Как да проведем бизнес среща: важни подробности. Правила за ефективна бизнес среща

За да се подготвите за бизнес среща, трябва:

• формулирайте темата на разговора;
• определяне на целта на срещата;
• подготвят подходяща информация;
• изработват формулировката, понятията, преценките;
• подготвя аргументи и контрааргументи;
• определят състава на участниците в разговора;
• изберете мястото и времето на срещата, като вземете предвид предвидимите изненади.

По време на делова среща е важно да проявите качества като търпение, такт, дипломатичност, проницателност, спокойствие и самоувереност. Основното нещо на бизнес среща е да се създаде доверително разбирателство. Трябва да можете да спечелите партньор или партньори, без да намалявате чувствата си достойнство. За да направите това, поздравете партньорите с усмивка и поглед, по име и бащино име, ръкостискане и лек наклон, изправяне и намаляване на социалната и физическата дистанция.

След срещата трябва да поставите визитките на гостите пред себе си. Препоръчително е да разберете кой притежава коя визитна картичка и по време на срещата да произнасяте правилно имената на гостите. Ако името на партньора е сложно, в самото начало трябва да го помолите да повтори името си и да не изкривява по време на разговора.

По-добре е да започнете разговор с общи фрази. За да помислите за отговора, особено ако мнението на събеседника е изяснено, трябва да му дадете отговора, върху който да помисли. достатъчновреме. Във всеки случай въпросите се задават любезно и директно, отговорите се изслушват, правилно се тълкуват и проверяват. Записва се ценна информация.

Да събудите симпатия към себе си от събеседника е ваше професионално задължение. За вас той е човек, което означава, че има пълно правона уважение към себе си, признание, вашето мнение, свобода на избор и отказ от вашите услуги. Неговото удовлетворение произтича от субективно впечатление, следователно, колкото повече са задоволени неговите нужди, толкова по-високо ще бъде удовлетворението му от срещата с вас. Успехът на контакта с партньор зависи от това колко напълно са изпълнени неговите цели и очаквания. В разговор партньорът трябва да види вашето желание да разбере позицията му.

Опитайте се да се фокусирате върху крайния резултат, желан от партньора, който, разбира се, е в съответствие с вашите намерения. Разберете какво иска. Изложете своите аргументи и предложения от гледна точка на интересите на партньора, разкрийте тяхното значение и ползи за него. Предполагайте само добрите намерения на партньора и изразете интереса си към перспективите на вашата връзка. Когато изразявате собствените си чувства, вземете предвид емоционалното състояние на събеседника. Ако не можете да дадете партньор желани стокиили услуги, тогава във всеки случай трябва да задоволите нуждата му от признание и уважение.

Изразявайки уважението си към него, вие получавате в замяна неговото уважение, добър имидж в неговите очи, неговото доверие, ориентация към съгласие, гаранция да не се сблъскате с неговата агресия, желанието му да контактува с вас в бъдеще. Освен това получавате самоудовлетворение, самоуважение и чувство за професионализъм в работата.

Ако по време на разговора не искате да засягате дадена тема, е напълно уместно да се позовете на лични обстоятелства или да информирате събеседника, че решението на предприятието по този въпрос все още не подлежи на разкриване. Следователно можете да отговорите нещо подобно: „В момента, за съжаление, нямам право да обсъждам този въпрос. Надявам се, че ме разбирате правилно."

В разговор се опитайте да избягвате водещи въпроси, т.е. въпроси, които предполагат отговор, от който бихте били много доволни. Задавайте въпрос по един и го дръжте неутрален. Не поставяйте под въпрос надеждността на партньора си. Ако не знаете как да отговорите на въпрос, можете директно да кажете: „За съжаление, не знам това“. Правилата на добрите нрави обаче изискват да продължите мисълта и да добавите, че по всяка вероятност можете да посочите човек, който ще отговори на този въпрос. В бъдеще вие ​​лично или по телефона свързвате събеседника със служителя, който притежава информацията.

По време на деловия разговор няма разговори за религия и политика. Би било наивно да се предположи, че по време на срещата можете да надхитрите събеседника само с помощта на различни трикове и трикове, принуждавайки го да прави прекомерни отстъпки.

По правило във всеки разговор търпеливата и целенасочена аргументация е незаменима, така че не трябва да използвате фактора време по време на разговора, за да окажете натиск върху събеседника, например да го накарате да чака дълго време преди срещата, докато се освободите; не трябва да „притискате“ събеседника със срокове, т.е. определят умишлено нереалистични срокове за изпълнение на договореностите, а също така търсят изгода за себе си чрез симулиране на „недоразумение“, заблуда, безкрайно изискване на доказателства.

Ако вашият партньор е добре подготвен за срещата и може логично да аргументира твърденията си, без да се поддава на всякакви трикове, трябва да си направите правило да анализирате точно съотношението между вашите собствени интереси и интересите на вашия партньор. Затова не започвайте разговор без внимателно обмислен план.

Започнете с най-важните, принципни въпроси, като се опитате да постигнете съгласие по тях. След това трябва да се премине към обсъждане на въпроси, по които е възможно да се постигне съгласие сравнително лесно и без специални разходивреме. Едва тогава е целесъобразно да се спрем на ключовите въпроси на срещата, които изискват подробно обсъждане. Не се задоволявайте с частични успехи, използвайте ефективни аргументи, въздържайте се от уверения и празни обещания.

По време на разговор може да възникнат смущения, трудности, раздори, временно напрежение и др. Ако нещата не вървят така, както бихте искали, не губете нервите си; ако планираният резултат не е постигнат, изразявайте внимателно емоциите си. Трябва да се помни, че взаимно споразумениебизнес партньори, разстояние между тях, позиция един спрямо друг, ориентация в пространството - всичко това е важно при изграждането на бизнес контакт.

Има хора, които непрекъснато проникват в чуждото жизнено пространство чрез докосване или грандиозен жест. Говорещият може да потупа събеседника по рамото или гърба; разклатете, разклатете или дръжте ръката му; докоснете ръкава си или сложете ръка на рамото си и т.н. Подобни действия се считат за досадни и неуместни. Суверенитетът на личното пространство на друг човек трябва да се зачита и уважава.

Основните източници на информация за събеседника за вас са не само неговите думи, но и звукови средства, жестове, пози, разстояние в комуникацията, изражение на лицето. Мимиката е движението на лицевите мускули, отразява емоционалното състояние на човек. Изражението на лицето дава вярна информация за това, което комуникационният партньор преживява в момента. Учените смятат, че мимическите движения носят повече от 70% от информацията, а очите и погледът му могат да кажат повече от думите, понякога дори да ги заместят.

Така например, ако погледът е отклонен, лицето е обърнато настрани, главата е наведена, клепачите са затворени или събеседникът има „изместване на очите“, тези признаци показват, че човекът изпитва чувство на срам . Ако веждите са повдигнати, има бръчки по челото, очите са широко отворени, устата е с овална форма - събеседникът е изненадан. Гневът се изразява чрез спуснати вежди, бръчки на челото, присвити очи, затворени устни, стиснати зъби. Стиснати зъби, плътно стиснати устни говорят за увереност в поведението и решителност. Светещите очи и повдигнатите ъгълчета на устните говорят за радостни чувства.

За ефективността на бизнес срещата е необходимо също да можете да разбирате езика на жестовете и позите на бизнес партньор. И така, напрегнатата поза показва висока степен на тревожност. В този случай е необходимо да отпуснете събеседника, да отвлечете вниманието, да говорите на неутрални теми, да облекчите напрежението и едва след това да преминете към същността на проблема. Ако събеседникът седи с изправена глава, но без напрежение, това показва доверие. Прегърбената поза предполага вътрешна инсталацияза самозащита. Ако човек се отвърне от събеседника и наведе глава надолу, това означава недоверие и подозрение. Приближаването към събеседника изразява желание да приеме предложението. Ако човек се отдалечи, отклони се, това показва липса на интерес към темата на разговора.

Ако събеседникът се отклони от темата, която ще обсъдите по време на срещата, може да имате желание да не прекратите разговора веднага, а значително да го намалите. В този случай можем да кажем, че имате насрочена среща след няколко минути, следователно, за да завършите обсъждането на темата на разговора, се предлага да преминете към разрешаване на проблема. Ако събеседникът говори напразно и ви отнема времето, поканете го да отложи разговора до следващият път, позовавайки се на заетост, и станете от стола си. Или вашият секретар може да влезе в офиса и да каже, че след няколко минути трябва да сте на следващата среща.

Когато провеждате бизнес среща, опитайте се да преминете към контактни отношения. И двамата ще отделите време и усилия, но в замяна ще получите всякакви ползи. В разговор наблягайте на равнопоставеността на позициите, търсете единство в интересите и мненията, дръжте се уверено, спокойно и любезно, без нежелателна за вас агресия и отстъпки. Освен това е важно умело да завършите срещата, т.е. обобщете разговора, изработете съвместно решение, изпълнете го своевременно и правилно.

БИЗНЕС СРЕЩИ В ДРУГИ ОРГАНИЗАЦИИ

Представям ли ясно целите си по отношение на желания резултат, т.е. какво искаш да имаш в края на разговора?

Как може да се оцени този резултат, т.е. Как ще разберете дали сте постигнали това, което искате или не?

Какви са моите предположения за целите на събеседника?

Какви инструменти имам, за да постигна целите си?

Каква позиция по отношение на партньора е оптимална за постигане на целта?

Как ще съобщя позицията си на партньора си?

Откъде да знам неговите нагласи, нагласи и вярвания?

Какви бариери мога да срещна?

Как да се застраховате и да намалите вероятността от тези бариери?

Как да премахнем противоречията, ако възникнат?

Как да се приспособите към толерантност към човек, ако той е неприятен, и да вземете предвид естествените различия във възприемането и оценката на бъдещата работа?

Какви методи за въздействие върху партньор трябва да се използват?

Какъв вид аргументация трябва да се използва?

Как да се държим, ако има конфронтация, манипулация и нечестни методи се използват от партньор?

Колко да разкриват позициите си?

Как да управлявате атмосферата на разговора?

Как да се справите, ако партньорът предизвиква раздразнение?

Какво никога не трябва да се допуска в разговор?

Какви са интересите на партньора и как да ги разберем?

Не забравяйте, че е по-трудно да откажете на приятен човек, затова се опитайте да угодите на човека, който ви посреща, дръжте се разумно и етично, не се поддавайте на илюзията за разбиране, изяснете и извлечете смисъла на речта на човека, който ви говори. , вярвайте в успеха. За да бъде една бизнес среща успешна, се препоръчва да се придържате към следните правила.

Първо, трябва да имате предвид, че ще имате една възможност да направите първо впечатление. Учените са доказали, че 90% от информацията за човек се формира през първите 90 секунди от общуването с него. Понякога е много трудно да промените впечатлението за себе си, което партньорът в бизнес комуникацията е имал по време на първата среща. Деловият човек, който работи върху имиджа си за първата бизнес среща, трябва да обърне специално внимание на външния си вид и емоционалното си състояние.

Впечатлението за външен вид се формира въз основа на такива показатели като физически данни (лице, коса, височина, телосложение, поза); самопрезентация (способността да се представя, да фокусира вниманието на онези, които се възприемат върху собствените си достойнства и да неутрализира недостатъците).

Емоционалното състояние се формира под въздействието на много фактори. Емоциите, чувствата, преживяванията могат да бъдат отразени в човешките действия. Известно е, че положително първо впечатление правят хората, които излъчват положителни емоции: усмихнат, весел, дружелюбен. Затварянето, бдителността, явната или скрита тревожност, разбира се, не допринасят за установяването на взаимно разбиране. Когато за първи път се появите пред комуникационен партньор, вашата походка, стойка, поза трябва да демонстрират енергия, динамика и самочувствие.

Бъдете точни. Елате на срещата навреме. Закъснението е недопустимо, тъй като показва безотговорност, защото карате бизнес партньора си да чака и губи личното си време. Ако поради обстоятелства се наложи да закъснеете, обадете се на човека, който ви чака.

Планирайте предварително своя костюм. Бизнес имиджът, спретнатостта и спретнатостта са много важни, за да се представите най-добрата страна. Ако отивате на среща с бизнес партньор в небрежни или неподходящи дрехи, може да има съмнения относно вашата бизнес компетентност. Преди да влезете на рецепцията, проверете дали вратовръзката ви е на мястото, дали сакото ви е закопчано, дали обувките ви са излъскани, дали сте сресали добре косата си и т.н. Смята се, че непринуденият външен вид показва неуважение към събеседника.

Когато пристигнете на срещата, кажете името си на секретаря или друг член на персонала, отговорен за приемането на посетители, и ги уведомете за часа на срещата. Дайте визитката си, ако имате такава, на секретарката, за да я занесе на управителя. Ако секретарката не ви е помолила да се съблечете, попитайте я къде можете да закачите палтото си.

Ако времето за чакане за среща е дълго, можете да уредите срещата да бъде пренасрочена за друг ден. Колкото и да е ядосано поведението на шефа ви, трябва да сте учтиви със секретарката. Когато ви разрешат да влезете в кабинета на лицето, с което е планирана срещата, първото нещо, което трябва да направите, е да се представите, ако не сте се познавали преди. Установете контакт с поглед и усмивка.

Ако вече се познавате, разменете поздрави и се ръкувайте. Поглед, усмивка, ръкостискане говорят на вашия партньор за комуникация за вашето приятелство и желание за сътрудничество. Казвате поздрава и първите фрази. Приятелската, уважителна интонация и други характеристики на звука на вашия глас са важни тук. Гласът е своеобразна визитна картичка на личността. В бизнес комуникацията високият глас е неподходящ: не е обичайно да се говори високо на обществени места. Силната реч обикновено е емоционална, но образовани хоране давайте воля на емоциите си в бизнес обстановка. Твърде тихият глас също е неподходящ в деловото общуване. Собственикът на тих глас обикновено се смята за плах, несигурен човек. Постоянното повторно питане натрупва раздразнение. Твърде много бързо темпоречта показва, че човекът е развълнуван. Изисква усилие да се следва съдържанието на изказването, бързо се уморява. Когато човек говори несвързано, той се възприема като нервен, припрян човек. Твърде бавният темп на реч показва, че говорещият има затруднения при подбора на думи или по някаква причина не иска да говори. Трябва да се помни, че гласът разкрива много психологически особеностичовек. Следователно бизнесменът, за да поддържа положителния си имидж, трябва да се научи да слуша себе си както по отношение на изречените думи, така и по отношение на тяхното звучене.

По време на бизнес среща е по-добре да изключите определени пози и жестове, за да не дадете на партньора негативни сигнали, например жестове и пози на подозрение и потайност, които се изразяват в скръстени ръце, тяло, наклонено назад, кръстосани крака, глава наклонена напред и поглед настрани. Жестовете на нервност са кашлица, прочистване на гърлото, често пушене. Жестове на несигурност са преплетени пръсти, с палци, които се движат нервно, или щипане на дланта, или почесване отстрани на врата.

Фактът, че събеседникът е отегчен, се показва от такива жестове като механично рисуване върху хартия, почукване по масата с ръка или по пода с крак. Увисването на клепача, почесването на ухото, свалянето на очилата и демонстративното им оставяне настрана са жестове, които показват нежелание да слушате. Фактът, че събеседникът казва лъжа, може да бъде показан чрез жестове като почесване на врата, издърпване на яката на ризата, триене на клепача, докосване на носа, покриване на устата с ръка, кашляне.

За да стигнете до същината на въпроса, кажете директно и ясно на колегата си какво ви е довело при тях. Когато приключите, оставете го да каже каквото иска и го слушайте внимателно. Опитайте се да не прекъсвате събеседника. Изразете това, което смятате за необходимо, когато служителят, който ви приема, очертае своето виждане за проблема. Ако трябва да убедите или убедите събеседника в нещо, направете го своевременно и тактично. Бъдете уверени и достойни. Увереността се възпрепятства от страхове и страхове за последствията, очакване на враждебност и негативни реакции от страна на партньора в комуникацията, както и подценяване на себе си, когато човек не се чувства в правото си да заеме твърда позиция и да изисква коректно и честно отношение към себе си.

Когато търсите решение, не се задоволявайте с първия приемлив вариант. Ако ви задават много въпроси, значи знаете много добре правилата за отговорите. Колкото повече питащият е преизпълнен с емоции, толкова по-спокоен, по-хладнокръвен трябва да бъдете вие. Колкото по-готин е въпросът, който ви е зададен, толкова по-кратък трябва да бъде отговорът ви. Ако питащият използва отрицателни, неправилни думи или предположения във въпроса си, не ги повтаряйте в отговора.

На информационни въпроси относно вашето мнение, позиция вие давате своя отговор по същество. За сложни проблемни въпросиотговаряте, ако има обмислено решение на проблема. Тук няма нужда да импровизирате, тъй като е лесно да се забъркате в каша. Не отговаряте на въпроси с провокативен характер или прехвърляте разговора към питащия, или към естеството на въпроса, или отговаряте с шега.

Чувствайки, че времето на срещата наближава, изправете се, благодарете за разговора, за времето, което ви беше отделено, кажете сбогом и напускайки офиса, кажете сбогом на секретаря.

СПАЗВАНЕ НА ETAQUET В БИЗНЕС СРЕДА

Ако в една организация отношенията между колегите са приятелски или приятелски, тогава обръщането един към друг на „ти“ е норма. И "ти" се появява в напрегнати или официални отношения. Ако ръководителят се отнася към едни подчинени на „вие“, а към други на „вие“, тогава възниква впечатлението, че той има близки сътрудници сред своите подчинени. Или лидерът със своето „Вие“ показва по-малкото значение за него на някои подчинени, а с уважително „Вие“ към други подчертава по-голямото им значение за бизнеса. И в двата случая последиците от подобно отношение към служителите са негативни. Но ако от самото начало се обръщате към всички подчинени на „ти“, това показва незачитане на официалния етикет и води до фамилиарничене.

Обръщането на „ти“ не само показва културата на общуване, но и служи като инструмент за поддържане на работна дистанция и трудова дисциплина. Някои организации имат служители, които се споменават с техните собствени имена, докато други се споменават само с техните фамилни имена. Новоназначените трябва внимателно да следят начина на общуване на колегите и да следват техния пример.

Оказване на помощ и помощ.Понякога е много трудно да помолите колегите за помощ, защото никой не обича мързеливци и безделници, които на всяка крачка казват, че обичат да работят, но всъщност не могат да изпълнят нито една задача и непрекъснато притесняват другите с въпросите си. Ако обаче успеете да помогнете на някой от служителите да свърши спешна работа, бъдете сигурни, че когато сте в беда, той ще ви се притече на помощ. Не забравяйте да благодарите на този, който ви е помогнал в трудни моменти, дори ако предоставената услуга е била незначителна.

Може да бъде доста лесно да помогнете при физически или финансови затруднения. Много по-трудно е да се окаже психологическа помощ. Даже много полезни съветине винаги е възможно да се направи. Приятелската подкрепа е много важна: съчувствие, съпричастност, особено когато човек загуби вяра в себе си. Но още по-важно е да помогнем на човек да повярва в себе си, да се справи с проблемите си, да направи правилен избор, т.е. помогнете тактично. Често хората отказват помощ от страх да не загубят уважение към себе си в собствените си очи или в очите на другите.

Когато предлагате своята помощ, правилно е да кажете: „Знам и вярвам, че можете да се справите с проблема. По-добър от вас самите, никой не може да ви помогне с това. Изпитанието пред вас е наистина страхотно, но можете, ако искате, да станете по-силни. Искам да ти помогна, но само за да можеш да си помогнеш по-добре. Кой знае, може би някой ден ти и аз ще сменим ролите си и ще имам нужда от същата помощ от теб.

УКАЗАНИЯ НА РЪКОВОДИТЕЛЯ

На практика лидерите дават инструкции на своите подчинени главно в две форми: заповед и молба. Тези форми обаче не винаги се използват според ситуацията. Когато е необходима заповед, понякога се чува умоляващ тон, а когато може да се отмени учтива молба, се чува заповед.

В ежедневните условия формулярът за поръчка е необходим при екстремни условия, например, когато има заплаха от прекъсване на изпълнението на важна задача, нарушение на правилата за безопасност и др. Въпреки това, твърдите форми на инструкции не трябва да се превръщат в основен метод на управление. Подчинените в крайна сметка спират да реагират на заплашителен тон и ефективността на заповедите намалява.

Заповедта е необходима при даване на инструкции, които са част от преките задължения на подчинен. Тонът на заповедта винаги трябва да е учтив. Разбира се, в напрегнати ситуации, казват те, е трудно да се устои на грубостта. Но опитът потвърждава, че при всякакви условия е възможно да се поддържа деловият тон на служебните отношения, без да се засяга производството. Ако инструкциите не са включени в отговорностите на подчинения, тогава те трябва да бъдат дадени под формата на искане. Тази форма на задания се възприема от подчинените с желание и се изпълняват по-охотно, поради което едно от правилата на официалния етикет гласи, че когато давате инструкции на подчинените, във всяка ситуация е необходимо да запазите самообладание и да бъдете учтиви.

НАГРАДИ И НАКАЗАНИЯ

Поощрението и наказанието са най-важните инструменти за стимулиране на труда. Вътрешните награди се дават от самата работа, където е необходимо подходящо поставяне на цели и създаване на подходящи условия. Работата носи усещане за постижение, съдържание, значимост на изпълняваните задачи, самоуважение, приятелство, общуване с колеги и др. Предприятието предоставя външни награди: повишения, заплати, символи на личен статус и престиж, похвали, допълнителни отпуски, разходи, личен автомобил и др.

По предназначение наградите и наказанията не са сравними, но опитът показва, че наградите оказват по-голямо влияние върху трудовата дейност на хората, отколкото наказанията. Лидер от всякакъв ранг трябва да използва стимулите по-често и по-умело. Мерките за наказание също не се отхвърлят, но тук трябва да се спазват елементарни норми на етика и служебна етикеция. Неразумно е служителите да се наказват с еднаква мярка различни възрасти, пол и темперамент за подобни действия. Например, по-добре е жена или опитен човек да направи забележка учтив начин. Лекомислен младеж или флегматичен човек може да бъде наказан по-тежко.

ФОРМИРАНЕ НА СТИЛА НА БИЗНЕС КОМУНИКАЦИЯ В ОРГАНИЗАЦИЯТА

Правилата на етикета на официалните отношения казват, че лидерът трябва да познава своите подчинени и да се отнася към тях с грижа и внимание, да забелязва всеки техен успех в работата и да ги насърчава за това. Ако има нужда от наказание за служебни пропуски, трябва да бъдете тактични и справедливи. При избора на форма на изразяване и мярка за наказание е необходимо да се вземе предвид темпераментът на служителя, неговият пол и възраст.

Прилагайки правилата на бизнес етикета, ориентиран към хората лидер от всякакъв ранг повишава производителността чрез подобряване на междуличностните отношения, набляга на взаимната помощ, включва персонала във вземането на решения, елиминира дребната грижа и установява висока производителност на труда, отчита нуждите на служителите, насърчава професионалното им израстване и помага при решаването на проблемите им. Умее да цени времето на подчинените; строг и взискателен, но не придирчив и жесток, знае как да критикува и възприема критиката, наказва и насърчава, знае как да говори, да говори и да слуша; проявява искрен интерес към хората; той се усмихва, започва разговор за това, което интересува събеседника, а не самия него.

Изграждането на ефективни взаимоотношения в една организация никога не е лесно. Познаването на правилата на офисния етикет премахва много бариери. Например един от по-добри начинида повлияеш на човек е способността да говориш с него за това, което иска, и да се опиташ да му помогнеш да постигне това, което иска. Вместо да обвинявате, трябва да се опитате да разберете човек, което е много по-полезно от критиката, тъй като възпитава човек в способността да се отнася към вас с толерантност, съчувствие и доброта.

Винаги е необходимо да се вземе предвид гледната точка на други хора, техните стремежи и планове и, ако е необходимо, да можете да промените мнението на човек, без да предизвиквате негодувание или негодувание. За да постигнете това, което искате, не трябва да казвате директно на човек за неговите грешки; преди да критикувате, по-добре е да говорите за собствените си недостатъци; вместо заповеди, по-добре е да задавате въпроси; по-добре е да започнете разговор с похвала на събеседника и възхищение към него, но само искрено и за кауза, от която той самият е доволен.

AT официални отношения- и Бизнес етикеттова подчертава, че е важно да се развива и поддържа чувството за лично достойнство на всеки, необходимо е винаги да се дава възможност на човек да поддържа репутацията си. Принципът на едноличието, самовластието в някои организации създава предпоставки както за официални злоупотреби, унизителни маниери, така и за раболепие.

Правилата на етикета в официалните отношения препоръчват да се оценяват независимите хора, да се избягват натрапчиви услуги, да не се унижава достойнството на хората с груби критични придирки и да не се позволява на критиката да се превърне в елементарна кавга; не преследвайте за конструктивна критика - всичко това ще помогне за укрепване на психологическия микроклимат сред персонала на предприятието.

Често хората се чувстват неудобно, защото не са много наясно как е най-добре да се държат в работна среда, например трябва ли мъжът да отвори вратата и да пусне жената напред и т.н. На Запад жените могат да реагират много болезнено на всеки знак на внимание, който подчертава тяхната женственост.

Предварително поканените посетители в уречения час във фоайето на институцията трябва да бъдат посрещнати от секретар или помощник-служител, който ги придружава до офиса. Ще се окаже доста неучтиво, ако поканените трябва сами да търсят подходящия офис. На входа на институцията директорът среща само много почетни гости.

В бизнес среда жената и мъжът не трябва да се държат по същия начин, както в извънработна среда. Бизнес среща- това не е среща и жената не трябва да чака мъж да й дръпне стол, за да й помогне да седне, а мъжът не трябва да се чувства длъжен да го прави. В този случай жената може да се грижи както за себе си, така и за своя спътник. И мъжът, и жената се ръкуват; в службата няма правила, които да предписват кой пръв да подаде ръка. И мъжете, и жените трябва да станат от столовете си, за да поздравят клиент или посетител, независимо от пола.

Формиране на стил бизнес комуникацияв една организация зависи от всеки служител. Невъзможно е да се представят рецепти за всички поводи. Изборът на оптималното решение в дадена ситуация е задача, която всеки решава за себе си и всеки път отново. Той решава въз основа на знания, умения, собствен личен потенциал, ръководен от предписанията на етикета.

ПРИЕМАНЕ НА БИЗНЕС ГОСТИ

Обикновено задълженията на секретаря включват подготовка за лидера, неговите гости, участниците в срещата и др. напитки и сандвичи. В зависимост от наличното оборудване (електрическа кана, кафемашина, тостер, микровълнова фурна и др.), списъкът на ястията и начините на тяхното приготвяне може да варира. Невъзможно е да използвате електрическо оборудване, без да се запознаете с правилата за неговата работа.

РЕЦЕПТИ ЗА НЯКОИ НАПИТКИ И САНДВИЧИ

Чаят е изсушени листа чаено дърво, от които с помощта на различни технологични операции, различни сортовеприготвен черен или зелен чай. За разлика от черното, зелен чайсе правят без допълнителна термична обработка, така че запазва естествения си цвят и голям бройвитамини.

Танините и протеиновите вещества, съдържащи се в чая, етерични масла, витамините определят цвета, вкуса, аромата на чая, неговите бактерицидни и други свойства. Качеството на чая зависи преди всичко от суровините, от които е направен. За получаване на най-високи оценки, най-малките и нежни издънкичаено дърво, които се берат ръчно в определено време от годината за всяко населено място в ранните сутрешни часове.

Вкусът на чая е силно повлиян от технологията на неговата обработка в чаената фабрика, както и от периода и правилното съхранение след производството. Полезни качествачай се съхранява не повече от две години. След този период неговата стипчивост се превръща в горчивина, ароматът се притъпява, инфузията става тъмна вместо красива, ярка. Когато купувате чай, не трябва да обръщате внимание на надписите върху опаковките, тъй като те често не отговарят на съдържанието.

Когато чаят се произвежда от цели листа, листата са големи, ако се нарязват - малки. Финият чай се запарва по-бързо и пълноценно, дава по-силна и по-тъмна запарка, но е по-малко ароматен. Трябва да съхранявате чая в херметически затворени порцеланови, стъклени или метални съдове, тъй като чаят лесно абсорбира влагата и миризмите. Ароматът на чай може да се развали, ако наблизо има риба, лук, чесън.

За да сварите чай, ви е необходим фаянс или порцеланов чайник и вряща вода. Водата се вари само веднъж. Не кипвайте вода дълго време и не загрявайте вече охладена вода. Чайникът трябва да се затопли или изплакне с вряща вода. Чаените листа се изсипват в горещ сух чайник в размер на 1 чаена лъжичка на чаша вода, преварена вода се изсипва в не повече от 3/4 чайник и се оставя да вари около пет минути. Чаят трябва да се излива в чаши, без да се разрежда с вряща вода. Ако чаените листа се правят за голям брой хора, тогава в чайника постепенно се добавя вряла вода. Отделно можете да варите жълт кантарион, мента, листа от малина, касис. Приготвят се и пакетчета чай (едно пакетче за една или две чаши), докато в чая не са останали чаени листа. За тези, които намират сварения чай за твърде силен, можете да сервирате малка чаша топла вода. Чаят може да се сервира със студено мляко, конфитюр, мед, резен лимон.

Студен чай с лимон.За да приготвите студен чай с лимон, трябва да запарите 50 г чай в 1 литър вряла вода, да добавите 3/4 чаши захар, кората с "/2 лимона, да похлупите и да престои 10 минути, след което веднага да отцедите , Охладете леко, Изсипете във високи чаши, сложете във всяка кръгче лимон без кората и зрънцата, охладете.Сервирайте много студено.

Кафето е тонизираща напитка, за производството на която се използват кафеени зърна, съдържащи кофеин. Има много разновидности на кафето, които се различават по силата на инфузията и аромата. Кафето се продава на сурови или печени зърна, смляно натурално или с цикория, както и разтворимо. Суровите зърна не са подходящи за приготвяне на напитка, те са предварително пържени. Съхранявайте кафето в херметически затворена кутия или стъклени изделия, така че той е много податлив на миризми на други хора. Смляното кафе бързо изтича, губи вкуса и аромата си, така че се препоръчва да се смелят зърната непосредствено преди приготвянето на кафе.

Когато приготвяте кафе, спазвайте следвайки правилата. Използвайте предварително загрята тенджера за кафе и вряща вода, но не преварена вода или преварена вода. Водата трябва да се вземе един път и половина повече от готовото кафе, тъй като водата се изпарява и освен това много вода остава в утайката от кафе.

Ако използвате електрическа кафемашина, трябва да работите с нея стриктно според инструкциите и да приемате кафе само в посочените пропорции. Необходимо е да приготвите кафето по такъв начин, че докато е готово, да може веднага да се налива в чаши. От продължителна инфузия кафето става горчиво. Студеното кафе не се претопля.

За да сварите еднократно черно кафе, трябва да вземете 1 чаена лъжичка смлени кафеени зърна на чаша вода; за да приготвите двойно по-силно кафе, вземете 2-3 чаени лъжички кафе на чаша. За да приготвите кафе с еднаква сила, изсипете кафе в загрята тенджера за кафе, налейте вряща вода, оставете да заври, но не кипете, дайте 5 минути. установявам се. Двойно силното кафе се довежда до кипене два пъти. Първо се приготвя кафе с еднаква сила и когато се утаи, се налива втора порция кафе, довежда се до кипене, изважда се, оставя се да престои и едва след това се сервира.

Турското кафе се приготвя в спец медни съдовес дълга дръжка, широко дъно и стесняващо се в горната част. Такива ястия се наричат ​​​​"турчин". Първо водата със захарта се вари в турчин, след което кафето се изсипва във вряща вода. Когато кафето започне да набъбва, джезвата се отстранява от котлона, след като се утаи отново се загрява до вдигане на пяна и веднага се отстранява. Когато гъстотата се утаи, кафето се налива в чаши. За да ускорите процеса на готвене, можете да залеете 1 супена лъжица студена преварена вода. За приготвянето на една кафена чаша (50 г) кафе са необходими 1 чаена лъжичка смляно кафе и 2-3 бучки захар.

Сандвичи. Успешни разнообразни и вкусни закускиза посрещане на гости или бързо храненехраната са сандвичи. Те не се нуждаят от готвене и ще задоволят и най-изтънчения вкус. Сандвичите могат да бъдат отворени и затворени. Отворени са тези, които се приготвят от една филия хляб, а затворени са тези, при които продуктът, с който се прави сандвичът, се поставя между две филии хляб. Артистично оформени сандвичи или сандвичи с продукт, който може да се размаже отстрани под тежестта на втора филия хляб, се приготвят само отворени.

За приготвяне на сандвичи хлябът се нарязва на филийки с желаната форма. Най-често сандвичите се правят в правоъгълна форма с дължина 8 см, ширина 5 и дебелина 1-2 см. Сандвичите се сервират върху плоска чиния или поднос, покрит със салфетка. Приготвят се не по-късно от час преди сервиране и се съхраняват на хладно.

Съответствие с елементарни правила за бизнес срещипозволява от първите минути на срещата да спечели събеседника и да създаде атмосфера на взаимно уважение между участниците в събитието. Безразличието към установените правила на бизнес етикета е една от основните причини, поради които бизнес срещата може да завърши неуспешно. Всеки професионалист в своята област знае основното правила за бизнес срещи:

1) Не закъснявайте за бизнес среща. Най-сигурната стъпка е да пристигнете на местоназначението си 15 минути преди уречения час, за да почистите и да съберете мислите си.

2) Необходимо е срещата да се планира предварително. Сериозните хора ценят своето време и времето на своите партньори, така че е необходимо предварително да обмислят хода на предстоящата среща, структурата на разговора и основните моменти, които трябва да бъдат засегнати в разговора. Ако бизнес срещата е в групов режим, добър тонпредвидено е предварително запознаване на всички участници в срещата с нейния план.

3) Подготовка - важна стъпка. Ако на срещата може да са необходими документи, брошури или уводни материали, препоръчително е да ги подготвите и структурирате предварително, за да не изглеждате объркани пред бизнес партньор и да затвърдите увереността му, че сте делови и практичен човек.

4) Важно е да спазвате етикета на деловия разговор. делови разговорпредполага, че опонентите се интересуват от гледната точка на другия, затова слушат внимателно събеседника, не прекъсват и оставят своите коментари и въпроси само в специално определено време, което е по-добре да се обсъди предварително.

5) Преди срещата трябва да изключите мобилен телефони други средства за комуникация (Skype на лаптоп, месинджъри), които могат да попречат на директния контакт със събеседника. Ако някой от участниците в срещата очаква важно обаждане и трябва да остави телефона включен, той трябва да предупреди партньорите предварително, за да няма неловка ситуация по време на разговора.

7) Времето е пари. По време на срещата винаги е необходимо да следите времето, ако събитието е планирано на блокове, важно е всеки блок да отнеме точно толкова време, колкото е определено в плана, и още по-важно е да завършите навреме, защото в бизнеса всяка минута е нечии пари, не злоупотребявайте с ценното време на вашите партньори.

Изкуството на бизнес комуникацията

Какво е комуникация и как да я осъществяваме? Начини - много! Някои хора понякога дори не го знаят.

Процесът на общуване означава общуване с други хора с цел постигане на разбирателство и определен резултат. За да подтикнем човек към действие, ние първо му предаваме информация. За това ние:

Общуваме лично;

Ние слушаме;

Питане на въпроси;

Пишем писма;

Съставяне на отчети;

Комуникираме по телефона.

ЛИЧНА КОМУНИКАЦИЯ

Този метод на комуникация често се смята за най-лесният. Човекът, с когото говорите, е пред вас и можете да му обясните какво искате. Ако той не ви разбира, тогава трябва да се запитате:

Човек разбира ли моя речник: говоря прост руски или използвам твърде много технически термини?

Може би нещо във външния ми вид пречи на човек да ме разбере? Личното общуване е нещо повече от разговор с друг човек. Има три важни аспекта на комуникацията:

Думи – това, което казваме;

Интонация – как говорим;

Жестикулация - как изглеждаме, когато говорим. Ползите от личната комуникация са следните:

Хората могат да видят какво се казва;

Визуалният контакт помага да разберем как събеседникът ни слуша и разбира;

Жестикулацията помага да се направи речта по-убедителна. В същото време обаче думите, интонацията и жестовете могат да бъдат изпълнени с известна опасност в личната комуникация:

Можете да издадете своя истински чувства;

Може да станете твърде уязвими;

Човекът може да не разбира думите, които използвате;

Не всеки може да хареса начина ви на произнасяне на думите.

Във всичко това има нещо неконтролируемо. Това може да е антипатия към събеседника или неговата неприязън към вас, възникнала по неразбираема за вас причина.

За да постигнете успех в личната комуникация, е необходимо да вземете предвид всички горепосочени фактори. Не забравяйте, че това не са просто думи. Разбирането става възможно чрез взаимодействието и на трите фактора на комуникация, тоест думи, интонация и жестове. Чрез практиката можете да се научите да постигате последователност в комуникационните фактори, постигайки пълно разбиране от страна на събеседника.

СПОСОБНОСТТА ДА ИЗСЛУШВАШ

Комуникацията не е еднопосочен процес, при който ние просто предаваме информация. Когато общуваме, ние също получаваме информация и този процес изисква да можем да слушаме.

Слушането означава повече от просто чуване. Често „чуваме“ само това, което искаме да чуем. В предишния раздел говорихме за личната комуникация от гледна точка на говорещия. Слушането е другата страна на комуникацията и важат същите правила.

Когато слушаме, пропускаме през себе си думите, интонацията и жестовете на събеседника. Към това трябва да добавим и собствените си реакции, които дават да се разбере на събеседника, че го слушаме внимателно. Тези реакции включват изражения на лицето, усмивки, кимане с глава и различни знаци.

Когато слушате

Правете го с пълно внимание;

Не правете прибързани предположения какво ще ви каже събеседникът;

Не губете време в опити да формулирате отговор, докато слушате другия;

Гледайки в очите с израз на силен интерес към думите на събеседника, покажете, че наистина го слушате;

Когато слушате някого по телефона, не позволявайте на случващото се в стаята да ви разсейва;

Когато говорите по телефона, нека разберем обаждащия се, че го слушате внимателно, от време на време казвайки: „И така ...“, „Да ...“, „Добре ...“ и т.н .;

Водете си бележки, ако е необходимо (например, когато говорите по телефона).

ТЕХНИКИ ЗА РАЗПИТВАНЕ

Когато общувате с други, може да има ситуации, в които предоставената ви информация не е достатъчна. Ако трябва да научите повече или да изясните какво се казва, задавате въпроси.

AT различни обстоятелстваса използвани различни видовевъпроси. Те са:

отворен;

затворен;

Специален.

Бизнес среща

В първите секунди на бизнес срещата трябва да поздравите партньора си, да се представите и да се ръкувате. Старшият по статус или възраст трябва да бъде първият, който подава ръка, жените също трябва да участват в ръкостискане - не трябва да правите различия по пол, на бизнес среща всеки е бизнес партньор.

По време на преговорите домакинът на срещата трябва да представи гостите. Когато се представяте, се счита за учтиво да посочите вашето име и фамилия и да размените визитки (никога не забравяйте да попълните запасите си от визитки!). Когато получите визитна картичка, бързо я разгледайте и прочетете името на собственика на глас.

Запомнете вашите визиткатрябва да бъде четим дори при слаба светлина и разбираем за представител на всяка култура или държава. Най-важното нещо на визитката е вашето име, то трябва да е удебелено, а не размазано. Визитната картичка трябва ясно да посочва вашата професия и длъжност, това ще определи обхвата на вашето бизнес сътрудничество. Визитката трябва да съдържа изчерпателна информация за контакт. Всички текстове трябва да са плоски, да не заемат цялото пространство на визитната картичка и да са написани с не повече от два шрифта.

Бизнес срещите са събития (включително протоколни), чиято цел е да насърчат установяването на взаимноизгодни контакти между представители на бизнеса.

Най-често срещите се организират от компании, които имат значителен брой партньори както в собствената си страна, така и в чужбина.

Видове бизнес срещи

Има няколко вида такива събития. Всички те могат да бъдат международни, браншови, научни.

Конференциянеобходими за обсъждане на конкретен въпрос. Такава бизнес среща се провежда под формата на отделни речи. Всъщност конференцията е среща на група специалисти по определен проблем и може да бъде концентрирана на едно или различни (разпределени) места на териториален принцип.

конгресиорганизирани за дистрибутори и търговци.

Бизнес семинар- образователно-практическо събитие, проведено под формата на дискусия на тематични съобщения.

ПрезентацияТой е предназначен да привлече общественото внимание към новите продукти, компанията, определени постижения и резултатите от работата.

Кръгла масаорганизирани в случай на обсъждане на обществено значим проблем, който изисква широко обществено внимание. Изисква участието на експерти, способни да дадат обективна оценка на случващото се. Също така на кръгли масиобичайно е да се покани пресата, за да се получи пълно медийно отразяване на всички основни гледни точки по даден въпрос.

Има и специални събития за журналисти:пресконференции, брифинги, тържествени откривания, пресобяди, отворени врати.

Пресконференция и брифингима за цел да изрази позицията на компанията. Обикновено негови представители правят изявления пред журналисти и отговарят на техните въпроси. Брифингът е по-сбит. Това е отговор на конкретен инцидент от интерес за компанията.

Церемонията по откриването- шоу, предназначено да повиши интереса към ново съоръжение и да подчертае всичките му предимства.

Денят на отворените врати позволява да се запознаят максимален брой заинтересовани лица с основните принципи на работа на компанията.

Натиснете обяд- начин за постигане на лоялност на ключови медии в региона. За провеждането му е избран престижен. Кръгът на хората, допуснати до събитието, е умишлено ограничен, а висшите служители на компанията винаги присъстват.

бюфет(коктейл, банкет) предполагат неформална обстановка. Целта на такова събитие е да помогне на компанията организатор и нейните гости да установят максимален брой нови контакти и да създадат познанства.

Официални и неофициални бизнес срещи

Официалните и неформалните събития се различават по състава на участниците и очаквания резултат:

• официален (протоколен, строг ред);
• неформална (напомняща обикновено неформално общуване, без задължително документирани резултати);
• външни (с партньори или клиенти);
• вътрешни (между служители на една и съща организация).

Етапи на бизнес срещи

Обикновено всяка среща включва изпълнението на четири задължителни стъпки:

• изясняване на гледни точки, позиции на страните;
• обсъждане и аргументиране на изразените становища. На този етап обикновено възникват конфликти и конфликти на интереси;
• постигане на компромис, координиране на позиции, постигане на съгласие по всеки обсъждан въпрос;
• анализ на резултатите и изпълнение на договореностите. Този етап е отдалечен от останалите във времето.
  • осигуряване на професионална комуникация на специалисти в една област;
  • колективно търсене и развитие на работещи идеи;
  • поддържане на контакти;
  • координация на действията, контрол върху текущи проекти;
  • подкрепа на бизнеса.

Цели и задачи на бизнес среща

Но основната цел е да убедите партньора да действа по определен начин, да се съгласи с предложения курс на действие.

Програма и сценарий на бизнес среща

Успешните преговори изискват внимателна подготовка, която обикновено включва решаване на организационни проблеми и изготвяне на сценарий за самата среща.

Първата група задачи включва разработването на дневния ред, избора на час и място на срещата, броя, състава и правомощията на участниците, правилата и броя на кръговете.

Компанията обикновено поверява изготвянето на програмата на специално назначен служител.

Програмата трябва да бъде подробна и да включва ясен списък от дейности, за да се гарантира:

• подбор на участници от всички страни;
• среща пристигане, трансфер, настаняване;
• храна и културно-развлекателна програма;
• реален преговорен процес.

Програмата трябва да посочи кой е отговорен за изпълнението на всеки етап. То трябва да бъде съгласувано с всички страни, участващи в преговорите. В същото време е важно да се изясни чия е отговорността за воденето на протокола от събранието. Ако се приеме международен формат, е необходимо да се изясни и въпросът кой ще трябва да осигури преводач.

Тъй като по време на бизнес посещения е обичайно да се организира не само официална, но и неформална комуникация между страните (независимо от официалния характер на събитието), програмата трябва да включва свободен ден, предназначен за това.

Преводач от английски за бизнес среща

Най-често бизнес събития изискват превод от/до английски език. Има няколко фактора, които трябва да имате предвид при избора на преводач:

• познаване на терминологията;
• опит в подобна работа;
• способността за бързо навигиране в променящи се ситуации;
• способност за превод ясно, бързо, последователно.

По-добре е предварително да предупредите специалиста за темата на срещата и за приетия на нея дрескод.

Водещ на бизнес среща

Неговата задача е да ръководи хода на преговорите. Това може да се направи от един човек или екип. В първия случай процесът на вземане на решения е опростен - всичко се извършва от един служител и той носи цялата отговорност.

Във втория случай вероятността от грешка намалява - екипът може да включва специалисти в различни области. Но условието за успех е съгласуваността на нейната работа, в противен случай противникът може да използва вътрешните разногласия за свои цели.

Резултати, резултати от бизнес среща

Положителният резултат от преговорите налага задължително повторение на основните им постижения. Това е необходимо, за да могат всички участници да осъзнаят какво е постигнато и да възприемат резултата от преговорите като постижение. Ще бъде полезно да организираме следващата среща.

Ако резултатите са отрицателни, важно е да можете правилно да излезете от контакта.

Характеристики на бизнес срещи с клиент в Русия

За чужденците е важно да имат предвид, че руските предприемачи предпочитат да преговарят в неформална обстановка, но в същото време внимателно оценяват своите бизнес партньори. външен вид. Трябва да сте подготвени за факта, че преговорите сами по себе си няма да дадат резултат, ще са необходими няколко срещи. Можете да използвате както официални, така и лични канали за комуникация. Руските бизнесмени са точни и не обичат празните обещания.

Бизнес срещи на изложения

Бизнес срещите на изложението са най-печеливши, тъй като собствените услуги на събитието ще ви помогнат да преговаряте с клиента, да планирате срещата и да осигурите изпълнението на всички цели.

CEC Expocentre постоянно провежда тематични изложения от различни посоки, където всеки производител може да намери нови партньори и клиенти.