Hn в отчета има препис. Как се посочва отпускът по майчинство в отчета. Кой трябва да води

Когато попълвате график за всеки служител, трябва да използвате цял списък от кодове. И специално объркване винаги възниква в ситуации с ваканции. Междувременно грешка в кода може да доведе до неточности при изчисляването на плащанията на служителите. Тази статия ще ви помогне да избегнете това.

Във формуляра на унифицираната отчетна карта всеки буквен код има цифров аналог. Например, ваканцията в графика е отбелязана с код OT или 09. Можете да използвате всеки от тях, но буквените кодове са по-ясни. Няма смисъл да посочвате двата кода наведнъж.

За собствената си бланка за отчитане на работното време фирмата има право да въвежда собствена кодировка, но това отново може да доведе до объркване и неправилно изчисляване на заплатите. Следователно е по-лесно да използвате познати кодове от унифицирана форма.

Най-често срещаните кодове за попълване на график

Точка	Какъв код да поставите в отчета?
	азбучен	дигитален
Работен ден	аз	01
Командировка	ДО	06
Основен платен годишен отпуск	ОТ	09
Годишен допълнителен платен отпуск	OD	10
Отпуск по майчинство (или във връзка с осиновяване на новородено)	Р	14
Родителски отпуск до навършване на тригодишна възраст на детето	охлаждаща течност	15
Неплатен отпуск, предоставен на служител с разрешение на работодателя	ДО	16
Неплатен отпуск, предоставен от закона, например при раждане на дете	OZ	17
Временна нетрудоспособност с обезщетения	б	19
Временна нетрудоспособност без обезщетения, например при надвишаване на ограничението за платени дни за отпуск по болест на деца	Т	20
Почивни и неработни дни празници	IN	26
Допълнителни почивни дни (платени), като тези, дадени на дарителите	ОВ	27
Допълнителни почивни дни (неплатени), например, предвидени в колективен трудов договор	NV	28
Отсъствия по неизвестни причини (до изясняване на обстоятелствата)	NN	30

Служител в отпуск се разболя

За дните от ваканцията, в които е настъпило заболяване, на служителя трябва да се изплатят обезщетения за временна нетрудоспособност (член 9 от Федералния закон № 255-FZ от 29 декември 2006 г.). И удължете ваканцията на служителя с точно толкова дни, с които болничните дни се припокриват с ваканционните.

Но компанията не винаги успява да получи заявление от служителя преди края на ваканцията с искане за удължаване на почивката за болнични дни. Например служител може да е в отпуск по болест до последен денваканция или просто не можете да стигнете до офиса, за да попълните заявление. По правило служителите съобщават, че са болни по телефона.

Нека разгледаме две възможни ситуации.

Първото е, че служителят изобщо не е съобщил, че е болен. Това означава, че ваканцията трябва да бъде отбелязана в графика с OT кода. И ако болестта надхвърля обхвата на отпуска, започвайки от деня, в който служителят е трябвало да отиде на работа, поставете бележка до фамилното му име, посочваща отсъствие от работа по неизвестни причини (код NN). И когато служителят внесе отпуск по болест, коригирайте маркировките в отчета, като посочите код B срещу болничните дни и кодове OT или OD (основен или допълнителен отпуск) срещу ваканционните дни. Ако съхранявате таблици с часове електронен формуляри отпечатайте само в края на месеца, тогава коригирането на кодовете няма да е трудно.

Втората ситуация е, когато служител съобщи за заболяването си на компанията. След това, започвайки от първия ден на заболяването, можете да въведете код B. И след възстановяване продължавате да посочвате кода за ваканция, докато служителят се върне на работа. Ако се появи на работа веднага след възстановяване (т.е. няма да вземе допълнителен отпуск), въведете кода Y.

Пример 1: Как да отбележите заболяване в отчета си по време на годишен отпуск
Служител на Vector LLC, Тарасов S.S., излезе в годишен отпуск от 2 юни за 14 календарни дни. На 6 юни той се разболял, за което уведомил своевременно фирмата. Тоест Тарасов имаше само четири дни ваканция. Той се възстанови едва на 16 юни. По споразумение на страните Тарасов завърши почивката си веднага след възстановяване. Той се върна на работа на 27 юни.

Пример за попълване на отчетната карта според Тарасов - вижте по-долу.

Беше празник във ваканцията

Да приемем, че служител е в платен годишен отпуск от 2 до 30 юни. 12 юни е празник. В графика този ден трябва да бъде обозначен с код Б (неработен ден).

Факт е, че празниците не са включени в броя на календарните дни платен отпуск (член 120 от Кодекса на труда на Руската федерация). Ще бъде неправилно да ги маркирате в графика като ваканционни дни с OT код. Но редовните почивни дни (т.е. събота и неделя), когато служителят е бил в годишен отпуск, не е необходимо да се отбелязват с код B в графика. Те се включват в календарните дни на ваканцията.

По този начин в графика само празникът 12 юни трябва да бъде отбелязан с код B, а всички останали дни с код OT (или OD).

Пример 2: Как да отбележите дните на платен отпуск във вашия график
Служителят на компанията А.В. Могилев излиза в отпуск от 2 юни за 28 календарни дни. В графика счетоводителят ще отбележи с OT кода всички ваканционни дни, с изключение на празника на 12 юни. Трябва да се маркира с код B, като 1 юни - неделя. Оказва се, че през юни Могилев няма да има нито един работен ден.

Пример за попълване на отчетната карта за Могилев е по-горе.

Служител взема ваканция, последвана от уволнение

При писмено искане от служителя можете да му предоставите отпуск с последващо уволнение. Денят на уволнението в този случай ще бъде последният ден на ваканцията (член 127 от Кодекса на труда на Руската федерация). Тази дата трябва да бъде посочена в трудовата книжка

В този случай последният ден на действителна работа на служителя ще бъде денят преди началото на ваканцията. С други думи, трудови отношениясъс служителя се прекратяват от момента на започване на ваканцията. Точно това заключение е направено в решението на Конституционния съд на Руската федерация от 25 януари 2007 г. № 131-О-О. Подобна гледна точка е отразена в писмото на Rostrud от 24 декември 2007 г. № 5277-6-1.

Въпреки това, работодателят трябва да води записи на работното време до последния ден на ваканцията. Въпреки че при предоставяне на отпуск, последван от уволнение, компанията е длъжна да даде на служителя в последния работен ден трудова книжкаи му се изплати напълно. Тоест, графикът трябва да отразява всички дни на ваканция до края му. Такива разяснения получихме от Rostrud.

Пример 3: Как да отбележите ваканция, последвана от уволнение в отчета си
Служител на Vector LLC, Kharlamova A.I., написа заявление за отпуск, последвано от уволнение, което администрацията одобри. Последният работен ден е 2 юни, ваканция от 3 юни за 28 календарни дни.

В този случай в графика 1 юни трябва да бъде отбелязан с код B, а 2 юни с код Y. А всички останали дни от юни трябва да бъдат отбелязани с код OT. Изключение прави 12 юни. Тук трябва да поставите код B. Освен това последният ден от ваканцията - 1 юли - ще трябва да бъде отбелязан с кода OT.

Дадохме образец за попълване на отчетната карта за юни за Харламова по-горе.

Служителят е ползвал отпуск за своя сметка

Кодирането за отпуск без заплащане зависи от причината, поради която служителят го е взел.

Ако според семейни обстоятелстваи други основателни причини със съгласието на работодателя, поставете код DO (ваканция без заплащане) в графика заплатипредоставени с разрешение на работодателя). Ако вашата фирма е длъжна да предостави отпуск по Кодекса на труда, например в случай на сватба или раждане на дете, тогава отразете кода OZ в графика (отпуск без заплащане при условията, предвидени в закона). И накрая, отпускът за ваша сметка по колективен трудов договор или отраслов договор се отбелязва в отчета с код DB (годишен допълнителен отпуск без заплащане).

Всички почивни дни - както работните, така и почивните дни трябва да бъдат отбелязани с подходящ код. Включително празници. В крайна сметка те не се включват само в дните платен годишен отпуск. Ако почивката се пада по време на ваканция за ваша сметка, това по никакъв начин не се отразява на нейната продължителност.

Пример 4: Как да отбележите ваканционните дни без заплащане във вашия график
Служител на Vector LLC Samokhvalov Yu.G. е написал молба за отпуск за своя сметка по семейни причини в периода от 9 юни до 25 юни. Директорът се съгласи да даде на служителя такъв отпуск. В разписанието счетоводителят отбеляза с код ДО всички дни от 9 юни до 25 юни - редовни работни дни, почивни дни и празничен 12 юни.

Пример за попълване на отчетната карта според Самохвалов е по-горе.

Служителка се върна на работа по време на отпуска на децата си

Служителите, които са в отпуск за деца, имат право да работят на непълно работно време или у дома (член 256 от Кодекса на труда на Руската федерация). В този случай те имат право както на обезщетения за отглеждане на дете до година и половина, така и на заплата.

Тази двойна позиция на служителя също изисква специално попълване на графика. Трябва да се допълни с още един ред. И в първия ред въведете кода OZh - родителски отпуск до навършване на тригодишна възраст на детето, а във втория код I - продължителността на работа през деня (или B - почивен ден).

Пример 5: Как да отбелязвате работните дни по време на отпуск за деца в графика
О. А. Маслова, служител на Vector LLC, е в отпуск по майчинство. В същото време тя работи четири дни в седмицата - от вторник до петък. Използвайки юни като пример, нека да разгледаме как да попълните график.

Първо, всички дни от месеца, без изключение, трябва да бъдат маркирани с код на охлаждащата течност. На второ място, работните дни трябва да бъдат отбелязани с код I, редовните почивни дни с код B и всички неработни понеделници с код HB (допълнителни почивни дни без заплащане).

Пример за попълване на отчетната карта според Маслова е по-горе.

Но няма да можете да вземете годишен платен отпуск едновременно с отпуска по майчинство. Това смятат както служители (писмо на Rostrud от 15 октомври 2012 г. № PG/8139-6-1), така и съдии (постановление на Пленума на Върховния съд на Руската федерация от 28 януари 2014 г. № 1). Тоест можете да работите на непълно работно време по време на детския отпуск, но не можете да сте на два празника едновременно.

Ако служител се разболее, той може да разчита както на отпуск по болест, така и на обезщетения за грижи. В крайна сметка тези плащания имат различни причини.

От 2013 г. много предприятия записват работното време на персонала, използвайки свои собствени формуляри. За да ги развиете, трябва да разчитате на унифициран формуляр.

Конвенционалните символи се използват за съставяне на разписания. Задължителните обозначения не са предвидени в закона. Съществуващото кодиране е само препоръка и може да бъде променяно от потребителите.

Тъй като правилата за попълване на графики за време в някои ситуации не са ясно регламентирани, служителите по човешки ресурси и счетоводителите трябва сами да решават проблемите на тяхното отразяване в регистъра.

Предназначение на документа

Кодексът на труда на Руската федерация изисква от всички работодатели да водят записи за отработеното време от своя персонал. Разписанията са задължителни както за предприятията, така и за индивидуални предприемачи. За липсата му се предвижда административна отговорност за самото предприятие и отговорните лица.

Графикът на работното време е документ, съдържащ информация за отработените дни от всеки служител, отсъствията от работа по уважителни и неуважителни причини. Може да се кара по различни начини. Ежедневно се регистрира информация за присъствието или отсъствието на работници. Всички факти на отсъствие, неявяване и закъснение трябва да бъдат включени в отчета.

Данните от Графика на работното време служат като основа за изчисляване и изчисляване на заплатите на всички служители на компанията.

С негова помощ контролирате:

• трудова дисциплина;
• стандартна продължителност на работната седмица;
• продължителност на извънредния труд;
• работа през почивните дни.

Кодексът на труда установява петдневен срок работна седмицас продължителност 40 часа и шестдневна с продължителност 36 часа. По време на работа тези стандарти могат да бъдат нарушени. Основното правило е, че общият брой часове за отчетния период, например една четвърт, трябва да съответства на необходимия размер.

Графикът е основният използван документ инспекция по трудаза проверка. Освен това на негова база се генерира статистическа отчетност за труда и персонала за държавните агенции.

Кой е отговорен за попълването му?

Всяка компания назначава специалист, който отговаря за разписанието на служителите. Организацията на счетоводството зависи от спецификата и мащаба на дейността на фирмата. В малките предприятия, където цялата работа се извършва в офиса, персоналът се отчита от инспектор по персонала, счетоводител или друг упълномощен специалист.

Разликата между формулярите T-12 и T-13

Специално за удобство на записване на времето, отработено от персонала, Goskomstat разработи и одобри унифицирани формуляри на документи: T-12 и T-13. Те се различават по предназначение. Първият се използва за нормално ръчно счетоводство. Второто е необходимо за предприятия с автоматична система. По правило се монтират специални турникети, които независимо контролират присъствието на работниците.

Формуляр № Т-12 е универсален. Той включва допълнителен раздел за отразяване на информация за направените изчисления за изплащане на заплати. Ако изчисленията се извършват отделно, не се попълва.

Пример за попълване на формуляр T-12:

Декодиране на символите в графика за 2019 г

На практика често се допускат грешки при изготвянето на документ. Обикновено те са причинени от неправилно поставяне на условни кодове. Обозначенията в графика могат да се използват както азбучни, така и цифрови. Няма указания за избора им. Следователно всяка компания самостоятелно избира типа криптиране в зависимост от удобството си.

За да избегнете подобни грешки, трябва да използвате кратки препоръки за попълване на документа през 2019 г.:

Цифрови кодове	Буквено обозначение	Декодиране	Препоръки за употреба
01	аз	Работно време	За отбелязване на ден и вечерни часовеМожете да използвате информация за контролни точки. Фактът на присъствие на служителите трябва да бъде потвърден от ръководителя на структурното звено.
02	Н	Нощен труд	Посочва се въз основа на информация от пропускателна служба или пункт за сигурност. Присъствието на работа се потвърждава от прекия ръководител.
03	RV	празници
04	СЪС	Извънреден труд	Издава се заповед, адресирана до шефа относно необходимостта от излишна работа и неговото съгласие с този факт. Документът се подписва от служителя и се потвърждава от службата за пропуски.
06	ДО	Командировки	Издава се заповед за необходимост от командировка. Документът се подписва от гостуващия специалист. В някои случаи е необходимо издаване на удостоверение и специално задание за извършване на служебна дейност. След завръщане се изготвя отчет за свършената работа.
09	ОТ	Основни годишни празници	Кадровият служител издава заповед и я запознава с нея на летовника срещу подпис.
10	OD	Допълнителен платен отпуск	Почивката се гарантира от кодекса на труда, местните актове или споразумения. Летовникът се запознава с издадената заповед, като я подписва.
11	U	Платен учебен отпуск	Дава се на служител, за да подобри квалификацията си, докато липсва работа, докато учи. Основата е заповед от управителя, направление за допълнително обучение и др.
12	UV	Съкратено работно време	Използва се от служители, които съчетават работа с обучение, без да прекъсват производствените функции. Допуска се частично задържане на печалбата.
13	UD	Отпуск за обучение без заплащане	Служителят подава заявление за отпуск, въз основа на което се издава заповед, която впоследствие се подписва от служителя.
14	Р	Отпуск поради бременност и раждане.
15	охлаждаща течност	Отпуск за отглеждане на дете (частично платен).
16	ДО	Почивка без заплащане с разрешение на работодателя (отпуск).
17	OZ	Отпуск, който не подлежи на заплащане.
19	б	Временна нетрудоспособност (платена)	С изключение на ситуациите, маркирани с код „T“. Отбелязва се заболяване на служител, грижа за болен роднина, карантина. Във всяка ситуация е необходимо отпуск по болестдобре, издадено от лекар.
20	Т	Неплатена инвалидност	При битова злополука, гледане на болен близък и др.
21	Шампионска лига	Намалено работно време	Издава се със заповед на гл.
23	Ж	Минава със заплащане.
24	PR	Минава повече от 4 часа	Липсващото време трябва да е непрекъснато, т.е. отсъствие от работа през всичките 4 часа подред. Това включва псевдостачки, административен арест и др. Закрепването се извършва въз основа на доклади от ръководители на отдели, разяснителни работници, актове на специални комисии и др.
25	НС	Работа на непълно работно време по инициатива на работодателя	Посочва се въз основа на заповеди, извлечения от договори и др.
26	IN	Уикенд	Отчитане на официални празници, определени със закон.
29	ZB	Стачни дни	Маркирани въз основа на документи, сочещи законосъобразността на извършените действия.
30	NN	Отсъствия без основателна причина	Няма документи, обясняващи основателни причиниотсъствие от работа.
31	RP	Престой без вина на служителя	Те се поставят на базата на заповед от ръководството на предприятието.
32	НП

Както можете да видите, обозначенията в графика имат важно. Законови изискванияняма криптиране, така че може да се променя в зависимост от нуждите на организацията и удобството на таблицата. Можете да измислите свои собствени условни кодове. Основното е, че счетоводството и крайните му показатели са правилни.

Уикенди в командировки

Има различни гледни точки относно кодирането на почивните дни по време на пътуване на служителите. Някои служители по персонала твърдят, че е необходимо да бъдат обозначени с общ код „К“ (командировка) за такава работа. Други клонят към шифъра "B" (out).

И двете гледни точки имат разумна обосновка и законодателна аргументация. Тъй като няма единен подход, когато отбелязвате почивни дни в командировка, трябва да изхождате от собствената си практика и предпочитания.

Отпуск по болест

Ако служител е в отпуск по болест, той се счита за временно нетрудоспособен. Следователно в счетоводния лист пропуснатото време се отбелязва с код „Б”. Няма разлика между работни и почивни дни.

Регистрирайте се по същия начин за грижа кърмаче, неплатен отпуск.

ваканция

За обозначаване на почивните дни през почивните дни по време на годишния основен и допълнителен платен отпуск (OT и OD) се използва буквата "B", което означава почивен ден и неработен празник. Основата за това правило са нормите на Кодекса на труда на Руската федерация. Съгласно член 120 неработните празници по време на платени отпуски не се включват в броя на календарните дни почивка.

Процедура за попълване на формуляра

Новата форма на отчетната карта (0504421) е таблица, състояща се от заглавие, съдържание и части за дизайн. Първата част посочва вида на документа, номера на корекцията и датата на изготвяне.

Работата по попълване на съдържанието на отчетната карта е старателна. Трябва да се извършва с особено внимание. За удобство можете да използвате метода на непрекъснато регистриране на присъствено и неявяващо се време.

Всяка колона се попълва със съответния код. Някои символи се използват за обозначаване на присъствието на специалисти на работа, а други за тяхното отсъствие. За всички отсъствия е необходимо да се посочи каква е причината. Важно е да посочите броя на часовете, прекарани на работа.

Информацията в графика е следната: почивен ден се отбелязва с буквата "Б", под която се отбелязва "О", работник - "I" с брой часове, например "6".

Причините за отсъствие от работа се отбелязват подобно на почивните дни. Освен това това може да бъде както командировка, така и отсъствие по неизвестни причини. Ако служител е бил уволнен в средата на месеца, тогава всички следващи колони за него до края на периода се попълват с тирета.

Такава регистрация значително опростява процедурата за изчисление, тъй като всички необходими числа са систематизирани и ясно показани. Това ви позволява да избегнете объркване и грешки, което е особено важно за специалисти с малък опит.

Възможно е да се използва методът за запис на отклонения. Удобно е да се използва, ако работното време е еднакво през целия отчетен период. В такава ситуация се отразяват само нестандартни явления, т.е. командировки, извънреден труд, отсъствия и др. Този метод отнема значително по-малко време за попълване на формуляра.

В графика информацията изглежда така: горният ред отразява данните за отсъствието на специалиста от работа - B, PR, NN, OT, K, V и др. Няма нищо на долния ред. След това, когато се изчислява, остава само да се преброи броят на попълнените клетки и да се умножат по броя на часовете на работния ден.

Този метод е най-удобен за опитни счетоводители и служители по персонала. Ефективен е и в малки компании с малък персонал.

В официалната част на формуляра са добавени нови полета за отбелязване от счетоводителя на приемането на документа, както и подпис на отговорния изпълнител и препис от него.

В допълнение към традиционната хартиена форма на графики, днес те използват електронни версии. Желателно е регистрите да бъдат дублирани, т.е. използвани са и двата варианта. По този начин рискът от загуба ще бъде минимален, а достоверността на информацията ще бъде максимална.

Най-лесният начин електронно управлениеразписания - офис програми. Exce е най-подходящ за това, като ви позволява да създавате таблици от всякакъв тип и размер. Възможността за задаване на формули опростява процеса на изчисляване както на междинни, така и на крайни индикатори.

Ако нямате достатъчно опит в работата с електронни таблици, можете да използвате специален софтуер. В този случай не забравяйте за необходимостта да платите за използването на лицензираната програма.

Обозначенията в електронни и печатни таблици за време се обозначават с букви или цифрови кодове. Графикът се попълва в зависимост от това как се води счетоводството във фирмата. Нюансите са записани във вътрешните правила. Има обаче стандарт, към който трябва да се придържат всички големи фирми. Периодът на валидност на един график е месец.

формат

В графика се записват реално отработените часове от всеки служител. Можете да включите закъснение, отсъствие, отпуск по болест и ваканция. В края на всеки работен месец се обобщават резултатите. Този формат на правене на бизнес е особено удобен за онези компании, в които работят повече от дузина служители и е невъзможно да се следят всички. За да въведете информация, използвайте формуляр във формат T-12. Ако организацията е от търговски тип, тогава за нея може да се разработи формуляр на индивидуална основа. Документът се регулира от руското законодателство.

Ако документацията се поддържа електронно, няма нужда да се разпечатват документи. Документите могат да се намират само на компютър. Въпреки това няма ограничения за поддържане на разписания в печатна форма, без електронно копие.

Графикът може да използва уникални кодове, които са инсталирани в конкретна организация, а не само стандартни символи. Големи компанииако е необходимо, те имат право да измислят свои собствени обозначения. Основното е, че са записани.

Големите организации често използват метода на непрекъсната регистрация и отклонения от работния график на компанията през 2019 г.

1. Отбелязва се присъствието или отсъствието на служителя. Всеки ден от работния месец се записва на отделен ред в ведомостта. Букви или цифри показват броя на отработените часове на ден.
2. Записват се закъсненията, отсъствията и отработените извънредни часове.

важно! Графикът може да се използва само ако компанията има стандартен, непроменен работен график. Ако се променя редовно, този метод няма да работи.

Пълнеж

Ако се използва стандартният формуляр T-12, в него се въвежда следната информация.

1. Втората и третата колона съдържат информация за служителя, като трите имена, заеманата длъжност във фирмата и персонален номер, който се присвоява на всяко лице поотделно.
2. Колоната четвърт е предназначена за въвеждане на символ - дали служителят се е явил на работа в определен ден.
3. Петата колона показва броя на отработените часове за 2 седмици.
4. Шестата колона показва броя на отработените часове за пълен месец.

Прочетете също Процедура за регистриране на работа на непълно работно време по инициатива на служителя

За попълване в графика се използват стандартизирани конвенционални цифрови или буквени обозначения. Компанията може да използва и собствени уникални кодове, ако е необходимо да се запише нещо, което не е взето предвид в стандартните. Обикновено организациите са доволни от наличните съкращения, тъй като има много от тях. По-долу е представен препис на някои от тях.

1. Ако служител работи на дневна смяна и се яви на работа, буквата „I“ се въвежда в графика. Нощната смяна е обозначена с "N". Могат да се използват и цифрови обозначения: дневна смяна - 01, нощна смяна - 02. В друга колона се посочва продължителността на смяната.
2. Ако служител отиде на работа през празниците и почивните дни, в дневника се вписва бележката „RP“ или 03 за времето, прекарано на работа.
3. Ако човек е пропуснал работа (няма сериозни причини за липса на работа), тогава в отчета се отбелязва „PR“. Цифрите, използвани за този знак, са 24.
4. Ако човек не се яви на работа и причините за отсъствието му все още не са изяснени, се поставя знак „NN“ или код 30.
5. Уикендите са отбелязани с "B" или
6. Основната ваканция се отбелязва с „ОТ” или 09 в таблицата с продължителността на отпуската.
7. Ако се предоставя отпуск във връзка с бременност и раждане, се поставя знакът „П“ или 14 „Отпуск за отглеждане на дете“ или 15.
8. Някои служители трябва да вземат отпуск, за да се явят на изпити. Понякога в такива случаи заплатата не се спестява. Това е обозначено с „UD“ или 13.

Графикът включва командировки, пътувания за повишаване на квалификацията, почивни дни и празници, извънреден труд и временна нетрудоспособност. Трябва да се отбележи всеки ден от работния месец.

Всички бележки се правят от отговорното за това лице. Ако в отчета е направена грешка, трябва да задраскате невярната информация, да напишете правилната информация отгоре, да поставите бележка кога са направени корекциите и да оставите подпис.

Всяка структурна единица трябва да има свой собствен график. Документите се подават в счетоводния отдел на 1 и 15 число всеки месец, за да се изчислят служителите въз основа на данните, въведени в графика. Всички отработени часове се отчитат. Въз основа на оценките можете да определите кой има право на бонус, ако човек е работил извънредно, през празници или почивни дни. Също така отчетната карта определя кой е работил по-малко от определеното време - пропуснал работа или постоянно закъснявал. Без счетоводство е невъзможно да се определи кой работи съвестно и кой постоянно нарушава графика.

част 4; обичай– удобство при изчисляване на заплатите.

Правните норми са взаимосвързани: неотчитането на радиоактивни вещества ще доведе предприятието до невъзможност за получаване на обезщетение от застрахователната компания за удостоверения за неработоспособност.

Уважаеми читатели!Нашите статии говорят за типични начини за разрешаване на правни проблеми, но всеки случай е уникален.

Ако искате да знаете как да решите точно вашия проблем - свържете се с онлайн консултанта вдясно или се обадете безплатна консултация:

Формата или матрицата на документа е определена от Държавния статистически комитет през 2004 г.: f. Т-12 и Т-13. Установените от държавата форми се оказаха удобни за организации, те все още се използват днес, като правят корекции, за да отговарят на техните собствени условия.

Описание и предназначение на матрицата

RV отчетна карта – първичен документсчетоводство, предназначено за фиксиране на работните периоди:по категория - дневни, нощни, командировъчни, и продължителност - 3, 5 или 8 часа.

Основата за включване на служител в матрицата е заповед за работа. Служителите се отчитат ежедневно за един месец. В края на периода се съставя сбор на реално отработените часове и отсъствията. Универсалността на формуляра T-12 ви позволява да поддържате записи в следните формуляри:

1. върху хартиена матрица;
2. в електронен вариант;
3. част от счетоводната програма 1C.

Примерен график (с възможност за кликване):

Предпочитание се дава на метода на компютърно пълнене - негов по-лесна за настройка.

Правенето на промени в хартиен график е по-трудно. Например, предполагаше се, че служителят е отсъствал, но по-късно беше разрешено.

Нарушение, записано преди това в отчетната карта, се коригира чрез формуляр за корекция въз основа на ръководителя на обекта.

Отчетната карта има 2 страници:

1. реквизит, където са посочени разделението, отчетният период и датата на приключване;
2. основен– индивидуални линии за служители. За всеки ред от матрицата се правят записи за серийния номер и личните данни, броя и продължителността на смените.

Правила за отразяване на трудовия период

Отговорниците за поддържане на графика се определят във всеки обект, ако компанията е голяма, а в малките фирми такава отговорност се възлага на HR специалиста.

Важно е служителят да бъде назначен със заповед на ръководителя. В заповедта се посочва и лицето, което да попълни графика за работно време в случай на отсъствие на основния служител. Не се изисква поръчка, ако митото е включено в длъжностна характеристикасчетоводител

Попълненият документ се изпраща в отдел „Човешки ресурси“ за проверка, а след това в счетоводния отдел.

В графика се записват отработените смени и времето, през което служителят е отсъствал по някаква причина.Горният ред на позицията в матрицата е запазен за въвеждане на буквения код на събитието, долният ред отразява броя на платените часове.

Има два начина за попълване на график за време:

1. пълна регистрация– отбелязват се всички явявания на работа и отсъствия;
2. записване само на аномални събития: командировки и закъснения, неявявания и часове.

Компанията избира кой метод да предпочете. Ако времето за смяна е постоянно, се приема втората опция. По-удобно е да се вземе предвид обобщеният период от време, като се използва непрекъсната таблица, отбелязвайки работните дни с буквата Y (присъствие). Ако се използва методът на отклонение, такова обозначение не се прави.

Всички причини за отсъствието на служител от смяна се документират.При липса на обяснение, преди подаване на отчета, колоната в матрицата се оставя празна до получаване на извинение, а при неподадена справка се използва код NN - неоснователно неявяване.

Счетоводният документ, попълнен в един екземпляр, се подписва от хронометриста, ръководителя на обекта и отдела по персонала. Счетоводният отдел отговаря за съхраняването на разписанията, след 5 години се прехвърля в архива за 50 или 75 години - последният период е предназначен за работници в опасни и вредни производства.

Приети съкращения в отчетната карта

Преди влизането в сила на Заповед на Министерството на финансите 52n (юли 2015 г.) се използваха отчетни карти T-12 и T-13, регистрирани в класификатора OKUD съответно под номера 0301007 и 0301008.

Днес и двете матрици се вземат предвид с код 0504421, и са задължителни за използване от бюджетни, държавни и автономни държавни агенции. Декодирането на буквените обозначения е дадено в текста на заповедта и на заглавната страница на матрицата Т-12.

Разпознаване на код

Заповед 52n установи 18 условни буквени индекса с бележка, че организациите могат да допълват списъка въз основа на своите счетоводни политики. Във всяко обозначение се отгатва отговорът на посочената ситуация.

Ето списък с често използвани съкращения:

Има малко известни комбинации от букви:

Има специални ситуации с много опции, които изискват обяснение. Те се отнасят до дни за почивка и работа далеч от основното предприятие.

Назначаване на командировки и почивки

Отбелязва се в отчета за тези позиции извършва се въз основа на заповед от работодателя, където ясно са посочени границите на събитието. В зависимост от формулировката се въвежда код за смяна или отсъствие в деня на пристигане.

Има възможност за посочване на работното време на тази дата: изписването на реда на буквите K (командировка), Z и цифрата 3 означава, че гражданинът е пристигнал от командировка и е бил на работа три часа. Ако служителят докато е извън предприятието, е взел отпуск по болест, това се отразява и в отчета.

Обозначенията за престой на почивка зависят от нейния вид. Има дузина опции за криптиране на останалите.

Ето често използваните комбинации от букви за ваканция:

• OT – платено редовно;
• OD – ;
• DO – административно без задържане на заплата;
• ОВ – за жени, които да се грижат за деца;
• П – при раждането на бебето, включително периода на бременността;
• OU – образователен със заплащане на сесионните дни.

Правилното попълване на счетоводния лист на RV улеснява работата на счетоводния отдел. Използването на нотната система позволява не правете грешкипри изчисляване на доходите.

Вижте видеотоотносно поддържането на графики за време:

Времето, през което служителят е в отпуск без заплащане, трябва да бъде отбелязано в листа за работно време, за което се използват специални буквени и цифрови обозначения.

дадени счетоводен документможе да се изготви съгласно стандартния формуляр T-12 или T-13, докато обозначаването на отпуска за собствена сметка в графика е същото, независимо от използвания формуляр.

Разликата в избора на необходимия код за отразяване в графика е свързана с основанието за предоставяне на почивни дни без заплащане

Обозначение в отчетната карта:

• ако предоставянето на отпуск за собствена сметка е отговорност на работодателя съгласно Кодекса на труда на Руската федерация, тогава в съответните дни буквеният код „DO“ или цифрата „16“ се въвежда в графика за време;
• ако предоставянето се извършва с разрешение на работодателя (по взаимно съгласие на страните), тогава трябва да се посочат други кодове - „OZ“ или „17“.

Всеки ден неплатен отпуск се отбелязва в ведомостта с посочения код.

Как да маркирате правилно в отчетна карта

Редът на обозначаване във формуляра T-12:

Заповед за назначаване във формуляр T-13

Как да посочите ваканция в отчета, ако възникне отпуск по болест

Заболяването на служител в отпуск за негова сметка не е причина за издаване на лист за неработоспособност и последващото му изплащане не се удължава. Фишът може да бъде издаден на служителя след завършване на неговия ваканционен периодбез заплата, ако към момента на края му болестта на служителя не е приключила.

При основната годишна ваканция се прилага различна процедура, когато се изплаща отпуск по болест и се удължава периодът на ваканция.

Тоест действителното заболяване на служител, който е взел почивни дни за своя сметка, настъпило по време на период на почивка без заплащане, по никакъв начин не влияе върху обозначението в работния лист. Дните, в които служителят е бил болен по време на отпуск за негова сметка, се посочват в графика със същите кодове като самия неплатен отпуск: DO и 16 или OZ и 17.

Ако служителят е в годишен отпуск, тогава болничните дни, които попадат през ваканционния период, се посочват в листа за работно време, както следва:

• код Б или 19 за отпуск по болест с изплащане на обезщетения;
• код Т или 20 за отпуск по болест без изплащане на обезщетения.

Как да резервирате почивка за ваша сметка

Всеки служител на организация или предприятие има право на платен отпуск веднъж годишно. Но понякога възникват различни ситуации, поради което се налага освобождаване от работа без отсъствия или други проблеми. По решение на ръководството можете да предоставите такова освобождаване за своя сметка, т.е. През този период няма да се начисляват заплати.

Напускане без заплащане

Много кариерни служители, които са работили повече от една година, са били изправени поне веднъж пред необходимостта да предоставят отпуск без заплащане. В някои случаи се отнема един ден, а понякога и повече поради някакви непредвидени обстоятелства. Това може да е или инцидент с близки роднини, или просто желание да се отпуснете и да си починете малко.

Ако служител е готов да пожертва заплатата си и мениджърът не е против това, тогава можете да вземете така наречената ваканция за своя сметка. Тази статия представя специална примерна заповед за предоставяне на отпуск без заплащане, която ще ви помогне да я формализирате правилно. Можете да го изтеглите тук.

Според Кодекса на труда на Руската федерация всеки служител има право на компенсиран отпуск за най-малко 28 дни в годината. Понякога тези дни могат да се използват за непланирана почивка или за почивка, но ако установеният брой дни бъде надвишен, заплатите и обезщетенията вече няма да се начисляват. Такива моменти понякога създават много трудности, така че е препоръчително да разберете как да организирате почивка за своя сметка.

Само служител може да започне отпуск без заплащане

Регистрация на отпуск без заплащане

Ако няма пречки, предимно от страна на шефа, тогава такъв отпуск може да бъде даден на служителя по всяко време и за всеки период. Практически няма ограничения, така че просто трябва да обсъдите условията с преките си началници. По правило, ако има основателна причина, работодателят няма право да откаже това. Списъкът с такива причини включва:

• раждане на дете;
• брак;
• смърт на близки роднини;
• рани и тежки наранявания на военнослужещи (само за родители и близки роднини).

Моля, обърнете внимание:с други думи, работодателят няма право да откаже неплатен отпуск по семейни причини.

Освен това има още няколко важни аспекта.На служител с увреждания се предоставя такъв некомпенсиран отпуск по желание за общ период до 60 дни в годината, без да се посочват конкретни причини. Работещите пенсионери също имат право на отпуск за не повече от 14 дни в годината. Можете да научите повече за това в отдела по персонала на вашата организация, както и чрез директна комуникация с началниците си. Разбира се, те трябва да са достатъчно квалифицирани по този въпрос.

За да получите отпуск, просто напишете молба

Отказ на работодателя да предостави отпуск за своя сметка

Специални разпоредби описват колко често можете да ползвате отпуск за ваша сметка. Ако такава възможност е предоставена на служител в съответствие със закона на Руската федерация, тогава работодателят просто няма право да откаже.

Има обаче ситуации, когато работодателят просто не е доволен от продължителността на ваканцията или началната й дата. Напълно възможно е той да иска по някакъв начин да го пренасрочи или да го премести в друг период. Той обаче няма право да направи това, ако периодът на ваканция не надвишава установения от закона. Продължителността и основателните причини вече са посочени по-горе. Служителят самостоятелно решава дали трябва да използва разпределени днии кога е най-подходящото време да го направите.

Моля, обърнете внимание:в противоречиви ситуации служителят от своя страна трябва да бъде готов да предостави доказателства за валидността на причините. Например, трябва да покажете удостоверение за инвалидност или нещо друго (в зависимост от конкретната причина). Въпреки че най-често мениджърите са наясно със специалния статут или състояние на нещата, така че са готови да подпишат поръчката.

Молба за неплатен отпуск

Основата за получаване на отпуск е прякото заявление на самия служител. След това се издава официална заповед на формуляр NT-6 за предоставяне на отпуск.В този случай трябва да обърнете внимание на няколко важни точки. В раздел „Б” колоните се попълват, както следва:

• разновидности - „ваканция без заплащане“;
• точно количествонеобходими дни;
• начална и крайна дата на ваканционния период.

Препоръчително е предварително да съгласувате тези аспекти с началниците си, за да не попълвате документи няколко пъти. След това можете да подадете заявление за подпис. Ако възникнат трудности, по-добре е да се запознаете с пробата. което ще ви помогне да разберете как да вземете почивка за ваша сметка с пълна защита на вашите права.

Самият служител трябва да се запознае със заповедта и след това да се подпише, че е запознат със съдържанието й. Това е взаимна процедура, така че е важно да се изключат всякакви несъответствия, например с началната и крайната дата. В противен случай служителят може просто да бъде зачетен за отсъствие от работа или просто да работи няколко дни безплатно.

Самите документи съдържат много допълнителни редове, които на пръв поглед са неразбираеми или непознати за служителя. Когато четете, трябва да обърнете внимание на обозначението в графика за почивка за ваша сметка, където се появяват съответните записи:

• „ДО” или „16” – ако се полага отпуск без заплащане със съгласието на работодателя;
• „OZ“ или „17“ - ако работодателят просто е длъжен да предостави такъв отпуск, независимо от желанието му.

Прочетете също: Доклад за доброволно уволнение

Личната карта на служителя в отдела за персонал (специална форма N T-2) също е маркирана със съответния знак.

Нюансите на предоставяне на неплатен отпуск

Всеки служител чака отпуската си и иска тя да падне добро време. Според Кодекса на труда на Руската федерация официално е 28 дни. Това решение е взето през 2002 г. и все още е в сила. Но в допълнение към това всеки служител може да се възползва и от други разпоредби на наредбите, по-специално правото на отпуск.

В този случай възниква въпросът как се измества периодът на ваканция при отпуск за собствена сметка за повече от 14 дни. Това се дължи на факта, че някои служители по една или друга причина искат да удължат отсъствието си от работа и затова комбинират платен и неплатен отпуск.

Моля, обърнете внимание:трябва да запомните, че календарната година не съвпада с работната година, тъй като обратното броене започва от датата на наемане. По този начин не винаги е възможно правилно да се изчисли времето, когато можете да си починете.

Според разпоредбите руското законодателстворегулиращи трудовите отношения, работната година на служителя се измества с броя на дните, които той е взел за своя сметка, надвишаващи предвидените в закона (14 дни). С други думи, ако дадено лице е в отпуск за повече от 2 седмици, това може да повлияе кога ще му бъде предоставен вече платен отпуск. Изчислява се на база броя на официалните работни дни.

По този начин могат да се идентифицират няколко важни характеристики:

• всеки служител има право на 14 дни в годината като неплатен отпуск;
• всички дни, които надвишават този брой, не се вземат предвид при изчисляване на трудовия стаж;
• всички дни, надвишаващи този брой, отлагат датата на следващия платен отпуск.

Работната година на служителя се измества с броя на дните, които той е взел за своя сметка над предвидените в закона

Отпуск по болест по време на ваканция

Кодексът на труда на Руската федерация стриктно регулира ситуациите, свързани с болестта на служителя, включително по време на официалния му отпуск. Въпреки това, в ситуации, когато се приема за своя сметка, възникват определени трудности при тълкуването. Най-лесният начин е, ако периоди на заболяване медицински свидетелстваи редът съвпада, тогава работодателят има всяко правоне плащат обезщетения. До него Федерален закон№ 255, статия № 9 (клауза 1).

Ако болестта е започнала по време на неплатения отпуск и продължава след края му, тогава възникват редица трудности. Работодателят трябва да изчисли обезщетението, като вземе предвид броя на дните, в които служителят вече трябва да е започнал задълженията си. Трябва да се помни, че лекарите нямат право да издават отпуск по болест, ако в момента не са на ведомост, така че удостоверението трябва да бъде издадено в деня, в който периодът изтича.

Поради това работодателите могат да ви изпратят в клиниката, за да получите друг сертификат, или дори ще предложат други опции за изчисляване на натрупаните заплати.

Така можете да си почивате колкото искате, ако шефът ви няма нищо против. Но тези дни няма да се броят за трудов стаж, а също така е невъзможно да получите платен отпуск. Поради това е малко вероятно те да бъдат комбинирани по някакъв начин.

По такива въпроси не трябва да забравяме за статута на служителя. Ако е човек с увреждания или пенсионер, той има право на повече дни, така че е необходимо да се извърши правилно изчислението. Самият човек от своя страна трябва да следи внимателно тези аспекти и да отстоява своята гражданска позиция. За да направите това, трябва да предоставите доказателства или сертификати.

Как да отбележите неплатен отпуск във вашия график? Кодексът на труда на Руската федерация предвижда няколко вида отпуск, единият от които е отпуск за сметка на служителя, когато той е задържанработно място

в организацията, но не и заплатата. Отпускът без заплащане е вид освобождаване на служител от изпълнениетрудови задължения

, при които доходите на служителя не се изплащат (член 128 от Кодекса на труда на Руската федерация). Освен това, след завършване, служителят има право да се върне в компанията на предишното си работно място.

Съществени обстоятелства подтикват служителя да се свърже с работодателя, за да получи отпуск без заплащане, а именно смърт на близък роднина, тежко заболяване или брак. Ако има документални доказателства за такива обстоятелства, работодателят няма право да откаже служителя.

1. Процесът на документиране на отпуск без заплащане е както следва:
2. Служителят пише изявление, адресирано до ръководителя на организацията, като посочва началната и крайната дата на освобождаването от работните задължения;
3. Работодателят издава заповед за предоставяне на отпуск на служителя (формуляр T-6), а отделът по персонала запознава последния с този документ срещу подпис;
4. Върху ведомостта се поставят съответните бележки.

Струва си да се отбележи, че посочването на времето за ваканция без заплащане в графика за време не винаги има едно и също буквено обозначение. Кодът на съкращението отразява основанието за освобождаване на служител от изпълнение на трудови задължения. Общо се използват два основни кода - DO и OZ. В какви случаи трябва да се използват - ще говоримв тази статия.

Основни аспекти на показване на отпуск без заплащане в график

Графикът на работното време е документ, който показва информация за броя на дните, отработени от служител за един месец, броя на отсъствията му от работното място въз основа на уважителни и неизвинителни причини. Този документ носи изключително важно функционално натоварване: въз основа на предоставената в него информация се изчислява заплатата на служителя.

Всички работодатели в Руската федерация, независимо от организационната и правната форма на дейност, попълват график за отработеното време (член 91 от Кодекса на труда на Руската федерация). По този въпрос те се контролират от Федералната комисия по труда и данъчните власти.

В много руски организации таблиците за време продължават да се водят ръчно и следователно използват формуляра T-12. Когато има автоматично отчитане (т.нар. „Турникет“), тогава се използва формуляр T-13.

Какви са характеристиките на поддържането на график, който отчита времето, отработено от специалист, и периодите на неговото отсъствие?

• Първо, информацията се въвежда в документа всеки работен ден;
• Второ, в края на месеца се изчислява точният брой отработени часове и дни на отсъствие от работното място;
• И накрая, попълненият единичен екземпляр се прехвърля в счетоводния отдел - въз основа на него се изчислява заплатата.

Тъй като графикът е официален документ, попълването му подлежи на стриктно спазване на трудовото законодателство. По-специално, всички яви и отсъствия на служителите се отбелязват с буквени или цифрови кодове (по избор на службата за персонал на организацията). Това важи и за периода, в който служителят е в отпуск без заплащане.

Какво обозначение на отпуск за ваша сметка в графика се използва в Русия? Всичко зависи от основанията за освобождаване на служителя от изпълнение на трудови задължения, а именно (член 128 от Кодекса на труда на Руската федерация):

• „OZ“ или „17“ се прилагат, ако служителят е получил отпуск поради факта, че има причина, предвидена в трудовото законодателство - брак, раждане на дете или смърт на близък роднина (всички причини трябва да имат документално доказателство) ;
• „DO“ или „16“ се използват, когато освобождаването от работа за определен период възниква във връзка със споразумението по този въпрос с работодателя (допълнителни основания за вземане на такова решение обикновено се отразяват в колективния трудов договор).

Прочетете също: Трудов договор с автомонтьор

Как мога да посоча други периоди на почивка без заплащане в моя график?

На практика руски организацииима някои специални случаипредоставяне на отпуск без заплащане. Те се показват малко по-различно в графика, тъй като са специални случаи, които е важно работодателят да вземе предвид, а именно:

• „UD“ или „13“ се прилагат, ако служителят е в отпуск за обучение, което също не означава, че служителят запазва заплатата си (член 174 от Кодекса на труда на Руската федерация);
• „ДБ“ или „18“ се използва за ситуация, при която работник или служител напусне работното си място във връзка с упражняване на правото на допълнителен годишен неплатен отпуск.

Ако ситуацията с първия вид отпуск е доста очевидна, тогава вторият тип повдига много въпроси дори сред служителите на персонала. При това руски трудовото законодателствоясно определя кръга от причини, въз основа на които може да възникне освобождаване от трудови задължения във връзка с годишния допълнителен отпуск.

1. Служителите, които се грижат за малки деца, имат право да го изискват, ако това е предвидено в колектива трудов договор(Член 263 от Кодекса на труда на Руската федерация);
2. Право на такъв отпуск имат и граждани на Русия, които имат специални заслуги към държавата, във връзка с които са наградени с държавни ордени и награди (носители на Ордена на славата, ветерани от войната, герои на труда и др.) (чл. 8 от Закона на РФ № 4301-1, чл. 6 № 5-FZ);
3. Пожарникарите, които изпълняват задълженията си на доброволна основа като част от доброволчески бригади, имат право на допълнителен отпуск веднъж годишно, който могат да използват или да не използват по желание (член 18 № 100-FZ).

Важно е да споменем още един случай, който често се среща в практиката на организациите, който е отразен в ведомостта с отметка „NV“. Това се случва, ако служител на компанията реши да замени увеличението на заплатата с допълнителни почивни дни, предвидени за извънреден труд или качествено изпълнение на работна задача и т.н. (член 152 от Кодекса на труда на Руската федерация)

Как да отразя отпуск без заплащане в графика в часове?

Всеки отпуск без заплащане има своя собствена продължителност. За записването му обикновено се използват календарни дни (член 128 от Кодекса на труда на Руската федерация). Това правило обаче е приложимо само в случаите, предвидени от трудовото законодателство.

И така, в Кодекс на труда RF съдържа ясна информация за това колко дни отпуск се предоставят на служител, който е отишъл в университет, за да вземе тест, станал е баща на дете или се е оженил. Но какво да направите, ако отпускът за сметка на служителя е на друго основание, предписано само в колективния трудов договор?

• времето, когато служителят отсъства от работното си място, може да бъде изразено в часове (което не е изключено от действащото законодателство);
• При обобщаване на резултатите в графика за часове часовете се преобразуват в дни, което улеснява изчисляването на заплатите.

Струва си да се подчертае особено фактът, че превръщането на часовете в дни се извършва въз основа на продължителността на работния ден, която е приета в дадена организация. В този случай се отдава особено значение на посочването на началната и крайната дата на отпуска без заплащане. Как да посочите часове в графика?

• всеки ден се въвежда код „ПРЕДИ” в съответната колона;
• до него се определя броят часове, съобразен с нормите на колективния трудов договор.

Важно е да се добави, че независимо от ежедневното обозначаване на отпуск без заплащане в отчета, резултатите се сумират стриктно календарни дни. Това се дължи на факта, че при повременното заплащане заплатите най-често се изчисляват въз основа на среднодневните доходи.

По този начин, за да се отрази правилно отпускът за сметка на служителя в графика, важно е преди всичко да се установи на какво основание е извършено освобождаването от работни задължения. Дори ако кадрово обслужванепогрешно поставя кода „DO“ в документа вместо „OZ“ или обратно - организацията и самите отговорни лица са изправени пред значителни глоби.

Символи в ведомостта. Как да попълните график за време (образец)

Таблицата описва най-често използваните символи в разписанията. повече подробно описаниеи пълен списък обикновено се намира на първия лист на формуляра. Това улеснява навигирането в нотацията и определянето в каква ситуация какво да поставите в клетката.

Редовно попълване на формуляра

Попълването на график е трудна работа, която изисква внимание. Това може да стане, като се използва например методът на непрекъснатите явявания и неявявания.

В този случай данните се въвеждат във всяка колона. Символите показват както присъствието на служители на работното място, така и тяхното отсъствие, като се посочват причините. Посочва се и броят на часовете, прекарани на работното място.

В самия график ще изглежда така: в почивен ден поставете буквата „B“, под нея 0, в работен ден, съответно, „I“ и броя на часовете, например 8. Подобно на почивните дни , се отбелязват различни причини за отсъствие от работа, като се започне от командировки и се стигне до отсъствие по неясни причини.

В този случай изчисляването на графика е малко по-лесно, тъй като всички необходими числа и символи са пред очите ви. Това важи особено за специалисти с малък трудов стаж - по този начин те ще бъдат по-малко склонни да се объркат и да направят грешка.

Разумно попълване на вашия график

Има и метод за регистриране на отклонения. Прилага се, когато работният ден е с еднаква продължителност през целия период. В този случай само нестандартни ситуации, тоест отсъствия, извънреден труд, командировки и т.н. При този метод се изразходва много по-малко време, а крайният резултат и в двата случая е еднакъв.

На листа изглежда така: горният ред съдържа информация за отсъствието на служителя от работното място - B, K, OT, NN, PR, B и други. Долният ред остава празен. В края на краищата при окончателното изчисляване на отработеното време нулите нямат значение и при една и съща продължителност на работния ден остава само да извършите най-простите действия: пребройте броя на празните клетки в горния ред (това са присъствия) и умножете по броя на часовете.

Този метод е по-удобен за опитни служители по персонала и счетоводители. Добър е и за малки организации, където числеността на персонала е малка. Ако вашето ръководство не знае за по-опростена система за отчитане на работното време, сега е моментът да му я предложите.

Поддържане на работни листове на компютър

Освен хартиения вариант има и няколко електронни. Както бе споменато по-горе, графиките трябва да бъдат дублирани. Това е необходимо, за да се гарантира, че данните за работата на служителите не се губят и тяхната точност се потвърждава (в края на краищата не е възможно да се използва компютър навсякъде).

Един от по-достъпните варианти е създаден в офис програмиграфик за време. Excel е идеален за тези цели. Електронните таблици ви позволяват да създавате всякакви видове и размери на документи. Освен това, благодарение на възможността за задаване на формули, сумирането и изчисляването на междинните данни е много по-лесно.

С помощта на специален софтуер

Ако служителят или ръководството нямат достатъчно умения за работа с електронни таблици, може да се избере друга подобна програма. В този случай графикът ще изглежда подобно на хартиената версия. Това ще помогне за намаляване на времето, прекарано в работа с документа.

Също така си струва да се има предвид, че всяка програма изисква използването на лицензирани версии. Естествено те имат различни цени от различните доставчици. Например програмата „Разписание“ ще струва на потребителите от 1000 рубли. и по-висока - в зависимост от числеността на персонала.