كيفية إجراء اجتماع عمل: تفاصيل مهمة. قواعد لاجتماع عمل فعال

من أجل التحضير لاجتماع عمل ، يجب عليك:

• صياغة موضوع المحادثة ؛
• تحديد الغرض من الاجتماع ؛
• إعداد المعلومات ذات الصلة ؛
• العمل على الصياغة والمفاهيم والأحكام ؛
• إعداد الحجج والحجج المضادة ؛
• تحديد تكوين المشاركين في المحادثة ؛
• اختر مكان ووقت الاجتماع ، مع مراعاة المفاجآت المتوقعة.

خلال اجتماع العمل ، من المهم إظهار صفات مثل الصبر واللباقة والدبلوماسية والبصيرة والهدوء والثقة بالنفس. الشيء الرئيسي في اجتماع العمل هو خلق تفاهم للثقة. يجب أن تكون قادرًا على كسب شريك أو شركاء دون تقليل المشاعر كرامة. للقيام بذلك ، قم بتحية الشركاء بابتسامة ونظرة ، بالاسم والعائلة ، والمصافحة والميل الطفيف ، والوقوف وتقليل المسافة الاجتماعية والجسدية.

بعد الاجتماع ، تحتاج إلى وضع بطاقات عمل الضيوف أمامك. يُنصح بفهم من يمتلك بطاقة العمل ، وخلال الاجتماع ، نطق أسماء الضيوف بشكل صحيح. إذا كان اسم الشريك معقدًا ، فعليك في البداية أن تطلب منه تكرار اسمه وعدم تشويهه أثناء المحادثة.

من الأفضل أن تبدأ محادثة بعبارات عامة. من أجل التفكير في الإجابة ، خاصة إذا تم توضيح رأي المحاور ، فأنت بحاجة إلى إعطائه إجابة للتفكير. كافٍوقت. على أي حال ، يتم طرح الأسئلة بلطف وبشكل مباشر ، ويتم الاستماع إلى الإجابات وتفسيرها والتحقق منها بشكل صحيح. يتم تسجيل المعلومات القيمة.

إن إثارة التعاطف مع نفسك من المحاور هو واجبك المهني. بالنسبة لك ، هو شخص ، وهذا يعني أنه لديه حق كامللاحترام نفسك والاعتراف ورأيك وحرية الاختيار ورفض خدماتك. ينبع رضاه من انطباع شخصي ، لذلك ، كلما تمت تلبية احتياجاته ، كلما زاد رضاه عن مقابلتك. يعتمد نجاح الاتصال مع الشريك على مدى تلبية أهدافه وتوقعاته بشكل كامل. في المحادثة ، يجب أن يرى الشريك رغبتك في فهم موقفه.

حاول التركيز على النتيجة النهائية التي يريدها الشريك ، والتي بالطبع تتوافق مع نواياك. اكتشف ما يريد. اذكر حججك ومقترحاتك من وجهة نظر مصالح الشريك ، واكشف أهميتها وفوائدها بالنسبة له. افترض فقط النوايا الحسنة للشريك وعبر عن اهتمامك بآفاق علاقتك. عند التعبير عن مشاعرك ، ضع في اعتبارك الحالة العاطفية للمحاور. إذا كنت غير قادر على إعطاء شريك البضائع المطلوبةأو الخدمات ، إذن على أي حال ، يجب أن تلبي حاجته إلى التقدير والاحترام.

من خلال التعبير عن احترامك له ، فإنك تحصل في المقابل على احترامه ، صورة جيدة في عينيه ، وثقته ، وتوجهًا نحو الموافقة ، وضمان عدم مواجهة عدوانه ، ورغبته في الاتصال بك في المستقبل. يمكنك أيضًا الحصول على الرضا الذاتي واحترام الذات والشعور بالاحتراف في العمل.

إذا كنت لا تريد التطرق إلى موضوع أثناء المحادثة ، فمن المناسب تمامًا الإشارة إلى الظروف الشخصية أو إبلاغ المحاور بأن قرار المؤسسة بشأن هذه المسألة لا يخضع للإفصاح بعد. لذلك ، يمكنك الإجابة على شيء من هذا القبيل: "في الوقت الحالي ، للأسف ، ليس لدي الحق في مناقشة هذه المسألة. أتمنى أن تفهمني بشكل صحيح ".

في المحادثة ، حاول أن تتجنب طرح الأسئلة ، مثل: الأسئلة التي تقترح إجابة ستسعدك كثيرًا. اطرح سؤالًا واحدًا في كل مرة واجعله محايدًا. لا تشكك في مصداقية شريكك. إذا كنت لا تعرف كيفية الإجابة على سؤال ، يمكنك أن تقول مباشرة: "للأسف ، لا أعرف ذلك". ومع ذلك ، تتطلب قواعد الأخلاق الحميدة أن تستمر في التفكير وتضيف أنه ، على الأرجح ، يمكنك تسمية الشخص الذي سيجيب على هذا السؤال. في المستقبل ، تقوم شخصيًا أو عن طريق الهاتف بتوصيل المحاور بالموظف الذي يمتلك المعلومات.

لا توجد محادثات حول الدين والسياسة أثناء محادثة عمل. سيكون من السذاجة أن نفترض أنه خلال الاجتماع لا يمكنك خداع المحاور إلا بمساعدة الحيل والحيل المختلفة ، مما يجبره على تقديم تنازلات مفرطة.

كقاعدة عامة ، في أي محادثة ، لا يمكن الاستغناء عن الجدال الصبور والهادف ، لذلك يجب ألا تستخدم عامل الوقت أثناء المحادثة للضغط على المحاور ، على سبيل المثال ، اجعله ينتظر وقتًا طويلاً قبل الاجتماع حتى تكون حراً ؛ يجب ألا "تضغط" على المحاور مع تحديد مواعيد نهائية ، أي تحديد مواعيد نهائية غير واقعية عن عمد لتنفيذ الاتفاقات ، والسعي أيضًا للحصول على مزايا لأنفسهم من خلال محاكاة "سوء الفهم" والخداع والمطالبة بالأدلة التي لا نهاية لها.

إذا كان شريكك مستعدًا جيدًا للاجتماع ويمكنه أن يجادل منطقيًا ببياناته دون الوقوع في جميع أنواع الحيل ، فأنت بحاجة إلى جعلها قاعدة لتحليل العلاقة بين اهتماماتك ومصالح شريكك بدقة. لذلك ، لا تبدأ محادثة بدون خطة مدروسة بعناية.

ابدأ بأهم القضايا المبدئية وحاول الوصول إلى اتفاق بشأنها. بعد ذلك ، يجب على المرء أن ينتقل إلى مناقشة القضايا التي يمكن الاتفاق عليها بسهولة نسبية وبدون ذلك تكاليف خاصةوقت. عندها فقط يكون من المناسب الخوض في القضايا الرئيسية للاجتماع التي تتطلب مناقشة مفصلة. لا تكتفي بالنجاحات الجزئية ، واستخدم الحجج الفعالة ، وامتنع عن التأكيدات والوعود الفارغة.

أثناء المحادثة ، قد ينشأ تداخل ، وصعوبات ، وخلاف ، وتوتر مؤقت ، وما إلى ذلك. إذا لم تسر الأمور بالطريقة التي تريدها ، فلا تفقد أعصابك ؛ إذا لم تتحقق النتيجة المخطط لها ، فقم بالتعبير عن المشاعر بعناية. يجب أن نتذكر ذلك الترتيب المتبادلشركاء العمل ، والمسافة بينهم ، والموقع بالنسبة لبعضهم البعض ، والتوجه في الفضاء - كل هذا مهم عند بناء جهة اتصال تجارية.

هناك أشخاص يتغلغلون باستمرار في مساحة معيشة شخص آخر من خلال لمسة أو لفتة كبيرة. قد يربت المتحدث على كتفه أو ظهره ؛ يهز أو يمسك بيده ؛ المس كمك أو ضع يدك على كتفك ، إلخ. تعتبر مثل هذه الإجراءات مزعجة وغير مناسبة. يجب احترام واحترام السيادة على المساحة الشخصية لشخص آخر.

المصادر الرئيسية للمعلومات عن المحاور بالنسبة لك ليست فقط كلماته ، ولكن أيضًا الوسائل الصوتية ، والإيماءات ، والمواقف ، والمسافة في الاتصال ، وتعبيرات الوجه. التقليد هو حركة عضلات الوجه ، فهو يعكس الحالة العاطفية للإنسان. تعابير الوجه هي التي تعطي معلومات حقيقية حول ما يواجهه شريك الاتصال حاليًا. يعتقد العلماء أن حركات التقليد تحمل أكثر من 70٪ من المعلومات ، ويمكن لعينيه ونظرته أن تقول أكثر من الكلمات ، بل وأحيانًا تحل محلها.

لذلك ، على سبيل المثال ، إذا تم تجنب النظرة ، أو قلب الوجه إلى الجانب ، أو خفض الرأس ، أو غلق الجفون ، أو إذا كان لدى المحاور "عيون متغيرة" ، فهذه العلامات تشير إلى أن الشخص يعاني من إحساس بالخزي. إذا تم رفع الحاجبين ، فهناك تجاعيد على الجبهة ، والعينان مفتوحتان على مصراعيهما ، والفم بيضاوي الشكل - يفاجأ المحاور. يتم التعبير عن الغضب من خلال انخفاض الحاجبين ، والتجاعيد على الجبهة ، وتضييق العينين ، وانغلاق الشفتين ، وشد الأسنان. تتحدث الأسنان المشدودة والشفاه المضغوطة بإحكام عن اليقين في السلوك والتصميم. العيون المضيئة وزوايا الشفاه المرتفعة تتحدث عن مشاعر الفرح.

من أجل فعالية اجتماع العمل ، تحتاج أيضًا إلى أن تكون قادرًا على فهم لغة الإيماءات والمواقف لشريك العمل. لذلك ، فإن الموقف المتوتر يشير إلى درجة عالية من القلق. في هذه الحالة ، من الضروري استرخاء المحاور ، وتشتيت الانتباه ، والتحدث في مواضيع محايدة ، وتخفيف التوتر ، وبعد ذلك فقط الانتقال إلى جوهر القضية. إذا جلس المحاور ورأسه منتصبة ، ولكن بدون توتر ، فهذا يدل على الثقة. يوحي الموقف المنحني التثبيت الداخليللدفاع عن النفس. إذا ابتعد الشخص عن المحاور وأمال رأسه إلى أسفل ، فهذا يعني عدم الثقة والشك. الاقتراب من المحاور يعبر عن رغبته في قبول العرض. إذا ابتعد الشخص وانحرف ، فهذا يدل على عدم الاهتمام بموضوع المحادثة.

إذا انحرف المحاور عن الموضوع الذي كنت ستناقشه أثناء الاجتماع ، فقد تكون لديك رغبة في عدم إنهاء المحادثة على الفور ، ولكن لتقليلها بشكل كبير. في هذه الحالة ، يمكننا القول أنه لديك اجتماع مجدول في غضون بضع دقائق ، لذلك ، من أجل استكمال مناقشة موضوع المحادثة ، يُقترح الانتقال إلى حل المشكلة. إذا تحدث المحاور عبثًا واستغرق وقتك ، فدعوه لتأجيل المحادثة حتى المرة التالية، مستشهدة بكونك مشغولًا ، وقم من مقعدك. أو قد يأتي سكرتيرك إلى المكتب ويقول إنه في غضون دقائق قليلة يجب أن تكون في الاجتماع التالي.

عند إجراء اجتماع عمل ، حاول المضي قدمًا نحو علاقة اتصال. سيقضي كلاكما وقتك وجهدك ، لكنك ستحصل في المقابل على أي مزايا. في محادثة ، أكد على المساواة في المواقف ، واسعى إلى وحدة المصالح والآراء ، وتصرف بثقة وهدوء ولطف ، دون عدوان وتنازلات غير مرغوب فيها بالنسبة لك. بالإضافة إلى ذلك ، من المهم إنهاء الاجتماع بمهارة ، أي لخص المحادثة ، واتخذ قرارًا مشتركًا ، وأكمله في الوقت المناسب وبطريقة صحيحة.

اجتماعات العمل في المنظمات الأخرى

هل أعرض أهدافي بوضوح من حيث النتيجة المرجوة ، أي ماذا تريد في نهاية الحديث؟

كيف يمكن تقييم هذه النتيجة ، أي كيف ستعرف ما إذا كنت قد حققت ما تريده أم لا؟

ما هي افتراضاتي حول أهداف المحاور؟

ما هي الأدوات التي أمتلكها لتحقيق أهدافي؟

ما هو الموقف بالنسبة للشريك هو الأمثل لتحقيق الهدف؟

كيف يمكنني توصيل موقفي لشريكي؟

كيف أعرف مواقفه ومواقفه ومعتقداته؟

ما العوائق التي يمكنني مواجهتها؟

كيف تؤمن على نفسك وتقلل من احتمالية وجود هذه الحواجز؟

كيف تزيل التناقضات إذا ظهرت؟

كيف تتكيف مع التسامح مع شخص ما إذا كان غير سار ، وتراعي الفروق الطبيعية في تصور وتقييم العمل المستقبلي؟

ما هي طرق التأثير على الشريك التي يجب استخدامها؟

ما هو نوع التفكير الذي يجب استخدامه؟

كيف تتصرف إذا كان هناك مواجهة وتلاعب وطرق غير شريفة يستخدمها الشريك؟

كم يجب الكشف عن مواقفهم؟

كيف تدير أجواء المحادثة؟

كيف تدير نفسك إذا تسبب الشريك في حدوث تهيج؟

ما الذي لا يجب السماح به في محادثة؟

ما هي مصالح الشريك وكيف نفهمها؟

تذكر أنه من الأصعب رفض الشخص اللطيف ، فحاول إرضاء الشخص الذي يستقبلك ، والتصرف بحكمة وأخلاقية ، ولا تستسلم لوهم الفهم ، وتوضيح واستخراج معنى كلام الشخص الذي يتحدث إليك ، آمن بالنجاح. من أجل نجاح اجتماع العمل ، يوصى بالالتزام بالقواعد التالية.

أولاً ، عليك أن تضع في اعتبارك أنه ستتاح لك فرصة واحدة لتترك الانطباع الأول. لقد أثبت العلماء أن 90٪ من المعلومات المتعلقة بشخص ما تتشكل في أول 90 ثانية من التواصل معه. أحيانًا يكون من الصعب جدًا تغيير الانطباع عن نفسك الذي كان لدى شريك اتصالات العمل أثناء الاجتماع الأول. يجب على رجل الأعمال ، الذي يعمل على صورته في أول اجتماع عمل ، أن يولي اهتمامًا خاصًا لمظهره وحالته العاطفية.

يتم تشكيل انطباع المظهر على أساس مؤشرات مثل البيانات المادية (الوجه ، والشعر ، والطول ، واللياقة البدنية ، والموقف) ؛ عرض الذات (القدرة على تقديم الذات ، وتركيز انتباه أولئك الذين يرون أنفسهم على مزايا الفرد وتحييد أوجه القصور).

تتشكل الحالة العاطفية تحت تأثير العديد من العوامل. يمكن أن تنعكس العواطف والمشاعر والخبرات في أفعال الإنسان. من المعروف أن الانطباع الأول الإيجابي يكون لدى الأشخاص الذين يشعّون المشاعر الايجابية: مبتسم ، مرح ، ودود. إن الانغلاق واليقظة والقلق الصريح أو الخفي ، بالطبع ، لا تساهم في إرساء التفاهم المتبادل. عندما تظهر لأول مرة أمام شريك اتصال ، يجب أن تظهر مشيتك ووقفتك ووقفتك الطاقة والديناميكية والثقة بالنفس.

كن دقيقا. تعال إلى الاجتماع في الوقت المحدد. التأخير غير مقبول ، لأنه يشير إلى عدم المسؤولية ، لأنك تجعل شريكك في العمل ينتظر ويضيع وقتك الشخصي. إذا كان عليك أن تتأخر بسبب ظروف معينة ، فاتصل بالشخص الذي ينتظرك.

خطط مسبقًا لملابسك. تعتبر صورة العمل والأناقة والأناقة مهمة جدًا لتقديم نفسك بها أفضل جانب. إذا ذهبت إلى اجتماع مع شريك عمل يرتدي ملابس قذرة أو غير لائقة ، فقد تكون هناك شكوك حول كفاءة عملك. قبل دخول مكتب الاستقبال ، تحقق جيدًا من أن ربطة عنقك في مكانها ، وأن سترتك مزينة بأزرار ، وأن حذائك مصقول ، وأنك قمت بتمشيط شعرك جيدًا ، وما إلى ذلك. يُعتقد أن المظهر غير الرسمي يشير إلى عدم احترام المحاور.

عند وصولك إلى الاجتماع ، أعط اسمك للسكرتيرة أو أي موظف آخر مسؤول عن استقبال الزوار ، وأعلمهم بوقت الموعد. أعط بطاقة عملك ، إذا كان لديك واحدة ، إلى السكرتير ليأخذها إلى المدير. إذا لم يطلب منك السكرتيرة خلع ملابسك ، اسألها أين يمكنك تعليق معطفك.

إذا كانت فترة انتظار الموعد طويلة ، فيمكنك ترتيب إعادة جدولة الاجتماع ليوم آخر. مهما كان سلوك رئيسك غاضبًا ، يجب أن تكون مهذبًا مع السكرتيرة. عندما يُسمح لك بدخول مكتب الشخص الذي تم تحديد موعد الاجتماع معه ، فإن أول ما عليك فعله هو تقديم نفسك إذا لم تكن تعرف بعضكما البعض من قبل. إقامة اتصال بنظرة وابتسامة.

إذا كنت تعرف بعضكما البعض بالفعل ، فتبادل التحيات وصافح. نظرة ، ابتسامة ، مصافحة تخبر شريكك في التواصل عن صداقتك واستعدادك للتعاون. تقول التحية والعبارات الأولى. التنغيم الودود والمحترم والميزات الأخرى لصوتك مهمة هنا. الصوت هو نوع من بطاقة الاتصال للشخصية. في الاتصالات التجارية ، الصوت العالي غير مناسب: ليس من المعتاد التحدث بصوت عالٍ في الأماكن العامة. الكلام الصاخب عادة ما يكون عاطفيًا ، لكن اشخاص متعلمونلا تنفيس عن مشاعرهم في بيئة العمل. الصوت الهادئ جدًا غير مناسب أيضًا في الاتصالات التجارية. عادة ما يُعتبر صاحب الصوت الهادئ شخصًا خجولًا وغير آمن. السؤال المستمر مرة أخرى يؤدي إلى تراكم التهيج. أكثر مما ينبغي تيرة سريعةالكلام يدل على أن الشخص متحمس. يتطلب جهدا لمتابعة مضمون الكلام ، يتعب بسرعة. عندما يتحدث الشخص بشكل غير متماسك ، يُنظر إليه على أنه شخص متوتر ومتسرع. يشير معدل الكلام البطيء جدًا إلى أن المتحدث يجد صعوبة في اختيار الكلمات أو ، لسبب ما ، لا يريد التحدث. يجب أن نتذكر أن الصوت يكشف الكثير السمات النفسيةشخص. لذلك ، يجب على رجل الأعمال ، من أجل الحفاظ على صورته الإيجابية ، أن يتعلم الاستماع إلى نفسه من حيث الكلمات المنطوقة ومن حيث صوتها.

خلال اجتماع العمل ، من الأفضل استبعاد بعض المواقف والإيماءات حتى لا تعطي الشريك إشارات سلبية ، على سبيل المثال ، إيماءات ومواقف من الشك والسرية ، والتي يتم التعبير عنها في أيدي مطوية ، والجسد مائل للخلف ، والساقين المتقاطعتين ، والرأس مائل للأمام والنظرة الجانبية. حركات العصبية هي السعال وتنقية الحلق والتدخين المتكرر. إيماءات عدم اليقين هي أصابع متشابكة ، مع تحريك الإبهام بعصبية ، أو قرص راحة اليد ، أو خدش جانب الرقبة.

يشار إلى حقيقة أن المحاور يشعر بالملل من خلال إيماءات مثل الرسم الميكانيكي على الورق ، أو النقر على الطاولة بيده أو على الأرض بقدمه. تدلي الجفن وخدش الأذن وخلع النظارات ووضعها جانباً بتحد هي إيماءات تشير إلى عدم الرغبة في الاستماع. يمكن الإشارة إلى حقيقة أن المحاور يروي كذبة من خلال إيماءات مثل خدش الرقبة ، وسحب طوق القميص ، وفرك الجفن ، ولمس الأنف ، وتغطية الفم باليد ، والسعال.

للوصول إلى جوهر الأمر ، أخبر زميلك في العمل بشكل مباشر وواضح بما دفعك إليه. عندما تنتهي ، دعه يقول ما يريد أن يقوله واستمع بعناية. حاول ألا تقاطع المحاور. عبر عما تعتقد أنه ضروري عندما يحدد الموظف الذي يستقبلك رؤيته للمشكلة. إذا كنت بحاجة إلى إقناع أو إقناع المحاور بشيء ما ، فافعل ذلك في الوقت المناسب وبطريقة لبقة. احمل نفسك بثقة وكرامة. تعوق الثقة المخاوف والمخاوف من العواقب ، وتوقع العداء وردود الفعل السلبية من الشريك في التواصل ، وكذلك الاستهانة بالنفس عندما لا يشعر المرء بالحق في اتخاذ موقف حازم والمطالبة بموقف صحيح وصادق تجاه نفسه.

عندما تبحث عن حل ، لا تقبل الخيار الأول المقبول. إذا تم طرح الكثير من الأسئلة عليك ، فأنت تعرف قواعد الإجابات جيدًا. كلما غمرت المشاعر السائل أكثر ، يجب أن تكون أكثر هدوءًا وبرودة. كلما كان السؤال "رائعًا" ، يجب أن تكون إجابتك أقصر. إذا استخدم السائل في سؤاله كلمات أو افتراضات سلبية أو غير صحيحة فلا تكررها في الجواب.

لأسئلة إعلامية حول رأيك ، الموقف ، فإنك تعطي إجابتك على مزايا. للمركب قضايا إشكاليةترد إذا كان هناك حل مدروس للمشكلة. لا داعي للارتجال هنا ، لأنه من السهل الوقوع في حالة من الفوضى. أنت لا تجيب على أسئلة ذات طبيعة استفزازية أو تنقل الحديث إلى السائل ، أو إلى طبيعة السؤال ، أو الإجابة بنكتة.

مع الشعور بأن وقت الاجتماع يقترب من نهايته ، قف ، وشكرًا على المحادثة ، على الوقت الذي أعطي لك ، وداعًا ، وغادر المكتب ، ودّع السكرتيرة.

مراقبة ETAQUET في بيئة الأعمال

إذا كانت العلاقات بين الزملاء في منظمة ما ودية أو ودية ، فإن التعامل مع بعضنا البعض على أنه "أنت" هو القاعدة. و "أنت" تحدث في علاقات متوترة أو رسمية. إذا أشار أحد المديرين إلى أحد مرؤوسيه بضمير "أنت" والآخرين بضمير "أنت" ، فسيظهر الانطباع بأنه لديه شركاء مقربون بين مرؤوسيه. أو يُظهر القائد بضميرته "أنت" الأهمية الأقل بالنسبة له بالنسبة لبعض المرؤوسين ، ويؤكد احترام "أنت" للآخرين على أهميتهم الأكبر للشركة. في كلتا الحالتين ، تكون عواقب مثل هذا الموقف تجاه الموظفين سلبية. ومع ذلك ، إذا كنت تخاطب جميع المرؤوسين بكلمة "أنت" منذ البداية ، فهذا يشير إلى استخفافك بالآداب الرسمية ويؤدي إلى الألفة.

لا تُظهر مخاطبة "أنت" ثقافة الاتصال فحسب ، بل تُستخدم أيضًا كأداة للحفاظ على مسافة عمل و انضباط العمل. بعض المنظمات لديها موظفين يشار إليهم بأسمائهم الأولى ، بينما تتم الإشارة إلى البعض الآخر بأسمائهم الأخيرة فقط. يجب أن ينظر الموظفون الجدد بعناية في طريقة التواصل مع الزملاء وأن يحذوا حذوهم.

تقديم العون والمساعدة.أحيانًا يكون من الصعب جدًا طلب المساعدة من الزملاء ، لأنه لا أحد يحب الأشخاص الكسالى والمتسكعين الذين يقولون في كل خطوة إنهم يحبون العمل ، لكن في الواقع لا يمكنهم إكمال مهمة واحدة وإزعاج الآخرين باستمرار بأسئلتهم. ومع ذلك ، إذا كان بإمكانك مساعدة أحد الموظفين للقيام بعمل عاجل ، فيمكنك التأكد من أنه عندما تكون في ورطة ، سوف يأتي لمساعدتك. تأكد من شكر الشخص الذي ساعدك في الأوقات الصعبة ، حتى لو كانت الخدمة المقدمة غير ذات أهمية.

قد يكون من السهل جدًا المساعدة في مواجهة الصعوبات المادية أو المالية. من الأصعب بكثير تقديم المساعدة النفسية. حتى جدا نصيحة مفيدةليس من الممكن دائما القيام به. الدعم الودي مهم جدًا: التعاطف والتعاطف ، خاصةً عندما يفقد الشخص إيمانه بنفسه. ومع ذلك ، فإن الأهم من ذلك هو مساعدة الشخص على الإيمان بنفسه ، والتعامل مع مشاكله ، والتعامل معها الاختيار الصحيح، أي. مساعدة بلباقة. غالبًا ما يرفض الناس المساعدة خوفًا من فقدان احترامهم لأنفسهم أو في عيون الآخرين.

عندما تعرض مساعدتك ، من الصواب أن تقول ، "أعلم وأعتقد أنه يمكنك التعامل مع المشكلة. أفضل منك ، لا أحد يستطيع مساعدتك في هذا. الاختبار أمامك رائع حقًا ، لكن يمكنك ، إذا أردت ، أن تصبح أقوى. أريد أن أساعدك ، ولكن فقط حتى تتمكن من مساعدة نفسك بشكل أفضل. من يدري ، ربما في يوم من الأيام سنقوم أنا وأنت بتبديل الأدوار وسأحتاج إلى نفس المساعدة منك.

تعليمات المشرف

في الممارسة العملية ، يعطي القادة التعليمات إلى مرؤوسيهم بشكل رئيسي في شكلين: أمر وطلب. ومع ذلك ، لا يتم استخدام هذه النماذج دائمًا وفقًا للحالة. عندما تكون هناك حاجة إلى أمر ، يتم سماع نغمة المرافعة في بعض الأحيان ، وحيث يمكن الاستغناء عن طلب مهذب ، يتم سماع الأمر.

في الظروف اليومية ، يعد نموذج الطلب ضروريًا في الظروف القاسية ، على سبيل المثال ، عندما يكون هناك تهديد بتعطيل تنفيذ مهمة مهمة ، أو انتهاك قواعد السلامة ، إلخ. ومع ذلك ، لا ينبغي تحويل أشكال التعليمات الصارمة إلى الطريقة الرئيسية للإدارة. يتوقف المرؤوسون في النهاية عن الاستجابة لنبرة التهديد ، وتقل فعالية الأوامر.

يعتبر الأمر ضروريًا عند إعطاء التعليمات التي تشكل جزءًا من الواجبات المباشرة للمرؤوس. يجب أن تكون نغمة النظام مهذبة دائمًا. بالطبع ، في المواقف المتوترة ، كما يقولون ، من الصعب مقاومة الوقاحة. لكن التجربة تؤكد أنه في أي ظرف من الظروف ، من الممكن الحفاظ على اللهجة العملية لعلاقات الخدمة دون المساس بالإنتاج. إذا لم يتم تضمين التعليمات في مسؤوليات المرؤوس ، فيجب تقديمها في شكل طلب. ينظر المرؤوسون إلى هذا النوع من التخصيصات برغبة ، ويتم تنفيذها عن طيب خاطر ، لذلك تنص إحدى قواعد الآداب الرسمية على أنه عند إعطاء التعليمات للمرؤوسين ، من الضروري في أي حالة الحفاظ على رباطة جأش وأن تكون مهذبًا.

المكافآت والعقوبات

التشجيع والعقاب من أهم أدوات التحفيز على العمل. يتم منح المكافآت الداخلية من خلال العمل نفسه ، حيث يلزم تحديد الأهداف المناسبة وخلق الظروف المناسبة. يجلب العمل إحساسًا بالإنجاز ، والمحتوى ، وأهمية المهام المنجزة ، واحترام الذات ، والصداقة ، والتواصل مع الزملاء ، وما إلى ذلك. يوفر المشروع مكافآت خارجية: الترقيات ، والرواتب ، ورموز الأحوال الشخصية والهيبة ، والثناء ، والإجازات الإضافية ، والنفقات ، والسيارات الشخصية ، إلخ.

من حيث الغرض منها ، المكافآت والعقوبات ليست قابلة للمقارنة ، لكن التجربة تظهر أن المكافآت لها تأثير أكبر على نشاط عمل الناس من العقوبات. يجب على القائد من أي رتبة أن يستخدم الحوافز في كثير من الأحيان وبمهارة أكبر. كما لا يتم رفض تدابير العقوبة ، ولكن يجب هنا مراعاة القواعد الأخلاقية الأساسية والآداب الرسمية. من غير المعقول الاقتراب من الموظفين بنفس طريقة العقوبة أعمار مختلفةوالجنس والمزاج لأفعال مماثلة. على سبيل المثال ، من الأفضل للمرأة أو الشخص المتمرس أن يدلي بملاحظة في بطريقة مهذبة. قد يعاقب الشاب الطائش أو البلغم بشدة.

تشكيل أسلوب الاتصالات التجارية في المنظمة

تنص قواعد آداب العلاقات الرسمية على أن القائد يجب أن يعرف مرؤوسيه ويعاملهم بعناية واهتمام ، ويلاحظ كل نجاح في العمل ويشجعهم على ذلك. إذا كانت هناك حاجة للعقاب على الإغفالات الرسمية ، فيجب على المرء أن يكون لبقًا وعادلاً. عند اختيار شكل من أشكال التعبير وقياس العقوبة ، من الضروري مراعاة مزاج الموظف وجنسه وعمره.

من خلال تطبيق قواعد آداب العمل ، يقوم القائد الموجه للأشخاص من أي رتبة بزيادة الإنتاجية عن طريق تحسين العلاقات بين الأشخاص ، والتأكيد على المساعدة المتبادلة ، وإشراك الموظفين في صنع القرار ، والقضاء على الرعاية الصغيرة ، وإنشاء إنتاجية عمل عالية ، والنظر في احتياجات الموظفين ، وتعزيز نموهم المهني ، والمساعدة في حل مشاكلهم. يعرف كيف يقدر وقت المرؤوسين ؛ صارم ومتطلب ، ولكن ليس انتقائيًا وقاسًا ، يعرف كيف ينتقد ويدرك النقد ، ويعاقب ويشجع ، ويعرف كيف يتكلم ويتحدث ويستمع ؛ يظهر اهتمامًا حقيقيًا بالناس ؛ إنه يبتسم ، ويبدأ محادثة حول ما يثير اهتمام المحاور وليس نفسه.

إن بناء علاقات فعالة في منظمة ليس بالأمر السهل. معرفة قواعد آداب العمل يزيل الكثير من الحواجز. على سبيل المثال ، أحد طرق أفضلالتأثير على الإنسان هو القدرة على التحدث معه عما يريده ، ومحاولة مساعدته على تحقيق ما يريد. بدلاً من إلقاء اللوم ، من الضروري محاولة فهم الشخص ، وهو أمر أكثر فائدة من النقد ، لأنه يثقف الشخص في القدرة على معاملتك بالتسامح والتعاطف واللطف.

من الضروري دائمًا مراعاة وجهة نظر الآخرين وتطلعاتهم وخططهم ، وإذا لزم الأمر ، أن تكون قادرًا على تغيير رأي الشخص دون التسبب في الاستياء أو الاستياء. لتحقيق ما تريده ، يجب ألا تخبر أي شخص بشكل مباشر عن أخطائه ؛ قبل الانتقاد ، من الأفضل التحدث عن عيوبك ؛ بدلاً من الطلبات ، من الأفضل طرح الأسئلة ؛ من الأفضل أن تبدأ محادثة بمدح المحاور وإعجابه به ، ولكن فقط بصدق ولسبب يرضيه هو نفسه.

في العلاقات الرسمية- و آداب العملهذا يؤكد أنه من المهم تنمية الشعور بالكرامة الشخصية للجميع والحفاظ عليه ، فمن الضروري دائمًا منح الشخص الفرصة للحفاظ على سمعته. إن مبدأ القيادة الفردية ، الأوتوقراطية في بعض المنظمات تخلق شروطًا مسبقة لكل من الإساءة الرسمية ، والأخلاق المهينة ، والخنوع.

توصي قواعد آداب السلوك في العلاقات الرسمية بتقدير الأشخاص المستقلين ، وتجنب الخدمات المتطفلة ، وعدم الإساءة إلى كرامة الناس من خلال انتقاء النقد الوقح ، وعدم السماح للنقد بالتطور إلى شجار أولي ؛ لا تقاضي بسبب النقد البناء - كل هذا سيساعد على تقوية المناخ النفسي المحلي بين موظفي المؤسسة.

غالبًا ما يشعر الناس بالحرج لأنهم ليسوا واضحين تمامًا بشأن أفضل طريقة للتصرف في بيئة العمل ، على سبيل المثال ، إذا فتح الرجل الباب وترك المرأة تمضي قدمًا ، وما إلى ذلك. في الغرب ، يمكن للمرأة أن تتفاعل بشكل مؤلم للغاية مع أي علامة اهتمام تؤكد أنوثتها.

يجب مقابلة الزائرين المدعوين مسبقًا في الوقت المحدد في بهو المؤسسة من قبل سكرتير أو مسؤول مساعد يرافقهم إلى المكتب. سيكون الأمر غير مهذب إلى حد ما إذا كان على المدعوين أنفسهم البحث عن المكتب المناسب. عند مدخل المؤسسة ، يلتقي المخرج بضيوف شرف فقط.

في بيئة العمل ، يجب ألا تتصرف المرأة والرجل بنفس الطريقة التي يتصرف بها في بيئة لا تعمل. اجتماع عمل- هذا ليس موعدا ، ولا ينبغي للمرأة أن تنتظر رجلا لشد كرسي لها لتساعدها على الجلوس ، ولا ينبغي للرجل أن يشعر بأنه مضطر لذلك. في هذه الحالة ، يمكن للمرأة أن تعتني بنفسها ورفيقها. يتصافح كل من الرجل والمرأة ؛ لا توجد قواعد في الخدمة تحدد من يجب أن يقدم يد المساعدة أولاً. يجب على كل من الرجال والنساء النهوض من مقاعدهم لتحية الزبون أو الزائر ، بغض النظر عن الجنس.

تشكيل النمط علاقات عملفي منظمة تعتمد على كل موظف. من المستحيل تقديم وصفات لجميع المناسبات. يعد اختيار الحل الأمثل في موقف معين مهمة يحلها الجميع بنفسه ، وفي كل مرة من جديد. يقرر بناءً على المعرفة والمهارة وإمكاناته الشخصية ، مسترشدًا بوصفات الآداب.

استقبال ضيوف الأعمال

عادة ، تشمل واجبات السكرتير التحضير للقائد وضيوفه والمشاركين في الاجتماع وما إلى ذلك. المشروبات والسندويشات. اعتمادًا على المعدات المتاحة (غلاية كهربائية ، صانعة قهوة ، محمصة ، فرن ميكروويف ، إلخ) ، قد تختلف قائمة الأطباق وطرق تحضيرها. من المستحيل استخدام المعدات الكهربائية دون الإلمام بقواعد تشغيلها.

وصفات لبعض المشروبات والسندويتشات

الشاي أوراق مجففة شجرة الشاي، والتي من خلالها ، بمساعدة العمليات التكنولوجية المختلفة ، أصناف مختلفةالشاي الأسود أو الأخضر المحضر. على عكس الأسود ، شاي أخضرمصنوعة بدون معالجة حرارية إضافية ، لذلك فهي تحتفظ بلونها الطبيعي و عدد كبير منالفيتامينات.

العفص والمواد البروتينية الموجودة في الشاي ، الزيوت الأساسية، تحدد الفيتامينات لون الشاي وطعمه ورائحته وخصائصه المبيدة للجراثيم وغيرها. تعتمد جودة الشاي بشكل أساسي على المواد الخام التي يصنع منها. للحصول على أعلى الدرجات وأصغرهم و يطلق النار على العطاءشجرة الشاي ، والتي يتم حصادها يدويًا في وقت محدد من العام لكل منطقة في ساعات الصباح الباكر.

يتأثر طعم الشاي بشكل كبير بتقنية معالجته في مصنع الشاي ، بالإضافة إلى فترة التخزين وصحته بعد الإنتاج. صفات مفيدةلا يحتفظ الشاي أكثر من عامين. بعد هذه الفترة ، يتحول قابضه إلى مرارة ، ورائحته باهتة ، ويصبح التسريب غامقًا بدلاً من أن يكون جميلًا ومشرقًا. عند شراء الشاي ، يجب ألا تنتبه إلى النقوش الموجودة على العبوات ، لأنها غالبًا لا تتوافق مع المحتويات.

عندما يتم إنتاج الشاي من أوراق كاملة ، تكون أوراق الشاي كبيرة ، إذا تم تقطيعها - صغيرة. يتم تخمير الشاي الفاخر بشكل أسرع وبشكل كامل ، ويعطي نقيعًا أقوى وأكثر قتامة ، ولكنه أقل عطرية. تحتاج إلى تخزين الشاي في أوعية خزفية أو زجاجية أو معدنية محكمة الغلق ، لأن الشاي يمتص الرطوبة والروائح بسهولة. يمكن أن تفسد رائحة الشاي إذا كان هناك سمك وبصل وثوم في مكان قريب.

لتحضير الشاي ، تحتاج إلى إبريق شاي من الخزف أو الخزف والماء المغلي. يغلي الماء مرة واحدة فقط. لا تغلي الماء لفترة طويلة أو تسخن الماء المبرد بالفعل. يجب تسخين إبريق الشاي أو شطفه بالماء المغلي. تُسكب أوراق الشاي في إبريق شاي ساخن جاف بمعدل ملعقة صغيرة لكل كوب من الماء ، ويُسكب الماء المغلي في ما لا يزيد عن 3/4 إبريق الشاي ويُترك للشرب لمدة خمس دقائق تقريبًا. يجب سكب الشاي في أكواب دون تخفيفه بالماء المغلي. إذا كانت أوراق الشاي مصنوعة لعدد كبير من الناس ، يضاف الماء المغلي تدريجياً إلى إبريق الشاي. بشكل منفصل ، يمكنك تحضير نبتة سانت جون والنعناع وأوراق التوت والكشمش. يتم أيضًا تحضير أكياس الشاي (كيس واحد لكوب أو كوبين) ، بينما لا توجد أوراق شاي متبقية في الشاي. بالنسبة لأولئك الذين يجدون الشاي المخمر قويًا جدًا ، يمكنك تقديم كوب صغير ماء ساخن. يمكن تقديم الشاي مع الحليب البارد والمربى والعسل وشريحة من الليمون.

شاي بارد بالليمون.لتحضير الشاي المثلج بالليمون ، تحتاج إلى تحضير 50 ​​جم من الشاي في 1 لتر من الماء المغلي ، إضافة 3/4 أكواب من السكر ، قشر مع "2 ليمون ، غطيها واتركها تقف لمدة 10 دقائق ، ثم صفيها على الفور. تبرد قليلاً ، تصب في أكواب طويلة ، توضع في كل دائرة من الليمون بدون قشر وحبوب ، توضع في الثلاجة. تقدم باردة جداً.

القهوة مشروب منشط يستخدم في تصنيعه حبوب البن التي تحتوي على مادة الكافيين. هناك العديد من أنواع القهوة التي تختلف في قوة التسريب والرائحة. تُباع القهوة في صورة حبوب خام أو محمصة ، مطحونة طبيعية أو مع الهندباء ، وكذلك سريعة التحضير. الحبوب النيئة ليست مناسبة لصنع مشروب ، فهي مقلية مسبقًا. قم بتخزين القهوة في علبة أو علبة مغلقة بإحكام الأواني الزجاجية، لذلك فهو شديد التأثر بروائح الآخرين. تنتهي صلاحية البن المطحون بسرعة ، ويفقد مذاقه ورائحته ، لذلك يوصى بطحن الحبوب مباشرة قبل صنع القهوة.

عند تحضير القهوة ، انتبه القواعد التالية. استخدم إبريق قهوة مُسخن مسبقًا وماء مغلي ، لكن لا تستخدم الماء المغلي أو الماء المغلي. يجب تناول الماء مرة ونصف أكثر من القهوة الجاهزة ، حيث يتبخر الماء ، بالإضافة إلى ذلك ، يبقى الكثير من الماء في القهوة المطحونة.

إذا كنت تستخدم ماكينة صنع القهوة الكهربائية ، فيجب عليك التعامل معها بدقة وفقًا للإرشادات وتناول القهوة بالنسب المحددة فقط. من الضروري تحضير القهوة بطريقة يمكن سكبها على الفور في أكواب بحلول الوقت الذي تصبح فيه جاهزة. من التسريب المطول ، تصبح القهوة مرة. لا يتم إعادة تسخين القهوة الباردة.

لتحضير قهوة سوداء أحادية القوة ، يجب أن تأخذ ملعقة صغيرة من حبوب البن المطحونة في كوب من الماء ؛ لتحضير قهوة مزدوجة القوة ، خذ 2-3 ملاعق صغيرة من القهوة لكل كوب. لتحضير قهوة أحادية القوة ، اسكب القهوة في قدر قهوة ساخن ، واسكب الماء المغلي ، واتركه ليغلي ، لكن لا تغلي ، أعطه 5 دقائق. يهدا يستقر. يتم إحضار القهوة ذات القوة المزدوجة حتى الغليان مرتين. أولاً ، يتم تحضير القهوة أحادية القوة ، وعندما تستقر ، يُسكب جزء آخر من القهوة ، ويُغلى ، ويُزال ، ويُترك ليقف ، ثم يُقدم بعد ذلك فقط.

يتم تحضير القهوة التركية بشكل خاص أواني نحاسيةبمقبض طويل ، قاع عريض ومستدق في الأعلى. تسمى هذه الأطباق "التركية". أولاً ، يُغلى الماء مع السكر في ترك ، ثم تُسكب القهوة في الماء المغلي. عندما تبدأ القهوة في الارتفاع ، يتم إزالة القشرة من الحرارة ، وبعد الاستقرار يتم تسخينها مرة أخرى حتى ترتفع الرغوة وتزال على الفور. عندما يستقر القوام ، تُسكب القهوة في أكواب. لتسريع عملية الطهي ، يمكنك صب ملعقة كبيرة من الماء المغلي البارد. لتحضير فنجان قهوة واحد (50 جم) من القهوة ، يلزم ملعقة صغيرة من البن المطحون و2-3 كتل سكر.

شطائر. متنوعة الناجحة و وجبات خفيفة لذيذةللترحيب بالضيوف أو الطعام السريعالطعام شطائر. لا تحتاج إلى طهيها ، وسوف ترضي الذوق الأكثر دقة. يمكن أن تكون السندويشات مفتوحة ومغلقة. مفتوحة هي تلك التي يتم تحضيرها من شريحة واحدة من الخبز ، والمغلقة هي تلك التي يتم فيها وضع المنتج الذي تُصنع به الشطيرة بين شريحتين من الخبز. يتم تحضير السندويشات أو السندويشات المصممة بشكل فني مع منتج يمكن تلطيخه على الجوانب تحت وزن شريحة خبز ثانية فقط.

لصنع السندويشات ، يتم تقطيع الخبز إلى شرائح بالشكل المطلوب. غالبًا ما تصنع السندويشات على شكل مستطيل بطول 8 سم وعرض 5 وسمك 1-2 سم ، ويتم تقديم السندويشات على طبق مسطح أو صينية مغطاة بمنديل. يتم تحضيرها في موعد لا يتجاوز ساعة قبل التقديم ، وتخزينها في مكان بارد.

الامتثال للابتدائية قواعد اجتماع العمليسمح من الدقائق الأولى للاجتماع لكسب المحاور وخلق جو من الاحترام المتبادل بين المشاركين في الحدث. يعد اللامبالاة بالقواعد المعمول بها في آداب العمل أحد الأسباب الرئيسية وراء فشل اجتماع العمل. أي محترف في مجاله يعرف الأساسيات قواعد اجتماع العمل:

1) لا تتأخر عن اجتماع عمل. أضمن خطوة هي الوصول إلى وجهتك قبل 15 دقيقة من الساعة المحددة لتنظيف وجمع أفكارك.

2) من الضروري التخطيط للاجتماع مسبقًا. يقدر الأشخاص الجادون وقتهم ووقت شركائهم ، لذلك من الضروري التفكير مسبقًا في مسار الاجتماع القادم ، وهيكل المحادثة والنقاط الرئيسية التي يجب التطرق إليها في المحادثة. إذا كان اجتماع العمل في وضع المجموعة ، لهجة جيدةيتم النظر في التعريف الأولي لجميع المشاركين في الاجتماع مع خطته.

3) التحضير - خطوة مهمة. إذا كانت هناك حاجة إلى مستندات أو كتيبات أو مواد تمهيدية في الاجتماع ، فمن المستحسن إعدادها وهيكلها مسبقًا حتى لا تبدو مرتبكًا أمام شريك تجاري وتعزز ثقته بأنك رجل أعمال وعملي.

4) من المهم مراعاة آداب محادثة العمل. محادثة عمليفترض أن الخصوم مهتمون بوجهة نظر بعضهم البعض ، لذلك فهم يستمعون بعناية إلى المحاور ، ولا تقاطعهم ، ولا يتركون تعليقاتهم وأسئلتهم إلا في الوقت المخصص لذلك ، ومن الأفضل مناقشتها مسبقًا.

5) قبل الاجتماع تحتاج إلى إيقاف تليفون محمولووسائل الاتصال الأخرى (Skype على جهاز كمبيوتر محمول ، برامج المراسلة الفورية) التي قد تتداخل مع الاتصال المباشر بالمحاور. إذا كان أحد المشاركين في الاجتماع يتوقع مكالمة مهمة ويجب عليه ترك الهاتف مفتوحًا ، فعليه تحذير الشركاء مسبقًا حتى لا يكون هناك موقف محرج أثناء المحادثة.

7) الوقت من ذهب. أثناء الاجتماع ، من الضروري دائمًا تتبع الوقت ، إذا تم التخطيط للحدث في كتل ، فمن المهم أن تستغرق كل كتلة بالضبط الوقت الذي تم تخصيصه لها في الخطة ، والأهم من ذلك أن تنتهي في الوقت المحدد ، لأنه في العمل كل دقيقة هي أموال شخص ما ، يجب ألا تسيء استخدام الوقت الثمين لشركائك.

فن الاتصال التجاري

ما هو الاتصال وكيف نقوم به؟ طرق - عدد كبير! بعض الناس في بعض الأحيان لا يعرفون ذلك.

تعني عملية الاتصال التواصل مع الآخرين من أجل تحقيق التفاهم ونتائج معينة. من أجل حث الشخص على اتخاذ إجراء ، ننقل إليه المعلومات أولاً. لهذا نحن:

نتواصل بشكل شخصي.

نستمع.

يسأل اسئلة؛

نكتب الرسائل.

تجميع التقارير ؛

نتواصل عبر الهاتف.

اتصال شخصي

غالبًا ما تعتبر طريقة الاتصال هذه الأسهل. الشخص الذي تتحدث إليه أمامك ويمكنك أن تشرح له ما تريد. إذا لم يفهمك فعليك أن تسأل نفسك:

هل يفهم الشخص مفرداتي: هل أتحدث الروسية البسيطة أم أستخدم الكثير المصطلحات الفنية?

ربما شيء في مظهري يمنع الشخص من فهمي؟ الاتصال الشخصي هو أكثر من مجرد محادثة مع شخص آخر. هناك ثلاثة جوانب مهمة للتواصل:

الكلمات - ما نقوله ؛

التنغيم - كيف نتكلم ؛

الإيماء - كيف ننظر عندما نتحدث. فوائد الاتصال الشخصي هي كما يلي:

يمكن للناس رؤية ما يقال ؛

يساعد الاتصال المرئي على فهم كيف يستمع المحاور لنا ويفهمنا ؛

تساعد الإيماءات في جعل الكلام أكثر إقناعًا. ومع ذلك ، في الوقت نفسه ، يمكن أن تكون الكلمات والتنغيم والإيماءات محفوفة بخطر معين في التواصل الشخصي:

يمكنك إصدار ملف مشاعر حقيقية;

قد تصبح ضعيفًا جدًا ؛

قد لا يفهم الشخص الكلمات التي تستخدمها ؛

قد لا يحب الجميع طريقتك في نطق الكلمات.

هناك شيء لا يمكن السيطرة عليه في كل هذا. قد يكون هذا كراهية تجاه المحاور أو كراهيته لك والتي نشأت لسبب غير مفهوم بالنسبة لك.

لتحقيق النجاح في التواصل الشخصي ، من الضروري مراعاة جميع العوامل المذكورة أعلاه. تذكر أن هذه ليست مجرد كلمات. يصبح الفهم ممكنًا من خلال تفاعل جميع عوامل الاتصال الثلاثة ، أي الكلمات والتنغيم والإيماءات. من خلال الممارسة ، يمكنك تعلم تحقيق الاتساق في عوامل الاتصال ، وتحقيق الفهم الكامل من جانب المحاور.

مهرات الأصغاء

الاتصال ليس عملية أحادية الاتجاه نقوم من خلالها ببساطة بتوصيل المعلومات. عندما نتواصل ، نتلقى أيضًا معلومات ، وهذه العملية تتطلب منا أن نكون قادرين على الاستماع.

الاستماع يعني أكثر من مجرد الاستماع. كثيرا ما "نسمع" فقط ما نريد أن نسمعه. في القسم السابق تحدثنا عن التواصل الشخصي من وجهة نظر المتحدث. الاستماع هو الجانب الآخر من التواصل ويتم تطبيق نفس القواعد.

عندما نستمع ، نمرر عبر أنفسنا كلمات ونغمات وإيماءات المحاور. لهذا يجب أن نضيف ردود أفعالنا الخاصة ، والتي توضح للمحاور أننا نصغي بعناية. تشمل ردود الفعل هذه تعابير الوجه والابتسامات وإيماءات الرأس وإشارات مختلفة.

عندما تستمع

افعلها باهتمام كامل ؛

لا تقم بتخمينات متسرعة حول ما سيقوله لك المحاور ؛

لا تضيع الوقت في محاولة صياغة إجابة أثناء الاستماع إلى الآخر ؛

بالنظر إلى العيون بتعبير عن الاهتمام الشديد بكلمات المحاور ، أظهر أنك تستمع إليه حقًا ؛

عند الاستماع إلى شخص ما على الهاتف ، لا تدع ما يحدث في الغرفة يشتت انتباهك ؛

عند التحدث في الهاتف ، دعنا نفهم المتصل أنك تستمع إليه بعناية ، من وقت لآخر تقول: "حسنًا ..." ، "نعم ..." ، "حسنًا ..." ، إلخ ؛

قم بتدوين الملاحظات حسب الحاجة (على سبيل المثال ، عند التحدث في الهاتف).

تقنيات الاستجواب

عند التواصل مع الآخرين ، قد تكون هناك مواقف لا تكون فيها المعلومات المقدمة لك كافية. إذا كنت بحاجة إلى معرفة المزيد أو توضيح ما يقال ، فأنت تطرح أسئلة.

في ظروف مختلفةيستخدم أنواع مختلفةأسئلة. هم:

يفتح؛

مغلق؛

خاص.

اجتماع عمل

في الثواني الأولى من اجتماع العمل ، تحتاج إلى الترحيب بشريكك وتقديم نفسك والمصافحة. يجب أن يكون الأقدم في المكانة أو السن هو أول من يقدم يد المساعدة ، ويجب على النساء أيضًا المشاركة في المصافحة - لا يجب أن تحدث فروقًا بين الجنسين ، في اجتماع عمل ، يكون الجميع شريكًا تجاريًا.

في المفاوضات ، يجب على مضيف الاجتماع تقديم الضيوف. عند تقديم نفسك ، من اللائق إعطاء اسمك الأول والأخير وتبادل بطاقات العمل (لا تنس أبدًا تجديد مخزونك من بطاقات العمل!). عندما تتلقى بطاقة عمل ، افحصها بسرعة واقرأ اسم المالك بصوت عالٍ.

تذكر الخاص بك بطاقة العمليجب أن تكون مقروءة حتى في الإضاءة الخافتة ومفهومة من قبل ممثل أي ثقافة أو بلد. أهم شيء في بطاقة العمل هو اسمك ، يجب أن يكون عريضًا وليس معتمًا. يجب أن تشير بطاقة العمل بوضوح إلى مهنتك وموقعك ، وهذا سيحدد نطاق تعاون عملك. يجب أن تحتوي بطاقة العمل على معلومات اتصال شاملة. يجب أن تكون جميع النصوص مسطحة ، ولا تشغل المساحة الكاملة لبطاقة العمل ، ويجب ألا تكون مكتوبة بأكثر من خطين.

اجتماعات العمل هي أحداث (بما في ذلك اجتماعات البروتوكول) ، والغرض منها هو تعزيز إقامة اتصالات متبادلة المنفعة بين ممثلي الأعمال.

في أغلب الأحيان ، يتم تنظيم الاجتماعات من قبل الشركات التي لديها عدد كبير من الشركاء في كل من بلدهم وخارجه.

أنواع اجتماعات العمل

هناك عدة أنواع من مثل هذه الأحداث. كل منهم يمكن أن يكون دولي ، فرع ، علمي.

مؤتمرهناك حاجة لمناقشة قضية معينة. يتم عقد اجتماع العمل هذا في شكل خطابات منفصلة. في الواقع ، المؤتمر عبارة عن اجتماع لمجموعة من المتخصصين في قضية معينة ويمكن أن يتركز في مكان واحد أو مختلف (شكل موزع) على أساس إقليمي.

المؤتمراتمنظم للموزعين والتجار.

ندوة الأعمال- حدث تربوي وعملي ، يقام على شكل مناقشة رسائل مواضيعية.

عرض تقديميإنه مصمم لجذب انتباه الجمهور إلى المنتجات الجديدة والشركة وبعض الإنجازات ونتائج العمل.

طاوله دائريه الشكليتم تنظيمه في حالة مناقشة قضية ذات أهمية اجتماعية تتطلب اهتمامًا عامًا واسعًا. يتطلب مشاركة الخبراء القادرين على تقديم تقييم موضوعي لما يحدث. أيضا على موائد مستديرةمن المعتاد دعوة الصحافة للحصول على تغطية إعلامية كاملة لجميع وجهات النظر الرئيسية حول قضية ما.

هناك أيضًا أحداث خاصة للصحفيين:المؤتمرات الصحفية والإحاطات والافتتاحيات الكبرى والغداء الصحفي ، أبواب مفتوحة.

مؤتمر صحفي وإيجازتهدف إلى التعبير عن موقف الشركة. عادة ما يقوم ممثلوها بالإدلاء ببيانات للصحفيين والإجابة على أسئلتهم. الإحاطة أكثر إيجازا. إنها استجابة لحادثة معينة تهم الشركة.

حفل الافتتاح- عرض مصمم لزيادة الاهتمام بمنشأة جديدة وإبراز جميع مزاياها.

يتيح اليوم المفتوح تعريف أكبر عدد ممكن من الأشخاص المهتمين بالمبادئ الأساسية لعمل الشركة.

غداء صحفي- وسيلة لتحقيق ولاء وسائل الإعلام الرئيسية في المنطقة. يتم اختيار المرموقة لعقدها. تم تحديد دائرة الأشخاص الذين تم قبولهم في الحدث بشكل متعمد ، وكبار المسؤولين في الشركة حاضرون دائمًا.

بوفيه(كوكتيل ، مأدبة) تعني بيئة غير رسمية. الغرض من مثل هذا الحدث هو مساعدة الشركة المنظمة وضيوفها على إنشاء أكبر عدد ممكن من جهات الاتصال الجديدة والتعارف.

اجتماعات العمل الرسمية وغير الرسمية

تختلف الأحداث الرسمية وغير الرسمية في تكوين المشاركين والنتيجة المقصودة:

• مسؤول (مع بروتوكول ، إجراء صارم) ؛
• غير رسمي (يذكرنا بالاتصال غير الرسمي العادي ، دون نتائج إلزامية موثقة) ؛
• خارجي (مع شركاء أو عملاء) ؛
• داخلي (بين موظفي نفس المنظمة).

مراحل اجتماعات العمل

عادة ، يتضمن أي اجتماع تنفيذ أربع خطوات إلزامية:

• توضيح وجهات النظر ومواقف الأطراف.
• مناقشة ومناقشة الآراء المعبر عنها. تظهر عادة في هذه المرحلة تضارب وتضارب في المصالح ؛
• التوصل إلى حل وسط ، وتنسيق المواقف ، والتوصل إلى اتفاق حول كل قضية قيد المناقشة ؛
• تحليل النتائج وتنفيذ الاتفاقات. هذه المرحلة بعيدة عن غيرها في الوقت المناسب.
  • ضمان التواصل المهني للمتخصصين في مجال واحد ؛
  • البحث الجماعي وتطوير أفكار العمل ؛
  • الحفاظ على الاتصالات ؛
  • تنسيق الإجراءات ، ومراقبة المشاريع الجارية ؛
  • دعم الأعمال.

أهداف وغايات اجتماع العمل

لكن الهدف الرئيسي هو إقناع الشريك بالتصرف بطريقة معينة ، والاتفاق مع مسار العمل المقترح.

برنامج وسيناريو اجتماع عمل

تتطلب المفاوضات الناجحة إعدادًا دقيقًا ، والذي يتضمن عادةً حل المشكلات التنظيمية وإعداد سيناريو للاجتماع نفسه.

تتضمن المجموعة الأولى من المهام تطوير جدول الأعمال واختيار وقت ومكان الاجتماع وعدد المشاركين وتكوينهم وصلاحياتهم والقواعد وعدد الجولات.

عادة ما تعهد الشركة بإعداد البرنامج لموظف معين بشكل خاص.

يجب أن يكون البرنامج مفصلاً وأن يتضمن قائمة واضحة بالأنشطة لضمان:

• اختيار المشاركين من جميع الجهات ؛
• لقاء الوافدين ، النقل ، الإقامة ؛
• برنامج غذائي وثقافي وترفيهي ؛
• عملية التفاوض الفعلية.

يجب أن يشير البرنامج إلى المسؤول عن تنفيذ كل مرحلة. يجب الاتفاق مع جميع الأطراف المشاركة في المفاوضات. في الوقت نفسه ، من المهم توضيح الجهة المسؤولة عن الاحتفاظ بمحاضر الاجتماع. إذا تم افتراض تنسيق دولي ، فمن الضروري أيضًا توضيح مسألة من الذي سيتعين عليه توفير مترجم فوري.

نظرًا لأنه من المعتاد خلال زيارات العمل تنظيم ليس فقط الاتصالات الرسمية ، ولكن أيضًا غير الرسمية بين الأطراف (بغض النظر عن الطبيعة الرسمية للحدث) ، يجب أن يتضمن البرنامج يومًا مجانيًا مخصصًا لذلك.

مترجم انجليزي لاجتماع عمل

في أغلب الأحيان ، تتطلب أحداث العمل الترجمة من / إلى اللغة الإنجليزية. هناك عدد من العوامل التي يجب مراعاتها عند اختيار المترجم الفوري:

• معرفة المصطلحات
• خبرة في عمل مماثل ؛
• القدرة على التنقل بسرعة في المواقف المتغيرة ؛
• القدرة على الترجمة بشكل واضح وسريع ومتسق.

من الأفضل تحذير الاختصاصي مسبقًا بشأن موضوع الاجتماع وقواعد اللباس المعتمدة فيه.

زعيم اجتماع العمل

وظيفته هي توجيه مسار المفاوضات. يمكن القيام بذلك بواسطة شخص واحد أو فريق. في الحالة الأولى ، تكون عملية اتخاذ القرار مبسطة - كل شيء يقوم به موظف واحد ، ويتحمل كل المسؤولية.

في الحالة الثانية ، يقل احتمال الخطأ - قد يضم الفريق متخصصين في مناطق مختلفة. لكن شرط النجاح هو تماسك عملها ، وإلا يمكن للخصم استخدام الخلافات الداخلية لأغراضه الخاصة.

نتائج ، نتائج اجتماع عمل

تتطلب النتيجة الإيجابية للمفاوضات التكرار الإلزامي لإنجازاتهم الرئيسية. وهذا ضروري حتى يدرك جميع المشاركين ما تم تحقيقه ويرون نتيجة المفاوضات على أنها إنجاز. سيكون من المفيد ترتيب الاجتماع القادم.

إذا كانت النتائج سلبية ، فمن المهم أن تكون قادرًا على الخروج بشكل صحيح من جهة الاتصال.

ميزات اجتماعات العمل مع عميل في روسيا

من المهم للأجانب أن يأخذوا في الحسبان أن رواد الأعمال الروس يفضلون التفاوض في إطار غير رسمي ، لكنهم في نفس الوقت يقيّمون شركاءهم التجاريين بعناية. مظهر. يجب أن تكون مستعدًا لحقيقة أن المفاوضات وحدها لن تؤدي إلى نتيجة ، وستكون هناك حاجة إلى عدة اجتماعات. يمكنك استخدام قنوات الاتصال الرسمية والشخصية. رجال الأعمال الروس دقيقون ولا يحبون الوعود الفارغة.

اجتماعات العمل في المعارض

تعتبر اجتماعات العمل في المعرض هي الأكثر ربحية ، لأن الخدمات الخاصة بالحدث ستساعد في التفاوض مع العميل والتخطيط للاجتماع وضمان تنفيذ جميع الأهداف.

تقيم CEC Expocentre باستمرار معارض مواضيعية من اتجاهات مختلفة ، حيث يمكن لكل مصنع العثور على شركاء وعملاء جدد.