Формуляри на първични счетоводни документи. Какви са първичните счетоводни документи: видове

Дейността на счетоводния отдел е неразделна част от функционирането на предприятието; това включва най-ефективни служители различни действия- от изчисляване до регистрация и поддържане на първична документация. Степента на отговорност на компанията или нейния непосредствен ръководител за допуснати грешки също варира значително: ако те се отнасят до чисто вътрешни проблеми, не е необходимо дори да се говори за глоба; ако говорим за платежни документи, въз основа на които впоследствие се плащат данъци, нарушителят може да понесе не само парична санкция, но и лишаване от свобода. Затова е добре организирана работас първичния сектор е една от приоритетните области на работа на юридическо лице.

Терминът " първична документация“, за разлика или подобно, се използва изключително в счетоводството, което, ако е необходимо съвместно решение организационни въпросисъздава затруднения за представители на други отдели на предприятието. По-долу ще опишем какво представлява първичният документ като цяло, а също така ще предоставим примерен списък на документите, включени в него.

Какво представлява първичната документация в счетоводството?

Колкото и да е странно, основният нормативен акт, използван при организирането на работата на счетоводния отдел, е Федерален закон„ЗА счетоводство» № 402-FZ, приет на 6 декември 2011 г. и съдържащ изменения от 29 юли 2018 г., не дава недвусмислено определение на тази фраза. Съгласно член 9, параграф 1 от този закон първичната документация може да включва всички правилно изпълнени и официално заверени документи, които отразяват един или друг епизод от икономическия живот на предприятието.

Такива епизоди включват получаване пари в бройв замяна на продукти, доставени от компанията, предлагани услуги или извършена работа или, обратно, прехвърляне на пари за придобиване на инвентарни позиции. По искане на ръководителя на предприятието (клауза 4 от същия член) списъкът на първичните счетоводни документи може да включва и информация за взаимни разплащания, които не са свързани с финансови транзакции.

Важно:Основният критерий за първична документация в счетоводството е наличието на факта на прехвърляне на средства от едно лице (служител, индивидуален предприемач, фирми) на друг. Така основните позиции няма да бъдат включени в списъка при никакви условия, но касов бон или разходен ордер ще бъде добре.

СЪСсрок на съхранение на първичните документи в счетоводството - най-малко пет годиниот годината на регистрация. Както показва практиката, най-често представители на Федералната данъчна служба изискват първичен отчет през първата година или три; в бъдеще документите могат да бъдат прехвърлени в архива за съхранение и след това определен период- унищожават в съответствие с вътрешния правилник на предприятието и изискванията на вътрешното законодателство.

Въпреки това, тъй като в руската бюрократична практика обикновено е по-трудно да се разпореждат с документи, отколкото да продължат да ги съхраняват, първичните документи, които са станали ненужни, могат да бъдат оставени в архива, докато има достатъчно място; Не са предвидени санкции за това нито от посочения Федерален закон № 402-FZ, нито от други разпоредби.

Освен това поддържането на първична документация може да бъде възложено на един или няколко служители на предприятието, в зависимост от тяхната квалификация и численост на персонала. Ако случаят се отнася до индивидуален предприемач, който не разполага със съответните специалисти под свое ръководство, той има право да собствен изборили сами подгответе документите, или привлечете трети страни, предоставящи такива услуги.

Списък на първичните счетоводни документи

IN най-новото изданиеФедерален закон № 402-FZ (по-точно в параграф 4 на член 9 от документа) правото да се определи коя документация е първична се прехвърля на ръководителя (генерален директор, директор) на предприятието. В съответствие с установената практика той подписва вече изготвения от главния счетоводител списък, въпреки че може да поеме работата (от анализ на дейностите до обобщаване на резултатите) изцяло върху себе си.

Следователно не е необходимо да се говори за единен списък от първични документи; Можем само да назовем документите, включени най-често в този списък:

1. споразумение. Най-противоречивият момент по отношение на собствеността на документите: доста често договорите се съхраняват не в счетоводния отдел, а в правния отдел или дори в отдела за персонал. От друга страна, именно подписването на договор става първата стъпка към нов факт от икономическия живот на предприятието, поради което много мениджъри, по свои заповеди, класифицират договори за покупко-продажба, предоставяне на услуги, изпълнение на работа, лизинг и други, пряко свързани с движението на паричните потоци като основни. Всъщност правилно съставеният договор съдържа всички характеристики на първичен документ, изброени в параграф 2 на член 9 от Федералния закон № 402-FZ - което означава, че в този случай няма очевидно нарушение.
2. Проверете. Въз основа на предложената фактура купувачът (потребителят), преди или след получаване на стоките или услугите, превежда средства на продавача (доставчика). Приемането на фактура може да се счита за действително съгласие за нейното плащане. В допълнение, този първичен документ може да съдържа (или да дублира в съответствие с договора) условията за предоставяне на инвентар или работа, както и методи за уреждане с продавача и дори процедурата за връщане на средства в случай на неуспех на един или двете страни по сделката да изпълнят задълженията си.
3. Опаковъчен лист. Този документ, неизменно включен в първичния документ, съдържа пълен списъкосвободени или прехвърлени инвентарни позиции: как готови продукти, както и отделни елементи или суровини. Броят на копията на товарителницата не е регламентиран: той трябва да съответства на броя на страните по сделката. И, разбира се, всяко копие трябва да бъде заверено с подписите на всички контрагенти; в този случай не се изискват печати или печати.
4. Удостоверение за приемане. Първичен документ, съставен въз основа на резултатите от предоставянето на услуги, работа или доставка на инвентар. Подписан от представители на двата контрагента; ако някой от тях (обикновено получаващата страна) откаже да подпише, документът може да бъде заверен едностранно (задължително в присъствието на наблюдатели). Сертификатът за приемане може да съдържа и допълнителни коментари, пояснения или пояснения, въведени от страните в съответната таблица. Използването на печати или печати на организации за сертифициране не е задължително. Разновидност на този документ, също включена в първичния документ, е актът за приемане и предаване на дълготрайни активи (OS-1), отразяващ движението на основните активи на предприятието.
5. ТРЗ. Той предоставя данни за заплатите на всички наети работници на компанията, включително стимули и компенсационни плащания: бонуси, допълнителни такси и др. Този първичен документ се заверява с подписите на главния счетоводител и ръководителя на предприятието; също така, за разлика от двете точки, изброени по-горе, за потвърждаване на правната валидност на изявлението, върху него се поставя „жив“ отпечатък на печата или печата на организацията.
6. Касови документи. Те включват входящи и изходящи нареждания и касова книга. Именно от тяхното съдържание може да се получи най-пълна представа за движението на финансовите потоци. КО-1, КО-2 и КО-4 съдържат информация за всеки факт от икономическия живот - следователно упълномощените лица ще се съсредоточат предимно върху тях при проверка. Допълнителните касови документи, използвани с малко по-малка интензивност (касов ордер KO-3 и книга за отчитане на паричните потоци KO-5), също принадлежат към първичната документация и се съставят и съхраняват в съответствие с общите правила.

Най-често първичният документ е организиран на хронологичен принцип – от първия транзакционен документ до последния; Възможни са и други варианти - по аксесоар, комбинирани и др.

Как се оформя първичната документация в счетоводството?

Необходимите компоненти на всеки първичен документ са:

• заглавие в съответствие с установената унифицирана форма;
• дата на подписване (хартията може да бъде съставена и отпечатана по всяко удобно време);
• пълно официално наименование на организацията или предприятието (можете да добавите съкратено);
• описание и обяснение на епизод на движение на средства или факт на икономическа дейност;
• цената на сделката във физическо (от една страна) и парично (от друга) изражение със задължително посочване на мерните единици;
• имена в съответствие с вътрешния правилник на предприятието или държавни стандартидлъжности на лица, отговорни за сключване на договор и изпълнение на сделка;
• подписи с препис на представители на страните по сделката, участвали в сключването на договора.

Както следва от параграф 5 от същия член, първичната документация в счетоводния отдел понастоящем може да се съставя както на хартия, така и в електронен формуляр; във втория случай той се удостоверява с помощта на квалифицирани електронни цифрови подписи на страните и се предава на контрагентите на всеки подходящ носител или се изпраща по имейл.

Повечето първични документи се издават въз основа на унифицирани формуляри, които не подлежат на промяна; изключенията включват договори, актове за приемане и предаване и редица други документи, разработването на формата и структурата на които се извършва пряко от стопанския субект.

Някои съвети за подготовка на първична документация:

1. Разрешено е ръчно вписване във формуляра с химикалки и гел химикалки със синя или черна паста; За корекции се използва червено мастило. За попълване на първична документация в електронен вид е допустимо да се използва всеки електронен компютър, който е подходящ от технологична гледна точка.
2. Всеки от основните документи, включени в списъка, трябва да бъде попълнен в срок. Попълване и подписване на документи със задна датапри взаимно съгласие на страните е напълно възможно, но силно не се препоръчва да информирате регулаторните органи за това.
3. Ако процедурата за въвеждане на данни във формуляра включва писмено дублиране на цифрова информация (например сумата на плащането), нито единият, нито другият компонент не могат да бъдат пренебрегнати, в противен случай документът може да бъде обявен за невалиден.
4. При попълване на документ първично отчитанеНе можете да оставяте празни полета. Ако няма какво да въвеждате в тях, трябва да използвате тире или още по-добре универсален знак, който е двойно кръстосано латиницаЗ.

Важно:Не се допуска използването на корекционни ленти, течност, бръсначи за коригиране на грешки или просто зачеркване на неправилно въведени данни до невъзможност за разчитането им в първичната документация в счетоводството. В зависимост от ситуацията можете да използвате контурни корекции, които допълват основния текст на записа и сторнирането. В първия случай грешната информация се зачертава с тънка линия, върху нея се прави запис, отразяващ реалното състояние на нещата, а отстрани на страницата има надпис „Коригираните (може да бъдат) доверен”, придружен с подпис на отговорното лице и печат или печат на организацията. Във втория съществуващата информация се допълва с нова информация, необходима за получаване на цялостна картина на сделката. В третия, особено често използван, когато в първичния източник се открие преувеличена информация, данни, които не отговарят на действителността, се дублират в червено, а правилните се дават до тях, което вече е нормално. В този случай е необходим и удостоверителен подпис.

Първичният документ, както и другите документи, трябва да бъде съставен ясно, четливо и красиво. Това ще помогне в бъдеще, ако възникнат спорни ситуации, бързо да установите истината, да докажете своя случай в съдебен процес или да наблюдавате работата на упълномощени лица. И допълнителен стимул за добросъвестното и навременно освобождаване на документацията ще бъде клауза 3 от член 327 от Наказателния кодекс на Русия, според която използването на фалшиви документи се наказва с глоба до 80 хиляди рубли или до шест месеца от доходите на извършителя, арест до шест месеца, задължителен или поправителен труд съответно до 480 часа и 24 месеца.

Доказването на вашата невинност или липсата на престъпление е трудно и отнема много повече време и нерви от висококачествен дизайнпървична документация.

Нека обобщим

Първичните документи включват документи, отразяващи епизоди от икономическата дейност на предприятие или организация. Регистрацията им се извършва от служители на счетоводния отдел, а ако няма такъв, от самия предприемач или фирми, предоставящи подобни услуги. Пълният списък на първичната документация, използвана в дейността на дружеството, се одобрява от неговия директор и обикновено се съставя от главния счетоводител.

Обикновено основните активи включват договори, сметки, актове за приемане и предаване, включително дълготрайни активи, касови документи и други документи. Те трябва да включват блоковете, изброени в параграф 2 на член 9 от Федералния закон № 402-FZ. Допускат се корекции в документи по строго определени начини: сторно, очертание или допълнителни надписи.

Първичната документация заема доста важно място сред цялата документация, поддържана от счетоводния отдел. Той постоянно се проверява от данъчната служба и трябва да бъде съставен в съответствие с необходимите норми и закони, действащи в Руската федерация. Какво се отнася до първичната документация, как да я формализираме и съставим правилно, за да нямаме проблеми с нея по-късно данъчна службаНека да го разгледаме в нашата статия.

Първична документация в счетоводството - какво е това?

Първичните документи са основата, върху която могат да се извършват счетоводни записвания и да се вписват в общия регистър. това важна частуправленска документация на предприятие или организация.

Във всички предприятия, които държавата принуди да водят счетоводни записи, бизнес транзакциите трябва да бъдат формализирани в съответствие с първичната документация. Под бизнес транзакция се разбира всяка дейност на предприятие, която включва движението на средства или структурата на неговите активи.

Съгласно закона за счетоводството изготвянето на първична документация трябва да се извършва едновременно с бизнес действията, тоест трябва да бъде незабавно документирано. Но ако това не е възможно, можете да направите документация веднага след края на действието.

Първичната документация може да се изготвя както на хартиен носител, така и в електронен вид. Но във втория вариант всички документи трябва да бъдат сертифицирани с електронен подпис, в противен случай те просто няма да имат правна сила. Но ако договорът ясно посочва наличието на хартиена версия на документа, тогава той трябва да е наличен.

Ще остане първични документитрябва 4 години. През този период данъчната служба има право да поиска от тях по всяко време да проверят Вас и Вашия контрагент. Трябва да сте особено внимателни към документите, в които купувате каквото и да било. Не забравяйте, че благодарение на тях ще можете да се обърнете към съда, ако възникне необходимост.

Разделяне на документи по бизнес етапи

Всички транзакции, извършвани от предприятие или организация, могат да бъдат разделени на 3 етапа:

1. Обсъждане на условията по сделката. По това време трябва да обсъдите всички нюанси и да стигнете до общо мнение. Резултатът от този етап ще бъде подписване на договор и издаване на фактура за плащане.
2. Заплащане според сделката. То трябва да бъде потвърдено с извлечение от разплащателната ви сметка, ако плащането е извършено по банков път, или с чекове и формуляри за строга отчетност, ако плащането е извършено в брой.
   Вторият вариант често се използва от служители на организация, когато вземат средства по сметка.
3. Получаване на платени стоки или услуги. Трябва да има доказателства, които потвърждават, че стоките са получени или услугата е предоставена, в противен случай данъчната служба просто няма да ви позволи да намалите размера на събирането на данъци.

Потвърждението може да бъде товарителница или разписка в случай на получаване на стоки или сертификат за завършена работа в случай на предоставяне на услуга.

Какви документи са необходими?

В зависимост от операцията, която ще се извърши, списъкът необходими документиможе да варира. Нека да разгледаме най-често срещания списък с необходими документи. Обикновено всички документи се изготвят или от изпълнителя, или от доставчика на стоките.

Списъкът с документи изглежда така:

Характеристики на счетоводния регистър

След изготвянето на първичните документи се извършва проверка на формата и съдържанието им. След това, ако всичко е направено правилно, те се формализират и се извършва икономическото групиране на съдържащите се в него данни. обща системасчетоводство. За да направите това, цялата информация за баланса на имуществото, паричните средства и бизнес транзакциите на дружеството от първични (безплатни) документи се прехвърля в счетоводни регистри.

Самите счетоводни регистри са специализирани таблици, които се съставят в строго определена форма, в пълно съответствие с икономическата групировка на информацията за имуществото на фирмата и източниците на нейното възникване.

Всички съществуващи регистри са разделени на 3 групи:

• С уговорка. В зависимост от този критерий регистрите се делят на хронологични, систематични и комбинирани. Всеки отделен тип има свой собствен ред на записване на данни.
• Въз основа на обобщението на данните регистрите се разделят на интегрирани и диференцирани. Всеки може да бъде разгледан от конкретното към общото или обратно, от отчета към първичните документи.
• от външен вид. Те могат да имат почти произволна форма: книга, списание, карта, печатни листове.

Счетоводните регистри трябва да съдържат:

• Пълно име.
• Посоченият период от време за регистриране на бизнес транзакции, към кой отчетен период принадлежи.
• Подписи и инициали на отговорните лица. Това дава възможност при спорни въпроси да се открият и посочат лицата, участвали в сделката.

Извършените стопански операции трябва да бъдат отразени именно в периода, в който са извършени. Ако документалното отразяване не може да се извърши директно по време на бизнес транзакция, тогава регистрацията трябва да се извърши веднага след нейното приключване.

Като цяло счетоводните регистри се създават с цел натрупване и систематизиране на информация за първичните документи, приети за регистрация, за показване финансови отчети. Ако финансовата и първичната документация на предприятието се съхранява в печатна форма, тогава по искане на други участници в стопански операции или правоприлагащи органи (ако това е в рамките на тяхната компетентност) копия трябва да бъдат предоставени от лицето, което ги е съставило и ги представи за подпис.

1в счетоводна първична документация

Докато извършва финансови и бизнес дейности, счетоводителят ще трябва да работи с огромно количество документация. това различни видовеформуляри, договори, отчетна документация, оценки и калкулации. Някои от тях не са от голямо значение и са второстепенни, но има и много важни документи, в които дори една малка грешка може да доведе до пагубни последици за цялото предприятие и за отделни служители. Това са основните документи на организацията.

С помощта на програмата 1C ще можете да ги контролирате и управлявате много по-лесно. Функциите му включват управление на товарителни и парични документи, складови документи и такива, свързани с търговията на дребно.

Към днешна дата софтуерКомпанията 1C заема водеща позиция сред счетоводните програми, които се използват постоянно у нас.

Сред най-популярните функции на 1C са следните:

• Пълна автоматизация на всички видове счетоводство.
• Изчисляване заплатислужители.
• Управление на счетоводството на персонала и производството.

Програмата има голям бройрежими и настройки, с помощта на които можете напълно да го персонализирате за себе си, да го настроите по удобен за вас начин.

Подготовката на първичната документация е сложна и старателна задача, но просто необходима. Модерни, за да ви помогнат компютърни технологиии висококвалифицирани служители. Ако подходите с цялата отговорност и познаване на въпроса, тогава няма да има проблеми.

ВКонтакте

Първичните счетоводни документи или първичните записи, както ги наричат ​​счетоводителите, са основата на счетоводството, както счетоводно, така и данъчно. без правилен дизайн, поддръжка и първични документи за поддържане на закон предприемаческа дейностневъзможно.

Законът „За счетоводството“ от 6 декември 2011 г. № 402-FZ посочва, че „всеки факт от икономическия живот подлежи на регистрация като първичен счетоводен документ“.

За да сте сигурни, че разполагате с всички необходими документи, трябва редовно да проверявате счетоводството си, а за тези, които нямат време за това, препоръчваме безплатна услуга за счетоводен одит.

Първичният документ доказва писмено факта на стопанска сделка, потвърждава извършването на бизнес разходи при изчисляване на данъчната основа и установява отговорността на изпълнителите за извършване на бизнес транзакции. Първичните документи се изискват от данъчните инспектори при проверка на декларации и справки и са необходими при преминаване на ревизии.

Като се има предвид, че не само счетоводители, но и мениджъри, индивидуални предприемачи, мениджъри по продажбите и други служители попълват и изготвят първични документи, ви каним да се запознаете с изискванията за тези документи.

Кой разработва формулярите на първичните документи?

Първичните счетоводни документи са унифицирани(формата на която е разработена от Росстат (бивш Госкомстат на Руската федерация) или Централната банка) и независимо разработени от данъкоплатците.

Член 9 от Закон № 402-FZ съдържа следния списък от задължителни данни на първичните документи (унифицирани или независимо разработени):

• име на документа;
• дата на изготвяне на документа;
• наименование на икономическия субект, съставил документа;
• съдържание на факта на стопанския живот;
• стойността на естественото и (или) паричното измерване на факт от икономическия живот, като се посочват мерните единици;
• името на длъжността на лицето, извършило сделката, операцията и лицето, отговорно за нейното изпълнение;
• подписи на тези лица.

Що се отнася до печата, въпреки че не е посочен сред задължителните данни, ако има поле „M.P.“ (място за печат) е задължителен отпечатъкът му.

Ако данъкоплатецът е доволен от унифицираните формуляри от Goskomstat (за щастие списъкът им е огромен), тогава не е необходимо да разработвате свои собствени формуляри. Съществува и понятието „модернизирано основно“, т.е. унифицирани първични документи, към които данъкоплатецът е направил свои допълнения.

Моля, обърнете внимание Не можете самостоятелно да разработвате и одобряватеформуляри на следните първични документи:

• касови документи;
• платежно нареждане и други банкови документи за сетълмент;
• унифицирани форми за плащане с касов апарат;
• пътен лист;
• ведомост и ведомост.

Такива първични документи могат да бъдат само унифицирани.

Къде мога да намеря образци на унифицирани първични документи?

Разработването и одобряването на формуляри за първични документи е отговорност на Goskomstat (сега Rosstat). Днес продължават да се използват унифицирани форми, разработени през 90-те години на миналия век. Само документите за сетълмент (плащане), разработени от Банката на Русия, имат сравнително ново издание - от 2012 г.

Такива документи се наричат ​​по различен начин: актове, дневници, фактури, отчети, заповеди, книги, инструкции, изчисления, пълномощни, заповеди и др. Използвайки тази таблица, ще намерите в коя резолюция на Държавния комитет по статистика унифицираните форми на първични документите, от които се нуждаете, са публикувани.

На нашия уебсайт можете да изтеглите формуляри на унифицирани първични документии от .

Формулярът за строга отчетност (SRF) също е първичен документ, но за него има специални изисквания. Списъкът на задължителните данни за BSO е по-широк от списъка на обикновените първични документи, по-специално се изисква TIN и наличието на печат.

В статията "" можете да разберете в кои случаи е необходимо да използвате унифицираната форма на този документ и кога можете да го разработите сами.

Грешки в първичните документи

На първо място, изходните документи трябва да съдържат правилно посочени задължителни реквизити. Според Министерството на финансите данъкоплатецът може да вземе предвид разходите в първичната данъчна декларация, ако съдържа само незначителни грешки.

Такива грешки не трябва да пречат на точната идентификация на продавача и купувача, името на стоките и тяхната стойност, както и други обстоятелства на документирания факт на икономическия живот (от писмото на Министерството на финансите от 4 февруари 2015 г. №. 03-03-10/4547).

За съжаление, типичната рационализирана формулировка на обясненията на длъжностните лица често не дава възможност да се разбере ясно кои неточности или грешки в първичните документи ще се считат за незначителни.

Например несъществена грешка ли е, ако името на данъкоплатеца съдържа малки буквивместо главни букви? В друго писмо - от 05.02.2012 г. № 03-07-11/130, Министерството на финансите посочва, че грешки като замяна на главни с малки букви и обратно; реверсивни букви; неправилното посочване на организационната и правната форма не е пречка за идентифициране на данъкоплатеца (ако TIN и други данни са правилно посочени).

Но следните грешки могат да се считат за значими за първичните документи:

• аритметични грешки (цената/количеството на стоките или сумата на данъка е неправилно посочена);
• различни наименования на един и същ продукт (например в спецификацията на договора за доставка бонбоните се наричат ​​„Вафлени бонбони в шоколад“, а във фактурата - „Мечка на север“);
• неточни длъжности на подписващите първичните документи (например в пълномощното е посочено „зам. генерален директор“, а в акта за приемане - „Заместник-директор”);
• сумите в цифри не съвпадат със същите суми, посочени с думи (вместо 155 000 рубли (сто петдесет и пет хиляди рубли) са написани 155 000 рубли (петдесет и пет хиляди рубли).

Данъчната служба може да не приеме разходи за такива първични документи; контрагентът също може да има проблеми при приспадане на ДДС.

Можете да коригирате първичните документи само по коригиращ начин(неправилният текст се зачертава с една тънка линия, а правилният се изписва отгоре). Корекциите се придружават с надпис „Коригирано“, дата и подписи на отговорните лица. Корекции на входящи и изходящи нареждания, банкови документи и BSO са недопустими. Те трябва да бъдат компилирани наново.

Обърнете внимание на факта, че първичните документи са подписани по време на срока на валидност на пълномощното, издадено за тяхното подписване, в противен случай инспекторите ще считат, че документите са подписани от неупълномощен служител. Същото трябва да се следи и по отношение на подписите на вашия първичен документ на представители на контрагентите: издадените им пълномощни трябва да са актуални.

Когато изготвяте първични документи, трябва да внимавате не само за попълването им, но и за съответствието на техните дати и други подробности с други документи, например договори и фактури. По този начин приспадането на ДДС по фактура, съставена по-рано от известието за доставка, ще бъде спорно.

Въпроси от данъчните власти ще бъдат повдигнати от фактури или актове, подписани по-рано от споразумението, чието изпълнение се потвърждава от първични документи. Има изход от тази ситуация, предвиден в параграф 2 на чл. 425 от Гражданския кодекс на Руската федерация: посочете в текста на споразумението следната клауза: „Условията на това споразумение се прилагат и за отношенията на страните, възникнали преди сключването му.“

Или например в акта е посочено, че работата е извършена в периода от 10 март до 30 март, докато в договора периодът на работа е определен от 10 април до 30 април. В този случай можете да направите допълнително споразумениекъм договора, където е посочен действителният срок за завършване на работата или в самия акт се посочва, че работата е завършена предсрочно.

Изпълнителите трябва да внимават, когато клиентът подписва сертификати за завършена работа. Ако по договора са участвали подизпълнители, изпълнителят трябва да подпише споразумения с тях, преди работата да бъде предадена на клиента. Ако тези дати не съответстват, данъчните власти могат да сметнат разходите на подизпълнителя за неоправдани и да не ги признаят при изчисляване на данъчната основа.

Документооборот на първични документи

Документооборотът на първичните документи включва следните етапи:

• изготвяне на първичен документ;
• предаване на документа в счетоводството, където се проверява и завежда в регистрите;
• текущо съхранение и последващо предаване на документа в архив.

Това не е празен въпрос: кога трябва да се съставят първичните документи? Отговорът на това е в член 9 от Закон № 402-FZ „Първичният счетоводен документ трябва да бъде съставен при извършване на факт от стопанския живот, а ако това е невъзможно, веднага след приключването му.“

Недопустимо е съставянето на първични документи няколко дни след търговска сделка. Всички служители, които имат право да изготвят първична регистрация, трябва да спазват график за движение на документи, в който можете да зададете например следните срокове за подаване на документи в счетоводния отдел:

• входящи и изходящи касови ордери - в деня на изготвяне;
• документи, свързани с регистрация на продажби - не по-късно от следващия работен ден;
• авансови отчети - не по-късно от три работни дни след изразходване на средствата;
• листове за неработоспособност - не по-късно от следващия работен ден след връщане на работа и др.

Що се отнася до документите, подписани от контрагентите, задължението за своевременното им предаване може да бъде предвидено в текста на договора, например, както следва: „Купувачът се задължава да прехвърли на Доставчика оригиналите на подписаните протоколи за доставка, актове и фактури не по-късно от два работни дни от датата на подписването им.“

При представяне на подписан първичен документ, счетоводството проверява формата на документа; наличие на необходимите детайли; законността на търговската сделка; аритметични изчисления. Данните от заверени първични документи се въвеждат в счетоводни регистри.

Текущото съхранение на първичните документи обикновено се извършва в счетоводния отдел, а в края на годината документите се групират по дата, събират се в пакети и се прехвърлят в архива. Първичните документи трябва да се съхраняват най-малко пет години.

Цялата първична документация е потвърждение финансови дейностифирми. Тези счетоводни документи ще се изискват основно от регулаторните органи по време на проверка. Поради това се поставят повишени изисквания към поддръжката и съхранението на такива документи.

Първичната документация, или както виртуозните счетоводители я наричат ​​първична документация, е доказателство за финансовото състояние на фирмата. Освен това, имайки юридическа сила, тези документи могат или да помогнат на компанията при спорни въпроси, или да я спънат. Тези документи са: договор, фактура, платежни документи, приемо-предавателна бележка, фактура, касова бележка и други.

Формулярите на първичните документи са унифицирани. Ако е необходимо, към формуляра се добавят допълнителни редове, но в същото време се запазват основните.Това е посочено в Правилника за счетоводството и счетоводството в Руската федерация (Заповед на Министерството на финансите на Русия от 29 юли 1998 г. № 34 n (с измененията на 26 март 2007 г. № 26 n). Изключение правят формулярите за извършване на касови операции (Постановление на Държавния комитет по статистика на Русия от 24 март 1999 г. № 20).

Всички промени и допълнения, направени в стандартния формуляр, се одобряват със заповед на ръководителя на дружеството.

Организацията самостоятелно разработва формуляри на първични документи, ако необходимият формуляр не е наличен в каталога на унифицираните формуляри. Задължително условие: такива формуляри трябва да съдържат необходимите подробности.

1. Какво е името на документа?
2. Когато се компилира.
3. Информация за организацията, съставяща документа.
4. Посочете какво включва конкретна бизнес транзакция за този документ, цената на транзакцията (парична или в натура).
5. Списък на лицата, отговорни за изготвянето на документа със задължителен подпис.

Горните подробности са посочени във Федералния закон „За счетоводството“.

Всички първични документи трябва да бъдат предадени в счетоводния отдел своевременно. Спазването на хронологията на въвеждане на информация е едно от основните условия за правилно счетоводно отчитане.

За удобно счетоводство всички първични записи са класифицирани в групи - таблица:

И друго успешно изобретение на счетоводната услуга е графикът на документооборота. Моля, обърнете внимание: формата на графика трябва да бъде отразена в счетоводната политика на организацията.

График на документооборота

Данните за движение се отразяват в съответните редове и колони отчетни документи. Огромен плюс на този график е, че всички издадени документи са под контрол. Основното нещо е да не забравите да направите съответните записи.

Попълнете според правилата

Да започнем с факта, че първичните данни, подадени в счетоводния отдел, трябва да бъдат проверени. Какво да проверите:

1. Обем на попълване (всички необходими редове и секции са попълнени).
2. Коректност на попълване (въведените данни трябва да съответстват на мястото на въвеждане, противоречия в данните са недопустими).
3. Надеждност на информацията (проверка на математически операции, съгласуване с придружаващите документи).

Завереният документ трябва да бъде въведен в счетоводните регистри.

Съвет: за да избегнете грешката при многократно отразяване на документ в счетоводството, трябва да направите следното. На обратната страна на формуляра се посочват датата и номерът на регистрация в регистъра.

Как да попълните първични счетоводни документи през 2017 г

• Всички записвания, направени в първичните счетоводни документи, трябва да имат дългосрочен планбезопасност.
• Разрешено е да се използват хартиени документи заедно с електронни, които трябва да бъдат подписани с цифров подпис (Федерален закон 402-FZ от 6 декември 2011 г.).
• Използването на печат е задължително върху документите, където е предвидено място за това.

От 07.04.2015 г. те получиха право да работят без кръгъл печат акционерни дружестваи обществото със ограничена отговорност(Федерален закон 82-FZ от 06.04.2015 г.). Проверете какво е написано в Хартата относно използването на печата. Ако компанията продължи да използва печата, не са необходими промени в Хартата. Крайният срок за извършване на такива промени в устава на дружеството не е определен от закона. Но не трябва да отлагате промените, за да не внесете много противоречия във финансовите документи.

• Съпоставка на парични и натурални показатели. Не е необходимо да посочвате и двете наведнъж, достатъчно е едно (Федерален закон 402-FZ). Случва се, че е по-удобно да се посочи всеки един индикатор (например при преместване на материали в рамките на компанията, той се използва естествен показател). В сертификата за приемане на услугата е по-удобно да се посочи само информация за разходите, но за да се избегнат недоразумения, видовете услуги са изброени допълнително.
• Подпис на отговорното лице. Законът на Руската федерация не казва нищо за факсимилни подписи върху първични документи. Писмото на Федералната данъчна служба на Руската федерация № 3–1.11.469 от 23 септември 2008 г. разглежда позицията на данъчната служба по отношение на факсимилета върху документи.
• Валутата, в която е изготвен документът. Основната парична единица е рублата. Дори когато условията на договора говорят за конвенционални единици. Тъй като всички транзакции в счетоводството се оценяват в рубли (Федерален закон 402-FZ от 6 декември 2011 г.). Никой не забранява добавянето на допълнителни колони, посочващи суми в чуждестранна валута, но трябва да присъства колона, посочваща сумата в рубли. В противен случай съществува риск от приспадане на разходи и приспадане на ДДС.

Списък на първичните документи

споразумение

Понятието „договор“ е уредено в чл. 420 Граждански кодекс на Руската федерация. Договорът е споразумение за възникване (промяна) или прекратяване на права и задължения между страните. Всяка страна е длъжна да прочете внимателно условията на договора. При договаряне се полагат подпис и печат на всяка от страните. Договорът като първичен документ има пълна юридическа сила, всяка страна трябва да има по един подписан екземпляр. Всички точки, предвидени в съдържанието, трябва да бъдат изпълнени от страните по споразумението в съответствие с техните задължения. Споровете се разрешават по мирен път или чрез съдебно производство.

И още нещо. Не във всички ситуации сключването на споразумение е признаване на взаимни права и задължения. Касова бележка, получена при закупуване на продукт или услуга, се признава за същото споразумение.

Проверете

За първичен счетоводен документ се счита фактура за плащане, получена от продавача на стока или услуга. Въз основа на сумата, посочена във фактурата, купувачът извършва плащане. В платежните документи е желателно да има връзка към този документ (например платежният документ съдържа фразата „плащане по фактура № 35/7 от 31 януари 2017 г.“). Възможно е да има ситуации, при които ще бъде трудно да се докаже, че плащането е извършено специално за конкретна фактура.

За купувача на продукт (услуга) представената фактура е вид гаранция, че продавачът няма да промени фиксираната цена в определен срок (1-5 дни). Срокът на валидност на фактурата за плащане се определя от продавача. Купувачът извършва плащане в посочения срок.

Фактура за плащане

Ако плащането не е възможно поради редица причини (например проблеми със счетоводната компютърна мрежа, финансови проблеми), тогава е препоръчително да уведомите продавача за текущата ситуация, за предпочитане предварително. Възможно е датата на фактурата да бъде променена, но условията за закупуване да останат същите.

Платежни документи

Този вид счетоводни документи включва: чекове за плащане (стокови, парични), платежни нареждания, изисквания за плащане.

Когато купувате стоки (услуги) за пари в брой от касата на организацията, определено трябва да запазите касовата бележка и да я прехвърлите в счетоводния отдел.

Касова бележка

Ако в касовата бележка не е посочено какво плащане се извършва в брой, тогава към касовата бележка трябва да бъде приложена касова бележка. Съдържа опис на закупените стоки (услуги), като се посочва в какво количество и на каква цена е извършено плащането. Разписката за продажба е подпечатана с печата на продавача и подписа на лицето, отговорно за продажбата на стоки (услуги).

Разписка за продажбабез касова бележкасе признава за първичен документ, тъй като индивидуален предприемач има право да работи без касов апарат (със задължително условие за издаване на касова бележка).

Разписка за продажба, издадена от индивидуален предприемач без използване на касов апарат

Това е посочено в Закон 54-FZ на Руската федерация „За използването на касово оборудване при извършване на плащания в брой и плащания с платежни карти“ (актуален през 2017 г.).

При заплащане на продукт (услуга) между юридически лицаПо разплащателна сметка се издава товарителница.

Опаковъчен лист

Всяка страна се съставя по образец (необходими са подписи на отговорни лица и печат). Сумите, посочени в бележката за доставка и във фактурата трябва да съвпадат. В някои случаи е удобно да се използва факсимилен подпис; този факт определено трябва да бъде посочен в договора за доставка на стоки (услуги).

При плащане на фактура за продукт (услуга) чрез разплащателна сметка се издава платежно нареждане.

Платежно нареждане

Това е унифициран формуляр на документ, най-често попълван на компютърна технология. Подготвеното за плащане плащане може да бъде преведено в банката на хартиен носител или чрез специалната банкова програма „Clint-Bank“ (която е много по-бърза). Преди да изпратите, трябва да проверите всички данни на получателя на плащането, за да избегнете недоразумения, особено ако работите с контрагент за първи път. Внимателно попълнете информацията за това, за което плащате. Би било полезно подробно описание, със задължително посочване на данни за сметка (дата, номер).

Искането за плащане е първичен документ, в който кредиторът изисква от длъжника да изплати дълга чрез банката.

Искане за плащане

Има изискване без приемане: в този случай парите се дебитират автоматично от сметката на длъжника. Искането за приемане предполага наличието на приемане от длъжника. Споразумението обаче може да определи условията за връщане на произтичащия дълг; в този случай връщането на дълга чрез банката се извършва без приемане.

Формулярът за фактура се използва в случаите, когато се записва ДДС.

Фактура

Изготвят се за фактури и актове. Плащането на аванс по договор също е основание за издаване на фактура. ДДС се приспада на база фактури и фактури. Заслужава да се отбележи, че всички платци на ДДС са длъжни да издават фактури. Много по-удобно е да попълвате формуляри с помощта на автоматизирани програми.

Правене на промени

Строго е забранено да се правят промени в парични средства и банкови документи (член 9 от Федералния закон на Руската федерация „За счетоводството“).

Промени в други първични документи са допустими, но при условие че всички участници в стопанската сделка са запознати с направените промени. Запознатостта на участниците с промените се потвърждава от техните подписи, като се посочва датата на промените.

Корекцията се извършва по следния начин: неправилното вписване в документа се зачертава внимателно с тънка линия. В същото време задрасканото се чете ясно. Прави се върху корекцията или до нея правилен вариантзаписи. До зачеркнатата линия или там, където има достатъчно свободно място, се изписва надпис „Вярвайте на поправените“. Трябва да се посочи пълното име. лицето, извършило промените, дата и подпис.

Колко време трябва да се съхраняват счетоводните документи?

Място за съхранение

Оптималното място за съхраняване на първични материали е архивът. Важно е правилно да подготвите документи за подаване в архива:

• Сортиране в хронологичен ред.
• Оборудване по вид.
• Подвързване и архивиране на документи в папки.
• Изготвяне на придружаващ сертификат.

Важно е да се гарантира безопасността на счетоводните регистри от неразрешени корекции. Коригиране на грешки може да се извърши само по официален начин, с подпис на лицето, извършило корекцията. За ваша информация, в регистрите се натрупва информация за приетите за счетоводство първични документи.

Тук има и търговска тайна: съдържанието на регистрите е точно такова. Разкриването на информация за съдържанието се наказва от руското законодателство.

Продължителност на съхранение

Федералният закон на Руската федерация „За счетоводството“ (член 17), както и архивното законодателство (Заповед на Министерството на културата на Руската федерация от 25 август 2010 г. № 558) предвижда срока на съхранение на фирмените документи. За първичните счетоводни документи този срок е минимум 5 години.

Срокът на съхранение започва да се брои от 1 януари на годината, следваща годината на поставяне на документа в архива.

Ако дадена организация наруши срока за съхранение на първичните материали, тогава контролните органи имат право да налагат санкции (член 120 от Данъчния кодекс на Руската федерация). Глобата варира от 10 хиляди до 40 хиляди рубли в зависимост от степента на нарушението.

Между другото, само документи, които са на три години, ще бъдат подходящи за проверка от данъчните власти. При липса на първичен отчет за по-стар период инспекторите нямат право да налагат глоби съгласно член 120 от Данъчния кодекс на Руската федерация.

Счетоводната служба на фирмата е длъжна не само да води правилна отчетност на първичните документи, но и да гарантира тяхната безопасност. Само в този случай претенциите на данъчните ще се окажат неоснователни.

Точността на счетоводството и по-нататъшните изводи от него зависи от качеството на първичния документ и информацията, която съдържа.

Информацията, съдържаща се в приетите за счетоводство първични документи, се натрупва и систематизира в счетоводни регистри, чиито форми или изисквания са одобрени от упълномощения орган. Данните от счетоводните регистри в групирана форма се прехвърлят във финансовите отчети.

Ръководството определя лицата, упълномощени да подписват счетоводни документи. В този случай може да се установи йерархия на подписите в зависимост от заеманата длъжност, размера на парите, обхвата и същността на операцията.

Предприемачи или организации, които използват електронни подписи, трябва да установи подходящи гаранции и контрол по отношение на правото на използване и достъп до електронни подписи. (17)

Изисквания за изготвяне на първични документи

1. Записите в първичните документи трябва да се извършват с мастило, пастел, химикалка, с помощта на пишещи машини, механизация и други средства, които гарантират безопасността на тези записи за периода от време, определен за тяхното съхранение в архива.

Не използвайте молив за писане.

• 2. Документите трябва да са изрядно подготвени, текстът и цифрите да са написани ясно и четливо.
• 3. Всички данни трябва да бъдат попълнени в документа. Ако някои данни не са попълнени, на тяхно място се поставя тире. Трябва да се попълнят задължителни данни.
• 4. В паричните документи сумата се посочва с цифри и с думи.
• 5. Първичните документи трябва да бъдат заверени с лични подписи на ръководителя на организацията, главния счетоводител или упълномощени лица.
• 6. Първичните документи трябва да съдържат препис от подписи на упълномощени лица.
• 7. Първичните документи трябва да бъдат подпечатани с печата на организацията, ако това е предвидено от формата и действащото законодателство. (18)

Ръководителят на организацията трябва, съгласувано с главния счетоводител, да одобри под формата на заповед списъка на лицата, които имат право да подписват първични счетоводни документи.

Своевременно и качествено изпълнение на първични счетоводни документи, тяхното предаване на установени сроковеза отразяване в счетоводството, както и достоверността на данните, съдържащи се в тях, се гарантира от лицата, които са съставили и подписали тези документи.

Движението на първичните документи в счетоводството (съставяне или получаване от други стопански субекти, приемане за счетоводство, обработка, предаване в архива) също трябва да се регулира от график, който се утвърждава със заповед на ръководителя.

Да предупреди както ръководителите, така и изпълнителите срещу непредвидено негативни последиции за да спестите време при търсене на информация, е необходимо след получаване нормативни документисъздаване на база данни за регистриране на първични документи.

Това означава, че всички първични документи, изписани и попълнени в счетоводството, трябва да имат свой идентификатор - код (еднократен, уникален номер), който им се присвоява при задължителна регистрация в един от регистрационните дневници, който трябва да бъде открити във всяко предприятие.

Процедура за изготвяне на документи:

• -спазване на всички установени реквизити и форми на документи;
• -точност и яснота на представяне на съдържанието на извършените стопански операции в документи;
• - навременно изпълнение на търговските сделки, ясно, спретнато и четливо изписване на текста;
• -зачертаване на празни места при липса на реквизит;
• -посочване на суми с цифри и думи във всички ценни документи; зачеркване на грешки, така че да се вижда задрасканото, и удостоверяване на верния текст с подписа на лицето, изготвило документа;
• -корекции не са разрешени.(27)

Първичните документи, създадени с помощта на механизиран метод, изискват специално потвърждение за надеждността на получените данни, т.е. авторизация и защита на регистрирани данни от неразрешено получаване на информация за тях. Всеки тип документ може да бъде изпратен по факс, но не и основният счетоводен документ, защото няма потвърждение за автентичността му. Отговорността за навременното и качествено създаване на документи и тяхното предаване в установения срок за последващо отразяване в счетоводството се носи от лицата, които са подготвили и подписали тези документи.

Първично счетоводство за производствено предприятие- това е информационната основа на управлението, чието качество пряко зависи от качеството на счетоводството. Първичното счетоводство е комплекс от информационни и логически операции с документи, придружаващи всеки материал и финансови потоции техните елементи от входа до изхода на производствените и икономически съоръжения на предприятието и фирмата като цяло.

Така първичните документи са носители на информация за всички производствено-икономически обекти и субекти и техните взаимодействия и дават възможност за комплексна оценка на всички контролни фактори: количествени, качествени, финансови.(12)