Управление на отдалечени екипи. Характеристики на дистанционното управление на работата на дистанционните устройства

Ако управлението на отдалечени служители е ваша задача, имате разпределени екипи и искате успешно да развивате бизнеса си с тях, имате нужда от допълнителни знания и умения за отдалечено управление.

По време на обучението ще научите как да избирате правилните хораза вашите свободни позиции и да ги развивате ефективно. Ще научите как правилно да планирате, формулирате и възлагате задачи на виртуални екипи. Ще се научите да мотивирате отдалечените служители, да намерите необходимото и достатъчно ниво на контрол за тях и да разберете от какво внимание и с каква честота се нуждае персоналът.

Целевата аудитория:

Ръководители на организации, ръководители на функционални отдели, мениджъри и ръководители на проекти, които искат да подобрят своите умения и овладяване съвременни методиуправление на отдалечени служители.

По време на обучението ще научите:

• Какви са основните проблеми, които можете да срещнете, когато работите с разпределен екип?
• Какво пречи на отдалечените служители да бъдат мотивирани и ангажирани с работата си.
• Роля технически средствапри дистанционно управление.
• Как да подберем правилния персонал за дистанционна работа.
• Как да мотивираме служителите от разстояние.
• Как правилно да структурирате работния процес, за да получите максимални резултати.
• Какъв контрол е необходим и достатъчен?
• Как да вдъхновявате и ръководите хората виртуално.
• Как да развием необходимите компетенции на служителите.

Програма за обучение

Ден 1
1. Ние събираме проблеми с дистанционното управление, срещани от участниците.

2. Ние анализираме трудностите на отдалечените служители:

• защо не ни чуват;
• какво им пречи да „го направят както трябва от първия път“.

3. Изготвяме списък на необходимите технически средства и средства за комуникация:

• ролята на технологиите за успеха на дистанционното управление;
• използвайки най-добрите световни практики.

4. Подбираме персонал за дистанционна работа:

• какви са компетенциите на служителите;
• нива на развитие на компетентност.

  практика:

  • съставяне на списък с необходими компетенции;
  • оценка на важността на всяка компетентност;
  • подбор на автобиографии въз основа на необходимите компетенции;
  • провеждане на интервю в „аквариум“.

5. Изграждаме работен процес:

• 5.1 Планиране:

  • характеристики на дистанционното планиране.

    Практика (работа в мини групи):

    • планиране на задачи за отдалечен екип за месец.

• 5.2 Поставяне на задачи:

  • как правилно да формулирате задачите;
  • как да ги поставите правилно за изпълнителя.

    практика:

    • формулиране и поставяне на задача за отдалечен служител.

6. Как да повишим мотивацията на отдалечените служители:

• защо лоялността на служителите е важна;
• как да развием чувство за принадлежност;
• как правилно да разпознавате резултатите от работата си. Изкуство обратна връзка.

  Упражнение (работа по двойки):

  • развиване на чувство за собственост на служителите;
  • диференцираща обратна връзка.

Ден 2
1. Контрол. Необходимо и достатъчно:

• четири нива на развитие на екипа;
• какъв лидерски стил да използвате на какъв етап;
• ефективно отчитане.

  практика:

  • определяне нивото на развитие на отдалечения екип;
  • съставяне на списък с методи за контрол. Необходимо и достатъчно;
  • разработване на ефективна структура на отчета.

2. Управление на конфликти:

• конфликт на понятия;
• конфликт на възприемане на реалността.

  практика:

  • разширяване на собствената ви визия;
  • отделяне на факти от интерпретации;
  • проекционен механизъм.

3. Как да бъдеш виртуален лидер:

• как да вдъхновите екип;
• характеристики на дистанционното лидерство.

  практика:

  • вдъхновяващо лидерство. Как да ръководите служителите си?

4. Необходимо и достатъчно внимание към служителите:

• определяне на необходимата и достатъчна честота на срещите;
• как да организираме правилно срещите;
• провеждане на срещи (мост с миналото, същността, мост към бъдещето - очаквания).

  практика:

  • провеждане и преглед на редовно заседание.

5. Развитие на необходимите компетенции:

• дали е необходимо да се развиват отдалечени служители;
• съвременни методи на обучение;
• коучинг подкрепа като метод за решаване на проблеми, освобождаване от ограничения и страхове.
  

  практика:

  • мини-коучинг сесия в “аквариума”;
  • треньорска практика.

09:30 – 10:00 – РЕГИСТРАЦИЯ
10:00 – 11:20 - Първи блок от програмата
11:20 – 11:35 - Кафе пауза
11:35 – 13:00 - Втори блок от програмата
13:00 – 14:00 – Обяд
14:00 – 15:45 - Трети блок от програмата
15:45 – 16:00 – Кафе пауза
16:00 – 17:30 – Четвърти блок от програмата

Отзиви за обучението

Карпухин Вадим, PJSC "AK BARS" BANK, ръководител на отдел, Казан

Обучението по дистанционен мениджмънт се оказа полезно за мен като мениджър, започващ работа с екип от дистанционни служители. След този курс леко коригирах методите за управление, които исках да използвам в работата си, подобно на местен екип, и добавих някои методи и препоръки към моя арсенал. Светлана Гончар постоянно
държи публиката нащрек професионално представянетеоретичен материал, примери от вашата лична практика и комбинация от теория с вълнуващи практически упражнения.


Романцова Олга Анатолиевна, Prospectors LLC, мениджър за работа с DIY мрежи, Москва

Може да възникне ситуация, когато директорът по човешки ресурси трябва да напусне за дълго време, например със съпруга, която е получила изгоден договор в чужбина. В този случай управлението ще трябва да се извършва в режим на дистанционно управление. Това ще трябва да се направи по такъв начин, че да остане възможно бързото разрешаване на всички работни проблеми и трудовата дисциплина да не страда.

От статията ще научите:

• Какви трудности можете да срещнете при дистанционното управление на персонала?
• Какви софтуерни продукти могат да се използват за дистанционно управление на персонала;
• Какви правомощия могат да бъдат делегирани на заместник;
• Как да контролираме работата на обслужващите служители.

Трудности, които може да срещнете, когато управлявате персонал от разстояние

Както показва практиката, когато управлението на персонала се извършва от разстояние, основният проблем е, че служителите губят усещането, че са един екип, който решава общи проблеми. Отсъстващият мениджър не само ще трябва да комуникира с всеки служител поотделно, използвайки индивидуални средствакомуникации, но и да използват високи технологии за съвместно обсъждане на задачи онлайн и организиране на срещи. Освен това, за да подпишете важни документи и да обсъдите някои въпроси, които изискват лично присъствие, ще трябва периодично да летите, за да се срещнете със служители.

За ефективното осъществяване на дистанционно управление е необходимо стриктно регулиране на всички управленски процеси и процедури и провеждане на седмични срещи за планиране. Освен това е необходимо да се осигури възможност за бърза комуникация с подчинените за обсъждане на спешни проблеми.

Обмислете въпроса за делегирането на правомощия и докато упражнявате контрол, научете се да се доверявате на служителите си. Управлявайки дистанционно, може да не забележим някои важни детайли, но бизнесът се състои основно от тях. За да минимизирате рисковете, наемете високопрофесионални служители във вашата служба за човешки ресурси, които са готови да вземат собствени решения и които не се страхуват да поемат отговорност.

Софтуер за дистанционно управление на персонала

Разбира се, ще ви трябват специални софтуер, позволяваща дистанционно управление на персонала. Тези програми комбинират всички налични канали за комуникация и няма да се налага да използвате отделен телефон или компютър, свързан към интернет, Skype, Viber или Whatsapp.

С инструментите за управление на проекти софтуер като услуга (SaaS) можете лесно да създавате форуми и чатове за незабавни съобщения, да организирате конференции, да създавате споделени календари и събития и да споделяте файлове, разположени на корпоративен сървър. За дистанционно управление и работа в екип можем да препоръчаме ресурси като Campfire, Hubot, Asana, „Опростена система за управление на бизнеса“.

забележи, че удобен инструментза дистанционно управление на персонала не винаги е скъпо. И така, за използване на ресурса Go to Meeting, който осигурява съвместен достъп до информация, месечната такса е само $60.

Проведете среща преди заминаване със служителите си

Опитайте се да не правите съобщението за вашето напускане и новия ви метод на лидерство стресиращи за вашите подчинени. Разкажете ни как ще бъде структурирана работата на службата по човешки ресурси в новите условия, подчертайте, че все пак ще можете своевременно да обсъждате проблемите с всеки служител и също така ще им помогнете да намерят решения.

Разкажете подробно за всички канали за комуникация, които могат да се използват, дайте на всеки един инструкции, които ще посочат как конкретно и в какви ситуации могат да се свържат с вас и по кое време.

Избраният софтуер за дистанционно управление на персонала трябва да бъде инсталиран и тестван предварително, за да може всеки служител да го използва уверено и да се възползва максимално от всички предоставени му възможности.

Съгласете се с ръководството да плащате за месечни полети

Комуникацията чрез Skype или други инструменти за незабавни съобщения не може да замени личните срещи и разговорите лице в лице със служителите. Това е обективна необходимост, тъй като прякото присъствие на ръководител, дори периодично, е добър стимул и позволява контрол, своевременно откриване и коригиране на грешките на подчинените.

Също така ще ви бъде полезно да се появявате редовно в компанията, за да усетите нейния ритъм и да не губите връзка с нейната корпоративна култура. Ще можете лично да общувате с ръководството, да научавате за планираните промени и да подписвате важни документи, които трябва да бъдат заверени с вашия собствен подпис.

Всеки служител на HR отдела трябва да има конкретни цели и ясен работен план

Всеки служител трябва да има разработен работен план за тримесечие или половин година. В него трябва да са изброени конкретни задачи, които трябва да бъдат изпълнени през този период. Когато формулирате целите, опишете към какво трябва да се стреми служителят, за да решава ефективно задачите, които стоят пред него. Целите трябва да бъдат формулирани подробно, а целите трябва да бъдат по-амбициозни.

Служителите могат да изпращат седмични отчети по имейл или на адрес в програмата за дистанционно управление на екипи. Когато знаят, че сте наясно, това ще бъде допълнителен дисциплиниращ фактор. Служителят може периодично да докладва как се изпълнява личният план, но ако има затруднения с изпълнението на плана, той трябва незабавно да ви информира за това.

Назначете си заместник и му делегирайте част от правомощията си

Разбира се, този служител трябва да ви вдъхва доверие; добре е, ако вече сте работили с него по съвместни проекти. Обсъдете с него правомощията му – кои въпроси може да решава сам, кои – само след обсъждане с вас и кои решения можете да вземете само вие. Например, той може да одобрява планове и програми за обучение на служителите, разработени от мениджъри по човешки ресурси; разрешаване на въпроси, свързани с взаимодействието на мениджърите по човешки ресурси в службата за персонал и с други служби. Но въпросите относно бюджетирането на отдела по човешки ресурси, дългосрочната стратегия за работа с персонала, обосновката на ведомостта за заплатите на компанията, прегледът на мотивационните пакети за определени категории служители трябва да бъдат ваша прерогатив.

Бъдете готови за факта, че не всички решения, които вашият заместник ще вземе, ще съвпаднат с тези, които бихте взели в подобни ситуации. Това е неизбежно и трябва да го приемете, в противен случай няма да можете да премахнете напрежението от себе си.

Бъдете в крак с бизнес живота на компанията

Поискайте всички важни документи да ви бъдат изпратени своевременно. в електронен формат. Определете служител, чиито отговорности ще включват сканиране и препращане на такива документи на вашия имейл. Това се отнася за заповеди и разпоредби, които са разработени от специалисти във вашия отдел, както и за тези документи, които се изпращат на ръководителите на други отдели за одобрение.

Трябва да видите какви бележки и коментари правят ръководителите на други служби, за да регистрирате оплакванията, да определите причината за тях и впоследствие да ги вземете предвид в работата на отдела. Ето защо ще ви трябва не просто текстът на документа в електронен вид, а негово сканирано копие.

СПЕЦИАЛИЗАЦИЯ: Администрация, Общо управление, Човешки ресурси ФОРМАТ: Отворен

Цел на обучението:
Участниците получават знания и умения за дистанционно управление на подчинени служители.

Обучението е предназначеноза мениджъри от различни нива, чиито компетенции включват комуникация и управление на служители, намиращи се извън офиса и/или на значително разстояние.

Формат на работа:

Режимът на активно обучение включва анализ на практически казуси в групови и индивидуални упражнения с теоретични информационни блокове. По време на обучението те се развиват практически препоръки, провежда се тестване на участниците и обмяна на опит в рамките на групата.

Автор и водещ - Закаблуцкая Елена Анатолиевна :
Бизнес обучител, консултант по управление, изпълнителен коуч.

Специализация: управленски умения, преговори, продажби и обслужване на клиенти, лична ефективност, HR технологии.

ПРОГРАМА

1. Въведение
   • Влиянието на служителите върху представянето на компанията
   • Функции на мениджъра
   • Стилове на лидерство
   • Принципи на дистанционно управление: планиране, мотивация, контрол, делегиране
2. Характеристики на работа от разстояние
   • Кой може да работи от разстояние: профил на компетентност на служителите за отдалечена работа
   • Характеристики на търсене на отдалечени служители, обсъждане на условията
   • Критерии за ефективността на служителите, работещи от разстояние
   • Особености работни отношенияна разстояние
3. Поставяне на цели и планиране на дейностите на служителите от разстояние
   • Защо е толкова важно да се поставят цели на служителите?
   • Правила за дистанционно целеполагане. SMART като инструмент за ефективно управление
   • Определяне на приоритети за служителите. Определяне на критерии за резултат
   • Планиране на ресурсите. Финанси, маркетинг, събития, управление на продуктови линии
   • Личен план за ефективност (PIP): Условия за кандидатстване и заплахи
   • Основни грешки при целеполагане и планиране
4. Дистанционно наблюдение на дейностите на служителите
   • Видове контрол
   • Честота на контрол. Характеристики на дистанционно управление
   • Контрол на приходите и разходите
   • Посещения на мениджъра: техника, грешки, области на използване
   • Обратна връзка за резултатите от мониторинга на работата на служителите
5. Обратна връзка
   • Обратната връзка като инструмент за управление
   • Време и място на обратна връзка със служителя
   • Алгоритъм за ефективна обратна връзка със служител
   • Грешки в обратната връзка
6. Комуникация със служители от разстояние
   • Значението на комуникацията със служителите от разстояние
   • Видове комуникации и особености на използване
   • Грешки в комуникацията със служителите от разстояние
   • Закони за отдалечени комуникации. Ефект на избледняване, принципът на „повреден телефон“, измамни съобщения
   • Теле- и видеоконферентна технология
7. Работа с документи и имейл
   • Цели и задачи на генериране на документи и имейли
   • Писането на писмо като инструмент за управление на времето
   • Определяне на получатели на писма и документи. Логистична информация
   • Отговаряне на имейли на служители
8. Делегиране или е по-лесно да направите всичко сами...
   • Принципи на делегиране
   • Индикатори за недостатъчно делегиране
   • Митове за делегирането. Грешки при делегирането
   • Техники за делегиране и оценка на изпълнението
9. Мотивиране на служители от разстояние
   • Мотивационно поле на служителите
   • Корелация между фирмените цели и целите на служителите: търсене общ знаменател
   • Управител, представляващ фирмата пред служител
   • Начини за управление на мотивацията на служителите от разстояние. Демотивиращи фактори
   • Признаци на професионално прегаряне. Начини за справяне с прегарянето
   • Неправенето на нищо като инструмент за повишаване на мотивацията
10. Резултати от обучението
    • Формиране на план за по-нататъшна работа и индивидуално развитиеучастници

Всяка година пазарът за дистанционно предоставяне на услуги нараства с 10-15%. Особено бързо се развива пазарът на дистанционни услуги в областта на маркетинга, създаването на софтуер, дизайна и промоцията на уебсайтове. Този растеж води до ускорено наемане на отдалечени служители и формиране на работни екипи. За да направи механизма за отдалечено сътрудничество ефективен, при управлението на отдалечен персонал, лидерът или мениджърът трябва да приложи умения за изграждане на екип и специален софтуер, който оптимизира екипната работа по проект и контрола на времето, прекарано в него.

Ползи от управлението на отдалечени екипи

Аутсорсингът под всякаква форма спестява ресурси на компанията, не създава допълнителни работни места и не налага разходи за наемане на помещения и оборудване (). Аутсорсването на услуги за дистанционен персонал има няколко други предимства:

• възможност за наемане най-добрите специалистина пазара и да им плащат само за действително отработеното време, а не за целия ден;
• възможност за работа с най-добрите професионалистиот различни градове и с различно мислене;
• възможността един мениджър да управлява едновременно няколко проекта за няколко клиента.

Съвременните техники за набиране на персонал (вижте), адаптирането и мотивирането на персонала ще помогнат да направите екипа по проекта още по-ефективен.

Търсенето на служители най-често се извършва на борси на свободна практика или чрез механизма социални мрежи. Във втория случай често се предпочитат онези кандидати, които вече са се доказали в някой от отдалечените екипи или са нечии познати. Този механизъм за набиране не винаги работи успешно.

Когато избирате служител, трябва да се съсредоточите върху неговите лични качества, включително:

• инициативност;
• готовност за работа в екип и самостоятелно взаимодействие с членовете на екипа;
• умение за работа с технически средства за комуникация и програмни продукти;
• желание да се работи върху резултата, а не върху процеса.

Предварително подготвените анкети и тестове ще помогнат за идентифицирането на такива служители.

Адаптиране и мотивиране на отдалечени служители

Нов член на екипа не може веднага да се впише във вече установен екип. Трябва да отделите време и усилия за това. За да направите това ви трябва:

• създават и предоставят за тяхно ползване услуга за поддръжка, способна да отговаря своевременно на всички въпроси;
• адаптирайте новодошлите към съществуващата корпоративна култура на екипа и неговата база от знания, като използвате уебинари и обучения (вижте).

Член на екипа, който вече допринася за екипа, трябва да има потенциал да расте. Това ще стане основното ядро ​​за неговата мотивация. Други инструменти за мотивация могат да бъдат:

• въвеждане на система от оценки (нива) кариерно израстване), в който служителят израства от начинаещ до гуру;
• възлагане на ръководни функции на него;
• обучение по сродни специалности и разширяване на обхвата на работа и следователно на фонда за плащане.

Дистанционно обучение за отдалечени служители

Дистанционното обучение на служители се превръща в основно средство за насърчаване на отдалечен служител. Малките екипи не винаги могат да си позволят да плащат за допълнителни курсове. Решението на проблема може да бъде организирането на уебинари и обучения, корпоративно обучение, въз основа на резултатите от успешното завършване на което оценката на служителя ще се повиши. Важно е обучението да не се превърне в загуба на време, което освен това няма да бъде платено, а естествена стъпка в растежа. Резултатите от него трябва да бъдат записани в портфолиото на служителя и отразени във възнаграждението му.

Дистанционно управление на работната сила

Всеки екип изисква качествен мениджмънт. Никой няма да работи по-ефективно сам. Управлението включва:

• Поставяне на цели;
• разпределение на отговорностите (виж);
• разпределение на ресурсите;
• наблюдение на напредъка на проекта;
• приемане на резултата от работата;
• контрол на качеството на работата.

Има редица принципи, прилагането на които ще направи работата на мениджъра по-ефективна;

1. Създаване на стабилни комуникационни канали.Това може да бъде всеки групов чат в месинджър или Skype, или някои CRM системи ви позволяват да провеждате групови срещи. За групова комуникация времето трябва да се определи първоначално и да не се променя през цялата работа по проекта.
2. Гласова комуникация.Гласът има способността да предава по-нюансирано значение от текста, което улеснява мотивирането или предаването на най-важните съобщения. Освен това гласовата комуникация повишава чувството за собственост сред служителите.
3. Колегиална дискусия.всичко важни етапипроекти трябва да се обсъждат в групов чат. Това създава разбирателство сред служителите общи задачии отговорността за изпълнението им.
4. Използване на софтуер за сътрудничество(или платформи като WeVue) за съвместна работа по проект, в който всеки може да види неговите етапи и дела на своята работа и отговорност за него.
5. Създаване на вътрешен блог на проекта.Този механизъм на комуникация и обратна връзка може лесно да се превърне в средство за неформална комуникация и създаване на екип със собствени традиции и забавления.
6. Образуване на единичен Корпоративна култура - см. .
7. Използване на видео разговори.Това позволява да се създаде усещане за единство.
8. Ненатрапчив, но пълен контролотдалечени служители и време, прекарано в работа по проекта с помощта на съвременни технически средства.
9. Подреждане на частта контролни функции върху служителите.
10. Отчитане на различията между традициите и културитеразлични членове на екипа, някои московски шеги няма да бъдат разбрани в Тюмен и художникът не винаги ще оцени хумора на разработчика.

10 често срещани грешки в управлението. Как да контролирате отдалечени служители без типични проблеми?

Управленските грешки могат да доведат до провал на проекта. По-добре е да не ги правите. Сред най-типичните:

1. Налагане на вашето мнение.Всеки мениджър винаги се смята за по-умен от своите служители, тъй като той е шефът. В същото време, когато се наема професионалист, априори се предполага, че по отношение на своите компетенции той превъзхожда останалите кандидати и знае малко повече. Трябва да го оставим да покаже собствените си умения, а не да налагаме мнението на шефа.
2. Прекален контрол.Когато управлявате отдалечени служители, срещите, финалните, междинните и ежедневните отчети често отнемат повече време от служителя, отколкото работата по проекта. Това натоварване трябва да е разумно.
3. Грешки във времето.Служителите могат да работят в различни часови зони и времето за комуникация трябва да е удобно за всички.
4. Липса на обратна връзка.Всеки служител трябва да може да достигне до мениджъра със своите задачи и проблеми.
5. „Управление на гъбите“.Лозунгът „Дръжте ги на тъмно, хранете ги с невярна информация и се надявайте да пораснат“ не работи с професионалисти. Информацията за напредъка на проекта и неговите цели трябва да бъде навременна и надеждна.
6. Неадекватен дистанционноработата на служителите.Без стриктни срокове и контрол върху тяхното спазване, без анализ на времето, изразходвано за всеки етап, сроковете на проекта могат да бъдат пропуснати.
7. Използване различни платформии софтуерза различни членове на екипа.
8. Идентифициране на фаворити и губещи.Системата за оценяване трябва да бъде обективна и прозрачна.
9. Липса на ясни критерии за качествоприемане на работа.
10. Няма наличен мениджърпо всяко време на деня.

10 полезни услуги (програми, приложения) за контрол на служителите и организиране на тяхната работа

Невъзможно е да се управлява отдалечен персонал без технически средства. 10 софтуерни продукта ще ви помогнат да направите това ефективно:

1. Wrike.Услуга за управление на проекти, задаване на задачи и следене на времето за работа по тях. С Raik можете да работите с големи екипи, да задавате приоритети и да проследявате изпълнението на задачите. Предлага се както в уеб версия, така и като приложение за iOS и Android.
2. Работна секция. Идеална системаза дигитални компании. Позволява ви да проследявате времето, да контролирате сътрудничеството и има CRM функционалност. С негова помощ можете да провеждате големи системни проекти.
3. Асана.Уеб приложение с версии за мобилни устройства, с който можете да организирате работата на малки екипи. Опростен аналог на Wrike. Uber се използва успешно при работа с таксита.
4. Отпуснатост.Програма за екипна комуникация. Корпоративен месинджър, който се позиционира като „убиец на Skype“ и вътрешнокорпоративен имейл. Подходящ за всички задачи за изграждане на екип и докладване.
5. Битрикс 24. Безплатна система за управление на проекти и управление на времето. Платената версия има възможности за управление на проекти в екипи, подобно на Microsoft Project, докато безплатната версия има групов чат и месинджърът се интегрира със социалните мрежи. Позволява ви да задавате задачи и да проследявате изпълнението.
6. Мегаплан.Руска програма за облачно сътрудничество, има платени и безплатни версии. Можете да задавате задачи и да проследявате изпълнението; има функция за контрол на времето.
7. Джира. Програма за работа в екип, система за разрешаване на оперативни проблеми и проследяване на грешки с разширени възможности за управление на проекти.
8. Trello. Програма за организация работа по проектмалки групи, разработени от Fog Creek Software. Базиран на бизнес идеологията на системата за управление на проекти Kanban, той поддържа работа с мобилни устройства.
9. Kickidler. Програма за наблюдение на човешкото поведение на компютър. Инсталирането му има смисъл, ако мениджърът се интересува от времето, прекарано на работното място, а не от обмисляне на въпрос или създаване на идея. В определени случаи това може да се счита за нахлуване в личния живот.
10. StaffCop. Програма за наблюдение на работното време, тя следи и анализира всички действия на компютъра, но за анализ предлага да се използват отчетите на самия потребител. Повишава дисциплината на служителите.

Управление на отдалечени служители - интересни факти

За тези, които изучават въпроса как да управляват отдалечен екип, следните факти могат да бъдат полезни:

• през последните 10 години броят на служителите, работещи дистанционно в Съединените щати, се е увеличил със 115%;
• медийната компания Makeshift, работеща с дистанционни служители в 80 страни, се превърна в световен лидер по брой ексклузивни материали, понякога получени от опасни места;
• Меморандумът за забрана на работа от вкъщи, издаден от изпълнителния директор на Yahoo Мариса Майер, призоваващ работниците да се върнат в офисите, не постигна успех и беше отменен.

Дистанционните екипи са бъдещето! Задачата на присъстващите е да организират работата си ефективно!

Дистанционните комуникации не винаги са лесни. Не се ли разпознавате в описаните по-долу примери?

В 22 часа корпоративен адвокат получава оригиналния текст от колега и няколко часа по-късно се чуди (не за първи път) защо няма договорни условия за документите, свързани с работата?

След дълго време вкусен обядПри клиент представител на рекламна компания отваря имейл от неговия шеф, който му напомня да представи разходите си навреме. Раздразнен от този микромениджмънт (щателен стил на управление), той незабавно отговаря, изхвърляйки нецензурираните си мисли в писмо-отговор.

По време на седмична онлайн среща на екип отдалечен член на екипа е объркан дали нейният колега наистина не може да я чуе (прекъснат), в момента, в който тя просто се е забавила да отговори на въпрос или просто е разсеяна и след това се извинява.

Дигиталната ера промени формата на комуникация

Когато нашите възможни събеседници от другата страна на телефона изключат звуковите сигнали, можем да кажем с увереност, че живеем в трудни времена. Дигиталната ера създаде революция в комуникацията, която е еквивалентна на революцията, свързана с изобретяването на печатарската преса. Тези промени, както често казваме, са болезнена точка. И това се отразява на това колко добре чуваме и какво чуваме, тъй като бъркотията от информация, хвърлена върху нас, често може да доведе до много сериозни недоразумения и объркване.

Хората, които работят в отдалечени екипи, са изправени пред тези предизвикателства през цялото време. Според последното изследване на Бюрото по трудова статистика на САЩ 22% от американците работят от вкъщи, докато 50% се занимават с дистанционна екипна работа. Тази нарастваща промяна изисква ново поведение на взаимодействие.

Проблем с дистанционно управление

Защо отдалечените екипи изискват нови умения за сътрудничество? Какво липсва на нашите текстови съобщения, имейли, онлайн конференции и други цифрови комуникации? Отговор: езика на тялото.

Дори и да сме близо един до друг, тонът на текста или формалността на имейла са оставени за тълкуване, до такава степен, че дори най-близките ни приятели могат да се объркат и да изтълкуват погрешно съобщението.

Тези погрешни тълкувания създават безпокойство, което може да струва скъпо, засягайки морала, ангажираността, продуктивността и иновациите. Дистанционната комуникация изкривява естествеността на нашите разговори. И забавянето между съобщенията се скрива емоционални реакции. Случвало ли ви се е веднага след писане и изпращане електронна поща, притеснихте ли се как ще бъде възприето от човека от другата страна на екрана? Ами ако шефът ви види късно писмо от вас и реши, че това е нахлуване в личното й време?

Въпреки че може да сме свикнали с този вид „асинхронна“ кореспонденция, тя все още може да предизвика недоразумения в социални комуникации. Без незабавен отговор може да се разсеем, да мислим за грешно нещо или дори да се разочароваме от събеседника си.

Ефективно сътрудничество между отдалечени екипи

За да поддържат висококачествено ниво на комуникация, отдалечените екипи трябва да намерят нови и най-добрите начинивзаимодействия.

Първо, имайте предвид, че има три вида разстояние при дистанционно взаимодействие:

• физически (място и време)
• оперативен (размер на екипа, пропускателна способности нива на умения)
• Афинитет (ценности, доверие и взаимозависимост)

Най-добрият начин мениджърите да подобрят представянето на екипа е да се съсредоточат върху увеличаване на интимността, тоест намаляване на дистанцията между екипа. Опитайте да промените кореспонденцията на видео разговори, това най-доброто лекарствоза увеличаване на взаимното разбирателство между служителите и създаване на съпричастност, отколкото имейл или дори гласови съобщения. И създайте виртуални екипни ритуали, които дават на хората възможност редовно да си взаимодействат и да споделят опит. Например срещи.

Когато отдалечените екипи комуникират добре и използват своите силни страни, те могат да получат предимство пред екипи от други отдели. Ето няколко най-добри практики:

Понякога използваме малко думи в съобщенията

Краткостта може да накара останалата част от екипа да отдели повече време за тълкуване на вашето съобщение (и между другото, те пак ще изтълкуват погрешно съобщението). Не предполагайте, че другите разбират вашето кратки фразии съкращения, не мислете, че другите могат да прочетат мислите ви и да отгатнат неизказаното. Отделете време, за да бъдете много ясни в комуникацията си. Всъщност не е възможно да станете 100% кристално чисти. никога не можеш да бъдеш твърде ясен, но е твърде лесно да бъдеш по-малко ясен.

Не бомбардирайте екипа си със съобщения

Как проследявате задача чрез електронна поща, съобщения или телефон? Питате ли събеседника си дали е получил предишното ви съобщение? Злоупотребата с него може да се превърне във форма на цифрово господство, безмилостно и безмилостно раздразнение. Вашите съобщения изискват време, за да може получателят да ги обмисли. Ако зададете три въпроса подред наведнъж, едва ли ще получите добър отговор на всички наведнъж; най-вероятно ще раздразните събеседника си, ако ги получи един след друг.

Установяване на норми за общуване

Отдалечените екипи трябва да създадат нови норми, които насърчават яснотата в комуникацията. Компании като Merck създадоха акроними за своите цифрови комуникации, като „Четиричасов отговор (4HR)“ и „Няма нужда от отговор (NNTR)“, които внасят предвидимост и сигурност във виртуалните разговори.

Индивидуалните екипи също могат да определят свои собствени норми – например дали да използват или не Slack, Google Docs, Telegram или Whatsapp. А нормите могат да бъдат и на индивидуално ниво, като предпочитано време за отговор, стил на писане и тон.

Например, някои хора предпочитат кратки и бързи съобщения, докато други предпочитат дълги и подробни отговори; хората също се различават по своите предпочитания и толерантност към хумора и неформалността.

Въпреки че често сме склонни да гледаме на човешката предвидимост като на недостатък на хората, малко качества са толкова търсени на работното място като предвидимостта, особено във виртуалното сътрудничество.

Всички сме уникални, но нашето предвидимо поведение помага на другите да разберат по-добре какво правим и на свой ред помага на другите да ни разберат по-добре. Всички печелят от това. Можете да улесните това за другите, като установите ясен личен етикет и се придържате към него през цялото време.

Скрити възможности в кореспонденцията

Като сте от другата страна на екрана, можете да създавате нови възможности за членовете на екипа, като създавате правилната атмосфераза тези, които са склонни да не разполагат с думи.

Изследванията показват, че интровертите са по-малко затворени в онлайн разговорите, отколкото в офлайн разговорите. Трябва обаче да внимавате за несъзнателни грешки, при които пунктуацията, граматиката и изборът на думи могат да покажат пристрастие към хората.

Липсата на език на тялото при отдалечени текстови комуникации не означава, че не предаваме повече чрез текст, отколкото си мислим.

В дигиталния свят все още има много мета-връзки, когато човек обръща внимание на това, което има между редовете. Например използване на удивителни знаци или негативни емотикони след позоваване на нечий пол, националност или религия. Това има толкова силно въздействие, че негативното емоджи може да се възприеме като истинско отвратително лице.

Умишлено създаване на празник

Тортите, както и рождените дни в училище, все още са важни за отдалечените екипи. Създаването на виртуални ритуали за празненства и общуване може да укрепи връзките и да ги изгради здрава основаза бъдещо сътрудничество. Благодарение на това ще намалите разстоянието между отдалечените работници.

Една компания отпразнува раждането на всеки нов талант, като създаде персонализирано емотикони за тях. И така нататък за всеки служител, който е бил там шест месеца. Можете да измислите нещо свое, няма значение как го правите, много по-важно е да бъде.

Тъй като всяка година все повече и повече комуникации се осъществяват цифрово, хората ще продължат да изпитват нови форми на неразбиране и раздори. Когато се появят нови технологии, те не вземат това предвид (въпреки че разработчиците без съмнение ще се опитат да преодолеят тази празнина). Вместо това трябва да се адаптираме към новите правила, изграждайки комуникационни умения, които отразяват нашата дигитална ера.