Образци на бизнес писма. Етика на бизнес кореспонденцията

По принцип не трябва да възникват въпроси за това как и с какви средства могат да бъдат създадени и изпратени. Въпреки това, не всеки е готов веднага да започне тази задача, когато става въпрос за официални писма, особено когато авторът на писмото очаква да получи отговор. Ще ти го отворя малка тайнабизнес кореспонденция, колкото по-строг е характерът и стилът на писмото, толкова по-голям е шансът за отговор от получателя. В този урок ще предоставя няколко примерни имейла, които трябва да помогнат на потребителите да решат кой собствен стил и впоследствие да съставят съобщения по най-компетентния начин.

Първо, трябва да решим какво естество ще бъде буквата, която създаваме. Разделям всички изходящи имейли на три основни типа:

• Бизнес предложение
• Бизнес запитване
• Приятелски адрес

Съответно и за трите типа имам шаблони, както под формата на прости текстови файлове, така и под формата на шаблони, пригодени за конкретни имейл програми. Нека да преминем към всеки от тях по ред.

Бизнес предложение

Здравейте (Добър ден), [име на лицето, към което се обръщате]!

Препоръчително е да посочите името във всяко писмо, когато общувате, защото личното обръщение поставя човек в приятелско настроение. Ако обаче все още не можете да разберете името, шаблонен поздрав ще бъде достатъчен.

Представям на вашето внимание една нова услуга ( нов продукт) от нашата компания [име на фирма].

Позволете ми да предложа сътрудничество в областта на [наименование на сферата на дейност].

След това опишете накратко предимствата на вашето предложение по отношение на цена или някои качествени характеристики. Основното нещо е да не прекалявате. Мегабайтите текст и дори допълнени с ярки, безсмислени снимки само плашат хората. Ако получателят на писмото се заинтересува от вашата оферта от първите редове, той непременно ще се свърже с вас за допълнителна информация.

Ако се интересувате сериозно от правилните хорасе свърза с вас при първия контакт, тоест има смисъл да мислите за достъпността не само от имейл. Би било добра идея да създадете акаунти в услуги като ICQ иSkype. Понякога е много по-лесно човек да се свърже с вас по обикновен телефон, ако, разбира се, благоразумно сте оставили номера в подписа си.

Защо е необходимо да дублирате собствения си имейл адрес в подписа, ще попитате, ако той автоматично се препраща от сървъра за електронна поща. Правилото тук е, че излишната информация в бизнес кореспонденцията никога не е излишна. Нека си представим ситуация, в която вашето писмо е получено от човек, който потенциално не се интересува от офертата или просто не е компетентен да отговори правилно на нея. Той препраща полученото съобщение на друг потребител, но по някаква причина информацията за истинския подател се губи от автоматично добавените данни, което затруднява връзката с вас. Винаги обаче ще бъде достатъчно да погледнете подписа, за да определите автора на писмото и необходимите му контакти.

Бизнес запитване

Здравейте (Добър ден)!

Или, ако името на адресата е известно, тогава (Уважаеми, [Име, Бащино име])!

Моля, предоставете информация за продукта (услугата) [име на продукт/услуга] с описание пълни спецификациии конкурентни качества.

Въз основа на Федерален закон RF [номер на документа и дата], моля, предоставете информация [опишете данните, необходими за получаване].

Можете също така да се свържете с ръководството на определена услуга в Интернет, ако вашите права са нарушени.

Във връзка с нарушение на клауза [номер на клауза в потребителското споразумение] от потребителското споразумение, а именно: „[цитат пълен текстнаименована точка]“, моля да извършите проверка и да предприемете съответните санкции срещу виновното [отговорно (ако говорим за обслужващи служители)] лице [сайт (име на обект)]. Моля, докладвайте резултатите от проверката и наложените санкции на [Вашият имейл адрес].

Приятелски адрес

Поздрави (Добър ден) (Здравей), [име на човек]!

Когато за първи път се свържете с нас по приятелски начин, добър показателвашето текстово съобщение ще бъде завършено. Правилно написан, обемен текст ще покаже вашия висок интерес за контакт правилният човеки ще събуди желание за отговор. Не забравяйте да започнете разговора с няколко първоначални въпроса.

Примерен имейл

В условия модерен святбизнес контактите често започват с бизнес кореспонденция - писмена форма на бизнес взаимодействие, която включва всякакъв вид кореспонденция (писмо, съобщение и др.), изпратена от всяко длъжностно лице от негово име и по силата на длъжността му.

Важен аспект е спазването на определени стандарти на етикета. В противен случай установените връзки могат да бъдат прекъснати и клиент или бизнес партньор може да бъде загубен. Добре оформената бизнес кореспонденция допринася за най-благоприятното впечатление за Вас или фирмата.

Овладяването на магията на буквите е важно за всеки човек. Да кажем при търсене нова работа: съставяне и изпращане на автобиография, тестови задачи, мотивационни писма, допълнителна информация за себе си, уговаряне на час за среща.

Интересното е, че съществуващите днес правила за бизнес кореспонденция са разработени преди около 150 години в Англия.

Видове бизнес писма

За да решите как да съставите писмо, трябва да знаете разликите между неговите видове. Това ще ви помогне да решите темата на съобщението и правилния му дизайн. Това ще ви помогне да не изглеждате глупаво в очите на важен противник.

Според проектната структура има:

• Писма за комуникация

Това включва писма за отказ, искове, извинения и самопризнания. Всичко, което един служител използва в хода на професионалната си дейност.

• Споразуметелни писма

Важен вид писане. Благодарение на нея се обобщават резултатите от срещата, формират се споразумения, определя се времето за изпълнение на задачите и двете страни се убеждават в правилното разбиране на договора.

Правила за бизнес писма

Начинът, по който блогърите си позволяват да се изразяват, не е ваш избор. Няма извинение за грешки и печатни грешки. Не можете да се утешите с трудностите на изучаването на език от детството. Трябва да бъдете възможно най-взискателни към себе си. В противен случай това рисува неблагоприятна картина на вашата личност и образование.

Особеността на бизнес кореспонденцията е, че грешките в правописа на професионални думи се считат за показател за некомпетентност на дадено лице в избраната област.

Основни правила:

1. Избягвайте да използвате думи, чиято точна дефиниция не знаете. В краен случай проверете значенията им в речниците.
2. Избягвайте използването на специфична терминология. Някои думи може да са непознати за събеседника и да бъдат изтълкувани погрешно от него. Етикетът на бизнес кореспонденцията включва в такива случаи предоставяне на обяснение на термини и съкращения.
3. Пишете с кратки изречения. Дължината и цветността на конструкциите са подходящи при писане на роман, а не по време на бизнес преговори.
4. Първо въведете съобщението не в тялото на писмото, а в документ на вашия компютър или онлайн редактор. Положителен аспект е автоматичната проверка на правописа и пунктуацията на текста. Това също така предотвратява случайното изпращане на писмото до получателя преждевременно или загуба поради затваряне на браузъра или загуба на интернет. Когато работите в Microsoft Word, използвайте автоматично запазване на материала на определени интервали.
5. Трябва да избягвате да пишете съобщение на телефона или таблета си. Съществува риск от неподходяща автокорекция.
6. Преди изпращане проверете за грешки и последователността на текста. Препоръчително е да проверите въведения текст отново след час, като временно преминете към други неща и забравите да го напишете. Това ще ви помогне да погледнете текста от различна гледна точка, виждайки всички неточности.

Форматиране на бизнес писмо

Изисква се специално внимание към детайлите при подготовката и воденето на кореспонденция. Той също така показва уважение към вашия опонент и ви позволява да спестите време, което може да бъде изразходвано за преработване на материала.

Не трябва да се пренебрегват следните аспекти:

• Правилно попълване на темата на писмото

Ако това е първото съобщение, заглавието може да е ярко. Но ако вече има комуникация с опонента, темата на писмото трябва да бъде посочена кратко и стегнато. Това са основите на комуникацията. Те ви помагат да намерите съобщението след известно време, така че препрочитането да е лесно както за подателя, така и за получателя.

• Цитиране

Съобщението, което изпращате, може да съдържа въпроси, на които трябва да отговорите. Има смисъл да им се отговори, цитирайки всеки поотделно. Когато изпращате писмо с няколко препращания, струва си да използвате номериране и да разделите текста на параграфи. Така за събеседника ще стане ясно на какъв въпрос отговаряте.

Прекомерните вериги от котировки създават усещане за хаос в комуникациите. Въпреки това, ако има нужда да се върнете към предишни съобщения или да напомните на събеседника за нещо, струва си да го направите. По-специално, когато става дума за бюджет, пакет от услуги и време.

• Вземете предвид цялата получена информация

Когато съставяте писмо, трябва да коментирате накратко всички документи, приложени от вас или вашия събеседник. Така получателят веднага ще разбере какво съдържание на файловете го очаква.

• Вашият собствен подпис е аналогия на визитна картичка

Бизнес кореспонденцията изисква подпис. Може да се направи автоматично, тогава ще присъства във всяко изпратено писмо. Как да създадете информативен подпис? Използвайте вашето име и фамилия, текуща позиция, работни контакти и фирмено лого.

Например: „С уважение, Иван Иванов, вашият ръководител на проекта, телефонен номер или други месинджъри.“ Или „С най-добри пожелания, Иван Иванов...“.

Подписът може също да бъде закачлив и креативен, показващ специална връзка с компанията или каузата. Например, служители на мрежа от книжарска индустрия могат да използват фразата „В момента чета...“, когато вмъкват име на текущи нови продукти. Но е по-добре да съгласувате такива неща с началниците си.

• Пощенски адрес

Правилата за бизнес кореспонденция изискват показване на пощенски адрес. Би било по-добре, ако беше чисто работник. Името на компанията, длъжността, собственото или фамилното име могат да бъдат показани там, но не и годината на раждане или закачливи псевдоними/думи. По-добре помислете правилно имеадрес за много години, ако планирате да го напуснете, дори ако промените дейността или позицията си.

• Шрифт и разстояние

В документацията най-често използваният шрифт е Times New Roman, размер 12 за таблици или 14 за текст. 1,5-2 интервала. Това са неизказаните основи.

Бизнес стил на общуване

Бизнес кореспонденцията включва деликатен акт на балансиране. Приятелското общуване тук е неподходящо, но и подчертано грубото общуване не е подходящо.

Характеристики на комуникацията:

• Тежест на дизайна

Умалителните думи и жаргонните изрази ще бъдат неподходящи.

• Използване на емотикони

Използвайте емотиконите внимателно или ги избягвайте. Първият контакт не позволява тяхното присъствие по принцип. В бъдеще може да има скоби, но само положителни, в умерени количества. Любезността и хуморът са неприемливи в този стил на общуване. Тази форма е неприемлива, ако сте подчинени на събеседника си.

• Поздрави по име и бащино име

Правилата за водене на бизнес кореспонденция предполагат уважително отношение към събеседника, внимание и интерес към неговата личност. Това повишава интереса на опонента ви към вас и увеличава шанса за неговата снизходителност. Желателно е предварително да знаете името на лицето, към което се обръщате, както и неговите предпочитания за адрес.

• Отговор до два дни

Правилно е да изпратите отговор на съобщението в рамките на няколко работни дни. В противен случай се счита за неуважение. Ако писмото е изпратено преди уикенда или ваканцията, не е нужно да му отговаряте, ако не е спешно. В противен случай трябва да предупредите събеседника си за временното отсъствие на вашия отговор или за кратко да се отпишете за съдържанието на писмото.

• Липса на натрапчивост

Постоянното питане за нещо, искане на потвърждение ще ви покаже в лоша светлина. Ако се изисква потвърждение от събеседника, можете да му напомните за необходимостта да отговори след три дни. Ако въпросът е спешен, по-добре е да го споменете първоначално в първото си съобщение.

• Огледално правило

Етикетът в бизнес кореспонденцията често ви позволява да се обръщате към опонента си по начина, по който той го прави. Това увеличава възможността за взаимно разбиране и общуване на едно ниво. Проследявайте какви термини, стил на комуникация и обръщение използва вашият събеседник.

• Весели празници

Ако комуникацията се осъществява около или по време на официални празници, струва си да поздравите събеседника. Това са правилата на бизнес кореспонденцията. Също така е полезно да знаете кога е рожденият ден на опонента ви.

• Благодарност

Елементарна учтивост биха били думите на благодарност в отговор на поздравление, покана или обяснение.

Като вземете предвид всички горепосочени характеристики, няма да е трудно да установите контакт с вашия събеседник и да формирате благоприятно мнение за себе си.

Значението на правилата за бизнес писане

Всъщност всяко изпратено писмо - визитка, показваща бизнес позицията, която сме избрали. Така че изглежда прилично, вдъхва уважение и доверие, а преговорите са придружени от комфорт и ефективност при решаване на проблеми, познаване на правилата добри обноскии постоянното им спазване е непоклатима гаранция за успех.

По отношение на всяка кореспонденция, в Интернет или в писма, се прилагат същите строги стандарти, както при комуникация по телефона или лични преговори. Принципите, на които се изгражда взаимодействието:

• взаимно уважение между опонентите към личността и деловата позиция на другия;
• внимание към бизнес интересите на опонента;
• запазване на конфиденциалност;
• точност при решаване на важни задачи.

Бизнес кореспонденцията е необходима, защото:

• при изпращане на писмо няма отговор, дори и да се подразбира;
• писмата се губят в потока от ненужна информация и служителите постоянно се обаждат един на друг с молба да проверят пощата си;
• след прочитане на имейла е напълно неясно какво е необходимо от вас;
• поради изобилието от подробности и хаоса от информация в съобщенията, мислите са объркани и труден въпросвсе още не е разрешено.

Можете да спестите много свободно време, ако внедрите общи правилаводене на бизнес кореспонденция. Това ще помогне да се избегнат горните проблеми.

Всеки, който се стреми да изглежда приличен в бизнес средите, винаги използва. И винаги помни основното - имейлът не трябва да петни нито адресата, нито репутацията на компанията, на която е представител, нито бизнес имиджа.

Способността за правилно и компетентно водене на бизнес електронна кореспонденция е основният компонент на образа на съвременния мениджър. Това е както признак за общо културно ниво, така и показател за личен професионализъм. Според това как човек умее да формулира и формализира своите мисли, може уверено да се съди за отношението му към другите и към себе си лично. Небрежно написан имейл може лесно да съсипе бизнес репутацията на автора в очите на партньори и колеги.

Правила за бизнес кореспонденция по имейл

1. Използвайте служебния си имейл адрес само за бизнес цели. Ако изпратите писмо от работен сървър, докато сте на работа, то се запазва, както изходящата, така и входящата поща. Вашият работодател може да прочете писмото по всяко време. Водете бизнес кореспонденция само в рамките на стените на офиса.

2. Ясно разберете към кого е адресирано вашето съобщение и за кого информацията, съдържаща се в него, може да бъде полезна. До кого е адресирано вашето писмо? Към клиента? На партньор? колега? На подчинен? На шефа? Адресатът е посочен в колона „до“, заинтересованите са посочени в „копие“. Никога не изпращайте допълнителни копия, особено на шефа си. Ако в имейла са споменати трети страни, те също обикновено се включват в колоната „копие“.

3. Формулирайте целта на съобщението за себе си. Каква цел си поставяте: какво се стремите да постигнете от читателя на вашето писмо? Каква реакция очаквате? Получателят, след като прочете вашето съобщение, трябва веднага да разбере какво имате нужда от него. Правила за поведение имейл кореспонденция:

Ако искате да внесете индивидуална гледна точка към събитията - от първо лице (ние, аз)
Ако вашето съобщение е със запитване или инструктаж - от 2-ро лице (ти, ти)
Ако пишете писмо като външен наблюдател и искате да информирате адресата за свършени факти или събития - в 3-то лице (те, тя, той).

4. Не оставяйте полето „Тема” празно. Повечето хора, които получават имейл, започват да разглеждат кореспонденцията, като гледат полето за тема. Човек взема решение да прочете писмо за няколко секунди, така че съдържанието на писмото трябва да бъде отразено в реда за тема. Темата трябва да е кратка, конкретна и информативна.

5. Поддържайте съдържанието ясно: адрес и поздрав, основна част, резюме, подпис, контакти. Всяко писмо трябва да съдържа имейл етикет. Не бъдете мързеливи и не пропускайте нито една част от приетото съдържание; правилно форматираното писмо е показател за вашия професионализъм.

6. Обръщането и поздравяването на адресата е показател за вашето уважение към него. Ако е възможно, започвайте всяко писмо с лично съобщение и поздрав. Признак на учтивост е да се обръщате към събеседника си по име. След адреса поставете запетая, ако искате да придадете на съобщението битов характер. И ако искате да подчертаете официалността и значимостта, използвайте удивителен знак, дори ако това писмо е адресирано до колега, с когото често общувате.

7. Придържайте се към принципа: кратко и ясно (KY). Едно от основните правила на кореспонденцията по бизнес имейл е „минимум думи - максимум информация“. Представете мислите си конкретно (ясно), последователно, стегнато и по начин, който е лесен за разбиране. Изреченията трябва да са кратки, за да е по-лесно да се предадат на адресата необходимата информация. Има един Златното правило на имейлите– порционно, една тема – едно писмо. По-добре е да изпратите няколко писма (всяко с една и съща тема), отколкото едно голямо съобщениес няколко несвързани идеи.

8. Не превръщайте неформалното общуване в делова кореспонденция. Няма емоция в имейла! Ако искате да подчертаете емоционално изложените в имейл съобщението точки, емоционалният подтекст трябва да е скрит зад неутрален, външно спокоен и коректен тон на представяне. Постига се със съдържание, а не с език.

9. Придържайте се към ясна структура на основния текст на писмото. Най-често писмото се състои от три части:

Причината за написването на писмото (причина, основание). Тази част обикновено е възможно най-кратка
Последователно представяне на същността на проблема
Решения, искания, предложения, заключения

10. Появата на съобщението трябва да бъде изключително лесна за разбиране. Разделете текста на абзаци, които не трябва да съдържат повече от пет до шест реда. По-добре е абзаците да се разделят един от друг с празен ред. Изберете един цвят и един шрифт, така че текстът да се възприема по-добре. По-добре е да не се използва, освен ако не е абсолютно необходимо удивителни знаци, емотикони, съкращения, курсивни елементи.

11. Пишете правилно. Неграмотното писане показва, че авторът не е достатъчно образован. Вашата бизнес репутация е дискредитирана от правописни и грешки в текста. Преди да изпратите писмо, имейл етикетпрепоръчва да прочетете отново писмото внимателно. Много програми за електронна поща и текстови редактори могат да проверяват пунктуацията и правописа и ако бъдат открити грешки, предлагат опции за коригиране. Тази услуга е необходима за писане на имейли.

12. Помислете каква документация трябва да бъде включена в прикачените файлове. Не трябва да включвате подробна информация в тялото на писмото; по-добре е да го изпратите като отделен файл. В реда за тема на имейла не забравяйте да посочите кой файл вмъквате, в противен случай получателят може да го сметне за вирус. Всички файлове трябва да бъдат сканирани с антивирусен софтуер преди изпращане.

13. Винаги пишете информация за контакт и се абонирайте. Това ще ви покаже от добра страна и ще демонстрира вашите професионални качества. Подписът не трябва да е повече от пет или шест реда. Тя трябва да се състои от името на фирмата, вашето собствено и фамилно име и вашата длъжност. Обикновено за външни получатели се посочват и вашият имейл адрес, телефонен номер и адрес на уебсайта на компанията.

14. Послеписът се използва изключително рядко в бизнес кореспонденцията. Ако използвате послепис в съобщението си, това е индикация, че не сте обмислили достатъчно съдържанието на писмото.

15. Само в специални случаидава се разписка за прочитане. Обикновено разписката за прочитане трябва да се задава само за външни получатели и само когато се очаква отговор от получателя.

16. Използвайте квадратчето за отметка „високо значение“ само когато наистина е необходимо. Ако имейлът съдържа важна информация, която се нуждае от спешно внимание, задайте важността на „висока“. Това ще подчертае вашия имейл във входящата ви поща. Но не се препоръчва да злоупотребявате с тази функция без нужда.

17. Прочетете отново писмото, преди да го изпратите. Всичко ли е кратко, конкретно, разбираемо, има ли неподходяща информация и граматически грешки. Правилни ли са данните за получателя? Проверете последователността и логиката на представяне.

18. Отговаряйте на имейли незабавно. Уведомлението за получаване на писмо е знак за уважение към колеги или партньори, знак за добро възпитание. Ако в момента не можете да отговорите на писмото, тогава трябва да информирате автора и да обещаете, че ще отговорите незабавно при първа възможност. Отговаряйте последователно на всички зададени въпроси. Не започвайте отговора си като ново писмо. Ако на писмо не се отговори в рамките на 48 часа, получателят може да си помисли, че писмото му е било пренебрегнато или изгубено.

19. Този, който е започнал кореспонденцията, прекратява електронния диалог.

20. Запомнете това Правила за електронна кореспонденция, или по-скоро тяхното съответствие е показател за модерен професионален мениджър.

Днес е доста трудно да се намери компания, която да не е използвала постиженията на научно-техническия прогрес в своята междуличностна комуникационна практика: електронна поща, ICQ, факс, мобилни комуникации. И ако имаме по-добро разбиране на правилата на бизнес кореспонденцията, телефонен разговор, тогава малко хора имат представа как да се държат в интернет. Но и тук има определени правила на етикета, които се регулират от „Нетикет“.

Основното правило на „Setiket” е същото като при всеки друг етикет: дръжте се така, че да бъдете разбираеми, не създавайте проблеми на другите и не пречете на нормалния диалог, дори ако той се води чрез e- поща. Винаги се дръжте така, че да не обидите човека, с когото си кореспондирате онлайн.

Чък Мартин, президент на американската консултантска компания The Digital Estate Group, в статията си „50 практически правила на етикета на бизнес мрежата“ пише: „Нетикетът (мрежов етикет) означава набор от правила за поведение и поведение, възприети при използване на компютърни мрежи. Спазването на тези правила е особено важно, тъй като в електронната среда е невъзможно да се раздели позицията на бизнеса и клиента. „Правилата на бизнес мрежата“ се появиха като ръководство за установяване и поддържане на здрави и щастливи взаимоотношения между търговски дейностии неговите клиенти."

В този раздел няма да разглеждаме правилата за поведение във форуми, блогове и чатове, а само ще ви кажем как да водите бизнес кореспонденция по имейл, за да направите комуникацията с партньори, колеги и приятели по-удобна и ефективна.

Стил на общуване

Когато кореспондирате по имейл, можете да пропуснете поздравите и поздравите и да преминете направо към точката. Но ако искате вашият имейл да бъде по-официален, авторът препоръчва да използвате следната формула за адрес: „Добър ден, скъпи (скъпи) + собствено име, бащино име, адрес.“ И едва след това трябва да преминете към целта на вашето обжалване.

Въпреки цялата неформалност на комуникацията, е необходимо да запомните и следвате едно от най-важните правила при съставянето на имейли – спазване на принципите на грамотност и логика. Фактът, че имейлът е бърз начинобщуването не означава, че трябва да бъде небрежно. Не забравяйте да започнете изречението си с главна буква и да използвате точки. Имената и заглавията трябва да започват с главни букви. Текст, написан само с малки букви, без точки или други препинателни знаци, е труден за четене. Текстът, написан само с главни букви, обикновено се възприема при четене като НЕПРЕКЪСНАТ ПИСЪК.

Трябва да използвате интервали (празни редове) или елипси, за да отделите една идея от друга, тъй като те действат като абзац в имейл.

Форматиране на имейл

Много компании имат единен корпоративен стандарт за форматиране на имейли, който включва структурата на самото писмо, правила за контакт с клиента, подробности за подпис (пълно име, длъжност, работни телефонни номера, имейл адрес и връзка към уебсайта на компанията). В допълнение, този стандарт може да забранява използването на емотикони, които не са свързани с бизнес сферата.

IN общ изгледбизнес структура имейлможе да се представи в следната форма:

1. „Шапка“ в корпоративен стил.

2. Поздрав

4. Сбогом

5. Лично подпис с посочване на контакти.

7. Лого, ако е необходимо.

При изпращане на имейл е необходимо да се попълнят следните полета:

1. "Тема"
2. "до"
3. „Значението на писането“, ако е необходимо.

Когато изпращате имейли, въведете имейл адреса на получателя в полето „До“. Понякога има нужда да изпратите писмо с един текст до няколко получатели, тогава техните адреси могат да бъдат въведени разделени със запетаи. Не забравяйте да попълните полето „Тема“, в противен случай вашето писмо може да бъде изтрито като спам. Тук трябва да въведете няколко думи, описващи темата на съобщението.

Някои имейл програми ви позволяват да посочите важността на дадено съобщение. Това е просто необходимо, ако получателят получава ежедневно голям бройписма. Съобщение, маркирано като „Важно“, има приоритет при проверка на пощата. Но не трябва да злоупотребявате с тази функция. Важното постепенно ще загуби това качество.

Размер на имейл

Правилата на мрежата определят точно размера: имейлът трябва да е два пъти по-кратък от този, написан на хартия. Ако трябва да изпратите важна информация, съдържаща голям обем, тогава е по-добре да напишете кратък придружаващ текст в имейл и да форматирате самата информация като прикачен файл.

Когато се подготвяте да изпратите голям прикачен файл, надвишаващ 200-500 килобайта, не забравяйте да предупредите своя респондент за това. По-добре е да не изпращате големи прикачени файлове в имейли. Има много други начини за предаване на големи текстове, снимки или аудио без използване на имейл. Например чрез ftp сървър или чрез уеб интерфейс.

Адресна книга

В традиционната кореспонденция човек трябваше или да пази адресирани пликове, или да ги запише. Запомнянето на имейл адресите на всички ваши приятели и партньори също не е възможно, нито е необходимо. За да направите това, всяка пощенска програма има функцията „Адресна книга“, в която можете да съхранявате имейла на вашите кореспонденти и друга информация за контакт. Когато използвате тази функция, изпращането на имейл е много по-лесно от изпращането на хартиено писмо; просто изберете желаното име в адресната книга и щракнете върху бутона „изпрати имейл“.

Когато пристигне имейл от респондент, посочен във вашата адресна книга, винаги ще знаете от кого точно сте получили имейла, тъй като записаният контакт ще бъде отразен в полето „От“.

Отговорете на имейл

За да отговорите на получено писмо, просто щракнете върху бутона „Отговор“ във вашата пощенска програма. В този случай се появява форма за ново съобщение, в която в полето „До“ автоматично се въвежда адреса на получателя, а в полето „Тема“: темата на оригиналното писмо ще бъде дадена с „Re:“ маркирайте в началото на реда. По този знак вашият получател ще разбере, че сте му изпратили отговор на писмо на конкретна тема. По този начин получателят може лесно да си припомни значението на кореспонденцията.

Ако пишете на приятели и искате вашето писмо да отговаря на правилата на Seticket, тогава редактирайте текста на оригиналното съобщение, оставяйки само онези редове, които са важни за разбирането на вашия отговор (цитат). След обичайните поздрави и встъпителни бележкиВъведете своя отговор на даденото изречение или въпрос под всеки такъв цитат.

Ако това е отговор на бизнес писмо, оставете целия предишен текст непроменен и напишете отговора си най-отгоре.

Цитирането е включването на фрагменти от изходния текст (в случая писмо) в съобщение с цел възстановяване на същността на съдържанието. Моля, обърнете внимание: в повечето програми за електронна поща цитираният фрагмент е маркиран със знак по-голямо от (>).

усмивки

По време на обикновената комуникация събеседниците се влияят не само и не толкова от думите, а от гласа, интонацията, изражението на лицето и жестовете. Това е недостатъкът на общуването по имейл – лишава те от възможността да обменяш емоции. Но все пак успяхме частично да преодолеем този недостатък. В момента във виртуалната комуникация, включително чрез електронна поща, широко се използват така наречените „емотикони“ (графично представяне на вашите чувства) - лица, съставени от точки, запетаи, тирета и други символи. Те са в състояние поне по някакъв начин да оцветят емоционално текстовете. Използването на емотикони прави кореспонденцията по-оживена - авторът предава не само своите мисли, но и чувствата си. Ето най-често срещаните емотикони:

Има много емотикони, които обозначават както емоциите, така и състоянията на човек или неговия външен вид. Класически емотикони:

1. :-) усмихнат
2. :-))) смеейки се
3. :-Dсмеейки се радостно
4. :-| замислен, неутрален
5. :-(тъжен
6. :-/ нещастен или озадачен
7. :-0 изненадан (отворена уста)

Понякога символът на носа "-" не се отпечатва за по-лесно писане. Например, те просто въвеждат:) или:(. In напоследъкчесто двоеточието се заменя със знак за равенство, например =) вместо :). „Нос“ обикновено не се използва в такива случаи. Също така е често срещано в чатовете да се използват само отварящи или затварящи скоби. Например,)))) или (((((. Броят на символите съответства на нивото на радост или тъга.

Но не се увличайте с емотикони, когато съставяте бизнес писмо, в противен случай може да спечелите репутация на несериозен човек.

Електронен подпис

Електронният подпис е специално създаден файл (подпис), който представлява текстов подпис. Наличието на електронен подпис в съобщенията е правило на добрия тон за бизнес кореспонденция. Електронният подпис също е ненатрапчива реклама на бизнеса. Директната реклама в писма от непознати и непознати хора като правило се възприема негативно, но няколко реда за подпис ще бъдат приети лоялно.

Винаги използвайте подпис - това ще помогне на вашия респондент да ви идентифицира уникално. И не забравяйте да включите няколко възможни начиникомуникация с вас. Обикновено това са телефонни номера, имейл, факс, ICQ

Основни правила за изготвяне на електронен подпис:

1. Електронният подпис не трябва да надвишава 5-6 реда.
2. Броят на символите на ред трябва да бъде не повече от 70.

Функции на мрежата при изпращане и получаване на имейли

Така че изпратихте имейл и наистина се притеснявате дали е минал. И в следващия пътЗа вашето собствено спокойствие вече изпращате писмо с известие за получаване. Но според правилата на Setiket такъв знак е знак за неуважение и недоверие към партньора. По-добре е, след като изпратите съобщението си по имейл, да се обадите на получателя и да проверите дали писмото ви е пристигнало или не. Доста често се използва следната формулировка за потвърждение: след текста на основното писмо, преди вашия електронен подпис, се изписва фразата: „Моля, потвърдете получаването на писмото с писмо-отговор или като се обадите на посочените по-долу телефони.“

Според правилата на мрежата на имейлите трябва да се отговаря. И времето за отговор на имейл не трябва да надвишава два дни. Ако имате нужда от повече дълго времеЗа да отговорите на писмото, си струва да обясните причините за забавянето. Необходимо е да се отговори на писма с нарушено кодиране. В този случай е по-добре да прикачите прикачен файл с обяснения, така че вашият кореспондент със сигурност да може да го прочете. Освен това трябва да отговаряте на писма, съдържащи прикачен файл: трябва да потвърдите, че прикаченият файл е пристигнал и отворен нормално.

Сесията на електронния диалог завършва според правилата на телефонния етикет: който първи е започнал кореспонденцията, той пръв я завършва.

Моля, имайте предвид, че ако не отговорите на имейл в рамките на 7 дни, това е явен отказ за комуникация. Ето защо, ако искате да спестите бизнес отношениятрябва да се обадите или да изпратите второ писмо до вашия бизнес партньор 2-3 дни след изпращане на имейла, за да се изясни дали информацията е достигнала до него или не.

Не забравяйте, че в света на бизнеса винаги трябва да отговаряте на имейли, независимо дали са хартиени или електронни. В противен случай може да ви сметнат за безотговорен и несериозен човек, което разбира се не е така по възможно най-добрия начинда се отрази на вашата бизнес репутация.

Фрагмент от книгата „Международен етикет. Особености бизнес етикет различни държави" Книгата се подготвя за издаване от издателство "Феникс", Ростов-Дон през 2008 г.

Нетикет – (англ. Net - мрежа + Etiquette - етикет) - морални правила на поведение в компютърни мрежи. Правила за поведение в интернет, предназначени да не усложняват живота на другите. Бележка на автора

Смайли, усмивка (на английски: smiley) е идеограма, изобразяваща емоция. Състои се от различни символи, включително сервизни. Емотиконът стана широко разпространен в интернет и SMS. Още през 1969 г. Владимир Набоков спомена в едно от интервютата си, че си струва да се създаде специален препинателен знак за графично показване на емоциите. Едва през 1982 г. обаче Скот Фалман е първият в света, който предлага емотикона във вида, в който се използва днес. Бележка на автора.

Спам (англ. spam) - съобщения, изпращани масово до хора, които не са се съгласили да ги получават. Нежелана реклама. Бележка на автора.

Уикипедия – Безплатна енциклопедия, http://ru.wikipedia.org

ICQ- името на клиентската програма за мрежата за незабавни съобщения, използваща протокола OSCAR, разработена от Mirabilis. Съкращението "ICQ" е подобно на английска фраза„Търся те“ (търся те), на руски компютърен жаргон ICQ се нарича „ICQ“ или „Ася“. Бележка на автора

Доста често първият контакт в света на бизнеса започва с писмена комуникация - бизнес писма. Но ако е написано без спазване на правилата на етикета на бизнес писмото, едва установените контакти могат да бъдат прекъснати и ще загубите клиент или бизнес партньор. Следователно вероятно няма да се налага да убеждавате никого колко е важно да можете да пишете бизнес писма, които ще ви помогнат да създадете благоприятно впечатление за вас лично и за вашата компания като цяло.

Основни правила на бизнес кореспонденция. Съвременните форми на кореспонденция са се развили преди повече от 150 години. Общоприето е, че родината им е Англия, където за първи път са въведени правилата за водене на бизнес кореспонденция.

Общи правила за водене на кореспонденция

1. Преди да започнете да пишете писма до вашия бизнес партньор, трябва да разберете следните точки:

Вид на писмото (придружително писмо, писмо с поръчка, уведомително писмо, напомнително писмо, писмо за представяне, писмо за отказ, писмо за гаранция и др.);

Очаква ли се отговор на вашето писмо (има условия, когато не се очаква получаване на отговор на писмо, например писмо за представяне);

Съдържанието на писмото ще бъде ли ясно разбираемо за вашия адресат, ще остави ли неясноти по въпроса за кореспонденцията;

Сигурни ли сте, че писмо, изпратено по пощата, ще пристигне навреме (ако не, тогава е по-добре да използвате телефакс, услуги DHL услугиили изпратете писмо през интернет).

2. Тонът на писмото винаги трябва да остане правилен.

3. Необходимо е внимателно да се подбира речника, като се избягват неточности, двусмислие и прекомерна употреба на професионални думи. Текстът на писмото трябва да е лесен за разбиране.

4. Бизнес писмото трябва да бъде написано само на бланката на организацията, от името на която действате. защото външен видбланка е вид визитна картичка на вашата компания, тогава дизайнът на официалната бланка трябва да се третира с особено внимание. Колкото по-официална е формата на писмото, толкова по-официален трябва да бъде тонът на писмото.

При подготовката на документи се препоръчва използването на текст Microsoft редактор Word (софтуерен продукт на Microsoft Corporation) с размер на шрифта Times New Roman Cyr No 12 (за дизайн на таблични материали), 13, 14, 15, Times DL размер No 12, 13, 14 с 1-2 интервала.

Когато пишете бизнес писмо, номерата на страниците се поставят в долната част с дясната странастраници, а при изготвяне на други служебни документи - в средата на горното поле на листа.

Текстът на самото писмо е препоръчително да се отпечатва на бланки формат А4 с 1,5-2 междуредови разстояния, а на бланки А5 или по-малък формат с едноредово разстояние. Подробностите за документа (с изключение на текста), състоящи се от няколко реда, се отпечатват с едно разстояние между редовете.

На писмено искане трябва да се отговори в рамките на 10 дни от получаването.

На съобщенията, получени по факс и имейл, трябва да се отговори в рамките на 48 часа, с изключение на почивните дни

Правила за писане на бизнес писмо в Русия

В Русия издаването на официални формуляри е регламентирано нормативни документии на първо място ГОСТ 6.30-2003 „Единни системи за документация. Единна система за организационна и разпоредителна документация. Изисквания към документацията."

GOST установява два стандартни формата за формуляри на документи - A4 (210 x 297 mm) и A5 (148 x 210 mm). Всеки лист от документа, съставен както върху формуляра, така и не върху него, трябва да има полета най-малко 20 mm - ляво; 10 мм - дясно; 20 мм - отгоре; 20 мм - по-ниска.

Тези изисквания за подготовка на документи са фиксирани руското законодателство, но авторът препоръчва използването им при съставяне на бизнес писмо до чуждестранен партньор.

В зависимост от степента на близост с вашия кореспондент, адресът може да започне с думите „Уважаеми + фамилия (собствено име, отчество)“ или „Уважаеми + собствено име и отчество (собствено име)“. Думи като „скъпи“, „господине“, „госпожо“, „заместник-директор“, „ръководител на отдел“ и др. при никакви обстоятелства не трябва да се съкращава. В противен случай получателят има право да мисли, че всъщност не го уважавате много. И писмото трябва да завършва с думи на благодарност за вашето сътрудничество. И след това изразът се поставя преди вашия подпис: „С уважение, ...“ или „Искрено Ваш ...“.

В официалните писма е неприемливо да се обръщате към себе си на „вие“, дори ако в живота вие и този човек сте не само по работа, но и в приятелски отношения.

Обикновено бизнес или официално писмо се състои от няколко типични структурни елемента:

1. Област на заглавието.
В тази част на писмото отляво има ъглов печат на организацията, който посочва името на организацията, нейните пощенски и други данни, както и регистрационния номер и датата на регистрация на писмото като изходящ документ. Ако официалното писмо е писмо-отговор, тук се посочва на кой документ отговаря писмото.
Данните за адресата се поставят от дясната страна на заглавката.

Под ъгловия печат има заглавие на текста на документа. Езиковата структура на заглавката може да изглежда така:

ü предлог “O” + съществително. V предлогичен падеж: "За доставката на автомобили";

ü по въпроса „За“ + съществително. в предлог: „По въпроса за доставката на резервни части“;

ü относно + същ в родителен падеж: „Относно поръчка за покупка“ и др.

2. Същинският текст на писмото. Основните характеристики на дизайна на текста на писмото са следните.

ü Текстът на служебното писмо по правило трябва да засяга един въпрос или няколко въпроса, ако са свързании ще бъдат разгледани в една структурна единицаорганизация получател.

ü Текстът на писмото по правило се състои от две части. Първата част излага причината, основанието или обосновката за изготвяне на писмото и дава връзки към документи, които са основа за изготвяне на писмото. Втората част, започваща с параграф, съдържа изводи, предложения, искания, решения и др.

Структура на бизнес писмо

1. Име на изпращащата организация.

3. Дата на написване на писмото.

4. Адрес на получателя на писмото.

5. Посочване на конкретно лице.

6. Начален адрес

7. Индикация за общото съдържание на писмото, т.е. предмет на писмото.

8. Основният текст на писмото.

9. Крайната формула на учтивостта.

10. Подпис.

11. Посочване на приложението.

Когато пишете бизнес писмо до руски партньор, си струва да запомните още няколко правила.

Длъжността на лицето, до което е адресиран документът, е посочена в дателен падеж, Например:

генерален директор
OJSC "Alfa Business"
В.А. Прохоров

АД "Бета холдинг"
Главен счетоводител
В.М. Иванов

Ако използвате съкращенията „г-н“, „г-жа“, тогава напишете първо фамилното име на респондента, последвано от инициалите.

Документът не трябва да съдържа повече от четирима адресати. Думата „Копие” не се посочва пред втория, третия, четвъртия адресат. При повечеполучателите съставляват списъка за разпространение на документа.

Когато изпращате писмо до организация, посочете нейното име, след това нейния пощенски адрес.

При изпращане на документ на физическо лицепосочете фамилията и инициалите на получателя, след това пощенския адрес

Бележка, указваща наличието на прикачения файл, посочен в тялото на писмото, е форматирана, както следва:

Приложение: за 5л. в 2 екземпляра .

Ако писмото има прикачен файл, който не е посочен в текста, тогава посочете името му, броя на листовете и броя на копията; Ако има няколко приложения, те се номерират, например:

Ако приложенията са подвързани, тогава броят на листата не се посочва.

Ако заявлението не е изпратено до всички адреси, посочени в документа, тогава се изготвя бележка за неговата наличност, както следва:

Приложение: за 3л. в 5 екземпляра. само до първи адрес.

Подробностите „Подпис“ включват длъжността на лицето, подписало документа (пълно, ако документът не е съставен на бланка, и съкратено, ако документът е съставен на официална бланка на компанията); личен подпис; дешифриране на подписа (инициали, фамилия), например:

Обучения