Проба на Word за протокол от срещата. Характеристики на документирането на работата на постоянните колегиални органи. Извлечение от протокола

Едно от свещените задължения на секретаря е подготовката на срещи, конференции и сесии, инициирани от мениджъри на различни нива. В повечето случаи секретарят води и протоколи за такива събития. В тази статия ще ви кажем как да направите тези процеси по-ефективни.

За да започнете да говорите за протокол, първата стъпка е да говорите за подготовката на срещата. Преди такова събитие е важно да обмислите дневния ред, да определите състава на участниците и да се запознаете с докладите на всички лектори и други материали. Всичко това ще изисква допълнителни усилия, но в резултат поддържането на протокола ще бъде много по-лесно.

КАК ДА СПЕСТИМ ВРЕМЕ?

Според различни проучвания от 10 до 50% от работното време на ръководителя на организацията и другите служители могат да бъдат изразходвани за срещи. За да намалят разходите за време, инициаторите, организаторите и участниците в срещи трябва да запомнят следните правила:

Обсъждайте на срещата само въпроси, които не могат да бъдат разрешени по време на работа.

Ограничете броя на участниците в срещите. Тя е право пропорционална на продължителността на събитието. Ако продължителността на среща с 5 служители е 1 час, тогава при брой на участниците 10 или повече тя най-вероятно ще продължи 2 часа или повече.

Подгответе предварително информационни материали за срещата. Изчисления, аналитични справки, таблици, графики, доклади, фото и видео материали, презентации, мостри на продукти, експертни становища трябва да бъдат предоставени от специализирани специалисти. Но секретарят на срещата е отговорен за проверката на готовността на материалите. Затова ден-два преди събитието трябва:

а) с помощта на отговорни лица, които ще правят презентации, съставете списък на всички информационни материали;

б) получават от отговорни лица материали, направени в в електронен формат(например презентации, обяснителни бележкии т.н.);

в) получават разпечатани резюмета и текстове на доклади от отговорни лица.

За всеки въпрос назначавайте по един отговорен служител, дори когато група хора трябва да изпълняват задачата.

Не губете време да разобличавате виновниците. Не забравяйте, че основната цел на всяка среща е да обсъдите дневния ред и да вземете решения по него.

ДНЕВЕН РЕД

Това е списък с въпроси, които се предвижда да бъдат обсъдени на срещата. Те се определят от председателстващия събранието. Секретарят обаче също може да участва в този процес.

Използвайте следните насоки, когато разработвате своя дневен ред:

• Разделете темите на срещата, които са твърде широки, на няколко подтеми.При необходимост отговорните лица могат да проведат подготвителни срещи за всяка подтема.

Например среща, насрочена за края на месеца на тема „За изпълнението на планираните показатели от основните производствени цехове“, трябва да бъде предшествана от поредица от малки срещи в цеховете: „За изпълнението на плана от леярски цех”, „За изпълнението на плана от снабдителния цех”, „За изпълнението на плана от машинния цех”, „За изпълнението на плана от монтажния цех.” Или среща на тема „За внедряването на ERP система в предприятие“ трябва да бъде предшествана от няколко срещи: „За проблемите на внедряването на ERP система в производството“, „За осигуряване на комуникация между ERP системата и 1C в счетоводството ”, „Относно техническата поддръжка на ERP системата и преноса на данни” и др.

• Поставете на дневен ред въпроси с еднаква важност, обединени от обща тема.. Например осигуряване на транспорт, процедура за доставка до склада, изпращане и извозване Завършени продуктиот територията на предприятието.

На дневен ред могат да бъдат поставени и по-широк кръг от взаимосвързани проблеми. Например те могат да включват:

Закупуване на нова производствена линия;

Технологична подготовка на производството;

Извършване на промени в конструкторска и технологична документация във връзка с придобиване на ново оборудване;

Модернизация на производствени сгради и развитие на машинни връзки;

Логистична поддръжка на производството.

В същото време реконструкцията на пропускателния пункт на фабриката или организирането на електронни плащания за пропуски в столовата на фабриката явно не си струва да се обсъжда на тази среща.

Ясно е, че секретарят не винаги може да влияе върху съдържанието на дневния ред. Събранието се свиква от ръководителя, който очертава и кръга от въпроси. И ако мениджърът включи в дневния ред на една среща закупуването на нова производствена линия за производство на отливки и организирането на ден за пролетно почистване за почистване на територията, тогава може да не е възможно да го убедите. Но от ваша страна можете да предложите да пренесете дискусията за организиране на почистване на друга среща, например, като я комбинирате с въпроса за боядисване на фасадата на сграда или с провеждане на тържества по случай рождения ден на организацията.

• Съставете дневен ред само от онези въпроси, които са от компетентността и сферата на отговорност на участниците в срещата. Например, ще бъде безполезно да се обсъждат проблеми с доставките в отсъствието на ръководителя на службата за доставки.
• Ограничете броя на темите и точките в дневния ред. Трябва да има толкова много от тях, колкото могат да бъдат ефективно обсъдени и решени в рамките на определения период от време. Например, за 1 час среща можете да обсъдите от 1 до 5 въпроса, в зависимост от мащаба на обсъжданите теми и качеството на подготовката на срещата.
• Включете в дневния ред отчет за задачите и указанията, дадени на последното заседание, ако срещите са обединени от обща тема и състав на участниците. Бъдете готови за това, че дори и да няма такава точка в дневния ред, председателят може да я внесе със своя авторитет. Ето защо е по-добре да разпечатате списъка с инструкции предварително - председателят, отговорното лице и секретарят трябва да го имат.

УЧАСТНИЦИ В СРЕЩАТА

Общи изисквания към участниците в събитието:

Компетентност и интерес към въпросите от дневния ред;

Достатъчно висока позиция за вземане на решения и даване на инструкции на подчинените въз основа на резултатите от срещата.

Съставът на участниците може да се промени по време на събитието. Ако в дневния ред има теми, които засягат всички участници в срещата, и въпроси, които се отнасят само за някои от тях, тогава трябва първо да ги обсъдите общи въпроси. В края на тази част от срещата служителите, които не участват в по-нататъшно обсъждане, могат да бъдат освободени.

Как да уведомим всички

Информирайте всички участници в срещата относно дата, час, място, тема на събитието.

Можете да съобщите за среща чрез телефонно обаждане, SMS съобщение, имейл (с известие за доставка и четене) или лично посещение.

Ако някой от участниците не е на работа различни причини(годишен отпуск, временна неработоспособност, командировка и др.), е необходимо да се установи причината за отсъствието и да се напомни на служителя, който замества отсъстващия съгласно схемата за заместване, че трябва да присъства на срещата.

Също така може да бъде полезно да поставите изскачащ прозорец в календара на вашия компютър, като например „напомнете на вашия заместник да присъства на срещата“.

Информация за това кой е бил уведомен за срещата и кога може да се въведе в таблица (Пример 1).

ПРИМЕР 1

Уведомяване на участниците в срещата

Срещата ще се проведе на 24.06.2017 г. от 11:00 часа в кабинета на директора по обществените поръчки.

Тема: Сключване на договори с доставчици за второ полугодие на 2017г.

Разпределение на местата за участниците в срещата

Не забравяйте да подготвите схема за сядане за участниците в срещата, ако ще присъства следното:

Висши служители (град, област, територия, република, федерация);

Собственици транснационални корпорациии стопанства и др.;

Представители на партньорски организации.

Ако е възможно, на секретаря се определя място на отделна маса до масата на председателя (Пример 2).

Пример 2

Схема за сядане

Карти с имена

На масите срещу съответните места е необходимо да поставите карти с имена с позицията и (или) пълното име. всеки участник. Най-простият вариант е лист хартия, сгънат в „къща“ (фиг. 1)

Ориз. 1.Карта с име на участник в срещата

Значки

В особено критични случаи е необходимо да подготвите значки (нагръдни карти), на които трябва да посочите:

ПЪЛНО ИМЕ. участници;

Техните позиции;

Името на организацията, която всеки участник представлява;

Населеното място, в което се намира посочената организация.

Значката може също да включва:

Лого на организацията, която участникът представлява;

Лого (емблема) на събитието (срещи, конференции и др.).

Можете да използвате значки с ремък или щипка. Продават се в магазини за канцеларски материали и канцеларски материали.

Можете сами да проектирате вложки с текст, след което да ги отпечатате на принтер, да ги изрежете с ножица и да ги поставите в значки (фиг. 2).

Ориз. 2.Вътрешно проектирана вложка за значка

Ако са отделени достатъчно средства за подготовка, вмъкнати карти могат да бъдат поръчани от организация, която предоставя услуги за печат. А за редовни вътрешни срещи баджовете изобщо няма да са необходими.

ПРОДЪЛЖИТЕЛНОСТ НА СРЕЩАТА

На различни видовесрещите са разпределени различни количествавреме. Например една сутрешна среща за планиране може да отнеме около половин час, докато междурегионална среща по конкретен въпрос може да отнеме целия ден.

Продължителността на срещата трябва да бъде планирана предварително. Всички участници трябва да знаят началния и крайния час на събитието. Това ще ви помогне да работите бързо и ефективно, за да не се налага да закъснявате.

Почивки

Ако продължителността на срещата надвишава астрономически час (60 минути), тогава е необходимо да се правят почивки след всеки учебен час (45 минути).

При особено дълги събития могат да се осигурят паузи, по време на които на участниците се предлагат закуски (сандвичи, плодове, сладки) и напитки (чай, кафе, сокове, минерална водаи т.н.).

Когато нивото на срещата е ниско и до стаята, в която се провежда срещата, има охладител, кафемашина и съдове за еднократна употреба за посетителите на офиса, тогава участниците в срещата ще могат да си налеят кафе, чай или вода.

Бутилки с вода и чаши могат да бъдат поставени предварително на масите, на които седят участниците в срещата - тогава те могат да утолят жаждата си не само по време на почивка, но и по всяко време. По-добре е да не слагате храна на масите. Ще бъде неудобно, ако някой от участниците изпусне сандвич върху бизнес документи или разлее кафе.

По-добре е да поставите масата със закуски и напитки в отделна стая. Обикновено това се прави от секретаря, но само ако той не води протокол. Когато секретарят не може да напусне стаята по време на среща, друг служител, определен като отговорен за това, трябва да организира почивка. Или, алтернативно, секретарят подготвя всичко за кафе паузите преди началото на срещата. По правило е невъзможно да се направи без асистенти на разширени срещи.

Времева рамка

Продължителността на събитието трябва да бъде регламентирана. Председателят на събранието следи за спазването на това правило.

Когато планирате срещата си, не забравяйте да вземете предвид времето, необходимо на всеки говорител да говори и всеки въпрос, който ще бъде обсъден.

Проверете при председателя правилата за всяка реч.

Планирайте почивки, ако е необходимо.

Съберете всички периоди от време на калкулатора и добавете към получената сума

Председателят трябва да бъде уведомен колко време може да продължи срещата. Ако той е съгласен с тази цифра, правилата трябва да бъдат доведени до знанието на всички участници; ако не, ще трябва да се направят корекции и да се докладва отново на председателя.

След съгласуване дневният ред с времеви ограничения се изпраща на всички участници в срещата (Пример 3).

ПРИМЕР 3

Дневен ред със срокове

ПРОТОКОЛ ЗА СРЕЩА: 5 ОСНОВНИ СТЪПКИ

протоколдокументират както дейността на постоянните колегиални органи (комисии, комитети, съвети и др.), така и временните колегиални органи - различни заседания, конференции, семинари и конференции.

Разграничават се следните типове протоколи:

. Кратък протокол- документ, в който е записано пълното име. и позиции на участниците в срещата, нейната тема, основни въпроси, резюмедоклади, взети решения, списък със задачи за всяко отговорно лице. Такива протоколи обикновено се водят на оперативни съвещания.

. Пълен протокол, в допълнение към всичко по-горе, включва подробни записи на всички изказвания, становища, изменения и други нюанси на дискусията. Този документ ви позволява да възстановите подробна картина на срещата.

Формата на водене на протокол се избира от председателя на заседанието или ръководителя на предприятието.

Под формата на приложения са подготвени текстове на изказвания и други материали, подготвени за срещата. Те трябва да бъдат посочени в текста на протокола.

Секретарят отговаря за това колко точно и пълно се записва ходът на срещата. Тази отговорност не може да се подценява, тъй като протоколът е единственият документ, който отразява всички изказвания, дискусии, коментари и взети решения, които трябва да бъдат изпълнени. По време на срещата участниците може да не чуят нещо или да нямат време да го запишат. Това ще бъде лесно да се възстанови, като се обърнете към протокола.

Стъпка 1: подготовка на работното място

За да улесните воденето на минути, преди срещата да започне:

. Изберете своето място в залатакъдето ще се проведе събитието. Трябва да се вижда лично от всички участници, изказванията на председателя, ораторите и „репликите от залата“ трябва да се чуват ясно (вижте схемата на местата в Пример 2).

. Поставете на бюрото си списък с участниците в срещата, като посочите пълните им имена. и позиции, както и схема за сядане. Преди да започне срещата, би било добра идея внимателно да проучите кой къде седи и след това да разгледате диаграмата, ако е необходимо.

. Запасете се с офис консумативи. Вземете със себе си 2-3 химикалки, 2 молива, 2 гуми.

. Проверете дали офис оборудването и другите устройства работят: часовник, диктофон, видео камера (ако има такава). Не забравяйте захранващия кабел и резервните батерии или акумулаторните батерии.

Преди срещата опреснете паметта си за основните моменти от всички доклади.

Стъпка 2: Запишете напредъка на срещата

В допълнение към материалите, подготвени за заседанието (текстове на доклади, изказвания, справки, проекторешения, дневен ред, списъци на участниците и др.), Протоколът се съставя въз основа на звукозаписи, видеозаписи, стенограми или груби ръкописни бележки. които се съхраняват по време на срещата.

Как да си водим груби бележки?

1. Подгответе листове за черновата на протокола- техният брой зависи от обема на дневния ред. На първия лист напишете датата на срещата, нейната тема, номер на протокола, списък на участниците, дневен ред (Пример 4).

ПРИМЕР 4

Проект на протокол от заседанието. Лист №1

Напишете въпросите, поставени за обсъждане, на отделни празни листове хартия, оставяйки достатъчно място за бележки:

Лист № 2: „За състоянието на работата по сключване на договори за доставка на цветни и черни метали.“ Доклад на Прохоров П.Д.;

Лист №3

Лист № 4: „Относно транспортната подкрепа за доставките.“ Доклад на Медведев В.Ю.;

Лист № 5: ... (попълва се по време на срещата);

Лист № 6: „За състоянието на сетълментите по сключени и изпълнени договори за закупуване на суровини и материали.“ Доклад на Фомина К.Д.;

Лист № 7: ... (попълва се по време на срещата);

Лист № 8: „За сключване на споразумения с Amethyst LLC за доставка на стомана и сплави на ESPZ OJSC.“ Предложения от Telegin I.I.;

Лист № 9: ... (попълва се по време на срещата).

2. Проверете дали присъстват всички участници в срещата.Зачертайте с молив отсъстващите в проектопротокола - може би са закъснели. Разберете причините за отсъствията и закъсненията след срещата.

Запишете часа на пристигане на закъснелите директно в текста на протокола в скоби:

В този случай ще се знае точно кои от присъстващите и какво точно са пропуснали по време на срещата.

3. Попълнете полето „СЛУШАНО“.. На първия лист от черновата и на листовете със съответните заглавия на докладите записвайте последователно трите си имена. и позиции на лектори, теми на изказвания и тяхното резюме. Трябва да запишете само основна информация: дати, числа, факти. След това сравнете бележките с предоставените текстове на изказвания (теза). Ако откриете някакви несъответствия, уведомете председателя на събранието.

4. Въведете елемента „ИЗПЪЛНЕНО“(ако е необходимо). Тази позиция се попълва, когато прогресът на лекторите е прекъснат от коментари, въпроси и възражения от други участници. В пълен протоколВсяка такава забележка трябва да се записва незабавно, особено ако е придружена с фразата: „Моля, впишете го в протокола“. Например:

Факт е, че всяко изявление може да промени хода на срещата и впоследствие може да се наложи да се подчертае моментът, когато и защо това се е случило.

В кратък протокол

В съвременната управленска практика изготвянето на протоколи от заседания е необходимо за документиране на работата на заседанията под ръководството на мениджъри от различен ранг. Протоколите се използват и за записване на заседанията, конференциите и семинарите. Пример и всички необходими правила за изготвяне на протокол от среща са по-нататък в нашата статия.

В тази статия ще прочетете:

• Защо протоколът от организационна среща е важен?
• Каква форма на протокол от заседание е най-предпочитана?
• Какви нюанси включва протоколът от заседанието на съвета на директорите?
• Каква форма на протокол от срещи трябва да използвате?
• Как се обработват протоколите от срещите?
• Къде да намерите образец за попълване на протокол от среща
• Къде се препоръчва да се съхраняват протоколите от срещите?

Защо ви е необходим протокол от срещата?

Необходим е протокол за резултатите от действие на колегиалното ръководство, за да се документира минало обсъждане на проблеми и взети решения.

Спешно проверете партньорите си!

Знаеш ли това При проверка данъчните власти могат да се хванат за всеки подозрителен факт за контрагента? Затова е много важно да проверявате тези, с които работите. Днес можете да получите безплатна информация за минали проверки на вашия партньор и най-важното - да получите списък с установени нарушения!

Съставянето на протокол от среща в домашното деловодство се практикува от началото на 18 век. Тогава за първи път започнаха да обсъждат въпроса, преди да вземат решение. Исторически протоколът е бил:

– информационен документ (документиращ хода на дискусията);

– административен документ (фиксиращ взетото решение въз основа на резултатите от обсъждането).

Съставянето на протоколи в съвременната управленска практика е предвидено за документиране на дейностите на срещи под ръководството на мениджъри от различен ранг. Протоколите се използват и за записване на заседанията, конференциите и семинарите.

Решението за необходимостта от изготвяне на протоколи се взема на заседания от ръководителя, който ги назначава. Ако по време на срещата ще има дискусия за информиране на служителите по определен въпрос за изясняване на предварително взето решение, тогава може да не е необходимо да се съставя протокол от срещата. Изготвянето на протокол обаче може да се наложи и на оперативно заседание. В този случай се записват данни за състава на присъстващите, изразените предложения или мнения.

Как да постигнем изпълнението на договореностите, приети на срещата

Александър Шувалов, изпълнителен директорКомпания Tule Center, Москва

Дори и с правото организация на срещата, спазвайки установения регламент, дневен ред и конструктивни убеждения, не винаги се осигурява желаният резултат - компанията не успява да осъществи фундаментални промени, сякаш срещата изобщо не се е състояла. Този проблем не е причинен от мързела на служителите. Необходимо е да запомните сериозния проблем с незаписването на споразумение на среща.

Така че в резултат инструкциите и решенията след срещата просто висят във въздуха. Мнозина са готови да възразят, като твърдят, че записваме цялата информация в дневници. Но ситуациите са много чести, когато служител е „забравил“ нещо, не го е записал или го е объркал. След среща човек забравя за информацията, обсъждана на срещата.

Ето защо съставянето на протокол от срещи отдавна се е превърнало в обичайно и задължително правило за мен. За целта секретарят е преминал съответния курс. Съхраняваме протоколи от всички срещи в нашия архив.

След срещата е необходимо да напомните на всички служители за инструкциите - чрез имейл или записи в CRM системата и други програми, използвани в компанията.

Трябва ли да водя протокол от срещата в специален формуляр?

В литературата по офис мениджмънт има твърдение, според което протоколите от заседанията се съставят на общ формуляр. Общата форма за съставяне на протоколи и други документи обаче не се използва от всички фирми. Основно се използва от органи държавна власти местните власти. Всъщност, съгласно нормативните правни актове, тези органи трябва да използват формуляри с изображението на герба (държава, герб на субекта Руска федерацияили община), изработени по типографски начин. Други организации имат право независим изборметод за изготвяне на формуляри за протоколи от срещи.

Ако една компания не работи с печатни формуляри за протоколи от срещи, тогава изборът се прави в полза на компютъризирани шаблони за формуляри - по-удобно е да се работи с конкретни типове шаблони за формуляри - писма, инструкции, заповеди, бележки, протоколи и други видове документи.

В този случай не се изисква общ формуляр. За да разработите шаблони за формуляри, трябва да вземете предвид разпоредбите на стандарт 6.30-2003 „Унифицирани системи за документация. Единна система за организационна и разпоредителна документация. Изисквания за изготвяне на документи“ (раздел 4 „Изисквания към формулярите на документи“).

Как се съставя протокол от среща

1) Заглавна част на протокола. Той съдържа следните подробности:

– пълно име на организацията;

– вид на документа (ПРОТОКОЛ);

– номер и дата;

– място на съставяне на протокола;

– заглавие на текста.

Името на организацията трябва да бъде посочено заедно с правната форма. То трябва да съответства на официалното име на организацията (посочено в правилника или устава на организацията). Също така е необходимо правната форма да се посочи изцяло, а не като съкращение.

• Обучение за продажби: Какво трябва да знаете, преди да започнете

Ако фирмата има официално регистрирано съкратено наименование, то може да бъде посочено в реда по-долу пълно име- в скоби. Ако фирмата има по-висока организация, името на последния е посочено над името на организацията, съставяща документа (препоръчва се в съкратена форма).

Например:

публична корпорация
Агенция "Разпространение, обработка, събиране на печат"
(АД Агенция "Роспечат")

Затворено акционерно дружество "Нови технологии"

Датата на протокола е денят на събранието. Ако продължителността на срещата е била няколко дни, тогава датите от началото до края на срещата са посочени в датата на протокола (а не само датата на подписване на протокола), която може да бъде съставена няколко пъти. дни след самата среща).

Протоколът се номерира в рамките на една календарна година, така че номерът (индексът) на протокола се представя от поредния номер на заседанието. Назначава се отделно за всяка група протоколи, съставляващи дружеството - отделно се номерират протоколи от заседания на дирекцията, протоколи от общи събрания на акционерите, протоколи от събрания на трудовия колектив и протоколи от заседания на техническия съвет.

Място на съставяне - посочването му е важно в случаите, когато събранието се провежда в др местност, а не по местонахождението на фирмата. Местоположението на съставянето се посочва с оглед на административно-териториалното деление, допускат се само общоприети съкращения.

Заглавието на текста съдържа в протокола указание за вида на колегиалната дейност (среща, конференция, сесия и др.) и наименованието на колегиалния орган в основния случай. Например срещи на трудовия колектив или срещи на ръководители на структурни звена.

Детайлите на заглавната част могат да бъдат поставени в ъгъл или надлъжно. Правото на избор подходящ вариантсе задържа от компанията.

2) Уводна част на текста. След заглавието се вписват инициалите и фамилиите на председателя и секретаря на събранието. Необходимо е да се има предвид, че председател в протокола е длъжностното лице, което води заседанието, съгл щатно разписаниедлъжността му не е посочена в текста.

Секретарят отговаря за организирането на събранието, документирането на дейността му, съставянето и архивирането на протокола. Не е необходимо секретарят на събранието да е служебен секретар. В крайна сметка това служебно задължениеза служител може да бъде допълнително. Ако се извършва постоянно, е необходимо да се регулира описание на работата. тази работаповерени на служителя от ръководителя, ако се изпълняват като еднократна задача.

Председател – Панков Ю.П.

Секретар – Егорова Д.Л.

Присъстват: Беспалов A.D., Корнеев N.R., Лунков E.N., Маринина E.M., Устинов A.K.

Поканен: изпълнителен директор на OJSC SMU № 15 Шувалов T.B., финансов директор на OJSC SMU № 14 Османова M.T.

След думата „Настояще“ на нов ред пишем азбучен рединициали и фамилии на длъжностните лица на дружеството, участващи в събранието. Ако служители на организацията са поканени да участват в срещата, те трябва да бъдат изброени в раздела „Поканени“ по азбучен ред (фамилия и инициали), без да се посочва тяхната длъжност. Когато в срещата участват представители на други организации, също е необходимо да се посочат длъжностите и имената на фирмите.

Списъкът на присъстващите участници и поканени се отпечатва с един ред. След това се оставя празен ред и дневният ред се отпечатва на един ред. Прието е основната част от текста да се отпечатва през 1,5 реда.

• Споразумение за услуга: образец, типични грешки

Съставянето на списък на участниците е задължение на секретаря. Списъкът се съставя предварително според указанията на мениджъра. Този списък се коригира в деня на събитието в зависимост от действителната наличност на официални лица.

Ако се съставя протокол от заседание на разширен (с участието на повече от 15 души) или постоянен колегиален орган, имената на участниците не се изброяват, но се посочва общият им брой. Това количество се определя въз основа на регистрационните данни - в този случай регистрационният списък е включен в приложенията към протокола. В този случай протоколът от заседанието отразява следните данни:

Присъстват: 19 души (списъкът е приложен).

В уводната част на протокола се посочва дневният ред. Съдържанието на дневния ред се определя от ръководителя, който насрочва заседанието, който отговаря и за неговото провеждане. Ако този документ е бил разпространен преди срещата, тогава информацията от него трябва да бъде прехвърлена в протокола.

• Текущи активи на предприятието: концепция, управление и анализ

Дневният ред съдържа въпросите, които ще бъдат обсъждани на събитието, като посочва имената на лекторите и последователността на обсъждане на тези въпроси.

В протокола по всяка точка задължително се посочват инициалите и фамилията на докладчика.

Дневен ред:

1) При одобряване на правилата за сигурност на информацията.
Доклад на ръководителя на информационния отдел Р. Доронина.

2) При извършване на промени в щатното разписание.
Реч на заместник генералния директор И. Н. Сергеев

3) Основна част на текста

Протоколът от заседанието на дружеството, в зависимост от формата на представяне на текста, може да бъде пълен и кратък. Формулярите на протокола се различават един от друг само в пълнотата на отразяване на работата на заседанието. Тези форми не предполагат разлики в дизайна:

Кратък протокол – в този документ се записват:

– въпроси, обсъждани на срещата;

– имена на оратори (докладчици);

– взети решения;

Този протокол обикновено се изпълнява за следните случаи:

– когато срещата се стенографира или записва на диктофон;

- на оперативно съвещание, важное възложено да фиксира решението, без да уточнява хода на дискусията.

Краткият протокол от заседанието на организацията не позволява да се определи хода на обсъждане на въпроса, направените коментари, мнения или процеса на разработване на административната част - управленското решение.

Пълният протокол има за цел да документира подробна картина на случващото се, включително съдържанието на докладите и изказванията на участниците в срещата, всички изразени мнения, изказани въпроси, коментари, забележки и позиции.

Следователно пълният протокол предполага наличието на три части за всеки обсъждан въпрос - „ИЗСЛУШАХ”, „ИЗГОВОРИХ”, „РЕШИХ” („РЕШИХ”). И накратко има само две: „ИЗСЛУШАХ“ и „РЕШИХ“ („РЕШИХ“).

Основната част на текста съдържа броя на разделите, съответстващ на броя точки, включени в дневния ред. Разделите са номерирани според него. Всеки раздел съдържа 3 части за пълния протокол – „ИЗСЛУШАХ”, „ИЗКАЗАХ”, „РЕШИХ” („РЕШИХ”). Краткият протокол се състои от 2 части. Тези думи се отпечатват от лявото поле с главни букви.

В текста на протокола след думата „ИЗСЛУШАХА“ се посочват фамилиите и инициативите на основния оратор в родителен падеж, като записът на изказването му се представя с тире. По правило презентацията се провежда в 3-то лице единствено числов миналото време. Ако е изготвен писмен доклад и е предаден на секретаря, като протокол може да се обозначи само темата на доклада с бележка „текстът на доклада е приложен“. Да разгледаме един пример:

1. СЛУШАХА:

Петрова В. Ю. за резултатите от изпълнението на плана за работа на отдел продажби за 4-то тримесечие на 2015 г. Той отбеляза, че планът е изпълнен на 100%.

1. СЛУШАХА:

Петрова В. Ю. – приложен е текстът на доклада.

След думата „ИЗКАЗАЛ” в протокола трябва да се посочат фамилиите и инициалите на участниците в обсъждането. Всяко фамилно име и инициали в текста на протокола се отпечатват на нов ред в именителен падеж.

Записите на речите се посочват след фамилното име, разделени с тире и се представят в трето лице единствено число. Тази част съдържа и въпроси, които бяха изказани по време на доклада или след неговото приключване, с посочените отговори на тях.

Ако на срещата няма дискусии или въпроси, частта „ИЗКАЗВАНЕ” се пропуска; Може би това е и за пълнота при разглеждането на някои въпроси от дневния ред.

След думата “РЕШИ” (или “РЕШИ”) се изписва диспозитива на съответната точка от дневния ред. Когато вземате няколко решения по един въпрос, трябва да ги номерирате арабски цифри. Първата цифра ще покаже номера на артикула, втората цифра ще покаже номера на взетото решение.

По-специално, ако се вземат решения по първия параграф 3, те ще бъдат посочени като 1.1, 1.2 и 1.3.

Ако се вземе само едно решение по въпрос 2, ще бъде посочено не 2, а 2.1.

1.1. Подгответе програма за повишаване на квалификацията на търговците, използвайки щатни специалисти на компанията за второто тримесечие на 2009 г. до 03.03.2009 г. Отговорник – шеф кадрово обслужванеУшаков Л.Б.

1.1. Ръководител на службата по човешки ресурси Л. Б. Ушаков изготвяне на програма за усъвършенствано обучение на продавачи с помощта на щатни специалисти на компанията за второто тримесечие на 2009 г. Краен срок: 03/03/2009.

Съгласно обичайната практика за изготвяне на протокол от заседание, резултатите от гласуването не са предназначени за протоколиране. Въпреки че, ако е гласувано, то трябва да бъде отразено в диспозитива. Протоколите от общите събрания включват много специфики - включително при отразяване на данни от гласуване на решения, с отразяване на тези решения в протокола на преброителната комисия, също и в протокола. обща срещаакционери. Да разгледаме един пример:

1.1. Одобрява кандидатурата на А. Е. Федоров. за позицията финансов директоробщество.

1.1. Одобрява годишния отчет, баланса, отчет за приходите и разходите за 2014г.; План за развитие и списък с най-важните задачи за 2015 г.

Резултати от гласуването: „ЗА” – 78 гласа (97,5% от общ бройгласове на участващи в събранието); „ПРОТИВ” – не; „ВЪЗДЪРЖАЛ се” – 2 гласа (2,5% от общия брой гласове на събранието). Решението е взето със 78 гласа. Приложен е протокол No 2 на преброителната комисия.

Протоколът от събранието има ли правна сила?

Протоколът се съставя въз основа на стенографски, ръкописни или аудиозаписи, направени на заседанието. След заседанието секретарят пренабира протоколите, като ги оформя в съответствие с посочените изисквания и ги предава на председателстващия заседанието за редакция. Протоколът, като се има предвид това правило, се подписва и получава силата на официален документ.

Правната сила на протокола - неговата надеждност, формалност, неоспоримост - зависи от правилата за изпълнение. Стандартна дефиницияприема: „юридическа сила е собствеността на официален документ, предоставена му от действащото законодателство, компетентността на органа, който го е издал, и установения ред за изпълнение.“ Ако се спазват посочените правила за регистрация, протоколът от събранието на организацията придобива законна сила, когато е подписан от 2 лица - председател и секретар.

Протоколът от заседанието на организацията е вътрешен документ, поради което по правило върху него няма печат.

Ако протоколът от заседанието на организацията е съставен на няколко страници, е необходимо да се номерират втората и следващите страници. Номерата на страниците се въвеждат с арабски цифри, без да се посочва думата „страница“ (страница), без да се използват кавички, тирета и други знаци.

Какъв е срокът за изготвяне на протокола?

Общото правило предполага, че срокът за изготвяне на протокола от заседанието не трябва да бъде повече от пет дни. Конкретна дата за готовност на протокола от заседанието може да бъде определена от ръководителя, ръководил заседанието, или от председателя на постоянен колегиален орган. Крайният срок за изготвяне на протокола може да бъде установен в правилника на колегиалния орган.

За някои сортове обаче се установяват ясни срокове в съответствие с определени документи.

Решенията, взети по време на заседанието, трябва да бъдат съобщени на служителите чрез изпращане по пощата или копия от целия протокол или като извлечение от диспозитива. Въвеждането на служители в малки фирми понякога се извършва срещу подпис, като се състави лист за запознаване с протокола.

Изготвянето се практикува и въз основа на решения, взети с други административни документи - например заповед на ръководителя на фирма или решение на колегиален орган.

Използвам iPad, за да координирам протокола от срещата

Иля Алябушев, продуктов директор в IDeside, бизнес консултант в областта на формирането на разпределени екипи от мениджъри, анализатори и разработчици, Москва

Когато съгласувам протокола от среща с партньори, работя с iPad. Когато коментирам всеки параграф от документ, използвам приложенията PDF Converter и PDF Expert. Използвайки първия, успях да конвертирам документ по пощата във формат PFD, вторият е много удобен за писане на коментари. Партньорите, разбира се, бяха изненадани от коментарите в PDF файла - те трябваше да прочетат предложенията в една програма и да направят промени в документа в друга.

Как да подготвим извлечение от протокола на заседание

Честа практика за документиране на събрание е изготвянето на извлечения от протокола. Извлечение от протокола е точно копие на частта от текста на оригиналния протокол, която се отнася до точката от дневния ред, по която се изготвя извлечението. В този случай се възпроизвеждат всички подробности на формуляра, уводната част на текста, точката от дневния ред, по която се изготвя извлечението, и текстът, в който се обсъжда неговото обсъждане и решение.

Извлечение от протокола се подписва само от секретаря, който отговаря и за изготвянето на заверката. Съдържа думата „Вярно“, посочваща длъжността на лицето, което заверява извлечението, неговия личен подпис, фамилия, дата и инициали. Ако се издава извлечение от протокола за предаване на друга организация, то трябва да бъде заверено с печат.

Къде и как да съхранявате протоколи от срещи

Съхраняването на протоколите от заседания зависи от формата на офис работа, приета в конкретна компания. При централизирано управление на офиса, съхранението на протоколи от срещи е възможно при секретаря, в службата за управление на офиса. Мястото за съхранение в рамките на децентрализираното управление на записи се определя от структурата на компанията - обикновено се използват секретариатите на длъжностни лица, провеждащи срещи.

Протоколите се оформят в преписки по номенклатурата на делата, но при всички случаи е необходимо да се оформят в отделни преписки - в зависимост от наименованието на колегиалния орган или вида на провежданото заседание.

Заседанията на ръководството се провеждат от генералния директор. В структурата на дружеството е създаден експертен съвет, ръководен от генералния директор. Протоколите от заседанията и експертния съвет се събират в 2 отделни файла.

За протоколи различни видовехарактеризиращ се с постоянен срок на годност. Те включват протоколи от колегиалния изпълнителен орган, контролни и одитни органи, експертни, научни, методически съвети, срещи с ръководителите на организацията, общи събрания на акционерите и акционерите.

Информация за автора и фирмата

Александър Шувалов, генерален директор на компанията Tule Center, Москва. През 1993 г. завършва Московския държавен институт международните отношения. Започва кариерата си във Великобритания в Boeing. Получава MBA от университета в Кеймбридж. През 1998 г., след като се завръща в Русия, той оглавява завода за мазнини в Саратов като антикризисен мениджър. От 1999 г. - ръководител на групата компании Anhel GmbH. От 2008 г. е ръководител национални продажби в текстилен холдинг Новотекс. През 2009–2010 г. – изпълнителен директор инвестиционен фонд LloydsBankingGroup (Лондон).

Иля Алябушев, продуктов директор в IDeside, бизнес консултант в областта на формирането на разпределени екипи от мениджъри, анализатори и разработчици, Москва. Завършва Южно-Уралски Държавен университет. Преди да се присъедини към компанията IDeside, той ръководи развитието на проекти в холдинговата компания Astra - System Technologies, участва в създаването сложни системимониторинг на сигурността в градовете. Получих сертификат от международната асоциация ScrumAlliance.

При осъществяване на дейността си юридическите лица често вземат решения по въпроси, внесени в общото събрание, което може да включва учредители, акционери, ръководители на отдели, както и представители на страни, които са бизнес партньори. В такава ситуация задачите, които трябва да бъдат решени на събранието, се документират с помощта на формуляр като протокола от общото събрание. Това е доста специфичен документ, който отразява накратко хода на цялото събитие и може да съдържа и обобщение на представената информация.

Въпросите се решават въз основа на протокола от общото събрание

Протоколът от общото събрание е необходим за решаване на различни проблеми, които са неразделна част от дейността на организация или предприятие. С помощта на този документ могат да се формализират промени в състава на учредители или акционери, издаване на акции, реорганизация или ликвидация на предприятието.

По въпроси, които изискват колективно решение, трябва да се използва протоколът от общото събрание. Шаблонът за изготвяне е един и същ за всички подобни събития в рамките на една организация. По този начин, като отражение стопанска дейностпредприятия, този документ има важно правно значение.

Протоколът от общото събрание, образец за неговата подготовка и правилата, приложими към неговото съдържание, се установяват от различни законодателни актове на Руската федерация. Поради това е необходимо стриктно да се спазва установени изискваниядо регистрацията му, тъй като регулаторните органи по време на проверки имат право да анулират решенията юридическо лицевъз основа на съществуващи нарушения и неспазване на основните изисквания на протокола.

Законови изисквания за регистрация

Протоколът от общото събрание на членовете, участващи в стопанската дейност на организацията, трябва да бъде съставен не по-късно от 15 дни от датата на провеждането му. Документът се съставя в два екземпляра и трябва да съдържа определен набор от данни:

• Дата и място на срещата.
• Броят гласове, притежавани от участниците.
• Общ брой гласове, включително отсъстващи участници.
• Фамилия и собствено име на председателя на събранието.
• Състав на Президиума.
• Дневен ред.

По правило в протокола се посочват под формата на резюмета основните въпроси, представени за обсъждане и гласуване, и одобрените резултати.

Цел на съставянето на протокола

Протоколът от общото събрание е документ, който очертава хода на вземане на всякакви решения, които определят посоката на дейността на юридическо лице, колективно. Всички форми и видове протоколи са насочени към документиране взети решенияколегиални органи. Също така се съставя протокол по време бизнес срещи, заседания на комисии, преговори, съвещателни срещи. Целта на протокола е да документира колегиалните решения и постигнатите договорености.

Всяко предприятие или организация трябва да използва методи за колегиално вземане на решения и да може компетентно да изготвя протоколи от своите заседания. Значението на записването на колективни решения е добра помощ правилно управлениедейността си като юридическо лице.

Ако в една компания основателят или директорът взема еднолично решение относно извършването на стопанска дейност, трябва да се проведе съвещателна среща, за да се вземат важни решения относно дейността на компанията. По този начин разглеждането на такива решения и въпроси, които възникват, се записва в протокола на общото събрание.

Важна процедура

Процесът на съставяне на протокол се състои от няколко етапа:

• Определяне и изготвяне на дневния ред.
• Изготвяне и подготовка на необходимата документация.
• Уведомяване на всички участници за мястото на общото събрание.
• Раздаване на необходимата информация за участниците за подготовка на дневния ред на срещата, обхващаща отделни въпроси.

Преди началото на преговорния процес е необходимо да се запишат регистрационните данни на участниците в срещата в протокола. За целта се съставя списък на всички участници, чийто брой трябва да съответства на броя на гласовете, необходими за вземане на правно валидно решение.

За допълнително документиране на информация за взетите решения и хода на общото събрание, модерно технически средствааудио или видео записи, които се използват за транскрибиране и обработка на всички изказвания и взети решения. Също така, едновременно със записването, е необходимо да се създават груби чернови на писмени протоколи по време на срещата. Посочва се списък на документите, които са участвали във внасянето на въпроси за гласуване или обсъждане. Това са доклади, проекти, удостоверения, използвани в общото събрание.

Правила за проектиране

Протоколът от общото събрание на собствениците или участниците трябва да бъде съставен правилно и да отговаря напълно на него нормативни изискваниязаконодателство на Руската федерация.

По отношение на съдържанието документът може да бъде подробен или резюмепроведено заседание. Всички изказвания, които се състояха на общото събрание на консултативния орган, се показват в пълна форма. Кратката форма съдържа само информация за лекторите и темата на изнесената реч. Кратката форма се нарича протоколна схема. Формата на съставяне на протокола се определя от председателя на заседанието или при вземане на колегиално решение. Образец на протокола от общото събрание на участниците е представен по-долу.

Този документ е съставен в съответствие с всички норми и изисквания за деловодство за въвеждане на подробности в съответствие с GOST.

Съдържание на протокола. Данни за организацията

Протоколът от общото събрание, чийто образец се разработва, трябва задължително да съдържа данни за пълното име на организацията, както и приетите съкращения по отношение на правната форма (ООД, АД и др.). В този случай името трябва да съответства на това, посочено в устава на предприятието и вписано в Единния държавен регистър, както и да има пълно обяснение без използване на съкращения.

Ако това е протоколът от общото събрание на LLC, извадката се съставя съгласно същите правила и разпоредби като за организации с различна правна форма на собственост. Той записва местоположението на юридическото лице, отразено под формата на запис на юридическия адрес на организацията и трябва да съответства на вписания в учредителни документи, както и регистрация в Единния държавен регистър.

Подробности за срещата

В следващия раздел, след посочване на правните данни, отразяващи действителното наименование на местоположението на предприятието, е необходимо да се посочи информация, свързана с времето и формата на срещата. На първо място се посочва вида на общото събрание, което може да бъде годишно, извънредно, планово и др. Протоколът от общото събрание на участниците в LLC съгласно действащото законодателство се определя най-малко веднъж годишно.

Форми на срещи

Формата на срещата може да се определи, както следва:

• Лично присъствие на упълномощени представители или участващи акционери.
• Присъствена форма чрез събиране на предварително изпратена документация за получаване на становища по въпроси, свързани с гласуването.

Отбелязват се също датата и мястото на заседанието на консултативния съвет и се посочва действителният адрес, на който са се събрали участниците.

Основна част на протокола

Посочени са темата и проблемите, по които е проведено заседанието. В случай на годишни срещи законодателството определя редица въпроси, които трябва да бъдат разгледани. В останалата част от срещата участниците са свободни да избират темите, които трябва да решат.

Посочва се началният и крайният час на регистрацията на лицата, имащи право да присъстват и участват в обсъждането. В този случай организаторът или секретарят извършват процедурата по регистриране на всички пристигнали, като идентифицират присъстващите и вписват тези данни в раздела „Присъствали“ на протокола. Трябва да се посочи пълното име. участник, както и заеманата длъжност и броя на притежаваните от него гласове. В случай на акционерни дружестваМогат да се въвеждат и данни за лични карти или издадени пълномощни.

В тази част се посочват и часовете за откриване и закриване на колегиалното заседание и резултатите от гласуването, които се записват в момента на преброяването на гласовете.

При разглеждане на всяка точка от дневния ред се посочва следното:

• Броят на гласовете с право на участие в събранието.
• Брой участвали гласове.
• Брой подадени гласове за различни вариантигласуване.
• Формулиране на взетите решения.

Следва раздел, в който са записани всички основни моменти от изслушаните изказвания, както и имената на лицата, изказали се по всеки въпрос. Информацията е представена под формата на тезиси, които съставляват резюмето на изказванията.

Заключителна част

След съставянето протоколът от общото събрание на учредителите, акционерите или другите участници се запечатва с подписите на председателя, както и на секретаря на събранието. Посочва се и датата на съставянето му, която може да не съвпада с датата на заседанието.

Специални протоколи и срещи

Друг интересен пример за такава документация е протоколът от общото събрание на собствениците на къща или градинарска асоциация. Такива срещи и тяхното записване се отличават с факта, че участниците имат равни права и ако голям брой хора не се явят, решенията все още могат да бъдат взети въз основа на отчитане на мненията на тези, които са пристигнали и са участвали в решаването на поставените въпроси. за обсъждане. Въз основа на такъв протокол останалите членове на жилищния фонд или градинарската асоциация са длъжни да се подчиняват на взетите решения, независимо дали са участвали в това събрание или не.

При изготвянето на такъв документ обикновено се посочва съставът на комисията за повторно преброяване на гласовете. Председател и секретар на събранието могат да бъдат както упълномощени лица, така и избрани чрез гласуване от присъстващите участници. Методът за управление на жилищни сгради или градинарско партньорство се избира от общото събрание на собствениците на жилищни помещения или парцели. Взетите решения по тези въпроси са задължителни за всички собственици.

Съставянето на протокол от общо събрание изисква специално внимание и определени документални умения. Не трябва да се допуска пренебрегване на правилата, установени за изпълнение на този документ, тъй като той е единственото документално отразяване на законосъобразността на решенията, взети от колегиалното събрание, които имат важна цел, а също така имат голяма правна сила и са предоставени на регулаторните органи по време на одити.

Срещи се провеждат в много организации, независимо от формата на собственост. За тях се разменят служители и мениджъри важна информация, вземайте решения. За да бъде събитието ефективно, се създава протокол от срещата. Образецът на този документ е приблизително еднакъв в организациите. Правилата са описани по-долу.

Видове срещи

Тези събития могат да се объркат, ако не се подготвите за тях. Тази функция пада върху мениджъра. Той трябва да определи характера на събитието. Експертите разграничават няколко вида срещи:

1. Обучение (конференция), чиято цел е да предостави на служителите знания и да подобри техните умения.
2. Информационен. Събитието е необходимо за обобщаване на информация и проучване на различни гледни точки по възникващи проблеми.
3. Обяснителна. На такива срещи мениджърите убеждават служителите в правилността на провежданата икономическа политика.
4. Проблемно. Събитието се провежда с цел разработване на метод за решаване на текущи проблеми.

Какъвто и да е видът на срещата, тя трябва да бъде документирана. Това позволява то да се провежда компетентно и организирано.

Подготовка

За да бъде срещата ефективна, старши персоналТрябва да сте наясно със следните правила:

1. Трябва ясно да дефинирате темата и желаните резултати. Това ще даде възможност за организирано събитие.
2. Внимателно разработете дневния ред. Необходимо е да се установи последователността на разглеждане на въпросите. В същото време е по-добре да започнете с лесни въпроси и да преминете към по-сложни.
3. Необходимо е участниците да бъдат запознати с фактите, които ще бъдат обсъждани. Това е най-добре да се направи преди срещата.
4. Трябва да се изпрати предварително покана до лицата, които ще присъстват. Ако някои не могат да помогнат при разрешаването на проблеми, но трябва да знаят резултатите от събитието, тогава трябва да им се предостави протокол.
5. Мястото на срещата трябва да бъде избрано въз основа на нейната цел. Важни за създаването на бизнес среда са условията, в които са настанени хората.

Тези нюанси са основни при подготовката за срещата. Ако те бъдат спазени, събитието ще се проведе ефективно и организирано.

Защо се изискват протоколи от срещи?

Всяка организация провежда редовни срещи. Този тип събития помагат да се разрешат много остри проблеми, да се вземат навременни решения сложни задачи, създаване на стратегия за развитие на компанията. Често срещите не се записват в протоколи, което се счита за норма. Ръководството може самостоятелно да определи списъка с дейности, по време на които се извършва запис. Установяват и къде това не е необходимо.

Основната цел на протокола е да отразява писмено всички въпроси, задачи и становища, изразени на срещата, както и съвместно вземане на решения. Най-добрата форма се счита за подробен протокол. Обикновено такъв документ се използва при събития, които ще повлияят на бъдещото развитие на компанията. Освен това е необходимо да се записва съдържанието на срещи с предприятия и служители на държавни агенции. Примерен протокол от заседание за различни формиДейностите са подобни, има само малки разлики.

Поддържане

Протоколът от заседанието се води от ръководителя на предприятието. Но тази функция може да се изпълнява и от друг служител. Преди това събитие на секретаря се дава списък на поканените и приблизителен списък с въпроси. Участниците предоставят резюмета на докладите. Това ще ви позволи да подготвите шаблон на документ, за да ускорите работата по изготвянето на документа. Образците на протоколи от срещи за такива събития са подобни във всички предприятия.

Когато има много участници, по-добре е да създадете регистрационен лист, където ще бъдат записани пълните имена на явилите се. В началото на заседанието секретарят утвърждава списъка на присъстващите. Информацията се записва от секретаря по време на събитието. За да се подобри точността на записа, се използват гласови записи. Всички думи се записват на цифров носител и след това се възпроизвеждат, когато протоколът бъде финализиран.

Ако има много участници на събранието, тогава се канят 2 секретари да водят протокол. Този вид работа ускорява процеса, ако събитието се забави. Реплики, забележки, коментари, които не са свързани с темата на срещата, не се включват в съдържанието на документа. Протоколът включва общия смисъл на докладите, въпросите и предложенията. Решенията и инструкциите, които се предоставят от ръководителя на отделните служители, се записват точно.

Ако управителят се нуждае от точна информация, той може да изиска доклад, подписан от отговорното лице. На срещите се обсъжда състоянието на нещата като цяло, така че не е необходимо да се водят подробни бележки. В резултат на това протоколът включва напредъка на срещата: обсъждани теми, проблеми, решения. Понякога мениджърите изискват дословен запис на всички фрази. Това се случва на срещи. модерни организации, където се решават много оперативни въпроси.

Декор

Срещи? Пробата включва основната информация, която трябва да бъде включена в документа. В държавните служби протоколите се водят въз основа на специални формуляри. Обичайната форма на примерен протокол от заседание се състои от:

1. Задължителни данни (дати, номера, име на фирма, вид на документа, посочващ събитието, място).
2. Списък на присъстващите (три имена, позиции на участниците). Може да се използва присъствен лист, в който се подписват всички дошли.
3. Ако на събитието са присъствали лица от други институции, те трябва да бъдат посочени в секцията „Поканени“.
4. Главна част. Посочва 3 части: изслушан (пълно име и позиция на ораторите, теми на изказвания, представяне на същността), говорил (пълно име и длъжност на лицето, което задава въпроси или дава коментари), решено (мениджърът дава инструкции или резолюция се налага, определят се срокове за изпълнение на задачите).
5. Накрая се полагат подписи от секретаря и управителя. Не е необходим печат.

Използвайки този примерен протокол, можете да съставите компетентен документ. Той трябва да бъде номериран, за да се следи хода на срещата. Окончателният документ се изготвя известно време след срещата. Това може да отнеме няколко часа или дори дни, всичко зависи от количеството информация.

Примерният протокол от среща с директора е абсолютно същият като тези, проведени без него. След това документът се предава за подпис на шефа, който отговаря за събитието. Протоколът се изпраща на заинтересованите страни или се съставят официални становища с указания за изпълнителите.

Ако се изготвя протокол от техническа среща, образец от него може да включва специфични нюанси на това събитие. Но като цяло той трябва да съдържа основната същност, проблемите и проблемите, обсъждани от участниците. Представеният в статията примерен протокол от семинара може да послужи като пример при изготвянето на този документ.

Оперативна среща

Това събитие има следните характеристики:

1. Конкретна честота, например всяка седмица.
2. Определен състав от присъстващите.
3. Подобни теми и въпроси.
4. Кратка продължителност.

Примерният протокол за оперативно съвещание е същият като за редовно събитие. Само секретарят първо се запознава с алгоритъма на работа и въпросите за обсъждане. Това ускорява работата по документа, тъй като по-голямата част от него е оформена предварително. Протоколът се изготвя бързо, документът се предава веднага на ръководството за подпис.

Съхранение

За да разреши проблема със съхранението на протоколите, секретарят трябва да се запознае с вътрешните документи на организацията. Зависи от спецификата на предприятието. Документите, свързани със заседанията на съветите на директорите или акционерите на АД, се съхраняват постоянно. Протоколите се оставят по местонахождението на настоящия орган на организацията. Документите от срещите обикновено се съхраняват 3 или 5 години и след това се архивират и унищожават въз основа на инструкции.

Заключение

Протоколите от срещите позволяват на участниците да запомнят дневния ред и да изпълняват задачите навреме. Сега има електронни ресурсиза бързо изготвяне и разпространение на тази документация. Следователно ще бъде удобно за секретаря да представи версия на протокола на заинтересованите страни.