قواعد عقد اجتماع عمل مع العملاء. اجتماع عمل: كيفية تحقيق أقصى استفادة منه

اجتماعات العمل هي أحداث (بما في ذلك اجتماعات البروتوكول) ، والغرض منها هو تعزيز إقامة اتصالات متبادلة المنفعة بين ممثلي الأعمال.

في أغلب الأحيان ، يتم تنظيم الاجتماعات من قبل الشركات التي لديها عدد كبير من الشركاء في كل من بلدهم وخارجه.

أنواع اجتماعات العمل

هناك عدة أنواع من مثل هذه الأحداث. كل منهم يمكن أن يكون دولي ، فرع ، علمي.

مؤتمرهناك حاجة لمناقشة قضية معينة. يتم عقد اجتماع العمل هذا في شكل خطابات منفصلة. في الواقع ، المؤتمر عبارة عن اجتماع لمجموعة من المتخصصين في قضية معينة ويمكن أن يتركز في مكان واحد أو مختلف (شكل موزع) على أساس إقليمي.

المؤتمراتمنظم للموزعين والتجار.

ندوة الأعمال- حدث تربوي وعملي ، يقام على شكل مناقشة رسائل مواضيعية.

عرض تقديميإنه مصمم لجذب انتباه الجمهور إلى المنتجات الجديدة والشركة وبعض الإنجازات ونتائج العمل.

طاوله دائريه الشكليتم تنظيمه في حالة مناقشة قضية ذات أهمية اجتماعية تتطلب اهتمامًا عامًا واسعًا. يتطلب مشاركة الخبراء القادرين على تقديم تقييم موضوعي لما يحدث. ومن المعتاد أيضًا دعوة الصحافة لحضور موائد مستديرة للحصول على تغطية إعلامية كاملة لجميع وجهات النظر الرئيسية حول المشكلة.

هناك أيضًا أحداث خاصة للصحفيين:المؤتمرات الصحفية والإحاطات والافتتاحيات الكبرى والغداء الصحفي ، أبواب مفتوحة.

مؤتمر صحفي وإيجازتهدف إلى التعبير عن موقف الشركة. عادة ما يقوم ممثلوها بالإدلاء ببيانات للصحفيين والإجابة على أسئلتهم. الإحاطة أكثر إيجازا. إنها استجابة لحادثة معينة تهم الشركة.

حفل الافتتاح- عرض مصمم لزيادة الاهتمام بمنشأة جديدة وإبراز جميع مزاياها.

يتيح يوم الأبواب المفتوحة تعريف أكبر عدد ممكن من الأشخاص المهتمين بالمبادئ الأساسية لعمل الشركة.

غداء صحفي- وسيلة لتحقيق ولاء وسائل الإعلام الرئيسية في المنطقة. يتم اختيار المرموقة لعقدها. تم تحديد دائرة الأشخاص الذين تم قبولهم في الحدث بشكل متعمد ، وكبار المسؤولين في الشركة حاضرون دائمًا.

بوفيه(كوكتيل ، مأدبة) تعني بيئة غير رسمية. الغرض من مثل هذا الحدث هو مساعدة الشركة المنظمة وضيوفها على إنشاء أكبر عدد ممكن من جهات الاتصال الجديدة والتعارف.

اجتماعات العمل الرسمية وغير الرسمية

تختلف الأحداث الرسمية وغير الرسمية في تكوين المشاركين والنتيجة المقصودة:

• مسؤول (مع بروتوكول ، إجراء صارم) ؛
• غير رسمي (يذكرنا بالاتصال غير الرسمي العادي ، دون نتائج إلزامية موثقة) ؛
• خارجي (مع شركاء أو عملاء) ؛
• داخلي (بين موظفي نفس المنظمة).

مراحل اجتماعات العمل

عادة ، يتضمن أي اجتماع تنفيذ أربع خطوات إلزامية:

• توضيح وجهات النظر ومواقف الأطراف.
• مناقشة ومناقشة الآراء المعبر عنها. تظهر عادة في هذه المرحلة تضارب وتضارب في المصالح ؛
• التوصل إلى حل وسط ، وتنسيق المواقف ، والتوصل إلى اتفاق حول كل قضية قيد المناقشة ؛
• تحليل النتائج وتنفيذ الاتفاقات. هذه المرحلة بعيدة عن غيرها في الوقت المناسب.
  • ضمان التواصل المهني للمتخصصين في مجال واحد ؛
  • البحث الجماعي وتطوير أفكار العمل ؛
  • الحفاظ على الاتصالات ؛
  • تنسيق الإجراءات ، ومراقبة المشاريع الجارية ؛
  • دعم الأعمال.

أهداف وغايات اجتماع العمل

لكن الهدف الرئيسي هو إقناع الشريك بالتصرف بطريقة معينة ، والاتفاق مع مسار العمل المقترح.

برنامج وسيناريو اجتماع عمل

تتطلب المفاوضات الناجحة إعدادًا دقيقًا ، والذي يتضمن عادةً حل المشكلات التنظيمية وإعداد سيناريو للاجتماع نفسه.

تتضمن المجموعة الأولى من المهام تطوير جدول الأعمال واختيار وقت ومكان الاجتماع وعدد المشاركين وتكوينهم وصلاحياتهم والقواعد وعدد الجولات.

عادة ما تعهد الشركة بإعداد البرنامج لموظف معين بشكل خاص.

يجب أن يكون البرنامج مفصلاً وأن يتضمن قائمة واضحة بالأنشطة لضمان:

• اختيار المشاركين من جميع الجهات ؛
• لقاء الوافدين ، النقل ، الإقامة ؛
• برنامج غذائي وثقافي وترفيهي ؛
• عملية التفاوض الفعلية.

يجب أن يشير البرنامج إلى المسؤول عن تنفيذ كل مرحلة. يجب الاتفاق مع جميع الأطراف المشاركة في المفاوضات. في الوقت نفسه ، من المهم توضيح الجهة المسؤولة عن الاحتفاظ بمحاضر الاجتماع. إذا تم افتراض تنسيق دولي ، فمن الضروري أيضًا توضيح مسألة من الذي سيتعين عليه توفير مترجم فوري.

نظرًا لأنه من المعتاد خلال زيارات العمل تنظيم ليس فقط اتصال رسمي ، ولكن أيضًا غير رسمي بين الأطراف (بغض النظر عن الطبيعة الرسمية للحدث) ، يجب أن يتضمن البرنامج يومًا مجانيًا مخصصًا لذلك.

مترجم انجليزي لاجتماع عمل

في أغلب الأحيان ، تتطلب أحداث العمل الترجمة من / إلى اللغة الإنجليزية. هناك عدد من العوامل التي يجب مراعاتها عند اختيار المترجم الفوري:

• معرفة المصطلحات
• خبرة في عمل مماثل ؛
• القدرة على التنقل بسرعة في المواقف المتغيرة ؛
• القدرة على الترجمة بشكل واضح وسريع ومتسق.

من الأفضل تحذير الاختصاصي مسبقًا بشأن موضوع الاجتماع وقواعد اللباس المعتمدة فيه.

زعيم اجتماع العمل

وظيفته هي توجيه مسار المفاوضات. يمكن القيام بذلك بواسطة شخص واحد أو فريق. في الحالة الأولى ، تكون عملية اتخاذ القرار مبسطة - كل شيء يقوم به موظف واحد ، ويتحمل كل المسؤولية.

في الحالة الثانية ، يقل احتمال الخطأ - قد يضم الفريق متخصصين في مناطق مختلفة. لكن شرط النجاح هو تماسك عملها ، وإلا يمكن للخصم استخدام الخلافات الداخلية لأغراضه الخاصة.

نتائج ، نتائج اجتماع عمل

تتطلب النتيجة الإيجابية للمفاوضات التكرار الإلزامي لإنجازاتهم الرئيسية. وهذا ضروري حتى يدرك جميع المشاركين ما تم تحقيقه ويرون نتيجة المفاوضات على أنها إنجاز. سيكون من المفيد ترتيب الاجتماع القادم.

إذا كانت النتائج سلبية ، فمن المهم أن تكون قادرًا على الخروج بشكل صحيح من جهة الاتصال.

ميزات اجتماعات العمل مع عميل في روسيا

من المهم للأجانب أن يأخذوا في الاعتبار أن رواد الأعمال الروس يفضلون التفاوض في إطار غير رسمي ، لكنهم في نفس الوقت يقيّمون شركاءهم التجاريين بعناية. مظهر خارجي. يجب أن تكون مستعدًا لحقيقة أن المفاوضات وحدها لن تؤدي إلى نتيجة ، وستكون هناك حاجة إلى عدة اجتماعات. يمكنك استخدام قنوات الاتصال الرسمية والشخصية. رجال الأعمال الروس دقيقون ولا يحبون الوعود الفارغة.

اجتماعات العمل في المعارض

تعتبر اجتماعات العمل في المعرض هي الأكثر ربحية ، لأن الخدمات الخاصة بالحدث ستساعد في التفاوض مع العميل والتخطيط للاجتماع وضمان تنفيذ جميع الأهداف.

تقيم CEC Expocentre باستمرار معارض مواضيعية من اتجاهات مختلفة ، حيث يمكن لكل مصنع العثور على شركاء وعملاء جدد.

الامتثال للابتدائية قواعد اجتماع عمل يسمح من الدقائق الأولى للاجتماع لكسب المحاور وخلق جو من الاحترام المتبادل بين المشاركين في الحدث. يعد اللامبالاة بالقواعد المعمول بها في آداب العمل أحد الأسباب الرئيسية وراء فشل اجتماع العمل. أي محترف في مجاله يعرف الأساسيات قواعد اجتماع العمل:

1) لا تتأخر عن اجتماع عمل. أضمن خطوة هي الوصول إلى وجهتك قبل 15 دقيقة من الساعة المحددة لتنظيف وجمع أفكارك.

2) من الضروري التخطيط للاجتماع مسبقًا. يقدر الأشخاص الجادون وقتهم ووقت شركائهم ، لذلك من الضروري التفكير مسبقًا في مسار الاجتماع القادم ، وهيكل المحادثة والنقاط الرئيسية التي يجب التطرق إليها في المحادثة. إذا كان اجتماع العمل في وضع المجموعة ، لهجة جيدةيتم النظر في التعريف الأولي لجميع المشاركين في الاجتماع مع خطته.

3) التحضير - خطوة مهمة. إذا كانت هناك حاجة إلى مستندات أو كتيبات أو مواد تمهيدية في الاجتماع ، فمن المستحسن إعدادها وهيكلها مسبقًا حتى لا تبدو مرتبكًا أمام شريك تجاري وتعزز ثقته بأنك رجل أعمال وعملي.

4) من المهم مراعاة آداب السلوك محادثة عمل. تفترض محادثة العمل أن المعارضين مهتمون بوجهة نظر بعضهم البعض ، وبالتالي فهم يستمعون بعناية إلى المحاور ، ولا يقاطعونه ، ولا يتركون تعليقاتهم وأسئلتهم إلا في الوقت المخصص لذلك ، وهو الأفضل للمناقشة مسبقًا.

5) قبل الاجتماع تحتاج إلى إيقاف هاتف محمولووسائل الاتصال الأخرى (Skype على جهاز كمبيوتر محمول ، برامج المراسلة الفورية) التي قد تتداخل مع الاتصال المباشر بالمحاور. إذا كان أحد المشاركين في الاجتماع يتوقع مكالمة مهمة ويجب عليه ترك الهاتف مفتوحًا ، فعليه تحذير الشركاء مسبقًا حتى لا يكون هناك موقف محرج أثناء المحادثة.

7) الوقت من ذهب. أثناء الاجتماع ، من الضروري دائمًا تتبع الوقت ، إذا تم التخطيط للحدث في كتل ، فمن المهم أن تستغرق كل كتلة بالضبط الوقت الذي تم تخصيصه لها في الخطة ، ومن الأهمية بمكان الانتهاء في الوقت المحدد ، لأن كل دقيقة في العمل هي أموال لشخص ما ، فلا تسيء استغلال الوقت الثمين لشركائك.

أولئك الذين يعتقدون أننا يجب أن نلتقي في كثير من الأحيان هم على حق. يقول مستشار التسويق المعروف في الولايات المتحدة وأوروبا ، مؤسس ورئيس High Tech Connect (سان فرانسيسكو) ، رينيه شيمادا سيجل ، إنه حتى لو كنت تعمل في مجال تكنولوجيا المعلومات ، حيث يُنظر إلى الاتصال الافتراضي بشكل طبيعي ، فلن تنجح إلا إذا كنت لن تتجاهل الاجتماعات الشخصية.

لقد اتصلنا بالعديد من المستشارين المستقلين للمكتب وتحدثنا إلى عدد آخر على سكايب ، كما تقول في مدونتها. - كان الموضوع نفسه - مشروع عمل كان من المفترض أن تشارك فيه شركات هؤلاء الأشخاص. في الحالة الأولى ، نحن أكثر توجهاً نحو المشاكل المحتملة. تحدثت الإيماءات وتعبيرات الوجه عن كل التفاصيل الدقيقة. تشارك العواطف في محادثة شخصية ، فنحن نرى الخوف والثقة والود والصدق لا تخفيها المسافة. نحن شركاء "نقرأ". هذا هو ميزة كبيرة.

في محادثة شخصية ، "نقرأ" الشركاء. هذا هو ميزة كبيرة

لا تخفي أهدافك

حول اجتماع مثل أداة فعالةالإدارة داخل الشركة التي ناقشناها بالفعل هنا. اجتماع العمل في سياق هذه المقالة هو اتصال مع شركاء خارجيين: العملاء ، الأطراف المقابلة ، المقاولون. لذلك ، فهو يختلف عن الاجتماعات ، على الرغم من ذلك مبادئ عامةتحضيرها وسلوكها متماثلان:

• هدف؛
• خطة؛
• ملخص (بروتوكول).

ترجع الفروق الدقيقة إلى حقيقة أن المشاركين في الاجتماع هم أشخاص لا يمكننا إلزامهم ولا يمكننا طلبهم. يمكننا فقط الاهتمام ، والسحر ، والإقناع. أو العكس - للدفع أو التخويف.

لن نتحدث كثيرًا عن الحاجة إلى تحديد هدف - ومن الواضح جدًا أن الشخص العاقل لن يجر نفسه عبر الاختناقات المرورية إلى الطرف الآخر من المدينة ، دون أن يفهم السبب. نلاحظ فقط أنه لا ينبغي تحديد الهدف فحسب ، بل يجب نقله أيضًا إلى الأشخاص الذين ترغب في الالتقاء بهم.

حتى لا يكون هناك خلافات في التفسير ، يجب تدوينه. ولكن بدون عناصر مختلفة هناك "مطلوب" و "هناك حاجة" وما إلى ذلك. أنت في حاجة إليها وقد فات موعد استحقاقه ، ولكن بالنسبة لشريكك ، قد لا تكون مشكلتك موجودة على الإطلاق في الطبيعة. لذلك ، كن لبقًا ، ضع نفسك على قدم المساواة مع شريكك ، حتى لو كنت في الواقع فوق رأسك وكتفيك.

ابحث عن امرأة

نضع هدفًا - نرسم خطة. أي على نفس الورقة التي صاغنا فيها الهدف بلباقة ، نكتب الأسئلة التي نريد مناقشتها. بعد ذلك ، أثناء مفاوضات العمل ، لن يفوتك أي شيء مهم ، وسيعرف الشركاء ما الذي يجب الاستعداد له. تأكد من الإشارة إلى أنه يمكنهم الإضافة إلى خطتك أو تعديلها. فقط اطلب أن يتم إعلامك بالتغييرات التي تم إجراؤها.

بعد ذلك ، عليك التفكير في من سيشارك في الاجتماع من جانبك. شركات نقل المعلومات الحصرية والمفاوضين والموظفين القادرين على تقديمها على الفور حلول غير قياسيةفي وضع متغير. المرأة الجذابة في المجموعة ستكون أيضًا ميزة إضافية. يجب أن يكون عدد المشاركين في الاجتماع من كلا الجانبين هو نفسه. الخيار الأفضل- شخصان: زعيم والآخر يكمل ويصلح المعلومات.

ناقش مع المشاركين مسبقًا الأهداف والنتائج المرجوة من الاجتماع. يحتاج الجميع إلى فهم دورهم وما هو متوقع منهم. ذكر الزملاء بلطف أن المبادرة في شركتك ، بالطبع ، لا يعاقب عليها ، لكن مظهرها غير المناسب غير مرحب به.

إذا لم تكن الشخص الأول في الشركة ولا يمكنك تخيل اجتماع مخطط دون مشاركة المدير ، فاحرص على أن تشرح له سبب الحاجة إليه. لا شك أن المدير سيقدر مهنيتك إذا ذكرت حججك في بضع دقائق.

بمجرد الموافقة ، قم بتزويد رئيسك بأكبر قدر ممكن من المعلومات حول الطرف الآخر ، وموضوع الاجتماع ، والنتائج المتوقعة لمشاركته الكتابية.

تذكر أنه من الأفضل أن ترى مرة واحدة بدلاً من القص سبع مرات لاحقًا ، قم بإعداد المواد المرئية: العروض التقديمية ، والكتيبات ، والكتيبات ، وبطاقات العمل.

الزوايا لا تفضي إلى الثقة

يتم اختيار مكان الاجتماع مع مراعاة أهدافه وغاياته وحالة المشاركين وحقائق الموقف. هناك ثلاثة خيارات ممكنة: في منطقتك وفي مكتب الشريك وفي "المياه المحايدة".

من خلال دعوتك إلى مكانك ، فإنك تأخذ دور مضيف مضياف وتُظهر أسرتك من الداخل. في المنزل ، بالطبع ، حتى الجدران تساعد ، لكن يجب أن تعطي الضيوف الانطباع الذي يحتاجون إليه.

وفقًا للكاتب وعالم النفس الأسترالي آلان بيز ، حتى شكل الطاولة يؤثر على مزاج المشاركين في الاجتماع. مربع أو طاولة مستطيلةكما يقول ، لا يتمتع بالمصداقية ويخلق جوًا من المنافسة. مفاوضات طاوله دائريه الشكلإضفاء طابع غير رسمي على الاجتماع والإشارة إلى إمكانية التبادل الحر للآراء. صغير منضدة القهوةتفضي إلى محادثة ودية.

بقبولك دعوة الشريك للحضور إلى مكتبه ، فإنك تُظهر الاحترام ، والذي سيكون موضع تقدير خاص إذا كانت مكانتك في بيئة العمل أعلى. أنت ، بدوره ، ستكون قادرًا على فهم كيفية وكيفية حياة الشركة التي يجب أن تتعاون معها بشكل أفضل.

تضع المنطقة المحايدة المشاركين على قدم المساواة ، لذا فهي الأنسب لمناقشة المواقف المثيرة للجدل وإيجاد طريقة للخروج من النزاعات.

سيكون من الرائع أن تفكر في كيفية الجلوس على الطاولة. إذا جلست مقابل بعضكما البعض ، فستضيف شكليًا. الجلوس بجانب بعضكما البعض يعني أنك تعرض حوارًا وديًا.

كرة القدم للأعمال

يتم الاتفاق على مدة الاجتماع مقدما. لا يمكن تأجيل موعد إلا إذا كانت هناك أسباب وجيهة.

يُعتقد أن الاجتماعات الأقل إنتاجية هي تلك المقرر عقدها يوم الاثنين (يوم صعب) والنصف الثاني من يوم الجمعة (يوجد بالفعل ساونا وحفلات شواء في ذهنك).

لا يجب أن تحدد موعدًا للاجتماع قبل العشاء ، عندما تسود إشارات من معدة فارغة في الدماغ ، وبعد ذلك مباشرة ، عندما تريد الجلوس بهدوء وعدم مناقشة قضايا العمل.

لكن الجمع بين الغداء والمفاوضات التجارية في وجود حسن النية من كلا الجانبين أمر مقبول تمامًا.

أثناء المحادثة ، أظهر انفتاحك واستعدادك للبحث عن حلول وسط ، وركز على النتيجة التي تناسب الجميع. انتبه ليس فقط للكلمات ، ولكن أيضًا إلى النغمة وتعبيرات الوجه والإيماءات. المعلومات غير اللفظية ليست أقل قيمة من المعلومات اللفظية.

من المقبول تمييع جزء العمل من خلال التواصل غير الرسمي ، على سبيل المثال ، لتبادل الانطباعات عن مباراة كرة القدم أمس. سيسمح لك ذلك بإقامة علاقة قريبة من الصداقة.

بناءً على نتائج الاجتماع ، يجب إعداد ملخص يتم فيه تدوين الاتفاقات التي تم التوصل إليها. وهي مؤلفة من كلا الجانبين ، بشكل مشترك شحذ الصياغة. يرسل البادئ بالاجتماع النص النهائي إلى الطرف الآخر وإلى جميع المشاركين من جانبه.

يتم إدخال جهات الاتصال الجديدة الواردة في الاجتماع قاعدة واحدةشركات.

هل حصلت على الاسئلة؟ اكتب في التعليقات.
يمكنك أيضا

© "مركز مبادرات الأعمال" ، مع النسخ الكامل أو الجزئي للمادة ، مطلوب الإشارة إلى المصدر.

اجتماع عملهو الشكل الأكثر شيوعًا للمعايير الدولية علاقات عملومنصة أعمال ملائمة لـ أشخاص ناجحون. يوجد هنا خاتمة للصفقات المربحة ، ومناقشة آفاق التعاون ، وتبادل الحلول والأفكار والخبرات المبتكرة.

كيف تسير اجتماعات العمل والمفاوضات؟

لن يتم عقد الاجتماع الأكثر نجاحًا لطبيعة العمل إلا إذا تم إنشاء علاقة ثقة بين المشاركين فيه. يجب أن يعرف الطرفان شريكهم أو شركائهم جيدًا ، وأن يسعوا بشكل متبادل للتوصل إلى اتفاق. اجتماع العمل الفردي والجماعي أساسي التفاعل الإنسانيالتي يؤثر فيها الناس على بعضهم البعض من خلال مشاعرهم و الصفات الطوعية، والفكر ، وإبلاغ الشركاء أيضًا عن مناصبهم في العمل.

كيف تعقد اجتماعات بنجاح مع رجال الأعمال؟

قبل أن تشارك في اجتماع عمل ، يجب أن تستعد له. يجدر التعرف على القواعد الأولية لمثل هذه الأحداث التجارية. إظهار اللامبالاة ل القواعد المقبولة بشكل عام آداب العمل، أنت تخاطر بإنهاء الاجتماع دون جدوى.

في المرحلة التمهيدية الأولى من الإعداد ، يقوم الموظف بجمع وتقديم جميع المعلومات المهمة عن العميل للمدير والمشاركين في الاجتماع المستقبلي. في محادثة هاتفية مع العميل ، يتم الاتفاق على وقت ومكان الحدث.

لتجنب المواقف غير السارة ، يصل منظمو المفاوضات إلى مكان الاجتماع مسبقًا. يتم إجراء محادثة حول مواضيع محددة مسبقًا. المرحلة النهائية هي عرض تقديمي "يوجه" العميل إلى حقيقة أن التعاون مع الشركة سيكون جذاباً ومربحاً بالنسبة له.

مثال اجتماع العمل

أ (الرئيس التنفيذي):لقد جمعتكم هنا لأبلغكم قرار صاحب الشركة بتخفيض جميع المصاريف الداخلية بنسبة 15٪ خلال الأشهر الثلاثة القادمة. نعم ، سيكون الأمر صعبًا للغاية ، لكننا سنتجاوزه. أقترح عليك إبلاغ مرؤوسيك بالتغييرات القادمة. ستؤثر التغييرات في المقام الأول على تقليل استراحة الغداء إلى 35 دقيقة ، وإلغاء استراحات القهوة أثناء النهار ، وتعليق تعيين موظفين جدد. ماذا تقول عن هذا ب?

ب:نعم ، أوافق على أن مثل هذه الابتكارات ستؤتي ثمارها.

لكن:ما هو رأيك في?

في:ربما يمكننا الاستغناء عن استراحات القهوة على مدار اليوم؟ من المهم للغاية الحفاظ على روح الفريق داخل الفريق ".

لكن:أفهم كل هذا جيدًا ، لكن يجب أن نعطي إشارة واضحة للجميع حول جدية نوايانا. لماذا انت صامت جي?

ز:أنا أؤيدك بالكامل. كما أنني أقدم توفيرًا إضافيًا عن طريق نقل إجراءات مراقبة الجودة من كل ثالث إلى كل عينة خامسة.

لكن:أنا أتفق مع عرضك جي. انت على حق تماما. لذلك ، سأقوم بإعداد نص الأمر ، وأنت ، بدورها ، ستبلغ مرؤوسيك بالتغييرات القادمة. انتهى الاجتماع.

أي اجتماع عمل هو نوع من منصة الأعمال. خلال هذه الاجتماعات ، يشارك رواد الأعمال خبراتهم ويناقشون الأفكار الجديدة ويخططون للتعاون المتبادل المنفعة. إذا لم تنجح علاقة الثقة بين الشركاء ، فسيؤثر ذلك سلبًا على نتيجة المحادثة.

خلال اجتماعات العمل ، يشارك رواد الأعمال خبراتهم ويناقشون الأفكار الجديدة ويخططون للتعاون المتبادل المنفعة.

هناك أنواع رسمية وغير رسمية من اجتماعات العمل. يعتبر الخيار الأول أكثر "صرامة": يتم تحديد قواعده مسبقًا ، والمواضيع التي يجب تغطيتها معروفة لجميع المشاركين مسبقًا. الخيار الثاني هو أقرب إلى لقاء ودي ، فقط مناقشة لحظات العمل تصبح موضوع محادثة. تتكون المفاوضات الجادة غالبًا من مرحلتين: الجزء الرسمي والبوفيه. بالإضافة إلى ذلك ، وفقًا لعدد الأشخاص ، يتم تمييز أنواع مثل الاجتماع الجماعي أو الشخصي.

كيف تنفق

قبل تنظيم وعقد اجتماع عمل ، فإن الأمر يستحق التحضير له. تحتاج أولاً إلى معرفة ميزات هذه المفاوضات. وهم يكمنون في حقيقة أنه يتم إيلاء اهتمام خاص للإيماءات وتعبيرات الوجه والتنغيم. هذه اللحظات النفسية مهمة ، لأن المحادثة تتم بشكل شخصي ، وهنا تدخل قوانين علم النفس البشري حيز التنفيذ. يجب أن تكون قادرًا على كسب شخص لنفسك ، لكسب ثقته.

لكن كيف تستعد للقاء؟ يمكنك اتباع الخطوات التالية:

1. اجمع أكبر قدر ممكن من المعلومات عن شريك حياتك. للقيام بذلك ، يمكنك إجراء دراسة مصغرة. البيانات مأخوذة من مصادر متعددة: مواقع الشركات ، صفحات بتنسيق في الشبكات الاجتماعية، وسائل الإعلام الجماهيرية. أي معلومات ستكون مفيدة.
2. خلق صورة إيجابية. يتم استقبالهم بالملابس ، لذلك عليك ارتداء الملابس وفقًا لذلك. مناسب في معظم الحالات أسلوب العملالملابس ، ولكن ليست صارمة للغاية. ينصح بعض علماء النفس باستخدام خدعة واحدة للفوز بشريك: لباس أسوأ منه بقليل. عندها لن يشعر الشريك بأنه مقيد. عند اختيار الملابس ، عليك البناء على المرحلة السابقة. على سبيل المثال ، إذا اكتشفت أن الشريك شخص جاد وعضو في حزب سياسي وغالبًا ما يحضر الأحداث الكبرى ، فأنت بحاجة إلى الاجتماع معه ببدلة كلاسيكية. وإذا أظهرت مجموعة المعلومات أن الشريك لا يعاني من التقاليد ، فيمكنك السماح له بارتداء ملابس أسهل ، مرتديًا الجينز والياقة المدورة.
3. الانطباع الأول. يقول علماء النفس إن الانطباع الأول يكون دائمًا هو الأقوى ، ويتطور في غضون خمس دقائق من التواصل. فكر مسبقًا فيما ستقوله في اجتماع عمل في البداية. يجب التفكير في الكلام بطريقة طبيعية. في المفاوضات التجاريةغالبًا ما يتم تقدير شيئين: عقل متطور وروح الدعابة. يوجد نموذج مُثبت: في الاجتماع الأول ، يتم الإعلان عن اسم الشريك واسمه العائلي (حتى لا يكون هناك خطأ) ، ومن ثم فإن الأمر يستحق التعريف بنفسك وتسمية شركتك. ثم هناك تبادل للمصافحات ، وتبدأ المحادثة. من الأفضل أن تبدأ بموضوعات بعيدة ثم تبدأ في العمل لاحقًا.
4. بناء المحادثة الصحيحة. من الصعب دائمًا إجراء لقاء شخصي مع شريك نقطة نفسيةرؤية. لذلك ، من الأفضل استخدام تقنيات معينة لتتمكن من إقامة اتصال مع شخص ما. أولاً ، يجب أن توضح للشريك على الفور أنه رجل أعمال. للقيام بذلك ، يمكنك الإعلان عن قواعد الاجتماع والغرض منه. ثانيًا ، من الضروري طرح الأسئلة بشكل صحيح بحيث تكون قصيرة وواضحة. يجب إعداد الأسئلة مسبقًا وحفظها. وثالثًا ، عليك أن تتصرف بهدوء وثقة.

غالبًا ما يتم تقدير شيئين في مفاوضات الأعمال: الفكر المتطور وروح الدعابة.

قواعد

وضع المتخصصون قواعد لاجتماعات العمل:

1. حدد موعدًا للاجتماع مسبقًا. يشير هذا إلى الموافقة على القضايا التنظيمية ، مثل الوقت وخطة الحدث.
2. لا تأخير. التأخر غير مقبول ، يمكن أن يفسد الانطباع الأول. بالإضافة إلى ذلك ، إذا وصلت مبكرًا ، يمكنك جمع أفكارك وضبطها عقليًا ، وهذا سيساعدك.
3. تحضير المواد. يمكن أن تكون هذه كتيبات ووثائق ومواد أخرى قد تكون مفيدة في المفاوضات.
4. اطفيء هاتف محمول. لا شيء يجب أن يصرف الانتباه عن محادثة عمل مع شريك. وإذا كنت تنتظر مكالمة مهمة ، فعليك إخطار شريكك مسبقًا.
5. رصد . هذا يعني عدم مقاطعة الشخص ، والتحدث بنبرة هادئة ، والتعامل مع الآخرين بأدب.
6. راقب عن كثب الوقت. الوقت هو المال ، لذلك لا تؤخر الاجتماع مع الشريك. يجب مناقشة الأطر الزمنية مسبقًا والالتزام بها.

أخيراً

لعقد اجتماع عمل بشكل فعال مع شريك أو عميل ، تحتاج إلى الاستعداد التام له. معظم معلما- هذه مجموعة من المعلومات حول شخص ما ، لأنه هو الذي سيساعد في التعرف على طريقة الاتصال الصحيحة. بعد ذلك ، يحدث اقتراح لاجتماع عمل. الآن عرض شعبي للقاء في خطاب عمل. تعد المشاركة في اجتماعات العمل مهمة للغاية لكل رائد أعمال ، لذلك لا ينبغي إهمال هذه اللحظة.