دوران نموذجي. خطاب عمل

رسالة تذكير- أحد الأصناف المراسلات التجارية. يمكن استخدام هذا النوع من المراسلات في مواقف مختلفة تمامًا، خاصة عندما تحتاج إلى تذكير الطرف الآخر

• بشأن الوفاء بالالتزامات التي تم التعهد بها،
• بشأن الامتثال للقانون،
• حول اقتراب حدث أو تاريخ مهم، وما إلى ذلك.

عادة ما يسبق الرسالة تذكير شفهي، لكن إذا لم يكن لها التأثير المطلوب، يلجأ المرسل إلى الإشعار الكتابي. وبالتالي، فإن هذه الرسالة ليست بمثابة تذكير فحسب، بل هي أيضًا بمثابة دليل على الإجراء المتخذ.

في بعض الحالات، يتم استخدام رسائل التذكير عندما يكون هناك شكل آخر من أشكال نقل الرسائل من طرف إلى آخر مستحيلًا لسبب ما (على سبيل المثال، وفقًا لشروط العقد).

الملفات افتح هذه الملفات عبر الإنترنت 2 ملفات

من يكتب الرسالة؟

عادة، يتم تعيين كتابة مثل هذه الرسائل إلى رئيس الوحدة الهيكلية التي تتأثر مصالحها، أو المحامي أو سكرتير المنظمة. ولكن، بغض النظر عمن يشارك بشكل مباشر في إعداده، فمن المستحسن تسليم الرسالة إلى رئيس المؤسسة للتوقيع - وبهذه الطريقة، ستكتسب صلابة وأهمية أكبر بالنسبة للمرسل إليه.

قواعد كتابة رسالة تذكير

لا تحتوي الرسالة على نموذج موحد وموحد، لذا يمكن كتابتها بشكل حر. ومع ذلك، عند إعداده، فإن الأمر يستحق الالتزام ببعض قواعد ومعايير المراسلات التجارية.

يجب أن تحتوي رسالة التذكير على

• معلومات حول المرسل والمرسل إليه (الأسماء الكاملة للشركات، وإذا كان الأمر يتعلق بالمرسل إليه، فأيضًا المنصب والاسم الكامل لموظف معين)،
• سبب التذكير,
• بالإضافة إلى الإشارات إلى القوانين واللوائح ذات الصلة بالمشكلة أو الموقف الذي تم استدعاؤه (إذا لزم الأمر).
• إذا كانت الحالة تتعلق بعدم الوفاء بالالتزامات أو انتهاك القانون، فيجب إدراج الإشارات إليها، بالإضافة إلى العقوبات والتدابير المحتملة التي يكون المرسل على استعداد لاتخاذها لحل المشكلة (مع الإشارة إلى المواعيد النهائية أو الفترة).
• ولن يكون من الخطأ التذكير بإمكانية حل المشكلة سلميا بما يرضي الجانبين.
• وفي الحالات التي ترفق فيها أي مستندات إضافية بالرسالة، يجب أيضًا الإشارة إلى ذلك في محتوياتها، مع الإشارة إلى عدد المرفقات والصفحات الخاصة بكل منها على حدة.

يجب أن تكون لهجة الرسالة مهذبة وصحيحة للغاية؛ إذا كان هناك عنوان لمسؤول معين، فتأكد من استخدام لقب "عزيزي". وفي التذكير، فإن تشويه الحقائق وتقديم معلومات غير صحيحة وحتى التهديدات أمر غير مقبول على الإطلاق. عند كتابة رسالة تذكير، من المهم أن تتذكر أنه في أي وقت يمكن أن تصبح وثيقة ذات أهمية قانونية.

يمكن أن تكون هذه الرسالة إما قصيرة جدًا، وتتكون من عبارة واحدة فقط، أو مفصلة، ​​بما في ذلك عدة نقاط. بالإضافة إلى ذلك، يمكن إرسال التذكير أكثر من مرة، عدة مرات (في مثل هذه الحالات، يجب إدخال عبارات مثل "نذكرك مرة أخرى"، "نذكرك مرة أخرى").

يمكن كتابة الرسالة إما بخط اليد أو في شكل مطبوع، ولكن بغض النظر عن الخيار الذي تم تحديده، يجب أن تكون مصدقة بتوقيع "حي". بالإضافة إلى ذلك، يجب أن يتم تسجيله في سجل الوثائق الصادرة. ليس من الضروري التصديق على الرسالة بختم، حيث أنه منذ عام 2016 أصبح شرط استخدام الأختام والطوابع في الأنشطة الخاصة الكيانات القانونية، كما تم إلغاؤه سابقًا لأصحاب المشاريع الفردية.

مثال على كتابة رسالة تذكير

1. تمت الإشارة إليه في بداية الرسالة مرسل، أي. يتم كتابة اسم الشركة بالكامل في السطور المطلوبة (طبقاً لـ الوثائق التأسيسية) العنوان ورقم الهاتف للتواصل. يناسب المقبل متلقي: اسمه والشخص المحدد الذي يتم توجيه العنوان إليه مباشرة (المنصب واللقب والاسم الأول والعائلي).
2. ثم عليك أن تضع تاريخكتابة رسالة و رقموفقًا لتدفق المستندات الداخلية للشركة، كما تشير أيضًا إلى ذلك عنوان الوثيقةمع إشارة قصيرة إلى معناها (في هذه الحالة، "حول تحويل الدفع بموجب العقد").
3. ثم يمكنك الانتقال إلى الجزء الوصفي. تحتاج أولاً إلى الإشارة إلى سبب التذكير. إذا كان ذلك مخالفة لشرط من شروط العقد، فاكتب تاريخه ورقمه وجوهره إذا كنا نتحدث عنه نقدي، فيجب الإشارة إليها بالأرقام والكلمات. ثم يجب عليك صياغة تذكير وعرض الوفاء بالتزاماتك خلال إطار زمني محدد (أيضًا بالأرقام والكلمات). وأخيرًا، يمكنك سرد الإجراءات التي يكون المرسل على استعداد لاتخاذها لحل المشكلة بشكل أكثر جوهرية.
4. وفي الختام، هناك حاجة إلى خطاب لافتةمع نسخة التوقيع وبيان موقف الموقع.

كيفية إرسال رسالة تذكير

يمكن إرسال الرسالة عبر

• بريد إلكتروني،
• عن طريق رسالة الفاكس
• أو عبر البريد الروسي.

يمكنك الجمع بين خيارين، على سبيل المثال، بريد إلكترونيمع عنصر "مباشر"، خاصة إذا قمت بعمل نسخة احتياطية من الأخير بإيصال إيصال (سيكون هذا بمثابة دليل آخر على إرسال الرسالة، والأهم من ذلك، تسليمها إلى الأيدي اليمنى). على أي حال، تجدر الإشارة إلى أن الرسائل تنتقل عبر البريد الروسي لفترة طويلة جدًا، لذلك عند استخدامها، يُنصح بترك بعض الوقت أو تكرار طريقة الإرسال هذه إلى الآخرين.

إذا لم يكن لرسالة التذكير أي أثر

تعني القواعد غير المعلنة للمراسلات التجارية أن خطاب التذكير يتطلب استجابة إلزامية من المستلم (كتابيًا أيضًا). إذا لم يأت التذكير بالنتيجة التي توقعها المرسل، فإن المرحلة التالية هي الكتابة، والتي عادة ما تكون أكثر حزما بطبيعتها وتسبق الذهاب إلى المحكمة مباشرة.

رسالة تذكير مع عرض التعاون

عندما تبحث إحدى المنظمات بنشاط عن شركاء، يمكنها إرسال خطاب إلى الطرف المحتمل لعلاقة مستقبلية مع عرض للتعاون. بهذه الطريقة، لا يمكنك توسيع سوق المبيعات فحسب، بل يمكنك أيضًا العثور على موردين ومقدمي خدمات مربحين للخدمة المطلوبة.

قد يكون خطاب العرض هذا مستهدفًا، ولكن يمكن توجيهه إلى العديد من الأطراف المقابلة المحتملة في وقت واحد أو إنشاؤه في شكل معمم لمجموعة واسعة من المعلومات.

يمكنك إرسال مثل هذه الرسالة بأي شكل مناسب:

• بالبريد؛
• عن طريق البريد؛
• بالبريد الالكتروني؛
• بواسطة الفاكس؛
• نقل في اجتماع شخصي.

في وقت لاحق، يمكن إعادة صياغة مثل هذا الخطاب إلى خطاب تذكير إذا كانت هناك إشارة من الطرف الآخر حول التعاون المحتمل، ولكن الرسالة الأولى، بسبب ضيق الوقت على سبيل المثال، لم يتم النظر فيها بعناية.

العناصر المطلوبة للرسالة التذكيرية:

• مخاطبة المرسل إليه (رئيس المنظمة، بالاسم أو المنصب، لشخص معين، أو، إذا تم تعميم الرسالة، يتم تحديد نموذج أقرب ما يكون إلى الفرد)؛
• عنوان الوثيقة (اقتراح تعاون، عرض تجاري، اقتراح عمل، وما إلى ذلك، حسب الغرض)؛
• ملخص للمعلومات حول المنظمة المرسلة المهمة للتعاون المستقبلي؛
• الشروط التي يتم بموجبها تقديم التفاعل؛
• تفاصيل الاتصال (الهاتف، الفاكس، البريد الإلكتروني، العنوان)

تأكد من الإشارة إلى التاريخ واسم رئيس المنظمة بالتوقيع والختم المكتوب بخط اليد.

نموذج رسالة تذكير مع اقتراح للتعاون

رسالة تذكير للوفاء بالالتزامات

يتم إرسال مثل هذا الخطاب إلى المنظمة إذا لم تف، لسبب ما، بالتزاماتها المفترضة مسبقًا فيما يتعلق بالطرف المقابل في الوقت المحدد أو كان الموعد النهائي يقترب، ولم تكن نوايا الشريك واضحة.

ومن المهم أن تكون الرسالة بمثابة تذكير، وليس عتابًا أو تهديدًا. لطف النبرة شرط أساسي. ومن دون معرفة أسباب حدوث التأخير، فإن إلقاء اللوم على الشريك قد يكون أمراً متهوراً، فمن الممكن أن تكون لديه ظروف موضوعية.

قد يتكرر التذكير. إذا لم يتم إرسال هذه الرسالة لأول مرة، فيجب عليك في النهاية الإبلاغ عن نيتك النهائية، على سبيل المثال، الذهاب إلى المحكمة.

مرحبا اناستازيا!

خطاب الاعتذار هو نوع من خطابات العمل، لذا يجب ألا تختلف قواعد تكوينه وبنيته بشكل خاص عن قواعد تكوين وهيكل أي خطاب آخر.

في سطر موضوع الرسالة، لا تشير على وجه التحديد إلى أن هذا اعتذار. دعها تكتب بشكل محايد: "عند التوقيع على وثيقة الإنجاز ..." "حول التسليم بموجب العقد..."، إلخ.

اكتب نص رسالة الاعتذار نيابة عن رئيس القسم أو ... الأفضل بالطبع من المنظمة. سيثبت هذا أن الإدارة على دراية بالمشكلة وملتزمة شخصيًا بحلها. وبناء على ما هو مكتوب أعلاه، فمن الأفضل الاستغناء عن شرط "المؤدي".

قم بطباعة الخطاب على ورق الشركة الرسمي وقم بتسجيله على أنه صادر بالطريقة العامة.

بناء:

يمكن تقسيم نص الرسالة نفسها إلى عدة أجزاء دلالية:

يجب أن يكون الاعتذار هو الفقرة أو الجملة الأولى. يتم تقديم الاعتذارات فقط في بداية الرسالة.

عزيزي فاسيلي إيفانوفيتش، نظرًا للظروف الحالية، نعتذر لك عن أفعالك

شرح الأسباب

هنا تكتب عن الأسباب التي أدت إلى عدم تنفيذ الأمر. لا ينبغي تجميل التفاصيل أو اختراع تفاصيل غير موجودة - وإلا فقد يؤدي ذلك إلى عواقب ليست جيدة جدًا. تجنب أيضًا العبارات: "كان هناك سوء فهم"، "مشكلة صغيرة"، "تأخير عرضي"، وما إلى ذلك.
حتى لو كنت تعتقد أن الموقف الذي نشأ هو في الواقع سوء فهم بسيط، يجب أن تفكر في حقيقة أن هذا قد يكون مصدر إزعاج كبير للعميل.

تأخر تسليم المنتجات بسبب ......، الذي حدث في القسم ...... كذا وكذا: تم إدخال رمز منتج غير صحيح في التطبيق عن طريق الخطأ.

التعبير عن الأسف والحزن

الشيء الرئيسي هو عدم تكرار الاعتذارات. لقد تم ذلك بالفعل مرة واحدة في بداية الرسالة، ولم يعد ضروريًا. الغرض من هذا الجزء هو التوضيح للعميل أن وقوع حادث غير سار يعد استثناءً لقواعد الشركة.

على سبيل المثال:

نأسف لأنك اضطررت إلى إضاعة وقتك المحجوز .......

الإبلاغ عن التدابير المتخذة لحل المشكلة

في هذا الجزء من الرسالة، من الضروري تجنب زمن المستقبل: "سنحاول معرفة ذلك"، "سيتم معاقبة الموظفين المسؤولين عن هذا الوضع"، "سيتم اتخاذ التدابير"، وما إلى ذلك. الكتابة في المضارع. على سبيل المثال: جرت محادثة مع موظفي قسم المبيعات حول عدم المقبولية سلوك فظمع الزوار. فيما يتعلق بإيفانوف بي.تي. مُطبَّق إجراءات تأديبيةمثل ……. الاستنتاج هنا لا بد من شكر العميل على تفهمه وصبره، والتعبير عن أمله في عدم تكرار مثل هذه المواقف في المستقبل. على سبيل المثال: نشكركم على تفهمكم ونأمل ألا يؤثر هذا الحادث على تعاوننا المثمر طويل الأمد.

تعد المراسلات التجارية أحد أهم مكونات تنظيم عملية التصميم. الوثائق الأساسية التي يعتمد عليها مدير المشروع في عمله هي العقد وجدول العمل ومهمة التصميم والبيانات الأولية. ومع ذلك، فإن عملية تطوير المشروع معقدة للغاية بحيث لا يمكن أن تعكس جميع الفروق الدقيقة مقدما في المهمة في مرحلة إبرام العقد. وفي هذا الصدد، أثناء التصميم هناك حاجة إلى توضيح المعلومات، وتنسيق الحلول التقنية، والتأكد من أهم البيانات، وما إلى ذلك.

تبين الممارسة أن أي محادثة مع العميل تتعلق بكائن التصميم يجب أن تكون مصحوبة برسالة رسمية تحتوي على التاريخ والرقم والتوقيع. تقوم تقنيات الاتصال الحديثة بإجراء تعديلاتها الخاصة على عملية المراسلات: اليوم، يعد إرسال خطاب ورقي عبر البريد استثناءً إلى حد ما. ومع ذلك، كلما اقتربنا من الالتزام بشرائع العمل المكتبي، والنتيجة هي مجلد صلب تم جمعه الترتيب الزمنيالمراسلات، كلما كان ذلك أفضل.

يجب أن يكون للخطاب الرسمي تاريخ ورقم. قم أيضًا بالإشارة دائمًا إلى موضوع الرسالة

الأسباب والأسباب الرئيسية لكتابة رسالة إلى العميل

تقول واجهات المستخدم الرسومية ومديرو المشاريع ذوو الخبرة: كلما زاد عدد الورق، أصبحت عملية التنظيف أكثر نظافة. لا يبدو الأمر جميلاً، لكنه يعكس جوهر العلاقة مع العميل بشكل صحيح. أي قرار فني يتم اتخاذه دون مشاركة العميل أو يتم الاتفاق عليه معه شفهياً فقط قد يؤدي إلى حدوث مشكلة في المستقبل.

أولاً، قد ينسى ممثل العميل المحادثة الشفهية (أو يتظاهر بالنسيان)، وثانياً، قد يتغير مسؤول اتصال العميل الذي تم الاتفاق معه. ولذلك، يجب توثيق جميع المناقشات المتعلقة بقرارات التصميم. يجب أن تحتوي الخطابات على تاريخ ورقم وتوقيع، ويجب أن يتم استلامها رسميًا من قبل مكتب العميل (ربما عبر البريد الإلكتروني، ولكن على العنوان الرسمي لمؤسسة العميل).

الأسباب الرئيسية التي تدفعك إلى كتابة خطاب إلى العميل هي ما يلي:

• يجب أن تكون أي رسومات أولية ومخططات وحلول فنية يتم إرسالها إلى العميل للموافقة عليها مصحوبة تغطية الحرفوالتي تشير بوضوح إلى متى وإلى من ولماذا يتم إرسال الوثائق؛
• إذا لم يقدم العميل أي بيانات أولية أو لم يكن هناك موافقة رسمية حل تقني– وينبغي إخطاره بذلك كتابياً، وكلما كثر كان ذلك أفضل. عندما تبدأ المواعيد النهائية للمشروع في "الحرق"، فإن كومة من هذه الرسائل لن تسمح لك بجعل المصمم آخر؛
• في حالة عدم وجود مدفوعات مخططة من جانب العميل - دفعة مقدمة أو مدفوعات مؤقتة، من الضروري إبلاغه كتابيًا على الفور، وتحذيره من احتمال فشل فترة التصميم الشاملة (إذا كان ذلك وفقًا لشروط العقد ، بداية العمل مرتبطة بدفعة مقدمة)؛
• إذا لم يتمكن المشروع لسبب ما من توفير الحل الذي طلبه العميل (على سبيل المثال، بسبب انتهاك المعايير)، فمن الضروري إخطاره بذلك كتابيًا، مع تبرير مختص؛
• يجب تبرير عدم القدرة على الاستثمار ضمن الشروط المحددة في العقد بشكل صحيح في الرسالة المصاحبة اتفاقية اضافيةلإعادة الجدولة؛
• كقاعدة عامة، يظهر عمل إضافي أثناء عملية التصميم. قد تكون هذه شروط أو رغبات جديدة للعميل، تتطلب تعديلات طفيفة أو تعديلات كبيرة في الوثائق؛ قد تكون هناك أعمال جديدة لا يمكن تحديد الحاجة إليها في مرحلة إبرام العقد؛ قد تكون هناك حالات أخرى. ويجب إخطار العميل بذلك كتابيًا، مع تلقي تأكيد منه بضرورة الأداء عمل إضافيواستعدادها للدخول في اتفاق إضافي؛
• إذا تم العثور على خطأ في المشروع، فمن الضروري، بالإضافة إلى تصحيحه، تبرير أسباب حدوثه بشكل صحيح وواضح في الرسالة؛
• قد يطلب العميل استخدام ماركات معينة من المعدات في المشروع و مواد بناء. غالبًا ما يقرر العميل استخدام نظائرها الأرخص مقارنةً بتلك التي يقدمها المصمم. عن العواقب المحتملةويجب أن يتم إبلاغ العميل بهذا الاستبدال بشكل معقول.

يتم إعداد الرسالة على ورق ذي رأسية وفقًا للقواعد الأساسية للعمل المكتبي: تتم الإشارة إلى شركة العميل والمنصب واللقب والأحرف الأولى من الشخص المخول بإجراء المراسلات التجارية على أنها المرسل إليه. هذه وثيقة رسمية (والتي يمكن أن تنظر فيها المحكمة، من بين أمور أخرى)، لذلك، يجب أن تحتوي على تاريخ ورقم ومصدقة بتوقيع الشخص المخول (المدير، كبير المهندسين، كبير مهندسي المشروع، إلخ. .) لا يتطلب الخطاب المحرر على ترويسة المؤسسة طباعة رطبة إضافية. يجب أن تشير الرسالة إلى الموضوع: "حول تقدم التصميم"، "حول الدفع" وما إلى ذلك.

يجب أن تبدأ الرسالة بعنوان قياسي، على سبيل المثال، "عزيزي إيغور بتروفيتش!" من المهم مخاطبة العميل بالاسم والعائل. إذا كنت تقوم بإعداد رد على خطاب وليس لديك معلومات الشخص الذي تتصل به، فأنت بحاجة إلى معرفة ذلك (اتصل بمكتب الاستقبال أو المنفذ المباشر للرسالة).

تشير الرسالة إلى اسم المنظمة والشخص الموجه إليه الرسالة. مخاطبة المستلم بالاسم والعائل

في نهاية الرسالة، تحت التوقيع، يجب الإشارة إلى المقاول ومعلومات الاتصال الخاصة به. على سبيل المثال، إذا تم إعداد مادة الرسالة الموقعة من كبير المهندسين أو كبير المهندسين من قبل مهندس تصميم، فيجب أن يتمكن ممثل العميل من الاتصال به مباشرة لتوضيح التفاصيل الفنية.

يجب عليك الإشارة أسفل التوقيع إلى جهات اتصال المقاول لتتمكن من توضيح التفاصيل الفنية.

لا ينبغي إدراج الصور والجداول في نص الرسالة: يتم تنسيق هذه المواد كمرفقات برقمها وأسمائها. توجد في نهاية الرسالة قائمة بجميع المرفقات مع الإشارة إلى رقمها التسلسلي وعنوانها وعدد صفحاتها وعدد النسخ.

تتيح لك أدوات التدقيق الإملائي الحديثة (بما في ذلك تلك المضمنة في برنامج MS Word) إعداد مستندات متعلمة تمامًا. أي أخطاء إملائية وعلامات ترقيم وأخطاء أسلوبية في المراسلات التجارية غير مقبولة.

بعض النقاط التي يجب على المصمم الانتباه إليها حتى يتمكن من كتابة خطاب إلى العميل بشكل صحيح

حتى ياماموتو تسونيتومو في القرن السابع عشر، قال في مجموعته لقواعد سلوك الساموراي، إنه يجب كتابة الرسالة بطريقة تجعل المرسل إليه يرغب في تعليقها على الحائط، مثل عمل فني. وحتى لو كان النص في معظمه تقنيًا، ومليئًا بالأرقام والبيانات، فإنه سيتم قراءته من قبل شخص حي.

لن يعجب أحد، وخاصة العميل، إذا كانت الرسالة تبدأ بكلمات "نبلغك..."، "مرة أخرى نبلغ..."، حتى لو كان الغرض من الرسالة هو الإعلام أو التذكير. يجب تخفيف هذه العبارات إن أمكن ونقلها إلى الفقرة الثانية أو الثالثة.

مثال على ترتيب الكتل الدلالية

اعتمادًا على محتواه، يمكنك بدء الرسالة بالعبارات التمهيدية التالية:

• أشكركم على الدعوة للتعاون...
• وبهذا نظهر احترامنا لك..
• نكمل المحادثة الهاتفية...
• وكما اتفقنا أعلمك...
• نشكركم على الرد في الوقت المناسب على رسالتنا رقم....

يجب تقديم النص الرئيسي للرسالة، الذي يحتوي على الأسئلة وأوصاف المشكلات ورؤيتك لحلها، بشكل واضح وموجز، دون معلومات غير ضرورية. من المستحسن أن تكون الرسالة بأكملها مناسبة لصفحة واحدة (وهذا ليس هو الحال دائمًا).

في نهاية الرسالة، تحتاج إلى تلخيص ما تتوقعه من العميل والإشارة إليه بوضوح، والانتباه إلى مدى إلحاح المهام وأولويتها.

ويجب أن تكون العبارة الأخيرة قبل التوقيع أيضًا علامة على الاحترام: "مع الاحترام..."، "مع الأمل في التفاهم المتبادل"، "مع الأمل في مزيد من التعاون..."، وما إلى ذلك.

انهي رسالتك باحترام.

توصي قواعد المراسلات التجارية بكتابة خطابات تقديمية عند إرسال أي مستندات، بغض النظر عما إذا كانت ورقية أو إلكترونية. سننظر في هذه المقالة في كيفية كتابة خطاب تقديمي عند إرسال المستندات إلى العميل.

لماذا الكتابة

على الرغم من أن القانون لا يحدد أي متطلبات لتصميم خطاب التقديم، إلا أن هناك قواعد للمراسلات التجارية والعمل المكتبي. يوصون بأن تقوم بالتأكيد بإعداد مثل هذه الورقة. للوهلة الأولى، يبدو أن هذا إجراء شكلي بسيط، وليس أكثر من تحية للأدب. ولكن من الناحية العملية فإن خطاب التغطية هو الذي يساعد على حماية المورد من العديد من المشاكل، مثال على مثل هذه الحالات:

• التوقيع متأخر؛
• فقدت الأوراق؛
• كان هناك نقص في الوثائق.

الهدف الرئيسي هو التقاط كل شيء نقاط مهمة: تاريخ النقل، وما الذي يتم إرساله بالضبط ولأي غرض، وفي أي إطار زمني من المتوقع أن يتم الرد، على سبيل المثال، إعادة نسخة موقعة، وجرد الوثائق المنقولة. وبعد ذلك، إذا ظهرت اتهامات لا أساس لها من الصحة، فسيكون من السهل استعادة الحقيقة.

إذا تم إرسال المستندات شخصيًا أو عن طريق البريد، فقم بعمل نسختين من المستند المصاحب. سيحتفظ المستلم بواحد، وسيضع الرقم الوارد في الثاني، ويوقع على أن المخزون مطابق للواقع، ويعيده إليك. وهذا يؤكد تبادل الوثائق.

متى تكتب

في المشتريات الحكومية، يتم كتابة الدعم في أغلب الأحيان:

• إرسال المستندات للتوقيع (، وما إلى ذلك)؛
• إلى تقرير المصالحة؛
• يطلب أو يستجيب؛
• عند إرسال أي وثائق مهمة.

لا يهم كيف يتم نقل الوثائق بالضبط: شخصيًا، أو عن طريق البريد العادي أو عبر البريد الإلكتروني، أو عن طريق البريد.

قالب رسالة الغلاف

ماذا اكتب

لذلك، دعونا معرفة ما يجب كتابته في رسالة الغلاف. دعونا نذكرك أن القانون لا يحدد أي متطلبات. من المعتاد استخدام نموذج رسمي، لكن هذا ليس ضروريًا، يمكن كتابته على ورقة بيضاء، ويفضل ألا يكون بخط اليد، ولكن في شكل مطبوع.

كقاعدة عامة، يتم إعداد الوثيقة المصاحبة من قبل الموظف الذي يرسل الوثائق. التوقيع يكفي للحصول على الشهادة، ولكن إذا كانت المنظمة تستخدم الختم، فيمكنك وضع ذلك أيضًا. دعونا نذكرك أن الختم الدائري الآن ليس إلزاميًا (82-FZ بتاريخ 04/06/2015).

عند تطوير نموذج لكيفية كتابة رسالة تعريفية، يمكنك الالتزام بالهيكل التالي:

• تفاصيل المرسل؛
• بيانات التسجيل (الرقم والتاريخ الوارد والصادر)؛
• معلومات حول المستلم (اسم المنظمة والعنوان واسم ومنصب الموظف المسؤول)؛
• نص الاستئناف؛
• قائمة الوثائق المرفقة؛
• الاسم الكامل وتفاصيل الاتصال للمترجم.

يتم ترقيم المستندات المرفقة حسب قواعد العمل المكتبي، مثل كافة المراسلات. وبعد ذلك، يمكنك استخدام هذه البيانات في المراسلات، على سبيل المثال، "الرد على طلبك المرجع. لا.... من..."

يمكن أن يبدأ جزء المحتوى بعبارة "نحن نرسل لك..."، "نحن نرسل لك...". بعد ذلك، حدد المستندات التي تتحدث عنها، ومن المستحسن تقديم الاسم الكامل لكل منها، دون الاقتصار على مجرد "نحن نرسل الوثائق للتوقيع". ثم تأكد من كتابة الإجراءات والإطار الزمني الذي تتوقعه من المستلم: "يرجى قراءة التعليقات وإرسالها في موعد أقصاه 1 ديسمبر 2019" أو "يرجى التوقيع وإعادة نسخة واحدة من كل مستند قبل 1 ديسمبر 2019". يجوز إبراز الأماكن المهمة في النص بالخط العريض.

بعد ذلك، قم بإعداد المخزون. أسهل طريقة للقيام بذلك هي في شكل جدول. يرجى الإشارة إلى الاسم الكامل لكل مستند مع كافة التفاصيل (على سبيل المثال، "المقترح التجاري رقم 11 بتاريخ 1 ديسمبر 2017")، عدد الصفحات، عدد النسخ. في النهاية لن يضر الإشارة الرقم الإجماليالصفحات.

في مؤخراأصبح البريد الإلكتروني ذا أهمية متزايدة في المراسلات التجارية. مزاياها واضحة: الكفاءة وسهولة الوصول وسهولة الاستخدام. وينبغي أن نتذكر ذلك مراسلة عبر البريد الاكترونيلديها الفروق الدقيقة الخاصة بها.

استلام الرسائل

1. تحقق من بريدك الإلكتروني مرتين على الأقل يوميًا - في الصباح وبعد الظهر. خلاف ذلك، يمكنك تعطيل عمل الآخرين وتأخير حل القضايا؛
2. إذا تلقيت رسالة، فهذا يعني أن شخصا ما أرسلها وقام بذلك لسبب ما. ولذلك، يجب قراءة الرسائل الواردة. وبطبيعة الحال، لا يعتبر البريد العشوائي هنا؛
3. إذا كنت مديرًا، فيجب أن يبدأ يوم عملك بإطلاق عميل بريد إلكتروني لا يتم تحميله طوال اليوم ويقوم تلقائيًا بفحص البريد. قم بإعداد التسليم/الاستلام التلقائي للبريد كل 10 دقائق على الأقل (أو أفضل 2-3)؛
4. إذا كنت مشغولًا للغاية وقد تلقيت خطابًا، فقم بتقييم من هو والموضوع وتصفحه سريعًا - سيساعدك ذلك على فهم ما إذا كانت الرسالة تتطلب استجابة عاجلة أو يمكن الانتظار قليلاً؛
5. أبسط و طريقة فعالةقم بتحريك الأشياء وعدم جمع أكوام البريد - قم بالرد على الرسائل على الفور. لذلك، إذا لم تكن منخرطًا في محادثة أو أي نشاط آخر لا يتسامح مع المقاطعة، فقم بالرد على الرسالة على الفور.

الحقول "إلى" و"نسخة" و"نسخة مخفية الوجهة"

يجب أن تفهم وتتذكر وتستخدم الحقول "إلى" و"نسخة" و"نسخة مخفية الوجهة" بشكل صحيح. تعتمد أفعالك عند استلام الرسالة أو تصرفات المستلم على هذا.

1. "إلى من". إذا قمت بإرسال سؤال، فأنت تنتظر الرد من المرسل إليه المحدد في الحقل "إلى". إذا كنت المتلقي، يجب عليك الرد. أي أن الرسالة وما تحتويه من معلومات أو أسئلة موجهة مباشرة إلى المستلم المشار إليه في هذا المجال.
2. "ينسخ". يتلقى المستلمون في هذا المربع خطابًا للحصول على معلومات أو "شهود مدعوون". لا ينبغي لمستلم النسخ الرد بشكل عام على الرسالة. علاوة على ذلك، يعتبر من الأدب، إذا لزم الأمر، البدء بعبارة "آسف للتدخل".
3. "نسخة مخفية". حقيقة أن الرسالة قد تم إرسالها إلى الشخص المحدد في حقل "نسخة مخفية الوجهة" لن يعرفها المستلم الرئيسي أو الموجودون في النسخ. يُستخدم هذا الحقل أيضًا للبريد الجماعي بحيث لا يعرف جميع المستلمين دفتر العناوين الخاص بك.

عند الإجابة، لا تنس زر "الرد على الكل" - سيؤدي ذلك إلى حفظ مستلمي الرسالة الأولية في نسخ ولن تمر إجابتك عليهم. يمكنك دائمًا إزالة المستلمين غير المرغوب فيهم أو إضافة آخرين.

إذا كان هناك أكثر من اثنين من المستلمين في الرسالة المستلمة في الحقل "إلى"، فهذا يعني أنه يجب على كل من هؤلاء المراسلين أو أي منهم الإجابة. قرر من يجب أن يجيب. ومع ذلك، كن حذرًا عند إرسال رسائل تحتوي على أكثر من مستلمين في الحقل "إلى": بالنسبة للرسالة المرسلة إلى الجميع، فإنك تخاطر بعدم تلقي رد من أي شخص.

حقل الموضوع

يجب أن لا تترك هذا الحقل فارغا. قد يتلقى الأشخاص الذين تتواصل معهم مئات رسائل البريد الإلكتروني يوميًا ويستخدمون هذا الحقل لتقييم أهمية محتوى البريد الإلكتروني بسرعة.

يجب أن يعكس سطر الموضوع موضوع الرسالة بإيجاز. عناوين مثل "سؤال"، "مرحبًا!" أو العناوين الفارغة تكشف أنك إما مبتدئ، أو تفتقر إلى المهارات الأساسية في المراسلات التجارية.

"أهمية الكتابة"

إذا كانت الرسالة تحتوي على معلومات حول تغييرات عاجلة، أو نص العقد، أو غيرها من المعلومات التي تحتاج إلى الانتباه إليها أولاً، فاستخدم الأهمية "عالية"، سيؤدي ذلك إلى تمييز الرسالة في البريد الوارد.

• لا تستخدم أهمية "عالية" عبثا!
• يجب وضع علامة "منخفضة" على الرسالة الشخصية الموجهة إلى مراسل أعمال أو الرسالة التي تحتوي على صورة أو رابط مضحك وغير تجاري.

كتابة الرد

1. ابدأ بالتحية، فهي مهذبة.
2. تحدث بنفس اللغة مع الشخص. وهذا لا يتعلق فقط باللغة الروسية/الإنجليزية، ولكن أيضًا بشكل النص. يعد الرد غير الرسمي على خطاب رسمي بمثابة عدم احترام للمستجيب وإظهار ثقافة الفرد المتدنية.
3. لا تستخدم الترجمة الصوتية إلا عند إرسال الرسائل باستخدام أجهزة محمولة. إذا كان برنامج البريد الخاص بك لا يدعم الترميزات الروسية أو يفسد الترميزات، فيرجى إرفاق نص الرد في المرفق.
4. خطاب عمليجب أن تكون دقيقة ومحددة وموجزة.
   • دقة– حدد البيانات الدقيقة التي تشير إليها (على سبيل المثال، تاريخ الاجتماع، أو بند جدول أعمال الاجتماع، أو تاريخ وموضوع بريد إلكتروني آخر، أو اسم الملف).
   • واقعية- يجب أن يكون واضحًا من الرسالة ما هو المطلوب بالضبط من المستلم.
   • الإيجاز. من يفكر بوضوح يتكلم بوضوح، ومتلقيك يرى ذلك. لذلك، ليس من الضروري أن نذكر في ثلاث صفحات ما يمكن كتابته في ثلاث جمل. إن النص التجاري الموجز ليس جفافًا، بل توفيرًا للوقت ودقة في التفكير.
5. إذا كانت الرسالة تحتوي على عدة أسئلة أو موضوعات أو مهام، قم بتنظيمها وفصلها. من الصعب قراءة "تيار الغسيل" المستمر ويمكنك في الواقع تخطي السؤال الرئيسي في الرسالة.
6. أجب عن الطلبات الواردة في الرسالة بأكبر قدر ممكن من الدقة. الإجابة على الطلب أو المهمة هي "دعونا نفعل ذلك!" غير مكتمل "سنفعل ذلك بحلول تاريخ كذا وكذا"، "في أيام كذا وكذا"، "بعد حدث كذا وكذا" هي إجابة أكثر تحديدًا ودقة.
7. يجب ألا يحتوي النص على أخطاء! الأخطاء المطبعية ليست فظيعة، ولكن إذا كتبت كلمات بشكل غير صحيح في كل حرف، فإنها تصبح ملحوظة بسرعة كبيرة وتترك بصمة سلبية على صورتك كشريك تجاري.
8. لا ترسل رسالة دون قراءة ما كتبته! اقرأ إجابتك وتأكد من أن كل شيء موجز ودقيق ومفهوم ومحدد ولا يحتوي على أي شيء أخطاء قواعدية. تحقق مما إذا تم تحديد كافة المستلمين الضروريين، وما إذا تم وضعهم بشكل صحيح في الحقلين "إلى" و"نسخة". التحقق من الأخطاء النحوية.
9. اقتبس نص الرسالة الأصلية.
10. عند الاقتباس بالكامل (إذا كان ردك على الرسالة بأكملها)، اكتب نص الرد في بداية الرسالة، وليس في نهايتها!
11. إذا كانت إجاباتك نقطة بنقطة، فافصل بين الاقتباس بأسطر فارغة في الأعلى والأسفل.

المرفقات

1. لا تقم بإرفاق الملفات بتنسيقات EXE وPIF وBAT وCOM وCMD وSCR بالحروف - حيث يقوم العديد من عملاء البريد الإلكتروني أو الخوادم بحظر مثل هذه المرفقات بإحكام، ولن يقرأها المستلم أبدًا. قم بتجميعها في أرشيف (zip، rar) كما لو كانت في غلاف وأدخلها في هذا النموذج.
2. ومن الطبيعي إرسال مرفقات يصل حجمها إلى 2-3 ميجابايت دون سابق إنذار. إذا كنت تريد إرسال مرفق حجم أكبر، تحقق مع المراسل مما إذا كان هذا الملف سيمر عبر خادمه أو سيتناسب مع صندوق البريد الخاص به.
3. الامتناع عن استثمار محتوى مشكوك فيه: أولاً، قد لا يشاركك مراسلك أذواقك، وثانيًا، قد تسبب مشكلة لشخص يعمل في منظمة يتم فيها استخدام الرقابة على البريد.

التوقيع الإلكتروني

1. إن الحصول عليه مفيد (يحتوي على معلومات الاتصال الخاصة بك) وهو نموذج جيد يوضح احترافك.
2. يجب ألا يتجاوز التوقيع 5-6 أسطر. ويجب أن يتضمن، على الأقل، اسمك الأول والأخير. بالإضافة إلى ذلك، يُنصح بالإشارة إلى رقم هاتفك وعنوانك بريد إلكتروني، اسم الشركة وعنوانها الفعلي، بالإضافة إلى عنوان موقعها الإلكتروني.
3. لديك خياران للتوقيع الإلكتروني: لرسائل المبادرة (الخاصة) مع التوقيع الكامل

يجب أن يكون لخطاب العمل هيكل واضح، ومزاياه هي:

• توفير وقتك ووقت المستلم؛
• ضمان أن يقرأ المرسل إليه الرسالة ويفهم جوهرها بشكل صحيح؛
• الحصول على إجابة واضحة وواضحة.

هيكل الرسالة التجارية

جاذبية

وهو موجود في رأس الرسالة ويحتوي على المنصب والاسم الكامل للمرسل إليه. بالنسبة للمراسلات التجارية الرسمية، العنوان القياسي هو "عزيزي"، وهو مكتوب بحرف كبير وفي وسط الصفحة. ثم هناك الكثير من الخيارات اعتمادًا على ما يكتبونه ولمن. وهكذا، في روسيا، من المعتاد مخاطبة الأشخاص بالاسم والاسم العائلي، في الشركات الغربية ثقافة الشركات- بالاسم فقط. إذا كنت تعرف شريك حياتك شخصيا، فيمكنك مخاطبته بهذه الطريقة: "عزيزي أندريه بتروفيتش"، إذا كنت لا تعرف، "عزيزي السيد سميرنوف". وبالمناسبة، عند مخاطبة شخص ما، لا يمكن اختصار كلمة "السيد" إلى "السيد". ولا ينبغي تحت أي ظرف من الظروف أن تكتب "عزيزي السيد أ.ب. سميرنوف". إما "أندريه بتروفيتش" أو "السيد سميرنوف".

إذا كنت لا تكتب للناس الدم الملكيوممثلي الطوائف الدينية ورؤساء وأعضاء البرلمانات مختلف البلدان، اعتبر نفسك محظوظا. هناك صيغ تحويل رسمية لهم، وصيغ خاصة لكل رتبة. قبل إرسال مثل هذه الرسالة، تحقق بعناية مما إذا كانت الرسالة المحددة تتوافق مع حالة المرسل إليه. من الأسهل بكثير أن تتذكر كيف تكتب إلى العسكريين: "عزيزي الرفيق العقيد"، حتى لو كان هذا العقيد امرأة. لكن عنوان "السيدات والسادة" علماني، ومن الأفضل استخدامه، على سبيل المثال، لدعوة لافتتاح صالون ملابس عصرية. إذا كنت تقوم بدعوة شخص ما لحضور عرض تقديمي للأعمال - على سبيل المثال، منصات حفر جديدة - فوفقًا للممارسة المتبعة، يتم استخدام العنوان المشترك "سادتي الأعزاء" للجميع. وفي هذه الحالة، لا يهم أن تعمل النساء أيضًا في هذه المنظمة.

مثال:

إلى الرئيس التنفيذي
جمعية ذات مسؤولية محدودة "كونكورد"
دوبروفولسكي بي.

عزيزي بافل إيليتش!
أو
عزيزي السيد دوبروفولسكي!

الديباجة

تشكل الفقرة الأولى من الرسالة، والتي تحدد الغرض منها، والسبب الذي دفعك إلى كتابتها. بعد قراءة الديباجة يجب على المرسل إليه أن يفهم جوهر الرسالة مثال: أكتب إليك لأعرب عن عدم رضائي عن جودة المواد الخام لإنتاج الأثاث التي تزودنا بها شركتك، وأعول على تصرفاتك تهدف إلى تغيير الوضع بسرعة نحو الأفضل وتعويض الخسائر التي لحقت بنا.

مثال:خلال الشهر الماضي، بدءاً من الثاني من يونيو من هذا العام، كان هناك 10-15% من كل دفعة من المواد الخام الخاصة بك معيبة. وقد تم توثيق هذه الحقائق بشكل صحيح من قبل المتخصصين في شركتنا. نسخ من الوثائق مرفقة بهذه الرسالة. تبلغ خسائر شركتنا بسبب استلام المواد الخام المعيبة حوالي مليون روبل. نحن نتعاون مع شركة Concord LLC منذ خمس سنوات، وحتى الآن لم يكن لدينا أي سبب للشكوى. وفي هذه الحالة، نحن نصر على التعويض الكامل عن خسائرنا. إذا لزم الأمر، نحن على استعداد لإجراء فحص مشترك للمواد الخام المرفوضة.

خاتمة

من الضروري الحصول على ملخص موجز لكل شيء مكتوب وخاتمة منطقية للرسالة.

مثال:أنا متأكد من أنك ستتفهم هذا الوضع، وفي المستقبل القريب سيعود تعاوننا إلى طبيعته.

إمضاء

تنتهي الرسالة بتوقيع (المنصب + الاسم الكامل) للمرسل إليه، والذي يسبقه النموذج المهذب القياسي "مع احترامي". الخيارات ممكنة أيضًا: "مع خالص التقدير"، "مع الأمل في التعاون المثمر"، "مع الامتنان لتعاونكم"، وما إلى ذلك. عند التوقيع على خطاب، من المهم مراعاة رتبة المرسل إليه والمرسل إليه. ويجب أيضًا أن تكون الرسالة الموجهة إلى المدير العام موقعة من المدير العام أو نائبه على الأقل. في هذه الحالة، يجب أن يتوافق التوقيع مع فك تشفيره: الوضع عندما يضع نائب المدير شرطة مائلة بجوار اسم عائلة المدير ويوقع باسمه، فهو أمر غير مقبول.

مثال:مع خالص التقدير، المدير العام لمصنع أثاث زاريا أ.د كيسيليف

ملاحظة

حاشية (ملاحظة) - حاشية في نهاية الرسالة بعد التوقيع - نادرًا ما تستخدم في المراسلات التجارية. إنه يعمل على إعلام المتلقي عنه حدث مهمالذي حدث بعد كتابة الرسالة، أو ينقل له معلومات لها علاقة غير مباشرة بموضوع الرسالة.

مثال 1:ملاحظة. أعلمكم أن نسبة العيوب في دفعة المواد الأولية المستلمة منذ 3 ساعات ارتفعت إلى 17%!

مثال 2:ملاحظة. سيجتمع رئيس قسم استقبال المواد الخام لدينا مع المتخصصين في مؤسستك غدًا الساعة 14:00.

التطبيقات

تعد المرفقات إضافة اختيارية للنص الرئيسي للرسالة، وبالتالي يتم وضعها في أوراق منفصلة - كل مرفق في الورقة الخاصة به. لا توجد قواعد لكتابتها.

العبارات القياسيةالمراسلات التجارية

إشعارات

• نحيطكم علماً أن تأخير الشحن... حدث بسبب...
• نود اعلامكم بأن إدارة المصنع اتخذت قرارا...
• نبلغك بقبول عرضك.
• نحيطكم علماً بأننا...
• نود أن نعلمك أن...
• نحيطكم علماً أنه مع الأسف لا نستطيع...

نماذج من التعبيرات الموضحة للدوافع (العبارات الأكثر شيوعًا في بداية خطاب العمل القياسي)

ووفقا للبروتوكول...
• لتعزيز حماية الملكية..
• استجابة لطلبك...
• لتأكيد محادثتنا الهاتفية...
• لتأكيد اتفاقنا..
• من أجل تقديم المساعدة الفنية...
• نظراً للوضع الصعب..
• وفي إطار العمل المشترك...
• حسب رسالة العميل...

إذا كان المؤلف كيانًا قانونيًا، فسيتم نقل الإجراءات:

1. الشخص الثالث صيغة المفرد، على سبيل المثال:
   • نبات زاريا لا يمانع...
   • يقدم المشروع الروسي الإنجليزي المشترك Soyuz K...
   • تعاونية نيف تضمن...
2. الشخص الثالث جمععلى سبيل المثال: الإدارة واللجنة النقابية لمصنع زاريا تطالبان بجدية ...
3. أول شخص الجمع:
   • لو سمحت...
   • نحن نؤكد...
   • نبلغ...

إذا كان المؤلف شخصاً طبيعياً، فتنتقل التصرفات:

1. الشخص الأول المفرد، على سبيل المثال:
   • لمعلوماتك…
   • بسأل…
   • أنا أعلمك...
2. أول شخص الجمع، على سبيل المثال:
   • نوافق...
   • لقد تلقينا برقية الخاص بك...
   • تهانينا...
   • نحن ندعم...

طلب

• برجاء التحقق من تقدم العمل...
• رجاءا اتخذ اجراء…
• يرجى تقديم بيانات الأداء...

إرسال المستندات أو الأصول المادية

• نرسل رسومات تجميع الآلة...
• نقوم بإرسال الوثائق التي تهمك عن طريق البريد المسجل...
• نرسل لكم العقد الموقع من قبلنا...

تأكيد

• مع الامتنان نؤكد استلام طلبك ونقوم بتنفيذه...
• نؤكد استلام المواصفات...
• مصنع زاريا يؤكد شروط توريد المعدات...

يعرض

• يمكننا أن نقدم لك …
• ندعوكم لشراء…
• يمكننا أن نوصيك…

دعوة

• ندعوكم للمشاركة في مناقشة المشروع...
• أرجو الانضمام للمناقشة...
• ندعو ممثل شركتك لزيارة…

رفض ورفض الاقتراح (المشروع)

• إن مسودة قائمة العناوين التي أرسلتها لمشاريع البناء بمبلغ ... لا يمكن الموافقة عليها من قبلنا للأسباب التالية.
• لقد تم رفض مقترحك (مشروعك) للأسباب التالية...

تذكير

• نذكركم أنه وفقاً لخطة العمل المشترك يجب...
• نذكركم أنه وفقاً لـ... يجب... عليك...
• نذكركم بأن الدفعة المستحقة عليكم تصل إلى...
• نذكركم بأن الموعد النهائي لتقديم المخطوطة قد انتهى...

ضمانات

• نحن نضمن الدفع.
• نحن نضمن المواعيد النهائية.
• نحن نضمن جودة المنتجات.

تفسير موقف الفرد

• ولم تؤد مناشداتنا بشأن هذه القضية إلى نتائج إيجابية.
• ليس لدينا أي اعتراض على التصميم.
• لا نستطيع تسليم البضاعة لكم... للأسباب التالية:...

تفسير تصرفات الطرف الآخر

• مثل هذا التأخير قد يؤدي إلى ...
• من غير الممكن تفسير سبب تأخير مصنعك في إرسال القوالب...
• الوعود التي قطعتها لا يتم الوفاء بها.

الكلمات الأخيرة

• ونأمل أن يتم تلبية طلبنا.
• ونحن نتطلع إلى مزيد من التعاون.
• مع تمنياتنا بالنجاح.
• نرجو منكم عدم التأخر في الرد.
• أرجو أن تسامحونا على التأخير في الرد (لخطأ).

المعايير الأخلاقية للمراسلات التجارية

تعتمد المراسلات التجارية، مثل أي شكل آخر من أشكال التفاعل البشري، على مجموعة من القواعد والمعايير الأخلاقية، وأهمها "الصواب والاحترام لشريكك". حتى لو كان الغرض من الرسالة هو التعبير عن شكوى، فيجب ألا يحتوي نصها على كلمات بذيئة أو تعبيرات غير صحيحة قد تسيء إلى الطرف المقابل. من خلال الاهتمام بالحفاظ على كرامة المرسل إليه، فإنك بذلك تحافظ على كرامتك.

• ابدأ الرسالة ببيان الرفض. بادئ ذي بدء، يجب عليك ذكر دوافعك. تم اتخاذ القراروتوضيح أنه في ظل ظروف معينة يمكن إعادة النظر في هذه القضية؛
• فرض على المرسل إليه النتيجة المتوقعة من السؤال، على سبيل المثال: “أطلب منك دراسة الموضوع وحله بشكل إيجابي” أو “أطلب منك الموافقة على هذا الترشيح”
• تشجيع المرسل إليه على الإسراع عند اتخاذ القرار بكلمات "عاجل"، "فورا"، "في وقت أقصر". من الأفضل استخدام صيغ الآداب "أطلب منك الإجابة بحلول كذا وكذا تاريخ"، "أطلب منك بشدة إبلاغ قرارك على الفور"
• تلميح للمرسل إليه حول عدم اهتمامه الوهمي وعدم كفاءته وإدخال عبارة مثل "أقترح الدراسة بعناية في نص الرسالة ...".

بالنسبة لمتلقي الرسائل التجارية، فإن المتطلبات الإلزامية، من وجهة نظر المعايير الأخلاقية، هي:

• رفض نموذج الرد، حيث يتم إرجاع خطاب الطلب أو خطاب العرض إلى المؤلف مع معلومات الرد الموضوعة عليهما؛
• استجابة سريعة وواضحة للمنظمة المرسلة. قد يعتبر التأخير أو عدم الاستجابة عدم تعاون.

إن اتباع المعايير الأخلاقية للمراسلات التجارية المذكورة أعلاه لن يتطلب منك القيام بعمل فذ وسيصبح بمرور الوقت سهلاً ومعتادًا. علاوة على ذلك، سيوفر لك سمعة كشخص لبق وسيعلمك أيضًا كيفية تحويل المعارضين إلى حلفاء.

القواعد العامة لكتابة الرسائل التجارية

بالإضافة إلى الهيكل، هناك عنصر آخر مهم في خطاب العمل المختص وهو تصميمه الأنيق.

بريد المعلومات

بريد المعلومات- هذه رسالة رسمية تبلغ المرسل إليه بالمعلومات الرسمية.

يتراوح طول النشرة الإخبارية من فقرة واحدة إلى عدة صفحات.

كقاعدة عامة، يتم توقيع خطابات المعلومات من قبل رئيس المنظمة، وفي حالة البريد الجماعي (على سبيل المثال، لجميع عملاء الشركة) قد لا تحتوي على توقيع يدوي على الإطلاق. غالبًا ما تكون خطابات المعلومات قياسية طبيعة.

استفسار– كتاب رسمي مرسل للحصول على أي معلومات أو مستندات رسمية.

بشكل عام، تتم صياغة خطابات الاستفسار بنفس طريقة صياغة خطابات الطلب. عادة ما يتم توقيع خطابات الطلب من قبل رئيس المنظمة أو مسؤول معتمد رسميًا.

ويجب أن يتضمن نص خطاب الطلب مبررًا لضرورة تقديم مواد أو معلومات والبيان الفعلي للطلب.

خطاب الطلب يتطلب خطاب الرد.

خطاب الرد

خطاب الرد هو خطاب خدمة يتم كتابته كرد على خطاب استفسار أو خطاب طلب.

قد تكون الإجابة بالنفي (خطاب الرفض) أو بالإيجاب.

يجب أن يستخدم نص خطاب الرد نفس اللغة والمفردات التي استخدمها المؤلف في خطاب المبادرة، بشرط أن يكون خطاب الطلب مكتوبًا بشكل صحيح من حيث اللغة.

لا يجب أن تدرج في نص رسالة الرد رابطًا للرسالة المستلمة ("إلى رسالتك المؤرخة _______#__...").

المعلومات الخاصة بخطاب المبادرة مدرجة في رقم تسجيل خطاب الرد، ومن المستحسن أن تبدأ خطاب الرفض بتبرير الرفض: "فيما يتعلق بـ..."، حيث أن الرد السلبي يجب أن يكون مبرراً، فلا يمكنك ببساطة رفض الطلب دون تفسير.

رسالة تأكيد

خطاب التأكيد هو خطاب رسمي يؤكد فيه المرسل إليه الاتفاقات التي تم التوصل إليها مسبقًا أو النوايا أو استلام المعلومات أو المستندات أو المواد الأخرى، وما إلى ذلك.

صيغة اللغة الرئيسية لهذا النوع من الرسائل هي: "نحن نؤكد (استلام المستندات، الاتفاق المبدئي، الموافقة على ...)".

عند تأكيد الاتفاقية الأولية، يجب أن يوضح نص الرسالة جوهرها بإيجاز.

إذا تم تأكيد استلام المستندات، فيجب عليك تسميتها، وما إلى ذلك. قد ينتهي خطاب التأكيد بطلب أو رغبة أو اقتراح.

رسالة شكوى

خطاب الشكوى هو خطاب عمل مبادرة، والغرض منه هو التعبير عن شكوى أو عدم الرضا للمرسل إليه.

وفي الختام، ينبغي التعبير عن رغبات أو مقترحات محددة لتصحيح الوضع.

خطاب الضمان

تهدف خطابات الضمان إلى تزويد المرسل إليه بضمانات مكتوبة من أجل تأكيد وعود أو شروط معينة أو نوايا أو تصرفات المؤلف (المنظمة المرسلة)، والتي تؤثر بطريقة أو بأخرى على مصالح المرسل إليه.

خطابات الضمان موجهة إلى منظمة أو فرد. لا يجوز ذكر كلمة "ضمان" على الإطلاق في نص الرسالة، إلا أن الرسالة ستبقى وثيقة تحتوي على ضمانة.

يمكن ضمان الدفع مقابل العمل المنجز، وتوقيت إنجازه، وجودة العمل، وجودة المنتج، وتوقيت تسليمه، ودفع ثمن المنتجات المستلمة، وما إلى ذلك. ويمكن أن تشكل هذه الجوانب محتوى رسالة كاملة أو يتم تضمينها في نص الرسالة كمكون لها.

تعتبر خطابات الضمان قانونية بطبيعتها، وتتوافق في وضعها مع المستندات ذات الطبيعة التعاقدية. في أغلب الأحيان، يتم إصدار خطابات الضمان لتأكيد الدفع.

وفي هذه الحالة، من الضروري الإشارة إلى رقم العقد والفاتورة التي يجب الدفع بموجبها.

تتميز خطابات الضمان بالوضوح والدقة والصياغة التي لا لبس فيها - حيث أننا نتحدث عن تزويد المرسل إليه بالضمانات نيابة عن ونيابة عن منظمة أو مسؤول. ويجب أن يشير إلى نوع العملية التي سيتم تنفيذها.

ويمكن أن تبدأ مثل هذه الرسائل ببيان جوهر الضمانات المقدمة للمرسل إليه، على سبيل المثال: "بهذه الرسالة أضمن...".

وفي حالات أخرى، يجوز أن يتضمن خطاب الضمان بيان الأسباب التي دفعت المؤلف إلى إعلان استعداده لتزويد المرسل إليه بضمانات معينة. في هذه الحالة، يتم صياغة البيان المقابل في الجملة النهائية، على سبيل المثال: "نحن نضمن الدفع" أو "في الوقت المناسب و دفع كاملأنا أضمن."

خصوصية هذا النوع من الرسائل هو وجود توقيع المسؤول المباشر عن القضايا المالية أو غيرها من القضايا، إلى جانب توقيع المؤلف (على سبيل المثال، مدير المنظمة). إذا تم إرسال خطاب الضمان كالتزام بالدفع مقابل عملية شراء أو خدمة مقدمة وما إلى ذلك، فيجب أن يشير إلى التفاصيل المصرفية الخاصة بمنظمة الدفع.

قد تتضمن العبارة الرئيسية في خطاب الضمان الكلمات والعبارات التالية:

• نحن نضمن...
• ونحن نضمن ذلك...
• تضمن الشركة الشريكة...
• يرجى إرسال الدفع عند الاستلام إلى عنواننا (نوع الضمان)...
• نحن نضمن الدفع...
• ونحن بموجب هذا نضمن...

ملخص

السيرة الذاتية هي نوع من خطابات العمل التي تهدف إلى تقديم العرض التقديمي الأكثر اكتمالا وفائدة للمتخصص لصاحب العمل.

عند كتابة السيرة الذاتية، يجب عليك اتباع عدد من القواعد بدقة:

1. عرفنى بنفسك
2. تعليم
3. خبرة
4. هل أحتاج إلى الإشارة إلى مستوى الراتب المطلوب؟
5. هل أحتاج إلى تقديم معلومات إضافية عن نفسي؟
6. هل تحتاج إلى تفاصيل شخصية؟
7. قم بتخصيص سيرتك الذاتية بما يتوافق مع متطلبات صاحب العمل
8. الموقف تجاه رحلات العمل
9. توافر التوصيات
10. تغطية الحرف

لا يوجد ولا يمكن أن يكون هناك سيرة ذاتية واحدة لجميع المناسبات يمكن إرسالها إلى جميع الشركات دون تغيير.

في كل مرة يجب أن تفكر أولاً في الصفات التي سيتم تقييمها عمل جديدوتعديل السيرة الذاتية وفقًا لذلك، ويجب أن تكون المعلومات المقدمة في السيرة الذاتية موثوقة. لا تترك أي أماكن فارغة في سيرتك الذاتية.

والأهم من ذلك - أن يكون الملخص قصيرًا: لا يزيد عن صفحة واحدة - صفحة ونصف. إن قدرتك على الصياغة بوضوح وإيجاز هي مؤشر مستوى عالالثقافة العامة.

وجود صورة في سيرتك الذاتية هو موضع ترحيب.

1. تأكيد حقيقة وشروط العمل في المنظمة، معلومات مختصرةحول المناصب التي تم شغلها والواجبات المؤداة (بالنسبة لخطاب توصية من فرد عادي، تشير هذه الفقرة إلى المدة الزمنية وبأي صفة يعرف كاتب الرسالة الشخص الموصى به). يجب أن تشير قائمة المسؤوليات إلى مؤهلات الشخص الموصى به. إذا كان الشخص الموصى به قد شغل مناصب مختلفة، فسيتم تقديم بيانات عن المناصب التي شغلها وأداها مسؤوليات العمليشار إلى كل فترة زمنية. مثال:عمل سيدوروف فلاديمير ألكساندروفيتش في شركة Vector في الفترة من 12 مارس 1998 إلى 16 مارس 2002، بما في ذلك من 12 مارس 1998 إلى 16 مارس 2002 - كمدير لقسم التجارة والمشتريات، من 17 مارس إلى 25 نوفمبر 2002 - بصفته مديرًا لقسم التجارة والمشتريات. مدير كبير في نفس القسم . تتمثل مسؤولياته كمدير في تنظيم توريد المكونات، وكمدير أول - في تنظيم التفاعل بين الشركات الموردة للمكونات والإنتاج.
2. وصف موجز للصفات المهنية والتجارية والشخصية الموصى بها والنجاحات التي حققها خلال عمله في المنظمة. يجب عليك التخلي عن مثل هذه الكلمات العامة مثل موثوق وكفء وضمير حي وما إلى ذلك، والتركيز على حقائق محددة تميز الشخص الموصى به من حيث صفاته المهنية وقدرته على التعامل مع مهام معينة، وهنا يمكنك التركيز على فئات مثل مستوى المعرفة والاجتهاد في أداء الواجبات الأساسية، والقدرة على التعامل مع المهام غير القياسية، والبراعة، والمبادرة، والقدرة على التعلم، والقدرة على التكيف مع حالات مختلفة، الاستقرار العاطفي، الصفات القيادية، هنا يمكنك إعطاء مقارنة تقريبية لعمل الشخص الموصى به مع عمل زملائه، مع الإشارة إلى أهم الإنجازات والمشاريع التي قام بتطويرها وتنفيذها شخصياً. مثال:أتقن البرنامج بشكل مستقل، وتم إجراؤه بشكل مستقل وناجح اجتماع عمل، قيادة المرؤوسين بشكل فعال، وما إلى ذلك.
3. أسباب تغيير مكان العمل (ترك المنظمة، الانتقال إلى مكان آخر). قد يكون هذا تغييرًا في ملف تعريف المنظمة، أو إغلاق وحدة، أو تغييرات في الموظفين في المنظمة، أو تغيير مكان الإقامة، وما إلى ذلك.
4. الاستنتاجات. تقييم موجز ومحدد للكفاءة والصفات التجارية للموصى به الإمكانات الإبداعيةوالفرص النمو الوظيفي. توصيات لشغل منصب أو مناصب معينة (في بعض الحالات، من المستحسن الإشارة هنا إلى مدى توصيتك بشخص ما للمنصب المطلوب: دون قيد أو شرط، وبقوة، مع بعض التحفظات، لا أوصي). مثال:سيدوروف فلاديمير ألكساندروفيتش يجيد التكنولوجيا... (يتمتع بخبرة واسعة في العمل مع الخادم برمجة...أو ... يمكن أن تعمل بشكل مستقل مع عملاء الشركة… وما إلى ذلك وهلم جرا.). أعتقد أن السيد سيدوروف يمكنه أداء واجبات رئيس القسم بشكل فعال، والعمل كرئيس قسم، ونائب رئيس قسم الحوسبة في مؤسسة متوسطة المستوى.
5. تفاصيل الاتصال بالشخص الموقع على الرسالة. هذه النقطة ذات صلة بشكل خاص برسائل التوصية المكتوبة من قبل الأفراد، لأنه من الممكن أن يكون صاحب العمل الجديد قد قرأها خطاب توصية، سوف ترغب في توضيح بعض التفاصيل.

بيان صحفي

البيان الصحفي عبارة عن رسالة إعلامية لوسائل الإعلام، الغرض منها هو لفت الانتباه إلى حدث معين (حدث أو قادم) من أجل تحقيق أقصى قدر من التغطية الإعلامية لهذا الحدث.

يتم تجميع البيانات الصحفية وإرسالها بواسطة الخدمات الصحفية للشركات والمنظمات ولها قواعد كتابة معينة:

• يجب الإشارة إلى كلمة "بيان صحفي" في رأس الوثيقة ويجب الإشارة إلى تاريخ توزيعها؛
• يجب أن يعكس عنوان البيان الصحفي موضوعه ورسالة الرسالة الإعلامية بأكبر قدر ممكن من الوضوح؛
• يمكن الكشف عن جوهر عنوان البيان الصحفي بمزيد من التفصيل في العنوان الفرعي (ومع ذلك، فإن وجوده ليس ضروريًا)؛
• يجب أن تحتوي الفقرة الأولى من البيان الصحفي بالضرورة على المعلومات التالية: ماذا وأين ومتى حدث (سيحدث)؛
• يجب ألا يتجاوز حجم البيان الصحفي صفحة ونصف من النص المكتوب. في هذه الحالة، من المستحسن أن تقتصر على صفحة واحدة، بما في ذلك التوقيع والتذييلات على ترويسة المنظمة؛
• قد يتضمن البيان الصحفي اقتباسات من صانعي الأخبار - المتحدثين المسؤولين في المنظمة؛
• يتم إعداد البيان الصحفي على ورق المنظمة؛
• يجب أن يشير التوقيع على البيان الصحفي إلى اسم جهة الاتصال التي يمكنها تقديمها معلومات إضافيةحول موضوع البيان الصحفي، ومعلومات الاتصال به: الهاتف (يفضل المحمول)، البريد الإلكتروني، رقم ICQ.

خطاب تهنئة

ينتمي تنسيق "التهاني" إلى فئة المراسلات التجارية الشخصية.

يتم وضعه على نموذج تهنئة أو بطاقة بريدية وعند تجميعه، يمكن وينبغي أن يسود إِبداع. وهذا ينطبق على كل من نص الرسالة وتصميمها.

يمكن أن تكون التهنئة شخصية (عيد ميلاد سعيد) أو جماعية (على سبيل المثال، سنة جديدة سعيدة).

في الحالة الأولى، يجب أن يكون عنوان المرسل إليه شخصيا - بالاسم والعائلي؛ وفي الحالة الثانية يمكن أن تكون عامة، على سبيل المثال، "أصدقائي الأعزاء!"

وفي كلتا الحالتين، يجب على المرسل أن يوقع شخصيا على التهنئة (يتم استخدام الفاكس عند إرسال التهنئة الجماعية).

تهنئة شخصية

تهانينا الجماعية

خطاب دعوة

ينتمي تنسيق "الدعوة" إلى فئة المراسلات التجارية الشخصية.

يتم إصداره على ورق رسمي أو بطاقة بريدية ويهدف إلى إخطار المرسل إليه بشأن أمر معين حدث حفل، والذي هو مدعو لزيارته.

يجب أن تحتوي الدعوة على معلومات حول مكان ووقت الحدث بالإضافة إلى اسمه.

يجب أن تشير الدعوة إلى قواعد اللباس المقبولة (على سبيل المثال، الأسود وربطة العنق)، بالإضافة إلى عدد الأشخاص الذين تنطبق عليهم الدعوة.

كقاعدة عامة، الدعوة شخصية بطبيعتها، ولكن عند عقدها الأحداث الجماعيةقد تكون غير شخصية.

دعوة شخصية

دعوة جماعية

رسالة شكر

ينتمي تنسيق "شكرًا لك" إلى فئة المراسلات التجارية الشخصية ويهدف إلى التعبير عن الامتنان للمرسل إليه.

كقاعدة عامة، يتم إصدار الامتنان على الورق الرسمي للمنظمة، ولكن يمكن إصداره كبطاقة بريدية.

نص رسالة الشكر مكتوب بأسلوب موجز وودود ورسمي مع الإشارة إلى الحدث الذي دفع المرسل إلى التعبير عن امتنانه للمرسل إليه. إذا رغبت في ذلك، يمكن أيضًا إدراج المزايا الأخرى للمرسل إليه، ويتم التصديق على الامتنان من خلال التوقيع الشخصي للمرسل، وفي بعض الحالات، من خلال ختم المنظمة.

مثال: رسالة من رئيس وزراء بريطانيا العظمى إلى رئيس مجلس مفوضي الشعب في اتحاد الجمهوريات الاشتراكية السوفياتية (25 أبريل 1942) "أنا ممتن جدًا لك على رسالتك المؤرخة 23 أبريل. وسنرحب بالطبع بزيارة السيد مولوتوف، الذي أنا متأكد من أننا نستطيع أن نفعل الكثير معه عمل مفيد. أنا سعيد جدًا لأنك وجدت أنه من الممكن السماح بهذه الزيارة، وأنا متأكد من أنها ستكون ذات قيمة كبيرة.

رسالة تعزية

ينتمي تنسيق "التعزية" إلى فئة المراسلات التجارية الشخصية ويهدف إلى التعبير عن التعاطف والدعم للمرسل إليه فيما يتعلق ببعض الأحداث الحزينة أو الخسائر الأخرى.

عند كتابة رسالة تعزية، من المهم جدًا اختيار الكلمات الصادقة المناسبة التي يمكن أن تدعم المتلقي في حزنه.

وفي الوقت نفسه، من المهم التعبير عن مشاعرك وتجاربك فيما يتعلق بما حدث.

يتم إصدار التعازي بأسلوب متحفظ وصحيح على ورق رسمي أو بطاقة بريدية خاصة ومصدقة بالتوقيع الشخصي للمرسل.

خطاب عمل- وثيقة تستخدم للاتصال ونقل المعلومات عبر مسافة بين مراسلين يمكن أن يكونا كيانات قانونية وأفرادًا.

نظرًا لطبيعة أنشطتهم، يحتاج المدير أو أخصائي الإدارة إلى كتابة الكثير من الرسائل التجارية.

تتضمن رسائل العمل الخصائص، والسيرة الذاتية، وخطابات التوصية، وخطابات التذكير والامتنان، وخطابات الدعوة لإجراء مقابلة أو عرض تقديمي، وخطابات الرفض، بيانات المطالبة، الشكاوى، الخ.

كيفية كتابة خطاب عمل بشكل صحيح

• ينبغي أن تكون ورقة خطاب العمل جودة جيدة, نظيفة تماما، مشذبة بدقة؛
• من المستحسن أن يحمل نموذج خطاب العمل شعار المنظمة الاسم الكاملوالعناوين البريدية والتلغرافية والهاتف والفاكس والبريد الإلكتروني والتفاصيل المصرفية؛
• تتم طباعة خطابات العمل الرسمية على الجانب الأمامي من الورقة، بدون علامات؛ جميع الصفحات باستثناء الأولى مرقمة بالأرقام العربية؛
• يجب أن يكون عرض الهامش على الجانب الأيسر من الورقة 2 سم على الأقل، وتبدأ الفقرة بخط أحمر مع تراجع خمس فواصل من الحافة اليسرى للسطر؛ تتم طباعة النص على فترات ونصف إلى فترتين؛ يُنصح بتجنب التفاف الكلمات؛
• في الزاوية اليمنى العليا من خطاب العمل، تحت عنوان المنظمة المرسلة، يشار إلى التاريخ، ويفضل أن يكون ذلك بالكامل (على سبيل المثال، 2 يناير 2007)؛
• اسم المنظمة أو اللقب وعنوان الشخص الذي يتم إرسال خطاب العمل إليه مكتوب على الجانب الأيسر من الورقة؛
• أدناه، من حافة السطر أو في وسط الورقة مكتوب عنوان مهذب; على سبيل المثال، "عزيزي إيفان إيفانوفيتش"؛ مطلوب فاصلة بعد العنوان، ولكن غالبا ما تستخدم علامة تعجبلبدء العبارة التالية بخط أحمر وحرف كبير؛
• تنتهي رسالة العمل بكلمات الشكر على التعاون والتعبير عن الأمل في استمراره؛
• يتم وضع التوقيع في الجانب الأيمنورقة، بعد عبارة الأدب الأخيرة، على سبيل المثال، "مع احترامي..."، تتم طباعة لقب الموقع تحت توقيعه المكتوب بخط اليد؛
• يجب أن تتم القرارات المتعلقة بجميع أنواع المراسلات الواردة بالقلم الرصاص أو على أوراق منفصلة؛ يتم طي خطاب العمل مع وجود النص بداخله، ولا يتم طي رسائل العمل الأكثر أهمية، حيث يتم إرسالها في مظاريف سميكة كبيرة؛
• يجب الرد على طلب التلغراف في غضون 3 أيام، خطاب عمل - 10؛ إذا كان الطلب يتطلب دراسة تفصيلية، فيجب عليك في غضون 3 أيام الإبلاغ بأن خطاب العمل قد تم أخذه في الاعتبار وتقديم الرد النهائي في غضون 30 يومًا.

• دقة ووضوح عرض الأفكار - كلمات قصيرة، عبارات قصيرة، فقرات قصيرة
• أقصى قدر من إمكانية الوصول إلى النص من أجل الفهم، واستخدام العبارات البسيطة التي تعبر بدقة وبشكل لا لبس فيه عن الجوهر
• معرفة القراءة والكتابة
• صحة