Правим списък с важни, но не спешни неща. Приоритетизиране: Матрицата на Айзенхауер

Всъщност има инструменти, които ви помагат да приоритизирате и да свършите нещата.Една от тях е матрицата на Айзенхауер: метод, тестван от много успешни хора в живота им. Ръководителите на компанията го използват, за да планират и наблюдават собствената си дейност и дейността на своите подчинени. Но е толкова просто и ефективно, че може да се препоръча дори на домакиня, която проектира апартамента си.

След като се упражнявате няколко пъти, вие почти автоматично ще „разпръснете“ задачите на важни и спешни, такива, които могат да бъдат свършени по-късно, и такива, които трябва да отнемат много по-малко от вашето внимание. Ако си позволите претенциозна сричка, тогава матрицата ви позволява да не забравяте за собствената си жизнена мисия в рутината на безкрайните спешни въпроси.

Разбира се, всеки разбира и използва този инструмент по свой начин.

По-долу е една от опциите. ефективно използванематрици. , опитайте се да направите всичко, което е важно за вас!

Как се изгражда:

Разделете полето на 4 квадранта:

Задачи А „Спешно – важно“ (своеобразен квадрант „Събуди се!“ или „Пожар!“).

Задачи B „Не спешни – важни“ (ключовият, основен работен квадрант, в който не само постигате качествен резултат, но и развивате, делегирате, празнувате успех и т.н.).

Задачи в "Спешно - Няма значение" (това е цялата врява, която не ни се случва често, но съзнателно ли го правим или защото "така се е случило"?).

Задачи G „Не са спешни – Не са важни“ (това обикновено е празно: решаването на тези задачи е същото като отговаряне на откровен спам).

Какво е важно"?

Организацията, за която работим, е определила тези задачи преди и за нас. Това всъщност са задачите, за които бяхме поканени да работим в компанията: нашата служебни задължениязадачи, които са ни възложени от прекия (административен) ръководител или ръководител на проекта, в който участваме. Това не е вашето лично разбиране: важно ли е в универсален мащаб или не?

Всичко е по-прозаично: важното е защо си призован на тази длъжност. И ако всички изпълняват тези задачи, всички ще бъдат щастливи.

Какво е "Спешно"?

Нещо, което има много конкретна времева рамка. Най-често спешно - когато крайният срок вече е много близо.

Как изглежда Матрицата?

Какво може да се направи точно сега?

Направете просто упражнение:

1. Избройте всички цели и задачи, които планирате да постигнете. Списъкът трябва да бъде номериран.

2. Класирайте всяка задача по скала от -5 до 5 в категориите „Спешност“, „Важност“ в таблица 1. Разделете големите цели („Слонове“) на отделни задачи („Говежди пържоли“) и дайте ранг „Спешност“ и „Важност“ » към всяка отделна «пържола».

3. В Таблица 2 класирайте всички случаи в полето въз основа на ранговете на Спешност и Важност.

4. Приоритизирайте задачите, като се движите по полето от горния десен ъгъл („Спешно – Важно“) до долния ляв ъгъл („Неспешно – Неважно“).

5. Направете го според приоритетите.

6. Радвайте се на реда и успеха. В края на краищата, успехът е също така да бъдеш навреме.

Много е лесно да се объркате в цикъла на житейските събития. Децата се учат да разпределят времето си правилно от възрастни, които често отлагат всичко за по-късно. По правило това „по-късно“ никога не идва. Всички планирани случаи плавно се изтласкват от другите и в крайна сметка се превръщат в една непрекъсната буца нерешени задачи.

Проблемът най-често не е в броя на случаите, а в нерационално съставен график. Хората не обръщат необходимото внимание на планирането на дейността си. Но като отделите доста лично време за изучаване на основите на управлението на времето, можете да спестите много в бъдеще. Тогава в живота ще има място не само за вечни проблеми, но и за вас самите и вашето семейство. Един от най-простите и ефективен техникпланирането е принципът на Айзенхауер.

Каква е същността на технологията?

Принципът на матрицата на Айзенхауер е компетентното разпределение на задачите в зависимост от степента на тяхната значимост. Помага да разделите целия списък от задачи на важни и неважни, спешни и не много важни. С помощта на матрицата можете да определите периода от време, който ще е необходим за решаване на проблема, защото нещо изисква повече внимание, а някои неща не си струват дори пет минути, прекарани върху тях.

За да постигнете успех, трябва да следвате определен алгоритъм. Редът на необходимите действия зависи от приоритета на задачите. Като правило различни фактори ви пречат да се концентрирате върху една цел: лични проблеми, хора около вас, навици и т.н. Методът на Айзенхауер може да помогне да се отървете от слабостите и да се съсредоточите само върху полезни действия.

Как се появи този принцип, кой го формира?

Тридесет и четвъртият президент на Съединените американски щати Дуайт Дейвид Айзенхауер обосновава описания принцип на управление на времето. Политикът не можеше да остави нито една задача нерешена, затова се опита да направи графика си възможно най-рационален и оптимизиран. В резултат на това Айзенхауер трансформира всички задачи в матрица.

Днес методът на президента се използва от офис служители, мениджъри и висши ръководители. Това предполага, че този метод на приоритизиране е наистина ефективен и подходящ.

Какво представлява матрицата на Дуайт Айзенхауер?

Квадратът на Айзенхауер (или принципите се основава на изграждането на матрица. Основата на матрицата е оста на важност (абсцисата) и оста на спешност (ординатата). Тяхното взаимно пресичане дава четири квадрата, всеки от които е изпълнени със задачи, съобразно разпределението им.

Така че, за начало си струва да решите кое е важно и кое е спешно. Важните неща оказват най-голямо влияние върху постигането на резултати, а спешните задачи изискват незабавно изпълнение. Като цяло се формира картина, която дава пълна представа за състоянието на нещата.

Матрицата ще ви позволи да поставите правилните приоритети – какво може да изчака и какво няма да се отлага.

Какво има в кутия А?

Първият квадрат, разположен в горния ляв ъгъл, се нарича квадрат А. В тази клетка са записани най-важните и спешни задачи. В идеалния случай този квадрат трябва да е празен, тъй като рационално разпределеното време ви позволява да избегнете наличието на случаи от този вид по принцип.

Въпросите с по-висок приоритет включват:

• здравословни проблеми, които обикновено се появяват в най-неподходящите моменти;
• нещо, което може да повлияе негативно на резултатите от операциите;
• случаи, неспазването на които може да доведе до нови проблеми.

Самоконтролът на човек е отговорен за пълнотата на този квадрат. В крайна сметка, ако нови случаи се появяват в клетка А всеки ден, принципът на Айзенхауер няма да помогне. Тук по принцип трябва да се обърнете към управлението на времето, но първо трябва да се справите с всички случаи, които ще запълнят квадрат А в краткосрочен план.

Въпреки най-високия приоритет на този квадрат, е възможно да прехвърлите решението на проблемите, които изпълват клетката, на някой друг. Но това е само ако това е възможно и нещата не изискват непременно лично участие.

Какви задачи включва квадрат B?

Тази част от матрицата е изпълнена с ежедневни дейности. По правило тук се включва всичко, което заслужава най-голямо внимание. Това са важни, но не спешни въпроси, повечето от които са свързани с основната дейност на човек. Ниската спешност на задачите ще ви позволи да не вземате внезапни решения, а конструктивен и разумен подход ще ви позволи да завършите всички въпроси по-ефективно.

По-продуктивни са дейностите на хората, които основно решават задачи от квадрант Б. При добри резултати от работата такива хора имат достатъчно време за личен животте не преживяват постоянен стрес. Този квадрат се състои от задачи, които са малко важни и може би до известна степен ежедневни, но именно от тях се състои основно човешката дейност.

Задачите от квадрант Б оказват силно влияние както върху морала, така и върху материалното състояние. Това са спорт, диета, сън, тренировки и трудова дейност- онези неща, без които не можете, но те обикновено обръщат най-малко внимание, оставяйки много неща сами.

Какви случаи са включени в квадрат C?

Квадрат C включва онези неща, които не приближават заветната цел, а напротив, забавят събитията, отлагат изпълнението на наистина важни задачи. Най-често изискват спешна инвестиция на време, но разсейват и подвеждат. Тук е важно винаги да помните резултатите от вашите дейности и цели и да не превключвате на вторичното.

В този сектор можете спокойно да включите домакинската работа и обещанията, дадени на някого. Като цяло тези въпроси не са толкова важни, колкото спешни.

Какво е включено в квадрат D?

За хората, които не знаят как правилно да планират времето си, нещата от този квадрат заемат най-много голямо количествовреме. Тези задачи по-скоро могат да се нарекат не проблеми, а приятни грижи, които освен това не носят абсолютно никаква рационална полза. Влиянието на квадрат D трябва, ако не да се изключи, то поне да се опита да се намали.

Не трябва да заменяте почивката с безцелно следене на социални мрежи, гледане на телевизионни предавания или сериали, празно бърборене по телефона. Свободно времеМожете също така да ги похарчите в полза на себе си и хората около вас: семейство, роднини и приятели.

Къде се използва принципът на Дуайт Айзенхауер?

Описаният метод за разпределение на задачите се използва не само за рационализиране на времето. Ускореният анализ по принципа на Айзенхауер се използва например за определяне на необходимите функции на търговски обекти. Подобряване на продукта на всички етапи кръговат на животаТози принцип съчетава икономически и технически методи за определяне на съотношението на свойствата на продукта с цената му. Последното трябва да е логично и платимо.

Какво представлява принципът на Айзенхауер в FSA, изучаван от много експерти от страни с пазарна икономика: Франция, Германия, Великобритания, САЩ. В резултат на това се установи, че за да се определи обхватът на съответните функции на обекта, е важно да се спазват пропорциите между тяхната необходимост и цена. Принципът на Айзенхауер в FSA е да се анализира продуктът и да се разпределят свойствата му в три категории:

1. Категория А. Основни или фундаментални функции: пряката цел на продукта, за чието осигуряване е необходимо да се изразходват повече средства.
2. Категория B. Второстепенни характеристики на продукта, които са свързани с основните. Наличието на такива допълнения е добре дошло, но липсата не се отразява много на продажбите.
3. Категория C. Допълнителни функции, чиято липса по никакъв начин няма да повлияе на качеството на продукта. Като избягвате да харчите за добавки, които са напълно ненужни, можете да спестите много.

Практиката на прилагане на принципа на Айзенхауер

Съвсем не е необходимо задачите да се разпределят точно под формата на матрица - на квадрат, но в началото можете да направите точно това, за да осигурите яснота. Удобно е стандартът да се преобразува в няколко списъка или общ план, където случаите от различни квадрати са маркирани в цвят. Така например както спешни, така и важни задачи (квадрат А) могат да бъдат написани с червено мастило, важни, но не спешни в зелено(сектор B), маловажни, но спешни задачи (квадрат C) - в синьо, а в черно - маловажни и неспешни. В същото време степента на важност на конкретен случай трябва да се оценява не в ума, а на хартия. По този начин задачите се оформят, а изпълнението им става по-реално.

Защо трябва да се използва този метод?

Принципът може да ви помогне да промените живота си по отношение на рационализирането на личното ви време. Използване този методви позволява да отделяте по-малко време за ненужни задачи и да се съсредоточите върху най-обещаващите случаи, както и достатъчно време за отделяне добра почивка, избягване на така наречените губители на време: телевизия, безцелно скитане из просторите на Мрежата и други подобни.

Човек, който прилага принципите на управление на времето в ежедневните си дейности, е не само по-успешен от другите според статистиката, но и по-здрав, тъй като не изпитва постоянен стрес, свързан с претоварване и постоянни крайни срокове. (принципа на Айзенхауер или всеки друг) ще ви помогне да оптимизирате жизнените си дейности във всички области.

Здравейте всички! Днес ще говорим за житейски приоритети. Забелязали ли сте, че когато планирането на деня протича по-ефективно, рядко има припокривания? Има една поговорка: „Планирай или станеш планиран“. Какво означава? Изводът е, че ако не планирате деня или работата си, обстоятелствата ще решат всичко вместо вас. Затова експертите препоръчват всеки ден да започвате с подреждане на планове и приоритети. Не е необходимо да правите всичко по минута, важно е да подчертаете основните и второстепенните задачи.Има много начини и методи за планиране на времето. Една от тях е таблицата на Айзенхауер или така наречената матрица на Айзенхауер.

Какви са ползите от планирането на деня и приоритизирането?

Да решиш да живееш по определен план не е скучно. Напротив, този подход ще повлияе положително на живота ви.

Какво дава планирането:

• Увеличава продуктивното време с 25%.
• Осигурява спокойствие и баланс.
• Позволява ви да изпълнявате голямо количество работа и задачи.
• Формира желание за работа.
• Намалява времето, прекарано в несъществени дейности.

Тъй като положителни странидоста, струва си да се обърне внимание на принципа на приоритизиране в случаите.

Какво е таблица на Айзенхауер?

Неуспехите в работата и домакинските задължения съпътстват всички. Постоянно възникват неочаквани обстоятелства, поради които не винаги имате време да свършите най-важното. За неспокойните и разсеяни хора е особено проблематично да се съсредоточат върху основното.

Ще ви дам пример. Ще подготвяте ли важни документи или ще пишете научна работа. Но тук възникват нужди: да купите хляб, да измиете пода, да отидете до пощата и други подобни.

Повечето хора, тъй като има по-малко съпротивление, обръщат внимание на малките притеснения, защото не е необходимо да отделят много време и усилия. Тогава се случва непоправимото: свършваш маловажни неща, а за важните не остава време. Тогава започват грижите и безсънните нощи.

За да не се случи това, трябва да тренирате силата на волята, както и да използвате удобната маса на Айзенхауер. Каква е неговата същност?

Тази таблица засяга не толкова времето, колкото самите случаи и тяхната важност. Принципът има критерии: важно и спешно. Таблицата дава възможност за изграждане на 4 вида приоритетни дела. За планирането трябва да решите кои цели са по-важни.

Как да кандидатствам?

1. Първо запишете на хартия всички планирани дейности. Начертайте квадрат и го нарежете на четири малки.

Какво имат предвид? Писмата са приоритетните групи, между които се разпределят делата.

А - това са спешни и важни неща, които трябва да се свършат днес и сега, без забавяне.

Б е важно. Те не изискват незабавно изпълнение, но са от голямо значение. Обикновено се отлагат, защото няма спешност. Но изпълнявайки ги, ще се доближите до целта си. Тази категория често включва задачи с ясни срокове. Когато има много време да го направим, ние отлагаме. Но в края на мандата трескаво го изпълняваме. В резултат на това ефективността пада и резултатът не винаги отговаря на очакваното.

C - спешно. Тези неща не са много важни. Тоест тяхното изпълнение няма да доведе до целта, но е невъзможно да не ги изпълните в този момент. Например, преглеждане на сутрешната поща.

D - не важни и не спешни въпроси. Именно те пречат на продуктивната работа и изпълняват сериозни задачи. Обикновено това включва отдих и развлечения. Но те също могат да бъдат важни, ако останете будни три нощи подред, докато правите проект.

3. Сега поставете тези стойности до всеки случай и планът за вашия ден или цялата седмица веднага ще се появи.

Опитайте се да използвате такава таблица поне веднъж - и ще разберете, че този начин на приоритизиране е най-простият и най-ефективен. Но трябва да обърнете внимание на някои точки, които ще обсъдим по-долу.

За да подредите правилно приоритетите, следвайте тези прости правила:

• Трябва да се научите да правите разлика между важни и спешни задачи. Важно е какво ще ви доведе до определена цел. Например разработването на качествен проект и неговото представяне. Спешното не носи голяма полза, но не може да бъде неизпълнено.
• Спешното и важното трябва не само да се разграничават, но и да могат да се редуват. В крайна сметка, ако вършите всички спешни неща, може да не ви стигне времето за важните.
• В началото на деня си струва да започнете с група "А". Дори ако тези случаи не са много интересни, трябва да ги направите.
• „В“ група също се нуждае от внимание. Тъй като включва дългосрочни цели (проекти, спорт, изучаване на езици), трябва да им се отделя малко време, но всеки ден. Тогава ще се изгради навик за справяне с тях и в крайна сметка ще има висок резултат.

Важен момент в изпълнението на сериозни планове е моралът. Ако няма желание и настроение, тогава не искате да правите нищо. В този случай има само едно желание да зарежете всичко и да се върнете към случаите от категория „D“.

Но не се изкушавайте! Опитайте се да се настроите на работа, така че да стане по-ефективна. Методите как да направите това са описани в статията.

Заключение

Трябва да се помни, че всичко не може да се направи за един ден. И е важно да не прекалявате, защото в крайна сметка никой не е отменил останалото. Научете се да съчетавате приятното с полезното. Измислете система за възнаграждение за себе си - и работата ще стане много по-приятна.

Успех в новите начинания и постигане на целите! Абонирайте се за блога, за да сте в крак с нови трикове и изпитани във времето съвети за самодисциплина, мотивация и личностно развитие.

Ще се видим в блога!

Здравейте! В тази статия ще говорим за един от най- ефективни средствауправление на времето – матрицата на Айзенхауер.

Днес ще научите:

• Какво представлява матрицата на Айзенхауер;
• Как може да се използва матрицата в Ежедневието(с примери);
• Какви са съветите за спестяване на време.

„Денят е дълъг до вечерта, ако няма какво да се прави“, гласи народната мъдрост. Съвсем различни афоризми се раждат от заети хора, които се състезават с времето: „Как бихте добавили двадесет и пети час към деня?“.

В условията на многозадачност рано или късно всеки бизнесмен се сблъсква с въпроса за правилното разпределение на времевите ресурси. Стартовите условия са еднакви за всеки жител на планетата – един час включва шестдесет минути за абсолютно всички. Но колко ефективно хората организират времето си прави голяма разлика успял човеки вечен губещ.

Матрицата на Айзенхауер като метод за организиране на времето

Управление на времето, или - е съзнателен контрол върху количеството време, прекарано в конкретни дейности, за да се повиши тяхната ефективност и производителност.

Матрицата на Айзенхауер е един от популярните инструменти за управление на времето, който се използва за приоритизиране на бизнес и лични задачи. Тя се основава на принципа на класифициране на всички случаи в четири категории в зависимост от тяхната степен на важност и спешност. Матрицата е най-удобна за използване за краткосрочно и средносрочно планиране.

Този подход е пионер от Дуайт Дейвид Айзенхауер, армейски генерал от Втората световна война и по-късно 34-ия президент на Съединените щати. Политикът винаги се е възхищавал на околните с умението си да е в крак с всичко.

Веднъж един американец напразно търси някои ефективен начинуправлява времето и като не го намери сред съществуващите, го разви сам. Времевата матрица все още е поразителна в своята простота и гениалност и милиони хора по света я използват за планиране.

Визуално приоритетната матрица е разделена на четири квадранта, където случаите се вписват в категории: важни и спешни, важни и неспешни, маловажни и спешни, маловажни и неспешни.

Потребителят на матрицата е помолен да въведе всички свои планирани дейности в тези квадранти. Най-голямата работа се случва точно когато човек прави избор между тези области, като по този начин решава кои неща да направи първо и кои след това.

Характеризиране на квадрантите

Квадрант А: важно и спешно

В това поле трябва да се записват случаи, които се отнасят до приоритетни области от живота на дадено лице и не търпят забавяне. Тези области обикновено са семейство, кариера (за студентите - обучение), здраве и безопасност.

Тези случаи са в съответствие със следните твърдения:

1. Ако не го направите скоро, значително ще ви отдалечи от една от дългосрочните цели на живота ви.

Пример.В близко бъдеще очаквате повишение. Управителят ви моли да представите отчет за извършената работа възможно най-скоро. Важно е? Да, тъй като не искате да пропуснете шанса кариера. Това спешно ли е? Да, защото сега е моментът да покажете старанието си.

1. Късно кандидатстване за медицински грижиможе да има тежки последици.

Пример.Боли те зъб. важно? Всичко, свързано със здравето, винаги е важно. Спешно? Рискувате да загубите зъб и няма да издържите дълго на обезболяващи.

Квадрант B: важни и неспешни

Успешните хора са склонни да вършат по-голямата част от работата си в този квадрант. Това са ежедневни дейности, които неизменно служат на каузата за постигане на основните цели във всички области на живота. Всички те са важни, но няма бързане, както в случая с квадрант А.

Успешният човек не довежда важните си неща до извънредно състояние, а ги прави постепенно. Той най-често има време да взема съзнателно решения, тухла по тухла, изграждайки сградата на своето бъдеще.

Тази зона включва всички ежедневни дейности, които са пряко свързани с приоритетни области на живота: работа, семейство, саморазвитие, здраве.

Те подлежат на същите критерии:

• Задачата трябва да бъде изпълнена, но може да бъде отложена за известно време, ако се появи нещо важно и спешно.

Пример.Вие сте програмист и трябва да предадете програмата, която сте написали до понеделник. Едва четвъртък е и вече сте подготвили всичко, но сте решили да сложите ръката си до петък, за да можете да проверите отново всичко.

Нещата от квадрант Б, ако бъдат оставени без надзор, могат да мигрират към квадрант А. Вашата цел е да предотвратите това да се случи. Случва се важен въпрос да се появи внезапно по независещи от вас причини. Но често ние сами довеждаме нещата до това състояние, пренебрегвайки профилактичните прегледи при лекаря и отлагайки важни задачи до крайния срок.

Квадрант C: Маловажно и спешно

Тези неща са малко далеч от основните ви приоритети, но правенето им прави живота ви по-удобен и може да ви служи добре с течение на времето.

В тази област са срещи и разговори, на които отивате от учтивост или по необходимост, включително рождени дни на не много близки хора, внезапно появили се домакински задължения, някои работни задачи.

Този квадрант има следните характеристики:

1. Бързото изпълнение на тази задача ще помогне.

Пример.Планирахте да закупите климатик и разбрахте за разпродажба, която ще продължи само един ден. важно? Не особено. Светът няма да рухне, ако не си купите климатик по-евтино от планираното. Спешно? Да, разпродажбата е валидна само за един ден. Приятен бонус: спешна покупка ще спести малко от семейния бюджет.

1. Косвено изпълнението на тези случаи може да е от полза за основните цели, въпреки че това не е гарантирано.

Пример.Вие сте журналист. Поканени сте на банкет, на който може да дойде редакторът на вестника, който ви интересува. важно? Всъщност не, всичко е твърде неясно. Спешно? Да, тъй като банкетът няма да продължи вечно, трябва да вземете решение - или да отидете, или не.

Вероятно ще намерите някой, който да делегира случая от този квадрант. Някаква маловажна спешна работа може да бъде свършена за вас от съпруг, познат, колега, подчинен.

Квадрант D: Маловажни и неспешни

Всички дела на този квадрант могат условно да бъдат разделени на същински бизнес и развлечения. Задачите включват задачи, които осигуряват вашия комфорт, правят вас и живота ви по-красиви (например грижа за вашия външен вид), но може да отнеме известно време.

За жена това може да е посещение на маникюрист, за мъж - автомивка. Разбира се, тези неща са важни сами по себе си, но не и във връзка с основните ви сфери на живот.

Втората група включва приятно забавление. Всеобщо се смята, че няма полза от тези дела, наричат ​​ги "губци на време", представят ги като неща, които хората правят, поне не биха предпочели да правят, а отърваването от тях е похвална цел.

Така че категорично можем да говорим само за лоши навицикато тютюнопушенето и системната употреба на силен алкохол. Примери за дейности като социални мрежи, гледане на леки филми, излизане в клубове, игра на компютърни игри - всичко това има право да бъде и е необходимо на човек, ако го отпуска и му доставя удоволствие.

Първо, човек не е робот, той трябва да направи нещо точно така, за душата.

Второ, маловажните и неспешни неща могат да бъдат полезни. много компютърни игриразвиват мисленето, комуникацията в социалните мрежи учи да изразява мисли, танците в клубовете помагат да се затоплят. Освен това отдавна е известно, че промяната на дейността е най-добрата почивка.

Основното условие за този квадрант е да не го оставяте да заема по-голямата част от времето ви и да пренебрегвате основните неща, които ви движат напред в живота.

Как да приложим на практика матрицата на Айзенхауер

Така че, след като прегледате теоретичната част, можете да изпитате ефекта на матрицата върху себе си.

1. Вечерта преди първия ви ден на експериментиране разгънете дневника си на подходящата дата и начертайте разпределение в четири полета. Обозначете ги, както е показано в матрицата. При липса на дневник можете да вземете обикновен лист. Ако винаги носите таблет или лаптоп със себе си, можете да създадете матрица в Excel.
2. На отделен лист запишете в колона всички задачи, които възнамерявате да направите утре (когато придобиете умението бързо да разпределяте всички задачи в матрицата, вече няма да имате нужда от този елемент).
3. Прочетете случаите един по един и копирайте всеки в съответния квадрант на матрицата. За да направите това, трябва да отговорите само на два въпроса: важно ли е? спешно ли е

1. При хартиената версия оставете свободно място във всяко поле - утре ще си спомните други неща за вършене и ще ги добавите.
2. Маркирайте с маркер (цвят) вече изпълнени задачи.
3. В края на деня преместете незавършените задачи за следващия ден (не забравяйте да ги пренапишете на ново разпределение на дневника или да ги копирате в нов раздел на Excel - в противен случай те ще бъдат „загубени“).
4. Не си отказвайте удоволствието в края на деня да прегледате всички "цветни" части на вашата матрица, тоест всички завършени дела. Ще почувствате удовлетворението на деловия човек, чийто ден не е минал напразно.

Пример за завършена матрица на Айзенхауер

С нашия пример ще направим както посъветвахме в предишния параграф - първо изписваме всички случаи подред и след това ги разпределяме в матрицата. В примера от първо лице професионален масажист ще медитира.

Ето неговия списък със задачи за деня (с коментар, за да позволи на читателя да оцени важността и спешността):

• Днес 4 масажа: в 9 ч., в 11 ч., в 15 ч., в 20 ч. (в почивките аз ще се погрижа за другите неща);
• Отидете в счетоводството (според договора за масаж трябва да получа 60% от цената, но всъщност получавам само 50% - разберете защо);
• Купете котешка храна (добре е, че погледнах - остава само едно хранене);
• Посетете приятел в болницата (близък приятел си счупи ръката вчера, донесете му нещо вкусно);
• Обадете се в банката, направете плащане за ипотеката (днес е последният ден, когато можете да платите без неустойка);
• Посетете приятели на палатка (днес е вторник, планираме семейно пътуване в събота);
• Ходете на басейн (колкото по-често ходя, толкова по-добре);
• Купете хранителни стоки (има още нещо в хладилника, ще издържим няколко дни);
• Отговаряйте на съобщения в WhatsApp и VKontakte (само разговори);
• Практикувайте английски поне 20 минути (сред клиентите има много чужденци, необходимо е да се подобри езикът);
• Купете ново уплътнение за крана (кранът все още капе, но е на ръба);
• Отидете на среща с оптометрист (всяка година за всеки случай минавам на преглед);
• Подстрижете се (изгледът все още е спретнат, но е по-добре да не го отлагате);
• Хвърлете книга за упражнения за мускулите на гърба на колега (обещах, че ще я изпратя веднага, щом седнах пред компютъра).

Запомнете: същото нещо за различни хорамогат да обитават различни квадранти на матрицата. Например някой да се занимава с хобито си може да се отнася както за важни, така и за маловажни неща. Вие и само вие можете да разпределите делата си така, както виждате житейските си приоритети.

При какви условия ще ви бъде полезна матрицата на Айзенхауер

Някои скептици смятат, че матрицата на Айзенхауер е подходяща само за мениджъри, докато обикновен служител, работник или домакиня няма да може да я използва на практика (което не е вярно - матрицата е универсална, ние доказахме това като вземем за пример случая на масажист, а не бизнесмен).

В действителност въпросът не е за възможността или невъзможността за използване на матрицата, а за целесъобразността на нейното използване.

Системата на Айзенхауер се използва за планиране на всеки ден. Тоест не говорим за дългосрочни планове (да построим къща, да отида на почивка, да завърша университет), а за текущи задачи.

От една страна, ако човек има толкова малко ежедневни задачи, че паметта му лесно се справя с тях, няма нужда да използва таблицата. Например, всички планове на един служител за деня са да изкара осемте си часа на работа и да пие бира с приятели вечерта. Тази маса не е за такива хора.

От друга страна, ако човек има цели във всички аспекти на живота си - в работата, ученето, саморазвитието, семейството, хобитата, ако се стреми да бъде господар на времето си, а не да го носи - такъв човек винаги има много ежедневни задачи. И тъй като не иска да ги изпуска от поглед, тази матрица е за него.

Матрицата на Айзенхауер не е панацея за вечната липса на време. Това е по-скоро мини урок за приоритизиране.

Не се изненадвайте, ако първоначално ви е трудно да разпределите случаите в квадрантите. В момента, в който мислиш и го правиш, ти се учиш. А научаването на нещо ценно винаги изисква известно усилие.

Не се отчайвайте - след като работите с масата няколко дни подред, ще придобиете умение, което ще се превърне в умение. Впоследствие приоритизирането ще достигне автоматизм.

Така че нека обобщим.

Матрицата на Айзенхауер е за хора като вас, ако:

• Постоянно трябва да избирате коя задача да поемете първо;
• Готови сте да опознаете себе си по-добре, готови сте честно да отговорите на въпроси като „какво е наистина важно за мен?“;
• Искате да направите колкото е възможно повече – определено повече, отколкото правите сега;
• Готови сте да се справите с такова ваше качество като отлагането - хронично отлагане на нещата „за по-късно“.

Може би вече сте добри в управлението на времето си.

Прочетете твърденията по-долу и се запитайте дали са верни за вас. Ако по-голямата част от точките не ви подхождат, препоръчително е да овладеете техники за управление на времето.

• Винаги имате ясен списък със задачи за деня;
• Отговаряте на бизнес имейли своевременно;
• Не носите работа вкъщи и почти никога не закъснявате след края на работния ден;
• Не позволявате на телефонните обаждания, посещенията и социалните медии да ви отвличат значително от основните ви задачи;
• Вие не вършите работата вместо вашите подчинени, защото не смятате, че само вие можете да я вършите наистина добре;
• В края на деня се чувствате почти толкова заредени с енергия, колкото и в началото.

Ако всички предишни точки ви се струват логични, тогава последната може да предизвика недоверчива усмивка: „Да, вие се шегувате! Един изцеден лимон се чувства по-енергичен, отколкото аз в края на работния ден. Има обаче голям бройхора, които не само не се уморяват, но и усещат прилив на енергия. И тук няма никаква тайна.

Не се уморяваме от количеството свършена работа, а от глупави, безпорядъчни действия, безсмислено хвърляне и чувство на безпомощност в условията на хроничен натиск във времето.

Разбира се, понякога не можем да предвидим всичко. И нашият добре пропорционален план може да бъде разклатен поради внезапно спиране на офис оборудването, закъснял клиент или отсъстващ служител. Оставете това настрана за сега.

Първото нещо, върху което трябва да работите, е как да не бъдете източник на хаос за себе си, а след това можете да помислите за въздействието на външни непредвидени обстоятелства.

1. Почистете вашия работен плотот документи, с които вече не работите. Ако не ви трябват много често, приберете ги в килера. Изобщо не е необходимо - изпратете в кошницата. В купчина хартии едва ли ще намерите онзи лист, който ще прекарате дълги минути в търсене, раздразнени от безплодни усилия. Имайте предвид, че бюрата на успешните бизнесмени изглеждат така, сякаш никой не работи върху тях: по-голямата част от повърхността им не е заета от нищо.
2. Вземете си дневники не се разделяй с него. Невъзможно е да запомните всичко и бизнесмените отдавна са разбрали необходимостта да записват всичко - датите на срещите, бизнеса, въпросите за размисъл. Мобилни телефонии лаптопите с техните календари често се използват, но хартиеният дневник никога няма да остарее - дори само защото не може да се счупи или да се изтощи.
3. Планирайте най-важното в момента на пика на ежедневната ви активност. Всички сме човешки същества и дори най-твърдите представители на нашия вид са победени от съня. Да се ​​съпротивляваш на биоритмите си е загуба на време, пак ще загубиш. Това, което правите следобед през час, вечерта, с натрупана умора, ще ви отнеме двойно повече време. Затова не отлагайте спешен доклад до късно вечерта, не започвайте важни разговори преди лягане – и вие, и вие ще пострадате от този подход.
4. Не се претоварвайте. Не само производителността ви ще спадне. С безмилостен ритъм определено ще „изгорите“ и тялото ви, без вашето съгласие, ще си уреди почивка, изпращайки ви на болнично легло. Това е мястото, където ще загубите цялото си спестено време.

Отнасяйте се като към чистокръвен кон - това, разбира се, е силно животно, но кой от собствениците би се осмелил да го кара с неистов галоп?

1. Не "бавете" проекти и дела. Помня известна фразаза това, че най-доброто е враг на доброто? Чувствате ли, че колкото повече тествате проекта си, толкова по-добър става? Тук е много важно да не „прекалявате“ с въпроса, в противен случай рискувате да почувствате хронична умора от невъзможността да постигнете идеала. Не се стремете към идеала - тези действия ще ви загубят времето.
2. Не се опитвайте да бъдете страхотни във всичко. Необходими са години, за да станеш експерт във всяка област. По-добре е да се отличаваш с едно нещо, отколкото да бъдеш среден във всичко. Това е темата на Ocean's 11. Важно е да имате екип, в който всеки е добър в нещо, тогава можете лесно да делегирате нещата.

В началото на декември бавно се подготвяме за среща Нова година. Обобщаване, подготовка на подаръци, поставяне на цели за следващата година - всичко това е важно, но все още не е спешно. Но ако отложите извършването на тези неща до последните днимесеца, те ще се превърнат в аварийни.

За да не се случи това, трябва да направите важни неща предварително. А за това трябва да имате списък със задачи. Нека се опитаме да го съставим.

Почти всеки читател на Lifehacker знае за Матрицата на Айзенхауерно все пак ще ти го напомня. Изглежда така:

• Спешно и важно - не допускайте
• Спешни и маловажни - делегат
• Неспешни и важни - да се направи
• Неспешни и маловажни - не правете

Но достатъчно теория, нека преминем към съставянето на списък с неща, които са важни и не са спешни, неща, които наистина си струва да се направят.
Организирайте информацията.Помислете колко време обикновено ви отнема да намерите информацията, от която се нуждаете. В крайна сметка ние го консумираме в такива количества, че е трудно да си спомните къде точно сте го попаднали. Беше вътре социална мрежа, в RSS канал, в търсачка? Ако добавим към това факта, че седим или на лаптоп, или на компютър, или на таблет, тогава става тъжно.

Затова планирах за себе си следното: Поддържайте една база данни за съхраняване на информация . За мен това е Evernote, който догодина трябва да обедини бележки от Kindle, данни от OneNote, маркирани записи от Reader, връзки към видео ревюта.

Направете правилните връзки. Кажете ми, познавате ли вашия пощальон? Ами местният лекар, данъчният инспектор? Знаете ли на кого да се обадите, ако тръбата ви се спука? Списъкът с хора, чието познанство е важно, може да бъде продължен, но всеки е уникален. Ето защо направи своя списък .

Разглобявайте нещата. Много неща са важни за нас. Някои са ключът към спомените или емоционалните преживявания. Например снимки или чаши, дипломи за постижения. Може да си струва да ги запазите. Но ето една блуза, която не е носена от три години, която само заема място.

приготви се задължителни документи . Редът е важен не само в информацията, нещата, но и в документите. Например вземете паспорт. По някаква причина толкова много хора го получават бързо, преди да заминат на почивка. И е валиден десет години. Също така си струва да запомните за интернет документи: данни за домейн, личен сертификат за webmoney, проверка на Yandex.money.

Изрично не включвам в този списък процеси или навици, в които е важно да се занимавате постоянно. Това е комуникация със семейството и приятелите, самоусъвършенстване, грижа за здравето, четене и т.н. Какво бихте добавили към този списък?