Примерна бележка за разпределяне на транспорт. Новият гост предвижда допълнителни стандарти. Примерна бележка за бонусите на служителите

Ако не всеки служител на организацията трябва да пише официални или бележки, тогава рано или късно почти всеки служител може да се нуждае от примерна обяснителна бележка. Всеки от тези видове официални документи има свое специфично предназначение от информационен и справочен характер. Нека да разгледаме какви видове бележки са най-подходящи за конкретен случай.

Видът документ за информационни или справочни цели, адресиран до упълномощено лице, например ръководител на отдел или ръководител на предприятие, се нарича доклад. Законодателството не дава ясна дефиниция, има за цел да представи изводи и предложения, за да насърчи ръководителя да вземе решение.

Може да бъде съставен по инициатива на служителя или в съответствие с устно със заповед на гл. Най-често с негова помощ те правят предложения, свързани с подобряване на техническото оборудване на производството, изразяват несъгласие с всяко управленско решение и заявяват своята позиция в случай на конфликти с колеги.

Образец на обяснителна бележка

Основният текст на този документ има за цел да формулира вашата позиция и ясно да изложи аргументите ви по съществото на проблема.

Разграничават се следните видове бележки:

• Докладване. Те включват информиране за завършване на всяка работа или етапи, изпълнение на поръчки и др.;
• Информационен. Съставен за представяне на резултатите, детайлите, напредъка и методите за извършване на работа. са редовни;
• Инициативност. Съдържат инициативи, предложения, препоръки и др.

Образец на меморандум

Докладите могат да бъдат външни или вътрешни в зависимост от това кой е получателят на документа.

Външните са адресирани до ръководителя на предприятие или организация от по-високо ниво. За да съставите този документ, използвайте общи фирмени формуляри. Според примера меморандумът трябва да се състои от следните елементи:

• имена на институцията, предприятието;
• фурми;
• индекс;
• адреси за регистрация;
• данни за адресата;
• заглавие на темата на доклада;
• заявен текст;
• подписи на управителя;
• Трите имена на изпълнителя с посочване на телефон за връзка.

Меморандум за несъответствие служебни задължения

Вътрешни бележки се съставят на името на ръководителя на организацията; за тяхното изпълнение се използват обикновени листове. Такъв документ съдържа следните елементи:

• обозначение на отдел;
• име на документа;
• дата и регистрационен номер;
• заглавие на темата;
• текст;
• Пълно име на адресата;
• подпис, фамилия и инициали, както и длъжността на съставителя.

Един вид вътрешен документ е протоколът за неизпълнение на служебните задължения. Има за цел да информира за несъответствие или неправилно изпълнениеслужител на неговите непосредствени задължения, както и включва предложение за налагане на дисциплинарно наказание на този служител.

Сервизна бележка - пример за писане и дневник

Един от видовете бележки е служебната. Това е информационен документ и се използва за взаимодействие на различни хоризонтални (т.е. неподчинени един на друг) обекти на управленската структура с цел решаване на въпроси, свързани с тяхната компетентност. Как да напиша бележка?

Общоруският класификатор на управленската документация (OKUD) не предвижда този вид документация. В същото време те се използват за различни промишлени цели:

• да поиска информация;
• при издаване на инструкции;
• като придружителен документ;
• като информационно писмо.

Текстът на този вид документ съдържа данни за това какво е било основанието за неговото изпълнение, т.е. молба, молба, предложение и др. Може да съдържа информация за проведени срещи, кадрови движения на служители, всякакви промени в работата на организацията и нейните подразделения и др. Документът може да съдържа и информация за службата за сигурност за служители, работещи през почивните дни, с оглед допускането им в помещенията на фирмата.

За трудовите успехи на служителите могат, ценен подаръкили титла, диплома. За целта се изготвя бележка за бонуса, съставена от ръководителя на отдела, профсъюза или екипа.

Бележка за наградата

Законодателството няма строги изисквания за регистрация бележка. Въпреки това, образец за попълване на бележка е подобен по форма на отчет, той може да бъде разработен и съставен директно в организацията, като се вземат предвид спецификите на предприятието.

За да се контролира документацията, трябва да се създаде специален дневник. Според образеца на дневник за регистриране на служебни бележки, той може да съдържа данни за регистрационните номера на документите, тяхната дата, име или резюме, данни за длъжностното лице, подписало документа и др.

Примерен дневник на служебните бележки

В допълнение към регистрацията в дневника се предоставя и картово или автоматично записване на документацията.

Формуляр на обяснителна бележка

За да се обяснят обстоятелствата на всякакви събития и факти, се предоставя вид документ, като например обяснителна бележка, съставена от служител на предприятието, адресирана до висшестоящо длъжностно лице.

Предвидено е да бъде написано на ръка в един екземпляр на обикновен лист, адресиран до лицето, което го е поискало. Някои организации предвиждат изготвянето на обяснителна бележка на компютър. Форма на обяснителна бележка по законодателно нивоне е фиксиран, но в някои институции има стандартни формуляри за регистрацията му. В същото време е валидна обяснителна бележка, която не е съставена в съответствие с формуляра.

Съгласно Кодекса на труда на Руската федерация (член 193), преди да кандидатствате за служител дисциплинарни наказания, трябва да се поиска от него обяснителна записка, в която служителят да докладва обстоятелствата и причините за предприетите действия.

Обяснителните бележки могат да бъдат съставени както от служител, така и от структурното звено като цяло.

Бележката е информационен и справочен документ, инструмент бизнес кореспонденцияв рамките на организацията.

Изготвя се бележка, за да се подчертае всеки бизнес въпроси, отнасящи се до работата на отдел или конкретен служител, чието решение зависи от друго структурно звено на организацията или служител.

Писането на бележки, за разлика от бележките, се извършва между структурни звена или служители с еквивалентен служебен статус, които не са пряко подчинени.

За бонусите на служителите

Меморандумът за бонусите е основата за издаване на заповед за награждаване на служител, той се изготвя от ръководителя на отдела, адресиран до висшето ръководство, в него се посочват причините и основанията за бонуса, данните на служителя и съставителя; . За да я разгледа управителят е необходимо да регистрира нот. След вземане на решение за бонусите се издава заповед.

Относно увеличението на заплатите

LLC "Компания"

ЗАПОВЕД № 25\10982 от 25.11.2010г

за увеличаване на заплатата на Иванов В.А.

Поради добро представянемениджър продажби Иванов В.А. въз основа на резултатите от първото и третото тримесечие на 2010 г

ПОРЪЧВАМ:

1. Инсталирайте ръководителя на отдел продажби Виктор Александрович Иванов официална заплатав размер на 25 000 (двадесет и пет хиляди) рубли от 1 декември 2010 г.

2. Главен счетоводител Василиева А.В. Осигурява своевременно изплащане на заплатата, посочена в параграф 1 от тази заповед, и други суми, изчислени въз основа на нея.

3. Към шефа кадрово обслужванеФедоров Г.И.:

3.1. IN щатно разписаниенаправете промени, като определите заплатата за позицията мениджър продажби на 25 000 (двадесет и пет хиляди) рубли.

3.2. Заключете с Иванов V.A. допълнително споразумениекъм трудовия договор от [дата трудов договор] [Трудов договор] за установяване на заплата в размер на 25 000 (двадесет и пет хиляди) рубли от 1 декември 2010 г.

2.4. Запознайте В.А.Иванов с тази заповед. за боядисване.

Генерален директор на LLC "Компания"

Жданов В.В.

Прочетох заповедта ____________________ Василиева А.В.

Заповедта е прегледана от ____________________ Fedorov G.I.

Заповедта е разгледана от ____________________ Иванов В.А.

Основата за увеличение на заплатата може да служи и като:

- бележка от ръководителя на отдела, към който служителят принадлежи

- увеличение на цените в страната и, като следствие, необходимостта от преиндексиране на заплатите в цялата компания - увеличаване на заплатите на служителите

— възлагане на нови работни задължения на служител.

За неизпълнение на задълженията

ДОКЛАД
04.10.2013 № 6

Неизпълнение на служебните задължения

Искам да ви обърна внимание, че спедиторът Иван Игоревич Соколов не е представил назначената му кола (държавен номер C 042 MK 83) за планов технически преглед, с което е нарушил разпоредбите длъжностна характеристикаот 06.10.2010г

Във връзка с нарушението предлагам да се направи забележка на И.И.

Съставя се протокол за неизпълнение на служебните задължения на лист А4.

За нередности в работата

ИНФОРМАЦИОНЕН ОТДЕЛ Генерален директор

ТЕХНОЛОГИИ ООО "Беседа"

ДОКЛАД

09.12.2014 № 10-23/158

Нарушение на трудовата дисциплина

Бих искал да Ви информирам, че вчера, 12.08.2014 г., в продължение на 2 часа от 16-00 до края на работния ден специалист отдел информационни технологииФрегатов Роман Викторович отсъстваше от работното си място.

Подкрепящи документи, удостоверяващи основателността на причината за отсъствието, Фрегатов Р.В. не е представен.

Във връзка с нарушението, като се има предвид повторността му, предлагам на Фрегатов Р.В. порицание.

Началник отдел Е.С. Любимчикова

Въз основа на примерите за бележки, дадени по-горе, вече е лесно да създадете свои собствени примери.

Евгения Полоса

За закупуване на канцеларски материали

Бележката „За закупуване на канцеларски материали“ излага фактите за производствената необходимост от закупуване на определено количество канцеларски материали и прилага списък канцеларски материали(име, количество).

Относно разпределението на средствата

Служител __________________________/_____________/

ДОГОВОРЕНО

Началник отдел __________________________/_____________________/

ВНИМАНИЕ!

Отговорността за отчитането и съхранението на литературата, закупена специално за отделите, е на ръководителите на тези отдели.

Решение за отпускане на средства за закупуване на литература:

Надзирател

Корпоративен университет ___________________________/___________ /

Сума от

Рубли ______________/_____________/“__”________200_g.

Задължавам се да предоставя стоките и парични постъпления, както и неизразходвани пари в бройв срок до 25 "___________" 200_г. ___________________________/___________/

Продажби и парични постъпления, както и неизразходвани средства в размер на

Рубли _______________/___________/“__”________200_g.

Това е необходимо, за да може действителното количество на стоково-материалните запаси да съответства на счетоводните данни. счетоводство. Причините могат да бъдат различни - изтичане на срока на годност, повреда, повреда на имущество и др.

Инвентарът и материалите се отписват съгласно инструкциите, разработени от предприятието. Всички материално отговорни лица, работещи с инвентарните материали, трябва писмено да потвърдят, че са запознати с тях.

Обикновено чрез пълнене първична документацияотписванията се извършват от служители, отговорни за проверката на информацията, съдържаща се в отчетите. Например счетоводни служители.

Ако материално отговорното лице открие повредено имущество, е необходимо да се извърши инвентаризация. Можете да го инициирате, като подадете писмено искане до управителя. За целта се съставя бележка за отписване на стоково-материални ценности.

Примерен формуляр:

Как правилно да съставите SZ?

Бележка като самостоятелни видовеДокументът не е включен в Общоруския класификатор на управленските документи (OKUD). Но често се използва в бизнес практиката. Препоръчително е да се състави в съответствие с изискванията на GOST R 6.30-2003 "Унифицирани системи за документация. Единна система за организационна и административна документация. Изисквания за подготовка на документи."

Документът, за който говорим в тази статия, е съставен от служителя, отговорен за инвентарните позиции, адресиран до ръководителя на отдела.

Той трябва да съдържа искане за отписване и да посочи основанието за това и да приложи пълен списък материални активи. SZ се състои от следните колони:

• наименование на стоки и материали,
• количество,
• отчетна стойност,
• инвентарен номер.

След като бъде попълнен, документът се предава на управителя за подпис. След разглеждането му, ако се вземе решение за необходимостта от проверка, директорът издава и подписва заповед за извършване на инвентаризация във формуляра INV-22. С него се утвърждава съставът на комисията, сроковете за извършване на инвентаризацията и се посочва имуществото, което трябва да се провери. Въз основа на поръчката започва процедура по инвентаризация. След приключването му се съставя акт, въз основа на който се отписва увреденото имущество.

Примерни бележки

Нека да разгледаме няколко примера за дизайна на SZ. Благодарение на пробите можете самостоятелно да съставите необходимия документ.

1. Търговските организации често трябва да се отърват от повредени стоки. В този случай служителите на магазина съставят бележка за отписване на стоките, която се предава на директора на магазина за подпис.

2. В производството може да има нужда от отписване на материали, които са неподходящи за производството на продукти. Ако по някаква причина материалът не може да бъде използван, се съставя бележка за отписване на материалите, образец:

3. Всеки работодател е длъжен да осигури на служителите си специално облекло в съответствие с разработените разпоредби. При износване работното облекло се изписва и на служителя се предоставя ново в замяна. За тази цел се попълва бележка за отписване на работно облекло:

4. При извършване на работа служителите използват дълготрайни активи на компанията, които също могат да остареят и да се нуждаят от подмяна. В резултат на това такова имущество трябва да се отпише и да се осигурят работници модерно оборудване. По-долу можете да видите как изглежда бележка за отписване на дълготрайни активи, образец.

)? Представителите периодично трябва да се изправят пред този въпрос. различни областидейности. Бележката е един от най-често срещаните и популярни начини за взаимодействие между служителите на предприятието и неговото ръководство. Ще предоставим примерна бележка по-долу и ще ви кажем как да напишете бележка правилно.

Защо трябва да напишете бележка?

Вътрешният документ е форма на вътрешен документооборот, която ви позволява най-ефективно и ефикасно да разрешавате текущи производствени ситуации.

Целта на бележката е да уведоми длъжностно лице за съществуващ проблем, да направи предложения за разрешаването му или да съгласува планирани действия.

Допълнителна полза от този тип документи е, че те са пряко доказателство, че специалистът е обхванал проблем в своята област на компетентност. Ако специалист не може сам да разреши проблема и го предаде под формата на бележка за разрешаване от други специалисти, той по този начин се освобождава от отговорност за ненавременно или некачествено разглеждане на въпроса.

Няма специална форма за бележките, те се изготвят във всякаква форма и могат да се предават на хартиен носител или по електронен път.

Пример за изготвяне на бележка, нейната форма, шаблон

Разбрахме в какви случаи се представя бизнес документът, който обмисляме. Сега трябва да вземете решение за пример за писане на бележка. Както споменахме по-горе, няма специален формуляр за бележка. Въпреки това има общи изискваниякъм съдържанието на документа.

Те включват:

1. Задължително посочване на адресата на бележката. В горния десен ъгъл трябва да напишете фамилията, собственото име и бащиното име, както и длъжността на лицето, до което се изпраща жалбата.
2. По-долу е името на документа и неговия номер.
3. След това трябва да очертаете същността на проблема, който е срещнал авторът на документа, или ситуацията, която трябва да бъде разрешена.
4. По-долу има предложения за разрешаване на проблема или указание за действията, които авторът на бележката очаква от нейния адресат.
5. В края на документа се посочват фамилията и инициалите на лицето, изпратило жалбата, както и неговата длъжност.

Този шаблон за бележка може да се използва, ако е необходимо.

Как да напиша бележка: примерен дизайн

Как да напишем бележка (проба), нека да разгледаме прост пример. Текстът на бележката може да е идентичен с този по-долу.

Пример за бележка

До директора на Гвоздика ООД

Слободин Владимир Александрович

СЕРВИЗНА БЕЛЕЖКА

Конвейерът в сладкарския цех е развален от 02.01.2018г. За ремонт е необходимо закупуване на части според приложения списък. Обща цена ремонтна дейносткато се вземе предвид закупуването на части е 12 500 (дванадесет хиляди и петстотин рубли 00 копейки). Поради факта, че лимитът на средствата за ремонт и поддръжка на оборудването е изчерпан и е на склад необходими подробностине, за да избегнете прекъсване на работилницата

1. Разпределете необходимата сума съгласно приложения списък.
2. Осигурете ремонтен екип за извършване на работата.

С уважение, ръководител на сладкарски цех, Дмитриенко Денис Сергеевич.

Как да напиша бележка в електронен формуляр, ще ви кажем по-долу.

Характеристики на електронния документооборот

Ако една организация позволява обмен на данни чрез електронни комуникации, включително имейл, тогава изпращането на бележка е опростено. Предимствата на такъв документооборот в предприятието включват и скоростта на разглеждане на заявките.

Как да напиша бележка по електронен път? Точно същото като в класическа версияна хартия. Няма съществени разлики в документите. Пример в този формат практически не се различава от примера, даден по-рано.

Основната част от вашата бележка (т.е. непосредственото описание на ситуацията и предложенията, представени за разглеждане) остава точно същата като в нашия пример.

Единственото изключение е, че вече не е необходимо да посочвате адресата в бележката. Името на потребителя, до когото се изпраща заявката, ще бъде въведено в реда „Адрес“. Ако говорим за обмен на документи чрез споделен ресурс (например един имейл адрес на отдел), в реда „Тема“ трябва да посочите до кого е адресирано съобщението.

Освен това, когато използвате имейл (индивид пощенска кутия) в повечето случаи вече има подпис, който се вмъква автоматично в текста на писмото. Това ви позволява значително да спестите време, включително писане на бележка. Ако вашата поща не ви позволява да идентифицирате подателя (например, ако използвате споделена пощенска кутия), не забравяйте да включите вашето име и длъжност в края на писмото.

Важно: когато изпращате информация чрез имейлне забравяйте да поискате известие, че сте прочели изпратено съобщение (за да направите това, трябва да поставите отметка в съответното квадратче). Това известие е доказателство, че действително сте изпратили бележка до конкретен получател в точно определено време.

Във всяка организация възниква ситуация, когато служителите трябва да уведомят ръководството за възникнали проблеми, да обяснят възникналите обстоятелства или да предложат начини за разрешаване на работни проблеми. За това се използва този документ. В тази статия ще разгледаме подробно как да напишете бележка правилно; можете да изтеглите проба безплатно.

Те са:

1. Доклади. Пише се, ако служител направи предложение или потърси помощ за отстраняване на нарушения или разногласия с друг служител.
2. Обяснителна. Най-често в резултат на инцидент, включващ негативни последици, се изписва обяснителен текст, в който се посочват причините за нарушението.
3. Аналитичен или информационен. Те съдържат анализ на работен проблем или концепция, изводи и предложения въз основа на получената информация.

Причината за създаване е инициатива на служителите, но може да бъде устно или писмено указание от ръководителя.

Изисквания към документи

Нека да разберем как да напишем бележка, ще създадем пример за бюджетна организация. В списъка на използваните първични счетоводни документи държавни агенции, определено от Приложение № 1 към Заповед на Министерството на финансите на Русия от 30 март 2015 г. № 52n, няма унифицирана форма за изготвяне на този документ. Те са написани в свободна форма на чист листхартия А4. Ако е необходимо, в организация с разклонена структура е възможно да се разработи тази форма.

Формулярът за бележка (образец) трябва да съдържа необходимите подробности за бързо ориентиране на потребителите към същността на документа, неговия източник, актуалността на датата и серийния номер. Този документ не подлежи на задължителна регистрация. Но една организация може да реши да ги регистрира, например за целите на контрола.

Форма на бележка

Важни характеристики и формулировка

Бизнес поведението, особено сред държавните служители, трябва да бъде етично. Бележката „Искам да обърна внимание на...“ не отговаря на необходимите високи етични стандарти. Пишете за нарушение трудови разпоредбиМожете просто да пропуснете фразата „представям на вашето внимание“ в доклада и веднага да започнете да представяте фактите и същността на инцидента. Например: „Вчера, 15 август 2018 г., часът беше прекъснат класна стаязаради…“.

Често възниква въпросът дали една институция е осиновила електронен документооборот, как се пише бележка, примерният формат е същият и как се различава от хартиения? Регистрацията в електронна форма няма съществени разлики. Когато изпращате имейл, можете да поискате известие, че е прочетен от получателя.

Компилация стъпка по стъпка

Правилото за работа с бележка се състои от няколко стъпки:

1. Служител създава служебна бележка.
2. Координира го с непосредствения ръководител и заинтересованите страни, например със специалисти, които ще участват в изпълнението на работата.
3. След това се предава за разглеждане на адресата в посоченото поделение или отдел.
4. Адресатът се запознава със съдържанието и се произнася, като при необходимост дава указания.
5. Документът се изпраща за изпълнение, като авторът се уведомява за резултата.

Ако директорът не е написал отказ, само положителното му решение е основание за предприемане на мерки или извършване на работа.

Нека разгледаме ситуация, при която заместник-директорът изготвя бележка, адресирана до ръководителя на институцията. Той трябва да получи разрешение за влизане на служители на трети страни в помещенията на училището, преди да сключи споразумение за доставка на оборудване. При прочитането директорът може да постави решение, че е необходимо да се състави списък на лицата за достъп, или да разпореди изготвянето на временни пропуски.

Казахме ви как да напишете бележка; по-долу предоставяме пример за служители в публичния сектор.

Образец за бюджетна организация

Как и колко да съхранявате

Документите в организацията, попълнени от деловодство, се архивират на различни терминисъхранение в зависимост от вида и вида им. През 2019 г. остава актуален списъкът на видовете документи, указващи сроковете на съхранение от Заповед на Министерството на културата на Руската федерация от 25 август 2010 г. № 558 с измененията на 16.02.2016г.

Обяснителните, бележките и другите служебни бележки се съхраняват заедно с други документи, генерирани в хода на дейността държавни организации, - кореспонденция, актове, заявления за издаване на пропуски, заявления за изгубване на удостоверения и др. Срокът им на съхранение в архива е 5 години.