قواعد لاجتماع عمل فعال. اجتماع عمل

دار نشر:
"مان وإيفانوف وفيربر"، 2014

كيف أقول مرحبا

إذا دخلت غرفة، قل مرحبًا دائمًا أولاً، بغض النظر عما إذا كنت امرأة أو رجلاً، أو مديرًا كبيرًا أو موظفًا عاديًا، أو شخصًا مسنًا أو شابًا. إذا كان هناك أشخاص آخرون في مكتب الشخص الذي تزوره، فاقتصر على الانحناء العام والتحية. ثم صافح الشخص الذي دعاك. عند تحية شخص ما، لا تقصر نفسك على مجرد "مرحبًا" رسميًا. اتصل بالشخص الذي تتحدث معه بالاسم.

عند مقابلة شخص ما، عندما يتم تقديمك أو تقديم نفسك، لا تتسرع في تقديم يدك. يجب على الشخص الذي تتعرف عليه أن يفعل ذلك أولاً. تذكر: وفقًا لآداب العمل، ليس من المعتاد تقبيل أيدي السيدات في اجتماع رسمي (وفقًا لقواعد الآداب الاجتماعية، تقبل النساء المتزوجات فقط اليد وفي الداخل فقط). إذا كنت جالساً، قم عند التحية إن أمكن. استخدم الحس السليم عند القيام بذلك. إذا لم تتمكن فجأة من الوقوف (على سبيل المثال، لأنك ضيقة وغير مريحة)، قم بتحية الآخرين أثناء الجلوس، ولكن اعتذر: "آسف لعدم الاستيقاظ، المكان مزدحم قليلاً هنا".

كيفية المصافحة

إذا مشيت أمام مجموعة من الأشخاص وصافحت شخصًا واحدًا، فأنت بحاجة إلى مصافحة الآخرين. ليس من المعتاد المصافحة عبر العتبة أو الطاولة أو فوق رأس الشخص الجالس بينكما. لا تصافح من تتحدث معه بينما تبقي الآخر في جيبك. من الأسئلة الملحة في آداب العمل: هل من الضروري مصافحة المرأة؟ الجواب واضح: نعم. مصافحة المرأة لا تختلف عن مصافحة الرجل. تشير الآداب الاجتماعية إلى أن المرأة هي أول من تمد يدها إلى الرجل. وفي آداب العمل، يصافح القائد أولاً، حتى لو كان المرؤوس امرأة.

تشير المصافحة مع رفع راحة اليد إلى أن الشخص يريد نقل السيطرة إلى المحاور. عندما يصافح الشخص يد شريكه ويغطي كفه بيده فإنه يدل على قوته وهيمنته. إذا لم تكن راضيًا عن هذا الوضع، قم بتغطيته اليد اليمنىمع يسارك . لا تشجع آداب العمل على المصافحة بكلتا اليدين، حيث أن المقصود منها هو نقل علاقة أوثق مع الناس. علاوة على ذلك، قد ينظر الناس إلى مثل هذه الإيماءة على أنها محاولة للتعالي أو التعالي. ومع ذلك، لا تنس الاختلافات بين الثقافات - على سبيل المثال، يعشق الأمريكيون هذه الإيماءة ويعتبرونها مناسبة في الاتصالات التجارية.

كيفية التعرف على الناس

إذا كان هناك غرباء من حولك، فلا تخجل، ولا تتردد في تقديم نفسك، ولا تنتظر حتى يتم تقديمك. عند مقابلة شخص ما في اجتماع عمل (مؤتمر، حفل استقبال)، لا ينبغي عليك التحدث فورًا عن إنجازاتك وإدراج بيانات اعتمادك. يكفي أن تشير ببساطة إلى ما تفعله ولماذا أتيت إلى الاجتماع أو الحدث.

من المهم أن تكون قادرًا ليس فقط على تقديم نفسك، ولكن أيضًا على تعريف الناس ببعضهم البعض. يتم ذكر الشخص الذي تقدمه للغريب أولاً. الذي تتخيله هو الثاني. عند تقديم أشخاص متساوين في المكانة، قم بتقديم الشخص الذي تعرفه بشكل أفضل مع الشخص الذي لا تعرفه كثيرًا. يتم تقديم الرجل إلى امرأة، ويتم تقديم شخص أصغر سنًا أو منصبًا إلى امرأة.

عندما يتم تقديم شخص ما لك، ركز على تذكر اسمه - استخدم اسمه كثيرًا أثناء المحادثة. بعد أن نسيت اسم المحاور، حاول تخفيف الموقف عن طريق السؤال بشكل صحيح مرة أخرى: "آسف، أنا في مؤخرالقد أصبحت كثير النسيان، هل يمكنك أن تذكرني باسمك؟ »

كيف ينبغي أن تكون بطاقة العمل؟

من الأفضل أن تكون بطاقة العمل مصممة بأسلوب صارم ومقتضب. يجب على رجال الأعمال الذين يعملون غالبًا مع شركاء أجانب طباعة بطاقات العمل بلغة الشركاء - وهذا أمر مرحب به بشكل خاص في الدول الآسيوية. إذا تغيرت أي معلومات عنك، فأنت بحاجة إلى طلب بطاقات عمل جديدة: لا تقم بأي حال من الأحوال بتصحيح البيانات الموجودة على بطاقات العمل القديمة، فالبطاقة التي تحتوي على البقع والتعديلات هي علامة على الذوق السيئ. بطريقة جيدةبالنسبة لرجل الأعمال، يعتبر أن يكون لديه بطاقات عمل بلغتين - الروسية والإنجليزية. لا ينبغي عليك إنشاء بطاقة عمل ثنائية اللغة.

إذا لم تجد الشخص هناك، ولكنك تريد إظهار الاحترام له، قم بطي الزاوية اليمنى العليا من بطاقة العمل التي تركتها. يعد تمرير بطاقة عملك مع ملاحظة من خلال أطراف ثالثة أمرًا شائعًا في الاتصالات التجارية الدولية.

كيفية إنهاء الاجتماع

مغادرة الغرباءليس من الضروري أن نقول وداعًا للجميع شخصيًا. وإذا غادرت حفل استقبال مزدحما قبل بقية الضيوف، فقل وداعا فقط لمضيفي الاجتماع. بخلاف ذلك، قد تكون مغادرتك بمثابة إشارة للمشاركين في الحفلة بأن الوقت قد حان ليعود الجميع إلى منازلهم. إذا استمرت المحادثة لفترة طويلة جدًا، قم بدعوة الشخص الآخر لمقابلة أشخاص جدد، وقدمهم لبعضهم البعض، واعتذر ثم خذ إجازتك.

يجب أن يكون الوداع قصيرا - على سبيل المثال، المصافحة، كما هو الحال في الاجتماع. قم بإنهاء المحادثة بأدب باستخدام عبارات عالمية، على سبيل المثال: "كان من اللطيف مقابلتك". إذا كنت بحاجة إلى مغادرة اجتماع مبكرًا، فانتظر توقفًا مؤقتًا في المحادثة، وقف وقل وداعًا، معبرًا عن أملك في اجتماع جديد.

لغة الجسد

تكمن الاتصالات غير اللفظية في مستوى علم النفس والأخلاق الحميدة: على سبيل المثال، عند التحدث مع الناس، لا تحتاج إلى نشر ساقيك على نطاق واسع، والانحناء وإبقاء يديك في جيوبك. إن تفسير بعض الإيماءات النموذجية راسخ تمامًا. على سبيل المثال، تشير وضعية "ورقة التين" (تشابك الكفين معًا بحيث يشكل الذراعان على شكل "V" مقلوبًا) إلى الخجل وعدم الثقة بالنفس. إذا قمت بحركات متهورة، أو تمايلت من جانب إلى آخر، أو لمست وجهك أو شعرك، فإنك تزيد من التوتر العصبي لديك وتشتت انتباه الآخرين. لا يتم تشجيع الإيماءات المفرطة أثناء المحادثة. يجب تقييد الإيماءات - فقد يشعر المحاورون بالحرج من التعبير المفرط.

أظهر الاحترام للمساحة الشخصية: يجب ألا تقل المسافة بينك وبين المحاور عن طول الذراع. لا تتضمن الاتصالات التجارية التحدث بأصوات منخفضة أو همسات. لا تتخذ خطوة إلى الأمام إذا كان الشخص الآخر يتراجع خطوة إلى الوراء - فمن خلال القيام بذلك، قد يحاول دون وعي أن يوضح أنك تقتحم مساحته الشخصية. أثناء الاجتماع، يجب ألا تنظر إلى ساعتك - فقد يعتقد الآخرون أنك مثقل بالتواصل وتستعجل للمغادرة. لا ينبغي عليك الجلوس القرفصاء، وخاصة على الكرسي. إذا كان عميقا، يمكنك تمديد ساقيك قليلا.

كيفية التفاوض

يتكون التحضير للمفاوضات من وضع بروتوكول الأعمال المقبول بين الدبلوماسيين ورجال الأعمال، والجزء الموضوعي - القضايا التي ينبغي مناقشتها. يجب دعوة الشركاء إلى المفاوضات قبل أسبوعين على الأقل حتى يتمكنوا أيضًا من الاستعداد - وهذا سيوفر الوقت ويخلق الظروف الملائمة للتواصل الفعال. أما فيما يتعلق بتشكيلة الوفد فيجب أن يكون هناك تكافؤ في المفاوضات، أي تساوي عدد المشاركين من الجانبين وتطابق مواقف الممثلين عن كل منهما. تتم دعوة فقط الموظفين الذين يكون حضورهم ضروريًا حقًا لحضور الاجتماع. مكان التفاوض يقترحه الطرف الداعي، ولكن للمدعو الحق في قبوله أو رفضه. لا ينصح بتحديد موعد للمفاوضات في الصباح الباكر أو في وقت متأخر من المساء.

عندما يكون هناك العديد من المشاركين وهم غير مألوفين، يمكنك وضع بطاقات بأسماء العائلة على الطاولة. تقع الأطراف مقابل بعضها البعض حسب ترتيب وضعها. ممثلو الطرف المستقبل يجلسون في مواجهة الباب. يجب أن تكون هناك مسافة حوالي متر ونصف بين المشاركين. يجلس رئيس الطرف المستقبل أولاً.

بعد التحية، ينبغي تعريف المشاركين ببعضهم البعض. ومن الضروري أيضًا تحديد دورهم وصلاحياتهم في المفاوضات. يتم تقديم رئيس الطرف المستقبل أولا ثم رئيس الوفد المدعو. بعد ذلك، يقومون بتقديم موظفيهم: أولا إلى الطرف المضيف، ثم إلى المدعو. من المناسب تبادل بطاقات العمل إذا لم يكن هناك أكثر من سبعة أشخاص حاضرين في الاجتماع من كل جانب.

إذا أجريت المفاوضات مع وفد أجنبي، فمن الضروري الاتفاق مسبقًا على لغة المفاوضات وتوفير الوسائل التقنية للمترجمين. إذا تم التسجيل أثناء المحادثة، فيجب إبلاغ الضيوف بذلك. وفي نهاية المفاوضات يحرر محضر ويرفق به الخطة المعتمدة مسبقا.

من المعتاد أن يبدأ الضيوف المحادثة. ليس من المعتاد مقاطعة المتحدث. في حالات نادرة، عندما تحتاج حقًا إلى توضيح شيء ما أثناء الخطاب، يمكنك الاعتذار وطرح سؤال. لا ينبغي بأي حال من الأحوال أن تتجادل مع ممثلي جانبك. إذا أردتم توضيح أمر ما فيما بينكم، عليكم أن تطلبوا استراحة وتخرجوا للمناقشة. ولا يوجد مكان للبيانات القطعية أو التحديات أو التقييمات القاسية أو إظهار التفوق في المفاوضات. إذا لاحظت هذا السلوك من الجانب الآخر، فلا يجب عليك اتخاذ موقف دفاعي - فمن الأفضل أن تظل صامتًا.

المدة المثالية للاجتماع هي ساعتان. إذا استمرت المفاوضات، فمن الضروري الحصول على استراحة لتناول القهوة لمدة نصف ساعة. إذا كان لديك هدايا للمشاركين في الاجتماع، فسيتم تقديمها بعد المفاوضات.

لا يتم تقديم المشروبات الكحولية أثناء المفاوضات. في حالات نادرة (على سبيل المثال، توقيع عقد مهم)، قد يتم تقديم الشمبانيا في نهاية المفاوضات - ولكن هذه لفتة رمزية أكثر.

استقبال شركاء العمل

يجب على رئيس الوفد ذو الرتبة المناسبة مقابلة الضيوف في المطار. وعادة ما يصل برفقة شخصين أو ثلاثة. لا يجوز لرئيس الشركة المضيفة مرافقة الضيوف خلال جميع الرحلات. هناك قاعدة غير معلنة (ليست قاطعة، ولكنها مرغوبة) - إذا وصل الضيف مع زوجته، فإن مدير المضيف يأتي إلى الاجتماع الأول برفقة زوجته. يقوم رئيس الطرف المستقبل بتقديم نفسه أولاً. ثم يقوم بالتعريف بالزوج، ثم الموظفين (بالترتيب التنازلي للمناصب).

فكر مسبقًا في كيفية جلوس ضيوفك في سياراتهم حتى يسير كل شيء بسلاسة. المكان الأكثر إشراهًا هو المقعد الخلفي قطريًا من السائق. ويحتلها رئيس الوفد الزائر. وهو أول من ركب السيارة وأول من خرج منها. وإذا وصل رئيس الترحيب بسيارة شخصية، فإن مكان إكرام الضيف يكون بجانبه. تتطلب معايير المداراة فتح الباب للمدير. ويتم ذلك بواسطة سائق أو حارس أمن أو موظف، ولكن ليس بواسطة امرأة بأي حال من الأحوال.

عند مرافقة الضيوف إلى الفندق، افترق معهم ليس في الشارع، ولكن في الردهة. يمكنك أيضًا ترتيب زيارة بروتوكولية هناك.

آداب الجوال

اتصل بالهاتف المحمول على امور اعمالمطلوب خلال ساعات العمل ؛ في أيام الأسبوع تعتبر الفترة الزمنية من 09:00 إلى 21:00. قم دائمًا بإيقاف تشغيل هاتفك عند التحدث أو تناول الغداء معًا. يجب أن تكون نغمة الرنين محايدة (ترديد الهاتف الكلاسيكي أو لحن غير مزعج أو مجرد تنبيه اهتزاز صامت). إذا اتصلت بشخص ما وجهاز الرد الآلي يعمل، فلا تغلق الخط. قدّم نفسك واطلب معاودة الاتصال بك عندما يكون ذلك مناسبًا. إذا لم يتم الرد على مكالمتك، فاتصل مرة أخرى في موعد لا يتجاوز ساعتين - سيرى مالك الهاتف المكالمة الفائتة ويعاود الاتصال. من غير المهذب الانتظار أكثر من ست رنات، ومن الأفضل أن تغلق الخط بعد الحلقة الخامسة. لا يجب أن تسأل عن مدى توفر وقت المحاور إذا كنت تتصل خلال ساعات العمل لسؤال قصير محدد.

الشخص الذي بدأها ينهي المحادثة. إذا انقطع الاتصال، فسيقوم الشخص الذي اتصل بالاتصال مرة أخرى. من الأفضل الرد بعد المكالمة الثانية أو الثالثة - إذا رفعت سماعة الهاتف على الفور، فقد لا يكون لدى المتصل الوقت الكافي للتركيز. لا تنهي المكالمة، فهذا تصرف غير لائق. يتعين عليك الرد وطلب معاودة الاتصال (أو الوعد بمعاودة الاتصال) بعد فترة زمنية محددة، مثلاً خلال ساعتين. ليست هناك حاجة للاعتذار في نهاية المحادثة عن أخذ وقت الشخص الآخر، فمن الأفضل أن تشكره ببساطة على إتاحة الفرصة للحديث عن عملك. لا نعطيه الأرقام الهواتف المحمولةدون موافقة أصحابها.

الكتاب مقدم من دار النشر مان وإيفانوف وفيربر.

إن الجوهر الأساسي لمحادثات العمل هو إنشاء مناقشة بناءة بين شخصين أو أكثر. لتحقيق نتائج إيجابية، يحتاج الشخص المتوجه إلى الاجتماع إلى الاستعداد بشكل صحيح للمحادثة: جمع أكبر قدر ممكن من المعلومات عن العملاء (العادات، الإنجازات، النجاحات الأخيرة، وما إلى ذلك)، ووضع أهداف محددة يسعى لتحقيقها، وكذلك اتخاذ قرار بشأن أسلوب الملابس والسلوك.

جمع المعلومات

لكي تتعرف على عملائك بشكل أفضل، عليك إجراء القليل من البحث. وهو يتألف من جمع جميع أنواع المعلومات حول هذا الشخصأو مجموعة من الأشخاص من مصادر مختلفة، وهو ما سيتم مناقشته في هذا المقال.

موقع العميل.مصدر المعلومات الأكثر قيمة والأولوية عن الشخص هو موقعه على الإنترنت. عادةً، يحاول الأشخاص في مثل هذه الموارد نشر أكبر قدر ممكن من المعلومات عن أنفسهم وعن شركتهم. بادئ ذي بدء، تحتاج إلى دراسة الصفحة الرئيسية للموقع بدقة. بعد كل شيء، فقط للوهلة الأولى يبدو أن هذا فقط معلومات عامة. في هذه الصفحة يمكنك التعرف على دور هذه الشركة أو المؤسسة في السوق، وفترة التواجد، والمناطق التي تقدم فيها الخدمات أو المنتجات، وكذلك جغرافية الشركة.

قسم "الأخبار" مثير للاهتمام أيضًا. يقوم بعض الأشخاص بنشر أخبار العالم على هذه الصفحة من أجل ملء الفراغ على الأقل. في الواقع، يجب نشر المعلومات المتعلقة بحياة المنظمة هنا: بضع كلمات حول السياسات الإستراتيجية في المستقبل، ومعلومات حول الشركاء الجدد، وتقارير عن المشاركة الناجحة في المعارض المختلفة، وبالطبع الأحداث التي حدثت مؤخرًا.

سيسمح لك قسم من الموقع مثل "الشركاء" بالتعرف على قائمة العملاء الذين يتعاونون مع هذه الشركة. إذا وجدت من بينهم على الأقل شركتين تتعاونان معك، فقد يساعدك ذلك بشكل كبير في الضغط على العملاء أثناء المفاوضات. لذلك، لا يضر الحصول على توصيات منهم أو رسائل الشكر. ومن المحتمل أن يحتوي الموقع على معلومات حول موظفي الشركة. في هذه الحالة، ستتاح لك الفرصة للتعرف على المعلومات المتعلقة بإدارة الشركة ودراسة مجال أنشطتها المهنية. ربما يمكنك العثور على اهتمامات مشتركة أو أرضية مشتركة يمكنك مناقشتها عندما تلتقي: عشاق نفس الرياضة، لديهم أطفال، يدرسون في نفس المؤسسات التعليمية، وما إلى ذلك.

وسائل التواصل الاجتماعي.واليوم، يقدم لنا مجموعة كاملة من الفرص الجديدة التي لا تحتاج (كمتخصص مبيعات) إلى تجاهلها. على سبيل المثال، حصل عدد كبير من الأشخاص على أنفسهم. قد يحتوي موقع الشركة على رابط لمدونة الشركة، مما يفتح الوصول إلى معلومات جديدة. يمكن لرئيس الشركة أيضًا أن يكون له مدونته الخاصة. إذا تمكنت من الحصول على حساب تويتر الخاص بالشخص الذي ستقابله، فتأكد من دراسة كافة المعلومات المتوفرة هناك. بعد العثور على الشخص الذي تحتاجه على مختلف الشبكات الاجتماعية (Professionals.ru، Facebook، Odnoklassniki، VKontakte، وما إلى ذلك)، تأكد من التعرف على أنشطة المجموعات والمجتمعات التي هو عضو فيها، وكذلك على دائرة أصدقائه.

مرافق وسائل الإعلام الجماهيرية. تقوم وسائل الإعلام بتخزين كمية كبيرة جدًا من المعلومات والمعلومات التي يمكن استخدامها لأغراضها الخاصة. إذا كانت الشركة مهتمة بصورتها، وتستجيب دائمًا في الوقت المناسب للهجمات والاتهامات من المنافسين، ونتيجة لذلك، تعمل بشكل وثيق مع وسائل الإعلام (تنشر المقابلات ومقاطع الفيديو على الراديو والتلفزيون، ومقالات في الصحف والمجلات) - فهذا يعني أن إدارة الشركة تقدر الرأي العام. يجب أيضًا استخدام هذه الحقيقة في التحضير لاجتماع عمل.

انتبه للمواد الترويجية. بعد كل شيء، بعد أن درست الوسائل الإعلانية التي تستخدمها الشركة بدقة، يمكنك التعرف على الأهداف التي تسعى إليها الإدارة، وكذلك عن رفاهيتها. تذكر أن الشخص الذي ستعقد معه اجتماعًا جادًا سيستغل أيضًا كل هذه الفرص في التحضير. خلال الاجتماع الشخصي، يمكنك استخدام المعلومات حول تحفيز الشركات والعروض الترويجية المستمرة. كل هذا سيساعد في تكوين رأي إيجابي عنك كشخص على دراية جيدة بأعمال عميله، على عكس العديد من المديرين الآخرين الذين يحاولون "دفع" منتجهم في أسرع وقت ممكن. بالمقارنة مع هؤلاء الأشخاص، ستبدو كأخصائي مختص، مما يساهم في تكوين التعاطف الشخصي والثقة بين رئيس الشركة وبينك.

محركات البحث.لا تنس أن محركات البحث تتيح لك العثور على الكثير من المعلومات المفيدة حول رئيس الشركة والعمل ككل. ما عليك سوى إدخال اسم الشركة أو الشركة في سطر الإدخال والاستمرار في تقليب الصفحات واحدة تلو الأخرى، وستتمكن بالتأكيد من العثور على معلومات مهمة لم تكن تشك فيها (حجم أعمال الشركة، والقضايا المعروضة على المحاكم القادمة، وما إلى ذلك) ).

صورة

أسلوب العمل مقبول بشكل عام في بيئة الأعمال. لا يجوز لبسه اجتماعات مهمةمنارات أو شورتات أو أحذية مفتوحة أو تنانير قصيرة أو جينز أو أحذية رياضية. ولكن، كما يعلم الجميع، كل قاعدة لها استثناءاتها. على سبيل المثال، لكي تكون المفاوضات ناجحة (مع احتمالات جيدة) وتنتج نتائج إيجابية (فوائد في وقت قصير نسبيًا)، عليك أن ترتدي ملابس أسوأ قليلاً من محاورك. أسلوب العمل هو المعيار، ولكن ليست هناك حاجة إلى أن تكون متحمسًا للغاية.

تذكر أنه، على سبيل المثال، أعزائي يرتدون ملابس للقاء شخص غريب، سيعطي انطباعًا ليس بالذوق الرفيع (كما ينبغي)، ولكن بالنوايا لانتزاع الأموال من عملائهم في أسرع وقت ممكن، الأمر الذي سيؤثر سلبًا على التواصل المفتوح والبناء. من الناحية العملية، هناك عدد كبير من الحالات التي جاء فيها الأشخاص إلى اجتماعات مهمة مع رؤساء الشركات الكبيرة وهم يرتدون سترات بأكمام طويلة أو شورتات أو جينز. تخيل لدقيقة واحدة أنك ترتدي بدلة باهظة الثمن في اجتماع مع مدير شركة كبيرة وناجحة. ومن ستظهر في عينيه؟ على الأرجح، مثل البطة "المرتدية"! في مثل هذه الاجتماعات، سيكون لديك فرصة ضئيلة لبناء محادثة بناءة ومثمرة.

سيساعدك الشكل الذي تريد أن تبدو عليه عند الاجتماع مع عميل معين على معرفة المرحلة السابقة من التحضير لاجتماع عمل. فقط من خلال جمع وتحليل كافة المعلومات حول العميل وشركته يمكنك اتخاذ القرار الصحيح. على سبيل المثال، إذا خلصت إلى أن عميلك المحتمل، وهو شخص جاد للغاية، مهتم بالسيارات الفاخرة، ويشارك بنشاط في الأعمال الخيرية، وهو عضو في المنظمات العامة والأحزاب السياسية، ويحضر العديد من المؤتمرات والندوات، وقد شغل هذا المنصب رئيس تنفيذي لمدة 10 سنوات، من الأفضل ارتداء بدلة عمل كلاسيكية (أحذية نظيفة، وسترة، وبنطال داكن، وقميص فاتح اللون). بالنسبة للفتاة، فإن الفستان الأسود بدون أي إكسسوارات لامعة مناسب تمامًا. لا تحاول أن تثقل مظهرك بـ "الحلي" غير الضرورية، فكل شيء يجب أن يكون "باعتدال"!

إذا كان لديك اجتماع عمل مع رئيس مؤسسة شابة نامية تزود السوق بمجموعة واسعة من الملابس للشباب، واكتشفت أن عميلك يفضل أسلوب الملابس غير الرسمية وهو صغير نسبيًا، فمن المستحسن أن اللباس أكثر عرضا. علاوة على ذلك، سيبدو وكأنه إضافة إلى المحادثة: ستؤكد على موقفك الإيجابي تجاه اتجاه تطوير أنشطته التجارية.

إذا علمت من مصادرك أنك على وشك اللقاء بشخص مبدع وغير عادي (ستعرف ذلك من خلال دراسة التفاصيل) الحياة الشخصيةو صور مختلفة) - حاول أن ترتدي ملابس مثيرة للاهتمام. على سبيل المثال، الملحقات الأنيقة، والألوان غير المتوافقة، وربطة عنق مشرقة وكل شيء آخر سيساعدك على الظهور أمام محاورك كشخص غير عادي بنفس القدر، حيث يمكنه (هي) رؤية حليفه.

كما يعلم الجميع، فإن النمط الكلاسيكي يتضمن قاعًا داكنًا وقمة فاتحة (عادةً ما تكون بيضاء). عند الذهاب إلى اجتماع عمل مهم، اتبع هذه القاعدة. أيضًا، عند اختيار الألوان والأسلوب، ضع في الاعتبار من ستقابله. ستساعدك هذه القاعدة البسيطة دائمًا على الظهور بمظهر أصلي ومثير للإعجاب. وفي الوقت نفسه، لا تنسى رأسك. لذلك، الفتيات مع شعر طويلتحتاج إلى ترتيبها بعناية في نوع من تصفيفة الشعر.

ترك انطباع إيجابي في 5 دقائق

عندما تذهب إلى اجتماع عمل، تذكر أنه لن يكون أمامك سوى بضع ثوانٍ لترك انطباع جيد. إذا لم يكن لديك ما يكفي من الوقت، سيكون لديك عادة خمس دقائق أخرى للقيام بذلك بشكل صحيح. حاول أن تتخيل الموقف: هناك طرق على مكتبك، ويأتي رجل بحقيبة كبيرة ويصرخ "انتباه!" يحاول توجيه انتباهك (والموظفين الآخرين) إلى كتاب ما في يده. ما رأيك في هذا الشخص في تلك اللحظة؟ هل تريد أن يفكر عميلك بنفس الشيء عنك؟ بالكاد! لذلك، عليك أن تفكر مسبقًا في جميع أفعالك: كيف ستدخل من الباب، وماذا ستقول لشركائك في العمل، وما إلى ذلك.

نظرًا لأن هذه المقالة تدور حول محادثات العمل، فإننا نلفت انتباهك إلى الخيار التالي. بعد أن فتحت الباب، قل مرحباً لعميلك، واتصل به بالاسم الأول والأخير (أو الأول والعائلي)، للتأكد من أن هذا هو الشخص الذي ستقابله. بعد ذلك، عليك أن تقدم نفسك، موضحًا اسمك ومنصبك في الشركة، بالإضافة إلى النقاط التي يتعين عليك مناقشتها، وأخبر عميلك أيضًا أنك وافقت على مقابلته في هذا الوقت بالذات. حاول إقامة اتصال بصري مع محاورك خلال هذه الفترة. إذا رأيت أن العميل مشغول بالأوراق، فتأكد مما إذا كان يمكنه التحدث معك الآن أو إذا كان يحتاج إلى القليل من الوقت لإنهاء شؤونه الحالية. إذا كان الشخص مستعدا للتواصل، فيمكنك البدء.

كيف يجب أن تبني محادثة؟

لكي يفهم محاورك أنه يتعامل مع شخص جاد وجدي، أعلن أولاً عن قواعد الاجتماع. على سبيل المثال، يمكنك أن تقول هذا: "الغرض الرئيسي من اجتماعنا معك هو تحديد أهداف عملك الحالية وتحديد كيف يمكن لشركتنا مساعدتك في تحقيقها بالضبط. أقترح بناء محادثة على مرحلتين. في المرحلة الأولى، سأطرح عليك عددًا صغيرًا من الأسئلة لفهم الأولويات الرئيسية لشركتك، وفي المرحلة الثانية، سأخبرك أي منها يمكن لشركتنا مساعدتك في حلها. أعتقد أن مثل هذا الهيكل للمفاوضات سيكون مثمرًا قدر الإمكان. هل تتفق معي؟ بعد الحصول على موافقة المحاور، يمكنك البدء في المفاوضات بنفسك. إذا لم تعجب العميل خطتك، فاكتشف البديل الذي يمكنه تقديمه.

من أجل تحديد احتياجات عميل الأعمال بشكل صحيح، يجب أن يتقن المفاوض الجيد منهجية صياغة الأسئلة بشكل صحيح. يمكن طباعة هذه القائمة مسبقًا على الورق وإدخال إجابات عميلك هناك، أو يمكنك "الاحتفاظ" بجميع الأسئلة في الذاكرة وتدوين الملاحظات حول جميع المعلومات الواردة. تذكر أن المحادثة يجب أن تتطور بشكل منطقي، لذلك عليك أن تفكر مليًا في ترتيب جميع الأسئلة. لإعداد قائمة الأسئلة، يمكنك استخدام القالب التالي:

1. منذ متى كانت شركتك في السوق؟
2. من هو مدرج في الجمهور المستهدفزبائنك؟
3. ما هي الأسواق التي تستهدفها (المناطق، المنطقة، المدينة)؟
4. ما هي المزايا التنافسية التي تجذب العملاء لشركتك؟
5. كيف تختلف شركتك عن المنافسين؟
6. من هم مقدمو الخدمات الذين تتعاون معهم حاليًا؟
7. لماذا اخترت هذا المورد بالذات؟
8. حاول تقييم عمل المورد الخاص بك على مقياس من عشرة. ما هو التقييم الذي ستعطيه؟
9. ما الذي لا يعجبك بالضبط في عمل موردك الحالي؟
10. في رأيك، ما هي المزايا التي يجب أن تتمتع بها شركتنا حتى نتمكن من بناء تعاون طويل الأمد معكم؟

تذكر أن الجزء الأكثر أهمية في اجتماع العمل هو مرحلة جمع المعلومات. بفضل الأسئلة الصحيحة، يمكنك جعل محاورك يتحدث ومعرفة كل المشاكل والمضايقات التي يضطر إلى تحملها. بهذه الطريقة، يمكنك فهم ما إذا كان بإمكانك المساعدة في حلها، وإذا كنت واثقًا من منتجاتك، فستكون لديك فرصة جيدة إلى حد ما لإبرام صفقة مربحة.

العرض الصحيح لمنتجاتك

في المرحلة الأولى، قام عميلك بمعظم الحديث وطرح الأسئلة فقط. الآن سيكون عليك التحدث. يمكنك بناء المزيد من التواصل بطريقة تجعل العميل يطرح الكثير من الأسئلة لتوضيح النقاط التي تهمه وتبديد شكوكه، أو حتى يظل صامتًا طوال الوقت، حيث سيكون كل شيء واضحًا وسيوافق مع كلماتك. يكمن التنفيذ الناجح لمرحلة العرض التقديمي لخدمات شركتك في كيفية إدارتك لترجمة جميع المعلومات التي شاركها العميل للتو لصالحه، مع التركيز على جودة الخدمات التي تقدمها شركتك.

على سبيل المثال، إذا اشتكى محاورك من جودة تقديم مزود الخدمة الحالي (التأخير المتكرر في الطلبات، مما أدى إلى "تقويض" عمل شركة العميل)، فأنت بحاجة إلى التأكيد على أنه عند التعاون مع شركتك، فإن مثل هذه المواقف سوف لا يحدث ذلك، نظرًا لأن قسم الخدمة يعمل بانسجام وتحت الإشراف المستمر لخدمة التحكم، والتي (على الأرجح) لا يمتلكها مزود الخدمة الحالي. بعد كل شيء، لو كان هناك، فلن يكون هناك مثل هذا التأخير في التسليم. بالإضافة إلى ذلك، يمكنك ملاحظة أن عقد شركتك ينص على أنه في حالة فشل التسليم، ستقوم الشركة الموردة بدفع غرامة أو تقديم مكافآت كتعويض. بمعنى آخر، أنت تضمن قانونيًا امتثال عميلك لجميع شروط العقد، مما سيساعد على حماية العميل من المخاطر.

الاستنتاجات

لإجراء محادثة تجارية ناجحة مع العملاء المحتملين، عليك أن تمر بعدة مراحل. المرحلة التحضيريةيتضمن جمع وتحليل جميع أنواع المعلومات حول شخصية الشخص (الذي سيتم الاجتماع معه) والشركة التي يمثلها. يمكن أن تساعد المعلومات الواردة من وسائل الإعلام ومصادر الإعلانات ومحركات البحث في ذلك، وسيكون من المفيد أيضًا زيارة موقع الشركة على الويب.

عند اختيار الملابس عليك الالتزام بالأسلوب الكلاسيكي، لكن إذا كان لديك معلومات موثوقة عن شخصية العميل الذي ستقابله، فقد يكون أسلوبه وأسلوبه مشابهين له.

لإنشاء انطباع إيجابي في خمس دقائق، أعلن عن قواعد الاجتماع، وكذلك طرح أكبر عدد ممكن من الأسئلة الظرفية في مرحلة جمع المعلومات من المحاور.

المرحلة النهائية هي العرض التقديمي، حيث تقوم خلاله بإعداد محاورك لحقيقة أنه سيحصل على المزيد من الفوائد من خلال التعاون مع شركتك.

لإقامة علاقات إيجابية مع الشركاء، من المهم الالتزام ليس فقط إطار قانوني. من أسرار النجاح التفاوض مع الالتزام بالعادات والقواعد المعمول بها. لقد تم تطوير كل معايير آداب العمل هذه على مدار سنوات عديدة. وليس من المعتاد أن يهملهم رجال الأعمال والدبلوماسيون.

يشارك كل شخص من وقت لآخر في المفاوضات - إجراء المقابلات عند البحث عن عمل، أو إبرام العقود، أو بيع البضائع، أو الاتفاق على تقديم خدمة ما. الغرض من المفاوضات هو تبادل وجهات النظر وتحقيق النتيجة المخطط لها.

بغض النظر عن مستوى المفاوضات التي تجري، سواء كانت مناقشة قضايا العمل بين الرئيس والمرؤوس، أو اجتماع شركاء العمل أو حتى رؤساء الدول، فإن آداب العمل تنص على ثلاث مراحل رئيسية من المفاوضات:

• تحضير؛
• عملية التفاوض؛
• التوصل إلى اتفاق.

الإعداد للمفاوضات

إن نجاح عملية التفاوض يتحدد إلى حد كبير من خلال الإعداد لها.

ويشمل كلا من المكونات التنظيمية والمحتوى. نظرا لأن المواقف المثيرة للجدل غالبا ما تنشأ في الحياة اليومية، وفي الأعمال التجارية، وفي المجال المشترك بين الدول، فإن قضايا الامتثال للآداب تظل ذات صلة دائما. انتهاك المعايير المعمول بها ينطوي على عواقب سلبية.

من أجل تجنب الأخطاء، تجدر الإشارة إلى أن آداب اجتماعات العمل والمفاوضات تتطلب من المفاوضين أن يكونوا مهذبين ولبقين، وأن يلتزموا بقواعد اللباس، وأن يتمتعوا أيضًا بموقف إيجابي وحسن نية. ويجب على الطرف المستقبل أن يأخذ زمام المبادرة.بدء محادثة، وملء فترات توقف محرجة، وقيادة المحادثة بشكل عام هو من اختصاصها. يجب معاملة الضيوف كشركاء وليس أعداء.

تحديد المكان والزمان

تتطلب آداب العمل أن يتم الاتفاق على التاريخ والوقت المحدد للمفاوضات من قبل المشاركين مسبقًا. بعد الاتفاق عليها مع شريك حياتك، لا يمكنك أن تتأخر. وهذا يخلق صورة سلبية ويظهر عدم الاحترام. إذا لم يكن من الممكن تجنب التأخر لأي سبب من الأسباب، فيجب تقديم اعتذار.

لا ينبغي عليك جدولة مفاوضات العمل في الصباح الباكر أو في وقت متأخر، أو أثناء استراحة الغداء. يعتبر الخيار الأفضل هو النصف الأول من اليوم. بالإضافة إلى ذلك، عادة لا تتم جدولة اجتماعات العمل الجادة في الأسابيع الأخيرة من العام، عندما يكون الكثيرون مشغولين بتلخيص العمل و امور مالية. يتم اختيار موقع الاجتماع، مثل مكان غير رسمي أو غرفة اجتماعات مكتبية، ليعكس المفهوم العام.

جمع وتحليل البيانات اللازمة للمفاوضات

يتطلب الإعداد للمفاوضات دراسة شاملة لموضوعها.

وفقًا للآداب، يجب أن يكون عدد المشاركين في الاجتماع من كل جانب، وكذلك وضعهم، متناسبًا. يجب أن يكون لكل وفد رئيس - الشخص الذي يتخذ القرارات النهائية.

قبل الاجتماع، من المفيد التفكير في المواد الإعلامية التي قد تكون مفيدة، بحيث تكون المعلومات المهمة في شكل مطبوع دائمًا في متناول كل مشارك. ويجب أيضًا إعداد مسودات الاتفاقيات مسبقًا.

- وضع خطة التفاوض وتحديد الأهداف

لا تتضمن آداب المفاوضات التجارية حل المشكلات التنظيمية فحسب، بل تتضمن أيضًا توضيح الجانب الموضوعي.

بادئ ذي بدء، يلزم الاختيار الدقيق للمعلومات، وتحديد المشاكل الرئيسية وطرق التوصل إلى اتفاقات. عند التحضير للمفاوضات، من المستحسن وضع قائمة بمصالح الطرفين، وتوزيعها من الأكثر أهمية إلى الأقل أهمية.

الأمر يستحق الاختيار أكثر خيار مناسبإجراء عملية التفاوض، بالإضافة إلى خطة العمل في حالة الفشل. وهذا يزيد من فرص مواصلة مناقشة هذه القضية في المستقبل.

وأخيرا، أثناء الإعداد، تحتاج إلى تحديد المشاكل ومحاولة فهمها. على سبيل المثال، قد يستغرق إعداد صفقة جديدة وقتًا طويلاً، لكن قرار إبرامها يجب أن يتم اتخاذه بسرعة وتنفيذه على الفور. يجب أن تغطي خطة اجتماع العمل القضايا الحالية قدر الإمكان، ولا تقتصر على تحديد وقت ومكان المفاوضات.

تفاوض

يتناسب إجراء المفاوضات التجارية مع المخطط التالي:

1. بداية الاجتماع؛
2. تبادل المعلومات؛
3. الحجج والحجة المضادة.
4. البحث وصنع القرار؛
5. الجزء الأخير.

يتم تحديد نجاح هذه العملية قدرة المحاورين على طرح الأسئلة وسماع الإجابات، وكذلك الامتثال لمعايير آداب العمل. يجب أن يكون جميع المشاركين في الاجتماع دقيقين وصادقين وصحيحين ولبقين.

مقدمة وجلوس الضيوف

ويجب على جميع أعضاء الطرف المستقبل أن يجتمعوا في الوقت المحدد في غرفة معدة لعملية التفاوض. عادةً ما يكون الموظفون الذين لا يشاركون في الحدث مسؤولين عن تحية الضيوف.

ورئيس الوفد المضيف هو أول من يسلم على المجتمعين ويقدم نفسه، ثم رئيس الوفد الضيف. ثم يدعو المالك الجميع لأخذ مقاعدهم. وهو أول من فعل ذلك. يأخذ باقي المشاركين مقاعدهم حسب اللافتات الموضوعة. في أغلب الأحيان، يقع كلاهما مقابل بعضهما البعض، في المركز. ويجلس ممثلو كل وفد على جانبهم من الطاولة الطويلة.

بعد أن يأخذ جميع المفاوضين مقاعدهم، يمكن للقائد المضيف أن يبدأ في تقديم فريقه. بعد ذلك، وفقا لآداب العمل، يذهب الدور إلى رأس الضيوف.

إذا كان هناك أقل من عشرة مشاركين في الاجتماع، فسيتم التبادل. يقوم الجميع بتسليم بطاقتهم للشخص المقابل.

تحديد قائمة القضايا ووضع جدول الأعمال

إن بدء المحادثة وإجرائها تقع على عاتق قائد الطرف المستقبل.وتتمثل مهمته في منع فترات التوقف الطويلة، والتي يمكن تفسيرها بشكل خاطئ على أنها إشارة لإنهاء المحادثة.

وفقًا للآداب، لا يجب أن تبدأ بمناقشة المشكلة فورًا. أولا، من المعتاد تبادل العبارات حول مواضيع مجردة. على سبيل المثال، يمكنك ملاحظة تجربة التعاون المثمر الحالية أو على الأقل التحدث عن الطقس. ومن الأفضل عدم التطرق إلى مواضيع مثل الدين والقضايا الوطنية والتفضيلات الرياضية. يمكن أن تسبب الخلافات. ثم ينتقل رئيس المضيفين إلى الموضوع الرئيسي للمفاوضات ويمكنه إعطاء الكلمة للمشاركين والخبراء الآخرين.

تشمل آداب العمل محضر الاجتماع. للقيام بذلك، استخدم مسجل الصوت. ولكن لإجرائها، من الضروري إبلاغ الطرفين والحصول على موافقتهما.

مناقشة القضايا الخلافية

لا تنتهي عمليات التفاوض دائمًا بنجاح؛ فغالبًا ما لا تتطابق مصالح المشاركين. وقد لا يتفق الطرفان على الموضوع الرئيسي للمناقشة أو على مقترحات وأطروحات محددة. وفي هذه الحالة يتفقون على الجولة التالية من المفاوضات من أجل أخذ قسط من الراحة ومواصلة البحث عن حلول لكل مشكلة.

عندما تنشأ قضايا مثيرة للجدل، فإن آداب السلوك تتطلب التزام الهدوء.

استكمال المفاوضات

وفي نهاية اللقاء لا بد من تنقية الأجواء قليلاً. بعد اكتمال الجزء الرسمي من الحدث، قد يعرض رئيس الطرف المضيف إزالة ستراته. لكن مبادرة إنهاء المفاوضات يجب أن تبقى مع زعيم الضيوف.

التوصل إلى اتفاقات في الاجتماع

عند مناقشة حل معين لمشكلة ما، يسعى المشاركون في عملية التفاوض لتحقيق نتائج محددة. ولا يمكن قبول أية عقود أو اتفاقيات إلا ضمن ما يسمى بمساحة التفاوض. هؤلاء هم حلول ممكنةوهو ما قد يتفق عليه المعارضون.

يمكن التوصل إلى اتفاقيات بناءً على أنواع القرارات التالية:

• مساومة- تنطوي على تنازلات متبادلة؛
• غير متماثل– حيث تتجاوز تنازلات أحد الأطراف بشكل كبير تنازلات المعارضين؛
• جديدة بشكل أساسي- إرضاء الطرفين إلى أقصى حد.

دعونا نلخص الاجتماع

تنتهي اجتماعات العمل، كقاعدة عامة، باعتماد قرار أو آخر. آداب التفاوض تتطلب توثيقه. يقوم الممثلون المعتمدون من كلا الطرفين بالتوقيع على المستندات النهائية واستلام نسخ منها.

وبناء على نتائج الاجتماع، من الضروري وضع تقرير مكتوب. ويمكن إرسالها إلى الشركاء للموافقة عليها.

ويجب احترام جميع الاتفاقات التي تم التوصل إليها، بغض النظر عما إذا كانت شفهية أو مكتوبة. القاعدة الأكثر أهميةآداب العمل - حافظ على كلمتك.

تحليل نتائج المفاوضات

تعتبر المفاوضات مكتملة فقط عندما يتم تحليل نتائجها بشكل كامل، ويتم اتخاذ جميع التدابير لتنفيذ الاتفاقيات، ويتم استخلاص النتائج التي من شأنها أن تساعد في الاستعداد للأحداث القادمة.

يتم إجراء التحليل من أجل قارن الغرض من المفاوضات ونتيجتها النهائية، حدد تلك الإجراءات التي تتبع النتائج.

من أجل تحقيق التفاهم المتبادل، من المهم الالتزام الصارم بمعايير آداب العمل المقبولة عمومًا، وكذلك معرفة السمات الوطنية وعلم نفس السلوك. للقيام بذلك، عند التحضير لهذا الحدث، عليك أن تتعرف على ثقافة البلد الذي يأتي منه الضيوف.

على سبيل المثال، تتطلب المفاوضات مع الشركاء الأجانب الحد الأقصى الحوار المباشر، فهم ينظرون إلى التلميحات على أنها خيانة الأمانة أو عدم اليقين. في آداب السلوك، غالبًا ما يكون الصمت أكثر قيمة من الكلمة المنطوقة. لذلك، يترك اليابانيون الجمل دون أن تُقال حتى يتأكدوا من كيفية إدراك المحاور لها.

الإعداد وعقد اجتماعات العمل وحفلات الاستقبال

.الإعداد وعقد اجتماعات العمل

1.1 موضوع اجتماع عمل

التنفيذ الفعاليتطلب اجتماع العمل إعدادًا جادًا وشاملاً.

موضوع اجتماع العمل هو القضية، المشاكل التي يجب معالجتها خلال الاجتماع. بالإضافة إلى الاجتماعات لحل مشاكل العمل، يتم أيضًا عقد اجتماعات البروتوكول، والتي تسمى أيضًا “زيارات المجاملة”، حيث أنها تعقد بغرض التعارف الشخصي أو لإظهار الاهتمام بالشريك في مناسبة معينة.

وينبغي ترتيب اجتماع عمل مقدما. داخل منطقة واحدة، من المستحسن التفاوض في غضون 2-3 أيام. يمكنك ترتيب اجتماع عمل عن طريق البريد الإلكتروني أو الهاتف.

يجب أن تكون الاستعدادات للقاء الأجانب شاملة بشكل خاص. من الضروري توفير جميع عناصر برنامج إقامتهم: ترتيب الاجتماع، والتكوين الشخصي للمشاركين، ومشاركة ممثلي الصحافة، وتبادل الهدايا التذكارية، وخطب الترحيب، والإقامة في الفنادق، والجزء التجاري، البرنامج الثقافي، حفلات الاستقبال غير الرسمية، الوداع.

1.2 مكان لاجتماع العمل

مكان اللقاء هو مهمبالنسبة لأطراف عملية التفاوض، لأنه يمكن أن يصبح جانباً هاماً من فعالية الاجتماع بالنسبة لواحد أو لجميع أطراف المفاوضات. هناك الخيارات التالية لاختيار مكان لاجتماعات العمل: على أراضيك، وعلى أراضي الشريك، وعلى أراضي محايدة واستخدام وسائل الاتصال (عن بعد).

يفضل معظم رجال الأعمال عقد اجتماعات في أماكن عملهم (في مقر شركتهم).

الاجتماع في المبنى الخاص بكيجعل من الممكن استخدام حالة المالك بشكل مربح. في الواقع، في هذه الحالة، غالبا ما تعمل عبارة "المنازل والجدران تساعد". يمكن للمالك استخدام مجموعة من التكتيكات المناسبة للتأثير على عملية المفاوضات. هذه هي الوسائل التنظيمية: اختيار وترتيب المباني، ووضع المشاركين على طاولة المفاوضات، وتنظيم عملية التفاوض (التأخير، والاستراحة)، وتنظيم البرامج الثقافية والاجتماعية.

ترتبط الوسائل التنظيمية بالوسائل النفسية. بعد كل شيء، فإن أشكال ومستوى تنظيم عملية التفاوض تخلق جوا نفسيا مناسبا (الود والضغط والتوتر والتلاعب، وما إلى ذلك). ومن الأمثلة على ذلك تصميم مكتب، حجم الطاولة، المسافة بين المالك والزائر، شكل وحجم الكرسي (الكرسي) الذي يتم تقديمه للزائر، وما إلى ذلك). بالإضافة إلى ذلك، فإن حالة الضيف ذاتها ستسبب توترًا نفسيًا معينًا لدى الشخص.

ومن المهم أيضًا ألا يضيع الملاك الوقت والجهد في التغلب على التعب بعد الطريق والتكيف مع البيئة. يمكنهم استخدام الإمكانيات المتاحة لمكاتبهم: الهاتف، الفاكس، الإنترنت، خدمات السكرتارية، الحمامات، المساعدة من الخبراء، المحامين، الرؤساء، إلخ.

تحضير المبنى. عند إعداد غرفة لاجتماع عمل (مفاوضات)، ينصح خبراء التنظيم العلمي للعمل بالالتزام بالمتطلبات الأساسية التالية: النظافة والنظام والتهوية وغياب الضوضاء ودرجة حرارة الغرفة الملائمة لكلا الطرفين والإضاءة المريحة.

أنسب لون للحوائط للاجتماعات هو اللون الأزرق الفاتح للغرفة.

سيتم تحسين الجزء الداخلي من غرفة الاجتماعات من خلال وجود مزهريات بالزهور واللوحات الفنية.

منطقة الشريك.هناك حالات يكون من الأفضل فيها إجراء مفاوضات على أراضي الشريك. بداية، هذه فرصة للحصول على معلومات إضافية عن الشريك وشركته.

إن حقيقة موافقتك على التفاوض على أراضي شريكك هي عنصر احترام للشريك، وتدل على جدية نواياك ويمكن أن تقنع الطرف الآخر بأنك تستحق التعامل معه.

تعتمد فعالية خيارات الاجتماع المذكورة أعلاه على الموقف. لكن الخيار الأفضل هو تنظيم اجتماعات متناوبة على "منطقتك" وعلى "منطقة الشريك".

منطقة محايدة.المهم أن اللقاء على أرض محايدة لا يقدم أي مزايا لأي من الطرفين. يمكن أن يكون هذا الخيار فعالاً بشكل خاص عند حل حالات الصراع.

ولهذا الغرض، يتم إنشاء مباني مكيفة خصيصًا في الفنادق ومراكز الأعمال. في كثير من الحالات، يتم استخدام غرف الاجتماعات للمفاوضات.

إذا كانت هناك حاجة للاتصالات غير الرسمية، يتم استخدام الاجتماعات في الخارج، ونوادي الأعمال القطرية لرجال الأعمال. وفي ظل عدم وجود شبكة واسعة من هذه المؤسسات، يتم استخدام المطاعم (المقاهي) في بلادنا.

عن بعد.تطوير الاتصالات الهاتفية الدولية، والإبراق الضوئي (الفاكس)، الهاتف الخلويوشبكات الإنترنت وأجهزة الاتصال بالفيديو (مؤتمرات الفيديو) تجعل من الممكن تسهيل عملية تنظيم وإجراء المفاوضات والقضاء إلى حد كبير على الحاجة إلى تنظيم اجتماعات وجهاً لوجه. الوسائل الحديثةتسمح الاتصالات بالاتصال الإلكتروني المباشر مع نقل الصور والصوت.

حدود الوقت. من الخطوات المهمة لاجتماع عمل ناجح هو اختيار الوقت واليوم المناسبين من الأسبوع. ومن الضروري مراعاة ظروف الحياة العملية، والعادات التجارية للشركاء، وساعات أدائهم الأمثل.

لذلك، بعض الناس يعملون بشكل أفضل في الصباح، ويطلق عليهم اسم "القبرات"، والبعض الآخر في المساء - "البوم"، والنوع المتوسط ​​يسمى "الحمام". وفقا لبحث العلماء، تشكل "البوم" حوالي 33٪، و "القبرة" - 17٪، و "الحمام" - 50٪ من إجمالي عدد الأشخاص.

1.3 أوقات اجتماعات العمل

يقترح علماء النفس أخذ هذه العوامل بعين الاعتبار عند تنظيم المفاوضات، وليس هناك حاجة للتخطيط لاجتماع قبل الغداء مباشرة. الأفكار حول الطعام تتداخل مع التواصل البناء. ولكن إذا كان الاجتماع قد تم التخطيط له بالفعل، فسيكون من الجيد أن نقدم للشركاء فنجانًا من القهوة أو الشاي أو أي شيء لتناوله أثناء عملية التفاوض.

لا ينبغي عليك جدولة اجتماع بعد الغداء مباشرة. من الضروري السماح للشركاء بجمع أفكارهم والتحقق من المعلومات الضرورية.

من ناحية أخرى، يوم الاثنين ليس أفضل يوم للاجتماعات. بعد كل شيء، يحتاج الناس إلى وقت للتكيف مع إيقاع العمل بعد عطلة نهاية الأسبوع. من ناحية أخرى، يتمتع يوم الاثنين بميزة "الرأس الطازج"، إلا أننا نجتمع في هذا اليوم للمناقشة موضوعات هامة، والتخطيط للانتهاء منها بحلول نهاية الأسبوع.

يوم الجمعة، عندما يتطلع الجميع بالفعل إلى عطلة نهاية الأسبوع، ليس هو أفضل يوم لبدء أي شيء.

يجب مناقشة مدة الاجتماع. بعد كل شيء، قد يحدث أن يعتذر شريكك، الذي لم يتم تحذيره بشأن مدة الاجتماع، بعد نصف ساعة من بدء الاجتماع، مشيرا إلى ضرورة تنفيذ شؤونه التي لا تقل أهمية، وسوف يتركك. من المعتاد الالتزام الصارم بالوقت المتفق عليه للاجتماع.

عند الاتفاق على موعد للاجتماع، عليك أن تكون دقيقًا. التأخر يعتبر إهانة للمضيف وقد يؤثر على مسار المفاوضات. في حالة التأخير المقبول، عليك أن تجد فرصة، ولو لفترة قصيرة، لتحذير شريكك والاعتذار بناء على ذلك.

1.4 تكوين الوفد

المفاوضات بين ممثلين نادرة جدًا. ولذلك، فإن أحد عناصر بروتوكول اجتماع العمل هو تحديد تركيبة المشاركين فيه. ويضم الوفد :

المشاركون المباشرون في المفاوضات؛

الاستشاريين الأكفاء (الخبراء)؛

موظفو الدعم (المترجمون، والمختزلون، والسائقون، والسكرتيرات، وما إلى ذلك).

وينبغي أن يرتكز الاتفاق على مبدأ تساوي أعداد الوفود من الجانبين. ويتمتع الوفد الأكبر بميزة نفسية. بسبب ظروف معينة، قد تكون هناك انحرافات عن مبدأ التكافؤ، ولكن فقط إذا أقنعت شركائك بذلك.

تكون المفاوضات أكثر فعالية كلما قل عدد المشاركين. لذلك، إذا كان من الضروري تنفيذها في أسرع وقت ممكن، فمن الضروري تقليل عدد الأطراف، خاصة وأن الزيادة في عدد المشاركين في المفاوضات غالبا ما تؤدي إلى سوء الفهم.

يتم إدخال قوائم المفاوضات التي تشير إلى الاسم الأخير والاسم الأول والعائلي ومكان العمل ومنصب المشارك في البروتوكول.

يتم عادةً تبادل قوائم البروتوكول في بداية الاجتماع. إذا لم يتم تجميع القوائم مقدما، فمن أجل الحصول على معلومات حول المشاركين في الاجتماع، تقوم الأطراف بتبادل بطاقات العمل.

بالإضافة إلى العدد، يتم تحديد مستوى المشاركين في الاجتماع أيضًا. وينبغي أن يكون مستوى التمثيل هو نفسه تقريبا. يعتمد اختيار تكوين ومستوى المشاركين في المفاوضات على الأهمية التي يعلقها المشاركون على الاجتماع، وعلى طبيعة الصفقة و الخصائص الوطنيةالمشاركين في المفاوضات. وهكذا فإن الوفود الصينية في المفاوضات تختلف في الحجم، بينما يفضل الأميركيون المجموعات الصغيرة. ووجود ممثل من الجنس الآخر في تشكيلته يعزز صورة الوفد.

1.5 مواد للمناقشة

يتطلب الاجتماع أو المفاوضات القادمة إعدادًا أوليًا للمواد. هناك فئات مقابلة من المستندات التي تتم مناقشتها أثناء علاقات العمل:

وثائق تعكس موقف المشاركين في الاجتماع بشأن مجموعة واسعة من القضايا، وكقاعدة عامة، تحتوي على توصيات بشأن القضايا التي سيتم النظر فيها؛

مسودات الاتفاقيات أو البروتوكولات أو المعاهدات المختلفة المقترحة كأساس للمفاوضات؛

مشاريع القرارات أو اتفاقيات النوايا.

أحد العناصر الصعبة ولكن المهمة في العمل التحضيري هو اختيار الوثائق المختلفة حول القضايا التي من المتوقع أن يتم النظر فيها. هذه هي الشهادات والوثائق الرسمية، قصاصات من الصحف والمجلات التي تحتوي على معلومات عن الشريك وعمله، هذه بيانات عن ظروف شركائهم، وسلوكهم في السوق. على الرغم من أن كل هذا يتطلب الكثير من الجهد والمعرفة والوقت، في النهاية، فإن هذا العمل يستحق كل هذا العناء. وهكذا، في كتابه "كيف تنجو بين أسماك القرش"، يشير إتش. ماكاي إلى أن معرفة شيء ما عن العميل على الأقل لا تقل أهمية عن معرفة كل شيء عن منتجك. إذا كنت تعرف عملائك، وإذا كنت تعرف اهتماماتهم المحددة وسماتهم الشخصية، فسيكون هناك دائمًا أساس لإقامة الاتصال. ويقدم استبيانًا مكونًا من 66 نقطة، يتضمن أسئلة حول البيانات الشخصية للعميل، والتعليم، والحالة الاجتماعية، والأنشطة السابقة، والاهتمامات الخاصة، وأسلوب الحياة، وما إلى ذلك، ويتيح "التعرف" على العميل بشكل أفضل.

النتيجة المثلى للاتفاق هي أن يدرك كل مشارك أنه حصل على فائدة معينة مقارنة بالوضع الأولي.

1.6 ترتيب وتجهيز الطاولات

أحد العناصر المهمة في إعداد الغرفة لاجتماع عمل هو إعداد الطاولات.

يمكن أن يكون الجانب النفسي للتأثير على المشاركين في الاجتماع هو شكل الطاولة. وهكذا، بحسب الأسترالي آلان بيز، فإن الطاولة المربعة لا تشجع الثقة وتساهم في خلق جو المنافسة. شكل الطاولة هذا مناسب لمفاوضات الأعمال القصيرة. وتنص مفاوضات المائدة المستديرة على عقد اجتماع غير رسمي وتبادل حر للآراء. تسهل طاولة القهوة الصغيرة المحادثة الودية وتكون بمثابة مكالمة مجاملة

يتم وضع دفاتر الملاحظات والأقلام وأقلام الرصاص والكتيبات على الطاولات لكل مشارك. يجب أن تكون الكراسي أو الكراسي بذراعين مريحة وبكميات كافية.

من المعتاد وضع مجموعات من الزجاجات على طول طاولة المؤتمر. مياه معدنيةوالنظارات النظيفة.

يُنصح بالاهتمام بالقهوة أو الشاي. للقيام بذلك، من الضروري توفير السماور، والعديد من المجموعات الجيدة، والشاي، والقهوة، والبسكويت، والفواكه، والكعك أو الحلويات على طاولات المؤتمرات.

إذا وضعت منفضة سجائر على الطاولة فهذه إشارة إلى أنه بإمكانك التدخين، لكن قبل إشعالها عليك أن تطلب الإذن من الحاضرين. إذا كان التدخين غير مسموح به، فيجب تجهيز غرفة للتدخين أثناء فترات الراحة.

1.7 اجتماع الوفد

عادةً ما يتم إعداد الأماكن لاجتماعات العمل إما بواسطة موظفين معينين خصيصًا في الشركة أو بواسطة متخصصين مدعوين.

أحد العناصر المهمة في بروتوكول العمل هو تنظيم اجتماع للوفد. بادئ ذي بدء، من الضروري تحديد مستوى تلك الاجتماعات بشكل صحيح. يجب على الشخص الذي وجه الدعوة ووقع على خطاب الدعوة أن يجتمع، ولكن كاستثناء - أحد نوابه.

عند مقابلة وفد، وخاصة الوفد الأجنبي، من الضروري الالتزام بقواعد بروتوكول معينة

ويجب أن تتوافق رتبة ومنصب رئيس الوفد المستقبلي مع رتبة ومنصب رئيس الوفد الزائر.

عادة ما يصل رئيس الوفد المستقبل للاجتماع برفقة 2-3 أشخاص.

إذا وصل الضيف مع زوجته، فإن رئيس الوفد المستقبلي يقابله أيضًا مع زوجته.

يقوم الرئيس الذي يستقبل الوفد بتقديم نفسه أولاً، وإذا جاءت زوجته إلى الاجتماع يوصي بها الضيوف.

يقدم الضيف الثاني نفسه - رئيس شركة أجنبية، والذي يوصي أيضًا بزوجته.

ثم يوصي رئيس الوفد المستقبلي موظفيه - أعضاء الوفد الذين جاءوا للقاء الضيوف، حسب الرتبة. وإذا كان في المجتمعين نساء يوصي بهن أولا. إذا كان هناك عدد قليل من النساء، فإنهم ينصحون بالرتبة، ثم الرجال - أيضا بالرتبة.

ورئيس الوفد الذي وصل بعد ذلك يوصي أعضاء وفده بنفس الطريقة.

عند مقابلة وفد في المطار أو محطة القطار، يجب على رئيس الجهة المستقبلة تقديم الزهور لجميع النساء المشاركات في الوفد أو القادمات مع أعضاء الوفد. عند الاجتماع والتوديع في المطار أو محطة القطار، يجب تقديم الزهور ملفوفة بالسيلوفان (لا يتم إعطاء الزهور للرجال إلا في المناسبات السنوية).

اجتماع الوفد يتضمن حتما الإقامة في السيارات. تعد معرفة قواعد الصعود إلى الطائرة وفقًا لممارسات البروتوكول الدولية أمرًا ضروريًا لكل عضو في الوفد. ويجب أن يعرفهم السائق والمترجم ورئيس الوفد وزوجته (ملحق رقم 17).

أولاً، يجب تغذية الآلة بهذه الطريقة الباب الأيمنكانوا يواجهون الرصيف والراكب الذي يشغل مكان الشرف هو أول من يصعد ويخرج. إذا لم تسمح الظروف للسائق بتحريك السيارة من الجانب الأيمن إلى الرصيف، فيدخل الراكب الفخري إلى السيارة من الباب الأيسر. هم أيضا يصعدون من الباب الأيسر.

ويجلس الراكب الفخري في المقعد الخلفي على الجانب الأيمن من السيارة مع المالك أو رئيس الوفد الترحيبي. يمكن لحارس الأمن والمراسل والمترجم الجلوس بجانب السائق. ويخرج صاحب مكان الشرف من الباب الأيمن، والباقي حتى لا يزعج الجالس في مكان الشرف يخرج من الباب الأيسر.

2. إعداد وإقامة حفلات الاستقبال

2.1 التقنيات وجوهرها

التقنيات وجوهرها

تعد حفلات الاستقبال - الدبلوماسية والتجارية - أحد أهم أشكال السياسة الخارجية والأنشطة التجارية والثقافية وغيرها من الأنشطة التي تقوم بها الحكومات والإدارات الحكومية ورجال الأعمال والمنظمات العامة وغيرها من المنظمات والأفراد. ويمكن عقدها في مناسبات خاصة (تكريمًا لزيارات الدولة، والأعياد الوطنية، وما إلى ذلك) ولها أهمية سياسية، أو أن تكون ذات طبيعة بروتوكولية بحتة (فيما يتعلق بزيارات العمل، أو افتتاح المعارض) أو استخدامها في سياق الأنشطة اليومية (أثناء المفاوضات وغيرها).

من المهم أن نفهم بوضوح أن المحتوى الرئيسي لحفلات الاستقبال ليس تناول الطعام أو تذوق المشروبات، ولكن حل مشاكل العمل التي تحتاج إلى الاستعداد لها بعناية مسبقًا. بالنسبة لمعظم المشاركين، فإن التقنيات مركزة، وعمل هادف، وليس بأي حال من الأحوال "الفراغ الممل" السطحي الذي فكر بايرون في ظهوره قبل قرنين من الزمان تقريبًا.

يمكن أن تساعد التقنيات في إنشاء والحفاظ على وتطوير الاتصالات بين الأطراف والأفراد، والتواصل وشرح موقف الفرد، وجمع المعلومات، وتبادل الآراء، وأخيرًا مناقشة المواقف والاتفاق عليها وحل المشكلات القائمة في إطار غير رسمي.

تعود تقاليد إقامة حفلات الاستقبال إلى العصور القديمة. لقد كانت الضيافة ولا تزال مؤشرا أساسيا لشرف وكرامة الشعب والدولة، وحسن نيتهم.

ولذلك، تحافظ الدول بعناية على التقاليد التاريخية في استقبال الضيوف كرموز للسلام واللطف. لا يزال الضيوف الأجانب يحتفلون بتقاليد الضيافة الروسية. لقد حددت سنوات عديدة من الممارسة الدولية أنواع التقنيات الدبلوماسية وطرق إعدادها والآداب الدبلوماسية المتبعة عادة.

تتوافق ممارسة البروتوكول الروسي بشكل عام مع الممارسة الدولية. يتم تقسيم حفلات الاستقبال حسب الوقت إلى النهار (حتى الساعة 7 مساءً) والمساء، ووفقًا لإقامة الضيوف - إلى حفلات الاستقبال مع مقاعد وبدونها.

2.2 التعيين وإعداد المواعيد

التعيين وإعداد المواعيد

الاستقبال هو أحد أشكال النشاط "السياسي الخارجي والداخلي" للمنظمة. هذا، كقاعدة عامة، يتم تنظيمه وإعداده مسبقًا من قبل المضيفين، وهو وقت مشترك يقضيه ممثلو المنظمة المضيفة والضيوف. يقام حفل الاستقبال: أ) بمناسبة تاريخ خاص - ذكرى سنوية أو ذكرى تأسيس شركة أو إنشاء منظمة؛ ب) بمناسبة زيارة للمنظمة من قبل ضيف مشهور ومكرم، وفد من شركة شريكة؛ ج) في سياق الأنشطة اليومية للشركة بشكل منتظم.

قد يكون الغرض من الاستقبال هو توسيع وتعميق الاتصالات في مجال نشاط الشركة والحصول على المعلومات اللازمة وتشكيل صورة المنظمة في بيئة الأعمال الخارجية.

يمكن أن تكون حفلات الاستقبال: نهارية أو مسائية، مع مقاعد (مقاعد مخصصة مسبقًا للمشاركين) وبدون مقاعد، رسمية وغير رسمية.

حفلات الاستقبال النهارية هي "كأس من الشمبانيا" و"كأس من النبيذ" و"الإفطار". يبدأ "كأس من الشمبانيا" عادة عند الساعة 12 ظهرًا ويستمر لمدة ساعة تقريبًا. قد يكون سبب هذا الاستقبال هو ذكرى عطلة وطنية، أو مغادرة (وصول) مسؤول، أو بقاء وفد. افتتاح معرض (مهرجان) الخ. هذا هو أبسط شكل من أشكال الإدارة ولا يتطلب الكثير من التحضير. يتم الاستقبال بدون جلوس - وقوف. يقدم النوادل المشروبات والوجبات الخفيفة. عادة فقط الشمبانيا والنبيذ والعصائر و وجبة خفيفة(ميني كيك، ساندويشات، مكسرات).

الإفطار أو الغداء مع الجلوس هو شكل أكثر رسمية من أشكال الاستقبال. في هذا النوع من الاستقبال، يتم توفير مقاعد على الطاولة لجميع المشاركين. يتم ترتيب وجبة الإفطار مع الجلوس بين الساعة الثانية عشرة والخامسة عشرة ظهرًا وتستمر لمدة ساعة ونصف تقريبًا. وهو يتوافق في محتواه وتوقيته مع وجبة غداء روسية ويمكن أن يشمل 1-2 مقبلات باردة وسمكة واحدة أو طبق لحم واحد وحلوى. من المقبول تقديم المقبلات الساخنة كوجبة أولى. أثناء تجمع الضيوف في غرفة الانتظار، يتم تقديم فاتح للشهية والعصائر أثناء الإفطار - نبيذ العنب الجاف، وعند الانتهاء يتم تقديم الشاي والقهوة والشمبانيا والكونياك والمشروبات الكحولية. يأتي الضيوف عادةً لتناول وجبة الإفطار بملابس غير رسمية ما لم يُنص على ذلك على وجه التحديد في الدعوة.

هناك عدة أنواع من حفلات الاستقبال المسائية. والأكثر شعبية وديمقراطية وانتشاراً وإنتاجية، من حيث التغطية الاتصالاتية، هو «الكوكتيل» الذي يبدأ بين 17-18 ساعة ويستمر ساعتين. يتم حفل الاستقبال واقفا. يقترب الضيوف أنفسهم من الطاولات حاملين الوجبات الخفيفة، ويساعدون أنفسهم في تناول بعض الحلويات، ويقدم النوادل المشروبات، وإذا تم تقديم الوجبات الخفيفة الساخنة، فيمكن تسمية حفل الاستقبال بـ "بوفيه". ولجعل الاجتماع أكثر جدية، يمكن تقديم الشمبانيا والآيس كريم والقهوة في نهاية الاجتماع. البوفيه هو الشكل الأكثر ديمقراطية للاستقبال. يمكنك ترك مثل هذه المأدبة في أي وقت مناسب. أثناء وجودك في مثل هذا الاستقبال، يجب أن تتذكر بعض القواعد:

يجب ألا تقترب من الطاولة إلا بعد تلقي دعوة أو بعد ذهاب بقية الحاضرين إلى الطاولة؛

يأخذ الضيوف الأطباق من المكدس الموجود في بداية الطاولة ويتحركون على طول الطاولة في اتجاه واحد (حتى لا يتداخلوا مع بعضهم البعض)، ويضعون الطعام على طبقهم؛

من الوقاحة أن تكون بالقرب من طاولة مع سيجارة مدخنة؛

من القبيح تكديس جميع الأطباق المقدمة على طبقك مرة واحدة. هناك ترتيب معين للعلاج: عليك أن تتذوقه أولاً اطباق سمكلا ينبغي أن تكون الأسماك واللحوم في نفس الطبق؛

يجب أن تأخذ بالضبط ما يمكنك تناوله؛

يتم نقل الوجبات الخفيفة إلى طبق باستخدام أداة مشتركة موجودة على الطبق مع هذه الوجبة الخفيفة. بمجرد قيامك بجمع الحلويات، يجب ألا تنسى وضعها جهاز عامفي المكان؛

بالنسبة للتحلية وأطباق الحلويات يجب أن تأخذي أطباقاً نظيفة؛

يمكن للرجل أن يعالج سيدة بإحضار شيء لها من البوفيه. من غير المقبول أن تعامل السيدة رجلاً.

أدوات المائدة الوحيدة على طاولة البوفيه هي الشوكة. لذلك، يتم تقطيع الوجبات الخفيفة إلى قطع صغيرة ("لمرة واحدة"). بالإضافة إلى الشوك، يمكن أيضًا تقديم الأسياخ - أعواد صغيرة عالقة في السندويشات - المظلات والوجبات الخفيفة الأخرى. قد تكون السكاكين على الطاولة، ولكن على أي حال سيكون من غير المناسب استخدامها. من المعتاد أن تأتي إلى البوفيه ببدلة أو فستان غير رسمي.

الاستقبال المشابه للبوفيه هو "الكوكتيل". ويقام أيضًا بين الساعة 17:00 والساعة 20:00. على عكس طاولة البوفيه، لم يتم إعداد طاولات الكوكتيلات. توضع في القاعة عدة طاولات صغيرة وتوضع عليها السجائر وأعواد الثقاب ومنافض السجائر وتوضع المناديل الورقية في المزهريات. يتم تقديم الأطعمة والمشروبات بواسطة النوادل على الصواني. بدلا من الشوك، يستخدم الضيوف أسياخ مأدبة خاصة. وينتهي حفل الاستقبال بالشمبانيا والقهوة.

الغداء هو الشكل الأكثر رسمية للاستقبال. يبدأ من 17 إلى 19 ساعة، ويستمر من 2-3 ساعات أو أكثر. يجلس الضيوف أولاً على الطاولة لمدة ساعة، ثم ينتقلون إلى غرفة أخرى أقل رسمية، أو إلى جزء من غرفة المحادثة، حيث يتم تقديم الشاي والقهوة. قواعد اللباس رسمية. يتم تناول الغداء مع ترتيبات الجلوس - يتعلم كل مشارك من الدعوة رقم مكانه على الطاولة.

يتضمن بوفيه الغداء الجلوس مجانًا للمشاركين على طاولات تتسع لأربعة إلى ستة أشخاص؛ حيث يلتقط الضيوف الوجبات الخفيفة من طاولة واحدة كبيرة ويجلسون على إحدى الطاولات الصغيرة. القائمة تشبه البوفيه. يتم تنظيم مثل هذا الاستقبال بعد حفل موسيقي أو مشاهدة فيلم أو أثناء الاستراحة بين جلسات المؤتمر. بوفيه الغداء أقل رسمية من الغداء.

يتم تقديم الشاي لمدة تتراوح بين 16-18 ساعة، عادة للنساء. يختلف العشاء مع الجلوس عن الغداء فقط من حيث أنه يتم عقده في وقت لاحق.

لا يمكنك التأخر عن حفلات الاستقبال الرسمية. يصل الضيوف لهذا النوع من الاستقبال (الإفطار والغداء والعشاء) في غضون 3-5 دقائق وبعد توقف قصير، يستخدم للتحية والمقدمات المتبادلة، تتم دعوتهم إلى الطاولة. ليس من المعتاد مقابلة الناس على الطاولة. لا يُنصح بالتحدث مع شخص ما من خلال جارك على الطاولة. يمكن للمرأة أن تجلس على الطاولة وهي ترتدي قبعة، لكن يجب عليها خلع القفازات.

في حفل الاستقبال مع الجلوس، من الضروري احترام الأقدمية أو الوضع الرسمي أو الاجتماعي للضيوف، حيث يتم تقسيم الأماكن إلى أكثر شرفا وأقل شرفا. الأول يعتبر المكان الذي على يمين صاحبة المنزل، والثاني على يمين المالك. وفي حالة غياب المرأة يعتبر المركز الأول على يمين المالك والثاني على يساره. عند الجلوس يجب الالتزام بالقواعد التالية:

يجلس الرجال أولاً على يمين ويسار المضيفة، بينما المضيف محاط بالسيدات. ثم تتعاقب الأماكن: فيجلس الرجال بجانب النساء، والعكس؛

ولا تجلس امرأة مع امرأة في آخر المائدة إلا إذا كان الرجل جالساً في آخر المائدة؛

ولا يجلس الزوج بجانب زوجته؛

أجنبيان من نفس البلد لا يجلسان معًا؛

المقاعد الأخيرة على الطاولة يشغلها موظفو مؤسستهم (ولكن ليس النساء).

حتى يتمكن كل ضيف من العثور بسرعة على مكانه على الطاولة، يتم عرض خطة الجلوس عند المدخل، ويتم وضع بطاقة غلاف على الطاولة تحمل اسم ولقب الضيف، وأحيانًا يتم إعطاء مخطط طاولة لكل ضيف. يأخذ الضيوف مقاعدهم بعد جلوس المضيفة، وهي أول من يقوم بعد انتهاء الاستقبال.

يتضمن التحضير للاستقبال المراحل التالية: تحديد أهداف الاستقبال، اختيار شكل الاستقبال، تحديد تركيبة المشاركين، رسم سيناريو الاستقبال، إرسال الدعوات، رسم خطة الجلوس على الطاولة (إذا توفرت) ) ، إعداد القائمة، إعداد الطاولة وخدمة الضيوف، إعداد الخبز المحمص والخطب.

تقام حفلات الاستقبال غير الرسمية في المواقف التي لا يكون فيها الضيوف "متوقعين" مسبقًا، وغالبًا ما يكون ذلك في شركات صغيرة وبشكل مرتجل، في بيئة غير رسمية. تعتبر حفلات الاستقبال غير الرسمية شائعة في الولايات المتحدة عندما تتم دعوة الشركاء لتناول طعام الغداء. يساهم الطابع غير الرسمي للوضع في حل المشكلات غير القياسية والقدرة على النظر إلى المشكلة بشكل مختلف. من حيث المبدأ، يجب أن تكون مستعدا لمثل هذا الاستقبال.

خاتمة

أثناء العمل، ثبت أن الاستقبال في مجال الأعمال هو في المقام الأول واجبات رسمية، ليس فقط للمنظمة المضيفة التي تستقبل الضيوف، ولكن أيضًا للمنظمات التي تؤدي دور الضيوف. لذلك، يجب عليك التعامل مع اجتماع العمل أو الاستقبال بمسؤولية، ومعرفة أساسيات إجرائه، وإطار الاستقبال.

اجتماعات العمل وحفلات الاستقبال ضرورية للعمل المثمر، فهي تساعد في إجراء مفاوضات الأعمال، وإزالة ستار الشكليات منها ومنحها طابعًا مريحًا. في الوقت نفسه، من أجل عدم الإساءة إلى الضيوف الذين تستقبلهم، تحتاج إلى معرفة القواعد الأساسية لعقد حفلات الاستقبال. ومن أجل تجنب الوقوع في موقف حرج عند حضور حفل استقبال، عليك أن تعرف كيفية التصرف فيه. كان هذا هو محور العمل الذي تم خلاله تحديد القواعد الأساسية لإجراء التقنيات:

وتشهد ممارسات البروتوكول الدولي الحديثة على رغبة البلدان في جعل حفلات الاستقبال متواضعة، وتجنب الأبهة المفرطة، وجعلها أكثر عقلانية.

يتيح الجو شبه الرسمي للاستقبال للحاضرين تكوين معارف مفيدة، ومناقشة العقود المستقبلية المفيدة بشكل عام للشركاء المشاركين، وتوسيع وتعميق الاتصالات القائمة، وتبادل وجهات النظر والآراء التي تتيح لهم تعلم المواقف الاقتصادية والمالية وغيرها بشكل أفضل. ومطالبات شركاء المستقبل وخصائصهم في تنظيم العمل. بالإضافة إلى ذلك، بالنسبة لرجل أعمال من ذوي الخبرة، يمكن أن تكون مراقبة سلوك وأفعال المدعوين إلى حفل الاستقبال مصدرا للمعلومات، والذي بدوره سيكون بمثابة أحد المكونات الأساسية عند اتخاذ القرارات بشأن إبرام الصفقة.

فهرس

) بوتافينا ر.ن. أخلاقيات العمل: درس تعليمي. - م: المالية والإحصاء، 2002.-ص. 208.

) دونكل. آداب الأعمال - روستوف على نهر الدون: فينيكس، 2006. - 370.

) شوميكوف إيه إن، بوشاروف إم بي. العلاقات العامة: النظرية والتطبيق. - م: ديلو، 2003.-ص. 496.

) شيبيل ف.م. دليل رجل الأعمال والمدير.-م.: المالية والإحصاء، 2000.-ص. 354.

) ياشين ف. أخلاقيات العمل. - م: ديلو، 2002.-ص. 342

طلب

اجتماع عمل استقبال الوفد

التخطيط في حفلات الاستقبال الرسمية: 1 - 12 ضيفًا حسب الأقدمية الرسمية

تخطيط حفلات الاستقبال الرسمية مع المضيفة: 1 - 14 ضيفًا حسب الأقدمية الرسمية

استقبال غير رسمي. الطاولة على شكل حرف U، ويجلس المضيف والمضيفة مقابل بعضهما البعض. يجب تجنب خطة الجلوس هذه، على الرغم من قبولها في الممارسات الدولية، حيث لا يمكن للضيوف الذين تتراوح أعمارهم بين 7 و12 عامًا التواصل مع المضيف عمليًا

في وجبات الإفطار والغداء الرسمية، يجلس الضيوف وفقًا لرتبهم حسب ترتيب أسبقية البروتوكول.

المسؤولون من الرتبة أو اللقب الذين هم في إجازة أو خارج العمل، وبعبارة أخرى، لا يؤدون المهام المناسبة لرتبهم، يجب أن يمنحوا الأقدمية للضيوف من نفس الرتبة الذين هم في الخدمة الفعلية. وإذا قام الضيف بواجبات أعلى من تلك المكلفة به حسب الرتبة، فإنه يأخذ المنصب الأنسب. مكان عال.

ومع تزايد شغل النساء لمناصب عليا في الهيئات المنتخبة والمناصب الإدارية، تجلس النساء في وجبات الإفطار والغداء الرسمية بين الرجال حسب رتبهن.

في وجبات الإفطار والغداء غير الرسمية التي يتواجد فيها الرجال والنساء، لا تجلسوا بجانب بعضهم البعض إن أمكن. وفي مثل هذه الحالات، ما لم تكن المرأة هي رئيسة البعثة، يتم جلوس النساء حسب أقدمية أزواجهن.

تحتفظ الأرامل برتبة أزواجهن. تجلس النساء غير المصحوبات بالرجال حسب العمر أو المنصب أو اللقب الفخري. النساء المتزوجاتأن تكون الأقدمية فوق الأرامل أو المطلقات. تتفوق جميع النساء في الأقدمية على البنات الصغيرات، إلا إذا كانت رتبهن وواجباتهن أو ألقابهن الفخرية تعطي أفضلية خاصة لأي منهن.

ويجلس زوج المرأة ذات الوظيفة الرسمية بين الرجال بحسب رتبة زوجته، ما لم تكن الوظيفة التي يشغلها تؤهله لمقعد أشرف.

وفي الاجتماعات التي يحضرها مسؤولون وشخصيات بارزة، تصبح التوترات بين الأقدمية بالحق والأقدمية بالمجاملة أمراً لا مفر منه. في هذه الحالات لا بد من أن تأخذ في الاعتبار القواعد التالية:

· تؤخذ دائمًا الأقدمية النسبية للأشخاص الذين يشغلون مناصب رسمية في الاعتبار؛

· عند تحديد الأقدمية، يجلس ضيوف الشرف بين المسؤولين، وتكون الأفضلية، لأسباب المجاملة، لمن هم أعلى رتبة ونفوذاً. الحياة العامة;

· يتم قبول ميزة الضيوف الأجانب بشكل عام. يتم تصنيف الضيوف الأجانب من نفس الرتبة في مرتبة أعلى من مواطني بلدهم. المواطنون الذين يعملون خارج بلدهم يتمتعون بمرتبة أعلى من مواطنيهم.

في حفلات الاستقبال مثل الإفطار والغداء والعشاء، يجلس الضيوف على الطاولة بترتيب محدد بدقة. يتم تقسيم المقاعد على الطاولة إلى أكثر وأقل مشرفة. المكان الأكثر إشراهًا هو على يمين المضيفة (في حفل استقبال غير رسمي) أو على يمين المضيف (في حفل استقبال رسمي). بعد ذلك، تأتي الأماكن الموجودة على يسار المضيفة والمالك، والتي تصبح أقل شرفًا عند رحيلهما.

في حفل الاستقبال الرسمي، حيث يكون الضيوف حاضرين بدون زوجاتهم أو أزواجهم، يُعرض على الضيف الرئيسي مقعد على الطاولة المقابلة للمضيف.

التدريس

هل تحتاج إلى مساعدة في دراسة موضوع ما؟

سيقوم المتخصصون لدينا بتقديم المشورة أو تقديم خدمات التدريس حول الموضوعات التي تهمك.
تقديم طلبكمع الإشارة إلى الموضوع الآن للتعرف على إمكانية الحصول على استشارة.

اجتماع عملهي نوع من منصات الأعمال حيث يجتمع عدد كبير من الأشخاص الناجحين. يتشاركون مع بعضهم البعض الخبرة العملية، ناقش أيضًا مشاريع معينة وبالطبع قم ببناء مخططات للتعاون الإنتاجي.

ما هو اجتماع العمل

اجتماع العمل هو وسيلة اتصال يتم من خلالها طرح الحلول لمشكلة معينة.

تحقق من شركائك على وجه السرعة!

هل تعلم أنه أثناء عملية التدقيق، يمكن للسلطات الضريبية التشبث بأي حقيقة مشبوهة حول الطرف المقابل؟ لذلك، من المهم جدًا التحقق من الأشخاص الذين تعمل معهم. يمكنك اليوم الحصول على معلومات مجانية حول عمليات التفتيش السابقة لشريكك، والأهم من ذلك، قائمة الانتهاكات التي تم تحديدها!

لكي يكون اجتماع العمل مثمرًا، من الضروري جعل المحاور على اتصال، وإنشاء أكبر قدر ممكن ظروف مريحةللحوار، وبطبيعة الحال، لتوفير الحق في الاختيار.

يتم عقد اجتماع العمل بشكل رسمي، حيث يسعى كل طرف إلى:

• إعطاء أو تلقي المعلومات من المحاور. يعد تبادل المعلومات أحد الأسباب الرئيسية لعقد اجتماعات العمل؛
• تقديم إجابات لأسئلة الشركاء؛
• الإشارة إلى أن المحاور اتخذ القرار الصحيح أو الخاطئ فيما يتعلق بموقف معين؛
• إقامة اتصال بين الأشخاص المجتمعين، ومناقشة منظور مشترك، وكذلك التوقيع على بروتوكول يعكس الإجراءات الإضافية لكل من الحاضرين؛

يتكون أي اجتماع عمل من أربع مراحل. هذا هو بناء حوار، مع التركيز على كل التفاصيل، واتخاذ القرار والمرحلة النهائية - النتيجة. كما ترون، هناك ما يكفي من العمل للقيام به في اجتماعات العمل.

الشخص البعيد عن مثل هذه الأحداث ولم يشارك فيها قط ينظر إلى هذا بعين الشك. بالنسبة له، يبدو الأمر أشبه بنوع من الاتفاقية، حيث يقوم أشخاص غريبون يرتدون بدلات عمل بحل المشكلات التي لا تهم أي شخص.

هذه الصيغة ليست مناسبة تمامًا لاجتماعات العمل. مثل هذه الأحداث ليست مجرد بدلات داكنة ونظرة جادة، فهي في المقام الأول حوار بناء حيث يتم طرح جميع أنواع الحلول للمشاكل القائمة. على سبيل المثال، غداء العمل المعروف هو اجتماع عمل حيث يناقش الأشخاص القضايا المتعلقة بأعمالهم المشتركة على الغداء. من المستحيل تسمية مثل هذا الاجتماع بـ "التجمعات الودية"، لأن كل شيء هنا يحدث بشكل أكثر دبلوماسية.

لا يمكن أن يسمى هذا الاجتماع أيضا حادثا، حيث تمت مناقشة الحدث في البداية - أين وكيف سيحدث، وعندها فقط يدخل حيز التنفيذ.

• آداب التفاوض: قواعد يسهل تذكرها
l>

أنواع اجتماعات العمل

كل حدث من هذا القبيل له طابعه الخاص وطريقة إدارته. ومن خلال ذلك تنقسم أنواع اجتماعات العمل إلى خارجية وداخلية.

اجتماعات العمل الخارجية عبارة عن تجمع للأشخاص الذين لديهم عمل مشترك وهم شركاء بالفعل بطريقة أو بأخرى. يمكن أن يكون الغرض من مثل هذه الأحداث مختلفًا تمامًا، بدءًا من المناقشات حول الاستثمار في مشاريع جديدة وحتى المحادثات حول دمج الشركات في هياكل واحدة.

اجتماعات العمل الداخلية هي أحداث يشارك فيها العمال ومديرو الأعمال. أي أنه شيء من هذا القبيل اجتماع عام. تقام أحداث مماثلة في مباني الشركات نفسها. تثار هنا أسئلة حول العمل المنجز خلال فترة زمنية معينة، كما تتم مناقشة الطرق المختلفة لزيادة المؤشرات لمعلمات معينة.

اجتماعات العمل تأتي في أشكال رسمية وغير رسمية. في أغلب الأحيان يتم عقد اجتماعات عمل غير رسمية. يمكن عقد مثل هذه الأحداث في أي مكان في العالم.

بالإضافة إلى ذلك، يمكن أن تكون اجتماعات العمل رسمية أو غير رسمية. عادة ما تصاحب الاجتماعات التي تعقد بشكل رسمي توقيع العقود وإبرام المعاملات. تتضمن اجتماعات العمل الرسمية بالضرورة وثيقة مثل البروتوكول. يُعقد اجتماع غير رسمي في ظروف مختلفة تمامًا. ليس من الضروري التوقيع على أي وثائق أو أعمال أخرى لها قوة قانونية.

اعتمادا على الغرض من الأشخاص المجتمعين، يمكن تقسيم اجتماعات العمل إلى: إعلامية واستشارية وتنفيذية.

الاجتماع الإعلامي هو حدث يتم فيه عرض الشركة ومنتجاتها. أي أن المتحدثين يتحدثون عن الوضع الذي تعمل به مؤسستهم، والنتائج التي حصلوا عليها خلال فترة زمنية معينة ويشاركون خططهم المستقبلية. لا يلزم إعداد خاص لفعاليات واجتماعات العمل.

وفي الاجتماعات التشاورية تتم مناقشة المشاكل القائمة والبحث عن حلول لها. عادة ما يظهر كلا الجانبين المشاركة الفعالةوكقاعدة عامة، كل شيء ينتهي بشكل إيجابي. يمكن أن تشمل هذه الأحداث أيضًا اجتماعات حيث يشارك المحاورون آرائهم حول مشروع معين، ويثيرون أيضًا قضايا التعاون.

الاجتماعات التنفيذية هي أحداث يتم فيها اتخاذ قرارات محددة وتوقيع العقود ومناقشة مصير الشركات بأكملها. تقتصر المشاركة في اجتماعات العمل هذه على المديرين أو صناع القرار فقط. تتطلب مثل هذه الاجتماعات التحضير، لذلك يتم عقدها في بيئة عمل.

يقول الممارس

نيكولاس كورو، كبير المنسقين لمركز أبحاث إدارة العلامات التجارية وتقنيات العلامات التجارية لمجموعة شركات ريلاند، عضو مجلس نقابة المسوقين، رئيس لجنة الشؤون الدولية لاتحاد المسوقين في روسيا، عضو لجنة التسويق لجنة غرفة التجارة والصناعة الروسية، موسكو

الخطأ الفادح الذي ارتكبه رجال الأعمال لدينا هو أنهم بدأوا في تذكر هذا المفهوم مثل آداب العملفقط في الاجتماعات مع الزملاء الأجانب. ولكن في الوقت نفسه، في المدن الكبرى والعواصم في مختلف البلدان، تحظى بشعبية كبيرة ومتاحة للجميع تقريبا. اليوم أعلى المؤسسات التعليميةتخريج متخصصين مؤهلين تأهيلاً عالياً يجيدون آداب السلوك ومدربين على كافة أساسيات الأعمال.

ولكن لا يزال لا أحد في مأمن من الأخطاء، وقائمة "الأخطاء الفادحة" أثناء المفاوضات تتزايد باستمرار. ويرجع ذلك إلى أن الطرف المستقبل لا يعرف حتى المفاهيم الأساسية حول ثقافة وتاريخ بلدان الطرف القادم. ففي نهاية المطاف، لنفترض أن التربيتة على الكتف بين الروس ليست أكثر من مجرد لفتة ودية، لكن اليابانيين لا يقبلون ذلك. إن الإشارة بأصابع الاتهام إلى أن كل شيء على ما يرام هي ظاهرة شائعة إلى حد ما في روسيا، ولكن في فرنسا تشير هذه الإيماءة إلى أن المحاور يخبر المستمع بأنه لا وجود له. يمكن أيضًا وصف الحالة التي يكون فيها وجه الشركة بمظهر غير قابل للتمثيل بأنها سخيفة. على سبيل المثال، كان يرتدي ربطة عنق مع قميص قصير الأكمام. ويمكن العثور على شكل مماثل من الملابس في مطاعم الوجبات السريعة، أي الوجبات السريعة، لذا من الأفضل عدم ارتداء الملابس بهذه الطريقة. بالطبع، إذا كنت تشغل المركز الأخير على الأقل في قائمة فوربس، فلا يزال من الممكن أن يغفر لك ذلك، ولكن في حالات أخرى ليس هناك أي معنى للتجربة، التزم بالقواعد الموضوعة بالفعل.

تنظيم اجتماعات العمل: المتطلبات الأساسية

لكي يكون اجتماع العمل فعالاً حقًا، عليك أن تكون مستعدًا جيدًا له.

النقطة الأساسية في اجتماعات العمل هي أنها تثير أسئلة بخصوص الوضع الحالي وتبحث عن حل لمشكلة معينة. بالإضافة إلى هذه الاجتماعات، يتم عقد ما يسمى ببطاقات المجاملة. هذه هي الأحداث التي يتعرف فيها الأشخاص على بعضهم البعض ويحاولون بناء الثقة في شخص معين.

اجتماع عمليجب التخطيط لها مسبقًا

إذا كان كلا الطرفين موجودين في نفس المنطقة، فيمكنك ترتيب اجتماع عمل مع شريكك قبل ثلاثة أيام تقريبًا من انعقاده. يمكن القيام بذلك عبر البريد الإلكتروني أو ببساطة عن طريق الاتصال.

يتطلب اجتماع العمل مع الشركاء الأجانب إعدادًا دقيقًا. من الضروري توفير عدد كبير من الفروق الدقيقة، من خطابات الترحيب إلى الوداع. من المهم الاتفاق على وضعهم، وشراء أو صنع الهدايا التذكارية، وتنظيم برنامج ثقافي وترفيهي، بشكل عام، هناك الكثير من العمل، من المهم القيام بذلك بكفاءة.

اختيار مكان للمفاوضات

الموقع المحدد بشكل صحيح لاجتماع العمل سيسهل إجراء حوار مثمر. يعد الجو عاملاً مهمًا جدًا في أي مجال من مجالات الحياة، لذا يجب ألا تهمله. يمكن أن تكون الأماكن مختلفة تمامًا. وهذا هو، يمكن أن يكون اجتماع عمل على الأراضي الشخصية، أو على العكس من ذلك، على أراضي المحاور. ويشمل ذلك أيضًا المنطقة المحايدة، وبالطبع اجتماع العمل باستخدام وسائل الاتصال، أي عن بعد.

يفضل معظم رجال الأعمال عقد اجتماعات عمل في المكاتب الموجودة على أراضيهم. في الواقع، في هذه الحالة، يمكنك استخدام حالة القائد لصالحك، وسوف تساعد جدرانك الأصلية في ذلك.

تنظيم اجتماع عمل يمكنه قمع جميع أنواع الجوانب النفسية

من المهم جدًا التعامل مع هذه المشكلة بمسؤولية. تتطلب كل التفاصيل تحليلًا دقيقًا، فحتى الترتيب الأساسي للأثاث في الغرفة يمكن أن يسبب توترًا نفسيًا، وبالتالي يثبط عزيمة المحاور عن أي رغبة في الاتصال.

إذا جرت المفاوضات على أراضيك، فلديك "كل الأوراق الرابحة في جعبتك" وسيكون من السخافة عدم استخدامها. بعد كل شيء، لديك تحت تصرفك جميع موظفيك، وكامل أراضي المؤسسة، وبالطبع، جميع قدراتها.

تحضير الغرفة

يوصي الأشخاص المتخصصون في إعداد الأماكن لاجتماعات العمل بتهيئة الظروف الأكثر راحة لكلا الطرفين. يجب أن يكون كل شيء في الغرفة نظيفًا. من المهم جدًا أن يكون هناك عزل جيد، لأن الضوضاء الخارجية لها تأثير سلبي على مثل هذه الأحداث. وينبغي أيضا إيلاء الاهتمام الواجب للإضاءة ودرجة حرارة الغرفة، وينبغي أن تكون المؤشرات طبيعية.

لن يكون من غير الضروري استخدام الزخارف، أي المزهريات واللوحات المختلفة. وهذا يؤتي ثماره أيضًا عند عقد اجتماعات العمل.

أماكن عقد مثل هذه الاجتماعات

كما ذكرنا سابقًا، يمكن عقد الاجتماعات على أراضي منظمة الاجتماع وخارجها.

1. الاجتماع في مقر الشريك. يعد هذا الخيار لاجتماعات العمل جيدًا لأنه خلال مثل هذه الأحداث يمكنك التعرف على مزيد من التفاصيل حول الشريك نفسه ومنتجه والشركة ككل. إن مجرد الموافقة على استعدادك للقدوم إلى أراضي هذا الشخص هو بالفعل رمز لاحترامك له واستعدادك للتعاون معه لفترة طويلة. وبطبيعة الحال، فإن عقد اجتماعات العمل هذه له مميزاته، ولكن الخيار الأفضل هو عقد اجتماعات متناوبة.

2. الاجتماع على أرض محايدة. لا توفر اجتماعات العمل هذه أي مزايا لأي من الطرفين، لأن البيئة غير مألوفة تمامًا ولا يوجد موظفون قريبون يمكنهم المساعدة. لمثل هذه الحالات، تم إدخال ما يسمى بغرف المؤتمرات في الفنادق. يستخدمها رجال الأعمال في الخارج بيوت البلدوبيوت لاجتماعات العمل. في روسيا، في معظم الحالات، تقتصر على مقهى أو مطعم.

3. الاجتماع بصيغة عن بعد. تقنيات الاتصال لا تقف مكتوفة الأيدي، لذلك أصبح من السهل جدًا جدولة اجتماع عمل عن بعد. بعد كل شيء، لدينا اليوم اتصالات خلوية وإنترنت، مما يسمح لنا بالاتصال بالناس من أي مكان في العالم. هذه الطريقةوالشيء الجيد الآخر هو أنه لا داعي لإنفاق الأموال على استئجار القاعات أو حجز الطاولات في المطاعم.

نحن نحدد الوقت

عند تنظيم اجتماعات العمل، من المهم جدًا مراعاة وقت ومكان الاجتماع. عليك أن تفهم جيدًا متى سيكون شريكك مستعدًا بشكل أفضل ويتواصل معه. ببساطة، لمعرفة الوقت الذي حقق فيه أعلى أداء.

على سبيل المثال، يفضل بعض الأشخاص العمل في الصباح، وآخرون في فترة ما بعد الظهر، وآخرون في المساء. يقع معظم الأشخاص في المجموعة الأولى، حيث أن ما يقرب من 50٪ من جميع الأشخاص ينشطون بشكل كبير في الصباح. ولذلك، فإن توقيت اجتماعات العمل يلعب أيضًا دورًا مهمًا.

الوقت الأمثل للاجتماعات

لا ينصح علماء النفس بشدة بعقد اجتماعات عمل أثناء الغداء، لأن الأفكار حول الطعام في هذه الحالة ستزعج كلا الشريكين بشكل كبير، مما سيؤدي بالتالي إلى حوارات غير مثمرة. ومع ذلك، إذا كان الحدث يقام بالفعل بتنسيق مماثل، فلن يكون تقديم فنجان من القهوة أو الشاي أمرًا خاطئًا.

يجب عليك أيضًا عدم تنظيم اجتماعات العمل مباشرة بعد الغداء. يكون أداء الشخص منخفضاً بعد تناول الطعام، والخيار الأفضل هو تناوله بعد ساعة أو ساعتين.

أما يوم الاثنين، فإن خيار عقد اجتماعات العمل هذا جيد لأنه في بداية الأسبوع، يكون لدى الأشخاص رأس جديد ومرتب بعد عطلة نهاية الأسبوع، وبالتالي سيكون نشاطهم أعلى عدة مرات. ينبغي أن يقال عن يوم الجمعة أن عقد اجتماعات عمل في هذا اليوم لن يؤدي إلى أي شيء جيد. في هذا الوقت، يفكر الجميع فقط في حقيقة أن هذا الأسبوع قد مر أخيرا ويريد الاسترخاء بسرعة. لذلك، يوم الجمعة، حتى لو كان المكان مناسبا لك وتم تخصيص ساعة واحدة فقط لهذا الحدث، فمن الأفضل عدم عقد اجتماعات عمل.

ومن الجدير بالذكر أيضًا أن الحفاظ على طول وقت الاجتماع سيكون عاملاً مهمًا. في كثير من الأحيان هناك حالات لم يتم فيها تحذير أحد المحاورين بشأن مدة اجتماع العمل، ثم بعد نصف ساعة يستيقظ ويقول: "آسف، أيها السادة، لكن علي أن أترككم". من المهم جدًا أخذ هذا المعيار في الاعتبار.

ولا تنس أيضًا أنه يجب عليك الوصول في الوقت المحدد. التأخر يعتبر إهانة، لذا إذا واجهت أي حالة قوة قاهرة، عليك تحذير محاورك من ذلك. سيكون من الجيد أيضًا أن تطلب منه المغفرة على هذا.

كيف تتم دعوتك لحضور اجتماع عمل؟

إذا تم الاجتماع في النموذج حدث حفل، فيجب عليك إرسال جميع الدعوات لحضور اجتماع عمل بتنسيق إلكتروني قبل عدة أشهر. عنصر التسويق، مع هذه العملية، يحدث أيضًا ويتطلب تحليلًا دقيقًا.

تكوين الوفد

من الصعب تخيل اجتماعات عمل مثمرة تتكون من ممثلين اثنين. عادة، تتم مثل هذه الأحداث مع عدد كبير من الموظفين من كلا الجانبين.

ويضم الوفد :

• وصناع القرار، أي أولئك الذين سيجرون المفاوضات؛
• الاستشاريين أو الخبراء الذين تتمثل مهمتهم في تقديم معلومات عامةفيما يتعلق بمشروع معين؛
• الموظفين المساعدين. يشمل هؤلاء الأشخاص المترجمين والسكرتيرات والسائقين.

وينبغي أن يقال أيضا أن حجم الوفد يجب أن يكون متساويا من الجانبين. من الضروري مناقشة هذه اللحظات مقدما، لأن العدد الساحق لفريق واحد يمكن أن يقمع نفسيا المشاركين الآخرين.

اجتماعات العمل الأكثر فعالية هي تلك التي تضم عددًا صغيرًا من الأشخاص. يمكن أن تؤدي الغرفة المزدحمة أحيانًا إلى سوء الفهم وسوء الفهم.

قبل عقد مثل هذه الأحداث، يتم وضع بروتوكول يتضمن قوائم المدعوين وأسمائهم وألقابهم على التوالي. إذا لم يتم إعداد البروتوكول، يقوم المشاركون ببساطة بتبادل بطاقات العمل الخاصة بهم لإبلاغ محاورهم بنوع النشاط الذي يشارك فيه.

أيضًا، اعتمادًا على الأهداف التي يسعى المشاركون إلى تحقيقها، يتم تحديد تكوين خاص لاجتماع العمل. على سبيل المثال، إذا كانت الشركة بحاجة إلى زيادة دخلها، فإن المديرين والمسوقين والمعلنين يشاركون في الاجتماع. سيكون من الجيد أيضًا تخفيف التشكيلة بممثلين من الجنسين المختلفين، فهذا سيضيف تنوعًا إلى الحدث.

ما الذي تتم مناقشته؟

قبل وقت ما من بدء اجتماعات العمل، يتم جمع الوثائق اللازمة لتنفيذها الفعال. هناك حتى خاصة فئات الوثيقةمصممة فقط لمثل هذه الحالات. وتشمل هذه:

• المستندات التي تتضمن قائمة بالأسئلة التي سيتم طرحها في الحدث؛
• المشاريع المطورة ، والتي يتم على أساسها عقد اجتماعات العمل. أي أن هذه ليست أكثر من وثيقة تعكس الأنشطة العامة لكلا الطرفين؛
• الوثائق التي تصف خطة العمل والنوايا بالأبيض والأسود.

بالطبع، من الصعب جدًا جمع مثل هذه المستندات، لكنه ضروري للغاية، لأنه من خلال الحصول على معلومات كاملة عن زملائك، يمكنك رؤية الصورة العامة، ولا سيما الفوائد التي يمكنهم تحقيقها من خلال العمل معك. لذلك، لعقد اجتماع عمل مثمر، سيتعين عليك العمل على هذا الأمر.

على الرغم من أنه سيتم إنفاق قدر كبير من الوقت والجهد على مثل هذه الإجراءات، إلا أن الأمر يستحق ذلك تمامًا. قال هارفي ماكاي في كتاب مؤلفه "كيف تنجو بين أسماك القرش" إن الحصول على معلومات حول عميلك لا يقل أهمية عن معرفة منتجك تمامًا. إذا كانت لديك فكرة عن اهتمامات محاورك، فيمكنك الاتصال به بسهولة. يمكنك حتى إنشاء استبيان خاص، حيث ستعكس الأسئلة التي تهمك حول العميل وتضعها موضع التنفيذ، وبالتالي، من خلال هذا ستتعلم المزيد من المعلومات.

تحضير المبنى

من المهم جدًا إعداد الطاولات بشكل صحيح عند التحضير لاجتماعات العمل.

قليل من الناس يفكرون في حقيقة أن شكل الطاولة يمكن أن يؤثر نفسياً على المحاور، وبالتالي، إما أن يحبك إليه، أو على العكس من ذلك، يدفعك بعيدًا. على سبيل المثال، يدعي الأسترالي آلان بيز أن الطاولة المربعة تخلق جوًا غير مناسب لاجتماعات العمل. طاولة بهذا الشكل تولد روح المنافسة، فيبدأ المتحاورون في إثبات بعضهم البعض من هو الأفضل. تعد المائدة المستديرة أكثر ملاءمة لاجتماعات الأعمال الصغيرة حيث يشارك الأشخاص آرائهم. منضدة القهوةمناسبة لاجتماعات أكثر ودية.

يجب أن تحتوي الطاولة على كل ما تحتاجه - الأقلام ودفاتر الملاحظات. يجب أن تكون الكراسي مريحة وبكمية كافية.

على طول الطاولة يجب عليك أيضًا وضع الزجاجات يشرب الماءوالنظارات النظيفة.

يجب أيضًا أن يكون هناك سماور صغير على الطاولة حتى يتمكن من يرغب من شرب الشاي أو القهوة. لن يضر وضع بعض الحلويات على الطاولة، أي الحلوى أو البسكويت.

إذا كان هناك منفضة سجائر على الطاولة، فهذا يعني أن التدخين مسموح به في الداخل، ولكن قبل أن تقوم بإخراج السجائر، يجب عليك أن تسأل الأشخاص القريبين عن رأيهم بما سيحدث إذا كنت تدخن. إذا لم تكن هناك منافض سجائر على الطاولات، فهذا يعني أنه تم تخصيص مكان خاص للتدخين.

كيفية اختيار مظهرك لاجتماع عمل

الأشخاص الذين ربطوا حياتهم بالأعمال التجارية يرتدون البدلات دائمًا تقريبًا، أي أنهم يفضلون ملابس العمل.

من غير المرغوب فيه للغاية الحضور إلى اجتماع عمل مرتديًا الجينز والأحذية الرياضية وتنورة قصيرة. هناك بعض المزالق في هذا النظام، مع العلم أنه يمكنك الحصول على أقصى استفادة من اجتماع العمل.

أول شيء عليك فعله هو ارتداء ملابس تبدو باهتة إلى حد ما مقارنة بخلفية محاورك. سيشعر بأنه في القمة، وبالتالي سيكون أكثر تساهلاً معك، ونتيجة لذلك، سيعرض عليك مساعدته.

المجوهرات باهظة الثمن لا تشير دائمًا إلى أن الشخص يتمتع بذوق جيد، على الأرجح أنه يريد فقط كسب المال منك بسرعة، لا أكثر. لذلك، ليس هناك أمل في عقد اجتماع عمل بناء ومثمر. خذ على سبيل المثال الحالة عندما يأتي شخص يرتدي السراويل القصيرة والقميص لإجراء مقابلة في شركة كبيرة، حيث يتم إيلاء اهتمام خاص لقواعد اللباس، فإن فرص نجاح مثل هذا الشخص في اجتياز المقابلة بنجاح تكون ضئيلة جدًا لأن مثل هذا المظهر غير مرحب به في دوائر الأعمال. ولذلك، ينبغي إيلاء اهتمام خاص للملابس في اجتماعات العمل.

سيكون اجتماع العمل ناجحا إذا بذلت كل جهد للعثور على معلومات حول شريك حياتك، ولا سيما اهتماماته وتفضيلاته الذوق. على سبيل المثال، لقد تلقيت معلومات تفيد بأن محاورك هو مدير شركة كبيرة، ويحضر عددًا كبيرًا من المؤتمرات والندوات، ويقود سيارات فاخرة حصريًا ويعيش في شقق فاخرة، ويمكنك استنتاج أن الشخص أكثر من جاد، وبالتالي في الملابس تعطي الأفضلية أسلوب العمل. يجب أن يكون مظهرك مشابهًا. وهذا هو، أعلى أبيض، أسفل أسود، يمكنك إضافة سترة.

للفتيات خيار ممتازسيكون هناك فستان أسود. لا يجب أن تشنق نفسك بزخارف مختلفة، فهذا لا يجعلك تبدو مثيرًا للإعجاب دائمًا، بل على العكس من ذلك، يمكن أن يخيفك.

في حالة عقد اجتماع عمل مع الشباب، يمكنك ارتداء ملابسك بحرية أكبر، لأن جيل الشباب يحب ارتداء الملابس الوان براقة. وبناء على ذلك، سيكون هذا في صالح يديك، لأنه بهذه الطريقة ستظهر للشخص أن لديك شيئًا مشتركًا معه وبالتالي تكسبه.

إذا تلقيت معلومات تفيد بأنه سيكون لديك اجتماع عمل مع شخص غير عادي، فسوف تحتاج إلى الاسترشاد بخيالك. ارتدي ملابس "مثيرة للاهتمام" ولا تستخدم نمط القالب، فلن يحبه هؤلاء الأشخاص. من المهم استخدام الألوان المتناقضة والإكسسوارات المشرقة. في هذه الحالة، سوف يفهم أن أمامه انعكاسه، مما يعني أنه سيصبح حليفك.

يتضمن خيار الملابس هذا قمة خفيفة، ولا سيما قميص أبيض، وأسفل داكن، أي بنطلون أسود. لا تنس تصفيفة شعرك أيضًا، فلا ينبغي أن يكون لدى الرجال الكثير من الشعر. أما بالنسبة للنساء، فعليهن أن يصففن شعرهن بشكل أنيق.

إجراء اجتماعات العمل والمفاوضات: خوارزمية الإعداد

قبل إجراء المفاوضات، من الضروري إجراء استعدادات شاملة لها. من المهم أن تأخذ في الاعتبار حتى أصغر التفاصيل فيها. بالطبع، هناك رأي مفاده أن المهنيين في مجالهم لا يحتاجون إلى أي تحضير لاجتماعات العمل. المشكلة هي أن هذا الرأي خاطئ. هناك خيار آخر يعكس الجوهر الكامل لاجتماعات العمل: "يستعد الأشخاص الناجحون لأي اجتماع، بينما يرتجل الأشخاص غير الناجحين". وهذا الرأي له وزن ويعتبر صحيحا حقا. بعد كل شيء، جزء كبير من النجاح هو، أولا وقبل كل شيء، التحضير. لذلك لا يجب إهمالها.

قبل البدء في التخطيط لاجتماع عمل، يجب عليك الإجابة على الأسئلة التالية:

• ما هو هدفي؟
• ما مدى أهمية اجتماع العمل هذا بالنسبة لي؟
• ماذا ستكون النتيجة النهائية وهل أنا مستعد لتقديم تنازلات لمحاوري؟
• ما هي الأسئلة التي يجب أن أطرحها على الشخص الذي يجلس أمامي؟ لا تنس أنه يجب عليك طرح الأسئلة ذات الصلة بالمحادثة حقًا.
• هل أنا مستعد للإجابة على أي أسئلة قد تكون لدى محاوري؟
• ما مدى إقناع وطبيعية خطابي؟
• كيف يمكنني التأثير على محاوري؟
• كيف يجب أن أتصرف إذا كان شريكي لا يريد الاتصال، وربما يعتبر ما أقوله له غبيًا أو على العكس من ذلك، مشبعًا بكلماتي لدرجة أنه يريد أن يبدأ التعاون؟
• ما مدى منطقية خطة اجتماع العمل؟ ربما هناك حاجة إلى تحسين شيء ما؟
• ما مدى ثقتي في أن اللقاء سيكون إيجابيا؟
• إذا تم تنظيم اجتماع عمل خصيصًا لي، فهل سأكون راضيًا عنه؟

لكي يكون اجتماع العمل ناجحًا حقًا وتحصل على ما تريد، عليك أن تستخدمه ثلاثة خيارات: الحد الأقصى، الأمثل، الحد الأدنى.

هذا المخطط بسيط للغاية. في حالة عدم القدرة على الضغط النتيجة القصوىمن الوضع الحالي، يجب عليك ضبط المتجه قليلاً ومحاولة اتخاذ الخيارين المتبقيين. على سبيل المثال، تحتاج إلى القيادة من جزء من المدينة إلى جزء آخر، بينما يعرض لك المستكشف ثلاث خرائط طريق ممكنة على الأقل. في حالة عدم قدرتك على سلوك أقصر طريق ممكن، عليك البدء بالقيادة على الخيارين المتبقيين. وبالمثل، في اجتماعات العمل، لتنفيذها المختص والناجح، من الضروري أن يكون لديك ثلاثة خيارات على الأقل لإجرائها، أي واحد رئيسي واثنين من النسخ الاحتياطي.

بعد تحديد الأهداف يجب جمع كافة المعلومات عن الشريك. وفي هذا الشأن، من المهم أن تأخذ في الاعتبار جميع المعلومات المتاحة. ليست هناك حاجة لتجاهل الحقائق التي تبدو غير مثيرة للاهتمام للوهلة الأولى، لأنها تلعب في بعض الأحيان دورًا رئيسيًا. من المهم معرفة من عمل هذا الشخص قبلك، وعدد اجتماعات العمل التي عقدها، وعدد الاجتماعات التي كانت ناجحة. إذا لم يتخذ الشريك قراراً بشأن مسألة معينة بنفسه، فيجب دعوة جميع زملائه.

لكي يسير اجتماع العمل كما هو متوقع، يجب أن يكون لديك أكبر قدر ممكن من المعلومات حول شريكك. فقط اسأل نفسك:

• ما الذي يوحدنا؟
• ما هي الهوايات والاهتمامات التي يمارسها الشخص الذي يجلس مقابلك؟
• ما هي مواضيع المحادثة المفضلة لديه؟
• كيف يشعر تجاه السياسة؟
• ماذا يمكن أن يقول عني وعن منتجي وعن الشركة ككل؟
• ما هو موقفه الحالي؟
• هل سيناقش الموضوع الذي اقترحته؟
• ما هي تكتيكاته؟
• ما هي الأهداف التي يسعى لتحقيقها؟
• ماذا يمكن أن يسألني؟

بعد إجراء القليل من التحليل، من الضروري تطوير استراتيجية التفاوض. في هذه الحالة، ينبغي أن يكون هناك العديد من الاستراتيجيات. باستخدام واحد فقط، لا ينبغي أن تأمل في الفعالية. كل هذا يتوقف على الأهداف التي تسعى إلى تحقيقها، وكلما كانت عالمية، كلما كان من الأسهل استخدام عدة تكتيكات في وقت واحد. تعتبر هذه القواعد في اجتماعات العمل أساسية، لذلك من المستحيل ببساطة عدم تطبيقها.

بعد كل ما تم اجتيازه، تبدأ مرحلة مهمة تسمى الكفاءة. من الضروري هنا حل جميع أنواع الأسئلة والاعتراضات نتيجة للمعلومات التي تم جمعها والتحليل الذي تم إجراؤه. من المهم جدًا إتقان ليس فقط العنصر الاقتصادي لمنتجك، ولكن أيضًا العنصر الفني، كما يقولون، لتكون مختصًا في جميع الأمور. أنت بحاجة إلى تحليل سوق منافسيك ومعرفة سبب تفوق منتجك على المنتجات الأخرى.

محادثةهي واحدة من العمليات الأكثر تعقيدا، والتي تشمل عدة مراحل في وقت واحد. أساسي مراحل -هذا:

• بدء الحوار؛
• إعلام كامل للمحاور؛
• حجة ما قيل.
• صناعة القرار؛
• إنهاء الحوار.

من المهم جدًا طرح الأسئلة في اجتماع العمل وأن تكون قادرًا على بدء الحوار بشكل صحيح. بعد كل شيء، بدءا من كلماتك الأولى، سوف يفهم محاورك أي نوع من الأشخاص أنت. ولذلك ينبغي إيلاء الاهتمام الواجب لهذه النقطة. في نهاية خطابك، عليك أن تعطي الكلمة لشريكك. سيكون من الجيد أيضًا أن تشكره على الاستماع إليك.

تقنيات بدء الحوار بشكل فعال

تقنية تخفيف التوتر

باستخدام هذه التقنية، يمكنك نقل الحوار إلى مستوى أكثر عاطفية. فقط اسأل نفسك: كيف تريد أن يعاملك الناس؟ بناءً على الإجابة التي تتلقاها، ابذل قصارى جهدك لجعل الشخص الجالس مقابلك يشعر بموقفك الإيجابي ولطفك النابع من قلبك. تساعد بعض المجاملات على كسب محاورك وإجراء اجتماع عمل بنجاح.

تقنية "عقبة".

يتضمن هذا الخيار بناء حوار بناءً على أحداث من الحياه الحقيقيه. على سبيل المثال، أنت تناقش استثمار الأموال في مشاريع جديدة، وبناء على ذلك، يمكنك التحدث عن العمليات المنجزة بالفعل ذات الطبيعة المماثلة من حسابك خبرة شخصية. في اجتماعات العمل، من المهم جدًا أن تعطي الشخص الآخر صورة كاملة عن شخصيتك.

تقنية التحفيز

في حال قررت استخدام هذه التقنية، تجدر الإشارة إلى أن تطبيقها الناجح يكمن في ما يلي: يجب أن تبدأ الحوار بالعديد من الأسئلة. كلما زاد عدد الأسئلة التي تطرحها على محاورك، كلما كان الأمر أكثر ربحية بالنسبة لك. بعد كل شيء، في هذه الحالة، سوف يفهم أنك تفهم تماما كل التفاصيل ويمكن أن تساعده في حل المشكلات التي نشأت.

التكنولوجيا "أقرب إلى النقطة"

لا يتضمن هذا الخيار محادثات طويلة وفارغة، ولكنه يهدف إلى إجراءات محددة. مناسب جدًا لاجتماعات العمل على المدى القصير، وهذا ليس مهمًا جدًا. على سبيل المثال، محادثة بين المدير والموظف.

1. تعلم كيفية التعبير عن أفكارك لفترة وجيزة، ولكن في نفس الوقت بموضوعية.
2. استخدم لغة الشخص الآخر.
3. لا تخجل من إظهار الاحترام له.
4. يُنصح بمخاطبة محاورك بالاسم والعائلة - وهذا سيُظهر أيضًا أنك شخص ذكي.
5. لن يكون من الخطأ أن نقول بعض الثناء على عمل هذا الشخص، ولا سيما منظمته، وكذلك هيكل المؤسسة نفسها.
6. أخبره بالنتائج التي حققتها منذ اجتماعك الأخير، إذا كان هناك أي نتائج بالطبع.
7. قم بإعداد سؤال بحيث يثير اهتمام المحاور حقًا.
8. تذكر أن كل أحكامك يجب أن تكون مبررة.
9. لا تهمل الأسئلة "لماذا؟"، "لماذا؟"، "كيف؟". كلما زاد عدد الأسئلة التي تطرحها بهذه الطريقة، كلما فهمت موقف الشخص بشكل أفضل.
10. لا تفوت أي فكرة يقولها الشخص الآخر. يمكنك أيضًا توضيح: "هل فهمت بشكل صحيح أن...؟"، "هل تقصد...؟"

يُسمح بنسخ المواد دون إذن إذا كان هناك رابط تابع لهذه الصفحة