سيسمح تقرير التقدم للمدير بتقييم جودة وسرعة عمل السكرتير. تحتوي المقالة على عينات من التقارير حول العمل المنجز. استخدم الإرشادات خطوة بخطوة لكتابة تقرير بشكل صحيح.

من المقال سوف تتعلم:

لماذا تحتاج إلى تقرير مرحلي؟

يحدد المدير المهمة، والموظف يفي بها - وهذا هو جوهر عملية العمل. يتم تسجيل حقيقة اكتمال المهمة في شكل تقرير عن العمل المنجز. يقوم كل موظف بشكل دوري بإعداد مثل هذه الوثيقة. يعتمد تكرار التقارير وشكلها على القواعد الداخليةشركات.

من يحتاج إلى تقرير مرحلي ولماذا؟

إنه يحتاج إلى قائد. تتيح لك هذه الوثيقة تقييم جودة وسرعة المهمة التي يقوم بها الموظف. وثائق المحاسبةتوفر جميع الموظفين فرصة للحصول على صورة شاملة للشركة وتسهيل التخطيط التكتيكي والاستراتيجي.

يحتاج الموظف إلى التقرير. أولاً، تساعد الوثيقة النهائية المكتوبة جيدًا على تقديم نتائج عملك إلى الإدارة بطريقة مربحة. ثانيا التقرير اداة مفيدةالتحكم الذاتي. في نهاية الفترة المشمولة بالتقرير، ترى نجاحاتك وإخفاقاتك. سيوضح لك هذا الاتجاهات التي تحتاج إلى التطوير فيها.

بيان التكلفة المالية (التفاصيل)

ماذا أكتب في التقرير المرحلي

لا يوجد قالب قياسي واحد للتقرير المرحلي. تم إعداد الوثيقة في شكل حر. ذلك يعتمد على طبيعة المهام المنجزة.

الجانب السلبي للشكل الحر هو أن العديد من العمال لا يعرفون كيفية كتابة تقرير مرحلي. لا يتم تدريس هذا في المدرسة ونادرا ما يتم تدريسه في المدرسة الثانوية. لن يحصل الموظف على تقييم مناسب لعمله إذا لم يكن لديه المهارات اللازمة لكتابة تقرير مختص.

لا يمكنك إجبار الموظفين على كتابة تقارير صادقة، ولكن يمكنك تعليمهم كيفية عرض نجاحاتهم وإنجازاتهم بشكل صحيح. لا توجد صعوبات في تجميع وثيقة التقرير. عليك أن تتجنب الأخطاء التي يرتكبها الكثير من الناس.

فكر في عينة من تقرير مرحلي أسبوعي مكتوب بشكل غير صحيح وقم بتحليل الأخطاء النموذجية.

خيار غير ناجح

وقد تم ما يلي:

• رسائل مكتوبة إلى الضرائب و تفتيش العمل;
• تمت الاستعدادات للاجتماع مع ممثلي شركة HR-consulting LLC (تم إرسال الدعوات، المواد الضروريةأعدت مسودة جدول أعمال الاجتماع)؛
• الردود على طلبات مفتشية العمل وعدد من العملاء؛
• شارك في المؤتمر حول مشاكل الاستخدام الأمثل لوقت العمل.

تاريخ التجميع 27/04/218.
التوقيع: بتروفا أ.س.

بعد التعرف على مثل هذه الوثيقة، سيكون لدى المدير انطباع بأن السكرتير ليس مشغولا للغاية بالعمل. كما أن النص صعب القراءة.

هيكل التقرير

الخطأ الرئيسي في الوثيقة التي تمت مراجعتها هو عدم وجود هيكل واضح. ما العناصر المفقودة؟

• قائمة المهام التي تم تنفيذها.
• مواصفات المهام المكتملة.
• تحليل العمل المنجز.
• خطط الفترة المشمولة بالتقرير القادم.
• عروض.

تعتمد مجموعة عناصر الهيكل على طول فترة التقرير. ليس من الضروري أن يحتوي التقرير المرحلي اليومي أو الأسبوعي على تحليلات ومقترحات، ولكن يجب أن يحتوي التقرير المرحلي الشهري أو وثيقة التقارير السنوية على هذه العناصر.

خيار مناسب

خذ بعين الاعتبار مثالاً على مدى ضرورة إعداد تقرير عن العمل المنجز.

نموذج تقرير التقدم الأسبوعي

إلى: رئيس شركة "تقنيات الاتصال" ذات المسؤولية المحدودة سميرنوف يو.بي.
من سكرتير شركة Communication Technologies LLC Petrova A.S.
نوع الوثيقة: تقرير عن الأعمال المنجزة للفترة من 23/04/2018 إلى 27/04/2018

بالنسبة لأسبوع التقارير، كان لدي المهام التالية:

• تحضير الحروف: مكتب الضرائببشأن توضيح دفع الضرائب وإلى مفتشية العمل بشأن شكوى سميرنوف بي بي؛
• يحضر دعم المعلوماتعقد اجتماعات مع شركة HR-consulting LLC، وإرسال الدعوات للمشاركين، وإعداد مسودة برنامج الاجتماع؛
• المشاركة في مؤتمر حول مشاكل الاستخدام الأمثل لوقت العمل، وإعداد الأسئلة والاقتراحات.

تم الانتهاء من جميع المهام وهي:

• إعداد وإرسال رسائل إلى مفتشية الضرائب والعمل؛
• تم إعداد المواد الإعلامية للاجتماع مع شركة HR-consulting LLC، وتم إرسال الدعوات، وتم إعداد مسودة برنامج الاجتماع.
• شارك في المؤتمر مذكرةمع المقترحات المرفقة بالتقرير.

بالإضافة إلى ذلك، تم العمل على الوثائق الواردة، وهي:

• أعدت وأرسلت ردين على طلبات مفتشية العمل؛
• وتم تقديم ردود على النداءات الكتابية. سيمينوفا أ.أ.، كوزنتسوفا ف.ن. و موسكالينكو ر.أ.

من المقرر خلال الفترة من 30/04/2018 إلى 05/05/2018 المشاركة في الدورة التدريبية للسكرتيرات "أساسيات إدارة الوقت والتنظيم الذاتي" المخصصة لأساسيات الجدولة في عمل السكرتير.

تاريخ التجميع 27/04/218.
التوقيع: بتروفا أ.س.

تصميم التقرير

إذا لم تكن هناك متطلبات أخرى، يتم إعداد تقرير عن العمل المنجز وفقًا لـ GOST 7.32-2001. تنظم GOST المتطلبات الأساسية لتصميم مستند الإبلاغ. يحتوي على معايير تحدد طريقة التنسيق ونوع الخط وحجمه والتباعد وحجم الهامش وما إلى ذلك. سيخبرك خبير "دليل السكرتير" كيفية إنشاء تقرير باستخدام خدمة Sway

ما هي متطلبات الكتابة؟

نظرًا لعدم وجود متطلبات موحدة لتجميع وثيقة الإبلاغ، ترتبط جميع متطلبات الكتابة بتحسين إدراك النص وزيادة إمكانية قراءته. لهذا:

• لا تستخدم أكثر من 5 جمل في فقرة واحدة؛
• جمل بديلة طويلة وقصيرة؛
• قم بتقسيم النص بحيث لا يشغل الجدول أو الرسم البياني الصفحة بأكملها؛
• اترك مساحة للتعليقات على الجداول والرسوم البيانية؛
• إذا كان التقرير ضخما، فقم باستخلاص النتيجة في النهاية.

يتم أحيانًا تجميع تقرير عن العمل المنجز في شكل جدول:

أرز. 1. جدول تقرير التقدم: نموذج

كيفية كتابة تقرير: تعليمات خطوة بخطوة

1. قم بإعداد مسودة الخطوط العريضة للوثيقة. يجب ألا يستغرق التقرير لفترة قصيرة أكثر من صفحة أو صفحتين. إذا كنت تقوم بالإبلاغ بشكل منتظم، قم بإعداد نموذج مستند إلكتروني لكل حالة:

• عينة من التقرير المرحلي اليومي؛
• عينة من التقرير المرحلي الأسبوعي؛
• عينة من تقرير التقدم الشهري، وما إلى ذلك.

ستقوم ببساطة بإدخال البيانات الفعلية في القالب وطباعتها.

1. قم بإعداد قائمة بالمهام المعينة. إذا كان هناك العديد من المهام، قم بتجميعها في كتل دلالية.
2. قم بإدراج الأدوات والموارد التي تم استخدامها أثناء المهام (العمالة الإضافية، نفقات مالية، رحلات العمل، المواد، الخ.)
3. تقديم نتائج عملك. وصف كيفية تحقيق الأهداف. إذا لم تكتمل المهمة، اشرح السبب. أعط تقييمك للوضع. ارسم استنتاجاتك الخاصة.
4. صياغة الأهداف والغايات للفترة المشمولة بالتقرير المقبل.
5. إدراج الجداول والرسوم البيانية والمخططات في النص. في كثير من الأحيان يقوم المدير بتصفح وثيقة التقرير. حاول التأكد من أن الجدول أو الرسم البياني يجعل من الممكن تقييم عملك.
6. أعد قراءة النص بعناية، واتبع القراءة والكتابة والأسلوب. تسليط الضوء على الحقائق الرئيسية بالخط العريض أو المائل. إعداد نسخة إلكترونية من الوثيقة ونسخة قابلة للطباعة. إذا كنت بحاجة إلى تقديم تقرير شفهيًا أو في شكل عرض تقديمي، فقم بإعداد نسخة قصيرة من النص مسبقًا، بما في ذلك أهم النقاط الموجودة فيه.

يساعد تقرير التقدم المدير على تقييم جودة وسرعة مهام الموظف، والموظف نفسه - لمعرفة نجاحاته وإخفاقاته. تم إعداد الوثيقة بشكل حر، ولكن هناك هيكل أساسي للتقرير نوصي باتباعه: قائمة المهام ونتائج العمل والتحليل والاقتراحات والاستنتاج.

معلومات شخصية:

تقديم المشورة لأكثر من 70 شركة في مجال الإدارة المنتظمة: من 10 إلى 9000 شخص (بما في ذلك: الحيازات والمتاجر والمصانع وشركات الخدمات والبنائين والمسؤولين الحكوميين ووكالات الويب والمتاجر عبر الإنترنت). طالب الكسندر فريدمان.

أحد المؤلفين المشاركين لكتاب "التقنيات الاجتماعية لمدرسة تالين للمديرين. تجربة الاستخدام الناجح في الأعمال والإدارة والحياة الخاصة": http://www.ozon.ru/context/detail/id/140084653/

الدقة من باب المجاملة للملوك، ولكنها واجب على رعاياهم

لويس الثامن عشر

إلى من:أصحاب وكبار المديرين

كيف يمكن للمدير أن يخطئ في محاكاة النشاط العنيف كنتيجة للعمل

"ماذا كان يفعل مرؤوسي اليوم؟ ما المهام التي أكملوها؟ كم استغرق الأمر من الوقت، وما هي النتائج التي تم تحقيقها؟”- مثل هذه الأفكار المثيرة غالبًا ما تطارد القائد. من أين سيأتون؟

من الخارج، كل شئ رائع. بمجرد دخول المدير إلى المكتب، يكون الجميع في العمل في الوقت نفسه: حديث قصيرينقطع في منتصف الجملة، ويبدأ شخص ما في الكتابة بشكل محموم على جهاز الكمبيوتر، وآخرون ينشغلون بنقل الأوراق من مكان إلى آخر، ويتصل آخرون على الفور بجميع الأطراف المقابلة على التوالي. لماذا تؤدي هذه الصورة المبهجة إلى ظهور "أفكار مثيرة"؟

والحقيقة هي أن القائد ذو الخبرة يفهم تمامًا الفرق بين "الحقائق" و"الآراء حول الحقائق". ولكن من أجل فهم ما كان يفعله المرؤوسون الموكلون إليه، من الضروري ترتيب سؤال شفهي مفصل، "ماذا"، "كيف"، "متى"، "ما هي النتائج" و "من" فعل. يستغرق الكثير من الوقت لكل من المدير والموظف. ولذلك فإن القائد يحل هذه المشكلة وفق المبدأ المتبقي. ومن سيسأل وهو في إجازة أو في إجازة مرضية؟

سيتم في هذه المقالة مناقشة الأداة التي تسمح لك بفصل "الحقائق" عن "الآراء حول الحقائق"، لقياس فعالية وأداء المرؤوسين. يقابل. تقارير العمل اليومية في شكل رسمي لكل موظف.

أوراق العمل: وصف التكنولوجيا وفوائدها

تقنية تقارير العمل بسيطة، "مثل مرتين". يجب على كل موظف في نهاية يوم عمله تقديم تقرير معه قائمة كاملةالمهام المنجزة والوقت المستغرق في كل منها مع رابط لنتيجة العمل.

أذكرك أن تقارير العمل هي جزء من تقنية أكبر - "تنظيم عمل الموظفين مع مراعاة وقت العمل للمهام باستخدام الخطط والتقارير وتحليلها من قبل المدير". تتكون التكنولوجيا العامة من العناصر التالية:

• التخطيط اليومي للموظفين: متطلبات التنظيم والشكل. اقرأ المزيد في المقال "".
• تحليل وتقييم وتعديل خطط الموظفين ومناقشة الخطط مع المدير. انظر المقال "".
• التقارير اليومية للموظفين: متطلبات التنظيم والشكل. وهذا ما أتحدث عنه في هذا المقال.
• التحليل والتقييم والاستنتاجات من تقارير الموظفين. مزيد من التفاصيل في "".

المبادئ الأساسية لتقارير العمل

1. يجب على الموظفين تقديم تقارير عن عملهم بشكل يومي، بغض النظر عن مؤهلاتهم ومنصبهم وأي عوامل أخرى.
2. يجب إرسال التقارير بدقة في نهاية اليوم الحالي (الذي يتوافق معه التقرير)
3. ويجب تقديم التقرير إلى في شكل إلكترونيوحفظها حتى تتاح للمدير الفرصة لتحليلها بالتفصيل.
4. يجب أن يكون أي مدير متفوق قادرًا على الاطلاع على تقارير جميع مرؤوسيه.
5. يجب أن يكون التقرير مفصلاً حسب الضرورة لخلق الشفافية في العمل المنجز دون مناقشة إضافية مع الموظف.
6. يحتفظ المدير بالحق في تحليل التقرير وطرح الأسئلة حول طرق أداء المهام وتقييم جودة وفعالية العمل المنجز.

فوائد التقارير اليومية للمديرين التنفيذيين

• شفافية 100% في تصرفات كل موظف في نهاية يوم العمل أو الأسبوع أو الشهر وما إلى ذلك. الآن ليست هناك حاجة لاستفتاءات شفهية: "ماذا فعلت؟".
• إمكانية فحص مؤجل لنشاط الموظف. ليس من الممكن دائمًا التحقق من كل شيء مرة واحدة. يمكنك الآن فتح تقارير العمل ومعرفة ما فعله المدير إيفان بيتروف خلال الأسبوعين الماضيين خلال كل يوم عمل.
• زيادة ملموسة في إنتاجية الموظف، إذ يمكنك الآن أن تطلب كل “عشر دقائق” من يوم عمل مكون من 8 ساعات.
• توفير كبير للوقت لكل من المدير والمرؤوس بسبب غياب ساعات طويلة من استطلاع “من فعل ماذا”.
• الاحتمال السريع للتخلص من الموظفين الضعفاء وغير القادرين على التأقلم وغير المجتهدين بين الموظفين الجدد والمتقاعدين فترة التجربة. والآن أصبحت نتائجهم "على مرأى ومسمع" في نهاية كل يوم.
• لن يتمكن "القدامى" في الشركة من الاسترخاء والراحة على أمجادهم أيضًا. ستخبرهم تقارير عملهم بكل شيء.
• تقليل ضغوط المدير بسبب "الفشل في التدقيق". الآن يمكنك تقييم نتائج كل موظف في الوقت المناسب.

فوائد التقارير اليومية للمرؤوسين

• عملية مستمرة لاكتساب المعرفة والخبرة من مشرفك. ونتيجة لذلك: تطور حاد في المهارات المهنية والشخصية. في الواقع، يصبح القائد معلمًا ومرشدًا تفكران معه بشكل منتظم في الجديد والمزيد طرق فعالةحل المشاكل؛ كيفية تطوير "نقاط النمو" الخاصة بك وتعزيز " نقاط ضعف"؛ حول الأخطاء التي ارتكبت ومنع الأخطاء الجديدة.
• عادة العمل "باحتراف" والتي تحظى بتقدير كبير في سوق العمل في جميع الأوقات: يتم ضخ مهارات التخطيط وإدارة الوقت ودرجة المسؤولية عن أفعال الفرد.
• إمكانية التقييم الذاتي لفعاليته. يمكن للموظف دائمًا الاطلاع على تقرير عمله وتحليله وتحديد الخطوات اللازمة لمزيد من التطوير.
• أسرع حياة مهنيةأولئك الذين يعملون بجد ويقومون بعمل جيد. عرض واضح وشفاف للنتيجة للمدير. الآن ليست هناك حاجة لشرب البيرة بانتظام وأخذ حمام بخار للحديث عن إنجازاته - كل شيء واضح للعيان. يقلل نظام إعداد التقارير في المنظمة بشكل كبير من تأثير أساتذة الألعاب السرية و"المفضلة".

متطلبات تكوين تقرير العمل

1. اسم المهمة المكتملة. منه يجب أن يكون واضحا ما هو العمل الذي تم إنجازه. على سبيل المثال: "دفع فاتورة شراء معدات مكتبية للمحاسبة".
2. النتيجة المحققة. (مثال: "تم دفع الفاتورة جزئيًا لأن البائع لم يكن لديه ماسحين ضوئيين في المخزون"). إذا لم يتم تحقيق النتيجة، فبجانب المعلومات المتعلقة بالحدث ورد الفعل على المشكلة / المهمة التي نشأت، يجب أن تكون هناك معلومات حول كيف ومتى يتم التخطيط لحل هذه المشكلة وكيفية تجنبها في المستقبل ومن الضروري أيضًا الإشارة إلى اللوائح/المعايير التي تتطلب إضافة/تغيير/إنشاء، ووضع خطة فورية للمهام المناسبة. يجب أن تحتوي المهام الجديدة على إشارة إلى المهمة الحالية باعتبارها المصدر الأساسي.

• المبدأ الأساسي: كل مهمة يجب أن يكون لها نتيجة. حيثما أمكن، يجب أن تكون النتيجة في شكل رسمي (على سبيل المثال: إذا أجرى الموظف مقابلة، فنتيجة للعمل: قائمة بالمرشحين المختارين و معلومات مختصرةعنهم + قائمة بمن تحدث معهم).
• إذا كانت المهمة تتضمن العمل مع مستندات أو ملفات أو معلومات أخرى، فيجب عليك وضع رابط مباشر لهذه المستندات، أو للمجلد أو المكان الذي تم تخزينها فيه.
• مهم للقادة! في جميع المهام المتعلقة بالإدارة (على سبيل المثال: دراسة خطط وتقارير الموظفين الآخرين، والرقابة، وما إلى ذلك) تأكد من الإشارة إلى نتائج مختصرة: الإنجازات، وأوجه القصور، والاتجاهات، وما إلى ذلك. مثال "المهمة: تحليل تقارير الموظف إيفان بيتروف لمدة أسبوعين. الاستنتاجات: لا توجد مقترحات لبعض المهام لتحسين الأنظمة. كان بتروف على علم بالاستنتاجات وأخذ على عاتقه واجب الاهتمام وصياغة مقترحاته بمزيد من التفصيل.
• عند دراسة أي مواد، وحضور المؤتمرات، والاجتماع مع الشركاء، وما إلى ذلك. يجب إعداد ملخص قصير + رابط له في التقرير.

• إذا كان لدى المؤدي شعور بأن إجمالي الوقت الذي يقضيه في المهمة قد يثير سؤالاً من المدير، فمن الضروري أن يشرح على الفور "لماذا تم إنفاق الكثير من الوقت". (مثال: المهمة: إصدار وإرسال فاتورة للعميل. الوقت: 1 ساعة. توضيح: تم قضاء ساعة واحدة من الوقت في إعداد الفواتير بسبب الحاجة إلى إعادة التفاوض على الصياغة مع العميل بمبادرة منه 3 مرات)

مثال على تقرير العمل

يوضح المثال قائمة المهام من تقرير تم إعداده في Bitrix24 (يسمح لك النظام بالعمل مركزيًا داخل الشركة ومراعاة الوقت المخصص للمهام). مع التنظيم السليم للتخطيط وحساب وقت العمل للمهام، سيتم إنشاء جميع التقارير تلقائيًا.

مثال على نتيجة المهمة

ملحق لتقرير العمل

في نهاية كل تقرير عمل يجب وضع العبارة التالية (DD - التاريخ؛ MM - الشهر؛ YY - السنة؛ HH:MM - تنسيق الساعات + الدقائق).

الإجمالي لـ DD.MM.YY:
1) عملت في المكتب: سمو: د د
2) عملت من المنزل: سمو: د د
3) إجمالي العمل: س س: د د
4) الإجازة المرضية: س س: د د
5) ساعات العمل على النفقة الخاصة: س س: د د

قواعد الإضافة إلى التقرير (على سبيل المثال شركتي)

• خلال يوم عمل واحد (يوم) يمكن أن يتجاوز "إجمالي الإجازة المرضية" و"الإجازات المرضية" 8 ساعات فقط إذا كانت الإجازة المرضية تساوي صفر).
• في غضون يوم عمل واحد (يوم)، يجب أن يعطي إجمالي "إجمالي العمل" و"ساعات العمل على نفقتك الخاصة" 8 ساعات، لا أكثر.
• على سبيل المثال، أخذ إجازة في الساعة 01:19، وقطع وجبة الغداء إلى الساعة 00:25 بدلاً من 01:00، وقت العملوفي نهاية اليوم كانت الساعة 07:19. في "الساعات على نفقتك الخاصة"، اكتب "00:41" بالإضافة إلى تعليق: أخذ إجازة في الساعة 01:19، وتناول الغداء في الساعة 00:25 بدلاً من 01:00 (أي سجل جميع الانحرافات عن معايير وقت العمل).
• الوقت الذي يقضيه في رحلة عمل، أو رحلة لأمور العمل، يعتبر أيضًا في سطر "العمل في المكتب".
• يتم تعيين الخط الذي يكون فيه الوقت صفرًا على 0:00
• لسرعة إضافة العبارة عليك نسخها ولصقها من التقارير السابقة مع تغيير الوقت.

تسلسل تنفيذ تقارير العمل

قد يكون تنفيذ التقارير اليومية في العمل اليومي للقسم/الشركة أمرًا صعبًا للغاية، وفي بعض الأحيان مستحيلًا، بدون مشروع موازٍ لتقديم الإدارة المنتظمة. اقرأ التفاصيل حول الإدارة المنتظمة في المقالة "" هنا سألخص بإيجاز مرحلتين رئيسيتين:

1. المرحلة الأولى(المدة: 2-3 أسابيع): يُطلب من الموظفين أن يسجلوا في التقارير أكبر خمس مهام تم إنجازها، مع الإشارة إلى الوقت المناسب لكل منها. التنفيذ: GoogleDocs أو محرري النصوصربما على الفور نظام تحديد المهام.
2. المرحلة الثانية(المدة: 3 أسابيع وما بعدها): يُطلب من الموظفين تسجيل جميع المهام في التقارير، مع الإشارة إلى الوقت المستغرق. التنفيذ: Bitrix24 أو أي نظام آخر لتحديد المهام.

عندما يكون تقرير العمل زائدا عن الحاجة

بالنسبة للمهن التي يتم فيها تنفيذ نفس النوع من الإجراءات المتكررة، فمن المنطقي بدلا من التقرير تقديم معيار لعدد المهام المنجزة. في البداية، يتم تقدير متوسط ​​الوقت المطلوب لإكمال مهمة واحدة. علاوة على ذلك، يتم حساب القاعدة بإجراء بسيط:<количестов рабочих часов>اقسم على<норма времени на выполнение одной задачи>.

على سبيل المثال، قد يكون لدى مشغل مركز الاتصال قاعدة: 90 مكالمة في اليوم، 4 مبيعات، وما إلى ذلك. في هذه الحالة ينظر المدير إلى الانحراف عن القاعدة وليس إلى تقرير العمل. سيكون الوضع مشابهًا للعامل الذي ينتج نفس النوع من الأجزاء.

يُسألني بانتظام السؤال التالي: "كم مرة يوصى بالتحقق من تقارير عمل الموظف؟"الجواب مبتذل: "بالقدر الضروري للتأكد من أن أداء موظف معين مقبول للشركة والمدير".

على المرحلة الأولية(1-1.5 شهر) من التنفيذ، من المهم التحقق من تقارير العمل يوميًا للجميع. بعد ذلك، يكفي أن يقوم بعض الموظفين بفحصهم مرة واحدة كل أسبوع أو أسبوعين لشخص ما كل يوم.

إذا كان الشخص يعمل مع التقارير لمدة عام واحد بالفعل، وكنت مجبرًا على التحقق من تقريره كل يوم، فأنت لا تتحسن كقائد: فأنت لا توفر التأثير المناسب على المرؤوس أو تحتفظ بموظف غير فعال.

من مربع الحوار الخاص بالتقرير:
أيها الرئيس، - كيف تدرس السوق؟
الجواب هو - بطريقة المسح الدائم!

تقرير إلى الرأس، أو كيفية الدخول إلى رأس رئيسك في العمل

إن تقديم تقرير إلى المدير أمر مرهق لأي موظف، حتى لو كانت التقارير منتظمة. يعد تقديم تقرير شفهي مدته من خمس إلى عشر دقائق باستخدام قصة معدة مسبقًا ومدروسة طريقة لتوصيل عملك إلى رئيسك وضبط التكتيكات وخطط العمل وفقًا للأهداف والإستراتيجية التي يحملها مديرك.

بمساعدة التقرير، يحصل الموظف والمدير على المعلومات التي يحتاجونها، والتي تعتبر ضرورية للتحليل وتخطيط الأنشطة وتقييم أنشطة كل من الموظف والوحدة. يتم تعيين دور خاص هنا لأقسام المبيعات، باعتبارها مراكز الربح للمؤسسة.

تتيح مراقبة أنشطة موظفي المبيعات للمدير اتخاذ التدابير في الوقت المناسب لتنسيق عمل مرؤوسيه وتخصيص الموارد المتاحة بشكل عقلاني. لا يمكن لتقرير مبيعات بسيط أن يرضي المدير لأن الأرقام لا تعكس جميع جوانب نشاط المبيعات. إن استخدام هذه المؤشرات فقط للمراقبة يقلل من فعالية الإدارة، حيث أن الإدارة تتعرف بالفعل على المبيعات المفقودة عندما تفشل الصفقات الواعدة، ويتباطأ الدخول إلى أسواق إقليمية جديدة، و العملاء المحتملينانطباع سلبي عن منتجات الشركة.

يحرم الإعداد غير الصحيح للموظف للتقرير المدير من المعلومات الموثوقة وذات الصلة لاتخاذ القرار، ويسبب أيضًا الكثير من الأسئلة التوجيهية والتوضيحية أثناء التقرير. وهذا ما يزيد من تفاقم الوضع، إذ يتشوش فكر المتحدث، وتبدأ ذاكرته بشكل محموم في البحث عن أجوبة لسؤال ما. الأسئلة المطروحة.

تنشأ الصعوبات الأولى في إعداد قالب التقرير بسبب تأثير شخصية القائد ومستوىه تمرين شخصيودرجة تفويض السلطة إلى المرؤوسين، وببساطة القدرة على الاحتفاظ بالمعلومات التي تم تلقيها مسبقًا في الذاكرة. هنا، عادة، يبدأ المرؤوسون في تبرير تقريرهم الفاشل من خلال ضرب "الخوذة تحت الوشاح".

دعونا نتذكر "القاعدة الأولى" المعروفة للمرؤوس - الرئيس دائمًا على حق. إن القائد لا يتكيف مع رؤيتك لبنية التقرير، بل أنت تتكيف مع متطلباته.

وتسأل كيف تصل إلى رأس الرئيس؟

هناك طريقة بدون جراحة! ستحتاج إلى القليل من الوقت والاهتمام والتفكير التحليلي وأداة حديثة على شكل مسجل صوت أو تليفون محمولمع مثل هذه الوظيفة. وإذا كنت محظوظًا، فسوف تكتب في تقرير أو تقريرين رؤية رئيسك في خطة التقرير.

لكتابة نموذج التقرير الشفهي أدناه، استغرق الأمر مرة واحدة فقط لتسجيل تقرير المديرين الإقليميين لاتجاه التجارة الخارجية مع رئيس المؤسسة على مسجل صوت. وكان من حسن الحظ أيضًا أن الرئيس، الذي أزعجه التقرير التالي، أخبر لمدة خمس دقائق بما يود سماعه من المتخصصين لديه.

تحتوي النسخة المقترحة من قالب التقرير على قسمين وما يصل إلى ثلاثة مستويات من التفاصيل لكل منها، مما يسمح، إذا لزم الأمر، إما بتقليل محتوى المعلومات أو زيادته. يتم تطوير كل منطقة كمشروع منفصل، مع الأخذ في الاعتبار الإنسان و الموارد المالية. وفي القسم الثالث تمت الإشارة إلى عدد من القواعد التي يجب مراعاتها عند إعداد وتنفيذ إجراء التقرير. ولكن، إذا لم تنجح بعد المحاولات المتكررة لتعميم رؤية الرئيس في بنية قالب متماسكة إلى حد ما، فلا تزال بحاجة إلى تخطيط التقرير وفقًا لفهمك، ثم إجراء تعديلات عليه.

قد يبدو قالب التقرير كما يلي:

1. المشروع الحالي

1. تقييم حالة تنفيذ المهام المحددة مسبقًا والإجراءات المخطط لها:

1.1. أشر إلى التقريب أو المسافة من النتيجة المخططة.

1.2. ملاحظة الظروف الدالة على تحقيق النتيجة أو البعد عنها.

1.3. الخطوط العريضة ل الإجراءات النظامية.

1.4. استخلاص استنتاجات حول نتيجة الإجراءات واحتمال العمل.

2. إذا كان هناك اتفاق على التسليم أو إذا أبدى المشتري اهتمامًا محددًا، فاذكر المعلومات:

• لمحة تاريخية قصيرةعمليات التسليم السابقة (بما في ذلك السنوات السابقة)
• النماذج (التسميات)
• شروط التسليم
• شروط الدفع
• نتائج التفاوض على الأسعار

3. التقرير:

3.1. خطة عمل التوريد:

• موعد التسليم
• وقت الإنتاج
• تناسق نطاق النموذجمع إمكانيات الإنتاج
• التواريخ (بما في ذلك المخطط لها) للمفاوضات و/أو توقيع المستندات (قائمة الأشخاص والوثائق)
• الخطوط العريضة لخطط العمل البديلة

3.2. تحليل السوق الإقليمية (دراسة صحيحة له، وإذا لزم الأمر، مواصلة العمل عليه)

4. تقديم تأكيد رسمي للاستنتاجات المتعلقة بمنظور المشروع أو الإجراءات المخطط لها والإبلاغ عن وجود:

4.1. الأدلة المستندية:

• توفر العقد و/أو المواصفات (موقعة أم لا)
• توفر الطلب (طلب كتابي)
• بروتوكول النوايا
• خطاب الضمان (إلكتروني أو عادي).

4.2. تأكيد شفهي واضح لنوايا المشتري:

• وردت في عملية المفاوضات في لقاء شخصي
• وردت خلال المحادثات الهاتفية

5. استخلاص استنتاجات عامة حول المشروع (تقييمه الصحيح).

2. مشروع جديد

1. تقييم السوق الجديد:

1.1. اذكر السبب (نتيجة ما هي الإجراءات) لظهور الاهتمام النشط بهذا السوق وواقعه.

1.2. إعطاء تقييم صحيح للسوق الإقليمية وآفاقه:

• حجم السوق
• تاريخ تسليم المنتجات (أو نظائرها) إلى هذا السوق (إن وجدت ومتى ومن يقوم بذلك)

2. الدولة:

2.1. حقائق تؤكد الاهتمام الحقيقي بالسوق الجديد لمنتجات شركتك:

2.2. خطة العمل لهذا السوق:

• كمية المنتجات في التسليم المحتمل
• النماذج (التسميات)
• خطط إقامة المعارض والمفاوضات و/أو توقيع الوثائق (قائمة الأشخاص المشاركين من الجانبين والوثائق المقرر توقيعها)
• خطة عمل متسقة (خطوة بخطوة ومع المواعيد النهائية)

3. المتطلبات الخاصة

يجب أن يكون التقرير صحيحا:

• يجب تأكيد المعلومات رسميًا
• عدم وجود الخيال والتكهنات
• تقييم موضوعي لما يحدث
• عرض ذو معنى
• التفاصيل التكتيكية (التفصيلية) للعملية - يجب حذفها
• تفصيل التقرير (من التقى ومن وعدد المرات التي اتصل بها وأرسل الرسائل ومع من تواصل) - فقط بعد بدء الأمر من قبل الرئيس
• تجنب الردود من المسلسل - "الكرة في جانبهم"

يوصى ببدء التقرير بالمشاريع الحالية، حيث يجب الانتباه بشكل خاص إلى التقدم المحرز في المهام والمواعيد النهائية التي حددها أو وافق عليها الرئيس في الاجتماعات السابقة. إذا نجحت في الحصول على الموافقة أو العاطفة الإيجابيةرأس الجزء الأول، ثم الجزء الثاني - مقترحات المشاريع الجديدة، لن تترك دون اهتمامه ويمكن أن تستمر على الفور.

تحسين كفاءة قسم المبيعات في 50 يومًا ريازانتسيف أليكسي

تقرير حزمة القالب

تقرير حزمة القالب

1. تقرير النشاط

يحدد تقرير النشاط الأنشطة التي أكملها المديرون خلال اليوم، بالإضافة إلى إجماليات اليوم. يتم إدخال ما يلي في الجدول:

الشهر والتاريخ واليوم؛

تأخير، في دقائق؛

عدد المكالمات الباردة الجديدة؛

عدد المخارج لصناع القرار (DM) ؛

عدد العروض التجارية المرسلة (CO)؛

عدد المكالمات المتكررة؛

عدد المكالمات الناجحة؛

عدد التعيينات

عدد الاجتماعات المعقودة؛

عدد الفواتير الصادرة؛

حجم المدفوعات بالروبل.

يتم وضع علامة على ملء سجل المكالمات (في اليوم التالي) وإرساله إلى رئيس قسم مبيعات شرطة عمان السلطانية (الجدول 5.2).

هذه هي واحدة من أقوى الأدوات في قسم المبيعات. من خلال تنفيذه، ستتمكن من الحفاظ على إنتاجية العمل، حيث يبدأ المديرون بمرور الوقت في تنفيذ عدد أقل من الإجراءات المستهدفة. بالإضافة إلى ذلك، ستتمكن من التحكم في عدد الإجراءات التي يقوم بها المديرون ومعرفة كيفية تغير مبالغ التحويل والدفع.

وقت الانتهاء من التقرير: 10 دقائق.

2. سجل العمل

تعد مجلة العمل إحدى أدوات العمل الرئيسية لمدير المبيعات. يتم تحضيره في نهاية يوم العمل لليوم التالي. يتم إدخال جهات الاتصال الخاصة باللمسات فيه. في نهاية يوم العمل، يتم تسليم سجل العمل المكتمل إلى رئيس قسم المبيعات بريد إلكتروني– إذا لم يتم تكوين النظام الاستخدام الشائعالمستندات أو إدارة علاقات العملاء.

ما هي البيانات المسجلة في سجل العمل.

منظمة.

اسم LPR.

الهاتف والبريد الإلكتروني.

نتيجة المكالمة.

مصدر لجمع جهات الاتصال (بحيث لا يختار المديرون قواعد بيانات منخفضة الجودة بأنفسهم) (الجدول 5.3).

الجدول 5.2.سجل المكالمات

الجدول 5.3.مثال لسجل العمل

تساعدك هذه الأداة على البدء بسرعة في الصباح وإجراء المكالمات في مجموعة واحدة خلال ساعتين إلى ثلاث ساعات، بدلاً من البحث في الإنترنت عن جهات اتصال المؤسسات واحدة تلو الأخرى. سيكون متوسط ​​\u200b\u200bسرعة المدير في هذه الحالة خمسة أو ستة جهات اتصال في الساعة. ومع وجود مجلة عمل، يأتي الأشخاص إلى العمل ويمكنهم الاتصال على الفور بجهات الاتصال الجاهزة.

إذا لم يتم إعداد القائمة في المساء، فيمكنك التأكد من أن المدير سوف يكرس بسهولة هذه العملية المهمة الجميعالنصف الأول من اليوم.

3. قائمة المراجعة "جدول اليوم" (الجدول 5.4، 5.5)

الجدول 5.4.قائمة مراجعة مدير المبيعات

ومن المهم أن يتم بناء العمل في القسم على شكل كتل: تبلغ مدة الكتلة الواحدة ساعتين إلى ثلاث ساعات، يتم خلالها تنفيذ نوع واحد من العمل (في الغالب). قم بإيقاف تشغيل المهام المتعددة لمديريك ويمكنك زيادة إنتاجيتهم بمقدار مرتين ونصف على الأقل. لا تصدق؟ حدد موعدًا لشهر تجريبي وانظر بنفسك.

لقد أثبت العلماء أن الأمر يستغرق حوالي 30 دقيقة حتى يصل دماغنا إلى الذروة ويدخل في حالة التدفق. ومن أجل الخروج منه، يكفي التبديل الصغير إلى شيء آخر، حتى لمدة 30 ثانية. هذا أمر مهم لتفهمه. لذلك، لا يمكنك منح المديرين الفرصة للاتصال طوال اليوم. يجب أن يكون لديهم كتلة الاتصال. الشيء نفسه مع المهام الأخرى.

الزائد الثاني هنا هو الجانب النفسي: عندما تحدد لنفسك حدًا زمنيًا لمهمة ما، فإنك تكملها بشكل أسرع بكثير مما لو كان لديك الكثير من الوقت لتنفيذها.

4. قاعدة لتعزيز العملاء الودودين

تعد قاعدة العملاء ضرورية حتى لا تفقد العملاء المحتملين الذين اتصلوا بك - فقد تم إرسال عرض تجاري إليهم، وربما عقدوا اجتماعات، لكنهم لم يصلوا إلى البيع. تظهر إحصاءاتنا أنه في هذه المرحلة، تسقط 20-30٪ من المعاملات - فقط لأنهم ببساطة نسوا العملاء، على أمل أنه إذا قرروا، فسوف يتصلون بأنفسهم. يجب أن يتم العمل مع جميع العملاء الودودين، ويجب تحديد تواريخ المكالمات التالية وتعزيز المعاملة (الجدول 5.6).

بعد ملء قاعدة البيانات، يقوم المدير بإدخال الجدول الزمني في التقويم الخاص به ويقوم بتعيين تذكير على الهاتف. أو قم بملء تقويم Google الخاص بك ووضع تذكير عبر الرسائل القصيرة فيه. بشكل مريح للغاية.

5. تقرير الاجتماع

يقوم الموظفون بملء تقرير عن الاجتماع بعد الاجتماع. فهو يحدد موضوع الاجتماع والاتفاقات الرئيسية وتواريخ اللمسة التالية.

يعد التقرير مهمًا لأنه يسمح للإدارة بمراقبة الاجتماعات التي تم عقدها فعليًا وفعاليتها.

الجدول 5.5.قائمة مرجعية لمدير المبيعات

الجدول 5.6.قاعدة تعزيز المبيعات

غالبًا ما تكون هناك مشكلة عندما يعقد المديرون اجتماعات لأنفسهم بينما يقومون هم أنفسهم بأعمالهم.

تقرير اجتماع مدير المبيعات

التاريخ _______________ اسم المدير _________________

اسم الشركة ________________________________

جهة الاتصال _______________________________________

ملاحظات المدير:

نتيجة الاجتماع:

مزيد من الإجراءات:

الخطوات التالية للعميل:

6. تقرير رئيس قسم المبيعات

يتم ملء التقرير الخاص بنتائج قسم المبيعات من قبل رئيس القسم وبالتالي يمكّن مدير المؤسسة من التحكم في أداء المبيعات للقسم ككل ونتائج كل مدير (الجدولان 5.7 و 5.8).

يمكنك إضافة أي مقاييس أخرى، مثل عدد وحجم عمليات البيع الإضافية، ومبيعات المنتجات الشريكة، وما إلى ذلك.

الجدول 5.7.تقرير قسم المبيعات

الجدول 5.8.تقرير المبيعات لمدير معين

7. التدقيق قاعدة العملاء

يقوم رئيس قسم المبيعات بمراجعة قاعدة العملاء مرة واحدة شهريًا / ربع سنوي. وبناء على نتائج التدقيق، يقوم بملء جدول التقرير (الجدول 5.9).

الجدول 5.9.تدقيق قاعدة العملاء (حسب تجزئة ABC)

8. تقرير مندوب المبيعات (التاجر)

يتم استخدامه للتحكم في تجاوز المنافذ التابعة لمندوب المبيعات (الجدول 5.10).

الجدول 5.10.التقرير اليومي لمندوب المبيعات

9. القاعدة العملاء الرئيسيين

من المهم أن يحتفظ المديرون بقاعدة بيانات للعملاء الرئيسيين. لأنك تحتاج إلى الحفاظ على التواصل معهم بجودة مختلفة تمامًا. يعتمد العمل على هذا الجزء من قاعدتك، ومن المهم جدًا إنشاء لمسات النظام فيه.