Етикет на делови преговори и срещи. Подготовка и провеждане на бизнес срещи, приеми

Основната същност на провеждането на бизнес разговори е да се създаде конструктивна дискусия между двама или повече души. За да постигне положителни резултати, лицето, което е изпратено на срещата, трябва правилно да се подготви за разговора: да събере възможно най-много информация за клиентите (навици, постижения, скорошни успехи и т.н.), да постави конкретни цели, към които се стреми , а също така вземете решение за стила на облекло и поведение.

Събиране на информация

За да опознаете клиентите си по-добре, трябва да направите малко проучване. Състои се в събиране на всякакъв вид информация за този човекили група хора от различни източници, които ще бъдат обсъдени в тази статия.

Клиентски сайт.Най-безценният и приоритетен източник на информация за човек е неговият собствен уебсайт. Обикновено на такива ресурси хората се опитват да публикуват възможно най-много информация за себе си и своята компания. На първо място, трябва да проучите задълбочено главната страница на сайта. В крайна сметка само на пръв поглед се създава впечатлението, че само Главна информация. На тази страница можете да разберете ролята на тази компания или предприятие на пазара, периода на съществуване, регионите, където се представят услугите или продуктите, както и географията на компанията.

Много интересна е и рубриката "Новини". Някои публикуват световни новини на тази страница, за да запълнят празнотата с нещо. Всъщност тук трябва да се публикува информация, свързана с живота на организацията: няколко думи за стратегическата политика в бъдеще, информация за нови партньори, отчети за успешно участие в различни изложения и, разбира се, събитията, които се състояха по време последно време.

Такъв раздел на сайта като "Партньори" ще ви позволи да се запознаете със списъка на клиентите, които си сътрудничат с тази компания. Ако сред тях намерите поне няколко компании, които си сътрудничат с вас, това може значително да ви помогне да окажете натиск върху клиентите по време на преговори. По този начин не боли да получите препоръки от тях или Благодарствени писма. Вероятно сайтът ще съдържа информация за служителите на компанията. В този случай ще имате възможност да се запознаете с информацията за ръководството на компанията, да проучите сферата на тяхната професионална дейност. Може би можете да намерите общи интереси или точки на контакт, които могат да бъдат обсъдени на среща: фенове на един и същи спорт, имат деца, учат в едни и същи учебни заведения и т.н.

Социални мрежи.Днес това ни дава цял набор от нови възможности, които вие (специалистът по продажбите) не трябва да пренебрегвате. Например, голям бройхората си имат свои. Уебсайтът на компанията може да съдържа връзка към корпоративния блог, който предоставя достъп до нова информация. Ръководителят на компанията също може да има собствен блог. В случай, че сте успели да получите Twitter на човека, с когото се срещате, не забравяйте да проучите цялата налична там информация. Намирането на човека, от който се нуждаете, в различни в социалните мрежи(„Professionals.ru“, „Facebook“, „Odnoklassniki“, („Vkontakte“ и т.н.) - не забравяйте да се запознаете с дейностите на групите и общностите, в които той членува, както и с неговия кръг на приятели.

Финансови средства средства за масова информация. Медиите съхраняват много голямо количество информация и информация, която може да се използва за собствени цели. Ако една компания е загрижена за своя имидж, винаги реагира своевременно на атаки и обвинения от страна на конкурентите и в резултат на това тясно си сътрудничи с медиите (публикува своите интервюта и реклами по радиото и телевизията, статии във вестници и списания) - това означава, че ръководството на компанията цени общественото мнение. Този факт трябва да се използва и при подготовката за бизнес среща.

Обърнете внимание на рекламните материали. В крайна сметка, след като сте проучили задълбочено рекламните медии, използвани от компанията, можете да научите за целите, преследвани от ръководството, както и за тяхното благосъстояние. Не забравяйте, че човекът, с когото имате сериозна среща, също ще използва всички тези възможности в подготовката. В лична среща можете да използвате информация за мотивиращи компании и текущи промоции. Всичко това ще помогне да се формира положително мнение за вас като човек, който е добре запознат с бизнеса на своя клиент, за разлика от много други мениджъри, които се опитват да „бутнат“ продукта си възможно най-бързо. На фона на такива хора ще изглеждате като компетентен специалист, което допринася за формирането на лична симпатия и доверие между ръководителя на компанията и вас.

Търсачки.Не забравяйте, че "търсачките" ви позволяват да намерите много полезна информацияза ръководителя на компанията и бизнеса като цяло. Просто въведете името на фирмата или компанията в реда за въвеждане и продължете да прелиствате страниците една по една и определено ще можете да намерите важна информация, за които дори не са подозирали (оборот на фирмата, предстоящи съдебни дела и т.н.).

Образ

Бизнес стилът е общоприет в бизнес средата. Не е позволено да носите маяци, шорти, отворени обувки, къси поли, дънки или маратонки на важни срещи. Но както всички знаем, всяко правило има изключения. Например, за да бъдат преговорите успешни (с добри перспективи) и да дадат положителни резултати (полза за сравнително кратко време), трябва да се обличате малко по-зле от вашия събеседник. Бизнес стилът е стандарт, но не е необходимо да бъдете много ревностни.

Не забравяйте, че например близките, облечени за среща с непознат, ще създадат впечатление не за добър вкус (както би трябвало), а за намерения да измъкнат пари от клиента си възможно най-бързо, което ще се отрази негативно открита и конструктивна комуникация. На практика има голям брой случаи, когато хората идват на важни срещи с лидери големи компаниив пуловери с разтегнати ръкави, шорти или дънки. Представете си за минута, че сте облечени в скъп костюм за среща с директора на голяма и успешна компания. Кой ще се появиш в очите му? Най-вероятно като "преоблечена" патица! На такива срещи няма да имате малък шанс да изградите конструктивен и продуктивен разговор.

Как е желателно да изглеждате при среща с конкретен клиент ще ви помогне да разберете предишния етап от подготовката за бизнес среща. Само чрез събиране и анализиране на цялата информация за клиента и неговата компания ще можете да направите правилния избор. Например, ако сте заключили, че вашият потенциален клиент, много сериозен човек, обича луксозни автомобили, участва активно в благотворителна дейност, членува в обществени организации и политически партии, посещава различни конференции и семинари, бил е главен изпълнителен директор на 10 години е най-добре да носите класически бизнес костюм (изчистени обувки, сако, тъмен панталон, светла риза). За момиче е доста подходяща черна рокля без никакви блестящи аксесоари. Не се опитвайте да претоварвате своя външен виддопълнителни "дреболии", всичко трябва да е "с мярка"!

В случай, че имате бизнес среща с ръководителя на младо развиващо се предприятие, което доставя широка гама от облекла за млади хора на пазара, и в същото време разберете, че вашият клиент предпочита свободен стил на облекло и е относително млад, се препоръчва да се облича по-свободно. Освен това ще изглежда като допълнение към разговора: ще подчертаете положителното си отношение към посоката на развитие на неговата търговска дейност.

Ако сте научили от вашите източници, че ви предстои среща с творческа и необикновена личност (ще научите това, като проучите подробностите личен животи различни снимки) - опитайте се да се обличате интересно. Например, стилни аксесоари, несъвместими цветове, ярка вратовръзка и всичко останало, което ще ви помогне да изглеждате пред събеседника си като същия необикновен човек, в който той (тя) може да види своя съюзник.

Както всички знаят, класическият стил предвижда тъмно дъно и светло горно (обикновено бяло). Ако отивате на важна бизнес среща, спазвайте това правило. Също така, когато избирате цветове и стил, вземете предвид с кого ще се срещате. Това много просто правило винаги ще ви помогне да изглеждате оригинално и грандиозно. В същото време не забравяйте за главата. Да, момичета с дълга косатрябва внимателно да ги поставите в някаква прическа.

Правим положително впечатление за 5 минути

Отивате на бизнес среща - не забравяйте, че ще имате само няколко секунди, за да направите добро впечатление. Ако нямате достатъчно време, обикновено ще имате още пет минути, за да оправите нещата. Опитайте се да си представите ситуацията: в офиса ви се чука, някой влиза с голяма чанта и възкликва „Внимание! се опитва да насочи вниманието ви (и на другите служители) към някоя книга в ръката си. Какво си помислихте за този човек в този момент? Искате ли вашият клиент да мисли същото за вас? Едва ли! Затова трябва предварително да обмислите всичките си действия: как ще влезете през вратата, какво ще кажете на бизнес партньорите си и т.н.

Тъй като тази статия е за бизнес разговори, предлагаме на вашето внимание следната опция. След като отворите вратата, поздравете клиента си, като го наречете по име и фамилия (или собствено и бащино име), за да сте сигурни, че това е човекът, с когото ще се срещнете. След това трябва да се представите, като дадете името си, позицията си в компанията, както и точките, които трябва да обсъдите, както и да кажете на клиента си, че сте се съгласили да се срещнете с него по това време. Опитайте се да установите зрителен контакт със събеседника си през този период. Ако видите, че клиентът е зает с документи, проверете дали може да говори с вас сега или му трябва малко време, за да приключи текущия си бизнес. Ако човек е готов да общува, можете да започнете.

Как трябва да бъде структуриран разговорът?

За да разбере вашият събеседник, че си има работа с делови и сериозен човек, първо обявете правилата на срещата. Например, можете да кажете следното: „Основната цел на нашата среща с вас е да определим текущите ви бизнес цели и да определим как точно нашата компания може да ви помогне да ги постигнете. Предлагам да изградим разговор на два етапа. На първия етап ще ви задам малък брой въпроси, за да разберете основните приоритети на вашата компания, на втория етап ще ви кажа с кои от тях нашата компания може да ви помогне да се справите. Мисля, че такава конструкция на преговорите ще бъде възможно най-продуктивна. Съгласен ли си с мен?" След като получите съгласието на събеседника, можете да преминете към самите преговори. Ако клиентът не харесва вашия план, попитайте каква алтернатива може да предложи.

За да определи правилно нуждите на бизнес клиента, добрият преговарящ трябва да владее техниката за правилно конструиране на въпроси. Този списък може да бъде предварително отпечатан на хартия и да въведете отговорите на вашия клиент там или можете да „запазите“ всички въпроси в паметта и да очертаете цялата получена информация. Не забравяйте, че разговорът трябва да се развива логично, така че трябва много внимателно да обмислите реда на всички въпроси. За да подготвите списък с въпроси, можете да използвате следния шаблон:

1. От колко време фирмата ви е на пазара?
2. Кой е вътре целева аудиториявашите купувачи?
3. Към какви пазари се насочвате (региони, регион, град)?
4. Какви предимства пред конкурентите привличат клиенти към вашата компания?
5. С какво вашата компания се различава от конкурентите?
6. С какви доставчици на услуги си сътрудничите днес?
7. Защо избрахте този доставчик?
8. Опитайте се да оцените работата на вашия доставчик по десетобална скала. Каква оценка ще дадете?
9. Какво точно не ви устройва в работата на настоящия доставчик?
10. Според вас какви предимства трябва да има нашата компания, за да можем да изградим дългосрочно сътрудничество с вас?

Не забравяйте, че в една бизнес среща най-важният етап е събирането на информация. Благодарение на правилните въпроси ще можете да говорите с вашия събеседник и да разберете за всички проблеми и неудобства, които той е принуден да изтърпи. По този начин ще можете да видите дали можете да помогнете за разрешаването им и ако сте уверени в продукта си, ще имате доста добри шансове да получите добра сделка.

Правилно представяне на вашите продукти

На първия етап вашият клиент основно говореше, но само задаваше въпроси. Сега трябва да говорите. Можете да изградите по-нататъшна комуникация по такъв начин, че клиентът да задава много въпроси, за да изясни точките, които го интересуват и да разсее съмненията му, или така, че да мълчи през цялото време, тъй като всичко ще бъде ясно и той ще съгласен с думите ти. Успешното представяне на услугите на вашата компания е как успявате да преведете цялата информация, която клиентът току-що е споделил в негова полза, като се фокусирате върху качеството на услугите, предоставяни от вашата компания.

Например, ако вашият събеседник се оплака от качеството на доставката на текущия доставчик на услуги (чести забавяния на поръчките, което води до „подкопаване“ на работата на компанията на клиента), е необходимо да подчертаете, че няма да има такива ситуации в сътрудничество с вашата компания, тъй като сервизният отдел работи гладко и под постоянен надзор на контролна служба, каквато (най-вероятно) настоящият доставчик на услуги няма. В крайна сметка, ако беше, тогава нямаше да има такива забавяния на доставката. Освен това можете да отбележите, че в договора на вашата компания е посочено, че в случай на неуспешна доставка компанията доставчик ще плати неустойка или ще предостави бонуси като компенсация. С други думи, вие законно гарантирате на вашия клиент спазването на всички условия на договора, което ще помогне за защитата на клиента от риск.

заключения

Да проведете успешен бизнес разговор с потенциални клиенти- трябва да преминете през няколко етапа. Подготвителен етапосигурява събиране и анализ на всякаква информация за личността на лицето (с което предстои срещата) и фирмата, която представлява. Това може да бъде подпомогнато от информация от медиите, рекламни източници и търсачкиСъщо така ще бъде полезно да посетите уебсайта на компанията.

Когато избирате дрехи, трябва да се придържате към класическия стил, но ако имате надеждна информация за самоличността на клиента, с когото се срещате, начинът и стилът може да са подобни на него.

За да създадете положително впечатление за пет минути, обявете дневния ред на срещата и задайте възможно най-много ситуационни въпроси на етапа на събиране на информация от събеседника.

Последният етап е презентацията, по време на която настройвате събеседника за факта, че той ще получи повече ползи в сътрудничество с вашата компания.

Здравейте! В тази статия ще говорим за това как да организираме среща с клиент.

Днес ще научите:

1. Какво да кажете на бъдещ клиент, за да иска със сигурност да се срещне с вас;
2. Какви грешки не трябва да се допускат при уговаряне на лична среща;
3. Съществуващи техники, които ще помогнат дори на начинаещ да организира първа среща.

Разликата между добрия и обикновения мениджър

За да направите това, използвайте следната инструкция:

1. Преди да наберете клиент, седнете на стола, облегнете се назад, отпуснете се, бъдете търпеливи, учтиви и се усмихнете на себе си. Понякога усмивката на човек се усеща от разстояние. Затова се заредете с оптимизъм и пристъпете към активни действия.
2. Обадете се и се представете от името на фирмата. Посочете вашето фамилно име, собствено име и бащино име, както и вашата длъжност. Накратко, кажете ни какво точно правите.
3. След това посочете целта на вашето обаждане. Клиентът трябва ясно да разбере какво искате от него. Но просто не излагайте веднага всички козове. Интересувайте събеседника с нещо и кажете, че ще научи повече при лична среща.
4. Кажете ни с какви известни компании си сътрудничите. Може би доверието на големи компании във вашето предприятие ще играе във вашите ръце.
5. Задайте своя собствена дата и час за срещата. Събеседникът трябва да остане с впечатлението, че той решава кога точно ще се проведе срещата. Всъщност вие му давате избор без избор.
6. Кажете сбогом на клиента, като не забравяте да благодарите за оказаното внимание.

Ето пример за диалог за насрочване на среща:

— Здравейте, казвам се Иванов Иван Сергеевич, аз съм мениджър продажби на компанията Morozko. Занимаваме се с продажба на замразени продукти. Можете ли да ми отделите няколко минути от времето си?

Здравейте, слушам ви.

- Иван Сергеевич, обаждам се да уговорим среща. Компанията, която представлявам има много интересно предложение за вас.

— И какво точно имате предвид? Може ли да обсъдим това по телефона?

- Нашата компания има персонална оферта за вас, използвайки която оптимизирате разходите за производство на вашите продукти. По-подробно мога да ви обясня в лична комуникация. Някои от най-известните ресторанти в града (например "Челентано" и "Бавария") вече приеха нашето предложение и останаха доволни от избора си.

— Изкусително, но вероятно ще си помисля.

— Нека се срещнем утре в 16.00 или вдругиден в 9.00, ще ви разкажа подробно за условията на сътрудничество с нас. Ще бъде по-информативно от телефонен разговор. Би ли било удобно да се срещнем утре?

- Вероятно, да, само ако е възможно, в моя кабинет.

- Чудесно, тогава утре в 16.00 ще съм при вас. Благодаря за отделеното време и до скоро!

Възможни затруднения при разговор с клиент

В хода на изпълнение на техните служебни задълженияВсеки човек е изправен пред редица трудности, които трябва да бъдат преодолени. Търговските агенти и мениджърите трябва да могат да се справят с възраженията.

Нека разгледаме основните проблемни ситуации.

Проблемна ситуация	Действия на мениджъра
Секретарката или друг служител казва това правилният човекотсъстващ	Мениджърът пита кога е най-подходящото време да се обади обратно
Секретарката пита за какво се обажда търговският агент	Тук е необходимо да се отговори по завоалиран начин, но така че секретарят да смята, че обаждането на мениджъра е много важно и не може да бъде пренебрегнато. Например „Обаждам се за информацията, която ми беше дадена от Василий Петрович“
Клиентът не желае среща и моли да му изпратим информация по имейл или факс	Мениджърът обяснява, че може да направи това, но клиентът ще трябва да разбере изчисленията за дълго време и в този случай информацията може да не бъде напълно възприета. По-рационално е клиентът да отдели няколко минути време за среща, отколкото да прекарва часове самостоятелно в изучаване на предложението
Клиентът твърди, че е зает и не може да говори	Отговорът на търговския агент може да бъде: „Разбира се, разбирам, само ми кажете кога да ми се обадя обратно“
Събеседникът се интересува финансова странавъпрос	Мениджърът отговаря, че асортиментът е голям и цената на стоките зависи от позициите, които клиентът избира. Затова трябва да се срещнат.
Клиентът твърди, че е доволен от настоящите доставчици	Обаждащият се моли да му даде 5 минути време, така че клиентът да разбере дали условията за сътрудничество на настоящите доставчици наистина са по-изгодни от неговата оферта
Клиентът е нервен и казва, че офертата на управителя не е интересна за него	Управителят не настоява за продължаване на разговора, но иска разрешение да се обади след няколко седмици

Има няколко ефективни техники, които ще ви помогнат бързо и лесно да убедите клиента във важността на предстоящата среща.

1. Техника "Ледж"- същността му е следната: вие постоянно поддържате интерес към събеседника, без да разкривате цялата информация напълно. Можете да използвате следния израз: „За да мога да ви разкажа всичко по-подробно и да ви предам цялата информация, трябва да се срещнем“.
2. Преоценка на продукта- необходимо е да преоцените вашия продукт и да разработите нова технология за неговото предложение. Опитайте се да замените скучната фраза „Искам да се запознаем“ с израза „Нашата компания ще разгледа и предложи реални опциинамаляване на цената на вашите продукти. Например, ако продавате стоки на ресторанти и кафенета, не казвайте, че предлагате на клиента да закупи определени продукти. Със сигурност клиентите вече имат доставчици. Предлагаме услуга за оценка на цената на конкретни ястия. След като направите анализа, вие ще покажете, че ако купувате продукти от вас, клиентът ще спести. Затова е по-добре да си сътрудничим с вас.

Ето няколко съвета, които могат да ви помогнат да избегнете трудности по време на разговора:

• Поддържайте интереса, но не създавайте интриги.
• Не обещавайте на клиента да умножите печалбата си няколко пъти. Това предизвиква недоверие.
• Не използвайте фразите: „Бихме искали да…“, „Можем да бъдем с вас…“, защото клиентът се интересува само от неговата полза, а не от вашето желание.
• Настоявайте за лична среща, защото гледайки в очите на клиента, ще бъде по-трудно да откажете сътрудничество.

Заключение

Правилната покана за среща е първата стъпка по пътя към провеждането на правилната среща, която предполага дълго и продуктивно сътрудничество. Основната задача телефонен разговор, за да убеди събеседника в необходимостта от лична среща. За да направите това, ще трябва да заинтересувате клиента и да се научите как да работите с възражения.

Съответствие с елементарни правила за бизнес срещипозволява от първите минути на срещата да спечели събеседника и да създаде атмосфера на взаимно уважение между участниците в събитието. Безразличието към установените правила на бизнес етикета е една от основните причини, поради които бизнес срещата може да завърши неуспешно. Всеки професионалист в своята област знае основното правила за бизнес срещи:

1) Не закъснявайте за бизнес среща. Най-сигурната стъпка е да пристигнете на местоназначението си 15 минути преди уречения час, за да почистите и да съберете мислите си.

2) Необходимо е срещата да се планира предварително. Сериозните хора ценят своето време и времето на своите партньори, така че е необходимо предварително да обмислят хода на предстоящата среща, структурата на разговора и основните моменти, които трябва да бъдат засегнати в разговора. Ако бизнес срещата се провежда в групов режим, се счита за добра практика всички участници в срещата да бъдат предварително запознати с нейния план.

3) Подготовката е важна стъпка. Ако на срещата може да са необходими документи, брошури или уводни материали, препоръчително е да ги подготвите и структурирате предварително, за да не изглеждате объркани пред бизнес партньор и да затвърдите увереността му, че сте делови и практичен човек.

4) Важно е да спазвате етикета на деловия разговор. Бизнес разговорът предполага, че опонентите се интересуват от гледната точка на другия, следователно те слушат внимателно събеседника, не прекъсват и оставят своите коментари и въпроси само в специално определено време, което е по-добре да се обсъди предварително.

5) Преди срещата трябва да изключите мобилен телефони други средства за комуникация (Skype на лаптоп, месинджъри), които могат да попречат на директния контакт със събеседника. Ако някой от участниците в срещата очаква важно обаждане и трябва да остави телефона включен, той трябва да предупреди партньорите предварително, за да няма неловка ситуация по време на разговора.

7) Времето е пари. По време на срещата винаги е необходимо да следите времето, ако събитието е планирано на блокове, важно е всеки блок да отнеме точно толкова време, колкото е определено в плана, и още по-важно е да завършите навреме, защото в бизнеса всяка минута е нечии пари, не злоупотребявайте с ценното време на вашите партньори.

Всеки ден има много бизнес срещии преговори на съвсем различни нива. И няма значение какво е: среща на ръководителите на световни корпорации за сключване на сделка за милиони долари или бизнес разговор между двама малки предприемачи за сътрудничество - във всички преговори е важно да можете да точнода ги провеждат, а не да действат произволно. Без внимателна подготовка за бизнес среща и правилна стратегия на поведение по време на нея е малко вероятно да успеете да постигнете желания резултат от преговорите.

Провеждането на бизнес срещи е доста деликатен въпрос и дори ако току-що започвате да водите бизнес, няма да ви навреди да научите някои от нюансите на организирането на бизнес преговори точно сега.

Как да организираме бизнес среща

По време на бизнес среща запазете няколко прости правила, и тогава вие: първо, ще се чувствате по-уверени по време на преговорите; второ, ще изглеждате в очите на вашия събеседник (и) като сериозен и замислен човек, с когото можете да се справите; и трето, увеличавате шансовете си за постигане на желания резултат от преговорите.

1. Ясни цели

При подготовката за преговорите е необходимо да се състави конкретен списък от въпроси, които трябва да бъдат разгледани, и задачи, които трябва да бъдат решени. И по време на самите преговори не трябва да се отклонявате от този списък, в противен случай рискувате да загубите основната нишка на разговора и следователно да не постигнете целта си. Колкото повече основни въпроси трябва да бъдат разгледани в преговорите, толкова по-сериозна трябва да бъде подготовката за тях, тъй като е необходимо да се избере оптималното време, което ще бъде изразходвано за всеки въпрос.

2. Минимум "вода"

Това правило важи не само за бизнес преговори с партньори, но и за работни срещи и всякакви бизнес разговори на работното място. Често хората (особено ако са в приятелски отношения извън работата) започват да се задълбочават в теми, които абсолютно не са свързани с целта на преговорите. И в резултат на това се оказва, че срещата изглежда се е състояла, изглежда, че са говорили за нещо, но в резултат не са стигнали до нищо. Затова се опитайте да отвлечете вниманието колкото е възможно повече от разговорите по темата „как отпразнувахте рождения си ден“ или „как е семейството“ и се концентрирайте единствено върху работната тема. Всички други разговори са в свободното ми време.

3. Само важни хора

Рядко бизнес преговорите се водят от двама души очи в очи. Това са доста специални случаи. В повечето преговори има няколко човека от двете страни – съветници, колеги, партньори, помощници. Вземете няколко души със себе си на преговори, които ще изразят мнението си, ще дадат съвет и ще помогнат за приемане правилното решение- това е разумно, но не прекалявайте с броя на помощниците. Първо, голям брой хора в залата за срещи могат да създадат усещане за „тълпа“ и да разпръснат концентрацията ви. Второ, хора, които не са особено свързани с разглеждания проблем, ако говорят, тогава най-вероятно това ще бъде извън темата или просто няма да заинтересува никого (няма да слушате мнението на дизайнера как да покажете предприятието от криза?). Затова вземете със себе си на преговори само тези, които наистина са необходими там.

4. Точност и регламентираност

Навикът да закъснявате е, уви, проблем за много хора. И бизнес също. Чакането на закъснелите означава забавяне на началото на преговорите. Времето за чакане се губи. Един истински бизнес човек просто е длъжен да цени времето си, така че или „обучете“ подчинените си, така че винаги да пристигат навреме, или просто да започнете без закъснели. Между другото, По най-добрия начинда спрете завинаги навика да закъснявате сред вашите подчинени означава да им дадете собствен пример да пристигат навреме на работа и на всички работни събития.

5. Дума на всички

Ако сте взели предвид правилото само за присъствие важни хорапри преговори (вижте параграф 3), това означава, че на бизнес среща се интересувате от мнението на всички в стените на залата за срещи. Дайте им възможност да изразят мнението си. По време на речта си позволете на присъстващите да коментират и правят градивни коментари, но не превръщайте всичко във фарс. Когато окончателното решение вече е повече или по-малко застрашено, попитайте отново всеки какво мисли за настоящата ситуация. Обобщавайки, опитайте се да вземете предвид мнението на всички участници в преговорите.

6. Сдържаност

Способност за поведение на бизнес среща - необходимо качествовсеки човек. Не изпадайте в прекален ентусиазъм от всяко решение, което е от полза за вас. Не се дразнете и отчайвайте, ако нещо не е станало така, както сте искали. Можете да покажете задоволството или недоволството си, но го направете сдържано и достойно. Освен това отговаряйте спокойно и уверено на всякакви „атаки“ от опонентите си.

7. Презентации

За всяка бизнес среща е подходящо да направите кратка презентация, в която да опишете накратко условията и целите на срещата. Това ще бъде полезно както за вас, така и за събеседника: няма да пропуснете или забравите нито един важен детайл и ще бъде лесно за събеседника да възприеме информацията, ако е представена във визуална форма.

8. Заключение

В края на срещата е задължително да се направи заключение, което включва въпросите, които са били разгледани, и решенията, които са взети по тези въпроси. Ако по някаква причина определени въпроси не са били повдигнати (нямаше отговорни за тях хора, нямаше достатъчно време, нямаше необходимата информация и т.н.), тогава е наложително да отложите разглеждането на тези въпроси за определен ден и време и уведомете всички участници.

1. Струва си да дойдете на работни преговори в подходящо бизнес облекло. В някои съвременни компании широкото облекло е подходящо в обикновените работни дни (особено за онези служители, които нямат пряк контакт с клиенти и партньори), но ако сте участник в бизнес среща, покажете уважение към събеседниците си и се облечете подходящо .

2. Ако предметът на преговорите е много обширен, би било по-добре да ги разделите на няколко етапа, по време на всеки от които ще разгледате отделен въпрос. В този случай е необходимо правилно да се даде приоритет и да се изгради последователност от етапи по най-оптималния начин.

3. Не си губете времето. Ако видите, че срещата бързо се губи, тогава е по-добре да я прекратите, без да чакате „официалния“ финал. Може да има много признаци, че преговорите вече няма да са успешни: събеседникът е спрял да ви задава въпроси и да поддържа разговорна активност, събеседникът е явно уморен и не е в настроение за конструктивен разговор, събеседникът е започнал да стреля и т.н. На. В зависимост от важността на темата за преговори и сътрудничество с този конкретен партньор, или пренасрочете срещата, или напълно я сложете.

4. Ако отсрещната страна започне да ви задава твърде много провокативни и трудни въпроси, това означава само едно: не вярва напълно на това, което казвате. Може би изглеждате неубедително. Затова си струва да промените начина на общуване или да работите върху невербалните прояви на тялото и гласа.

Подготовка и провеждане на бизнес срещи, приеми

.Подготовка и провеждане на бизнес срещи

1.1 Предмет на бизнес среща

Ефективно изпълнениеделовата среща изисква сериозна и внимателна подготовка.

Темата на деловата среща е въпрос, проблем, който трябва да бъде разгледан по време на срещата. Освен срещи с цел решаване на бизнес проблеми се провеждат и протоколни срещи, които се наричат ​​още „посещения на любезност“, тъй като се провеждат с цел лично запознаване или проявяване на внимание към партньор по конкретен повод.

Предварително трябва да се уговори бизнес среща. В рамките на един и същ район е най-целесъобразно да се договарят 2-3 дни предварително. Можете да организирате бизнес среща по имейл, по телефона.

Подготовката за среща с чужденци трябва да бъде особено задълбочена. Необходимо е да се предвидят всички елементи от програмата на престоя им: ред на срещата, персонален състав на участниците, участие на представители на пресата, размяна на сувенири, приветствени речи, хотелско настаняване, бизнес част , културна програма, неофициални приеми, проводници.

1.2 Място за бизнес среща

Мястото на срещата е важностза страните в преговорния процес, тъй като може да се превърне във важен аспект от ефективността на срещата за една или всички страни в преговорите. Има следните възможности за избор на място за бизнес срещи: на собствена територия, на територия на партньор, на неутрална територия и чрез средства за комуникация (дистанционно).

Повечето бизнесмени предпочитат да провеждат срещи на тяхна територия (в помещенията на тяхната фирма).

Среща на мястодава възможност за изгодно използване на статута на собственика. Всъщност в тази ситуация изразът „къщите и стените помагат“ много често работи. Собственикът може да повлияе на хода на преговорите чрез набор от подходящи тактики. Това са средствата организационен план: избор и подреждане на помещенията, разположение на участниците на масата за преговори, организиране на преговорния процес (задухове, почивки), организиране на културни и социални програми.

Организационните средства са свързани с психологическите. В крайна сметка формите и нивото на организация на преговорния процес създават подходяща психологическа атмосфера (приятелство, натиск, напрежение, манипулация и др.). Пример за това е дизайнът на офис.Размер на масата, разстояние между домакина и посетителя, форма, размер на предлагания на посетителя стол (фотьойл и др.). Освен това самият статут на гост ще предизвика определено психологическо напрежение у човек.

Също така е важно собствениците да не губят време и енергия за преодоляване на умората след пътя и за адаптиране към околната среда. Те могат да използват наличните удобства на офиса си: телефон, факс, интернет, секретарски услуги, салони, помощ от експерти, адвокати, началници и др.

Подготовка на стаята. При подготовката на помещенията за бизнес среща (преговори) специалистите по научна организация на труда съветват да се спазват следните основни изисквания: чистота, ред, вентилация, липса на шум, благоприятна температура в помещението и за двете страни, комфортно осветление.

Най-подходящият цвят на стената за срещи е светло синият цвят на помещението.

Интериорът на заседателната зала ще се подобри в присъствието на вази с цветя, картини.

партньорска територия.Има случаи, когато е по-добре да преговаряте на територията на партньор. На първо място, това е възможност за Допълнителна информацияза партньора, неговата фирма.

Самият факт, че сте се съгласили да преговаряте на територията на партньор, е елемент на уважение към партньора, демонстрира сериозността на вашите намерения и може да убеди отсрещната страна, че си струва да правите бизнес с вас.

Ефективността на избора на опциите за горните срещи зависи от ситуацията. Но най-добрият вариант е да се организират редуващи се срещи на „своя територия” и на „територия на партньор”.

Неутрална територия.Важното е, че среща на неутрална територия не дава предимства на нито една от страните. Тази опция може да бъде особено ефективна при разрешаване на конфликтни ситуации.

За тази цел в хотели и бизнес центрове се създават специално пригодени помещения. В много случаи конферентните зали се използват за преговори.

При необходимост от неформална комуникация от срещи в чужбина се използват извънградски бизнес клубове за бизнесмени. При липса на широка мрежа от такива институции у нас се използват ресторанти (кафенета).

дистанционно.Развитие на международната телефонна комуникация, фототелеграф (факс), мобилен телефон, Интернет мрежите, видео комуникаторите (конферентна видеокомуникация) позволяват да се улесни процеса на организиране и провеждане на преговори и до голяма степен отказват организирането на срещи лице в лице. Съвременните средства за комуникация позволяват директен електронен контакт с предаване на изображение и звук.

Времеви ограничения. важна стъпказа успеха на една бизнес среща е правилният избор на час и ден от седмицата. Необходимо е да се вземат предвид обстоятелствата на деловия живот, бизнес навиците на партньорите, часовете на тяхното оптимално представяне.

И така, някои хора работят по-добре сутрин, те се наричат ​​"чучулиги", през другата вечер те са "сови", междинният тип се нарича "гълъби". Според учените "совите" съставляват около 33%, "чучулигите" - 17%, а "гълъбите" - 50% от общия брой на хората.

1.3 График на бизнес срещите

Психолозите предлагат да се вземат предвид тези фактори при организирането на преговори.Не е необходимо да планирате среща точно преди обяд. Мислите за храна пречат на конструктивната комуникация. Но ако срещата вече е планирана, ще бъде добре по време на преговорния процес да предложите на партньорите чаша кафе, чай, нещо за ядене.

Не насрочвайте среща веднага след обяд. Необходимо е да се позволи на партньорите да съберат мислите си и да проверят необходимата информация.

Понеделник, от една страна, не е най-добрият ден за срещи. В крайна сметка хората се нуждаят от време, за да се настроят на работния ритъм след уикенда. Въпреки че, от друга страна, в понеделник предимството на „свежа глава“, срещнете се в този ден, за да обсъдите важни въпроси, като планира да ги завърши преди края на седмицата.

Петък, когато всички вече очакват с нетърпение уикенда, не е най-добрият ден за започване от някъде.

Трябва да се обсъди продължителността на срещата. В крайна сметка може да се случи вашият партньор, който не е бил предупреден за продължителността на срещата, да се извини половин час след началото на срещата и, позовавайки се на необходимостта да завърши не по-малко важния си бизнес, ви напуска. Обичайно е да се спазва определеното време на срещата.

При уговаряне на часа на срещата е необходимо да бъдете прецизни. Закъснението се счита за обида за домакина и може да повлияе на хода на преговорите. В случай на приемливо забавяне, трябва да намерите възможност, дори и за кратко, да предупредите партньора и съответно да се извините.

1.4 Състав на делегацията

Преговорите между двама представители са много редки. Следователно, елемент от протокола на бизнес срещата е определянето на състава на нейните участници. Делегацията включва:

преки участници в преговорите;

компетентни консултанти (експерти);

помощен персонал (преводачи, стенографки, шофьори, секретари и др.).

Споразумението трябва да се основава на принципа на равен брой делегации от двете страни. По-голямата делегация е психологическо предимство. Поради определени обстоятелства може да има отклонения от принципа на паритета, но при условие, че убедите партньорите в това.

Преговорите са по-ефективни, колкото по-малък е броят на участниците. Следователно, ако е необходимо да се проведат възможно най-скоро, е необходимо да се намали броят на страните, особено след като увеличаването на броя на участниците в преговорите често води до недоразумения.

В протокола се записват списъци с преговори, в които се посочват фамилията, собственото име и отчеството, местоработата и длъжността на участника.

Размяната на списъци с протоколи по правило се извършва в началото на срещата. Ако списъците не са съставени предварително, тогава, за да имат информация за участниците в срещата, страните обменят визитки.

Освен бройката се определя и нивото на участниците в срещата. Нивото на представителство трябва да бъде приблизително същото. Изборът на състава и нивото на участниците в преговорите зависи от значението, което участниците отдават на срещата, от характера на сделката и национални характеристикипреговарящи. Така китайските преговарящи делегации се различават по размер, докато американските предпочитат малки групи. Присъствието на представител на другия пол в нейния състав повишава имиджа на делегацията.

1.5 Материали за обсъждане

Предстоящата среща или преговори предвиждат предварителна подготовка на материалите. Има подходящи категории документи, които се обсъждат в хода на бизнес взаимоотношения:

документи, отразяващи позицията на участниците в срещата по широк кръг от въпроси и като правило съдържат препоръки по въпросите, които трябва да бъдат разгледани;

проекти на различни споразумения, протоколи или договори, които се предлагат като основа за преговори;

проекторезолюции или споразумения за намерения.

Сложен, но важен елемент подготвителна работае подборът на различни документи по въпросите, които се предполага, че ще бъдат разгледани. Това са официални удостоверения и документи, изрезки от вестници и списания, които съдържат информация за партньора и неговия бизнес, това са данни за конюнктурата на неговите партньори, тяхното поведение на пазара. Въпреки факта, че всичко това изисква много усилия, знания и време, в крайна сметка такава работа се оправдава. И така, в работата си "Как да оцелеем сред акулите" X. McKay отбелязва, че да знаете поне нещо за клиента е толкова важно, колкото да знаете всичко за вашите продукти. Ако познавате своите клиенти, ако са известни техните специфични интереси и черти на характера, тогава винаги ще има основа за установяване на контакт. Предлага въпросник от 66 елемента, включващ въпрос относно лични данни на клиента, образование, семейно положение, предишни дейности, специални интереси, начин на живот и др., и дава възможност за по-добро „опознаване“ на клиента.

Оптималният резултат от споразумението е осъзнаването от всеки от участниците в него, че е получил определена полза в сравнение с първоначалната ситуация.

1.6 Подреждане и оборудване на масите

Важен елементподготовката на помещенията за бизнес среща е оборудването на маси.

Психологически аспектвъздействието върху участниците в срещата може да бъде под формата на таблица. И така, според австралиеца Алън Пийз, квадратната маса не носи увереност и допринася за създаването на атмосфера на конкуренция. Тази форма на масата е подходяща за кратки бизнес преговори. Преговори за кръгла масаосигуряват неформален характер на срещата и свободен обмен на мнения. Малка масичка за кафе улеснява приятелския разговор и служи като учтив разговор.

На масите за всеки участник са поставени тетрадки, химикалки, моливи, проспекти. Столовете или креслата трябва да са удобни и достатъчно.

Покрай масата за преговори е прието да се подреждат бутилки с минерална водаи чисти чаши.

Препоръчително е да се погрижите за кафе или чай. За да направите това, е необходимо да осигурите самовар, няколко добри комплекта, чай, кафе, бисквитки, плодове, торти или сладкарски изделия на масите за преговори.

Ако поставите пепелник на масата, това е сигнал, че можете да пушите, но преди да запалите, трябва да поискате разрешение от присъстващите. Ако пушенето не е разрешено, по време на почивката трябва да се подготви място за пушене.

1.7 Среща на делегацията

Подготовката на помещенията за бизнес срещи обикновено се извършва или от специално наети служители на компанията, или от поканени специалисти.

Важен елемент от деловия протокол е организирането на среща на делегацията. На първо място е необходимо правилно да се определи нивото на поздравителите. Този, който е поканил, трябва да се срещне, подписал писмото с поканата, но по изключение - някой от неговите заместници.

При среща с делегация, особено чуждестранна, е необходимо да се спазват определени протоколни правила

Рангът и длъжността на посрещащия ръководител на делегацията трябва да съответстват на ранга и длъжността на гостуващия ръководител на делегацията.

Обикновено за срещата пристига ръководителят на делегацията домакин, придружен от 2-3 души.

Ако гостът пристигне със съпругата си, тогава председателят на делегацията домакин също го посреща със съпругата си.

Първият е ръководителят, който приема делегацията и ако жена му е дошла на срещата, той я представя на гостите.

Вторият е гост - шеф на чуждестранна компания, който също препоръчва жена си.

След това председателят на делегацията домакин представя своите служители - членове на делегацията, дошли да посрещнат гостите, по ранг. Ако има жени сред тези, които се срещат, тогава те се препоръчват на първо място. Ако има малко жени, тогава те се препоръчват по ранг, а след това мъжете - също по ранг.

Ръководителят на пристигналата след това делегация представя членовете на своята делегация по същия начин.

Посрещайки делегацията на летището или гарата, ръководителят на страната домакин трябва да подари цветя на всички жени - членове на делегацията или тези, които са пристигнали с членовете на делегацията. При посрещане и изпращане на летището или гарата да се поднасят цветя, увити в целофан (цветя не се подаряват на мъже, с изключение на годишнини).

Срещата на делегацията неминуемо е свързана с настаняване в автомобили. Познаването на правилата за кацане в съответствие с международната протоколна практика е необходимо за всеки член на делегацията. Шофьорът, преводачът, ръководителят на делегацията и съпругата му трябва да ги познават (Приложение 17).

Преди това колата трябва да се движи така, че дясната врата да гледа към тротоара. Пръв сяда и излиза пътникът, който заема почетното място. Ако условията не позволяват на водача да кара колата с дясната страна към тротоара, тогава почетният пътник влиза в колата през лява врата. Те също се качват през лявата врата.

Почетният пътник се настанява на задната седалка с правилната странав хода на колата, той има собственик или ръководител на делегацията на срещата. До шофьора могат да седят охранител, репортер и по изключение преводач. Заемащият почетното място излиза през дясната врата, а останалите, за да не пречат на седящия на почетното място, през лявата.

2. Подготовка и провеждане на приеми

2.1 Техники и тяхната същност

Приемите и тяхната същност

Приемите – както дипломатически, така и делови – са една от най-важните форми на външнополитическа, бизнес, културна и друга дейност на правителства, държавни ведомства, бизнесмени, обществени и други организации и лица. Те могат да се провеждат по тържествени поводи (в чест на държавни посещения, национални празници и др.) и да имат политическо значение, да имат чисто протоколен характер (във връзка с бизнес посещения, откриване на изложби) или да се използват в реда на ежедневните дейности (по време на преговори и други).

Важно е ясно да разберете, че основното съдържание на приемите не е ядене или дегустация на напитки, а решаване на бизнес проблеми, за които трябва внимателно да се подготвите предварително. За повечето от участниците техниките са съсредоточена, целенасочена работа, а не повърхностната „скучна празнота“, която Байрон съзерцаваше преди почти два века.

Приемите могат да помогнат за установяване, поддържане и развитие на контакти между страни и лица, комуникация и изясняване на позицията, събиране на информация, обмен на мнения и накрая, обсъждане и съгласуване на позиции и разрешаване на съществуващи проблеми в неформална обстановка.

Традициите за провеждане на приеми се коренят в древни времена. Гостоприемството е било и остава съществен показател за честта и достойнството на хората и държавата, тяхната добронамереност.

Ето защо страните внимателно съхраняват историческите традиции за приемане на гости като символи на мир и доброта. Традициите на руското гостоприемство все още се празнуват от чуждестранни гости. Дългогодишната международна практика е установила видовете дипломатически приеми, методите на тяхната подготовка, дипломатическия етикет, който е обичайно да се спазва.

Протоколната практика на Русия като цяло съвпада с международната. Приемите се разделят по време на дневни (до 19 часа) и вечерни, а според настаняването на гостите - на приеми с сядане и без сядане.

2.2 Назначаване и подготовка на приеми

Назначаване и подготовка на приеми

Рецепцията е една от формите на "външно - и вътрешнополитическа" дейност на организацията. Това обикновено се организира и подготвя предварително от собствениците, съвместно хостваневреме на представители на приемащата организация и гости. Прием се провежда: а) по повод тържествена дата - годишнина, годишнина от основаване на дружеството или създаване на организация; б) при посещение в организацията на известен и почетен гост, делегация на фирма партньор; в) в хода на ежедневните дейности на фирмата редовно.

Целта на приема може да бъде разширяване и задълбочаване на контактите в сферата на дейност на компанията, получаване на необходимата информация, формиране на имиджа на организацията във външната бизнес среда.

Приемите могат да бъдат: дневни и вечерни, с разпределение на местата (предварително определени места за участниците) и без разпределение на местата, официални и неофициални.

Дневните приеми са "чаша шампанско", "чаша вино", "закуска". „Чаша шампанско“ обикновено започва в 12 часа на обяд и продължава около час. Повод за такъв прием може да бъде годишнина от национален празник, заминаване (пристигане) на длъжностно лице, престой на делегация. Откриване на изложба (фестивал) и др. Това е най-простата форма на прием, която не изисква много подготовка. Приемът се провежда без сядане на гостите - прави. Напитките и закуските се сервират от сервитьори. Обикновено само шампанско, вина, сокове и лека закуска(мини торти, сандвичи, ядки).

Закуската или обядът с сядане е по-тържествена форма на прием. За тази форма на прием са предвидени места на масата за всички участници. Закуската с сядане се организира между 12 и 15 часа и продължава около час и половина. По съдържание и време отговаря на руска вечеря и може да включва 1-2 студени мезета, една риба или една ястие с месои десерт. Приемливо е да сервирате горещо предястие на първото ястие. По време на събирането на гостите във входната зала се предлагат аперитив, сокове, по време на закуска - сухи гроздови вина, а в края й се предлагат чай, кафе, шампанско, коняк, алкохол. Гостите обикновено идват на закуска в ежедневно облекло, освен ако униформата не е изрично посочена в поканата.

Вечерните приеми са няколко вида. Най-популярен, демократичен, масов и продуктивен от гледна точка на комуникационно покритие е "коктейлът", който започва между 17-18 часа и продължава два часа. Приемът се извършва изправен. Самите гости се приближават до масите със закуски, взимат лакомства за себе си, а сервитьорите предлагат напитки, ако се доставят топли закуски, тогава рецепцията може да се нарече „а ла бюфет“. За по-голяма тържественост на срещата до нейния край може да се поднесе шампанско, сладолед, кафе. Бюфетът е най-демократичната форма на прием. Можете да оставите такъв банкет по всяко удобно време. Докато правите това, трябва да имате предвид няколко правила:

трябва да се приближите до масата само след покана или след като останалите присъстващи са отишли ​​на масата;

гостите вземат чинии от купчина в началото на масата и се движат по масата в една посока (за да не си пречат), поставяйки лакомства в чинията си;

неучтиво е да сте близо до маса с димяща цигара;

Грозно е да се трупат в чинията всички предложени ястия наведнъж. Има определен ред на лакомствата: трябва да се опита в началото рибни ястия, рибата и месото не трябва да са в една чиния;

трябва да приемате точно толкова, колкото можете да изядете;

закуски се прехвърлят в чиния с общо устройство, което е върху чиния с тази закуска. След като сте събрали лакомства, не забравяйте да поставите общ уредна място;

за десерти и сладки ястия трябва да вземете чисти чинии;

мъжът може да почерпи дама, като й донесе нещо от бюфета. Недопустимо е дама да се отнася с мъж.

Единственият прибор за хранене на бюфетната маса е вилица. Следователно закуските се нарязват на малки парчета ("веднъж"). Освен вилици могат да се сервират и шишчета - малки пръчици, забодени в сандвичи - балдахини и други хапки на парчета. Ножовете могат да бъдат на масата, но използването им във всеки случай ще бъде неудобно. Обичайно е да идвате на бюфета в ежедневен костюм или рокля.

Приемането, подобно на шведска маса, е "коктейл". Провежда се също между 17:00 и 20:00 часа. За разлика от бюфетната маса, коктейлните маси не се покриват. В залата са поставени няколко малки маси, върху тях са поставени цигари, кибрит, пепелници и са поставени хартиени салфетки във вази. Храната и напитките се сервират от сервитьори на подноси. Вместо вилици гостите използват специални банкетни шишове. Приемът завършва с шампанско и кафе.

Вечерята е най-тържествената форма на приемане. Започва в периода от 17 до 19 часа, продължава 2-3 часа или повече. Гостите първо седят на масата за един час, след което се преместват в друга, по-малко официална стая или част от залата за разговори, където се сервират чай и кафе. Дрескодът е официален. Обядът се провежда с сядане - всеки участник научава номера на мястото си на масата от поканата.

Обядът на шведска маса включва безплатно сядане на участниците на маси от четири до шест души, гостите вземат закуски от една голяма маса и сядат на една от малките маси. Менюто е като на блок маса. Такъв прием се организира след концерт, гледане на филм, по време на почивка между сесиите на конференцията. Обядът на шведска маса е по-малко официален от обяда.

Чаят се организира между 16-18 часа, обикновено за жени. Вечерята с места за сядане се различава от обяда само по по-късен час.

Не трябва да закъснявате за официални приеми. Гостите за такива приеми (закуска, обяд, вечеря) пристигат в рамките на 3-5 минути и след кратка пауза, използвана за взаимни поздрави и запознанства, се канят на масата. Запознайте се на масата не се приема. Не се препоръчва да говорите с някого чрез съсед по маса. На масата жена може да седи с шапка, но ръкавиците трябва да бъдат свалени.

На рецепцията с места за сядане е необходимо да се спазва старшинство, служебно или социален статусгости, като местата са разделени на по-почетни и по-малко почетни. Първото място се счита за отдясно на господарката на къщата, второто - отдясно на собственика. При липса на жени първото място се счита за отдясно на собственика, второто - отляво от него. При сядане се спазват следните правила:

първите отдясно и отляво на домакинята са мъже, а домакинът е заобиколен от дами. След това местата се редуват: до жените поставят мъже и обратно;

жена не седи с жена в края на масата, ако мъж не седи в края на масата;

съпругът не е седнал до жена си;

двама чужденци от една държава не седят заедно;

последните места на масата са заети от служители на тяхната институция (но не и от жени).

За да може всеки гост бързо да намери своето място на масата, на входа се поставя схема за сядане, на масата се поставя корична карта с името и фамилията на госта, а понякога на всеки гост се дава схема на масата. Гостите заемат местата си, след като домакинята седне, тя е първата, която става след края на приема.

Подготовката на приема включва следните стъпки: определяне на целите на приема, избор на формата на приема, определяне на състава на участниците, изготвяне на сценария за приема, изпращане на покани, изготвяне на план за сядане на масата. (ако е предвидено), съставяне на менюто, подреждане на масата и сервиране на гостите, подготовка на тостове и речи.

Неформалните прими се провеждат в ситуации, когато гостите "не се очакват" предварително, по-често в малки фирми и импровизирано, в неформална обстановка. Неформалните приеми са често срещани в САЩ, когато партньорите са поканени на обяд. Неформалността на ситуацията допринася за решаването на нестандартни проблеми, способността да се погледне на проблема по различен начин. По принцип човек трябва да е подготвен за такъв прием.

Заключение

В хода на извършената работа беше установено, че приемането в бизнес сферата е преди всичко служебно задължение и не само за приемащата организация, която приема гости, но и за организации, които играят ролята на гости. Следователно бизнес срещата или приемът трябва да се третират отговорно, да се знаят основите на неговото провеждане, обхватът на приема.

Бизнес срещите и приемите са от съществено значение за ползотворна работа, те помагат на бизнес преговорите, като премахват булото на официалността от тях и им придават спокоен характер. В същото време, за да не обидите гостите, трябва да знаете основните правила за провеждане на приеми. И за да не изпаднете в неудобна ситуация, когато присъствате на рецепцията, трябва да знаете как да се държите на нея. Това беше предметът на извършената работа, по време на която идентифицирах основните правила за провеждане на приеми:

Съвременната международна протоколна практика свидетелства за желанието на страните да направят приемите скромни, да избегнат прекомерната помпозност, да им придадат по-голяма рационалност.

Полуофициалната атмосфера на приемите позволява на присъстващите да осъществят полезни контакти, да обсъдят като цяло бъдещи договори, които са изгодни за участващите партньори, да разширят и задълбочат съществуващите контакти, да обменят мнения и мнения, които им позволяват да разберат по-добре икономическата, финансовата и др. позиции и претенции на бъдещи партньори, техните особености при организиране на делото. Освен това за опитен бизнесменНаблюдението на поведението и действията на поканените на приема може да бъде източник на информация, която от своя страна ще служи като един от основните компоненти при вземането на решения за сключената сделка.

Библиография

) Ботавина Р.Н. Етика на бизнес отношенията: учебно ръководство. - М.: Финанси и статистика, 2002.-с. 208.

) Дънкел. Бизнес етикет- Ростов на Дон: Феникс, 2006. - 370.

) Чумиков A.N., Бочаров M.P. Връзки с обществеността: теория и практика. - М.: Дело, 2003.-с. 496.

) Шепел В.М. Наръчник на бизнесмен и мениджър.-М .: Финанси и статистика, 2000.-стр. 354.

) Яшин В.В. Бизнес етика. - М.: Дело, 2002.-с. 342

Приложение

делова среща прием делегация

Места на официални приеми: 1 - 12 гости по старшинство

Разположение на официални приеми с домакинята: 1 - 14 гости по старшинство

Неформално добре дошли. Масата е U-образна, собственикът и домакинята седят един срещу друг. Този план за сядане, въпреки че е международно приет, трябва да се избягва, тъй като гостите на възраст 7-12 имат малък или никакъв контакт с домакина

На официални закуски и вечери гостите се настаняват според ранга им по протоколно старшинство.

Длъжностни лица с ранг или титла, които са на почивка или извън работа, с други думи, не изпълняват функциите си, съответстващи на техния ранг, отстъпват старшинство на гости от същия ранг, които са на активна работа. Ако гостът изпълнява задължения, по-високи от неговия ранг, той заема най-високата длъжност, която му се полага. високо място.

Тъй като жените все повече заемат високи позиции в изборни органи и на административни длъжности, на официални закуски и вечери жените се настаняват сред мъжете, в зависимост от техния ранг.

На неофициални закуски и вечери, където присъстват мъже и жени, по възможност не сядайте един до друг. В такива случаи, освен ако жената не е ръководител на мисията, жените се настаняват според старшинството на съпрузите.

Вдовиците запазват ранга на съпрузите си. Жените, които не са придружени от мъж, се настаняват според възрастта, длъжността или почетното звание. Омъжените жени имат старшинство пред тези, които са овдовели или разведени. Всички жени са над младите момичета по старшинство, освен ако техният ранг и задължения или почетни титли не дават на някоя от тях специално предпочитание.

Съпругът на жена с официална длъжност седи сред мъжете в съответствие с ранга на съпругата си, ако положението му не му дава право на по-почетно място.

На срещи, на които присъстват както длъжностни лица, така и видни личности, има неизбежно напрежение между юридическото старшинство и цивилизованото старшинство. В тези случаи трябва да се спазват следните правила:

· винаги се взема предвид относителното старшинство на лицата на официални длъжности;

· когато се определя старшинството, почетните гости се поставят сред официалните лица, като от съображения за учтивост се предпочитат лица, които заемат висока позиция и имат по-голямо влияние в обществения живот;

· предимството на чуждестранните гости е общоприето. Равни по ранг, чуждестранните гости заемат по-високо място от гражданите на собствената си страна. Гражданите, работещи извън собствената си страна, имат по-висок ранг от своите сънародници.

На приеми като закуска, обяд, вечеря гостите се настаняват на масата в строго определен ред. Местата на масата са разделени на повече и по-малко почетни. Най-почетното място е отдясно на домакинята (на неофициален прием) или отдясно на собственика (на официален прием). Следват местата отляво на домакинята и собственика, докато се отдалечават, по-малко почетни.

На официален прием, където гостите присъстват без съпруги или съпрузи, на главния гост се предлага място на масата срещу домакина.

Обучение

Нуждаете се от помощ при изучаването на тема?

Нашите експерти ще съветват или предоставят услуги за обучение по теми, които ви интересуват.
Подайте заявлениепосочване на темата точно сега, за да разберете за възможността за получаване на консултация.