Моля ви да го организирате. Съставяне на писмо с искане: образци и принципи на проектиране

Молба

Писмено искане, адресирано до представители на организация (обикновено изпратено до управителя) или до конкретно лице, съставено с цел получаване на информация, предоставяне на достъп до бизнес документи или искане за извършване на някаква работа, се нарича писмо от искане. Съгласно правилата за работа в офиса, адресатът на кореспонденцията трябва да даде отговор на такова писмо.

Примерно писмо с искане

Правилата за съставяне на писмо с искане са в съответствие с общоприетите канони на бизнес кореспонденция. Формата на писмо, съдържащо искане, е най-често срещаната в бизнес кореспонденция, следователно осигурява разнообразие в опциите за изписване. Най-много общи препоръкикоито могат да бъдат дадени, за да помогнат на писателя на такова писмо - придържайте се към прост и кратък стил на представяне със задължителната специфика на действията, които трябва да бъдат извършени, например: „Моля за помощ ...“, „Аз питам ви...” (конкретното действие е посочено по-долу), „Надявам се на Вашата подкрепа за получаване на...” и др.

като правило, официално писмоИскането е посочено на бланката на подателя и структурата му включва следните раздели:

подробности, указващи регистрационния номер на изходящата кореспонденция и датата на създаване на писмото

лични данни на автора на кореспонденцията (длъжност и пълно име)

заглавие на писмото, описващо същността на искането

уважително обръщение към адресата на съобщението, което най-често започва с „Уважаеми...“

същността на заявката със споменаване на действието, което изпращачът иска да инициира със своята заявка

В някои случаи в текста на писмото е подходящо да се използва фраза за предполагаемо успешно разрешаване на случая, например „Благодаря ви предварително за участието...“

подпис на автора на писмото-заявка с посочване на неговите данни.

При съставянето на текста основното искане може да бъде предшествано от преамбюл, в който е необходимо накратко да се очертаят причините за контакт с адресата. Ако образецът съдържа няколко искания, е допустимо да се използват формулировки като: „Аз също питам...“, „Едновременно с горното искане се обръщам към вас с...“. Всеки нов въпрос за разглеждане трябва да бъде представен в отделен параграф. Съгласно правилата за бизнес кореспонденция отговорът на сложна заявка може да бъде изпратен в едно писмо с коментари по всяка заявка. Този тип кореспонденция намалява количеството документи и времето, прекарано в четене и обработка на входящата документация.

В случай, че естеството на кореспонденцията позволява определянето на срок за разглеждане на искането и получаване на резултат, текстът на писмото трябва правилно да изразява желанието за получаване на отговор в определения срок.

Бизнес писмото трябва да съдържа информация за контакт с подателя. Тези данни са посочени, така че при необходимост получателят на писмото да има възможност да се свърже директно с подателя на заявката.

Изтегляне

Примерно писмо с искане: pismo-prosba.doc (изтегляния: 8053)

Примери за готови спонсорски пакети, документи и писма

Искане за спонсорство за обучение в немска бадминтон академия, която е със статут на частно спортно училище от международно ниво. Вижте заявка за спонсорство

Други раздели с образци и примерни текстове

Можете да използвате други примери и образци на работа САМО от специалисти, когато работите върху рекламни текстове. Ако текстът на желаната тема не е предоставен, направете поръчка.

БИЗНЕС ПИСМА И ПЕТИКИ. Фрагменти от текстове и образци.

ТЪРГОВСКИ ПРЕДЛОЖЕНИЯ. Образци и примери за завършена работа.

ПРЕДЛОЖЕНИЯ ЗА СЪТРУДНИЧЕСТВО. Примери и образци на работа.

ПОКАНИ И ПОЗДРАВЛЕНИЯ. Примери за корпоративни текстове.

БИЗНЕС ЛЕГЕНДИ ЗА ФИРМИ. Някои текстови фрагменти.

Вие търсите: Образец на писмо за помощ - добавено по искане на Марина Галич.

Описание:

Писмото с искане е може би най-често срещаната форма на бизнес кореспонденция. Примерно писмо за помощ. Продължаваше да бърбори около пет или шест. Писмото с искане е може би най-често срещаната форма на бизнес кореспонденция. В много случаи такова писмо е не по-малко важно от самото резюме. следните причини. Намерено - примерно писмо за помощ. Примерно писмо за помощ. Примерно писмо за помощ е изтеглено 5228 пъти. Виждате ли, изключително рядко се случва „дипломат“ да се появи и да достави. Примерното писмо за помощ е изтеглено 3958 пъти за месец.

Как да напиша писмо с молба?

Правилно съставеното писмо с искане може по много начини да ви доближи до положителен отговор. Текстът на такова писмо ще зависи от адресата и съдържанието на искането. Дали питате добър приятел, роднина, началник или длъжностно лице - за всички конкретен случайЗа написването на писмо с молба за помощ трябва да се подходи индивидуално.

не лъжи

Разчитайки на положителен резултат, е необходимо да представите същността на въпроса по такъв начин, че да е от полза за вас. Опитайте се да не разкрасявате ситуацията с измислени или нереални събития. В противен случай рискувате да останете без подкрепата, от която се нуждаете в момента.

Бъдете кратки

Писмото, включващо молба за помощ, не трябва да бъде твърде дълго. Ясно и точно на ясен езикизразявайте мислите си. Не навлизайте в описание най-малките детайлии детайли, без които можете. Това само пречи на постигането на целта ви и дразни читателя.

Помислете за основната причина, поради която сте избрали да се обърнете към този човек с молбата си. Може би не е излишно да споменете мимоходом вашето отношение към личните качества на адресата, но не прекалявайте с ласкателствата. Подчертайте в писмото си как получателят може да се възползва от помощта ви.

Повторно обжалване

Как да напишете правилно писмо с искане, ако се свържете с това лице отново? В този случай писмото трябва отделно да изрази благодарност за предоставената по-рано помощ или услуга. Трябва да поясня, че именно това е една от причините за новото обжалване пред него. Няколко изречения ще бъдат достатъчни, за да благодарите на получателя.

Форсмажорни обстоятелства

Винаги имайте предвид, че лицето, с което се свързвате, може да е обект на обстоятелства, които могат да повлияят на решението му. И че не можете да разпознаете благоприятния момент, когато вашето писмо с молба привлича вниманието му. Пример за такова състояние може да бъде, когато човек е измъчван от зъбобол или всичките му мисли са заети от незаслужено мъмрене от страна на началниците. Обстоятелствата могат да варират. Нищо не можеш да направиш по въпроса. Вашата задача е да се опитате да обмислите как да напишете правилно писмо с молба, като избягвате грешки, които могат да повлияят на разрешаването на проблема не във ваша полза. Лошата формулировка, неясната формулировка и неправилното отношение могат да развалят настроението на получателя и да причинят вашия провал.

Не забравяйте, че вашето писмо трябва да е искрено. Трябва да четете между редовете вашето самоуважение, достойнство и най-важното - вяра в успеха и подкрепата на човека, към когото сте се обърнали. Надяваме се на разбиране, благоприличие и щедрост от негова страна.

Писмо до непознат

Важен момент, който не бива да се подценява при писането на всяко писмо, особено писмо с молба, адресирана до непознат, е поздравът. Вашето писмо ще бъде прочетено с по-голямо внимание, ако можете да го направите лично и да поздравите получателя по име. Когато мислите как да напишете писмо с молба на непознат, струва си да се има предвид, че персонализирането е гаранция, че писмото ви поне ще бъде видяно. Спазвайте следните правила:

1. Формулирайте правилно темата на жалбата си. Старайте се винаги да попълвате това поле.
2. Формулирайте накратко защо лицето има нужда от това писмо. Поставете го в заглавието. Това ще ви помогне да привлечете вниманието към вашето послание.
3. Ако е възможно, обадете се предварително на получателя и обсъдете причината за заявката. В този случай има надежда съобщението да не попадне автоматично в спам.
4. Използвайте „T комбинация“:
5. творческа тема
6. тема с контакти
7. текстът е в тялото, а не в прикачения файл.

В края на писмото отново напомняте за молбата си, като я перифразирате. След това учтиво се сбогувайте, като благодарите накратко на получателя, че е отделил време да прочете съобщението.

Посочете под каква форма очаквате обратна връзка. И разбира се, не забравяйте да посочите всички опции за начини за връзка с вас.

Ingoda, по-лесно е да напишете обжалване, ако имате пример за това как се пише писмо с искане. Мостра може да видите, като щракнете върху следната връзка.

В очакване на отговор

И така, писмото е написано и изпратено. Докато чакате отговор, струва си да имате предвид, че ако писмото е от официален характер, искането е адресирано до длъжностно лице, тогава има регламентиран период, в рамките на който определено ще получите отговор. В други случаи всичко зависи от възпитанието на лицето, до което сте адресирали писмото с молба.

По време на консултация често ме молят да покажа пример за писмо с молба за спонсорство.

Нагледен пример за писмо с молба за спонсорство

Преди това разгледах пример за търсене на спонсори за училище по отношение на плащането на комуникационни услуги и интернет. Днес ще дам примерно писмо за отпускане на средства за оборудване на компютърен клас в средно училище.

Когато пишем писмо, ще ни трябва следната информация:

брой ученици, възраст

брой на училищен персонал

характеристика необходимо оборудване, цената му.

След като получих информация за едно от училищата в Санкт Петербург, съставих пример за писмо с искане до спонсор със следното съдържание:

Уважаеми име и бащино име!

Жителите на нашия град са добре запознати с вашата дейност в областта на благотворителността, включително образованието. В тази връзка ви молим да подкрепите модернизацията на компютърния клас на училище № 108 в район Вибргски на Санкт Петербург.

Няколко думи за училището. Учебно заведениее открит през 1937г. В момента в училището се обучават 312 ученици от 1 до 11 клас. През изминалите 50 години училището е възпитало 66 медалисти, от които 19 със златни медали. Шестима ученици бяха наградени с грамоти от Министерството на образованието и науката на Руската федерация. Тези фактори допринасят за високото ниво на прием на завършилите училище във водещи университети в страната. Пет бивши възпитаницисе върнаха в училище в ново качество – учители. В училището работят 38 учители, от които 32 учители с висше образование квалификационна категорияучител и 4 учители – научни степени.

Областното ръководство оценява заслугите на педагогическия колектив и нивото на обучение в училището. В началото на 21 век сградата е реконструирана. На откриването след основен ремонтПрисъстваше губернаторът на Ленинградска област Валентина Матвиенко. Но вниманието на властите не е достатъчно, за да се поддържа техническото оборудване на училището на съвременно ниво.

Училището е специализирано в обучението по природни науки и математика. За поддържане високо нивообучението по информатика изисква модернизиране на компютърния клас. Техническата актуализация включва закупуване на 14 компютъра (системен блок, монитор, клавиатура, мишка), сменяеми твърд диск, видео проектор, интерактивна дъска ActivBoard 595Pro, лиценз софтуер, мебели (маси, столове, шкафове). Планираната цена на модернизацията е 1 200 000 рубли, включително доставка и монтаж на ново оборудване и демонтаж на старо оборудване.

С финансова подкрепа за модернизиране на компютърния клас, ние се ангажираме да поставим реклами на вашата фирма в училището и на територията му. Реклама ще имат не само 312 ученици. Ще го видят около 1200 души – родители, баби и дядовци на нашите ученици, които посещават месечно училищни събития. Освен това училищните събития често се отразяват от медиите в Санкт Петербург и ние се ангажираме да информираме жителите на града за вашата подкрепа за нашето училище. Преподавателският състав и другите служители на училището са готови да помогнат за популяризиране на марката на вашата компания сред потенциални купувачи и поддържане на добрата репутация на вашето предприятие.

Лице за контакт за обсъждане на въпроси за сътрудничество: длъжност, трите имена, телефон от 9.00 до 18.00 часа.

С уважение към вас и вашите дейности,

Ето пример за писмо с искане до спонсори, което измислих. Можете да го вземете като основа. Основното, на което трябва да обърнете внимание, са данни за: колко пари ви трябват и за какво ще бъдат похарчени, кой ще вижда спонсорска реклама. Ако не можете да привлечете спонсори, опитайте да кандидатствате за заем онлайн. Бързо, достъпно, надеждно.

В следващата публикация ще анализирам истинско писмо до спонсор и ще го анализирам. Използвайте насоките, за да съставите вашите писма.

Писмо с искане е искане за получаване необходимата информация, стоки, услуги, документи, за предоставяне на препоръки, за организиране на среща и др. Когато го съставяте, трябва да обосновете необходимостта от изпълнение на заявката. Може да е адресирано до конкретно лице или юридическо лице— организации. Този типписмата могат да съдържат повече от една молба.

Бизнес

„Уважаеми Иван Иванович!

Вашата компания вече няколко години участва в Програмата за кариерно ориентиране на кандидати, като им помага да решат избора си на професия.

Като мениджър по човешки ресурси, вие се интересувате от обучение на професионалисти и ние сме готови да помогнем на учениците да започнат да обучават майстори на своя занаят. Днес професията на мениджър е една от най-често срещаните, но много кандидати нямат ясна представа за нейното значение.

В тази връзка Ви молим да организирате среща на генералния директор с кандидатите на 23 март от 15.00 часа в базата на Вашата фирма.

Разказвайки на момчетата за тайните на професията днес, вие полагате основата за обучение на истински професионалисти утре. Може би след няколко години някой от тях ще изведе вашата компания на ново ниво на развитие.

С уважение и благодарност,

Директор на центъра по заетостта

П.П. Петров"

Относно благотворителната помощ

Дясната колона на таблицата представя пълен текстписма, използваните техники са изброени вляво.

Започваме с комплимент към получателя	Уважаеми Павел Иванович! Вашето предприятие е едно от най-големите в региона, а вие като негов директор сте част от бизнес елита на нашия регион.
Предлагаме на получателя атрактивна възможност	Във всички времена бизнес мислещите, предприемчивите хора са се стремили не само да постигнат материален успех, но и да оставят своя отпечатък в историята на града, региона и страната и да бъдат запомнени с добрите си дела.
Ние показваме как можем да помогнем за реализирането на тази възможност	И днес, когато страната ни разчита на младостта, е трудно да се намери по-необходима, свещена кауза от това да се помага на младежи и девойки от семейства в неравностойно положение. В нашия град вече има такива, които оказват такава помощ - под егидата на кметството нашият благотворителен център „Наследство“ работи с дарения от граждани, обучавайки трудни тийнейджъри на народни занаяти.
Показваме важността на нашата молба. „Приемаме го присърце“	На децата от трудни семейства често им липсва топлина, а един от най-топлите, слънчеви занаяти е грънчарският. Затова искаме да отворим грънчарска работилница в нашия център. Изработвайки традиционни глинени съдове и сувенири за посетителите на центъра и туристите, децата ще могат да усвоят нова професия и да спечелят благодарността на другите – а това е много важно за социалната им адаптация.
Ние изразяваме нашата молба	За оборудване на грънчарска работилница се нуждаем от пещ за изпичане на керамика - молим ви да ни помогнете да я закупим. Цената на печката с монтаж е 2 милиона рубли.
Каним ви да направите крачка в нашата посока	Цялата проектно-сметна документация за закупуването и монтажа му вече е изготвена и ние ще се радваме да Ви я предоставим, за да сте наясно как точно ще бъдат използвани средствата Ви.
Нека обобщим: ако помогнете, ще има щастие

Молбите са неразделна, важна и необходима част от бизнес кореспонденцията. От една страна, това са тактични и дипломатични молби по актуални въпроси, от друга страна, те са инструмент за постигане на определени цели на адресата. Целта на всяко писмо с молба е да накара адресата да предприеме определени действия, изисквани от автора на писмото. Как да напишем писмо с молба, за да се доближим максимално до положителен отговор?

Всяко писмо с искане трябва да се състои от добре обмислена обосновка и ясно изложение на искането. Освен това можете да използвате техники, които повишават ефективността на писане.

Стъпка 1. Към кого се обръщате с вашата заявка?

Обърнете се към адресата лично, за предпочитане с име и бащино име:

“Уважаеми Иван Иванович!”, “Уважаеми господин Иванов!”

Първо, ще изразите уважението си към адресата, и второ, молба, адресирана до конкретно лице, налага отговорност върху него за нейното изпълнение. Има ситуации, когато искане е адресирано до екип или група хора. В този случай също е препоръчително да персонализирате обжалването, доколкото е възможно:

“Уважаеми колеги!”, “Уважаеми ръководители!”, “Уважаеми младши служители!”, “Уважаеми служители кадрово обслужване!»

Стъпка 2. Защо се свързвате с мен?

Направете комплимент на получателя. Като правите комплимент на получателя, вие отговаряте на въпроса му: „Защо ми задавате този въпрос?“ Обърнете внимание на предишните му постижения или лични качества.

„Винаги сте готови да изслушате и да намерите оптималния начин за решаване на проблема на почти всеки, който се свърже с вас. И трябва да ви отдадем дължимото, вие помогнахте на много хора.

„Вие сте водещ експерт в областта...“

„Помогнахте на много хора да разрешат най-трудните въпросив областта на..."

Тази техника ще позволи на адресата да разгледа по-отблизо искането и да се опита да намери възможност за удовлетворяване майната й

Комплиментът е подходящ, когато става въпрос за нестандартни искания, когато трябва да спечелите получателя, когато трябва да привлечете вниманието към определени заслуги и качества, които са необходими и важни за изпълнението на вашата молба.

Много е важно да не преминавате границата между комплимент и грубо ласкателство. Бъдете искрени.

Стъпка 3. Обосновка на заявката

Всяко искане трябва да бъде обосновано защо отправяте това конкретно искане. Въведете адресата в контекста на вашия проблем.

На този етап трябва да изберете трите най-значими аргумента за адресата. Най-добре е да изградите аргументи по следната схема: силен - среден - най-силен.

Заявките идват с различни нива на сложност, така че получателят не винаги е заинтересован да изпълни нечии заявки. Той трябва да бъде убеден, че изпълнението на молбата има потенциални ползи:

Интересувайте получателя

Предложете да реализирате някоя атрактивна възможност за него, свързана с изпълнението на вашата заявка:

„Винаги бизнесмените, предприемчивите хора са се стремили не само да постигнат материален успех, но и да оставят своя отпечатък в историята на родината си, да бъдат запомнени с добрите си дела и да спечелят уважение.

« Успешната дейност на всяка професионална общност е преди всичко разбиране и подкрепа от приятелски съюзи, участие в съвместни събития и проекти».

« Разбира се, голямата ви цел е чист и удобен град за хората».

Или изразете проблем, който е много подходящ конкретно за вашия адресат:

„Вие, като мъдър собственик на града, вероятно сте загрижени за хаотичните разходки на децата на различни възрастина неподходящи места, което води до увеличаване на пътнотранспортните произшествия и увеличаване на детската престъпност.“

„Вашият отдел получава по-чести обаждания по несъществени въпроси, което отнема много безценно работно време.“

Покажете как вашата заявка може да помогне за реализирането на възможността:

« И днес, когато страната ни разчита на младостта, е трудно да се намери по-необходима, свещена кауза от това да се помага на младежи и девойки от семейства в неравностойно положение. В нашия град вече има такива, които оказват такава помощ - под егидата на кметството нашият благотворителен център „Наследство“ работи с дарения от граждани, обучавайки трудни тийнейджъри на народни занаяти ».

Или за решаване на проблема:

„Оборудването на специализирани места за прекарване на времето на деца от различни възрасти ще помогне за намаляване на нивото на детската престъпност и минимизиране на пътнотранспортните произшествия с участието на деца.“

Опишете значението на искането

Когато няма какво да предложите на адресата или в контекста на това искане е неподходящо, тогава е по-добре адресатът да бъде актуализиран. Тук трябва да опишете ситуацията толкова подробно, колкото е необходимо, за да разберете уместността на заявката и важността на нейното изпълнение. Значението на молбата трябва да бъде описано по такъв начин, че да „докосва душата“. Ако искането не попада в категорията „докосващи“, тогава трябва да покажете на адресата причинно-следствената връзка, която ще гарантира, че адресатът ще изпълни искането.

„От (дата), съгласно договор за наем № Х, наемната цена за 1 м2 е 20 щ. на ден. През последните три месеца се наблюдава спад в търговската активност поради икономическа нестабилност и социални вълнения. Средната печалба от търговия е 10 USD. на ден, което не стига дори за плащане на наем. Ако не бъдат взети мерки, частните предприемачи ще бъдат принудени да затворят търговските си обекти, което може да се отрази негативно на вашите доходи.

По този начин трябва да изясните на получателя, че изпълнението на искането носи перспектива за получаване на материални или нематериални ползи.

Стъпка 4. Изявление на заявката

Когато адресатът е подготвен, можете да посочите действителната заявка. Текстът на искането трябва да бъде съвсем кратък и пределно ясен. В никакъв случай не трябва да има двусмислие или подценяване. Например, ако говорим за намаляване на наема, тогава е важно да посочите до какво ниво:

„Молим ви да намалите нивото на наема, докато ситуацията се стабилизира до 5 USD. на m2 на ден."

Ако говорим за предоставяне на услуги, тогава направете заявката възможно най-конкретна, като посочите желаните дати, цена и т.н.:

« За оборудване на грънчарска работилница се нуждаем от пещ за изпичане на керамика - молим ви да ни помогнете да я закупим. Цената на печката с монтаж е 998 хиляди рубли».

IN в този примерНе е съвсем ясно какъв вид помощ се изисква от адресата. Би било по-добре да формулирате искането по-конкретно: „Молим ви да ни помогнете да закупим пещ за изпичане на керамика, като преведете 333 хиляди щатски долара по банковата сметка на компанията за производство и монтаж на пещи.“

Каквото и да поискате, получателят трябва да знае точно кога, какво, колко и на каква цена искате да получите. Обобщената заявка е по-застрашена от отказ, т.к получателят не винаги има време и желание да се занимава с детайлите. Освен това рискувате да не получите това, което искате, прехвърляйки инициативата на получателя.

Например, частни предприемачи написаха писмо с искане за намаляване на наема, но не посочиха до какво ниво искат да намалят наема:

„Молим ви да намалите наема, докато ситуацията се стабилизира.“

В резултат на това те получиха намаление на наема, но съвсем леко (с 1% от съществуващия). Така молбата им беше удовлетворена, но не промени много позицията на инициаторите на писмото.

В някои случаи текстът на заявката може да бъде удебелен, за да се открои в текста, но не прекалявайте с тази техника.

Стъпка 5: Обобщете заявката си.

Повторете молбата си и подчертайте как ще се възползва получателят, ако молбата бъде изпълнена. Искането трябва да се промени донякъде. Най-добре е да изградите изречение по схемата: „Ако изпълните молбата, ще бъдете щастливи“.

„Ако ни срещнете наполовина и намалите наемдокато ситуацията в региона се стабилизира, вие не само ще можете да запазите повече от 150 работни места, но и няма да понесете глобални загуби поради пълната липса на наем.“

Но може да има и други опции:

„Можете да бъдете сигурни, че всяка рубла от вашите благотворителни дарения ще отиде за добра кауза и ще помогне на тези, които участват трудна ситуациямомчетата ще пораснат като достойни граждани.”

„Можете да сте сигурни, че всяка детска усмивка ще ви достави морално удовлетворение от трудната ви работа, а вашите усилия и усилия са инвестиция в достойни и щастливи граждани на близкото бъдеще.

Основното нещо е да повторите значението на молбата и ползите от нейното изпълнение. Ползата не трябва да е материална. Не забравяйте, че адресатът е личност и чувствата не са му чужди.

ПРИМЕР:

беше		Стана
„Молим Ви, И.И. Иванов, организирайте среща на кандидатите с главния мениджър на вашата фирма. Ще бъдем благодарни за вашето съдействие. С уважение и благодарност, Директор на центъра по заетостта П.П. Петров"	-	„Уважаеми Иван Иванович! Вашата компания вече няколко години участва в Програмата за кариерно ориентиране на кандидати, като им помага да решат избора си на професия. Като мениджър по човешки ресурси, вие се интересувате от обучение на професионалисти и ние сме готови да помогнем на учениците да започнат да обучават майстори на своя занаят. Днес професията на мениджър е една от най-често срещаните, но много кандидати нямат ясна представа за нейното значение. В тази връзка Ви молим да организирате среща на генералния директор с кандидатите на 23 март от 15.00 часа в базата на Вашата фирма. Разказвайки на момчетата за тайните на професията днес, вие полагате основата за обучение на истински професионалисти утре. Може би след няколко години някой от тях ще изведе вашата компания на ново ниво на развитие. С уважение и благодарност, Директор на центъра по заетостта П.П. Петров"

И не забравяйте за дизайна на писмото - това е "лицето" на организацията. Ако инициаторът на писмото с искане е организация, тогава такова писмо се изготвя на бланка с подпис на ръководителя или упълномощено лице. Ако сте частно лице, тогава е достатъчно да спазвате основните норми при подреждането на елементите на писмото. Тези подробности са юридически и психологически много важни за адресата и формирането на правилния образ на подателя.

	-
	-	Изпратете стотици търговски предложения, заявки и други бизнес писмавсеки ден, но не постигате желания резултат с вашето съобщение? Не знаете как ненатрапчиво и учтиво да напомните на получателя за неговите задължения? Тогава онлайн обучението със сигурност ще ви помогне „Умения за бизнес писане“! Можете да преминете през него по всяко удобно време.	-	-
	-

Бизнес кореспонденцията е неразделна част от живота на почти всеки човек. Именно в тази форма е най-удобно да се свържете с началниците, колегите и различни организации. Писмото-заявка е един от най-разпространените видове комуникация, тъй като всяка фирма може да поиска мнението на специалист във всяка област, съдействие от различни финансови или административни структури. Тази статия ще обсъди как точно да напишете писмо с молба, както и пример за този тип обжалване.

Структура на писмото

Разбира се, съдържанието и структурата на едно бизнес писмо зависи от това кой го пише и до кого е адресирано. Така например ръководителят на организация, обръщайки се към своите подчинени или дългогодишни партньори, може да напише по-кратко писмо, но за да привлече подкрепата на висши организации или да поиска помощ от различни специалисти, често е необходимо да напише по-продължителна заявка. Трябва да заинтересувате получателя и да го убедите да ви подкрепи. Нека първо да разгледаме по-дългата версия.

Уводна част

На първо място, трябва да съставите „заглавката“ на писмото, в която да посочите името на вашата организация и нейните данни, както и информация за това до кого изпращате писмото. Това може да е конкретен човек (например ръководител на компания) или група (служители от отдел на вашата компания или ваши партньори). Следва поздравът: ако се обръщате към конкретен човек, трябва да се обърнете към него по име: "Уважаеми Иван Петрович!" Ако пишете на екип, тогава е възможно да се обърнете към „Уважаеми колеги!“, „Уважаеми служители на отдела!“

Причина и цел на жалбата

Първо, трябва да обосновете защо се свързвате с този конкретен човек. Съответно, можете да започнете писмото си със следните фрази:

• Вие сте изключителен експерт в областта...
• Винаги сте участвали в делата на нашата организация...
• Вашият отдел е водещ...
• Можете да решите най-сложните въпроси в областта на...
• През годините, натрупани положителен опитвзаимодействия между...

• поради факта, че...
• за разрешаване на ситуацията...
• за развитие на бизнеса...
• за постигане на по-добри резултати в...
• за разрешаване на конфликтни ситуации...

Заявление за искане

И накрая, трябва действително да заявите искането си. Самият текст трябва да е кратък, но съдържателен пълно описаниекакво точно ви трябва, така че получателят да няма въпроси. Също така, заявката трябва да е конкретна, тоест, ако искате услуга, трябва да посочите точната стойност или количество, желани дати и т.н.

Препоръчително е да започнете молбата си със следните думи:

• Молим за вашата подкрепа за разрешаване на проблема...
• Пиша ви с молба...
• Моля, информирайте/изпратете/докладвайте ми...
• Моля за вашето съгласие за...

След това можете да напишете каква полза ще получи адресатът, ако получи положителен отговор на вашето искане или обяснете важността и необходимостта от разрешаване на вашия проблем.

Примерно писмо:

ООД "Дари Добро" Център за подпомагане на многодетни и малоимущи семейства

генерален директор

ОАО "Читайна" Иванов А.Г.

Уважаеми Александър Генадиевич,

Вашата компания винаги участва в дейността на нашата организация и вече няколко години помага в различни събития. Тъй като сме домакини на събитие на 20 август 2016 г., за да помогнем на семействата да подготвят децата си за училище, ние се надяваме на вашата помощ. Всички деца имат право на щастливо детство, а семействата с ниски доходи, както никой друг, се нуждаят от участие и подкрепа.

Молим ви да се включите в нашата кампания „Подгответе детето си за училище” и да обмислите да дарите ученически пособия за нея. Имаме нужда от канцеларски материали за 50 деца от семейства с ниски доходи.

Разбира се, ако се съгласите да ни помогнете, ние от своя страна ви обещаваме реклама на продуктите на вашата компания на нашето събитие. Нека да подарим на децата радост заедно!

С уважение,

Директор на организацията Василиева Н.И.

Мотивационното писмо е вид бизнес писмо, което е необходимо за описание на пакет от документи, изпратени до адресата, ако тези документи не съдържат адресната част.

по този начин информационно натоварване мотивационно писмоне, но изпълнява три важни функции:

• потвърждава факта на изпращане;
• предоставя списък на изпратените документи и инструкции за работа с тях;
• Благодарение на регистрационните данни ви позволява да определите крайния срок.

Подобно на повечето бизнес писма, мотивационното писмо е на бланка и получава референтния номер на подателя. Обсъждахме подробно правилата за изготвяне на официални писма повече от веднъж в списанието, така че сега ще се съсредоточим върху характеристиките на мотивационното писмо.

Подробен анализ на служебно писмо с много примери за неговия състав е наличен в статията „Ние съставяме служебно писмо“

Речеви модели

Основата на мотивационното писмо е списък с прикачени файлове. Текстът на документа е кратък и условно разделен на две части:

• съобщение за изпращане на документи,
• искане за своевременен отговор (прочитане, одобрение, връщане на подписано копие и др.).

Първата част обикновено започва така:

• „В изпълнение... изпращаме ви...“,
• „Изпращаме ви...“
• „Представяме ви...“

След това можете да посочите целта на изпращане на документи: "за одобрение", "за информация", "за подписване", "запълване"(ако говорим за анкетна форма или въпросник). Препоръчваме да използвате клишето „ние ви изпращаме” или „ние ви изпращаме”, защото... Можете да подадете нещо само за информация, но не и за подпис или одобрение.

Втората част може да съдържа следните думи:

• „Моля, подпишете, подпечатайте и изпратете едно копие на нашия адрес...“
• „Молим Ви да разгледате и да ни изпратите в законоустановения срок...“,
• „Моля, изпратете на нашия адрес едно копие от надлежно оформено...“.

Реквизити „Маркиране на наличието на приложения“

Както вече определихме, основното в мотивационното писмо за документи са прикачените файлове. Затова ще обърнем специално внимание на въпроса за проектирането на този конкретен реквизит. Независимо от това как е оформено заявлението, бизнес практиката изисква пълен списък на приложените към писмото документи, като се посочва броят на екземплярите и броят на листовете във всеки от тях. Без тази информация мотивационното писмо ще загуби всякакъв смисъл.

така че когато изпратените документи вече са докладвани в тялото на писмото, няма смисъл да изброявам отново имената им. Достатъчно е да посочите броя на листовете и копията. Вижте пример 1.

Пример 1

Фрагмент от текст и бележка за наличието на приложение (името на приложението е посочено в текста на писмото)

Ако приложението не е посочено в тялото на писмото, в допълнение към количествените данни трябва да посочите името му. Ако един пакет включва няколко документа, прикачените файлове се номерират. Вижте пример 2.

Свиване на шоуто

Пример 2

Фрагмент от текст и знак, показващ наличието на приложението (името на приложението е посочено в знака, показващ неговото присъствие)

Свиване на шоуто

Въпреки че GOST R 6.30-2003 посочва това при изброяване на множество приложения в знак за тяхното присъствиеобобщаващата дума преди двоеточие е в единствено число „Приложение:“, в такива случаи все пак препоръчваме да я напишете в множествено число„Приложения:“, както показахме в Пример 2.

Първо, това е правилно от гледна точка на правилата на руския език. И второ, самите разработчици на този GOST по-късно се „коригираха“, когато започнаха да дават обяснения относно приложението му в своите методически препоръки. Вижте цитати от тези два документа по-долу. Но много хора упорито продължават да пишат думата „Приложение:“ в единствено число, дори ако е последвана от списък от няколко документа. Не правете това и ние ви обяснихме защо.

Фрагмент от документа

Свиване на шоуто

GOST R 6.30-2003 „Единни системи за документация. Единна система за организационна и разпоредителна документация. Изисквания за изготвяне на документи"

3.21. ...Ако към писмото има приложение, което не е наименувано в текста, тогава се посочва името му, броя на листовете и броя на екземплярите; Ако има няколко приложения, те се номерират:

Фрагмент от документа

Свиване на шоуто

Организационно-разпоредителна документация. Изисквания към документацията. Методически препоръкиотносно прилагането на GOST R 6.30-2003

3.16. ...Ако към писмото има приложение, което не е наименувано в текста, посочете името му, броя на листовете и броя на екземплярите; ако има няколко приложения, те се номерират:

Има и несъответствия по отношение на това как да напишете думата „прикачен файл“ в тялото на писмото:с малка или главна буква, със или без знак „Не“. Факт е, че можете да посочите името на прикачения документ в текста на мотивационното писмо по различни начини; сравнете сами, като разгледате Пример 3: във втория случай е подходящо да посочите в скоби, че документът е приложение, а в следващите случаи показваме как това може да стане по различни начини. Всички опции са правилни, важно е само да се поддържа еднаквост в писмото. И още по-добре е да изберете и коригирате една опция в инструкциите за управление на офиса на вашата организация (или други местни разпоредби по подобни въпроси), тогава ще има еднаквост във всички документи и ще има по-малко объркване за изпълнителите.

Пример 3

Различни начинипосочване на името на приложението в текста на писмото

Свиване на шоуто

За подвързано приложение не е необходимо да се посочва броя на листовете (Пример 4).

Пример 4

Описание на обвързаното приложение

Свиване на шоуто

Когато има толкова много прикачени файлове, че е по-удобно да ги изброите на отделен лист (ще се нарича „Опис на прикачени файлове към писмо с дата... №...“), ще бъде достатъчно да се обърнете към такъв опис в писмото (Пример 5).

Пример 5

Ако има толкова много приложения, че е по-удобно да ги изброите в отделен инвентар

Свиване на шоуто

Ако прикачите към писмото си друго писмо, което има собствен прикачен файл, трябва да информирате адресата за това (Пример 6).

Пример 6

Приложението на писмото има свой собствен файл

Свиване на шоуто

И накрая, ако вашето писмо е адресирано до няколко организации наведнъж и прикаченият файл е адресиран само до една от тях (други получават писмото само за преглед), това също трябва да се каже (Пример 7).

Пример 7

Прикаченият файл се изпраща само до един получател на имейл от няколко

Свиване на шоуто

Бележка за наличието на прикачени файлове се поставя под текста на писмото и над подписа. Обикновено тези разстояния (отстъпи) се правят идентични и равни на приблизително 2-3 интервала между редовете (това е ясно показано в примера за дизайн на цяла буква в Пример 9).

от общо правило, ако документът има приложения, тогава върху него под текста и над подписа се прави знак за наличието им, а върху приложените документи (всеки в горната дясна част на първия лист) се изписва кой документ е приложение към (с обозначаване на номера на приложението, ако има няколко), както в пример 8.

Пример 8

Номер на заявлението и данни за основния документ на 1 лист от заявлението

Свиване на шоуто

Но придружителното писмо има счетоводна функция на изпращаните документи, действайки като вид опис на прикачените файлове в плика; в действителност се изпращат документите, посочени в такова писмо като прикачени файлове. Ако писмото имаше различна функция (например беше оферта, отправяне на предложение за подписване на споразумение и изброяване на условията на предложеното сътрудничество), тогава „ключовият“ документ по смисъла му би бил писмото и прикаченият документи само ще му помогнат да изпълни функцията си. Но ние говорим за мотивационно писмо и в този случай не трябва да „разваляте“ изпращаните документи с информация за „опис на съдържанието в плика“ - т.е. Няма нужда да им поставяте такъв знак!

Подписване и регистрация при подателя

Подписателят на бизнес писмо е същото длъжностно лице, както в обикновената бизнес кореспонденция (обикновено или ръководителят на организацията, или упълномощен топ мениджър). Ако говорим за изпращане на първични счетоводни документи, главният счетоводител също може да подпише писмото.

За да се предотврати по-късно получателят на писмото да задава всички уточняващи въпроси на неговия подписал (посочен с номер 1 в пример 9), изпълнителят също трябва да бъде посочен в този документ (пак там, виж номер 2).

Преди изпращане на мотивационното писмо трябва да бъде присвоен изходящ номер (обозначен с цифрата 3).

И адресатът ще му присвои своя входящ номер, когато регистрира факта на получаване на документа, докато датата на получаване и входящият номер могат да бъдат посочени върху него (ръкописно или с помощта на печат, както в пример 9 - вижте номер 4).

Пример 9

Мотивационно писмо

Свиване на шоуто

Пример 11

Формуляр за мотивационно писмо за кандидати - физически лица

Свиване на шоуто

Изненада за кандидатите – физически лица

Необходимостта от написване на мотивационно писмо за документи засяга всеки, независимо дали е организация или индивидуален. Междувременно, когато обикновен човек идва в организация, по правило не се съставя писмо, което да придружава документите му. Жалко, защото би било по-удобно да не си спомняте и някак си да го записвате сами, а да имате информация, написана от посетителя: от кого, какви документи, на кой от вашите служители и защо да прехвърлите. Ако системно работите с отделни лица, особено по редица стандартни въпроси, и в същото време получавате от тях документи, с които вашата организация след това трябва да направи нещо, тогава ви препоръчваме да разработите формуляр за мотивационно писмо за такива случаи и да попитате всеки такъв лице, което да го попълни посетител. Вижте примерен формуляр в Пример 11.

Ще регистрирате попълнения формуляр и ще дадете копие от писмото с входящия номер на заявителя и ще изпратите получения от него пакет документи по съответния маршрут. Тогава, когато се обадите, за да попитате за вашите документи, човекът вече няма да пита за „дачата в Малиновка“, а за определено писмо с уникален индекс.

Моля, отговорете в определен срок

Много организации обичат незабавно да определят краен срок за адресата в своите мотивационни писма и методите могат да варират от учтиви „Моля, подпишете документите и ги върнете в рамките на десет дни.“към императивен „Времето за отговор на писмо е 5 работни дни“. Струва ли си да се пише така? И как да реагираме на такива условия?

Нека припомним, че според правилата на бизнес отношенията. Тази насока трябва да се помни, ако в мотивационното писмо няма друг краен срок.

Само по-висша, контролираща организация или друго лице може да определи задължителен срок за изпълнение. държавна агенция, задължителни за вас нормативен документ. Страните сами могат да договорят и документират доброволно поетите задължения:

Пример 10

Крайният срок за отговор на писмо може да бъде установен в договора

Свиване на шоуто

Споразумението предвижда задължителна досъдебна процедура за разрешаване на спорове и разногласия. Страна, която смята, че нейните права по настоящото Споразумение са нарушени, е длъжна да изпрати писмена мотивирана претенция до другата страна. Страната, получила писмена мотивирана рекламация, е длъжна да я разгледа и да даде писмен мотивиран отговор в 10 (десет) срок. календарни дниот момента на получаване...

Когато общуват равни по статут на компания (ако преди това нямаше никой над тях или те не са установили правила за взаимодействие за себе си), можете да поискате по-бърз отговор, но имате нужда от добра причина за това. Например: „Моля, изпратете попълнения въпросник в рамките на четиринадесет дни, тъй като трябва да предоставим отговор на Министерството на здравеопазването на Руската федерация до 1 октомври 2013 г.“. Поръчките в такива случаи са некоректни, включително и от гледна точка на бизнес етикета.

Съхранение на мотивационни писма

Мотивационното писмо става ненужно веднага щом изпълнителят вземе своите заявки и се увери, че са пълни. Оттук нататък ще се работи по тях, като писмото трябва да бъде отбелязано като изпълнено и поставено във файла.

Често възниква въпросът как да съхранявате мотивационни писма и приложения към тях: отделно или заедно? Обикновено прикачен файл към писмо се поставя в специален файл, запазен специално за този вид документи. Няма място за мотивационни писма: сертификати за извършена работа, фактури, договори и много други документи се съхраняват отделно и често за различни периоди от време.

Тази точка трябва да се вземе предвид при съставянето на списък на случаите. Някои компании (с малък обем документооборот) създават един файл „Съпроводителни писма“ и поставят всички писма от този вид в него, независимо от това какво е прикачено към тях. Други трябва да създадат няколко случая с мотивационни писма и да ги поставят в списъците на делата на структурните подразделения. Тогава например изпратеният договор ще влезе във файл „Споразумения за услуги“, а мотивационното писмо към него ще влезе във файл „Съпроводителни писма за договори за основни дейности“.

Също така се случва писмото да остане на склад във фирмата, но прикаченият файл не. Това се отнася например за чернови на документи (както в пример 9). Проектът на наредба все още не е документ и най-вероятно ще бъде коригиран повече от веднъж, не е необходимо да се съхранява.

Както можете да видите, няма нищо сложно в написването на мотивационно писмо, но самото то може да спести не само вашите документи, но и време.

Лека трудност, както обикновено, може да възникне, когато една компания прилага правилото за изготвяне и представяне на правилно оформено мотивационно писмо заедно с пакет от документи. Но този проблем може да бъде решен съвсем просто чрез установяване на това правило в местен регулаторен акт. И ползите от него са трудни за надценяване.

Бележки под линия

Свиване на шоуто