محضر اجتماع نموذج Word. ملامح توثيق عمل هيئات الزمالة الدائمة. مقتطف من البروتوكول

من المهام المقدسة للسكرتير التحضير للاجتماعات والاجتماعات والاجتماعات التي يبدأها قادة من مختلف المستويات. في معظم الحالات ، يحتفظ السكرتير أيضًا بمحاضر مثل هذه الأحداث. في هذه المقالة ، سنخبرك بكيفية جعل هذه العمليات أكثر كفاءة.

لبدء الحديث عن البروتوكول ، أولاً وقبل كل شيء ، نحتاج إلى الإسهاب في التحضير للاجتماعات. قبل مثل هذا الحدث ، من المهم التفكير في جدول الأعمال وتحديد تكوين المشاركين وقراءة تقارير جميع المتحدثين والمواد الأخرى. كل هذا سيتطلب جهودًا إضافية ، ولكن نتيجة لذلك ، سيكون الحفاظ على البروتوكول أسهل بكثير.

كيف توفر الوقت؟

وفقًا لدراسات مختلفة ، يمكن قضاء ما بين 10 إلى 50٪ من وقت عمل رئيس المنظمة والموظفين الآخرين في الاجتماعات. لتوفير الوقت ، يجب على المبادرين للاجتماعات والمضيفين والمشاركين مراعاة القواعد التالية:

ناقش في الاجتماع فقط القضايا التي لا يمكن حلها في أمر العمل.

تحديد عدد المشاركين في الاجتماع. يتناسب طرديا مع مدة الحدث. إذا كان الاجتماع مع 5 أشخاص مدته ساعة واحدة ، ثم مع 10 مشاركين أو أكثر ، فمن المحتمل أن يستمر لمدة ساعتين أو أكثر.

قم بإعداد المواد الإعلامية للاجتماع مسبقًا. يجب تقديم الحسابات والتقارير التحليلية والجداول والرسوم البيانية والملخصات ومواد الصور والفيديو والعروض التقديمية وعينات المنتجات وآراء الخبراء من قبل متخصصين متخصصين. لكن سكرتير الاجتماع ملزم بالتحقق من جاهزية المواد. لذلك ، قبل يوم أو يومين من الحدث يجب:

أ) بمساعدة الأشخاص المسؤولين الذين سيقدمون العروض التقديمية ، قم بإعداد قائمة بجميع المواد الإعلامية ؛

ب) تلقي من الأشخاص المسؤولين المواد المصنوعة في في شكل إلكتروني(على سبيل المثال ، العروض التقديمية ، ملاحظات توضيحيةإلخ.)؛

ج) تلقي الملخصات المطبوعة ونصوص التقارير من الأشخاص المسؤولين.

لكل قضية ، عيِّن موظفًا واحدًا مسؤولاً ، حتى عندما يتعين على مجموعة من الأشخاص تنفيذ الأمر.

لا تضيعوا الوقت في فضح المذنب. تذكر أن المهمة الرئيسية لكل اجتماع هي مناقشة جدول الأعمال واتخاذ القرارات بشأنه.

جدول أعمال

هذه قائمة بالقضايا التي من المقرر مناقشتها في الاجتماع. يتم تحديدها من قبل رئيس الاجتماع. ومع ذلك ، قد يشارك السكرتير أيضًا في هذه العملية.

استخدم الإرشادات التالية عند وضع جدول الأعمال:

• قسّم مواضيع الاجتماع الواسعة جدًا إلى عدة مواضيع فرعية.يجوز للأشخاص المسؤولين عقد اجتماعات تحضيرية لكل موضوع فرعي ، إذا لزم الأمر.

على سبيل المثال ، الاجتماع المقرر عقده في نهاية الشهر حول موضوع "حول تنفيذ المؤشرات المخططة من قبل متاجر الإنتاج الرئيسية" يجب أن تسبقه سلسلة من الاجتماعات الصغيرة في المتاجر: "حول تنفيذ الخطة من قبل مسبك "،" حول تنفيذ الخطة من قبل الورشة الفارغة "،" حول تنفيذ الخطة بواسطة ورشة الآلة "،" حول تنفيذ الخطة من قبل ورشة التجميع ". أو اجتماع حول موضوع "حول تنفيذ نظام تخطيط موارد المؤسسات في مؤسسة" يجب أن يسبقه عدة اجتماعات: "حول مشاكل تنفيذ نظام تخطيط موارد المؤسسات في الإنتاج" ، "حول توفير الاتصال بين نظام تخطيط موارد المؤسسات و 1 ج في المحاسبة "،" حول الدعم الفني لنظام تخطيط موارد المؤسسات ونقل البيانات "، إلخ.

• ضع على جدول الأعمال القضايا ذات الأهمية المتساوية ، التي يوحدها موضوع مشترك. على سبيل المثال توفير النقل وأمر التسليم للمستودع والشحن والتصدير المنتجات النهائيةمن مباني المؤسسة.

ويمكن أيضا وضع مجموعة واسعة من القضايا المترابطة على جدول الأعمال. على سبيل المثال ، قد تشمل:

اقتناء خط إنتاج جديد ؛

التحضير التكنولوجي للإنتاج ؛

إجراء تغييرات على التصميم والتوثيق التكنولوجي فيما يتعلق بشراء معدات جديدة ؛

تحديث مباني الإنتاج وتطوير عمليات ربط الماكينات ؛

الدعم اللوجستي للإنتاج.

في الوقت نفسه ، من الواضح أن إعادة بناء مدخل المصنع أو تنظيم المدفوعات الإلكترونية لتصاريح المرور في مقصف المصنع لا يستحق المناقشة في هذا الاجتماع.

من الواضح أن السكرتير لا يمكنه دائمًا التأثير على محتوى جدول الأعمال. يتم جمع الاجتماع من قبل القائد ، الذي يحدد أيضًا مجموعة من القضايا. وإذا قام المدير بتضمين جدول أعمال أحد الاجتماعات شراء خط إنتاج جديد لإنتاج المسبوكات وتنظيم زنبركي subbotnik لتنظيف المنطقة ، فقد لا يكون من الممكن إقناعه. لكن من جانبنا ، يمكننا أن نعرض مناقشة تنظيم subbotnik إلى اجتماع آخر ، على سبيل المثال ، بدمجه مع قضية طلاء واجهة المبنى أو إقامة احتفالات بمناسبة عيد ميلاد المنظمة.

• ضع جدول أعمال فقط لتلك القضايا التي تدخل في اختصاص ومجال مسؤولية المشاركين في الاجتماع. على سبيل المثال ، سيكون من غير المجدي مناقشة مشكلات التوريد في غياب رئيس التوريد.
• الحد من عدد الموضوعات وبنود جدول الأعمال. يجب أن تكون بقدر ما يمكن مناقشتها وحلها بشكل فعال خلال الفترة الزمنية المخصصة. على سبيل المثال ، لمدة ساعة واحدة من الاجتماع ، يمكنك مناقشة من 1 إلى 5 قضايا ، اعتمادًا على حجم الموضوعات التي تمت مناقشتها وجودة التحضير للاجتماع.
• قم بتضمين جدول الأعمال تقريرًا عن المهام والتعيينات المعطاة في الاجتماع الأخير، إذا تم توحيد الاجتماعات من خلال موضوع مشترك وتكوين المشاركين. كن مستعدًا لحقيقة أنه حتى لو لم يكن هذا البند مدرجًا في جدول الأعمال ، يمكن للرئيس ، بسلطته ، تقديمه. لذلك ، من الأفضل طباعة قائمة التعليمات مسبقًا - يجب أن يكون لدى الرئيس والشخص المسؤول والسكرتير.

المشاركون في الاجتماع

المتطلبات العامة للمشاركين في الفعالية:

الكفاءة والاهتمام بالقضايا المطروحة على جدول الأعمال ؛

مكانة عالية بما يكفي لاتخاذ القرارات وإعطاء التعليمات للمرؤوسين بعد نتائج الاجتماع.

قد تتغير قائمة المشاركين خلال الحدث. إذا كانت هناك موضوعات على جدول الأعمال تؤثر على جميع المشاركين في الاجتماع ، وقضايا تنطبق على بعضهم فقط ، فيجب عليك أولاً مناقشتها القضايا العامة. في نهاية هذا الجزء من الاجتماع ، يمكن إطلاق سراح الموظفين الذين لم يشاركوا في مزيد من المناقشة.

كيف يخطر الجميع

أبلغ جميع المشاركين في الاجتماع حول تاريخ ووقت ومكان عقده وموضوع الحدث.

يمكنك الإبلاغ عن اجتماع عن طريق مكالمة هاتفية أو رسالة نصية قصيرة أو بريد إلكتروني (مع إشعار التسليم والقراءة) والتجاوز الشخصي.

إذا لم يكن أحد المشاركين في مكان العمل لـ أسباب مختلفة(إجازة سنوية ، إعاقة مؤقتة ، رحلة عمل ، إلخ) ، من الضروري معرفة سبب الغياب وتذكير الموظف الذي يحل محل الغياب وفقًا لخطة الاستبدال بأنه يجب أن يكون حاضرًا في الاجتماع.

سيكون من المفيد أيضًا إضافة تلميح أداة إلى التقويم على جهاز الكمبيوتر الخاص بك ، مثل "تذكير النائب بأنه يجب أن يكون حاضرًا في اجتماع التخطيط".

يمكن إدخال معلومات حول من ومتى تم تحذيره بشأن الاجتماع في جدول (مثال 1).

مثال 1

إخطار المشاركين في الاجتماع

سيعقد الاجتماع في 24/06/2017 الساعة 11:00 صباحا في مكتب مدير المشتريات.

الموضوع: إبرام العقود مع الموردين للنصف الثاني من عام 2017.

ترتيبات جلوس المشاركين في الاجتماع

تأكد من إعداد مخطط جلوس للاجتماع إذا كان هناك:

كبار المسؤولين (مدن ، مناطق ، أقاليم ، جمهوريات ، اتحادات) ؛

أصحاب الشركات عبر الوطنيةوالمقتنيات ، وما إلى ذلك ؛

ممثلو المنظمات الشريكة.

يُمنح السكرتير ، إن أمكن ، مقعدًا على طاولة منفصلة بجوار طاولة الرئيس (مثال 2).

مثال 2

الرسم البياني الجلوس

بطاقات الاسم

على الجداول المقابلة للأماكن المقابلة ، من الضروري وضع بطاقات الاسم بالموقع و (أو) الاسم الكامل. كل مشارك. أبسط خيار هو ورقة مطوية في "منزل" (الشكل 1)

أرز. واحد.بطاقة اسم حضور الاجتماع

شارات

في الحالات الحرجة بشكل خاص ، من الضروري تحضير شارات (درع الصدر) ، والتي يجب أن تشير إلى:

الاسم الكامل. المشاركين؛

مناصبهم

اسم المنظمة التي يمثلها كل مشارك ؛

المنطقة التي توجد بها المؤسسة المحددة.

قد تشمل الشارة أيضًا:

شعار المنظمة التي يمثلها المشارك ؛

شعار (شعار) الفعالية (اجتماعات ، مؤتمرات ، إلخ).

يمكنك استخدام شارات مع خيط أو مشبك غسيل. يتم بيعها في محلات القرطاسية ومستلزمات المكاتب.

يمكنك تطوير إدخالات مع نص بنفسك ، ثم طباعتها على طابعة ، وقصها بالمقص ووضعها في شارات (الشكل 2).

أرز. 2.إدراج شارة صممه بنفسك

إذا تم تخصيص أموال كافية للتحضير ، فيمكن طلب إدخال البطاقات من منظمة تقدم خدمات الطباعة. وبالنسبة للاجتماعات الداخلية العادية ، ليست هناك حاجة لشارات على الإطلاق.

مدة الاجتماع

على ال أنواع مختلفةيتم تخصيص الاجتماعات كمية مختلفةزمن. على سبيل المثال ، قد يستغرق الاجتماع الصباحي حوالي نصف ساعة ، في حين أن الاجتماع الأقاليمي حول قضية معينة قد يستغرق يومًا كاملاً.

يجب تحديد مدة الاجتماع مسبقًا. يجب أن يعرف جميع المشاركين وقت بدء الحدث وانتهائه. سيساعدك هذا على العمل بسرعة وكفاءة حتى لا تبقى مستيقظًا لوقت متأخر.

فرامل

إذا تجاوزت مدة الاجتماع ساعة فلكية (60 دقيقة) ، فمن الضروري أخذ فترات راحة كل ساعة أكاديمية (45 دقيقة).

في الأحداث الطويلة بشكل خاص ، يمكن توفير فترات توقف ، يتم خلالها تقديم وجبات خفيفة للمشاركين (السندويشات والفواكه والحلويات) والمشروبات (الشاي والقهوة والعصائر ، مياه معدنيةإلخ.).

عندما يكون مستوى الاجتماع منخفضًا ، ويوجد مبرد وآلة لصنع القهوة وأدوات مائدة يمكن التخلص منها لزوار المكتب بالقرب من غرفة الاجتماعات ، فسيكون المشاركون في الاجتماع قادرين على صب القهوة أو الشاي أو الماء لأنفسهم.

يمكن وضع زجاجات الماء والنظارات مسبقًا على الطاولات التي يجلس عليها المشاركون في الاجتماع - وعندها سيكونون قادرين على إرواء عطشهم ليس فقط أثناء الاستراحة ، ولكن في أي وقت. من الأفضل عدم وضع الطعام على الموائد. سيكون محرجًا إذا أسقط أحد المشاركين شطيرة على أوراق العمل أو سكب القهوة.

من الأفضل تجهيز الطاولة بالوجبات الخفيفة والمشروبات في غرفة منفصلة. عادة ما يتم ذلك من قبل السكرتير ، ولكن فقط إذا لم يحتفظ بالدقائق. عندما يكون السكرتير غير قادر على مغادرة الغرفة أثناء الاجتماع ، يجب على عضو آخر من الموظفين المعينين لأخذ قسط من الراحة ترتيب الاستراحة. أو ، بدلاً من ذلك ، يقوم السكرتير بإعداد كل شيء لاستراحات القهوة قبل الاجتماع. في الاجتماعات الممتدة ، لا غنى عن المساعدين عادة.

الإطار الزمني

يجب تنظيم مدة الحدث. يراقب رئيس الاجتماع الالتزام بهذه القاعدة.

عند جدولة الاجتماع ، تأكد من مراعاة الوقت اللازم لكل متحدث للتحدث ومناقشة كل قضية.

تحقق مع الرئيس من الجدول الزمني لكل كلمة.

جدولة فترات الراحة إذا لزم الأمر.

اجمع كل الفترات الزمنية على الآلة الحاسبة وأضف إلى المبلغ المستلم

كم من الوقت قد يستغرق الاجتماع ينبغي إبلاغ الرئيس. إذا وافق على هذا الرقم ، فيجب توجيه انتباه جميع المشاركين إلى اللوائح ، وإذا لم يكن الأمر كذلك ، فسيتعين عليهم إجراء تعديلات وتقديم تقرير إلى الرئيس.

بعد الموافقة ، يتم إرسال جدول الأعمال مع قيود الوقت إلى جميع المشاركين في الاجتماع (مثال 3).

مثال 3

جدول الأعمال مع ضيق الوقت

دقائق الاجتماع: 5 خطوات أساسية

بروتوكولتوثيق كل من أنشطة الهيئات الجماعية الدائمة (اللجان ، واللجان ، والمجالس ، وما إلى ذلك) والهيئات الجماعية المؤقتة - مختلف الاجتماعات والاجتماعات والندوات والمؤتمرات.

هناك أنواع البروتوكولات التالية:

. بروتوكول موجز- وثيقة تم فيها تحديد الاسم الكامل. ومواقف المشاركين في الاجتماع ، وموضوعه ، والقضايا الرئيسية ، ملخصالتقارير والقرارات المتخذة وقائمة المهام لكل شخص مسؤول. يتم الاحتفاظ بهذا البروتوكول ، كقاعدة عامة ، في الاجتماعات التشغيلية.

. بروتوكول كامل، بالإضافة إلى كل ما سبق ، يتضمن سجلات مفصلة لجميع الخطب والآراء والتعديلات والفروق الدقيقة الأخرى في المناقشة. يسمح لك هذا المستند باستعادة صورة مفصلة للاجتماع.

يتم اختيار شكل حفظ المحاضر من قبل رئيس الاجتماع أو رئيس المؤسسة.

نصوص الخطب والمواد الأخرى التي تم إعدادها للاجتماع يتم وضعها في شكل طلبات. يجب الإشارة إليها في نص البروتوكول.

السكرتير مسؤول عن كيفية تسجيل مسار الاجتماع بشكل صحيح وكامل. لا يمكن التقليل من هذه المسؤولية ، لأن البروتوكول هو الوثيقة الوحيدة التي تعكس جميع الخطب والمناقشات والتعليقات والقرارات التي يجب تنفيذها. أثناء الاجتماع ، قد لا يسمع المشاركون شيئًا ما ، وقد لا يكون لديهم الوقت لتدوينه. سيكون من السهل استعادة هذا من خلال الرجوع إلى البروتوكول.

الخطوة 1: تحضير مكان العمل

لتسهيل أخذ المحاضر ، قبل بدء الاجتماع:

. اختر مقعدك في القاعةحيث سيقام الحدث. يجب أن تكون مرئية لجميع المشاركين في الوجه ، وتكون خطابات الرئيس والمتحدثين و "ملاحظات الجمهور" مسموعة بوضوح (انظر مخطط الجلوس في المثال 2).

. ضع على طاولتك قائمة بالمشاركين في الاجتماع بأسمائهم الكاملة. والمواقف ، بالإضافة إلى مخطط المقاعد. قبل بدء الاجتماع ، سيكون من المفيد أن تدرس بعناية من يجلس في مكانه ، ثم النظر في الرسم التخطيطي حسب الحاجة.

. قم بتخزين الأدوات المكتبية. خذ معك 2-3 أقلام و 2 أقلام رصاص و 2 ممحاة.

. تحقق مما إذا كانت المعدات المكتبية والأجهزة الأخرى تعمل: ساعة ، مسجل صوت ، كاميرا فيديو (إن وجدت). لا تنس سلك الطاقة والبطاريات الاحتياطية أو المراكم.

قبل الاجتماع ، ركز على النقاط الرئيسية في جميع التقارير.

الخطوة 2: إصلاح تقدم الاجتماع

بالإضافة إلى المواد المعدة للاجتماع (نصوص التقارير ، والخطب ، والمراجع ، ومسودات القرارات ، وجدول الأعمال ، وقوائم المشاركين ، وما إلى ذلك) ، يتم تجميع البروتوكول على أساس تسجيل الصوت أو تسجيل الفيديو أو النصوص أو مسودة الملاحظات المكتوبة بخط اليد التي يتم الاحتفاظ بها أثناء الاجتماع.

كيف تحتفظ بمسودة الملاحظات؟

1. تحضير الأوراق لمشروع البروتوكول- عددهم يعتمد على نطاق جدول الأعمال. في الورقة الأولى ، اكتب تاريخ الاجتماع ، وموضوعه ، ورقم البروتوكول ، وقائمة المشاركين ، وجدول الأعمال (مثال 4).

مثال 4

مسودة محضر الاجتماع. رقم الورقة 1

اكتب الأسئلة للمناقشة على أوراق فارغة منفصلة ، مع ترك مساحة كافية للملاحظات:

رقم الورقة 2: "بشأن حالة العمل على إبرام عقود لتوريد المعادن غير الحديدية والفلزية". تقرير بروخوروف P.D.

رقم الورقة 3

رقم الورقة 4: "على نقل الإمدادات". تقرير ميدفيديف الخامس يو.

رقم الورقة 5: ... (تكتمل خلال الاجتماع) ؛

رقم الورقة 6: "حول وضع التسويات بموجب العقود المبرمة والمنفذة لشراء المواد الخام والمواد". تقرير من Fomina K.D.

رقم الورقة 7: ... (تكتمل خلال الاجتماع) ؛

رقم الورقة 8: "بشأن إبرام اتفاقيات مع شركة Amethyst LLC بشأن توريد الفولاذ والسبائك لشركة OAO ESPZ". مقترحات Telegin I.I.

رقم الورقة 9: ... (تكتمل خلال الاجتماع).

2. تحقق من حضور جميع المشاركين في الاجتماع.اشطب الغائبين في مسودة البروتوكول بقلم رصاص - فقد يتأخرون. تعرف على أسباب عدم الحضور والتأخير بعد الاجتماع.

وقت وصول المتأخرين ، حدد مباشرة في نص البروتوكول بين قوسين:

في هذه الحالة ، سيُعرف بالضبط أي من الحاضرين وما فاته بالضبط أثناء الاجتماع.

3. املأ العنصر "HEARD". في الورقة الأولى من المسودة وعلى الأوراق مع العناوين المقابلة للتقارير ، قم بتسجيل الاسم الكامل باستمرار. ومواقف المتحدثين وموضوعات الخطب وملخصها. تحتاج إلى إصلاح المعلومات الأساسية فقط: التواريخ والأرقام والحقائق. بعد ذلك ، تحقق من الملاحظات مع نصوص الخطب المتوفرة (الملخصات). إذا وجدت تناقضات ، فقم بإبلاغ رئيس الاجتماع بها.

4. أدخل العنصر "الكلام"(اذا كان ضروري). يتم ملء هذه الفقرة عندما يتم مقاطعة مسار خطاب المتحدثين بالتعليقات والأسئلة والاعتراضات من المشاركين الآخرين. في بروتوكول كامليجب تسجيل كل ملاحظة من هذا القبيل على الفور ، خاصة إذا كانت مصحوبة بعبارة: "من فضلك أدخلها في الدقائق." فمثلا:

الحقيقة هي أن أي بيان يمكن أن يغير مسار الاجتماع ، وبالتالي قد يكون من الضروري تسليط الضوء على اللحظة التي حدث فيها ذلك وفيما يتعلق بما حدث.

في بروتوكول قصير

في ممارسة الإدارة الحديثة ، تعد محاضر الاجتماعات ضرورية لتوثيق عمل الاجتماعات التي يقودها مدراء من مختلف الرتب. تستخدم الدقائق أيضًا لتسجيل أعمال الاجتماعات والمؤتمرات والندوات. توجد عينة وجميع القواعد اللازمة لإعداد محضر الاجتماع لاحقًا في مقالتنا.

في هذا المقال سوف تقرأ:

• لماذا محضر الاجتماع مهم؟
• ما هو الشكل المفضل لمحضر الاجتماع؟
• ما هي الفروق الدقيقة في محضر اجتماع مجلس الإدارة؟
• ما هي محاضر الاجتماع التي يجب استخدامها؟
• كيف تتم معالجة محضر الاجتماع؟
• أين يمكنني العثور على نموذج لمحضر الاجتماع؟
• أين يوصى بالاحتفاظ بمحضر الاجتماع؟

ما هو محضر الاجتماع؟

من الضروري وجود بروتوكول يتبع نتائج إجراء إداري جماعي من أجل توثيق المناقشة السابقة للقضايا والقرارات المتخذة.

تحقق من شركائك بشكل عاجل!

هل تعرف أن يمكن للسلطات الضريبية أثناء التحقق التمسك بأي حقيقة مشبوهة حول الطرف المقابل؟ لذلك ، من المهم للغاية التحقق من أولئك الذين تعمل معهم. اليوم ، يمكنك الحصول على معلومات حول عمليات التحقق السابقة لشريكك مجانًا ، والأهم من ذلك ، الحصول على قائمة الانتهاكات المكتشفة!

تم تسجيل محضر الاجتماع في مكتب العمل المنزلي منذ بداية القرن الثامن عشر. ثم بدأوا للمرة الأولى مناقشة القضية قبل اتخاذ قرار. تاريخيا ، البروتوكول هو:

- ورقة معلومات (مع توثيق التقدم المحرز في المناقشة) ؛

- مستند إداري (مع تثبيت القرار الذي تم اتخاذه نتيجة المناقشة).

يتم توفير محاضر في ممارسة الإدارة الحديثة لتوثيق أنشطة الاجتماعات تحت قيادة المديرين من مختلف الرتب. تستخدم الدقائق أيضًا لتسجيل أعمال الاجتماعات والمؤتمرات والندوات.

يتم اتخاذ القرار بشأن الحاجة إلى وضع بروتوكول في الاجتماعات من قبل الرئيس الذي يعينهم. إذا كان سيتم خلال الاجتماع مناقشة إبلاغ الموظفين حول مسألة محددة حول توضيح قرار تم اعتماده مسبقًا ، فقد لا يكون من الضروري وضع محضر الاجتماع. ومع ذلك ، قد يكون تنفيذ البروتوكول مطلوبًا في الاجتماع التشغيلي. في هذه الحالة ، يتم تسجيل البيانات المتعلقة بتكوين الحاضرين أو الاقتراحات أو الآراء المعبر عنها.

كيفية تحقيق تنفيذ الاتفاقيات المعتمدة في الاجتماع

الكسندر شوفالوف ، المدير التنفيذيشركة "ثول سنتر" ، موسكو

حتى مع الصحيح تنظيم الاجتماعمع مراعاة القواعد المعمول بها وجدول الأعمال والمعتقدات البناءة ، لا يتم ضمان النتيجة الضرورية دائمًا - فشلت الشركة في تنفيذ التغييرات الأساسية ، كما لو أن الاجتماع لم يتم على الإطلاق. هذه المشكلة ليست ناتجة عن كسل الموظفين. من الضروري أن نتذكر المشكلة الخطيرة المتمثلة في عدم تحديد الاتفاق في الاجتماع.

ونتيجة لذلك ، فإن التعليمات والقرارات بعد الاجتماع معلقة في الهواء. كثيرون على استعداد للاعتراض ، بحجة أننا نسجل جميع المعلومات في اليوميات. لكن المواقف شائعة جدًا عندما "نسي" الموظف شيئًا ما ، أو لم يصلحه ، أو اختلط عليه الأمر. ينسى الشخص بعد الاجتماع المعلومات التي تمت مناقشتها في الاجتماع.

لذلك ، أصبح تنفيذ محضر الاجتماع قاعدة مألوفة وإلزامية بالنسبة لي منذ فترة طويلة. للقيام بذلك ، اتخذ السكرتير الدورة المناسبة. نحتفظ بمحاضر جميع الاجتماعات في أرشيفنا.

بعد الاجتماع ، يجب تذكير جميع الموظفين بالمهام - عن طريق البريد الإلكتروني أو السجلات في نظام CRM والبرامج الأخرى المستخدمة في الشركة.

هل أحتاج إلى الاحتفاظ بمحضر الاجتماع في نموذج خاص؟

في الأدبيات الخاصة بالعمل المكتبي ، هناك بيان يتم بموجبه وضع محاضر الاجتماعات في نموذج مشترك. ومع ذلك ، لا يتم استخدام النموذج العام لتسجيل البروتوكولات والمستندات الأخرى من قبل جميع الشركات. بادئ ذي بدء ، يتم استخدامه من قبل السلطات سلطة الدولةوالحكومات المحلية. بعد كل شيء ، وفقًا للإجراءات القانونية التنظيمية ، يجب على هذه الهيئات استخدام نماذج مع صورة شعار النبالة (الدولة ، شعار النبالة للموضوع الاتحاد الروسيأو البلدية) بطريقة مطبعية. المنظمات الأخرى لها الحق الاختيار الذاتيطريقة عمل نماذج لمحضر الاجتماع.

إذا كانت الشركة لا تعمل مع النماذج المطبوعة لمحاضر الاجتماع ، فسيتم الاختيار لصالح قوالب النماذج الحاسوبية - يكون من الأنسب العمل مع أنواع معينة من قوالب النماذج - الرسائل ، والتعليمات ، والأوامر ، المذكراتوالبروتوكولات وأنواع أخرى من الوثائق.

في هذه الحالة ، النموذج العام غير مطلوب. لتطوير قوالب للنماذج ، أحكام المعيار 6.30-2003 "أنظمة التوثيق الموحدة. نظام موحد للتوثيق التنظيمي والإداري. متطلبات الأعمال الورقية "(القسم 4" متطلبات نماذج المستندات ").

كيفية كتابة محضر الاجتماع

1) الجزء الرأسي للبروتوكول. يحتوي على التفاصيل التالية:

- الاسم الكامل للمنظمة ؛

- نوع الوثيقة (البروتوكول) ؛

- الرقم والتاريخ ؛

- مكان وضع المحضر ؛

- التوجه إلى النص.

يجب الإشارة إلى اسم المنظمة مع الشكل القانوني. يجب أن يتوافق مع الاسم الرسمي للمنظمة (المحدد في لائحة المنظمة أو الميثاق). من الضروري أيضًا الإشارة إلى الشكل القانوني بالكامل وليس كاختصار.

• تدريب المبيعات: ما تحتاج إلى معرفته قبل البدء

إذا كان للشركة اسم مختصر مسجل رسميًا ، فيمكن الإشارة إليه في السطر أدناه الاسم الكامل- بين قوسين. إذا كانت الشركة لديها المنظمة الأم، يشار إلى اسم الأخير أعلاه اسم المنظمة التي تقوم بتجميع المستند (موصى به في شكل مختصر).

فمثلا:

شركة عامة
وكالة "التوزيع والتجهيز وجمع المطبوعات"
(وكالة OJSC "Rospechat")

شركة مساهمة مقفلة "نيو تكنولوجيز"

تاريخ المحضر هو يوم الاجتماع. إذا كانت مدة الاجتماع عدة أيام ، فإن التواريخ من بداية الاجتماع إلى نهايته موضحة في تاريخ البروتوكول (ولا يقتصر على تاريخ التوقيع على البروتوكول) ، والتي يمكن وضعها بضع مرات بعد أيام من الاجتماع نفسه).

يتم ترقيم الدقائق خلال سنة تقويمية ، لذلك يتم تمثيل رقم (فهرس) الدقائق بالرقم التسلسلي للاجتماع. يتم تخصيصها بشكل منفصل لكل مجموعة من المحاضر التي تتكون منها الشركة - يتم ترقيم محاضر اجتماعات الإدارة ومحاضر الاجتماعات العامة للمساهمين ومحاضر اجتماعات الجمعية العمالية ومحاضر اجتماعات المجلس الفني بشكل منفصل.

مكان التجميع - الإشارة إليه مهمة في الحالات التي يُعقد فيها الاجتماع في مكان آخر مكان، وليس في موقع الشركة. يشار إلى مكان التجميع مع مراعاة التقسيم الإداري الإقليمي ، ولا يُسمح إلا بالاختصارات المقبولة عمومًا.

يرد عنوان النص في البروتوكول الذي يشير إلى نوع النشاط الجماعي (اجتماع ، اجتماع ، جلسة ، إلخ) واسم الهيئة الجماعية في الحالة الأم. على سبيل المثال ، اجتماعات اجتماع العمل الجماعي أو اجتماعات رؤساء الأقسام الهيكلية.

يمكن وضع تفاصيل جزء العنوان في الزاوية أو طريقة طولية. الحق في الاختيار خيار مناسبتحتفظ بها الشركة.

2) الجزء التمهيدي من النص. بعد العنوان ، يتم إدخال الأحرف الأولى وألقاب رئيس وسكرتير الاجتماع. يجب مراعاة أن الرئيس في المحضر هو المسؤول الذي يدير الاجتماع ، بحسب التوظيفلم يتم الإشارة إلى موقفه في النص.

يتولى السكرتير تنظيم الاجتماع وتوثيق أنشطته وإعداد المحاضر وتحريرها. ليس من الضروري أن يكون سكرتير الاجتماع سكرتيرًا بحكم منصبه. بعد كل هذا واجب رسميللموظف قد تكون إضافية. إذا تم إجراؤها باستمرار ، فمن الضروري تنظيمها. المسمى الوظيفي. هذا العملعهد به إلى الموظف من قبل الرئيس ، إذا تم تنفيذه كمهمة لمرة واحدة.

الرئيس - Pankov Yu.P.

سكرتير - Egorova D.L.

الحاضر: Bespalov A.D. ، Korneev N.R. ، Lunkov E.N. ، Marinina E.M. ، Ustinov A.K.

المدعوون: المدير التنفيذي لـ SMU رقم 15 JSC Shuvalov T.B. ، المدير المالي لـ SMU رقم 14 JSC Osmanova M.T.

نكتب بعد كلمة "حضر" من سطر جديد ترتيب ابجديالأحرف الأولى وألقاب مسؤولي الشركة المشاركين في الاجتماع. إذا تمت دعوة مسؤولي المنظمة للمشاركة في الاجتماع ، فيجب إدراجهم في قسم "المدعوون" بالترتيب الأبجدي (اللقب والأحرف الأولى) دون الإشارة إلى الموقف. عند المشاركة في اجتماع ممثلي المنظمات الأخرى ، من الضروري أيضًا الإشارة إلى مواقف وأسماء الشركات.

تتم طباعة قائمة المشاركين في الاجتماع والمدعوين بمسافة سطر واحد. ثم يتم ترك سطر فارغ ويتم طباعة جدول الأعمال بعد تباعد سطر واحد. من المعتاد طباعة الجزء الرئيسي من النص من خلال تباعد الأسطر 1.5.

• اتفاقية الخدمة: نموذج ، أخطاء نموذجية

يعد تجميع قائمة المشاركين من مسؤولية السكرتير. يتم تشكيل القائمة مسبقًا في اتجاه الرأس. يتم تعديل هذه القائمة في يوم الحدث اعتمادًا على التوفر الفعلي للمسؤولين.

إذا تم وضع محضر اجتماع موسع (بمشاركة أكثر من 15 شخصًا) أو هيئة جماعية دائمة ، فلن يتم سرد أسماء المشاركين ، ولكن يشار إلى العدد الإجمالي. يتم تحديد هذا الرقم وفقًا لبيانات التسجيل - في هذه الحالة ، يتم تضمين قائمة التسجيل في عدد ملاحق البروتوكول. في هذه الحالة ، يجب أن يعكس محضر الاجتماع البيانات التالية:

الحاضر: 19 شخصا (القائمة مرفقة).

يشار إلى جدول الأعمال في الجزء التمهيدي من البروتوكول. يتم تحديد محتوى جدول الأعمال من قبل القائد الذي يعين الاجتماع ، والذي سيكون أيضًا مسؤولاً عن إدارته. إذا تم توزيع هذا المستند قبل الاجتماع ، فيجب نقل المعلومات منه إلى المحضر.

• الأصول الحالية للمؤسسة: المفهوم والإدارة والتحليل

يحتوي جدول الأعمال على القضايا التي سيتم مناقشتها في الحدث ، وتحديد أسماء المتحدثين وتسلسل مناقشة هذه القضايا.

يجب أن يحتوي البروتوكول الخاص بكل عنصر على الأحرف الأولى من اسم المتحدث واسم العائلة.

جدول أعمال:

1) الموافقة على قواعد أمن المعلومات.
تقرير رئيس قسم المعلومات دورونينا يو.ر.

2) على إجراء تغييرات على جدول التوظيف.
خطاب أ. ن. سيرجيف ، نائب المدير العام

3) المتن الرئيسي للنص

يمكن أن تكون محاضر اجتماع الشركة كاملة ومختصرة ، اعتمادًا على شكل عرض النص. تختلف أشكال البروتوكول فقط في اكتمال تغطية الاجتماع. هذه الأشكال لا تعني اختلافات في التصميم:

بروتوكول موجز - تم إصلاح هذه الوثيقة:

- القضايا التي نوقشت في الاجتماع.

- أسماء المتحدثين (المتحدثين) ؛

- اتخاذ القرارات ؛

عادة ما يستخدم هذا البروتوكول ل الحالات التالية:

- عندما يتم نسخ الاجتماع أو تسجيله على جهاز إملاء ؛

- في اجتماع تشغيلي ، أهميةتحديد القرار دون تفصيل مسار المناقشة.

لا يسمح البروتوكول القصير لاجتماع المنظمة بتحديد مسار مناقشة القضية ، والتعليقات المقدمة ، والآراء ، وعملية تطوير الجزء الإداري - قرار الإدارة.

ويهدف البروتوكول الكامل إلى توثيق صورة مفصلة لما يحدث ، بما في ذلك محتوى التقارير وخطب المشاركين في الاجتماع ، وجميع الآراء المعبر عنها ، والأسئلة المطروحة ، والتعليقات ، والملاحظات والمواقف.

لذلك ، يفترض البروتوكول الكامل وجود ثلاثة أجزاء لكل قضية قيد المناقشة - "سمع" ، "تحدث" ، "تم الحل" ("تقرر"). وباختصار ، اثنان فقط: "استمعنا" و "قررنا" ("قررنا").

يحتوي نص النص على عدد من الأقسام المقابلة لعدد البنود المدرجة في جدول الأعمال. يتم ترقيم الأقسام وفقًا لذلك. يحتوي كل قسم على 3 أجزاء للبروتوكول الكامل - "سمع" ، "تحدث" ، "تم الحل" ("تقرر"). يحتوي البروتوكول القصير على جزأين. اكتب هذه الكلمات من الهامش الأيسر بأحرف كبيرة.

في نص البروتوكول ، بعد كلمة "HEARD" ، من الضروري الإشارة إلى أسماء ومبادرات المتحدث الرئيسي في الحالة المضافة ، مع بيان من خلال شَرطة تسجيل حديثه. كقاعدة عامة ، يتم تقديم العرض في صيغة الشخص الثالث. صيغة المفردفي الماضي. إذا تم إعداد تقرير مكتوب مع تسليمه إلى السكرتير ، فيمكن الإشارة فقط إلى موضوع التقرير في البروتوكول ، مع إضافة "نص التقرير مرفق". فكر في مثال:

1. الاستماع:

Petrova V. Yu. - حول نتائج تنفيذ خطة عمل قسم المبيعات للربع الرابع من عام 2015. وأشار إلى أن الخطة تم تحقيقها بنسبة 100٪.

1. الاستماع:

بتروفا في يو - نص التقرير مرفق.

يجب الإشارة إلى الأسماء والأحرف الأولى من أسماء المشاركين في المناقشة في الدقائق التي تلي كلمة "تحدث". تتم طباعة كل اسم عائلة وأحرف أولى في نص البروتوكول من سطر جديد في الحالة الاسمية.

يشار إلى تسجيلات الخطاب بعد اللقب من خلال شرطة مع عرض تقديمي من الشخص الثالث المفرد. كما يحتوي هذا الجزء على أسئلة تم طرحها أثناء التقرير أو بعد استكماله مع بيان الإجابات عليها.

في حالة عدم وجود مناقشات أو أسئلة في الاجتماع ، تم حذف جزء "المتحدث" ، ويتكون هذا الجزء من جزأين "سمع" و "تم الحل" ("تقرر"). ربما يكون هذا أيضًا للبروتوكول الكامل عند النظر في بعض البنود المدرجة على جدول الأعمال.

كلمة "تقرر" (أو "تقرر") متبوعة بنص الجزء التشغيلي من بند جدول الأعمال ذي الصلة. عند اتخاذ عدة قرارات بشأن قضية واحدة ، يجب عليك ترقيمها الترقيم العربي. سيظهر الرقم الأول رقم العنصر ، وسيظهر الرقم الثاني رقم القرار الذي تم اتخاذه.

على وجه الخصوص ، إذا تم اتخاذ قرارات بشأن الفقرة 3 الأولى ، فسيتم الإشارة إليها على أنها 1.1 و 1.2 و 1.3.

إذا تم اتخاذ قرار واحد فقط بشأن السؤال الثاني ، فلن يتم الإشارة إلى 2 ، ولكن 2.1.

1.1 لإعداد برنامج تدريبي لمندوبي المبيعات من قبل متخصصي الشركة المتفرغين للربع الثاني من عام 2009 بحلول 03.03.2009. مسؤول - رئيس خدمة الأفرادأوشاكوف ل.

1.1 إلى رئيس خدمة الأفراد Ushakov L.B. لإعداد برنامج تدريبي لمندوبي المبيعات من قبل متخصصي الشركة المتفرغين للربع الثاني من عام 2009. الموعد النهائي - 03.03.2009.

وفقًا للممارسة المعتادة المتمثلة في تحرير محضر الاجتماع ، ليس من المفترض تحديد نتائج التصويت. على الرغم من أنه إذا تم التصويت ، فينبغي أن ينعكس في فقرة المنطوق. تتضمن محاضر الاجتماعات العامة الكثير من التفاصيل - بما في ذلك عند عكس بيانات التصويت على القرارات ، مع تحديد هذه القرارات في محاضر لجنة الفرز ، وكذلك في المحاضر اجتماع عامالمساهمين. فكر في مثال:

1.1 الموافقة على ترشيح Fedorov A.E. لهذا المنصب المدير الماليمجتمع.

1.1 اعتماد التقرير السنوي ، ورقة التوازن، بيان الدخل لعام 2014 ؛ خطة التطوير وقائمة أهم المهام لعام 2015.

نتائج التصويت: "FOR" - 78 صوتًا (97.5٪ من الرقم الإجماليالأصوات المشاركة في الاجتماع) ؛ "ضد" - لا ؛ "امتنع" - صوتان (2.5٪ من إجمالي عدد الأصوات المشاركة في الاجتماع). اتخذ القرار بأغلبية 78 صوتا. مرفق بروتوكول رقم 2 الخاص بلجنة الفرز.

هل محضر الاجتماع ملزم قانونا؟

يتم إعداد المحاضر على أساس التسجيلات الحرفية أو المكتوبة بخط اليد أو الصوتية التي يتم تسجيلها في الاجتماع. وبعد الاجتماع يعيد السكرتير كتابة المذكرات وترتيبها حسب المتطلبات المذكورة ورفعها لرئيس الاجتماع للتحرير. يتم التوقيع على البروتوكول ، الخاضع لهذه القاعدة ، ويحصل على قوة الوثيقة الرسمية.

تعتمد القوة القانونية للبروتوكول - موثوقيته ، ومسئوليته ، وعدم قابليته للجدل - على قواعد التسجيل. التعريف القياسىيفترض أن: "القوة القانونية هي ملك لوثيقة رسمية يتم إبلاغها إليها بموجب التشريع الحالي ، واختصاص الهيئة التي أصدرتها والإجراءات المعمول بها للتسجيل". إذا تمت مراعاة قواعد التسجيل المحددة ، فإن بروتوكول اجتماع المنظمة يتمتع بالقوة القانونية عندما يتم توقيعه من قبل شخصين - الرئيس والسكرتير.

محضر اجتماع المنظمة هو وثيقة داخلية ، لذلك ، كقاعدة عامة ، لا يشير إلى الختم.

إذا تم وضع محضر اجتماع المنظمة على عدة صفحات ، فمن الضروري ترقيم الصفحات الثانية واللاحقة. يتم وضع أرقام الصفحات بالأرقام العربية دون الإشارة إلى كلمة "صفحة" (صفحة) ، دون استخدام علامات التنصيص والواصلات وعلامات أخرى.

ما هو وقت التحضير للبروتوكول

تقترح القاعدة العامة ألا تتجاوز مدة إعداد محضر الاجتماع خمسة أيام. يمكن تحديد موعد محدد لاستعداد محضر الاجتماع من قبل الرئيس الذي ترأس الاجتماع ، أو رئيس هيئة جماعية دائمة. يمكن تحديد الموعد النهائي لتنفيذ البروتوكول في لوائح الهيئة الجماعية.

ومع ذلك ، بالنسبة لبعض الأصناف ، يتم تحديد مواعيد نهائية واضحة وفقًا لوثائق معينة.

يجب إرسال القرارات التي تم اتخاذها في إطار الاجتماع إلى الموظفين إما عن طريق البريد أو نسخ من البروتوكول بأكمله ، أو كمقتطف من الجزء التشغيلي. يتم أحيانًا تعريف الموظفين في الشركات الصغيرة مقابل التوقيع ، بعد تجميع ورقة للتعرف على البروتوكول.

كما يُمارس للتحضير بناءً على القرارات الصادرة عن مستندات إدارية أخرى - على سبيل المثال ، أمر صادر عن رئيس الشركة أو قرار من هيئة جماعية.

أستخدم جهاز iPad لتنسيق محضر الاجتماع

ايليا اليابوشيف، مدير المنتج في IDESIDE ، مستشار أعمال في مجال بناء فرق موزعة من المديرين والمحللين والمطورين ، موسكو

عند تنسيق محضر الاجتماع مع الشركاء ، أعمل باستخدام جهاز iPad. أستخدم محول PDF و PDF Expert عند التعليق على كل عنصر في المستند. بمساعدة الأول ، تمكنت من تحويل مستند إلى تنسيق PFD بالبريد ، والثاني مناسب جدًا لكتابة التعليقات. بالطبع ، فوجئ الشركاء بالتعليقات الواردة في ملف PDF - كان عليهم قراءة المقترحات في أحد البرامج ، وإجراء تغييرات على المستند في برنامج آخر.

كيفية إصدار مستخرج من محضر الاجتماع

من الممارسات الشائعة لتوثيق الاجتماع استخلاص مقتطفات من المحضر. مقتطف من المحضر هو نسخة طبق الأصل من جزء نص المحضر الأصلي ، والذي يتعلق ببند جدول الأعمال الذي تم إعداد المقتطف بشأنه. في الوقت نفسه ، يتم نسخ جميع تفاصيل النموذج ، والجزء التمهيدي من النص ، وبند جدول الأعمال الذي يتم إعداد المقتطف بشأنه ، والنص الذي يناقش المناقشة والقرار.

يتم توقيع مقتطف من البروتوكول فقط من قبل السكرتير ، وهو يشارك أيضًا في تجميع نقش الشهادة. يحتوي على كلمة "صحيح" ، تشير إلى موقف الشخص الذي يصادق على المقتطف ، وتوقيعه الشخصي ، ولقبه ، وتاريخه ، والأحرف الأولى من اسمه. إذا تم إصدار مقتطف من البروتوكول ، من أجل تقديمه إلى منظمة أخرى ، يجب أن يكون مصدقًا عليه بختم.

أين وكيف تحافظ على محضر الاجتماع

يتم تخزين محضر الاجتماع اعتمادًا على شكل العمل المكتبي المعتمد في شركة معينة. مع الاحتفاظ بالسجلات المركزية ، يمكن تخزين محاضر الاجتماع مع السكرتير ، في خدمة حفظ السجلات. يتم تحديد مكان التخزين داخل إدارة المكتب اللامركزية من خلال هيكل الشركة - وعادة ما يتم استخدام أمانات المسؤولين الذين يديرون الاجتماعات.

يتم تشكيل المحاضر في القضايا وفقًا لتسمية القضايا ، ومع ذلك ، في أي حال ، يجب تشكيلها في حالات منفصلة - اعتمادًا على اسم هيئة الزمالة أو نوع الاجتماع الذي يتم عقده.

تعقد اجتماعات الإدارة من قبل الرئيس التنفيذي. هيكل الشركة لديه مجلس خبراء برئاسة الرئيس التنفيذي. يجب تشكيل محاضر الاجتماعات ومجلس الخبراء في حالتين مختلفتين.

للبروتوكولات أنواع مختلفةتتميز بعمر افتراضي ثابت. من بينها محاضر الهيئة التنفيذية الجماعية والرقابة وهيئات التدقيق والخبراء والمجالس العلمية والمنهجية والاجتماعات مع رؤساء المنظمة والاجتماعات العامة للمساهمين والمساهمين.

معلومات عن المؤلف والشركة

الكسندر شوفالوف، المدير العام لمركز ثول ، موسكو. في عام 1993 تخرج من معهد موسكو الحكومي علاقات دولية. بدأ حياته المهنية في شركة بوينج في المملكة المتحدة. حصل على ماجستير إدارة الأعمال من جامعة كامبريدج. في عام 1998 ، بعد عودته إلى روسيا ، ترأس مصنع ساراتوف للدهون كمدير لمكافحة الأزمات. منذ عام 1999 كان رئيسًا لمجموعة شركات AnhelGmbH. منذ عام 2008 ، كان رئيس المبيعات الوطنية في شركة Novotex للمنسوجات القابضة. 2009-2010 - المدير التنفيذي صندوق الاستثمارمجموعة لويدز المصرفية (لندن).

ايليا اليابوشيف، مدير المنتج في IDESIDE ، مستشار أعمال في مجال بناء فرق موزعة من المديرين والمحللين والمطورين ، موسكو. تخرج من جنوب الأورال جامعة الدولة. قبل انضمامه إلى IDeside ، أشرف على تطوير المشاريع في شركة Astra-system Technologies القابضة ، وشارك في إنشاء أنظمة معقدةالمراقبة الأمنية في المدن. حاصل على شهادة من الاتحاد الدولي ScrumAlliance.

غالبًا ما تتخذ الكيانات القانونية ، أثناء أنشطتها ، قرارات بشأن القضايا المقدمة إلى الاجتماع العام ، والتي قد يحضرها المؤسسون والمساهمون ورؤساء الإدارات ، فضلاً عن ممثلي الأطراف الذين هم شركاء تجاريون. في مثل هذه الحالة ، يتم وضع المهام التي سيتم حلها في الاجتماع باستخدام نموذج مثل محضر الاجتماع العام. هذا مستند محدد إلى حد ما يعرض بإيجاز التقدم المحرز في الحدث بأكمله ، وقد يحتوي أيضًا على ملخص للمعلومات المقدمة.

حل المشكلات بناءً على محضر الاجتماع العام

تعد محاضر الاجتماع العام ضرورية لحل المشكلات المختلفة التي تعد جزءًا لا يتجزأ من أنشطة منظمة أو مؤسسة. بمساعدة هذه الوثيقة ، يمكن إضفاء الطابع الرسمي على التغييرات في تكوين المؤسسين أو المساهمين ، وإصدار الأسهم ، وإعادة تنظيم أو تصفية المؤسسة.

في الأمور التي تتطلب قرارًا جماعيًا ، يجب استخدام محضر الاجتماع العام. قالب التجميع هو نفسه لجميع الأحداث المماثلة داخل حدود مؤسسة واحدة. وبالتالي ، كونها انعكاس النشاط الاقتصاديالشركات ، هذه الوثيقة لها أهمية قانونية مهمة.

يتم تحديد محاضر الاجتماع العام وعينة التحضير والمعايير المطبقة على محتواه بموجب قوانين تشريعية مختلفة صادرة عن الاتحاد الروسي. لذلك ، من الضروري الالتزام الصارم بها المتطلبات المعمول بهالتنفيذه ، حيث أن السلطات التنظيمية أثناء عمليات التفتيش لها الحق في إبطال القرارات كيان قانونيعلى أساس الانتهاكات الحالية وعدم الامتثال للمتطلبات الأساسية للبروتوكول.

المتطلبات القانونية للتسجيل

يجب تحرير محضر الاجتماع العام للأعضاء المشاركين في الأنشطة الاقتصادية للمنظمة في موعد أقصاه 15 يومًا من تاريخ انعقاده. يتم تحرير المستند من نسختين ويجب أن يحتوي على مجموعة معينة من البيانات:

• موعد ومكان الاجتماع.
• عدد الأصوات التي يمتلكها المشاركون.
• العدد الإجمالي للأصوات بما في ذلك المشاركين الغائبين.
• اسم واسم رئيس الاجتماع.
• تكوين هيئة الرئاسة.
• جدول أعمال.

كقاعدة عامة ، يشير المحضر في شكل ملخصات إلى الموضوعات الرئيسية المطروحة للمناقشة والتصويت والنتائج التي تمت الموافقة عليها.

الغرض من البروتوكول

محضر الاجتماع العام هو وثيقة تحدد مسار اتخاذ أي قرارات تحدد اتجاه أنشطة الكيان القانوني ، بشكل جماعي. تهدف جميع أشكال وأنواع البروتوكولات إلى التوثيق القرارات المتخذةالهيئات الجماعية. أيضا ، يتم وضع بروتوكول أثناء اجتماعات عملواجتماعات اللجان والتفاوض والاجتماعات الاستشارية. الغرض من البروتوكول هو توثيق القرارات الجماعية والاتفاقات التي تم التوصل إليها.

يجب على أي مؤسسة أو منظمة استخدام أساليب اتخاذ القرار الجماعي وتكون قادرة على إعداد محاضر اجتماعاتهم بكفاءة. أهمية تسجيل القرارات الجماعية هي مساعدة جيدة الإدارة السليمةأنشطتها ككيان قانوني.

إذا اتخذ المؤسس أو المدير في شركة ما قرارًا منفردًا بشأن تسيير الأنشطة التجارية ، يتم بالضرورة تجميع الاجتماع الاستشاري لاتخاذ قرارات مهمة بشأن أنشطة الشركة. وبالتالي ، يتم تسجيل النظر في مثل هذه القرارات والمسائل التي أثيرت في محضر الاجتماع العام.

إجراء هام

تتكون عملية وضع البروتوكول من عدة مراحل:

• تحديد وإعداد جدول الأعمال.
• إعداد وإعداد الوثائق اللازمة.
• إخطار جميع المشاركين بمكان الاجتماع العام.
• توزيع بيانات المعلومات اللازمة للمشاركين تمهيداً لجدول أعمال الاجتماع ، مع إبراز القضايا الفردية الخاصة به.

قبل بدء عمليات التفاوض ، من الضروري إدخال بيانات التسجيل الخاصة بالمشاركين في الاجتماع في المحضر. لهذا الغرض ، يتم وضع قائمة بجميع المشاركين ، ويجب أن يتوافق عددهم مع عدد الأصوات المطلوبة لاتخاذ قرار صالح قانونيًا.

لمزيد من التوثيق للمعلومات حول القرارات المتخذة ومسار الاجتماع العام ، الحديث الوسائل التقنيةالتسجيلات الصوتية أو المرئية التي تستخدم في نسخ ومعالجة جميع الخطب والقرارات المتخذة. أيضًا ، في نفس وقت التسجيل ، من الضروري إعداد مسودات تقريبية للبروتوكول كتابةً طوال الاجتماع بأكمله. يجب الإشارة إلى قائمة الوثائق التي شاركت في تقديم القضايا للتصويت أو المناقشة. هذه هي التقارير والمشاريع والمراجع المستخدمة في الاجتماع العام.

قواعد التصميم

يجب صياغة محضر الاجتماع العام للمالكين أو المشاركين بشكل صحيح والامتثال الكامل له المتطلبات التنظيميةالتشريع الروسي.

وفقًا لمحتواها ، يمكن توسيع المستند و ملخصعقد الاجتماع. يتم عرض جميع الخطب التي ألقيت في الاجتماع العام للهيئة التداولية بشكل كامل. يحتوي النموذج المختصر فقط على بيانات حول المتحدثين ، موضوع الخطاب. يسمى النموذج القصير بروتوكول المخطط. يتم تحديد شكل تحرير المحضر من قبل رئيس الاجتماع أو أثناء اتخاذ قرار جماعي. فيما يلي عينة من محضر الاجتماع العام للمشاركين.

تم إعداد هذا المستند وفقًا لجميع معايير ومتطلبات العمل المكتبي لإدخال التفاصيل وفقًا لـ GOST.

محتوى البروتوكول. بيانات المنظمة

يجب أن يحتوي محضر الاجتماع العام ، عينة منه قيد التطوير ، بالضرورة على بيانات حول الاسم الكامل للمنظمة ، بالإضافة إلى الاختصارات المقبولة فيما يتعلق بالشكل القانوني (LLC ، JSC ، إلخ). في هذه الحالة ، يجب أن يتوافق الاسم مع الاسم الموضح في ميثاق المؤسسة والمُدخل في سجل الدولة الموحد ، كما يجب أن يكون له فك تشفير كامل دون استخدام الاختصارات.

إذا كان هذا هو بروتوكول الاجتماع العام لشركة ذات مسؤولية محدودة ، يتم وضع العينة وفقًا لنفس القواعد واللوائح المعمول بها في المنظمات ذات الشكل التنظيمي والقانوني المختلف للملكية. يُصلح موقع الكيان القانوني ، الذي ينعكس في شكل سجل بالعنوان القانوني للمؤسسة ، ويجب أن يتوافق مع ما تم إدخاله في الوثائق التأسيسية، فضلا عن التسجيل في سجل الدولة الموحدة.

بيانات الاجتماع

في القسم التالي ، بعد تحديد البيانات القانونية التي تعكس الاسم الفعلي لموقع المؤسسة ، يجب عليك تحديد المعلومات المتعلقة بوقت وشكل الاجتماع. بادئ ذي بدء ، يشار إلى نوع الاجتماع العام ، والذي يمكن أن يكون سنويًا أو غير عادي أو مجدولًا ، إلخ. يتم تحديد محاضر الاجتماع العام للمشاركين في شركة ذات مسؤولية محدودة وفقًا للتشريع الحالي مرة واحدة على الأقل في السنة.

نماذج الاجتماع

يمكن تعريف شكل الاجتماع على النحو التالي:

• الحضور الشخصي للممثلين المعتمدين أو المساهمين المشاركين.
• استمارة الغائب عن طريق جمع الوثائق المرسلة في وقت سابق للتأكد من الآراء حول قضايا التصويت.

يشار أيضًا إلى تاريخ ومكان اجتماع المجلس الاستشاري ، ويشار إلى العنوان الفعلي الذي تجمع فيه المشاركون.

الجزء الرئيسي من البروتوكول

يشار إلى الموضوع والقضايا التي عقد الاجتماع بشأنها. في حالة الاجتماعات السنوية ، يحدد التشريع عددًا من القضايا التي يجب مراعاتها. في بقية الاجتماع ، المشاركون أحرار في اختيار المواضيع التي يحتاجون لحلها.

من الضروري تحديد وقت بدء التسجيل واكتماله للأشخاص الذين يحق لهم الحضور والمشاركة في المناقشة. في هذه الحالة ، يقوم المنظم أو السكرتير بتنفيذ إجراءات التسجيل لجميع الوافدين من خلال تحديد الحاضرين وإدخال هذه البيانات في قسم "الحضور" من البروتوكول. يجب الإشارة إلى الاسم الكامل. مشارك وكذلك المنصب الذي شغله وعدد الأصوات العائدة له. في حالة الشركات المساهمةيمكن أيضًا إدخال البيانات الموجودة على بطاقة الهوية أو التوكيلات الصادرة.

يشير هذا الجزء أيضًا إلى وقت افتتاح واختتام الاجتماع الجماعي ، ونتائج التصويت ، التي يتم تسجيلها في وقت فرز الأصوات.

عند النظر في كل بند من بنود جدول الأعمال ، يجب توضيح ما يلي:

• عدد الأصوات التي يحق لها المشاركة في الاجتماع.
• عدد الأصوات المشاركة.
• عدد الأصوات المدلى بها متغيرات مختلفةالتصويت.
• صياغة القرارات المتخذة.

ويتبع ذلك قسم يتم فيه تسجيل جميع النقاط الرئيسية في الخطب المستمعة ، وكذلك أسماء الأشخاص الذين تحدثوا في كل قضية. يتم تقديم المعلومات في شكل ملخصات ، تشكل ملخصًا للكلمات.

الجزء الأخير

بعد التحرير ، يختم محضر الاجتماع العام للمؤسسين أو المساهمين أو غيرهم من المشاركين بتوقيعات الرئيس وكذلك أمين الاجتماع. يتم أيضًا تحديد تاريخ تجميعها ، والذي قد لا يتزامن مع تاريخ الاجتماع.

محاضر خاصة واجتماعات

مثال آخر مثير للاهتمام لمثل هذه الوثائق هو محضر الاجتماع العام لأصحاب المنزل أو شراكة البستنة. تتميز هذه الاجتماعات وتسجيلها بحقيقة أن المشاركين لهم حقوق متساوية ، وفي حالة عدم حضور عدد كبير من الأشخاص ، لا يزال من الممكن اتخاذ القرارات بناءً على رأي من وصلوا وشاركوا في حل القضايا. أثيرت للمناقشة. على أساس هذا البروتوكول ، يلتزم الأعضاء الباقون في صندوق الإسكان أو شراكة البستنة بالامتثال للقرارات المتخذة ، بغض النظر عما إذا كانوا قد شاركوا في هذا الاجتماع أم لا.

عند إعداد مثل هذه الوثيقة ، فإنها تشير عادة إلى تكوين لجنة إعادة فرز الأصوات. يجوز لكل من الأشخاص المصرح لهم والذين تم اختيارهم بالتصويت من بين المشاركين الحاضرين أن يعملوا كرئيس وسكرتير الاجتماع. يتم اختيار طريقة إدارة المباني السكنية أو شراكة البستنة من قبل الاجتماع العام لأصحاب المباني السكنية أو قطع الأراضي. القرارات المتخذة بشأن القضايا المشار إليها ملزمة لجميع المالكين.

يتطلب إعداد محضر الاجتماع العام اهتمامًا خاصًا ووجود مهارات معينة في العمل الوثائقي. لا ينبغي السماح بإهمال القواعد الموضوعة لتنفيذ هذه الوثيقة ، لأنها الانعكاس الوثائقي الوحيد لشرعية القرارات التي يتخذها الاجتماع الجماعي ، والتي تعتبر مهمة ، ولها قوة قانونية كبيرة ويتم توفيرها أثناء عمليات التدقيق للسلطات التنظيمية.

تُعقد الاجتماعات في العديد من المنظمات ، بغض النظر عن شكل الملكية لديهم. بالنسبة لهم ، يتم تبادل العمال والمديرين معلومات مهمةصنع القرارات. لكي يكون الحدث ساريًا ، يتم إنشاء محضر الاجتماع. نموذج هذا المستند في المؤسسات هو نفسه تقريبًا. القواعد تناقش أدناه.

أنواع الاجتماعات

يمكن أن تفشل هذه الأنشطة إذا لم تستعد لها. تقع هذه الوظيفة على عاتق القائد. يجب أن تحدد طبيعة الحدث. يميز المتخصصون عدة أنواع من الاجتماعات:

1. التدريب (المؤتمر) ، والغرض منه تزويد الموظفين بالمعرفة ، وتحسين مهاراتهم.
2. معلوماتية. الحدث مطلوب لتلخيص المعلومات واستكشاف وجهات النظر المختلفة حول القضايا الناشئة.
3. توضيحي. في مثل هذه الاجتماعات ، يقنع المديرون العمال بصحة السياسة الاقتصادية المتبعة.
4. إشكالية. يقام هذا الحدث لتطوير طريقة لحل المشاكل الفعلية.

مهما كان نوع الاجتماع ، يجب توثيقه. وهذا يسمح بتنفيذها بكفاءة وبطريقة منظمة.

تمرين

لكي يكون الاجتماع فعالا ، كبار الموظفينيجب أن تكون على دراية بالقواعد التالية:

1. من الضروري تحديد الموضوع بوضوح والنتائج المرجوة. سيساعد هذا في الحفاظ على تنظيم الحدث.
2. التطوير الدقيق لجدول الأعمال. من الضروري تحديد تسلسل النظر في الأسئلة. في الوقت نفسه ، من الأفضل البدء بأسئلة سهلة والانتقال إلى أسئلة أكثر تعقيدًا.
3. يجب أن يكون المشاركون على دراية بالحقائق التي سيتم مناقشتها. من الأفضل القيام بذلك قبل الاجتماع.
4. يجب إرسال دعوة مسبقًا إلى الأشخاص الذين يجب عليهم الحضور. إذا لم يستطع البعض المساعدة في حل المشكلات ، لكنهم بحاجة إلى معرفة نتائج الحدث ، فعليهم تقديم بروتوكول.
5. يجب اختيار مكان الاجتماع بناءً على أهدافه. شروط استيعاب الناس مهمة في خلق بيئة عمل.

هذه الفروق الدقيقة هي أهم الفروق في التحضير للاجتماع. إذا تم اتباعهم ، فسيتم عقد الحدث بكفاءة وبطريقة منظمة.

لماذا مطلوب محضر الاجتماع؟

كل منظمة لديها اجتماعات منتظمة. يساعد هذا النوع من الأحداث في حل العديد من المشكلات الحادة ، واتخاذ قرارات في الوقت المناسب المهام المعقدة، وضع استراتيجية لتطوير الشركة. في كثير من الأحيان لا يتم تسجيل الاجتماعات في دقائق ، وهو ما يعتبر القاعدة. يمكن للإدارة أن تحدد بشكل مستقل قائمة الأحداث التي يتم خلالها الاحتفاظ بالسجل. كما أنها تحدد الأماكن التي لا يلزم القيام بذلك فيها.

الغرض الرئيسي من البروتوكول هو التسجيل الكتابي لجميع الأسئلة والمهام والآراء التي أثيرت في الاجتماع ، وكذلك صنع القرار المشترك. يعتبر البروتوكول المفصل هو أفضل شكل. عادةً ما يتم استخدام مثل هذا المستند في الأحداث التي ستؤثر على التطور المستقبلي للشركة. بالإضافة إلى ذلك ، من الضروري تسجيل محتوى الاجتماعات مع الشركات والموظفين في مؤسسات الدولة. عينة من محضر الاجتماع لـ أشكال مختلفةالأحداث متشابهة ، هناك اختلافات طفيفة فقط.

عمل

يتم الاحتفاظ بمحضر الاجتماع من قبل رئيس المؤسسة. لكن هذه الوظيفة يمكن أن يؤديها عامل آخر. قبل هذا الحدث ، يُعطى السكرتير قائمة بالمدعوين وقائمة تقريبية بالأسئلة. يتم تزويد المشاركين بملخصات التقارير. سيسمح لك ذلك بإعداد قالب مستند لتسريع العمل على صياغة المستند. تتشابه نماذج محاضر الاجتماعات في مثل هذه الأحداث في جميع المؤسسات.

عندما يكون هناك العديد من المشاركين ، فمن الأفضل أن يكون لديك ورقة تسجيل ، حيث سيتم تسجيل الأسماء الكاملة لمن يظهرون. مع بداية الاجتماع ، يتم اعتماد قائمة الحاضرين من قبل السكرتير. يتم تسجيل سجل المعلومات من قبل السكرتير أثناء الحدث. تستخدم تسجيلات الدكتافون لتحسين دقة التسجيل. يتم تسجيل جميع الكلمات على وسيط رقمي ، ثم يتم نسخها أثناء التسجيل النهائي للبروتوكول.

إذا كان هناك العديد من المشاركين في الاجتماع ، فعندئذٍ تتم دعوة سكرتيرَين لأخذ المحاضر. مثل هذا العمل يسرع العملية إذا تأخر الحدث. لا يتم تضمين الردود والملاحظات والتعليقات التي لا تتعلق بموضوع الاجتماع في محتوى المستند. يتضمن البروتوكول المعنى العام للتقارير والأسئلة والمقترحات. يتم تسجيل القرارات والتعليمات بدقة ، والتي يتم توفيرها من قبل الرئيس للموظفين الفرديين.

إذا احتاج المدير إلى معلومات دقيقة ، فقد يطلب تقريرًا موقعًا من الشخص المسؤول. وتناقش الاجتماعات الوضع بشكل عام فلا داعي لعمل ملاحظات مفصلة. ونتيجة لذلك ، يشمل البروتوكول مسار الاجتماع: الموضوعات التي تمت مناقشتها ، والقضايا ، والقرارات. يطلب القادة أحيانًا تثبيتًا حرفيًا لجميع العبارات. يحدث في الاجتماعات. المنظمات الحديثة، والذي يحل العديد من القضايا التشغيلية.

ديكور

اجتماعات؟ يتضمن النموذج المعلومات الأساسية التي يجب تضمينها في المستند. في الدوائر الحكومية ، يتم الاحتفاظ بالبروتوكولات على أساس أشكال خاصة. يتكون النموذج المعتاد لعينة محضر الاجتماع من:

1. التفاصيل الإلزامية (التاريخ ، الرقم ، اسم المؤسسة ، نوع المستند مع تسمية الحدث ، المكان).
2. قائمة الحاضرين (الاسم الكامل ، موقف المشاركين). يمكن استخدام ورقة الإقبال ، والتي يوقع فيها كل من جاء.
3. إذا حضر الحدث أشخاص من مؤسسات أخرى ، فيجب إدخالهم في قسم "المدعوون".
4. الجزء الرئيسي. يشير إلى 3 أجزاء: الاستماع (الاسم الكامل وموقع المتحدثين ، وموضوعات الخطب ، وتقديم الجوهر) ، وتحدث (الاسم الكامل وموقع الشخص الذي طرح الأسئلة أو قدم التعليقات) ، مقرر (رئيس يعطي تعليمات أو قرار يتم فرضه ، يتم تحديد المواعيد النهائية لإكمال المهام).
5. في نهاية التوقيع يضع السكرتير والرئيس. لا حاجة للطباعة.

وفقًا لهذا البروتوكول النموذجي ، سيكون من الممكن إعداد وثيقة مختصة. يجب ترقيمها للتحكم في تقدم الاجتماع. يتم إعداد الورقة النهائية في وقت ما بعد الاجتماع. قد يستغرق هذا عدة ساعات أو حتى أيام ، كل هذا يتوقف على كمية المعلومات.

نموذج محضر الاجتماع مع المدير هو بالضبط نفس المحضر الذي تم عقده بدونه. ثم يتم تقديم المستند للتوقيع عليه إلى الرئيس المسؤول عن الحدث. يتم إرسال البروتوكول إلى الأطراف المعنية أو يتم إنشاء مقتطفات رسمية مع تعليمات لفناني الأداء.

إذا تم إعداد محضر اجتماع تقني ، فقد تتضمن عينة منه الفروق الدقيقة المحددة لهذا الحدث. ولكن بشكل عام ، يجب أن يحتوي على الجوهر الرئيسي والمشاكل والقضايا التي ناقشها المشاركون. يمكن استخدام نموذج محضر ورشة العمل المقدم في المقالة كمثال في إعداد هذه الوثيقة.

الاجتماع التشغيلي

يحتوي هذا الحدث على الميزات التالية:

1. تردد محدد ، على سبيل المثال ، كل أسبوع.
2. تكوين معين من الحاضرين.
3. مواضيع وأسئلة مماثلة.
4. مدة قصيرة.

نموذج بروتوكول الاجتماع التشغيلي هو نفسه للحدث العادي. فقط السكرتير أولاً يتعرف على خوارزمية العمل ، أسئلة للمناقشة. يؤدي هذا إلى تسريع العمل على المستند ، لأن معظمه يتم تشكيله مسبقًا. يتم إعداد البروتوكول بسرعة ، ويتم تقديم المستند على الفور للتوقيع عليه إلى الإدارة.

تخزين

لحل مشكلة تخزين البروتوكولات ، يحتاج السكرتير إلى التعرف على الوثائق الداخلية للمنظمة. ذلك يعتمد على تفاصيل المشروع. يتم الاحتفاظ بالوثائق الخاصة باجتماعات مجالس الإدارة أو المساهمين في شركة المساهمة المشتركة بشكل دائم. يتم ترك البروتوكولات في موقع الهيئة الحالية للمنظمة. عادة ما يتم الاحتفاظ بوثائق الاجتماع لمدة 3 أو 5 سنوات ثم يتم أرشفتها وإتلافها بناءً على التعليمات.

استنتاج

تسمح محاضر الاجتماع للحاضرين بتذكر جدول الأعمال وإكمال المهام في الوقت المحدد. الآن هناك الموارد الإلكترونيةللإعداد التشغيلي وتوزيع هذه الوثائق. لذلك ، سيكون من الملائم للسكرتير أن يقدم نسخة من البروتوكول إلى الأطراف المهتمة.