أطلب منك تنظيم الحدث. نضع خطاب طلب: عينات ومبادئ التصميم

خطاب طلب

يسمى الطلب الكتابي الموجه إلى ممثلي المنظمة (عادةً ما يتم إرساله إلى اسم الرئيس) أو إلى شخص معين ، يتم إعداده من أجل الحصول على معلومات ، أو توفير الوصول إلى أوراق العمل ، أو مع طلب أداء أي عمل. خطاب طلب. وفقًا لقواعد العمل المكتبي ، يجب أن يقدم المرسل إليه ردًا على هذه الرسالة دون إخفاق.

نموذج خطاب الطلب

تتوافق قواعد كتابة خطاب الطلب مع شرائع المراسلات التجارية المقبولة عمومًا. شكل عنوان الخطاب الذي يحتوي على طلب هو الأكثر شيوعًا في المراسلات التجارية، لذلك ، يوفر مجموعة متنوعة في خيارات التدقيق الإملائي. معظم توصيات عامة، والتي يمكن تقديمها لمساعدة المترجم لمثل هذه الرسالة - الالتزام بأسلوب عرض بسيط وموجز مع التفاصيل الإلزامية للإجراءات التي يجب القيام بها ، على سبيل المثال: "الرجاء المساعدة ..." ، "أسأل أنت ... "(يشار إلى الإجراء المحدد بعد ذلك) ،" أتمنى الحصول على دعمك في الحصول ... "، إلخ.

عادة، رسالة رسميةمع طلب مدون على ترويسة المرسل ويتضمن في هيكله الأقسام التالية:

تفاصيل تشير إلى رقم تسجيل المراسلات الصادرة وتاريخ إنشاء الرسالة

البيانات الشخصية لمؤلف المراسلات (المنصب والاسم الكامل)

عنوان الرسالة الذي يصف جوهر الطلب

مناشدة محترمة لمرسل الرسالة ، والتي غالبًا ما تبدأ بعبارة "عزيزي ..."

جوهر الطلب مع ذكر الإجراء الذي يريد المرسل الشروع فيه مع استئنافه

في نص الرسالة ، في بعض الحالات ، يكون من المناسب استخدام العبارة التي تتحدث عن الحل الناجح المزعوم للقضية ، على سبيل المثال ، "شكرًا لك مقدمًا على مشاركتك ..."

توقيع مؤلف كتاب الطلب موضحا بياناته.

عند صياغة النص ، يمكن أن يسبق الطلب الرئيسي ديباجة ، والتي من الضروري فيها بيان أسباب الاتصال بالمرسل إليه بإيجاز. إذا اشتملت العينة على عدة التماسات ، فيجوز استخدام صيغة مثل: "أسأل أيضًا ..." ، "وفي نفس وقت الطلب أعلاه ، أناشدك بـ ...". يجب تحديد كل قضية جديدة للنظر فيها في فقرة منفصلة. وفقًا لقواعد المراسلات التجارية ، يمكن إرسال الرد على طلب معقد في خطاب واحد ، مع تعليقات على كل طلب. هذا النوع من المراسلات يقلل من مقدار سير العمل والوقت الذي يقضيه في قراءة ومعالجة الوثائق الواردة.

في حالة أن طبيعة المراسلات تسمح بتحديد فترة زمنية للنظر في الطلب والحصول على نتيجة ، فمن الضروري التعبير بشكل صحيح في متن الرسالة عن الرغبة في تلقي رد خلال الفترة المحددة.

بدون فشل ، يجب أن يحتوي خطاب العمل على جهات اتصال المرسل. تتم الإشارة إلى هذه البيانات حتى يتسنى لمتلقي الخطاب ، إذا لزم الأمر ، الاتصال بمرسل الطلب مباشرة.

تحميل

نموذج خطاب الطلب: pismo-prosba.doc (التنزيلات: 8053)

أمثلة على حزم الرعاية الجاهزة والوثائق والخطابات

طلب رعاية للتدريب في أكاديمية تنس الريشة الألمانية ، والتي تتمتع بمكانة مدرسة رياضية خاصة على المستوى الدولي. عرض طلب الرعاية

أقسام أخرى من عينات وأمثلة من النصوص

يمكنك استخدام أمثلة أخرى وأعمال عينة لمتخصصين فقط عند العمل على نصوص تجارية. إذا لم يكن النص الخاص بالموضوع المطلوب متاحًا ، فقم بتقديم طلب.

خطابات الأعمال والالتماسات. شظايا من النصوص والعينات.

العروض التجارية. نماذج وأمثلة للأعمال المنفذة.

عروض التعاون. أمثلة وعينات من العمل.

الدعوات والتهاني. أمثلة على نصوص الشركات.

أساطير الأعمال للشركات. بعض أجزاء من النصوص.

أنت تبحث عن: نموذج لخطاب المساعدة - تمت إضافته بناءً على طلب مارينا غاليش.

وصف:

ربما يكون خطاب الطلب هو الشكل الأكثر شيوعًا للمراسلات التجارية. نموذج خطاب دعم. كان يتجاذب أطراف الحديث باستمرار في كل خمسة أو ستة. ربما يكون خطاب الطلب هو الشكل الأكثر شيوعًا للمراسلات التجارية. في كثير من الحالات ، لا تقل أهمية مثل هذه الرسالة عن السيرة الذاتية نفسها. الأسباب التالية. تم العثور - نموذج خطاب المساعدة. نموذج خطاب دعم. تم تنزيل نموذج خطاب المساعدة 5228 مرة. كما ترى ، من النادر للغاية أن يحضر "الدبلوماسي" ويطرحها. تم تنزيل نموذج خطاب المساعدة 3958 مرة في الشهر.

كيف تكتب رسالة طلب؟

خطاب مكتوب جيدًا - يمكن للطلب ، من نواح كثيرة ، أن يقربك من إجابة إيجابية. يعتمد نص الرسالة على المرسل إليه ومحتوى الطلب. تسأل صديقًا جيدًا أو قريبًا أو رئيسًا أو مسؤولًا - عن كل منهما حالة محددةيجب اختيار نهج فردي لكتابة رسالة تطلب المساعدة.

لا تكذب

بالاعتماد على نتيجة إيجابية ، من الضروري تقديم جوهر الأمر بطريقة تفيدك. حاول ألا تزين الموقف بأحداث خيالية أو غير واقعية. خلاف ذلك ، فإنك تخاطر بأن تترك دون الدعم الذي تحتاجه الآن.

كن موجز

يجب ألا يكون الخطاب الذي يتضمن طلب المساعدة كبيرًا جدًا. واضح وواضح لغة بسيطةاذكر أفكارك. لا تدخل في الوصف أصغر التفاصيلوالتفاصيل التي يمكنك الاستغناء عنها. هذا فقط يعيق تحقيق الهدف ويزعج القارئ.

ضع في اعتبارك السبب الرئيسي لاختيار هذا الشخص مع طلبك. قد لا يكون من غير الضروري ذكر موقفك غير الرسمي تجاه الصفات الشخصية للمرسل إليه ، ولكن لا تبالغ في الإطراء. أكد في الرسالة كيف يمكن للمتلقي الاستفادة من نفسه من خلال مساعدتك.

إعادة الاستئناف

كيف تكتب خطاب طلب إذا كنت تتصل بهذا الشخص مرة أخرى؟ في هذه الحالة ، في خطاب ، من الضروري التعبير عن الامتنان بشكل منفصل للمساعدة أو الخدمة المقدمة مسبقًا. من الضروري توضيح أن هذا كان أحد أسباب الاستئناف الجديد له. بضع جمل ستكون كافية لشكر المرسل إليه.

ظروف قاهرة

ضع في اعتبارك دائمًا أن الشخص الذي تتصل به قد يتأثر بالظروف التي قد تؤثر على قراره. وأنك غير قادر على الحصول على لحظة مواتية عندما يقع طلب الخطاب في عينيه. مثال على مثل هذه الحالة يمكن أن يكون عندما يتم تعذيب الشخص من قبل وجع أسنان ، أو أن كل أفكاره مشغولة بتوبيخ غير مستحق من رؤسائه. قد تختلف الظروف. لا يوجد شيء تستطيع فعله حياله. مهمتك هي محاولة التفكير في كيفية كتابة رسالة طلب بشكل صحيح ، وتجنب الأخطاء التي قد تؤثر على قرار القضية ليس في صالحك. فالتحول اللفظي غير الناجح ، والصياغة الغامضة ، والتعامل غير السليم - يمكن أن يفسد الحالة المزاجية للمرسل إليه ويسبب فشلك.

تذكر أن رسالتك يجب أن تكون صادقة. يجب قراءة ما بين السطور احترامك لذاتك وكرامتك ، والأهم من ذلك - الإيمان بالنجاح ودعم الشخص الذي لجأت إليه. الأمل في مظهر من مظاهر التفاهم واللياقة والكرم من جانبه.

رسالة إلى شخص غريب

من النقاط المهمة التي لا ينبغي الاستهانة بها عند كتابة أي خطاب ، والأهم من ذلك ، خطاب طلب موجه إلى شخص غريب ، هو التحية. ستتم قراءة رسالتك بعناية كبيرة إذا كان بإمكانك جعلها شخصية وتحية المستلم بالاسم. عندما تفكر في كيفية كتابة خطاب - طلب لشخص غريب، يجدر النظر في أن التخصيص هو ضمان أن رسالتك سيتم عرضها على الأقل. اتبع القواعد التالية:

1. صياغة موضوع الاستئناف بشكل صحيح. حاول دائمًا ملء هذا الحقل.
2. صِغ بإيجاز سبب احتياج الشخص لهذه الرسالة. ضعها في العنوان. سيساعدك هذا في لفت الانتباه إلى الرسالة.
3. إذا أمكن ، اتصل أولاً بالمستلم وناقش سبب الاستئناف. في هذه الحالة ، هناك أمل في ألا تقع الرسالة تلقائيًا في الرسائل غير المرغوب فيها.
4. استخدم "تركيبة T":
5. موضوع إبداعي
6. موضوع مع جهات الاتصال
7. النص موجود في النص الأساسي وليس في المرفق.

في نهاية الرسالة ، كرر طلبك بإعادة صياغته. ثم قل وداعًا بأدب ، وشكر المرسل إليه بشكل عابر على الوقت الذي أمضاه في قراءة الرسالة.

حدد بالشكل الذي تتوقع الرد عليه. وبالطبع لا تنس الإشارة إلى جميع خيارات الاتصال بك.

Ingoda ، من الأسهل كتابة استئناف إذا كان لديك مثال على كيفية كتابة خطاب الطلب. يمكن الاطلاع على عينة من خلال النقر على الرابط التالي.

الرد قيد المعالجة

لذلك تم كتابة الرسالة وإرسالها. أثناء انتظار الإجابة ، يجب أن يؤخذ في الاعتبار أنه إذا كانت الرسالة ذات طبيعة رسمية ، فقد تم توجيه الطلب إلى مسؤول ، ثم هناك فترة منظمة سيتم خلالها الرد عليك بالتأكيد. في حالات أخرى ، كل هذا يتوقف على تربية الشخص الذي وجهت إليه خطاب طلب.

أثناء الاستشارة ، غالبًا ما يُطلب مني إظهار مثال على خطاب طلب الرعاية.

مثال جيد على خطاب طلب الكفالة

في وقت سابق ، فكرت في مثال على العثور على رعاة لمدرسة من حيث الدفع مقابل خدمات الاتصال والإنترنت. سأقدم اليوم نموذجًا لرسالة حول تخصيص الأموال لتجهيزات فصل الكمبيوتر في مدرسة التعليم العام.

عند كتابة خطاب ، نحتاج إلى المعلومات التالية:

عدد الطلاب والعمر

عدد موظفي المدرسة

صفة مميزة المعدات اللازمة، تكلفتها.

بعد تلقي بيانات حول إحدى المدارس في سانت بطرسبرغ ، قمت بتجميع مثال لرسالة طلب إلى الراعي بالمحتوى التالي:

عزيزي اسم عائلته!

يدرك سكان مدينتنا جيدًا أنشطتك في مجال الأعمال الخيرية ، بما في ذلك التعليم. في هذا الصدد ، نوجه إليك طلبًا لدعم تحديث فصل الكمبيوتر في المدرسة رقم 108 في منطقة Vybrgsky في سانت بطرسبرغ.

بضع كلمات عن المدرسة. مؤسسة تعليميةتم افتتاحه في عام 1937. تضم المدرسة حاليًا 312 طالبًا من الصف الأول إلى الحادي عشر. على مدار الخمسين عامًا الماضية ، أنتجت المدرسة 66 ميدالية ، 19 منهم بميداليات ذهبية. حصل ستة طلاب على دبلومات من وزارة التعليم والعلوم في الاتحاد الروسي. تساهم هذه العوامل في ارتفاع مستوى قبول خريجي المدارس في الجامعات الرائدة في البلاد. خمسة الخريجين السابقينعادوا إلى المدرسة في صفة جديدة - المعلمين. توظف المدرسة 38 معلمًا ، منهم 32 معلمًا أعلى فئة التأهيلمدرس و 4 مدرسين - درجات أكاديمية.

تقدر قيادة المنطقة مزايا أعضاء هيئة التدريس ومستوى التعليم في المدرسة. في بداية القرن الحادي والعشرين ، أعيد بناء المبنى. في الافتتاح بعد اصلاححضره محافظ منطقة لينينغراد فالنتينا ماتفينكو. لكن اهتمام الجهات الحكومية لا يكفي للمحافظة على التجهيزات الفنية للمدرسة بمستوى حديث.

المدرسة لمحة عن التربية الطبيعية والرياضية. للدعم مستوى عاليتطلب تعليم المعلوماتية تحديث فئة الكمبيوتر. يتضمن التحديث الفني شراء 14 جهاز كمبيوتر (وحدة نظام ، شاشة ، لوحة مفاتيح ، ماوس) قابلة للإزالة قرص صلب، جهاز عرض فيديو ، السبورة التفاعلية ActivBoard 595Pro ، مرخص برمجةوالأثاث (طاولات وكراسي وخزائن). تبلغ تكلفة التحديث المخطط لها 1200000 روبل ، بما في ذلك تسليم وتركيب معدات جديدة وتفكيك المعدات القديمة.

مع الدعم المالي لتحديث فئة الكمبيوتر ، نتعهد بالإعلان عن شركتك داخل المدرسة وعلى أراضيها. ستكون الإعلانات متاحة ليس فقط لـ 312 من تلاميذ المدارس. سيشاهده حوالي 1200 شخص - أولياء أمور وأجداد طلابنا ، الذين يزورون كل شهر نشاطات مدرسية. بالإضافة إلى ذلك ، غالبًا ما يتم تغطية الأحداث المدرسية من قبل وسائل الإعلام في سانت بطرسبرغ ونحن ملتزمون بإبلاغ سكان المدينة عن دعمك لمدرستنا. طاقم التدريس والموظفون الآخرون في المدرسة مستعدون للمساعدة في الترويج للعلامة التجارية لشركتك بين المشترين المحتملين والحفاظ على السمعة الطيبة لشركتك.

مسؤول الاتصال لمناقشة قضايا التعاون: الوظيفة ، الاسم الكامل ، الهاتف من 9.00 إلى 18.00.

فيما يتعلق بك وبأنشطتك ،

فيما يلي مثال على خطاب طلب حصلت عليه من الرعاة. يمكنك أن تأخذها كأساس. الشيء الرئيسي الذي يجب الانتباه إليه هو بيانات حول مقدار الأموال التي تحتاجها وما الذي سيتم إنفاقه عليه ، ومن سيشاهد الإعلانات الممولة. إذا لم تتمكن من جذب الرعاة ، فحاول التقدم بطلب للحصول على قرض عبر الإنترنت. سريع وميسور التكلفة وموثوق.

في المنشور التالي ، سأقوم بتحليل الرسالة الحقيقية للراعي وتحليلها. استخدم المبادئ التوجيهية لكتابة رسائلك.

خطاب الطلب هو طلب معلومات ضرورية، السلع ، الخدمات ، المستندات ، حول تقديم التوصيات ، حول تنظيم اجتماع ، إلخ. عند تجميعها ، من الضروري تبرير الحاجة إلى تلبية الطلب. يمكن أن تكون موجهة إلى فرد معين أو كيان قانوني- المنظمات. هذا النوعقد تحتوي الرسائل على أكثر من طلب واحد.

عمل

"عزيزي إيفان إيفانوفيتش!

تشارك شركتك في برنامج التوجيه المهني للمتقدمين منذ عدة سنوات حتى الآن ، مما يساعدهم في اختيار مهنة.

أنت ، بصفتك مديرًا لشؤون الموظفين ، مهتم بتدريب المهنيين ، ونحن مستعدون لمساعدة تلاميذ المدارس على البدء في إعداد أسياد حرفتهم. حتى الآن ، تعد مهنة المدير واحدة من أكثر المهن شيوعًا ، لكن العديد من المتقدمين ليس لديهم فكرة واضحة عن معناها.

في هذا الصدد ، نطلب منك تنظيم اجتماع للمدير العام مع المتقدمين في 23 مارس الساعة 15.00 في قاعدة شركتك.

بعد أن أخبرت الرجال عن أسرار المهنة اليوم ، فأنت تضع الأساس لتدريب محترفين حقيقيين غدًا. ربما في غضون بضع سنوات ، سينتقل أحدهم بشركتك إلى مستوى جديد من التطور.

مع الاحترام والامتنان ،

مدير مركز التوظيف

ص. بيتروف "

حول المساعدة الخيرية

يظهر العمود الأيمن من الجدول نص كاملالحروف ، يسرد على اليسار التقنيات المستخدمة.

نبدأ بمجاملة المرسل إليه	عزيزي بافيل إيفانوفيتش! مؤسستك هي واحدة من أكبر الشركات في المنطقة ، وأنت ، بصفتك قائدًا ، جزء من نخبة رجال الأعمال في منطقتنا.
نحن نقدم للمرسل إليه فرصة جذابة	في جميع الأوقات ، سعى رجال الأعمال والمغامرين ليس فقط إلى تحقيق النجاح المادي ، ولكن أيضًا لترك بصماتهم على تاريخ المدينة ، والمنطقة ، والبلد ، لتذكرهم بالأعمال الصالحة.
نظهر كيف يمكننا المساعدة في تحقيق هذه الفرصة	واليوم ، عندما تعتمد بلادنا على الشباب ، من الصعب العثور على قضية أكثر أهمية ومقدسة من مساعدة الشباب والشابات من أسر مختلة. في مدينتنا ، هناك من يقدمون مثل هذه المساعدة بالفعل - تحت رعاية مكتب رئيس البلدية ، يعمل مركزنا الخيري "التراث" على تبرعات من سكان المدينة ، ويعلم المراهقين الحرف اليدوية الصعبة.
نظهر أهمية طلبنا. "نأخذ الروح"	غالبًا ما لا يتمتع الأطفال من العائلات الصعبة بالدفء الكافي ، وتعد حرفة الخزاف واحدة من أكثر الحرف دفئًا وأكثرها إشراقًا. لذلك نريد افتتاح ورشة فخار في مركزنا. من خلال صنع الفخار التقليدي والهدايا التذكارية لزوار المركز والسياح ، سيتمكن الأطفال من إتقان مهنة جديدة وكسب امتنان الآخرين ، وهو أمر مهم جدًا لتكيفهم الاجتماعي.
صوتنا الطلب	لتجهيز ورشة الفخار ، تحتاج إلى فرن لإشعال السيراميك - نطلب منك مساعدتنا في الحصول عليه. تكلفة الفرن مع التركيب 2 مليون روبل.
دعنا نتخذ خطوة في اتجاهنا	تم بالفعل إعداد جميع تقديرات التصميم لشرائه وتركيبه ، وسنوفرها لك بكل سرور حتى تتمكن من معرفة كيفية استخدام أموالك بالضبط.
للتلخيص: إذا ساعدت ، ستكون هناك سعادة

تعتبر خطابات الطلب جزءًا لا يتجزأ ومهمًا وضروريًا من المراسلات التجارية. من ناحية ، هذه طلبات لبقة ودبلوماسية بشأن القضايا الحالية ، ومن ناحية أخرى ، فهي أداة لتحقيق أهداف معينة من المرسل إليه. الغرض من أي خطاب طلب هو تشجيع المرسل إليه على اتخاذ إجراءات معينة ضرورية لمؤلف الرسالة. كيف تكتب خطاب طلب من أجل الاقتراب قدر الإمكان من إجابة إيجابية؟

يجب أن يتضمن أي خطاب طلب سببًا منطقيًا مدروسًا وبيانًا واضحًا للطلب. بالإضافة إلى ذلك ، يمكنك استخدام تقنيات تزيد من فعالية الكتابة.

الخطوة 1. من تسأل؟

مخاطبة المرسل إليه شخصيًا ، فمن الأفضل - بالاسم والعائلة:

"عزيزي إيفان إيفانوفيتش!" ، "عزيزي السيد إيفانوف!"

أولاً ، أنت تعبر عن احترامك للمرسل إليه ، وثانيًا ، فإن الطلب الموجه إلى شخص معين يفرض عليه مسؤولية تنفيذه. هناك حالات يتم فيها توجيه طلب إلى فريق أو مجموعة من الأشخاص. في هذه الحالة ، من المستحسن أيضًا تخصيص الاستئناف قدر الإمكان:

"الزملاء الأعزاء!" ، "أعزائي المديرين!" ، "أعزائي الموظفين الصغار!" ، "أعزائي الموظفين خدمة الأفراد!»

الخطوة 2. لماذا تتصل بي؟

امدح المتلقي. مديحًا للمرسل إليه ، فأنت تجيب على سؤاله: "لماذا توجه هذا السؤال إلي؟" لاحظ إنجازاته السابقة أو صفاته الشخصية.

"أنت دائمًا على استعداد للاستماع وإيجاد أفضل طريقة لحل مشكلة كل من توجه إليك تقريبًا. ويجب أن أعطي الفضل لك ، لقد ساعدت كثيرًا ".

"أنت الخبير الرائد في هذا المجال ...".

"لقد ساعدت الكثيرين أصعب الأسئلةفي مجال ال…".

ستسمح هذه التقنية للمرسل إليه بإلقاء نظرة فاحصة على الطلب ومحاولة إيجاد فرصة لإرضائه. يمارس الجنس معها.

المجاملة مناسبة عندما يتعلق الأمر بالطلبات غير القياسية ، عندما تحتاج إلى الفوز على المرسل إليه ، عندما تحتاج إلى الانتباه إلى مزايا وصفات معينة ضرورية ومهمة لتلبية طلبك.

من المهم جدًا عدم تجاوز الخط الفاصل بين الإطراء المجاملة والوقاحة. كن صادق.

الخطوة 3. تبرير الطلب

يجب أن يكون أي طلب مبررًا لسبب تقديمك لهذا الطلب بالذات. أدخل المرسل إليه في سياق مشكلتك.

في هذه المرحلة ، تحتاج إلى تحديد أهم ثلاث حجج للمرسل إليه. من الأفضل بناء الحجج وفقًا للمخطط: قوي - متوسط ​​- أقوى.

تأتي الطلبات بمستويات مختلفة من التعقيد ، لذلك لا يهتم المرسل إليه دائمًا بتلبية طلبات شخص ما. يحتاج إلى الاقتناع بأن تلبية الطلب يحمل فائدة محتملة:

مصلحة المرسل إليه

اعرض عليه تنفيذ بعض الفرص الجذابة المتعلقة بتلبية طلبك:

"في جميع الأوقات ، سعى الأشخاص المغامرون من رجال الأعمال ليس فقط إلى تحقيق النجاح المادي ، ولكن أيضًا لترك بصماتهم على تاريخ الوطن الأم ، لتذكر الأعمال الصالحة ، لكسب الاحترام."

« إن النشاط الناجح لأي مجتمع مهني هو أولاً وقبل كل شيء التفاهم والدعم من النقابات الصديقة والمشاركة في الأحداث والمشاريع المشتركة».

« بالطبع هدفك الكبير هو مدينة نظيفة ومريحة للناس».

أو عبر عن مشكلة وثيقة الصلة بالمرسل إليه:

"أنت ، بصفتك سيدًا حكيمًا للمدينة ، ربما تكون قلقًا بشأن مسارات الأطفال غير المنتظمة أعمار مختلفةفي الأماكن غير المناسبة لذلك مما يؤدي إلى تكرار الحوادث وزيادة جنوح الأحداث.

"كانت هناك زيادة في المكالمات الموجهة إلى إدارتك بشأن القضايا غير الأساسية ، والتي تستغرق الكثير من وقت العمل الذي لا يقدر بثمن."

أظهر كيف يمكن أن يساعد طلبك في إدراك الفرصة:

« واليوم ، عندما تعتمد بلادنا على الشباب ، من الصعب العثور على قضية أكثر أهمية ومقدسة من مساعدة الشباب والشابات من أسر مختلة. هناك أشخاص في مدينتنا يقدمون بالفعل مثل هذه المساعدة - تحت رعاية مكتب رئيس البلدية ، يعمل مركزنا الخيري "التراث" على تبرعات من سكان المدينة ، والذي يعلم المراهقين الأشقياء الحرف الشعبية ».

أو حل المشكلة:

"ستساعد معدات الأماكن المتخصصة لتسلية الأطفال من مختلف الأعمار في تقليل مستوى جنوح الأحداث وتقليل حوادث الطرق التي يتعرض لها الأطفال."

صف أهمية الطلب

عندما لا يكون هناك ما يمكن تقديمه إلى المرسل إليه أو إذا كان غير مناسب في سياق هذا الطلب ، فمن الأفضل تحديث المرسل إليه. هنا تحتاج إلى وصف الموقف بشكل كامل حسب الضرورة لفهم أهمية الطلب وأهمية تنفيذه. يجب وصف أهمية الطلب بطريقة "تأخذ الروح". إذا كان الطلب لا ينتمي إلى فئة "روحي" ، فأنت بحاجة إلى إظهار علاقات السبب والنتيجة إلى المرسل إليه ، مما يضمن أن المرسل إليه يفي بالطلب.

"اعتبارًا من (التاريخ) ، وفقًا لعقد الإيجار رقم X ، يبلغ إيجار 1 م 2 20 c.u. في يوم. على مدى الأشهر الثلاثة الماضية ، كان هناك انخفاض في النشاط التجاري بسبب عدم الاستقرار الاقتصادي والاضطرابات الاجتماعية. متوسط ​​الربح من التداول هو 10 دولارات. في اليوم ، وهو ما لا يكفي حتى لدفع الإيجار. إذا لم يتم اتخاذ أي إجراء ، فسيضطر رواد الأعمال من القطاع الخاص إلى إغلاق منافذهم ، مما قد يؤثر سلبًا على دخلك ".

وبالتالي ، يجب أن توضح للمرسل إليه أن تنفيذ الطلب يحمل احتمالية الحصول على مزايا ملموسة أو غير ملموسة.

الخطوة 4 بيان الطلب

عندما يتم تجهيز المرسل إليه ، يمكنك ذكر الطلب الفعلي. يجب أن يكون نص الطلب موجزًا ​​بدرجة كافية وواضحًا للغاية. لا ينبغي بأي حال من الأحوال أن تحتوي على غموض أو تبسيط. على سبيل المثال ، إذا كنا نتحدث عن تخفيض الإيجار ، فمن المهم الإشارة إلى أي مستوى:

"نطلب منك خفض مستوى الإيجار حتى يستقر الوضع إلى 5 دولارات أمريكية. لكل متر مربع في اليوم.

إذا كنا نتحدث عن تقديم الخدمات ، فحدد الطلب قدر الإمكان ، مع الإشارة إلى التواريخ المطلوبة ، وموضوع السعر ، وما إلى ذلك:

« لتجهيز ورشة الفخار ، تحتاج إلى فرن لإشعال السيراميك - نطلب منك مساعدتنا في الحصول عليه. تكلفة الفرن مع التركيب 998 ألف روبل».

في هذا المثالليس من الواضح تمامًا نوع المساعدة المطلوبة من المرسل إليه. من الأفضل أن تكون أكثر تحديدًا: "نطلب منكم المساعدة في شراء فرن لحرق السيراميك بتحويل 333 ألف دولار إلى حساب التسوية للشركة لإنتاج وتركيب الأفران".

أيا كان ما تطلبه ، يجب أن يعرف المستلم بالضبط متى وماذا وكم وبأي سعر تريد أن تحصل عليه. الطلب المعمم أكثر عرضة لخطر الرفض بسبب ليس لدى المرسل إليه دائمًا الوقت والرغبة في التعامل مع التفاصيل. بالإضافة إلى ذلك ، فإنك تخاطر بعدم الحصول على ما تريد عن طريق تحويل المبادرة إلى المرسل إليه.

على سبيل المثال ، كتب رواد أعمال من القطاع الخاص رسالة يطلبون فيها تخفيض الإيجار ، لكنهم لم يشرحوا إلى المستوى الذي يريدون خفض الإيجار:

"نطلب منك خفض مستوى الإيجار حتى يستقر الوضع."

ونتيجة لذلك ، حصلوا على تخفيض في الإيجار ، لكنه ضئيل (بنسبة 1٪ من الإيجار الحالي). وهكذا ، تمت الموافقة على طلبهم ، ولكن لم يتغير شيء يذكر في موقف المبادرين بالرسالة.

في بعض الحالات ، يمكن جعل نص الطلب غامقًا بحيث يبرز في النص ، لكن لا تسيء استخدام هذه التقنية.

الخطوة 5. لخص طلبك.

كرر طلبك وأكد على الفائدة التي سيحصل عليها المرسل إليه في حالة تلبية الطلب. يجب تعديل الطلب بشكل طفيف. من الأفضل بناء جملة وفقًا للمخطط: "إذا استوفيت الطلب ، فستكون سعيدًا".

"إذا قابلتنا في منتصف الطريق وتقلص إيجارفي الوقت الحالي ، بينما يستقر الوضع في المنطقة ، لن تتمكن فقط من توفير أكثر من 150 وظيفة ، ولكنك لن تتكبد خسائر عالمية بسبب النقص الكامل في الإيجار ".

ولكن قد تكون هناك خيارات أخرى:

"يمكنك أن تتأكد من أن كل روبل من تبرعاتك الخيرية ستذهب إلى قضية جيدة وتساعد أولئك الذين وقعوا في وضع صعبأن يكبر الأطفال ليصبحوا مواطنين صالحين ".

"يمكنك أن تكون على يقين من أن ابتسامة كل طفل ستمنحك الرضا الأخلاقي عن عملك الشاق ، وجهودك وجهودك هي استثمار في مواطنين جديرين وسعداء في المستقبل القريب".

الشيء الرئيسي هو تكرار معنى الطلب وفوائد تنفيذه. لا يجب أن تكون الفائدة مادية. تذكر أن المرسل إليه شخص وأن المشاعر ليست غريبة عليه.

مثال:

كان		أصبح
"نطلب منك بلطف ، أنا. إيفانوف ، رتب اجتماعًا للمتقدمين مع المدير الرئيسي لشركتك. سنكون ممتنين لمساعدتكم. مع الاحترام والامتنان ، مدير مركز التوظيف ص. بيتروف "	-	"عزيزي إيفان إيفانوفيتش! تشارك شركتك في برنامج التوجيه المهني للمتقدمين منذ عدة سنوات حتى الآن ، مما يساعدهم في اختيار مهنة. أنت ، بصفتك مديرًا لشؤون الموظفين ، مهتم بتدريب المهنيين ، ونحن مستعدون لمساعدة تلاميذ المدارس على البدء في إعداد أسياد حرفتهم. حتى الآن ، تعد مهنة المدير واحدة من أكثر المهن شيوعًا ، لكن العديد من المتقدمين ليس لديهم فكرة واضحة عن معناها. في هذا الصدد ، نطلب منك تنظيم اجتماع للمدير العام مع المتقدمين في 23 مارس الساعة 15.00 في قاعدة شركتك. بعد أن أخبرت الرجال عن أسرار المهنة اليوم ، فأنت تضع الأساس لتدريب محترفين حقيقيين غدًا. ربما في غضون بضع سنوات ، سينتقل أحدهم بشركتك إلى مستوى جديد من التطور. مع الاحترام والامتنان ، مدير مركز التوظيف ص. بيتروف "

ولا تنس تصميم الحرف - هذا هو "وجه" المنظمة. إذا كان منشئ خطاب الطلب منظمة ، فسيتم وضع مثل هذا الخطاب على ورقة ذات رأسية موقعة من الرئيس أو الشخص المخول. إذا كان الشخص عاديًا ، فيكفي الامتثال للمعايير الأساسية في ترتيب عناصر الرسالة. هذه التفاصيل مهمة للغاية من الناحية القانونية والنفسية بالنسبة للمرسل إليه وتشكيل الصورة الصحيحة للمرسل.

	-
	-	إرسال مئات العروض التجارية والطلبات وغيرها الرسائل التجاريةكل يوم ولكن لا تحقق النتيجة المرجوة برسالتك؟ لا أعرف كيف تذكير المرسل إليه بأدب وبشكل خفي بالتزاماته؟ ثم التدريب عبر الإنترنت سيساعدك بالتأكيد. "مهارات كتابة الأعمال"! يمكنك القيام بذلك في أي وقت مناسب.	-	-
	-

تعد المراسلات التجارية جزءًا لا يتجزأ من حياة كل شخص تقريبًا. في هذا الشكل يكون من الأنسب الاتصال بالسلطات والزملاء والمنظمات المختلفة. يعد خطاب الطلب أحد أكثر أنواع هذا النوع من الاتصالات شيوعًا ، لأن كل شركة قد تحتاج إلى رأي خبير في أي مجال ، أو مساعدة من مختلف الهياكل المالية أو الإدارية. ستناقش هذه المقالة كيف تحتاج بالضبط إلى كتابة خطاب طلب ، بالإضافة إلى مثال على هذا النوع من الاستئناف.

هيكل الرسالة

بالطبع ، يعتمد محتوى وهيكل خطاب العمل على من يكتبه وإلى من يتم توجيهه. لذلك ، على سبيل المثال ، يمكن لرئيس منظمة ، في إشارة إلى مرؤوسيه أو شركائه على المدى الطويل ، كتابة خطاب أقصر ، ولكن من أجل الحصول على دعم المنظمات العليا أو طلب المساعدة من مختلف المتخصصين ، غالبًا ما تحتاج إلى الكتابة طلب أطول. من الضروري إثارة اهتمام المرسل إليه وإقناعه بدعمك. لنبدأ بالإصدار الأطول.

مقدمة

بادئ ذي بدء ، تحتاج إلى إنشاء "رأس" للرسالة ، تشير فيه إلى اسم مؤسستك وتفاصيلها ، بالإضافة إلى معلومات حول من ترسل الرسالة إليه. يمكن أن يكون شخصًا محددًا (على سبيل المثال ، رئيس شركة) أو مجموعة (موظفو قسم في شركتك أو شركائك). ويتبع ذلك تحية: إذا كنت تخاطب شخصًا معينًا ، فيجب أن تخاطب بالاسم: "عزيزي إيفان بتروفيتش!". إذا كتبت إلى الفريق ، فإن النداء "الزملاء الأعزاء!" ، "أعزائي موظفي القسم!" ممكن.

سبب الطلب والغرض منه

تحتاج أولاً إلى تبرير سبب اتصالك بهذا الشخص بعينه. وفقًا لذلك ، يمكنك أن تبدأ الحرف بالعبارات التالية:

• أنت خبير بارز في ...
• لقد كنت دائمًا منخرطًا في شؤون منظمتنا ...
• قسمك يقود ...
• يمكنك حل أكثر القضايا تعقيدًا في مجال ...
• على مر السنين ، تراكمت تجربة إيجابيةالتفاعلات بين ...

• يرجع ذلك إلى حقيقة أن…
• من أجل حل الموقف ...
• لتطوير الأعمال ...
• للحصول على أفضل النتائج في ...
• لحل النزاعات ...

بيان الطلب

أخيرًا ، يجب أن تذكر طلبك بالفعل. يجب أن يكون النص نفسه موجزًا ​​، لكن يحتوي على وصف كاملما تحتاجه بالضبط حتى لا يكون لدى المرسل إليه أي أسئلة. أيضًا ، يجب أن يكون الطلب محددًا ، أي إذا كنت تطلب خدمة ، فأنت بحاجة إلى الإشارة إلى التكلفة أو الكمية الدقيقة ، والتواريخ المطلوبة ، وما إلى ذلك.

يُنصح ببدء الطلب بالكلمات التالية:

• الرجاء مساعدتنا في حل هذه المشكلة ...
• أطلب منك ...
• الرجاء إبلاغ / إرسال / إبلاغ لي ...
• أطلب موافقتك على ...

ثم يمكنك كتابة الفائدة التي سيحصل عليها المرسل إليه إذا تمت الإجابة على طلبك بشكل إيجابي أو شرح أهمية وضرورة حل مشكلتك.

مثال على الرسالة:

Dari Dobro LLC مركز مساعدة العائلات الكبيرة وذات الدخل المنخفض

إلى الرئيس التنفيذي

JSC "Chitaina" Ivanov A. G.

عزيزي الكسندر جيناديفيتش ،

تشارك شركتك دائمًا في شؤون مؤسستنا ، وتساعد في العديد من العروض الترويجية لعدة سنوات. نظرًا لحقيقة أننا في 20 أغسطس 2016 ننظم حدثًا يهدف إلى مساعدة العائلات على إعداد أطفالهم للمدرسة ، نأمل مساعدتكم. لجميع الأطفال الحق في طفولة سعيدة ، والأسر الفقيرة ، مثلها مثل أي شخص آخر ، تحتاج إلى المشاركة والدعم.

نطلب منك المشاركة في حملة "أوصل طفلك إلى المدرسة" والتفكير في تخصيص اللوازم المدرسية لها. نحن بحاجة إلى قرطاسية لـ 50 طفلاً من عائلات منخفضة الدخل.

بالطبع ، إذا وافقت على مساعدتنا ، فإننا نعدك بدورنا بالإعلان عن منتجات شركتك في إطار عملنا. دعونا نجلب الفرح للأطفال معا!

بإخلاص،

مدير المنظمة Vasilyeva N.I.

خطاب الغلاف هو نوع من خطاب العمل مطلوب لوصف حزمة المستندات المرسلة إلى المرسل إليه إذا كانت هذه المستندات لا تحتوي على جزء العنوان.

هكذا، تحميل المعلومات تغطية الحرفلا يحمل ، ولكنه يؤدي ثلاث وظائف مهمة:

• يؤكد حقيقة الإرسال ؛
• يقدم قائمة بالوثائق المرسلة والتعليمات للتعامل معها ؛
• بفضل بيانات التسجيل ، يسمح لك بتحديد تاريخ الاستحقاق.

مثل معظم خطابات الأعمال ، يتم إصدار خطاب تغطية على ورق الشركة واستلام رقم التسجيل الصادر الخاص بالمرسل. لقد قمنا بتحليل قواعد تنسيق الخطابات الرسمية بالتفصيل أكثر من مرة في المجلة ، لذلك سنركز الآن على ميزات خطاب الغلاف.

يوجد تحليل مفصل لرسالة عمل مع العديد من عينات تكوينها في مقالة "نضع خطاب عمل"

أنماط الخطاب

أساس خطاب الغلاف هو قائمة المرفقات. نص المستند قصير ومقسّم بشروط إلى جزأين:

• إخطار إرسال المستندات ،
• طلب الرد في الوقت المناسب (التعارف ، الموافقة ، إعادة نسخة موقعة ، إلخ).

يبدأ الجزء الأول عادةً على النحو التالي:

• "وفاء ... نرسل لك ..." ،
• "نحن نرسل لك ..."
• "نقدم لكم ..."

بعد ذلك ، يمكنك تحديد الغرض من إرسال المستندات: "كى يوافق", "للتعريف", "للتوقيع", "لملء"(إذا كنا نتحدث عن نموذج استبيان أو استبيان). نوصي باستخدام الكليشيهات "الإرسال إليك" أو "الإرسال إليك" ، لأن يمكنك إرسال شيء ما للمراجعة فقط ، ولكن ليس للتوقيع أو الموافقة.

يمكن أن يحتوي الجزء الثاني على الكلمات التالية:

• "الرجاء التوقيع والختم وإرسال نسخة واحدة إلى عنواننا ..." ،
• "نطلب منك التفكير والإرسال إلى عنواننا في غضون الفترة الزمنية التي يحددها القانون ..." ،
• "أطلب منكم إرسال نسخة واحدة من المحضر حسب الأصول ..." إلى عنواننا.

الدعائم "علامة وجود التطبيقات"

كما حددنا بالفعل ، فإن الشيء الرئيسي في خطاب الغلاف للمستندات هو المرفقات. لذلك ، سوف نولي اهتمامًا خاصًا لمسألة تصميم هذه الدعامة الخاصة. بغض النظر عن كيفية إعداد الطلب ، تتطلب ممارسة الاستئناف التجاري قائمة كاملة بالوثائق المرفقة بالرسالة ، مع الإشارة إلى عدد النسخ وعدد الأوراق في كل منها. بدون هذه المعلومات ، ستفقد رسالة الغلاف كل معانيها.

لذا، عندما يتم الإبلاغ بالفعل عن المستندات المطلوب إرسالها في نص الرسالة، لا يستحق إدراج أسمائهم مرة أخرى. يكفي تحديد عدد الأوراق والنسخ. انظر المثال 1.

مثال 1

جزء من النص وملاحظة حول وجود تطبيق (يشار إلى اسم التطبيق في نص الحرف)

إذا لم يتم الإشارة إلى التطبيق في نص الرسالة ، بالإضافة إلى البيانات الكمية ، يجب تحديد اسمه. إذا تضمنت الحزمة عدة مستندات ، يتم ترقيم المرفقات. انظر المثال 2.

عرض الانهيار

مثال 2

جزء من النص وعلامة حول وجود التطبيق (يشار إلى اسم التطبيق في العلامة حول وجوده)

عرض الانهيار

على الرغم من أن GOST R 6.30-2003 يقول ذلك عند إدراج عدة تطبيقات في العلامة حول توفرهاكلمة التعميم قبل النقطتين موجودة في المفرد "الملحق:" ، في مثل هذه الحالات لا نزال نوصي بكتابتها جمع"التطبيقات:" ، كما أوضحنا في المثال 2.

أولاً ، إنه صحيح من وجهة نظر قواعد اللغة الروسية. وثانيًا ، قام مطورو GOST أنفسهم لاحقًا بـ "تصحيح" عندما بدأوا في تقديم تفسيرات بشأن تطبيقه في توصياتهم المنهجية. انظر الاقتباسات من هاتين الوثيقتين أدناه. لكن الكثيرين يواصلون بعناد كتابة كلمة "ملحق:" بصيغة المفرد ، حتى لو تبعتها قائمة من عدة وثائق. لا تفعل ذلك ، وقد أوضحنا السبب.

جزء من المستند

عرض الانهيار

GOST R 6.30-2003 "أنظمة التوثيق الموحدة. نظام موحد للتوثيق التنظيمي والإداري. متطلبات التوثيق "

3.21. ... إذا كان الحرف يحتوي على مرفق غير مذكور في النص ، فاذكر اسمه وعدد الأوراق وعدد النسخ ؛ في حالة وجود عدة تطبيقات ، يتم ترقيمها:

جزء من المستند

عرض الانهيار

الوثائق التنظيمية والإدارية. متطلبات التوثيق. القواعد الارشاديةلتنفيذ GOST R 6.30-2003

3.16. ... إذا كان للحرف تطبيق غير مذكور في النص ، فاذكر اسمه وعدد الأوراق وعدد النسخ ، إذا كان هناك عدة تطبيقات ، فسيتم ترقيمها:

تم العثور على تناقضات أيضًا فيما يتعلق بكيفية كتابة كلمة "تطبيق" في نص الرسالة:بحرف صغير أو كبير ، بعلامة "لا" أو بدونها. الحقيقة هي أنه يمكنك الإشارة إلى اسم المستند المرفق في نص خطاب الغلاف بطرق مختلفة ؛ قارن نفسك ، بالنظر إلى المثال 3: في الحالة الثانية ، من المناسب الإشارة بين قوسين إلى أن المستند عبارة عن تطبيق ، وفي الحالات اللاحقة نوضح كيف يمكن القيام بذلك بطرق مختلفة. جميع الخيارات صحيحة ، من المهم فقط الالتزام بالتوحيد في الحرف. ومن الأفضل تحديد خيار واحد وإصلاحه في التعليمات الخاصة بالعمل المكتبي لمؤسستك (أو أي قانون تنظيمي محلي آخر بشأن قضايا مماثلة) ، ثم سيكون هناك توحيد في جميع المستندات وسيكون هناك ارتباك أقل بين المؤدين.

مثال 3

طرق مختلفةتحديد اسم التطبيق في نص الرسالة

عرض الانهيار

بالنسبة للتطبيق المرتبط ، يمكن حذف عدد الأوراق (مثال 4).

مثال 4

وصف التطبيق المرتبط

عرض الانهيار

عندما يكون هناك العديد من التطبيقات التي يكون من الأنسب إدراجها في ورقة منفصلة (ستسمى "جرد المرفقات بالرسالة من ... لا ...") ، فسيكون من الكافي الإشارة إلى هذا جرد في الرسالة (مثال 5).

مثال 5

إذا كان هناك العديد من التطبيقات ، فمن الملائم إدراجها في قائمة جرد منفصلة

عرض الانهيار

إذا أرفقت بخطابك خطابًا آخر يحتوي على مرفق خاص به ، فأنت بحاجة إلى إبلاغ المرسل إليه بهذا (مثال 6).

مثال 6

مرفق الرسالة له مرفق خاص به

عرض الانهيار

أخيرًا ، إذا كانت رسالتك موجهة إلى عدة مؤسسات في وقت واحد ، وكان المرفق موجهًا إلى واحدة فقط منها (يتلقى الآخرون خطابًا للعلم فقط) ، فيجب ذكر ذلك أيضًا (مثال 7).

مثال 7

يتم إرسال المرفق إلى مستلم بريد إلكتروني واحد فقط من بين عدة مستلمين

عرض الانهيار

يتم وضع علامة على وجود المرفقات أسفل نص الرسالة وفوق التوقيع. عادةً ما تكون هذه المسافات (المسافات البادئة) متساوية وتساوي تقريبًا 2-3 أسطر (يظهر هذا جيدًا في تصميم العينة للحرف بأكمله في المثال 9).

بواسطة قاعدة عامة، إذا كان المستند يحتوي على مرفقات ، فسيتم وضع علامة عليه حول وجودهم أسفل النص وفوق التوقيع ، وعلى المستندات المرفقة (لكل منها في الجزء العلوي الأيمن من الورقة الأولى) يتم كتابة أي مرفق به وثيقة هم (مع تعيين رقم الطلب ، إذا كانوا عدة) ، كما في المثال 8.

المثال 8

رقم الطلب وبيانات المستند الرئيسي في ورقة واحدة من التطبيق

عرض الانهيار

لكن خطاب الغلاف له وظيفة محاسبية للمستندات المرسلة ، ويعمل كنوع من جرد المرفقات بالمغلف ، ولكن يتم إرسال المستندات المسماة في مثل هذه الرسالة مثل المرفقات بالفعل. إذا كان للرسالة وظيفة مختلفة (على سبيل المثال ، كان عرضًا ، وتقديم عرض لتوقيع اتفاقية وإدراج شروط التعاون المقترح) ، فسيكون الخطاب هو المستند "الرئيسي" في المعنى ، والمستندات المرفقة سيساعدها فقط على أداء وظيفتها. لكننا نتحدث عن خطاب تغطية ، وفي هذه الحالة يجب ألا "تفسد" المستندات المُعاد توجيهها بمعلومات حول "جرد الظرف" - أي لا تحتاج إلى تمييزها بهذا الشكل!

التوقيع والتسجيل مع المرسل

الموقع على خطاب العمل هو المسؤول نفسه كما هو الحال في المراسلات التجارية العادية (كقاعدة عامة ، إما رئيس المنظمة أو مدير أعلى مفوض). إذا كنا نتحدث عن إرسال مستندات المحاسبة الأولية ، فيمكن لكبير المحاسبين أيضًا توقيع الخطاب.

حتى لا يلجأ مستلم الخطاب لاحقًا إلى موقعه مع جميع الأسئلة التوضيحية (المشار إليها بالرقم 1 في المثال 9) ، يجب أيضًا الإشارة إلى المؤدي في هذه الوثيقة (المرجع نفسه ، انظر الرقم 2).

قبل إرسال خطاب الغلاف ، تحتاج إلى تعيين رقم صادر (يشار إليه بالرقم 3).

وسيقوم المرسل إليه بتخصيص رقمه الوارد له عند تسجيل حقيقة استلام المستند ، بينما يمكن الإشارة إلى تاريخ الاستلام والرقم الوارد عليه (بخط اليد أو بختم كما في المثال 9 - انظر الرقم 4) .

المثال 9

تغطية الحرف

عرض الانهيار

المثال 11

نموذج خطاب التقديم للمتقدمين الأفراد

عرض الانهيار

مفاجأة للمتقدمين - الأفراد

تنطبق الحاجة إلى كتابة خطاب تغطية للمستندات على الجميع ، بغض النظر عما إذا كانت منظمة أم فردي. في هذه الأثناء ، عندما يأتي شخص عادي إلى المنظمة ، كقاعدة عامة ، لا تتم كتابة أي خطاب لمرافقة مستنداته. إنه لأمر مؤسف ، لأنه سيكون من الأنسب لك عدم حفظها وإصلاحها بنفسك بطريقة ما ، ولكن الحصول على المعلومات التي يكتبها الزائر: من ، وما هي المستندات ، وإلى أي من موظفيك ، ولماذا تنتقل. إذا كنت تتعامل بشكل منهجي مع الأفراد ، لا سيما في عدد من القضايا النموذجية ، وفي نفس الوقت تتلقى مستندات منهم يجب على مؤسستك أن تفعل شيئًا معهم ، فإننا نوصيك بتطوير نموذج خطاب تغطية لمثل هذه الحالات واطلب منه ذلك املأ كل زائر. انظر إلى نموذج النموذج في المثال 11.

ستقوم بتسجيل النموذج المكتمل وإعطاء نسخة من الخطاب مع الرقم الوارد لمقدم الطلب ، وإرسال حزمة المستندات المستلمة منه على طول الطريق المناسب. بعد ذلك ، بعد الاتصال للاستفسار عن مستنداته ، لن يسأل الشخص بعد ذلك عن "الكوخ في Malinovka" ، ولكن عن حرف معين به فهرس فريد.

الرجاء الرد خلال وقت محدد

ترغب العديد من المنظمات في تحديد الموعد النهائي للمرسل إليه فورًا في خطابات الغلاف الخاصة بهم ، ويمكن أن تختلف الأساليب من الأدب "الرجاء التوقيع على المستندات وإعادتها في غضون عشرة أيام"إلى حتمية "مدة الرد على الرسالة 5 أيام عمل".. هل يستحق الأمر أن تكتب هكذا؟ وكيف نتفاعل مع مثل هذه الظروف؟

أذكر ذلك وفقًا لقواعد تداول الأعمال. يجب تذكر هذا المعلم إذا لم يكن هناك موعد نهائي آخر في خطاب الغلاف.

فقط منظمة متفوقة ومسيطرة أو أي منظمة وكالة حكومية، ملزم لك وثيقة معيارية. يمكن للأطراف أنفسهم أيضًا الاتفاق وتوثيق الالتزامات التي تم التعهد بها طواعية:

المثال 10

يمكن تحديد الموعد النهائي للرد على خطاب في العقد.

عرض الانهيار

وينص الاتفاق على إجراء إلزامي قبل المحاكمة لحل النزاعات والخلافات. يلتزم الطرف ، الذي يعتبر أن حقوقه بموجب هذه الاتفاقية قد انتهكت ، بإرسال مطالبة مكتوبة ومعللة إلى الطرف الآخر. الطرف الذي تلقى ادعاءً مكتوبًا ومسببًا ملزمًا بالنظر فيه وتقديم رد مكتوب مسبب في غضون 10 (عشرة) أيام التقويممن لحظة استلامها ...

عندما تتواصل الشركات ذات المكانة المتساوية (إذا لم يكن أحد فوقها قد سبق له فعل ذلك أو لم يضع هو نفسه قواعد التفاعل) ، يمكنك أن تطلب تسريع الإجابة ، لكن هذا يتطلب سببًا وجيهًا. على سبيل المثال: "يرجى إرسال الاستبيان المكتمل في غضون أربعة عشر يومًا ، حيث يتعين علينا تقديم رد إلى وزارة الصحة في الاتحاد الروسي بحلول 01.10.2013". الأوامر في مثل هذه الحالات غير صحيحة ، بما في ذلك من وجهة نظر آداب العمل.

تخزين خطابات الغلاف

يصبح خطاب التغطية غير ضروري بمجرد أن يلتقط المقاول طلباته ويتأكد من اكتمالها. من الآن فصاعدًا ، سيستمر العمل عليها ، ويجب وضع علامة على الحرف كمكتمل ووضعه في الملف.

غالبًا ما يطرح السؤال حول كيفية تخزين خطابات الغلاف والمرفقات بها: بشكل منفصل أو معًا؟ عادةً ما يتم وضع مرفق برسالة في حالة خاصة محجوزة خصيصًا لهذا النوع من المستندات. لا يوجد مكان لخطابات الغلاف: يتم تخزين أعمال العمل المنجزة والفواتير والعقود والعديد من المستندات الأخرى بشكل منفصل وغالبًا لفترات زمنية مختلفة.

يجب أن تؤخذ هذه النقطة في الاعتبار عند تجميع تسمية القضايا. تقوم بعض الشركات (بكمية صغيرة من تدفق المستندات) بإنشاء ملف "Cover Letters" واحد ووضع جميع الأحرف من هذا النوع فيه ، بغض النظر عما تم إرفاقه بها. يتعين على الآخرين إنشاء عدة ملفات من خطابات الغلاف ووضعها في مصطلحات حالات التقسيمات الهيكلية. بعد ذلك ، على سبيل المثال ، ستنتقل الاتفاقية المرسلة إلى ملف "اتفاقيات الخدمة" ، ورسالة الغلاف الخاصة بها - إلى ملف "رسائل الغلاف الخاصة بالعقود الخاصة بالأنشطة الأساسية".

يحدث أيضًا أن تظل الرسالة مخزنة في الشركة ، لكن المرفق لا يزال كذلك. ينطبق هذا ، على سبيل المثال ، على مسودات المستندات (كما في المثال 9). مشروع اللائحة ليس وثيقة حتى الآن ومن المرجح أن يتم تصحيحه أكثر من مرة ، وليس من الضروري الاحتفاظ به.

كما ترى ، لا يوجد شيء معقد في كتابة خطاب التقديم ، ولكن يمكن أن يوفر ليس فقط المستندات الخاصة بك ، ولكن أيضًا الوقت.

قد تحدث صعوبة طفيفة ، كالعادة ، عندما تقوم الشركة بتنفيذ القاعدة لإعداد وتقديم للشحن مع حزمة من المستندات خطاب تغطية تم تنفيذه بشكل صحيح. ولكن تم حل هذه المشكلة بكل بساطة من خلال وضع هذه القاعدة في قانون تنظيمي محلي. ومن الصعب المبالغة في فوائده.

الحواشي

عرض الانهيار