آداب المفاوضات التجارية والاجتماعات. التحضير لعقد اجتماعات العمل وحفلات الاستقبال

الجوهر الرئيسي لإجراء محادثات العمل هو إنشاء مناقشة بناءة لشخصين أو أكثر. لتحقيق نتائج إيجابية ، يحتاج الشخص الذي يتم إرساله إلى الاجتماع إلى الاستعداد بشكل صحيح للمحادثة: جمع أكبر قدر ممكن من المعلومات حول العملاء (العادات والإنجازات والنجاحات الأخيرة وما إلى ذلك) ، وتحديد الأهداف المحددة التي يسعى لتحقيقها ، وكذلك تحديد أسلوب الملابس والسلوك.

جمع المعلومات

من أجل التعرف على عملائك بشكل أفضل ، تحتاج إلى إجراء القليل من البحث. وهو يتألف من جمع كل أنواع المعلومات حول هذا الشخصأو مجموعة من الأشخاص من مصادر مختلفة ، والتي سيتم مناقشتها في هذه المقالة.

موقع العميل.إن المصدر الأكثر قيمة والأولوية للمعلومات حول أي شخص هو موقع الويب الخاص به. عادة ، على مثل هذه الموارد ، يحاول الأشخاص نشر أكبر قدر ممكن من المعلومات عن أنفسهم وعن شركتهم. بادئ ذي بدء ، تحتاج إلى دراسة شاملة للصفحة الرئيسية للموقع. بعد كل شيء ، للوهلة الأولى فقط يكون لدى المرء انطباع بأن ذلك فقط معلومات عامة. في هذه الصفحة ، يمكنك معرفة دور هذه الشركة أو المؤسسة في السوق ، وفترة الوجود ، والمناطق التي يتم فيها تقديم الخدمات أو المنتجات ، بالإضافة إلى جغرافية الشركة.

قسم "الأخبار" ممتع للغاية أيضًا. يقوم البعض بنشر أخبار العالم على هذه الصفحة من أجل ملء الفراغ بشيء ما. في الواقع ، يجب نشر المعلومات المتعلقة بحياة المنظمة هنا: بضع كلمات حول السياسة الإستراتيجية في المستقبل ، معلومات حول الشركاء الجدد ، تقارير عن المشاركة الناجحة في المعارض المختلفة ، وبالطبع الأحداث التي وقعت خلال في الآونة الأخيرة.

سيسمح لك قسم من الموقع باسم "الشركاء" بالتعرف على قائمة العملاء الذين يتعاونون مع هذه الشركة. إذا وجدت من بينهم شركتان على الأقل تتعاونان معك ، يمكن أن يساعدك ذلك بشكل كبير في الضغط على العملاء أثناء المفاوضات. وبالتالي ، لا يضر الحصول على توصيات منهم أو رسائل الشكر. من المحتمل أن يحتوي الموقع على معلومات حول موظفي الشركة. في هذه الحالة ، ستتاح لك الفرصة للتعرف على المعلومات حول إدارة الشركة ، لدراسة مجال نشاطهم المهني. ربما يمكنك العثور على اهتمامات أو نقاط اتصال مشتركة يمكن مناقشتها في اجتماع: عشاق نفس الرياضة ، ولديهم أطفال ، ودرسوا في نفس المؤسسات التعليمية ، وما إلى ذلك.

الشبكات الاجتماعية.اليوم ، يوفر لنا مجموعة كاملة من الفرص الجديدة التي لا يجب عليك (متخصص المبيعات) تجاهلها. فمثلا، عدد كبير منحصل الناس على ما يخصهم. قد يحتوي موقع الشركة على رابط إلى مدونة الشركة ، والذي يوفر الوصول إلى معلومات جديدة. يمكن أن يكون لرئيس الشركة أيضًا مدونته الخاصة. في حال تمكنت من الحصول على Twitter الخاص بالشخص الذي تقابله ، تأكد من دراسة جميع المعلومات المتاحة هناك. العثور على الشخص الذي تحتاجه بشكل مختلف في الشبكات الاجتماعية("Professionals.ru" و "Facebook" و "Odnoklassniki" و ("فكونتاكتي" وما إلى ذلك) - تأكد من التعرف على أنشطة المجموعات والمجتمعات التي هو عضو فيها وكذلك مع دائرته من الاصدقاء.

أموال وسائل الإعلام الجماهيرية. تخزن الوسائط كمية كبيرة جدًا من المعلومات والمعلومات التي يمكن استخدامها لأغراضها الخاصة. إذا كانت الشركة مهتمة بصورتها ، فإنها ترد دائمًا على الهجمات والاتهامات من المنافسين في الوقت المناسب ، ونتيجة لذلك ، تتعاون بشكل وثيق مع وسائل الإعلام (تنشر مقابلاتها وإعلاناتها التجارية على الراديو والتلفزيون ، ومقالات في الصحف والمجلات) - هذا يعني أن إدارة الشركة تقدر الرأي العام. يجب استخدام هذه الحقيقة أيضًا في التحضير لاجتماع عمل.

انتبه للمواد الترويجية. بعد كل شيء ، بعد أن درست بدقة وسائل الإعلان التي تستخدمها الشركة ، يمكنك التعرف على الأهداف التي تسعى إليها الإدارة ، وكذلك عن رفاهيتها. تذكر أن الشخص الذي تقابله بجدية سيستخدم أيضًا كل هذه الفرص في التحضير. في الاجتماع الشخصي ، يمكنك استخدام معلومات حول تحفيز الشركات والعروض الترويجية المستمرة. كل هذا سيساعد في تكوين رأي إيجابي عنك كشخص على دراية جيدة بأعمال موكله ، على عكس العديد من المديرين الآخرين الذين يحاولون "دفع" منتجهم في أسرع وقت ممكن. على خلفية هؤلاء الأشخاص ، ستبدو كأخصائي مختص ، مما يساهم في تكوين التعاطف الشخصي والثقة بين رئيس الشركة وبينك.

محركات البحث.لا تنس أن "محركات البحث" تسمح لك بالعثور على الكثير معلومات مفيدةحول رئيس الشركة والأعمال بشكل عام. فقط أدخل اسم الشركة أو الشركة في سطر الإدخال واستمر في التنقل بين الصفحات واحدة تلو الأخرى ، وستتمكن بالتأكيد من العثور على معلومات مهمة، والتي لم يشكوا بها حتى (حجم أعمال الشركة ، قضايا المحاكم القادمة ، وما إلى ذلك).

صورة

أسلوب العمل مقبول بشكل عام في بيئة الأعمال. لا يجوز لبس المنارات والسراويل القصيرة والأحذية المفتوحة والتنانير القصيرة والجينز أو الأحذية الرياضية في الاجتماعات الهامة. لكن كما نعلم جميعًا ، هناك استثناءات لكل قاعدة. على سبيل المثال ، لكي تنجح المفاوضات (مع احتمالات جيدة) وتعطي نتائج إيجابية (فائدة في وقت قصير نسبيًا) ، تحتاج إلى ارتداء ملابس أسوأ قليلاً من المحاور الخاص بك. أسلوب العمل هو المعيار ، ولكن لا داعي لأن تكون متحمسًا جدًا.

تذكر أنه ، على سبيل المثال ، أعزائي ، يرتدون ملابس للقاء مع شخص غريب ، لن يعطوا انطباعًا بالذوق الرفيع (كما ينبغي أن يكون) ، ولكن عن نواياهم لاستخراج الأموال من عملائهم في أسرع وقت ممكن ، مما سيؤثر سلبًا التواصل المفتوح والبناء. من الناحية العملية ، هناك عدد كبير من الحالات عندما جاء الناس إلى اجتماعات مهمة مع القادة الشركات الكبيرةفي كنزات بأكمام ممتدة أو شورت أو جينز. تخيل لدقيقة أنك ترتدي بدلة باهظة الثمن للقاء مدير شركة كبيرة وناجحة. من ستظهر في عينيه؟ على الأرجح ، مثل البطة "المفرطة في اللباس"! في مثل هذه الاجتماعات ، سيكون لديك فرصة ضئيلة لبناء محادثة بناءة ومثمرة.

سيساعدك الشكل المرغوب أن تنظر إليه عند الاجتماع مع عميل معين على معرفة المرحلة السابقة من التحضير لاجتماع عمل. فقط من خلال جمع وتحليل جميع المعلومات حول العميل وشركته ، ستتمكن من اتخاذ القرار الصحيح. على سبيل المثال ، إذا استنتجت أن عميلك المحتمل ، وهو شخص جاد للغاية ، مولع بالسيارات الفاخرة ، ويشارك بنشاط في الأعمال الخيرية ، وهو عضو في المنظمات العامة والأحزاب السياسية ، ويحضر العديد من المؤتمرات والندوات ، وكان رئيسًا تنفيذيًا لـ 10 سنوات ، من الأفضل ارتداء بدلة عمل كلاسيكية (أحذية نظيفة ، وسترة ، وسراويل داكنة ، وقميص خفيف). بالنسبة للفتاة ، فإن الفستان الأسود بدون أي ملحقات لامعة مناسب تمامًا. لا تحاول أن تفرط في تحميل ملفات مظهر خارجي"الحلي" الإضافية ، يجب أن يكون كل شيء "باعتدال"!

في حال كان لديك اجتماع عمل مع رئيس مؤسسة تطويرية شابة توفر مجموعة واسعة من الملابس للشباب في السوق ، وفي نفس الوقت تكتشف أن عميلك يفضل أسلوبًا مجانيًا من الملابس وهو نسبيًا ، يوصى بارتداء ملابس أكثر حرية. علاوة على ذلك ، سيبدو كإضافة إلى المحادثة: ستؤكد على موقفك الإيجابي تجاه اتجاه تطوير أنشطته التجارية.

إذا علمت من مصادرك أنك على وشك مقابلة شخصية مبدعة وغير عادية (ستتعلم ذلك من خلال دراسة التفاصيل الحياة الشخصيةو صور مختلفة) - حاول ارتداء ملابس مثيرة للاهتمام. على سبيل المثال ، إكسسوارات أنيقة وألوان غير متناسقة وربطة عنق مشرقة وكل شيء آخر سيساعدك على الظهور أمام محادثك كشخص غير عادي يمكنه (هي) رؤية حليفه.

كما يعلم الجميع ، يوفر النمط الكلاسيكي قاعًا داكنًا وقمة فاتحة (عادةً بيضاء). إذا كنت ذاهبًا إلى اجتماع عمل مهم ، فاتبع هذه القاعدة. أيضًا ، عند اختيار الألوان والأناقة ، ضع في اعتبارك من ستلتقي به. ستساعدك هذه القاعدة البسيطة جدًا دائمًا على أن تبدو أصليًا ورائعًا. في نفس الوقت لا تنسى الرأس. نعم الفتيات مع شعر طويلتحتاج إلى وضعها بعناية في نوع من تصفيفة الشعر.

نترك انطباعًا إيجابيًا في 5 دقائق

الذهاب إلى اجتماع عمل - تذكر أنه لن يكون لديك سوى بضع ثوان لتترك انطباعًا جيدًا. إذا لم يكن لديك الوقت الكافي ، فعادة ما يكون لديك خمس دقائق أخرى لتصحيح الأمور. حاول أن تتخيل الموقف: هناك طرق في مكتبك ، دخل شخص ما بحقيبة كبيرة وصرخ قائلاً "انتبه!" يحاول توجيه انتباهك (والموظفين الآخرين) إلى كتاب ما في يده. ما رأيك في هذا الشخص في تلك اللحظة؟ هل تريد من عميلك أن يفكر فيك بنفس الشيء؟ بالكاد! لذلك ، عليك التفكير في جميع أفعالك مسبقًا: كيف ستدخل الباب ، وماذا ستقول لشركائك في العمل ، وما إلى ذلك.

نظرًا لأن هذه المقالة تتعلق بالمحادثات التجارية ، فإننا نلفت انتباهك إلى الخيار التالي. بعد أن فتحت الباب ، قل مرحباً لعميلك ، وناديه باسمه الأول والأخير (أو الاسم الأول والأوسط) ، للتأكد من أن هذا هو الشخص الذي ستقابله. بعد ذلك ، تحتاج إلى تقديم نفسك ، وإعطاء اسمك ، ومنصبك في الشركة ، بالإضافة إلى النقاط التي يجب عليك مناقشتها ، وإخبار عميلك أيضًا أنك وافقت على مقابلته في ذلك الوقت. حاول إقامة اتصال بالعين مع المحاور الخاص بك خلال هذه الفترة. إذا رأيت أن العميل مشغول بالأوراق ، فتحقق مما إذا كان يمكنه التحدث معك الآن أو إذا كان يحتاج إلى القليل من الوقت لإنهاء عمله الحالي. إذا كان الشخص مستعدًا للتواصل ، يمكنك البدء.

كيف ينبغي تنظيم المحادثة؟

لكي يفهم محادثك أنه يتعامل مع شخص جاد وجاد في العمل ، أعلن أولاً عن قواعد الاجتماع. على سبيل المثال ، يمكنك قول هذا: "الغرض الرئيسي من لقائنا معك هو تحديد أهداف عملك الحالية وتحديد كيف يمكن لشركتنا أن تساعدك على تحقيقها. أقترح بناء محادثة على مرحلتين. في المرحلة الأولى ، سوف أطرح عليك عددًا صغيرًا من الأسئلة لفهم الأولويات الرئيسية لشركتك ، وفي المرحلة الثانية ، سأخبرك بأي منها يمكن لشركتنا مساعدتك في التعامل معه. أعتقد أن مثل هذا البناء للمفاوضات سيكون مثمرًا قدر الإمكان. هل تتفق معي؟" بعد الحصول على موافقة المحاور ، يمكنك المضي قدمًا في المفاوضات بأنفسهم. إذا كان العميل لا يحب خطتك ، اسأله عن البديل الذي يمكنه تقديمه.

من أجل تحديد احتياجات عميل الأعمال بشكل صحيح ، يجب أن يكون المفاوض الجيد طليقًا في أسلوب صياغة الأسئلة بشكل صحيح. يمكن طباعة هذه القائمة مسبقًا على الورق وإدخال إجابات العميل هناك ، أو يمكنك "الاحتفاظ" بجميع الأسئلة في الذاكرة وتحديد الخطوط العريضة لجميع المعلومات الواردة. تذكر أن المحادثة يجب أن تتطور منطقيًا ، لذلك عليك التفكير مليًا في ترتيب جميع الأسئلة. لإعداد قائمة بالأسئلة ، يمكنك استخدام النموذج التالي:

1. منذ متى كانت شركتك في السوق؟
2. من هو في الجمهور المستهدفالمشترين لديك؟
3. ما الأسواق التي تستهدفها (مناطق ، منطقة ، مدينة)؟
4. ما هي المزايا التي يتفوق بها المنافسون على جذب العملاء لشركتك؟
5. كيف تختلف شركتك عن المنافسين؟
6. من هم مقدمو الخدمات الذين تتعاون معهم اليوم؟
7. لماذا اخترت هذا المورد؟
8. حاول تقييم عمل المورد الخاص بك على مقياس من عشر نقاط. ما هو التقييم الذي ستعطيه؟
9. ما الذي لا يناسبك بالضبط في عمل المورد الحالي؟
10. برأيك ، ما هي المزايا التي يجب أن تتمتع بها شركتنا حتى نتمكن من بناء تعاون طويل الأمد معك؟

تذكر أن أهم مرحلة في اجتماع العمل هي جمع المعلومات. بفضل الأسئلة الصحيحة ، ستتمكن من التحدث إلى المحاور الخاص بك ومعرفة جميع المشكلات والمضايقات التي يضطر إلى تحملها. بهذه الطريقة ستكون قادرًا على معرفة ما إذا كان بإمكانك المساعدة في حلها ، وإذا كنت واثقًا من منتجك ، فستكون لديك فرصة جيدة جدًا للحصول على صفقة جيدة.

العرض المناسب لمنتجاتك

في المرحلة الأولى ، تحدث عميلك بشكل أساسي ، لكنه طرح الأسئلة فقط. الآن عليك أن تتكلم. يمكنك بناء مزيد من التواصل بحيث يطرح العميل الكثير من الأسئلة لتوضيح النقاط التي تهمه وتبديد شكوكه ، أو حتى يصمت طوال الوقت ، لأن كل شيء سيكون واضحًا وهو سيفعل. أتفق مع كلامك. التقديم الناجح لخدمات شركتك هو كيف يمكنك ترجمة جميع المعلومات التي شاركها العميل للتو لصالحه ، مع التركيز على جودة الخدمات التي تقدمها شركتك.

على سبيل المثال ، إذا اشتكى المحاور الخاص بك من جودة توصيل مزود الخدمة الحالي (تأخيرات متكررة في الطلب ، مما يؤدي إلى "تقويض" عمل شركة العميل) ، فمن الضروري التأكيد على أنه لن يكون هناك مثل هذه المواقف بالتعاون مع شركتك ، لأن قسم الخدمة يعمل بسلاسة وتحت الإشراف المستمر لخدمة التحكم ، والتي (على الأرجح) لا يملكها مقدم الخدمة الحالي. بعد كل شيء ، إذا كان الأمر كذلك ، فلن يكون هناك مثل هذا التأخير في التسليم. بالإضافة إلى ذلك ، يمكنك ملاحظة أن عقد شركتك ينص على أنه في حالة فشل التسليم ، ستدفع الشركة الموردة غرامة أو تقدم مكافآت كتعويض. بمعنى آخر ، أنت تضمن قانونًا امتثال العميل لجميع شروط العقد ، مما سيساعد في حماية العميل من المخاطر.

الاستنتاجات

لإجراء محادثة عمل ناجحة مع العملاء المحتملين- عليك أن تمر بعدة مراحل. المرحلة التحضيريةيوفر جمع وتحليل جميع أنواع المعلومات حول شخصية الشخص (الذي سيعقد الاجتماع معه) والشركة التي يمثلها. يمكن المساعدة في ذلك من خلال المعلومات الواردة من وسائل الإعلام ومصادر الإعلان و محركات البحثسيكون من المفيد أيضًا زيارة موقع الشركة على الويب.

عند اختيار الملابس ، يجب أن تتمسك بالأسلوب الكلاسيكي ، ولكن إذا كانت لديك معلومات موثوقة حول هوية العميل الذي تقابله ، فقد يكون الأسلوب والأسلوب متشابهين معه.

لخلق انطباع إيجابي في خمس دقائق ، أعلن عن جدول أعمال الاجتماع ، واسأل أيضًا أكبر عدد ممكن من الأسئلة الظرفية في مرحلة جمع المعلومات من المحاور.

المرحلة الأخيرة هي العرض التقديمي ، حيث تقوم بإعداد المحاور لحقيقة أنه سيحصل على المزيد من الفوائد بالتعاون مع شركتك.

مرحبًا! في هذا المقال سنتحدث عن كيفية ترتيب لقاء مع العميل.

اليوم سوف تتعلم:

1. ماذا تقول للعميل المستقبلي حتى يرغب بالتأكيد في مقابلتك ؛
2. ما هي الأخطاء التي لا ينبغي ارتكابها عند تحديد موعد اجتماع شخصي ؛
3. التقنيات الحالية التي ستساعد حتى المبتدئين في ترتيب الاجتماع الأول.

الفرق بين المدير الجيد والمدير العادي

للقيام بذلك ، استخدم التعليمات التالية:

1. قبل الاتصال بعميل ، اجلس على كرسي ، وانحني للخلف ، واسترخي ، وكن صبورًا ، وكن مهذبًا ، وابتسم لنفسك. في بعض الأحيان يمكن الشعور بابتسامة الشخص من مسافة بعيدة. لذلك ، كن مشحونًا بالتفاؤل وانتقل إلى الإجراءات النشطة.
2. اتصل وقدم نفسك نيابة عن الشركة. اذكر اسم عائلتك واسمك الأول واسم عائلتك ، بالإضافة إلى منصبك. باختصار ، أخبرنا بما تفعله بالضبط.
3. ثم اذكر الغرض من مكالمتك. يجب أن يفهم العميل بوضوح ما تريده منه. لكن لا تضع على الفور جميع الأوراق الرابحة. اهتم بالمحاور بشيء ما وقل أنه سيتعلم المزيد في لقاء شخصي.
4. أخبرنا ما هي الشركات المعروفة التي تتعاون معها. ربما ستفيدك ثقة الشركات الكبيرة في مؤسستك.
5. حدد التاريخ والوقت الخاصين بك للاجتماع. يجب أن يكون لدى المحاور انطباع بأنه يقرر بالضبط موعد عقد الاجتماع. في الواقع ، أنت تمنحه خيارًا دون خيار.
6. قل وداعا للعميل ، ولا تنسى أن تشكره على الاهتمام الذي أولته.

فيما يلي مثال على حوار لتحديد موعد اجتماع:

- مرحبًا ، اسمي إيفانوف إيفان سيرجيفيتش ، أنا مدير مبيعات في شركة موروزكو. نحن منخرطون في بيع المنتجات المجمدة. هل يمكنك أن تعطيني بضع دقائق من وقتك؟

مرحبًا ، أنا أستمع إليك.

- إيفان سيرجيفيتش ، أنا أتصل لترتيب لقاء. تقدم لك الشركة التي أمثلها عرضًا مثيرًا للاهتمام.

- وماذا تقصد بالضبط؟ هل يمكننا مناقشة هذا عبر الهاتف؟

- تقدم شركتنا عرضًا شخصيًا لك ، يمكنك من خلاله تحسين تكاليف تصنيع منتجاتك. بمزيد من التفصيل يمكنني أن أشرح لك في الاتصالات الشخصية. قبلت بالفعل بعض أشهر المطاعم في المدينة (على سبيل المثال ، "سيلينتانو" و "بافاريا") عرضنا وكانت راضية عن اختيارهم.

"مغرية ، لكن ربما سأفكر في الأمر."

- لنلتقي غدًا في الساعة 16.00 أو بعد غد الساعة 9.00 ، سأخبرك بالتفصيل عن شروط التعاون معنا. سيكون أكثر إفادة من محادثة هاتفية. هل سيكون مناسبًا لك أن تلتقي غدًا؟

- على الأرجح ، نعم ، فقط إذا أمكن ، في مكتبي.

- رائع ، ثم غدًا في الساعة 16.00 سأكون معك. شكرا على وقتك ونراكم قريبا!

الصعوبات المحتملة عند التحدث مع العميل

في سياق الوفاء بهم الواجبات الرسميةيواجه كل شخص عددًا من الصعوبات التي يجب التغلب عليها. يجب أن يكون وكلاء ومديرو المبيعات قادرين على التعامل مع الاعتراضات.

دعونا ننظر في مواقف المشكلة الرئيسية.

حالة المشكلة	تصرفات المدير
السكرتير أو موظف آخر يقول ذلك الشخص المناسبغائب	يسأل المدير متى يكون أفضل وقت لمعاودة الاتصال
يسأل السكرتير عما يتصل به وكيل المبيعات	وهنا لا بد من الرد بطريقة مستترة ولكن حتى يرى السكرتير أن مكالمة المدير مهمة جدا ولا يمكن تجاهلها. على سبيل المثال ، "أنا أتصل بشأن المعلومات التي قدمها لي فاسيلي بتروفيتش"
لا يرغب العميل في الاجتماع ويطلب إرسال المعلومات إليه عبر البريد الإلكتروني أو الفاكس	يشرح المدير أنه يمكنه القيام بذلك ، ولكن يجب على العميل فهم الحسابات لفترة طويلة ، وفي هذه الحالة قد لا يتم إدراك المعلومات بشكل كامل. من المنطقي أن يخصص العميل بضع دقائق من الوقت للاجتماع بدلاً من قضاء ساعات في دراسة العرض بشكل مستقل
يدعي العميل أنه مشغول وغير قادر على التحدث	قد يكون رد وكيل المبيعات: "بالطبع ، أفهم ، أخبرني فقط متى أتصل بي"
المحاور مهتم الجانب الماليسؤال	يجيب المدير أن التشكيلة كبيرة وأن سعر البضاعة يعتمد على المواقف التي يختارها العميل. لهذا السبب هم بحاجة للقاء.
يدعي العميل أنه راضٍ عن الموردين الحاليين	يطلب المتصل منحه 5 دقائق من الوقت حتى يفهم العميل ما إذا كانت شروط تعاون الموردين الحاليين أكثر ربحية حقًا من عرضه
يشعر العميل بالتوتر ويقول إن عرض المدير لا يثير اهتمامه	لا يصر المدير على مواصلة المحادثة ، ولكنه يطلب الإذن بمعاودة الاتصال في غضون أسابيع قليلة

هناك العديد من التقنيات الفعالة التي ستساعدك بسرعة وسهولة على إقناع العميل بأهمية الاجتماع القادم.

1. تقنية "الحافة"- جوهرها كما يلي: تحافظ باستمرار على اهتمامك بالمحاور ، دون الكشف عن جميع المعلومات بالكامل. يمكنك استخدام التعبير التالي: "حتى أتمكن من إخبارك بكل شيء بمزيد من التفصيل ونقل المعلومات إليك بالكامل ، يجب أن نلتقي."
2. إعادة تسعير المنتج- من الضروري إعادة تقييم منتجك وتطوير تقنية جديدة لاقتراحه. حاول استبدال العبارة المملة "أود مقابلتك" بعبارة "ستنظر شركتنا وتعرض خيارات حقيقيةتقليل تكلفة منتجاتك. على سبيل المثال ، إذا كنت تبيع سلعًا لمطاعم ومقاهي ، فلا تقل أنك تعرض على العميل شراء منتجات معينة. بالتأكيد العملاء لديهم بالفعل موردين. تقديم خدمة لتقدير تكلفة أطباق معينة. بعد إجراء التحليل ، ستظهر أنه إذا اشتريت منتجات منك ، فسيحفظ العميل. لذلك من الأفضل التعاون معك.

فيما يلي بعض النصائح التي يمكن أن تساعدك في تجنب الصعوبات أثناء المحادثة:

• حافظ على الاهتمام ، لكن لا تخلق دسيسة.
• لا تعد العميل بمضاعفة أرباحه عدة مرات. هذا يسبب عدم الثقة.
• لا تستخدم العبارات: "نود ..." ، "يمكننا أن نكون معك ..." ، لأن العميل مهتم فقط بمصلحته وليس رغبتك.
• الإصرار على عقد اجتماع شخصي ، لأن النظر في عيون العميل ، سيكون من الصعب رفض التعاون.

استنتاج

الدعوة الصحيحة للاجتماع هي الخطوة الأولى على طريق عقد الاجتماع الصحيح ، والذي يستلزم تعاونًا طويلًا ومثمرًا. المهمة الرئيسية محادثة هاتفيةلإقناع المحاور بضرورة عقد لقاء شخصي. للقيام بذلك ، سيكون عليك إثارة اهتمام العميل وتعلم كيفية التعامل مع الاعتراضات.

الامتثال للابتدائية قواعد اجتماع العمليسمح من الدقائق الأولى للاجتماع لكسب المحاور وخلق جو من الاحترام المتبادل بين المشاركين في الحدث. يعد اللامبالاة بالقواعد المعمول بها في آداب العمل أحد الأسباب الرئيسية وراء فشل اجتماع العمل. أي محترف في مجاله يعرف الأساسيات قواعد اجتماع العمل:

1) لا تتأخر عن اجتماع عمل. أضمن خطوة هي الوصول إلى وجهتك قبل 15 دقيقة من الساعة المحددة لتنظيف وجمع أفكارك.

2) من الضروري التخطيط للاجتماع مسبقًا. يقدر الأشخاص الجادون وقتهم ووقت شركائهم ، لذلك من الضروري التفكير مسبقًا في مسار الاجتماع القادم ، وهيكل المحادثة والنقاط الرئيسية التي يجب التطرق إليها في المحادثة. إذا تم عقد اجتماع عمل في وضع المجموعة ، فإنه يعتبر ممارسة جيدة لتعريف جميع المشاركين في الاجتماع بخطته مسبقًا.

3) التحضير خطوة مهمة. إذا كانت هناك حاجة إلى مستندات أو كتيبات أو مواد تمهيدية في الاجتماع ، فمن المستحسن إعدادها وهيكلها مسبقًا حتى لا تبدو مرتبكًا أمام شريك تجاري وتعزز ثقته بأنك رجل أعمال وعملي.

4) من المهم مراعاة آداب محادثة العمل. تفترض محادثة العمل أن المعارضين مهتمون بوجهة نظر بعضهم البعض ، وبالتالي فهم يستمعون بعناية إلى المحاور ، ولا يقاطعونه ، ولا يتركون تعليقاتهم وأسئلتهم إلا في الوقت المخصص لذلك ، وهو الأفضل للمناقشة مسبقًا.

5) قبل الاجتماع تحتاج إلى إيقاف هاتف محمولووسائل الاتصال الأخرى (Skype على جهاز كمبيوتر محمول ، برامج المراسلة الفورية) التي قد تتداخل مع الاتصال المباشر بالمحاور. إذا كان أحد المشاركين في الاجتماع يتوقع مكالمة مهمة ويجب عليه ترك الهاتف مفتوحًا ، فعليه تحذير الشركاء مسبقًا حتى لا يكون هناك موقف محرج أثناء المحادثة.

7) الوقت من ذهب. أثناء الاجتماع ، من الضروري دائمًا تتبع الوقت ، إذا تم التخطيط للحدث في كتل ، فمن المهم أن تستغرق كل كتلة بالضبط الوقت الذي تم تخصيصه لها في الخطة ، والأهم من ذلك كله الانتهاء في الوقت المحدد ، لأن كل دقيقة في العمل هي أموال لشخص ما ، فلا تسيء استغلال الوقت الثمين لشركائك.

كل يوم هناك الكثير من اجتماعات عملوالمفاوضات على مستويات مختلفة تماما. ولا يهم ما هو: اجتماع لرؤساء الشركات العالمية من أجل إبرام صفقة بمليون دولار أو محادثة تجارية بين اثنين من رواد الأعمال الصغار حول التعاون - في أي مفاوضات من المهم أن تكون قادرًا على حقالتسييرها وعدم التصرف عشوائيا. بدون التحضير الدقيق لاجتماع عمل والاستراتيجية الصحيحة للسلوك أثناء ذلك ، من غير المحتمل أن تكون قادرًا على تحقيق النتيجة المرجوة من المفاوضات.

يعد إجراء اجتماعات العمل أمرًا حساسًا إلى حد ما ، وحتى إذا كنت قد بدأت للتو في إجراء الأعمال ، فلن يضرك تعلم بعض الفروق الدقيقة في تنظيم مفاوضات العمل في الوقت الحالي.

كيفية تنظيم اجتماع عمل

خلال اجتماع عمل ، احتفظ ببعضها قواعد بسيطةثم بعد ذلك: أولاً ، ستشعر بمزيد من الثقة أثناء المفاوضات ؛ ثانيًا ، ستظهر في عيون محاورك (محاورك) كشخص جاد ومدروس يمكنك التعامل معه ؛ وثالثاً ، زيادة فرصك في تحقيق النتيجة المرجوة من المفاوضات.

1. أهداف واضحة

استعدادًا للمفاوضات ، من الضروري وضع قائمة محددة بالقضايا التي يجب أخذها في الاعتبار والمهام التي تحتاج إلى حل. وأثناء المفاوضات نفسها ، يجب ألا تحيد عن هذه القائمة ، وإلا فإنك تخاطر بفقدان الموضوع الرئيسي للمحادثة ، وبالتالي عدم تحقيق هدفك. وكلما زادت القضايا الرئيسية التي يجب أخذها في الاعتبار في المفاوضات ، كلما كان التحضير لها أكثر جدية ، لأنه من الضروري اختيار مقدار الوقت الأمثل الذي سيتم إنفاقه على كل قضية.

2- الحد الأدنى من "الماء"

لا تنطبق هذه القاعدة على مفاوضات العمل مع الشركاء فحسب ، بل تنطبق أيضًا على اجتماعات العمل وأي محادثات عمل في العمل. غالبًا ما يبدأ الأشخاص (خاصة إذا كانوا على علاقة ودية خارج العمل) في الخوض في مواضيع لا تتعلق مطلقًا بالغرض من المفاوضات. ونتيجة لذلك ، اتضح أن الاجتماع يبدو أنه قد تم ، ويبدو أنهم كانوا يتحدثون عن شيء ما ، لكنهم نتيجة لذلك لم يتوصلوا إلى أي شيء. لذلك ، حاول صرف الانتباه قدر الإمكان عن المحادثات حول موضوع "كيف احتفلت بعيد ميلادك" أو "كيف حال الأسرة" ، وركز فقط على موضوع العمل. جميع المحادثات الأخرى في وقت فراغي.

3. الأشخاص المهمين فقط

نادرًا ما يتم إجراء مفاوضات تجارية من قبل شخصين وجهاً لوجه. هذه حالات خاصة إلى حد ما. في معظم المفاوضات ، هناك عدة أشخاص من كلا الجانبين - مستشارون ، زملاء ، شركاء ، مساعدون. اصطحب معك العديد من الأشخاص إلى المفاوضات الذين سيعبرون عن آرائهم ويقدمون المشورة ويساعدون في القبول القرار الصحيح- هذا معقول ، لكن لا تبالغ في عدد المساعدين. أولاً ، يمكن لعدد كبير من الأشخاص في غرفة الاجتماعات أن يخلقوا إحساسًا "بالجمهور" ويشتت تركيزك. ثانيًا ، الأشخاص الذين لا يرتبطون بشكل خاص بالمشكلة قيد الدراسة ، إذا تحدثوا ، فمن المرجح أن تكون خارج الموضوع ، أو ببساطة لن تثير اهتمام أي شخص (لن تستمع إلى رأي المصمم حول كيفية عرض المشروع من أزمة؟). لذلك ، اصطحب معك إلى المفاوضات فقط أولئك الذين هم في أمس الحاجة إليها.

4. الالتزام بالمواعيد والتنظيم

إن عادة التأخر ، للأسف ، مشكلة لكثير من الناس. والعمل كذلك. انتظار المتأخرين يعني تأخير بدء المفاوضات. وقت الانتظار يضيع. إن رجل الأعمال الحقيقي ملزم ببساطة بتقدير وقته ، لذلك إما أن "تدرب" مرؤوسيك حتى يصلوا دائمًا في الوقت المحدد ، أو ببساطة يبدأون بدون تأخر. على فكرة، أفضل طريقةإن التوقف بشكل دائم عن عادة التأخر بين مرؤوسيك هو أن تضرب مثالك الخاص لهم للوصول في الوقت المحدد في العمل وفي جميع أحداث العمل.

5. كلمة للجميع

إذا كنت قد أخذت في الاعتبار قاعدة الوجود فقط شخصيات مهمةفي المفاوضات (انظر الفقرة 3) ، فهذا يعني أنك في اجتماع عمل تهتم برأي كل شخص داخل جدران غرفة الاجتماعات. امنحهم الفرصة للتعبير عن رأيهم. أثناء حديثك ، اسمح للحاضرين بالتعليق وإبداء تعليقات بناءة ، ومع ذلك ، لا تحول كل شيء إلى مهزلة. عندما يلوح في الأفق القرار النهائي بشكل أو بآخر ، اسأل الجميع مرة أخرى عن رأيه في الموقف الحالي. بإيجاز ، حاول أن تأخذ في الاعتبار رأي جميع المشاركين في المفاوضات.

6. ضبط النفس

القدرة على التصرف في اجتماع عمل - الجودة المطلوبةكل شخص. لا تبالغ في الحماس حيال كل قرار مفيد لك. لا تنزعج وتفزع إذا لم يسير شيء بالطريقة التي تريدها. يمكنك إظهار رضاك ​​أو عدم رضاك ​​، لكن افعل ذلك بضبط النفس والكرامة. أيضًا ، رد بهدوء وثقة على أي "هجوم" من خصومك.

7. العروض التقديمية

بالنسبة لأي اجتماع عمل ، من المناسب تقديم عرض تقديمي قصير تصف فيه الأحكام والأهداف الموجزة للاجتماع. سيكون هذا مفيدًا لكل من جانبك وجانب المحاور: لن تفوت أو تنسى أي تفاصيل مهمة ، وسيكون من السهل على المحاور إدراك المعلومات إذا تم تقديمها في شكل مرئي.

8. الخلاصة

في نهاية الاجتماع ، لا بد من التوصل إلى استنتاج يتضمن القضايا التي تم النظر فيها والقرارات التي اتخذت بشأن هذه القضايا. إذا لم يتم طرح بعض القضايا لسبب ما (لم يكن هناك أشخاص مسؤولون عنها ، ولم يكن هناك وقت كافٍ ، ولم تكن هناك معلومات ضرورية ، وما إلى ذلك) ، فمن الضروري تأجيل النظر في هذه القضايا ليوم معين و الوقت ، وإخطار جميع المشاركين.

1. من الجدير المجيء إلى مفاوضات العمل بزي العمل المناسب. في بعض الشركات الحديثة ، تكون الملابس الفضفاضة مناسبة في أيام العمل العادية (خاصة بالنسبة للموظفين الذين ليس لديهم اتصال مباشر مع العملاء والشركاء) ، ومع ذلك ، إذا كنت مشاركًا في اجتماع عمل ، فاحترم محاوريك وارتد ملابس مناسبة .

2. إذا كان موضوع المفاوضات واسع النطاق ، فمن الأفضل تقسيمها إلى عدة مراحل ، وخلال كل منها ستنظر في مسألة منفصلة. في هذه الحالة ، من الضروري تحديد الأولويات بشكل صحيح وبناء سلسلة من المراحل بالطريقة المثلى.

3. لا تضيعوا وقتكم. إذا رأيت أن الاجتماع يخسر بسرعة ، فمن الأفضل إنهاءه دون انتظار النهائي "الرسمي". يمكن أن يكون هناك العديد من الدلائل على أن المفاوضات لم تعد ناجحة: توقف المحاور عن طرح الأسئلة عليك والحفاظ على نشاط المحادثة ، ومن الواضح أن المحاور متعب وليس في حالة مزاجية لإجراء محادثة بناءة ، وقد بدأ المحاور في القنص ، وهكذا على. اعتمادًا على أهمية موضوع المفاوضات والتعاون مع هذا الشريك المحدد ، يمكنك إما إعادة جدولة الاجتماع أو إنهائه تمامًا.

4. إذا بدأ الطرف الآخر في طرح الكثير من الأسئلة الاستفزازية والصعبة عليك ، فهذا يعني شيئًا واحدًا فقط: إنهم لا يؤمنون تمامًا بما تقوله. ربما تبدو غير مقنع. لذلك ، فإن الأمر يستحق تغيير طريقة الاتصال أو العمل على المظاهر غير اللفظية للجسم والصوت.

التحضير لعقد اجتماعات العمل وحفلات الاستقبال

.التحضير لعقد اجتماعات العمل

1.1 موضوع اجتماع عمل

التنفيذ الفعاليتطلب اجتماع العمل إعدادًا جادًا ودقيقًا.

موضوع اجتماع العمل هو سؤال ، مشكلة يجب النظر فيها خلال الاجتماع. بالإضافة إلى الاجتماعات التي تهدف إلى حل مشاكل العمل ، تُعقد اجتماعات البروتوكول أيضًا ، والتي تسمى أيضًا "زيارات المجاملة" ، نظرًا لأنها تُعقد لغرض التعارف الشخصي أو لإظهار الاهتمام بشريك في مناسبة معينة.

يجب ترتيب اجتماع عمل مقدمًا. داخل نفس المنطقة ، من الأنسب التفاوض قبل يومين إلى ثلاثة أيام. يمكنك ترتيب اجتماع عمل عن طريق البريد الإلكتروني أو الهاتف.

يجب أن يكون التحضير للقاء مع الأجانب شاملاً بشكل خاص. من الضروري توفير جميع عناصر برنامج إقامتهم: ترتيب الاجتماع ، والتكوين الشخصي للمشاركين ، ومشاركة ممثلي الصحافة ، وتبادل الهدايا التذكارية ، وخطب الترحيب ، والإقامة في الفنادق ، والجزء التجاري ، البرنامج الثقافي ، حفلات الاستقبال غير الرسمية ، الأسلاك.

1.2 مكان لاجتماع العمل

مكان الاجتماع أهميةلأطراف عملية التفاوض ، لأنه يمكن أن يصبح جانبًا مهمًا من فعالية الاجتماع لأحد الأطراف أو جميع الأطراف في المفاوضات. هناك الخيارات التالية لاختيار مكان لاجتماعات العمل: في منطقتك ، على أراضي شريك ، في منطقة محايدة وباستخدام وسائل الاتصال (عن بعد).

يفضل معظم رجال الأعمال عقد اجتماعات على أراضيهم (في مباني شركتهم).

الاجتماع في الموقعيجعل من الممكن استخدام حالة المالك بشكل مربح. في الواقع ، في هذه الحالة ، غالبًا ما تعمل عبارة "المنازل والجدران تساعد". يمكن للمالك التأثير على مسار المفاوضات من خلال مجموعة من التكتيكات المناسبة. هذه هي الوسائل الخطة التنظيمية: اختيار الأماكن وترتيبها ، وتنسيب المشاركين على طاولة المفاوضات ، وتنظيم عملية التفاوض (نفث ، فترات راحة) ، وتنظيم برامج ثقافية واجتماعية.

الوسائل التنظيمية مرتبطة بالوسائل النفسية. بعد كل شيء ، تخلق أشكال ومستوى تنظيم عملية التفاوض جوًا نفسيًا مناسبًا (الود ، الضغط ، التوتر ، التلاعب ، إلخ). ومن الأمثلة على ذلك تصميم المكتب ، وحجم الطاولة ، والمسافة بين المضيف والزائر ، وشكل الكرسي وحجمه (الكرسي بذراعين) المقدم للزائر ، وما إلى ذلك). بالإضافة إلى ذلك ، فإن حالة الضيف ذاتها ستسبب توترًا نفسيًا معينًا لدى الشخص.

من المهم أيضًا ألا يضيع الملاك الوقت والطاقة في التغلب على التعب بعد الطريق والتكيف مع البيئة. يمكنهم استخدام التسهيلات المتاحة في مكاتبهم: الهاتف والفاكس والإنترنت وخدمات السكرتارية والصالات ومساعدة الخبراء والمحامين والرؤساء ، إلخ.

تحضير الغرفة. عند إعداد المبنى لاجتماع عمل (مفاوضات) ، ينصح المتخصصون في التنظيم العلمي للعمل بالالتزام بالمتطلبات الأساسية التالية: النظافة ، والنظام ، والتهوية ، ونقص الضوضاء ، ودرجة حرارة الغرفة الملائمة لكلا الطرفين ، والإضاءة المريحة.

أنسب لون للجدار للاجتماعات هو اللون الأزرق الفاتح للغرفة.

سيتم تحسين الجزء الداخلي من غرفة الاجتماعات في وجود المزهريات بالزهور واللوحات.

إقليم الشريك.هناك حالات يكون من الأفضل فيها التفاوض على أراضي الشريك. بادئ ذي بدء ، إنها فرصة معلومات إضافيةعن الشريك شركته.

إن مجرد حقيقة موافقتك على التفاوض على أراضي الشريك هو عنصر من عناصر الاحترام للشريك ، ويوضح مدى جدية نواياك ويمكن أن يقنع الطرف الآخر أنك تستحق التعامل معه.

تعتمد فعالية اختيار الخيارات للاجتماعات المذكورة أعلاه على الموقف. لكن الخيار الأفضل هو تنظيم اجتماعات بالتناوب على "أراضي المرء" و "إقليم الشريك".

منطقة محايدة.المهم هو أن الاجتماع على أرض محايدة لا يعطي مزايا لأي من الجانبين. يمكن أن يكون هذا الخيار فعالاً بشكل خاص في حل حالات الصراع.

لهذا الغرض ، يتم إنشاء مبان مكيفة بشكل خاص في الفنادق والمراكز التجارية. في كثير من الحالات ، تُستخدم غرف الاجتماعات لإجراء المفاوضات.

في حالة الحاجة إلى التواصل غير الرسمي للاجتماعات في الخارج ، يتم استخدام نوادي الأعمال خارج المدينة لرجال الأعمال. في حالة عدم وجود شبكة واسعة من هذه المؤسسات ، يتم استخدام المطاعم (المقاهي) في بلدنا.

عن بعد.تطوير الاتصالات الهاتفية الدولية ، التصوير الضوئي (الفاكس) ، الهاتف الخلويتتيح شبكات الإنترنت وأجهزة الاتصال بالفيديو (الاتصال عبر الفيديو للمؤتمر) تسهيل عملية تنظيم المفاوضات وإجرائها ورفض إلى حد كبير تنظيم الاجتماعات وجهاً لوجه. تسمح وسائل الاتصال الحديثة بالاتصال الإلكتروني المباشر بنقل الصورة والصوت.

حدود الوقت. خطوة مهمةإن نجاح اجتماع العمل هو الاختيار الصحيح للوقت ويوم الأسبوع. من الضروري مراعاة ظروف الحياة التجارية ، وعادات العمل للشركاء ، وساعات الأداء الأمثل.

لذلك ، يعمل بعض الناس بشكل أفضل في الصباح ، ويطلق عليهم "القبرات" ، وفي المساء الآخر "البوم" ، والنوع المتوسط ​​يسمى "الحمام". وفقًا للعلماء ، تشكل "البوم" حوالي 33٪ ، و "القبرات" - 17٪ ، و "الحمام" - 50٪ من إجمالي عدد الأشخاص.

1.3 توقيت اجتماعات العمل

يقترح علماء النفس مراعاة مثل هذه العوامل عند تنظيم المفاوضات ، فلا داعي للتخطيط لاجتماع قبل الغداء مباشرة. الأفكار المتعلقة بالطعام تتداخل مع التواصل البناء. ولكن إذا تم التخطيط للاجتماع بالفعل ، فسيكون من الجيد أثناء عملية التفاوض تقديم فنجان من القهوة والشاي وشيء لتناوله للشركاء.

لا تحدد موعدًا للاجتماع بعد الغداء مباشرة. من الضروري السماح للشركاء بجمع أفكارهم والتحقق من المعلومات اللازمة.

يوم الاثنين ، من ناحية ، ليس أفضل يوم للاجتماعات. بعد كل شيء ، يحتاج الناس إلى وقت لضبط إيقاع العمل بعد عطلة نهاية الأسبوع. على الرغم من أنه ، من ناحية أخرى ، يوم الاثنين ميزة "رأس جديد" ، اجتمع في هذا اليوم للمناقشة موضوعات هامة، تخطط لإنهائها قبل نهاية الأسبوع.

الجمعة ، عندما يتطلع الجميع بالفعل إلى عطلة نهاية الأسبوع ، ليس أفضل يوم للبدء في أي مكان.

يجب مناقشة طول الاجتماع. بعد كل شيء ، قد يحدث أن يعتذر شريكك ، الذي لم يتم تحذيره بشأن مدة الاجتماع ، بعد نصف ساعة من بدء الاجتماع ويتركك ، مشيرًا إلى الحاجة إلى إكمال عمله الذي لا يقل أهمية. من المعتاد مراعاة الوقت المحدد للاجتماع.

عند الاتفاق على موعد الاجتماع ، من الضروري أن نكون دقيقين. يعتبر التأخير إهانة للمضيف وقد يؤثر على مسار المفاوضات. في حالة التأخير المقبول ، تحتاج إلى إيجاد فرصة ، حتى ولو لفترة قصيرة ، لتحذير الشريك والاعتذار وفقًا لذلك.

1.4 تكوين الوفد

تندر المفاوضات بين ممثلين. لذلك ، فإن أحد عناصر بروتوكول اجتماع العمل هو تحديد تكوين المشاركين فيه. الوفد يضم:

المشاركين المباشرين في المفاوضات ؛

استشاريون أكفاء (خبراء) ؛

موظفو الدعم (المترجمون ، وكتّاب الاختزال ، والسائقون ، والسكرتيرات ، وما إلى ذلك).

يجب أن تستند الاتفاقية إلى مبدأ عدد متساوٍ من الوفود من كلا الجانبين. التفويض الأكبر هو ميزة نفسية. بسبب ظروف معينة ، قد يكون هناك انحرافات عن مبدأ التكافؤ ، ولكن بشرط أن تقنع الشركاء بذلك.

تكون المفاوضات أكثر فاعلية ، كلما قل عدد المشاركين. لذلك ، إذا كان من الضروري عقدها في أقرب وقت ممكن ، فمن الضروري تقليل عدد الأطراف ، خاصة وأن زيادة عدد المشاركين في المفاوضات غالبًا ما تؤدي إلى سوء التفاهم.

يتم تسجيل قوائم المفاوضات ، التي تشير إلى الاسم الأخير والاسم الأول والعائلة ومكان العمل ومنصب المشارك ، في المحضر.

يتم تبادل قوائم البروتوكول ، كقاعدة عامة ، في بداية الاجتماع. إذا لم يتم تجميع القوائم مسبقًا ، فمن أجل الحصول على معلومات حول المشاركين في الاجتماع ، تتبادل الأطراف بطاقات العمل.

بالإضافة إلى العدد ، يتم أيضًا تحديد مستوى المشاركين في الاجتماع. يجب أن يكون مستوى التمثيل متماثلًا تقريبًا. يعتمد اختيار التكوين ومستوى المشاركين في المفاوضات على الأهمية التي يعلقها المشاركون على الاجتماع ، وعلى طبيعة الصفقة و الخصائص الوطنيةالمفاوضين. وهكذا تختلف الوفود المفاوضة الصينية في الحجم ، بينما يفضل الأمريكيون المجموعات الصغيرة. وجود ممثل من الجنس الآخر في تكوينه يعزز صورة الوفد.

1.5 مواد للمناقشة

الاجتماع أو المفاوضات المقبلة تنص على الإعداد الأولي للمواد. هناك فئات ذات صلة من المستندات التي تمت مناقشتها في سياق علاقة العمل:

الوثائق التي تعكس موقف المشاركين في الاجتماع بشأن مجموعة واسعة من القضايا ، وكقاعدة عامة ، تحتوي على توصيات بشأن القضايا التي يتعين النظر فيها ؛

مسودات الاتفاقيات أو البروتوكولات أو المعاهدات المختلفة التي يتم تقديمها كأساس للمفاوضات ؛

مشاريع القرارات أو اتفاقيات النوايا.

عنصر معقد ولكنه مهم العمل التحضيريهو اختيار الوثائق المختلفة حول القضايا التي من المفترض النظر فيها. هذه شهادات ووثائق رسمية ، قصاصات من الصحف والمجلات تحتوي على معلومات عن الشريك وأعماله ، هذه بيانات عن ظروف شركائه وسلوكهم في السوق. على الرغم من أن كل هذا يتطلب الكثير من الجهد والمعرفة والوقت ، إلا أن هذا العمل في النهاية يبرر نفسه. لذلك ، في كتابه "كيف تنجو بين أسماك القرش" ، يلاحظ X. McKay أن معرفة شيء ما عن العميل على الأقل لا يقل أهمية عن معرفة كل شيء عن منتجاتك. إذا كنت تعرف عملائك ، وإذا كانت اهتماماتهم وسماتهم الشخصية معروفة ، فسيكون هناك دائمًا أساس لإقامة الاتصال. يقدم استبيانًا من 66 عنصرًا ، ويتضمن سؤالًا حول البيانات الشخصية للعميل ، والتعليم ، والحالة الاجتماعية ، والأنشطة السابقة ، والاهتمامات الخاصة ، ونمط الحياة ، وما إلى ذلك ، ويوفر فرصة "لمعرفة" العميل بشكل أفضل.

النتيجة المثلى للاتفاقية هي إدراك كل من المشاركين فيها أنه حصل على فائدة معينة مقارنة بالوضع الأصلي.

1.6 ترتيب وتجهيز الجداول

عنصر مهمتجهيز المبنى لاجتماع عمل هو تجهيز الطاولات.

الجانب النفسيقد يكون التأثير على المشاركين في الاجتماع في شكل طاولة. لذلك ، وفقًا لـ الأسترالي آلان بيز ، فإن الطاولة المربعة لا تتمتع بالثقة وتساهم في خلق جو من المنافسة. هذا الشكل من الجدول مناسب للمفاوضات التجارية القصيرة. مفاوضات طاوله دائريه الشكلتنص على الطبيعة غير الرسمية للاجتماع والتبادل الحر للآراء. تسهل طاولة القهوة الصغيرة المحادثة الودية وتكون بمثابة مكالمة مجاملة.

يتم وضع دفاتر الملاحظات والأقلام وأقلام الرصاص والنشرات على الطاولات لكل مشارك. يجب أن تكون الكراسي أو الكراسي بذراعين مريحة و كافي.

على طول طاولة المفاوضات ، من المعتاد ترتيب الزجاجات مياه معدنيةونظارات نظيفة.

يُنصح بالاعتناء بالقهوة أو الشاي. للقيام بذلك ، من الضروري توفير السماور أو عدة مجموعات جيدة أو الشاي أو القهوة أو ملفات تعريف الارتباط أو الفواكه أو الكعك أو الحلويات على طاولات التفاوض.

إذا وضعت منفضة سجائر على المنضدة ، فهذه إشارة إلى أنه يمكنك التدخين ، ولكن قبل إشعالها ، يجب أن تطلب الإذن من الحاضرين. في حالة عدم السماح بالتدخين ، يجب تجهيز منطقة للتدخين أثناء الاستراحة.

1.7 اجتماع الوفد

عادة ما يتم إعداد المباني لاجتماعات العمل إما من قبل موظفين معينين بشكل خاص في الشركة ، أو من قبل متخصصين مدعوين.

من العناصر المهمة في بروتوكول الأعمال تنظيم اجتماع للوفد. بادئ ذي بدء ، من الضروري تحديد مستوى المستقبلين بشكل صحيح. يجب على الشخص المدعو أن يجتمع ، ووقع الرسالة مع الدعوة ، ولكن كاستثناء - أحد نوابه.

عند مقابلة وفد ، وخاصة الوفد الأجنبي ، من الضروري الالتزام بقواعد بروتوكول معينة

يجب أن تتوافق رتبة ومنصب رئيس الوفد المرحب مع رتبة وموقع رئيس الوفد الزائر.

عادة ما يصل رئيس الوفد المضيف ، يرافقه 2-3 أشخاص ، إلى الاجتماع.

إذا وصل الضيف مع زوجته ، يلتقي به رئيس الوفد المضيف أيضًا مع زوجته.

الأول هو الرئيس الذي يستقبل الوفد وإذا حضرت زوجته الإجتماع يقوم بتقديمها للضيوف.

والثاني هو ضيف - رئيس شركة أجنبية ، الذي يوصي زوجته أيضًا.

ثم يقوم رئيس الوفد المضيف بتقديم منتسبيه - أعضاء الوفد الذين حضروا للقاء الضيوف بالترتيب. إذا كان بين الذين يجتمعون نساء ، فيوصى بهن قبل كل شيء. إذا كان هناك عدد قليل من النساء ، فيوصى بهن حسب الرتبة ، ثم الرجال - أيضًا حسب الرتبة.

رئيس الوفد الذي وصل بعد ذلك يتعرف على أعضاء وفده بنفس الطريقة.

عند مقابلة الوفد في المطار أو محطة السكة الحديد ، يجب على رئيس البلد المضيف تقديم الزهور لجميع النساء - أعضاء الوفد أو أولئك الذين وصلوا مع أعضاء الوفد. عند الاجتماع والمغادرة في المطار أو محطة القطار ، يجب تقديم الزهور ملفوفة في السيلوفان (لا يتم إعطاء الزهور للرجال ، باستثناء الذكرى السنوية).

يرتبط اجتماع الوفد حتما بالسكن في السيارات. معرفة قواعد الهبوط وفقًا لممارسات البروتوكول الدولي أمر ضروري لكل عضو من أعضاء الوفد. يجب أن يعرفهم السائق والمترجم ورئيس الوفد وزوجته (ملحق 17).

قبل ذلك ، يجب أن تتحرك السيارة بحيث يكون الباب الأيمن مواجهًا للرصيف. أول من يجلس ويخرج هو الراكب الذي يشغل مقعد الشرف. إذا كانت الظروف لا تسمح للسائق بقيادة السيارة مع الجانب الأيمن من الرصيف ، يدخل الراكب الفخري إلى السيارة من خلال الباب الأيسر. هم أيضا يركبون من خلال الباب الأيسر.

الراكب الكرام يجلس في المقعد الخلفي مع الجانب الأيمنفي سياق السيارة يكون لديه صاحب أو رئيس وفد الاجتماع. يمكن لحارس الأمن ، والمراسل ، وكاستثناء ، المترجم أن يجلس بجانب السائق. من يشغل مكان الشرف يخرج من الباب الأيمن ، والباقي ، حتى لا يزعج الجالس في مكان الشرف من خلال اليسار.

2. تجهيز وعقد الاستقبالات

2.1 التقنيات وجوهرها

الاستقبالات وجوهرها

تعد حفلات الاستقبال - الدبلوماسية والتجارية - واحدة من أهم أشكال السياسة الخارجية والأعمال والأنشطة الثقافية وأنشطة أخرى للحكومات والإدارات الحكومية ورجال الأعمال والمنظمات العامة وغيرها والأفراد. يمكن أن تعقد في المناسبات الرسمية (تكريما لزيارات الدولة ، والأعياد الوطنية ، وما إلى ذلك) ولها الأهمية السياسية، أن تكون بروتوكولية بحتة بطبيعتها (فيما يتعلق بزيارات العمل ، وافتتاح المعارض) أو تستخدم في ترتيب الأنشطة اليومية (أثناء المفاوضات وغيرها).

من المهم أن نفهم بوضوح أن المحتوى الرئيسي لحفلات الاستقبال ليس تناول المشروبات أو تذوقها ، ولكن حل مشاكل العمل التي تحتاج إلى الاستعداد لها بعناية مسبقًا. بالنسبة لمعظم المشاركين ، فإن الأساليب مركزة ، وعمل هادف ، وليس بأي حال "الفراغ الممل" السطحي الذي تخيله بايرون منذ ما يقرب من قرنين من الزمان.

يمكن أن تساعد حفلات الاستقبال في إنشاء وصيانة وتطوير الاتصالات بين الأطراف والأفراد ، والتواصل وتوضيح موقف الفرد ، وجمع المعلومات ، وتبادل الآراء ، وأخيراً ، مناقشة المواقف والاتفاق عليها وحل المشكلات القائمة في إطار غير رسمي.

تقاليد إقامة حفلات الاستقبال لها جذورها في العصور القديمة. كانت الضيافة ولا تزال مؤشراً أساسياً لشرف وكرامة الشعب والدولة وحسن نيتهما.

لذلك ، تحافظ الدول بعناية على التقاليد التاريخية لاستقبال الضيوف كرموز للسلام والعطف. لا يزال الضيوف الأجانب يحتفلون بتقاليد الضيافة الروسية. أرست الممارسة الدولية طويلة المدى أنواع الاستقبالات الدبلوماسية ، وطرق تحضيرها ، والآداب الدبلوماسية ، وهو أمر معتاد التقيد به.

تتطابق ممارسة البروتوكول في روسيا ككل مع الممارسة الدولية. تنقسم حفلات الاستقبال حسب الوقت إلى نهار (حتى الساعة 19) ومساءً ، ووفقًا لمكان إقامة الضيوف - إلى حفلات استقبال بها أماكن جلوس وبدون أماكن جلوس.

2.2 التعيين والتحضير للاستقبالات

التعيين والتحضير للاستقبالات

الاستقبال هو أحد أشكال الأنشطة "الخارجية - السياسية الداخلية" للمنظمة. عادة ما يتم تنظيم هذا وإعداده مسبقًا من قبل المالكين ، الاستضافة المشتركةوقت ممثلي المنظمة المضيفة والضيوف. يقام حفل الاستقبال: أ) بمناسبة تاريخ رسمي - ذكرى أو ذكرى تأسيس الشركة أو إنشاء منظمة ؛ ب) بمناسبة زيارة ضيف معروف ومشرف للمنظمة ، وفد من شركة شريكة. ج) في سياق الأنشطة اليومية للشركة على أساس منتظم.

قد يكون الغرض من الاستقبال هو توسيع وتعميق الاتصالات في مجال نشاط الشركة ، للحصول على المعلومات اللازمة ، لتشكيل صورة المنظمة في بيئة الأعمال الخارجية.

يمكن أن تكون حفلات الاستقبال: في النهار والمساء ، مع ترتيب جلوس (أماكن مخصصة مسبقًا للمشاركين) وبدون ترتيب جلوس ، رسمية وغير رسمية.

حفلات الاستقبال النهارية هي "كأس من الشمبانيا" ، "كأس من النبيذ" ، "إفطار". عادة ما يبدأ "كوب من الشمبانيا" في الساعة 12 ظهرًا ويستمر حوالي ساعة. قد يكون سبب هذا الاستقبال هو ذكرى عطلة وطنية ، ومغادرة (وصول) المسؤول ، وإقامة الوفد. افتتاح معرض (مهرجان) ... الخ. هذا هو أبسط أشكال القبول التي لا تتطلب الكثير من التحضير. يتم الاستقبال بدون جلوس الضيوف - الوقوف. يتم تقديم المشروبات والوجبات الخفيفة من قبل النوادل. عادة فقط الشمبانيا والنبيذ والعصائر و وجبة خفيفة(ميني كيك ، سندويشات ، مكسرات).

الإفطار أو الغداء مع منطقة جلوس هو شكل استقبال أكثر جدية. لهذا الشكل من أشكال الاستقبال ، يتم توفير أماكن على الطاولة لجميع المشاركين. يتم ترتيب الإفطار مع المقاعد بين الساعة الثانية عشرة والخامسة عشر صباحًا ويستمر حوالي ساعة ونصف. من حيث المحتوى والوقت ، فإنه يتوافق مع عشاء روسي ويمكن أن يشمل 1-2 مقبلات باردة ، سمكة واحدة أو واحدة طبق اللحموالحلوى. من المقبول تقديم مقبلات ساخنة من الطبق الأول. أثناء تجمع الضيوف في قاعة المدخل ، يتم تقديم فاتح للشهية والعصائر أثناء الإفطار - نبيذ العنب الجاف ، وفي النهاية يتم تقديم الشاي والقهوة والشمبانيا والكونياك والمشروبات الكحولية. يأتي الضيوف عادة لتناول الإفطار بملابس غير رسمية ، ما لم يتم تحديد الزي الرسمي بشكل محدد في الدعوة.

حفلات الاستقبال المسائية من عدة أنواع. الأكثر شعبية وديمقراطية وجماهيرية وإنتاجية من حيث التغطية الإعلامية هو "الكوكتيل" الذي يبدأ بين 17-18 ساعة ويستمر لمدة ساعتين. الاستقبال يقام واقفا. يقترب الضيوف أنفسهم من الطاولات بالوجبات الخفيفة ، ويلتقطون الحلوى لأنفسهم ، ويقدم النوادل المشروبات ، إذا تم توصيل وجبات خفيفة ساخنة ، فيمكن تسمية مكتب الاستقبال "a la بوفيه". لمزيد من الجدية للاجتماع ، يمكن تقديم الشمبانيا والآيس كريم والقهوة بنهايته. البوفيه هو الشكل الأكثر ديمقراطية للاستقبال. يمكنك ترك هذه المأدبة في أي وقت مناسب. أثناء القيام بذلك ، هناك بعض القواعد التي يجب وضعها في الاعتبار:

يجب أن تقترب من الطاولة فقط بعد دعوة أو بعد أن يذهب باقي الحاضرين إلى الطاولة ؛

يأخذ الضيوف الأطباق من كومة في بداية الطاولة ويتحركون على طول الطاولة في اتجاه واحد (حتى لا يتداخلوا مع بعضهم البعض) ، ويضعون المكافآت على طبقهم ؛

من غير المهذب أن تكون بالقرب من طاولة بها سيجارة تدخن ؛

إنه لأمر قبيح أن تتراكم على طبق كل الأطباق المقدمة مرة واحدة. هناك ترتيب معين من الحلوى: من المفترض أن تتذوقها في البداية اطباق سمكيجب ألا تكون الأسماك واللحوم على نفس الطبق ؛

يجب أن تأخذ بالضبط بقدر ما يمكنك أن تأكل ؛

يتم نقل الوجبات الخفيفة إلى طبق بجهاز مشترك موجود على طبق مع هذه الوجبة الخفيفة. بعد أن جمعت الحلوى ، يجب ألا تنسى وضعها الأجهزة العامةفي المكان؛

لأطباق الحلوى والحلويات ، يجب أن تأخذ أطباق نظيفة ؛

يمكن للرجل أن يعامل سيدة بإحضار شيء لها من البوفيه. من غير المقبول للمرأة أن تعامل الرجل.

أدوات المائدة الوحيدة على طاولة البوفيه هي شوكة. لذلك ، يتم تقطيع الوجبات الخفيفة إلى قطع صغيرة ("مرة واحدة"). بالإضافة إلى الشوك ، يمكن أيضًا تقديم أسياخ - أعواد صغيرة عالقة في السندويشات - المظلات والوجبات الخفيفة الأخرى. يمكن أن تكون السكاكين على الطاولة ، لكن استخدامها على أي حال سيكون غير مريح. من المعتاد أن تأتي إلى البوفيه ببدلة أو فستان غير رسمي.

حفل استقبال يشبه البوفيه هو "كوكتيل". يقام أيضًا بين الساعة 17:00 و 20:00. على عكس طاولة البوفيه ، لا يتم تغطية طاولات الكوكتيل. يتم وضع العديد من الطاولات الصغيرة في القاعة والسجائر والمباريات ومنافض السجائر ووضع المناديل الورقية في المزهريات. يتم تقديم الأطعمة والمشروبات بواسطة النوادل على الصواني. بدلاً من الشوك ، يستخدم الضيوف أسياخ مأدبة خاصة. حفل الاستقبال ينتهي بالشمبانيا والقهوة.

العشاء هو الشكل الأكثر جدية للاستقبال. يبدأ في الفترة من 17 إلى 19 ساعة ، ويستمر 2-3 ساعات أو أكثر. يجلس الضيوف أولاً على الطاولة لمدة ساعة ، ثم ينتقلون إلى غرفة أخرى أقل رسمية ، أو جزء من قاعة المحادثة ، حيث يتم تقديم الشاي والقهوة. اللباس الرسمي. يقام الغداء مع المقاعد - يتعلم كل مشارك عن رقم مكانه على الطاولة من الدعوة.

يتضمن غداء البوفيه مقاعد مجانية للمشاركين على طاولات من أربعة إلى ستة أشخاص ، ويلتقط الضيوف الوجبات الخفيفة من طاولة كبيرة ويجلسون على إحدى الطاولات الصغيرة. القائمة مثل البوفيه. يتم تنظيم مثل هذا الاستقبال بعد حفل موسيقي ، ومشاهدة فيلم ، أثناء استراحة بين جلسات المؤتمر. بوفيه الغداء أقل رسمية من الغداء.

يتم ترتيب الشاي بين الساعة 4-6 مساءً ، وعادة ما يكون للنساء. يختلف العشاء مع المقاعد عن الغداء فقط في وقت لاحق.

يجب ألا تتأخر عن حفلات الاستقبال الرسمية. يصل الضيوف في حفلات الاستقبال (الإفطار والغداء والعشاء) في غضون 3-5 دقائق وبعد فترة توقف قصيرة تستخدم في التحيات والمعارف المتبادلة ، تتم دعوتهم إلى الطاولة. لقاء على الطاولة غير مقبول. لا ينصح بالتحدث إلى شخص ما من خلال أحد الجيران. على المنضدة ، يمكن للمرأة أن تجلس مرتدية قبعة ، لكن يجب نزع القفازات.

في الاستقبال مع المقاعد ، من الضروري مراعاة الأقدمية ، الرسمية أو الحالة الاجتماعيةالضيوف ، حيث تنقسم الأماكن إلى أكثر شرفًا وأقل شرفًا. يعتبر المكان الأول على حق سيدة المنزل ، والثاني - إلى يمين المالك. في حالة عدم وجود المرأة ، يعتبر المركز الأول على يمين المالك ، والثاني - على يساره. عند الجلوس ، يتم اتباع القواعد التالية:

أول من يمين ويسار المضيفة هم من الرجال ، بينما المضيف محاط بالسيدات. ثم تتناوب الأماكن: بجانب النساء يضعن الرجال والعكس صحيح ؛

لا تجلس المرأة مع امرأة في نهاية الطاولة ، إذا لم يكن الرجل جالسًا في نهاية الطاولة ؛

لا يجلس الزوج بجانب زوجته ؛

أجنبيان من نفس البلد لا يجلسان معًا ؛

الأماكن الأخيرة على الطاولة يشغلها موظفو مؤسستهم (ولكن ليس من قبل النساء).

حتى يتمكن كل ضيف من العثور بسرعة على مكانه على الطاولة ، يتم وضع خطة جلوس عند المدخل ، ويتم وضع بطاقة غلاف مع اسم الضيف ولقبه على الطاولة ، وفي بعض الأحيان يتم تقديم مخطط جدول لكل ضيف. يأخذ الضيوف أماكنهم بعد جلوس المضيفة ، وهي أول من يستيقظ بعد نهاية حفل الاستقبال.

يشمل التحضير للاستقبال الخطوات التالية: تحديد أهداف الاستقبال ، واختيار شكل الاستقبال ، وتحديد تكوين المشاركين ، وإعداد السيناريو الخاص بالاستقبال ، وإرسال الدعوات ، ووضع خطة جلوس على الطاولة (إن وجد) ، وتجميع القائمة ، وإعداد الطاولة وخدمة الضيوف ، وإعداد الخبز المحمص والخطب.

تقام العروض غير الرسمية في المواقف التي "لا يتوقع" الضيوف فيها مسبقًا ، وغالبًا في الشركات الصغيرة والمرتجلة ، في بيئة غير رسمية. تعتبر حفلات الاستقبال غير الرسمية شائعة في الولايات المتحدة عندما تتم دعوة الشركاء لتناول طعام الغداء. يساهم الطابع غير الرسمي للوضع في حل المشكلات غير القياسية ، والقدرة على النظر إلى المشكلة بشكل مختلف. من حيث المبدأ ، يجب أن يكون المرء مستعدًا لمثل هذا الاستقبال.

استنتاج

في سياق العمل الذي تم تنفيذه ، وجد أن الاستقبال في مجال الأعمال هو ، في المقام الأول ، واجبات رسمية ، وليس فقط للمؤسسة المضيفة التي تستقبل الضيوف ، ولكن أيضًا للمنظمات التي تلعب دور الضيوف. لذلك ، يجب التعامل مع اجتماع العمل أو الاستقبال بمسؤولية ، ومعرفة أساسيات سلوكه ، ونطاق الاستقبال.

اجتماعات العمل وحفلات الاستقبال ضرورية ل عمل مثمر، فهم يساعدون في مفاوضات الأعمال ، ويزيلون حجاب الإجراءات عنهم ويمنحونهم طابعًا مريحًا. في الوقت نفسه ، لكي لا تسيء إلى الضيوف ، عليك أن تعرف القواعد الأساسية لعقد حفلات الاستقبال. ولكي لا تدخل في موقف حرج عندما تكون حاضرًا في حفل الاستقبال ، عليك أن تعرف كيف تتصرف فيه. كان هذا هو موضوع العمل المنفذ ، والذي حددت خلاله القواعد الأساسية لإجراء الاستقبالات:

تشهد ممارسات البروتوكول الدولية الحديثة على رغبة البلدان في جعل حفلات الاستقبال متواضعة ، وتجنب المبالغة المفرطة ، ومنحها قدرًا أكبر من العقلانية.

يسمح الجو شبه الرسمي لحفلات الاستقبال للحاضرين بإجراء اتصالات مفيدة ، ومناقشة العقود المستقبلية العامة التي تعود بالنفع على الشركاء المشاركين ، وتوسيع وتعميق الاتصالات الحالية ، وتبادل الآراء والآراء التي تسمح لهم بفهم أفضل للاقتصاد ، والمالية وغيرها. مواقف ومطالبات شركاء المستقبل وخصائصهم في تنظيم القضية. بالإضافة إلى ذلك ، ل رجل أعمال من ذوي الخبرةيمكن أن تكون مراقبة سلوك وأفعال المدعوين إلى حفل الاستقبال مصدرًا للمعلومات ، والتي بدورها ستكون بمثابة أحد المكونات الأساسية في اتخاذ القرارات بشأن الصفقة التي يتم إبرامها.

فهرس

) بوتافينا ر. أخلاقيات علاقات العمل: دليل دراسة. - م: المالية والإحصاء ، 2002.- ص. 208.

) دنكل. آداب العمل- روستوف أون دون: فينيكس ، 2006. - 370.

) تشوميكوف إيه إن ، بوشاروف إم بي. العلاقات العامة: النظرية والتطبيق. - م: ديلو ، 2003.- ص. 496.

) شبل ف. كتيب رجل الأعمال والمدير. - م: المالية والإحصاء ، 2000.- ص. 354.

) ياشين ف. أخلاقيات العمل. - م: ديلو ، 2002.- ص. 342

طلب

وفد استقبال اجتماع عمل

الجلوس في الحفلات الرسمية: 1 - 12 ضيفًا بترتيب الأقدمية الرسمية

الجلوس في حفلات الاستقبال الرسمية مع المضيفة: 1 - 14 ضيفًا بترتيب الأقدمية الرسمية

ترحيب غير رسمي. الطاولة على شكل حرف U ، ويجلس المالك والمضيفة مقابل بعضهما البعض. على الرغم من أن خطة الجلوس هذه مقبولة دوليًا ، إلا أنه يجب تجنبها لأن الضيوف من 7 إلى 12 ليس لديهم اتصال يذكر مع المضيف

في وجبات الإفطار والعشاء الرسمية ، يجلس الضيوف وفقًا لترتيبهم حسب أقدمية البروتوكول.

الموظفون ذوو الرتبة أو المسمى الوظيفي الذين هم في إجازة أو عاطلين عن العمل ، بمعنى آخر ، لا يؤدون وظائفهم المتوافقة مع رتبتهم ، يسلمون الأقدمية للضيوف من نفس الرتبة الذين يعملون في العمل. إذا قام الضيف بأداء واجبات أعلى من رتبته ، فإنه يأخذ أعلى منصب مستحق له. مكان عال.

نظرًا لأن النساء يشغلن بشكل متزايد مناصب عليا في الهيئات المنتخبة وفي المناصب الإدارية ، في وجبات الإفطار والعشاء الرسمية ، تجلس النساء بين الرجال ، اعتمادًا على رتبتهن.

في وجبات الإفطار والعشاء غير الرسمية ، حيث يوجد الرجال والنساء ، إذا أمكن ، لا تجلسوا جنبًا إلى جنب. في مثل هذه الحالات ، ما لم تكن المرأة هي رئيسة البعثة ، تجلس النساء حسب أقدمية الزوج.

تحتفظ الأرامل بمرتبة أزواجهن. تجلس النساء غير المصحوبات برجل حسب العمر أو المنصب أو اللقب الفخري. للمرأة المتزوجة أقدمية أعلى من الأرملة أو المطلقة. جميع النساء فوق الفتيات الصغيرات في الأقدمية ، إلا إذا كانت رتبتهن وواجباتهن أو ألقابهن الفخرية تمنح أي منهن أفضلية خاصة.

يجلس زوج المرأة في منصب رسمي بين الرجال حسب رتبة زوجته ، إذا كانت وظيفته لا تؤهله لمنصب أشرف.

في الاجتماعات التي يحضر فيها كل من المسؤولين والشخصيات البارزة ، هناك توتر حتمي بين الأقدمية القانونية والأقدمية المدنية. في هذه الحالات ، يجب مراعاة القواعد التالية:

· تؤخذ دائمًا في الاعتبار الأقدمية النسبية للأشخاص في المناصب الرسمية ؛

· عندما يتم تحديد الأقدمية ، يتم وضع ضيوف الشرف بين المسؤولين الرسميين ، مع إعطاء الأفضلية لأسباب تتعلق بالمجاملة للأشخاص الذين يشغلون مناصب عالية ولديهم تأثير أكبر في الحياة العامة ؛

· يتم قبول ميزة الضيوف الأجانب بشكل عام. على قدم المساواة في الرتبة ، يحتل الضيوف الأجانب مكانة أعلى من مواطني بلدهم. المواطنون الذين يعملون خارج بلادهم لديهم مرتبة أعلى من مواطنيهم.

في حفلات الاستقبال مثل الإفطار والغداء والعشاء ، يجلس الضيوف على الطاولة بترتيب محدد بدقة. تنقسم الأماكن على الطاولة إلى أماكن أكثر احترامًا. المكان الأكثر تكريمًا هو على يمين المضيفة (في حفل استقبال غير رسمي) أو على يمين المالك (في حفل استقبال رسمي). بعد ذلك تأتي الأماكن الموجودة على يسار المضيفة والمالك ، عندما يبتعدان ، أقل شرفًا.

في حفل استقبال رسمي ، حيث يكون الضيوف حاضرين بدون زوجات أو أزواج ، يُعرض على الضيف الرئيسي مقعدًا على الطاولة المقابلة للمضيف.

دروس خصوصية

بحاجة الى مساعدة في تعلم موضوع؟

سيقوم خبراؤنا بتقديم المشورة أو تقديم خدمات التدريس حول الموضوعات التي تهمك.
قم بتقديم طلبمع الإشارة إلى الموضوع الآن لمعرفة إمكانية الحصول على استشارة.