أطلب منكم تنظيم هذا الحدث. نقوم بإعداد خطاب طلب: العينات ومبادئ التصميم

خطاب طلب

يُطلق على طلب كتابي موجه إلى ممثلي المنظمة (يتم إرساله عادةً باسم الرئيس) أو إلى شخص معين، والذي تم إعداده من أجل الحصول على معلومات، أو توفير الوصول إلى أوراق العمل، أو مع طلب أداء أي عمل خطاب طلب. وفقا لقواعد العمل المكتبي، يجب على المرسل إليه تقديم رد على مثل هذه الرسالة دون فشل.

نموذج خطاب الطلب

تتوافق قواعد كتابة خطاب الطلب مع شرائع المراسلات التجارية المقبولة عمومًا. يعد شكل عنوان الرسالة التي تحتوي على طلب هو الأكثر شيوعًا في المراسلات التجاريةوبالتالي، يوفر مجموعة متنوعة من خيارات الإملاء. معظم توصيات عامة، والتي يمكن تقديمها لمساعدة مترجم مثل هذه الرسالة - الالتزام بأسلوب عرض بسيط وموجز مع التفاصيل الإلزامية للإجراءات التي يجب القيام بها، على سبيل المثال: "الرجاء المساعدة ..."، "أطلب" أنت..." (يتم الإشارة إلى الإجراء المحدد بعد ذلك)، "أتمنى دعمكم في الحصول على..."، وما إلى ذلك.

عادة، رسالة رسميةمع ذكر الطلب على ورق المرسل ويتضمن في بنيته الأقسام التالية:

تفاصيل تشير إلى رقم تسجيل المراسلات الصادرة وتاريخ إنشاء الرسالة

البيانات الشخصية لمؤلف المراسلات (المنصب والاسم الكامل)

عنوان الرسالة الذي يصف جوهر الطلب

مناشدة محترمة لمرسل الرسالة التي تبدأ غالبًا بـ "عزيزي ..."

جوهر الطلب مع ذكر الإجراء الذي يريد المرسل أن يبدأه باستئنافه

في نص الرسالة، في بعض الحالات، من المناسب استخدام عبارة حول الحل الناجح المزعوم للقضية، على سبيل المثال، "شكرًا مقدمًا على مشاركتك ..."

توقيع مؤلف خطاب الطلب مع بيان بياناته.

عند صياغة النص، يمكن أن يسبق الطلب الرئيسي ديباجة، حيث من الضروري ذكر أسباب الاتصال بالمرسل إليه بإيجاز. إذا كانت العينة تحتوي على عدة التماسات، فيجوز استخدام عبارات مثل: "أنا أيضًا أسأل ..."، "في نفس الوقت الذي فيه الطلب أعلاه، أناشدكم بـ ...". وينبغي تحديد كل قضية جديدة للنظر فيها في فقرة منفصلة. وفقا لقواعد المراسلات التجارية، يمكن إرسال الرد على طلب معقد في حرف واحد، مع التعليقات على كل طلب. يقلل هذا النوع من المراسلات من حجم سير العمل والوقت المستغرق في قراءة ومعالجة الوثائق الواردة.

في حالة أن طبيعة المراسلات تسمح بتحديد فترة زمنية للنظر في الطلب والحصول على النتيجة، فمن الضروري التعبير بشكل صحيح في نص الرسالة عن الرغبة في تلقي الرد خلال الفترة المحددة.

بدون فشل، يجب أن يحتوي خطاب العمل على جهات اتصال المرسل. تتم الإشارة إلى هذه البيانات بحيث تتاح لمستلم الرسالة، إذا لزم الأمر، فرصة الاتصال بمرسل الطلب مباشرة.

تحميل

نموذج خطاب الطلب: pismo-prosba.doc (التنزيلات: 8053)

أمثلة على حزم الرعاية والوثائق والرسائل الجاهزة

طلب رعاية للتدريب في الأكاديمية الألمانية لكرة الريشة والتي تتمتع بمكانة مدرسة رياضية خاصة على المستوى الدولي. عرض طلب الرعاية

أقسام أخرى من العينات وأمثلة النصوص

يمكنك استخدام أمثلة ونماذج أعمال أخرى لمتخصصين فقط عند العمل على النصوص التجارية. إذا كان النص الخاص بالموضوع المطلوب غير متوفر، قم بتقديم طلب.

الرسائل التجارية والعرائض. شظايا النصوص والعينات.

العروض التجارية. نماذج وأمثلة على الأعمال المنفذة.

عروض التعاون. أمثلة ونماذج من العمل.

الدعوات والتهاني. أمثلة على نصوص الشركات.

أساطير الأعمال للشركات. بعض أجزاء النصوص.

أنت تبحث عن: نموذج خطاب المساعدة - تمت إضافته بناءً على طلب مارينا غاليتش.

وصف:

ربما يكون خطاب الطلب هو الشكل الأكثر شيوعًا للمراسلات التجارية. نموذج رسالة دعم. كان يتحدث باستمرار في خمسة أو ستة. ربما يكون خطاب الطلب هو الشكل الأكثر شيوعًا للمراسلات التجارية. وفي كثير من الحالات، لا تقل مثل هذه الرسالة أهمية عن السيرة الذاتية نفسها. الأسباب التالية. تم العثور عليه - نموذج خطاب المساعدة. نموذج رسالة دعم. تم تنزيل نموذج خطاب المساعدة 5228 مرة. كما ترون، من النادر جدًا أن يأتي "دبلوماسي" ويضعه. تم تنزيل نموذج خطاب المساعدة 3958 مرة خلال شهر واحد.

كيفية كتابة خطاب الطلب؟

خطاب مكتوب بشكل جيد - يمكن للطلب، بطرق عديدة، أن يجعلك أقرب إلى إجابة إيجابية. يعتمد نص هذه الرسالة على المرسل إليه ومحتوى الطلب. أنت تسأل صديقًا جيدًا أو قريبًا أو رئيسًا أو مسؤولًا - عن كل منهما حالة محددةوينبغي اختيار نهج فردي لكتابة خطاب يطلب المساعدة.

لا تكذب

الاعتماد على نتيجة إيجابية، من الضروري تقديم جوهر الأمر بطريقة مفيدة لك. حاول ألا تزين الموقف بأحداث خيالية أو غير واقعية. وإلا فإنك تخاطر بالبقاء بدون الدعم الذي تحتاجه الآن.

كن موجز

يجب ألا تكون الرسالة التي تتضمن طلب المساعدة ضخمة جدًا. واضح وواضح لغة بسيطةاذكر أفكارك. لا تدخل في الوصف أصغر التفاصيلوالتفاصيل التي يمكنك الاستغناء عنها. وهذا لا يؤدي إلا إلى إعاقة تحقيق الهدف وإزعاج القارئ.

ضع في اعتبارك السبب الرئيسي وراء اختيارك لهذا الشخص بطلبك. قد لا يكون من غير الضروري أن نذكر موقفك غير الرسمي تجاه الصفات الشخصية للمرسل إليه، لكن لا تبالغ في ذلك بالإطراء. أكد في الرسالة كيف يمكن للمستلم أن يستفيد لنفسه من خلال مساعدتك.

إعادة الاستئناف

كيف تكتب خطاب طلب إذا كنت تتصل بهذا الشخص مرة أخرى؟ في هذه الحالة، في الرسالة، من الضروري التعبير بشكل منفصل عن الامتنان للمساعدة أو الخدمة المقدمة مسبقا. ولا بد من توضيح أن هذا كان أحد أسباب النداء الجديد له. بضع جمل ستكون كافية لشكر المرسل إليه.

ظروف القوة القاهرة

ضع في اعتبارك دائمًا أن الشخص الذي تتصل به قد يتأثر بالظروف التي قد تؤثر على قراره. وأنك غير قادر على الحصول على لحظة مناسبة عندما يقع طلب رسالتك في عينيه. مثال على هذه الحالة يمكن أن يكون عندما يعذب الشخص بألم في الأسنان، أو أن كل أفكاره مشغولة بتوبيخ غير مستحق من رؤسائه. قد تختلف الظروف. لا يوجد شيء تستطيع فعله حياله. مهمتك هي محاولة التفكير في كيفية كتابة خطاب الطلب بشكل صحيح، وتجنب الأخطاء التي قد تؤثر على قرار القضية ليس في صالحك. الدوران اللفظي غير الناجح، الصياغة الغامضة، التعامل غير السليم - يمكن أن يفسد مزاج المرسل إليه ويسبب فشلك.

تذكر أن رسالتك يجب أن تكون صادقة. بين السطور يجب أن تقرأ احترامك لذاتك وكرامتك، والأهم من ذلك - الإيمان بالنجاح ودعم الشخص الذي لجأت إليه. الأمل في إظهار التفاهم واللياقة والكرم من جانبه.

رسالة إلى شخص غريب

هناك نقطة مهمة لا ينبغي الاستهانة بها عند كتابة أي خطاب، بل وأكثر من ذلك، خطاب طلب موجه إلى شخص غريب، هو التحية. سيتم قراءة رسالتك بعناية كبيرة إذا كان بإمكانك جعلها شخصية وتحية المستلم بالاسم. عندما تفكر في كيفية كتابة خطاب - طلب إلى شخص غريب، تجدر الإشارة إلى أن التخصيص هو ضمان أن يتم عرض رسالتك على الأقل. مراعاة القواعد التالية:

1. صياغة موضوع الاستئناف بشكل صحيح. حاول دائمًا ملء هذا الحقل.
2. قم بصياغة موجزة لسبب حاجة الشخص لهذه الرسالة. ضعها في العنوان. سيساعدك هذا على لفت الانتباه إلى الرسالة.
3. إذا أمكن، اتصل أولاً بالمستلم وناقش سبب الاستئناف. في هذه الحالة، هناك أمل في ألا تقع الرسالة تلقائيًا في البريد العشوائي.
4. استخدم "المجموعة T":
5. موضوع إبداعي
6. الموضوع مع جهات الاتصال
7. النص موجود في النص وليس في المرفق.

في نهاية الرسالة، كرر طلبك من خلال إعادة صياغته. ثم قل وداعًا بأدب، وشكر المرسل إليه بشكل عابر على الوقت الذي يقضيه في قراءة الرسالة.

حدد النموذج الذي تتوقع الرد عليه. وبالطبع لا تنس الإشارة إلى جميع خيارات الاتصال بك.

إنجودا، من الأسهل كتابة استئناف إذا كان لديك مثال على كيفية كتابة خطاب الطلب. ويمكن الاطلاع على العينة بالضغط على الرابط التالي.

الرد قيد المعالجة

لذلك يتم كتابة الرسالة وإرسالها. أثناء انتظار الرد، يجب أن يؤخذ في الاعتبار أنه إذا كانت الرسالة ذات طبيعة رسمية، وكان الطلب موجهًا إلى مسؤول، فهناك فترة منظمة سيتم الرد عليك خلالها بالتأكيد. وفي حالات أخرى، كل هذا يتوقف على تنشئة الشخص الذي وجهت إليه خطاب الطلب.

أثناء الاستشارة، غالبًا ما يُطلب مني إظهار نموذج لخطاب طلب الرعاية.

مثال جيد على خطاب طلب الرعاية

لقد فكرت سابقًا في مثال للعثور على رعاة لمدرسة من حيث دفع تكاليف خدمات الاتصالات والإنترنت. سأقدم اليوم نموذجًا لرسالة حول تخصيص الأموال لتجهيز فصل الكمبيوتر في إحدى مدارس التعليم العام.

عند كتابة رسالة، نحتاج إلى المعلومات التالية:

عدد الطلاب، العمر

عدد العاملين بالمدرسة

صفة مميزة المعدات اللازمة، تكلفتها.

بعد تلقي بيانات حول إحدى المدارس في سانت بطرسبرغ، قمت بتجميع مثال لرسالة طلب إلى الراعي بالمحتوى التالي:

عزيزي الاسم العائلي!

إن سكان مدينتنا يدركون جيدا أنشطتكم في مجال الأعمال الخيرية، بما في ذلك التعليم. في هذا الصدد، نناشدكم بطلب دعم تحديث فصل الكمبيوتر في المدرسة رقم 108 في منطقة فيبرجسكي في سانت بطرسبرغ.

بضع كلمات عن المدرسة. مؤسسة تعليميةتم افتتاحه عام 1937. تضم المدرسة حاليًا 312 طالبًا من الصفوف من الأول إلى الحادي عشر. على مدار الخمسين عامًا الماضية، أنتجت المدرسة 66 ميدالية، 19 منهم بميداليات ذهبية. حصل ستة طلاب على شهادات من وزارة التعليم والعلوم في الاتحاد الروسي. تساهم هذه العوامل في ارتفاع مستوى قبول خريجي المدارس في الجامعات الرائدة في البلاد. خمسة الخريجين السابقينعاد إلى المدرسة بصفة جديدة - المعلمين. يعمل بالمدرسة 38 معلمًا، منهم 32 معلمًا بمستويات أعلى فئة التأهيلمعلم و 4 معلمين - الدرجات العلمية.

تقدر قيادة المنطقة مزايا أعضاء هيئة التدريس ومستوى التعليم في المدرسة. في بداية القرن الحادي والعشرين، أعيد بناء المبنى. في الافتتاح بعد إصلاحوحضرها حاكمة منطقة لينينغراد فالنتينا ماتفيينكو. لكن اهتمام السلطات في الحكومة لا يكفي للحفاظ على المعدات الفنية للمدرسة على المستوى الحديث.

تتميز المدرسة بالتعليم الطبيعي والرياضي. لدعم مستوى عاليتطلب تعليم المعلوماتية تحديث فئة الكمبيوتر. يتضمن التحديث الفني شراء 14 جهاز كمبيوتر (وحدة النظام، الشاشة، لوحة المفاتيح، الماوس)، قابلة للإزالة قرص صلب، جهاز عرض فيديو، سبورة بيضاء تفاعلية، ActivBoard 595Pro، مرخص برمجةالأثاث (الطاولات والكراسي والخزائن). التكلفة المخططة للتحديث هي 1200000 روبل، بما في ذلك تسليم وتركيب المعدات الجديدة، وتفكيك المعدات القديمة.

من خلال الدعم المالي لتحديث فصل الكمبيوتر، نتعهد بالإعلان عن شركتك داخل المدرسة وعلى أراضيها. سيكون الإعلان متاحًا ليس فقط لـ 312 تلميذاً. سيشاهده حوالي 1200 شخص - آباء وأجداد طلابنا، الذين يزوروننا كل شهر نشاطات مدرسية. بالإضافة إلى ذلك، غالبًا ما تتم تغطية الأحداث المدرسية من قبل وسائل الإعلام في سانت بطرسبرغ ونحن ملتزمون بإبلاغ سكان المدينة عن دعمكم لمدرستنا. أعضاء هيئة التدريس وغيرهم من موظفي المدرسة على استعداد للمساعدة في الترويج للعلامة التجارية لشركتك بين المشترين المحتملين والحفاظ على السمعة الطيبة لشركتك.

جهة الاتصال لمناقشة قضايا التعاون: المنصب، الاسم الكامل، الهاتف من 9.00 إلى 18.00.

بالنسبه لك ولنشاطك

فيما يلي مثال على رسالة طلب إلى الجهات الراعية التي تلقيتها. يمكنك أن تأخذ ذلك كأساس. الشيء الرئيسي الذي يجب عليك الانتباه إليه هو البيانات المتعلقة بحجم الأموال التي تحتاجها وما الذي سيتم إنفاقه عليه، ومن سيشاهد الإعلانات المدعومة. إذا لم تتمكن من جذب الرعاة، فحاول التقدم بطلب للحصول على قرض عبر الإنترنت. سريعة وبأسعار معقولة وموثوقة.

وفي المنشور القادم سأقوم بتحليل الرسالة الحقيقية الموجهة إلى الراعي وتحليلها. استخدم الإرشادات لتكوين رسائلك.

خطاب الطلب هو طلب ل معلومات ضروريةوالسلع والخدمات والمستندات، بشأن تقديم التوصيات، بشأن تنظيم اجتماع، وما إلى ذلك. عند تجميعها، من الضروري تبرير الحاجة إلى تلبية الطلب. يمكن أن تكون موجهة إلى فرد معين أو كيان قانوني- المنظمات. هذا النوعيمكن أن تحتوي الرسائل على أكثر من طلب.

عمل

"عزيزي إيفان إيفانوفيتش!

تشارك شركتك في برنامج التوجيه المهني للمتقدمين منذ عدة سنوات، مما يساعدهم على اختيار المهنة.

أنت، كمدير شؤون الموظفين، مهتم بتدريب المهنيين، ونحن على استعداد لمساعدة تلاميذ المدارس على البدء في إعداد أساتذة مهنتهم. حتى الآن، تعد مهنة المدير من أكثر المهن شيوعًا، لكن العديد من المتقدمين ليس لديهم فكرة واضحة عن معناها.

وفي هذا الصدد، نطلب منك تنظيم اجتماع للمدير العام مع المتقدمين يوم 23 مارس الساعة 15.00 في مقر شركتك.

بعد أن أخبرت الرجال عن أسرار المهنة اليوم، فإنك تضع الأساس لتدريب محترفين حقيقيين غدًا. ربما في غضون سنوات قليلة سيأخذ أحدهم شركتك إلى مستوى جديد من التطوير.

مع الاحترام والامتنان،

مدير مركز التوظيف

ص. بيتروف"

حول المساعدات الخيرية

يظهر العمود الأيمن من الجدول نص كاملالحروف، واليسار يسرد التقنيات المستخدمة.

نبدأ بمجاملة للمرسل إليه	عزيزي بافل ايفانوفيتش! تعد مؤسستك واحدة من أكبر الشركات في المنطقة، وأنت، كقائد لها، جزء من نخبة الأعمال في منطقتنا.
نحن نقدم للمرسل إليه فرصة جذابة	في جميع الأوقات، سعى رجال الأعمال والمغامرون ليس فقط لتحقيق النجاح المادي، ولكن أيضًا لترك بصماتهم على تاريخ المدينة أو المنطقة أو البلد، ليتم تذكرهم بالأعمال الصالحة.
نعرض كيف يمكننا المساعدة في تحقيق هذه الفرصة	واليوم، عندما تعتمد بلادنا على الشباب، فمن الصعب أن نجد قضية أكثر ضرورة ومقدسة من مساعدة الشباب والشابات من الأسر المفككة. هناك من يقدمون مثل هذه المساعدة بالفعل في مدينتنا - تحت رعاية مكتب رئيس البلدية، يعمل مركزنا الخيري "التراث" على تبرعات المواطنين، والذي يقوم بتعليم الحرف الشعبية الصعبة للمراهقين.
نظهر أهمية طلبنا. "نحن نأخذ الروح"	غالبًا ما لا يتمتع الأطفال من العائلات الصعبة بالدفء الكافي، وواحدة من أكثر الحرف اليدوية دفئًا وأشعة الشمس هي حرفة الفخار. لذلك نريد افتتاح ورشة فخار في مركزنا. ومن خلال صناعة الفخار التقليدي والهدايا التذكارية لزوار المركز والسياح، سيتمكن الأطفال من إتقان مهنة جديدة وكسب امتنان الآخرين، وهو أمر مهم للغاية لتكيفهم الاجتماعي.
نحن نعرب عن الطلب	لتجهيز ورشة عمل الفخار، تحتاج إلى فرن لحرق السيراميك - نطلب منكم مساعدتنا في الحصول عليه. تكلفة الفرن مع التثبيت 2 مليون روبل.
دعونا نتخذ خطوة في اتجاهنا	لقد تم بالفعل إعداد جميع وثائق التصميم والتقدير الخاصة بشرائه وتركيبه، وسنقدمها لك بكل سرور حتى تتمكن من معرفة بالضبط كيف سيتم استخدام أموالك.
لتلخيص: إذا ساعدت، ستكون هناك سعادة

تعد خطابات الطلب جزءًا لا يتجزأ ومهمًا وضروريًا من المراسلات التجارية. من ناحية، هذه طلبات لبقة ودبلوماسية بشأن القضايا الحالية، من ناحية أخرى، فهي أداة لتحقيق أهداف معينة للمرسل إليه. الغرض من أي خطاب طلب هو تشجيع المرسل إليه على اتخاذ إجراءات معينة ضرورية لمؤلف الرسالة. كيف تكتب خطاب طلب لتقترب قدر الإمكان من إجابة إيجابية؟

يجب أن يتضمن أي خطاب طلب مبررًا مدروسًا وبيانًا واضحًا للطلب. بالإضافة إلى ذلك، يمكنك استخدام التقنيات التي تزيد من فعالية الكتابة.

الخطوة 1. من تسأل؟

مخاطبة المرسل إليه شخصيا، فمن الأفضل - بالاسم والعائل:

"عزيزي إيفان إيفانوفيتش!"، "عزيزي السيد إيفانوف!"

أولاً، تعرب عن احترامك للمرسل إليه، وثانياً، الطلب الموجه إلى شخص معين يفرض عليه مسؤولية تنفيذه. هناك حالات يتم فيها توجيه الطلب إلى فريق أو مجموعة من الأشخاص. في هذه الحالة، من المستحسن أيضًا تخصيص الاستئناف قدر الإمكان:

"زملائي الأعزاء!"، "أعزائي المديرين!"، "أعزائي الموظفين المبتدئين!"، "أعزائي الموظفين!"، "أعزائي الموظفين!" خدمة الموظفين!»

الخطوة 2. لماذا تتصل بي؟

مجاملة المتلقي. من خلال مجاملة المرسل إليه، تجيب على سؤاله: "لماذا توجه هذا السؤال لي؟" لاحظ إنجازاته السابقة أو صفاته الشخصية.

"أنت دائمًا على استعداد للاستماع وإيجاد أفضل طريقة لحل مشكلة كل من لجأ إليك تقريبًا. ويجب أن أشيد بك، لقد ساعدت كثيرًا.

"أنت الخبير الرائد في هذا المجال...".

"لقد ساعدت الكثيرين أصعب الأسئلةفي مجال…".

ستسمح هذه التقنية للمرسل إليه بإلقاء نظرة فاحصة على الطلب ومحاولة إيجاد فرصة لإرضائه. يمارس الجنس معها.

المجاملة مناسبة عندما يتعلق الأمر بالطلبات غير القياسية، عندما تحتاج إلى الفوز بالمرسل إليه، عندما تحتاج إلى الانتباه إلى بعض المزايا والصفات الضرورية والمهمة لتلبية طلبك.

من المهم جدًا عدم تجاوز الخط الفاصل بين المجاملة والإطراء الوقح. كن صادق.

الخطوة 3. تبرير الطلب

يجب تبرير أي طلب بسبب تقديمك لهذا الطلب بالتحديد. أدخل المرسل إليه في سياق مشكلتك.

في هذه المرحلة، تحتاج إلى تحديد الحجج الثلاث الأكثر أهمية للمرسل إليه. من الأفضل بناء الحجج وفقًا للمخطط: قوي - متوسط ​​- أقوى.

تأتي الطلبات بمستويات مختلفة من التعقيد، لذلك لا يهتم المرسل إليه دائمًا بتلبية طلبات شخص ما. ويجب أن يقتنع بأن تلبية الطلب يحمل فائدة محتملة:

إثارة اهتمام المرسل إليه

اعرض عليه تنفيذ بعض الفرص الجذابة المتعلقة بتنفيذ طلبك:

"في جميع الأوقات، سعى الأشخاص المغامرون ورجال الأعمال ليس فقط لتحقيق النجاح المادي، ولكن أيضًا لترك بصماتهم على تاريخ الوطن الأم، ليتم تذكرهم بالأعمال الصالحة، لكسب الاحترام."

« النشاط الناجح لأي مجتمع مهني هو، أولا وقبل كل شيء، التفاهم والدعم من النقابات الصديقة، والمشاركة في الأحداث والمشاريع المشتركة».

« بالطبع، هدفك الكبير هو مدينة نظيفة ومريحة للناس».

أو قم بالتعبير عن مشكلة ذات صلة جدًا بالمرسل إليه:

"أنت، كسيد حكيم للمدينة، ربما تشعر بالقلق إزاء المشي غير المنتظم للأطفال الأعمار المختلفةفي أماكن غير مناسبة لذلك مما يؤدي إلى كثرة الحوادث وزيادة جنوح الأحداث.

"لقد كانت هناك زيادة في المكالمات إلى إدارتك بشأن القضايا غير الأساسية، الأمر الذي يستغرق الكثير من وقت العمل الذي لا يقدر بثمن."

أظهر كيف يمكن أن يساعد طلبك في تحقيق الفرصة:

« واليوم، عندما تعتمد بلادنا على الشباب، فمن الصعب أن نجد قضية أكثر ضرورة ومقدسة من مساعدة الشباب والشابات من الأسر المفككة. هناك من يقدمون مثل هذه المساعدة بالفعل في مدينتنا - تحت رعاية مكتب رئيس البلدية، يعمل مركزنا الخيري "التراث" على تبرعات من سكان المدينة، والذي يقوم بتعليم الحرف الشعبية للمراهقين الصعبين ».

أو حل المشكلة:

«إن تجهيز أماكن مخصصة لقضاء وقت ممتع للأطفال بمختلف أعمارهم سيساعد في خفض مستوى انحراف الأحداث وتقليل حوادث الطرق التي يتعرض لها الأطفال».

وصف أهمية الطلب

عندما لا يكون هناك ما يمكن تقديمه للمرسل إليه أو أنه غير مناسب في سياق هذا الطلب، فمن الأفضل إبلاغ المرسل إليه بآخر المستجدات. هنا تحتاج إلى وصف الموقف بشكل كامل حسب الضرورة لفهم أهمية الطلب وأهمية تنفيذه. يجب وصف أهمية الطلب بطريقة "تأخذ الروح". إذا كان الطلب لا ينتمي إلى فئة "الروح"، فأنت بحاجة إلى إظهار علاقات السبب والنتيجة للمرسل إليه، والتي ستضمن أن المرسل إليه يفي بالطلب.

"من (التاريخ)، وفقًا لعقد الإيجار رقم X، فإن الإيجار لمساحة 1 م 2 هو 20 قدم مكعب. في يوم. وعلى مدى الأشهر الثلاثة الماضية، كان هناك انخفاض في نشاط التداول بسبب عدم الاستقرار الاقتصادي والاضطرابات الاجتماعية. متوسط ​​الربح من التداول هو 10 دولارات. يوميا، وهو ما لا يكفي حتى لدفع الإيجار. إذا لم يتم اتخاذ أي إجراء، فسيضطر أصحاب المشاريع الخاصة إلى إغلاق منافذهم، مما قد يؤثر سلبًا على دخلك.

وبالتالي، يجب أن توضح للمرسل إليه أن تلبية الطلب يحمل احتمال الحصول على فوائد ملموسة أو غير ملموسة.

الخطوة 4 بيان الطلب

عندما يتم إعداد المرسل إليه، يمكنك ذكر الطلب الفعلي. وينبغي أن يكون نص الطلب موجزا بما فيه الكفاية وواضحا للغاية. ولا ينبغي بأي حال من الأحوال أن تحتوي على غموض أو بخس. على سبيل المثال، إذا كنا نتحدث عن تخفيض الإيجار، فمن المهم الإشارة إلى أي مستوى:

"نطلب منكم خفض مستوى الإيجار حتى يستقر الوضع إلى 5 دولارات. لكل متر مربع في اليوم.

إذا كنا نتحدث عن تقديم الخدمات، فحدد الطلب قدر الإمكان مع الإشارة إلى التواريخ المطلوبة وإصدار السعر وما إلى ذلك:

« لتجهيز ورشة عمل الفخار، تحتاج إلى فرن لحرق السيراميك - نطلب منكم مساعدتنا في الحصول عليه. تكلفة الفرن مع التثبيت 998 ألف روبل».

في هذا المثالليس من الواضح تمامًا نوع المساعدة المطلوبة من المرسل إليه. من الأفضل أن تكون أكثر تحديدًا: "نطلب منكم المساعدة في شراء فرن لحرق السيراميك بتحويل مبلغ 333 ألف دولار إلى حساب التسوية الخاص بشركة إنتاج وتركيب الأفران".

مهما كان ما تطلبه، يجب على المتلقي أن يعرف بالضبط متى وماذا وكم وبأي سعر تريد الحصول عليه. الطلب المعمم أكثر عرضة لخطر الرفض لأنه ليس لدى المرسل إليه دائمًا الوقت والرغبة في التعامل مع التفاصيل. بالإضافة إلى ذلك، فإنك تخاطر بعدم الحصول على المرغوب فيه، ونقل المبادرة إلى المرسل إليه.

على سبيل المثال، كتب أصحاب المشاريع الخاصة خطابًا يطلبون فيه تخفيض الإيجار، لكنهم لم يشيروا إلى المستوى الذي يريدون خفض الإيجار فيه:

"نطلب منكم تخفيض مستوى الإيجار حتى يستقر الوضع".

ونتيجة لذلك، حصلوا على تخفيض في الإيجار، ولكنه ضئيل (بنسبة 1٪ من الإيجار الحالي). وهكذا تمت الموافقة على طلبهم، لكن لم يتغير سوى القليل في موقف أصحاب الرسالة.

في بعض الحالات، يمكن جعل نص الطلب عريضًا بحيث يبرز في النص، لكن لا تسيء استخدام هذه التقنية.

الخطوة 5. قم بتلخيص طلبك.

كرر طلبك وأكد على الفائدة التي سيحصل عليها المرسل إليه في حالة تلبية الطلب. ينبغي تعديل الطلب قليلا. من الأفضل بناء جملة وفقا للمخطط: "إذا استوفيت الطلب، فستكون سعيدا".

"إذا كنت ستقابلنا في منتصف الطريق وتقلل إيجارفي الوقت الحالي، وبينما يستقر الوضع في المنطقة، لن تتمكن من إنقاذ أكثر من 150 وظيفة فحسب، بل لن تتكبد خسائر عالمية بسبب النقص الكامل في الإيجارات.

ولكن قد تكون هناك خيارات أخرى:

"يمكنك أن تكون على يقين من أن كل روبل من تبرعاتك الخيرية سيذهب إلى قضية خيرية ويساعد أولئك الذين وقعوا في هذه المشكلة. وضع صعبأن يكبر الأطفال ليصبحوا مواطنين جديرين."

"يمكنكم التأكد من أن ابتسامة كل طفل ستمنحكم الرضا المعنوي عن عملكم الشاق، وجهودكم وجهودكم هي استثمار في مواطنين جديرين وسعداء في المستقبل القريب."

الشيء الرئيسي هو تكرار معنى الطلب وفوائد تنفيذه. ولا يشترط أن تكون المنفعة مادية. تذكر أن المرسل إليه هو شخص، والمشاعر ليست غريبة عليه.

مثال:

كان		أصبح
"نطلب منك بلطف، I.I. إيفانوف، قم بترتيب لقاء للمتقدمين مع المدير الرئيسي لشركتك. سنكون ممتنين لمساعدتكم. مع الاحترام والامتنان، مدير مركز التوظيف ص. بيتروف"	-	"عزيزي إيفان إيفانوفيتش! تشارك شركتك في برنامج التوجيه المهني للمتقدمين منذ عدة سنوات، مما يساعدهم على اختيار المهنة. أنت، كمدير شؤون الموظفين، مهتم بتدريب المهنيين، ونحن على استعداد لمساعدة تلاميذ المدارس على البدء في إعداد أساتذة مهنتهم. حتى الآن، تعد مهنة المدير من أكثر المهن شيوعًا، لكن العديد من المتقدمين ليس لديهم فكرة واضحة عن معناها. وفي هذا الصدد، نطلب منك تنظيم اجتماع للمدير العام مع المتقدمين يوم 23 مارس الساعة 15.00 في مقر شركتك. بعد أن أخبرت الرجال عن أسرار المهنة اليوم، فإنك تضع الأساس لتدريب محترفين حقيقيين غدًا. ربما في غضون سنوات قليلة سيأخذ أحدهم شركتك إلى مستوى جديد من التطوير. مع الاحترام والامتنان، مدير مركز التوظيف ص. بيتروف"

ولا تنس تصميم الرسالة - فهذا هو "وجه" المنظمة. إذا كان البادئ بخطاب الطلب منظمة، فسيتم وضع مثل هذا الخطاب على ترويسة موقعة من الرئيس أو الشخص المفوض. إذا كان الشخص العادي، يكفي الامتثال للمعايير الأساسية في ترتيب عناصر الرسالة. هذه التفاصيل مهمة جداً من الناحية القانونية والنفسية للمرسل إليه وتكوين الصورة الصحيحة للمرسل.

	-
	-	إرسال مئات العروض والطلبات التجارية وغيرها الرسائل التجاريةكل يوم، ولكن لا تحقق النتيجة المرجوة مع رسالتك؟ لا أعرف كيف أذكر المرسل إليه بشكل مخفي وأدب بالتزاماته؟ ثم التدريب عبر الإنترنت سيساعدك بالتأكيد. "مهارات الكتابة التجارية"! يمكنك المرور عبره في أي وقت مناسب.	-	-
	-

تعد المراسلات التجارية جزءًا لا يتجزأ من حياة كل شخص تقريبًا. بهذا الشكل يكون من الأنسب الاتصال بالسلطات والزملاء والمنظمات المختلفة. يعد خطاب الطلب من أكثر أنواع هذا النوع من التواصل شيوعًا، لأن كل شركة قد تحتاج إلى رأي خبير في أي مجال، أو مساعدة من مختلف الهياكل المالية أو الإدارية. ستناقش هذه المقالة مدى حاجتك لكتابة خطاب طلب، بالإضافة إلى مثال على هذا النوع من الاستئناف.

هيكل الرسالة

وبطبيعة الحال، يعتمد محتوى وهيكل خطاب العمل على من يكتبه ومن يوجه إليه. لذلك، على سبيل المثال، يمكن لرئيس المنظمة، في إشارة إلى مرؤوسيه أو شركائه على المدى الطويل، كتابة خطاب أقصر، ولكن من أجل الحصول على دعم المنظمات العليا أو طلب المساعدة من مختلف المتخصصين، غالبا ما تحتاج إلى الكتابة طلب أطول. من الضروري إثارة اهتمام المرسل إليه وإقناعه بدعمك. لنبدأ بالإصدار الأطول.

مقدمة

بادئ ذي بدء، تحتاج إلى إنشاء "رأس" للرسالة، حيث تشير إلى اسم مؤسستك وتفاصيلها، بالإضافة إلى معلومات حول من ترسل الرسالة إليه. يمكن أن يكون كشخص محدد (على سبيل المثال، رئيس الشركة) أو مجموعة (موظفي قسم في شركتك أو شركائك). ويلي ذلك تحية: إذا كنت تخاطب شخصًا معينًا، فيجب عليك أن تخاطب بالاسم: "عزيزي إيفان بتروفيتش!". إذا كتبت إلى الفريق، فإن النداء "أعزائي الزملاء!"، "أعزائي موظفي القسم!"، ممكن.

سبب الطلب والغرض منه

تحتاج أولاً إلى تبرير سبب اتصالك بهذا الشخص بالذات. وعليه يمكن أن تبدأ الرسالة بالعبارات التالية:

• أنت خبير متميز في…
• لقد شاركت دائمًا في شؤون منظمتنا ...
• قسمك يقود...
• يمكنك حل القضايا الأكثر تعقيدا في مجال ...
• على مر السنين، المتراكمة تجربة إيجابيةالتفاعلات بين...

• يرجع ذلك إلى حقيقة أن…
• من أجل تسوية الوضع..
• لتطوير الأعمال...
• للحصول على أفضل النتائج في...
• لحل الصراعات..

بيان الطلب

وأخيرا، يجب عليك أن تذكر طلبك فعليا. يجب أن يكون النص نفسه موجزا، ولكن يحتوي على وصف كاملما تحتاجه بالضبط حتى لا يكون لدى المرسل إليه أي أسئلة. كما يجب أن يكون الطلب محددًا، أي إذا كنت تطلب خدمة ما، فيجب عليك الإشارة إلى التكلفة أو الكمية الدقيقة والتواريخ المطلوبة وما إلى ذلك.

من المستحسن أن يبدأ الطلب بالكلمات التالية:

• الرجاء مساعدتنا في حل هذه المشكلة...
• أنا أطلب منك أن...
• يرجى إبلاغ / إرسال / تقرير لي ...
• أطلب موافقتك على…

ثم يمكنك كتابة الفائدة التي سيحصل عليها المرسل إليه إذا تم الرد على طلبك بشكل إيجابي أو شرح أهمية وضرورة حل مشكلتك.

مثال الرسالة:

مركز داري دوبرو ذ.م.م لمساعدة الأسر الكبيرة ومنخفضة الدخل

إلى الرئيس التنفيذي

JSC "تشيتينا" إيفانوف إيه جي.

عزيزي الكسندر جيناديفيتش،

تشارك شركتك دائمًا في شؤون منظمتنا، وتساعد في العديد من العروض الترويجية لعدة سنوات. نظرًا لحقيقة أننا نعقد حدثًا في 20 أغسطس 2016 يهدف إلى مساعدة العائلات على إعداد أطفالهم للمدرسة، نأمل مساعدتكم. من حق جميع الأطفال أن ينعموا بطفولة سعيدة، والأسر الفقيرة، مثلها مثل أي أسرة أخرى، تحتاج إلى المشاركة والدعم.

نطلب منكم المشاركة في حملة "أوصل طفلك إلى المدرسة" والنظر في تخصيص مستلزمات مدرسية لها. نحتاج إلى قرطاسية لـ 50 طفلاً من الأسر ذات الدخل المحدود.

وبطبيعة الحال، إذا وافقت على مساعدتنا، فإننا بدورنا نعدك بالإعلان عن منتجات شركتك في معرض أعمالنا. دعونا نجلب الفرح للأطفال معا!

بإخلاص،

مدير المنظمة فاسيليفا ن.

خطاب التقديم هو نوع من خطابات العمل اللازمة لوصف حزمة المستندات المرسلة إلى المرسل إليه إذا كانت هذه المستندات لا تحتوي على جزء العنوان.

هكذا، تحميل المعلومات تغطية الحرفلا يحمل، بل يؤدي ثلاث وظائف مهمة:

• يؤكد حقيقة الإرسال؛
• يقدم قائمة بالمستندات المرسلة وتعليمات التعامل معها؛
• بفضل بيانات التسجيل، فإنه يسمح لك بتحديد تاريخ الاستحقاق.

مثل معظم رسائل الأعمال، يتم إصدار خطاب تعريفي على ورق الشركة الرسمي ويتلقى رقم التسجيل الصادر للمرسل. لقد قمنا بتحليل قواعد تنسيق الرسائل الرسمية بالتفصيل أكثر من مرة في المجلة، لذلك سنركز الآن على مميزات الرسالة التعريفية.

يوجد تحليل مفصل لخطاب عمل مع العديد من العينات لتكوينه في المقالة "نقوم بإعداد خطاب عمل»

أنماط الخطاب

أساس خطاب التقديم هو قائمة المرفقات. نص الوثيقة قصير ومقسم بشكل مشروط إلى قسمين:

• إشعار بإرسال المستندات ،
• طلب الرد في الوقت المناسب (التعارف، الموافقة، إعادة نسخة موقعة، وما إلى ذلك).

يبدأ الجزء الأول عادةً على النحو التالي:

• "وفاءً... نرسل إليك..."،
• "نحن نرسل لك ..."
• "نقدم لكم..."

بعد ذلك، يمكنك تحديد الغرض من إرسال المستندات: "كى يوافق", "للتعريف", "للتوقيع", "لملء"(إذا كنا نتحدث عن نموذج مسح أو استبيان). نوصي باستخدام الكليشيهات "أرسل إليك" أو "أرسل إليك"، لأن يمكنك إرسال شيء ما للمراجعة فقط، ولكن ليس للتوقيع أو الموافقة.

قد يحتوي الجزء الثاني على الكلمات التالية:

• "الرجاء التوقيع والختم وإرسال نسخة واحدة إلى عنواننا..."،
• "نطلب منك النظر في الأمر وإرساله إلى عنواننا خلال الفترة الزمنية التي يحددها القانون ..."،
• "أطلب منكم إرسال نسخة واحدة من الأمر الذي تم تنفيذه حسب الأصول..." إلى عنواننا.

الدعائم "علامة وجود التطبيقات"

كما حددنا بالفعل، فإن الشيء الرئيسي في خطاب التقديم للمستندات هو المرفقات. ولذلك، فإننا سوف نولي اهتماما خاصا لمسألة تصميم هذه الدعامة بالذات. بغض النظر عن كيفية إعداد الطلب، تتطلب ممارسة الاستئناف التجاري قائمة كاملة بالمستندات المرفقة بالرسالة، مع الإشارة إلى عدد النسخ وعدد الأوراق في كل منها. بدون هذه المعلومات، سوف تفقد الرسالة التعريفية كل معناها.

لذا، عندما تكون المستندات المراد إرسالها مذكورة بالفعل في نص الرسالةفلا يستحق ذكر أسمائهم مرة أخرى. يكفي تحديد عدد الأوراق والنسخ. انظر المثال 1.

مثال 1

جزء من النص وملاحظة حول وجود التطبيق (يشار إلى اسم التطبيق في نص الرسالة)

إذا لم يتم الإشارة إلى التطبيق في نص الرسالة، بالإضافة إلى البيانات الكمية، يجب عليك تحديد اسمه. إذا كانت الحزمة تتضمن عدة وثائق، يتم ترقيم المرفقات. انظر المثال 2.

طي العرض

مثال 2

جزء من النص وعلامة وجود تطبيق (يشار إلى اسم التطبيق في علامة وجوده)

طي العرض

على الرغم من أن GOST R 6.30-2003 يقول ذلك عند إدراج العديد من التطبيقات في العلامة حول مدى توفرهاكلمة التعميم قبل النقطتين موجودة في "الملحق:" المفرد، وفي مثل هذه الحالات ما زلنا نوصي بكتابتها جمع"التطبيقات:"، كما أظهرنا في المثال 2.

أولا، إنه صحيح من وجهة نظر قواعد اللغة الروسية. وثانيًا، قام مطورو GOST أنفسهم لاحقًا "بتصحيح" عندما بدأوا في تقديم تفسيرات بخصوص تطبيقه في توصياتهم المنهجية. انظر الاقتباسات من هاتين الوثيقتين أدناه. لكن الكثيرين يستمرون بعناد في كتابة كلمة "الملحق:" بصيغة المفرد، حتى لو كانت متبوعة بقائمة من عدة مستندات. لا تفعل ذلك، وقد شرحنا السبب.

جزء الوثيقة

طي العرض

GOST R 6.30-2003 "أنظمة التوثيق الموحدة. نظام موحد للتوثيق التنظيمي والإداري. متطلبات التوثيق "

3.21. ... إذا كانت الرسالة تحتوي على مرفق غير مسمى في النص، فاذكر اسمه وعدد الأوراق وعدد النسخ؛ إذا كان هناك عدة تطبيقات، يتم ترقيمها:

جزء الوثيقة

طي العرض

الوثائق التنظيمية والإدارية. متطلبات التوثيق. القواعد الارشاديةلتنفيذ GOST R 6.30-2003

3.16. ... إذا كان للرسالة تطبيق لم يذكر اسمه في النص، فبين اسمه وعدد الأوراق وعدد النسخ، وإذا كان هناك عدة تطبيقات يتم ترقيمها:

توجد أيضًا اختلافات فيما يتعلق بكيفية كتابة كلمة "تطبيق" في نص الرسالة:بحرف صغير أو كبير، مع أو بدون علامة "لا". الحقيقة هي أنه يمكنك الإشارة إلى اسم المستند المرفق في نص خطاب التقديم بطرق مختلفة؛ قارن نفسك بالنظر إلى المثال 3: في الحالة الثانية، من المناسب الإشارة بين قوسين إلى أن المستند عبارة عن تطبيق، وفي الحالات اللاحقة نوضح كيف يمكن القيام بذلك بطرق مختلفة. جميع الخيارات صحيحة، من المهم فقط الالتزام بالتوحيد في الرسالة. ومن الأفضل اختيار خيار واحد وإصلاحه في تعليمات العمل المكتبي لمؤسستك (أو أي قانون تنظيمي محلي آخر بشأن قضايا مماثلة)، فسيكون هناك توحيد في جميع المستندات وسيكون هناك ارتباك أقل بين فناني الأداء.

مثال 3

طرق مختلفةمع تحديد اسم التطبيق في نص الرسالة

طي العرض

بالنسبة لتطبيق مرتبط، يمكن حذف عدد الأوراق (المثال 4).

مثال 4

وصف التطبيق المقيد

طي العرض

عندما يكون هناك الكثير من التطبيقات التي يكون من الملائم إدراجها في ورقة منفصلة (سيُطلق عليها "جرد المرفقات بالرسالة من ... رقم ...")، سيكون كافيًا الإشارة إلى مثل هذا جرد في الرسالة (مثال 5).

مثال 5

إذا كان هناك العديد من التطبيقات، فمن الملائم إدراجها في قائمة جرد منفصلة

طي العرض

إذا أرفقت برسالتك خطابًا آخر يحتوي على مرفق خاص به، فيجب عليك إبلاغ المرسل إليه بهذا (المثال 6).

مثال 6

مرفق الرسالة له مرفق خاص به

طي العرض

أخيرًا، إذا كانت رسالتك موجهة إلى عدة منظمات في وقت واحد، وكان المرفق موجهًا إلى واحدة منها فقط (يتلقى الآخرون خطابًا للعلم فقط)، فيجب أن يقال هذا أيضًا (المثال 7).

مثال 7

يتم إرسال المرفق إلى مستلم بريد إلكتروني واحد فقط من بين عدة مستلمين

طي العرض

يتم وضع علامة على وجود المرفقات أسفل نص الرسالة وفوق التوقيع. عادة، تكون هذه المسافات (المسافات البادئة) متماثلة وتساوي تقريبًا 2-3 تباعد بين الأسطر (وهذا موضح جيدًا في نموذج تصميم الحرف بأكمله في المثال 9).

بواسطة قاعدة عامة، إذا كانت الوثيقة تحتوي على مرفقات، فسيتم وضع علامة عليها حول وجودها أسفل النص وفوق التوقيع، وعلى المستندات المرفقة (لكل منها في الجزء العلوي الأيمن من الورقة الأولى) يتم كتابة المرفق الذي إليه قم بتوثيقها (مع تحديد رقم الطلب، إذا كانت متعددة)، كما في المثال 8.

مثال 8

رقم الطلب وبيانات المستند الرئيسي على ورقة واحدة من الطلب

طي العرض

لكن خطاب التقديم لديه وظيفة محاسبية للمستندات المرسلة، حيث يعمل كنوع من جرد المرفقات الموجودة في المظروف، ولكن المستندات المذكورة في مثل هذا الخطاب كمرفقات يتم إرسالها بالفعل. إذا كان للرسالة وظيفة مختلفة (على سبيل المثال، كان عرضًا، وتقديم عرض لتوقيع اتفاقية وإدراج شروط التعاون المقترح)، فستكون الرسالة هي الوثيقة "الرئيسية" في المعنى، والمستندات المرفقة سوف يساعدها فقط على أداء وظيفتها. لكننا نتحدث عن خطاب تقديمي، وفي هذه الحالة لا ينبغي "إفساد" المستندات المرسلة بمعلومات حول "مخزون المظروف" - أي. لا تحتاج لوضع علامة عليها من هذا القبيل!

التوقيع والتسجيل مع المرسل

الموقع على خطاب العمل هو نفس المسؤول كما هو الحال في المراسلات التجارية العادية (كقاعدة عامة، إما رئيس المنظمة أو المدير الأعلى المعتمد). إذا كنا نتحدث عن إرسال المستندات المحاسبية الأولية، فيمكن لكبير المحاسبين أيضًا التوقيع على الرسالة.

حتى لا يلجأ مستلم الرسالة لاحقًا إلى الموقع عليه بكل الأسئلة التوضيحية (المشار إليها بالرقم 1 في المثال 9)، يجب أيضًا الإشارة إلى المؤدي في هذه الوثيقة (المرجع نفسه، انظر الرقم 2).

قبل إرسال خطاب التقديم، تحتاج إلى تعيين رقم صادر (يشار إليه بالرقم 3).

وسيقوم المرسل إليه بتعيين رقمه الوارد له عند تسجيل حقيقة استلام المستند، في حين يمكن الإشارة عليه تاريخ الاستلام والرقم الوارد (بخط اليد أو بختم، كما في المثال 9 - انظر الرقم 4) .

مثال 9

تغطية الحرف

طي العرض

مثال 11

نموذج خطاب تغطية للمتقدمين الأفراد

طي العرض

مفاجأة للمتقدمين - الأفراد

تنطبق الحاجة إلى كتابة خطاب تقديمي للمستندات على الجميع، بغض النظر عما إذا كانت منظمة أم لا فردي. وفي الوقت نفسه، عندما يأتي شخص عادي إلى المنظمة، كقاعدة عامة، لا تتم كتابة أي خطاب لمرافقة مستنداته. إنه أمر مؤسف، لأنه سيكون أكثر ملاءمة لك ألا تحفظه وتصلحه بطريقة أو بأخرى بنفسك، ولكن الحصول على المعلومات المكتوبة من قبل الزائر: من، ما هي المستندات، إلى أي من موظفيك ولماذا النقل. إذا كنت تتعامل بشكل منهجي مع الأفراد، خاصة فيما يتعلق بعدد من القضايا النموذجية، وفي نفس الوقت تتلقى منهم مستندات يجب على مؤسستك أن تفعل شيئًا بها، فإننا نوصيك بتطوير نموذج خطاب تعريف لمثل هذه الحالات واطلب منه ذلك املأ كل زائر من هذا القبيل. انظر نموذج النموذج في المثال 11.

ستقوم بتسجيل النموذج المكتمل وإعطاء نسخة من الرسالة بالرقم الوارد لمقدم الطلب، وإرسال حزمة المستندات المستلمة منه على طول الطريق المناسب. بعد ذلك، بعد أن اتصل للاستفسار عن مستنداته، لن يسأل الشخص بعد الآن عن "الكوخ في مالينوفكا"، ولكن عن خطاب معين بفهرس فريد.

الرجاء الرد خلال فترة زمنية محددة

ترغب العديد من المنظمات في تحديد الموعد النهائي للمرسل إليه على الفور في رسائل التقديم الخاصة بها، ويمكن أن تختلف الأساليب من مهذبة "الرجاء التوقيع على المستندات وإعادتها خلال عشرة أيام"إلى حتمية "مدة الرد على الرسالة هي 5 أيام عمل". هل يستحق أن أكتب مثل هذا؟ وكيف نتفاعل مع مثل هذه الظروف؟

أذكر أنه وفقا لقواعد تداول الأعمال. يجب أن نتذكر هذا المعلم إذا لم يكن هناك موعد نهائي آخر في خطاب التقديم.

فقط منظمة متفوقة ومسيطرة أو أي منظمة أخرى وكالة حكومية، ملزمة لك وثيقة معيارية. يمكن للأطراف نفسها أيضًا الاتفاق على الالتزامات المفترضة طوعًا وتوثيقها:

مثال 10

يمكن تحديد الموعد النهائي للرد على الرسالة في العقد.

طي العرض

وينص الاتفاق على إجراء إلزامي قبل المحاكمة لحل النزاعات والخلافات. الطرف الذي يرى أن حقوقه بموجب هذه الاتفاقية قد تم انتهاكها، ملزم بإرسال مطالبة مكتوبة معللة إلى الطرف الآخر. الطرف الذي تلقى مطالبة مكتوبة مسببة ملزم بالنظر فيها وتقديم رد مكتوب مسبب خلال 10 (عشرة) الأيام التقويميةمنذ لحظة استلامك لها..

عندما تتواصل الشركات ذات الوضع المتساوي (إذا لم يسبق لأحد أن قام بذلك أو لم يضعوا هم أنفسهم قواعد التفاعل)، يمكنك أن تطلب تسريع الإجابة، لكن هذا يتطلب سببًا وجيهًا. على سبيل المثال: "يرجى إرسال الاستبيان المكتمل خلال أربعة عشر يومًا، حيث يتعين علينا تقديم الرد إلى وزارة الصحة في الاتحاد الروسي بحلول 01.10.2013". الأوامر في مثل هذه الحالات غير صحيحة، بما في ذلك من وجهة نظر آداب العمل.

تخزين خطابات الغلاف

يصبح خطاب التقديم غير ضروري بمجرد أن يلتقط المقاول طلباته ويتأكد من اكتمالها. من الآن فصاعدا، سيستمر العمل عليها، ويجب وضع علامة على الرسالة على أنها مكتملة ووضعها في الملف.

غالبًا ما يُطرح السؤال حول كيفية تخزين خطابات الغلاف والمرفقات الخاصة بها: بشكل منفصل أم معًا؟ عادة، يتم وضع مرفق الرسالة في حالة خاصة مخصصة لهذا النوع من المستندات. لا يوجد مكان لخطابات التقديم: يتم تخزين أعمال العمل المنجزة والفواتير والعقود والعديد من المستندات الأخرى بشكل منفصل وغالبًا لفترات زمنية مختلفة.

يجب أن تؤخذ هذه النقطة في الاعتبار عند تجميع تسميات الحالات. تقوم بعض الشركات (التي لديها كمية صغيرة من تدفق المستندات) بإنشاء ملف واحد "خطابات الغلاف" وتضع فيه جميع الحروف من هذا النوع، بغض النظر عما تم إرفاقه بها. يتعين على الآخرين إنشاء عدة ملفات من رسائل الغلاف ووضعها في تسميات حالات التقسيمات الهيكلية. بعد ذلك، على سبيل المثال، ستنتقل الاتفاقية المرسلة إلى ملف "اتفاقيات الخدمة"، وخطاب التقديم الخاص بها - إلى ملف "خطابات الغلاف لعقود الأنشطة الأساسية".

ويحدث أيضًا أن تظل الرسالة مخزنة في الشركة، لكن المرفق لا يبقى. ينطبق هذا، على سبيل المثال، على مسودات المستندات (كما في المثال 9). مشروع اللائحة ليس وثيقة بعد ومن المرجح أن يتم تصحيحه أكثر من مرة، وليس من الضروري الاحتفاظ به.

كما ترون، لا يوجد شيء معقد في كتابة خطاب تقديمي، ولكنه يمكن أن يوفر ليس فقط مستنداتك، ولكن أيضًا الوقت.

قد تحدث صعوبة طفيفة، كالعادة، عندما تنفذ الشركة قاعدة إعداد خطاب تقديمي تم تنفيذه بشكل صحيح وتقديمه للشحن مع مجموعة من المستندات. ولكن يتم حل هذه المشكلة بكل بساطة عن طريق وضع هذه القاعدة في قانون تنظيمي محلي. ومن الصعب المبالغة في تقدير فوائدها.

الحواشي

طي العرض