حفظ السجلات بشكل صحيح. ترتيب الاجتماع. ما البروتوكول الذي نتحدث عنه؟

في الاجتماعات والاجتماعات والدورات والمؤتمرات.

توثق البروتوكولات أنشطة الهيئات الجماعية الدائمة ، مثل مجموعات اللجان والوزارات ، والحكومات البلدية ، وكذلك المجالس العلمية والتقنية والمنهجية. بالإضافة إلى ذلك ، يمكن أيضًا تسجيل الاجتماعات التي عقدها رؤساء الأقسام الهيكلية ونواب المديرين العامين والمديرين.

من الشائع وضع بروتوكولات لتوثيق أنشطة الهيئات الجماعية المؤقتة (مؤتمرات ، اجتماعات ، ندوات ، إلخ).

يتم وضع المحضر من قبل السكرتير على أساس الملاحظات التي احتفظ بها في الاجتماع. يمكن أن تكون هذه ملاحظات قصيرة أو نصوص أو تسجيلات الإملاء. لإعداد المحضر ، يجمع السكرتير ملخصات التقارير والخطب ومسودات القرارات قبل الاجتماع.

بروتوكول صدر في نموذج مشترك..

العنوان والتاريخ ورقم البروتوكول

سيكون عنوان البروتوكول لقب هيئة جماعيةأو نوع الاجتماع. على سبيل المثال ، بروتوكول (من ماذا؟) لاجتماع المجلس التربوي ؛ اجتماعات رؤساء الأقسام الهيكلية ، إلخ.

تاريخ المحضر هو تاريخ الاجتماع (عادة ما يتم تحرير المحضر بعد الاجتماع). إذا استمر الاجتماع عدة أيام ، فإن تاريخ المحضر يتضمن تاريخي البدء والانتهاء.

فمثلا: 21 — 24.07.2009 .

رقم (فهرس) البروتوكول هو الرقم التسلسلي للاجتماع خلال السنة التقويمية أو مدة المنصب للهيئة الجماعية.

نص البروتوكوليشمل الأجزاء التالية:

• استهلالي؛
• رئيسي.

مقدمة

في الجزء التمهيدي من المحضر ، بعد العنوان ، يتم إعطاء الأسماء والأحرف الأولى من اسم رئيس وسكرتير الاجتماع. من سطر جديد بعد كلمة " حضرها" في ترتيب ابجدياذكر الأسماء والأحرف الأولى من أسماء المسؤولين الحاضرين في الاجتماع.

إذا كان هناك أشخاص من الآخرين في الاجتماع ، فبعد كلمة "حضر" من سطر جديد ، كلمة " مدعو"وقائمة الأشخاص المدعوين ، في هذه الحالة ، يشار إلى موقع واسم المنظمة قبل كل اسم.

في الجزء التمهيدي من البروتوكول تم تعيين جدول الأعمال.

وهو يتألف من قائمة القضايا التي تمت مناقشتها في الاجتماع ، ويحدد تسلسل مناقشتها وأسماء المتحدثين (المتحدثين). كل بند في جدول الأعمال مرقّم برقم عربي ، وقد تمت صياغته باستخدام حروف الجر "O" أو "About". على سبيل المثال: "عند الموافقة على المناهج". "على تلخيص نتائج العام الدراسي".

لكل بند ، يشار إلى المتحدث (المسؤول الذي أعد هذه المسألة).

الجزء الرئيسي

وفقًا لتسلسل القضايا المدرجة على جدول الأعمال ، يتم وضع نص الجزء الرئيسي من البروتوكول - يجب أن يحتوي على العديد من الأقسام بقدر ما توجد عناصر على جدول الأعمال.

وبالتالي ، يتم تنسيق جزء الرأس من البروتوكول دائمًا بنفس الطريقة. ولكن يمكن تحديد نص البروتوكول في أشكال مختلفة: قصير أو كامل.

بروتوكول موجز- تحديد الموضوعات التي تمت مناقشتها في الاجتماع وأسماء المتحدثين والقرارات المتخذة. غالبًا ما يتم الاحتفاظ بمثل هذا البروتوكول في الحالات التي يكون فيها الاجتماع ذا طبيعة تشغيلية (انظر الشكل 3.3).

بروتوكول كامل- يحتوي على معلومات ليس فقط حول القضايا التي تمت مناقشتها والقرارات المتخذة وأسماء المتحدثين ، ولكن أيضًا ملاحظات تفصيلية كافية تنقل محتوى التقارير وخطب المشاركين في الاجتماع وجميع الآراء التي تم التعبير عنها والأسئلة والملاحظات والتعليقات ، المواقف. تسمح لك الدقائق الكاملة بتوثيق صورة مفصلة للاجتماع (انظر الشكل 3.4).

أرز. 3.3 مثال على بروتوكول قصير

أرز. 3.4. مثال على بروتوكول كامل

عند استخدام أي شكل من أشكال البروتوكول ، سيتم تقسيم نصه إلى العديد من الأقسام حيث توجد عناصر على جدول الأعمال.

كل قسم من ثلاثة أجزاء: "سمع" ، "متحدث" ، "تم الحل" ("تقرر") ، تتم طباعتها من الهامش الأيسر بأحرف كبيرة. يسمح لك هذا التصميم بتسليط الضوء في النص على خطاب المتحدث الرئيسي ، والمشاركين في مناقشة القضية والجزء التشغيلي ، حيث يتم صياغة القرار.

في الجزء " استمع»نص الخطاب مقدم. في بداية النص ، من سطر جديد في الحالة الاسمية ، يشار إلى اسم المتحدث. يتم فصل سجل الكلام عن الاسم بشرطة. وروي الكلام بضمير الغائب صيغة المفرد. يجوز الإشارة بدلاً من تسجيل الخطاب بعد اللقب ("مرفق محضر الكلام" ، "مرفق نص المحضر").

في الحالة الأخيرة ، تصبح التقارير ملحقًا للبروتوكول.

في الجزء " إجراء»من سطر جديد في الحالة الاسمية يشير إلى اسم المتحدث وبعد الشرطة نص الخطاب أو السؤال (إذا تم طرحه على المتحدث أثناء الخطاب).

في الجزء " تم الحل"(" تقرر ") يعكس القرار المتخذ بشأن القضية قيد المناقشة. تتم طباعة نص المنطوق بالكامل بأي شكل من أشكال البروتوكول.

تتم طباعة نص البروتوكول بأكمله مع تباعد الأسطر بمقدار 1.5.

يتم تحرير المحضر من قبل سكرتير الاجتماع. يوقع المحضر من قبل السكرتير ويقدم للتوقيع عليه إلى الرئيس في غضون 3 (ثلاثة) أيام عمل بعد الاجتماع.

يتم فصل التواقيع عن النص بمسافات 3 أسطر. تتم طباعة اسم الوظيفة من حد الحقل الأيسر ، ويقتصر الحرف الأخير في اللقب على الحقل الأيمن.

في اليوم الذي يوقع فيه الرئيس على البروتوكول ، يجب أن يتم تسجيله.

مقتطف من البروتوكول

مقتطف من المحضر هو نسخة طبق الأصل من جزء نص البروتوكول الأصلي المتعلق ببند جدول الأعمال الذي يتم إعداد المقتطف بشأنه. ينسخ المقتطف جميع تفاصيل النموذج ، والجزء التمهيدي من النص ، وبند جدول الأعمال الذي يتم إعداد المقتطف بشأنه ، والنص الذي يعكس مناقشة القضية والقرار المتخذ. يتم التوقيع على مقتطف من البروتوكول فقط من قبل السكرتير ، الذي يصادق عليه أيضًا. نقش الشهادة مكتوب بخط اليد ، ويتكون من كلمة "صحيح" ، وهي إشارة إلى موقف الشخص الذي يصادق على النسخة (المقتطف) ، والتوقيع الشخصي ، واللقب ، والأحرف الأولى من الاسم والتاريخ (انظر الشكل 3.5).

أرز. 3.5 مثال على مقتطف من البروتوكول

في بعض الأحيان ، تحل مقتطفات من البروتوكولات محل مثل هذا البروتوكول الإداري كقرار. في هذه الحالة ، يعمل المقتطف كأداة للتواصل مع فناني الأداء القرارات المتخذة. في هذه الحالة ، يقوم سكرتير المجلس ، على سبيل المثال ، في موعد لا يتجاوز يومين (يومين) بعد التوقيع على محضر الاجتماع ، بتوزيع مقتطفات من محضر الاجتماع حول قضايا معينة على المسؤولين التنفيذيين. يتم التوقيع على البيانات من قبل السكرتير.

المقتطفات من البروتوكولات المرسلة إلى منظمة أخرى تخضع للختم الإلزامي.

يحرر المحضر نسخ اصلية من السكرتير في الحالات حسب نوع الاجتماعات. على سبيل المثال ، البروتوكولات الاجتماعات العامة"،" محاضر اجتماعات مجلس الإدارة "،" محاضر اجتماعات مع المدير "، إلخ. داخل الحالة ، يتم تنظيم البروتوكولات من خلال الأرقام والتسلسل الزمني. يتم تشكيل القضايا خلال السنة التقويمية.

ف ractice 8

المعلومات والوثائق المرجعية

البروتوكول ، القانون

معظم الوثائق التي أنشأتها المؤسسات إعلامية ومرجعية. تحتوي هذه الوثائق على معلومات حول الوضع الفعلي للأمور. تتضمن المعلومات والوثائق المرجعية: الشهادات والمذكرات والأفعال والرسائل وما إلى ذلك ، فهي مساعدة بطبيعتها وليست ملزمة. يمكن أن تؤخذ المعلومات الواردة فيها في الاعتبار.

بروتوكول

يحتل البروتوكول مكانة خاصة في نظام التوثيق التنظيمي والإداري. يمكن أن تُعزى إلى وثائق المعلومات (بما أنها تحتوي على معلومات ، فهي تحتوي على معلومات حول مناقشة بعض قضايا الإدارة) ، وبما أنها تحتوي على جزء عملي. يمكن اعتبارها وثيقة نظامية.

بروتوكول -، وثيقة تحدد مسار مناقشة القضايا واتخاذ القرار في الاجتماعات والاجتماعات والاجتماعات والمؤتمرات وغيرها من أشكال عمل الهيئات الجماعية (مجالس اللجان والوزارات ، والحكومات البلدية ، وكذلك العلمية والتقنية والمنهجية المجالس).

تخضع اجتماعات المساهمين واجتماعات مجالس الإدارة للتسجيل الإلزامي.

يتم تقديم البروتوكولات إلى السلطات سلطة الدولةللتسجيل (على سبيل المثال ، عند تسجيل البنوك التجارية وغرف التجارة والصناعة ، إلخ). كما يتم إعداد محاضر لتوثيق أنشطة الهيئات الجماعية المؤقتة (مؤتمرات ، اجتماعات ، اجتماعات ، ندوات ، إلخ).

يتم وضع البروتوكول على أساس السجلات التي احتفظ بها السكرتير في الاجتماع يدويًا أو باستخدام مسجل صوت.

اعتمادًا على نوع الاجتماع وحالة الهيئة الجماعية ، يتم اختيار شكل البروتوكول: قصير أو كامل أو حرفي.

بروتوكول موجز- تحديد الموضوعات التي تمت مناقشتها في الاجتماع وأسماء المتحدثين والقرارات المتخذة. يوصى بالاحتفاظ بمثل هذا البروتوكول فقط في الحالات التي يتم فيها نسخ الاجتماع ، وسيتم تقديم التقارير ونصوص الخطب إلى السكرتير ، أو عندما يكون الاجتماع ذا طبيعة تشغيلية.

بروتوكول كامل -لا يسجل فقط القضايا التي تمت مناقشتها والقرارات المتخذة وأسماء المتحدثين ، بل يسجل أيضًا ملاحظات تفصيلية كافية تنقل محتوى تقارير وخطابات المشاركين في الاجتماع وجميع الآراء المعبر عنها والأسئلة والملاحظات والملاحظات والمواقف. تسمح لك الدقائق الكاملة بتوثيق صورة مفصلة للاجتماع.

بروتوكول حرفي -يتم تجميعها على أساس تقرير حرفي للاجتماع (نسخة) وتنقل المحاضر الحرفية عملية مناقشة كل قضية واتخاذ قرار بشأنها.

يتم تجميع البروتوكولات الكاملة والحرفية على أساس التسجيلات الحرفية المكتوبة بخط اليد أو الشريط.

يتم وضع جميع أنواع البروتوكولات على نموذج مشترك ، والذي يتضمن التفاصيل التالية: اسم المؤسسة ، نوع المستند ، مكان وضع التاريخ ، فهرس المستند ، مكان وضع البروتوكول ، مكان العنوان إلى النص. تاريخ المحضر هو تاريخ الاجتماع. إذا استمر عدة أيام ، فإن تاريخ البروتوكول يتضمن تاريخي البدء والانتهاء. رقم (فهرس) البروتوكول هو الرقم التسلسلي للاجتماع. يعكس عنوان النص نوع الاجتماع أو النشاط الجماعي (محاضر - اجتماعات مجلس الإدارة).

يتضمن نص البروتوكول جزءًا تمهيديًا وجزءًا رئيسيًا.

في الجزء المائي من البروتوكول ، بعد العنوان ، يتم إعطاء أسماء وأحرف رئيس وسكرتير الاجتماع. من سطر جديد بعد الكلمة الحالية ، قم بسرد الألقاب والأحرف الأولى للأعضاء الدائمين في الهيئة الجماعية بالترتيب الأبجدي (في الشكل المختصر للبروتوكول ، يتم حذف هذه البيانات) ، بالإضافة إلى الألقاب والأحرف الأولى ومواقف المدعوون. الكلمات "رئيس" ، "أمين" ، "حضر" مكتوبة بحرف كبير من بداية الحافة اليسرى. عند إعداد محضر اجتماع موسع ، لا يتم سرد أسماء المشاركين ، ولكن يشار إلى إجمالي عددهم. يتم عد المشاركين حسب قوائم التسجيل التي يتم تحويلها إلى سكرتير الاجتماع وتصبح من ملاحق المحضر.

تم تضمين جدول الأعمال في الجزء المائي من البروتوكول ، حيث يسرد الموضوعات التي تمت مناقشتها في الاجتماع مع أسماء المتحدثين (المتحدثين) ويحدد تسلسل مناقشتهم. يسرد القضايا التي تمت مناقشتها في الاجتماع مع أسماء المتحدثين وتحديد تسلسل مناقشتهم. يتم وضع جدول أعمال الاجتماع مقدمًا ويجب أن يتضمن العدد الأمثل من القضايا.

يحتوي الجزء الرئيسي من نص البروتوكول على العديد من الأقسام حيث توجد عناصر على جدول الأعمال. يتم ترقيم الأقسام وفقًا لذلك.

يتكون كل قسم من ثلاثة أجزاء: "الاستماع" ، "المتحدث" ، "المقرر" ، والتي تُطبع بأحرف كبيرة من أجل تسليط الضوء في نص البروتوكول على تسجيل خطاب المتحدث الرئيسي ، والمشاركين في المناقشة من الموضوع وجزء المنطوق ، وصياغة قرار القضية. للغرض نفسه ، في نص البروتوكول ، تتم طباعة اسم العائلة والأحرف الأولى لكل متحدث من سطر جديد في الحالة الاسمية. يتم فصل عرض تسجيل الخطاب عن اللقب بشرطة ، يتم ذكرها من المفرد الغائب ، ومحتوى التقرير مكتوب في شكل خطاب مباشر. إذا كان نص التقرير مختصرًا أو قدمه المتحدث كتابةً ، فبعد الشرطة يكتبون أيضًا بحرف كبير - "التقرير مرفق".

يسبق كلمة "سماع" رقم بند جدول الأعمال ، متبوعًا بنقطتين.

التقدم المحرز في مناقشة التقرير ينعكس في قسم "الخطابات" يتم تسجيل الأسئلة والأجوبة في قسم "الخطابات". كلمات - سؤال وجواب لا يكتبون.

فمثلا:

AV Smirnov - هل اتخذت الإجراءات لتصفية ...؟

القرارات المعتمدة واردة في قسم "القرار". إذا كانت هناك عدة حلول ، فسيتم ترقيمها بالأرقام العربية بنقطة. كل قرار مصحوب بإشارة إلى المنصب واللقب والأحرف الأولى من اسم الشخص المسؤول عن تنفيذه ويحتوي على موعد نهائي ، على سبيل المثال:

تم الحل:

1. إعداد مشروع لائحة الموظفين الجديدة. المسؤول - مدير الموارد البشرية روديونوفا ن. الموعد النهائي - 11/18/2001.

تم بناء الجزء العملي وفقًا للمخطط: الإجراء - المؤدي - المدى. يمكن أن يكون المنفذ منظمة أو وحدة هيكلية أو مسؤول معين.

يمكن للبروتوكول تحديد قرار الموافقة على أي وثيقة. في هذه الحالة ، يجب أن يحتوي البروتوكول على إشارة إلى تاريخ ورقم الوثيقة ، ويجب إرفاق الوثيقة نفسها بالبروتوكول.

خلال الانتخابات ، يجب الإشارة إلى نتائج التصويت لكل مرشح في المحضر.

يتم التوقيع على البروتوكول من قبل رئيس مجلس الإدارة وأمين السر. يقوم السكرتير بتحرير النص ، ويطلع كل متحدث على تسجيل خطابه ويتلقى توقيع المتحدث الذي يوافق على تسجيل خطابه. يوقع بروتوكول الاجتماع ، الذي تختاره هيئة الرئاسة ، من قبل الرئيس والأمين وجميع أعضاء هيئة الرئاسة.

مقتطف من البروتوكول هو نسخة طبق الأصل من جزء من نص البروتوكول الأصلي. في الوقت نفسه ، يتم نسخ جميع تفاصيل النموذج ، والجزء التمهيدي من النص ، وبند جدول الأعمال الذي يتم إعداد المقتطف من أجله. يتم التوقيع على مقتطف من البروتوكول فقط من قبل السكرتير ، كما يقوم بإعداد شهادة. وهو يتألف من كلمة "صحيح" ، وهي إشارة إلى موقف الشخص الذي يصادق على المقتطف ، والتوقيع الشخصي ، واللقب ، والأحرف الأولى والتاريخ. إذا تم تقديم مقتطف لتقديمه إلى منظمة أخرى ، فسيتم المصادقة عليه بختم.

قالب البروتوكول

(مع الترتيب الطولي للتفاصيل)

شعار النبالة للاتحاد الروسي

اسم الشركة

بروتوكول

____________________ № _________________

التاريخ

_______________________________

مكان النشر

عنوان:

اجتماعات اللجان من أجل ...

رئيس مجلس الإدارة - سميرنوف إس.

سكرتيرة - أنتونوفا م.

الحاضر: 30 شخصا (القائمة مرفقة)

(إذا كان يصل إلى 15 شخصا ، ثم في البروتوكول

الألقاب مع الأحرف الأولى

بالترتيب الأبجدي مفصولة بفواصل)

جدول أعمال:

1. حول إجراءات التحضير للمؤتمر.

تقرير المدير ...

1. الاستماع:

سوكولوف أ. - مرفق نص التقرير.

إجراء:

إيفانوف م. - تسجيل قصير للكلمة (بصيغة الغائب).

تم الحل:

1.1 يوافق...

2. الاستماع:

إجراء:

تم الحل:

رئيس التوقيعإس. سميرنوف

يمثل- وثيقة أعدها عدة أشخاص وتؤكد حقائق أو أفعال محددة.

يتم وضع الأعمال في حالات مختلفةوبالتالي لها العديد من الأصناف:

فعل قبول العمل بموجب العقد ؛

فعل قبول وتحويل المستندات ؛

عملية شطب المواد ؛

عمل تجاري

فعل التحقق ، إلخ.

يتم وضع الأعمال من قبل لجنة ، تعمل بشكل دائم أو يتم تعيينها بتوجيه من القادة.

يتم تشكيل مجموعة خاصة من خلال الأعمال التجارية التي تثبت وقائع الضرر أو التلف أو النقص في البضائع ، وغيرها من الانتهاكات لقواعد النقل. يتم وضع مثل هذا العمل على نموذج مطبوع للعينة المحددة ، مملوءًا بدون بقع أو محو أو خطافات. يجب تحديد جميع الإضافات والتصحيحات في القانون والتصديق عليها بتوقيعات الطرفين.

إذا كان الفعل مستندًا داخليًا للمؤسسة ، فيتم وضعه في نموذج مشترك. إذا كان الفعل مستندًا خارجيًا ، فيجب أن يحتوي على بيانات مرجعية حول المنظمة.

يجب أن يكون الفعل:

اسم المنظمة (التقسيم الهيكلي) ؛

اسم نوع الوثيقة ؛

عنوان النص

التوقيعات.

· عجل البحر؛

التطبيقات ؛ (مع نسخ من المستندات الداعمة).

يتكون نص القانون من أجزاء تمهيدية وتأكيدية.

يشير الجزء المائي من القانون إلى أساس تحضيره. قد يكون هذا رابطًا إلى مستند ، إلى أمر شفهي من الإدارة ، إلى أي حقائق أو أحداث أو إجراءات.

قد يكون لهذا القانون عنوان ، على سبيل المثال: "قانون بشأن نقص السلع الاستهلاكية" أو "قانون قبول ونقل المستندات التي تحمل علامة" سرية ".

ينص الجزء الرئيسي من القانون على ما يلي:

· الغايات والأهداف.

توقيت عمل الهيئة.

النتائج (الاستنتاجات ، الاستنتاجات ، الاقتراحات).

بعد النص وملاحظة حول التطبيق ، إذا لزم الأمر ، يتم الإشارة إلى معلومات حول عدد نسخ القانون أو موقعها أو المرسل إليهم الذين تم إرسالهم إليهم.

يتم التوقيع على القانون من قبل جميع الأشخاص الذين شاركوا في إعداده.

بالنسبة لعدد من الأعمال (على المواد ، المالية وغيرها من القضايا الهامة) ، من الضروري الحصول على موافقة الرئيس والشهادة بختم المؤسسة.

يتم تقديم أعمال التدقيق والتفتيش لجميع الأشخاص الذين تؤثر أنشطتهم. في الوقت نفسه ، في القانون ، بعد توقيعات المترجمين ، هناك ملاحظة "الفعل مألوف: المواقف والتوقيعات ونسخ التوقيعات والتواريخ."

فمثلا:

جمعتها:

رئيس _______________________________________________

أعضاء الهيئة:

أعضاء اللجنة: 1. _____________________________________

المنصب واللقب والأحرف الأولى

الحضور: 1. _____________________________________

المنصب واللقب والأحرف الأولى

أسماء أعضاء اللجنة والحاضرين مرتبة أبجديًا. يتضمن عنوان الوظيفة اسم المؤسسة.

يبدأ الجزء الموضح بفقرة. يحدد الأهداف والغايات وجوهر العمل الذي قام به واضعو القانون ونتائجه. يمكن تقديم نتائج العمل في شكل جدول.

في الجزء الأخير من القانون ، يتم استخلاص النتائج أو تقديم التوصيات. هذا الجزء من النص اختياري - يمكن أن ينتهي الفعل ببيان الحقائق.

بعد النص ، قبل التوقيعات ، إذا لزم الأمر ، أشر إلى عدد نسخ الفعل المكتوبة ومكانها (هذا الجزء من القانون اختياري أيضًا). فمثلا:

تم تجميعها في 3 نسخ:

النسخة الأولى. أرسلت إلى وزارة الاقتصاد في روسيا

النسخة الثانية. أرسلت إلى وزارة السكك الحديدية في روسيا

النسخة الثالثة. - في حالة 05-24.

أكمل نص عقد التوقيع. يتم توقيع القانون من قبل رئيس اللجنة وجميع الذين صاغوا القانون. عند التوقيع على الوظيفة ، لا تتم الإشارة إلى الألقاب قبل الأسماء. فمثلا:

رئيس اللجنة التوقيعك. لاكين

أعضاء اللجنة: ______________ V.N. كيريلوف

التوقيع

______________ في. بوتابوف

التوقيع

ن. لامشينا

التوقيع

كما هو الحال في أي مستند ، يوجد في الفعل قبل النص عنوان يبدأ بحرف الجر "O" ("حول") ويتم صياغته بمساعدة الإسم الفعلي"عند التحقق" ، "عند القبول والتحويل" ، "عند الشطب" ، "عند التدمير" ، إلخ.

تتطلب بعض أنواع الأعمال الموافقة. على سبيل المثال ، تتم الموافقة على قانون بشأن تصفية مؤسسة من قبل رئيس قسم أعلى (وزير) ، وهو قانون يتعلق بتخصيص المستندات وحالات التدمير - من قبل رئيس المؤسسة. يتم إصدار الموافقة بختم وفقًا لمتطلبات GOST R 6.30-97.

هنا مثال على فعل:

تمت الموافقة على وزارة الثقافة الروسية

لجنة الثقافة رئيس اللجنة

الإدارات التوقيعن. بيتروف

___________________________ ___________________

اسم المنطقة التاريخ

18.05.2000 № 12

مدينة نوفوسيبيرسك

عند التحقق من سلامة الوثائق في اللجنة

السبب: قرار رئيس اللجنة بتاريخ 20 أبريل 2000 رقم 102 "بشأن التحقق من سلامة وثائق الإدارة".

جمعتها لجنة مؤلفة من:

الرئيس: نائب رئيس اللجنة Sidorov G.V.

أعضاء الهيئة: 1. رئيس. الإدارة العامة Grigoryeva N.I.

2. مفتش قسم شؤون الموظفين Mikhailova G.G.

3. النائب كبير المحاسبين Myshkin S.I.

4. المرجع Prokudina M.V.

في الفترة من 16 إلى 18 مايو 2000 ، قامت اللجنة بفحص تنظيم وتخزين وثائق الإدارة في لجنة الثقافة. يتم تخزين المستندات في الأقسام الفرعية الهيكلية وفي الإدارة العامة.

يتم تنسيق تسمية الحالات سنويًا مع أرشيف نوفوسيبيرسك الإقليمي. لم يتم إثبات وقائع الوفاة أو الضياع أو التلف أو الإتلاف غير القانوني للوثائق.

تم تجميعها في نسختين:

أولاً- في القضية رقم 23-1

الثاني - الأرشيف الجهوي.

رئيس اللجنة التوقيعج. سيدوروف

أعضاء الهيئة: التوقيعن. غريغوريفا

التوقيع GG. ميخائيلوفا

التوقيع S.I. ميشكين

التوقيعم. بروكودين

الخيار 2

توثيق نتيجة تدقيق أعمال شركة JSC Sibtekhmash التي نفذت في الفترة من 02/01/2000 إلى 03/01/2000 نتيجة للتدقيق. يُسمح بشطب ورق التغليف والمسامير وقطع الغيار بشكل غير معقول لإصلاح المعدات ؛ في ورشة الآلات ، تم استخدام اللحام بشكل مفرط بمقدار 60 كجم ؛ مدير المستودعات P. قام ياكوفليف بشحن عبوات قابلة للإرجاع في وقت مبكر إلى الموردين ، حيث دفع المصنع غرامة قدرها 1.5 ألف روبل. بقية المعلومات متروك لك.

سكرتير التوقيعماجستير أنتونوفا

16. إعداد محضر اجتماع لجنة الجرد لمصنع معدات الغاز ، والذي نظر في مسألة نتائج جرد المستودع رقم 2 للمواد المساعدة. وتم في الاجتماع اتخاذ قرار بالموافقة على نتائج الجرد والاسناد على نفقة مدير المستودع للنقص. المواد المساعدةبمبلغ 365 مليون روبل ، بالإضافة إلى بيان تجميع للمستودع رقم 2 ومذكرة توضيحية من مدير المستودع. بقية المعلومات متروك لك.

17. وضع بروتوكول كامل للاجتماع العام لعمال تعاونية الإنتاج "إنطلاق" الذي ناقش موضوع خلق الإنتاج. مواد بناءلتشييد المباني السكنية. في الاجتماع ، تم الاستماع إلى معلومات من الرئيس حول إمكانية إنشاء مثل هذه الورشة وآفاق عملها. بعد المناقشة ، تقرر تكليف رئيس مجلس الإدارة ونائبه للتشييد بتطوير العمل في غضون 6 أشهر وتخصيص 315 مليون روبل لهذه الأغراض.

18- وضع ملخص عن الاجتماع الإنتاجي لموظفي دائرة التخطيط والاقتصاد بمصنع المستحضرات الطبية ، والذي نظر في موضوع التطوير المبكر للخطة المالية الفنية والصناعية لعام 1998. وبعد المناقشة قرر الاجتماع الإنتاجي لتطوير الخطة المالية الفنية والصناعية قبل ثلاثة أيام تاريخ الاستحقاق. أدخل بقية المعلومات بنفسك.

معلومات مماثلة.

بروتوكول الاجتماع- وثيقة تسجل جميع الأحداث التي تحدث في اجتماع موظفي فريق المؤسسة. إنه ليس صارمًا مستندات ملزمة، ولكن في بعض الحالات يكون ذلك ضروريًا حقًا.

ملفات افتح هذه الملفات على الإنترنت 2 ملف

دور البروتوكول

تُعقد الاجتماعات في المنظمات ، بغض النظر عن وضعها وخط عملها وحجمها ، بوتيرة معينة. إنها تتيح لك حل العديد من المشكلات الحالية ، واتخاذ الإجراءات اللازمة في الوقت المناسب لحل المشكلات المعقدة ، وتحديد استراتيجية تطوير الشركة ، وما إلى ذلك.

ومع ذلك ، لا يتم تسجيل جميع الاجتماعات باستخدام المحاضر ، وهذا لا يعد انتهاكًا للقانون. من حيث المبدأ ، يحق لإدارة الشركة تحديد الاجتماعات التي يجب تسجيلها ، والتي يمكن عقدها دون إصدار هذا المستند.

وتتمثل الوظيفة الرئيسية للبروتوكول في التسجيل الكتابي لجميع المهام والأسئلة والآراء المعبر عنها في الاجتماع ، والأهم من ذلك ، القرارات الجماعية.

كلما كان البروتوكول أكثر شمولاً وتفصيلاً ، كان ذلك أفضل.

عادة ما تكون هناك حاجة إلى دقائق في تلك الاجتماعات التي لديها تأثير مباشرمن أجل مستقبل الشركة. يوصى أيضًا بتسجيل الاجتماعات بمشاركة ممثلي المؤسسات الأخرى وموظفي مؤسسات الدولة.

ترتيب الاجتماع

الاجتماع ليس حدثًا يتم عقده ، كما يقولون ، من فراغ. يتطلب إعدادًا أوليًا دقيقًا ، والذي يتم تنفيذه عادةً بواسطة موظف مسؤول يتم تعيينه لهذا الغرض بأمر خاص من المدير. هو يجمع المستندات المطلوبةيكتب قائمة قضايا الساعةوالمشكلات العاجلة التي يتعين حلها ، وإخطار جميع المشاركين المحتملين بالاجتماع القادم وإجراء الأنشطة التحضيرية الأخرى.

وتجدر الإشارة إلى أن موظفي المؤسسة الذين تلقوا معلومات حول الاجتماع القادم ودعوة للمشاركة فيه قد يرفضون ، ولكن فقط إذا كانت هناك أسباب وجيهة إلى حد ما ، لأن الاجتماع جزء من واجبات وظيفتهم.

عادة ما يكون للاجتماع رئيسه الخاص ، الذي يراقب التقدم المحرز ، ويعلن جدول الأعمال ، ويقوم بإجراء التصويت. غالبًا ما يكون هذا هو رئيس الشركة ، ولكن قد يكون هناك موظف آخر. في الوقت نفسه ، يجب تضمين المعلومات الخاصة بالرئيس في المحضر.

منذ بداية الاجتماع ، تم تسجيل جميع الأحداث التي تجري فيه بعناية. ويتم ذلك طرق مختلفة: لا يمنع حفظ السجلات استخدام أدوات تثبيت الصور والفيديو.

بعد انتهاء الاجتماع ، يجب أن يوقع المحضر من قبل السكرتير ورئيس الاجتماع ، وكذلك ، إذا لزم الأمر ، من قبل المشاركين فيه ، الذين يؤكدون بالتالي أن جميع المعلومات التي تم إدخالها فيه صحيحة.

من الذي يجب أن يضع البروتوكول

عادة ما تكون وظيفة تدوين المحاضر من مسؤولية سكرتير المؤسسة أو أي موظف آخر مكلف بأداء هذه المهمة في الاجتماع مباشرة. في الوقت نفسه ، يجب أن يكون لدى الشخص الذي تم اختياره للاحتفاظ بالبروتوكول فهم واضح لكيفية ولماذا يتم ذلك وأن يكون لديه على الأقل الحد الأدنى من المهارات في كتابة مستندات البروتوكول.

وضع بروتوكول

اليوم ، لا ينص القانون على شكل موحد صارم لمحضر الاجتماع ، حتى تتمكن المنظمات من إعداده بأي شكل أو وفقًا للنموذج المعتمد في السياسة المحاسبية للشركة. ومع ذلك ، يجب تضمين بعض المعلومات:

• رقم المستند؛
• تاريخ الخلق؛
• اسم الشركة؛
• المنطقة التي تم تسجيل الشركة فيها ؛
• قائمة الأشخاص الحاضرين في الاجتماع (مع إدراج مناصبهم ، الاسم الكامل) ؛
• بيانات عن رئيس الاجتماع وأمين السر ؛
• جدول الأعمال (أي تلك القضايا التي تحتاج إلى معالجة) ؛
• حقيقة التصويت (إن وجد) ونتائجه ؛
• نتيجة الاجتماع.

في بعض الأحيان يتم إدخال الوقت المحدد (حتى دقائق) لبداية الاجتماع ونهايته في البروتوكول - وهذا يسمح لك بتأديب الموظفين وتحسين الوقت الذي يقضيه في مثل هذه الاجتماعات في المستقبل.

إذا لزم الأمر ، يمكن إرفاق بعض المستندات الإضافية وأدلة الصور والفيديو بمحضر الاجتماع. إذا كان هناك أي منهم ، فيجب أن ينعكس حضورهم في محضر الاجتماع كبند منفصل.

وتجدر الإشارة إلى أنه يجب الحفاظ على البروتوكول بعناية فائقة ، ويجب تجنب الأخطاء والتصحيحات ، كما أنه من غير المقبول تمامًا إدخال معلومات غير موثوقة أو خاطئة عن عمد. إذا تم تحديد هذه اللحظات في حالة فحص الوثائق الداخلية للشركة من قبل السلطات التنظيمية ، فقد يتم معاقبة الشركة بشدة.

القواعد الأساسية لتسجيل البروتوكول

يتم وضع البروتوكول ، كقاعدة عامة ، في نسخة واحدة ، ولكن إذا لزم الأمر ، يمكن عمل نسخ منه ، وعددها غير محدود.

يجب أن يتم توقيع المستند من قبل المترجم المباشر ، والسكرتير ، وكذلك جميع أعضاء الاجتماع.

يمكنك وضع بروتوكول على ورقة بسيطة من A4 أو على ورق ذي رأسية للمنظمة - لا يهم ، تمامًا مثل ما إذا كان يتم الاحتفاظ به في شكل مكتوب بخط اليد أو يتم ملؤه على جهاز كمبيوتر. ليس من الضروري التصديق عليها بختم المؤسسة منذ عام 2016 الكيانات القانونيةمن الناحية القانونية حق كامللا تستخدم الأختام والطوابع للمصادقة على وثائقك.

بمجرد إضفاء الطابع الرسمي والموافقة عليها بشكل صحيح ، يجب الاحتفاظ بالمحاضر جنبًا إلى جنب مع وثائق ثابتة أخرى تسجل الاجتماعات والمفاوضات والاجتماعات الداخلية. بعد فقدان أهميتها ، يجب إرسالها للتخزين في أرشيف المؤسسة ، حيث يجب تخزينها لفترة يحددها القانون أو الإجراءات المحلية الداخلية للشركة (3 سنوات على الأقل) ، وبعد ذلك يمكن التخلص منها من (يجب أيضًا تنفيذ هذا الإجراء بدقة بالطريقة المنصوص عليها في القانون).

• لماذا تحتاج محضر الاجتماع؟
• ما نوع محضر الاجتماع.
• كيف تأخذ محضر الاجتماع.
• ما هي أقسام محضر الاجتماع؟

بروتوكول الاجتماعهي نوع من أوراق العمل التي تعكس النطاق الكامل للأحداث التي وقعت كجزء من اجتماع موظفي الشركة. هذا النوعلم يتم تضمين المستند في قائمة إلزامية للصيانة في المؤسسة ، ولكن في كثير من الأحيان يمكن أن يكون مفيدًا للغاية.

لماذا تحتاج محضر الاجتماع؟

كل شركة لديها اجتماعات منتظمة. هذا النوع من الاجتماعات يجعل من الممكن حل عدد كبير من المشاكل الحادة ، للاستجابة لها في الوقت المناسب أسئلة صعبة، صياغة إستراتيجية تطوير المؤسسة ، إلخ.

في الوقت نفسه ، لا تخضع بعض الاجتماعات للتسجيل بالبروتوكول ، وهذا هو المعيار أيضًا. يمكن لفريق إدارة المنظمة بشكل مستقل إنشاء قائمة بالأحداث العامة التي يتم خلالها الاحتفاظ بالتسجيل رسميًا ، بالإضافة إلى تعيين تلك التي لا يلزم القيام بذلك فيها.

الغرض الرئيسي من البروتوكول هو التسجيل الكتابي لمجموعة كاملة من القضايا والمهام والآراء التي تم التعبير عنها خلال الاجتماع ، وكذلك القرارات المعتمدة بشكل مشترك.

الخيار الأفضل هو البروتوكول الأكثر تفصيلاً.

في أغلب الأحيان ، يتم استخدام مثل هذه الوثائق في إطار الاجتماعات التي لها تأثير مباشر على مستقبل المنظمة. بالإضافة إلى ذلك ، من المستحسن تسجيل محتوى جميع الاجتماعات مع مؤسسات الطرف الثالث وموظفي مؤسسات الدولة.

3 نشرات للاجتماع

زيادة فعالية اجتماعاتك مع ثلاثة صدقاتمن إعداد محرري مجلة المدير العام.

ما نوع محضر الاجتماع

في أنشطة الإدارة ، أصبحت عدة أنواع من البروتوكولات منتشرة على نطاق واسع: بروتوكول اتفاق ، وبروتوكول نوايا ، وبروتوكول لحجز الأدلة المادية (الوثائق). تشمل الوثائق الرئيسية لاجتماع الجمعية العمومية للمساهمين ، وفقًا للتشريعات الحالية ، محضر لجنة الفرز ومحضر الاجتماع.

بالإضافة إلى ذلك ، يُسمح لأحد المسؤولين بوضع بروتوكول إذا كان يؤدي مهامًا إدارية (في حالة احتجاز ، أو حادث ، أو ما إلى ذلك). تم تطوير قوالب قياسية معينة لجميع أنواع هذه المستندات.

سننظر في مثل هذا الشكل من محاضر الاجتماع ، والذي يستخدم لحدث الإدارة العامة. تم وضع هذه الوثيقة في المنظمة بناءً على نتائج مناقشة جماعية للقضايا واتخاذ القرار.

يرتبط أصل البروتوكول في مجال العمل المكتبي في بلدنا ببداية القرن الثامن عشر ، عندما ظهرت ممارسة عقد المناقشات في أنشطة الإدارة قبل تطوير وتوحيد رأي الأغلبية. تقليديا ، البروتوكول هو:

• وثيقة إعلامية (تحدد عملية تبادل الآراء) ،
• وثيقة إدارية (تسجل القرار الذي تم التوصل إليه أثناء الاجتماع).

في الوقت الحاضر ، من المعتاد وضع محاضر الاجتماع من أجل تحديد مسار الأحداث الجماعية التي يعقدها القادة من مختلف المستويات. بالإضافة إلى ذلك ، يتم استخدام هذه الوثيقة لتسجيل الأحداث خلال مختلف الندوات والاجتماعات والمؤتمرات ، إلخ.

القرار بشأن الحاجة إلى تحرير محضر الاجتماع أثناء الأنشطة التشغيلية يقع على عاتق المدير الذي يعين ويدير هذه الأحداث. إذا كنت تحتاج فقط إلى نقل المعلومات إلى الموظفين بشأن مشكلة معينة ، وشرح القرارات التي تم اتخاذها قبل ذلك ، وما إلى ذلك ، فلا يمكنك استخدام البروتوكول. إذا كانت هناك حاجة لهذه الوثيقة ، فإنها تعكس تكوين المشاركين ، وطرح الأفكار أو المقترحات.

كيف تأخذ محضر الاجتماع

تسجيل التقدم المحرز في الاجتماع هو مسؤولية سكرتير رئيس المنظمة. يمكن أن يؤدي هذه الوظيفة موظف آخر.

قبل بدء الاجتماع ، يتم تزويد السكرتير بقائمة المدعوين وقائمة إرشادية بالأسئلة. يقدم المشاركون الملخصات. يساعد هذا في إعداد قالب مستند لتسريع العمل على تجميع الإصدار النهائي من البروتوكول. إذا كان هناك العديد من المشاركين ، فمن المستحسن أن يكون لديك ورقة تسجيل ، حيث سيتم الإشارة إلى الأسماء الكاملة للأشخاص الذين ظهروا. بعد بدء الاجتماع ، سيصدر السكرتير قائمة نهائية بالحاضرين.

يتم تسجيل المعلومات من قبل سكرتير الاجتماع خلال الحدث. من أجل تحسين دقة التسجيل ، يتم استخدام تسجيلات الإملاء. يتم تسجيل جميع الكلمات على وسيط رقمي ، ثم يتم إعادة إنتاجها أثناء التنفيذ النهائي للوثيقة.

إذا تم عقد اجتماع جماهيري مع كمية كبيرةالمشاركين ، ثم اثنين من السكرتارية يقودون ثقب. سيساعد عمل اثنين من المتخصصين في وقت واحد على مستند واحد في تسريع العملية إذا استمر الاجتماع.

لا تنعكس الملاحظات والملاحظات والتعليقات المنفصلة ومناقشات الموضوعات التي لا تتعلق بمواضيع الاجتماعات في الوثيقة. يحدد المعنى العام للتقارير والأسئلة والمقترحات. يتم تسجيل القرارات والتعليمات التي يعطيها الرأس لفناني الأداء الفرديين بدقة.

وفي الوقت نفسه ، تجدر الإشارة إلى أن التقارير والأسئلة لا تحتاج إلى الاقتباس حرفيًا.

إذا احتاج المدير إلى معلومات دقيقة ، فسيطلب تقريرًا موقعًا من الموظف المسؤول. في الاجتماعات ، يتم التفاوض على الوضع ككل ، لذلك لا داعي لسجل مفصل. ونتيجة لذلك ، تلخص الوثيقة مسار الاجتماع: الموضوعات التي تمت مناقشتها ، والقضايا التي أثيرت والقرارات المتخذة.

في بعض الحالات ، يطلب قادة المنظمة بالضبط التثبيت الحرفي لكل عبارة. هذا نموذجي للاجتماعات الشركات الحديثة، حيث تقرر في مثل هذه الأحداث عدد كبير منالمسائل التشغيلية.

ما هي الأقسام التي يتكون منها محضر الاجتماع؟

عند توثيق عملية الاجتماع ، من الضروري التأكد من أن محضر الاجتماع يتوافق مع GOST R 6.30-2003 "أنظمة التوثيق الموحدة. نظام موحد للتوثيق التنظيمي والإداري. متطلبات التوثيق. هذا يعني أنه عند تسجيل المعلومات ، من الضروري اتباع القواعد الخاصة بتنسيق محضر الاجتماع فيما يتعلق بالعنوان والجزء الأخير من المستند ومحتواه.

رأس البروتوكول.

يجب أن يحتوي العنوان على عدد من التفاصيل:

• الاسم الكامل للمنظمة ؛
• نوع الوثيقة (البروتوكول) ؛
• الرقم والتاريخ
• مكان التسجيل؛
• عنوان النص.

يجب الإشارة إلى الشكل التنظيمي والقانوني باسم المؤسسة. يجب أن يتطابق الاسم الكامل مع الاسم الرسمي الوارد في الميثاق أو اللائحة الخاصة بالمنظمة ، ويجب كتابة جميع الكلمات بالكامل ، بدون اختصارات.

إذا كان لدى الشركة ملف اسم قصيريُسمح بوضعه بين قوسين بعد الكامل.

إذا كان للمؤسسة بنية رئيسية ، فسيتم وضع اسمها فوق اسم الشركة التي أنشأت المستند. في هذه الحالة ، يشار إليها عادة في شكل مختصر.

فمثلا:

• شركة عامة
• وكالة "التوزيع والتجهيز وجمع المطبوعات" ؛
• (وكالة JSC "Rospechat") ؛
• شركة مساهمة مقفلة "نيو تكنولوجيز".

تاريخ المحضر يتوافق مع تاريخ الاجتماع. بالنسبة للاجتماعات متعددة الأيام ، يتم وضع تواريخ بدايتها ونهايتها. لا ينبغي بأي حال من الأحوال الإشارة إلى تاريخ توقيع البروتوكول ، لأنه في بعض الأحيان يتم وضعه بعد أيام قليلة من نهاية الحدث.

على سبيل المثال: عقد اجتماع مجلس إدارة شركة مساهمة لمدة يومين (13.01.09 و 14.01.09). تمت صياغة البروتوكول في اليوم التالي وتم التصديق عليه بعد يوم من انتهاء الحدث ، أي في 16.09.2019. في هذه الحالة ، حدد الأرقام "13 - 14.01.2009". في هذه الحالة ، هناك خياران آخران لكتابة التاريخ مقبولان: "01/13/2009 - 01/14/2009" أو "13 - 14 يناير 2009".

رقم البروتوكول (الفهرس) هو الرقم التسلسلي للاجتماع. يتم تعيين الترقيم للسنة التقويمية ، بينما توجد عدة مجموعات من البروتوكولات ، ولكل منها ترقيم تسلسلي منفصل. وبالتالي ، من الضروري تدوين الأرقام الخاصة بك في المحاضر: اجتماعات المديرية ، والاجتماعات العامة للمساهمين ، واجتماعات العمل الجماعي ، واجتماعات المجلس الفني ، وما إلى ذلك.

من التقليدي أن تكتب رقم مزدوجأرقام وتواريخ المستندات التي تتكون من رقم واحد. يتم ذلك عن طريق إضافة صفر قبل الرقم المفرد. عادةً ما يتم توضيح ذلك على النحو التالي: لن يسمح لك الصفر ("رقم 01" أو "01 يناير 2008") بالإشارة في هذا المكانعلامة أخرى ، تتحول نتيجة 1 إلى 11 أو 21 أو 31. دعونا نتذكر مرة أخرى أن الوثائق التنظيمية لا تثبت القواعد الدقيقةلكتابة هذه الأرقام. هذه مجرد ممارسة شائعة.

يجب تحديد مكان تسجيل المستند إذا كان من الصعب إثباته باسم المنظمة. يشار أيضًا إلى ما إذا كان الاجتماع ينعقد في مكان آخر غير موقع المؤسسة (مؤلف المستند) مكان. وفقًا لـ GOST R 6.30-2003 (الفقرة 3.12) ، تتم كتابة مكان تسجيل البروتوكول وفقًا للتقسيم الإداري الإقليمي الحالي باستخدام الاختصارات المقبولة عمومًا.

يحتوي العنوان إلى نص البروتوكول على إشارة إلى نوع النشاط المشترك (مؤتمر ، اجتماع ، جلسة ، إلخ) واسم الهيئة الجماعية في الحالة التوليفية.

على سبيل المثال ، "اجتماعات المجلس المنهجي" أو "اجتماعات العمل الجماعي" أو "اجتماعات رؤساء الأقسام الهيكلية".

يمكن وضع متطلبات جزء العنوان طوليًا أو زاويًا. هذا الاختيار يعتمد على المنظمة.

جزء تمهيدي من النص

يتكون نص البروتوكول من جزأين تمهيدي وأساسي.

في الجزء التمهيدي من الوثيقة ، يتبع العنوان الأحرف الأولى وألقاب رئيس وسكرتير الاجتماع. الرئيس الذي يرأس الاجتماع مسؤول ، ولكن لا ينبغي الإشارة إلى موقفه في الوثيقة.

السكرتير مسؤول عن تنظيم وتوثيق أنشطة الاجتماع. وبالتالي ، فهو مسؤول عن إجراء التسجيل بالكامل. في الوقت نفسه ، قد لا يكون سكرتير الاجتماع (الجلسة) هو السكرتير في الواقع وفقًا لمنصبه. من الممكن تعيين واجب إضافي للتسجيل لموظف مناسب. في حالة الصيانة الدورية لمثل هذه الوثائق من قبل موظف معين ، يجب الإشارة إلى هذه الوظيفة في وظيفته المسمى الوظيفي. لكن هذا ليس ضروريًا للحاجة لمرة واحدة لوضع بروتوكول ، فقط الرئيس يصدر أمرًا للموظف.

على سبيل المثال ، تم تكليف نائب المدير بانكوف بمهام رئيس اجتماع رؤساء الإدارات ، ورئيسه مساعد شخصيتم تعيين إيجوروفا سكرتيرة للاجتماع. في مثل هذه الحالة ، مواقفهم التوظيفغير مدرج في البروتوكول. في مسودة الوثيقة ، سيعملون فقط كرئيس وسكرتير للاجتماع.

عينة من الجزء التمهيدي لمحضر الاجتماع:

• الرئيس - Pankov Yu.P.
• سكرتير - Egorova D.L.
• الحاضر: Bessonov A. D.، Korenev N.R، Luzhin E.N، Malinina E.M، Ustyugov A. K.
• المدعوون: المدير العام لشركة "أوبال" شوميلوف أ. بي. ، المدير الفني لشركة "لازوريت" أوستر م.

في السطر التالي ، بعد كلمة "حضر" ، يشار أبجديًا إلى الأحرف الأولى وألقاب موظفي الشركة الذين شاركوا في النظر في القرارات وتطويرها أثناء الاجتماع.

في حالة حضور مسؤولين آخرين مدعوين من هذه المؤسسة في الاجتماع ، يتم إدراجهم في قسم "المدعوون". في الوقت نفسه ، لا تتم الإشارة إلى الوظائف التي يشغلونها ، ويتم ترتيب أسماء العائلات والأحرف الأولى أبجديًا. وفقط في حالة مشاركة موظفي شركات خارجية ، يتم إعطاء مناصبهم واسم الشركة.

يتم استخدام تباعد سطر واحد لتجميع قائمة الموظفين الحاليين والأشخاص المدعوين. بعد ذلك ، يتم تخطي سطر فارغ ويتم وضع جدول الأعمال في نفس الفترة الزمنية. يتم كتابة الجزء الأكبر من النص باستخدام تباعد سطر ونصف.

يشكل السكرتير قائمة بالمشاركين في الاجتماع مقدمًا ، بناءً على تعليمات الرئيس. هذه القائمة ضرورية لإبلاغ الأطراف المهتمة بتاريخ الحدث وجدول الأعمال. لن يكون من الضروري توزيع المواد الأساسية مسبقًا للتعرف على الأسئلة والاستعداد للاجتماع. يتم تصحيح قائمة المشاركين في الاجتماع في يوم الاجتماع بحضور المسؤولين.

في حالة الاجتماع الموسع (أكثر من 15 شخصًا) أو اجتماع هيئة جماعية دائمة ، عند تسجيل البروتوكول ، لا يتم لصق أسماء الحاضرين ، ولكن فقط الرقم الإجماليالمشتركين ، والتي يتم إصلاحها أثناء التسجيل. ثم يتم إرفاق قائمة التسجيل بالبروتوكول في شكل ملحق. يجب قراءة المستند نفسه: "حضر: 19 شخصًا (القائمة مرفقة)."

جدول الأعمال هو سمة ثابتة للجزء التمهيدي. يقوم المدير الذي قام بجدولة الاجتماع بتعيين المحتوى. في حالة التوزيع الأولي لجدول الأعمال على المشاركين للتعريف به ، يجب إدخال المعلومات الواردة فيه في الوثيقة التي يتم تجميعها.

يتم تخصيص الرقم لبنود جدول الأعمال باستخدام الأرقام العربية. يجب أن تبدأ صياغة الموضوعات بحرف الجر "حول" أو "حول" ، والإجابة على السؤال "حول ماذا؟". يجب أن تحتوي أي فقرة على الأحرف الأولى ولقب المتحدث ، أي المسؤول الذي أعد الرسالة المحددة.

مثال على تنسيق محضر الاجتماع كجزء من جدول الأعمال.

جدول أعمال:

1. عند الموافقة على قواعد أمن المعلومات.

تقرير رئيس قسم المعلومات Dorokhova Yu.R.

1. حول إجراء تغييرات على جدول التوظيف.

خطاب أ. ن. سيرجيف ، نائب المدير العام

النص الرئيسي

تشكل جزءا من البروتوكول

تصبح التسجيلات الحرفية أو الصوتية التي تم إنشاؤها يدويًا بواسطة السكرتير أثناء الاجتماع أساسًا لمحتوى المحضر. في نهاية الاجتماع ، يقوم السكرتير بإعداد وثيقة وفقًا للمتطلبات الحالية. ثم يحال المشروع إلى رئيس الاجتماع لتحريره. بعد إجراء جميع التغييرات ، يتم تثبيت البروتوكول بالتوقيعات ويمرر إلى رتبة المستندات الرسمية.

القوة القانونية للبروتوكول ، أي الرسمية والموثوقية وعدم الجدل ، لا يتم تحديدها فقط من خلال قواعد ملئه. وبحسب التفسير التقليدي ، فإن "القوة القانونية هي ملك لوثيقة رسمية ترسل إليها بموجب التشريع الحالي ، واختصاص الهيئة التي أصدرتها ، والإجراءات المعمول بها للتسجيل". في حالة مراعاة القواعد الإلزامية للتسجيل ، يتم منح الوثيقة القوة القانونية بعد توقيعها من قبل شخصين: الرئيس والسكرتير.

لا يتسبب إدخال هذا الشرط في حدوث صعوبات ، لأنه هو نفسه بالنسبة لجميع أنواع البروتوكول الذي درسناه. يجب فصل التوقيعات عن النص بمسافة بين 2 أو 3 أسطر. توجد الكلمتان "رئيس" و "سكرتير" من حدود الحقل الأيسر ، ويحد الحرف الأخير من اسم العائلة في الحقل الأيمن.

البروتوكول هو وثيقة داخلية ، لذلك لا يتم ختمه عادة.

إذا كانت أكثر من صفحة واحدة ، فيجب ترقيم الصفحات الثانية واللاحقة. في تصميم استخدام أرقام الصفحات الترقيم العربيبدون كلمة "صفحة" (صفحة) ، بدون استخدام واصلات وعلامات اقتباس وعلامات أخرى.

وفق قاعدة عامةلا يتم تخصيص أكثر من خمسة أيام لتسجيل البروتوكول. عادة ما يتم تحديد تاريخ جاهزية الوثيقة المحددة من قبل المدير الذي أجرى الاجتماع ، أو رئيس الهيكل الدائم. بالإضافة إلى ذلك ، يمكن تحديد فترة الإعداد من خلال لوائح الهيئة الجماعية.

هناك عدد من المستندات التي تحدد فترة المعالجة لأنواع معينة من البروتوكولات. على وجه الخصوص ، يتطلب قانون "الشركات المساهمة" من هذه الشركات إعداد محضر اجتماع مجلس الإدارة في 3 أيام ، وحتى يتم منح 15 يومًا لإعداد مثل هذا المستند الشاق مثل محضر الاجتماع العام من المساهمين.

يتم إبلاغ الموظفين بالقرارات من محضر الاجتماع عن طريق إرسال نسخ كاملة أو مقتطفات من جزء المنطوق. في المؤسسات الصغيرة ، غالبًا ما يتم تعريف الموظفين بالقرارات المعتمدة مقابل التوقيع. لهذا الغرض ، يتم إرفاق ورقة التعارف بالبروتوكول.

أيضًا ، في كثير من الأحيان ، بناءً على قرارات الاجتماعات ، يتم تطوير المستندات الإدارية ، على سبيل المثال ، قرارات هيئة جماعية أو أمر من مدير المؤسسة.

• كيف يجد الرئيس التنفيذي المساعد الشخصي المثالي

محضر الاجتماع في شكل قصير وكامل

هناك أشكال قصيرة وكاملة لعرض النص في البروتوكول.

في الواقع ، يختلفون عن بعضهم البعض فقط في مقدار التفاصيل في تغطية عملية الاجتماع ، وتصميمهم متطابق. لقد تطور هذا الوضع نتيجة الممارسة ، ويتم بث هذه المعلومات في أي تدريب في مجال العمل المكتبي.

البروتوكول القصير هو وثيقة تسجل القضايا التي أثيرت خلال الاجتماع وأسماء المتحدثين والقرارات المتخذة.

يستخدم هذا النموذج تقليديًا:

• إذا تم تسجيل الاجتماع باختصار (سيكون نص الخطب ملحقًا) أو يتم تسجيل ما يحدث باستخدام وسائل تقنية خاصة ؛
• إذا كان الاجتماع ذا طبيعة تشغيلية وكان من الضروري توثيق القرار الذي تم اتخاذه ، دون تحديد مسار المناقشة.

في حالة استخدام بروتوكول موجز لورشة العمل ، تضيع إمكانية استعادة مسار مناقشة القضية ، والآراء والتعليقات المعبر عنها ، وتدفق عملية تطوير القرار الإداري.

تم الحفظ بالكامل وصف مفصلماذا حدث في الاجتماع. يتضمن هذا النموذج نص التقارير وخطب المشاركين في الاجتماع ، وجميع الآراء والأسئلة والملاحظات التي تم الإدلاء بها أثناء العملية ، وتفاصيل أخرى عن الحدث.

وفقًا لذلك ، يحتوي البروتوكول الكامل على 3 أجزاء: "استمعنا" ، "متباعد" ، "تم الحل" ("تقرر") ، على عكس الجزء القصير ، الذي يحتوي على جزأين فقط: "تم الاستماع" و "تم الحل" ("تقرر" ).

يتوافق عدد الأقسام في الجزء الرئيسي من نص البروتوكول وترقيمها مع عدد العناصر المدرجة في جدول الأعمال. يتم تقديم كل قسم في 3 أجزاء في بالشكل الكامل- "استمعنا" ، "تحدثنا" ، "تم الحل" ("تقرر") - وفي جزئين في جزء قصير. الكلمات المحددة مكتوبة بأحرف كبيرة من الهامش الأيسر.

مباشرة بعد العنوان الفرعي "HEARD" ، من الضروري الإشارة في الحالة المضافة إلى اسم العائلة والأحرف الأولى للمتحدث الرئيسي (استمع إلى من؟). فيما يلي ملخص لخطابه من خلال شرطة. يتم تسجيل الأداء تقليديا في الفعل الماضي من المفرد الغائب. في حالة الإعداد الأولي لنص الرسالة كتابيًا ونقلها إلى السكرتير ، فيكفي الإشارة إلى موضوعها في المستند الجاري تجميعه. يليه: "نص التقرير مرفق".

يتميز الشكل الكامل بإشارة بعد كلمة "SPEECH" للأسماء والأحرف الأولى من أسماء المشاركين في مناقشة القضية. في الوقت نفسه ، تتم كتابة اسم العائلة والأحرف الأولى لكل متحدث من سطر جديد في الحالة الاسمية (من تكلم؟). إدخال التقرير نفسه يمر بشرطة بعد اللقب ويتم كتابته من صيغة الشخص الثالث المفرد. وهنا ، حسب النص ، تُطرح الأسئلة ، وتُطرح أثناء التقرير أو عند اكتماله ، والإجابات عليها.

إذا لم يكن هناك نقاش أثناء الاجتماع أو لم يتم طرح أسئلة ، فلن تتم الإشارة إلى الجزء "تكلم" في المحضر. وبالتالي ، سيتضمن هذا الجزء من النص جزأين: "استمعنا" و "تم الحل" ("تقرر"). وهذا مسموح به أيضًا في شكل محضر كامل حول القضايا الفردية المدرجة على جدول الأعمال.

كلمة "تقرر" (أو "تقرر") متبوعة بنص الجزء التشغيلي من بند جدول الأعمال المحدد. في حالة اتخاذ عدة قرارات بشأن أي قضية في نفس الوقت ، يتم لصق أرقامها الترقيم العربي. في هذه الحالة ، يشير الرقم الأول إلى رقم بند جدول الأعمال ، والثاني - رقم القرار المتخذ.

في حالة اتخاذ ثلاثة قرارات بشأن البند الأول من جدول الأعمال ، سيكون ترقيمها على النحو التالي: 1.1 و 1.2 و 1.3.

إذا تم اتخاذ قرار واحد فقط بشأن البند الثاني من جدول الأعمال ، فسيتم كتابة رقمه 2.1 (سيكون من الخطأ الإشارة إلى الرقم ببساطة على أنه 2).

عادة ما يتم صياغة نص الجزء العملي باستخدام النموذج القياسي المحدد للوثائق الإدارية. وبناءً على ذلك ، سوف تجيب المقترحات على الأسئلة: لمن يجب القيام به وماذا بالضبط وبأي تاريخ. في هذه الحالة ، يُسمح بالإشارة إلى المنفذ المسؤول في بداية النص وفي نهايته.

لا تنص الممارسة المعتادة المتمثلة في تدوين المحضر على تحديد نتائج التصويت. ولكن إذا حدث ذلك ، فينبغي أن ينعكس ذلك في فقرة المنطوق. هناك العديد من التفاصيل في محاضر الاجتماعات العامة للمساهمين ، بما في ذلك ترتيب عكس نتائج التصويت على القرارات المتخذة ، والتي يتم تسجيلها أيضًا بعد نتائج اجتماع لجنة الفرز.

محضر الاجتماع التشغيلي: سمات التجميع والمشاكل المحتملة

يتميز الاجتماع التشغيلي بعدة ميزات:

• الانتظام (على سبيل المثال ، مرة واحدة في الشهر في وقت محدد) ؛
• التكوين الدائم للمشاركين.
• مواضيع وأسئلة لم تتغير عمليا ؛
• مدة قصيرة.

تقدم هذه الميزات الفروق الدقيقة الخاصة بها في إعداد محاضر الاجتماع التشغيلي. بعد أن أتقن خوارزمية الأنشطة والأسئلة مسبقًا ، يستطيع السكرتير إعداد وثيقة نهائية في وقت قصير.

تتيح لك سرعة تسجيل محضر الاجتماع اعتماده بسرعة كبيرة من الرأس.

قد يكون الاحتفاظ بدقائق من الاجتماعات عبر الإنترنت أمرًا صعبًا بعض الشيء. فيما يلي المشاكل الأكثر شيوعًا.

المشكلة 1.السكرتير أو الموظف الذي تم تكليفه بمسؤولية حفظ المحاضر لا يعرف جوهر القضية قيد النظر ، لذلك يواجه صعوبة في تحديد مسار المناقشة.

الحل المحتمل: يمكن للسكرتير الاتصال بالشخص الذي قدم العرض التقديمي في الاجتماع ، أو متخصص آخر يمكنه توضيح الموضوع.

المشكلة 2نظرًا لعدم وجود قواعد ثابتة تمامًا للاجتماع التشغيلي أثناءه ، لا يستطيع السكرتير دائمًا الحصول على الوقت لتسجيل كل ما يحدث.

الحل المحتمل: يمكن للسكرتير تنظيم تسجيل صوتي لعملية الاجتماع ، وسيتم إعداد محضر الاجتماع بناءً عليه.

مشكلة 3.لا يستطيع السكرتير دائمًا عزل الجزء الأساسي والأهم من بين مجموعة كاملة من المعلومات التي يتم تلقيها أثناء النظر في القضية. في بعض الأحيان يكون من الصعب فهم ما يجب تسجيله بالضبط في البروتوكول.

الحل المحتمل: في مثل هذه الحالة ، من أجل إعداد محضر الاجتماع ، يجب على السكرتير أولاً تحليل المعلومات المتاحة وإبراز الجوانب الأكثر أهمية. بعد ذلك ، يمكنك بالفعل إنشاء مستند ، وإدخال المعلومات الرئيسية فيه فقط.

• آداب الهاتف للسكرتير: 5 قواعد للتواصل مع العملاء

كيف تكتب محضر الاجتماع المثالي

التسجيل المنتظم	تسجيل مثالي
يكتب الجميع بقوة ملاحظات مختلفة في دفاتر ملاحظاتهم أثناء الاجتماع.	يتم لفت انتباه الجميع إلى الشاشة أو اللوحة التي يتم تنفيذ البروتوكول عبر الإنترنت عليها.
كل شخص لديه فهمه الخاص لنتائج الاجتماع.	تم التوصل إلى فهم مشترك لنتائج الاجتماع ، وتم تحديد الأشخاص المسؤولين والمواعيد النهائية للأنشطة اللازمة لتحقيق نتيجة محددة.
يفقد المشاركون بعض الطاقة خلال الاجتماع.	يغادر المشاركون الاجتماع مفعمين بالحيوية ، ويركزون على مهام معينة.
عدم الالتزام بتنفيذ القرارات المتخذة في الاجتماع.	الوفاء الإجباري بالقرارات المتخذة والمهام الموزعة - بعد كل شيء ، تذكر جميع الحاضرين وعدك بالقيام بكل شيء في الوقت المحدد.
عدم مراعاة أو عدم وجود جدول أعمال الاجتماع.	اتبع الأجندة المرئية للاجتماع.
يظهر محضر الاجتماع المتفق عليه والموقع في اليوم التالي فقط ، وأحيانًا في وقت لاحق.	يتم التنسيق والتوقيع على البروتوكول على الفور في نهاية الاجتماع.
تتطلب مراقبة تنفيذ القرارات الكثير من الوقت.	من السهل التحكم في تنفيذ القرارات ، حيث يتم تتبعها في نظام التحكم في مهام الشركة.

لتنظيم التسجيل المثالي ، يمكنك أن تأخذ مثل ملاءات عاديةلوحة ورقية وعلامات ، وكذلك أكثر تعقيدًا و التقنيات الحديثة. بادئ ذي بدء ، من الضروري اتباع منهجية معينة وعدم الخروج عن القواعد المعمول بها.

يبدو البروتوكول المثالي الراسخ على النحو التالي: يتم الاتفاق على البروتوكول وطباعته وتوقيعه فور الاجتماع. ثم ، بينما ينتقل المشاركون من غرفة الاجتماعات إلى مكان العمل، هناك توزيع للمسؤولية. بالعودة إلى مكاتبهم ، يتلقى الموظفون أحدث بروتوكول والمسؤوليات الموكلة إليهم في نظام إدارة مهام الشركة عن طريق البريد الإلكتروني. لجعلها حقيقية ، فقط اتبع تعليماتنا.

من أجل الحصول على بروتوكول متفق عليه وقرارات معينة ، يمكنك استخدام ملف عينة. مثال على نموذج محضر الاجتماع:

1. التفاصيل التنظيمية.
2. قائمة المشاركين.
3. جدول أعمال.
4. القرارات المتخذة.
5. مهام.
6. أسئلة للمناقشة لاحقا.
7. توقيعات المشاركين.
8. تم وضع البروتوكول.

دعونا نلقي نظرة فاحصة على قواعد الملءالقالب المحدد.

1. التحكم في وقت بدء الاجتماع وانتهائه. تميل الاجتماعات إلى تفويت تواريخ البدء والانتهاء. لمكافحة هذه الظاهرة ، من الضروري التحكم بشكل واضح في الإطار الزمني للاجتماع وتحديده.

بالإضافة إلى ذلك ، ستكون الخطوة الفعالة هي تسجيل المتأخرين في الاجتماع في سلسلة منفصلة. قلة هم الذين يريدون أن يتم تصنيفهم على أنهم غير منضبطين. يمكنك أيضًا الاحتفاظ بالإحصائيات وتحديد تصنيف الأشخاص المعرضين للتأخر.

2. تعيين دور لكل مشارك في الاجتماع. هذه طريقة بسيطة للغاية وعملية لتحقيق النجاح. لقد ثبت أن المشاركين في العديد من الاجتماعات لا يدركون دائمًا ماذا وأي منهم يجب أن يؤدوا من أجل زيادة فعالية الاجتماع وتحقيق النتائج.

من الضروري تحديد الدور المناسب للجميع.

1. رئيس الاجتماع - مسؤول عن الامتثال لقواعد معينة للتحضير للحدث وتسييره. تعتمد فعالية وحيوية الاجتماع عليه.
2. مقرر الاجتماع - مسئول عن الجودة و التحضير في الوقت المناسبوإحضار المعلومات التي يحتاجها المشاركون في الاجتماع.
3. مشارك في الاجتماع - يتولى الوظيفة دراسة ذاتيةوالنشاط خلال الحدث.
4. أمين الاجتماع - يتكفل بإعداد المحاضر.
5. حارس الطاقة - مسؤول عن طاقة الاجتماع. يمكنه تعيين استراحة في الاجتماع إذا انخفضت ديناميكيته ، وكانت القاعة متكدسة ، وما إلى ذلك. يوقف العملية ويعقد حدثًا نشطًا.
6. حارس المعرفة - يضمن تثبيت المعلومات لمنع فقدان أي فكرة قيّمة. عادة يشير هذا الشخص للسكرتير إلى أهمية تسجيل بيان معين.
7. حارس السياق - يتتبع جداول أعمال الاجتماع. إذا تم انتهاك جدول الأعمال ، فإن الشخص المحدد يشير إلى جميع المشاركين.
8. حارس الوقت - مسؤول عن الحفاظ على الإطار الزمني للاجتماع. يشير إلى الحاجة إلى اتخاذ قرار وإصلاح النتيجة قبل دقيقتين من نهاية مناقشة المشكلة.

3. تحديد الأهداف ، ووضع جدول أعمال للاجتماع. تعقد العديد من الاجتماعات بدون جدول أعمال مكتوب. نتيجة لذلك ، لا يدرك معظم المشاركين تمامًا الغرض من دعوتهم إلى الحدث. نتيجة لذلك ، يتم قضاء الكثير من الوقت في بداية الاجتماع في تحسين كفاءة جميع الحاضرين.

استخدم المساحة المتوفرة في المحضر للإشارة إلى جدول أعمال الاجتماع. بالإضافة إلى ذلك ، من المستحسن ، وفقًا للمبدأ الوارد في الفقرة 1 ، التحكم في مدة الحدث ، ومقارنة مقدار الوقت المخطط له والذي تم إنفاقه بالفعل على كل بند من بنود جدول الأعمال. وبالتالي ، بعد أسابيع قليلة من القياس الصعب ، سيزداد عدد الاجتماعات المنجزة في الموعد المحدد.

4. سجل الحلول. النقاط الثلاث التالية متشابكة بشكل وثيق. هذا يتعلق بنتائج الاجتماع. ما هو الغرض من كل الاجتماعات؟ والغرض من أي منها هو التوصل إلى اتفاق بشأن الخطوات التالية. هناك 3 أنواع من الاتفاقيات:

• القرارات المتعلقة بالجميع ؛
• المهام الموكلة لفناني الأداء ؛
• الأسئلة التي أثيرت خلال الاجتماع ولكنها لم تؤد إلى وضع قرار معين أو مهمة محددة. يحدث هذا عندما يتم التطرق إلى موضوع لم يتم تضمينه في جدول أعمال الاجتماع ، أو عندما يتم إعداده بشكل سيئ ، مما لا يسمح باتخاذ قرار لا لبس فيه.

يجب إضفاء الطابع الرسمي على أي مناقشة لتغيير اللوائح والعمليات التجارية والمكافآت والعقوبات والمعلومات وأشياء أخرى في شكل قرارات تنطبق على جميع المشاركين في الاجتماع. يجب تضمين هذه البيانات في خانة "القرارات المتخذة".

5. تثبيت المهام. يجب أن نتذكر أنه من أجل التنفيذ الفعال للمهمة ، يجب تعيينها إلى شخص مسؤول واحد فقط.

تحقيقا لهذه الغاية ، يمكنك استخدام القسم لإصلاح المهام.

يجب أن يحتوي أي أمر بالضرورة على نص وموعد نهائي ومنفذ مسؤول. عند ملء الحقول المحددة ، تظهر المعلومات على الشاشة ، ويمكن لكل مشارك في الاجتماع التعرف على المهام المعينة والموظفين الذين يقومون بتنفيذها.

6. سجل الأسئلة لمناقشتها لاحقًا. نظرًا لميل الناس إلى التفكير بشكل جماعي ، فهناك دائمًا مشاكل لم يتم التخطيط للمناقشة أثناء أي اجتماع. في حالة عدم وجود حل سريع لها (على سبيل المثال ، من خلال قاعدة "ثلاثة أسطر") ، يجب عليك إصلاح الموضوع في قسم "أسئلة للمناقشة لاحقًا".

تسجيل هذه اللحظات له أهمية كبيرة. بفضل هذا ، سوف يفهم الحاضرون أن الموضوع لن يضيع وسيتم مناقشته لاحقًا. ونتيجة لذلك ، يمكنهم العودة بأمان إلى القضايا من جدول الأعمال. وحتى طقوس إصلاح ملاحظة غير مخطط لها تجعل من الممكن التبديل من موضوع قيد الدراسة إلى موضوع آخر. إذا لم يتم ذلك ، فإن المشاركين في أفكارهم يعودون باستمرار إلى المشكلة التي لم يتم حلها.

7. استكمال تنسيق القرارات وتوقيع البروتوكول. توزيع المهام في نظام التحكم في المهام. نقطة مهمةيتم تلخيصه في نهاية الاجتماع بعد مناقشة جدول الأعمال واتخاذ القرارات وتعيين المهام وإصلاح المشكلات. وينبغي إعادة التعبير عن مشروع القرار الذي تمت صياغته وتسجيله.

ونتيجة لذلك ، فإن محضر الاجتماع جاهز ومتاح للطباعة والاطلاع على جميع المشاركين.

بمجرد اكتمال الموافقات والتوقيعات وذهب المشاركون إلى أماكنهم ، يمكنك تعيين أشخاص مسؤولين من خلال نظام التحكم في مهام الشركة. نتيجة لذلك ، في نهاية الاجتماع ، يكون لدى كل شخص وثيقة متفق عليها وإصدار تعليمات.

كيف يتم تخزين محاضر الاجتماع

وفقا للفقرة 1 من الفن. 89 من القانون الاتحادي الصادر في 26 ديسمبر 1995 رقم 208-FZ "بشأن الشركات المساهمة" ، يجب على كل مؤسسة تنظيم تخزين محاضر اجتماعات مجلس الإدارة (المجلس الإشرافي) للشركة وبطاقات التصويت. وفقًا للفقرة 2 من هذه المقالة ، يجب حفظ المستندات المدرجة في موقع الهيئة التنفيذية. يتم تحديد شروط وإجراءات التخزين وفقًا للأحكام التي تمت الموافقة عليها بموجب قرار اللجنة الفيدرالية لسوق الأوراق المالية بتاريخ 16 يوليو 2003 رقم 03-33 / ps.

الفقرات 2.1.12 و 2.1.14 من المحدد وثيقة معياريةتلتزم بحفظ "... محاضر اجتماعات مجلس الإدارة (المجلس الإشرافي) للشركة وأوراق الاقتراع".

بالإضافة إلى ذلك ، من المهم تتبع المستندات الأصلية للمنظمة. في حالة تلفها أو فقدها ، يجب تصديق نسخة من الأوراق المفقودة بترتيب معين. في هذه الحالة ، من الضروري وضع إجراء مناسب يوضح أسباب الضرر أو الخسارة. يرافق مثل هذا العمل نسخة من وثيقة الشركة المستلمة للتخزين ، ويجب الاحتفاظ بها بشكل لا ينفصل.

يجب أن يتم اعتماد القانون من قبل رئيس الوحدة الهيكلية والموافقة عليه من قبل الهيئة التنفيذية الوحيدة للشركة. في حالة تلف أو ضياع المستندات المتعلقة أو محاسبة، يتم توقيع القانون أيضًا من قبل كبير المحاسبين.

تخضع أوراق الاقتراع لإجراءات تخزين خاصة. يجب ختم أوراق الاقتراع ، بما في ذلك تلك التي تم إعلان بطلانها ، من قبل لجنة الفرز وتسليمها إلى أرشيف AO لغرض المدخرات اللاحقة. يتم تنظيم ذلك بعد أن تضع لجنة الفرز البروتوكول الخاص بنتائج التصويت في الاجتماع العام.

يحدد الجزء 1 من المادة 13.25 من قانون المخالفات الإدارية للاتحاد الروسي المسؤولية عن عدم الوفاء شركة مساهمةمسؤوليات حفظ المستندات. تم تحديد حجم الغرامة: للمسؤولين - 2.5-5 ألف روبل ، للمنظمات - 200-300 ألف روبل.

دورة جديدة في مدرسة المدير العام

مقتطف من محضر الاجتماع

مقتطف من محضر الاجتماع هو نسخة كاملة من محتوى هذه الوثيقة المتعلقة ببند جدول الأعمال.

في المقتطف ، تخضع جميع تفاصيل محضر الاجتماع ، والجزء التمهيدي ، وبند جدول الأعمال المهم الذي تم الاستخلاص من أجله ، والنص الذي يحتوي على مناقشة وحل المشكلة المحددة للنسخ. يقوم السكرتير بإعداد الوثيقة والتصديق عليها. لهذا الغرض ، يتم إدخال كلمة "صحيح" يدويًا ويشار إلى موضع الشخص الذي أكد صحة المقتطف ولقبه وأحرفه الأولى وتاريخه وتوقيعه.

بطريقة ما ، يمكن أن يحل المقتطف محل قرار (مستند إداري). في هذه الحالة ، إنها طريقة لنقل القرارات المتفق عليها للاجتماع مباشرة إلى المنفذين. في غضون يومين بعد توقيع البروتوكول ، يقوم السكرتير بتسليم المقتطفات المعتمدة شخصيًا حول قضايا محددة مباشرة إلى المسؤولين عنها.

إذا تم إرسال هذه المستندات إلى جهة خارجية ، فيجب أن تكون مصدق عليها بختم.

يقوم السكرتير بتشكيل القضايا ، وتوزيع النسخ الأصلية من البروتوكولات حسب نوع الأحداث الجماعية. على سبيل المثال ، "محاضر اجتماعات مجلس الإدارة" و "محاضر اجتماعات الإنتاج" وغيرها. في هذه الحالة تودع المستندات حسب عدد وتاريخ الاجتماعات. يتم تشكيل القضايا على مدار السنة التقويمية.