ما هو مدير مساعد؟ ما نوع المساعد الشخصي الذي تحتاجه. الوصف الوظيفي لمدير مساعد: نموذج

عند تكوين الموظفين ، يجب على رئيس أي منظمة بالضرورة إبلاغ الموظف المعين بواجباته الرسمية. عند كتابة التعليمات ، يجب على المدير الحفاظ على ترتيب أقسامه ، والهيكل المحدد. وعادة ، يتم وصف خصائص المهنة ، والوظيفة الرسمية للموظف في الهيكل ، والمتطلبات ، وحقوقه ومسؤولياته موضحة. المدير المساعد ، مثل باقي موظفي المنظمة ، ملزم بالتصرف والامتثال لجميع متطلبات هذا المستند.

يتم كتابة الدليل من قبل الرئيس وفقًا للمعايير المعمول بها ، ويجب ألا ينتهك قانون العمل في الاتحاد الروسي. يجب أن يتم تنسيقه بالضرورة مع الخدمات ذات الصلة (محامي ، رئيس قسم شؤون الموظفين) ، على دراية بمقدم الطلب للوظيفة ، موقعًا من كلا الطرفين. في الوقت نفسه ، لا يعتبر بعض المحامين وجود مثل هذه الوثيقة إلزاميًا لإضفاء الطابع الرسمي على علاقات الخدمة.

فائدة الوصف الوظيفي

الغرض الرئيسى:

• مساعدة المدير في أنشطته اليومية ؛
• أقصى قدر من المعلومات حول الواجبات والوظائف والمتطلبات للموظفين ؛
• في حالة إجراء محاكمة ، سيكون من الأسهل إثبات عدم الامتثال للموقف ؛
• عدم وجود معلومات مفصلة في العقد عن ميزات الوظائف والواجبات المباشرة للموظف ؛
• يسمح لمقدم الطلب للمنصب بإعطاء رفض مبرر بسبب عدم الامتثال لمتطلبات الوظيفة ؛
• يسمح لك بتحديد المسؤوليات بين موظفي المنظمة ؛
• يسمح لك بتقييم أداء كل موظف ؛

وجود التعليمات مفيد للمساعد نفسه. من الواضح أنه يعرف حقوقه وواجباته. ليس مطلوبًا أداء وظائف غير محددة في التعليمات.

معياري - الإطار القانوني لإعداد التوصيف الوظيفي

يبدو بشكل أساسي كما يلي:

• التشريع الحالي للاتحاد الروسي ؛

يسمح لك التشريع بتزويد الموظف بأي وظائف ، إذا كان موثوقًا به ، فلديه ما يكفي من المعرفة والخبرة والمؤهلات لحل هذه المشكلات. يرجى ملاحظة أن السلطة يجب أن تكون صادرة عن رئيس أمره.

• المسمى الوظيفي؛

يتم وضع وصف الوظيفة مع مراعاة تفاصيل الوظيفة ، ويحدد الاختصاصات. يجب أن يعكس العمل الفعلي الذي يؤديه المدير المساعد.

• المستندات الداخلية:
• ميثاق المنظمة وتوجيهات الإدارة واللوائح الداخلية والسلوك.

يجب أن يتنقل المساعد بسرعة في الإطار القانوني الذي يحكم أنشطته وعمل المسؤولين التابعين له. يحتاج إلى دراسة التشريعات الفيدرالية والإقليمية ، أنظمةالمنظمات.

الأجزاء الرئيسية من الوصف الوظيفي

يتم تقديم الهيكل في كتيبات الدولة حول مؤهلات الموظفين. يحتوي على جميع المتطلبات الأساسية لمدير مساعد ويشير إلى مكانه في هيكل المنظمة.

المكونات الرئيسية للتعليمات:

• أحكامه العامة. يتم تحديد شروط التسجيل في الولاية ، وإجراءات الفصل ، والتبعية في المنظمة ، وقواعد استبدال المساعد في غيابه. يشار إلى مستوى المؤهلات والتعليم والمهارات والخبرة ؛
• المتطلبات والمهارات ؛
• مسؤوليات العمل. يشار بوضوح إلى الوظائف الرئيسية للمساعد ؛
• القوى. تحدد هذه الفقرة درجة الكفاءة وحقوق المساعد ؛
• مسؤولية. المنصوص عليها مستوى عاممسؤولية خاصة عن الأخطاء والانتهاكات المرتكبة في العمل ، يشار إلى قائمتهم (بناءً على طلب الرئيس) ؛
• اتصالات العمل. يحدد القسم نطاق التفاعل الرسمي مع أعضاء الفريق الآخرين. يشار إليه مع من وعلى أي قضايا محددة التعاون المطلوب.

دعنا نلقي نظرة فاحصة على كل قسم.

الأحكام العامة

الأحكام الأساسية:

• مساعد - متخصص يساعده في التقنية و قضايا وثائقية;
• يتم التعيين في المنصب والفصل منه بأمر من رئيس المنظمة ؛
• في عملية العمل ، يتبع المساعد أوامر وتعليمات الرأس فقط ؛
• أثناء غيابه ، يتم توفير بديل مناسب ، والإشارة إلى موقع بديله ، وإصدار أمر للمؤسسة لاستبداله ؛
• يجب أن يكون المساعد حاصلاً على تعليم عالي متخصص. خبرة في الملف الشخصي - سنتين على الأقل. قد تحتاج إلى ترقية مؤهلاتك عند التقدم لوظيفة.

متطلبات

يمكن أن يتضمن دور المساعد التنفيذي وظائف مختلفة للغاية.

قد يكون الشخص الذي يشغل هذا المنصب في الممارسة:

• في الحقيقة نائبه ويتبع القائد مباشرة وهو وحده. غالبًا ما يكون لديه مرؤوسون لموظفين آخرين ؛
• مساعد شخصي. يؤدي عمل سكرتير وهو في منطقة الاستقبال ، كما أنه ينتمي إلى المتخصصين. في الوقت نفسه ، لا يقدم تقاريره إلى القائد فحسب ، بل يقدم تقاريره أيضًا إلى القائد. خدمة الأفرادفيما يتعلق بوظائف الأمانة.

مثل هذا المساعد لديه حقوق وصلاحيات أقل بكثير من الاختصاصي المقابل في وظائفه لنائب الرئيس. قد يكون لديه تعليم ثانوي ، وقد لا تكون الخبرة في التخصص مطلوبة.

من الخطأ تحديد هذه المواقف. أحدهما يعني أداء الوظائف المساعدة بشكل أساسي ، ويقوم المدير المساعد بأداء وظائف تنظيمية وإدارية.

المتطلبات الأساسية لمساعد مع وظائف تنظيمية وإدارية:

• تنفيذ المتطلبات عقد التوظيف, المسمى الوظيفي;
• معرفة قواعد آداب التعامل مع الشركات والاتصالات التجارية ؛
• معرفة سير العمل بدقة ، وصيانة وثائق التقارير وهيكل المنظمة ؛
• إجراء مفاوضات تجارية بكفاءة ؛
• أن تكون قادرًا على إعداد مستندات مهمة ؛
• إبلاغ المدير في مجال تقديم التقارير المهمة ؛
• العمل على جهاز كمبيوتر ، واستخدام المعدات في المكتب (الماسح الضوئي والطابعة) لأداء واجباتهم المباشرة ؛
• المعرفة المرغوبة لغات اجنبية(على مستوى الاتصال) ؛
• تكون قادرة على صياغة اتفاقيات قياسية.

يمكن لرئيس المؤسسة ، نظرًا لأهمية منصب مساعده ، استكمال القائمة المحددة ، مع مراعاة خصوصيات المنظمة وعملها.

مسؤوليات مدير مساعد

المساعد لديه الكثير من المسؤوليات ، والعمل مباشرة مع المدير.

المسؤوليات الرئيسية هي:

• الامتثال الصارم لجميع أوامر وأوامر الإدارة ؛
• خطط للروتين اليومي للمدير لليوم التالي. تطوير وتنسيق أوقات الزيارات والاستقبالات. إرسال الجدول الزمني إلى المدير في الوقت المناسب ؛
• مرافقة الرأس في حفلات الاستقبال ، في الرحلات ؛
• لاستقبال الزوار وإنشاء قوائم بزيارات الإدارة والرد على المكالمات الهاتفية وتقديم شهادات مختلفة وفقًا لسلطاتهم ؛
• ضمان أنشطة الرئيس وحل المشكلات الفنية (تنظيم المفاوضات والاجتماعات وحجز التذاكر وحجز الفنادق) ؛
• التحضير للاجتماعات والاجتماعات واجتماعات الرئيس وإخطار جميع المشاركين بجدول الأعمال وموعد الاجتماع ؛
• الاحتفاظ بمحاضر الدورة ونتائج الاجتماعات والاجتماعات والمفاوضات وتوثيق نتائجها ؛
• تنسيق عمل إدارات وأقسام المنظمة حسب تعليمات وأوامر الرئيس ؛
• لفت انتباه رؤساء الأقسام الهيكلية إلى أوامر الإدارة ، والتحكم في توقيت تنفيذها ؛
• قبول وتسجيل المستندات والطلبات المقدمة لتوقيع الرئيس ، ونقلها إلى الرأس ؛
• إعداد الرسائل والطلبات والمستندات الأخرى نيابة عن الرئيس ؛
• التأكد من أخذ التوكيلات الصادرة عن الرئيس في الاعتبار ؛
• التواصل بشكل مستقل مع موظفي الإدارات والمؤسسات الأخرى ، وحل عدد من القضايا الناشئة التي يمكن حلها بدون مدير ؛
• الحصول على المعلومات اللازمة - جمع الوثائق المطلوبة بناء على طلب الرئيس ؛
• إعداد الوسائل البصرية والوثائق اللازمة للاجتماعات ؛
• تنظيم العمل المكتبي ، والإدارة ، والتحكم في أنشطة الكتبة ؛
• استلام وتسجيل وتقديم المراسلات المرسلة إلى الرأس ؛
• التواصل مع الزوار. مقابلة عملاء المنظمة وموظفيها والاحتفاظ بالسجلات وتنظيم استقبال شخصي للزوار على الرأس. أجب أيضًا على أسئلتهم ، والتي يمكنه حلها بمفرده.

الاختصاصات

الصلاحيات والحقوق الرئيسية للمساعد:

• التسجيل وتوقيع الوثائق ضمن اختصاصهم ؛
• الوصول إلى المعلومات المغلقة لعامة الناس في حالة الضرورة الرسمية ؛
• دراسة الوثائق المتعلقة النشاط المهني;
• معرفة هيكل وقيادة جميع أقسام المنظمة ؛
• - إعداد الرسائل والطلبات والوثائق الأخرى وإعداد الردود على الطلبات (نيابة عن الرئيس) ؛
• اسأل ممثلي الانقسامات الهيكلية المستندات المطلوبة، المواد ، تلقي المعلومات بالقدر اللازم لتنفيذ واجباتهم المباشرة ؛
• التعرف على قرارات وأوامر وأوامر الرأس ؛
• المشاركة في اجتماعات واجتماعات قادة المنظمة ؛
• تقديم طلب إلى الرئيس للحصول على إذن لتقديم مستندات مهمة للوحدات الإنشائية ؛
• إرسال اقتراحات لتحسين عملهم وأنشطة الشركة ؛
• تنظيم مكان عمل المدير ، وخلق الظروف للعمل الناجح والفعال.

مع الأخذ في الاعتبار خصوصيات عمل المنظمة نفسها وخصائص عمل المساعد ، يمكن تغيير قائمة الصلاحيات والحقوق المقترحة أو توسيعها بشكل كبير أو تقليلها على العكس من ذلك.

عادة ما تكون الفقرة الأخيرة هي الأحكام المتعلقة بإجراءات المسؤولية التي تنطبق على الموظف.

مسؤولية المساعد

يجب أن تكون عقوبات مخالفة العقد والوصف الوظيفي واللوائح الداخلية والقوانين متوافقة فقط مع القانون المعمول به. عادة ، يتم تنظيم درجة المسؤولية من خلال قانون العمل في الاتحاد الروسي.

المدير المساعد مسؤول عن:

• الأداء غير السليم للواجبات الرسمية ، ورفض الأداء ؛
• انتهاك المواعيد النهائية لأداء العمل المطلوب ؛
• انتهاك أوامر وقرارات وقرارات الرئيس ؛
• الإجراءات التي لا تدخل في اختصاصهم ؛
• المعاملة غير الودية وغير المهذبة لشركاء المنظمة والزوار والموظفين وعدم مراعاة الاتصالات التجارية وآداب السلوك ؛
• الضرر المادي للمنظمة ومقاوليها وموظفيها ؛
• تقديم معلومات خاطئة للموظفين ؛
• السيطرة غير الكافية على أنشطة الموظفين المرؤوسين ؛
• الكشف عن البيانات الشخصية والمعلومات السرية التي لها وصول محدود.

هناك عقوبات على:

• عدم أداء الواجبات الرسمية بالكامل أو بشكل غير كاف بحسن نية (وفقًا لقانون العمل في الاتحاد الروسي) ؛
• الجرائم (حسب التشريع: إدارية ، مدنية ، جنائية) ؛
• الأضرار المادية الناجمة (وفقًا لقوانين العمل والمدنية في الاتحاد الروسي).

قد تكون العقوبة المقررة في شكل الحرمان من الأجر المادي ، حتى الفصل. في نهاية نص المستند ، يجب أن تكون هناك تأشيرات للموظفين الذين يوافقون عليها وتوقيع مساعد المدير.

يقوم رئيس المنظمة بوضع التعليمات بالتنسيق مع: محام ، رئيس قسم شؤون الموظفين ، حماية العمال. بعد إجراء التعديلات والإضافات ، يوافق الرئيس. يشار إلى منصبه ولقبه (مع فك التشفير) وتاريخ الموافقة والتوقيع.

توقيعه يؤكد موافقته على التغييرات عند إجراء التعديلات وقانونية هذه الوثيقة.

خاتمة

المنصب - مساعد الرأس هو منصب خاص متعدد الأوجه ومسؤول للغاية. إنه يقدم تقاريره مباشرة إلى القائد فقط ويجب عليه اتباع جميع تعليماته بدقة - الشيء الرئيسي في عمله. لديه مسؤولية متزايدة عن السلوك غير النزيه في العمل. في هذه الحالة ، تكون العواقب ممكنة مع الإضرار بصاحب العمل نفسه.

يجب أن يتمتع المساعد بصفات شخصية خاصة: الالتزام بأداء وظائفه ، والضمير ، والتواصل الاجتماعي ، والطلب من نفسه ، والقدرة على التواصل مع كمية كبيرةمن الناس. من العامة. يجب أن يكون لديه جاذبية وسحر فطريين.

درسنا بالتفصيل مكونات التعليمات والاختصاصات والوظائف والمتطلبات. يمكن إضافتها وصقلها اعتمادًا على تفاصيل وحجم المنظمة. الشيء الرئيسي هو أن التعليمات يجب أن يضعها الرئيس ، بالتنسيق مع الخدمات ذات الصلة. يجب أن يكون مقدم الطلب لهذا المنصب على دراية به بموجب توقيع شخصي ومن المستحسن الحصول عليه في متناول اليد.

مطلوب مساعد أعمال من قبل كل مدير أثناء إدارته شركة كبيرة، يمكنه أن يعهد بأداء العديد من واجباته. يجب أن يكون هذا شخصًا يتمتع بالمعرفة والمهارات والكفاءة اللازمة ، ويجب أن تثق به في كل شيء. مساعد - " اليد اليمنى»مدير ، ذكي بالضرورة ، ومجتهد ، ومختص ، ومساعد موثوق ، ويمكن أن يحل محله إلى حد كبير في حالة عدم وجود قائد. ليس من أجل لا شيء أن كتيب التأهيل يحيله إلى المتخصصين - المديرين.

) هو موظف لا غنى عنه للقائد. يقوم بالعديد من الوظائف ولديه صلاحيات كبيرة لدرجة أنه في الواقع يصبح الشخص الثاني في الشركة. قم بصياغته بالكامل الواجبات الرسميةشبه مستحيل. يعد اختيار مساعد شخصي لقائد معين مهمة من منطقة "المهمة المستحيلة" ، لذا فهي تدخل في فئة معقدة للغاية.

شكلت تجربتي في العمل في وكالة توظيف نظرة خاصة على هذه المهنة الرائعة.

عدم وجود مساعدين شخصيين مؤهلين في سوق الموارد البشرية

المساعد الشخصي هو نوع فرعي منفصل في التسلسل الهرمي للتخصصات الإدارية.

كقاعدة عامة ، تنشر مواقع البحث عن الوظائف الوظائف الشاغرة بمجموعة قياسية من المتطلبات - تدفق المستندات والعمل التنظيمي. تتشابه وظائف مثل التوائم مع بعضها البعض ، باستثناء حجم الشركة ونطاق العمل. ولكن في الواقع ، هناك عدد كبير من المتطلبات المحددة وغير المعلنة للوظيفة. لم يتم تضمينها في الوصف الوظيفي على مواقع الويب ، ولكن هذه المتطلبات هي الحاسمة في اختيار المرشحين.

أثناء اجتماع شخصي مع صاحب العمل ومناقشة موضوعية لهذه الوظائف الشاغرة ، تظهر "ملاحظات هامشية" - قائمة طويلة من المتطلبات التي لم يتم نشرها في الوظيفة الشاغرة ، والتي تحدد استراتيجية البحث عن مرشح لوظيفة شاغرة في RA. فيما يلي أمثلة للمتطلبات الغريبة: سرعة العد اليدوي ؛ وجود فئة رياضية ؛ القدرة على العد في العقل. خبرة في إدارة المشاريع الاستثمارية. معرفة الإطار التشريعي؛ معرفة ممتازة بجميع العلامات التجارية المتميزة ؛ قاعدة الاتصال لأصحاب مطاعم النخبة. المتطلبات المعتادة: ارتفاع الصوت (الجرس) ، الطول ، الوزن ، حجم الملابس ، معرفة اللغات ، إلخ.

يقدم القائد أيضًا قائمة إضافية من المتطلبات للصفات الشخصية للمساعد ، والتي ربما تكون الأكثر ضخامة. في الوقت نفسه ، لا تقل أهمية المتطلبات الرسمية للمهارات والخبرة المهنية.

لذلك اتضح أنه لا يوجد سوى عدد قليل من المرشحين المثاليين في السوق ومن الصعب جدًا اختيار RA لمدير.

لكن بالنسبة لكل صاحب عمل ، فإن المثل الأعلى للمساعد يختلف ، ولكن هناك ثابت - يحتاج الجميع إلى مساعد موثوق به ومخصص ومسؤول يمكنه تولي جميع المهام التنظيمية والإعلامية ، وتحرير المدير من إضاعة الوقت وحل المشكلات القياسية وغير القياسية بمهارة. - مشاكل معيارية.

اختلاف المساعد الشخصي عن غيره من المهنيين الإداريين

قبل تحديد الاختلافات ، دعنا نحدد أنواع المناصب الإدارية. من المهم أن نفهم نوع المهنة الإدارية التي نتحدث عنها والوظائف الموكلة إليه.

مساعد أعمال (BA) (مساعد شخصي (PA) ، مساعد شخصي)- ضروري لرئيس أو مالك الشركات الكبيرة (الروسية والدولية). يقدم تقاريره فقط لقائده.

شخص "قريب من الإمبراطور" ، يده اليمنى ، مقرب ، "نائب رئيس". يخطط لخطة عمل وجدول زمني ، تقويم عمل ، "ارتباط" بالعالم الخارجي. يمكن أن يكون مرشدًا ، أو مترجمًا ، أو مربية ، أو مديرًا للمنزل ، أو توقعات الطقس ، أو محرك بحث ، أو وكيل سفر ، وغالبًا ما يقوم بجزء من العمل للمدير (يستحوذ الرئيس على نتيجة العمل) ، ولديه معرفة / تعليم خاص في مجال الأعمال وأنشطة القائد ، يعرف كيف يتخذ القرارات بشكل مستقل.

سكرتير- ضروري لرؤساء أي شركة. تقارير إلى جميع كبار المديرين. الوظيفة بسيطة: تدفق المستندات ، ومقابلة الضيوف ، والشاي / القهوة ، ودعم الحياة في المكتب ، والمحادثات الهاتفية ، ومعالجة المراسلات ، وتنفيذ تعليمات بسيطة للإدارة.

متطلبات:العمر - حوالي 23-30 عامًا ، ثانوي متخصص أو تعليم عالي (حسب مستوى الشركة) ، لا توجد خبرة عمل مقبولة ، مهارات الكمبيوتر مطلوبة ، خبرة في المعدات المكتبية ، سرعة طباعة عالية ، معرفة آداب العمل، إذا لزم الأمر - معرفة لغة أجنبية. الصفات الشخصية: المسؤولية ، الاجتهاد ، حسن النية ، القدرة على أداء العمل الرتيب.

سكرتير مساعد- مطلوب لمدير مع موظفين في الشركة يصل إلى 50 شخصًا. يقدم للقائد. الجمع بين وظائف السكرتير والوظائف الجزئية لمساعد الرئيس. ينفذ تعليمات بسيطة من الرأس.

متطلبات:التعليم العالي العالي أو غير المكتمل ، العمر - حوالي 25-32 عامًا ، سرعة طباعة عالية ، القدرة على استخدام المعدات المكتبية ، خبرة عمل مماثلة من عام. الصفات الشخصية: الاجتهاد والمسؤولية والانضباط والقدرة على أداء العمل الرتيب.

مدير مكتب- ضروري للشركات المتوسطة التي يعمل بها 30 شخصا. يقدم تقاريره إلى كل من المدير وكبار المديرين. مسؤول عن الخدمات اللوجستية للمكتب ، ويحافظ على الوثائق الأولية ، ويمكنه أداء وظائف السكرتير (لقاء الضيوف ، والمكالمات ، وتدفق المستندات).

متطلبات:التعليم العالي ، العمر - 25-35 سنة ، خبرة عمل مماثلة ، مهارات تنظيمية. الصفات الشخصية: مؤانسة ، حسن النية.

موظف الإستقبال- ضروري للشركات التي يعمل بها 50 شخصًا ، مع عدد كبير من الزوار. يقدم تقاريره إلى المدير الإداري ، مساعد المدير ، مدير المكتب ، فريق الإدارة. يقوم بمهام فنية: لقاء الضيوف ، الشاي / القهوة ، المكالمات ، التفاعل مع السعاة / السائقين.

متطلبات:بيانات خارجية جيدة ، العمر - 22-27 سنة ، الافتقار إلى الخبرة العملية مقبول ، القدرة على استخدام المعدات المكتبية ، PBX. الصفات الشخصية: حسن النية ، والتواصل الاجتماعي ، ومقاومة الإجهاد ، والابتسام.

في وصف المناصب الإدارية ، على الرغم من تشابه الواجبات ، هناك فرق رئيسي: المهمة الرئيسية للسكرتير هي إدارة تدفق المعلومات ، والمهمة الرئيسية للمساعد الشخصي هي إدارة أداء المدير.

هناك عدد من العوامل المميزة التي ستساعدك على فهم تصنيف هذه المواقف:

نصيحتنا

في المقابلة ، حدد دائمًا نطاق الواجبات المؤداة ، وتوافر وحجم المهام الشخصية ، والجدول الزمني ومستوى الراتب ، لأن. بعض أرباب العمل لا يرون أي فرق بين وظيفتي "سكرتير" و "مساعد شخصي".

ما الذي يجب أن يعرفه المساعد الشخصي؟

لتتناسب مع أقرب وقت ممكن مستوى عالالقائد ، يجب أن يكون لدى السلطة الفلسطينية مهارات ، وصفات وقدرات معينة ، نوع من الشخصية ، وربما الأهم من ذلك ، نوع شخصية خاصة. إذن ما الذي يجب أن يكون قادرًا على "رجل أوركسترا" ، هذا " جندي عالمي"و" أداة متعددة الوظائف "؟

مهارات احترافية:

• إدارة السجلات؛
• إدارة الوقت؛
• تنظيم أحداث العمل ؛
• العمل كنائب (وظائف الشخص الثاني) ؛
• محو الأمية المالية؛
• إدارة السكرتارية؛
• الحفاظ على الاتصالات التجارية ؛
• دعم السفر
• العمل كمترجم
• إدارة الشؤون الشخصية للرئيس (مرافقة شخصية)

دعونا نفكر فيها بمزيد من التفصيل.

إدارة السجلات:

• العمل مع الوثائق هو تجميع مختص من جميع وجهات النظر الرسائل التجارية، أوراق ، بيانات ، عقود ، أوامر ، تقارير متنوعة ، إلخ ؛
• إذا لزم الأمر ، تحرير الرسائل والأوراق التي يعدها الرئيس ، وإصدار الأوامر ، وإعداد العروض التقديمية ومسودة المستندات ؛
• العمل مع البريد: فرز بريد المدير حسب الأهمية والإلحاح ، ومعرفة مكان توجيه الرسائل ، ولمن تجيب على ماذا ، ومن تسأل برشاقة ومن تطالب بشدة.

إدارة الوقت:

• الجدولة والتخطيط ، وتحديد أولويات المهام ، وتتبع الجداول الزمنية ؛
• تحديد المهام وتذكير المدير بها ، والإبلاغ عن المواعيد النهائية والاجتماعات والرحلات وأحداث العمل الأخرى ؛
• التنظيم الأمثل ليوم عمل الرئيس ؛
• التخطيط لوقت العمل الخاص بك.

تنظيم أحداث العمل:

• التحضير للاجتماعات والمفاوضات والاجتماعات والعروض التقديمية التي تتطلب مشاركة الرئيس ؛
• حفظ المحاضر ، وإرسال الإخطارات ورسائل الدعوة إلى المشاركين في الحدث ، وتوفير المعلومات حول نتائج الاجتماعات ؛
• تنظيم رحلات العمل.

العمل كنائب (مهام الشخص الثاني):

• لا يمتلكون المعرفة والمهارات المهنية الأساسية فقط إلى الكمال ، ولكن يمتلكون أيضًا معرفة معينة في مجالات متنوعة;
• القدرة على الإدارة: تنظيم الموظفين (بما في ذلك الأشخاص الأوائل للشركة) ، والتأثير على رؤساء الأقسام والتحكم في تنفيذ المهام ؛
• الإشراف على المشاريع التجارية الفردية ؛
• حل بعض مشكلات العمل بشكل مستقل (على سبيل المثال ، حول عقد اجتماعات معينة) ؛
• أن يكون ممثلاً للرئيس في الأحداث التجارية ، ويعبر عن موقفه ويجيب على الأسئلة ؛
• التحدث نيابة عن الرئيس ، والقدرة على التفاوض والمساومة بشكل صحيح ؛
• تصرف بحزم ، لا تخافوا من تحمل المسؤولية.

إدارة السكرتارية:

• تحديد المهام للسائقين والسعاة وإجراء عمليات الشراء للأحداث والجمع بين وظائف مدير المكتب ؛
• تنفيذ الاتفاقات مع الموردين ، والاتصال بالسلطة المختصة لحل سريع للمشاكل مع الدعم الفني لعملية العمل ؛
• دعم الحياة لمكتب المدير والاستقبال.

الحفاظ على الاتصالات التجارية:

• أن تكون قادرًا على إدارة تدفق المعلومات (تعرف من ومتى يمكن الاتصال / تخطي الرئيس ، والذي يمكن تحويله إلى شخص آخر مسؤول ، ودائمًا ما يتخذ هذه القرارات بمفرده) ؛
• مواكبة جميع الأحداث في الشركة ؛
• لحماية الرأس من الاتصالات غير الضرورية دون المساس بصورة الرئيس والشركة ؛
• حل أي مشاكل في أقصر وقت ممكن - ودائمًا بنتيجة إيجابية ؛
• أهنئ عملاء الشركة وابق على تواصل معهم.

دعم السفر:

• تنظيم الأعمال ورحلات الرئيس (إصدار التأشيرات ، حجز تذاكر السكك الحديدية والطيران ، النقل ، الفنادق) ؛
• تنظيم الرحلات اللوجيستية الأكثر تعقيدًا ، المواثيق في كلا الاتجاهين ؛
• التعارف الشخصي مع قادة شركات الطيران ؛
• تنظيم السفر: من شراء التذاكر وطلب الانتقالات والعشاء واختيار الهدايا. كل رحلة مصحوبة ببرنامج محدد ، وكتابة "سيناريو" الرحلة - من الاجتماعات والأحداث إلى وقت العشاء المحدد في مطعم وفقًا لقائمة محددة ؛
• مراقبة المقاولين والخدمات في البلدان الأخرى ؛
• مراقبة دقيقة لأسعار تأجير السيارات الفاخرة واليخوت وطائرات رجال الأعمال والقدرة على التفاوض على الخصم.

العمل كمترجم:

• ترجمة إلى اجتماعات عمل;
• ترجمة مكتوبة للوثائق.
• إجراء المراسلات التجارية بلغة أجنبية.

إدارة الشؤون الشخصية للرئيس (الدعم الشخصي). يُطلق على المساعد الشخصي اسم "شخصي" لسبب ما: لا تشمل وظيفته حل مهام العمل فحسب ، بل أيضًا المهام الشخصية للمدير:

• من الضروري التنقل في مناطق خدمة فاخرة مختلفة - من المطاعم إلى الهدايا ؛
• إذا كان لدى القائد أطفال - تحكم في عمل المربيات / المعلمين / المعلمين ، وتتبع الزيارات إلى الدوائر / الأقسام / الفصول ؛
• تنظيم الاستجمام - من توصيات البلدان والأماكن إلى المراقبة اليومية للطعام والحركة (بما في ذلك تنظيم الرحلات على متن الطائرات وطائرات رجال الأعمال واليخوت والبواخر) ؛
• تنظيم المحتوى بيوت البلدوالتفاعل مع أفراد الخدمة ؛
• تنظيم الأحداث الطبية (التسجيل للفحوصات الوقائية ، وتنظيم العمليات ، والبحث ، والعلاج ، والتحكم في تناول الأدوية الموصوفة في الوقت المناسب) ؛
• معرفة ممتازة بالعلامات التجارية الفاخرة والعلامات التجارية للملابس / الأحذية / الإكسسوارات - تصميم الأزياء الراقية ، والملابس الجاهزة ، والتفاعل مع مصممي الأزياء المشهورينوبيوت الأزياء الأجنبية ، والعمل مع القياسات الشخصية ؛
• معرفة أفضل النحاتين والفنانين وتجار التحف الروس ، حيث يتعين عليك غالبًا شراء أعمالهم كهدية ؛
• منظمة الهوايات الرياضيةبوس: معدات مصنوعة حسب الطلب للقياسات الشخصية ، وشراء أحدث مجموعات الملحقات ؛
• متابعة افتتاح المطاعم الجديدة وملاعب الجولف وسباقات السيارات الرياضية وجداول ميدان سباق الخيل والأحداث الرئيسية ؛
• تنظيم دعم مماثل لأقارب الرئيس ووالديه وأصدقائه وشركائه ، إلخ.

وإليك كيف تبدو الوظيفة الشاغرة المعتادة متواضعة ، مما يعني ضمناً جميع الوظائف المدرجة:

المسؤوليات:

• الدعم الإداري والتنظيمي لأنشطة الرئيس ؛
• المشاركة المباشرة في المفاوضات واجتماعات العمل وحفلات الاستقبال والاجتماعات والمشاريع ؛
• إجراء المراسلات التجارية (بما في ذلك اللغة الإنجليزية) والترجمة الشفوية والمكتوبة ؛
• تنظيم / توفير رحلات العمل والرحلات الشخصية للرئيس ؛
• حفظ السجلات وتداول الوثائق والمراسلات ؛
• جمع وإعداد المواد التحليلية والمعلوماتية والمرجعية وغيرها من المواد للرأس ؛
• تقديم التعليمات والأوامر وتعليمات الرئيس ومراقبة تنفيذها في الوقت المناسب إلى رؤساء الأقسام ؛
• تنفيذ التعليمات الشخصية للرأس ؛
• رحلات العمل (مرافقة الرئيس أثناء الاجتماعات والرحلات)

في الواقع ، لا يمكن وصف الوظائف وعدد المهام وإدراجها في المقابلة. كن مستعدًا لأن المهام غير المتوقعة "ستلحق" بك في عملية العمل وستسقط مثل الرمل.

وسيتوقع المدير حلولًا سريعة واحترافية منك.

لذلك ، فإن الرغبة في العمل في وضع غير منتظم ، مع تدفق لا نهاية له من المعلومات ومع الكثير من التعليمات ، تبقى "ظل" الرئيس ، مما يظهره

أقصى قدر من الإخلاص والولاء هو مزيج من الصفات نوع خاصمن الناس. من العامة. هناك القليل منهم ، لذلك هم ذوو قيمة عالية ، و غوص عميقفي أداء الواجبات ، في كثير من الأحيان على حساب المصالح الشخصية ، كقاعدة عامة ، يتم تعويضها براتب لائق.

سيساعدك نظام بناء كتالوج المهام على تجنب الفوضى والارتباك. يقوم على قاعدة الأسبقية:

1) التعليمات المتعلقة بالأعمال ؛

2) المهام الشخصية للمدير ؛

3) مختلف الشؤون الجارية ؛

4) الخطط طويلة المدى.

إذا تلقيت عدة مهام في ساعة من المستحيل تمامًا القيام بها في نفس الوقت ، فأنت بحاجة إلى إبلاغ المدير بالوضع الحالي واطلب منه تحديد الأولويات.

متطلبات المساعد الشخصي

تتشكل متطلبات PA من المهام ونطاق الكفاءات الوظيفية التي يحددها المدير: يمكن أن يشارك المساعد بشكل كامل في العمل ، أو يمكن تعيينه فقط لتنظيم المساحة الشخصية للمدير. بالنسبة لشخص ما لا يهم وجود ملف تعريف تعليم عالى، يحتاج البعض الآخر إلى معرفة اللغات أولاً وقبل كل شيء ، بالنسبة للبعض ، من المهم نوع القهوة التي يشربها المساعد أو كيف يبدو.

ولكن ، على الرغم من نطاق وتفاصيل المهام في الشركات المختلفة ، تظل المتطلبات الرئيسية دائمًا كما هي.

متطلبات:

• التعليم العالي (يتم إعطاء الأفضلية دائمًا للخريجين بدوام كامل مع مرتبة الشرف من أفضل خمس جامعات) ؛
• خبرة لا تقل عن سنتين في منصب مماثل (يفضل دائمًا الخبرة في العمل مع كبار المسؤولين) ؛
• معرفة اللغة المطلوبة بطلاقة (غالبًا ما تتطلب مستوى متحدث أصلي) ؛
• الاستعداد للسفر والعمل لساعات غير منتظمة.
• العمر (غير مذكور في الوظائف الشاغرة ، ولكنه أهم مطلب) ؛
• الصفات الشخصية (لكل صاحب عمل رغباته الخاصة ، والأهم منها: الاجتهاد ، والعقلية التحليلية ، ومهارات الاتصال ، والأداء العالي ، والكلام الكفء)

الكلام الصحيح نحويًا.تظهر الممارسة أن أكثر المناطق المحمية نجاحًا هم خريجو الجامعات اللغوية. المالية و التعليم القانونيمطلوب أيضًا ، ولكن من المهم أن يتقن المساعد لغة أجنبية ويعرف اللغة الروسية جيدًا ، وقد طور الكلام ومفردات غنية.

مستوى ثقافي عالي. المستوى الثقافي العالي هو الجودة الأكثر طلبًا للمساعد الشخصي.يمكنك إتقان الوظيفة بسرعة ، واكتساب المهارات اللازمة ، ولكن الثقافة تكتسب منذ الطفولة وتتشكل على مر السنين. على سبيل المثال ، نادراً ما يختار أرباب العمل في موسكو مرشحين من مدن أخرى. لديهم تحامل على سلوك زيارة الفتيات حتى مع تعليم جيديتمتع بلمسة من الإقليمية ، ويتميز كلامهم بلهجة خاصة ، ولهجة ، وضغوط غير منتظمة ، ووظائف تمثيلية للمساعد مهمة للغاية ، على الرغم من وجود العديد من الاستثناءات هنا.

كيفية الجمع بين جدول العمل غير المنتظم والأسرة والأطفال غير واضح. ولكن إذا كانت لديك ممارسة ناجحة لمثل هذه المجموعة ، فإن امتلاك عائلة يعد ميزة. يجب أن يكون عمر الأطفال أكثر من ثلاث سنوات.

عمر.هناك الكثير من الذاتية في متطلبات سن المساعد الشخصي. ينطلق بعض القادة من الأعراف الجمالية ويعطون الأفضلية للشباب. لكننا نعمل في أغلب الأحيان مع الشركات التي يتخذ قادتها بوعي خيارًا لصالح النساء في سن أكثر نضجًا.

ترتبط الشركات الجادة دائمًا بالمعاملات المالية الكبيرة والمسؤولية القانونية الكبيرة. بالإضافة إلى ذلك ، يشعر العملاء بالرضا عن صورة استقرار الشركة. بهذا المعنى ، يخسر الجمال طويل الساق بشكل ملحوظ أمام سيدة الأعمال القوية التي لديها خبرة في المواقف الصعبة والمسؤولة ، والتي تعرف كيف "تأخذ اللكمة" بشكل مهني.

"يشعر" الرئيس.ربما كان العامل الأكثر أهمية. ل عمل ناجحالتوافق النفسي الكامل مع الرأس ضروري. للقيام بذلك ، يجب أن يتمتع المساعد بصفات معينة على الأقل.

"هل ينبغي إجراء مسح؟"

المتطلبات الرئيسية للمساعد الشخصي هي الولاء والتفاني. بادئ ذي بدء - إلى الرأس ، ثم إلى الشركة ككل.

يكون المساعد على مقربة من القائد وعائلته ، مما يعني أنه يجب أن يكون موثوقًا به ، مثل الصخرة ، ومثابرًا ، مثل الكشاف أثناء الاستجواب ، والرعاية ، مثل الأم.

من أجل معرفة ما هو الأكثر أهمية بالنسبة للقائد في شخصية RA ، أجرينا دراسة استقصائية. وقد حضره 100 شركة كبيرة ، حيث كان الأشخاص الذين تمت مقابلتهم يمتلكون 70٪ و 30٪ من المدراء التنفيذيين المعينين. سألنا للإجابة على الأسئلة: "ما هي الصفات التي يجب أن يتمتع بها المساعد الشخصي؟ ما الذي يجب أن يكون مساعدًا فعالًا لك؟ وطرحت نفس الأسئلة على المساعدين الشخصيين لمراعاة وجهات نظر الطرفين.

هذا ما حصلنا عليه:

الإخلاص المطلق - 22٪. كانت الصفة الأكثر أهمية للقادة هي الولاء. الولاء ، والعمل من أجل فكرة ، وليس من أجل المال ، والقدرة على قراءة أفكار الشخص الأول ، وتحديد الحالة المزاجية السيئة للرئيس عبر الهاتف ، وتجاهل عدم الرضا في عنوان المرء عندما يتلاشى الانزعاج المتراكم بسبب عدم مسؤولية المرؤوسين ، وخيانة الأمانة. شركاء ، مشاكل مع الأقارب ، سوء الأحوال الجوية ، إلخ.

السمة المميزة للمساعد المخلص هي الاستعداد الصادق والثابت للمساعدة ، حتى لو لم يتم توضيح حل هذه المشكلة في العقد.

لذلك ، فإن المديرين ، الذين ينتقلون على طول المسار الوظيفي أفقيًا أو رأسيًا ، غالبًا ما يأخذون معهم مساعدًا شخصيًا تربطهم به علاقة عمل خاصة.

الأداء - 20٪.المسؤولية والالتزام بالمواعيد. المهم هنا هو التنفيذ الدقيق للمهمة بدون مبادرة ومبادرة ورأي شخصي. الصعوبة: هناك محاولة واحدة فقط لسماع وفهم المهمة وحد أدنى من الوقت للقيام بها بوضوح ؛ لن يكرر أحد مرتين.

الذكاء - 19٪.هذا موقف استباقي والقدرة على مواكبة ، ومتابعة محادثة مع الشركاء حول الوضع السياسي والاقتصادي الحالي في البلد والعالم ، والقدرة على معرفة كيفية عمل هذا أو ذاك الابتكار التقني ، والقدرة على تعدد المهام ، الحيلة ، والاستجابة السريعة في المواقف غير النمطية ، والإبداع ، والإبداع ، والعقلية التحليلية.

القدرة على تخزين المعلومات - 13٪.درجة الثقة في المساعد الشخصي ، كقاعدة عامة ، عالية جدًا: فهو موثوق به ببطاقات الدفع والرموز الشخصية ، والعديد من المعلومات السرية ، ويشارك المساعدون في حل المشكلات في الحياة الشخصيةقائد. مفتاح الثقة هو احترام التبعية والقدرة على الاستماع ومراعاة السرية.

جهات الاتصال - 11٪.الروابط ، قاعدة الأشخاص / المنظمات المناسبة. تعتبر المعارف الشخصية مع مديري المطاعم ومراكز اليخوت وشركات الطيران والفنادق والصناديق ونوادي كبار الشخصيات مهمة - وهذا يجعل من الممكن حل مهام الرئيس بسرعة وفعالية.

المؤانسة - 8٪.التنقل والكفاءة والقدرة على التكيف والقدرة على إيجاد لغة مشتركةمع أشخاص من وضع مختلف تمامًا. يعتبر المساعد الشخصي بحق عبقريًا في التواصل.

يمكنه الفوز بمصالح أي شخص تقريبًا ، ووضع رجل وقح في مكانه ، وحل أي نزاع ، وفي نفس الوقت يظل شخصًا ساحرًا ومحترمًا.

إدمان العمل - 5٪.القدرة على العمل بنشاط في وضع غير قياسي.

المبادرة - 2٪.المبادرة هي خاصية ثابتة لشخص لديه رغبة واعية وحازمة في إدخال أو تحويل شيء ما. لاحظ القادة أن مبادرة المساعد تتداخل مع عملية الإدارة ، وتسبب عدم ارتياح للرئيس ، لأنه إذا كان بإمكان المساعد تنظيم رئيسه ، والدفاع عن منصبه بالتواصل معه ، وأن يكون مقنعًا وبناءً ، فليس من الواضح من هو الرئيس هنا.

لا تتمثل مهمة المساعد في الرغبة في أن تصبح وحدة أعمال ناجحة بأفكار ، بل الرغبة في مساعدة المدير ، واتباع الأوامر بوضوح وتنفيذ مبادراته.

مظهر.بالنسبة لمعظم المديرين ، المظهر ليس أساسيًا - بل على العكس من ذلك: فهم يحاولون تجنب المساعدين اللامعين "المزينين" الذين سيبدون كوميديًا في عمل جاد مع عملاء محترمين. تم العثور على الإشارات إلى المظهر "الأنيق" في إعلان واحد من أصل عشرة. في أغلب الأحيان ، تأتي هذه الوظائف الشاغرة من الشركات الصغيرة. في الوظائف الشاغرة للمساعدين الشخصيين لأصحاب الشركات الكبيرة ، لا يوجد ذكر للمظهر.

نقوم بتحليل نتائج المسح لكلا الطرفين.

صورة للمساعد حسب رأي المديرين- مؤدي مخلص ، معقول ، اجتماعي باعتدال ، غير ثرثار ، مجتهد.

صورة لأحد المساعدين حسب قول المساعدين- قائد مبادرة ، ذو مظهر مشرق ، عبقري في التواصل والأفكار.

يوضح الجدول أن إجابات المساعدين تختلف اختلافًا جوهريًا عن رؤية القادة. هذه هي المشكلة الرئيسية لسوء فهم المرشحين (والمساعدين العاملين بالفعل) ما يريده المدير حقًا من مساعده.

مع الأخذ في الاعتبار إجابات ورغبات المديرين من الاستبيان وتعزيز ذلك من خلال ممارستنا للعمل مع متطلبات الوظيفة ، نحن مقتنعون بأن المهارات المهنية وحدها لا تكفي للعمل كمساعد شخصي. في هذا المنصب ، الذكاء العالي ، والتعليم ، والخبرة الحياتية ، والقدرة على التنقل بسرعة في المواقف المتطرفة ، وسعة الاطلاع ، وعقل حاد ، وروح الدعابة ، والتفاني ، ومهارات الاتصال الممتازة مع امتلاك معلومات واسعة ، والقدرة على الحفاظ على المرء الفم مغلق ، تقدر.

الصفات الشخصية للمساعد:

• القدرة على الانصياع والشعور بالمزاج ؛
• القدرة على توقع رد فعل القائد ؛
• مؤانسة؛
• مهارات تنظيمية؛
• العمل في وضع تعدد المهام ؛
• الحيلة ورد الفعل السريع.
• مقاومة الإجهاد؛
• القدرة على تخزين المعلومات ؛
• سعة الاطلاع والمعرفة في مختلف المجالات ؛
• كفاءة عالية؛
• الإحسان والابتسامة.
• الرغبة في تطوير (تطوير الذات) ؛
• الدبلوماسية.
• دقة؛
• معرفة الآداب

كيف تجري مقابلة في وكالات التوظيف؟

عند عرض الوظائف الشاغرة ، من الضروري مراعاة ليس فقط مواقع البحث عن الوظائف ، ولكن أيضًا الاتصال بوكالات التوظيف ، حيث لا يتم نشر جميع الوظائف الشاغرة على الإنترنت.

تحاول جميع الشركات الكبيرة والمتوسطة الحجم المعروفة في السوق تقريبًا عدم الإعلان عن البحث عن مساعد ، خاصةً إذا كان صاحب الحيازة بحاجة إلى مساعد. إذا كان سبب الشغور هو استبدال موظف حالي ،

ثم يصبح الموقف بشكل عام سريًا للغاية ، ومن المستحيل معرفة وجوده. في مثل هذه الحالات ، ستتصل بك الوكالة إذا كانت سيرتك الذاتية موجودة في قاعدة بياناتها.

للتفاعل مع وكالة توظيف لشغل وظيفة شاغرة عدد من المزايا:

• سيتم إخبارك بالتفصيل عن الشركة وتفاصيل العمل وشخصية المدير وبعض المتطلبات الإضافية ؛
• نصيحة مجانية حول كيفية التصرف في مقابلة مع صاحب العمل ؛
• تساعدك على تعديل وتنسيق سيرتك الذاتية ؛
• سيقدم عددًا من التوصيات حول كيفية النظر إلى الاجتماع.

عند بدء الاتصال بوكالة توظيف ، تذكر أنه منذ الدقيقة الأولى من التفاعل ، يتم تقييمك بالفعل وأنت تخضع بالفعل لاختبارات "سرية" مع القوة والرئيسية. من خلال التواصل معك عن طريق البريد الإلكتروني ، يقوم مستشار الوكالة بعمل الاستنتاجات الأولى حول المراسلات وأسلوب تقديم المعلومات. ينطبق هذا أيضًا على الاتصالات الهاتفية - إن جرس الصوت ، والإلقاء ، والود ، والأسلوب العملي ، وسرعة التفاعل أمر مهم. قبل الاجتماع الأول ، تجتاز اختبارًا للالتزام بالمواعيد ورباطة الجأش.

من الضروري أن تكون مستعدًا للمنافسة وتذكر أنه بالنسبة لهذه الوظائف الشاغرة ، يتم النظر في عدد كبير من المرشحين الذين يستوفون المتطلبات الرسمية: الخبرة العملية، التعليم ، العمر ، الحالة الاجتماعية ، المظهر ، الأداء ، مقاومة الإجهاد ، معرفة اللغات الأجنبية ، إلخ.

ثم يتم اختبار المرشح باستخدام طرق مختلفة (الاختبارات ، والاستبيانات ، وعلم الخطوط ، وعلم الفراسة ، ولغة الإشارة). يتم ذلك من أجل تحديد الصفات الشخصية ونوع مزاج المرشح ، وتحديد الصفات التي تتعارض تمامًا مع هذه الوظيفة ومع هذا القائد ، لفهم ما إذا كان بإمكانهم العثور على لغة مشتركة.

نتيجة لذلك ، تمكنا من اختيار عدد قليل فقط من بين مئات المتقدمين ، ولكن على الرغم من طول الاختيار وتحيزه في الوكالة ، سيكون لديك عدد من نفس الاجتماعات المتحيزة مع صاحب العمل.

كقاعدة عامة ، من خلال نقل وظيفة شاغرة لمساعد شخصي ، فإن صاحب العمل يريح نفسه من كل الأعمال الصعبة والمضنية المتمثلة في فحص المرشحين للكفاءات المهنية ، ويترك لنفسه وظيفة مهمة ونهائية - الاختيار لتوافقهم النفسي والعاطفي مع مدير.

حتى إذا كان لديك بالفعل الكثير من الخبرة في البحث عن عمل ، تذكر أنك بحاجة إلى الاستعداد مسبقًا لكل مقابلة جديدة:

• تحتاج إلى دراسة جميع المعلومات المتاحة عن الشركة والقائد ، وقراءة المقابلات والخطب ومقالات رئيس المستقبل واستخلاص النتائج بنفسك ؛
• قم بإعداد قصة قصيرة عن نفسك (يجب أن تكون قصة عن العائلة وأنشطة / أنشطة الوالدين جاهزة أيضًا - وهذا مؤشر قيم الحياةشخص)؛
• يعتمد النجاح على مهارات العرض الذاتي.

أعلن عن نفسك بكل الزخارف الصحيحة الاعلان التسويقي. لا حاجة لرسم مزاياك ووظائف القائمة (كل هذا موجود بالفعل في السيرة الذاتية). أخبرنا عن الفوائد التي يمكنك تحقيقها للمدير ، وتحدث عن الانتصارات التي حققتها في مكان عملك السابق ، والأشخاص البارزين الذين تفاعلت معهم ، والأحداث واسعة النطاق التي نظمتها - أكد احترافك وإنجازاتك بالحقائق ؛

• من الضروري تحديد أسباب ترك مكان العمل السابق بإيجاز. ستحتاج أيضًا إلى شرح سبب رغبتك في أن تصبح مساعدًا لهذا القائد المعين ؛
• تأكد من إجراء المقابلات حول الكفاءات ، أي سيُطلب منك الوصف حالات حقيقيةمن ممارستك ، والتي أظهرت فيها صفاتك ومعجزات ذكائك السريع. عليك أن تتذكر مقدمًا جميع المواقف الصعبة ، وتذكر القليل منها أمثلة جيدة. قم بإعداد أمثلة صادقة للفشل. قد يُسألون أيضًا عن ذلك ، وهنا من المهم أن تُظهر أنك صححت الخطأ بنفسك ؛
• الاحتمال المطلق بأن تحصل على مقابلة ظرفية (عن طريق دراسات الحالة). سيتم عرض ووصف الموقف لك ، على غرار هؤلاءالتي قد تنشأ في الممارسة ، على التوالي ، سيكون من الضروري إيجاد الطريق الصحيح للخروج والحل. فيما يلي أمثلة على حالة:

التمرين 1.رئيسك في طريقه إلى المطار ، والوقت محدود ، وفجأة وجد أنه فقد هاتفه الخلوي. قبل ذلك كان هناك عدد من اللقاءات ، ولا يعرف بالضبط أين تركها ، ولا يستبعد السرقة. يتصل بك الرئيس من السيارة ، من هاتف سائقه ، ويقول إنه ينتظر مكالمات مهمة خلال الثلاثين دقيقة القادمة ، لكن لا يوجد هاتف. أفعالك؟

المهمة 2. من الضروري استئجار سيارة بورش للرحلات في إيطاليا. كيف يمكنك الحفظ؟

المهمة 3.بناءً على تعليمات من رئيسك ، أنت تقود سيارتك إلى اجتماع عاجل مع شريك مهم وتنتهك على عجل قواعد الطريق. أوقفتك شرطة المرور ، وأخذ رخصتك واتصل بشرطة المرور. قبل الاجتماع هناك حد أدنى من الوقت. أفعالك؟

هدف:التحقق من سرعة رد الفعل (مدى سرعة قدرة المساعد الشخصي على التبديل إلى الخطوة التالية) ، وطرق حل المشكلة (بنفسك ، وطلب المساعدة على المستوى الشخصي ، والتواصل مع أشخاص آخرين ، وما إلى ذلك).

في لحظة حل هذه المشكلة ، يظهر نموذج للسلوك في وضع صعب- يتم تحديد أولوية الإجراءات (إما حل مشكلتي ، أو الوصول إلى اجتماع في الوقت المحدد) ، ودرجة الصراع (سأطلب ، سأفجر ، وأثبت) ، والميل إلى إعادة توجيه المسؤولية (سأتصل بالرئيس / شريك وشرح الموقف ، سأقول إنني لا أستطيع فعل أي شيء) ، والإبداع ، والحلول غير القياسية المقترحة ، وعدد الحلول البديلة (نسخ التفكير) ، وتوافر المهارات والخبرة اللازمة في حل مثل هذه المواقف.

المهمة 4.أنت في مهمة من رئيسك في العمل إلى شريك لا تعرفه لمنحه هدية (أحضرها المدير نفسه إلى المكتب في صندوق كبير وجميل). لديك عنوان الشركة ورقم هاتف الشريك المقصود بالهدية والوقت المحدد لتسليم الصندوق وتأكيد الرئيس أن الشريك موجود هناك وينتظر.

عند الوصول ، ستكتشف أن الشريك قد غادر للتو لحضور اجتماع عاجل ولا يُعرف متى سيعود.

ليس لديك الكثير من الوقت ولا يمكنك الانتظار. الخيارات التالية متاحة للاختيار من بينها:

• اترك هدية للمهمة التالية ؛
• اتصل بالرئيس واحصل على تعليمات بشأن ما يجب فعله بعد ذلك ؛
• إعطاء هدية إلى السكرتير مع طلب تحويلها إلى الشريك فور عودته ؛
• نقدم الحلول الخاصة بك.

هدف:تحديد نموذج السلوك الأكثر استحسانًا في إطار الوظيفة الشاغرة المقترحة. يتم الكشف عن الصفات غير المقبولة على الإطلاق لرئيس المستقبل.

الاستفزاز 1.في نهاية المقابلة ، يُطرح على المرشح السؤال التالي: "قيمني كمحور على مقياس من 1 إلى 10."

هدف:غالبًا ما يتسبب هذا الاقتراح في حدوث ارتباك. بعد كل شيء ، تقييم نصيحة مشغل خدمة لشركة ما عبر الهاتف شيء ، وآخر تمامًا أن تنظر في عين الشخص وتخبره أنه لم يفعل بشكل جيد. لذلك ، يتم اختبار المساعد الشخصي من حيث الشجاعة والولاء.

الاستفزاز 2.ما هو 17٪ من 258450؟ وقت الاستجابة - 3 ثوان.

هدف:التحقق من مقاومة الإجهاد ، سعة الاطلاع ، البراعة ، مراقبة تصرفات المساعد الشخصي. في ظل ظروف الإجهاد والمقابلات والوقت المحدود ، يضيع المساعدون الشخصيون ("لماذا يجب أن أحصي؟ أنا لست محاسبًا!") ، يستسلمون على الفور ("لا يمكنني إجراء العمليات الحسابية بهذه السرعة").

• تحتاج إلى التفكير في شكل الملابس ، tk. يجب أن يتمتع المساعد بأسلوب لا تشوبه شائبة. من الضروري أن تبدو أنيقًا وأنيقًا ، لأن المساعد هو وجه الشركة ، الرابط بين المدير وشركاء الأعمال والعملاء والموظفين.

النجاح في مهنة 30٪ فقط يعتمد على المهارات المهنية. إن العامل الحاسم 70٪ هو القدرة على التواصل مع الناس بطريقة ودية وبناءة.

يتم اتخاذ قرار داخلي لتعيين موظف في أول 40 ثانية من الاتصال (قاعدة الأربعين الثانية). هذا هو الانطباع الأول الذي يتم تحذير الجميع منه. ولا تظن ان الانطباع الاول- تصميم جميل، مانيكير أنيق وتنورة أنيقة بطول الركبة. كل هذا بالطبع مهم. ولكن يكفي حتى ثانيتين للمجندين ذوي الخبرة لرؤيتك من الأحذية إلى جذور الشعر. هناك 38 لحظة مهمة متبقية لتحقيق أقصى استفادة منها وستحدد نجاحك.

"كيف أعرف ما إذا كنت مناسبًا لهذا المنصب؟"

سواء أكنت ترسل سيرتك الذاتية إلى وظيفة شاغرة مغرية أم لا - فالجميع يقرر بنفسه.

ولكن إذا كنت "لا تندرج" جزئيًا ضمن المتطلبات المذكورة ، فمن المستحسن إرسال سيرة ذاتية وقضاء الوقت فقط إذا كان هناك امتثال للمتطلبات الرئيسية للوظيفة.

دعنا نسلط الضوء على أهم نقاط "الامتثال" ، والتي من غير المرجح أن يتغاضى عنها صاحب العمل.

خبرة.في معظم الحالات ، يكون وجود بعض الخبرة أمرًا بالغ الأهمية. من خلال تحديد مدة العمل في وظيفة مماثلة في المتطلبات ، يعتمد صاحب العمل على مستوى معين من المؤهلات التي حصل عليها المرشح. المساعد الذي عمل لمدة عامين لن يكون لديه الخبرة الكافية لأداء المهام المطلوبة نوعياً.

هناك فرصة أكبر للاهتمام بسيرتك الذاتية إذا كانت خبرة العمل أقل من المطلوب ، ولكن تم الحصول عليها في الشركات الكبرى. يجدر أيضًا التأكيد على إنجازاتك وجودة المهام في المشاريع المعقدة.

جسم كروي. يمكن أن تكون المعرفة بتفاصيل عمل معينة مطلبًا صارمًا إذا كان من المتوقع أن يشارك مساعد شخصي فيها مشاريع مختلفةشركات. عند توضيح الوظيفة ، سيكون من الواضح ما إذا كانت هذه مجرد رغبة ، والتي تستند إلى فكرة المرشح المثالي. قد يفكرون في مرشحين من هياكل مماثلة - لكن الخبرة في مجال مشابه ستكون ميزة لا جدال فيها.

حجم الشركة.الهيكل التنظيمي وعدد مستويات الإدارة والتفاعل مع الإدارات والمناطق والأقسام ووجود عمليات الاندماج والتنويع للشركة ومستوى الموردين والعملاء وسوق المنافسين ومجالات التواجد ودوران الأعمال والربح والشركة الموظفون هم العوامل التي تحدد جودة وخبرة اتصالات المساعد الشخصي ، وفهمه للعمليات التجارية ، ومستوى المشاركة في أنشطة الشركة. هذا يحدد احترافية المساعد.

لذلك ، كقاعدة عامة ، تبحث الشركات الكبيرة عن مساعد من نفس الشركة الكبيرة ، وإلا فلن يكون الموظف فعالاً.

معرفة اللغات.في حالة ما إذا كان المنصب ينطوي على العمل في شركة دولية أو الكثير من التواصل مع الزملاء أو الشركاء الأجانب ، فإن اللغة الإنجليزية للمساعد هي الأداة الرئيسية للعمل. إذا لم تصل معرفة اللغة إلى المستوى المجاني ، فلا يجب أن تحاول ، سيؤكد الاختبار الأول على الفور حقيقة الوقت الضائع.

عمر.اللحظة دقيقة ودقيقة. كما تعلم ، مُنع أصحاب العمل من تحديد سن المرشحين في وصف الوظائف الشاغرة (المادة 6 ، المادة 25 من قانون الاتحاد الروسي الصادر في 19 أبريل 1991 رقم 1032-1 "بشأن التوظيف في الاتحاد الروسي»؛ بالأحمر. بتاريخ 29 ديسمبر 2015). على الرغم من الحظر التشريعي ، فإن هذا الشرط أساسي وحاسم ، وإذا كان المدير مصممًا على توظيف فتاة جذابة ،

من غير المحتمل أن يوافق على قبول امرأة في سن ما قبل التقاعد. لسوء الحظ ، العمر هو السبب غير الرسمي الأكثر شيوعًا للرفض. كيف تعرف أنك في السن المناسب؟ بادئ ذي بدء ، عليك أن تكون أكثر حرصًا: غالبًا ما يكون واضحًا من النص وتلميح الكلمات في الوظيفة الشاغرة الفئة العمريةمحسوب.

هناك نمط: القائد الشاب يختار لنفسه مساعدًا شابًا. يختار المدير الناضج مع زوجته والأطفال مساعدًا ناضجًا. القائد الناضج بدون زوجة ، كقاعدة عامة ، لا يهتم بعمر المساعد. افحص موقع الويب الخاص بالشركة: غالبًا ما تكون هناك معلومات ستساعدك على فهم التفضيلات العمرية للمديرين تقريبًا. في سيرتك الذاتية ، على العكس من ذلك ، يجب الإشارة إلى تاريخ الميلاد ونشر صورة بأسلوب عمل صارم.

يطلب. مرتب. توقعات - وجهات نظر

قد تنشأ الحاجة إلى مساعد شخصي:

• عندما يظهر مستويان أو أكثر من التبعية في الشركة ؛
• إذا احتاج القائد إلى الدعم عدد كبير مناتصالات خارج الشركة.

لكن حقائق السوق لا يمكن لأي قائد الاستغناء عنها بدون مساعد شخصي. وكلما كان العمل أكثر جدية وكلما كانت مهام الشركة أكبر ، زادت الحاجة إلى مساعد شخصي (رجال الأعمال يدركون جيدًا أهمية هذا الشخص لكل من الرئيس والمؤسسة بأكملها).

اعتمادًا على مستوى المتطلبات وتنوع المهام ، يتم دفع مبالغ مختلفة للمساعدين:

• 1500-2000 دولار - المهام القياسية للسكرتير والجمع بين وظائف مدير المكتب ؛
• 2000-3000 دولار - بالإضافة إلى ما سبق: دعم السفر ، الدعم الإداري ، تنفيذ المهام الشخصية الفردية ؛
• 3000-5000 دولار - بالإضافة إلى ما سبق: إدارة مشروع الأعمال ، تنفيذ التغييرات ، إدارة الشؤون الشخصية للرئيس بالكامل ، إدارة ومراقبة شؤون جميع الشركاء ؛
• 5000-6000 دولار وأكثر - بالإضافة إلى ما سبق: مهارات التدريب الرياضي الاحترافي ، وجود فئة في فنون الدفاع عن النفس والرماية ، مرافقة شخصية للرئيس في جميع الاجتماعات.

لا يوجد تقدم وظيفي كمساعد شخصي. هذه بالفعل أعلى درجة في السلم الإداري. نعم ، ولن يتخلى الرئيس عن أي مكان - يقدّر الرئيس المساعد الشخصي المعقول أكثر من كبار المديرين. ولكن هناك طريقة مثيرة للاهتمام ، إذا كانت هناك رغبة في التطور داخل هذا المنصب - من خلال تحسين كفاءاتك ومهاراتك المهنية قدر الإمكان ، وتوسيع نطاق المسؤوليات (تظهر في تصنيفات أفضل المساعدين الشخصيين) ، فستعرف وتكون قادرًا على فعل المزيد ، على التوالي ، سيكون دخلك ووضعك أعلى.

مهارات الاتصال مع كبار المسؤولين في مختلف الشركات ، والمهارات التنظيمية ، والخبرة في توثيق الأعمال والقدرة على تحليل الموقف ستكون مفيدة للمساعد الشخصي في مجال التسويق. الموارد البشرية والمحامي هما خياران مهنيان إضافيان ، ولكن ستكون هناك حاجة إلى تعليم إضافي ودورات متخصصة وفراق صعب مع الرئيس ، لأن المدير لن يتخلى عن مساعد قيم.

أكثرهم طموحًا يحسنون مهاراتهم الإدارية (إذا كانت لديهم القدرة) ويخططون لمزيد من التطوير كرئيس لنائب الرئيس ، ولكن هذه حالات معزولة عندما يسمح الرئيس لمساعده بتولي هذا المنصب رسميًا.

الإجابات

التمرين 1.قم بإعادة التوجيه إلى نفسك على الفور ، وبعد ذلك ، عند إجراء مكالمات مهمة ، قم بحظر رقم الرئيس واحصل على بطاقة SIM جديدة ، ولكن في نفس الوقت ابحث عن الهاتف المفقود.

المهمة 2.إن استئجار سيارة بورش للرحلات في جميع أنحاء إيطاليا ليوم واحد هو 2500 يورو ، ولكن يمكن استئجار نفس بورش بنفس المال في ألمانيا لمدة أسبوع. يذهب سائق الرئيس إلى ألمانيا ، ويأخذ سيارة هناك ويسلمها إلى رئيسه في إيطاليا. في إيطاليا ، يركب الطاهي لمدة أسبوع ، ثم يغادر السيارة ، ويطير السائق ويقودها إلى الخلف. والنتيجة هي توفيرات هائلة.

المهمة 3.عدة حلول.

المهمة 4.اختيار الخيار الأول: في الواقع لم تكتمل المهمة ، وهذا الاختيار يميز عدم القدرة على التصرف في ظروف غير متوقعة.

اختيار الخيار الثاني: هناك رغبة في إكمال المهمة الموكلة إليها تحت أي ظرف من الظروف ، لكن لا يوجد براعة وإبداع. هناك أيضًا اتجاه لإعادة توجيه المسؤولية.

اختيار الخيار الثالث: هناك رغبة في الوفاء بالطلب ، لكن العواقب غير محسوبة ، لأن الهدية مخصصة للشريك تحديدًا ، ناهيك عن السرية المحتملة.

الاستفزاز 1.ستحدد الإجابة (الإطراء ، والثناء ، والقليل من النقد ، والصدق) مدى جودة عمل المساعد مع رئيس معين ، نظرًا لنوعه النفسي وأسلوب إدارته ، لأنه في كثير من الأحيان حتى القليل من النقد للمدير أمر غير مقبول.

الاستفزاز 2.الشيء الرئيسي عند الإجابة على مثل هذه الأسئلة هو عدم رفض إعطاء إجابة فورية ، وعدم الصمت ، والحساب في عقلك والمعاناة لعدة دقائق. يستطيع:

• خذ ورقة وحساب النسبة المئوية ؛
• تأخذ الهاتف المحمول وتحسب على آلة حاسبة ؛
• ابدأ بالتفكير بصوت عالٍ أن 50٪ تبلغ حوالي 130.000 ، و 25٪ حوالي 65000 ، و 17٪ حوالي 50000. لا أحد يحتاج إلى إجابة دقيقة ، إن رد فعلك وطريقة تفكيرك وسعة الحيلة في أي موقف مهم.

أنا.الأحكام العامة .

يحدد هذا الوصف الوظيفي حقوق وواجبات ومسؤوليات المساعد الشخصي للإدارة ، المشار إليها فيما يلي باسم "الشركة".

	مسمى وظيفي	مساعد شخصي للمديرين التنفيذيين
	مؤهلات	التعليم والخبرة المهنية: تعليم أعلى (غير مكتمل) ؛ 1 سنة خبرة في منصب مماثل ؛ الطلاقة اللغة الإنجليزية(الشفوية والكتابية). المعرفة والمهارات المطلوبة: معرفة آداب العمل وقواعد الاتصالات التجارية والمحادثات الهاتفية ؛ معرفة أجهزة الكمبيوتر (MS Office) والمعدات المكتبية ؛ القدرة على القيادة المراسلات التجاريةباللغتين الروسية والإنجليزية ؛ حيازة الكلام والكتابة الصحيحة ؛ صورة مهنية مناسبة ؛ المظهر الجميل الدبلوماسية ، والقدرة على توخي الحذر والحصافة في الأمور السرية ؛ القدرة على إيجاد تفاهم متبادل مع الإدارة والزملاء والعملاء ؛ مقاومة الإجهاد ، حسن النية ؛ معرفة لوائح العمل الداخلية للشركة.
	التقارير المباشرة
	حضور وتكوين المرؤوسين
	أمر الاستبدال	سكرتير مساعد

ثانيًا.حقوق

للمساعد الشخصي الحق في:

1. تمثيل الشركة في العلاقات مع المنظمات الأخرى ، وتمثيل مصالح الشركة في المنظمات الخارجية عند تنظيم الاجتماعات والاتصالات الهاتفية للإدارة.

2. طلب ​​واستلام المواد اللازمةوالوثائق والمعلومات من موظفي الأقسام الأخرى للوفاء بأمر إدارة الشركة والمشرف المباشر.

3. في نطاق واجباتهم الرسمية ، التوقيع والمصادقة على الوثائق ، وهي: خطابات تغطية للفاكسات الصادرة ، الطلبات. طلبات الحصول على تصاريح لمرة واحدة لدخول المبنى الإداري.

4. إجراء المراسلات / المفاوضات بشكل مستقل مع المنظمات الخارجية حول القضايا المتعلقة بحل القضايا الحالية التي لا تتطلب قرارًا من الإدارة العليا وموافقة الموظفين الآخرين ، أي توضيح الطبيعة - لحل المشكلات الحالية المتعلقة بجدول العمل إدارة أو تنفيذ الأوامر التي لا تفرض أي التزامات.

رابعا.مسؤولية

المساعد الشخصي للإدارة مسؤول عن:

1. لأداء غير لائق أو عدم أداء واجباتهم الرسمية المنصوص عليها في هذا الوصف الوظيفي - ضمن الحدود التي تحددها تشريعات العمل الحالية للاتحاد الروسي.

2. بالنسبة للجرائم المرتكبة أثناء ممارسة أنشطتهم - ضمن الحدود التي تحددها التشريعات الإدارية والجنائية والمدنية الحالية للاتحاد الروسي.

3. للتسبب في ضرر مادي - ضمن الحدود التي يحددها قانون العمل والتشريعات المدنية الحالية للاتحاد الروسي.

عامل المجتمع

________________/____________/

رئيس قسم الموارد البشرية

___________________/_________/

رئيس مكتب الإدارة

___________________/_________/

معلومات من موقع شبكة الأعمال RB.RU

يعتمد:

________________________

[مسمى وظيفي]

________________________

________________________

[اسم الشركة]

________________/[الاسم الكامل.]/

"____" ____________ 20__

المسمى الوظيفي

مساعد مخرج

1. أحكام عامة

1.1 يحدد هذا الوصف الوظيفي وينظم الصلاحيات والواجبات الوظيفية والوظيفية وحقوق ومسؤوليات مساعد مدير [اسم المنظمة في الحالة العامة] (المشار إليها فيما يلي باسم المؤسسة التعليمية).

1.2 ينتمي مساعد المدير إلى فئة المديرين ، ويتم تعيينه في هذا المنصب وفصله من المنصب وفقًا للإجراء المنصوص عليه في قانون العمل الحالي بأمر [اسم منصب المشرف المباشر].

1.3 يقدم مساعد المدير تقارير مباشرة إلى [اسم منصب المشرف المباشر في الحالة المحددة] للمؤسسة التعليمية.

1.4 يتم تعيين الشخص الحاصل على تعليم مهني عالي ولديه خبرة عملية لا تقل عن 3 سنوات في مجال النشاط المهني في منصب مساعد المدير.

1.5 يجب أن يعرف مساعد المدير:

• القوانين والتشريعات القانونية التنظيمية الأخرى للاتحاد الروسي بشأن التعليم والتربية ؛
• الاتجاهات ذات الأولوية لتطوير النظام التعليمي في الاتحاد الروسي ؛
• المعلومات الأساسية حول تطوير التعليم في البلدان الأجنبية ، ونظرية وأساليب إدارة النظم التعليمية ؛
• اللوائح المحلية للمؤسسة ؛
• أساسيات التشريع المدني والإداري والعمالي والميزانية والتشريعات الاقتصادية في الجزء المتعلق بتنظيم أنشطة المؤسسات التعليمية وتقسيماتها الهيكلية ؛
• أساسيات الإدارة وإدارة شؤون الموظفين وإدارة المشاريع ؛
• اللوائح المحلية مؤسسة تعليمية;
• متطلبات العمل على أجهزة الكمبيوتر الشخصية والأجهزة الرقمية الإلكترونية الأخرى ؛
• تنظيم العمل المكتبي.
• قواعد حماية العمال والسلامة من الحرائق.

1.6 يسترشد مساعد المخرج في عمله بما يلي:

• القوانين المحلية والوثائق التنظيمية والإدارية للمؤسسة التعليمية ؛
• لوائح العمل الداخلية ؛
• قواعد حماية العمال وسلامتهم ، وضمان الصرف الصحي الصناعي والوقاية من الحرائق ؛
• هذا الوصف الوظيفي.

1.7 أثناء الغياب المؤقت لمساعد المدير ، تُسند مهامه إلى [منصب نائب] ، الذي سيتم تعيينه في في الوقت المناسبيكتسب الحقوق ذات الصلة ويكون مسؤولاً عن عدم الوفاء أو التنفيذ غير السليم للواجبات الموكلة إليه فيما يتعلق بالاستبدال.

2. مسؤوليات الوظيفة

يتولى مساعد المدير المسؤوليات التالية:

2.1. يؤدي العمل لضمان أنشطة المدير.

2.2. يوفر الدعم لتفاعل المدير مع ممثلي السلطات قوة تنفيذيةورؤساء المنظمات ، ومحادثاته الهاتفية ، وتنسيق جدول الاجتماعات وتمثيلات الرئيس في مختلف الاجتماعات والدورات والمؤتمرات والندوات ، مع مراعاة سلطته ، وتزويده بالمعلومات اللازمة للتمثيل في السلطات التنفيذية والمنظمات الأخرى.

2.3 في حدود الصلاحيات الممنوحة ، ينسق عمل الأقسام الهيكلية للمؤسسة التعليمية ، ويدير المؤدين المرؤوسين.

2.4 يجري المراسلات التجارية مع المنظمات.

2.5 يتلقى المعلومات اللازمة للمدير من التقسيمات الهيكلية للمؤسسة التعليمية ، ويدعو لاستقبال الموظفين نيابة عنه.

2.6. يستقبل وينقل الرسائل الهاتفية ، ويسجل الرسائل ويوجه انتباه المرسل إليهم.

2.7. يقوم بأعمال التحضير للاجتماعات والاجتماعات التي يعقدها المدير.

2.8. يقوم بأعمال المكتب ، ويتلقى المراسلات الموجهة إلى المدير ، وينظمها ، ويبلغه بنتائج تنفيذ القرارات المتخذة.

2.9 ينقل المستندات إلى الوحدات الهيكلية بالمؤسسة التعليمية إلى فنانين محددين لاستخدامها في العمل أو التنفيذ وإعداد ردود ومقترحات لتنفيذها ، ومراقبة توقيت تنفيذ التعليمات.

2.10. ينظم استقبال الزوار ، ويساهم في سرعة النظر في مقترحاتهم وطلباتهم.

2.11. يمثل المدير في المنظمات الأخرى في حدود الحقوق الممنوحة.

في حالة الضرورة الرسمية ، يجوز أن يشارك مساعد المدير في أداء واجباته الرسمية لساعات إضافية ، على النحو المنصوص عليه في أحكام قانون العمل الاتحادي.

3. الحقوق

يحق لمساعد المدير:

3.1. لإعطاء تعليمات للموظفين والخدمات المرؤوسين ، والمهام في مجموعة من القضايا المدرجة في واجباته الوظيفية.

3.2 للتحكم في تنفيذ مهام الإنتاج ، وتنفيذ الطلبات والمهام الفردية في الوقت المناسب من قبل الخدمات التابعة.

3.3 طلب واستلام المواد والوثائق اللازمة المتعلقة بقضايا أنشطتها وخدماتها والأقسام التابعة لها.

3.4. التفاعل مع المؤسسات والمنظمات والمؤسسات الأخرى بشأن الإنتاج والقضايا الأخرى التي تدخل في اختصاصها.

3.5 التوقيع والمصادقة على الوثائق التي تدخل في اختصاصهم.

3.6 التمتع بالحقوق الأخرى المنصوص عليها في قانون العمل للاتحاد الروسي والقوانين التشريعية الأخرى للاتحاد الروسي.

4. تقييم المسؤولية والأداء

4.1 يتحمل مساعد المدير المسؤولية الإدارية والتأديبية والمادية (وفي بعض الحالات المنصوص عليها في تشريعات الاتحاد الروسي - والجنائية) عن:

4.1.1. عدم الوفاء أو التنفيذ غير السليم للتعليمات الرسمية للمشرف المباشر.

4.1.2. عدم أداء أو أداء وظائف العمل والمهام المسندة إليهم بشكل غير لائق.

4.1.3. الاستخدام غير القانوني للصلاحيات الرسمية الممنوحة ، وكذلك استخدامها للأغراض الشخصية.

4.1.4. معلومات غير دقيقة عن حالة العمل الموكلة إليه.

4.1.5. عدم اتخاذ تدابير لقمع الانتهاكات المحددة لأنظمة السلامة والحريق والقواعد الأخرى التي تشكل تهديدًا لأنشطة المؤسسة وموظفيها.

4.1.6. عدم فرض انضباط العمل.

4.2 يتم تقييم عمل مساعد المدير:

4.2.1. المشرف المباشر - بشكل منتظم ، في سياق التنفيذ اليومي من قبل الموظف لوظائفه العمالية.

4.2.2. لجنة التصديقالشركات - بشكل دوري ، ولكن مرة واحدة على الأقل كل سنتين بناءً على نتائج العمل الموثقة لفترة التقييم.

4.3 المعيار الرئيسي لتقييم عمل مساعد المدير هو جودة واكتمال وتوقيت أدائه للمهام المنصوص عليها في هذه التعليمات.

5. ظروف العمل

5.1 يتم تحديد طريقة عمل مساعد المدير وفقا لأنظمة العمل الداخلية المعمول بها في المؤسسة التعليمية.

5.2 فيما يتعلق بالحاجة إلى الإنتاج ، فإن المدير المساعد ملزم بالذهاب في رحلات عمل (بما في ذلك الرحلات المحلية).

5.3 لحل المشكلات التشغيلية المتعلقة بتوفير أنشطة الإنتاج ، قد يتم تخصيص مركبات الشركة لمدير مساعد.

6. الحق في التوقيع

6.1 لضمان أنشطته ، يُمنح مساعد المدير الحق في التوقيع على المستندات التنظيمية والإدارية في القضايا التي يحيلها هذا الوصف الوظيفي إلى اختصاصه.

مطلع على التعليمات ____ / ____________ / "__" _______ 20__

الوصف الوظيفي هو مستند يحدد المهام التي يؤديها الموظف ، ويحدد مسؤوليات وظيفته وحدود عمله
على الرغم من أن تطوير التوصيف الوظيفي لكل مهنة أو منصب في الاتحاد الروسي لا ينظمه تشريع العمل ، إلا أن هذه الوثيقة متاحة بالضرورة في الغالبية العظمى من منظمات التوظيف (سواء المملوكة للدولة أو الخاصة).

يحتوي الوصف الوظيفي لمدير مساعد على أقصى قدر من المعلومات

تفسر ملاءمة إعداد الوصف الوظيفي من خلال حقيقة أنه في حالة إجراء محاكمة ، سيكون من الصعب إثبات فشل الموظف في الوفاء به (وقائمتهم الشاملة موضحة في مستند التعليمات) ، لأن التوظيف التعاقد مع الموظف وفقًا للجزء 2 من المادة 57 قانون العمليحتوي RF فقط على الوظيفة ووظيفة العمل العامة الخاصة به.

يسمح الوصف الوظيفي لصاحب العمل بما يلي:

1. تبرير رفض الباحث عن العمل لعدم مطابقته للشروط المحددة فيه
2. حدد المسؤوليات بوضوح بين الموظفين الأفراد
3. تقييم الأداء أثناء وبعد المحاكمة
4. إثبات تناقض الموظف مع الوظيفة التي يشغلها (مع مراعاة نتائج الشهادة).

إن وجود الوصف الوظيفي مفيد أيضًا للموظف نفسه ، لأنه يحدد حدود واجباته ومسؤولياته ، ولا ينبغي لأحد أن يؤدي وظائف لم ينص عليها عقد العمل أو واجبات الوظيفة.

أقسام التطوير والتعليم

عند تجميع التعليمات ، يستخدمون عادةً أحكام GOST R 6.30-2003 ودليل التأهيل لمناصب المديرين والمتخصصين والموظفين الآخرين (تمت الموافقة عليه من قبل وزارة العمل الروسية في عام 1998). يتم اعتماد التعليمات في شكل مشروع من قبل المطورين ، والاتفاق مع الهيئة التمثيلية للموظفين (إن وجدت) ، والموافقة عليها من قبل الرئيس.

يتم وضع التعليمات حيز التنفيذ من تاريخ معين ، ويجب أن يكون الموظف على دراية بها مقابل التوقيع. يُنصح بإعطاء الموظف نسخة من هذه الوثيقة (أيضًا مقابل التوقيع). وفقًا للممارسة المتبعة ، تتضمن التعليمات أقسامًا فرعية نموذجية:

1. الأحكام العامة
2. مسؤوليات العمل
3. مسؤولية

من المهم أن تتذكر أن التعليمات لم يتم إعدادها لأي موظف ، ولكن لوظيفة / مهنة محددة. لذلك ، مع الأخذ في الاعتبار خصوصيات منصب معين ، تحدد التعليمات نطاق الواجبات التي سيؤديها الموظف في هذا المنصب المعين.

ملامح الوصف الوظيفي للمدير المساعد

مساعد تنفيذي - منصب مسؤول

مساعد المدير هو منصب خاص. تتمثل وظيفة العمل للمدير المساعد في بناء عمل مديره تقنيًا وتنظيميًا.

جدولة الاجتماعات والأحداث ، والتخطيط ليوم عمل ، وأسبوع ، وفترة أطول ، وتنظيم الرحلات والأحداث ، ومراقبة تنفيذ المستندات المهمة - هذه ليست سوى جزء صغير من واجبات المدير المساعد المؤهل.

من الخطأ تحديد الوظائف ، وبالتالي المهام التي يؤديها السكرتير والمساعد ومدير المكتب والمدير المساعد. إذا كانت المشاركات الأولى تعني المزيد وظائف ثانوية، ثم الوظائف التنظيمية والإدارية مطلوبة من المدير المساعد. ليس من قبيل المصادفة أن دليل التأهيل يشير إلى هذا المنصب إلى فئة المديرين.

وفقًا لذلك ، يتم تقديم المتطلبات المحددة للموظف المعين كمدير مساعد كما هو الحال بالنسبة للإدارة: من مستوى التعليم إلى مؤهلات وخبرات العمل السابق. الصفات الشخصية هي أيضا مهمة جدا.

نظرًا لعدم احتواء عقد العمل أو المستندات الأخرى على بيان تفصيلي بكفاءات المدير المساعد ، يجب أن تنعكس بأكبر قدر ممكن من الدقة في الوصف الوظيفي. ميزات التعليمات لمنصب "مساعد الرأس":

• اختصاصات مفصلة
• رسم التعليمات عن طريق القياس مع تعليمات الرأس (باستثناء ، بالطبع ، وظيفة الإدارة المباشرة واتخاذ القرارات الفردية)
• المحاسبة عن الطبيعة السرية لواجبات معينة
• زيادة المسؤولية عن سوء النية (مع الأخذ في الاعتبار العواقب المحتملةضرر على صاحب العمل)
• القدرة على أداء المهام المفوضة من قبل الرئيس بالإضافة إلى ذلك.

المتطلبات العامة لمدير مساعد

غالبًا ما تكون هناك متطلبات خاصة لمنصب مساعد المدير

قد يشمل قسم "الأحكام العامة" ، بالإضافة إلى سرد متطلبات الخبرة والتعليم ، المهارات اللازمة وإجراءات التبعية والإحلال. الشروط الأكثر شيوعًا هي:

1. تعليم عالى
2. الخبرة (عادة سنة واحدة على الأقل ، وأحيانًا أكثر)
3. إجادة اللغات الأجنبية.
4. مهارات الاتصال التجاري والكتابة وآداب التعامل
5. ملكية المعدات المكتبية
6. مقاومة الإجهاد

بالإضافة إلى ذلك ، يجب على الموظف في هذا المنصب معرفة الأعمال المحلية للمؤسسة ، والتوافق مع الموظفين والإدارة. أما بالنسبة للغات الأجنبية ، فيجدر المطالبة بالمعرفة فقط في الحالات التي يستخدمها فيها المساعد عمليًا في سياق أداء واجباته.

يجب أن يكون شاغل وظيفة المدير المساعد قادرًا على استخدام المعلومات السرية وتخزينها.

الواجبات والحقوق

عادةً ما تشمل واجبات المدير المساعد ما يلي:

• أداء المهام الإدارية المباشرة
• تخطيط وتنسيق أوقات عمل المدير
• مراقبة وتنظيم المفاوضات (الهاتفية والشفوية)
• التجميع والتحرير
• سرية الوثائق ومراقبة السلامة

عادةً ما يتم تنفيذ وظائف مثل النسخ ، والحفاظ على قواعد بيانات المعلومات ، وغيرها من الأعمال الفنية والإضافية بواسطة سكرتير (سكرتير مرجعي). من أجل العمل الناجح للمدير المساعد ، يتمتعون بحقوق واسعة إلى حد ما:

1. تمثيل مصالح المنظمة في الاجتماعات والمحادثات الهاتفية
2. طلب أي معلومات ضرورية، المستندات من الموظفين للوفاء بتعليمات الرئيس
3. ضمن السلطة المفوضة لإجراء المراسلات والمفاوضات ، اعتماد الوثائق لحل القضايا الحالية.

بالطبع ، كل منظمة ، مع مراعاة طبيعة أنشطتها ، تكمل أو تعدل قائمة الحقوق الممنوحة للموظف.

حدود المسؤولية

الوصف الوظيفي للمساعد التنفيذي يتجنب التقاضي في المستقبل

عند تحديد المسؤولية ، من الضروري تذكر قواعد القانون:

• لعدم الوفاء بواجبات رسمية - وفقا لقانون العمل
• ل- في حدود التشريعات الإدارية والمدنية والجنائية
• ل- وفقا لمعايير العمل والقانون المدني.

بعد تطوير وصف وظيفي لمدير مساعد ، مع مراعاة معايير التشريع الحالي وخصائص أنشطة منظمة معينة ، لا يمكنك فقط اختيار الموظف الأنسب لمثل هذا المنصب المسؤول ، ولكن أيضًا تجنب التقاضي المحتمل فى المستقبل.

رأي الخبير القانوني:

تحتوي المادة 81 ، البند 3 من قانون العمل في الاتحاد الروسي على أساس إنهاء عقد العمل بمبادرة من صاحب العمل. يتعلق بالملاءمة المهنية للموظف. يجب تأكيد هذا الأساس من خلال نتائج الشهادة. عند تجميع الوصف الوظيفي لمدير مساعد ، من الضروري توضيح جميع متطلبات التأهيل للمتخصص.

قد تعتمد ظروف عمل الشخص وفعاليته على درجة التفاصيل والمواصفات. في النهاية ، يحتاج القائد إلى مساعد ضميري حقيقي. يجب أيضًا أن نلفت انتباه قرائنا إلى حقيقة أن المدير قد يكون لديه العديد من المساعدين. قد يكون لديهم تخصص ، في الأمور الفنية ، في الأمور المالية ، إلخ.

هناك نوع من القادة ليس لديهم نواب في الطاقم. يفعل كل شيء بنفسه ، ويساعده عدد قليل من المساعدين في ذلك. يتخذ كل القرارات بمفرده. لوضع وصف وظيفي عالي الجودة لمدير مساعد ، من الضروري إشراك المدير نفسه في هذه العملية. وإلا ستكون مجرد قطعة من الورق.

ستعلمك مواد الفيديو كيف تصبح واثقًا من نفسك واجتياز مقابلة عمل: