الأسباب). عادة ما يكون هذا الجزء قصيرًا قدر الإمكان
العرض المتسق لجوهر القضية
الحلول والطلبات والمقترحات والاستنتاجات

10. يجب أن يكون مظهر الرسالة سهل الفهم للغاية. قسم النص إلى فقرات لا ينبغي أن تحتوي على أكثر من خمسة إلى ستة أسطر. ومن الأفضل فصل الفقرات عن بعضها البعض بسطر فارغ. اختر لونًا واحدًا وخطًا واحدًا، حتى يتم فهم النص بشكل أفضل. ومن الأفضل عدم استخدامه إلا عند الضرورة القصوى علامات التعجبوالرموز والاختصارات والعناصر المتصلة.

11. اكتب بشكل صحيح. الكتابة الأمية تشير إلى أن المؤلف ليس متعلما بما فيه الكفاية. لقد فقدت سمعتك التجارية مصداقيتها بسبب الأخطاء المطبعية والأخطاء في النص. قبل إرسال الرسالة، آداب البريد الإلكترونيتوصي بإعادة قراءة الرسالة بعناية. يمكن للعديد من برامج البريد الإلكتروني ومحرري النصوص التحقق من علامات الترقيم والتهجئة، وإذا تم العثور على أخطاء، فإنها توفر خيارات التصحيح. هذه الخدمة مطلوبة لكتابة رسائل البريد الإلكتروني.

12. فكر في الوثائق التي يجب تضمينها في المرفقات. لا ينبغي عليك تضمين معلومات مفصلة في نص الرسالة، فمن الأفضل إرسالها كملف منفصل. في سطر موضوع رسالة البريد الإلكتروني، تأكد من الإشارة إلى الملف الذي تقوم بإدراجه، وإلا فقد يعتبره المستلم فيروسًا. يجب فحص جميع الملفات باستخدام برنامج مكافحة الفيروسات قبل إرسالها.

13. قم دائمًا بكتابة معلومات الاتصال والاشتراك. سيظهر لك هذا الجانب الجيد ويظهر صفاتك المهنية. ألا يزيد التوقيع عن خمسة أو ستة أسطر. يجب أن يتكون من اسم الشركة واسمك الأول والأخير ومنصبك. عادةً، بالنسبة للمستلمين الخارجيين، تتم الإشارة أيضًا إلى عنوان بريدك الإلكتروني ورقم هاتفك وعنوان موقع الشركة على الويب.

14. نادرًا ما يتم استخدام التذييل في المراسلات التجارية. إذا استخدمت حاشية في رسالتك، فهذا مؤشر على أنك لم تفكر بما فيه الكفاية في محتوى الرسالة.

15. فقط في حالات خاصةيتم إعطاء إيصال القراءة. عادةً، يجب تعيين إيصال القراءة فقط للمستلمين الخارجيين وفقط عندما يكون الرد متوقعًا من المستلم.

16. استخدم مربع الاختيار "أهمية عالية" فقط عندما يكون ذلك ضروريًا حقًا. إذا كانت رسالة البريد الإلكتروني تحتوي على معلومات مهمة تحتاج إلى اهتمام عاجل، فاضبط الأهمية على "عالية". سيؤدي هذا إلى إبراز بريدك الإلكتروني في صندوق الوارد الخاص بك. ولكن لا ينصح بإساءة استخدام هذه الوظيفة دون داع.

17. أعد قراءة الرسالة قبل إرسالها. هل كل شيء موجز ومحدد ومفهوم، هل هناك أي معلومات غير مناسبة و أخطاء قواعدية. هل تفاصيل المستلم صحيحة؟ التحقق من تسلسل ومنطق العرض.

18. الرد على رسائل البريد الإلكتروني على الفور. يعتبر إشعار استلام الرسالة علامة على احترام الزملاء أو الشركاء، علامة على حسن الخلق. إذا لم تتمكن في الوقت الحالي من الرد على الرسالة، فأنت بحاجة إلى إبلاغ المؤلف والوعد بأنك ستجيب على الفور في أول فرصة. الإجابة على جميع الأسئلة المطروحة باستمرار. لا تبدأ ردك كرسالة جديدة. إذا لم يتم الرد على الرسالة خلال 48 ساعة، فقد يعتقد المستلم أن رسالته تم تجاهلها أو فقدها.

19. من بادر بالمراسلة ينهي الحوار الإلكتروني.

20. تذكر ذلك قواعد المراسلات الإلكترونيةأو بالأحرى امتثالهم هو مؤشر لمدير محترف حديث.

من الصعب اليوم العثور على شركة لم تستخدم إنجازات التقدم العلمي والتقني في ممارسة الاتصالات بين الأشخاص: البريد الإلكتروني، ICQ، الفاكس، الاتصالات المتنقلة. وإذا كان لدينا فهم أكبر لقواعد المراسلات التجارية، محادثة هاتفية، قليل من الناس لديهم فكرة عن كيفية التصرف على الإنترنت. ولكن هنا أيضًا هناك قواعد معينة للآداب، والتي تنظمها "آداب السلوك".

القاعدة الرئيسية لـ "Setiket" هي نفسها كما في أي آداب أخرى: تصرف بطريقة يسهل عليك فهمها، ولا تخلق مشاكل للآخرين ولا تتدخل في الحوار العادي، حتى لو تم إجراؤه عبر البريد الإلكتروني. بريد. تصرف دائمًا بطريقة لا تسيء إلى الشخص الذي تتواصل معه عبر الإنترنت.

وفي مقالته “50 قاعدة عملية لآداب الأعمال (Netiquette)” كتب تشاك مارتن، رئيس الشركة الاستشارية الأمريكية “The Digital Estate Group”: “إن آداب التعامل (netiquette) تعني مجموعة قواعد السلوك والسلوك المعتمدة عند استخدام شبكات الحاسب. يعد الامتثال لهذه القواعد مهمًا بشكل خاص نظرًا للبيئة الإلكترونية، فمن المستحيل الفصل بين موقف الشركة والعميل. ظهرت "قواعد شبكة الأعمال" كدليل لإنشاء والحفاظ على علاقات صحية وسعيدة بين الأفراد نشاطات تجاريةوعملائها."

في هذا القسم، لن نأخذ في الاعتبار قواعد السلوك في المنتديات والمدونات والمحادثات، لكننا سنخبرك فقط بكيفية إجراء المراسلات التجارية عبر البريد الإلكتروني لجعل التواصل مع الشركاء والزملاء والأصدقاء أكثر ملاءمة وفعالية.

أسلوب الاتصال

عند المراسلة عبر البريد الإلكتروني، يمكنك تخطي التحيات والتحيات والدخول مباشرة في صلب الموضوع. ولكن، إذا كنت تريد أن يكون بريدك الإلكتروني أكثر رسمية، يوصي المؤلف باستخدام صيغة العنوان التالية: "مساء الخير، عزيزي (عزيزي) + الاسم الأول، الاسم الأوسط، العنوان". وبعد ذلك فقط يجب عليك الانتقال إلى الغرض من استئنافك.

على الرغم من كل التواصل غير الرسمي، فمن الضروري أن تتذكر واتبع إحدى أهم القواعد عند إنشاء رسائل البريد الإلكتروني – الالتزام بمبادئ القراءة والكتابة والمنطق. حقيقة أن البريد الإلكتروني هو طريقة سريعةالتواصل لا يعني أنه يجب أن يكون مهملاً. تأكد من بدء الجملة بحرف كبير واستخدام الفترات. يجب أن تبدأ الأسماء والألقاب بـ الحروف الكبيرة. من الصعب قراءة النص المكتوب بأحرف صغيرة فقط، بدون نقاط أو علامات ترقيم أخرى. يُنظر عمومًا إلى النص المكتوب بالأحرف الكبيرة فقط عند قراءته على أنه صرخة متواصلة.

يجب عليك استخدام المسافات (الأسطر الفارغة) أو علامات الحذف لفصل فكرة عن أخرى، لأنها تميل إلى العمل كفقرة في رسالة بريد إلكتروني.

تنسيق البريد الإلكتروني

لدى العديد من الشركات معيار مؤسسي واحد لتنسيق رسائل البريد الإلكتروني، والذي يتضمن بنية الرسالة نفسها، وقواعد الاتصال بالعميل، وتفاصيل التوقيع (الاسم الكامل، والمنصب، وأرقام هواتف العمل، وعنوان البريد الإلكتروني، والرابط إلى موقع الشركة على الويب). بالإضافة إلى ذلك، قد يحظر هذا المعيار استخدام الرموز التعبيرية التي لا تتعلق بمجال الأعمال.

في منظر عامهيكل الأعمال بريد إلكترونييمكن تمثيلها بالشكل التالي:

1. "القبعة" بأسلوب الشركات.

2. تحية

4. الوداع

5. التوقيع الشخصي الذي يشير إلى جهات الاتصال.

7. الشعار إذا لزم الأمر.

عند إرسال بريد إلكتروني، يجب ملء الحقول التالية:

1. "موضوع"
2. "ل"
3. "أهمية الكتابة" إذا لزم الأمر.

عند إرسال رسائل البريد الإلكتروني، أدخل عنوان البريد الإلكتروني للمستلم في الحقل "إلى". في بعض الأحيان تكون هناك حاجة لإرسال خطاب بنص واحد إلى عدة مستلمين، ومن ثم يمكن إدخال عناوينهم مفصولة بفواصل. تأكد من ملء حقل "الموضوع"، وإلا فقد يتم حذف رسالتك كرسالة غير مرغوب فيها. هنا يجب عليك إدخال بضع كلمات تصف موضوع الرسالة.

تسمح لك بعض برامج البريد الإلكتروني بتحديد أهمية الرسالة. هذا ضروري ببساطة إذا كان المرسل إليه يتلقى يوميا عدد كبير منحروف. تحظى الرسالة التي تحمل علامة "هام" بالأولوية عند فحص البريد. ولكن لا ينبغي عليك إساءة استخدام هذه الوظيفة. ما هو مهم سوف يفقد هذه الجودة تدريجيا.

حجم البريد الإلكتروني

تحدد قواعد الشبكة الحجم بدقة: يجب أن تكون رسالة البريد الإلكتروني أقصر بمرتين من الرسالة المكتوبة على الورق. إذا كنت بحاجة إلى إرسال معلومات مهمة تحتوي على حجم كبير، فمن الأفضل كتابة نص قصير مصاحب في رسالة بريد إلكتروني، وتنسيق المعلومات نفسها كمرفق.

عند الاستعداد لإرسال مرفق كبير يتجاوز حجمه 200-500 كيلو بايت، تأكد من تحذير المستجيب بشأن هذا الأمر. من الأفضل عدم إرسال مرفقات كبيرة في رسائل البريد الإلكتروني. هناك العديد من الطرق الأخرى لنقل النصوص الكبيرة أو الصور أو الصوت دون استخدام البريد الإلكتروني. على سبيل المثال، من خلال خادم بروتوكول نقل الملفات أو من خلال واجهة الويب.

دفتر العناوين

في المراسلات التقليدية، كان على المرء إما الاحتفاظ بالمظاريف الموجهة أو كتابتها. إن تذكر عناوين البريد الإلكتروني لجميع أصدقائك وشركائك ليس ممكنًا أيضًا، كما أنه ليس ضروريًا. للقيام بذلك، يحتوي أي برنامج بريد على وظيفة "دفتر العناوين"، حيث يمكنك تخزين البريد الإلكتروني لمراسليك ومعلومات الاتصال الأخرى. عند استخدام هذه الوظيفة، يكون إرسال بريد إلكتروني أسهل بكثير من إرسال خطاب ورقي؛ ما عليك سوى تحديد الاسم المطلوب في دفتر العناوين والنقر فوق الزر "إرسال بريد".

عندما تصل رسالة بريد إلكتروني من أحد المستجيبين المدرج في دفتر العناوين الخاص بك، ستعرف دائمًا من الذي تلقيت البريد الإلكتروني منه بالضبط، حيث ستنعكس جهة الاتصال المسجلة في الحقل "من".

الرد على البريد الإلكتروني

للرد على رسالة مستلمة، ما عليك سوى النقر على زر "رد" في برنامج البريد الخاص بك. في هذه الحالة، يظهر نموذج لرسالة جديدة، يتم فيه إدخال عنوان المستلم تلقائيًا في حقل "إلى"، وفي حقل "الموضوع": سيتم تقديم موضوع الرسالة الأصلية مع "رد:". علامة في بداية السطر. من خلال هذه العلامة، سيفهم المستلم أنك أرسلت له ردًا على رسالة حول موضوع معين. بهذه الطريقة، يمكن للمستلم أن يتذكر بسهولة معنى المراسلات.

إذا كنت تكتب إلى الأصدقاء وتريد أن تتوافق رسالتك مع قواعد Seticket، فقم بتحرير نص الرسالة الأصلية، مع ترك فقط تلك الأسطر المهمة لفهم إجابتك (اقتباس). بعد التحية المعتادة و ملاحظات افتتاحيةاكتب إجابتك على الجملة أو السؤال المحدد تحت كل اقتباس من هذا القبيل.

إذا كان هذا ردًا على خطاب عمل، فاترك النص السابق بأكمله دون تغيير، واكتب ردك في الأعلى.

الاقتباس هو إدراج أجزاء من النص المصدر (في هذه الحالة، خطاب) في رسالة من أجل استعادة جوهر المحتوى. يرجى ملاحظة: في معظم برامج البريد الإلكتروني، يتم تمييز الجزء المقتبس بعلامة أكبر من (>).

الوجوه الضاحكة

أثناء التواصل العادي، لا يتأثر المحاورون بالكلمات فحسب، بل بالصوت والتنغيم وتعبيرات الوجه والإيماءات. هذا هو عيب التواصل عبر البريد الإلكتروني - فهو يحرمك من فرصة تبادل المشاعر. لكننا ما زلنا قادرين على التغلب جزئيا على هذا العيب. حاليًا، في الاتصالات الافتراضية، بما في ذلك عبر البريد الإلكتروني، يتم استخدام ما يسمى بـ "الرموز التعبيرية" (تمثيل رسومي لمشاعرك) على نطاق واسع - وجوه مكونة من نقاط وفواصل وواصلات ورموز أخرى. إنهم قادرون على تلوين النصوص عاطفياً بطريقة أو بأخرى. إن استخدام الرموز التعبيرية يجعل المراسلات أكثر حيوية - فالمؤلف لا ينقل أفكاره فحسب، بل ينقل مشاعره أيضًا. فيما يلي الرموز الأكثر شيوعًا:

هناك الكثير من الرموز التعبيرية للإشارة إلى مشاعر وحالات الشخص أو مظهره. المشاعر الكلاسيكية:

1. :-) يبتسم
2. :-))) يضحك
3. :-ديضحك بفرح
4. :-| مدروس ومحايد
5. :-(حزين
6. :-/ غير سعيد أو في حيرة
7. :-0 مندهش (الفم مفتوح)

في بعض الأحيان لا تتم طباعة رمز الأنف "-" لسهولة الكتابة. على سبيل المثال، يقومون ببساطة بكتابة :) أو:(. In مؤخراغالبًا ما يتم استبدال النقطتين بعلامة يساوي، على سبيل المثال، =) بدلاً من :). عادة لا يستخدم "الأنف" في مثل هذه الحالات. ومن الشائع أيضًا استخدام أقواس الفتح أو الإغلاق فقط في الدردشات. على سبيل المثال،)))) أو (((((. عدد الحروف يتوافق مع مستوى الفرح أو الحزن.

لكن لا تنجرف في استخدام الرموز التعبيرية عند كتابة خطاب عمل، وإلا فقد تكتسب سمعة كشخص تافه.

التوقيع الإلكتروني

التوقيع الإلكتروني هو ملف (توقيع) تم إنشاؤه خصيصًا، وهو عبارة عن توقيع نصي. يعد وجود توقيع إلكتروني في الرسائل قاعدة جيدة للمراسلات التجارية. يعد التوقيع الإلكتروني أيضًا إعلانًا غير مزعج عن الشركة. عادةً ما يُنظر إلى الإعلان المباشر في رسائل من الغرباء والأشخاص غير المألوفين بشكل سلبي، ولكن سيتم قبول بعض أسطر التوقيع بإخلاص.

استخدم التوقيع دائمًا - فهو سيساعد المستجيب في التعرف عليك بشكل فريد. وتأكد من تضمين العديد منها الطرق الممكنةالتواصل معك. عادةً ما تكون هذه أرقام الهواتف والبريد الإلكتروني والفاكس وICQ

القواعد الأساسية لإعداد التوقيع الإلكتروني:

1. يجب ألا يتجاوز التوقيع الإلكتروني 5-6 أسطر.
2. يجب ألا يزيد عدد الأحرف في كل سطر عن 70 حرفًا.

مميزات الشبكة عند إرسال واستقبال رسائل البريد الإلكتروني

لقد أرسلت بريدًا إلكترونيًا وأنت قلق حقًا بشأن ما إذا كان قد تم إرساله أم لا. و في المرة التاليةمن أجل راحة البال، فأنت تقوم بالفعل بإرسال خطاب مع إشعار الاستلام. ولكن وفقا لقواعد سيتيكيت، فإن مثل هذه العلامة هي علامة على عدم الاحترام وعدم الثقة في الشريك. من الأفضل، بعد إرسال رسالتك عبر البريد الإلكتروني، الاتصال بالمستلم والتحقق من وصول رسالتك أم لا. في كثير من الأحيان، يتم استخدام الصياغة التالية للتأكيد: بعد نص الرسالة الرئيسية، قبل توقيعك الإلكتروني، تتم كتابة العبارة: "يرجى تأكيد استلام الرسالة عن طريق خطاب الرد أو عن طريق الاتصال بأرقام الهاتف الموضحة أدناه".

وفقا لقواعد الشبكة، يجب الرد على رسائل البريد الإلكتروني. ويجب ألا يتجاوز وقت الرد على البريد الإلكتروني يومين. إذا كنت بحاجة إلى المزيد منذ وقت طويلللرد على الرسالة يجدر شرح أسباب التأخير. من الضروري الرد على الرسائل ذات الترميز التالف. في هذه الحالة، من الأفضل إرفاق مرفق بالشرح حتى يتأكد مراسلك من قراءته. ويجب عليك أيضًا الرد على الرسائل التي تحتوي على مرفق: يجب التأكد من وصول المرفق وفتحه بشكل طبيعي.

تنتهي جلسة الحوار الإلكتروني وفق قواعد آداب الهاتف: من بدأ المراسلة أولاً فهو أول من ينهيها.

يرجى ملاحظة أنه إذا لم تقم بالرد على رسالة بريد إلكتروني خلال 7 أيام، فهذا رفض واضح للتواصل. لذلك، إذا كنت تريد حفظ علاقة عمليتعين عليك الاتصال أو إرسال خطاب ثانٍ إلى شريك عملك بعد 2-3 أيام من إرسال البريد الإلكتروني لتوضيح ما إذا كانت المعلومات قد وصلت إليه أم لا.

تذكر أنه في عالم الأعمال يجب عليك دائمًا الرد على رسائل البريد الإلكتروني، بغض النظر عما إذا كانت ورقية أو إلكترونية. وإلا فقد تعتبر شخصًا غير مسؤول وتافهًا، وهو بالطبع ليس كذلك في أفضل طريقة ممكنةتؤثر على سمعة عملك.

جزء من كتاب "الآداب الدولية. الخصائص آداب العمل دول مختلفة" يتم إعداد الكتاب للنشر من قبل دار فينيكس للنشر، روستوف دون في عام 2008.

اتيكيت – (إنجليزي نت – شبكة + اتيكيت – اتيكيت) – قواعد السلوك الأخلاقية في شبكات الحاسوب. قواعد السلوك على الإنترنت، مصممة بحيث لا تؤدي إلى تعقيد حياة الآخرين. مفكرة

مبتسم، مبتسم (بالإنجليزية: Smiley) هو إيديوجرام يصور العاطفة. يتكون من رموز مختلفة، بما في ذلك الرموز الخدمية. انتشر هذا الرمز على الإنترنت والرسائل النصية القصيرة. في عام 1969، ذكر فلاديمير نابوكوف في إحدى المقابلات التي أجراها أن الأمر يستحق إنشاء علامة ترقيم خاصة لعرض المشاعر بيانياً. ومع ذلك، لم يكن سكوت فالمان هو أول من اقترح الرمز التعبيري بالشكل الذي يُستخدم به اليوم حتى عام 1982. مفكرة.

البريد العشوائي (eng. spam) - الرسائل المرسلة بشكل جماعي إلى الأشخاص الذين لم يوافقوا على استلامها. الإعلانات غير المرغوب فيها. مفكرة.

ويكيبيديا – الموسوعة الحرة، http://ru.wikipedia.org

اي سي كيو- اسم برنامج العميل لشبكة المراسلة الفورية باستخدام بروتوكول OSCAR، الذي طورته شركة Mirabilis. الاختصار "ICQ" مشابه لـ العبارة الإنجليزية"أبحث عنك" (أنا أبحث عنك)، في لغة الكمبيوتر الروسية العامية، يُطلق على ICQ اسم "ICQ" أو "Asya". مفكرة

في كثير من الأحيان، يبدأ الاتصال الأول في عالم الأعمال بالمراسلات المكتوبة - الرسائل التجارية. ولكن إذا تم كتابته دون اتباع قواعد آداب خطاب العمل، فقد تتم مقاطعة الاتصالات التي تم إنشاؤها بالكاد، وسوف تفقد عميلا أو شريكا تجاريا. لذلك، ربما لن تضطر إلى إقناع أي شخص بمدى أهمية أن تكون قادرًا على كتابة رسائل عمل من شأنها أن تساعد في خلق انطباع إيجابي عنك شخصيًا وعن شركتك ككل.

القواعد الأساسية للمراسلات التجارية. تطورت الأشكال الحديثة للمراسلات منذ أكثر من 150 عامًا. من المقبول عمومًا أن وطنهم هو إنجلترا، حيث تم تقديم قواعد إعداد المراسلات التجارية لأول مرة.

القواعد العامة لإجراء المراسلات

1. قبل أن تبدأ في كتابة الرسائل إلى شريك عملك، عليك فهم النقاط التالية:

نوع الخطاب (خطاب تقديم، خطاب طلب، خطاب إخطار، خطاب تذكير، خطاب عرض، خطاب رفض، خطاب ضمان، وما إلى ذلك)؛

هل من المتوقع الرد على رسالتك (هناك شروط عندما لا يكون من المتوقع تلقي رد على خطاب، على سبيل المثال، خطاب تقديمي)؛

هل سيكون محتوى الرسالة مفهوما بوضوح للمرسل إليه، وهل سيترك أي غموض فيما يتعلق بمسألة المراسلات؛

هل أنت متأكد من أن الرسالة المرسلة عبر البريد ستصل في الوقت المحدد (إذا لم يكن الأمر كذلك، فمن الأفضل استخدام الفاكس والخدمات خدمات دي إتش إلأو إرسال رسالة عبر الإنترنت).

2. يجب أن تظل نبرة الرسالة صحيحة دائمًا.

3. من الضروري اختيار المفردات بعناية، وتجنب عدم الدقة والغموض والاستخدام المفرط للكلمات المهنية. يجب أن يكون نص الرسالة سهل الفهم.

4. يجب كتابة خطاب العمل فقط على ورق المؤسسة التي تتصرف نيابة عنها. لأن مظهرالترويسة هي نوع من بطاقات العمل الخاصة بشركتك، لذا يجب التعامل مع تصميم الترويسة الرسمية بعناية خاصة. كلما كان شكل الرسالة أكثر رسمية، كلما كانت لهجة الرسالة أكثر رسمية.

عند إعداد المستندات، يوصى باستخدام النص محرر مايكروسوفت Word (منتج برمجي لشركة Microsoft Corporation) باستخدام خطوط Times New Roman Cyr بحجم رقم 12 (لتصميم المواد الجدولية)، 13، 14، 15، حجم Times DL رقم 12، 13، 14 مع فاصل زمني 1-2.

عند كتابة خطاب عمل، يتم وضع أرقام الصفحات في الأسفل مع الجانب الأيمنالصفحات، وعند إعداد مستندات العمل الأخرى - في منتصف الهامش العلوي للورقة.

يوصى بطباعة نص الرسالة نفسها على نماذج بتنسيق A4 مع تباعد بين الأسطر بمقدار 1.5-2، وعلى نماذج بتنسيق A5 أو أصغر مع تباعد سطر واحد. تتم طباعة تفاصيل المستند (باستثناء النص)، المكونة من عدة أسطر، بمسافة سطر واحد.

يجب الرد على الطلب الكتابي خلال 10 أيام من تاريخ استلامه.

يجب الرد على الرسائل المستلمة عبر الفاكس والبريد الإلكتروني خلال 48 ساعة، باستثناء عطلات نهاية الأسبوع

قواعد كتابة خطاب عمل في روسيا

في روسيا، يتم تنظيم إصدار النماذج الرسمية الوثائق التنظيميةوقبل كل شيء، GOST 6.30-2003 "أنظمة التوثيق الموحدة. نظام موحد للتوثيق التنظيمي والإداري. متطلبات التوثيق."

تحدد GOST تنسيقين قياسيين لنماذج المستندات - A4 (210 × 297 مم) وA5 (148 × 210 مم). يجب أن تحتوي كل ورقة من المستند، المرسومة في النموذج وليس عليه، على هوامش لا تقل عن 20 مم - على اليسار؛ 10 ملم - يمين؛ 20 ملم - أعلى؛ 20 ملم - أقل.

تم إصلاح هذه المتطلبات لإعداد المستندات التشريع الروسيلكن المؤلف يوصي باستخدامها عند كتابة خطاب عمل إلى شريك أجنبي.

اعتمادًا على درجة القرب من مراسلك، قد يبدأ العنوان بالكلمات "عزيزي + اللقب (الاسم الأول، اسم العائلة)" أو "عزيزي + الاسم الأول والاسم العائلي (الاسم الأول)". كلمات مثل "عزيزي"، "سيدي"، "سيدتي"، "نائب المدير"، "رئيس القسم"، إلخ. ولا ينبغي تقصيرها تحت أي ظرف من الظروف. خلاف ذلك، يحق للمستلم أن يعتقد أنك لا تحترمه كثيرًا حقًا. وينبغي أن تنتهي الرسالة بكلمات الامتنان لتعاونكم. ثم يتم وضع العبارة أمام توقيعك: "مع احترامي، ..." أو "مع خالص التقدير ...".

في الرسائل الرسمية، من غير المقبول أن تخاطب نفسك بكلمة "أنت"، حتى لو كنت أنت وهذا الشخص ليسا في العمل فحسب، بل أيضًا على علاقة ودية.

عادةً ما تتكون الرسالة التجارية أو الرسمية من عدة عناصر هيكلية نموذجية:

1. منطقة العنوان.
يوجد في هذا الجزء من الرسالة على اليسار ختم زاوية للمنظمة يشير إلى اسم المنظمة وتفاصيلها البريدية وغيرها، بالإضافة إلى رقم التسجيل وتاريخ تسجيل الرسالة كوثيقة صادرة. إذا كانت الرسالة الرسمية عبارة عن رسالة رد، فيتم الإشارة هنا إلى الوثيقة التي ترد عليها الرسالة.
يتم وضع تفاصيل المرسل إليه على الجانب الأيمن من الرأس.

يوجد أسفل ختم الزاوية عنوان لنص المستند. يمكن أن تبدو بنية لغة الرأس كما يلي:

ü حرف الجر "O" + الاسم. الخامس حالة حرف الجر: "حول توريد السيارات"؛

ü في مسألة "حول" + اسم. في حالة حرف الجر: "في مسألة توريد قطع الغيار"؛

ü فيما يتعلق + اسم في حالة المضاف إليه: "فيما يتعلق بأمر شراء" وما إلى ذلك.

2. النص الفعلي للرسالة. الملامح الرئيسية لتصميم نص الرسالة هي كما يلي.

ü يجب أن يتعلق نص خطاب الخدمة، كقاعدة عامة، بمسألة واحدة أو عدة أسئلة إذا كانت مرتبطةوسيتم النظر فيها وحدة هيكلية واحدةالمنظمة المتلقية.

ü يتكون نص الرسالة عادة من جزأين. يحدد الجزء الأول السبب أو الأساس أو المبرر لإعداد الرسالة، ويوفر روابط للمستندات التي تشكل الأساس لإعداد الرسالة. أما الجزء الثاني، الذي يبدأ بفقرة، فيحتوي على استنتاجات ومقترحات وطلبات وقرارات وما إلى ذلك.

هيكل الرسالة التجارية

1. اسم المنظمة المرسلة.

3. تاريخ كتابة الرسالة.

4. عنوان مستلم الرسالة.

5. الإشارة إلى شخص معين.

6. عنوان الافتتاح

7. بيان المحتوى العام للرسالة، أي: موضوع الرسالة.

8. النص الرئيسي للرسالة.

9. الصيغة النهائية للأدب.

10. التوقيع.

11. بيان التطبيق.

عند كتابة خطاب عمل إلى شريك روسي، يجدر بنا أن نتذكر بعض القواعد الإضافية.

يشار إلى موقف الشخص الذي يتم توجيه المستند إليه في مفعولية غير مباشرة، على سبيل المثال:

إلى الرئيس التنفيذي
OJSC "ألفا بيزنس"
في.أ. بروخوروف

الشركة المساهمة "بيتا القابضة"
رئيس الحسابات
V.M. إيفانوف

إذا كنت تستخدم الاختصارات "السيد"، "السيدة"، فاكتب الاسم الأخير للمستجيب أولاً، متبوعًا بالأحرف الأولى.

يجب ألا تحتوي الوثيقة على أكثر من أربعة مرسلين. لم يتم الإشارة إلى كلمة "نسخة" قبل المرسل إليه الثاني والثالث والرابع. في أكثريقوم المستلمون بتكوين قائمة توزيع المستند.

عند إرسال خطاب إلى منظمة ما، قم بالإشارة إلى اسمها، ثم عنوانها البريدي.

عند إرسال مستند إلى فردقم بالإشارة إلى الاسم الأخير للمستلم والأحرف الأولى منه، ثم العنوان البريدي

ملاحظة تشير إلى وجود المرفق المسمى في نص الرسالة يتم تنسيقها على النحو التالي:

التطبيق: لمدة 5 لتر. في نسختين .

إذا كانت الرسالة تحتوي على مرفق غير مسمى في النص، فاذكر اسمه وعدد الأوراق وعدد النسخ؛ إذا كان هناك عدة تطبيقات يتم ترقيمها، على سبيل المثال:

إذا كانت التطبيقات ملزمة، فلن تتم الإشارة إلى عدد الأوراق.

إذا لم يتم إرسال الطلب إلى جميع العناوين المحددة في المستند، فسيتم وضع ملاحظة حول توفره على النحو التالي:

التطبيق: لمدة 3 لتر. في 5 نسخ. فقط إلى العنوان الأول.

تتضمن تفاصيل "التوقيع" المسمى الوظيفي للشخص الذي وقع المستند (كامل إذا لم يكن المستند مكتوبًا على ورق ذي رأسية، ومختصر إذا كان المستند مكتوبًا على الورق الرسمي للشركة)؛ توقيع شخصي؛ فك تشفير التوقيع (الأحرف الأولى، اللقب)، على سبيل المثال:

التدريبات