Типичен оборот. Бизнес писмо

Напомнящо писмо- един от сортовете бизнес кореспонденция. Тази форма на кореспонденция може да се използва в напълно различни ситуации, по-специално когато трябва да напомните на другата страна

• за изпълнение на поетите задължения,
• относно спазването на закона,
• за наближаването на някакво важно събитие или дата и др.

Обикновено писмото се предшества от устно напомняне, но ако няма желания ефект, подателят прибягва до писмено уведомление. Така това писмо служи не само като напомняне, но и като доказателство за предприетите действия.

В някои случаи се използват напомнящи писма, когато друга форма на предаване на съобщения от една страна на друга е невъзможна по някаква причина (например в съответствие с условията на договора).

ФАЙЛОВЕ Отворете тези файлове онлайн 2 файла

Кой пише писмото?

Обикновено писането на такива писма се възлага на ръководителя на структурното звено, чиито интереси са засегнати, адвокат или секретар на организацията. Но независимо от това кой участва пряко в подготовката му, препоръчително е писмото да се даде на ръководителя на предприятието за подпис - по този начин то ще придобие солидност и по-голяма значимост за адресата.

Правила за писане на напомнящо писмо

Писмото няма стандартна, унифицирана форма, така че може да бъде написано в свободна форма. Въпреки това, когато го подготвяте, си струва да се придържате към някои норми и стандарти на бизнес кореспонденция.

Напомнящото писмо трябва да съдържа

• информация за подателя и адресата (пълните имена на компаниите, а ако става дума за адресата, тогава и длъжността и пълното име на конкретен служител),
• причина за напомнянето,
• както и препратки към закони и разпоредби, които са от значение за припомнения проблем или ситуация (ако е необходимо).
• Ако случаят е свързан с неизпълнение на задължения или нарушаване на закона, следва да бъдат посочени препратки към тях, както и евентуални санкции и мерки, които подателят е готов да предприеме за разрешаване на проблема (с посочване на срокове или период).
• Няма да е излишно да ви напомня за възможността за мирно разрешаване на проблема, което устройва и двете страни.
• В случаите, когато към писмото са приложени допълнителни документи, това също трябва да бъде отбелязано в съдържанието му, като се посочи броят на прикачените файлове и страниците на всеки от тях поотделно.

Тонът на писмото трябва да бъде изключително учтив и коректен, ако има обръщение към определено длъжностно лице, не забравяйте да използвате епитета „Уважаеми“. В напомнянето е напълно недопустимо изопачаване на факти, предоставяне на невярна информация и дори заплахи. Когато съставяте напомнящо писмо, важно е да запомните, че по всяко време то може да се превърне в правно значим документ.

Това писмо може да бъде или много кратко, състоящо се само от една фраза, или подробно, включващо няколко точки. Освен това напомнянето може да бъде изпратено повече от веднъж, няколко пъти (в такива случаи в него трябва да бъдат въведени фрази като „напомняме ви отново“, „напомняме ви отново“).

Писмото може да бъде написано на ръка или в печатна форма, но независимо от избрания вариант, то трябва да бъде заверено с „жив“ подпис. Освен това трябва да се регистрира в дневника на изходящата документация. Не е необходимо съобщението да се заверява с печат, тъй като от 2016 г. изискването за използване на печати и щемпели в дейностите за юридически лица, както преди това беше отменено за индивидуални предприемачи.

Пример за писане на напомнящо писмо

1. В началото на писмото е посочено изпращач, т.е. Пълното име на фирмата се изписва в необходимите редове (в съответствие с учредителни документи), адрес и телефон за връзка. Следващият пасва получател: неговото име и конкретното лице, към което се прави пряко обръщение (длъжност, фамилия, име и бащино име).
2. След това трябва да поставите датаписане на писмо и номерспоред вътрешния документооборот на фирмата, както и да посочите име на документас кратко указание за значението му (в този случай „за прехвърляне на плащане по договора“).
3. След това можете да преминете към описателна част. Първо трябва да посочите причината за напомнянето. Ако това е нарушение на клауза от договора, тогава запишете неговата дата, номер и същност, ако говорим за пари в брой, тогава те трябва да бъдат посочени както с цифри, така и с думи. След това трябва да формулирате напомняне и да предложите да изпълните задълженията си в определен срок (също с цифри и думи). И накрая, можете да изброите действията, които подателят е готов да предприеме, за да реши проблема по-фундаментално.
4. В заключение е необходимо писмо абонирайте се, с препис от подписа и посочване на длъжността на подписалия.

Как да изпратите напомнящо писмо

Писмото може да бъде изпратено чрез

• имейл,
• чрез факс съобщение
• или чрез руската поща.

Можете да комбинирате две опции, напр. имейлс „жив“ елемент, особено ако архивирате последния с разписка за получаване (това ще послужи като още едно доказателство за изпращане на писмото и, което е по-важно, доставката му до десните ръце). Във всеки случай си струва да запомните, че писмата пътуват през руската поща доста дълго време, така че, когато я използвате, е препоръчително да имате малко време или да дублирате този метод на изпращане на други.

Ако напомнящото писмо няма ефект

Негласните правила на бизнес кореспонденцията означават, че напомнящото писмо изисква задължителен отговор от получателя (също писмено). Ако напомнянето не е довело до очаквания от подателя резултат, следващият етап е писането, което по правило е по-твърдо по своя характер и непосредствено предшества съдебната процедура.

Напомнящо писмо с предложение за сътрудничество

Когато една организация активно търси партньори, тя може да изпрати писмо до потенциалната страна в бъдещи отношения с предложение за сътрудничество. По този начин можете не само да разширите пазара на продажби, но и да намерите печеливши доставчици и изпълнители на необходимата услуга.

Такова писмо с оферта може да бъде целево, но може да бъде адресирано до няколко възможни контрагента наведнъж или създадено в обобщена форма за широк спектър от информация.

Можете да изпратите такова писмо във всяка удобна форма:

• по пощата;
• с куриер;
• по имейл;
• по факс;
• предайте на лична среща.

По-късно такова писмо може да бъде преформулирано в напомнящо писмо, ако е имало сигнал от другата страна за възможно сътрудничество, но първото писмо, например поради липса на време, не е било внимателно разгледано.

Необходими елементи на напомнящо писмо:

• обръщане към адресата (ръководителя на организацията, по име или длъжност, към конкретно лице или, ако писмото е обобщено, се избира форма, която е възможно най-близка до индивидуализираната);
• заглавие на документа (предложение за сътрудничество, търговско предложение, бизнес предложение и др. в зависимост от целта);
• обобщена информация за изпращащата организация, която е важна за бъдещо сътрудничество;
• условията, при които се предлага взаимодействието;
• данни за контакт (телефон, факс, имейл, адрес)

Не забравяйте да посочите датата, името на ръководителя на организацията, със собственоръчен подпис и печат.

Примерно напомнящо писмо с предложение за сътрудничество

Напомнящо писмо за изпълнение на задълженията

Такова писмо се изпраща на организация, ако по някаква причина тя не е изпълнила поетите преди това задължения по отношение на своя контрагент навреме или крайният им срок наближава и намеренията на партньора не са ясни.

Важно е писмото да е напомняне, а не укор или заплаха. Любезният тон е предпоставка. Без да знаете причините за забавянето, обвиняването на партньора може да е безразсъдно, възможно е той да има обективни обстоятелства.

Напомнянето може да се повтори. Ако такова писмо не се изпраща за първи път, тогава в края трябва да информирате за окончателното си намерение, например да се обърнете към съда.

Здравей, Анастасия!

Извинителното писмо е вид бизнес писмо, така че правилата за неговия състав и структура не трябва да се различават особено от правилата за състава и структурата на всяко друго писмо.

В темата на писмото не посочвайте конкретно, че това е извинение. Нека бъде написано неутрално: „При подписване на акта за завършване ....“ „Относно доставката по договора...“ и др.

Напишете текста на извинителното писмо от името на ръководителя на отдела или... по-добре, разбира се, от организацията. Това ще покаже, че ръководството е наясно с проблема и е лично ангажирано с разрешаването му. Въз основа на написаното по-горе, по-добре е да се направи без реквизита „Изпълнител“.

Отпечатайте писмото на фирмена бланка и го регистрирайте като изходящо по общия начин.

Структура:

Текстът на самото писмо може да бъде разделен на няколко семантични части:

Извинението трябва да бъде първият параграф или изречение. Извиненията се поднасят само в началото на писмото.

Уважаеми Василий Иванович, поради настоящите обстоятелства Ви се извиняваме за Вашите действия

Обяснение на причините

Тук пишете за причините, довели до неизпълнението на поръчката. Не трябва да разкрасявате подробности или да измисляте несъществуващи - в противен случай това може да доведе до не много добри последици. Също така избягвайте фрази: „имаше недоразумение“, „малък проблем“, „случайно забавяне“ и др.
Дори да смятате, че възникналата ситуация всъщност е малко недоразумение, трябва да се замислите, че това може да бъде голяма неприятност за клиента.

Доставката на продуктите беше забавена поради ......, което се случи в отдела ...... такова и такова: по погрешка в приложението беше въведен неправилен код на продукта.

Израз на съжаление, скръб

Основното нещо е да не повтаряте ИЗВИНЕНИЯТА. Това вече е направено веднъж в началото на писмото, вече не е необходимо. Целта на тази част е да изясни на клиента, че даден неприятен инцидент е изключение от правилата на компанията.

Например:

Съжаляваме, че трябваше да пропилеете резервираното време…….

Докладване на предприетите мерки за разрешаване на проблема

В тази част на писмото е необходимо да се избягва бъдещето време: „ще се опитаме да го разберем“, „служителите, отговорни за тази ситуация, ще бъдат наказани“, „ще бъдат взети мерки“ и т.н. Пишете в сегашно време. Например: Проведен е разговор със служители на търговския отдел относно недопустимостта грубо поведениес посетители. По отношение на Иванов П.Т. приложено дисциплинарни наказанияпод формата на ……. Заключение Тук е необходимо да благодарим на клиента за разбирането, търпението и да изразим надежда, че подобни ситуации няма да се повтарят в бъдеще. Например: Благодарим ви за разбирането и се надяваме, че този инцидент няма да повлияе на нашето дългогодишно и ползотворно сътрудничество.

Бизнес кореспонденцията е един от най-важните компоненти на организирането на процеса на проектиране. Основните документи, на които ръководителят на проекта разчита в работата си, са договор, работен график, задание за проектиране и изходни данни. Процесът на разработване на проекта обаче е толкова сложен, че не е възможно да се отразят всички негови нюанси предварително в задачата на етапа на сключване на договор. В тази връзка по време на проектирането е необходимо да се изясни информацията, да се координират техническите решения, да се потвърдят най-важните данни и т.н.

Практиката показва, че всеки разговор с клиента, свързан с обекта на проектиране, трябва да бъде придружен с официално писмо, с дата, номер и подпис. Съвременните комуникационни технологии правят свои собствени корекции в процеса на кореспонденция: днес изпращането на хартиено писмо по пощата е по-скоро изключение. Въпреки това, колкото по-близо се придържаме към каноните на офис работата, резултатът от което е солидна папка със събрани хронологичен редкореспонденция, толкова по-добре.

Официалното писмо трябва да има дата и номер. Също така винаги посочвайте темата на писмото

Основните причини и причини да напишете писмо до клиента

Опитни GUI и ръководители на проекти казват: колкото повече хартия, толкова по-чист е задникът. Не звучи красиво, но отразява правилно същността на взаимоотношенията с клиента. Всяко техническо решение, взето без участието на клиента или съгласувано с него само устно, може да доведе до проблем в бъдеще.

Първо, представителят на клиента може да забрави за устния разговор (или да се престори, че е забравил), и второ, лицето за контакт на клиента, с което е имало договорености, може да се промени. Следователно всички обсъждания на дизайнерски решения трябва да бъдат документирани. Писмата трябва да имат дата, номер и подпис и трябва да бъдат официално получени от офиса на клиента (може и по имейл, но на официалния адрес на клиентската организация).

Основните причини, поради които трябва да напишете писмо до клиента, са следните:

• Всички предварителни чертежи, скици, технически решения, изпратени на клиента за одобрение, трябва да бъдат придружени от мотивационно писмо, в който ясно е посочено кога, на кого и защо се изпраща документацията;
• ако клиентът не предостави първоначални данни или няма официално одобрение техническо решение– трябва да бъде уведомен за това писмено и колкото по-често, толкова по-добре. Когато крайните срокове за проекта започнат да „изгарят“, купчина такива писма няма да ви позволи да направите дизайнера последен;
• при липса на планирани плащания от страна на клиента - авансово плащане или междинни плащания, трябва незабавно да го информирате писмено, да го предупредите за възможно неизпълнение на цялостния период на проектиране (ако според условията на договора началото на работа е обвързано с авансовото плащане);
• ако по някаква причина проектът не може да осигури решението, което клиентът поиска (например поради нарушение на стандартите), е необходимо да го уведомите за това писмено, с компетентна обосновка;
• невъзможността да се инвестира в сроковете, посочени в договора, трябва да бъде надлежно обоснована в придружаващото писмо допълнително споразумениеда разсрочвам;
• По правило в процеса на проектиране се появява допълнителна работа. Това може да са нови условия или желания на клиента, налагащи незначителни корекции или съществени промени в документацията; може да има нова работа, необходимостта от която не може да бъде определена на етапа на сключване на договора; може да има и други случаи. Клиентът трябва да бъде уведомен за това писмено, като получи потвърждение от него за необходимостта от изпълнение допълнителна работаи готовността му за сключване на допълнително споразумение;
• при установяване на грешка в проекта е необходимо, освен коригирането й, правилно и ясно да се обосноват в писмо причините, поради които е направена;
• клиентът може да изисква използването на определени марки оборудване в проекта и строителни материали. Често клиентът решава да използва по-евтини аналози в сравнение с тези, предоставени от дизайнера. ЗА възможни последствиятакава замяна трябва да бъде разумно съобщена на клиента.

Писмото се изготвя на бланка в съответствие с основните правила на деловодството: фирмата на клиента, длъжността, фамилията и инициалите на лицето, упълномощено да води бизнес кореспонденция, са посочени като адресат. Това е официален документ (който освен всичко друго може да бъде разгледан от съда), следователно трябва да има дата, номер и да бъде заверен с подписа на упълномощено лице (директор, главен инженер, главен инженер по проекта и др. .) Писмо, съставено на фирмена бланка, не изисква допълнителен мокър печат. Писмото трябва да посочи темата: „Относно напредъка на проектирането“, „Относно плащането“ и т.н.

Писмото трябва да започва със стандартен адрес, например „Уважаеми Игор Петрович!“ Обръщането към клиента по име и бащино име е важно. Ако подготвяте отговор на писмо и не разполагате с информацията за лицето, с което се свързвате, трябва да разберете (обадете се на рецепцията или на прекия изпълнител на писмото).

Писмото посочва името на организацията и лицето, до което е адресирано писмото. Обърнете се към получателя по име и бащино име

В края на писмото, под подписа, трябва да се посочи изпълнителят и неговата информация за контакт. Например, ако материалът на писмо, подписано от главния инженер или главния инженер, е изготвен от инженер-конструктор, представителят на клиента трябва да може да се свърже директно с него, за да изясни техническите подробности.

Под подписа трябва да посочите контактите на изпълнителя, за да можете да изясните технически подробности.

Картини и таблици не трябва да се вмъкват в тялото на писмото: такива материали се форматират като прикачени файлове със собствен номер и име. В края на писмото има списък на всички приложения с посочване на техния сериен номер, заглавие, брой страници и брой копия.

Съвременните инструменти за проверка на правописа (включително вградените в MS Word) ви позволяват да изготвяте абсолютно грамотни документи. Не се допускат правописни, пунктуационни и стилистични грешки в бизнес кореспонденцията.

Няколко точки, на които дизайнерът трябва да обърне внимание, за да напише правилно писмо до клиента

Дори Ямамото Цунетомо през 17 век в колекцията си от самурайски кодекси на поведение казва, че писмото трябва да бъде написано по такъв начин, че адресатът да иска да го окачи на стената, като произведение на изкуството. Дори текстът да е предимно технически, пълен с цифри и данни, той ще бъде прочетен от жив човек.

Никой, особено клиентът, няма да хареса, ако писмото започва с думите „Информираме ви...“, „Отново уведомяваме...“, дори ако целта на писмото е да информира или напомня. Такива фрази трябва да бъдат смекчени, ако е възможно, и преместени във втория или третия параграф.

Пример за подреждане на семантични блокове

В зависимост от съдържанието му, можете да започнете писмо със следните уводни фрази:

• Благодаря за поканата за сътрудничество...
• С това засвидетелстваме нашето уважение към вас...
• Продължение на телефонния разговор...
• Както се разбрах, информирам ви...
• Благодарим Ви за навременния отговор на нашето писмо №....

Основната част на писмото, съдържаща въпроси, описание на проблемите и вашето виждане за тяхното решаване, трябва да бъде представена в ясна и кратка форма, без излишна информация. Препоръчително е цялото писмо да се побере на една страница (това не винаги е така).

В края на писмото трябва да обобщите и ясно да очертаете какво очаквате от клиента, да обърнете внимание на спешността и приоритета на определени задачи.

Последната фраза преди подписа също трябва да бъде знак на уважение: „с уважение...“, „с надежда за взаимно разбирателство“, „с надежда за по-нататъшно сътрудничество...“ и др.

Завършете писмото си с уважение.

Правилата за бизнес кореспонденция препоръчват писане на мотивационни писма при изпращане на всякаква документация, независимо дали е на хартиен или електронен носител. В тази статия ще разгледаме как да напишем мотивационно писмо при изпращане на документи до клиента.

Защо да пиша

Въпреки че законът не установява никакви изисквания за дизайна на мотивационно писмо, има правила за бизнес кореспонденция и офис работа. Те препоръчват определено да подготвите такава хартия. На пръв поглед изглежда, че това е обикновена формалност, нищо повече от почит към учтивостта. Но на практика мотивационното писмо помага да се защити доставчикът от много проблеми, пример за такива случаи:

• подписът е просрочен;
• документите са загубени;
• Имаше недостиг на документи.

Основната цел е да заснемете всичко важни точки: дата на предаване, какво точно се изпраща и с каква цел, в какъв срок се очаква отговор, например връщане на подписано копие, опис на предадената документация. Впоследствие, ако възникнат неоснователни обвинения, ще бъде лесно да се възстанови истината.

Ако документите се изпращат лично или по куриер, направете две копия на придружаващия документ. Получателят ще запази едната, на втората ще постави входящия номер, ще се подпише, че описът отговаря на реалността и ще ви я върне. Това ще потвърди размяната на документи.

Кога да пиша

В държавните поръчки подкрепата най-често се изписва:

• изпращане на документи за подпис (и др.);
• към протокола за съгласуване;
• искане или отговаряне на ;
• при предаване на важна документация.

Няма значение как точно се предава документацията: лично, по обикновен или имейл, или по куриер.

Шаблон за мотивационно писмо

Какво да пиша

И така, нека да разберем какво да напишем в мотивационно писмо. Напомняме, че законът не установява никакви изисквания. Обичайно е да се използва официален формуляр, но това не е необходимо, той може да бъде написан на бял лист, за предпочитане не на ръка, а в печатен вид.

По правило придружителният документ се съставя от служителя, който изпраща документацията. За заверка е достатъчен подпис, но ако организацията използва печат, можете да поставите и него. Нека ви напомним, че сега кръглият печат не е задължителен (82-FZ от 06.04.2015 г.).

Когато разработвате пример за това как да напишете мотивационно писмо, можете да се придържате към следната структура:

• данни за изпращача;
• регистрационни данни (входящ и изходящ номер и дата);
• информация за получателя (име на организацията, адрес, име и длъжност на отговорния служител);
• текст на жалбата;
• списък на приложените документи;
• Пълно име и данни за контакт на съставителя.

Придружаващите документи се номерират според правилата за деловодство, както всяка кореспонденция. Впоследствие можете да използвате тези данни в кореспонденция, например „Отговарям на Ваше запитване реф. Не... от...”

Съдържателната част може да започне с фразата „Изпращаме Ви...“, „Изпращаме Ви...“. След това посочете за кои документи става дума, като е препоръчително да посочите пълното име на всеки от тях, без да се ограничавате само с „изпращаме документацията за подпис“. След това не забравяйте да напишете какви действия и в какъв срок очаквате от получателя: „Моля, прочетете и изпратете коментари не по-късно от 1 декември 2019 г.“ или „Моля, подпишете и върнете по едно копие от всеки документ преди 1 декември 2019 г.“ Допустимо е да се маркират важни места в текста с удебелен шрифт.

След това подгответе опис. Най-лесният начин да направите това е под формата на таблица. Посочете пълното име на всеки документ с всички подробности (например „Търговско предложение № 11 от 1 декември 2017 г.“), брой страници, брой копия. В края няма да навреди да посочите общ бройстраници.

IN напоследъкИмейлът става все по-важен в бизнес кореспонденцията. Неговите предимства са очевидни: ефективност, достъпност и лекота на използване. Трябва да се помни, че имейл кореспонденцияима свои собствени нюанси.

Получаване на писма

1. Проверявайте имейла си поне 2 пъти на ден – сутрин и следобед. В противен случай можете да спрете работата на други хора и да забавите разрешаването на проблемите;
2. Ако сте получили писмо, това означава, че някой го е изпратил и го е направил по някаква причина. Следователно получените писма трябва да се четат. Разбира се, спамът не се разглежда тук;
3. Ако сте мениджър, работният ви ден трябва да започне с стартиране на имейл клиент, който не се разтоварва цял ден и автоматично проверява пощата. Настройте автоматична доставка/получаване на поща поне на всеки 10 (или по-добре 2 - 3) минути;
4. ако сте много заети и сте получили писмо, преценете от кого е, темата и го прегледайте набързо - това ще ви помогне бързо да разберете дали писмото изисква спешен отговор или може да изчака малко;
5. най-простият и ефективен начиндвижете нещата напред и не събирайте купища поща - отговаряйте на писмата незабавно. Ето защо, ако не сте ангажирани с разговор или друга дейност, която не търпи прекъсване, отговорете на писмото незабавно.

Полета „До“, „Як“, „Скрито копие“

Трябва да разберете, запомните и правилно да използвате полетата „До“, „Як“ и „Скрито копие“. От това зависят вашите действия при получаване на писмото или действията на получателя.

1. „На кого“. Ако изпратите въпрос, очаквате отговор от адресата, посочен в полето „До“. Ако вие сте получателят, трябва да отговорите. Тоест писмото и информацията или въпросите, които то съдържа, са адресирани директно до получателя, посочен в това поле.
2. „Копиране“. Получателите в това поле получават писмо за информация или са „поканени като свидетели“. Получателят на копията обикновено не трябва да отговаря на писмото. Освен това, когато има такава необходимост, се счита за учтиво да се започне с фразата „Извинете за намесата“.
3. „Сляпо копие“ Фактът, че писмото е изпратено до лицето, посочено в полето „Скрито копие“, няма да бъде известно на основния получател или тези, които са в копията. Това поле се използва и за масово изпращане, така че вашата адресна книга да не е известна на всички получатели.

Когато отговаряте, не забравяйте за бутона „Отговор на всички“ - това ще запази копия на първоначалните получатели на писмото и вашият отговор няма да премине покрай тях. Винаги можете да премахнете нежелани получатели или да добавите други.

Ако полученото писмо съдържа повече от двама получатели в полето „До“, това означава, че и двамата кореспонденти или някой от тях трябва да отговорят. Решете кой да отговаря. Въпреки това, бъдете внимателни, когато изпращате писма, съдържащи повече от двама получатели в полето „До“: ако изпратите писмо до всички, рискувате да не получите отговор от никого.

Предметно поле

Не трябва да оставяте това поле празно. Хората, с които си кореспондирате, може да получават стотици имейли на ден и да използват това поле, за да преценят бързо важността на съдържанието на имейла.

Темата трябва да отразява накратко темата на писмото. Заглавия като „Въпрос“, „Здравей!“ или празни заглавия разкриват, че сте или начинаещ, или нямате основни умения в бизнес кореспонденцията.

„Значението на писането“

Ако писмото съдържа информация за спешни промени, текст на договор или друга информация, на която първо трябва да обърнете внимание, използвайте „висока“ важност, това ще подчертае писмото във входящата кутия.

• Не използвайте напразно "висока" важност!
• Лично писмо до бизнес кореспондент или писмо със забавна и небизнес снимка или връзка трябва да бъдат отбелязани с „ниска“ важност.

Писане на отговор

1. Започнете с поздрав, учтиво е.
2. Говорете на същия език с човека. Това се отнася не само за руския/английския език, но и за формата на текста. Неформалният отговор на официално писмо е неуважение към респондента и демонстрация на собствена ниска култура.
3. Не използвайте транслитерация, освен когато изпращате писма с мобилни устройства. Ако вашият имейл клиент не поддържа руски език или поврежда кодировките, моля, прикачете текста на отговора в прикачения файл.
4. Бизнес писмотрябва да бъдат точни, конкретни и кратки.
   • точност– посочете точните подробности, които имате предвид (например дата на срещата, точка от дневния ред на срещата, дата и тема на друг имейл или име на файл).
   • Специфичност– от писмото трябва да става ясно КАКВО ТОЧНО се изисква от получателя.
   • Лаконичност. Който мисли ясно, той говори ясно и вашият получател го вижда. Затова не бива да поставяте на три страници това, което може да се напише в три изречения. Лаконичният бизнес текст не е сухота, а спестяване на време и прецизност на мисълта.
5. Ако писмото съдържа няколко въпроса, теми или задачи, структурирайте ги и ги отделете. Непрекъснатият „поток от сапун“ е труден за четене и можете да пропуснете всъщност основния въпрос на писмото.
6. Отговорете възможно най-точно на исканията, направени в писмото. Отговорът на молба или задача е „Да го направим!“ непълна „Ще го направим до такава дата“, „след толкова дни“, „след такова и такова събитие“ е по-категоричен и точен отговор.
7. Текстът не трябва да съдържа грешки! Печатните грешки не са страшни, но ако изписвате думите неправилно във всяка буква, това се забелязва много бързо и оставя негативен отпечатък върху имиджа ви на бизнес партньор.
8. Никога не изпращайте писмо без да прочетете какво сте написали! Прочетете отговора си и се уверете, че е кратък, точен, ясен, конкретен и не съдържа граматически грешки. Проверете дали всички необходими получатели са посочени и дали са поставени правилно в полетата „До“ и „Як“. Проверете за граматически грешки.
9. Цитирайте текста на оригиналното писмо.
10. Когато цитирате изцяло (ако отговорът ви е на цялото писмо), пишете текста на отговора в НАЧАЛОТО на писмото, а не в края!
11. Ако отговорите ви са точка по точка, разделете цитата с празни редове отгоре и отдолу.

Прикачени файлове

1. Не прикачвайте файлове във формати EXE, PIF, BAT, COM, CMD, SCR към писма - много имейл клиенти или сървъри строго блокират такива прикачени файлове и получателят никога няма да ги прочете. Опаковайте ги в архив (zip, rar) като в черупка и ги вмъкнете в този вид.
2. Счита се за нормално да изпращате прикачени файлове до 2-3 мегабайта без предупреждение. Ако искате да изпратите прикачен файл по-голям размер, проверете с кореспондента дали такъв файл ще премине през неговия сървър или дали ще се побере в пощенската му кутия.
3. Въздържайте се от инвестиции със съмнително съдържание: първо, вашият кореспондент може да не споделя вашите вкусове, и второ, можете да създадете проблеми на човек, работещ в организация, където се използва цензура на пощата.

Електронен подпис

1. Полезно е да го имате (има вашата информация за контакт) и е добра форма, която демонстрира вашия професионализъм.
2. Подписът не трябва да надвишава 5-6 реда. Трябва да включва най-малко вашето име и фамилия. Освен това е препоръчително да посочите своя телефонен номер, адрес имейл, името и физическия адрес на дружеството, както и адреса на неговия уебсайт.
3. Имате два варианта за електронен подпис: за инициативни (собствени) писма с пълен подпис

Бизнес писмото трябва да има ясна структура, чиито предимства са:

• спестяване на вашето време и времето на получателя;
• гаранция, че адресатът ще прочете писмото и ще разбере правилно същността му;
• получаване на разбираем, ясен отговор.

Структура на бизнес писмо

Обжалване

Намира се в заглавната част на писмото и съдържа длъжността и трите имена на адресата. За официална бизнес кореспонденция стандартният адрес е „Уважаеми“, което се изписва с главна буква и в центъра на страницата. И тогава има много опции в зависимост от това какво пишат и на кого. По този начин в Русия е обичайно да се обръщат към хората по име и бащино име в компании от Запада корпоративна култура- само по име. Ако познавате партньора си лично, можете да се обърнете към него така: „Уважаеми Андрей Петрович“, ако не познавате, „Уважаеми господин Смирнов“. Между другото, когато се обръщате към човек, думата „г-н“ не може да бъде съкратена до „г-н“. И при никакви обстоятелства не трябва да пишете „Уважаеми г-н А. П. Смирнов“. Или „Андрей Петрович“, или „г-н Смирнов“.

Ако не пишете на хората кралска кръв, представители на религиозни деноминации, президенти и народни представители различни държави, считайте се за късметлия. За тях има официални формули за преобразуване и специални за всеки ранг. Преди да изпратите такова писмо, внимателно проверете дали избраното съобщение отговаря на статуса на адресата. Много по-лесно е да запомните как да пишете на военния персонал: „Уважаеми другарю полковник“, дори ако този полковник е жена. Но адресът „Дами и господа“ е светски и е по-добре да го използвате, да речем, за покана за откриването на салон модни дрехи. Ако каните някого на бизнес презентация – например нови сондажни платформи – тогава, според установената практика, за всички се използва общото обръщение „Уважаеми господа“. В случая няма значение, че в тази организация работят и жени.

Пример:

генерален директор
LLC "Конкорд"
Доброволски П.И.

Уважаеми Павел Илич!
или
Уважаеми господин Доброволски!

Преамбюл

Съставя първия абзац на писмото, който излага неговата цел, причината, която ви е подтикнала да го напишете. След като прочете преамбюла, адресатът трябва да разбере същността на писмото. Пример: Пиша ви, за да изразя недоволството си от качеството на суровините за производство на мебели, които вашата компания ни доставя, и разчитам на вашите действия. насочени към бърза промяна на ситуацията към по-добро и компенсиране на причинените ни загуби.

Пример:През последния месец, започвайки от втори юни тази година, 10-15% от всяка партида от вашите суровини е дефектна. Тези факти са надлежно документирани от специалистите на нашата компания. Към настоящото писмо са приложени копия на документи. Загубите на нашата компания поради получаването на дефектни суровини възлизат на около 1 милион рубли. Вече пет години си сътрудничим с Concord LLC и досега не сме имали причина да се оплакваме. При това положение ние настояваме за пълно обезщетение на нашите загуби. При необходимост сме готови да проведем съвместна проверка на отхвърлените суровини.

Заключение

Необходими за кратко резюме на всичко написано и логичен завършек на писмото.

Пример:Сигурен съм, че ще разберете тази ситуация и в близко бъдеще нашето сътрудничество ще се нормализира.

Подпис

Писмото завършва с подпис (длъжност + пълно име) на адресата, предшествано от стандартната учтива форма „С уважение“. Възможни са и опции: „Искрено ваши“, „С надежда за продуктивно сътрудничество“, „С благодарност за вашето сътрудничество“ и др. При подписване на писмо е важно да се вземе предвид рангът на адресата и адресата. Писмото, адресирано до генералния директор, трябва да бъде подписано и от генералния директор или най-малко от неговия заместник. В този случай подписът трябва да съответства на неговото декодиране: ситуацията, когато заместник-директорът поставя наклонена черта до фамилията на директора и подписва със собственото си име, е неприемлива.

Пример:С уважение, генерален директор на мебелна фабрика "Заря" А. Д. Киселев

P.S

Postscript (P.S.) - послепис в края на писмото след подписа - се използва доста рядко в бизнес кореспонденцията. Служи за информиране на получателя за важно събитие, настъпили след написването на писмото, или да му предадат информация, която е косвено свързана с темата на писмото.

Пример 1: P.S. Информирам ви, че процентът на дефекти в партида суровина, получена преди 3 часа, се увеличи до 17%!

Пример 2: P.S. Ръководителят на нашия отдел за приемане на суровини ще се срещне с вашите специалисти във вашето предприятие утре в 14:00 часа.

Приложения

Приложенията са незадължителна добавка към основния текст на писмото и затова се съставят на отделни листове - всяко приложение на отделен лист. Няма правила за писането им.

Стандартни фразибизнес кореспонденция

Забележки

• Уведомяваме ви, че забавянето на пратката... се дължи на...
• Уведомяваме Ви, че ръководството на завода взе решение...
• Уведомяваме Ви, че Вашата оферта е приета.
• Информираме Ви, че ние...
• Бихме искали да ви информираме, че...
• Уведомяваме ви, че за съжаление не можем...

Модели на изрази, обясняващи мотиви (Най-често срещаните фрази в началото на стандартно бизнес писмо)

В съответствие с протокола...
• С цел засилване защитата на собствеността...
• В отговор на вашето искане...
• За потвърждение на нашия телефонен разговор...
• За да потвърдим нашето съгласие...
• С цел предоставяне на техническа помощ...
• Поради тежката ситуация...
• Във връзка със съвместната работа...
• Според писмото на клиента...

Ако авторът е юридическо лице, тогава действията се прехвърлят:

1. Трето лице единствено число, Например:
   • Завод Заря няма нищо против...
   • Руско-английското съвместно предприятие "Союз К" предлага...
   • Кооперация Наив гарантира...
2. Трето лице множествено число, например: Ръководството и профсъюзният комитет на завод Заря настойчиво молят...
3. Първо лице множествено число:
   • моля те...
   • Потвърждаваме...
   • Информираме...

Ако авторът е физическо лице, тогава действията се прехвърлят:

1. Първо лице единствено число, например:
   • За ваша информация…
   • моля те...
   • Информирам ви...
2. Първо лице множествено число, например:
   • Ние одобряваме...
   • Получихме вашата телеграма...
   • честито...
   • Ние подкрепяме...

Заявка

• Моля, проверете напредъка на работата...
• Моля, вземете мерки...
• Моля, предоставете данни за ефективността...

Изпращане на документи или материални ценности

• Изпращаме монтажни чертежи на машини...
• Изпращаме интересуващите Ви документи с препоръчана поща...
• Изпращаме Ви подписания от нас договор...

Потвърждение

• С благодарност потвърждаваме получаването на вашата поръчка и пристъпваме към нейното изпълнение...
• Потвърждаваме получаването на спецификации за...
• Завод Заря потвърждава условията за доставка на оборудване...

Оферта

• Можем да ви предложим…
• Каним ви да закупите...
• Можем да ви препоръчаме...

Покана

• Каним Ви да участвате в обсъждането на проекта...
• Моля, вземете участие в обсъждането на проблема...
• Каним представител на вашата фирма да посети...

Отказ и отхвърляне на предложение (проект)

• Проектоименният списък, който изпратихте за строителни проекти на стойност... не може да бъде одобрен от нас поради следните причини.
• Вашето предложение (проект) е отхвърлено поради следните причини...

Напомняне

• Напомняме, че според плана за съвместна работа трябва...
• Напомняме, че в съответствие с... Трябва...
• Напомняме ви, че дължимото ви плащане възлиза на...
• Напомняме, че срокът за предаване на ръкописа изтича...

Гаранции

• Ние гарантираме плащане.
• Гарантираме срокове.
• Ние гарантираме качеството на продуктите.

Тълкуване на собствената позиция

• Нашите призиви по този въпрос не доведоха до положителни резултати.
• Нямаме забележки по дизайна.
• Не можем да ви доставим стоките... поради следните причини:...

Тълкуване на действията на другата страна

• Подобно забавяне може да доведе до...
• Напълно необяснимо защо вашият завод бави изпращането на форми...
• Обещанията, които сте дали, не се спазват.

Последни думи

• Надяваме се молбата ни да бъде изпълнена.
• Очакваме с нетърпение по-нататъшно сътрудничество.
• С пожелания за успех.
• Молим Ви да не забавяте отговора си.
• Моля да ни извините за забавянето на отговора (за грешка).

Етични стандарти за бизнес кореспонденция

Бизнес кореспонденцията, както всяка друга форма на човешко взаимодействие, се основава на набор от етични правила и норми, основната от които е „КОРЕКТНОСТ И УВАЖЕНИЕ КЪМ ВАШИЯ ПАРТНЬОР“. Дори ако целта на писмото е да изрази оплакване, текстът му не трябва да съдържа груби думи или некоректни изрази, които могат да обидят вашия контрагент. Грижейки се да запазите достойнството на вашия получател, вие по този начин запазвате своето собствено.

• започнете съобщението с изявление за отказ. На първо място, трябва да посочите мотивацията си. взето решениеи изяснете, че при определени обстоятелства въпросът може да бъде върнат за разглеждане;
• наложете на адресата очаквания резултат от въпроса, например: „Моля, проучете и разрешите проблема положително“ или „Моля, одобрете тази кандидатура“
• насърчавайте адресата да бърза при вземане на решение с думите „спешно“, „незабавно“, „в по-кратък срок“. По-добре е да използвате формулите на етикета „Моля да отговорите до такава и такава дата“, „Призовавам ви незабавно да ме информирате за решението си“
• намек на адресата за неговото въображаемо невнимание, некомпетентност, въвеждане в текста на писмото на формулировка като „Предлагам внимателно да проуча ...“.

За получателя на бизнес писма задължителните изисквания от гледна точка на етичните стандарти са:

• отказ от формуляр за отговор, в който писмо с молба или писмо с оферта се връща на автора с информацията за отговор, поставена върху тях;
• бърз и ясен отговор на изпращащата организация. Забавянето или липсата на отговор може да се счита за отказ от сътрудничество.

Следването на етичните стандарти за бизнес кореспонденция, изброени по-горе, няма да изисква от вас да извършите подвиг и с времето ще стане лесно и обичайно. Освен това ще ви създаде репутация на тактичен човек и дори ще ви научи как да превръщате противниците си в съюзници.

Общи правила за писане на бизнес писма

В допълнение към структурата, друг важен компонент на компетентното бизнес писмо е неговият спретнат дизайн.

Информационно писмо

Информационно писмо- Това е официално писмо, което информира адресата за официална информация.

Дължината на бюлетина варира от един параграф до няколко страници.

По правило информационните писма се подписват от ръководителя на организацията, а в случай на масово изпращане (например до всички клиенти на компанията) те може изобщо да не съдържат ръчен подпис природа.

Молба– официално писмо, изпратено за получаване на официална информация или документи.

По принцип запитванията се изготвят по същия начин като исканията. Писмата за искане обикновено се подписват от ръководителя на организацията или официално упълномощено длъжностно лице.

Текстът на писмото с искане трябва да съдържа обосновка за необходимостта от предоставяне на материали или информация и действителното изложение на искането.

Писмо с искане изисква писмо с отговор.

Писмо за отговор

Писмото за отговор е служебно писмо, което е написано като отговор на писмо със запитване или писмо с молба.

Отговорът може да бъде отрицателен (писмо за отказ) или положителен.

Текстът на писмото-отговор трябва да използва същия език и лексика, които авторът е използвал в инициативното писмо, при условие че писмото с искане е написано правилно от езикова гледна точка.

Не трябва да включвате в текста на писмото отговор връзка към полученото писмо („Към вашето писмо от _______#__…“).

Информацията за инициативното писмо е включена в регистрационния номер на писмото за отговор. Препоръчително е да започнете писмо за отказ с обосновка на отказа: „Във връзка с...“, тъй като отрицателният отговор трябва да бъде обоснован, не можете. просто откажете заявка без обяснение.

Писмо за потвърждение

Писмото за потвърждение е официално писмо, в което адресатът потвърждава предварително постигнати договорености, намерения, получаване на информация, документи или други материали и др.

Основната езикова формула на този тип писма е: „Потвърждаваме (получаване на документи, предварителен договор, съгласие за ...)“.

При потвърждаване на предварителен договор текстът на писмото трябва да очертае накратко неговата същност.

Ако получаването на документи е потвърдено, трябва да ги назовете и т.н. Писмото за потвърждение може да завършва с молба, желание или предложение.

Писмо за оплакване

Писмото за оплакване е инициативно делово писмо, чиято цел е да изрази оплакване или недоволство до адресата.

В заключение трябва да се изразят конкретни желания или предложения за коригиране на ситуацията.

Гаранционно писмо

Гаранционните писма имат за цел да предоставят на адресата писмени гаранции, за да потвърдят определени обещания или условия, намерения или действия на автора (изпращащата организация), по един или друг начин засягащи интересите на адресата.

Гаранционните писма са адресирани до организация или физическо лице. Думата „гаранция“ може изобщо да не се споменава в текста на писмото, но писмото ще остане документ, съдържащ гаранция.

Плащането за извършената работа, времето на нейното завършване, качеството на работата, качеството на продукта, времето на доставката му, плащането за получените продукти и т.н. могат да бъдат гарантирани. Тези аспекти могат да формират съдържанието на цялото писмо или да бъде включено в текста на писмото като негов компонент.

Гаранционните писма имат подчертано правно естество, съответстващи по статут на документи с договорен характер. Най-често се издават гаранционни писма за потвърждение на плащането.

В този случай е задължително да посочите номер на договор и фактура, по която трябва да се извърши плащането.

Гаранционните писма се отличават с яснота, точност и недвусмислена формулировка - тъй като говорим за предоставяне на адресата на гаранции от името и от името на организация или длъжностно лице. Трябва да посочи вида на операцията, която трябва да се извърши.

Такива писма могат да започват с изложение на същността на гаранциите, предоставени на адресата, например: „С това писмо гарантирам...“.

В други случаи гаранционното писмо може да съдържа изложение на причините за намерението на автора да декларира готовността си да предостави на адресата определени гаранции. В този случай съответното твърдение се формулира в последното изречение, например: „Ние гарантираме плащане“ или „Навременно и пълно плащанеГарантирам."

Особеност на този тип писмо е наличието, заедно с подписа на автора (например директор на организация), на подписа на длъжностно лице, което отговаря пряко за финансови или други въпроси. Ако се изпраща гаранционно писмо като задължение за плащане на покупка, предоставена услуга и т.н., тогава в него трябва да се посочат банковите данни на разплащащата организация.

Ключовата фраза на гаранционното писмо може да включва следните думи и изрази:

• Ние гарантираме...
• Ние гарантираме, че...
• Фирмата партньор гарантира...
• Моля, изпратете на нашия адрес с наложен платеж (вид гаранция)…
• Ние гарантираме плащане...
• С това гарантираме...

Резюме

Автобиографията е вид бизнес писмо, което има за цел да предостави най-пълното и изгодно представяне на специалист пред работодателя.

Когато пишете автобиография, трябва стриктно да спазвате редица правила:

1. Представи се
2. образование
3. опит
4. Трябва ли да посоча желаното ниво на заплата?
5. Трябва ли да предоставя допълнителна информация за себе си?
6. Имате ли нужда от лични данни?
7. Съобразете автобиографията си с изискванията на работодателя
8. Отношение към командировките
9. Наличие на препоръки
10. Мотивационно писмо

Няма и не може да има единна автобиография за всички случаи, която да бъде изпратена до всички компании без промени.

Всеки път първо трябва да помислите какви качества ще бъдат оценени нова работа, и съответно променете автобиографията. Информацията, представена в автобиографията, трябва да бъде надеждна. Не оставяйте празни петна в автобиографията си.

И най-важното, резюмето трябва да е кратко: не повече от една до една и половина страници. Способността ви да формулирате ясно и кратко е показател високо нивообща култура.

Наличието на снимка в автобиографията е добре дошло.

1. Потвърждение на факта и условията на работа в организацията, кратка информацияотносно заеманите длъжности и изпълняваните задължения (за препоръчително писмо от частно лице в този параграф се посочва за какъв период от време и в какво качество авторът на писмото познава препоръчаното лице). Списъкът с отговорности трябва да посочва квалификациите на препоръчаното лице. Ако препоръчаното лице е заемало различни длъжности, тогава данните за заеманите и изпълняваните длъжности служебни задълженияса посочени за всеки интервал от време. Пример:Сидоров Владимир Александрович работи в компанията Vector от 12 март 1998 г. до 16 март 2002 г., включително от 12 март 1998 г. до 16 март 2002 г. - като мениджър на отдела за търговия и покупки, от 17 март до 25 ноември 2002 г. - като старши мениджър в същия отдел. Отговорностите му като ръководител се състоеха в организирането на доставката на компоненти, а като старши мениджър - в организирането на взаимодействието между фирмите доставчици на компоненти и производството.
2. Кратко описание на препоръчаните професионални, бизнес и лични качества и постигнатите успехи по време на работата му в организацията. Трябва да изоставите такива общи думи като надежден, компетентен, съвестен и т.н., и да се съсредоточите върху конкретни факти, които характеризират препоръчания човек по отношение на неговите професионални качества и способност да се справя с определени задачи. Тук можете да се съсредоточите върху категории като ниво на знания и усърдие при изпълнение на основни задължения, способност за справяне с нестандартни задачи, изобретателност, инициативност, способност за учене, способност за адаптиране към различни ситуации, емоционална стабилност, лидерски качества Тук можете да дадете приблизително сравнение на работата на препоръчания човек с работата на неговите колеги, да посочите най-значимите постижения, проекти, разработени и реализирани лично от него. Пример:Самостоятелно усвоих софтуера, независимо и успешно проведен бизнес преговори, ефективно ръководи подчинени и др.
3. Причини за смяна на работа (напускане на организацията, преместване на друго място). Това може да бъде промяна в профила на организацията, закриване на отдел, кадрови промени в организацията, промяна на местоживеене и др.
4. Изводи. Кратка и конкретна оценка на компетентността, деловите качества на препоръчаното лице, негов творчески потенциали възможности кариерно израстване. Препоръки за заемане на конкретна позиция или длъжности (в някои случаи е препоръчително да посочите тук степента, в която препоръчвате човек за желаната позиция: безусловно, силно, с известни резерви, не препоръчвам). Пример:Сидоров Владимир Александрович владее технологиите... (има богат опит в работата със сървър софтуер...или ...може да работи независимо с корпоративни клиенти... и т.н.). Вярвам, че г-н Сидоров може ефективно да изпълнява задълженията на ръководител на отдел, като работи като началник на отдел, заместник-ръководител на изчислителния отдел на предприятие от средно ниво.
5. Данни за контакт на лицето, което подписва писмото. Това е особено важно за препоръчителните писма, написани от частни лица, тъй като е напълно възможно новият работодател, след като е прочел препоръчително писмо, ще иска да изясни някои подробности.

Прессъобщение

Прессъобщението е информационно съобщение за медиите, чиято цел е да привлече вниманието към определено събитие (настъпило или предстоящо) с цел максимално отразяване на това събитие в медиите.

Прессъобщенията се съставят и изпращат от пресслужбите на компании и организации и имат определени правила за писане:

• думата „Прессъобщение“ трябва да бъде посочена в заглавката на документа и да бъде посочена датата на разпространението му;
• заглавието на прессъобщението трябва да отразява темата и посланието на информационното съобщение възможно най-ясно;
• същността на заглавието на прессъобщението може да бъде разкрита по-подробно в подзаглавието (не е необходимо обаче неговото присъствие);
• първият параграф на прессъобщението трябва задължително да съдържа следната информация: какво, къде и кога се е случило (ще се случи);
• Обемът на прессъобщението не трябва да надвишава страница и половина машинописен текст. В този случай е препоръчително да се ограничите до една страница, включително подписа и долния колонтитул на бланката на организацията;
• прессъобщението може да включва цитати от създатели на новини - отговорни говорители на организацията;
• прессъобщението се изготвя на бланката на организацията;
• в подписа на прессъобщението трябва да се посочи името на лицето за контакт, което може да предостави допълнителна информацияпо темата на прессъобщението и неговата информация за контакт: телефон (за предпочитане мобилен), имейл, ICQ номер.

Поздравително писмо

Форматът „Поздравления“ принадлежи към категорията на личната бизнес кореспонденция.

Съставя се на поздравителен формуляр или пощенска картичка и при съставянето му може и трябва да има предимство креативност. Това се отнася както за текста на писмото, така и за неговия дизайн.

Поздравленията могат да бъдат лични (Честит рожден ден) или масови (например Честита Нова година).

В първия случай обръщението към адресата трябва да е лично - по име и бащино име; във втория случай може да бъде общ, например „Скъпи приятели!“

И в двата случая изпращачът трябва лично да подпише поздравлението (при изпращане на масови поздравления се използва факсимиле).

Лични поздравления

Масови поздравления

Писмо-покана

Форматът „Покана“ принадлежи към категорията на личната бизнес кореспонденция.

Издава се на официална бланка или пощенска карта и има за цел да уведоми адресата за определено гала събитие, на която е поканен да посети.

Поканата трябва да съдържа информация за мястото и часа на събитието, както и името му.

Поканата трябва да посочва приемливия дрескод (например черно и вратовръзка), както и броя на лицата, за които се отнася поканата.

По правило поканата има личен характер, но при провеждане масови събитияможе да е безличен.

Лична покана

Масова покана

Благодарствено писмо

Форматът „Благодаря“ принадлежи към категорията на личната бизнес кореспонденция и е насочен към изразяване на благодарност към адресата.

По правило благодарността се издава на официалната бланка на организацията, но може да бъде издадена като пощенска картичка.

Текстът на благодарственото писмо е написан в сбит, приятелски и официален стил с препратка към събитието, което е накарало подателя да изрази своята благодарност към адресата. При желание могат да бъдат посочени и други заслуги на адресата. Благодарността се заверява с личен подпис на подателя, а в някои случаи и с печат на организацията.

Пример: Съобщение от министър-председателя на Великобритания до председателя на Съвета на народните комисари на СССР (25 април 1942 г.) „Много съм ви благодарен за вашето съобщение от 23 април. Ние, разбира се, ще приветстваме посещението на г-н Молотов, с когото съм сигурен, че можем да направим много полезна работа. Много се радвам, че намирате за възможно да разрешите това посещение, което съм сигурен, че ще бъде много ценно.“

Съболезнователно писмо

Форматът „Съболезнование“ принадлежи към категорията на личната бизнес кореспонденция и има за цел да изрази съпричастност и подкрепа към адресата по повод друго тъжно събитие или загуба.

Когато пишете съболезнователно съобщение, е много важно да изберете правилните искрени думи, които наистина могат да подкрепят получателя в скръбта му.

В същото време е важно да изразите чувствата и преживяванията си относно случилото се.

Съболезнованията се издават в дискретен коректен стил на официална бланка или специална пощенска картичка и се заверяват с личен подпис на подателя.

Бизнес писмо- документ, използван за комуникация, предаване на информация на разстояние между двама кореспонденти, които могат да бъдат както юридически, така и физически лица.

Поради естеството на дейността си, един мениджър или специалист по управление трябва да пише много бизнес писма.

Бизнес писмата включват характеристики, автобиографии, препоръчителни писма, напомнящи и благодарствени писма, писма с покана за интервю или презентация, писма за отказ, искови молби, оплаквания и др.

Как да напиша правилно бизнес писмо

• хартията за бизнес писма трябва да бъде добро качество, абсолютно чисти, спретнато подстригани;
• Препоръчително е формулярът за бизнес писмо да носи логото на организацията, нейното пълно име, пощенски и телеграфни адреси, телефон, факс, имейл и банкови данни;
• служебните служебни писма се отпечатват на лицевата страна на листа, без маркировки; всички страници без първата са номерирани с арабски цифри;
• ширината на полето от лявата страна на листа трябва да бъде най-малко 2 cm, параграфът започва с червена линия с отстъпление от пет интервала от левия ръб на линията; текстът се отпечатва на един и половина до два интервала; Препоръчително е да избягвате пренасянето на думи;
• в горния десен ъгъл на бизнес писмо под адреса на изпращащата организация се посочва датата, за предпочитане изцяло (например 2 януари 2007 г.);
• от лявата страна на листа се изписва името на организацията или фамилията и адреса на лицето, до което се изпраща бизнес писмото;
• отдолу, от ръба на реда или в центъра на листа се изписва учтиво обръщение; например „Уважаеми Иван Иванович“; запетая е задължителна след адреса, но често се използва удивителен знакда започва следващата фраза с червен ред и главна буква;
• бизнес писмото завършва с думи на благодарност за сътрудничеството и изразява надежда за неговото продължаване;
• подписът е положен в дясната страналист, след последната фраза за учтивост, например „С уважение...“, фамилията на подписващия се отпечатва под неговия собственоръчен подпис;
• резолюциите на всички видове входяща кореспонденция трябва да бъдат направени с молив или на отделни листове хартия; бизнес писмо се сгъва с текста вътре, а най-важните бизнес писма не се сгъват, за което се изпращат в големи дебели пликове;
• на телеграфна заявка трябва да се отговори в рамките на 3 дни, на служебно писмо - 10; ако искането изисква подробно разглеждане, тогава в рамките на 3 дни трябва да информирате, че бизнес писмото е взето под внимание и да дадете окончателен отговор в рамките на 30 дни.

• точност и яснота на представяне на мисли - кратки думи, кратки фрази, кратки параграфи
• максимална достъпност на текста за разбиране, използването на прости фрази, които точно и недвусмислено изразяват същността
• грамотност
• коректност