Кой е асистент мениджър? Какъв вид личен асистент имате нужда? Длъжностна характеристика на помощник мениджър: образец

При формирането на персонала ръководителят на всяка организация трябва да информира наетия служител за неговите служебни отговорности. Когато пише инструкция, ръководителят трябва да поддържа реда на нейните раздели и конкретната структура. b Обикновено се описват характеристиките на професията, посочва се официалната позиция на служителя в структурата, изискванията, неговите права и отговорности. Помощник-управителят, подобно на другите служители на организацията, е длъжен да действа и да спазва всички изисквания на този документ.

Ръководството е написано от мениджъра в съответствие с установените стандарти и не трябва да нарушава Кодекса на труда на Руската федерация. Той трябва да бъде съгласуван със съответните служби (юрист, ръководител на отдела по персонала), запознат с кандидата за позицията и подписан от двете страни. Някои юристи обаче не смятат наличието на такъв документ за задължително за формализиране на официални отношения.

Осъществимост на длъжностната характеристика

Основна цел:

• подпомагане на ръководителя в ежедневните му дейности;
• максимална информация за отговорностите, функциите, изискванията към служителите;
• в случай на съдебен процес по-лесно ще се докаже неадекватност за заеманата длъжност;
• липса на подробна информация в договора за конкретните функции и преки отговорности на конкретен служител;
• дава възможност на кандидат за длъжност да даде мотивиран отказ поради несъответствие с изискванията за длъжността;
• ви позволява да разграничите отговорностите между служителите на организацията;
• ви позволява да оцените дейностите на всеки служител;

Наличието на инструкции е полезно и за самия асистент. Той ясно знае своите права и задължения. Той не е длъжен да изпълнява функции, които не са посочени в инструкциите.

Нормативна и правна уредба за съставяне на длъжностни характеристики

По принцип изглежда така:

• действащото законодателство на Руската федерация;

Законодателството позволява на служителя да се предоставят всякакви функции, ако той се ползва с доверие и има достатъчно знания, опит и квалификация за решаване на такива проблеми. Моля, обърнете внимание, че управителят трябва да формализира пълномощията със собствена заповед.

• длъжностна характеристика;

Длъжностната характеристика се съставя, като се вземат предвид спецификите на длъжността и се установява обхватът на отговорностите. Той трябва да отразява действително извършената работа от помощник-управителя.

• вътрешни документи:
• устав на организацията, заповеди за управление, вътрешни правила и поведение.

Помощникът трябва бързо да се ориентира в нормативната уредба, регулираща неговата дейност и работата на подчинените му служители. Той трябва да изучава федералното и регионалното законодателство, нормативни документиорганизации.

Основни части на длъжностната характеристика

Структурата е представена в държавните справочници за квалификацията на служителите. Той съдържа всички основни изисквания за помощник мениджър и посочва мястото му в структурата на организацията.

Основни компоненти на инструкциите:

• неговите общи разпоредби. Предписани са условията за записване в персонала, процедурата за уволнение, подчинението в организацията и правилата за заместване на асистент в негово отсъствие. Посочено е нивото на квалификация, образование, умения, опит;
• изискванията и неговите умения;
• служебни задължения. Основните функции на асистента са ясно посочени;
• правомощия. Този параграф определя степента на компетентност и правата на асистента;
• отговорност. Регистриран общо нивоспециална отговорност за грешки и нарушения, допуснати в работата, посочен е списък от тях (по искане на ръководителя);
• връзки за заеманата позиция. Разделът определя кръга на официално взаимодействие с други членове на екипа. Посочено е с кого и по какви конкретни въпроси се изисква сътрудничество.

Нека разгледаме всеки раздел по-подробно.

Общи положения

Ключови точки:

• асистент - специалист, който го подпомага в техническите и документални въпроси;
• назначаването на длъжност и освобождаването от нея се извършват със заповед на ръководителя на организацията;
• в процеса на работа асистентът изпълнява нарежданията и указанията само на ръководителя;
• по време на отсъствието му се осигурява подходящ заместник, посочва се длъжността на заместващия го и се издава заповед на организацията да го замества;
• Асистентът трябва да има специално висше образование. Минимум две години подходящ опит. Може да се изисква допълнително обучение при наемане.

Изисквания

Позицията на изпълнителен асистент може да включва много различни функции.

Титулярът на тази длъжност на практика може да бъде:

• всъщност негов заместник и се отчита директно на лидера и само на него. Той често има други служители под него;
• личен асистент. Изпълнява работата на секретар и е в приемната; В същото време той докладва не само на управителя, но и на управителя кадрово обслужванеотносно функциите на секретариата.

Такъв асистент има много по-малко права и правомощия от специалист, чиито функции съответстват на заместник-управител. Може да има средно образование, може дори да не се изисква стаж по специалността.

Неправилно е идентифицирането на посочените позиции. Единият включва основно спомагателни функции, а помощник-управителят изпълнява организационни и административни функции.

Основни изисквания към асистент с организационно-административни функции:

• отговарят на изискванията трудов договор, длъжностна характеристика;
• познават правилата на корпоративния етикет и бизнес комуникацията;
• познава задълбочено документооборота, отчетната документация и организационната структура;
• компетентно да води бизнес преговори;
• да може да изготвя важни документи;
• информирайте мениджъра в областта на подаване на важни отчети;
• работят на компютър, използват офис оборудване (скенер и принтер) за изпълнение на преките си задължения;
• познания са желателни чужди езици(на ниво комуникация);
• да могат да изготвят стандартни споразумения.

Ръководителят на предприятието, като вземе предвид важността на длъжността на неговия помощник, може да допълни посочения списък, като вземе предвид спецификата на организацията и неговата работа.

Отговорности на помощник-управителя

Асистентът има много отговорности, докато работи директно с мениджъра.

Основните отговорности са както следва:

• стриктно да спазва всички инструкции и заповеди на ръководството;
• планирайте ежедневието на мениджъра за следващия ден. Разработете и координирайте графика на посещенията и приемите. Своевременно предоставяне на графика на мениджъра;
• придружава управителя на приеми и при пътувания;
• приемат посетители, създават списъци с посещения на ръководството, отговарят на телефонни обаждания и представят различни удостоверения в съответствие с техните правомощия;
• подпомага дейността на мениджъра, решаване на технически проблеми (организиране на преговори, срещи, резервация на билети, резервация на хотели);
• подготвя срещи, срещи, срещи на ръководството, уведомява всички участници за дневния ред и часа на срещата;
• водят протоколи за хода и резултатите от срещи, срещи, преговори, документират резултатите от тях;
• координира работата на отделите и отделите на организацията, съгласно инструкциите и заповедите на ръководителя;
• довежда заповедите на ръководството до знанието на ръководителите на структурни подразделения, контролира времето за тяхното изпълнение;
• Получава, регистрира документи и заявления, подадени за подпис от управителя, и ги предава на управителя;
• изготвя писма, искания и други документи от името на управителя;
• осигурява осчетоводяване на издадените от управителя пълномощни;
• самостоятелно общуват със служители на отдели и други организации, решават редица възникващи проблеми, които могат да бъдат разрешени без ръководител;
• получаване на необходимата информация - събиране на необходимата документация по искане на управителя;
• подготвя нагледни средства и документация, необходима за провеждане на срещи;
• организират офис работата, ръководят, контролират дейността на офис служителите;
• получава, регистрира и представя на управителя кореспонденция, изпратена до управителя;
• общуват с посетителите. Запознайте се с клиентите на организацията, персонала, водете записи и организирайте лично приемане на посетителите на мениджъра. Отговаряйте и на въпросите им, които той може да реши сам.

Техническо задание

Основни правомощия и права на асистента:

• регистрират, подписват документи в рамките на своята компетентност;
• получите достъп до информация, която е затворена за широката общественост по бизнес нужда;
• проучете документи, свързани с вашите професионални дейности;
• познава структурата, управлението на всички подразделения на организацията;
• - съставяне на писма, искания, други документи, изготвяне на отговори на искания (от името на мениджъра);
• заявка от представители на структурни подразделения необходими документи, материали, получават информация до степента, необходима за изпълнение на техните преки задължения;
• се запознава с взетите решения, заповеди и указания на ръководителя;
• участват в срещи и срещи на ръководители на организации;
• подайте искане до управителя за разрешение за предоставяне на важни документи на структурни звена;
• да правите предложения за подобряване на вашата работа и дейността на компанията;
• организиране на работното място на ръководителя, създаване на условия за успешна и ефективна работа.

Като се вземат предвид спецификата на самата организация и характеристиките на работата на асистента, предложеният списък от правомощия и права може да бъде променен, значително разширен или, обратно, намален.

Обикновено последният параграф е разпоредбите относно мерките за отговорност, които се налагат на служителя.

Отговорности на асистента

Санкциите за нарушение на договор, длъжностна характеристика, вътрешни правила, закони трябва да бъдат само в съответствие с действащото законодателство. Обикновено степента на отговорност се регулира от Кодекса на труда на Руската федерация.

Помощник-мениджърът отговаря за:

• неправилно изпълнение на служебните задължения, отказ от изпълнение;
• нарушаване на сроковете за извършване на необходимата работа;
• нарушаване на заповеди, решения, резолюции на ръководителя;
• действия извън тяхната компетентност;
• недружелюбно, грубо отношение към партньори, посетители, служители на организацията, неспазване на бизнес комуникацията и етикета;
• материални щети, причинени на организацията, нейните контрагенти и служители;
• предоставяне на невярна информация на служителите;
• недостатъчен контрол върху дейността на подчинените служители;
• разкриване на лични данни, поверителна информация, която е с ограничен достъп.

Санкции са предвидени за:

• непълно или недостатъчно добросъвестно изпълнение на служебните задължения (съгласно Кодекса на труда на Руската федерация);
• нарушения (според законодателството: административни, граждански, наказателни);
• причинени материални щети (съгласно Трудовия и Гражданския кодекс на Руската федерация).

Предвиденото наказание може да бъде под формата на лишаване от материално възнаграждение, дори уволнение. В края на текста на документа трябва да има визи на служителите, които го одобряват, и подпис на помощник-управителя.

Ръководителят на организацията разработва инструкции, които се одобряват от: юрист, ръководител на отдела за персонал и охрана на труда. След извършване на изменения и допълнения управителят одобрява. Посочват се неговата длъжност, фамилия (с обяснение), дата на одобрение и подпис.

Неговият подпис потвърждава съгласието с промените, когато се правят промени и законосъобразността на този документ.

Заключение

Длъжността помощник-управител е много многостранна, отговорна, специална длъжност. Той се отчита пряко само на ръководителя и трябва безупречно да изпълнява всички негови инструкции - основното в работата му. Има повишена отговорност за некоректно отношение към работата. В този случай последствията могат да доведат до щети за самия работодател.

Асистентът трябва да притежава специални личностни качества: ангажираност при изпълнение на функциите си, добросъвестност, общителност, да е взискателен към себе си, да умее да общува с голям бройхората. Той трябва да има известна вродена харизма и чар.

Разгледахме подробно компонентите на инструкциите, обхвата на отговорностите, функциите и изискванията. Те могат да се добавят и поясняват в зависимост от спецификата и размера на организацията. Основното е, че инструкциите трябва да бъдат изготвени от мениджъра и съгласувани със съответните служби. Кандидатът за тази позиция трябва да бъде запознат с нея под личен подпис и е препоръчително да я получи на ръка.

Всеки мениджър се нуждае от бизнес помощник, който при управлението голяма компания, може да му се разчита да изпълни много от задълженията си. Това трябва да е човек с необходимите знания, умения и компетентност, на когото да се доверите във всичко. Помощник - " дясна ръка» лидер, непременно интелигентен, трудолюбив, компетентен, надежден помощник, който в отсъствието на лидера може до голяма степен да го замести. Не напразно квалификационният указател го класифицира като специалист – мениджър.

) е незаменим служител за мениджър. Той изпълнява толкова много функции и има толкова големи правомощия, че всъщност става вторият човек в компанията. Изложете го напълно служебни задълженияпочти невъзможно. Намирането на личен асистент за конкретен мениджър е „мисия невъзможна“ задача, така че става супер трудно.

Опитът ми от работа в агенция за подбор на персонал формира специален поглед към тази невероятна професия.

ДЕФИЦИТ НА КВАЛИФИЦИРАНИ ЛИЧНИ АСИСТЕНТИ НА ПАЗАРА НА ПЕРСОНАЛА

Личният асистент е отделен подвид в йерархията на административните специалности.

По правило сайтовете за търсене на работа публикуват свободни позиции със стандартен набор от изисквания - управление на документи и организационна работа. Такива свободни позиции като близнаци са подобни една на друга, с изключение на размера на компанията и областта на бизнеса. Но всъщност има огромен брой неизказани и специфични изисквания за позицията. Те не са включени в длъжностната характеристика в сайтовете, но именно тези изисквания са определящи при подбора на кандидатите.

По време на лична среща с работодателя и обсъждане по същество на такива свободни работни места се появяват „бележки по краищата“ - дълъг списък с изисквания, които не са публикувани в свободното място, които определят стратегията за намиране на кандидат за свободното място на RA. Ето примери за екзотични изисквания: скорост на ръчно броене на банкноти; наличие на спортна категория; способност да броите наум; опит в управлението на инвестиционни проекти; знания законодателна рамка; отлично познаване на всички премиум марки; база данни за контакти на собственици на елитни ресторанти. Обичайни изисквания: височина (тембър) на гласа, ръст, тегло, размер на облеклото, владеене на езици и др.

Мениджърът предлага и допълнителен списък с изисквания към личните качества на асистента, който е може би най-обширният. В същото време официалните изисквания за професионални умения и опит не стават по-малко важни.

Така се оказва, че на пазара има само няколко идеални кандидати и е много трудно да се избере RA за мениджър.

Но за всеки работодател идеалът за асистент е различен, но има една константа - всеки има нужда от надежден, отдаден и отговорен асистент, способен да поеме всички организационни и информационни задачи, освобождавайки мениджъра от загуба на време и умело решавайки стандартни и нестандартни проблеми.

РАЗЛИКИ ЛИЧЕН АСИСТЕНТ ОТ ДРУГИ АДМИНИСТРАТИВНИ ПРОФЕСИОНАЛИСТИ

Преди да очертаем разликите, нека дефинираме видовете административни длъжности. Важно е да се разбере за какъв административен професионалист говорим и какви функции са му възложени.

Бизнес асистент (BA) (личен асистент (PA), личен асистент)- необходимо за мениджър или собственик на големи компании (както руски, така и международни). Подчинява се само на водача си.

Човек „близък до императора“, дясна ръка, довереник, „заместник-шеф“. Планира работен план и график, бизнес календар, „връзка“ с външния свят. Може да бъде гид, преводач, бавачка, домоуправител, прогноза за времето, търсачка, туристически агент, често върши част от работата за управителя (шефът присвоява резултата от работата), има специални познания/образование в областта на бизнеса и дейностите на мениджъра, могат да вземат решения самостоятелно.

секретар- необходими за мениджъри на всякакви компании. Отчита се пред всички топ мениджъри. Функционалността е проста: документооборот, посрещане на гости, чай/кафе, поддържане на живота в офиса, телефонни разговори, обработка на кореспонденция, изпълнение на прости инструкции от ръководството.

Изисквания:възраст - около 23-30 години, средно специално или висше образование (в зависимост от нивото на фирмата), допуска се липса на трудов стаж, необходими са компютърни умения, опит с офис техника, висока скорост на писане, познания бизнес етикет, при необходимост - владеене на чужд език. Лични качества: отговорност, старание, добронамереност, способност за монотонна работа.

Помощник секретар- необходимо за управител с персонал на фирмата до 50 души. Подчинява се на лидера. Съчетаване на функциите на секретар с частични функции на помощник-управител. Изпълнете прости инструкции от мениджъра.

Изисквания:висше или незавършено висше образование, възраст - около 25-32 години, висока скорост на писане, способност за работа с офис техника, подобен трудов стаж минимум една година. Лични качества: старание, отговорност, дисциплина, способност за монотонна работа.

Офис мениджър- необходими за средни фирми с персонал от 30 души или повече. Отчита се както пред директора, така и пред топ мениджърите. Отговаря за логистиката на офиса, поддържа първична документация и може да изпълнява функциите на секретар (посрещане на гости, провеждане на разговори, документооборот).

Изисквания:висше образование, възраст - 25-35 г., опит в подобна работа, организаторски умения. Лични качества: общителност, дружелюбност.

Секретар на рецепция- необходимо за фирми с персонал от 50 души или повече, с голям брой посетители. Отчита се пред административния директор, помощник-управителя, офис мениджъра, мениджърския екип. Изпълнява технически задачи: посрещане на гости, чай/кафе, разговори, взаимодействие с куриери/шофьори.

Изисквания:добри външни характеристики, възраст - 22-27 години, липсата на трудов стаж е допустима, способност за използване на офис оборудване, мини-PBX. Лични качества: дружелюбност, общителност, устойчивост на стрес, усмихнат.

В описанието на административните длъжности, въпреки сходството на отговорностите, има основна разлика: основната задача на секретаря е да управлява информационния поток, а основната задача на личния асистент е да управлява производителността на мениджъра.

Има редица отличителни фактори, които ще ви помогнат да разберете класификацията на тези позиции:

Нашият съвет

По време на интервюто винаги изяснявайте обхвата на изпълняваните задължения, наличието и обхвата на личните задачи, графика и нивото на заплащане, т.к. някои работодатели не виждат разлика между длъжностите „секретар” и „личен асистент”.

КАКВО ТРЯБВА ДА МОЖЕ ДА ЗНАЕ ЕДИН ЛИЧЕН АСИСТЕНТ?

За най-добър костюм високо ниволидер, PA трябва да притежава определени умения, качества и способности, тип характер и, може би най-важното, специален тип личност. И така, какво трябва да има „оркестър от един човек“, този „ универсален войник” и „многофункционална джаджа”?

Професионални умения:

• поддържане на документация;
• управление на времето;
• организиране на работни събития;
• работа като заместник (функции на второ лице);
• финансова грамотност;
• управление на секретариата;
• поддържане на бизнес контакти;
• поддръжка при пътуване;
• работа като преводач;
• управление на личните дела на мениджъра (лична подкрепа)

Нека ги разгледаме по-отблизо.

Поддържане на документация:

• работата с документи е компетентна подготовка от всички гледни точки бизнес писма, книжа, отчети, договори, заповеди, различни справки и др.;
• при необходимост редактиране на писма и документи, изготвени от шефа, издаване на заповеди, подготовка на презентации и проекти на документи;
• работа с поща: сортиране на пощата на шефа по важност и спешност, да знаете къде да препращате писмата, кой на какво трябва да отговаря, от кого да питате любезно и от кого да изисквате строго.

Управление на времето:

• съставяне и планиране на график, приоритизиране на задачите, проследяване на графици;
• записване на задачи и напомняне на мениджъра за тях, информиране за крайни срокове, срещи, пътувания и други бизнес събития;
• оптимална организация на работния ден на мениджъра;
• планиране на собственото си работно време.

Организация на работни събития:

• подготовка на срещи, преговори, конференции, презентации, изискващи участието на мениджъра;
• водене на протоколи, изпращане на уведомления и писма с покани до участниците в събитието, предоставяне на информация за резултатите от срещите;
• организиране на бизнес пътувания.

Работа като заместник (функции на второ лице):

• притежават перфектни познания не само за основни професионални знания и умения, но и имат определени познания по различни полета;
• способност за управление: организиране на служители (включително висши служители на компанията), влияние върху ръководителите на отдели и наблюдение на изпълнението на задачите;
• наблюдава индивидуални бизнес проекти;
• самостоятелно решаване на някои бизнес въпроси (например за провеждане на определени срещи);
• да бъде представител на мениджъра на бизнес събития, да изразява своята позиция и да отговаря на въпроси;
• действа от името на шефа, умее да преговаря и да се пазари коректно;
• действайте решително, не се страхувайте да поемете отговорност.

Управление на секретариата:

• поставяне на задачи на шофьори и куриери, извършване на покупки за събития, съвместяване на функциите на офис мениджър;
• изготвяне на споразумения с доставчици, свързване с необходимия орган за бързо разрешаване на проблеми с техническата поддръжка на работния процес;
• поддържане на живота на кабинета на управителя и приемната.

Поддържане на бизнес контакти:

• да може да управлява информационните потоци (да знае кой и кога може да бъде свързан/предаден на шефа, който може да бъде прехвърлен на друго отговорно лице и почти винаги да взема тези решения самостоятелно);
• бъдете в течение на всички събития в компанията;
• предпазва мениджъра от ненужни контакти, без да накърнява имиджа на шефа и компанията;
• разрешаване на всякакви проблеми в най-кратки срокове - и винаги с положителен резултат;
• Поздравете клиентите на компанията и поддържайте контакт с тях.

Подкрепа при пътуване:

• организиране на бизнес и пътувания за ръководители (визи, резервация на железопътни и самолетни билети, трансфери, хотели);
• организиране на най-сложната логистика на полети и чартъри в двете посоки;
• лично запознанство с ръководители на авиокомпания;
• организация на пътуването: от закупуване на билети, поръчване на трансфери, вечери до избор на подаръци. Всяко пътуване е съпроводено с определена програма, като се изготвя „сценарий” за пътуването – от срещи и събития до точния час на вечеря в ресторант по определено меню;
• контрол на изпълнители и услуги в други държави;
• внимателно следене на цените за наемане на луксозни автомобили, яхти, бизнес джетове, възможност за договаряне на отстъпки.

Работете като преводач:

• превод на бизнес срещи;
• писмен превод на документи;
• водене на бизнес кореспонденция на чужд език.

Управление на личните дела на мениджъра (лична поддръжка). Личният асистент се нарича „личен“ с причина: неговата функционалност включва решаване не само на работни задачи, но и на лични задачи на мениджъра:

• трябва да се ориентирате в различни зони на луксозно обслужване - от ресторанти до подаръци;
• ако мениджърът има деца, наблюдавайте работата на бавачки / учители / възпитатели, наблюдавайте посещаемостта в клубове / секции / класове;
• организиране на отдих - от препоръки на страни и места до ежедневен контрол на храната и движението (включително организиране на пътувания със самолети, бизнес джетове, яхти, кораби);
• организация на съдържанието селски къщи, взаимодействие с обслужващия персонал;
• организиране на медицински мероприятия (записване за профилактични прегледи, организиране на операции, изследвания, лечение, наблюдение на навременния прием на предписаните лекарства);
• отлично познаване на луксозни марки и марки облекла/обувки/аксесоари - висша мода, конфекция, взаимодействие с известни модни дизайнерии чужди модни къщи, работа с лични мерки;
• познаване на най-добрите руски скулптори, художници, антиквари, тъй като често трябва да купувате техните произведения като подарък;
• организация спортни хобита bossa: изработка на оборудване по индивидуални мерки, закупуване на най-новите колекции аксесоари;
• наблюдавайте отварянето на нови ресторанти, голф игрища, състезания със спортни коли, графици на състезателни писти и ключови забележителни събития;
• организиране на подобна подкрепа за роднини на шефа, негови родители, приятели, партньори и др.

И ето колко скромно изглежда една типична свободна позиция, която включва всички горепосочени функции:

Отговорности:

• административно и организационно подпомагане на дейността на управителя;
• пряко участие в преговори, бизнес срещи, приеми, срещи, проекти;
• водене на бизнес кореспонденция (включително на английски), устен и писмен превод;
• организиране/осигуряване на служебни и лични пътувания на управителя;
• деловодство, документооборот и кореспонденция;
• събиране и изготвяне на аналитични, информационни, справочни и други материали за ръководителя;
• предаване на инструкции, инструкции, инструкции от ръководителя до ръководителите на отдели, следене на тяхното изпълнение точно навреме;
• изпълнение на личните задачи на ръководителя;
• командировки (придружаване на управителя по време на срещи и пътувания)

Всъщност функционалността и броя на задачите не могат да бъдат описани и изброени по време на интервю. Бъдете готови, че неочакваните задачи ще ви „настигнат“ още в процеса на работа и ще паднат като пясък.

А мениджърът ще очаква бързо и професионално решение от вас.

Следователно, желанието да работите в нередовен режим, с безкраен поток от информация и с маса инструкции, като същевременно оставате „сянката“ на шефа, показвайки уважение към него

максималната преданост и лоялност е комбинация от качества специален типхората. Има малко от тях, така че те са високо ценени и дълбоко гмурканепри изпълнение на задълженията, често в ущърб на личните интереси, обикновено се компенсира с прилична заплата.

Системата от каталог със задачи ще ви помогне да избегнете хаоса и объркването. Основава се на правилото на приоритетите:

1) инструкции, свързани с бизнеса;

2) лични заповеди от шефа;

3) различни текущи дела;

4) дългосрочни планове.

Ако получите няколко задачи за един час, които е абсолютно невъзможно да изпълните едновременно, трябва да информирате вашия мениджър за текущата ситуация и да го помолите да определи приоритетите.

ИЗИСКВАНИЯ КЪМ ЛИЧЕН АСИСТЕНТ

Изискванията за PA се формират от задачите и обхвата на функционалните компетенции, които се определят от мениджъра: асистентът може да бъде напълно ангажиран в бизнеса или може да бъде нает единствено за организиране на личното пространство на мениджъра. За някои не е важно да има специалист висше образование, други изискват преди всичко владеене на езици, някои се интересуват какво кафе вари асистентът или как изглежда.

Но въпреки обхвата и спецификата на задачите в различните компании, основните изисквания винаги остават едни и същи.

Изисквания:

• висше образование (винаги се дава предимство на завършилите редовно обучение с дипломи за отличие от първите пет университета);
• Най-малко две години опит на подобна позиция (опит в работа с висши длъжностни лица е винаги желателен);
• свободно владеене на необходимия език (често се изисква ниво на носител на езика);
• Желание за пътуване и ненормирано работно време;
• възраст (не е посочена в свободните позиции, но е най-важното изискване);
• лични качества (всеки работодател има свои собствени желания, основните от които са: усърдие, аналитичен ум, комуникативни умения, висока ефективност, компетентна реч)

Компетентна реч.Практиката показва, че най-успешните ЗП са завършилите езикови университети. Финансови и юридическо образованиесъщо е търсен, но е важно асистентът да владее чужд език и да има отлични познания по руски, да има развита реч и богат речников запас.

Високо културно ниво. Високото културно ниво е най-търсеното качество на личния асистент.Можете бързо да усвоите функционалността и да придобиете необходимите умения, но културата се придобива от детството и се формира с годините. Например московските работодатели рядко избират кандидати от други градове. Те имат предубеждение, че поведението на посещаващите момичета, дори и със добро образованиеима нотка на провинциализъм, речта им се характеризира с особен диалект, акцент, неравномерно ударение, а представителните функции за асистент са изключително важни, въпреки че тук има много изключения.

Не е ясно как да съчетаете нередовния работен график със семейството и децата. Но ако имате успешна практика на такава комбинация, тогава да имате семейство е предимство. Децата трябва да са на възраст над три години.

Възраст.Има много субективизъм във възрастовите изисквания за личен асистент. Някои мениджъри се основават на естетически стандарти и дават предпочитание на младостта. Но най-често работим с компании, чиито мениджъри съзнателно правят избор в полза на по-възрастните жени.

Сериозните корпорации винаги са свързани с големи финансови транзакции и голяма юридическа отговорност. Освен това клиентите са доволни от имиджа на стабилността на компанията. В този смисъл дългокраката красавица е значително по-ниска от уважавана бизнес жена, която има опит в работата в сложни и отговорни ситуации и знае как професионално да „поеме удар“.

„Почувствайте“ шефа.Може би най-важният фактор. За успешна работаИзисква се пълна психологическа съвместимост с лидера. За да направите това, асистентът трябва да има поне определени качества.

„ТРЯБВА ЛИ ДА НАПРАВИМ АНКЕТА?“

Основните изисквания към личния асистент са лоялност и преданост. На първо място - на управителя, а след това на компанията като цяло.

Помощникът е възможно най-близо до лидера и семейството му, което означава, че трябва да бъде надежден като скала, упорит като разузнавач по време на разпит и грижовен като майка.

За да разберем кое е най-важното за един мениджър в личността на РА, направихме анкета. В него участваха 100 големи компании, в които интервюираните бяха 70% собственици и 30% наети изпълнителни директори. Помолихме да отговорим на въпросите: „Какви качества трябва да притежава личният асистент? Как трябва да изглежда един ефективен асистент за вас? Същите въпроси бяха зададени и на личните асистенти, за да се вземат предвид мненията и на двете страни.

Ето какво получихме:

Абсолютна преданост - 22%. Най-важното качество за лидерите беше лоялността. Лоялност, работа за идея, а не за пари, умение да четете мислите на първо лице, да определяте лошото настроение на шефа по телефона, да не обръщате внимание на недоволството, адресирано до вас, когато натрупаното раздразнение се излее поради безотговорността на подчинените , нечестност на партньорите, проблеми с роднини, неподходящо време и др.

Отличителна черта на лоялния помощник е искрената и постоянна готовност да помогне, дори ако решението на даден проблем не е посочено в договора.

Затова мениджърите, движейки се хоризонтално или вертикално по кариерния си път, често вземат със себе си личен асистент, с когото имат специални работни отношения.

Ефективност - 20%.Отговорност, точност. Важното тук е прецизното изпълнение на задачата без инициатива, инициатива или лично мнение. Трудност: има само един опит да чуете и разберете задачата и минимално време, за да я направите ясно; никой няма да го повтори два пъти.

Интелигентност - 19%.Това е проактивна позиция и способността да държите пръста си на пулса, да поддържате разговор с партньори за текущата политическа и икономическа ситуация в страната и света, способността да разберете как работи тази или онази техническа иновация, способността да многозадачност, находчивост, бърза реакция в нетипични ситуации, изобретателност, интелигентност, аналитичен ум.

Възможност за съхраняване на информация - 13%.Степента на доверие в личния асистент по правило е много висока: на него се доверяват платежни карти и ПИН кодове, различна поверителна информация, асистентите участват в решаването на проблеми в личен животлидер. Ключът към доверието е поддържането на подчинение, уменията за слушане и запазването на поверителността.

Контакти - 11%.Връзки, база данни с правилните хора/организации. Важни са личните познанства с мениджърите на ресторанти, яхтени центрове и авиокомпании, хотели, фондове, VIP клубове - това дава възможност за бързо и ефективно решаване на проблемите на шефа.

Комуникативни умения - 8%.Мобилност, ефективност, адаптивност, способност за намиране общ езикс хора, напълно различни по статус. Личният асистент с право се счита за комуникационен гений.

Той може да спечели благоразположението на почти всеки човек, да постави груб човек на негово място, да разреши всеки конфликт и в същото време да остане очарователен и уважаван човек.

Работохолизъм - 5%.Възможност за активна работа в ненормирано работно време.

Инициативност - 2%.Инициативността е стабилна личностна черта със съзнателно и решително желание да се приложи или трансформира нещо. Мениджърите отбелязаха, че инициативата на асистента пречи на процеса на управление и носи дискомфорт на шефа, защото ако асистентът може да организира шефа си, да защитава позицията си в комуникация с него, да бъде убедителен и конструктивен, тогава не е ясно кой е шефът.

Задачата на асистента не е желанието да се превърне в успешна бизнес единица с идеи, а желанието да помогне на мениджъра чрез точно изпълнение на поръчки и прилагане на неговите инициативи.

Външен вид.За повечето мениджъри външният вид не е важен - по-скоро, напротив: те се опитват да избягват ярки, „декоративни“ помощници, които ще изглеждат комични в сериозен бизнес с уважавани клиенти. Споменавания за „представителен“ външен вид се срещат в една от десет реклами. Най-често такива свободни позиции идват от малки компании. В свободните позиции за лични асистенти на собственици в големи компании не се споменава външен вид.

Ние анализираме резултатите от проучването и от двете страни.

Портрет на асистент според мениджърите- всеотдаен, интелигентен изпълнител, умерено общителен, неприказлив, ефективен.

Портрет на асистент според асистентите- инициативен лидер, с ярка външност, гений за комуникация и идеи.

Таблицата показва, че отговорите на асистентите са коренно различни от визията на мениджърите. Това е основният проблем на неразбирането на кандидатите (и вече работещите асистенти) какво всъщност иска мениджърът от своя асистент.

Вземайки за основа отговорите и желанията на мениджърите от проучването и подсилвайки това с нашата практика за работа с изисквания за свободни позиции, ние сме убедени, че само професионалните умения не са достатъчни за работа като личен асистент. Тази позиция оценява висока интелигентност, образование, житейски опит, способност за бързо ориентиране в екстремни ситуации, ерудиция, остър ум, чувство за хумор, отдаденост, а при отлични комуникативни умения и притежание на обширна информация - способността да поддържате затвори си устата.

Лични качества на асистент:

• способността да се подчинявате, да усещате настроението;
• способността да се предвиди реакцията на лидера;
• комуникативни умения;
• организационни умения;
• многозадачност;
• находчивост, бърза реакция;
• устойчивост на стрес;
• способност за съхраняване на информация;
• ерудиция, познания в различни области;
• висока производителност;
• дружелюбност, усмивка;
• желание за развитие (саморазвитие);
• дипломация;
• точност;
• познаване на етикета

КАК СЕ МИНАВА ИНТЕРВЮ В АГЕНЦИИ ЗА НАБИРАНЕ НА ПЕРСОНАЛ?

Когато преглеждате свободни работни места, трябва да вземете предвид не само сайтовете за търсене на работа, но и да се свържете с агенции за подбор на персонал, тъй като не всички свободни работни места са публикувани в Интернет.

Почти всички големи и средни компании, известни на пазара, се опитват да не рекламират търсенето на асистент, особено ако собственикът на холдинга се нуждае от асистент. Ако причината за свободното място е замяна на съществуващ служител,

тогава длъжността като цяло става строго конфиденциална и е невъзможно да се разбере за нейното съществуване. В такива случаи самата агенция ще се свърже с вас, ако автобиографията ви е в нейната база данни.

Взаимодействието с агенция за набиране на персонал за свободно работно място има редица предимства:

• ще ви разкажат подробно за компанията, спецификата на бизнеса, личността на мениджъра и някои допълнителни изисквания;
• ще даде безплатни съвети за поведение по време на интервю с работодател;
• ще ви помогне да редактирате и форматирате правилно автобиографията си;
• Те ще ви дадат редица препоръки как да гледате на срещата.

Когато започвате контакти с агенция за подбор на персонал, не забравяйте, че от първата минута на взаимодействие вече сте оценявани и вече преминавате „тайно“ тестване. Когато комуникира с вас по имейл, консултантът на агенцията прави първите заключения относно кореспонденцията и стила на представяне на информацията. Това важи и за телефонната комуникация - важни са тембърът на гласа, дикцията, дружелюбието, деловият маниер и скоростта на реакция. Преди първата среща се явявате на тест за точност и спокойствие.

Трябва да сте подготвени за конкурса и да запомните, че огромен брой кандидати, които отговарят на официалните изисквания, се разглеждат за тези свободни позиции: професионален опит, образование, възраст, семейно положение, външен вид, представяне, устойчивост на стрес, владеене на чужди езици и др.

След това кандидатът се тества чрез различни методи (тестове, въпросници, графология, физиономия, език на знаците). Това се прави, за да се определят личните качества и тип темперамент на кандидата, да се идентифицират качества, които са абсолютно несъвместими с тази работа и с този мениджър, и да се разбере дали могат да намерят общ език.

В резултат на това от стотици кандидати успяваме да изберем няколко, но въпреки продължителността и пристрастността на подбора в агенцията, вие ще имате поредица от също толкова пристрастни срещи с работодателя.

Като правило, възлагайки свободно място на личен асистент, работодателят се освобождава от цялата сложна и мъчителна работа по отсяването на кандидати въз основа на професионалните им компетенции и запазва за себе си важна, последна функция - подбор въз основа на техните психо-емоционални характеристики. съвместимост с мениджъра.

Дори ако вече имате богат опит в търсенето на работа, не забравяйте, че трябва да се подготвите предварително за всяко ново интервю:

• трябва да проучите цялата налична информация за компанията и лидера, да прочетете интервюта, речи, статии на бъдещия шеф и да направите изводи за себе си;
• подгответе кратък разказ за себе си (трябва да се подготви и разказ за вашето семейство и дейностите/професиите на родителите ви - това е показател житейски ценностичовек);
• успехът зависи от уменията за самопредставяне.

Рекламирайте себе си с всички необходими атрибути маркетингова реклама. Няма нужда да описвате силните си страни и да изброявате функциите си (всичко това вече е в автобиографията). Говорете за това как можете да се възползвате от своя мениджър, говорете за победи на предишното си място на работа, с какви високопоставени хора сте общували, какви мащабни събития сте организирали - потвърдете своя професионализъм и постижения с факти;

• Необходимо е накратко да формулирате причините за напускане на предишната работа. Ще ви трябва и обяснение защо искате да станете асистент на този конкретен мениджър;
• Със сигурност ще проведат интервю въз основа на компетенциите, т.е. ще бъдете помолени да опишете реални случаиот вашата практика, в която показахте вашите качества и чудеса на интелигентността. Трябва да запомните всички трудни ситуации предварително, запомнете няколко добри примери. Подгответе честни примери за неуспехи. Те също могат да бъдат попитани за тях и тук е важно да покажете, че сте коригирали грешката сами;
• има абсолютна вероятност те да проведат ситуационно интервю с вас (въз основа на случаи). Ситуацията ще ви бъде представена и описана, подобни на тезикоито могат да възникнат на практика, съответно ще е необходимо да се намери правилният изход и решение. Ето примери за случаи:

Задача 1.Вашият шеф е на път за летището, времето е ограничено и изведнъж открива, че е загубил мобилния си телефон. Преди това е имало няколко срещи и той не знае къде точно го е оставил и е възможна кражба. Шефът ви се обажда от колата, от телефона на шофьора си и казва, че очаква важни обаждания в рамките на следващите 30 минути, но няма телефон. Какви са вашите действия?

Задача 2. Необходимо е да наемете Порше за пътуване из Италия. Как можете да спестите пари?

Задача 3.По указание на шефа вие карате колата си на спешна среща с важен партньор и в бързината нарушавате правилата за движение. Спира те КАТ, отнема ти книжката и вика КАТ. До срещата остава минимално време. Какви са вашите действия?

цел:тест за скорост на реакция (колко бързо личният асистент може да премине към следващата стъпка), методи за решаване на проблем (самостоятелно, искане на помощ на лично ниво, включване на други хора и др.).

В момента на решаването на този проблем се появява модел на поведение трудна ситуация- определя се приоритетът на действията (или решаване на проблема ви, или навременна среща), степента на конфликт (ще изисквам, ще правя проблеми, ще докажа), тенденцията за пренасочване на отговорност (ще се обадя на моя шеф/партньор и обяснете ситуацията, ще кажа, че не мога да направя нищо), креативност, оригиналност на предложените решения, брой алтернативни решения (версионно мислене), наличие на необходимите умения и опит в решаването на подобни ситуации .

Задача 4.Пътувате по инструкции от вашия шеф до партньор, когото не познавате, за да му дадете подарък (който самият шеф донесе в офиса в голяма, красива кутия). Разполагате с адреса на фирмата, телефонния номер на партньора, за когото е подаръкът, определеното време за доставка на кутията и одобрението на шефа, че партньорът е там и чака.

Когато пристигнете, разбирате, че партньорът ви току-що е заминал за спешна среща и не се знае кога ще се върне.

Нямате много време и не можете да чакате. Следните опции са налични за избор:

• тръгнете с подарък за следващата задача;
• обадете се на шефа си и получете инструкции какво да правите по-нататък;
• дайте подаръка на секретаря с молба да го прехвърлите на партньора веднага след завръщането му;
• предложете своите решения.

цел:определяне на максимално желания модел на поведение в рамките на предложената свободна длъжност. Разкриват се качества, които са абсолютно неприемливи за един бъдещ шеф.

Провокация 1.В края на интервюто кандидатът е помолен: „Оценете ме като интервюиращ по скала от 1 до 10.“

цел:Такова предложение най-често предизвиква объркване. В края на краищата, едно е да оцениш консултацията на сервизен оператор на дадена компания по телефона, а съвсем друго е да погледнеш човек в очите и да му кажеш, че не си е свършил добре работата. Така един личен асистент се тества за смелост и лоялност.

Провокация 2.Колко са 17% от 258 450? Време за реакция - 3 секунди.

цел:тестване на устойчивост на стрес, ерудиция, изобретателност, наблюдение на действията на личен асистент. Подложени на стрес, интервюта и ограничено време, личните асистенти се объркват („Защо да броя? Не съм счетоводител!“) и веднага се отказват („Няма да мога да броя толкова бързо“).

• трябва да помислите за формата на облеклото, защото... асистентът трябва да има безупречно чувство за стил. Необходимо е да изглеждате добре поддържани и спретнати, защото асистентът е лицето на компанията, връзката между мениджъра и бизнес партньорите, клиентите и служителите.

Успехът в кариерата зависи само от 30% от професионалните умения. Решаващите 70% са способността да общувате с хората, любезно и градивно.

Вътрешното решение за наемане на служител се взема през първите 40 секунди от комуникацията (четиридесет и второто правило). Това е първото впечатление, за което всички са предупредени. И не е нужно да мислите, че първото впечатление е красив стайлинг, спретнат маникюр и стилна пола до коляното. Всичко това, разбира се, е важно. Но на опитен специалист по подбор на персонал ще му трябват само две секунди, за да ви види от обувките до корените на косата ви. Остават 38 важни момента, от които трябва да се възползвате максимално и които ще определят успеха ви.

„КАК ДА РАЗБЕРА ДАЛИ СЪМ ПОДХОДЯЩ ЗА ТАЗИ ПОЗИЦИЯ?“

Дали да изпратите автобиографията си на примамлива свободна позиция, всеки решава сам.

Но ако частично „не отговаряте“ на посочените изисквания, препоръчително е да изпратите автобиографията си и да губите време само ако отговаряте на основните изисквания за позицията.

Нека подчертаем най-важните точки на „съответствие“, на които работодателят едва ли ще си затвори очите.

опит.В повечето случаи наличието на известен опит е от решаващо значение. Посочвайки в изискванията продължителността на работа на подобна позиция, работодателят разчита на определено ниво на квалификация, придобита от кандидата. Асистент, който работи две години, няма да има достатъчно опит, за да изпълнява добре необходимите задачи.

Има голяма вероятност за интерес към вашата автобиография, ако вашият трудов стаж е по-малък от необходимия, но придобит в по-големи компании. Също така си струва да подчертаете по-специално вашите постижения и качеството на изпълнение на възложените задачи в сложни проекти.

Сфера. Познаването на определени бизнес специфики може да бъде строго изискване, ако се очаква да участва личен асистент различни проектифирми. При изясняване на функционалността ще стане ясно дали това е просто желание, базирано на идеята за идеален кандидат. Кандидати от подобни структури могат да бъдат разгледани, но опитът в подобна област ще бъде неоспоримо предимство.

Размер на компанията.Организационна структура, брой нива на управление, взаимодействие с отдели, области, отдели, наличие на процеси на сливане и диверсификация на компанията, ниво на доставчици, клиенти и пазар на конкуренти, области на присъствие, оборот, печалба, персонал на компанията - това са факторите, които определят качеството и опита на комуникациите на личния асистент, неговото разбиране на бизнес процесите, нивото на участие в дейностите на компанията. Това определя професионализма на асистента.

Следователно, като правило, големите компании търсят помощник от също толкова голям бизнес, в противен случай служителят няма да бъде ефективен.

Познаване на езици.В случаите, когато позицията е свързана с работа в международна компания или много комуникация с чуждестранни колеги или партньори, английският за асистент е основният инструмент за работа. Ако вашите познания по езика не достигат свободно ниво, няма смисъл да опитвате; първият тест веднага ще потвърди факта на загуба на време.

Възраст.Моментът е чувствителен и деликатен. Както е известно, на работодателите беше забранено да посочват възрастта на кандидатите в длъжностните характеристики (клауза 6 на член 25 от Закона на Руската федерация от 19 април 1991 г. № 1032-1 „За заетостта в руска федерация"; в изд. от 29 декември 2015 г.). Въпреки законовата забрана, това изискване е ключово и решаващо и ако мениджърът е твърдо решен да наеме младо привлекателно момиче,

тогава е малко вероятно той да се съгласи да приеме жена в предпенсионна възраст. За съжаление възрастта е най-честата неофициална причина за отказ. Как да разберете дали сте на подходящата възраст? На първо място, трябва да сте по-внимателни: често от текста и подсказките в свободното място става ясно какво възрастова групато се изчислява.

Има модел: млад мениджър избира млад помощник. Зрял шеф с жена и деца си избира зрял помощник. За един зрял лидер без жена по правило възрастта на асистента не е важна. Проучете корпоративния уебсайт на компанията: най-често там има информация, която ще ви помогне да разберете приблизително възрастовите предпочитания на мениджърите. Напротив, автобиографията ви трябва да посочва вашата дата на раждане и да включва снимка в строг бизнес стил.

ТЪРСЕНЕ. ЗАПЛАТА. ПЕРСПЕКТИВИ

Нуждата от личен асистент може да възникне:

• когато във фирмата има две или повече нива на подчинение;
• ако мениджърът има нужда от подкрепа голям бройконтакти извън компанията.

Но реалностите на пазара са такива, че никой мениджър не може без личен асистент. И колкото по-сериозен е бизнесът и колкото по-големи са задачите на компанията, толкова по-голяма е нуждата от личен асистент (бизнесмените добре осъзнават важността на този човек както за мениджъра, така и за цялата корпорация).

В зависимост от нивото на изискванията и разнообразието от задачи, асистентите получават различни парични суми:

• $1500-2000 - стандартни задължения на секретар и съчетаване на функциите на офис мениджър;
• $2000-3000 - в допълнение към горното: поддръжка при пътуване, административна поддръжка, изпълнение на индивидуални лични задачи;
• $3000-5000 - в допълнение към горното: управление на бизнес проекти, внедряване на промени, пълно управление на личните дела на шефа, управление и контрол на делата на всички партньори;
• $5000-6000 или повече - в допълнение към горното: професионални умения за спортно обучение, ниво на бойни изкуства и стрелба, лично придружаване на шефа на всички срещи.

За позицията личен асистент няма кариерно израстване. Това наистина е най-високото стъпало на административната стълбица. И мениджърът няма да ви пусне да отидете никъде - шефът цени интелигентния личен асистент повече от топ мениджърите. Но има интересен начин, ако има желание да се развивате в рамките на тази позиция - като увеличите максимално професионалните си компетенции и умения, разширите обхвата си от отговорности (появявайки се в рейтингите на най-добрите лични асистенти), вие ще знаете и можете да правите повече и съответно вашите доходи и статус ще бъдат по-високи.

Комуникационни умения с висши служители на различни компании, организационни умения, опит с бизнес документация и способност за анализ на ситуацията ще бъдат полезни за личен асистент в областта на маркетинга. HR и адвокат са още няколко възможности за кариера, но ще са необходими допълнително образование, специализирани курсове и тежка раздяла с шефа, защото мениджърът няма да пусне своя ценен помощник.

Най-амбициозните подобряват управленските си умения (ако имат възможност) и планират по-нататъшното си развитие на позицията на заместник-управител, но това са единични случаи, когато шефът позволява на своя помощник официално да заеме тази висша позиция.

Отговори

Задача 1.Незабавно направете пренасочване към себе си, след което, когато се направят важни обаждания, блокирайте номера на шефа и вземете нова SIM карта, но в същото време потърсете изгубения телефон.

Задача 2.Наемането на Porsche за пътувания из Италия за един ден струва 2500 евро, но същото Porsche може да се наеме за същите пари в Германия за една седмица. Шофьорът на шефа отива в Германия, взима кола от там и я доставя на шефа в Италия. В Италия шефът кара една седмица, след това оставя колата, а шофьорът я сваля и я връща обратно. Резултатът е огромна икономия.

Задача 3.Няколко възможни решения.

Задача 4.Избор на първия вариант: всъщност задачата не е изпълнена и този избор характеризира неспособността да се действа при неочаквани обстоятелства.

Изборът на втория вариант: има желание да се изпълни възложената задача при всякакви обстоятелства, но липсва интелигентност и изобретателност. Има и тенденция към пренасочване на отговорността.

Изборът на третия вариант: има желание да се изпълни поръчката, но последствията не се изчисляват, тъй като подаръкът е предназначен специално за партньора, да не говорим за възможна конфиденциалност.

Провокация 1.Отговорът (ласкателство, комплименти, лека критика, честност) ще определи колко добре асистентът ще работи с конкретен шеф, като вземе предвид неговия психологически тип и стил на управление, защото често дори лека критика към шефа е неприемлива.

Провокация 2.Основното нещо, когато отговаряте на такива въпроси, е да не отказвате да дадете незабавен отговор, да не мълчите, пресмятайки в главата си и страдайки няколко минути. може да:

• вземете лист хартия и изчислете процента;
• вземете мобилен телефон и изчислете на калкулатор;
• започнете да мислите на глас, че 50% са приблизително 130 000, 25% са приблизително 65 000, а 17% са приблизително 50 000. Никой не се нуждае от точен отговор, важна е вашата реакция, вашият ход на мисълта и съобразителност във всяка ситуация.

азОбщи положения .

Тази длъжностна характеристика определя правата, задълженията и отговорностите на личен асистент на ръководството, наричан по-долу „Компанията“.

	Длъжност	Личен асистент на мениджъри
	Квалификационни изисквания	Образование и професионален опит: висше (незавършено висше) образование; 1 година опит на подобна позиция; плавност английски(устно и писмено). Необходими знания и умения: познаване на бизнес етикет, правила за бизнес комуникация, телефонни разговори; владеене на компютър (MS Office) и офис техника; способност за ръководене бизнес кореспонденцияна руски и английски език; владеене на правилна реч и писане; подходящ професионален имидж; представителен външен вид; дипломация, способност за предпазливост и дискретност по поверителни въпроси; способност за намиране на взаимно разбирателство с ръководството, колеги, клиенти; устойчивост на стрес, добронамереност; познаване на правилата за вътрешния трудов ред на дружеството.
	Директно отчитане
	Наличие и състав на подчинените
	Процедура за заместване	помощник секретар

II.права

Личният асистент има право:

1. Представлява Дружеството в отношенията с други организации, представлява интересите на Дружеството в трети страни при организиране на срещи и телефонни връзки с ръководството.

2. Поискайте и получете необходими материали, документи, информация от служители на други отдели за изпълнение на разпорежданията на ръководството и прекия ръководител на Компанията.

3. В рамките на служебните си задължения подписват и заверяват документи, а именно: мотивационни писма за изходящи факсове, заявки; заявления за еднократни пропуски за влизане в административната сграда.

4. Независимо водете кореспонденция / преговори с външни организации по въпроси, свързани с разрешаването на текущи въпроси, които не изискват решение на висшето ръководство и съгласието на други служители, а именно с изясняващ характер - за разрешаване на текущи въпроси, свързани с работата график на управление или изпълнение на поръчки, които не налагат задължения.

IV.Отговорност

Личният асистент на ръководството отговаря за:

1. За неправилно изпълнение или неизпълнение на служебните задължения, предвидени в тази длъжностна характеристика - в рамките, определени от действащото трудово законодателство на Руската федерация.

2. За престъпления, извършени в процеса на извършване на тяхната дейност - в границите, определени от действащото административно, наказателно и гражданско законодателство на Руската федерация.

3. За причиняване на материални щети - в границите, определени от действащото трудово и гражданско законодателство на Руската федерация.

Обществен служител

________________/____________/

Началник отдел "Човешки ресурси".

___________________/_________/

началник щаб

___________________/_________/

Информация от сайта на Бизнес мрежата RB.RU

ПОТВЪРЖДАВАМ:

________________________

[Длъжност]

________________________

________________________

[Име на организация]

________________/[F.I.O.]/

"____" ____________ 20__ г.

ДЛЪЖНОСТНА ХАРАКТЕРИСТИКА

Помощник директор

1. Общи положения

1.1. Настоящата длъжностна характеристика определя и регламентира правомощията, функционалните и длъжностните задължения, правата и задълженията на помощник-директора на [наименование на организацията в родителен падеж] (наричано по-нататък Учебното заведение).

1.2. Помощник-директорът принадлежи към категорията ръководители, назначава се на длъжност и се освобождава от длъжност по начина, установен от действащото трудово законодателство със заповед на [име на длъжността на непосредствения ръководител].

1.3. Помощник-директорът се отчита директно на [име на длъжността на непосредствен ръководител в дателен падеж] на образователната институция.

1.4. На длъжността помощник-директор се назначава лице с висше професионално образование и трудов стаж по професионалната дейност най-малко 3 години.

1.5. Помощник директорът трябва да знае:

• закони и други регулаторни правни актове на Руската федерация по въпросите на образованието и възпитанието;
• приоритетни направления за развитие на образователната система на Руската федерация;
• основни сведения за развитието на образованието в чуждите страни, теория и методи за управление на образователните системи;
• местните разпоредби на институцията;
• основите на гражданското, административното, трудовото, бюджетното и стопанското законодателство във връзка с регулирането на дейността на образователните институции и техните структурни подразделения;
• основи на управлението, управление на персонала, управление на проекти;
• местни разпоредби учебно заведение;
• изисквания за работа с персонални компютри и други електронни цифрови устройства;
• организиране на офис работа;
• правила за защита на труда и пожарна безопасност.

1.6. Помощник-директорът в своята дейност се ръководи от:

• местни актове и организационни и разпоредителни документи на образователната институция;
• правилник за вътрешния трудов ред;
• правила за защита и безопасност на труда, осигуряване на промишлена санитария и противопожарна защита;
• тази длъжностна характеристика.

1.7. По време на временно отсъствие на помощник-директора, неговите задължения се възлагат на [зам.длъжност], който е назначен за гл. по установения ред, придобива съответните права и носи отговорност за неизпълнение или неточно изпълнение на възложените му задължения във връзка със заместването.

2. Длъжностни задължения

Помощник-директорът изпълнява следните задължения:

2.1. Извършва работа по подпомагане дейността на директора.

2.2. Осигурява подкрепа за взаимодействието на директора с представители на правителството изпълнителна власти ръководители на организации, неговите телефонни разговори, координира графика на срещите и представителствата на ръководителя на различни срещи, сесии, конференции и семинари, като взема предвид неговите правомощия, предоставя му необходимата информация за представителство в изпълнителните органи и други организации.

2.3. В рамките на предоставените му правомощия той координира работата на структурните звена на учебното заведение и ръководи подчинените изпълнители.

2.4. Води бизнес кореспонденция с организации.

2.5. Получава необходимата информация за директора от структурните подразделения на учебното заведение, обажда се за приемане на служители от негово име.

2.6. Приема и предава телефонни съобщения, записва съобщения и ги довежда до вниманието на получателите.

2.7. Извършва работа по подготовката на срещи и конференции, провеждани от директора.

2.8. Води деловодство, получава кореспонденция, адресирана до директора, систематизира я и му докладва за резултатите от изпълнението на взетите решения.

2.9. Прехвърля документи на структурните подразделения на образователната институция на конкретни изпълнители за използване в тяхната работа или изпълнение и изготвяне на отговори и предложения за тяхното изпълнение, следи сроковете за изпълнение на поръчките.

2.10. Организира приемането на посетителите, съдейства за бързото разглеждане на техните предложения и искания.

2.11. В рамките на предоставените му права той представлява директори в други организации.

В случай на служебна необходимост помощник-директорът може да участва в изпълнението на служебните си задължения извънредно по начина, предвиден от разпоредбите на федералното трудово законодателство.

3. Права

Помощник-директорът има право:

3.1. Дава указания и задачи на подчинените си служители и служби по редица въпроси, включени в неговите функционални отговорности.

3.2. Следи за изпълнението на производствените задачи, своевременно изпълнение на отделни поръчки и задачи от подчинените му служби.

3.3. Изисква и получава необходимите материали и документи, свързани с въпросите на неговата дейност, подчинените служби и подразделения.

3.4. Взаимодейства с други предприятия, организации и институции по производствени и други въпроси от неговата компетентност.

3.5. Подписвайте и заверявайте документи от Вашата компетентност.

3.6. Използвайте други права, установени от Кодекса на труда на Руската федерация и други законодателни актове на Руската федерация.

4. Отговорност и оценка на изпълнението

4.1. Помощник-директорът носи административна, дисциплинарна и материална (и в някои случаи, предвидени от законодателството на Руската федерация, наказателна) отговорност за:

4.1.1. Неизпълнение или неправилно изпълнение на служебните указания на прекия ръководител.

4.1.2. Неизпълнение или неправилно изпълнение на трудовите функции и възложените задачи.

4.1.3. Неправомерно използване на предоставени служебни правомощия, както и използването им за лични цели.

4.1.4. Невярна информация за състоянието на възложената му работа.

4.1.5. Непредприемане на мерки за предотвратяване на установени нарушения на правилата за безопасност, пожарна безопасност и други правила, които представляват заплаха за дейността на предприятието и неговите служители.

4.1.6. Неспазване на трудовата дисциплина.

4.2. Оценката на работата на помощник-директора се извършва:

4.2.1. От непосредствения ръководител - редовно, в хода на ежедневното изпълнение на трудовите функции на служителя.

4.2.2. Сертификационна комисияпредприятия - периодично, но най-малко веднъж на две години, въз основа на документирани резултати от работата за периода на оценка.

4.3. Основният критерий за оценка на работата на помощник-директора е качеството, пълнотата и навременността на изпълнението от него на задачите, предвидени в тези инструкции.

5. Условия на труд

5.1. Работното време на помощник-директора се определя в съответствие с правилника за вътрешния трудов ред, установен в учебното заведение.

5.2. Поради оперативни нужди помощник-директорът е длъжен да пътува в командировки (включително местни).

5.3. За решаване на оперативни въпроси за осигуряване на производствената дейност на помощник-директора могат да бъдат разпределени служебни превозни средства.

6. Право на подпис

6.1. За осигуряване на дейността си помощник-директорът има право да подписва организационни и разпоредителни документи по въпроси от неговата компетентност с тази длъжностна характеристика.

Прочетох инструкциите ____/____________/ “__” _______ 20__

Длъжностната характеристика е документ, който установява задачите, изпълнявани от служител, определя неговите длъжностни отговорности и границите на неговите
Въпреки че разработването на длъжностни характеристики за всяка професия или длъжност в Руската федерация не се регулира от трудовото законодателство, огромното мнозинство от работодателските организации (както държавни, така и частни) трябва да имат този документ.

Длъжностната характеристика на помощник мениджъра съдържа възможно най-много информация

Целесъобразността на изготвянето на длъжностна характеристика се обяснява с факта, че в случай на съдебен процес, без него ще бъде трудно да се докаже неизпълнението на задълженията на служителя (и изчерпателен списък от тях е установен в документа с инструкции), защото трудовият договор със служителя е в съответствие с част 2 на член 57 Кодекс на трудаРуската федерация съдържа само длъжността и нейната обща трудова функция.

Длъжностната характеристика позволява на работодателя да:

1. Обосновете отказа на кандидат за позиция поради неспазване на установените в него изисквания
2. Ясно разграничете отговорностите между отделните служители
3. Оценявайте ефективността както по време на тестовия период, така и след него
4. Обосновете неадекватността на служителя за длъжността, която заема (като вземете предвид резултатите от сертифицирането).

Наличието на длъжностна характеристика е полезно и за самия служител, тъй като установява границите на неговите задължения и отговорности и никой не трябва да изпълнява функции, които не са предвидени нито в трудовия договор, нито в трудовите задължения.

Раздели за разработка и инструкции

При изготвянето на инструкции те обикновено използват разпоредбите на GOST R 6.30-2003 и квалификационния справочник за длъжности на ръководители, специалисти и други служители (одобрен от Министерството на труда на Руската федерация през 1998 г.). Инструкцията под формата на проект се одобрява от разработчиците, съгласува се с представителния орган на работниците (ако има такъв) и се одобрява от ръководителя.

Инструкцията влиза в сила от определена дата и служителят трябва да се запознае с нея при подписване. Препоръчително е да предоставите на служителя копие от този документ (също срещу подпис). Според установената практика инструкциите включват стандартни подраздели:

1. Общи положения
2. Служебни задължения
3. Отговорност

Важно е да запомните, че инструкциите не са съставени за всеки служител, а за конкретна длъжност/професия. Следователно, като се вземат предвид спецификите на конкретна длъжност, инструкциите установяват обхвата на отговорностите, които служителят ще изпълнява на тази конкретна длъжност.

Характеристики на длъжностната характеристика на помощник мениджър

Помощник управител - отговорна длъжност

Помощник мениджър е специална позиция. Трудовата функция на помощник-мениджъра е да организира работата на своя ръководител както технически, така и организационно.

Планиране на срещи и събития, планиране на работен ден, седмица или по-дълъг период, организиране на пътувания и събития, следене на изпълнението на важни документи – това са само малка част от отговорностите на квалифицирания изпълнителен асистент.

Неправилно е да се определят длъжностите и съответно задълженията, изпълнявани от секретаря, асистента, офис мениджъра и изпълнителния асистент. Ако първите позиции включват повече спомагателни функции, то помощник-управителят е длъжен да има организационни и административни функции. Неслучайно квалификационният справочник класифицира тази длъжност като мениджър.

Съответно, изискванията, установени за служител, нает на длъжността помощник-мениджър, са представени както за ръководството: като се започне от нивото на образование, до квалификация и предишен трудов опит. Личните качества също са много важни.

Тъй като нито трудовият договор, нито други документи съдържат подробно изложение на компетенциите на помощник-мениджъра, те трябва да бъдат отразени възможно най-точно в длъжностната характеристика. Характеристики на инструкциите за длъжността „Помощник-мениджър“:

• Подробно определяне на заданието
• Изготвяне на инструкции, подобни на инструкциите на мениджъра (с изключение, разбира се, функцията на пряко управление и вземане на индивидуални решения)
• Отчитане на поверителния характер на някои отговорности
• Повишена отговорност за нечестност (предвид възможни последствияпричиняване на вреди на работодателя)
• Възможност за изпълнение на функции, допълнително делегирани от ръководителя.

Общи изисквания към помощник-управителя

Често има специални изисквания за длъжността помощник мениджър

Разделът „Общи положения” може да включва, освен изброяване на изискванията за опит и образование, и необходимите умения, подчиненост и процедура за заместване. Най-често се установяват следните условия:

1. висше образование
2. Опит (обикновено поне 1 година, понякога повече)
3. Владеене на чужди езици.
4. Умения за бизнес комуникация, писане и етикет
5. Владеене на офис оборудване
6. Устойчивост на стрес

В допълнение, служител на тази позиция трябва да познава местните разпоредби на предприятието и да се разбира със служителите и ръководството. Що се отнася до чуждите езици, струва си да се изискват познания само в случаите, когато асистентът ще ги използва практически в хода на изпълнение на задълженията си.

Лице, заемащо длъжността помощник-управител, трябва да може да използва и съхранява поверителна информация.

Отговорности и права

Обикновено отговорностите на асистент мениджъра включват:

• Изпълнение на преки управленски задачи
• Планиране и координиране на работното време на мениджъра
• Контрол и организация на преговорите (телефонни и устни)
• Компилация и редакция
• Контрол на поверителността и безопасността на документацията

Функции като копиране, поддържане на информационни бази данни и друга техническа и поддържаща работа обикновено се изпълняват от секретар (помощник-секретар). За успешна работа на помощник-мениджъра се дават доста широки права:

1. Представлява интересите на организацията по време на срещи и телефонни разговори
2. Поискайте всякакви необходимата информация, документи от служители за изпълнение на указания от ръководителя
3. В рамките на предоставените правомощия води кореспонденция и преговори, заверява документи за решаване на текущи въпроси.

Разбира се, всяка организация, като взема предвид естеството на своята дейност, допълва или променя списъка с права, предоставени на служителите.

Граници на отговорност

Длъжностната характеристика на помощник мениджъра ви позволява да избегнете съдебни спорове в бъдеще

Когато установявате отговорност, трябва да запомните правните норми:

• За неизпълнение на служебните задължения - съгласно Кодекса на труда
• За – в рамките на административното, гражданското и наказателното законодателство
• За - в съответствие с нормите на Кодекса на труда и Гражданския кодекс.

Разработвайки длъжностна характеристика за помощник-мениджър, като вземете предвид нормите на действащото законодателство и спецификата на дейността на конкретна организация, можете не само да изберете най-подходящия служител за такава отговорна позиция, но и да избегнете евентуални съдебни спорове в бъдещето.

Мнение на експерт адвокат:

Член 81, параграф 3 от Кодекса на труда на Руската федерация съдържа основанието за прекратяване на трудовия договор по инициатива на работодателя. Свързано е с професионалната пригодност на служителя. Тази основа трябва да бъде потвърдена от резултатите от сертифицирането. При изготвяне на длъжностна характеристика на помощник-управител е необходимо да се уточнят подробно всички квалификационни изисквания за специалиста.

Условията на работа на дадено лице и неговата ефективност могат да зависят от степента на детайлност и спецификация. В крайна сметка мениджърът се нуждае от истински, съвестен помощник. Трябва също така да обърнем внимание на нашите читатели, че един мениджър може да има няколко помощника. Те могат да имат специализация по технически въпроси, финансови въпроси и т.н.

Има такъв тип мениджъри, които нямат заместници в персонала си. Той прави всичко сам и няколко помощника просто му помагат в това. Той взема всички решения сам. За да се състави висококачествена длъжностна характеристика на помощник-мениджър, е необходимо самият мениджър да се включи в процеса. В противен случай ще бъде просто лист хартия.

Видеото ще ви научи как да станете уверени и да преминете интервю за работа: