Регистрация на първични счетоводни документи. Първични документи

Първични счетоводни документи

(Английски основни регистрационни документи) - съгласно законодателството на Руската федерация относно счетоводството, подкрепящи документи, които трябва да се използват за документиране на всички бизнес транзакции, извършени от организация, въз основа на които се извършва, изготвени към момента на стопанска сделка или непосредствено след нейното извършване и удостоверяване на факта на съответната сделка. От дизайна на P.u.d. е началото на счетоводната регистрация на стопанските операции, те формират основата на счетоводната информация, осигурявайки на счетоводството необходимата информация за непрекъснато и непрекъснато отразяване стопанска дейносторганизации. Към P.u.d. включват поръчки, договори, удостоверения за доставка и приемане, платежни нареждания, касови бележки и разходни ордери, фактури, фактури, работни нареждания, касови бележки, разписки за продажба и други подобни документи. Информацията, съдържаща се в счетоводните регистри, се систематизира и натрупва в процеса на поддържане на счетоводни регистри.

Основна информация за P.u.d. установен от Федералния закон „За счетоводството“** (член 9). P.u.d. се приемат за счетоводство, ако са съставени съгласно формуляра, съдържащ се в албумите на унифицирани форми на първична счетоводна документация. P.u.d., чиято форма не е предвидена в тези албуми, трябва да съдържа: името на документа; датата на изготвянето му; име на организацията, от името на която е съставен; съдържание на стопанска сделка; измерване на бизнес транзакции във физическо и парично изражение; имената на длъжностите на лицата, отговорни за изпълнението на търговската сделка и правилността на нейното изпълнение; лични подписи на тези лица. Само ако всички изброени данни присъстват в счетоводния документ, документът може да се счита за П.д., приет за счетоводство и служи като документално доказателство за факта на стопанска операция.

Включването в P.u.d. не е забранено. и други, в допълнение към задължителните, подробности. Законодателството може да установи специални изисквания за подготовката на някои видове P.u.d. Например правилата за изготвяне на фактури са установени от Процедурата за поддържане на дневници на фактури при изчисляване на данъка върху добавената стойност, одобрена с Указ на правителството на Руската федерация от 29 юли 1996 г. № 914.

Формуляри на финансови отчети, използвани за регистриране на бизнес транзакции, за които не са предоставени стандартни формуляри на документи, както и форми на документи за вътрешно счетоводно отчитане, се одобряват при приемането на счетоводната политика на организацията.

Малките предприятия могат да използват стандартни междуведомствени PUD формуляри, ведомствени формуляри, както и формуляри, разработени самостоятелно във връзка със съответните стандартни, които съдържат задължителни и гарантират надеждността на счетоводното отчитане на извършените транзакции, за документиране на транзакции. PUD, получени от счетоводния отдел на организация, която е малък бизнес, се проверяват по форма за пълнота и коректност на тяхното изпълнение и по съдържание от гледна точка на законосъобразността на документираните транзакции и логическата връзка на отделните показатели. Списъкът на лицата, които имат P.u.d., се утвърждава в съгласие с главния счетоводител. По правило такива лица са служители на отделите за счетоводство, доставки и продажби, договорни и някои други услуги. P.u.d., които се използват за формализиране на бизнес транзакции св брой

P.u.d. трябва да се изготви в момента на сделката, а ако това е невъзможно, веднага след нейното приключване. Навременно и висококачествен дизайнП.д., прехвърлянето им в установените за отразяване в счетоводството, както и достоверността на съдържащите се в тях данни се осигуряват от лицата, които са съставили и подписали тези документи. Извършване на корекции по касови и банкови сметки. не е позволено. В останалите П.у.д. корекции могат да се правят само по споразумение с участниците в бизнес транзакциите, което трябва да бъде потвърдено с подписите на същите лица, подписали тези документи, като се посочва датата на корекциите.

За контролиране и рационализиране на обработката на данни за бизнес транзакции въз основа на P.u.d. са съставени. Те съдържат данни за стопански операции, записани в първични документи, както и нови обобщени показатели. Чрез съставянето на консолидирани счетоводни документи е възможно да се намали броят на записванията в счетоводните сметки. Обобщените документи включват например листове за групиране, таблици за развитие, листове за разпределение на разходите, отчети или отчети за движението на продукти, суровини, материали и др.

P.u.d. могат да бъдат конфискувани само от органите на дознаването, предварителното следствие и прокуратурата, съдилищата, данъчни инспекторатии данъчната полиция въз основа на техните решения в съответствие със законодателството на Руската федерация. В такива случаи или други организации имат право, с разрешение и в присъствието на представители на органите, извършващи изземването на P.D., да правят копия от тях, като посочват причината и датата на изземването.

Голям юридически речник.

Академик.ру.

2010 г.Вижте какво представляват „Първични счетоводни документи“ в други речници: Първични счетоводни документи

2010 г.- (Английски основни регистрационни документи) съгласно законодателството на Руската федерация относно счетоводството, подкрепящи документи, които трябва да се използват за документиране на всички бизнес транзакции, извършвани от организация, въз основа на които ... Енциклопедия на правото

- (първични счетоводни документи) Писмени доказателства за настъпването на факти от стопанския живот. Те отразяват всички данни, които се използват за счетоводство. P.u.d. съставен или в унифицирана форма (счетоводни документи... ...- Писмени доказателства за настъпването на факти от стопанския живот. Те отразяват всички данни, които се използват за счетоводство. P.u.d. се съставят или в унифицирана форма (документи за материална отчетност, платежни нареждания,... ... Ръководство за технически преводач

2010 г.- Всички бизнес транзакции, извършвани от организацията, трябва да бъдат документирани с оправдателни документи. Тези документи служат като първични счетоводни документи, въз основа на които се води счетоводството. Първичните счетоводни документи се приемат на... ... Речник: счетоводство, данъци, търговско право

ПЪРВИЧНИ СЧЕТОВОДНИ ДОКУМЕНТИ- (на английски: primary accounting documents) – писмени доказателства за фактите от стопанския живот. Те отразяват данни, които се използват за счетоводство. Изисквания за P.u.d. отразено във Федералния закон „За... ... Финансово-кредитен енциклопедичен речник

2010 г.- 1. Всички бизнес транзакции, извършвани от организацията, трябва да бъдат документирани с оправдателни документи. Тези документи служат като първични счетоводни документи, въз основа на които се води счетоводството... Източник: федералният законот...... Официална терминология

Счетоводни документи Първични счетоводни документи

Вижте Първични счетоводни документи... Голям юридически речник

Първични счетоводни документи- всички стопански операции трябва да бъдат документирани с оправдателни документи, които са първичните счетоводни документи, въз основа на които се води счетоводството... Енциклопедичен речник-справочник за ръководители на предприятия

Консолидирани счетоводни документи- виж Първични счетоводни документи... Първични счетоводни документи

Книги

• Търговия. Наръчник за счетоводител на търговско предприятие + CD, Агафонова M.N.. За счетоводител на минимаркет и мегамол, търговска точка на едро или комисионна, търговска верига и малък магазинТова практическо ръководство ще ви помогне да настроите и поддържате правилно счетоводството си...

Счетоводството е сложно организирана система. На негова база се събира информация в първични документи, регистрации и последващият им анализ. Тези. счетоводството е израз на всички финансови и икономически операции в парично изражение. Как работи управлението? първично счетоводствоще разберете от статията.

Всичко си има цена

Счетоводството ви позволява да приведете всички транзакции в парично изражение. Например, работни отношения, отношения между купувачи и доставчици, водене на отчет на работното време, отношения с държавата - плащане на данъци. Той отразява не само провеждането на такива операции, но и техния анализ. Това ни позволява да направим заключение за платежоспособността и кредитоспособността на организацията като цяло. И въз основа на това елиминирайте слаби странифинансова политика и изберете посоката на по-нататъшно развитие.

Важно: основата за посоката на по-нататъшно развитие на организацията е поддържането на първично счетоводство.

Това е основата, която ви позволява да съберете цялата необходима информация.

Изходни документи

По-горе нарекохме първичната документация основата на счетоводството в предприятието. Може да се сравни и с корените на дърво, от които по-късно израстват ствол и клони – регистри. Листовете са синтетично счетоводно отчитане на сметки, което ви позволява точно и пълно да оцените работата на компанията.

Нека дадем определение. Първични документи- това е конкретен документ с ясно установена от закона форма, попълнен в съответствие с всички счетоводни правила, препоръки на данъчни, банкови, статични и редица други заинтересовани от това органи.

Одобрението на първичната документация се извършва в статистическите органи. По-специализирани и тясно насочени документи се издават от отделите за отделните видове дейности.

Такава документация ви позволява да записвате и проследявате финансовите и икономически транзакции в предприятието. Тези. Това е основата на използваното оборудване в отделните фирми.

Правила за попълване

В допълнение към факта, че статистическите органи отговарят за одобряването на документите, те са разработили редица изисквания за тяхното попълване.

Необходим пълнеж:

• Пълно име на документа (не се допускат съкращения);
• Дата на издаване на документа;
• Пълна информация за организацията, която изготвя документа и за кого е предназначен;
• Пълни банкови данни на контрагента, ако е необходимо;
• Пълна информация за стопанската операция, изразена количествено и парично;
• Информация за служителя, който има право да заверява документа (длъжност, подпис, препис);
• Печат или печат (мокър).

Въпреки факта, че горните изисквания са задължителни, в някои случаи, поради невнимание или други причини, една или повече точки могат да бъдат пропуснати. Това нарушение не води до невалидност на първичното счетоводство.

Видове първична документация

За всяка отделна финансово-икономическа сделка се издава конкретен документ. Нека изброим основните.

• Фактура – ​​за купувачи, в която се посочва наименованието на стоката или услугата, банкови данни на доставчика;
• Платежно нареждане - за доставчика от купувача, потвърждаващо факта на плащане, безкасова форма;
• Разписка - за купувача, според която е платил на доставчика в брой;
• Банково извлечение – ви позволява да видите паричния поток на текуща сметкапредприятия за определен период;
• Касов ордер - ви позволява да видите движението на средствата в касата на организацията;
• Товарителница или универсален трансферен документ, фактура – ​​потвърждава изпращането на материал или предоставянето на услуги след плащане. Посочва името на продукта, обема и цената.
• Товарителница - за транспортиране на материали от доставчика до купувача. Посочва пълното име на доставчика и купувача, данъчен идентификационен номер, юридически адрес, място, откъдето се превозва товарът, и информация за превозвача.
• Разписката за продажба, подобно на разписката за доставка, потвърждава изпращането на стоките от доставчика до купувача. Трябва да има дата, номер и да е регистриран в данъчната служба.
• Предварителен отчет – отчетен документ, потвърждавайки как са изразходвани отчетните средства, издадени на служителя. Освен това към него на лист А4 са приложени касови бележки, разписки, споразумения за кандидатстване, потвърждаващи разходите.
• График на работното време - в него се записва броят часове, които служителят е работил в организацията на месец;
• Разплащателна ведомост, ведомост или ведомост - въз основа на първата се изчисляват заплатите, а на базата на втората се издава ведомост.

Важно: Горните документи са стандартни и строго унифицирани по закон. Те не могат да бъдат изпълнени по искане на лидера или да бъдат променени по някакъв начин.

Допуска се въвеждането на допълнителна документация въз основа на спецификата на работата.

Корекции в първичната документация

Не винаги е възможно формулярът да се попълни правилно. Някои позволяват корекции, други трябва да бъдат пренаписани. Как се извършва корекцията е дадено по-долу.

Корекции в първичната документация:

• Не се допускат корекции в нестрог отчетен документ - той трябва да бъде напълно пренаписан;
• В строг отчетен документ: зачеркнете грешката с червена линия по диагонал в една клетка и маркирайте „отменен“, ако формулярът е неправилен, не забравяйте да го запишете;
• Всяка корекция: зачертайте я, напишете правилната версия отгоре и напишете „вярвайте на коригираното лице“, печат и подпис на коригиращия служител;
• Никога не защриховайте или правете дебела линия през зачертаването;

Срок на годност

Срокът на годност на различните форми варира. Те трябва да се съхраняват минимум 5 години. Например всички документи, свързани със служители (заплати, данъци, лични досиета), трябва да се съхраняват най-малко 75 години. Това се дължи на честите заявки бивши служителиза изчисляване на пенсиите.

Ако решите да изпразните рафтовете от стари документи, след изтичане на срока за съхранение, съставете специален акт и съберете комисия за изхвърляне на първичната документация.

Резултати

И така, разгледахме как се поддържа първичната документация. Тя е в основата на целия счетоводен отдел на предприятието. Следователно към първичното счетоводство трябва да се подхожда с цялата отговорност и внимание.

Първичните счетоводни документи са унифицирани. Те са разработени от статистическите органи. Организацията няма право да прави собствени промени в тях. Попълват се заглавието на документа, датата на съставяне, трите имена на контрагента на купувача и доставчика, наименованието на продукта в стойностно и количествено изражение и подпис на упълномощено лице.

Допускат се корекции в първичната документация. За да направите това, неправилният запис трябва да бъде зачеркнат и правилната версия да бъде написана отгоре, като се припише „коригирано вярване“, дата, подпис и печат на организацията.

Срокът на съхранение на първичната документация е 5 или повече години.

първичен счетоводен документ

Основата на цялото счетоводство са първичните документи. Финансовата и икономическата дейност на една организация е придружена от множество операции. За целта се използва елемент от счетоводния метод - документиране. Документирането е основният метод за счетоводно наблюдение на стопанската дейност на организацията, нейният първичен контрол. документ - Това е писмено доказателство за извършена стопанска операция, придаващо правна сила на счетоводните данни. Документацията служи като основа за последващи счетоводни записи и осигурява точността, надеждността и безспорността на счетоводните показатели, както и възможността за техния контрол.

Документите трябва да имат юридическа сила, т.е. да съдържат редица задължителни данни (индикатори):

• - Заглавие на документа;
• - дата на;
• - наименование на организацията, от името на която е съставен документът;
• - Съдържание на операцията;
• - количествени и разходни мерки;
• - името и длъжността на лицата, отговорни за неговото изпълнение и правилността на неговото изпълнение;
• - лични подписи на тези лица и техни преписи;
• - печати на организации, печати.

Документите трябва да бъдат изготвени по такъв начин, че да гарантират запазването на записите. дълго време(мастило, химикал, пишеща машина, принтер). Първичните документи трябва да бъдат съставени или в момента на транзакцията (в брой, банка) или веднага след нейното приключване. Съставителите и подписалите документа носят отговорност за неговото своевременно и качествено създаване, за верността на данните и предаването им в установения срок за отразяване в счетоводните регистри.

Документите включват:

• - първични (фактури, фактури, входящи и изходящи касови ордери, оградни листове и др.);
• - счетоводни регистри (касови отчети, дневници за поръчки, главна книга, стокови отчети и др.);
• - отчетност (счетоводен баланс и приложения към него).

Всички счетоводни записи се водят въз основа на първични документи, след което информацията от тях се прехвърля в счетоводни регистри, където се систематизират, тоест записват в счетоводни сметки. В края на отчетния период отчетността на предприятието се попълва според счетоводните регистри.

Първичната документация поражда движението на счетоводната информация, предоставя на счетоводството необходимата информация за непрекъснато и непрекъснато отразяване на стопанската дейност на предприятието.

Според предназначението си всички първични документи се делят на: организационно-разпорядителни документи, разходооправдателни документи, счетоводни документи и комбинирани документи.

• - организационно-административните (заповеди, инструкции, указания, пълномощни) позволяват извършване на операции и съдържащата се в тях информация не се отразява в счетоводните регистри;
• - оправдателните документи (фактури, рекламации, разписки и др.) отразяват факта на сделката, информацията, съдържаща се в тях, се записва в счетоводните регистри. Съществуват редица документи, които съчетават разрешителен и оневиняващ характер (разходни касови ордери, фишове за плащане заплати), съдържащите се в тях данни се въвеждат в счетоводни регистри;
• - счетоводните документи се съставят в счетоводния отдел въз основа на административни или подкрепящи документи за обобщаване на счетоводни записи, такива документи са счетоводни сертификати, изчисления на режийните разходи, таблици за развитие.
• - комбинираните документи изпълняват едновременно функциите на административни и оправдателни и счетоводни документи. Например фактура за ваканция материални активисъдържа заповед за освобождаване на материали от склада в цеха, както и регистриране на фактическото им издаване и др.

Въз основа на метода на записване на транзакциите документите се разделят на еднократни и кумулативни.

Еднократните документи се използват само веднъж за отразяване на една сделка или няколко едновременно извършени операции. След регистрацията еднократният документ отива в счетоводния отдел и служи като основа за отразяване в счетоводството. Например входящи и изходящи касови ордери, ведомости за заплати и др.

Кумулативните документи се съставят за определен период (седмица, десетилетие, месец), за да отразяват хомогенни повтарящи се транзакции, които се записват в тях, когато се случват. В края на периода се изчисляват сумите за показателите, използвани за сметките. Документите за натрупване включват лимитни карти, двуседмични или месечни поръчки и др.

В зависимост от мястото, където се съставят, документите биват вътрешни и външни.

Домашнив предприятието се съставят документи за отразяване на вътрешните операции. Например касови бележки и разходни ордери, фактури, актове, ведомости за заплати и др.

Външендокументите се попълват извън границите на това предприятие, пристигат в издаден вид. Например фактури, банкови извлечения, товарителници и др.

Според реда на съставяне на документите биват първични и обобщени документи.

Първичендокументи се съставят за всяка отделна сделка в момента на нейното приключване. Например касова бележка, платежни нареждания, актове за отписване на дълготрайни активи и др.

Резюмедокументи се съставят въз основа на предварително съставени първични документи. Използването им улеснява контрола на хомогенните операции. Те могат да бъдат изпълнителски, счетоводни или комбинирани. Например авансови и касови отчети, групови и сборни отчети. По-специално, авансовият отчет, като комбиниран, изпълнява функциите на подкрепящ и счетоводен документ. Това дава пълни характеристикисетълменти с отговорни лица: остатъкът или преразходът на предишния аванс, размерът на този аванс, изразходваната сума, остатъкът и датата на въвеждането му в касата или преразходът и датата на възстановяването му от предприятието. Освен това авансовият отчет дава описание на производствените разходи по сметките след проверка и одобрение на отчета. На обратната страна на отчета има списък на отделните разходи и подкрепящите ги документи.

Според реда на попълване документите могат да бъдат класифицирани на съставени ръчно и с помощта на компютърни технологии.

Изготвени документи ръчно,попълва се ръчно или на пишеща машина.

Документи, изпълнени с помощта на компютърна технология,автоматично записване на информация за производствените операции в момента на тяхното завършване.

Приемане, проверка и счетоводна обработка на документи. Постъпилите в счетоводството документи се обработват за подготовката им за вписване в счетоводните регистри. Основният етап от счетоводната обработка на документи в организацията е проверката на получените документи по същество, форма и аритметика.

При проверка на документите по същество е необходимо да се установи законосъобразността, правилността и целесъобразността на извършената стопанска сделка. Съгласно действащата счетоводна процедура не трябва да се приемат за изпълнение първични документи за стопански операции, които противоречат на закона и установения ред за получаване, съхраняване и разходване на средства, инвентар и други ценности. Ако такива първични документи са получени от счетоводния отдел Главен счетоводителтрябва да уведоми ръководителя на организацията за незаконността на конкретна бизнес сделка.

Предварителният контрол се извършва от счетоводния отдел при изготвяне на документи. Важно е и защото повечето документи се съставят от финансово отговорни лица, а не от счетоводни служители.

Проверката на формуляра ви позволява да се уверите, че за извършване на конкретна бизнес транзакция е използван формуляр от подходящия формуляр, всички числа са ясно въведени, съдържанието на транзакцията и всички подробности са отразени.

След това счетоводителят извършва аритметична проверка, която се свежда до проверка на правилността на аритметичните изчисления и изчисления и данъчното облагане на документите. Данъчното облагане се извършва чрез умножаване на количеството по цената. Аритметичната проверка ви позволява да контролирате аритметичните изчисления на сумите, правилността на отразяването на количествените и разходните показатели.

След проверка счетоводителят обработва документите. Присвояването на сметки на документи се състои в определяне на сметките, към които бизнес операциите, записани в документите, трябва да бъдат записани като дебити и кредити.

Основните насоки за подобряване на документацията са унификация и стандартизация .

Първичните счетоводни документи се приемат за счетоводство, ако са съставени в съответствие с формуляра, съдържащ се в албума на унифицирани форми на първична счетоводна документация.

Унифицирането на формулярите на първичната счетоводна документация има голямо значениеза подобряване на счетоводството, тъй като установява и консолидира единни изисквания за документиране на икономическите дейности на организациите, систематизира счетоводството, изключва остарели и произволни форми от обращение и насърчава рационална организациясчетоводство.

Унифицирани документи- това са типови документи, одобрени в по установения реди предназначен за регистриране на еднородни сделки в организации с различни формисобственост и различни индустриални характеристики.

Стандартизация -установяване на същото стандартни размериза стандартни документи, което намалява потреблението на хартия за производството на документи, опростява тяхната обработка и съхранение.

Всеки счетоводител трябва да знае кои документи принадлежат към първичните документи. Това се дължи на факта, че именно тази документация е основа за счетоводство. Те доказват факта на извършване на бизнес сделки. Един начинаещ счетоводен специалист трябва да разбере какво е това, защо са необходими първични документи, как да ги съставят и съхраняват. В противен случай проблемите с регулаторните органи не могат да бъдат избегнати.

Юридическите лица и частните предприемачи могат да прехвърлят средства един на друг само въз основа на определена първична документация. Предполага се, че първичният отчет е съставен дори преди извършването на бизнес сделката, но законодателството не изключва възможността за съставянето му след приключване на сделката, но трябва да има основателни причини за това.

Както първичните, така и сборните счетоводни документи трябва да включват следните реквизити: наименование на формата; датата и мястото, където е съставен; пълното наименование на фирмата, която го е подготвила; какви сметки се използват за прехвърляне на средства; пълно имеотговорно длъжностно лице и др.

За какво са нужни

Първичните документи (ПД) са задължителен компонент на счетоводството. Те се съставят по време на стопански операции и служат като доказателство, че тези сделки са извършени. При извършване на транзакция може да участва различен номерпървични документи: зависи от спецификата на изпълнението му.

Списък на операциите, които трябва да бъдат извършени по време на транзакцията:

1. Подписване на договор с получателя. Ако е постоянно, можете да подпишете едно споразумение за няколко транзакции, но в този случай си струва незабавно да обсъдите времето на работата, последователността на транзакциите за сетълмент и други нюанси.
2. Издаване на фактури за плащане.
3. Директно плащане, потвърждение за което е касов бон(или стока), ако говорим за плащане в брой, или платежни карти, ако парите се превеждат по банков път.
4. При изпращане на стоките изпълнителят издава фактурата на клиента.
5. След предоставяне на услугите в пълен обем, изпълнителят трябва да получи сертификат за изпълнение от клиента

Съществуващи видове

Има 6 основни вида PD счетоводство, които се използват най-често при извършване на различни транзакции:

Договор	В договора се определят правата и задълженията на страните по сделката. Договорът може да бъде съставен за предоставяне на услуги или продажба на стоки. Гражданският кодекс не изключва възможността за сключване на устен договор, но трябва да се помни, че само документ, подписан от две страни, може да защити правата и интересите на увреденото лице пред съдебен орган при възникване на проблеми, в т.ч. неизпълнение на задължения от другата страна.
Предложение за фактура	Този документ показва колко трябва да плати клиентът, за да получи услуги или работа. Когато плащането е извършено, това означава, че клиентът е съгласен с условията, предложени от изпълнителя. Няма конкретен формуляр за този документ, така че форматът му може да варира между доставчиците. Трябва обаче да запомните, че документът трябва да съдържа заглавието на самия документ; Подробности на плащане; наименованието на стоките и услугите, както и тяхната цена. Можете да го подготвите в програмата 1C. Фактурата няма никаква стойност от гледна точка на счетоводството и отчетността пред регулаторните органи, в нея се записва само цената, определена от продавача. Не е необходимо да поставяте печат и подпис върху него, но ако компанията иска да играе на сигурно и да се защити, е по-добре да го направи. Ако бъдат нарушени интереси или права на купувача, той има право да поиска от продавача връщане на преведените средства.
Документация за плащане	Това е потвърждение на факта, че клиентът е заплатил издадената от производителя фактура. Съществуват различни видоветакива документи: заявки за плащане, нареждания и чекове, формуляри за строга отчетност.
Опаковъчен лист	Приложимо в случаите, когато трябва да формализирате сделка за покупко-продажба на материални активи. Този документ трябва да бъде изготвен в два екземпляра. Продавачът се нуждае от него, за да покаже продажбата, а купувачът се нуждае от него, за да капитализира получената стока. Данните в бележката за доставка и във фактурата трябва да съвпадат напълно. На този документ трябва да има печат на продавача и купувача.
Акт за извършване на работа или предоставяне на услуги	Двустранен документ. Той потвърждава не само факта на извършената работа, но и цената, която е платена за продукта или услугата. Този документ служи и като доказателство, че страните са изпълнили изцяло задълженията си една към друга и нямат взаимни претенции.
Фактура	Важен документ е, с помощта на който се полага основата за приемане на представените за приспадане суми на ДДС. Очевидно този документ е много важен за онези структури, които са платци на ДДС.

Списък на първичните счетоводни документи

И така, списъкът на първичната счетоводна документация изглежда така:

споразумение	Сключва се с клиента в писмена форма. Важно е да се каже, че законът не забранява устнона такъв договор обаче страните често предпочитат да записват правата и задълженията, предвидени в споразумението, на хартия.
Проверете	Той съдържа данни за извършване на плащане и наименование на стоките, които се закупуват.
Касова бележка (продажба или касова бележка) или формуляр за строга отчетност	Издава се при плащане в брой. В случай на безкасово плащане, купувачът на стоки или услуги остава с платежен документ, заверен от банковата структура като потвърждение на плащането.
Фактура	Издава се в момента на изпращане на стоките.
Акт за предоставяне на услуги или извършване на работа	Предоставя се след пълно предоставяне на услугите.

Дефиницията на понятието „първичен счетоводен документ“ е дадена в член 60-1 от Данъчния кодекс на Руската федерация: първичните документи са документирано доказателство, че сделката е извършена или е настъпило събитие, което дава право за нейното извършване. Такива документи може да има на хартиен носителили на електронен носител. Счетоводството се извършва въз основа на такава документация.

Член 60-2 предвижда формулярите на тези документи и изискванията за тяхното съставяне.

Друг нормативен акт, който определя първичната документация, както и нейните форми, е Законът за счетоводството и финансовата отчетност.

Русия е страна, в която законодателството относно счетоводството и плащането на данъци се променя периодично. Предвид факта, че формулярите могат да бъдат променяни или допълвани, трябва да проследите какви промени са одобрени от различни държавни агенции, включително Министерството на финансите. Например в началото на 2019 г. беше одобрена формата на счетоводен сертификат, който преди това имаше безплатна форма.

Кодексът за административните нарушения предвижда редица санкции за липса на първични документи в организацията, те са определени в член 276 от Кодекса.

Общи инструкции за употреба

ПД са основа за започване на счетоводно отчитане на определени операции и извършване на вписвания в счетоводния регистър. Такъв документ действа като писмено доказателство за факта, че дадена бизнес сделка е завършена.

Тези първични счетоводни документи, чиито форми не са официално одобрени, се одобряват от ръководителя на организацията, издавайки подходяща заповед. Те трябва да съдържат всички задължителни реквизити, изисквани от закона.

Тази документация трябва да бъде изготвена на хартиен носител и подкрепена с подписа на лицето, което е съставило документа. В случай на използване електронен документ, то трябва да бъде подписано електронно.

Унифицираните форми на PD не са задължителни за използване. Изключение правят касовите документи, одобрени от оторизирани структури.

Формулярът PD трябва да съдържа следните задължителни данни:

• Заглавие на документа;
• точна дата на операцията;
• в какво се състои стопанската операция във физическо и стойностно изражение;
• името на структурата, която съставя документа;
• информация за лицата, които отговарят за правилното изпълнение на документа.

Такива документи са разделени на следните групи:

• отчитане на заплатите;
• осчетоводяване на извършени касови операции;
• счетоводно отчитане на ДМА;
• осчетоводяване на СМР.

Правила за попълване

Отчетните документи трябва да бъдат подготвени спретнато и ясно.

Основни правила:

• Разрешено е използването на химикалки и химикалки, можете да използвате компютри и пишеща машина;
• такава документация трябва да бъде изготвена в момента, когато транзакцията е планирана;
• разрешава се съставяне на документи след операцията, ако има обективни причини за това;
• документът отразява всички възможни подробности;
• Ако някаква информация липсва, могат да се добавят тирета.

През 2019 г. се използват стандартни формуляри за изготвяне на PD. Документите се делят на външни и вътрешни.

Първата организация получава отвън: от държавни агенции, висши организации, банкови структури, данъчни власти и др. Примери за външни документи: фактури, платежни нареждания или рекламации. Що се отнася до вътрешните документи, те се изготвят директно в организацията.

Ако документът е попълнен неправилно, организацията ще има затруднения при определянето на данъчната основа и това може да доведе до разногласия с данъчната служба.

Корекция на съдържанието

Случва се дори опитен счетоводител, който е изготвял документ повече от веднъж, да направи грешка. Възможно е да се коригира само когато документът не е отразен в счетоводството, тоест не е осчетоводен. Трябва да запомните, че извършването на корекции с щрих е неприемливо.

Можете да използвате само следните три метода:

• допълнителен вход;
• обратен метод;
• коректорски метод.

Последното се прилага, когато е допусната грешка в счетоводния регистър, но не засяга кореспонденцията на сметките. Този метод е подходящ да се използва преди изготвянето на баланса. В този случай неправилното число или друг знак трябва да се зачертае с тънка линия и до него да се посочи правилната стойност. Отстрани посочете „коригирано вярване“ и поставете дата и подпис.

Допълнителен запис би бил подходящ, ако сумата на извършваната транзакция е подценена.

Методът на обръщане включва коригиране на неправилен запис с помощта на отрицателно число. Неправилен номер се посочва с червено мастило, а правилният запис се прави веднага и се изписва с нормален цвят.

Разяснения относно протокола за съгласуване

Актовете за съгласуване не са правно свързани с първичните документи, поради което не са регулирани нормативни документи. Те показват взаимни разчети, извършени за определен период между фирми със статут на юридическо лице или индивидуални предприемачи.

Този вид документ се използва по инициатива на счетоводителите, тъй като с негова помощ е възможно да се разрешат редица спорни въпроси, което защитава интересите на организацията.

В какви случаи е важно да се състави протокол за помирение:

• когато продавачът е представил широк изборстоки;
• при предоставяне на отсрочка на плащанията;
• ако цената на продукта е висока;
• ако между страните съществуват редовни отношения.

Този документ може да се използва в съда в случай на спорна ситуация между страните.

Срок на годност

Разпоредбата за съхраняване на първична документация е закрепена на законодателно ниво.

За различни видовеИма различни условия за съхранение на документи:

За една година	Необходимо е да се поддържа кореспонденция с регулаторните органи относно сроковете за подаване на отчетна документация.
Най-малко 5 години	Съхраняват се касова документация и документи като баланс за тримесечието, отчет на организацията с обяснителна бележка за тримесечието; протокол от заседанието за приемане на тримесечния баланс; първична документация и касова книга; документи по системно и несистемно счетоводство и други.
Поне 10 години	Годишният счетоводен баланс, инвентарният опис, предавателният баланс, разделителният баланс, ликвидационният баланс и други документи трябва да се поддържат.
Най-малко 75 години	Запазва се личната сметка на всеки служител и фишовете за заплати.

Всички записи в счетоводствосе извършват въз основа на съответните разходооправдателни документи.

Документ(документирана информация) е информация, записана на материален носител с подробности, които позволяват да бъде идентифицирана. Като материален носител е разрешено да се използва всеки материален обект, подходящ за фиксиране и съхраняване на реч, звук или визуална информация върху него, включително в трансформирана форма. За целите на изготвянето на документи в счетоводството обаче са приложими само хартиени или компютърни носители. Тази норма се съдържа в Правилника за счетоводството и отчитането в Руската федерация (одобрен със заповед на Министерството на финансите на Руската федерация от 29 юли 1998 г. № 34n с последващи изменения и допълнения). В последния случай организацията е длъжна да предостави за своя сметка копия на такива документи на хартиен носител за други участници в бизнес транзакциите, както и по искане на органите, упражняващи контрол в съответствие със законодателството на Руската федерация. , съда и прокуратурата.

Счетоводните документи се съставят предимно по унифицирани формуляри, които поради необходимостта от рационализиране информационни потоци V национална икономика, осигуряване на сравнимостта на счетоводните и отчетните данни на различни организации (или една организация за различни периоди), тяхната пълнота и надеждност, премахване на дублирането на информация.

Счетоводната документация е част от системата за управленска документация на организацията в съответствие с Общоруската класификация на управленската документация (OKUD), одобрена с Резолюция на Държавния стандарт на Русия от 30 декември 1993 г. № 229.

В общи линии счетоводни документимогат да бъдат разделени на три нива: първична счетоводна документация, счетоводни регистри и отчетност счетоводна документация . Тази градация напълно отговаря на определението за документооборот в счетоводството, последователността и логиката на документиране на стопанската дейност на организацията.

Първични счетоводни документи, въз основа на които се води счетоводна отчетност, са документи, които отразяват фактите на стопанска операция.

Счетоводни регистриса предназначени да систематизират и натрупват информация, съдържаща се в приетите за счетоводство първични документи, да я отразяват в счетоводните сметки и във финансовите отчети.

Финансови отчетипредставлява единна системаданни за имуществото, финансовото състояние на организацията и резултатите от нейната икономическа дейност, съставени въз основа на счетоводни данни в установени форми (съгласно PBU 4/99 „Счетоводни отчети на организацията“, одобрени със заповед на Министерството на Финанси на Руската федерация № 43n от 06.07.99 г. и Заповед на Министерството на финансите на Руската федерация № 67n от 22 юли 2003 г. „За формите на финансовите отчети“ с последващи изменения и допълнения).

В рамките на всяко ниво документите не са еднородни. Мащабът на счетоводната работа в организацията на всички етапи на обработка на документи зависи от обем на документния поток- броят на документите, получени от организацията и създадени от нея за определен период. Същевременно интересна е структурата на документооборота по отношение на състава, предназначението и видовете документи.

Така, по състав Прието е документите да се разделят на входяща кутия(входящи към организацията), изходящи (официални документи, предоставени от организацията на външни респонденти) и вътрешни(група официални документи, които не надхвърлят организацията, която ги е подготвила).

Документът отговаря на официалния статут, Акото е създадено от правно или индивидуален, попълнени и заверени по установения ред.

Класификацията на документите по състав и анализът на тяхната структура според този критерий ни позволява да оценим съотношението на обемите на вътрешния и външния документооборот в организацията, да анализираме степен на автономност на предприятието(чрез изчисляване на съотношението на единици входяща информация и вътрешна информация), оценка дейност на апел на организацията към външна среда (От специфично теглоизходящи документи).

По предназначение

документите се делят на разпоредителни, изпълнителни, сборни и счетоводни документи.

Административнидокументите съдържат заповеди, инструкции за производство, изпълнение на определени бизнес операции (заповеди от ръководителя на предприятието и лица, упълномощени от него да извършват бизнес операции).

Изпълнителен директордокументи, удостоверяващи факта на бизнес сделки. Те включват поръчки за получаване (актове за приемане) на материали; актове за приемане и разпореждане с дълготрайни активи; документи за приемане на произведени продукти от работници и др. Изпълнителните документи се подписват от лица, отговорни за изпълнението на търговските операции и за правилното им изпълнение в документите. Например управители на магазини, управители на складове (складари), бригадири и др.

Комбинирандокументи са разпоредителни и изпълнителни. Те включват входящи и изходящи касови ордери; ведомости за заплати за издаване на заплати на служителите на предприятието; авансови отчети на подотчетни (командировани) лица и др.

Счетоводни документисе съставят в случаите, когато няма други документи за отразяване на стопанските операции или при обобщаване и обработка на изпълнителни и разпоредителни документи. Те включват сертификати, отчети за разпределение, резервни изчисления, финансови отчетии т.н.

Тази класификация разкрива необходимостта от документиране на редица стопански операции, чието регистриране в повечето случаи се игнорира от практикуващите счетоводители. По този начин действията на счетоводителя, свързани с извършването на методологични изчисления, в съответствие с принципа на регистрация, трябва да бъдат потвърдени от съответните счетоводни документи и заверени с подписа на главния счетоводител.

По период на регистрирани търговски сделки

Документите, използвани в счетоводството, се разделят на еднократни и кумулативни.

Един пътпървичните документи документират всяка стопанска операция и се съставят на един етап.

Кумулативендокументите се съставят за определен период чрез постоянно натрупване на хомогенни бизнес операции. В края на периода те изчисляват резултатите по съответните показатели. Примери за кумулативни документи: двуседмични, месечни работни заповеди; лимитни карти за освобождаване на материали от складовете на предприятието и др. Кумулативните документи са елемент от първия етап на систематизиране и обобщаване на счетоводната информация.

Според степента на обобщеност на информацията

счетоводните документи се делят на първични и обобщени.

Първичендокументи се съставят за всяка сделка в момента на нейното приключване. Те включват документи за получаване на материали от предприятието и тяхното освобождаване от складовете на предприятието до цеховете; при изпращане на продукти до клиенти; относно начисляването на заплати на служителите за произведени продукти, извършена работа или предоставени услуги и др.

Обобщени документиобобщете показателите, като ги групирате по съответния начин, систематизирайки ги от първични документи (например ведомости за заплати за служители на цеха, предприятието като цяло и др.). Обобщените документи се различават от кумулативните документи по това, че обобщеният документ се съставя въз основа на първични документи и е тяхното обобщение, а кумулативният документ е първичен документ, съставен постепенно. Консолидираните документи включват и всички счетоводни регистри, като окончателният консолидиран документ може да се счита за финансов отчет.

Начална фазадокументиране на икономическата ситуация в организацията е първично счетоводство , което представлява първият етап от системното възприемане и регистриране на отделни транзакции, характеризиращи икономическите процеси и явления, протичащи в предприятието. Неговите обекти са: снабдяване, придобиване и разход материални ресурси; използване на горивни и енергийни ресурси; нормирано и отработено време; производство на работници на парче; производствени разходи; движение на полуфабрикати и незавършено производство; обем на продукцията, нейната доставка и продажби; разплащания с доставчици, купувачи, клиенти, банки, финансови органи, учредители и др. На този етап от счетоводната работа, първоначалната информация за икономическите процеси и явления, протичащи в множество райони, цехове, складове, пунктове за приемане и изпращане Завършени продуктии други подразделения на предприятието се отразяват в първични документи.

Всички бизнес транзакции, извършвани от организацията, трябва да бъдат документирани с подкрепящи документи. Тези документи служат като първични счетоводни документи, въз основа на които се води счетоводството.

Изходни документи, използвани при описанието на бизнес транзакциите, съставляват единен информационен масив, обработен с едни и същи методи на счетоводни процедури. В същото време някои от документите са формализирани на отраслово или общоикономическо ниво. Тези документи се изготвят на унифицирани формуляри, одобрени от Държавния статистически комитет на Руската федерация или ресорните министерства и ведомства.

Ведомствените форми на първична счетоводна документация са задължителни за използване само в организации, подчинени на тези отдели, но ако формата на документа отговаря на нуждите на други организации, те могат да го приемат.

Във всички останали случаи организациите са длъжни самостоятелно да разработят форми на първични счетоводни документи в количеството и формата, в които те са необходими за отразяване на стопанската дейност на дружеството. В същото време документите, създадени от организацията независимо, трябва да бъдат формализирани по такъв начин, че тяхното съдържание да бъде напълно осигурено необходимата информациясчетоводни задачи.

Основни изисквания към формата на първичния документ:

1. Позволява надеждно да опишете отделен факт от икономическия живот на организацията

2. Структурата на документа остава постоянна за дълго време, ако условията на работа на организацията са относително стабилни.

3. Няма двусмислие при тълкуването на информацията, съдържаща се в документа.

4. Съобщението е криптирано за по-лесна обработка и гарантиране на сигурността на информацията.

5. Измерванията на съдържащата се в документа информация (парични и/или в натура) гарантират необходимата надеждност, точност и разбираемост на информацията. Прекомерните подробности или изясняване на данните трябва да се избягват по същия начин, както недостатъчните подробности.

6. Документът допълва други документи и не ги дублира.

7. Документът съдържа възможно най-малко излишна информация - обикновено неизползвана информация, която е включена в оригиналния формуляр "за всеки случай".

8. Формулярът на документа е удобен за обработката му в средата на използвания формуляр.

9. Формата на документа е удобна за представяне и обработка в електронна среда (на компютър).

10. Формата е еднаква за всички хомогенни факти от икономическата дейност в различни подразделения на организацията (включително отделни).

11. Съставени своевременно.

Когато разработвате форми на първични счетоводни документи, трябва да вземете предвид разпоредбите на член 9 от Федералния закон № 129 от 21 ноември 1996 г. „За счетоводството“ (с измененията и допълненията).

Клауза 2 на тази статия. се посочва, че първичните счетоводни документи се приемат за счетоводство, ако са съставени във формата, съдържаща се в албумите на унифицирани формуляри, а документите, чиято форма не е предвидена в тези албуми, трябва да съдържат следните задължителни данни:

а) име на документа;

б) датата на изготвяне на документа (документ без дата няма правна сила, освен това в този случай е трудно да се отнесе фактът на икономическата дейност към конкретен отчетен период за целите на финансовата и данъчно счетоводство);

в) името на организацията, от чието име е съставен документът;

д) измервания на бизнес транзакциите във физическо и парично изражение;

е) имената на длъжностите на лицата, отговорни за изпълнението на търговската сделка и правилността на нейното изпълнение;

ж) лични подписи на посочените лица (възможно е и дешифриране на подписите).

Списъкът на лицата, упълномощени да подписват първични счетоводни документи, се одобрява от ръководителя на организацията в съгласие с главния счетоводител. Освен това документите, използвани за формализиране на бизнес транзакции с парични средства, се подписват от ръководителя на организацията и главния счетоводител или упълномощени от тях лица.

Първичният счетоводен документ трябва да бъде съставен в момента на извършване на сделката, а ако това е невъзможно - веднага след нейното приключване.

Изисквания на главния счетоводител за документиране на стопанските операции и представянето им в счетоводния отдел необходими документии информация са задължителни за всички служители на организацията. Без подпис на главния счетоводител, парични средства и документи за сетълмент, финансови и кредитни задължения се считат за невалидни и не следва да се приемат за изпълнение.

Първичните счетоводни документи могат да се съставят на хартиен и компютърен носител. В последния случай организацията е длъжна да предостави за своя сметка копия на такива документи на хартиен носител за други участници в бизнес транзакциите, както и по искане на органите, упражняващи контрол в съответствие със законодателството на Руската федерация. , съда и прокуратурата.

За контролиране и рационализиране на обработката на данни за стопански операции, базирани на първични счетоводни документи, консолидирани счетоводни документи , които по-специално включват касови книги, стокови отчети, дневник за регистрация на стопанските операции, мемориални ордери, дневници-ордери, Главна книга, други счетоводни регистри. Крайният обобщен документ е финансовият отчет.

©2015-2019 сайт
Всички права принадлежат на техните автори. Този сайт не претендира за авторство, но предоставя безплатно използване.
Дата на създаване на страницата: 2016-04-15